informe de pasantias · vinculación con importantes socios en la conformación de las empresas...
TRANSCRIPT
PLAN ESTRATEGICO PARA LA OPTIMIZACION
DEL PROCESO DE PAGO A ACREEDORES EN LA
GERENCIA DE FINANZAS DE LA EMPRESA
PETROQUIMICA DE VENEZUELA, S.A
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
UNIVERSIDAD JOSÉ ANTONIO PÁEZ
FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES
ESCUELA DE ADMINISTRACION DE EMPRESAS
PLAN ESTRATEGICO PARA LA OPTIMIZACION
DEL PROCESO DE PAGO A ACREEDORES EN LA
GERENCIA DE FINANZAS DE LA EMPRESA
PETROQUIMICA DE VENEZUELA, S.A
Proyecto de trabajo de pasantías para optar al título de Licenciado en Administración de Empresas
Autor: López Douglas
Tutor: Ysabel Pantoja
San Diego, Enero 2013.
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
UNIVERSIDAD JOSÉ ANTONIO PÁEZ
FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES
ESCUELA DE ADMINISTRACION DE EMPRESAS
.
PLAN ESTRATEGICO PARA LA OPTIMIZACION
DEL PROCESO DE PAGO A ACREEDORES EN LA
GERENCIA DE FINANZAS DE LA EMPRESA
PETROQUIMICA DE VENEZUELA, S.A
CONSTANCIA DE ACEPTACION
_______________________________________________________________
Tutor académico: Prof. Ysabel Pantoja, C.I: V-11.807.313
_______________________________________________________________
Tutor empresarial: Licda. Susana Pestana, C.I: V-12.093.890
Autor: Douglas López
C.I: V-18.563.309
San Diego, Enero 2013
INDICE
Pag.
INTRODUCCION 1
CAPITULO I: LA EMPRESA
1.1 Reseña Histórica 3
1.2 Ubicación 4
1.3 Misión 4
1.4 Visión 5
1.5 Valores organizacionales 5
1.6 Organigrama 6
1.7 Actividades desarrolladas 7
CAPITULO II: EL PROBLEMA
2.1 Planteamiento del Problema 8
2.2 Formulación del Problema 9
2.3 Objetivos de la investigación 9
2.3.1 Objetivo general 9
2.3.2 Objetivos específicos 10
2.4 Justificación 10
2.5 Alcance 11
CAPITULO III: MARCO REFERENCIAL CONCEPTUAL
3.1 Antecedentes 12
3.2 Bases Teóricas 14
3.3 Definición de Términos Básicos 21
CAPITULO IV: FASES METODOLOGICAS
4.1 Investigación utilizada. 24
4.2 Población y muestra 24
4.3 Tipo de Muestra 26
4.4 Técnicas e Instrumentos utilizados 26
CAPITULO V: RESULTADOS
5.1 Análisis e Interpretación de los resultados 28
5.2 analisis de fortalezas de debilidades 38
5.3 Propuesta 40
CONCLUSIONES 43
RECOMENDACIONES 44
ANEXOS 46
INTRODUCCION
Desde hace muchos años se ha venido desarrollando una nueva
visión sobre el rol que juega la comunicación, las normas y procedimientos
dentro de la empresa. La gerencia comienza a crear la visión de una
organización en la cual estos elementos son imprescindibles para el logro de
todos sus objetivos, buscando siempre la optimización de los procesos y
recursos para hacerlos más eficientes. Hoy en día las empresas no buscan
mecanizar sus tareas operativas, sino hacer llegar a todos sus niveles
departamentales la información adecuada para así establecer controles y
tomar decisiones acertadas en el momento preciso.
Toda organización posee una serie de procedimientos para lograr sus
objetivos, claro está, su complejidad variara proporcionalmente con el
tamaño de la organización, con el volumen de empleados que ésta contenga,
con la actividad económica y procesos realizados.
La empresa Petroquímica de Venezuela, S.A (Pequiven) con distintas
unidades de negocio ubicadas en varias zonas del país no escapa de esta
situación ya que en sus largos años de fundada ha podido constatar la
importancia de la comunicación, las normas y procedimientos como sistema
circulatorio de la economía, y el desarrollo de la empresa.
En la gerencia de finanzas en el área de servicios financieros se lleva
a cabo el proceso de pago a acreedores, donde están establecidos ciertos
parámetros para su ejecución, la gerencias que contratan el servicio se
dirigen hacia esta área para hacer entrega de las facturas y los soportes
correspondientes donde son analizados luego se realiza el proceso de pago o
se procede a realizar la devolución de los documentos en caso de que no
cumplan con los parámetros exigidos, a pesar de esto existen
inconvenientes en este proceso, muchas veces ocurriendo retraso en el pago
ocasionando múltiples inconvenientes, por este motivo se realizara este
trabajo de u investigación, donde se indagara sobre el proceso, se
identificaran problemas y se plantearan estrategias y posibles soluciones
para la optimización del proceso, solventando así las situaciones presentes.
Para esta etapa del proceso de investigación se ha realizado este
proyecto el cual está conformado por cinco capítulos:
Capitulo I: La empresa – reseña histórica, ubicación, misión, visión y
valores de la empresa.
Capitulo II: El problema –planteamiento, formulación, objetivos generales y
específicos, justificación y alcance.
Capitulo III: Marco referencial conceptual – antecedentes, bases teóricas y
definición de términos básicos.
Capitulo IV: Fases metodológicas.
Capitulo V: Resultados.
CAPITULO I
LA EMPRESA.
1.1 Reseña Histórica
Petroquímica de Venezuela, S.A (Pequiven) es la corporación del
Estado venezolano encargada de producir y comercializar productos
petroquímicos fundamentales con prioridad hacia el mercado nacional y con
capacidad de exportación.
La empresa propicia la creación de empresas mixtas y de producción
social (EPS), estimula el desarrollo agrícola e industrial de las cadenas
productivas y promueve el equilibrio social con alta sensibilidad
comunitaria y ecológica.
Pequiven ofrece a los mercados nacional e internacional más de 40
productos petroquímicos. Su visión internacional del negocio y la
vinculación con importantes socios en la conformación de las empresas
mixtas en la que participa le ha permitido consolidar una importante
presencia en los mercados de la región, así como de otras partes del mundo.
Pequiven fue creada en 1977 asumiendo las operaciones del Instituto
Venezolano de Petroquímica (IVP), fundado en 1955. Desde su
transformación, Pequiven ha vivido sucesivas etapas de reestructuración,
consolidación y expansión, en las que ha ampliado su campo de
operaciones, desarrollando un importante mercado interno y externo para
sus productos.
La empresa ha orientado su crecimiento en tres líneas específicas de
negocios: fertilizantes, productos químicos industriales y oleofinas y resinas
plásticas.
1.2 Ubicación
Los tres Complejos Petroquímicos de Pequiven se ubican a lo largo
de la costa norte del país. Esta situación geográfica ofrece ventajas
comerciales para los Complejos El Tablazo (Zulia) y José Antonio
Anzoátegui (Anzoátegui) y Morón (Carabobo) los cuales, desde el
occidente y el oriente, respectivamente, abastecen el mercado nacional
principalmente, y exportan sus productos a los mercados internacionales de
América y El Caribe, Europa y Asia, para lo cual cuentan con instalaciones
portuarias que facilitan su despacho; La Sede Corporativa se encuentra
ubicada en Valencia , Estado Carabobo, específicamente en la AV.73, Calle
79-B Edificio corporativo, zona industrial municipal sur.
1.3 Misión
Producir y comercializar con eficiencia y calidad productos químicos
y petroquímicos, en armonía con el ambiente y su entorno, garantizando la
atención prioritaria a la demanda nacional con el fin de impulsar el
desarrollo económico y social de Venezuela.
1.4 Visión
Ser la Corporación capaz de transformar a Venezuela en una potencia
petroquímica mundial para impulsar su desarrollo.
1.5 Valores Organizacionales
• Respeto.
• Lealtad.
• Compromiso Social.
• Humildad.
• Honestidad.
• Responsabilidad.
• Disciplina.
• Sentido de Pertenencia.
• Justicia Social.
• Igualdad.
1.6 Organograma Del departamento donde se esta desarrollando La
pasantía.
Gerente corporativo de
finanzas.
Gerente de servicios financieros.
Supervisor de La unidad de
pago.
Analistas de Pagos
1.7 Actividades Desarrolladas por el pasante
• Control y resguardo del archivo de data maestra de los proveedores.
• Revisión de adelantos de gasto y relaciones de gastos.
• Autorizaciones de pago.
• Creación de proveedores.
• Carga de contratos en el sistema SAP.
• Creación de pedidos de servicios.
• Creación de hojas de entrada de servicios.
• Controlar la ejecución administrativa de los contratos.
• Revisión presupuestaria mensual.
• Atención a las gerencias en cuanto a la disponibilidad presupuestaria anual y mensual.
Supervisor de La unidad de
Administración integral.
Analistas de Administración Integral
• Participar en la elaboración del presupuesto anual de operaciones.
CAPITULO II
EL PROBLEMA
2.1.- Planteamiento del Problema
Es imprescindible asumir el hecho de que las normas y procedimiento y
la comunicación efectiva son la única vía que posee el hombre para el
buen entendimiento y conocimiento con el medio que le rodea. Esta realidad
no escapa a ningún sector de la sociedad, bien sea político, económico,
religioso ó social. En Pequiven, se reconoce la gran importancia que tiene
en la organización de una empresa el tener al día una serie de documentos
que enmarcan las actividades diarias de la compañía en sus procesos
productivos. En los cuales se encuentran documentos que reúnen normas
internas, procedimientos, reglamentos, directrices y formatos de los que
todos los empleados deben tener conocimiento.
Con la implementación de unas reglas de procedimiento claras y conocidas
por todos los empleados, solo se requiere hacer un control de gestión básico
para hacerle el seguimiento a una compañía e ir haciendo los
correspondientes correctivos para que los procesos normales de producción
de la compañía no se detengan y toda la empresa se mantenga en sintonía,
sin embargo, aun cuando Pequiven ofrece grandes muestras de reconocer
esta realidad, presenta algunos problemas de este ámbito debido a que esto
no se cumple en su totalidad en ciertas áreas de la empresa, tal es el caso de
los procedimientos manejados para el proceso de pago de facturas a
Acreedores, Cartera de proveedores, en la gerencia de finanzas.
Este problema ha sido el causante de grandes pérdidas en tiempo para
Pequiven, esto debido a las fallas a nivel comunicacional y un poco de
desconocimiento de los procesos a ejecutarse administrativamente.
La iniciativa y compromiso de las Gerencias, tanto de Finanzas como de
las demás gerencias, en cuanto a una efectiva relación ha mantenido
consistentes altibajos al punto que se repiten con mucha regularidad
aspectos como:
• Retraso en el proceso de pago de facturas.
• Devoluciones por elaboración incorrecta.
• Acumulación de facturas.
Frente a esta dificultad se ha hecho necesario elaborar un un plan
estratégico para la Optimización del proceso de pago a acreedores en la
Gerencia de finanzas de la empresa petroquímica de Venezuela, S.A, por
supuesto sin obviar el cumplimiento de las normas y procedimientos
establecidos para este caso. Esto disminuiría todo aquello que signifique
retrabajó y pérdida de tiempo.
2.2 Formulación del problema
¿Qué estrategias integrarían un plan estratégico para optimización del
proceso de pago a Acreedores en la gerencia de finanzas de la empresa
petroquímica de Venezuela, S.A ?
2.3.- Objetivos de la Investigación
2.3.1 Objetivo general
Proponer un plan estratégico para la Optimización del proceso de
pago a acreedores en la Gerencia de finanzas de la empresa petroquímica de
Venezuela, S.A
2.3.2 Objetivos Específicos
• Diagnosticar la situación actual el proceso de pago a acreedores en la
gerencia de finanzas de Pequiven, S.A
• Determinar las fortalezas y debilidades del proceso de pago A
acreedores en la gerencia de finanzas de Pequiven, S.A
• Diseñar un plan estratégico para la optimización del proceso de pago
a acreedores en la gerencia de finanzas de Pequiven, S.A
2.4 Justificación
La Gerencia, dado al rápido desenvolvimiento del mercado requiere un
optimo manejo de la información, para lograr con ello, la toma de
decisiones efectivas, que conlleven al buen funcionamiento de todos los
departamentos y procesos existentes dentro de la organización, logrando así
que arrojen ganancias significativas, se evitan pérdidas de tiempo y se
omiten procesos innecesario, lo cual traerá como consecuencia un aporte
adicional en el desarrollo de la organización. Tomando en cuenta que los
seres humanos nunca han podido vivir aislados; necesitan comunicarse,
relacionarse unos con otros, compartir conocimientos y experiencias, dar
ordenes, expresar deseos y emociones. De esta necesidad fueron surgiendo
los distintos medios de comunicación.
El hombre interviene en forma activa en organizaciones humanas:
familia, grupos, comunidades, empresas y organizaciones, es por ello que
plan estratégico para la Optimización del proceso de pago a acreedores en
la Gerencia de finanzas de la empresa petroquímica de Venezuela, S.A tiene
como finalidad implantar un programa basado en normas y procedimientos
como alternativa para maximizar los métodos llevados a cabo en este
proceso.
2.5.- Alcance
La presente investigación abarca el análisis, elaboración e
implementación de un plan estratégico para la Optimización del proceso de
pago a acreedores en la Gerencia de finanzas de la empresa petroquímica de
Venezuela, S.A. Dicho plan estratégico lograra cubrir los siguientes
aspectos:
• Control de los tiempos utilizados en cada una de las fases del
proceso de pago de facturas a proveedores y acreedores.
• Seguimiento de la programación sobre los procesos de pago
semanalmente.
• Disminución en el volumen de devoluciones y retraso en los pagos a
acreedores.
CAPITULO III
MARCO REFERENCIAL CONCEPTUAL
3.1 Antecedentes
Barrios L.(2011),¨ Propuesta de un sistema de control
interno que permita la optimización del flujo de procesos
administrativos y contables de la empresa plasven,C.A. valencia
estado Carabobo, universidad José Antonio Páez para optar al título
de licenciada en contaduría pública, concluyendo en que en las
organizaciones es sumamente necesario establecer mecanismos de
control que permitan aumentar la eficiencia y solidez de sus
operaciones y actividades, con el fin de obtener el máximo beneficio
posible.
Esta investigación guarda relación con el proyecto ya que ambos van
en busca de la optimización de un proceso para lograr obtener mejores
resultados.
Arcila L.(2010), ´´ estrategia de mejoramiento continuo, que
permita optimizar el proceso de pago, en la gerencia de servicio
técnico y mantenimiento de la empresa deltaven, S.A´´, universidad
José Antonio Páez para optar al título de licenciada en administración
de empresas, llegando a la concluido que los procedimientos son
fundamentales para cualquier actividad a desempeñar y que los planes
de acción son la base de toda planificación estratégica que debe existir
en la organización al momento de diagnosticarse cualquier debilidad o
problemática.
Esta investigación se relaciona con el proyecto ya que se
realizara un análisis del proceso de pago, se determinaran las fallas y
se relazaran las propuestas correspondientes para agilizar el proceso
de pago a acreedores.
Alzurutt B.(2010),¨ Manual de normas y procedimientos para
la optimización en la recepción, clasificación y registro de las
propuesta de pagos a proveedores a través del sistema SAP en el
departamento de operaciones administrativas de alimentos polar
C.A¨, universidad José Antonio Páez para optar al título de licenciada
en contaduría publica, concluyendo que las principales debilidades
encontradas son las falta de lineamientos para la recepción y
clasificación de las facturas, debido a que cada responsable aplica su
modo de ejecutar el proceso.
La relación que guarda esta investigación con el proyecto es que en
esta se investigan los problemas existentes en cuanto a la recepción de
facturas para procesar los pagos correspondientes. En el proyecto esto
será una de las líneas de investigación para mejorar el proceso de pago
a acreedores.
Alvarado A. (2009), Plan estratégico para el mejoramiento
de los procesos administrativos de la unidad educativa especial
instituto de audiofologia Carabobo, universidad José Antonio Páez
para optar al título de licenciada en administración de empresas,
Llegando a la conclusión de que la planificación estratégica no solo es
responsabilidad de la alta gerencia, es cierto que de allí se originan
pero solo se lograría si todas las personas y departamentos intervienen
en el proceso.asi mismo se enfoca en planes estratégicos que permitan
el mejoramiento del servicio y maximizar el tiempo de respuesta.
Esta investigación se relaciona con el proyecto en cuanto a la
implementación de un plan estratégico que permita el mejoramiento
del proceso de pago a acreedores y maximizar el tiempo de respuesta.
Campos E.(2009), “ Plan de trabajo que permita minimizar
la demora a los procesos de pago a proveedores nacionales en el
departamento de cuentas por pagar en la empresa Ford motor de
Venezuela, C.A´, universidad José Antonio Páez
Para optar por el titulo de licenciada en contaduría pública, donde
concluye que existe en el departamento carencia de de información
precisa y relacionada con existencia de planes de trabajo, trayendo
como consecuencia el retraso de pagos a proveedores nacionales.
Se puede indicar que la relación existente con el proyecto es que
ambos buscan investigar las fuentes del retraso en pagos a
proveedores, y establecer parámetros para mejorar el proceso de pago.
3.2 Bases Teóricas
Plan estratégico: Es un documento en el que los responsables de una
organización reflejan cual será la estrategia a seguir por su compañía en el medio
plazo. Por ello, un plan estratégico se establece generalmente con una vigencia
que oscila entre 1 y 5 años (por lo general, 3 años).
Aunque en muchos contextos se suelen utilizar indistintamente los conceptos de
plan director y plan estratégico, la definición estricta de plan estratégico indica
que éste debe marcar las directrices y el comportamiento para que una
organización alcance las aspiraciones que ha plasmado en su plan director.
Por tanto, y en contraposición al plan director, un plan estratégico es
cuantitativo, manifiesto y temporal. Es cuantitativo porque indica los objetivos
numéricos de la compañía. Es manifiesto porque especifica unas políticas y unas
líneas de actuación para conseguir esos objetivos. Finalmente, es temporal porque
establece unos intervalos de tiempo, concretos y explícitos, que deben ser
cumplidos por la organización para que la puesta en práctica del plan sea exitosa.
En el caso concreto de una empresa comercial, el plan estratégico debe
definir al menos tres puntos principales:
• Objetivos numéricos y temporales, no son válidos los objetivos del
tipo "Maximizar las ventas de este año", ya que no especifican una
cifra y una fecha. Lo correcto sería, por ejemplo, un objetivo del
tipo: "Conseguir que las ventas asciendan a 100.000 bs antes de
diciembre del presente ejercicio".
• Políticas y conductas internas, son variables sobre las que la empresa
puede influir directamente para favorecer la consecución de sus
objetivos. Por ejemplo: "Establecer una política de tesorería que
implique una liquidez mínima del 15% sobre el activo fijo".
• Relación de acciones finalistas, son hechos concretos, dependientes
de la empresa, y que están encaminados a solucionar una casuística
específica de la misma. Por ejemplo: "Iniciar una campaña de
publicidad en diversos medios: TV, radio, prensa, para apoyar la
promoción de un nuevo producto".
Suele ser común, en el ámbito de los negocios, complementar un plan
estratégico empresarial con uno o varios planes operativos. También en el ámbito
de la administración de empresas es posible referirse a la "consistencia
estratégica".
De acuerdo con Arieu (2007), "existe consistencia estratégica cuando las
acciones de una organización son coherentes con las expectativas de la Dirección,
y éstas a su vez lo son con el mercado y su entorno".
Etapas:
Un plan estratégico se compone en general de varias etapas:
Etapa 1: Análisis de la situación.
Permite conocer la realidad en la cual opera la organización.
Etapa 2: Diagnóstico de la situación.
Permite conocer las condiciones actuales en las que desempeña la
organización, para ello es necesario e la actual situación (tanto dentro como fuera
de la empresa).
Etapa 3: Declaración de objetivos estratégicos.
Los Objetivos estratégicos son el punto futuro debidamente cuantificable,
medible y real; puesto que luego han de ser medidos.
Etapa 4: Estrategias corporativas.
Las estrategias corporativas responden a la necesidad de las empresas e
instituciones para responder a las necesidades del mercado (interno y externo),
para poder "jugar" adecuadamente, mediante "fichas" y "jugadas" correctas, en los
tiempos y condiciones correctas.
Etapa 5: Planes de actuación.
La pauta o plan que integra los objetivos, las políticas y la secuencia de
acciones principales de una organización en todo coherente.1
Etapa 6: Seguimiento.
El Seguimiento permite "controlar" la evolución de la aplicación de las
estrategias corporativas en las Empresas u organizaciones; es decir, el
seguimiento permite conocer la manera en que se viene aplicando y desarrollando
las estrategias y actuaciones de la empresa; para evitar sorpresas finales, que
puedan difícilmente ser resarcidas.
Etapa 7: Evaluación.
La evaluación es el proceso que permite medir los resultados, y ver como
estos van cumpliendo los objetivos planteados. La evaluación permite hacer un
"corte" en un cierto tiempo y comparar el objetivo planteado con la realidad.
Existe para ello una amplia variedad de herramientas. Y es posible confundirlo
con otros términos como el de organizar, elaborar proyecto etc.
Optimización:
Un problema de optimización consiste en minimizar o maximizar el
valor de una variable. En otras palabras se trata de calcular o determinar el
valor mínimo o el valor máximo de una función de una variable se debe
tener presente que la variable que se desea minimizar o maximizar debe ser
expresada como función de otra de las variables relacionadas en el
problema. En ocasiones es preciso considerar las restricciones que se tengan
en el problema, ya que éstas generan igualdades entre las variables que
permiten la obtención de la función de una variable que se quiere minimizar
o maximizar.
En este tipo de problemas se debe contestar correctamente las siguientes
preguntas:
_ ¿Qué se solicita en el problema?
_ ¿Qué restricciones aparecen en el problema?
La respuesta correcta a la primera pregunta nos lleva a definir la
función que deberá ser minimizada o maximizada.
La respuesta correcta a la segunda pregunta dará origen a (al menos)
una ecuación que será auxiliar para lograr expresar a la función deseada
precisamente como una función de una variable.
Este procedimiento establece quién va a pagar a los proveedores, y la forma
cómo debe hacerse. Es claro que para cada retiro de efectivo de la empresa o
emisión de un cheque a favor de una tercera persona, la empresa debe de
dejar un registro bien documentado del hecho, para evitar cualquier mal
manejo de fondos y corrupción por parte de personas inescrupulosas. Mediante
este procedimiento se establecen los pasos que hay que seguir para pagarles a los
proveedores, y el nivel de autoridad y responsabilidad de los distintos empleados
involucrados.
El Proceso de Pago
El proceso de compras se cierra con el pago al proveedor del producto o
servicio adquirido. La forma en que se hará este pago dependerá de la
financiación que ofrezcan los proveedores y de la situación económica de la
empresa adquirente.
Existen básicamente tres tipos de documentos que se utilizan como medios
de pago: la letra, el pagaré y la carta de pago.
Con la letra y el pagaré el proveedor puede hacer líquido el importe
inmediatamente presentando al descuento el documento.
La letra es un instrumento flexible de pago, que puede ser utilizado como
moneda de pago y endosarse a otras empresas, mientras que el pagaré es más
rígido. En cambio el pagaré es un instrumento más económico, ya que no lleva
timbre: este ahorro y la comodidad que supone tener un talonario de pagarés
suministrado por el banco son los responsables del cada vez mayor uso del pagaré
frente a la letra.
Este procedimiento establece quién va a pagar a los proveedores, y la forma
cómo debe hacerse. Es claro que para cada retiro de efectivo de la empresa o
emisión de un cheque a favor de una tercera persona, la empresa debe de
dejar un registro bien documentado del hecho, para evitar cualquier mal
manejo de fondos y corrupción por parte de personas inescrupulosas. Mediante
este procedimiento se establecen los pasos que hay que seguir para pagarles a los
proveedores, y el nivel de autoridad y responsabilidad de los distintos empleados
involucrados.
Gerencia
La gerencia es un cargo que ocupa el director de una empresa lo cual tiene
dentro de sus múltiples funciones, representar a la sociedad frente a terceros y
coordinar todos los recursos a través del proceso de planeamiento, organización
dirección y control a fin de lograr objetivos establecidos.
Henry, Sisk y Mario Sverdlik (1979) expresa que:
El término (gerencia) es difícil de definir: significa cosas diferentes para
personas diferentes. Algunos lo identifican con funciones realizadas por
empresarios, gerentes o supervisores, otros lo refieren a un grupo particular de
personas. Para los trabajadores; gerencia es sinónimo del ejercicio de autoridad
sobre sus vidas de trabajo.
De allí que, en muchos casos la gerencia cumple diversas funciones porque
la persona que desempeña el rol de gerente tiene que desenvolverse como
administrador, supervisor, delegador, etc. De allí la dificultad de establecer una
definición concreta de ese término.
Tipos de gerencias
En la gerencia existen cuatro tipos los cuales son:
La Gerencia Patrimonial
Este tipo de gerencia es aquella que en la propiedad, los puestos principales de
formulación de principios de acción y una proporción significativa de otros cargos
superiores de la jerarquía son retenidos por miembros de una familia extensa.
La Gerencia Política
La gerencia política es menos común y al igual que la dirección patrimonial, sus
posibilidades de supervivencia son débiles en las sociedades industrializadas
modernas, ella existe cuando la propiedad, en altos cargos decisivos y los puestos
administrativos claves están asignados sobre la base de la afiliación y de las
lealtades políticas.
3.3 Definición de Términos Básicos
Acreedor: Es aquella persona física o jurídica a la cual le debemos dinero
por la compra de productos relacionados directamente con la actividad de la
empresa.
Autorización de pago: Es el proceso realizado cuando la empresa posee una
obligación con terceros de tipo comercial y emite una orden para ser cancelada.
Adelanto de gastos: Este proceso se realiza cuando un trabajador de la
empresa debe realizar una actividad relacionada a su trabajo o a la empresa, en
este caso el trabajador emite el documento correspondiente para que se le sean
otorgados los recursos.
Contratos: Es un acuerdo de voluntades, verbal o escrito, manifestado en
común entre dos, o más, personas con capacidad (partes del contrato), que se
obligan en virtud del mismo, regulando sus relaciones relativas a una determinada
finalidad o cosa, y a cuyo cumplimiento pueden compelerse de manera recíproca,
si el contrato es bilateral, o compelerse una parte a la otra, si el contrato es
unilateral. Es el contrato, en suma, un acuerdo de voluntades que genera
«derechos y obligaciones relativos», es decir, sólo para las partes contratantes y
sus causahabientes.
Contrato macro: En el contrato marco se establecen las definiciones y
condiciones generales que regulan cualquier derivado contratado entre dos
instituciones financieras.
Devoluciones de documentos y facturas: Este proceso es realizado cuando
los soportes que son emitidos para una transacción en la empresa no están
realizados correctamente, faltan soportes o no guardan relación con las
actividades.
Factura: Es un documento mercantil que refleja toda la información de una
operación de compraventa. La información fundamental que aparece en una
Factura debe reflejar la entrega de un producto o la provisión de un servicio,
junto a la fecha de devengo, además de indicar la cantidad a pagar.
Además, en la factura deben aparecer los datos del expedidor y del destinatario, el
detalle de los productos y servicios suministrados, los precios unitarios, los
precios totales, los descuentos y los impuestos.
Hoja de entrada de servicios: La hoja de entrada de servicios es un tipo de
registro en el que se pueden registrar todos los servicios o trabajos realizados
realmente.
Puede tratarse de servicios planificados a través de la especificación en la orden
de compra o servicios no planificados. En el último caso, la naturaleza y alcance
preciso de los servicios se especifica en la hoja de entrada al mismo tiempo que se
registra la prestación real.
Honorarios profesionales: Remuneración que recibe un profesionista o
trabajador independiente que es contratado temporalmente, lo cual no implica
pago de cuotas de tipo sindical, ni prestaciones por parte del derecho de
antigüedad.
Presupuesto: Se le llama presupuesto al cálculo anticipado de los ingresos y
gastos de una actividad económica (personal, familiar, un negocio, una empresa,
una oficina, un gobierno) durante un período, por lo general en forma anual
Relaciones de gastos: Es cuanto un departamento o trabajador de la empresa
he realizado gastos correspondientes a actividades de la empresa, en este caso
emite los soportes correspondientes para que les sean reembolsados los gastos.
CAPITULO IV
FASES METODOLOGICAS
FASE I: Diagnostico de la situación actual del Proceso de Pago a
Acreedores en la Gerencia de Finanzas de Pequiven, C.A.:
En esta fase, se diagnostico la situación actual a través de la
encuesta realizada a los trabajadores involucrados en el proceso de
pago, con el propósito de determinar las debilidades que se presentan
y en función de las mismas, proponer estrategias para la optimización
del proceso de pago a acreedores en la gerencia de finanzas de la
empresa Pequiven, C.A
Se constato que existe desconocimiento en una cantidad
considerable de trabajadores involucrados en el proceso de pago, con
relación a la normativa interna de de la empresa y de las posibles
consecuencias que esto puede generar. Sin embargo es importante
señalar que existe una gran disposición por parte de los trabajadores
de la de la gerencia de finanzas y todos los involucrados en el proceso
en adaptarse a cabalidad con las normas y políticas existentes en la
organización.
Población y muestra
Población: Según Calimeri (1992) , “está conformada por un
conjunto de individuos que pertenecen a una misma clase por poseer
características similares”.
En la empresa Pequiven, S.A. la Gerencia de finanzas y el área
de servicios financieros está constituido por 15 personas entre ambas
áreas, y se clasifican de la siguiente manera:
Gerencia Corporativa de Finanzas:
Gerente de Corporativo (1era línea) (1)
*Gerentes de 2da línea (1)
*Supervisores de Servicios Financieros (2)
*Analistas Servicios Financieros (11)
Total….15 personas
Área Cant./trabajadores Muestra
Servicios financieros 15 5
Otras gerencias 16 5
Totales 31 10
Muestra: según Chourio (1989) “Una muestra es el conjunto de
elementos extraídos de la población”.
Siendo la población un total de 31 personas, se ha decidido
analizar una muestra de solamente 10 personas, 5 pertenecientes al
área finanzas, 5 de distintos departamentos que están involucrados en
el proceso de pago, esta muestra nos permitirá elaborar un
diagnostico administrativo del procedimiento de pago a acreedores.
4.3Tipo de muestra utilizada
El tipo de muestra utilizado es el muestreo intencionado o
también conocido como sesgado, según Ander-Egg (1972) el
investigador selecciona los elementos que a su juicio son
representativos, lo cual exige el investigador unos conocimientos
previos de la población que se investiga para poder determinar cuáles
son las categorías o elementos que se pueden considerar como tipo o
representativos del fenómeno que se estudia.
4.4 Técnicas e Instrumentos Utilizados
Para el tratamiento de la información se utiliza como técnica de
recolección de datos la encuesta, lo cual nos permitirá lograr una
comprensión adecuada sobre el tema, para así ofrecer una visión más
clara y precisa de la situación actual presente en esta gerencia, cabe
recordar que según Morles (1992) “las técnicas e instrumentos son
procedimientos, lugar y condiciones de la recolección de datos. Esta
acción es la expresión operativa del diseño de investigación, la
especificación concreta de cómo se hará la investigación”.
FASE II: Determinar las fortalezas y amenazas del proceso de
pago a acreedores en la gerencia de finanzas de Pequiven,C.A.:
Para esta fase se utilizo como herramienta el cuestionario, que
se le aplico a la población, el cual consta de 9 preguntas cerradas en
función de los procedimientos empleados en el proceso de pago que
posteriormente se organizaron en características para clasificarlas en
una matriz de fortalezas y debilidades. Con los datos obtenidos se
estudio la perspectiva de la situación positiva que se desea generar con
relación a la existente.
FASE III: Diseño de un plan estratégico para la optimización del
proceso de pago a acreedores en la gerencia de finanzas de
Pequiven, C.A:
Según los resultados obtenidos del análisis de los datos, se
elaboro una propuesta que incluyo una estrategia a mediano plazo para
el mejoramiento de pagos a acreedores y así logar que dichos
procesos se efectúen de una manera más eficiente lo que dará como
resultado la optimización del proceso en general.
CAPITULO V
RESULTADOS
5.1 Diagnostico de la situación actual del proceso de pago a acreedores
en la gerencia de finanzas de Pequiven, S.A
A continuación los datos que se muestran son producto de las
encuestas efectuadas al personal involucrado en el proceso de pago de la
gerencia de finanzas en la empresa Pequiven, S.A.
Esta información a su vez está representada gráficamente, muestra toda
la información obtenida por la aplicación de una encuesta elaborada por
nueve (9) preguntas aplicada a la gerencia y personas responsables.
Si
No
1-¿Conoce con exactitud las normas existentes en la empresa para el
proceso de pago a acreedores?
Cuadro N.1
Alternativas Frecuencia Porcentaje %
Si 8 80
No 2 20
Total 10 100
Grafico N.01 Conocimiento de Normas
Fuente: López (2013)
Análisis:
El 80% de los encuestados respondieron que si tenían conocimiento
sobre la existencia de normas para el proceso de pago.
El 20% de los encuestados refleja debilidad dentro del proceso, ya que
indican no tener conocimiento pleno sobre las normas para el proceso de
pago.
2-¿Considera usted que al momento de ingresar a la organización recibió el
adiestramiento necesario con respecto a sus funciones dentro del proceso de
pago?
Cuadro N.2
Alternativas Frecuencia Porcentaje %
Si 2 20
No 8 80
Total 10 100
Grafico N.2 Adiestramiento necesario para el proceso
Fuente: López (2013)
Análisis:
El 80% reflejan una debilidad dentro del proceso, ya que indican que al
momento de ingresar a sus puestos de trabajo no conocían a cabalidad las
actividades relacionadas al proceso de pago.
El 20% de los encuestados respondieron que si habían tenido un
adiestramiento con respecto a las funciones a realizar dentro del proceso de
pago.
Si
No
3-¿Considera relevante en la diferencia entre la fecha de recepción de las
facturas y la del registro en el sistema para el proceso de pago?
Cuadro N.3
Alternativas Frecuencia Porcentaje %
Si 10 100
No 0 0
Total 10 100
Grafico N.3 Recepción y Registro de Factura
Fuente: López (2013)
Análisis:
El 100% de los encuestados respondieron que si tiene relevancia, y que
es fundamental para el pago a tiempo a los acreedores.
4-¿Se han presentado inconvenientes con los acreedores a causa del proceso
de pago?
Si
No
Cuadro N.4
Alternativas Frecuencia Porcentaje %
Si 10 100
No 0 0
Total 10 100
Grafico N.4 inconvenientes con los proveedores
Fuente: López (2013)
Análisis:
El 100% de los encuestados indican que si se presentan inconvenientes
con los acreedores a causa del retraso en el pago de servicios prestados, lo
cual lo cual es generado por diversas razones, mostrando una clara
debilidad dentro del proceso.
5-¿Todas las facturas que se reciben en la gerencia son chequeadas y
revisadas al momento de su recepción?
Cuadro N.5
Alternativas Frecuencia Porcentaje %
Si 3 30
No 7 70
Si
No
Total 10 100
Grafico N.5 Chequeo y Revisión de Facturas
Fuente: López (2013)
Análisis:
El 70% del personal entrevistado respondió que no son chequeadas y
revisadas al momento de su recepción, esto ocurre por diversas razones, en
primer lugar porque es voluminosa la información, en segundo lugar porque
no existe personal suficiente para dedicarse plenamente a este proceso.
El 30% del personal encuestado respondió que si realiza este proceso al
momento de recibir facturas.
6-¿Se presentan frecuentemente devoluciones de facturas?
Cuadro N.6
Alternativas Frecuencia Porcentaje %
Si 6 60
No 4 40
Total 10 100
Grafico N.6 Devolución de Facturas
Si
No
Fuente: López (2013)
Análisis:
El 60% de los encuestados indica que si existe devolución de facturas
por no cumplir con los parámetros y normas necesarias para ser incluidas en
el proceso de pago, en algunos casos por no tener o poseer errada la
retención de IVA, monto neto del pago, no poseer número de factura, entre
otros.
El 40% de los encuestados indica no existir frecuentemente devolución
de factura ya que las mismas cumples con los requisitos necesarios para ser
incluidas en el proceso de pago.
7-¿Se han extraviado facturas en el departamento?
Cuadro N.7
Alternativas Frecuencia Porcentaje %
Si 1 10
No 9 90
Total 10 100
Grafico N.7 Extravió de Facturas
Si
No
Fuente: López (2013)
Análisis:
El 90% de los encuestados respondieron que no han tenido este tipo de
inconvenientes por mantener en orden y bien reguardadas las facturas y
demás documentos pertinentes al proceso de pago.
El 10% de los encuestados indican haber pasado al menos una vez por este
inconveniente, lo cual genero retraso en el pago del servicio.
8-¿Todas las facturas están acompañadas de sus respectivas valuaciones y
soportes?
Cuadro N.8
Alternativas Frecuencia Porcentaje %
Si 10 100
No 0 0
Total 10 100
Grafico N.8 valuaciones y soportes
Si
No
Fuente: López (2013)
Análisis:
El 100% de los encuestados respondió que si poseen los soportes
correspondientes, de la misma manera indicaron que todas las facturas
deben poseerlo ye que es un requisito necesario para ser procesadas, sin
embargo, acotaron que existen casos extraordinarios donde no poseen por
alguna razón los soportes, estos casos se tratan directamente con los
supervisores y gerentes de área los cuales indicaran si la(s) personas que
prestan el servicio o el departamento contratante deben enviar un correo
explicando el motivo por la cual no se agrego los soportes o si se debe
realizar otro tipo de procedimiento.
9-¿Considera usted que es necesario implementar estrategias de
mejoramiento continuo que permitan optimizar el proceso de pago en la
gerencia de finanzas?
Cuadro N.9
Alternativas Frecuencia Porcentaje %
Si 10 100
No 0 0
Total 10 100
Grafico N.9 Estrategias de Mejoramiento
Si
No
Fuente: López (2013)
Análisis:
El 100% de los entrevistados respondieron que si es necesario
implementar estrategias de mejoramiento que permitan optimizar el proceso
de pago a acreedores y se disminuyan tanto como sea posible a corto,
mediano y largo plazo los inconvenientes que han venido ocurriendo,
logrando así elevar el nivel de eficacia y eficiencia en este proceso.
5.2 Determinación de las fortalezas y debilidades del proceso de pago a
acreedores en la gerencia de finanzas de Pequiven, S.A
En el presente se identifican las fortalezas y debilidades en el
proceso de Pago, de modo que utilizando las fortalezas para establecer
parámetros en el mejoramiento continuo de este procedimiento.
Fortalezas Debilidades
1-Recursos financieros. 1-Desconocimiento parcial del
proceso de pago.
2-Recursos materiales y
tecnológicos.
2-Falta de adiestramiento necesario
al momento de ingresar a sus puestos
de trabajos.
3-Recursos humanos. 3-Inconvenientes con los acreedores.
Si
No
4-Instalaciones optimas para
comunicación organizacional.
4-Falta de chequeo de las facturas al
momento de su recepción.
5-Falta de control interno al
momento de la recepción de la
factura.
Planteamiento para el mejoramiento del proceso de pago.
1- Utilizando los recursos humanos, materiales y tecnológicos junto a
las instalaciones optimas, se puede realizar un plan de adiestramiento
para las personas involucradas en el proceso de pago tanto para los
trabajadores contratados como para los que estén por ingresar, de
modo que puedan brindarles la información adecuada para este
procedimiento, este plan no solo debe ser para las personas que
2- procesan las facturas sino también para aquellas que trabajan en otro
departamento pero que son responsables de realizar y llevar los
contratos y las facturas al departamento de finanzas.
3- Con el personal altamente informado y capacitado sobre el proceso
de pago bajara considerablemente los inconvenientes con los
acreedores, ya que estos inconvenientes se dan generalmente por el
retraso en la entrega de contrato y factura al departamento de
finanzas, devolución de facturas por poseer algún error y la
acumulación de facturas en el departamento lo que hace que muchas
veces no sea posible ingresarla en la propuesta de pago y realizar el
depósito correspondiente.
Si todos poseen información adecuada, los involucrados en el proceso de
pago se podrán organizar mejor, los trabajadores de los diferentes
departamentos sabrán los días que deben llevar las facturas y demás
documentos, luego los trabajadores del finanzas una vez que posean dichos
documentos podrán realizar una mejor organización y control sobre la
procesamiento de la facturas y la elaboración de la propuesta de pago.
PEQUIVEN,S.A Plan Estratégico para la
Optimización del Proceso de Pago
a Acreedores en la Gerencia de
Finanzas de la Empresa
Petroquímica de Venezuela, S.A.
OBJETIVO GENERAL
Facilitar los lineamientos necesarios para optimizar el proceso de pago a acreedores en la
gerencia de finanzas.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
• Establecer políticas de control interno que permitan mejorar el flujo de
información y la entrega oportuna de facturas en el departamento de finanzas.
• Reducir tanto como sea posible la devolución de facturas.
• Determinar acciones que disminuyan los inconvenientes con los acreedores.
MISION
Procesar oportunamente las facturas, para llevar a cabo el proceso de pago a acreedores
con mayor eficiencia dentro del departamento de finanzas.
Visión
Ser líder y altamente efectivo en el procesamiento y pago a acreedores.
PEQUIVEN,S.A Plan Estratégico para la
Optimización del Proceso de Pago
a Acreedores en la Gerencia de
Finanzas de la Empresa
Petroquímica de Venezuela, S.A.
• Plan de reforzamiento y adiestramiento progresivo de las
personas involucradas en el proceso de pago:
- Actividad : Realizar actividades de reforzamiento y adiestramiento
tanto a las personas que realizan el proceso de pago como al personal
de otros departamento encargados de suministrar las facturas de
modo que se pueda explicar claramente este proceso y así coordinar y
optimizar el mismo.
- Responsables: Los responsables de esta actividad serian el
departamento de recursos humanos en coordinación con el
departamento de finanzas, donde se establecerán los temas a tratar y
las personas que realmente necesiten ser incluidos en esta actividad,
así como decidir conjuntamente quienes serán los encargados de
realizar esta actividad.
- Tiempo: El tiempo estimado para brindar la información integral
sobre el proceso de pago seria de cuatro a siete días.
- Resultado: Se espera que al finalizar esta actividad las personas
involucradas en el proceso de pago tanto contratadas como las de
nuevo ingreso obtengan la información suficiente para que exista un
mejor desempeño en este proceso, haciéndolo altamente efectivo, y
de este modo estaríamos disminuyendo la debilidad en
desconocimiento parcial del proceso y falta de adiestramiento al
personal al momento de ingresar.
PEQUIVEN,S.A Plan Estratégico para la
Optimización del Proceso de Pago
a Acreedores en la Gerencia de
Finanzas de la Empresa
Petroquímica de Venezuela, S.A.
• Plan cero inconvenientes:
- Actividad: Para disminuir tanto como sea posible los inconvenientes
ocasionados con los acreedores a causa del retraso en el pago de los
bienes y servicios, no solo de debe preparar integralmente al personal
involucrado en el proceso sino que también se debe implementar
métodos de organización de entrega de facturas por departamento.
- Responsables: Los responsables de esta actividad deben ser el
departamento de finanzas juntos con los demás departamentos
involucrados, de modo que se pueda elegir un responsable por
departamento de recibir y chequear detalladamente la factura antes de
emitirla al departamento de finanzas, de este modo disminuirá
considerablemente el nivel de devolución de facturas, de igual
manera organizar días de entrega de facturas por departamento.
- Tiempo: El tiempo estimado para realizar esta organización será
aproximadamente de tres a cinco días.
- Resultado: Realizado este procedimiento se estará evitando la
agrupación excesiva de facturas y facilitaría la revisión al momento
de la entrega y el procesamiento de la mismas, ya que será más fácil
clasificarlas por fechas de pago, de las más urgentes a las menos
urgentes, cumpliéndose de esta manera el pago oportuno a los
acreedores a su vez bajando considerablemente el índice de
inconvenientes con los mismos.
CONCLUSIONES
El desarrollo de este informe de pasantías permitió estructurar una
metodología para optimizar el proceso de pago a acreedores, con el fin de
que las actividades realizadas en este departamento sean más efectivas.
De igual manera de debe destacar que los procedimientos de mejoras
continuas y los planes de acción son la base de toda organización que va en
busca de identificar y darle solución a cualquier debilidad y problemática
en cualquier área, es por ello que en esta oportunidad se ha establecido un
plan estratégico donde se indican los pasos las acciones a tomar para lograr
que el proceso de pago se ajuste aun mas a las necesidades existentes y así
agilizar el proceso de pago a acreedores.
En este sentido se facilitaron lineamientos necesarios para optimizar el
proceso de pago a acreedores. Se estableció políticas de control interno para
mejorar la entrega oportuna de facturas, así como la reducción del nivel de
devoluciones de las mismas, y se indicaron las acciones pertinentes de
modo que disminuyan en lo posible los inconvenientes con los acreedores.
RECOMENDACIONES
Para contribuir al mejoramiento continúo de la gestión en el proceso de
pago en la gerencia de finanzas de Pequiven, S.A., con respecto al
planteamiento realizado, se considera conveniente plantear las siguientes
recomendaciones:
1. Se sugiere la pronta implementación de este plan estratégico, de
modo que permita optimizar la gestión en el proceso de pago a
acreedores.
2. Reunir al personal involucrado en este proceso y notificarle de
forma verbal y escrita sobre la puesta en marcha de este plan de
optimización del proceso de pago, donde cada uno deberá
cumplir con las actividades y responsabilidades inherentes a las
actividades próximas a desempeñar.
3. Crear conciencia en las personas que reciben y procesan las
facturas tanto del departamento de finanzas como de los demás
departamentos involucrados, con el fin de que se lleva a cabo el
procedimiento pertinente de forma oportuna y efectiva, y de esta
forma disminuir tanto como sea posible los inconvenientes
existentes hacia los acreedores en este proceso de pago.
ANEXO N.1
CUESTIONARIO Marcar con una “X” en las casillas SI o NO, la repuesta para cada
pregunta que se indican a continuación.
ACTIVIDADES SI NO
1-¿Conoce con exactitud las normas existentes en la
empresa para el proceso de pago a acreedores?
2-¿Considera usted que al momento de ingresar a la
organización recibió el adiestramiento necesario con
respecto a sus funciones dentro del proceso de pago?
3-¿Considera relevante en la diferencia entre la fecha
de recepción de las facturas y la del registro en el
sistema para el proceso de pago?
4-¿Se han presentado inconvenientes con los
acreedores a causa del proceso de pago?
5-¿Todas las facturas que se reciben en la gerencia son
chequeadas y revisadas al momento de su recepción?
6-¿Se presentan frecuentemente devoluciones de
facturas?
7-¿Se han extraviado facturas en el departamento?
8-¿Todas las facturas están acompañadas de sus
respectivas valuaciones y soportes?
9-¿Considera usted que es necesario implementar
estrategias de mejoramiento continuo que permitan
optimizar el proceso de pago en la gerencia de
finanzas?
Cronograma de Actividades:
Los procesos o etapas de esta investigación serán realizados de acuerdo al
siguiente cronograma:
Actividades Junio Julio Agosto Septiembre octubre Total
Meses
Planificación de la investigación x x 2
Diagnostico x x 2
Análisis de Resultado x 1
Diseño de Propuesta x x 2
Redacción Informe x x 1
Total 08 Fuente: López (2013)
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
Alvarado A. (2009), Plan estratégico para el mejoramiento de los
procesos administrativos de la unidad educativa especial instituto
de audiofologia Carabobo.
Arcila L.(2010), ´´ estrategia de mejoramiento continuo, que
permita optimizar el proceso de pago, en la gerencia de servicio
técnico y mantenimiento de la empresa deltaven, S.A´.
Barrios L.(2011),¨ Propuesta de un sistema de control interno que
permita la optimización del flujo de procesos administrativos y
contables de la empresa plasven,C.A. valencia estado Carabobo
Consejo de Normalización y Certificación de Competencia Laboral
(1996).
Alzurutt B.(2010),¨ Manual de normas y procedimientos para la optimización
en la recepción, clasificación y registro de las propuesta de pagos a
proveedores a través del sistema SAP en el departamento de operaciones
administrativas de alimentos polar C.A
Henry, Sisk y Mario Sverdlik (1979)
Calimeri (1992)
Chourio (1989)
Ander-Egg (1972)
Morles (1992)
