informe de autoevaluación del sistema de contol interno

7/31/2019 Informe de Autoevaluacin del Sistema de Contol Interno

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2011

Direccin Gene ral de Planificacin

Depar tamento de Contro l In te rno

30 de nov iembre de l 2011

I n f o r m e d e A u t o e v a l u a c i n

Sis t e m a d e Co n t r o l In t e r n o


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Aut oevaluacin del Sistema de Cont rol Int erno Inst i tu cional__ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ _

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Tabla de Cont enido s

TABLA DE CONTENIDOS.............................. ................................................................. ...................2

I PARTE..........................................................................................................................................3

1 . 1 . INTRODUCCIN ...................................................................................................................................3

II PARTE.........................................................................................................................................5

2 . 1 . RESULTADOS INSTITUCIONALES .............................................................................................................5AM BIENTE DE CONTROL INTERNO .................................................................................................................6VALORACIN DE RIESGOS............................................................................................................................7ACTIVIDADES DE CONTROL ..........................................................................................................................8

SISTEM AS DE INFORM ACIN ........................................................................................................................9SEGUIM IENTO .........................................................................................................................................102 . 2 . RESULTAD OS POR D IRECCIONES ...........................................................................................................11


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I Part e

1.1. In t roduccin

El present e inform e, m uestra los resul tados de m adurez del sistem a de cont ro l intern o en que se ubica elM inister io de Trabajo y Segur idad Social , confor m e los resul tado s obten idos del proceso de aut oevaluacinde l sistem a de contro l in te rno ; e je rcicio que se rea liza en acatam iento a l ar t cu lo 17 de la Ley Genera l deCont rol Intern o N82 92 que seala:

En cuanto al seguim iento del sistem a de contro l int erno, sern

deber es del Jerarca y los tit ulares sub ord inado s, los siguient es:

b) Que la adm inistracin act iva real ice, por lo m enos una vez al ao, las

auto evaluaciones que conduzcan al perfeccionamient o del sistem a de

contr ol in ter no del cual es responsable

El M odelo de m adurez que se apl ico ofrece una visin global del s istem a de cont ro l int erno inst i tu cional ,permit iendo identi f icar e l estado de desarrol lo en que se encuentran cada uno de sus componentesfuncionales, a saber: ambiente de contro l , valoracin del r iesgo, act iv idades de contro l , s istemas deinformacin y seguimiento, los cuales interactan entre s para promover e l logro de los objet ivosinst i tucionales.

Por su condicin de jefes han part ic ipado en el proceso de autoevaluacin del s istem a de contro l interno2011, e l 99% de t i tu lares que int egran este M inister io, o sea 53 funcionar ios con rangos de directo res yjef es, lo que evid encia una par t ic ip ac i n sat isf ac t o r ia ; quedan do pend ie n t e n icam ent e del cu m p li m ie nt ode este pro ceso de m anera re i terada la Cont ralor a de Servicios.

Por consiguiente, los resul tados de este pr oceso de auto evaluacin se obt ienen del anl isis de datos qu eapor to cada dependencia m ediante la ap l icac in de la her ramienta denom inada M ode lo de m adurez de lsistem a de contro l in te rno ,

Com o pr inc ipa l resu l tado, destaca la ob tenc in de l grado de m adurez Inst i tuc iona l de l sistem a de contro lin te rno con un punta je de 52%, que de conformidad con la metodologa apl icada y parmetros decumpl imient o a cada a t r ibu to cor responde a una m adurez competente.

Este grado de m adurez inst i t ucional de com peten te, recalca los esfuerzos que se real izan en las Direccionesy Departam ent o, para que los procedim iento s se estand ar icen y documen ten; def ine que se ha instauradoprocesos que propician el establecimiento y operacin del s istema de contro l interno, funcionandoconfor m e a las necesidades de la Inst i t ucin y e l marco regulador.

El jerarca y los t i tu lares subordinados demuestran, en su gest in diar ia, su compromiso con el contro linter no. Esto incluye acciones concret as de apoyo al funcionam iento de dicho sistem a.

Cabe destacar, que de conform idad con la inter pret acin de resul tados obt enidos, e l grado de m adurezcompetente requiere de una atencin media, la cual se debe enfocar segn los resul tados obtenidos ala t r ibu to de la t ica , compon ente ambiente de contro l , que determ in un resu l tado de l 20% inc ip ien te , quemuestra que se han establecido y for ta lecido los factores formales de la t ica, a saber: declaracin devisin, misin y valores inst i t ucionales; pero, que requiere de la form al izacin de instrum entos como el


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cd igo de t ica u o t ros mecan ism os que se incorpore com o un contro l para asegurar compo r tam ientosticos, en la gestin institucional respecto a algunas actividades especfica sustantivas del quehacerInst i tucional .

De m anera que se hace necesar io, que facto res que inciden en la t ica se incorpor e en los sistem as de

gestin de mayor impacto inst i tucional y con mayor r iesgo de actos, que eventualmente podran provocarcor rupc in prom oviendo la mejora cont inua y e l opor tuno a juste y fo r ta lecimiento perm anente de l sistem ade contro l in te rno .

Por otra part e, el comp onent e de act iv idades de contr o l intern o, con un r esul tado d el 40% en su grado dem adurez novato , requ iere de una atenc in media , ya que no ha permi to e l avance a l g rado de madurezsiguiente, porque los requisi tos de las act iv idades de contro l incluyen la docum entacin y com unicacin,para lo cual se t iene como condicin previa que sean of ic ia l izadas mediante su aprobacin por lasauto r idades inst i tucionales, y en este m arco de act iv idad las direcciones se encuent ran en procesos deejecucin.

Por l t im o cabe destacar, que las pr ior idades inst i tu cionales plasm adas en la PEI-2010-2015 responden conm ucha at inen cia a l mejoram iento de los atr ibut os que caracter izan los com ponent es del sistem a de cont ro linter no. Confo rm e los resul tados obtenidos.


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I I Pa r t e

2.1. Result ados Insti t ucionales

Los resul tados en resum en que presentam os a continu acin, se obt ienen del anl is is de dato s que br in docada depen den cia del M inister io de Trabajo y Seguridad Social, los cuales que dan a disposicin en laDireccin General de Plani f icacin del Trabajo, Departamen to de Contro l Interno , para su deb ida consul ta.

El p roceso de aut oeva luacin ut i l i z la her ram ienta denominada M ode lo de M adurez del Sistem a de Contro lIn te rno, de te rm inando como nd ice genera l un pun ta je de 52% que co r responde a un grado de madu rezcompet ente ; conform e la m etodo log a ap l icada.

Es decir , e l jerarca y los t i tu lares subordinados demuestran, en su gest in diar ia, su compromiso con elcontro l interno; los funcionar ios de la inst i tucin t ienen clar idad sobre la importancia del contro l internopara la consecucin de los ob jet ivos inst i tu cionales.

El jerarca y los t i t u lares subo rdinados, han defin ido a nivel inst i t ucional y en cada unidad orgnica, lasregulaciones para el funcionamiento sistemtico del contro l interno, aspectos que intervienen en losresul tados obt enidos en este proceso.

Grfico N 1

0 10 20 30 40 5 0 60

Grado de Madurez

Ambient e de contro l

Valoracin del riesgo

Act iv idades de contro l

Sistemas de inform acin

Seguim ient o del SCI

52 %

50 %

6 0%

4 0%

55 %

55 %

COSTA RICA, M TSS: ndicie Inst it ucional de M adur ez delSistem a de Cont rol Intern o, por compo nente fu ncional, 2011

M adurez, Compet ente, 52%

Incipiente Competen te

El grf ico N1, es una i lustracin del resul tado de cada com ponen te del sistem a de cont ro l intern o, engenera l todos los com ponentes mu estran un nd ice de m adurez compet ente , que osci la en tre e l 50% y e l60%; destacando nicamen te com o novat o las act iv idades de cont ro l intern o con un ndice de 40%.

Fuente d e inform acin: Departam ent o de Cont rol Intern o, datos sum inistrados en el proceso de

autoevaluacin por cada dependencia inst i t uc ional , 2011


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Resultado que obedece pr incipalment e, que la preparacin, actu al izacin y d i fusin de la documen tacinrelat iva a las act iv idades de contro l , an no es una prct ica normal y debidamente regulada en lainst i tucin; t oda vez que la mayor a de depen dencias se encuent ran en pr oceso de la for m al izacin d e losmanuales.

Con mayor descr ipcin, seguidamente se presenta la descr ipcin de forma detal lada los resul tadosobt enidos en cada com ponen te qu e integra el s istem a de cont ro l inter no

Ambiente de contro l in terno

El ambiente de contro l interno, es el conjunto de elementos que al interre lacionarse, otorgan unaconciencia de cont ro l a la Inst i tu cin, inf luyend o de m anera profu nda en la p lani f icacin, la gest in y en losprocesos de m ejora inst i tucional con base en el m arco legal que le es apl icable.

El proceso de autoevaluacin d e amb iente de con tr o l , se subdivido en las pr incipales act iv idades que lointegran a saber: com prom iso, estructur a organizacional , administracin del personal y t ica, dando com o

resu l tado genera l a l component e un nd ice de l 50% que cor responde a un a m adurez de novato , es deci r sehan instaurado procesos que propician el establecimiento y operacin del s istema de contro l interno, seem pieza a general izar e l com prom iso, pero an no se manif iesta en to da la inst i tucin.

Grfico N .2

Fuent e de inform acin: Departam ent o de Cont rol Intern o, datos sum inistrado s en el proceso de aut oevaluacin

por cada depend encia inst i t uc ional , 2011


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El e lement o de la t ica que i lustra e l grf ico N 2, con una m adurez incip iente del 20%, det erm ina que la t ica es perc ib ida por los func ionar ios de la ins t i tuc in , como un compor t amiento cor recto , de acuerdo consus creencias y valores; los funcionar ios de la inst i tucin reconocen la importancia de algunos valoresinst i tucionales.

Sin em bargo, a pesar qu e el jerarca y los t i t u lares subor dinados han establecido algunas med idas form ales,ta les com o: declaracin d e visin, m isin, valores, sin em bargo, se requiere de la prom ulgacin de uncdigo de t ica u otro instrumento simi lar ; que se incorpore como un contro l para asegurarcom port amient os t icos, en la gest in inst i t ucional respecto a algunas act iv idades especf icas.

Valoracin de Riesgos

La autoevaluacin al componente valoracin de r iesgos, muestra un ndice de 60% con una madurez decompetente, toda vez que la metodologa del s istema especi f ico de valoracin de r iesgos se haestand ar izado y docum ent ado en tod as las depend encias que int egran la Inst i t ucin.

Grfico N o.3

6 0% 6 0 % 6 0% 6 0 %

M TSS: nd ice Inst i t u c iona l de M adur ez de l Com po nent eValoraci n d e Riesgos, 2011M adu rez Com pe t en t e , 60%

Fuente d e inform acin: Departam ento de Cont rol Intern o, datos sum inistrados en el proceso deautoevaluacin por cada dependencia inst i t uc ional , 2011

El grf ico N 3, i lustr a para cada atr ibut o que int egra el com ponen te de valoracin de r iesgos un ndice igualde m adurez com peten te, es decir , e l signi f icado del concepto d e r iesgo es uni for m e en to da la inst i tucin yampl iamente compart ido, se ha establecido metas especf icas sobre los r iesgos re levantes, se handeterminan los resul tados esperados de la valoracin del r iesgo en t iempo y espacio, los recursosnecesarios y sus respo nsables.


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La pol t ica, la estrat egia y la norm ativa de valoracin del r iesgo, as com o los parm etro s de aceptabi l idadde r iesgos, han sido aprob ados por e l jerarca y d ivulgados a to da la inst i tucin.

Se cuenta con una herramienta para la administracin de la informacin sobre r iesgos, cuyo alcance escongruent e con el marco or ient ado de valoracin del r iesgo.

Se do cum ent an los elemen to s mnim os sobre los r iesgos (prob abi l idad y consecuencia de m ater ia l izacinde los r iesgos, n ivel de r iesgos y medid as de adm inistr acin), y d icha docum entacin est disponible paralos funcionar ios de la inst i t ucin.

Actividad es de Cont rol

Las act iv idades de cont ro l , son las norm as y procedim iento s que consti tu yen las acciones necesar ias paraim plem entar las pol t icas Inst i t ucionales, la autoevaluacin a este com ponen te da como resul tado un ndicedel 40%, con una m adurez de novato.

Se desprende d e la autoevaluacin, que las act iv idades de contr o l se dir igen a algunos eventos que po dranafectar negativam ente el logro de los objet ivos inst i tucionales, fun dam ent alment e, a la adm inistr acin ycusto dia de los act ivos y a l m antenim iento de algunos registr os, lo que r equiere de m ayor int egracin a losprocesos inst i tu cionales.

Grfico N o.4

Caractersticas, 40%

Alcance, 20%

Form al idad, 40%

Apl icacin, 60%

M TSS: nd ice Ins t i tuc iona l de M adurez de l Com ponent eAct iv idad es de Contr ol , 2011

M adurez Nova to , 40%

M adurez: Nova toM adurez: Com peten te

Fuente d e inform acin: Departam ento de Cont rol Intern o, datos sum inistrados en el proceso de



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El Grfico N4, destaca las caractersticas, alcance y formalidad de las actividades de control, con ndice demadurez novato de 40%, 20% y 40% respectivamente; resul tado que obedece pr incipalmente a que lapreparacin, actual izacin y d i fusin de la do cument acin r e lat iva a las act iv idades de contro l , an n o esuna prct ica norm al y debidam ente regulada en la inst i t ucin; to da vez que la m ayora de dependencias seencuent ran en p roceso de la form al izacin d e los manuales.

Por otra parte, la apl icacin de act iv idades de contro l muestra un ndice de 60% de comp etent e, resul tadode la instauracin d e m ecanism os para asegurar la apl icacin de las act iv idades de contr o l ; los fun cionar iosresponsables de ejecutar las act iv idades de contro l estn atentos a su efect iv idad y comunican susrecom endaciones a los t i t u lares subor dinados correspon dientes.

Sist em as de Info rm acin

Este com ponente m uestra un resu l tado en e l nd ice de 55%, madurez compet ente , ya que e l d iseo y e ldesarrol lo de los sistemas de informacin en la Inst i tucin se fundamentan en una estrategia formaldebidam ent e armo nizada con los objet ivos inst i t ucionales.

Los sistem as de inform acin con tem plan la m ayor part e de las act iv idades inst i t ucionales, y en el desarrol lode algunos de el los se han incorporado componentes dig i ta les, tomando como referencia la necesidad deuna gesti n docum ental que perm ita sat isfacer los requer imient os de la inst i t ucin, com o part e de el los, e larchivo inst i tucional funciona de manera tcnica y profesional , en la mayora de las Direcciones quein tegran e l M in iste r io .

Grfico N o.5

Alcance, 40%

Calidad de In fo rm ac in,6 0 %

Calidad deComun icacin, 60%

C on t r o l , 60%

M TSS: nd ice Ins t i tuc iona l d e M adur ez de l Com pon enteSistem as de In fo rm ac in , 2011

M adu r ez Com pe t en t e , 55%

M a d u r e z: C o m p e t e n t e M a d u r e z: N o v a t o




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De conform idad con e l anl isis de los da tos, e l g rf ico N5 i lust ra los resu l tados obten idos en cada at r ibu t oevaluado, destacando con mayor m adurez el contro l de los sistem as de inform acin, la cal idad de lainformacin y comunicacin.

El Alcance de los sistemas de inform acin, con un ndice de 40% y una madurez de novat o, obedece a que

los sistemas de informacin requieren que se encuentren incorporados en todo el accionar inst i tucional ,tant o a nivel operat ivo com o estratgico, de maner a que generen inform acin re levante sobre la gest in yel ento rno inst i tucionales, as com o com unicar la a los usuar ios que la dem anden.

Seguimiento

La autoevaluacin de este com ponen te, considero la part ic ipacin de los fun cionar ios, la form al idad, e la lcance y la contr ibucin del seguimiento a los sistemas de contro l interno, obteniendo como resul tadogenera l , un nd ice de 55% que cor responde a una madurez competent e .

Se desprenden de los datos, que el jerarca y los t i t u lares subordinados han instaurado regulaciones

form ales sobre el seguimient o del s istem a de cont ro l inter no, requ ir iendo qu e ste se real ice vig ilando laeficacia de las actividades de control en las operaciones diarias y que se l leve a cabo una autoevaluacinanua l de l sistem a de contro l in t e rno con sus respect ivo p lan de act iv idades de m ejora .

Grfico N o.6

Participacin, 60%

Formal idad, 60%

Alcance, 40%

Cont r ibucc in a lame jo ra , 60%

M TSS: ndice Inst i t ucional de M adur ez del Com pon ent eSeguim iento al cont rol intern o, 2011

M dur ez Com petente, 55%

M adurez: Competen te M adurez: Novato




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El g rf ico N6 , i lust ra los resu l tados de l compon ente segu im iento de l sistem a de contro l in te rno , lasact iv idades de formal idad, part ic ipacin y contr ibucin del seguimiento a la mejora muestra un resul tadode ndice del 60% con una m adurez com pet ente.

Lo que determ ina que e l segu im iento de l sistem a de contro l in te rno , const i tuye una her ram ienta que

perm ite la valoracin y m ejora de dicho sistem a y de su cont r ibucin a la gest in inst i tu cional .

Por otra parte, e l grf ico i lustra e l atr ibut o del a lcance del seguimient o, con un 40%, ndice de m adurez denovat o; dado que los t i t u lares subordinados establecen que vigi lan las act iv idades bajo su contr o l con unavisin de cort o p lazo y en pro cura del cum pl imient o de las obl igaciones legales, que establece elorden amient o; siendo n ecesar io que se integren m ecanism os de seguimient o con valoraciones especf icasdel sistem a de contro l intern o, y se imp lemen tan las m ejoras necesar ias de m anera cot id iana.

2.2. Result ados po r Direcciones

Se presenta a contin uacin, un resum en de los dato s obt enidos en cada dependencia que part ic ip delproceso de autoevaluacin del s istema de contro l interno; este resumen se obtiene de la tabulacin yagrupacin de datos que a lo interno de cada direccin, presentaron los departam ento s y unidades que lointegran.

A m anera de ejem plo, se ci ta la Direccin N acional de Pensiones, cuyos resul tados int egran la part ic ipacinde 6 unidades administrat ivas; la Direccin de Asuntos Laborales con 5 unidades administrat ivas y 19consul tas a funcionar ios de of ic inas regionales que part ic iparon de este proceso; de igual form a la DireccinNacion al de Inspeccin con la int egracin de t od as sus Oficinas Regionales.

Por cons igu ien te , este m ode lo de madurez de l sistem a de contro l in te rno , permi t i conocer e l g rado deavance de ese sistem a desde un a ptica global , en don de se considero a la inst i t ucin com o un t odo, con elaport e de cada unidad orgnica que la conform an.


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Grfico N 7

0 10 2 0 3 0 40 5 0 60 7 0

Grado de Madurez Inst i tuc ional

PRONAM YPE

Salarios

Tribunal Administrat ivo Magister io Nacional

Direccin Nacional de Inspeccin

DESAF

Planificacin

Asuntos Jurdicos

Direccin Administrat iva

Direccin Nacional de Empleo

Direccin Nacional de Pensiones

Consejo de Salud Ocu pacional

Relaciones Laborales

52%

66%

66%64%

63%

59%

57%

54%

52%

44%

43%

40%

39%

Novato

Compe t en t e

Fuente d e Inform acin: Departam ento de Cont rol Interno datos sum inistrados por cada dependencia, 2011

Tal com o se ha venido sealando en l neas anter ior es, e l grf ico N 7 i lustra los datos obten idos por part e 12Direcciones y dependencias que int egran este M inister io, con resul tados uni fo rm es en sus respuestas deevaluacin.

Obten iendo, que de las 12 d i recc iones 8 adqu ieren un grado de m adurez competent e , que osc ila en tre e l52% y 66%. Dato s que expresan un sistem a de contro l int erno f uncionando conform e a las necesidades de laInst i tuc in y e l marco regu lador , pero que an, no a lcanza un proceso de m ejora cont inua para e l opor tunoajuste y fo r t a lecimient o perm anente de dicho sistem a, caracterst ica de un grado de madur ez super ior .

Por o t ra lado, este gr f ico i lust ra adems, los resu l tados de 5 dependencias con un grado de m adurezno vato , a saber Relacion es Labor ales, Con sejo de Salud Ocup acional, Direccin Nacional de Pensiones yDireccin Nacional de Empleo, con un ndice que o sci la entre e l 39% y 44%; estos resul tado s revelan que sehan instaurado procesos que propician el establecimiento y operacin del s istema de contro l interno, se

emp ieza a genera l izar e l comprom iso , pero este com prom iso an se mani f iesta pr incipa lm ente en laadm inistr acin super ior de estas Direcciones.

La tabulacin de los dato s, por cada una de la Direcciones y sus respectivos resul tado s por comp onent e delsistema de contro l interno, se encuentra en los registros del Departamento de Control Interno, los cualesquedan a disposicin de consul ta.

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