informe de gestion 2012-2015 -...

CONTRALORIA MUNICIPAL DE TUNJA NIT 800107701-8

CÓDIGO: FO-GD-10

VERSIÓN: 01

PROCESO GESTION DOCUMENTAL FECHA: 28-09-2015

FORMATO INFORME PÁGINA 1 DE 32

Dirección: Carrera 10 No. 15-76 Tunja, Boyacá Código Postal: 150001180 Telefax: (8)-7441843 Página Web: www.contraloriatunja.gov.co E- mail: [email protected]

INFORME DE GESTION 2012-2015

“El CONTROL FISCAL, UN COMPROMISO SOCIAL”

JOSE ARMANDO PUIN Contralor Municipal de Tunja

DICIEMBRE 11 DE 2015

http://www.contraloriatunja.gov.co/


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Equipo Directivo:

PAOLA SOFIA BARAJAS BAUTISTA Jefe Oficina Administrativa y Financiera

ELSA MARINA BRICEÑO PINZON

Jefe Oficina Asesora de Control Interno

ALEXANDRA BORRAS RIAÑO Jefe Oficina Jurídica

YONH FREDY PIRACOCA

Jefe Oficina Auditoria Fiscal



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CONTENIDO

1. PRESENTACION ……………………………………………………………………………. 4 2. GENERALIDADES …………………………………………………………………………. 5

2.1 MISION …………………………………………………………………………….. 5 2.2 VISION ……………………………………………………………………………... 5 2.3 POLITICA DE CALIDAD …………………………………………………………. 5

3. RESULTADOS DE LA GESTION…………………………………………………………… 5 3.1 PROCESOS ESTRATEGICOS…………………………………………………………… 5 3.1.1 Resultados del Plan Estratégico ………………………………………………………. 5

3.2 PROCESO DE AUDITORÍA FISCAL …………………………………………………… 10

3.3 PROCESO DE PARTICIPACIÓN CIUDADANA……………………………………….. 18

3.4 PROCESO RESPONSABILIDAD FISCAL …………………………………………….. 20

3.5 PROCESOS DE APOYO: PRESUPUESTO, TALENTO HUMANO, CONTABILIDAD RECURSOS FISICOS. ………………………………………………………………………… 25 3.5.1 Estructura Organizacional………………………………………………………………. 25

3.5. 2 Comportamiento Presupuestal 2012 – 2015………………………………………… 27

3. 5.3 Gestión Contractual 2012 A 2015…………………………………………………….. 28 3.5.4 Ejecución Planes De Capacitación, Bienestar y Estímulos.……………………….. 29 3.5.5 Plan de Bienestar Social y Estímulos ………………………………………………… 30 3.5.6 Plan Seguridad y Salud en el Trabajo ……………………………………………….. 30 3.6 De las Controversias Judiciales ………………………………………………………… 31



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1. PRESENTACION

Este documento tiene como objetivo, dar a conocer los principales logros obtenidos

durante los cuatro (4) años de gestión del Contralor Municipal de Tunja, en el marco de un

plan estratégico construido en el 2012 - 2015, “ Control Fiscal un Compromiso Social”

cuyas metas se cumplieron de forma satisfactoria.

El informe está estructurado por procesos, teniendo en cuenta que la Contraloría, luego de un trabajo arduo de todos los funcionarios, logró la documentación de los procesos y la implementación del sistema integrado de calidad, es así que luego de una auditoria interna a nuestros procesos, tuvimos el aval, para que se otorgara la certificación de calidad bajo la norma NTCGP 1000: 2009, de la firma BUREAU VERITAS CERTIFICATION, la cual será entregada el próximo 14 de diciembre de 2015. Por último, debo resaltar que los logros alcanzados en estos cuatro años de gestión es producto de la dedicación y compromiso del personal de planta de la Contraloría, y de los profesionales de apoyo, de la participación de la ciudadanía, con sus sugerencias, peticiones y recomendaciones, permitiendo así, llevar a cabo un trabajo honesto, transparente y con resultados satisfactorios, los cuales dejan a la entidad, como una de las mejores contralorías del nivel nacional. A 2015 se deja la Contraloría certificada, con procesos y procedimientos documentados, funcionarios con alto sentido de pertenencia y un trabajo realizado con eficiencia, eficacia y efectividad reflejada, en la satisfacción de los usuarios. A continuación se presentan los logros más significativos alcanzados en cada proceso.



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2. GENERALIDADES

2.1 MISION

“LA MISIÓN DE LA CONTRALORÍA DE TUNJA ES EJERCER UNA EFICIENTE, OPORTUNA Y EFECTIVA VIGILANCIA DE LA GESTIÓN FISCAL DE LA ADMINISTRACIÓN CENTRAL Y DESCENTRALIZADA DEL MUNICIPIO, ASÍ COMO DE LOS PARTICULARES QUE ADMINISTREN RECURSOS PÚBLICOS DEL MISMO ORDEN, PROMOVIENDO LA PARTICIPACIÓN CIUDADANA EN EL EJERCICIO DEL CONTROL FISCAL, PARA EL BUEN USO DE LOS BIENES Y RECURSOS PÚBLICOS”

2.2 VISION

“EN EL 2015 SER RECONOCIDOS POR NUESTRA OPORTUNA, EFICIENTE Y TRANSPARENTE GESTION EN EL EJERCICIO DEL CONTROL FISCAL.”

2.3 POLITICA DE CALIDAD “LA CONTRALORÍA MUNICIPAL DE TUNJA ES UNA ORGANIZACIÓN QUE EJERCE VIGILANCIA A LAS ENTIDADES Y PERSONAS QUE MANEJAN Y ADMINISTRAN BIENES Y RECURSOS PÚBLICOS. QUE TRABAJA POR LA SATISFACCIÓN DE LAS NECESIDADES DE LOS CLIENTES APOYADA EN SU GESTIÓN POFR PROCESOS ENFOCADOS AL MEJORAMIENTO CONTINUO, LA EFICIENCIA, EFICACIA Y EFECTIVIDAD CON RESPONSABILIDAD SOCIAL.” 3. RESULTADOS DE LA GESTION 3.1 PROCESOS ESTRATEGICOS 3.1.1 Resultados Del Plan Estratégico: Para el periodo 2012-2015 el Plan estratégico “Control Fiscal un Compromiso Social” se plantearon 6 objetivos, mejorar la calidad y cobertura del control fiscal, establecer estrategias de prevención para el trasparente y eficiente manejo fiscal, elevar la eficiencia y la oportunidad en los procesos de responsabilidad fiscal, armonizar el sistema de control interno y el sistema de gestión de calidad, administrar efectivamente los recursos humanos, financieros y de información, y ejercer la defensa técnica de la entidad. Para cumplir con estos seis (6) objetivos se definieron 23 estrategias así:

OBJETIVO No. 1 : Mejorar la calidad y cobertura del control fiscal, con tres (3)

estrategias:

- Implementar un método de auditaje, basado en la evaluación de la gestión fiscal,

mediante análisis de variables e indicadores.



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- Mejorar la cobertura de los entes auditados a partir del análisis de la materialidad e

importancia relativa de los bienes y recursos administrativos y la valoración de los

riesgos que se presenten.

- Optimizar esquemas de control en tiempo real

Resultados:

Para cumplir con las tres estrategias se adelantaron actividades como: La contraloría a través de acto administrativo adoptó la guía de auditoria territorial diseñada por la Contraloría General de la República y desde el 2012 se ha venido aplicando. Este instrumento cuenta con variables e indicadores que permiten conceptuar sobre la gestión realizada por los sujetos de control, dictaminar los estados financieros entre otros y nos ha permitido una mayor efectividad y oportunidad en la ejecución de auditorías, garantizando así la disminución de la pérdida de los recursos y los índices de corrupción en nuestro municipio. En los cuatro años se auditó el 100% de los sujetos de control de la Contraloría Municipal de Tunja, es decir los 24 sujetos de control fueron objeto de auditoría fiscal, esta planeación obedeció a un análisis de los riesgos de cada entidad, y la importancia de los bienes y recursos adquiridos y ejecutados en cada vigencia. Se logró realizar un gran número de auditorías fiscales, regular, especial y exprés, estableciendo hallazgos fiscales, penales y disciplinarios comunicados a tiempo y con calidad, para que se tomaran medidas tendientes a corregir y mejorar la calidad de la gestión en las entidades. Queda pendiente a 30 de noviembre el informe final de las auditorias que tienen fecha de ejecución a 30 de diciembre de 2015, así como el traslado de hallazgos de auditorías que terminaron en noviembre y las que terminan en diciembre.

El avance asignado al primer objetivo a 30 de noviembre de 2015 es de 98% de cumplimiento.

OBJETIVO No. 2 :Establecer estrategias de prevención para el transparente y

eficiente manejo fiscal, compuesta por 7 estrategias:

Fortalecer el control ciudadano, vinculando a la comunidad al ejercicio del

control fiscal participativo y la confianza de la comunidad.

Desarrollar pedagogía para la formación de los sujetos de control

Rescatar la cultura colectiva en torno de los publico

Fomentar la comunicación interna como instrumento de gestión necesario

para apoyar los cambios



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Comunicar oportunamente los resultados del control fiscal, como

instrumento que promueva la confianza y la transparencia.

Promover una dinámica de comunicación informativa externa, integradora,

participativa.

Suministrar la información oportunamente requerida por los diferentes

grupos de interés.

RESULTADOS:

Para cumplir con estas 7 estrategias, la Contraloría adelantó durante los (4) años actividades como: Capacitaciones a todos los sujetos de control, audiencias publicadas de rendición de cuentas, asesoría a grupo de veedores sobre participación ciudadana, se dispuso de un link y un procedimiento para que todos los ciudadanos y partes interesadas, presentaran sus quejas, peticiones y denuncias respecto de la gestión adelantada por los funcionarios de las Contraloría y la gestión de los sujetos vigilados, campañas para dar a conocer a la Contraloría y cuál es la misión que cumple. Como medio de comunicación se estableció un día en la semana para que todos los funcionarios pudiéramos comunicarnos con la alta dirección, presentar las sugerencias, recomendaciones y coadyuvar con sus conocimientos a elevar el grado de eficiencia en nuestros procesos. El 100% de los informes emitidos por la Contraloría fueron presentados en forma oportuna y con calidad.

Queda pendiente la firma de un convenio con la Universidad Santo Tomas, como alianza estratégica para crear grupo de veedurías en los centros estudiantiles y su ejecución, igualmente vincular a la comunidad en la construcción de los nuevos planes programas. El avance asignado al segundo objetivo del plan estratégico es de un 95% de cumplimiento a 30 de noviembre de 2015.

OBJETIVO No. 3 Elevar la eficiencia y oportunidad de los procesos de

responsabilidad.

Se plantearon 2 estrategias:

- Generar una dinámica en los procesos de responsabilidad fiscal ajustada a los

lineamientos legales, propendiendo por la eficiencia y oportunidad en sus acciones.

- Asesorar al contralor en el proceso sancionatorio



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Para cumplir con las estrategias planteadas el proceso de responsabilidad fiscal y cobro coactivo adelantó actuaciones a 30 de noviembre de 2015 de 191 traslados fiscales de los 201 enviados por la oficina de Auditoria fiscal, es decir al 95%. A 30 de noviembre de 2015 se encuentran activos 87 procesos de responsabilidad fiscal ordinario, 3 de responsabilidad fiscal verbal, 15 indagaciones preliminares, 10 traslados fiscales se encuentran para estudio, los demás han sido archivados bien sea por pago, por no merito, porque se profirió fallo con o sin responsabilidad. Procesos de vigencias anteriores: a 30 de noviembre de 2015 pendientes de proferir fallo definitivo quedan 4 de los 16 que se recibieron en el 2012, con cumplimiento de un 75%, igualmente se evidencia un aumento considerable en la apertura de indagaciones y procesos de responsabilidad fiscal en comparación a los años anteriores. Durante el cuatrienio no se presentó ninguna prescripción o caducidad de procesos igualmente se recuperó un valor CIENTO DIESCIOCHO MILLONES QUINIENTOS NOVENTA Y NUEVE MIL NOVECIENTOS VEINTICUATRO PESOS $118.599.924 en beneficio de las entidades afectadas.

Igualmente se adelantaron 10 procesos de cobro coactivo y 13 procesos Administrativos con sanción.

El avance asignado al tercer objetivo del plan estratégico es de un 98% de cumplimiento a 30 de noviembre de 2015.

OBJETIVO No. 4. Armonizar el Sistema de Control interno basado en el MECI y el

sistema de gestión de calidad.

Para cumplir este objetivo se plantearon 3 estrategias.

- Fortalecer el Sistema Integrado de Gestión

- Evaluar y hacer seguimiento a los sistemas

- Establecer y aplicar mecanismos para evaluar la eficiencia y la efectividad de los

procesos.

Se actualizó el Modelo Estándar de Control Interno, logrando la implementación de los 2 módulos, 6 componentes y 13 elementos. Se cuenta con procesos y procedimientos, indicadores para medir los procesos, riesgos de procesos y corrupción, manuales, planes, funcionarios comprometidos con el sistema, igualmente se logró la certificación bajo la NTCGP 1000:2009 y en la actualidad se encuentra articulada con el MECI 1000:2014.



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Se realizan auditorías internas de control interno y auditorías internas de calidad, se mide el desempeño de los procesos a través de indicadores, se monitorean los riesgos para evitar riesgos que pongan en peligro el cumplimiento de los objetivos de la entidad. Se evaluó la percepción del usuario frente a los servicios que presta la Contraloría, obteniendo una percepción satisfactoria por parte de los usuarios. Producto de la auditoria externa realizada por la firma BUREU VERITAS CERTIFIQUECHON, a los procesos, se logró la certificación bajo la norma NTCGP 1000:2009, la cual se entregará formalmente el 15 de diciembre de 2015. La implementación del MECI 2014 y el sistema de gestión de calidad, ha significado mucho en la Contraloría, a través de estas herramientas ha aumentado el grado de eficiencia en los procesos y la mejora continua. Queda pendiente por parte del nuevo contralor, mantener los sistemas y continuar con el ejercicio de nuevas prácticas de control interno. El avance asignado al tercer (3) objetivo del plan estratégico es de un 100% de cumplimiento a 30 de noviembre de 2015.

OBJETIVO No. 5. Administrar efectivamente los recursos humanos, físicos,

financieros, y de información.

Para el cumplimiento de este objetivo se plantearon 6 estrategias:

- Administrar el talento humano, de la contraloría

- Sistematizar los procesos

- Aplicar los programas de gestión documental

- Manejo eficiente de la actividad financiera

- Prevenir la comisión de fallas disciplinarias

- Mantenimiento de los bines de la entidad

RESULTADOS:

Se desarrollaron las siguientes actividades Se brindó capacitación, bienestar social e incentivo al 100% de los funcionarios de la entidad. El presupuesto asignado a la entidad en las 3 vigencias se ejecutó en un 100%, las cuentas y los recursos se manejaron de manera eficiente y adecuada. Se adquirieron computadores para fortalecer la parte de sistemas de la entidad.



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El avance asignado al tercer objetivo del plan estratégico es de un 100% de cumplimiento a 30 de noviembre de 2015.

OBJETIVO No. 6. Ejercer la defensa de la entidad

La Contraloría a través del proceso de apoyo oficina jurídica, adelanta todos los procesos ante los distintos despachos judiciales. Durante el cuatrienio todos los procesos fallados fueron a favor de la Contraloría municipal. El avance asignado a este objetivo es de 100% de cumplimiento a 30 de noviembre de 2015.

De acuerdo a la evaluación el plan estratégico presenta un avance a 30 de noviembre de 2015 de 98% el cual se verá demostrado en los resultados que se mostraran a continuación en cada proceso.

El cuadro muestra el resultado acumulado del avance del plan estratégico 2012-2015, a 30 de noviembre de 2015 3.2 PROCESO DE AUDITORÍA FISCAL

En cumplimiento de los deberes Constitucionales y Legales de la Contraloría Municipal de Tunja

y en consideración al Plan Estratégico del Contralor Municipal (2012-2015), a continuación se

resumen los resultados del área de auditoría fiscal, haciéndose la salvedad que el resultado de

la vigencia 2015, se hace con corte a 30 de noviembre.

98%

95%

98%

100% 100% 100%

98,5%

OBETIVO 1 OBETIVO 2 OBETIVO 3 OBETIVO 4 OBETIVO 5 OBETIVO 6 PONDERADO TOTAL

AVANCE PLAN ESTRATEGICO 2012 - 2015



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Cobertura del control

Al iniciar el periodo de gestión, la Contraloría contaba con los sujetos de control

(Entidades/Puntos) que a continuación se relacionan:

No. Nombre Sujeto vigilado

Tipo Sujeto vigilado Entidad / Punto de

Control

1 Municipio de Tunja Entidad

2 Institución Educativa “Antonio José Sandoval Gómez

Punto de Control

3 Curaduría Urbana No. 2 Punto de Control

4 Curaduría Urbana No. 1 Punto de Control

5 Instituto de Recreación y Deportes de Tunja Entidad

6 INEM “Carlos Arturo Torres” de Tunja Punto de Control

7 Empresa Constructora de Vivienda de Tunja Entidad

8 Institución Educativa “Silvino Rodríguez Punto de Control

9 Institución Educativa “Gustavo Rojas Pinilla” Punto de Control

10 Personería Municipal de Tunja Punto de Control

11 Institución Educativa Rural del Sur Punto de Control

12 Establecimiento Público Colegio de Boyacá Entidad

13 Concejo Municipal de Tunja Punto de Control

14 Institución educativa “Gonzalo Suárez Rendón”

Punto de Control

15 Escuela Normal Superior “Santiago de Tunja" Punto de Control

16 Institución Educativa San Jerónimo Emiliani Punto de Control

17 Escuela Normal Superior “Leonor Álvarez Pinzón”

Punto de Control

18 Empresa Social del Estado “Santiago de Tunja”

Entidad

19 Empresa Matadero de Tunja en liquidación Entidad

20 Institución Educativa “Gimnasio Gran Colombiano”

Punto de Control

21 Institución Educativa “Libertador Simón Bolívar”

Punto de Control

22 Asilo San José Punto de Control

23 Institución Educativa Julius Sieber Punto de Control

24 Cuerpo de Bomberos Voluntarios de Tunja Punto de Control

Al culminar la Gestión el número de sujetos se mantiene; sin embargo, el sujeto de control

“Empresa Matadero de Tunja” fue liquidada en el año 2013, pero en esa vigencia el municipio



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creó la “Unidad Administrativa Especial de Ciencia, Tecnología e Innovación”, unidad que entró

a hacer parte de los puntos de control.

En el transcurso del periodo de la gestión se realizaron en promedio 36 auditorías por año, en

donde se procuró cubrir el mayor número de sujetos y una amplia porción del presupuesto.

En el cuatrienio se cumplió con la programación del Plan General de Auditorías, lo que significa

que las auditorias programadas fueron las efectivamente ejecutadas, inclusive en los años 2012

y 2014 el porcentaje de ejecución del PGA fue superior al 100%.

En lo respecta a la cobertura de sujetos vigilados, la mayor proporción de cobertura estuvo en los

años 2012 y 2013 en donde se auditaron el 100% y 95.83% respectivamente, mientras que en

los años 2014 y 2015 la cobertura de sujetos fue de 62.50% y 66.67%, respectivamente.



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Cabe aclarar que a pesar de que en una vigencia no se haya realizado control a algunos sujetos,

estos se han incluido en la vigencia siguiente con el fin cumplir con la disposición legal de emitir

pronunciamiento respecto al fenecimiento de la cuenta.

El Dictamen de los Estados Financieros



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De las auditorías practicadas se emitió pronunciamiento de los Estados Financieros de las

Entidades y puntos de control vigilados, esto en cumplimiento del control financiero que debe

ejercer el ente de control.

El grafico que a continuación se relaciona el número de opiniones emitidas por el ente de control

en cada una de las vigencias del periodo de gestión 2012-2015. El criterio utilizado para emitir

opinión de estados financieros fue el establecido en la Guía de Auditoría Territorial – GAT y su

Matriz de Evaluación de la Gestión.

Pronunciamientos de la Cuenta

En el periodo de gestión 2012-2015 se emitió pronunciamiento de las cuentas rendidas de los

sujetos auditados y a los que se le practicó auditoría regular, es menester aclarar que el

pronunciamiento de la cuenta del Municipio de Tunja se hace a través de una auditoría especial

en la que se recoge el resultado de las demás auditorias especiales practicadas en el transcurso

de la vigencia.

Los pronunciamientos de la cuenta emitidos se hicieron conforme a la metodología de la GAT y

su anexo “Matriz de Evaluación de la Gestión”. Como bien se observa en la grafica, el resultado

del proceso evaluado arrojó fenecimiento.



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Hallazgos

Como resultado del proceso auditor, surgieron hallazgos con alcance fiscal, disciplinario y penal,

los cuales fueron trasladados a las instancias competentes. De la ejecución del proceso auditor

durante este periodo de gestión, se configuraron 207 hallazgos fiscales.

Cabe mencionar que el año de mayor numero de hallazgos con incidencia fiscal fue 2013, en

donde se configuraron 96 hallazgos fiscales, 479 disciplinarios y 38 penales.

En contraste, el año de menor numero de hallazgos fiscales fue el 2015, en donde se configuraron

14 hallazgos.



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Del resultado del proceso auditor realizado durante el periodo, se puede concluir que las

entidades mejoraron sus procesos administrativos, esto en consideración a que el numero de

hallazgos con alcance tendieron a disminuir; situación que a su vez significaría que el ejercicio

del control fiscal aportó en mejorar la gestión de los sujetos vigilados.

La Cuantía de los Hallazgos Fiscales:

Los hallazgos fiscales del periodo sumaron $6.290 millones, siendo el año 2012 y 2013 las

vigencias en donde se estableció posible detrimento patrimonial al Estado en mayor cuantía.

Cuantía de Hallazgos Fiscales

2012 2013 2014 2015

$ 3.726.306.342 $ 1.624.678.864 $ 726.594.233 $ 212.525.900

Total Periodo $ 6.290.105.339

Beneficios del Control

Los beneficios del control fiscal corresponden a aquellas recuperaciones, ahorros y actividades

ejecutadas por los sujetos de control en aras de mejorar la gestión pública. Durante el periodo de

gestión se lograron diversos beneficios del control, dentro de los cuales se encuentran

devoluciones de dinero a las cuentas bancarias de las entidades afectadas, ahorros producto de

los planes de mejoramiento o actuaciones administrativas de los sujetos de control, que con

ocasión de los informes de auditoría previnieron el daño al erario público.



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Cabe mencionar que mientras estuvo vigente la Función de Advertencia (Eliminada por la Corte

Constitucional en sentencia C-103 de 2015), fue una herramienta que sirvió para prevenir la

ocurrencia de posibles daños al patrimonio del Estado.

En el cuadro siguiente se relacionan las recuperaciones que se dieron el periodo de gestión 2012-

2015.

Tipo de Beneficio

2012 2013 2014 2015

Cuantificable 7 7 17 5

Cualificable 1 1 9 1

El valor de los beneficios de control fue de $938.118.902, representado en recuperaciones y

ahorros producto del control fiscal.

Año Valor (Recuperación/Ahorro)

2012 911.255.531

2013 6.223.462

2014 16.424.869

2015 4.215.040

Total $ 938.118.902

Asuntos pendientes

Del proceso de Auditoría Fiscal queda pendiente el traslado de los hallazgos producto de algunas

auditorías del segundo semestre de 2015. También queda pendiente para el año 2016 priorizar

dentro del PGA aquellos puntos de control a los que no se les practicó auditoría, dentro de los

que se incluye el Cuerpo de Bomberos Voluntarios de Tunja, entidad que se rehusó a ser objeto

de control.

Los sujetos pendientes de evaluación de la vigencia 2014 son los que se relacionan a

continuación:



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Otro pendiente será la emisión del informe definitivo de la auditoría solicitada por el Presidente

del Concejo Municipal a la Contraloría y correspondiente al periodo 1 de enero de 2015 a 31 de

octubre de 2015.

3.3 PROCESO DE PARTICIPACIÓN CIUDADANA

De conformidad con el proceso de participación ciudadana, a continuación se presentan los

resultados de la gestión correspondiente al cuatrienio 2012-2015; haciéndose por supuesto la

salvedad que la vigencia 2015 se hace con corte a 30 de noviembre.

Atención de peticiones quejas y reclamos

Durante el periodo comprendido entre los años 2012 y 2015, la Contraloría recibió 248 peticiones

dentro de las que se encuentran algunas denuncias. 149 de esas peticiones fueron trasladadas

a otras entidades por salirse del ámbito de competencia del ente de control.

Sujeto de Control Vigencia pendiente

Institución Educativa “Antonio José Sandoval Gómez 2014

INEM “Carlos Arturo Torres” de Tunja 2014

Institución Educativa “Silvino Rodríguez 2014

Escuela Normal Superior “Santiago de Tunja" 2014

Escuela Normal Superior “Leonor Alvarez Pinzón” 2014

Institución Educativa “Libertador Simón Bolívar” 2014

Asilo San José 2014

Cuerpo de Bomberos Voluntarios de Tunja 2014

Unidad Administrativa Especial de Ciencia, Tecnología e Innovación 2014



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La contraloría durante el periodo de gestión 2012-2015 dio respuesta oportuna a las diversas

peticiones hechas por la ciudadanía, esto en cumplimiento de las disposiciones legales que

reglamentan el derecho de petición.

Cabe resaltar que este mecanismo que sirvió para que la ciudadanía denunciará presuntos

hechos de corrupción, por lo que en casos como las auditorias a las plazas de mercado, la

Secretaría de Transito Municipal, se intervino de manera oportuna con el propósito de prevenir

los hechos denunciados.

También vale la pena mencionar que el ejercicio de la denuncia y el derecho de petición se

convirtió en un mecanismo oportuno de participación ciudadana, ya que la mayoría de éstas

estuvieron relacionadas con el ejercicio del control fiscal; actuaciones que demuestran a su vez

la credibilidad por parte de la ciudadanía en la gestión realizada durante el periodo de gestión.

Participación Ciudadana

El las actividades de promoción del control se desarrollaron foros con participación de veedores

y miembros de juntas de acción comunal, se cumplió con el deber legal de rendir cuentas a la

ciudadanía, se realizó promoción del control fiscal en lugares públicos concurridos de la ciudad

en donde se dio a conocer la misión, visión, funciones del órgano de control y los sujetos de

control objeto de vigilancia; también se desarrolló e implementó la imagen institucional FISCO,

con la que se buscó generar en la comunidad un referente de recordación y con el que se

pretendió acercar el control fiscal a la ciudadanía, así como el promover la confianza en una

entidad dedicada a la vigilancia de los recursos públicos.

También se realizo jornadas de sensibilización con estudiantes de los grados 10 y 11 de algunas

Instituciones Educativas de la ciudad, en donde se les instruyó acerca de las funciones del ente



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de control y como los ciudadanos pueden hacerse participes del control a través de los diversos

mecanismos de participación ciudadana.

También se llevo a cabo un conversatorio de temas relacionados con las figuras de veedurías y

control fiscal, en donde se invitó a los veedores de la ciudad a hacerse participes del control fiscal,

como una manera de articular el control social y el control fiscal para hacer este último más

efectivo.

Uno de los aspectos a mejorar para el futuro tiene que ver con la vinculación de los ciudadanos

en el control social, toda vez que en el cuatrienio, y a pesar de las reiteradas invitaciones, la

asistencia a dichos eventos no fue la esperada.

Asuntos Pendientes

Con el propósito de cumplir con lo dispuesto en el artículo 121 de la Ley 1474 de 2011, se están

adelantando gestiones para que a más tardar el 18 de diciembre de 2015 se firme un convenio

interinstitucional entre la Contraloría Municipal y la Universidad Santo Tomás, seccional Tunja,

con el fin de fomentar la investigación en asuntos relacionados con la evaluación de las políticas

públicas del Municipio de Tunja, y a su vez se promueva la creación de grupos especializados en

control fiscal a dichas políticas.

3.4 PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Los procesos de responsabilidad fiscal aumentaron considerablemente, debido al incremento de la cobertura en sujetos y puntos de control, con su correlativa producción de traslados, a partir de la vigencia 2012, el siguiente cuadro corresponde al número de procesos existentes a diciembre de 2011:

Indagaciones preliminares

Procesos de e responsabilidad fiscal

Procesos sancionatorios

Jurisdicción coactiva

Controversias judiciales

6 apertura 18 procesos 10 procesos 1 21 procesos

3 archivaron 13 apertura



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Trámite de Indagaciones Preliminares :

La siguiente grafica refleja el total de procesos por vigencia, y las actuaciones registradas, así vemos que en el año 2012, de un total de procesos de 15, 5 se archivaron, mientras que se aperturaron 2. Para la vigencia 2013, de un total de 33 expedientes, 8 se archivaron y 5 se aperturaron. Para la vigencia 2014, de 49 expedientes, 11 se archivaron, mientras que 19 se aperturaron. Para la vigencia 2015, de un total de expedientes de 42, se archivaron 7, mientras que se aperturaron 20.

Grafica 1.

La siguiente grafica refleja el trámite de procesos de responsabilidad fiscal ordinarios por vigencias, en la que se evidencia un crecimiento excesivo de los procesos aperturados, debido al incremento en la cobertura de sujetos de control y puntos y como consecuencia los traslados. (grafica 2.)

AÑO 2012

AÑO2013

AÑO2014

AÑO 2015

15

33

49

42

5

8

11

7

2

5

19

20

INDAGACIONES PRELIMINARES

TOTAL PROCESOS ARCHIVADOS ORIGINARON PROCESO



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Grafica 2.

Frente al proceso de responsabilidad verbal, la gráfica refleja que un bajo porcentaje se tramita a través de este procedimiento, debido a que el operador jurídico considera prudente iniciar preliminares, antes que el verbal.

Grafica 3.

AÑO 2012

AÑO2013

AÑO2014

AÑO2015

20

27

57

95

1

1

1

0

2

0

0

3

1

5

3

6

PROCESOS DE RESPONSABILIDAD FISCAL ORDINARIOS

TOTAL PROCESOS FALLOS ON RESPONSABILIDAD

FALLOS SIN RESPONSABILIDAD ARCHIVADOS

AÑO 2012

AÑO2013

AÑO2014

AÑO2015

4

10

8

8

1 1

-

-

-1

1

-

-1

-

-

PROCESOS DE RESPONSABILIDAD FISCAL VERBAL

TOTAL PROCESOS FALLOS CON RESPONSABILIDAD

FALLO SIN RESPONSABILIDAD ARCHIVADOS



CÓDIGO: FO-GD-10

VERSIÓN: 01




La siguiente grafica refleja que del procedimiento coactivo por vigencias, el año 2015, se apertura el mayor número de procesos, derivados de los procesos administrativos sancionatorios, mientras que en la vigencia 2014, se logró el mayor recaudo. Grafica 4.

Grafica 5.

0

1

2

3

4

5

6

7

8

AÑO 2012 AÑO 2013 AÑO 2014 AÑO 2015

JURISDICCION COACTIVA

TOTAL PROCESOS

CON PAGO

AÑO 2012

AÑO 2013

AÑO 2014

AÑO 2015

11

10

4

6

5

5

1

2

0

1

2

1

PROCESO ADMINISTRATIVO SANCIONATORIO

TOTAL PROCESO CON SANCION ARCHIVO



CÓDIGO: FO-GD-10

VERSIÓN: 01




DE LOS EXPEDIENTES EXISTENTES A 30 DE NOVIEMBRE DE 2015.

A corte 30 de noviembre de 2015, la Oficina Jurídica cuenta con los siguientes procesos: Cuadro 1.

Indagación Preliminar 18

Proceso Ordinario de Responsabilidad Fiscal 85

Proceso Verbal de Responsabilidad Fiscal 3

Proceso Administrativo Sancionatorio 3

Jurisdicción coactiva 6

TOTAL 115

Grafica 1.

La grafica refleja que de la totalidad de diligencias correspondientes a responsabilidad fiscal, el

74% corresponde a procesos ordinarios, mientras que el 2% a procedimiento verbal.

Indagación preliminar

16%

Procesos ordinarios de responsabilidad fiscal

74%

Proceso verbal de responsabilidad fiscal

2%

Proceso administrativo sancionatorio

3%

Coactivo 5%

EXPEDIENTES EXISTENTES A 30 DE NOVIEMBRE DE 2015



CÓDIGO: FO-GD-10

VERSIÓN: 01




Se registra igualmente un 16% en trámite de indagación preliminar, un 5% en cobro coactivo y

un 3% en trámite administrativo sancionatorio.

3.5 PROCESOS DE APOYO: PRESUPUESTO, TALENTO HUMANO, CONTABILIDAD RECURSOS FISICOS. 3.5.1 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL La Contraloría Municipal de Tunja, mediante Acuerdo 025 de 2011 adoptó la siguiente estructura organizacional y funcional, la que permaneció durante el cuatrienio: Gráfica 1.

Esta organización facilita la gestión y el fortalecimiento institucional y contempla aspectos fundamentales exigidos por normas legales, como el debido cumplimiento del Modelo Estándar de Control Interno, la implementación del Sistema de Gestión de Calidad, el modelo de Gerencia Pública y Gestión por Competencias, la realización de estudios macroeconómicos, el desarrollo de programas de Participación Ciudadana y la elaboración de informes. Cuadro 1. Número de cargos, nivel, denominación, código y grado:

CARGOS NIVEL DENOMINACION CÓDIGO GRADO

1 Directivo Contralor 010

1 Asesor Asesor Control Interno 105 01

1 Directivo Auditor Fiscal 006 01

CONTRALOR

JEFE OFICINA ADMINISTRATIVA

TESORERO GENERAL

TÉCNICO ADMINISTRATIVO

TÉCNICO

AUDITOR FISCAL

PROFESIONAL ESPECIALIZADO

SECRETARIO

JEFE OFICINA JURÍDICA

TÉCNICO ADMINISTRATIVO

COMITÉ DIRECTIVO

ASESOR DE CONTROL INTERNO

COMITÉ DE ASESORÍA Y

COORDINACIÓN

COMITÉ DE COORDINACIÓN

DE CONTROL INTERNO

SECRETARIO EJECUTIVO



CÓDIGO: FO-GD-10

VERSIÓN: 01




1 Directivo Jefe de Oficina Administrativa 035 01

1 Directivo Jefe de Oficina Jurídica 035 02

1 Profesional Tesorero General 201 01

7 Profesional Profesional Especializado 222 01

1 Técnico Técnico Administrativo 367 05

1 Técnico Técnico Administrativo 367 06

1 Técnico Técnico 401 05

1 Asistencial Secretaria Ejecutivo 425 02

1 Asistencial Secretario 440 01

Cuadro 2. Distribución de los empleos por áreas:

AREA DENOMINACION DEL CARGO

NIVEL CODIGO

GRADO

No. CARGO

S

DESPACHO DEL CONTRALOR

Contralor Directivo 010 1

Secretario Ejecutivo Asistencial 425 02 1

AUDITORIA FISCAL Auditor Fiscal Directivo 036 01 1

Secretario Asistencial 440 01 1

Profesional Especializado

Profesional

222 01 7

OFICINA DE CONTROL INTERNO

Asesor Control Interno

Asesor 105 01 1

OFICINA ADMINISTRATIVA

Jefe Oficina Administrativa

Directivo 035 01 1

Tesorero General Profesional

201 01 1

Técnico Administrativo

Técnico 367 06 1

Técnico Operativo Técnico 401 05 1

OFICINA JURIDICA Jefe de la Oficina Jurídica

Directivo 035 02 1

Técnico Administrativo

Técnico 367 05 1

TOTAL CARGOS ACUERDO No.0025 de 2011 Articulo 16 planta de personal establecida.

18



CÓDIGO: FO-GD-10

VERSIÓN: 01




3.5.2 COMPORTAMIENTO PRESUPUESTAL 2012 – 2015 En el siguiente cuadro se relaciona el comportamiento presupuestal, correspondiente a la transferencia que año a año, dispone el Concejo Municipal de Tunja, conforme a la Ley 1416 de 2010, denominada de fortalecimiento del control fiscal. Cuadro 3.

CONCEPTO

2012 2013 2014 2015

Gastos Generales

$ 232.118.121,00

$ 125.889.878,00

$ 143.900.610,00

$ 93.808.463,00

Gastos de nomina

$ 1.083.386.647,00

$ 1.229.080.035,00

$ 1.251.718.399,00

$ 1.352.890.202,00

TOTAL 1.315.504.768,00 1.354.969.913,00 1.395.619.009,00 1.446.698.665,00

Grafica 2

El grafico refleja el comportamiento en la ejecución presupuestal, de cada una de las vigencias del cuatrienio, es así que para la vigencia 2012, los gastos personales relacionados con la nómina y sus componentes, equivalen a un 82.4 %, mientras que el 17,6% se destinó al pago de gastos generales. Para la vigencia 2013, los gastos de nómina sufrieron un incremento alcanzando un 90,7%, en tanto que los gastos generales decrecieron a un 9.3%.

2012 2013 2014 2015

17,6%9,3% 10,3%

6,5%

82,4%

90,7% 89,793,5%$1.315.504.768,00 $1.354.969.913,00 $1.395.619.009,00 $1.446.698.665,00

COMPORTAMIENTO PRESUPUESTAL 2012 -2015

Gastos Generales Gastos de nomina TOTAL



CÓDIGO: FO-GD-10

VERSIÓN: 01




La vigencia 2014 presentó una leve disminución en gastos de nómina con respecto a la 2013, alcanzando un 89,7%, mientras que los gastos generales mostraron un incremento de 10,3%. La vigencia 2015, refleja un incremento considerable en gastos de nómina alcanzando un 93,5%, en tanto que los gastos generales decrecieron a un 6,5%. 3.5. 3 GESTION CONTRACTUAL 2012 a 2015: A continuación se muestra un extracto de la gestión contractual por vigencias, y de acuerdo a la modalidad de contratación aplicada de acuerdo a la naturaleza de la necesidad y cuantía de los bienes o servicios. Cuadro 4.

Grafica 4.

0

5

10

15

20

25

30

35

40

2012 2013 2014 2015

1

7 6

14

8

14

23 232122

29

37

29

CONTRATACIÓN 2012 - 2015

SELECCIÓN ABREVIADA INVITACION MINIMA CUANTIA DIRECTA TOTAL

MODALIDAD DE CONTRATACION 2012 2013 2014 2015

SELECCIÓN ABREVIADA 1

INVITACION MINIMA CUANTIA

7 6 14 8

DIRECTA

14 23 23 21

TOTAL

22 29 37 29



CÓDIGO: FO-GD-10

VERSIÓN: 01




La grafica refleja que para la vigencia 2012, se aplicó 4 modalidades de selección objetiva de los contratistas, siendo el número mayor la contratación directa. Para la vigencia 2013, se aplicaron 3 modalidades, permaneciendo la directa como la más utilizada. Para la vigencia 2014, se observa un evidente incremento en la aplicación de la modalidad de invitación pública de mínima cuantía, para la vigencia 2015, baja el número de invitaciones públicas, y también el número de procesos de contratación directa, con respecto a la vigencia 2014. 3.5.4 EJECUCION PLANES DE CAPACITACION, BIENESTAR Y ESTIMULOS: Plan Institucional De Capacitaciones 2012 2015 La capacitación fue una de las estrategias principales en la administración del talento humano, debe resaltarse la participación y concertación de los servidores públicos en la construcción de cada uno de los planes. Esta fue dirigida en igualdad de proporción a los sujetos vigilados. Cuadro 5.

VIGENCIA No. EVENTOS PRESUPUESTO

2012 11 $ 37.050.000

2013 13 $ 33.047.400

2014 8 $ 33.589.000

2015 16 $ 29.000.000

El anterior cuadro muestra los recursos destinados a financiar los planes de capacitación de cada vigencia del cuatrienio, observando un mayor valor en la vigencia 2012, con 11 eventos, mientras que en la vigencia 2015, con un menor presupuesto se desarrollaron más eventos. Grafica 5

No. EVENTOS

PRESUPUESTO

2012 2013 2014 2015

11 13 8 16

$ 37.050.000 $ 33.047.400 $ 33.589.000

$ 29.000.000

PIC CONSOLIDADO 2012 - 2015

No. EVENTOS PRESUPUESTO



CÓDIGO: FO-GD-10

VERSIÓN: 01




3.5.5 PLAN BIENESTAR SOCIAL Y ESTIMULOS 2012 2015 Estas actividades son consagradas en el plan anual de bienestar de cada vigencia, las que han comprendido aspectos tales como protección exequial para funcionarios y sus familias, actividades deportivas, lúdicas y recreativas, tanto para los servidores de planta, como para sus familiares. Cuadro 6.

VIGENCIA No. ACTIVIDADES

2012 6

2013 5

2014 8

2015 4

Grafica 6.

El cuadro y su grafico muestra que la vigencia con mayor actividad con estos objetivos, fue el 2014. 3.5.6 PLAN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO La entidad de manera progresiva ha ido adoptando la nueva normatividad en materia de seguridad y salud en el trabajo.

6

5

8

4

2012 2013 2014 2015



CÓDIGO: FO-GD-10

VERSIÓN: 01




Cuadro 7.

VIGENCIA No. ACTIVIDADES

2012 3

2013 6

2014 4

2015 3

Se observa que en la vigencia 2013, se registraron un mayor número de actividades relacionadas con salud ocupacional, actualmente de seguridad y salud en el trabajo. 3.6 DE LAS CONTROVERSIAS JUDICIALES

Durante la vigencia del informe, se efectuó la representación judicial en ocho (08) procesos, en tal sentido se contestaron demandas, se presentaron alegatos, se asistió a la entidad en la práctica de pruebas y en general se efectuó la defensa técnica de la entidad. Como resultado de esta labor se obtuvieron las siguientes decisiones de fondo:

Radicado Despacho Última actuación

2015-048 Juzgado 3 Penal Municipal.

Contestación de la acción de tutela, que resuelve negar los derechos del accionante, a favor de la Contraloría Municipal, fecha del fallo 2015-.10-06

2015-048 Juzgado 1 Penal del circuito segunda instancia.

Fallo de segunda instancia resuelve tutela, a favor de la Contraloría Municipal, fecha del fallo 2015-11-12.

0

1

2

3

4

5

6

7

2011,5 2012 2012,5 2013 2013,5 2014 2014,5 2015 2015,5

NO. ACTIVIDADES



CÓDIGO: FO-GD-10

VERSIÓN: 01




2013-00192

Juzgado 14 administrativo oral de Tunja.

Se aplazó la primera audiencia de trámite por parte del apoderado de la demandante la cual se fijó para el 3 de febrero de 2016

2015-00015


Se admite acción popular interpuesta por la Contraloría en contra de la Alcaldía Municipal de Tunja

2014-0018100


Se realizó audiencia inicial y se fijó fecha para audiencia de pruebas para el 20 de enero de 2016 a las 11:00 a.m.

2011-00023

Juzgado 2 Administrativo de descongestión

Se radica oficio donde la Contraloría se pronuncia sobre un dictamen pericial

2013-00010

Juzgado 4 Administrativo oral

Se envió expediente por parte del Juzgado para fallo segunda instancia al Tribunal Administrativo de Boyacá.

2008-25000


Se radicó oficio solicitando se informara en que entidad bancarias se puede consignar el valor de las copias

2014-00163


Se asistió a primera audiencia de trámite y se fijó audiencia de pruebas para el día 26 de enero de 2016 a las 9:00 a.m

ORIGINAL FIRMADO

JOSE ARMANDO PUIN Contralor


informe de gestion 2012-2015 -...

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