PLANEACIÓN EMCALI

PLAN ESTRATEGICO 2018-2023

El Plan Estratégico 2018 – 2023 (PEC) es el resultado de un trabajo realizado por las Empresas Municipales de Cali - EMCALI, con el acompañamiento y asesoría de la Universidad del Valle. Esta metodología implicó, además de actividades de investigación basadas en fuentes primarias y secundarias de información, la elaboración de análisis cualitativos y cuantitativos, y la facilitación de talleres con equipos interdisciplinarios conformados por funcionarios de la empresa, adscritos a cada una de sus Unidades Estratégicas de Negocio (UEN), las gerencias y direcciones funcionales de apoyo, y del nivel directivo (Junta Directiva y Gerencia General); así como por expertos por áreas temáticas y profesores de la Universidad del Valle.

El resultado del análisis sectorial y situacional realizado conjuntamente con funcionarios de la organización evidencia, grosso modo, una situación financiera caracterizada por un EBITDA de cada una de las Unidades de Negocio y el Consolidado de la empresa, con un gran propósito del Plan, como es:

“Consolidar a EMCALI como la principal empresa pública multiservicios, con proyección macro-regional en el sur occidente colombiano, con base en principios de sostenibilidad, competitividad, responsabilidad social, eficiencia y gobernanza con estándares internacionales”.

La formulación del Plan mencionado propone cambios estructurales que mejoran las condiciones competitivas de la empresa y le permiten proyectarse en una senda de crecimiento sostenible, a través de la armonización de los procesos de planificación y la mejora de las capacidades organizacionales para la efectiva implementación de los planes, proyectos y presupuestos en un horizonte de seis años, con apuestas para la transformación y consolidación de las Unidades Estratégicas de Negocio de EMCALI.

Lo anterior, soportado en un modelo sistémico de gobernanza corporativa con estándares internacionales que garantizan la eficacia empresarial, la transparencia, la responsabilidad social, ambiental, legal y financiera.

METODOLOGÍA

La ruta metodológica del Plan Estratégico se divide en tres momentos: El primer momento Análisis estratégico: que es el “Consenso por EMCALI”, el cual consistió en la formulación de unas reglas de juego claras por parte de los actores involucrados, bases para la definición de los principios corporativos y un periodo de alistamiento, con la finalidad de obtener el diagnostico de la situación actual de la empresa. Sumado a un proceso de investigación y análisis documental adelantado, y a la aplicación de un conjunto de técnicas y herramientas para la

recolección de información (foros, entrevistas, talleres, marco lógico, matriz DOFA, análisis de actores, etc.), quedó como resultado el Análisis sectorial sintético y situacional de EMCALI EICE ESP, que contiene tendencias, actores, sectores y entornos de la empresa a nivel internacional, nacional y local, así como el Diagnóstico general.

El segundo momento, corresponde al Diseño de la estrategia a nivel corporativo, por UEN y por áreas funcionales, análisis de actores y construcción de escenarios a futuro, con los cuales se proyectaron los factores de transformación y cambio organizacional.

El momento tres, correspondiente a la Formulación de la propuesta de Plan Estratégico 2018 – 2023, que contiene la formulación de objetivos estratégicos a partir de los focos de transformación identificados, con sus respectivos indicadores y metas corporativas, por UEN y áreas funcionales de apoyo, que configuran la hoja de ruta para la implementación del Plan.

MISIÓN EMCALI contribuye al bienestar y desarrollo del Valle del Cauca, prestando

servicios con calidad, oportunos y comprometidos con el entorno, garantizando

rentabilidad económica y social y brindando las condiciones que faciliten el

progreso social y económico de la región

VISIÓN EMCALI contribuirá al progreso de la región y la calidad de vida de los vallecaucanos,

consolidándose como la mejor alternativa en servicios públicos del país por la satisfacción

de sus usuarios y colaboradores, la calidad y oportunidad de sus servicios, la efectividad

de su gestión y la transparencia de su gobierno corporativo, siendo reconocida como

modelo para América Latina en innovación, rentabilidad y responsabilidad.

VALORES CORPORATIVOS Honestidad, Compromiso, Justicia, Diligencia, Respeto, Convivencia, Lealtad,

Eficiencia

PRINCIPIOS Empresa Pública, Empresa Sustentable, Empresa eficiente y Competitiva,

Empresa Responsable socialmente, Empresa enfocada en el impacto en la ciudad

y la región, Empresa bien gobernada y comprometida con la implementación del

Plan Estratégico, Empresa alineada con la integración de servicios y las ciudades

sostenibles. Principio 4

Empresa Responsable

socialmente

PLANES DE ACCIÓN ÁREAS FUNCIONALES

Estrategias funcionales: Son los objetivos y planes de acción funcional precisos

para lograr la estrategia de negocio (por año), es decir, son una parte integral de

las estrategias de negocios y responden a las directrices corporativas que

involucran directamente funciones específicas (Masifern, Ricart & Vila, 1997). En

el caso del Plan Estratégico de EMCALI, corresponden a las estrategias que

deben implementar las Unidades Estratégicas de Negocio y las Gerencias de

Áreas Funcionales de apoyo de la empresa.

SEGUIMIENTO, EVALUACIÓN Y CONTROL DE LA ESTRATEGICA CORPORATIVA Metodología para medir, seguir, controlar y evaluar “Diáspora” El documento Plan estratégico 2018-2023 se encuentra estructurado por el mapa

estratégico, que plantea los propósitos y las apuestas de transformación

fundamentales para la empresa. De igual manera contiene la formulación del Plan

Estratégico que plantea las estrategias, objetivos, indicadores y metas a nivel

corporativo, necesarios para la transformación y consolidación de EMCALI al

2023, los Planes Estratégicos de Negocio de las UEN y finalmente, las estrategias

del nivel funcional, cada nivel con sus correspondientes Indicadores y Metas, para

lo cual se estructuró una matriz de seguimiento, evaluación y control para el

cumplimiento de dichos Indicadores y metas, construida en Emcali, llamada

Diáspora.

DIASPORA La metodología DIASPORA, pertenece a las denominadas metodologías ágiles,

que proponen la utilización de todos los elementos que deben contener un plan de

acción y a opción de la empresa u organización que la emplee escogerá los que a

su parecer desarrollen el plan de acción particular de la empresa.

Una vez se tenga esta clasificación y como parámetro de validación se establece

que los problemas se deben resolver entre 0 meses a 1 año, las oportunidades

entre 0 a 3 años y los retos entre 0 a 6 años. Ver Figuras

Está metodología DIASPORA, se basa en instrumentos que apoyan la información

estadística con calidad, los datos, la nomenclatura, la codificación, fechas de inicio

y finalización, presupuestos, indicadores base y demás no podrán ser modificados

bajo ninguna circunstancia toda vez que el punto de partida es el punto de

comparación, verificación y punto de control de la ejecución de la estrategia. Para

que la metodología tenga efectividad en el uso de los recursos debe soportarse en

un sistema de información automático que permita la administración de datos en

tiempo real y sea comunicado a la estrategia con oportunidad para la toma de

decisiones.

Una vez se establecen los Planes de Acción Anual, con los cuales se busca alcanzar los objetivos trazados en el Plan Estratégico Corporativo 2018-2023, estos se desglosan en productos que deben generarse con una estricta periodicidad cíclica, a fin de realizar oportunamente el seguimiento y evaluación pertinentes. De este modo, se cumple con el Ciclo de Planeación planteado.

Seguidamente la materialización de la herramienta de medición, seguimiento,

punto de control y evaluación de la Estrategia, los objetivos, Indicadores y metas

definidas en el plan estratégico corporativo 2018-2023, se plantea por niveles, así:

METAS, OBJETIVOS E INDICADORES

NIVEL ESTRATÉGICO

COLUMNA ELEMENTO DESCRPCIÓN

A Declaratoria de Política

Con base en el objetivo estratégico corporativo verificar que la empresa cuenta con una política (Ambiental, calidad, clientes) sino, deben redactarla y hacerla oficial.

B Propósito General del Plan El propósito es la razón de ser de la empresa está definido en el

plan estratégico 2018-2023.

C Objetivo General Corporativo

Son los resultados, situaciones o estados que una empresa pretende alcanzar o a los que pretende llegar, en un determinado tiempo y a través de los recursos con los que dispone. Está definido en el plan estratégico 2018-2023.

D Focos Estratégicos del Nivel Corporativo El foco estratégico es la representación gráfica de cómo se va a alcanzar la misión. Están definidos en el plan estratégico 2018-2023.

E Objetivo General del Corporativo

Son los resultados, situaciones o estados la empresa pretende alcanzar o a los que pretende llegar, en un periodo de tiempo y a través del uso de los recursos con los que dispone o planea disponer. Están definidos en el plan estratégico 2018-2023.

F Indicadores Estratégicos del Corporativo

Instrumentos que indican el grado de ejecución de un plan, programa, proyecto y actividad de la organización. Aportan medición cuantitativa del cumplimiento de los objetivos generales o específicos. Están definidos en el plan estratégico 2018-2023.

NIVEL ESTRATÉGICO

COLUMNA ELEMENTO DESCRPCIÓN

G Fórmula Indicadores Estratégicos del Corporativo

Expresión matemática mediante la cual se especifica la manera de medir la ejecución y logros de los objetivos estratégicos.

H Objetivo General del Área

Son los resultados, situaciones o estados que pretende alcanzar Las Unidades Estratégicas de Negocio y áreas funcionales, en un periodo de tiempo y a través del uso de los recursos con los que dispone o planea disponer. Están definidos en el plan estratégico 2018-2023

I Foco de Transformación del Área

Es la priorización de factores que le permiten a la organización vislumbrar las capacidades y desafíos futuros que debe enfrentar ante la problemática social y ambiental en la prestación de los servicios públicos domiciliarios. Están definidos en el plan estratégico 2018-2023

J Objetivos Específicos del Área

Propósitos detallados que tienen una finalidad cualitativa particular, articulados con el objetivo general. Su formulación debe permitir hacer una medición cuantitativa, que se expresa finalmente en una meta. Están definidos en el plan estratégico 2018-2023 En desarrollo de los objetivos generales del área se establecen las aspiraciones específicas y puntuales que el área debe adelantar en función de las necesidades del cliente.

K Indicador Área (Cuantificados) Es la expresión numérica que vincula las variables que miden el impacto, desempeño o resultados de una actividad específica del área.

L Fórmula Indicador del Área Expresión matemática mediante la cual se especifica la manera de medir la ejecución y logros de los objetivos específicos del área.

M Proyectos

Como el plan estratégico en su diagnóstico plantea posibles soluciones se debe consignar los proyectos que a través de su ejecución satisfacen los requerimientos del plan en consecuencia son proyectos asociados a resolver problemas, aprovechar las oportunidades y superar los retos.

NIVEL ESTRATÉGICO

COLUMNA ELEMENTO DESCRPCIÓN

N Meta Total del PEC 2018-2023 El cumplimiento es del 100% - se deben relacionar las metas por vigencia. Año 2018 hasta el 2023

O Presupuesto Total del PEC 2018-2023

Por su parte los presupuestos de inversión y funcionamiento están financiados por los ingresos derivados de la operación que por lo general no son suficientes para ejecutar la totalidad de los requerimientos del plan es por ello que se requiere la gestión de recursos adicionales a través de mecanismos financieros disponibles institucionales, alianzas y demás para el cumplimiento de la estrategia direccionados por cada Unidad Estratégica de Negocios y/o funcionales enmarcadas en establecer alianzas estratégicas que respondan a los objetivos estratégicos y legales.

P Inicia año 2018

Q Termina año 2023

R Dependencias Responsables del PEC Corresponden aquellas dependencias en las que se origina el proyecto estratégico.

S Para qué se busca proyecto Declarar de manera suscita y precisa los beneficios que aportará a la empresa el proyecto.

NIVEL TÁCTICO

COLUMNA ELEMENTO DESCRPCIÓN

T

P O R

P=Problema O=Oportunidad R=Reto

U Identificación del POR El analista del diagnóstico define si la situación planteada si es un problema, una oportunidad o un reto.

V-X Cumplimiento del POR

Definida la situación el problema debe resolver en un (1) año, la oportunidad se deben aprovechar en tres (3) y los retos superar en seis (6) años.

Y DIÁSPORA Descripción

Redactar situación actual basada en el Informe. Describir antes de calificar si es un Problema, Oportunidad o Reto.

Z Informe Documentar la situación actual basada en el Análisis

AA

Análisis

Deducir de evidencias generados por diagnósticos, informes e Indicadores

AB Evidencia Documentos sobre la Situación Actual (Auditorías internas,

externas, el mismo plan estratégico corporativo 2018-2023)

AC Indicador del Diagnóstico Indicador Línea Base Es el resultado numérico arrojado por el diagnóstico.

AD Solución

(Proyectos / Actividades y Tareas generales para lograr un estado superior ) (Desarrolla RAS)

AE

RAS R= Resolver A= Aprovechar S= Superar

Teniendo en cuenta la identificación de la situación: si es un problema se debe resolver, si es una oportunidad de debe aprovechar y si es un reto se debe superar.

AF-AG-AH

Resolver Aprovechar Superar (Tratamiento de POR)

Definida la situación se deben resolver en un (1) año, se deben aprovechar en tres (3) años y se deben superar en seis (6) años.

AI Proyecto / Actividad / Tarea específica (Desarrolla el RAS)

Se identifica el proyecto que resuelve un problema, aprovecha una oportunidad o supera un reto.

AJ Definición del Proyecto

Conjunto de actividades y acciones articuladas entre sí, con unos recursos y tiempo limitados, para alcanzar un objetivo, ya sea desarrollar un nuevo producto o mejorar la productividad y calidad de un servicio. Son determinados por requerimientos específicos.

AK Actividad Precedente

Son cada una de las actividades que de una u otra manera se tienen que realizar toda vez que condiciona el inicio o ejecución del proyecto (Ejemplo Benchmarking, inteligencia de mercado, cumplimiento de normas, leyes, reglamentos y demás)

AL Riesgo Asociado Posibilidad de ocurrencia del programa que puede afectar el producto o servicio generado de un proceso o el cumplimiento de los objetivos institucionales.

NIVEL OPERATIVO

COLUMNA ELEMENTO DESCRPCIÓN

AM Dependencia Responsable Hace referencia a la dependencia que ejecutará el proyecto

AN Responsable Funcionario Es el funcionario responsable de la ejecución del proyecto

AO Presupuesto Aprobado según la vigencia Son los recursos financieros asignados por la Junta Directiva en cada vigencia según sea las necesidades y requerimientos del proyecto.

AP Meta para la Vigencia

Es el cumplimiento de un objetivo, se expresa de manera cuantitativa en un y refleja el logro o no del mismo, en el tiempo y recursos destinados para tal fin.

AQ Unidad Medida Estas se definen según sea la meta en unidades, metros lineales, KM, metros cúbicos, número, porcentual…

AR Acuerdo de Nivel de Servicio

Programa de acuerdo negociado entre las áreas de apoyo empresarial y las unidades misionales, se disponen para cada vigencia presupuestal y deben contar con los recursos necesarios para el cumplimiento de los planes estratégicos, en el cual se incluyen las metas de crecimiento, el despliegue de las capacidades para producir bienes y servicios de manera eficiente alcanzando mayor competitividad para la EMCALI.

AS Inicio Enero 2018, 2019, 2020, 2021, 2022, 2023

AT Finaliza

Diciembre 2018, 2019, 2020, 2021, 2022, 2023, teniendo en cuenta la definición si es un problema, una oportunidad o un reto, después se efectúa sostenimiento del proyecto en el caso que de ser necesario.

NIVEL OPERATIVO

COLUMNA ELEMENTO DESCRPCIÓN

AU Cronograma Estructura esquematizada, por medio de la cual se organiza temporalmente de manera secuencial y/o simultánea, el conjunto de actividades que componen el Plan a ejecutar.

AV - AX Indicador Gestión

Instrumentos que indican el grado de ejecución de un plan, programa, proyecto y actividad de la organización.

Indicadores de efectividad o impacto: miden el nivel de impacto que se alcanza con el cumplimiento de los planes, programas y proyectos, al igual que en el manejo de los recursos utilizados y disponibles. Indicadores de eficacia o resultado: miden el grado de ejecución de los planes, programas, proyectos y cumplimiento a los objetivos trazados. Indicadores de eficiencia: miden la relación entre los recursos utilizados para alcanzar los resultados propuestos.

AY Indicador Nombre Según sean las variables que utiliza el indicador así mismo se fijará un nombre que las interprete en su resultado.

AZ Indicador Unidad Debe ser porcentual toda vez que el indicador se expresará como una relación o proporción de variables.

BA Indicador Fórmula Expresión matemática de las variables.

BB Indicador Descripción Describe las variables que intervienen en la formula.

NIVEL OPERATIVO

COLUMNA ELEMENTO DESCRPCIÓN

BD Resultado Plan de Acción de la Vigencia

Es una breve descripción de los resultados obtenidos del proyecto frente al objetivo estratégico corporativo pertinente.

BE Resultado Plan Estratégico de la Situación

Futura Deseada

Es una breve descripción de los resultados obtenidos del proyecto durante la vigencia del plan estratégico y el cual permite el cumplimiento de la misión.

BG a BR

Evaluación por Trimestres

Una vez se establecen los Planes de Acción Anual, con los cuales se busca alcanzar los objetivos trazados en el Plan Estratégico Corporativo 2018-2023, estos se desglosan en productos que deben generarse con una estricta periodicidad cíclica, a fin de realizar oportunamente el seguimiento y evaluación pertinentes. De este modo, se cumple con el Ciclo de Planeación planteado.

BS a BV Resultados del Plan de Acción

BX

Cronograma por Proyecto

(Desviación + Desplazamiento)

BZ Resultado Acumulado Plan Acción Por Proyecto

CB Acción Correctiva

Durante la vigencia las metas son incumplidas se hace necesario presentar la acción correctiva necesaria (Plan de acción teniendo en cuenta el formato dispuesto para tal efecto en DARUMA), con el cual el área se comprometa alcanzar previamente las metas planteadas. Así mismo si las metas de la vigencia no se llegaran a cumplir estas deberán sumarse a las de la vigencia siguiente, esto con el fin de evitar retrasos en el cumplimiento de cada anualidad para el efecto las metas que pasan de una vigencia a otra deberán estar acompañadas del replanteamiento de la acción correctiva prevista que se debió prever en la vigencia anterior. La Dirección de Planeación Corporativa no aceptará metas que pasan de una vigencia a otra si no cuenta con la acción de mejora correspondiente.