informe de situaciÓn de los archivos universitarios
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INFORME DE SITUACIÓN DE LOS
ARCHIVOS UNIVERSITARIOS
ESPAÑOLES
2012
Áreas de análisis Datos Generales
Tratamiento de la documentación
Organización de los Archivos
Recursos Humanos e Infraestructuras
Servicios
Fondos documentales
Gestión y tratamiento documental
Informatización y administración electrónica
Asistencia técnica externa
Cooperación
2
3
Universidades con archivo Total de universidades Universidades con archivo
Públicas Privadas TOTAL Públicas Privadas TOTAL
1994 41 24
1997 59 29
1999 50 16 66 36
2001 50 18 68 41
2003 50 20 70 39 6 45
2006 50 21 71 43 6 49
2008 50 24 74 43 7 50
2010 50 25 75 43 10 53
2012 50 25 75 43 10 53
4
Organización de los archivos
-Denominación: Archivo General o Archivo Universitario
71,5%
- Categoría: Categorías de los archivos universitarios en 2010
Servicio=57,2%
Sección=28,5%
Otros=14,3%
-Dependencia: Secretaría General
- Orgánica: 68%
- Funcional: 60%
5
Recursos humanos
-El 52,3% de archivos tiene plantilla entre 1-3
personas
-Se mantiene la tendencia de predominio A2-GII y
C1-GIII.
28%
30%
25%
17%
Distribución de recursos humanos según grupos en 2012
A1+Grupo I
A2 + Grupo II
C1 + Grupo III
C2 + Grupo IV
Recursos económicos
6
0
5
10
15
20
25
30
35
1999 2001 2003 2006 2008 2010 2012
6 5
8
12
15 17 16
27
34
29 28
25
18
26
Archivos con presupuesto propio Sí No
7
Servicios
PRÉSTAMOS
41%
33%
26%
Núm. de préstamos anuales 2012
Hasta 100
De 101 a 500
Más de 500
8
Servicios
USUARIOS
Personal docente 19%
Estudiantes 9%
PAS 44%
Investigadores 25%
Otros 3%
9
Fondos documentales
0
5
10
15
20
25
30
35
40
45
2001 2003 2006 2008 2010 2012
Evolución de los formatos y soportes
Audiovisuales
Impresos
Fotográficos
Gran formato
Electrónicos/digitales
Microfilmados
Manuscritos
10
Gestión documental
0
5
10
15
20
25
30
2008 2010 2012
Evolución de los tipos de cuadro de clasificación
Funcional
Orgánico-funcional
Orgánico
Otros
11
Gestión documental
Comisión de valoración
2003 2006 2008 2010 2012
SI 18 24 24 24 26
NO 17 16 16 11 16
12
Informatización y Administración Electrónica
0
5
10
15
20
25
30
35
Niveles de informatización de los archivos universitarios
Captura/creación
C. Clasificación
C. Seguridad
Descripción u. doc.
Recuperación
Transferencias
Control de eliminación
Consultas/Préstamos
Gestión depósitos
Gestión usuarios
13
Informatización y Administración Electrónica
Si 80%
No 20%
Participación del Archivo en Comisiones para la Administración Electrónica
14
Informatización y Administración Electrónica
0
2
4
6
8
10
12
14
Gestor Documental
Gestor Documental
%
15
Informatización y Administración Electrónica
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
2010 2012
Gestión de servidores
Soportes portables
Almacenamiento externoseguro
Repositorios digitales
Otros
16
Asistencia técnica externa
Tipo de asistencia externa 2006 2008 2010 2012
Reprografía 6 2 4 3
Digitalización 8 8 6 10
Tratamiento documental 1 1 3 3
Vigilancia 2 5 2 2
Organización de exposiciones 1 1 0 0
Visitas escolares 1 0 0 0
Restauración 2 3 4 3
Gestión salas de consulta 1 0 0 0
Documentación externalizada en locales de empresas
2 2 1 2
Otros - - 2 6
17
Cooperación
Grupo de trabajo 2012
Identificación y valoración de series 10
Política de Gestión de documentos electrónicos 12
Calidad 3
Guía de archivos universitarios 4
Revisión Plan Estratégico de la CAU 4
Difusión web 2.0 3
Archivos personales 6
Fondos históricos 9
18
CONCLUSIONES
Baja dotación de personal en las plantillas de los archivos
Archivos que no están nada informatizados
Pocas universidades tienen integrados sus
procedimientos electrónicos en un GD y menos las que
disponen de herramienta de archivo digital
19
CONCLUSIONES
Alta participación de los archivos universitarios
Evolución positiva del servicio de archivo dentro de la Universidad
y en el reconocimiento de entidad propia
Avance en la consideración de servicio universitario, aumentando
la dependencia de órganos de carácter transversal
Clara mejora en la función del archivo en la gestión documental
integral de la universidad
Avance en el uso de las normas internacionales de descripción
archivística, en la implantación de cuadros de clasificación y en los
estudios de valoración de series documentales