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2012

IN-DAI-01-2013

Informe Anual de Labores AUDITORÍA INTERNA

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Contenido

1. INTRODUCCIÓN.......................................................................................................................... 3

2. OBJETIVOS .................................................................................................................................. 3

3. ALCANCE ..................................................................................................................................... 3

4. RESULTADOS .............................................................................................................................. 4

4.1. CUMPLIMIENTO DEL PLAN ANUAL DE TRABAJO 2012 ............................................................... 4

4.1.1. SERVICIOS DE AUDITORÍA ............................................................................................................ 4

4.1.2. SERVICIOS PREVENTIVOS ............................................................................................................. 5

4.2. RESUMEN HALLAZGOS DE LOS SERVICIOS DE AUDITORÍA DE LOS INFORMES TRAMITADOS EN EL PERÍODO 2012 Y LOS RIESGOS DERIVADOS DE ÉSTOS ................................. 7

4.3. SEGUIMIENTO DE LAS RECOMENDACIONES EMITIDAS POR LA AUDITORÍA INTERNA, LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Y OTROS ENTES EXTERNOS..................................... 8

4.4. ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD DE LA AUDITORÍA INTERNA .......................................... 11

4.5. ADMINISTRACIÓN DE LA AUDITORÍA INTERNA .................................................................... 13

4.6. EVALUACIÓN DE LOS PROCESOS INSTITUCIONALES DE VALORACIÓN DEL RIESGO Y CONTROL ........................................................................................................................................... 14

4.7. CAPACITACIÓN RECIBIDA POR LAS PERSONAS FUNCIONARIAS DE LA AUDITORÍA INTERNA ............................................................................................................................................ 15

4.8. RESULTADOS DE LA EJECUCIÓN FÍSICA DEL PLAN OPERATIVO ANUAL PARA EL 2012 (POIA) ................................................................................................................................................ 16

4.9. EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA DE LA AUDITORÍA INTERNA ................................................. 16

4.10. PARTICIPACIÓN DE LA AUDITORÍA INTERNA EN LAS SESIONES DE LA JUNTA DIRECTIVA 17

5. CONCLUSIONES GENERALES ................................................................................................... 18

6. RECOMENDACIONES ................................................................................................................ 19

A LA JUNTA DIRECTIVA .................................................................................................................................................. 19

ANEXO #1 .......................................................................................................................................... 20

ANEXO #2 ...........................................................................................................................................27

ANEXO #3 .......................................................................................................................................... 29

ANEXO #4 ......................................................................................................................................... 35

ANEXO #5 .......................................................................................................................................... 48

ANEXO #6 ......................................................................................................................................... 94

ANEXO # 7 ........................................................................................................................................ 142

ANEXO #8 ........................................................................................................................................ 144

ANEXO #9 ........................................................................................................................................146

ANEXO #10 ....................................................................................................................................... 148

ANEXO #11 ........................................................................................................................................ 150

ANEXO #12 ....................................................................................................................................... 153

ANEXO #13 ....................................................................................................................................... 159

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1. INTRODUCCIÓN Este informe se elaboró con el propósito de informar sobre la gestión realizada por este órgano de control en el período 2012, con base en las actividades programadas en el Plan Anual de Trabajo de ese período, incluyendo el grado de cumplimiento de éste e indicación de las modificaciones, producto de la atención de estudios solicitados por la administración, la Contraloría General de la República, y/o denuncias de terceros, en cumplimiento del artículo #22 inciso g) de la Ley General de Control Interno (LGCI), #8292/2002, 2.6 de las “Normas para el ejercicio de la auditoría interna en el Sector Público (NEAISP)”, publicadas en La Gaceta #28 del 10 de febrero del 2010 y el artículo #45 del “Reglamento de organización y funcionamiento de la Auditoría Interna del INA (ROFAI)”, publicado en la Gaceta #70 del 8 de abril del 2011.

2. OBJETIVOS 1. Informar a la Junta Directiva del INA del cumplimiento de las competencias

establecidas en la “Ley General de Control Interno 8292/2002 artículo #22, la norma 2.6 de las NEAISP y el artículo #45 del ROFAI.

2. Informar sobre el cumplimiento del Plan Anual de Trabajo de la Auditoría Interna

del período 2012.

3. Detallar el estado de las recomendaciones y disposiciones emitidas por esta Auditoría Interna, la Contraloría General de la República, la Auditoría Externa y otros entes de control externo.

4. Informar de asuntos relevantes sobre la dirección, exposiciones al riesgo y

control, así como otros temas de importancia en la gestión administrativa de la Auditoría Interna, para el cumplimiento de sus funciones, en lo que respecta a la ejecución presupuestaria y capacitación brindada al personal.

3. ALCANCE En la elaboración de este informe, se analizó el cumplimiento del Plan Anual de Trabajo de la Auditoría Interna, la ejecución del Presupuesto y del “Plan de Capacitación para el período 2012”, así como el cumplimiento de la “Estrategia y política de fiscalización con base en riesgo emitida por la Dirección para el 2012” y la participación de la Auditoría Interna en las sesiones de la Junta Directiva como parte de las funciones de asesoría que competen a esta Unidad.

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4. RESULTADOS 4.1. CUMPLIMIENTO DEL PLAN ANUAL DE TRABAJO 2012 En cumplimiento del Plan Anual de Trabajo para el período 2012, se ejecutaron los estudios y servicios que se detallan seguidamente: 4.1.1. SERVICIOS DE AUDITORÍA Los Servicios de Auditoría fueron realizados por procesos de fiscalización previstos en la estructura vigente de la Auditoría, a saber: Proceso de Fiscalización de Recursos Financieros, Administrativos y de Apoyo, en adelante PFRFAA, Proceso de Fiscalización del Planeamiento y Ejecución de la Formación y Capacitación, en adelante PFPEFC y el Proceso de Fiscalización de Tecnologías de la Información y Comunicación, en adelante PFTIC. De acuerdo con la normativa y según el ejercicio de las funciones propias, los informes de la Auditoría Interna se refieren a temas relacionados con el cumplimiento, validez y suficiencia del SCI en la institución y otros que señalen posibles responsabilidades para funcionarios, exfuncionarios de la institución y terceros, tal como lo establece el artículo #35 de la LGCI. En cumplimiento de las normas 2.7 de las NEAISP, y 305 y 502.03 del Manual de normas Generales de Auditoría Interna1 en cada uno de los servicios de auditoría, se realiza una planificación puntual que considera la evaluación del riesgo asociado de la actividad por auditar, tomando como insumo la valoración del riesgo institucional definido en el “Sistema específico de valoración del riesgo institucional” (SEVRI), en caso que exista, complementado con la valoración de riesgos propia de la auditoría basada en su experiencia (considerando los riesgos inherente y de control para el diseño de los procedimientos aplicables en cada caso). En el período 2012, esta Auditoría Interna generó como servicios de auditoría cuarenta Informes de Control Interno y ocho Informes de Relaciones de Hechos. De los estudios programados en el Proceso de Fiscalización de Tecnologías de la Información y Comunicación (PFTIC), la Contraloría General de la República abarcó los temas en el alcance del estudio realizado en el INA (GTIC) durante el 2012, para lo cual solicitó la participación de personal de ese proceso, lo cual motivó la exclusión de tales estudios del citado plan por parte de esta Auditoría Interna.

1 R-CO-94-2006 del 17 de noviembre, 2006. Publicada en La Gaceta #236 del 8 de diciembre, 2006.

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Además, están en proceso de evaluación veintiún estudios que serán finalizados en el período 2013; tal como se muestra en el aparte “Servicios de Auditoría” del siguiente cuadro:

TIPO DE SERVICIO, INFORMES Y ESTADO #

INFORMES #

ESTUDIOS

SERVICIOS DE AUDITORÍA

ESTUDIOS DE CONTROL INTERNO FINALIZADOS

Iniciado en el 2010 y finalizado en el 2012 1

Iniciados en el 2011 y finalizados en el 2012 20

Programados y finalizados en el 2012 19

Programados en el 2012 y trabajados bajo la dirección y coordinación con la CGR

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ESTUDIOS DE CONTROL INTERNO EN PROCESO

Iniciados en el 2011 y en proceso 3

Iniciados en el 2012 y en proceso 18

RELACIONES DE HECHOS 8

SERVICIOS PREVENTIVOS

ADVERTENCIAS 7

AJUSTES AL PAT 2012

ESTUDIOS PROGRAMADOS Y NO EJECUTADOS

Estudios programados y ajustados 1

Estudios programados y no ejecutados 12

Estudio trasladado a otro proceso 1

ESTUDIOS INTERNOS DE LA AUDITORÍA INTERNA

Informes internos 10

Estudios ejecutados y comunicados con oficio 4

Estudios en proceso 4

Estudios programados y no ejecutados pero reprogramados para el 2013 1

TOTALES 65 46

El detalle de los estudios ejecutados y los informes tramitados se observa en el reporte “Cumplimiento de estudios, informes y asuntos administrativos programados en el Plan Anual de Trabajo 2012” (Anexo #1). 4.1.2. SERVICIOS PREVENTIVOS De conformidad con las disposiciones contenidas en el artículo #22 inciso d) de la Ley General de Control Interno de repetida cita, una de las competencias de la Auditoría Interna es brindar asesoría al Jerarca del cual depende, a solicitud de parte, y advertir a los órganos pasivos que fiscaliza sobre las posibles consecuencias de determinadas conductas o decisiones, cuando sean de su conocimiento.

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Durante el período 2012 se emitieron, de acuerdo con el resumen del cuadro precedente siete advertencias en diversos temas del accionar institucional conocidos por esta Auditoría Interna, alertando a los titulares subordinados responsables, de las posibles consecuencias de determinadas conductas o decisiones. En el siguiente cuadro se expone un detalle de los temas y de las dependencias con las cuales se relacionaron las advertencias emitidas por esta unidad:

NÚMERO DE LA

ADVERTENCIA

NÚMERO DE OFICIO DE TRÁMITE

TEMA

ÁMBITO INSTITUCIONAL

RELACIONADO Y/O DESTINATARIO

01-2012 AI-00338-2012 ESTADO ACTUAL DE DESARROLLO DEL PROYECTO

DE SISTEMA DE INFORMACIÓN DE AYUDAS

ECONÓMICAS (SIAE). LICITACIÓN ABREVIADA

#2012-LA000001-01

Gerencia General

02-2012 AI-00462-2012 Funciones desempeñadas vs las asignadas para el puesto

Presidencia Ejecutiva

03-2012 AI-01158-2012 Uso de vales de caja chica para la compra de aparatos o líneas celulares y aplicación del artículo #130 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa #7494


04-2012 AI-01160-2012 “Sistema de marca de asistencia” y registro

Unidad de Recursos Humanos

05-2012 AI-01171-2012 Sobre las consecuencias de la reestructuración de la Unidad de Arquitectura e Ingeniería


06-2012 AI-01190-2012 Actualización en los sistemas SIREMA y SIBI por toma física de inventarios

Gestión de Normalización y

Servicios de Apoyo

07-2012 AI-00597-2012 Oficio URCH-DR-0514-2012 Unidad Regional Chorotega

a) Asesorías La función asesora en materia de competencia de esta unidad se ha ejercido con la participación en las sesiones de Junta Directiva y la atención a otros niveles de la organización que lo hayan solicitado, con el fin de contribuir al fortalecimiento del Sistema de Control Interno institucional.

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b) Autorización de libros En el artículo 22, inciso e) de la Ley General de Control Interno #8292, se establece como una de las competencias de las Auditorías Internas: “…Autorizar, mediante razón de

apertura, los libros de contabilidad y de actas que deban llevar los órganos sujetos a su competencia institucional y otros libros que, a criterio del auditor interno, sean necesarios para el fortalecimiento del

sistema de control interno….”, actividad que la norma 1.1.4 de las NEAISP incluye como un servicio preventivo. En el año 2012 se autorizaron sesenta y siete libros para apertura y cierre de éstos. Los tipos de libros revisados en este período para cumplir con el proceso de legalización fueron los siguientes: Actas de la Comisión de Bienes Regionales Actas de la Comisión Central de Adquisiciones Actas de adjudicación de contrataciones directas Resoluciones de ayudas económicas Bancos Actas de Junta Directiva Actas de la Comisión Local Regional de Adquisiciones Actas de Comisión de Licitaciones Actas apertura de licitaciones Actas de venta de productos Actas del Comité Regional de Ayudas Económicas El detalle de la autorización y cierre de los libros que realizó esta Auditoría Interna se, especifica en el Anexo #3. 4.2. RESUMEN HALLAZGOS DE LOS SERVICIOS DE AUDITORÍA DE LOS INFORMES

TRAMITADOS EN EL PERÍODO 2012 Y LOS RIESGOS DERIVADOS DE ÉSTOS

El artículo 22 inciso b) de la LGCI establece como competencia de la Auditoría Interna, la verificación del cumplimiento, la validez y la suficiencia del SCI de la institución, informando de los resultados y emitiendo recomendaciones que propongan medidas correctivas pertinentes que agreguen valor a la Administración Activa en el logro de los objetivos y metas institucionales, proporcionando con ello, una garantía razonable de que ésta ejecute las acciones conforme al marco legal y técnico y a las sanas prácticas. En el “Resumen hallazgos por informe tramitado período 2012” (ANEXO #4) se enlista el tema y un resumen de los principales hallazgos de cada uno de los informes tramitados en el período 2012, resultantes de los servicios de auditoría realizados por esta Unidad en ese período.

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Los temas de los hallazgos incluidos en el Anexo #4 en referencia, fueron analizados en algunos de los informes de la Auditoría Interna, desde la perspectiva de que, con esta base, la Administración pueda valorar objetivamente, qué situaciones de las encontradas por esta Unidad implican una necesidad de modificación para la gestión que la Administración ha realizado sobre la valoración y evaluación de los riesgos por medio del Sistema Específico de Valoración del Riesgo Institucional (SEVRI), en cumplimiento de las normas 3.1 y 3.2 de las “Normas de control interno para el Sector Público”. No obstante lo expuesto, no debe perderse de vista que esto dependerá en gran medida del nivel de madurez que tenga el sistema de control interno SCI y la valoración del riesgo en el ámbito institucional, de manera que a nivel INA se lleguen a manejar los riesgos en un nivel operativo. Mientras eso no suceda, los datos que puede mostrar la Auditoría Interna serán detalles o resúmenes de los resultados, sin que se realice un análisis o se brinde algún criterio particular sobre el tema. Al respecto, se considera necesario crear a lo interno en la Auditoría Interna, y estamos trabajando para que así sea, una metodología que permita asociar los resultados obtenidos en los informes, con la valoración de riesgos institucional, de manera que sea más sencillo el análisis. 4.3. SEGUIMIENTO DE LAS RECOMENDACIONES EMITIDAS POR LA AUDITORÍA

INTERNA, LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Y OTROS ENTES

EXTERNOS

En atención al artículo 22, inciso g) de la LGCI, la norma 2.1 de las NEAISP y el párrafo 01 de la norma 206 del Manual de Normas Generales de Auditoría para el Sector Público (MNGASP), esta unidad ha establecido e implementado un seguimiento documental automatizado de las recomendaciones derivadas de los servicios de auditoría realizados por esta unidad, con el fin de verificar oportunamente el estado de las recomendaciones que la Administración Activa haya implementado en forma eficaz y dentro de los plazos acordados. Además, en cumplimiento del párrafo 03 de la norma 206 citada, las directrices 6.2 y 6.4 de las “Directrices que deben observar las auditorías internas para la verificación del cumplimiento de las disposiciones emitidas por la Contraloría General de la República”, este órgano de control da seguimiento documental y, eventualmente, de campo, con ayuda de la misma herramienta automatizada, a las disposiciones y recomendaciones giradas por la Contraloría General de la República y la Auditoría Externa, respectivamente.

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A continuación se detallan los reportes de estadísticas generados con la información de interés en relación con el seguimiento de las recomendaciones, con indicación del número de anexo respectivo adicionado a este informe para facilitar la localización de éstos.

1. ESTADO DE LAS RECOMENDACIONES EMITIDAS POR LA AUDITORÍA INTERNA, SEGÚN EL ÚLTIMO

SEGUIMIENTO EFECTUADO, CON CORTE AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2012, INCLUYENDO INFORMES

DE CONTROL INTERNO, DISPOSICIONES DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Y

RECOMENDACIONES DE LA AUDITORÍA EXTERNA DEL INA (ANEXO #5)

En este reporte, se detallan todas las recomendaciones en estado “pendiente” o “proceso” al 31 de diciembre del 2012, incluyendo las recomendaciones de otros entes externos y las disposiciones de la Contraloría General de la República, éstas últimas en cumplimiento de la directriz #7 de las “Directrices que deben observar las auditorías internas para la verificación del cumplimiento de las disposiciones emitidas por la Contraloría General de la República”, con indicación del número de informe, del tema de interés, la descripción de la recomendación, el estado, la fecha de cumplimiento, la unidad responsable, la última fecha de seguimiento, el nombre del auditor responsable y observaciones. La porción que se refiere a las recomendaciones pendientes (coloreada en rojo, en el gráfico que corresponde) evidencia que aproximadamente un 37% de las recomendaciones emitidas durante el año objeto de este informe de labores, se encuentra en ese estado, lo cual es lógico, si se valora que, para su cumplimiento se pacta un plazo para su ejecución que normalmente no excede un año, de conformidad con las directrices emitidas por el ente contralor, pero sí es de meses, porque se requiere dar un tiempo prudencial para la actuación de la Administración Activa.

2. DETALLE DE LAS RECOMENDACIONES Y DISPOSICIONES EMITIDAS DURANTE EL 2012 CON

INDICACIÓN DE SU ESTADO DE CUMPLIMIENTO (ANEXO #6)

En este reporte se detallan las 310 recomendaciones, las 23 recomendaciones y 14 disposiciones giradas por la Auditoría Interna, el Despacho Lara Eduarte, S.C. y la Contraloría General de la República, respectivamente, durante el período 2012. En éste se indica el número de informe, el número de recomendaciones por cada informe, el detalle de las recomendaciones, la unidad responsable, la fecha de cumplimiento y el estado de cada recomendación al 31 de diciembre del 2012.

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3. ESTADÍSTICAS DE LOS ESTADOS DE LAS RECOMENDACIONES EMITIDAS EN INFORMES DE CONTROL

INTERNO DEL AÑO 2008 AL 2012 (ANEXO #7)

Las estadísticas muestran que en los períodos 2008 y 2009 fueron cumplidas las recomendaciones, con excepción de 25 que fueron retomadas en otros estudios programados por esta Auditoría Interna. En el período 2010 se cumplió con 302 recomendaciones de un total de 307 lo que representa un 98%, 1 recomendación está pendiente, 2 en proceso y 2 se reconsideraron en otros estudios. En el 2011 de un total de 345 recomendaciones, 305 fueron cumplidas, 3 conservan el estado de pendiente y 37 en están en proceso de cumplimiento. En el período 2012, la Auditoría Interna giró 310 recomendaciones, de las cuales 115 (37%) fueron cumplidas, 114 (37%) se encuentran pendientes de cumplimiento, 79 (25%) en proceso de cumplimiento y 2 (1%) fueron retomadas en otros estudios. Las recomendaciones que se encuentran pendientes y en proceso de cumplimiento, tienen fechas de cumplimiento posteriores al cierre de este período 2012, debido a los plazos acordados con los titulares subordinados responsables de la ejecución de éstas y las solicitudes oportunas de prórrogas gestionadas por estos titulares.

4. ESTADÍSTICAS DE LOS ESTADOS DE LAS RECOMENDACIONES EMITIDAS EN RELACIONES DE

HECHOS DEL AÑO 2008 AL 2012 (ANEXO #8)

Las estadísticas de las recomendaciones emitidas por concepto de Relación de Hechos por el período 2008 al 2012, muestran que solamente de las 9 recomendaciones giradas en los períodos 2011 y 2012, 1 fue cumplida y 8 se encuentran en proceso de cumplimiento. Las recomendaciones de los períodos 2008 al 2010 han sido cumplidas y 1 recomendación del período 2008 fue retomada en otro estudio.

5. ESTADÍSTICAS DE LOS ESTADOS DE LAS DISPOSICIONES GIRADAS POR LA CONTRALORÍA GENERAL

DE LA REPÚBLICA DEL AÑO 2008 AL 2012 (ANEXO #9)

En los períodos 2009 y 2010 las disposiciones fueron cumplidas en su totalidad por la Administración Activa. De un total de 59 disposiciones giradas por el ente contralor en los períodos 2011 y 2012, por medio de los informes Nos. DFOE-EC-IF-6-2011, DFOE-EC-IF-07-2011, DFOE-EC-IF-17-2011 y DFOE-EC-IF-8-2012, 47 (80%) fueron cumplidas y 12 (20%) se encuentran en proceso de cumplimiento.

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En cuanto a las 14 disposiciones emitidas por la Contraloría General de la República son el resultado del “Informe de auditoría de carácter especial sobre el plan de continuidad de los sistemas de información que soportan las actividades sustantivas del INA” DFOE-EC-IF-08-2012 del 3 de agosto del 2012, de las cuales la Administración Activa ha cumplido 8 y 6 se encuentran en proceso de cumplimiento.

6. ESTADÍSTICAS DE LAS RECOMENDACIONES GIRADAS POR OTROS ENTES EXTERNOS DEL AÑO 2008

AL 2012 (ANEXO #10)

Del total de recomendaciones giradas por entes externos antes del 2012 se encuentran en proceso de cumplimiento ocho y cinco recomendaciones del período 2010 fueron retomadas en otros estudios. De las 23 recomendaciones del período 2012 que fueron resultado de la Auditoría Externa de los Estados Financieros al 31 de diciembre del 2010, realizada por el Despacho Lara Eduarte, S.C., 15 han sido atendidas, tres están pendientes y cinco se encuentran en proceso de cumplimiento. 4.4. ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD DE LA AUDITORÍA INTERNA

En función del cumplimiento de la norma 1.3 de las NEAISP, esta Auditoría Interna ejecutó algunos proyectos que brindan mejora continua en el ejercicio de la actividad, los cuales se enumeran a continuación:

1. PLANES DE MEJORA DE LA AUDITORÍA INTERNA DERIVADOS DE LA EVALUACIÓN

EXTERNA DE LA CALIDAD EFECTUADA POR LA FIRMA DELOITTE & TOUCHE

Se remitió con oficio AI-00262-2012 del 09 de marzo del 2012 a la Junta Directiva y fue conocido en Sesión Ordinaria #4526 del 23 de abril del 2012. En relación con los planes de mejora, se exponen a continuación algunas acciones ejecutadas en el año 2012:

Las percepciones de jefaturas de unidad y personas funcionarias de la Auditoría

Interna:

a) Las personas encargadas de los procesos monitorean las percepciones de los auditados.

b) El 16 de marzo del 2012 se realizó una reunión con las personas funcionarias de

la unidad en la cual se analizó y valoró las inquietudes evidenciadas en los resultados de la encuesta que completaron.

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Las mejores prácticas:

a) En el Plan Anual de Capacitación del 2012 se incorporó la organización y ejecución de un programa para optar por la “Certificación de Auditor Interno” (CIA) y con ello mejorar la brecha con las mejores prácticas en relación con profesionales certificados.

En atención a esta mejora, esta Auditoría Interna contrató por medio de la contratación directa 2012CD-000406-01 a la empresa ABBQ Consultores, S.A. para que brindara los servicios de capacitación para actualizar a las personas funcionarias de la unidad en temas de actualización y atinentes, con el fin de mejorar y estandarizar sus conocimientos, aptitudes y otras competencias en el desempeño de sus funciones y motivar para la obtención de la Certificación de Auditor Interno (CIA).

En este programa estamos participando todas las personas funcionarias de la unidad y éste consta de 4 Módulos. El programa inició el 20 de noviembre del 2012 con el Módulo I: El Rol de la Actividad de Auditoría Interna en Gobierno, Riesgo y Control.

Los tres módulos adicionales serán impartidos en el año 2013.

b) Las personas funcionarias del Proceso de Fiscalización de Tecnologías de la

Información y Comunicación (PFTIC) por iniciativa propia hicieron el examen para optar por la “Certificación de auditores de Sistemas de Información (CISA).

c) Se realizó un análisis de las capacitaciones recibidas por las personas

funcionarias de la Auditoría Interna activas en el período 2009 a julio del 2012, con el objetivo de identificar la capacitación individual recibida, específicamente en temas de fraude, riesgos, controles de tecnologías de información, uso de técnicas asistidas por computador y cursos de temas relacionados con la naturaleza de la institución, constituyéndose con ello una fuente primaria de información para la determinación de las brechas por persona funcionaria para programar y asignar los recursos de capacitación en forma más eficiente.

d) El Código de Ética fue conocido por la Junta Directiva en la Sesión Ordinaria

#4533 del 4 de junio del 2012.

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e) Se revisaron y actualizaron los siguientes instructivos: Prestación de Servicios de Auditoría

I-AI-19 Atención de denuncias I-AI-28 Denuncia Penal I-AI-31 Auditoría de carácter especial I-AI-34 Elaboración y emisión del Informe de Relación de Hechos

Dirección

I-AI-15 Plan Anual de Capacitación I-AI-23 Plan Anual de Trabajo de la Dirección.

El cumplimiento de normas para el ejercicio de la auditoría interna en el Sector

Público:

a) Se actualizó la “Estrategia y política de fiscalización con base en riesgo para el año 2013”.

b) Se incorporó como directriz en la “Estrategia y política de fiscalización con

base en riesgo para el año 2013” que el Universo de Auditoría se revise y actualice cada año para la elaboración del PAT2 y cada 3 años en la preparación del PEF3.

2. AUTOEVALUACIÓN DE CALIDAD DE ACTIVIDAD DE LA AUDITORÍA INTERNA-2011

Esta evaluación se realizó conforme con lo establecido en la norma 1.3.1 de las NEAISP, la norma 210 incisos 01 y 02 del MNGASP y en lo que corresponde con las “Directrices para la autoevaluación anual y la evaluación externa de calidad de las Auditorías Internas del Sector Público” (D-2-2008-CO-DFOE), revisando la calidad de los servicios prestados en ese período.

4.5. ADMINISTRACIÓN DE LA AUDITORÍA INTERNA

A continuación se informa sobre los proyectos ejecutados en un 100% en este período por la Unidad para planificar, organizar y darle seguimiento a las actividades administrativas que se requieren, establecidos en las normas 2.1, 2.2, 2.3, 2.4, 2.5 y 2.6 de las NEASP (ANEXO #1)

2 Plan Anual de Trabajo 3 Plan Estratégico de Fiscalización.

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1. Informe Anual de Labores de la Auditoría Interna por el período 2011. 2. “Estrategia y Política de Fiscalización con base en Riesgos para el 2013”. 3. Plan de Fiscalización para el 2013-PFRFAA. 4. Plan de Fiscalización -2013-PFPEFC. 5. Plan de Fiscalización -2013-PFTIC. 6. Plan Anual de Trabajo del año 2013-PFPEFC. 7. Plan Anual de Trabajo de la Auditoría Interna para el año 2013. 8. Elaboración del POIA 2013 y Formulación del Presupuesto 2013. 9. Plan Anual de Trabajo para el año 2013 del PFRFAA. 10. Inventario de activos asignados a la Auditoría Interna. 11. Plan Anual de Trabajo para el año 2013-PFTIC. 12. Inventario y control de activos asignados a la Auditoría Interna. 13. Actualización de instructivos y procedimientos.

Asimismo se iniciaron los siguientes proyectos, los cuales están en proceso y se reprogramaron para terminarlos en el período 2013. 1. Autoevaluación de control interno.

2. Revisión del SAP-Ejecución del Plan de Aseguramiento de la Calidad.

3. Continuación del proceso de planificación estratégica correspondiente al período

2013-2016.

4. Ejecución del ejercicio de valoración de riesgos en distintos escenarios.

Además, se ha continuado con la prioridad de sistematizar la información generada y administrada por la Auditoría Interna, producto de la gestión administrativa y de los servicios brindados, facilitando con ello el acceso a la misma. 4.6. EVALUACIÓN DE LOS PROCESOS INSTITUCIONALES DE VALORACIÓN DEL RIESGO

Y CONTROL Las normas 2.3, 2.3.1 y 2.3.2 de las NEASP, establecen que la Auditoría Interna debe evaluar la efectividad de los procesos institucionales de valoración del riesgo y control, promoviendo ante la Administración Activa las mejoras necesarias en función con el bloque de legalidad y la consecución de los objetivos establecidos por la institución. Los procesos de control se evaluaron en los estudios realizados por esta unidad en el período, y la evaluación de la efectividad de los procesos institucionales de valoración del riesgo se está programando para ser evaluado en el período 2013, inclusive considerando un hallazgo, de ser posible en cada uno de los informes de control interno que se elaboraron, de manera que pudiera retroalimentarse a la Administración respecto de los riesgos relacionados con el control instaurado y evaluado por la Auditoría en cada caso.

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4.7. CAPACITACIÓN RECIBIDA POR LAS PERSONAS FUNCIONARIAS DE LA AUDITORÍA

INTERNA De acuerdo con la programación de capacitación en el Plan de Capacitación para el período 2012, el personal de la Auditoría Interna participó en 38 actividades de capacitación, con el objetivo de mejorar los conocimientos, las aptitudes y otras competencias necesarias para el cumplimiento eficaz de sus funciones y que se desarrollen profesionalmente en el campo de la Auditoría Interna. En el “Reporte de capacitación recibida por las personas funcionarias de la Auditoría Interna período 2012” ANEXO #11, se enlistan las actividades, cursos y congresos en los cuales hubo participación del personal, así como el nombre de los participantes, el costo y el origen (si lo hubo) de los fondos con los cuales se cubrió ese costo. Asimismo, en este período 2012 se llevó a cabo un estudio mediante el cual se revisó la capacitación recibida por las personas funcionarias de esta Auditoría Interna en los últimos tres años, para determinar, en parte, las brechas individuales y con base en los resultados, programar la capacitación individual para el período 2013 y siguientes, considerando en principio la temática básica indefectible, con especial interés en temas de fraude, riesgos, controles de tecnologías de información, uso de técnicas asistidas por computador y cursos de temas relacionados con la naturaleza de la institución. A continuación se enlista algunos de los resultados obtenidos del estudio citado:

Las personas funcionarias de esta unidad han recibido capacitación constante para actualizar sus conocimientos, aptitudes y otras competencias, así como para lograr entender mejor algunas de las actividades institucionales.

La capacitación recibida por las personas funcionarias enriquecen los conocimientos para mejorar la calidad de los servicios de la auditoría interna.

Toda capacitación recibida por las personas funcionarias de esta unidad se registran en el “Sistema de control de capacitaciones del SIA”.

Las personas encargadas de los Procesos de Fiscalización son responsables de darle seguimiento a la adopción de conocimientos adquiridos por los integrantes de esos procesos y que se pongan éstos en práctica.

Se organizan reuniones, en las cuales los participantes en las diferentes capacitaciones retroalimentan al resto del personal de los conocimientos adquiridos.

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La inversión en capacitación que ha ejecutado la unidad de Auditoría Interna durante el período analizado ha sido asignada en forma equitativa y de acuerdo con los requerimientos para el desarrollo profesional de cada auditor y de las personas destacadas en la Dirección.

La Auditoría Interna se ha preocupado porque las personas funcionarias se desarrollen profesionalmente, con conocimientos, aptitudes y otras competencias necesarias para cumplir con sus responsabilidades individuales, promoviendo y motivando la capacitación constante en temas de interés que contribuyan a brindar los servicios de auditoría con pericia y el debido cuidado profesional.

4.8. RESULTADOS DE LA EJECUCIÓN FÍSICA DEL PLAN OPERATIVO ANUAL PARA EL 2012 (POIA)

La Auditoría Interna al igual que las otras unidades del INA formuló su Plan Operativo que forma parte del Plan Operativo Institucional Anual (POIA), estableciendo el objetivo y una meta, con indicadores y las fórmulas de cálculo para medir el desempeño de esta unidad en el período. Se remitió el “Cuestionario para evaluar el Plan Operativo Institucional Anual 2012” a la Unidad de Planificación y Evaluación (UPE), que informa de los resultados alcanzados por esta unidad en el período 2012. En el reporte “Ejecución Física del Plan Operativo Anual Institucional” (ANEXO #12) se adjunta la copia del cuestionario antedicho. 4.9. EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA DE LA AUDITORÍA INTERNA La Auditoría Interna formula el presupuesto, el cual es incluido en el Presupuesto Ordinario Institucional, aprobado por la Junta Directiva. La ejecución presupuestaria por subpartida puede observarse en el Reporte “Informe de la ejecución presupuestaria al 31 de diciembre del 2012 (ANEXO #13)

Al 31 de diciembre del 2012 se ejecutó un 34% del monto total presupuestado sin incluir la partida de Remuneraciones, la cual es presupuestada por la Unidad de Recursos Humanos. Las principales razones por las cuales no se ejecutaron algunos rubros de las subpartidas del presupuesto se detallan a continuación:

17

Detalle Justificación Servicios Jurídicos

Esta subpartida consiste en una previsión para el apoyo jurídico de estudios especiales, que, de no requerirse, es susceptible de no ejecución, dado que la previsión se realiza a solicitud de la Contraloría General de la República y no necesariamente existe una obligación de ejecutarla en un 100% sólo por ejecutarla, debe existir la necesidad justificada, que en caso de no requerirse, quedará como remanente.

Viáticos dentro del país

Se realizaron menos giras de las programadas por cada uno de los procesos de esta Auditoría Interna y las que se ejecutaron fueron por poco tiempo, dado que las personas auditoras solicitaron los documentos requeridos en los estudios para analizarlos en la oficina de esta unidad.

Actividades de capacitación

En esta subpartida se presupuestó el programa de actualización profesional contratado en el mes de noviembre del 2012, por lo que solamente se realizó y ejecutó el pago del primer Módulo: El Rol de la actividad de Auditoría Interna en Gobierno, Riesgo y Control. Los tres módulos restantes del programa serán cubiertos con el presupuesto de la subpartida ACTIVIDADES DE CAPACITACIÓN para el período 2013.

Útiles, materiales

oficina y cómputo

Las transacciones de esta subpartida se ejecutaron de acuerdo con el consumo (solicitudes) efectuadas dentro del contrato de abastecimiento según demanda con que se cuenta en el ámbito institucional, cuyas facturas no fueron canceladas con presupuesto del 2012, sino que serán canceladas con presupuesto del 2013. El manejo de las compras de útiles y materiales de oficina según demanda, es responsabilidad de la Proveeduría institucional, los pedidos y trámites de la Auditoría se han realizado correctamente en tiempo y forma.

Equipo y mobiliario de

oficina

No fue posible concluir los procesos de contratación del equipo programado. Esto también es responsabilidad de la Proveeduría Institucional, pues los documentos fueron tramitados oportunamente en tiempo y forma.

Equipo y programas de

cómputo

No fue posible concluir los procesos de contratación del equipo de cómputo programado. La situación institucional es que estas contrataciones se encuentran en procesos de apelación al cierre del período, razón por la que no pudieron ser canceladas las obligaciones en el período del trámite.

Bienes intangibles

La adjudicación de las licencias de software presupuestadas se realizó a finales del 2012, limitando el pago de éstas con presupuesto de ese período. Por tanto, éstas serán pagadas con presupuesto en esa subpartida del período 2013. La ruta crítica de los procesos licitatorios es un control que ejerce la proveeduría institucional y los trámites de la Auditoría fueron realizados oportunamente en tiempo y forma.

4.10. PARTICIPACIÓN DE LA AUDITORÍA INTERNA EN LAS SESIONES DE LA JUNTA

DIRECTIVA

En atención al artículo 46 del ROFAI, la persona Auditora Interna o Subauditora Interna en ausencia de ésta, participan en las sesiones de la Junta Directiva de la institución para asesorar en materia de su competencia de conformidad con la doctrina establecida en el inciso d) de la LGCI y la norma 1.1.4 de las NEAISP a ese órgano colegiado, aportando elementos de juicio adicionales que coadyuven en la toma de decisiones de éste. En el período 2012 la Auditoría Interna asistió a 41 sesiones de las 47 realizadas, representando un 87% de participación para ejercer el servicio de asesoría en materia de su competencia, con objetividad e independencia (ANEXO #2).

18

5. CONCLUSIONES GENERALES La Auditoría Interna está promoviendo la gestión efectiva y con una orientación de mejoramiento continuo en el cumplimiento de las competencias establecidas en el artículo 22 de la Ley General de Control Interno, así como de la normativa técnica y jurídica que regula su acción y la institucional, con el fin de validar y mejorar las actividades de la Administración Activa para el logro de los objetivos estratégicos y operativos institucionales, y proporcionar a la ciudadanía una garantía razonable de la actuación de ésta dentro del marco legal y técnico, así como de las prácticas sanas, fundamentado en las siguientes acciones: 1. Brindando los servicios de auditoría y preventivos con un enfoque sistémico y

profesional, para evaluar y mejorar la efectividad de la administración del riesgo y el cumplimiento, la validez y la suficiencia del sistema de control interno SCI institucional, recomendando acciones correctivas que coadyuve con la Administración Activa para el mantenimiento de controles efectivos y su mejora continua.

2. Atendiendo solicitudes de estudios y denuncias que fueron recibidos, con la

celeridad que cada caso ameritó, comunicando resultados acorde con las disposiciones legales aplicables. Asesorando en materia de su competencia a la Junta Directiva y advirtiendo a los titulares subordinados fiscalizados, sobre las posibles consecuencias de conductas o decisiones sobre las cuales esta unidad ha tenido conocimiento.

3. Fiscalizando la efectividad del manejo, autorización y control de los libros o

registros relevantes que la Administración Activa lleva para fortalecer el SCI, que a criterio de la Auditora Interna son necesarios para el fortalecimiento de éste.

4. Monitoreando mensualmente el control sistematizado de seguimiento del

cumplimiento de las recomendaciones emitidas en los informes de auditoría, para asegurar que las acciones establecidas por los titulares subordinados responsables hayan sido implementadas eficazmente y dentro de los plazos definidos por éstos.

5. Dándole seguimiento a las recomendaciones y disposiciones conocidas por esta

unidad, resultantes de estudios realizados por la Auditoría Externa y la Contraloría General de la República.

6. Asegurando calidad continua en el ejercicio de esta unidad con el seguimiento de

los “Planes de mejora de la Auditoría Interna en relación con la Evaluación Externa de la Calidad efectuada por la firma Deloitte & Touche” y la realización de la “Autoevaluación de calidad de la Auditoría Interna-2011”.

19

7. Aplicando y evaluando los proyectos administrativos citados en el punto 4.5 de

este informe, que contribuyen con la planificación, organización y seguimiento de la gestión administrativa de la unidad para cumplir con sus competencias.

8. Invirtiendo en capacitación continua de las personas funcionarias de la unidad,

con el fin de que se actualicen profesionalmente, mejoren las habilidades y aptitudes y ejecuten con pericia y el debido cuidado profesional sus responsabilidades.

9. Planificando y gestionando oportunamente los recursos humanos, técnicos y de

equipo necesarios para la ejecución de las labores de las personas funcionarias de esta unidad.

10. Participando en las sesiones de Junta Directiva como órgano de control en

materia de su competencia.

6. RECOMENDACIONES A LA JUNTA DIRECTIVA 1. Dar por conocido el Informe Anual de Labores de la Auditoría Interna para el año

2012, y solicitar a la Administración que continúe brindando apoyo a la atención de las recomendaciones emitidas, durante los plazos establecidos.

20

ANEXO #1

REPORTE

CUMPLIMIENTO DE ESTUDIOS, INFORMES Y ASUNTOS

ADMINISTRATIVOS PROGRAMADOS EN EL PLAN ANUAL DE TRABAJO 2012

21

ANEXO #1 CUMPLIMIENTO DE ESTUDIOS, INFORMES Y ASUNTOS ADMINISTRATIVOS PROGRAMADOS EN EL

PLAN ANUAL DE TRABAJO 2012

Proceso de Fiscalización

Cantidad Estudios No

Informe/oficio Ajuste al PAT 2012

Documento que

respalda

% de ejecución al 31/12/2012

Nivel de

Riesgo

Estudio iniciado en el 2010 y finalizado en el 2012

PFRFAA 1 Compra de teléfonos celulares 17-2012 100% A

Estudios iniciados en el 2011 y finalizados en el 2012

PFRFAA 1 Administración de salarios 02-2012 100% A

2 Control de Bienes, I-URCO 03-2012 100% A

3 Contratación administrativa, SC 14-2012 100% A

4 Ingresos: Venta de bienes y productos 16-2012 100% A

5 Entrega de inventarios y ajustes por diferencias

27-2012 100% A

PFPEFC 6 Ejecución presupuestaria y vinculación de metas

04-2012 100% A

7 Ejecución y administración de los SCFP en UR Chorotega

05-2012 100% A

8 Prestación de los Servicios en CF San Isidro

06-2012 100% M

9 Ejecución y administración de los SCFP en UR Huetar Atlántica

07-2012 100% A

10 Prestación de los Servicios en CNE Autotrónica

08-2012 100% M

11 Evaluación del estudio sobre satisfacción de necesidades realizado por la Administración

09-2012 100% M

12 Diseño de los SFFCP Núcleo Eléctrico 18-2012 100% M

13 Denuncia en servicios de capacitación 19-2012 100% A

14 Listas de Recursos Didácticos 20-2012 100% A

15 Diseño de los SFFCP Núcleo Industria Gráfica

29-2012 100% A

16 Denuncias sobre contrataciones de servicios en la USEVI

31-2012 100% A

17 Ejecución y administración de los SCFP en la Unidad Regional Heredia

37-2012 100% A

PFTIC 18 Implementación de la UAP 21-2012 100% A

19 Evaluación de implementación de la USST

22-2012 100% A

20 Estudio especial de infraestructura, seguridad, eficacia y atención de problemas de la red docente

24-2012 100% A

22






Documento que

respalda


Nivel de

Riesgo

Estudios iniciados en el 2011 y en proceso

PFRFAA 1 Contratación Administrativa, Plantas Eléctricas

N/A 90% A

2 Productos Perecederos N/A 90% A

PFTIC 3 Evaluación de la gestión de servicios USIT

N/A 70% A

Estudios programados y finalizados en el 2012

PFRFAA 1 Patrimonio Histórico, La Casona 23-2012 100% A

2 Registro y control de la información financiera, UR-I

25-2012 100% A

3 Administración de contratos de seguros y salud ocupacional

26-2012 100% A

4 Evaluación del control interno aplicado para la custodia del efectivo y títulos valores en Tesorería I

32-2012 100% A

5 Registro y control de la información financiera SC-I

34-2012 100% A

6 Control presupuestario, UR-II 35-2012 100% A

7 Almacenamiento, custodia y distribución, UR-II

40-2012 100% A

8 Control presupuestario, UR-I 43-2012 100% A

9 Evaluación del control interno aplicado para la custodia del efectivo y títulos valores en Tesorería II

44-2012 100% A

10 Almacenamiento, custodia y distribución, URB-I

48-2012 100% A

PFPEFC 11 Actualización de listas de recursos didácticos NIG

28-2012 100% A

12 Diseño y evaluación de servicios de capacitación en NIG

30-2012 100% A

13 Ejecución contractual de servicios de capacitación UR Heredia

38-2012 100% A

14 Estudio especial en la ejecución contractual de los SCF con entes de derecho privado

39-2012 100% A

15 Diseño y evaluación de servicios de capacitación NTM

41-2012 100% A

16 Actualización de listas de recursos didácticos NTM

42-2012 100% A

17 Actualización de listas de recursos didácticos NNP

45-2012 100% A

18 Diseño y evaluación de servicios de capacitación NNP

46-2012 100% A

19 Administración y ejecución de servicios de capacitación en UR Brunca

47-2012 100% A

23






Documento que

respalda


Nivel de

Riesgo

Estudios programados en el 2011 trabajados en coordinación con la CGR

PFTIC

1 Evaluación del Modelo de seguridad en las TIC's

DFOE-EC-IF-08-2012

100% A

2 Evaluación del modelo de continuidad en la GTIC

DFOE-EC-IF-08-2012

100% A

Estudios iniciados en el 2012 y en proceso

PFRAA 1 Registro y control de la información financiera, UR-III

N/A 75% A

2 Almacenamiento, custodia y distribución, URB-II

N/A 95% A

3 Gastos de viaje al exterior N/A AI-139-2012 85% A

4 Materialidad de las cuentas contables N/A 5% A

5 Contratación administrativa, I-URCH N/A 75% A

6 Registro y control de la información financiera, SC-II C. J.

N/A 75% A

7 Registro presupuestario en el SIPP N/A 75% A

8 Contratación administrativa, SC N/A 10% A

PFPEFC 9 Diseño y evaluación de servicios de capacitación NPA

N/A 90% A

10 Administración y ejecución de servicios de capacitación en UR Central Oriental

N/A 90% A

11 Ejecución contractual de servicios de capacitación UR Central Oriental

N/A 90% A

12 Actualización de listas de recursos didácticos NPA

N/A 70% A

13 Evaluaciones de impacto N/A 90% A

14 Estudio especial en la ejecución contractual de los SCF con entes de derecho privado. II Parte

N/A 90% A

15 Estudio especial sobre contrataciones N/A 90% A

PFTIC 16 Verificación de cumplimiento de las recomendaciones de TICs

N/A 70% M

17 Contratación Administrativa sobre Adquisiciones de UPS

N/A 70% A

18 Estudio especial (Evaluación de la Administración de la información SEMS)

N/A 45% M

24






Documento que

respalda


Nivel de

Riesgo

Advertencias

PFTIC 1 Estado Actual de Desarrollo del Proyecto de Sistema de Información de Ayudas Económicas (SIAE). Licitación Abreviada # 2012-LA000001-01

ADV.01-2012 AI-00338-2012

100% A

PFRFAA 2 Funciones Desempeñadas vs las asignadas para el puesto

ADV.02-2012 AI-00462-2012

100% A

3 Uso de vales de caja chica para la compra de aparatos o líneas celulares y aplicación del artículo #130 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa #7494

ADV.03-2012 AI-01158-2012

100% A

4 “Sistema de marca de asistencia” y registro

ADV.04-2012 AI-01160-2012

100% A

5 Sobre las consecuencias de la reestructuración de la Unidad de Arquitectura e Ingeniería

ADV-05-2012 AI-01171-2012

100% A

6 Actualización en los sistemas SIREMA y SIBI por toma física de inventarios

ADV.06-2012 AI-01190-2012

100% A

7 Oficio URCH-DR-0514-2012 ADV.07-2012 AI-00597-2012

100% A

Relaciones de Hechos

PFRFAA 1 Relación de Hechos #11-2012 AI-00460-2012 100% A

2 Relación de Hechos #15-2012 AI-00604-2012

100% A

3 Relación de Hechos #36-2012 AI-01101-2012 100% A

PFPEFC 4 Relación de Hechos #01-2012 AI-00055-2012 100% A

5 Relación de Hechos #10-2012 AI-00457-2012 100%

A




Estudios del PAT 2012 sustituidos por ajustes al PAT

PFRFAA 1 Transferencia de Fondos: ASEMINA N/A x AI-139-2012 N/A

Estudios programados y no ejecutados en el 2012

PFRFAA 1

Registro y control de la información financiera, SC-III

N/A x PFRFAA-07 A

2 Registro y control de la información financiera, UR-II

N/A x PFRFAA-07 A

25






Documento que

respalda


Nivel de

Riesgo

3 Control de bienes institucionales, UR-I N/A x PFRFAA-07 A

4 Control de bienes institucionales, UR-II

N/A x PFRFAA-07 A

5 Contratación administrativa, UR-II N/A x PFRFAA-07 A

6 Contratación administrativa, UR-III N/A x PFRFAA-09 A

7 Almacenamiento, custodia y distribución, UR-III

N/A x PFRFAA-09 A

PFPEFC 8

Impacto de las evaluaciones del Sistema de Calidad en los SCFP

N/A X PFPEFC-12-

2012 (6) N/A

9 Infocomunicación, investigación y desarrollo para la formación profesional

N/A X PFPEFC-12-

2012 (6) N/A

PFTIC

10 Contratación de terceros para implementación y mantenimiento del software e infraestructura (UR)

N/A X PFTIC-09-

2012 N/A

11 Contratación de terceros para la implementación y mantenimiento de software e infraestructura (USEVI)

N/A X PFTIC-09-

2012 N/A

12 Evaluación del proyecto SIF N/A X PFTIC-07-

2012 N/A

PFTIC 13

Estudio especial implementación de la GTIC

N/A X PFTIC-07-

2012 A

Estudios Internos de la Auditoría Interna Finalizados

1

Informe Anual de Labores de la Auditoría Interna, período 2011

DAI-01-2012 100% N/A

2

Autoevaluación de Calidad de Actividad de la Auditoría Interna-2011

DAI-02-2012 100% N/A

3 Actualización de la Estrategia y Política de Fiscalización con base en Riesgos para el 2013

DAI-03-2012

100% N/A

4

Plan de Fiscalización para el 2013-PFRFAA

DAI-04-2012 100% N/A

5

Elaboración del Plan de Fiscalización PFPEFC

DAI-05-2012 100% N/A

6 Plan de Fiscalización 2013-PFTIC DAI-06-2012 100% N/A

7

Plan Anual de Trabajo del Año 2013 del PFPEFC

DAI-07-2012 100% N/A

8

Plan Anual de Trabajo de la Auditoría Interna para el año 2013

DAI-08-2012

100% N/A

9

Elaboración del POIA 2013 y Formulación del Presupuesto 2013

(1) 100% N/A

10

Plan Anual de Trabajo para el año 2013 del PFRFAA

(2) 100% N/A

26






Documento que

respalda


Nivel de

Riesgo 11 Planes de Mejora de la Auditoría

Interna en relación con la Evaluación Externa de Calidad efectuada por la firma Deloitte & Touche.

(3)

100% N/A

12 Inventario de activos asignados a la AI (4)

13

Plan Anual de Trabajo para el año 2013 PFTIC

DAI-09-2012

14

Actualización de instructivos y procedimientos

(5)

Estudios Internos de la Auditoría Interna en proceso

1 Autoevaluación de Control Interno N/A 95% N/A

2

Revisión del SAP- Ejecución del Plan de Aseguramiento de la Calidad

N/A 90% N/A

3

Continuación del proceso de planificación estratégica correspondiente al período 2013-2016

N/A 50% N/A

4

Ejecución del ejercicio de valoración de riesgos en distintos escenarios

N/A 50% N/A

Estudios de iniciativa interna, programados por la Auditoría Interna, retomados en el Plan de 2013

1

Aplicación de indicadores de gestión para la Auditoría Interna

(6) 0% N/A

NOTAS: (1) Se emitieron los oficios AI-599-2012 y AI-643-2012

(2) Se emitió el oficio PFRFAA-10-2012 (3) Remitidos a la Junta Directiva con oficio AI-00262-2012. (4) Realizado por la DAI y no generó Informe. (5) Se actualizaron algunos instructivos para los Servicios de Auditoría y dos de la Dirección. (6) Estudio reprogramado en el Plan Anual del 2013.

FUENTE DE INFORMACIÓN: Encargados de los Procesos de Fiscalización de la Auditoría Interna. Sistema de Archivo Permanente (SAP) Informes finales tramitados y controles existentes en la Auditoría Interna.

27

ANEXO #2

PARTICIPACIÓN DE LA AUDITORÍA INTERNA EN SESIONES DE JUNTA DIRECTIVA

PERÍODO 2012

28

ANEXO #2

INFORME PARTICIPACIÓN AUDITORÍA INTERNA EN SESIONES DE JUNTA DIRECTIVA

AUDITORÍA INTERNA

SESIONES #

Ordinarias 41

Extraordinarias 6

Total 47

Participación Auditoría Interna 41

Porcentaje de participación Auditoría 87,23%

Fuente de información: Secretaría de la Junta Directiva y Control de la Auditoría Interna.

29

ANEXO #3

AUTORIZACIÓN Y CIERRE DE LIBROS

30

ANEXO #3 AUTORIZACIÓN Y CIERRE DE LIBROS

2012

Asiento

Fecha

No Tomo

Fol. In.

Fol. Fin

Unidad

F. Oficio

Libro

922 08/12/2011 Cierre tomo 1,

asiento 811

2 1 100 CFTPC 01/03/2012 Actas de la Comisión de Bienes Regionales

923

09/01/2012 Cierre tomo 5,

asiento 854

6

1

300

UCI

01/03/2012

Actas de la Comisión Central de

Adquisiciones

924

19/01/2012 Cierre tomo 12,

asiento 726

13 1

600 RCO 06/03/2012 Actas de Adjudicación de Contrataciones

Directas

925


asiento 791

2

1

100 CNEA

06/03/2012

Libro de Resoluciones de Ayudas Económicas

926


asiento 883

3 1 100 CRPL

06/03/2012


927


asiento 838

3

1

60 CFTPHA

06/03/2012


928


asiento 816

2

1

50

CFTPAL

06/03/2012


929 31/01/2012 Cierre tomo 3,

asiento 851

4

1 120 CNPFJO 06/03/2012 Libro de Resoluciones de Ayudas Económicas

930 01/02/2012 Cierre tomo 4,

asiento 860

5 1 250 RH 06/03/2012

Actas de Adjudicación de Contrataciones

Directas

931 02/02/2012 Cierre tomo 1,

asiento 750

2 1 100 CNESCS

06/03/2012


932 06/03/2012 Apertura tomo 2

2

1

75 CFTPZ

06/03/2012


933


asiento 858

3

1

200 RH

06/03/2012


934


asiento 672

5

1

100 RCOC

06/03/2012

Libro de Bancos

935

06/03/2012 Apertura tomo 1

1

1

25

NMM

19/04/2012

Libro de Actas del Comité de Enlace Sector Productivo

936


asiento 885

3

1

150 CNPFJO

19/04/2012


31


2012

Asiento

Fecha

No Tomo

Fol. In.

Fol. Fin

Unidad

F. Oficio

Libro

937


asiento 868

3

1

300 CNENP

19/04/2012


938 12/03/2012 Cierre tomo 2,

asiento 915

3

1

100 RPC

19/04/2012


939


asiento 812

2

1

200

CFTPP

19/04/2012


940

19/04/2012 Cierre tomo 112,

asiento 919

113

1

500 JD

10/05/2012

Actas de Junta Directiva

941


asiento 857

3

1

150

CRPP

10/05/2012


942 02/05/2012 Cuenta corriente

101528209

1

1

25 RH

10/05/2012

Libro de Bancos

943

02/05/2012 Cuenta corriente

101528208

1

1

100 RH

10/05/2012

Libro de Bancos

944


asiento 866

3

1

170 CRPN

10/05/2012


945


asiento 519

2

1

200 RB

10/05/2012

Actas de la Comisión Local Regional de

Adquisiciones

946


asiento 785

7

1

500 RCH

11/06/2012


Directas

947


asiento 852

3

1

300 CNPFJO

11/06/2012


948


asiento 769

2

1

150 RCH

11/06/2012


949

23/05/2012 Cierre tomo está

pendiente por investigación

2

1

50 CFTPPA

11/06/2012


950

23/05/2012 Cierre tomo está

pendiente por estar en investigación

3

1

160

CFPH

11/06/2012


951


asiento 801

2

1

50

CFTPTI

11/06/2012


32


2012

Asiento

Fecha

No Tomo

Fol. In.

Fol. Fin

Unidad

F. Oficio

Libro

952

11/06/2012 Cierre tomo 113,

asiento 940

114

1

500

JD

11/06/2012


953

11/06/2012 Tomo para cierre

está en investigación

3

1

200

RHN

05/07/2012


954


asiento 850

3

1

100

CFTPPU

05/07/2012


955

14/06/2012 Tomo para cierre


3

1

200

RCA

05/07/2012 Libro de Resoluciones de Ayudas Económicas

956


asiento 828

2

1

75

CFTPFS

06/08/2012


957


asiento 862

3

1

200 RHN

06/08/2012


958

26/06/2012 Cierre tomo 42,

asiento 917

43

1

300 UCI

06/08/2012

Actas de Comisión de Licitaciones

959


asiento 746

2

1

150

CFTPLI


960


asiento 790

2

1

50

RCO

06/08/2012


961


asiento 842

3

1

150

CFTPHE

06/08/2012


962


asiento 923

7

1

300

UCI

06/08/2012


Adquisiciones

963


asiento 963

3

1

100

CNETUR

06/08/2012


964


asiento 729

3

1

300

UCI

06/08/2012

Actas de Apertura de Licitaciones

965


asiento 745

2

1

50

CFTPTA


966

22/08/2012 Cierre tomo 114,

asiento 952

115

1

500 STJD

22/08/2012


967

13/08/2012 Cierre tomo 1, asiento 898

3

1

200 RHA

27/08/2012


33


2012

Asiento

Fecha

No Tomo

Fol. In.

Fol. Fin

Unidad

F. Oficio

Libro

968

13/08/2012 Cierre tomo 43,

asiento 958

44

1

300

UCI

28/08/2012

Actas de Comisión de Licitaciones

969


asiento 742

2

1

50

RHA

28/08/2012


970


asiento 877

3

1

200

CFTPFC

28/08/2012


971


asiento 893

10

1

300

CDTIA

07/09/2012 Actas de Adjudicación de Contrataciones

Directas

972


asiento 592

2

1

100

CDTIA

07/09/2012 Actas de Venta de Productos

973


asiento 878

3

1

170

CFTPA


974


asiento 875

3

1

100

CNEPA

20/09/2012


975


asiento 771

2

1

150 RCOC

20/09/2012

Actas del Comité Regional de Ayudas

Económicas

976


asiento 873

3

1

60 RCOC

03/10/2012


977


asiento 912

6

1

300

RCA

24/10/2012


Directas

978

12/10/2012 Cierre tomo 20,

asiento 897

21

1

300

UCI

24/10/2012


Directas

979


asiento 695

4

1

600

RCO

24/10/2012


Adquisiciones

980

18/10/2012 El cierre del tomo 2


3

1

200

CNETX

24/10/2012


981


asiento 641

8

1

400

RHA

24/10/2012


Directas

982


asiento 863

3

1

100

CRPSCA

14/11/2012


983

14/11/2012 El cierre del tomo 2


3

1

100 CFTPD

14/11/2012


34


2012

Asiento

Fecha

No Tomo

Fol. In.

Fol. Fin

Unidad

F. Oficio

Libro

984 07/11/2012 Cierre tomo 3,

asiento 927

4 1 35 CFTPHA 14/11/2012 Libro de Resoluciones de Ayudas Económicas

985


asiento 905

3

1

15 CNEGM

14/11/2012


986


asiento 895

3

1

250

RH

14/11/2012


Adquisiciones

987


asiento 528

2

1

200

RCA

14/11/2012

Actas de Apertura de Licitaciones

988


asiento 938

4

1

30

RPC

14/11/2012


35

ANEXO #4

REPORTE RESUMEN HALLAZGOS POR INFORME TRAMITADO

PERIODO 2012

36

ANEXO #4 RESUMEN HALLAZGOS POR INFORME TRAMITADO

PERIODO 2012

No INFORME

TEMA RESUMEN DE LOS PRINCIPALES HALLAZGOS

2012-02 Administración de salarios Seguidamente se cita los resultados obtenidos de la revisión realizada:

Saldos negativos y diferencias no ajustadas

Debilidades en la conciliación de datos que realiza el Proceso de Soporte Administrativo

Debilidades del Sistema de Recursos Humanos (SIRH) en la generación del libro salarial

Ausencia de control en constancias y funciones incompatibles

Aplicación de deducciones que no responde a la escala establecida

Porcentajes en deducciones de ley y cumplimiento de plazos

2012-03 Control de Bienes, I-URCO Seguidamente se cita los resultados obtenidos de la revisión realizada:

Debilidades en el registro del formulario “Asignación de Activos” y “Traspaso de Bienes”

Deficiencias en el Libro de Actas de la Comisión de Bienes Regional

Incumplimiento, inoportunidad y ausencia de seguimiento en la ejecución de los acuerdos

Debilidades en la tramitación de las denuncias

Casos pendientes de resolver por parte de la Asesoría Legal

Debilidades en el manejo de los inventarios

Pruebas selectivas de inventario insuficientes y con deficiencias

Inconsistencias en el libro de actas de exclusión de bienes obsoletos o inservibles

Desactualización del control para el almacenamiento de bienes obsoletos e inservibles

Bienes excluidos, con el estado de “vigentes” en el Sistema de Bienes e Inventarios (SIBI)

Deficiencia en los controles para la salida de bienes

Concentración de cargas de trabajo

2012-04 Ejecución presupuestaria en metas de la gestión técnica

Seguidamente se cita los resultados obtenidos de la revisión realizada:

Sobre ejecución de metas en la mayoría de unidades adscritas a las gestiones técnicas.

Resultados de la valoración de riesgos relacionada con el tema de planificación presupuestaria, de recursos e indicadores de gestión, no permite retroalimentar el proceso de planificación estratégica

37


PERIODO 2012

No INFORME


2012-05 Ejecución y administración de los SCFP en UR Chorotega


Utilización del Libro de Actas y Libro de Resoluciones sin legalizar por la Auditoría Interna

Expedientes no suministrados a la Auditoría

Inconsistencias detectadas en la aplicación de controles para el otorgamiento de ayudas económicas

Inconsistencias en los pagos realizados y falta de documentación en los expedientes

Ejecución presupuestaria de la Unidad Regional no es concordante con las metas alcanzadas en el año 2010

Las acciones para mitigar los riesgos no se han cumplido en el tiempo establecido

Sistemas de información no apoyan el cumplimiento de los objetivos y metas

2012-06 Prestación de los Servicios en CF San Isidro



Carencia respaldo de información para la Planificación del PASER definitivo

Resultados Satisfactorios

2012-07 Ejecución y administración de los SCFP en UR Huetar Atlántica



Inconsistencias para el otorgamiento de ayudas económicas

Resultados satisfactorios

2012-08 Prestación de los Servicios en CNEAUTOTRONICA


Resultado satisfactorio en el cumplimiento de metas

Ausencia de solicitudes de despacho en algunos servicios brindados

Títulos de certificados sin entregar a los participantes de servicios de capacitación y formación profesional

Planificación de los servicios de capacitación y formación profesional que se ejecutan, no están debidamente sustentados.

Resultados satisfactorios en la ejecución de servicios de capacitación y formación profesional, y en el otorgamiento y pago e ayudas económicas

38


PERIODO 2012

No INFORME


2012-09 Evaluación del informe sobre satisfacción de necesidades realizado por la Administración


Análisis de los resultados del Informe "Evaluación de Impacto de los Servicios de Capacitación y Formación Profesional contratados a entes de derecho privado periodo 2009-2010.”

2012-14 Contratación administrativa, SC Seguidamente se cita los resultados obtenidos de la revisión realizada:

Atrasos en la adjudicación de los trámites de compra

Inconsistencias en el formulario “ruta crítica”

Omisiones en la estimación presupuestaria y en estudio de precios de mercado

Inconveniencia de que dos órganos tramiten el mismo procedimiento

Incumplimiento del artículo #60 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa

Ausencia de la definición de una persona responsable del contrato

Incumplimiento del plazo establecido para notificar la comunicación del acto final

Inconsistencias y controles de los materiales en la contratación 2010LN-000006-01.

2012-16 Ingresos: Venta de bienes y productos


Deficiente confección de las “Actas de las Comisiones Locales de Ventas”

Encargado de ventas sin designar

Facturación de ventas fuera del Sistema de Ventas de Productos (SIVEN)

Días específicos para la venta de productos perecederos

Depósitos de dinero inoportunos

Inconsistencias en los saldos de productos disponibles para la venta

Carencia de un reporte para los “ajustes” al inventario en el Sistema de Venta de Productos (SIVEN)

Carencia de un procedimiento para el manejo de los residuos (perecederos)

2012-17 Compra de teléfonos celulares Seguidamente se cita los resultados obtenidos de la revisión realizada:

Falta de requisitos en trámite

Ausencia de registro contable de activos adquiridos

Asignación de celular sin documentación de respaldo

39


PERIODO 2012

No INFORME


2012-18 Diseño de los SFCP-NE Seguidamente se cita los resultados obtenidos de la revisión realizada:

Incongruencia en la información presentada en el informe de Evaluación del POIA sobre el cumplimiento de las metas relacionadas con diseño curricular y la información brindada por la Jefatura del Núcleo del Sector Eléctrico

Diseño curricular de programas de formación respaldado por estudios antiguos y diagnósticos técnicos, además por ausencia de perfiles

Problemas de fondo en relación con el diseño curricular y las listas de recursos didácticos según el criterio de técnicos que ejecutan servicios de capacitación en los Subsectores que cubre el Núcleo del Sector Eléctrico

2012-19 Denuncia en servicios de capacitación


Problemas de fondo en relación con el diseño curricular y las listas de recursos didácticos según el criterio de técnicos que ejecutan servicios de capacitación en el Subsector de Electricidad.

Deficiente proceso de actualización y modificación de listas de recursos didácticos

Entrega inoportuna de Recursos Didácticos

Ausencia de planes de sesión afectan la calidad de los servicios de capacitación.

Deficiente actualización de los módulos en el Subsector de Electricidad

2012-20 Actualización de Recursos Didácticos


Equipo y mobiliario en mal estado utilizado en la ejecución de los servicios de capacitación

2012-21 Revisión de la Implementación de la UAP


Enfoque reducido, en la práctica y en los documentos de aprobación, del ámbito de gestión y el alcance de las funciones de la Unidad de Administración de Proyectos, en comparación con lo requerido par

Procedimientos sin publicar en el Sistema de Calidad, por parte de la Unidad de Administración de Proyectos

Oportunidades de mejora en la Capacitación en el área de administración de proyectos, brindada a las funcionarias de la UAP

40


PERIODO 2012

No INFORME


2012-22 Revisión de la Implementación de la USST


Procedimientos de trabajo pocos claros e insuficientes

2012-23 Patrimonio Histórico, La Casona Seguidamente se cita los resultados obtenidos de la revisión realizada:

Registro Contable La Casona, Patrimonio Histórico Cultural

Resultados Satisfactorios

2012-24 Infraestructura, seguridad, eficacia y atención de problemas de la red docente.


Ausencia de dispositivos y de servicios en algunos laboratorios de la red docente que afectan la seguridad y disponibilidad de la misma

Inexistencia de la atención de incidentes en forma remota en la Red Docente

2012-25 Registro y control de la información financiera, UR-I


Debilidades de control en el área de cajas

Inconsistencias de autorizaciones en registro de firmas y SIREMA

Deficiencias en documentación de comprobantes de cheques, vales de caja chica y transferencias bancarias

Inadecuado registro contable de pagos de combustible efectuados mediante tarjetas


2012-26 Administración de contratos de seguros y salud ocupacional


Pagos de más por concepto de renovación de póliza de algunos vehículos en el periodo 2011 y 2012

Desactualización de valores e inexistencia de inventarios en bienes asegurados

Inutilización del módulo de seguros en el Sistema de Bienes e Inventarios (SIBI)

Incumplimiento de requisitos de una Oficina de Salud Ocupacional

Demora en aprobación del reglamento para pago de incentivo de peligrosidad

Inexistencia de convenios

Ausencia de procedimientos en seguros

Inadecuada definición de procesos para el Sistema Específico de Valoración del Riesgo (SEVRI)

41


PERIODO 2012

No INFORME


2012-27 Entrega de inventarios y ajustes por diferencias


Deficiencias en la planificación y ejecución en la toma de inventarios

Inexistencia de un formato autorizado para la entrega formal del inventario

Incompatibilidad de funciones de la Jefatura de la Unidad Regional

Inoportunidad en la justificación de las diferencias de los inventarios

Insuficiente supervisión por parte de la Unidad de Compras Institucionales y algunas Jefaturas Regionales en inventarios.

Debilidades en la devolución de los inventarios a la Jefatura Regional

Ausencia de rendición de cuentas sobre las diferencias millonarias en inventarios

2012-28 Actualización de recursos didácticos NIG


Inconsistencias en la actualización de las listas de recursos didácticos

Deficiencias en la calidad y cantidad de equipo – infraestructura para la ejecución de servicios de capacitación

2012-29 Diseño de los SFCP NIG Seguidamente se cita los resultados obtenidos de la revisión realizada:

Incongruencia en la información presentada en distinta documentación sobre el cumplimiento de las metas relacionadas con diseño curricular del Núcleo de Industria Gráfica

2012-30 Diseño y evaluación de servicios de capacitación en NIG


Incongruencia de cumplimiento de metas y ejecución presupuestaria

Inconsistencias en el proceso de diseño curricular

Problemas de fondo en relación con el diseño curricular y las listas de recursos didácticos según el criterio de técnicos que ejecutan servicios de capacitación en los Subsectores que cubre el Núcleo

Informes y evaluaciones realizadas por docentes, no son utilizados en la mayoría de los casos, como retroalimentación del proceso de diseño

42


PERIODO 2012

No INFORME


2012-31 Denuncia sobre contrataciones de servicios en USEVI


Debilidades presentes en la tramitación de los vales de caja chica

Inconveniencia, para el Interés Institucional, de la constitución de las empresas IMAGO y Stone Works

Preferencia demostrada por parte de UTEFOR/ USEVI por la empresa IMAGO, tanto en vales como contrataciones directas y licitaciones

Registro confuso de la empresa Imago en el Registro de Proveedores

Consideración improcedente de IMAGO como Oferente único

Ausencia de motivación en la utilización de la modalidad según demanda Licitación Pública #2009LN-000007-01

Incumplimiento de los requerimientos de experiencia por parte del recurso humano ofrecido por IMAGO en Licitación Pública #2009LN-000007-01

Improcedencia de la revisión efectuada por la UTEFOR, de los requerimientos técnicos del recurso humano ofrecido por IMAGO.

Debilidades en torno a la posible prórroga de la Licitación Pública #2009LN-000007-01

Incumplimientos de los condiciones establecidas por la Contraloría General de la República en oficio 6537 (DJ 2735)

Consideración improcedente de la Clausula octava del Contrato de la Licitación Abreviada 2009LA-00001-06

Ausencia de las Actas de adjudicación debidamente firmadas y legalizadas en los expedientes de adjudicación

2012-32 Evaluación del control interno aplicado para la custodia del efectivo y títulos valores en Tesorería I


Ausencia de controles eficientes en la administración del fondo de caja chica

Accesos indebidos al “área de exclusión o cajas” y al “archivo de gestión”

Debilidades de control en el uso y custodia de las llaves y combinaciones de las cajas fuertes

Ausencia de controles eficientes para los dispositivos de seguridad

Ausencia de arqueos de valores y deficiencias en los realizados en el fondo de la caja chica

Debilidades de control en la custodia de formularios de cheques en blanco

43


PERIODO 2012

No INFORME


Deficiencias en el manejo de los cheques en cartera

Análisis inadecuado en la identificación de los procesos y riesgos en el SEVRI, relacionados con la Tesorería

2012-34 Registro y control de la información financiera, SC-I


Inconsistencia en el detalle de la información de los títulos vigentes

Ausencia de documentos en Comprobantes Auxiliares de Diario (CAD)


2012-35 Control presupuestario, UR-II Seguidamente se cita los resultados obtenidos de la revisión realizada:

Saldos negativos en la liquidación presupuestaria de 2011

Subejecución presupuestaria

Cuentas financiadas incorrectamente con superávit libre.

2012-37 Administración y ejecución de servicios de capacitación en UR Heredia


Mayoría de servicios ejecutados en el año 2011 carecieron de documentación de respaldo en la captación de información sobre necesidades de SCFP.

Cumplimiento parcial de objetivos, metas e indicadores y en resultado de ejecución presupuestaria

Contradicción entre la normativa interna sobre la captación de las necesidades de capacitación y sobre la Promoción y Divulgación de los Servicios.

Acciones tomadas en la valoración de riesgo tiempo de respuesta no están acordes con el riesgo.

Inconsistencias en el procedimiento para pagar los servicios de capacitación contratados (Posible RH)

2012-38 Ejecución contractual de servicios de capacitación UR Heredia


Inconsistencias en las Boletas de matrícula de corte y en la cantidad de personas matriculadas


44


PERIODO 2012

No INFORME


2012-39 Estudio especial en la ejecución contractual de los SCFP con entes de derecho privado


Inexistencia de aplicación de las medidas relacionadas con las ausencias injustificadas.

Estudiantes matriculados sobrepasan el límite de cupo establecido en el pliego de condiciones y contrato para los servicios de capacitación en informática y en inglés.

Pago de estudiantes, compensados con otras referencias del mismo nombre del servicio

2012-40 Almacenamiento, custodia y distribución, URB-II


Deficiencias en el reporte SP02RE93 “Faltantes del Instructor por Fechas”

Modificación de las lista de recursos didácticos

Funcionarios reciben bienes sin estar autorizados para ello, según se constató en los registros de firmas respectivos

Debilidades en las transacciones, uso y custodia de la documentación

Incompatibilidad de roles en el personal administrativo

2012-41 Diseño y evaluación de servicios de capacitación en NTM


Resultados satisfactorios en la gestión realizada por el Núcleo

Resultados satisfactorios en el proceso de diseño Curricular

Situaciones comentadas por las personas docentes que ejecutan SCFP en los subsectores que cubre el Núcleo, relacionados con el diseño curricular y las listas de recursos

Algunos aspectos a considerar en la identificación y valoración de riesgos.

2012-42 Actualización de recursos didácticos NTM


Resultado satisfactorio en la revisión del procedimiento de actualización de las listas de recursos didácticos

Resultado satisfactorio en la verificación del estado de los equipo y mobiliarios utilizados en las aulas y talleres

45


PERIODO 2012

No INFORME


2012-43 Control presupuestario, UR-I Seguidamente se cita los resultados obtenidos de la revisión realizada:

Saldos negativos en la liquidación presupuestaria de 2011

Subejecución presupuestaria

Lentitud en trámites de contratación

2012-44 Evaluación del control interno aplicado para la custodia del efectivo y títulos valores en Tesorería II


Deficiencias en el control de fondos de caja chica que funcionan mediante saldos acreditados a cuentas bancarias asignadas a cajeros

Inoportunidad y deficiencias en el traslado y entrega de los depósitos al camión remesero

Inoportunidad en el traslado de dineros a la Tesorería y deficiencias en el control de formularios y Comprobantes de Ingreso de Caja (CIC), en el Proceso de Inspección y Cobros

Deficiencias en las autorizaciones para la emisión y anulación de Comprobantes de Ingreso de Caja (CIC)

Deficiencias en la administración de cuentas corrientes

Delegación de aprobaciones de cheques y transferencias por montos significativos, en profesionales de menor rango y separación de funciones inapropiada

Incumplimiento en la retención del impuesto sobre las remesas al exterior

Pago duplicado a un proveedor internacional mediante transferencia bancaria

Deficiencias en los auxiliares de garantías de los Procesos de Tesorería y Contabilidad

Deficiencias en el trámite y control de garantías

Deficiencias en las cauciones rendidas por los funcionarios

Registro inoportuno de pagarés e inadecuado seguimiento del cobro

Ausencia de un procedimiento para la apertura de cuentas contables y registro improcedente de sobrantes

Falta de uniformidad en las medidas aplicadas en dos casos iguales por inconsistencias en facturas

46


PERIODO 2012

No INFORME


2012-45 Actualización de recursos didácticos NNP


Resultados satisfactorios en el procedimiento de actualización de las listas de recursos didácticos

Deficiencias en la calidad y cantidad de equipo – infraestructura para la ejecución de servicios de capacitación y formación profesional

2012-46 Diseño y evaluación de servicios de capacitación NNP


Incumplimiento en algunas metas, sin embargo, el porcentaje de ejecución presupuestaria fue de un 94%.

Ausencia de claridad en normativa interna respecto al proceso de diseño curricular proveniente de perfil, norma o competencia nacional e internacional existente y debilidades en la validación de los m

Supervisiones Técnicas Metodológicas utilizadas para retroalimentar a los docentes.

Limitación para generar oportunidades de mejora por considerarse en el SEVRI riesgos calificados como leves y orientados solo a dos subsectores.

2012-47 Administración y ejecución de servicios de capacitación en UR Brunca


Sobre ejecución en el cumplimiento de los objetivos operativos, metas e indicadores programados en el POIA 2011 y sub ejecución en el presupuesto.

Carencia de documentación de respaldo en la captación de SCFP y contradicción entre la normativa interna sobre la captación de las necesidades de capacitación y la Promoción y Divulgación de SCFP

Resultados parciales en la ejecución de los Servicios de Capacitación y Formación Profesional (SCFP) y el abastecimiento de recursos didácticos.

Valoración de riesgos se enfocó básicamente a los eventos relacionados a la falta de infraestructura y no se incluyeron otros riesgos relevantes

47


PERIODO 2012

No INFORME


2012-48 Almacenamiento, custodia y distribución, URB-I


Debilidades en el almacenamiento y salvaguarda de los bienes

Ausencia de pruebas selectivas al inventario del almacén regional

Diferencias en los saldos del inventario

Bienes con codificación distinta al clasificador aplicable y costo subvaluado

Deficiencias en los procedimientos para los almacenes

48

ANEXO #5

REPORTE ESTADO DE LAS RECOMENDACIONES EMITIDAS POR LA AUDITORÍA

INTERNA, SEGÚN EL ÚLTIMO SEGUIMIENTO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2012

INCLUYE INFORMES DE CONTROL INTERNO, DISPOSICIONES DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Y

RECOMENDACIONES DE LA AUDITORÍA EXTERNA DEL INA

49

31/01/2013 Instituto Nacional de Aprendizaje Auditoría Interna Informe Seguimiento de Recomendaciones

2008-CD-000225-

01 CONCILIACIÓN SUPERÁVIT PRESUPUESTARIO (AUDITORÍA EXTERNA)

Recomendación Estado PR Proceso Unidad de Recursos Financieros Cumplimiento: 31/12/2013

12:00:00a.

m.

Responsable:

6 Adquirir un software de presupuesto que se pueda integrar al de contabilidad de tal manera que los ingresos y egresos que afectan presupuestario sean capturados cuando se registran originalmente y se

envíe la redigitación por parte del departamento de Presupuesto.

Auditor: Margarita Gutiérrez Moraga Ultimo Seguimiento: 07/05/2012

12:00:00a.

m. Mediante oficio URF-D-252-2012 del 2 de mayo de 2012, de la Unidad de Recursos Financieros, la Jefatura solicita una prórroga para el 31 de diciembre de 2013. Lo anterior, porque los requerimientos para

cumplir con esta recomendación se habían realizado en el contrato suscrito con la empresa Proyectos y Sistemas Proyectica, S.A., correspondiente al desarrollo del Sistema de Información Financiera para la

Unidad de Recursos Financieros, sin embargo, por incumplimientos en el contrato se solicitó un procedimiento de resolución contractual, según oficio UCI-PA-524-2011 (sic) del 1 de marzo de 2012, de la

Unidad de Compras Institucionales, dirigido a la Asesoría Legal para la rescisión del contrato. En el oficio URF-D-252-2012, también se informa sobre los controles manuales como son las conciliaciones contables y del superávit presupuestario.

2009-DCC Auditoría Externa de Estados Financieros 2007

Recomendación Estado PR Proceso Gestión de Normalización y Servicios de Apoyo Cumplimiento: 31/01/2013

12:00:00a.

m.

Responsable:

4 Evaluar la posibilidad de que en el cronograma de trabajo para efectuar el inventario de bienes totales sea de ser posible en fechas próximas al cierre de periodo del año, para que de esa forma dicho

conteo pueda servir como base para el registro final en los estados financieros y para asegurar la confiabilidad del sistema de inventarios, así como seguir efectuando las diferentes pruebas selectivas

durante el año.

Auditor: Alexander Ramírez Mussio Ultimo Seguimiento: 14/05/2012

12:00:00a.

m. Mediante oficio GNSA-267-2011 del 10 de mayo de 2012, de la Gestión de Normalización y Servicios de Apoyo, la jefatura solicita una prórroga al 10 de diciembre de 2012, debido a que estas

recomendaciones se relacionan con las emitidas por la Contraloría General de la República, por lo que se trabajan de manera integral.


12:00:00a.

m.

Responsable:

5 Efectuar un análisis de las partidas pendientes de registrar que a la fecha presentan una antigüedad mayor a los 90 días, y tomar las medidas correctivas necesarias para determinar su origen y proceder a

efectuar los ajustes correspondientes a la mayor brevedad posible.


12:00:00a.




12:00:00a.

m.

Responsable:

13 Incluir al momento de realizar el recálculo de la revaluación las variables que puedan afectar el valor del mercado de los terrenos como: el valor de reposición, valor del metro cuadrado en el mercado,

generación de flujo de efectivo a futuro, normativa especial relacionada a bienes patrimoniales entre otras.

50



12:00:00a.

m. Mediante el oficio URF-578-2012 del 4 de setiembre de 2012, de la Unidad de Recursos Financieros, la Jefatura indica que para el análisis de las variables en el cálculo de la revaluación de bienes

patrimoniales, se tramitó la compra directa #2012DC-000142-01 “Contratación de Asesoría en Materia Contable” y se estableció como fecha de cumplimiento, el 19 de noviembre de 2012, por lo que se solicita

una prórroga al 14 de diciembre de 2012.

2010-01-DCC Auditoría Externa de Estados Financieros 2006 y 2008


12:00:00a.

m.

Responsable:

3 Realizar un inventario físico 100%, que sirva de base para realizar la conciliación entre los montos reportados por Contabilidad y el registro auxiliar del sistema SIBI; para determinar los ajustes

necesarios para que la cuenta de inventarios refleje su saldo real en los estados financieros.


12:00:00a.




12:00:00a.

m.

Responsable:

4 Evaluar la posibilidad de realizar un inventario físico 100% o en forma selectiva durante el año con un cronograma, de tal forma que se llegue a tomar en su totalidad al final del mismo, que sirva de base

para realizar la conciliación entre los bienes contados físicamente y los datos indicados en el registro auxiliar del sistema SIBI y de esta forma validar lo registrado contablemente. Este proceso debe estar

concluido de ser posible antes que entren en vigencia las Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público.


12:00:00a.



2010-02-DCC Auditoria Externa de Estados Financieros 2009


12:00:00a.

m.

Responsable:

1 Realizar un inventario físico 100% que sirva de base para realizar la conciliación entre los montos reportados por Contabilidad y el registro auxiliar del sistema SIREMA; para determinar los ajustes

necesarios para que la cuenta de inventarios refleje su saldo real en los estados financieros.


12:00:00a.



51



12:00:00a.

m.

Responsable:

2 Evaluar la posibilidad de realizar un inventario físico 100%, o por subpartidas del balance de comprobación durante el año, de tal forma que se llegue a tomar en su totalidad al final del mismo y que

sirva de base para realizar la conciliación entre los montos registrados por Contabilidad y el registro auxiliar del sistema SIBI. Este proceso debe estar concluido de ser posible antes que entren en

vigencia las Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público


12:00:00a.



2010-21 Controles sobre productos perecederos

Recomendación Estado PR Proceso Subgerencia Administrativa Cumplimiento: 31/12/2012

12:00:00a.

m.

Responsable:

1 Elaborar e incorporar en el Sistema de Calidad Institucional un procedimiento que norme las compras de productos perecederos requeridos para los servicios de capacitación, considerando entre otros

aspectos, los deberes y responsabilidades de los funcionarios, la forma y el medio mediante el cual deban realizarse los adelantos de efectivo, proceso de registro y selección de proveedores, verificación

y almacenamiento de los productos suministrados por las empresas proveedoras y documentación requerida en la liquidaciones respectivas, entre otros aspectos considerando a su vez una adecuada

segregación de las labores.


12:00:00a.

m. Mediante oficio SGA-365-2011 del 30 de junio de 2011, de la Sub Gerencia Administrativa, la jefatura solicita una prórroga al 31 de diciembre de 2012, debido a que esta recomendación está ligada a la

vigencia de los Reglamentos de Fondos Rotativos de Trabajo y Reglamento de Fondos de Caja Chica, los cuales fueron prorrogados por la Junta Directiva hasta el 31 de diciembre de 2012 mediante acuerdos

No. 090-2011-JD y 91-2011-JD.

2010-DAI-11 Plan Anual de Trabajo para el 2011 del PFRFAA

Recomendación Estado PR Proceso Auditoría Interna Cumplimiento: 30/12/2012

12:00:00a.

m.

Responsable:

1 Incluir en el Plan Anual de Trabajo del año 2011, del Proceso de Fiscalización de Tecnologías de la Información y Comunicación, las mejoras al Sistema de Información (SIFI) referente a la elaboración

del Plan Anual de Trabajo para el año 2012.

Auditor: Martha Liliana Mora Leal Ultimo Seguimiento: 18/04/2012

12:00:00a.

m. Mediante oficio AI-000355-2012, de la Auditoría Interna, la jefatura solicita prórroga al 30 de diciembre 2012, para cumplir con esta recomendación, lo anterior. porque solicitó a las personas Encargadas de

Proceso, elaborar una propuesta de los cambios que deben realizarse en la pantalla del Plan Anual de Trabajo, mediante oficio AI-00354-2012 del 20 de abril del 2012.

2010-DAI-16 Ejecución del ejercicio de valoración de riesgos en distintos escenarios

52


Recomendación Estado PE Pendiente Auditoría Interna Cumplimiento: 30/12/2012

12:00:00a.

m.

Responsable:

3 Adquirir alguna herramienta informáticas que permitan analizar la base de datos, detectar inconsistencias (blancos, repetidos) y depurar el marco muestral.

Auditor: Emiyer Jiménez Zúñiga Ultimo Seguimiento: 01/08/2012

12:00:00a.

m. Mediante oficio AI-00697-2012 del 1 de agosto del 2012, la Auditora Interna solicita una prórroga de cumplimiento, debido a que no se han concluido el análisis de lo que ofrece el mercado en relación con

estas herramientas. La nueva fecha de cumplimiento sería el 30 de diciembre del 2012.

2011-12 Almacenamiento, custodia y distribución, URCH

Recomendación Estado PR Proceso Unidad Regional Chorotega Cumplimiento: 28/02/2013

12:00:00a.

m.

Responsable:

17 Ingresar en el SIREMA y elaborar el “Comprobante de salida” ó “Asignación de Activos” de los bienes entregados mediante oficio, FR URM PPCO 03 “Control de mobiliario y equipo en poder del

empleado” y “Autorización de salida de bienes” para que sean asignados formalmente al instructor ó funcionario responsable.

Auditor: Marlene Callejas Escobar Ultimo Seguimiento: 09/10/2012

12:00:00a.

m. Mediante el oficio URCH-DR-0783-2012 del 2 de octubre del 2012, de la Unidad Regional Chorotega, la Jefatura informa sobre las acciones realizadas para atender la recomendación, adicionalmente solicita

prórroga al 28 de febrero del 2013, para su cumplimiento.


12:00:00a.

m.

Responsable:

19 Realizar los inventarios a las personas instructoras de acuerdo con las fechas de finalización y emplear el formulario “Inventario del Expediente del Instructor” para posteriormente ingresarlo en el

SIREMA (comprobante de entrada por devolución).


12:00:00a.

m. Mediante el oficio AI-01257-2012 del 13 de diciembre del 2012, de la Unidad de Auditoría Interna, la Auditora General comunica a la Jefatura de la Unidad Regional Chorotega, la no aceptación de la solicitud

de prórroga para esta recomendación, por lo tanto, establece como último plazo otorgado el 28 de febrero del 2013, para su cumplimiento.

Recomendación Estado PR Proceso Asesoría Legal Cumplimiento: 30/03/2013

12:00:00a.

m.

Responsable:

21 Aplicar el régimen disciplinario para las personas que compartan la clave de acceso a los sistemas, de acuerdo con lo indicado en el capítulo III, uso de contraseña del Reglamento de Recursos

Informáticos. Así como lo correspondiente al Reglamento de Fondos Rotativos de Trabajo del INA en lo que corresponda.


12:00:00a.

m. Mediante el oficio AL-1035-2012 del 5 de noviembre del 2012, de la Unidad de Asesoría Legal, el Asesor Legal informa sobre las limitantes presentadas para atender la recomendación según el oficio AL-

URCH-113-2012 del 5 de noviembre del 2012, por esta razón, solicita prórroga al 30 de marzo del 2013, para su cumplimiento.


12:00:00a.

m.

Responsable:

27 Asignar mediante documento formal el inventario del Almacén Regional Chorotega al responsable para su custodia y administración de los bienes.

53



12:00:00a.

m. Mediante el oficio AI-01257-2012 del 13 de diciembre del 2012, de la Unidad de Auditoría Interna, la Auditora General comunica a la Jefatura de la Unidad Regional Chorotega, la no aceptación de la solicitud

de prórroga para esta recomendación, por lo tanto, establece como último plazo otorgado el 28 de febrero del 2013, para su cumplimiento.

2011-19 Contrataciones de servicios de capacitación No. 1

Recomendación Estado PR Proceso Presidencia Ejecutiva Cumplimiento: 29/03/2013

12:00:00a.

m.

Responsable:

2 Valorar la pertinencia de llevar a cabo una investigación preliminar sobre las actividades y gestiones llevadas a cabo y sobre las decisiones tomadas por la Administración Superior y Junta Directiva

anteriores de la Institución, los cuales participaron en la tramitación de la conciliación, con el fin de revisar y confirmar que no se respetó el bloque de legalidad, rindiendo un informe motivado a esta

Auditoría Interna de los resultados obtenidos o de la no apertura de la investigación.

Auditor: Mayra Mora Chinchilla Ultimo Seguimiento: 28/11/2012

12:00:00a.

m. De acuerdo con información verbal suministrada por la Asesora Legal de la Presidencia, los expedientes correspondientes a la contratación de la Unidad Regional Oriental con la Empresa DESCOMSA, a la

fecha se encuentran en custodia del Ministerios Público, por lo que el plazo del cumplimiento se prórroga al 29 de marzo del 2013,

Recomendación Estado PR Proceso Presidencia Ejecutiva Cumplimiento: 29/03/2013

12:00:00a.

m.

Responsable:

3 Valorar la pertinencia de llevar a cabo una investigación preliminar sobre las decisiones tomadas por las personas funcionarias de la Institución que participaron en el cambio de los módulos de Internet,

con el fin de revisar y determinar si las mismas se llevaron a cabo respetando el bloque de legalidad, con el fin de que se oriente la toma de decisiones a futuro sobre la ejecución de los citados contratos y

se dé trámite a lo que corresponda en Derecho para todos los efectos, rindiendo un informe motivado a esta Auditoría Interna de los resultados obtenidos o de la no apertura de la investigación.


12:00:00a.

m. De acuerdo con información verbal suministrada por la Asesora Legal de la Presidencia, los expedientes correspondientes a la contratación de la Unidad Regional Oriental con la Empresa DESCOMSA, a la

fecha se encuentran en custodia del Ministerios Público, por lo que el plazo del cumplimiento se prórroga al 29 de marzo del 2013,

2011-27 Egresos (viáticos y zonaje)


12:00:00a.

m.

Responsable:

1 Valorar la procedencia del pago de zonaje a los funcionarios: Angel Alberto Osorno García, Carlos Alvarez Dinartes, Alfonso Sequeira Bustos, Mainor Bustos Bustos, Julio Gutiérrez Rivera y Wilberth

Bustos Bustos y que se rinda un informe motivado para la posterior recuperación o no de los montos cancelados a los mismos, por este concepto.

Auditor: Claudio Alfaro Román Ultimo Seguimiento: 30/01/2013

12:00:00a.

m.

54


Mediante oficio AL-9-2013 del 25 de enero del 2013, de la Asesoría Legal, el Asesor Legal le informa a la Gerente General que el pago de zonaje a los funcionarios: Angel Alberto Osorno García, Carlos

Alvarez Dinartes, Alfonso Sequeira Bustos, Mainor Bustos Bustos, Julio Gutiérrez Rivera y Wilberth Bustos Bustos, es improcedente. Nota: No obstante a lo anterior, para el cumplimiento de esta recomendación queda aún pendiente la posición de la Administración Superior, respecto a la recuperación o no de los pagos realizados, por tal

motivo se emitió oficio por parte de esta Auditoría Interna a la Gerente General.


12:00:00a.

m.

Responsable:

2 Realizar un estudio de las personas funcionarias que devengan zonaje en el ámbito institucional y verificar que las solicitudes, autorizaciones y los pagos se den acorde con el ordenamiento jurídico y que

se rinda un informe motivado para la posterior recuperación o no de los montos cancelados por este concepto.


12:00:00a.

m. Mediante oficio GG-0856-2012 del 27 de agosto del 2012, de la Gerencia General, la Gerente indica que se procedió a la revisión de cada uno de los expedientes de los 32 funcionarios que gozan en este

momento del pago de zonaje. Queda pendiente el criterio de la Asesoría Legal, por lo que la Gerente solicita el traslado de la recomendación a dicha Asesoría y prórroga al 31 de enero del 2013.


12:00:00a.

m.

Responsable:

3 Modificar el Reglamento de Zonaje, con el fin de que se establezcan las condiciones para el pago de esta compensación salarial siguiendo los procedimientos definidos para su aprobación.


12:00:00a.

m. Mediante oficio AL-0918-2012 del 25 de setiembre del 2012, de la Asesoría Legal, la Jefatura remite a la Secretaría de la Junta Directiva, el proyecto del nuevo "Reglamento para el pago de zonaje al personal

del Instituto Nacional de Aprendizaje", para su discusión y aprobación.

Recomendación Estado PR Proceso Gerencia General Cumplimiento: 31/01/2013

12:00:00a.

m.

Responsable:

4 Elaborar un procedimiento para el pago de zonaje, que coadyuve al mejoramiento de la gestión administrativa, e incluirlo en el Sistema de Gestión de la Calidad.


12:00:00a.


momento del pago de zonaje. Se está a la espera de la nueva propuesta del Reglamento y una vez aprobado por Junta Directiva, se procederá a la elaboración del procedimiento, por lo anterior, se solicita

prórroga al 31 de enero del 2013.


12:00:00a.

m.

Responsable:

5 Analizar la normativa interna para que prevenga y delimite el pago de ambos rubros (zonaje y viáticos) cuando la persona funcionaria permanezca más de un mes fuera de la zona de trabajo.


12:00:00a.


momento del pago de zonaje. Queda pendiente el criterio de la Asesoría Legal, por lo que la Gerente solicita el traslado de la recomendación a dicha Asesoría y prórroga al 31 de enero del 2013.

55


2011-29 Verificación de la red LAN

Recomendación Estado PR Proceso Gestión de Tecnologías de la Información y Comunicación Cumplimiento: 17/12/2012

12:00:00a.

m.

Responsable:

1 Realizar un diagnóstico técnico, que permita determinar el estado real de la seguridad de las comunicaciones en las redes LAN del INA según las mejores prácticas vigentes, de tal forma que puedan

recomendarse las mejoras necesarias para el fortalecimiento de las mismas, incluyendo la valoración de la viabilidad técnica, económica, administrativa y jurídica de la implementación de las soluciones

técnicas dadas, y de acuerdo al diagnóstico implementar las mejoras recomendadas.

Auditor: Didier Chavarría Chaves Ultimo Seguimiento: 06/06/2012

12:00:00a.

m. Se recibe el oficio GTIC-0148-2012, con fecha 30 de mayo del 2012, en donde el señor Gustavo Ramírez de la Peña Gestor de TIC's adjunta el diagnóstico técnico, contenido en oficio GTIC-SEGTI-031-2012.

Sin embargo, justifica que debido al volumen de trabajo que representa ejecutar las mejoras correspondientes, se solicita una ampliación en la fecha de cumplimiento de la recomendación al mes de diciembre

del 2012. Al considerar las razones expuestas, y valorando la información adjuntada se procede a realizar la ampliación de plazo de cumplimiento.

2011-40 Evaluación de los servicios de infocomunicaciones


12:00:00a.

m.

Responsable:

1 Instruir lo necesario y realizar las acciones apropiadas para dotar del servicio de conexión a la red institucional a todos los laboratorios docentes de los Centros Ejecutores del INA


12:00:00a.

m. Se recibe el oficio GTIC-277-2012, con fecha 24 de setiembre del 2012, en donde el señor Gustavo Ramírez de la Peña Gestor de TIC's en respuesta a oficio AI-00791-2012 solicita prorroga para el

cumplimiento de la recomendación al 30 de setiembre del 2013, fundamentado en la tiempo estimado para la implementación de la red inalámbrica en todos los laboratorios, la elaboración y revisión del cartel,

así como trámite de licitación, proceso de plaqueo, instalación, configuración y pruebas. Sin embargo, pese a la justificación anterior la Auditoría Interna mediante oficio AI-01057-2012 con fecha del 24 de octubre del 2012 le informa al Gestor, que una vez considerada las razones expuestas para la

fecha de cumplimiento se le aprueba la misma hasta el 30 de abril del 2013, considerando que en oficios anteriores se habían informado fechas similares de cumplimiento por esa Gestión y que la misma tiene

más de un año en su implementación.

2011-41 Autoevaluación de control interno de TI


12:00:00a.

m.

Responsable:

2 Revisar el estado de ejecución de la Directriz GG-527-2009 del 29 de junio del 2009, referente a la utilización del archivo de datos en las Unidades Regionales y Núcleos Tecnológicos, y valorar si se

requiere un replanteamiento que involucre la participación de la Comisión Gerencial de Informática o de la Gestión de Tecnologías de Información y Comunicaciones para que se tomen las medidas

pertinentes para lograr su total cumplimiento.

Auditor: Ana Mirlen Gómez Morera Ultimo Seguimiento: 07/11/2012

12:00:00a.

m.

56


Se recibe el oficio GTIC 301-2012, del 05 de noviembre del 2012, en el mismo, el Gestor de TIC´s, justifica la razón por la cual solicita una prórroga hasta el 30 de abril del 2012. En virtud de lo anterior, esta Auditoría Interna le concede la prórroga solicitada.

2011-42 Registro y control de la información financiera, SC


12:00:00a.

m.

Responsable:

20 Incorporar en el procedimiento P URF PT 36 “Fondos Rotativos de Trabajo de Caja Chica y Viáticos”, un punto que controle que los servicios brindados por un proveedor y desglosados en las facturas

que respaldan los desembolsos de caja chica, estén autorizados por la Administración Tributaria.


12:00:00a.

m. Mediante oficio URF-825-12 del 29 de noviembre de 2012, de la Unidad de Recursos Financieros, la jefatura solicita una prórroga al 31 de marzo de 2012, debido a que está coordinando una reunión entre

funcionarios del Ministerio de Hacienda y de la USIT, para analizar los requerimientos de los sistemas, para el suministro mensual de la base de datos de los contribuyentes.


12:00:00a.

m.

Responsable:

24 Revisar los ajustes realizados por las Unidades Regionales en la cuenta #2-01-14 “Impuesto de renta Proveedores” y considerar su inclusión en la próxima declaración y pago de renta.


12:00:00a.

m. Mediante oficio URF-860-2012 del 13 de diciembre de 2012, de la Unidad de Recursos Financieros, la jefatura solicita una prórroga al 31 de enero de 2013, debido a que requiere revisar detalladamente los

informes de renta de las Unidades Regionales, presentados el 12 de diciembre de 2012, por los funcionarios designados por dicha Unidad, (adjunta copia escaneada de los informes).

2011-43 Almacenamiento, custodia y distribución, I URPC

Recomendación Estado PR Proceso Unidad de Compras Institucionales Cumplimiento: 31/01/2013

12:00:00a.

m.

Responsable:

2 Elaborar y publicar en el Sistema de Calidad Institucional, el formulario para la toma de las pruebas selectivas de inventarios e instruir para la aplicación de los ajustes positivos y negativos en el

SIREMA.


12:00:00a.

m. Mediante el oficio UCI-0485-2012 del 13 de noviembre del 2012, de la Unidad de Compras Institucional, la Jefatura solicita prórroga al 31 de enero del 2012, para el cumplimiento de la recomendación.

2011-45 Evaluación de las condiciones técnicas del equipamiento con que cuentan los laboratorios de informática que se utilizan en SCFP

57


Recomendación Estado PR Proceso Gestión Regional Cumplimiento: 31/01/2013

12:00:00a.

m.

Responsable:

1 Gestionar lo necesario, en el ámbito de sus competencias, para que los laboratorios de informática de la red docente que se utilizan en los Centros Ejecutores para el desarrollo de Servicios de

Capacitación y Formación Profesional cumplan con las características técnicas estipuladas en el diseño de los módulos realizado por el Núcleo respectivo.


12:00:00a.

m. Mediante oficio DGR-359-2012, con fecha del 28 de Junio del 2012, el Gestor Regional el Lic. Rolando Morales Aguilera solicita prorroga de siete meses. No omite indicar que al momento se ha gestionado la

adquisición de 401 computadoras para ser sustituidas, quedando pendiente unas 200, que serán cambiadas en el transcurso del presente año. Justifica el Gestor la extensión del plazo a la complejidad que

implica la sustitución de acerca de 600 computadoras. Al valorar la justificante aportada y el trabajo realizado para el cumplimiento de la recomendación se otorga la ampliación solicitada.

2011-46 Reglamento de uso de Recursos Informáticos vrs estructura organizacional del INA


12:00:00a.

m.

Responsable:

3 Gestionar los procesos necesarios de revisión, en los niveles correspondientes de la estructura, para actualizar y modificar el Reglamento de Uso de Recursos Informáticos a efectos de buscar coherencia

entre toda la normativa interna y externa de acatamiento obligatorio, emitida en igual sentido y que tome en cuenta la estructura organizacional vigente en el Instituto y el procedimiento P-AL-01

debidamente actualizado por la Asesoría Legal, así como el nuevo procedimiento para la emisión de criterios de legalidad en temas de aprobación de Reglamentos. La Subgerencia Administrativa se

asegurará que el nuevo reglamento actualizado se incorpore al Sistema de Calidad institucional


12:00:00a.

m. Se recibe oficio SGA-432-2012, con fecha del 25 de setiembre del 2012, en donde el señor José Antonio Li Piñar Subgerente Administrativo, solicita una segunda prórroga, esta vez por un periodo de cuatro

meses, lo anterior debido a el informe DFOE-EC-IF-08-2012 emitido por la CGR sobre continuidad, emite directrices para que se realice una actualización del marco normativo y producto del estudio de

necesidad de UPS también indicado en dicho informe, se encontró que algunas conductas de las personas usuarias deben ser valoradas para incluirse en el reglamento de uso informáticos. Una vez analizadas las razones expuestas, se concede la ampliación solicitada al plazo de cumplimiento de la recomendación.

2011-49 Denuncia sobre contratación de servicios recibidos por la USEVI


12:00:00a.

m.

Responsable:

1 Tomar las acciones correspondientes para que sean definidos los mecanismos de control necesarios, que permitan garantizar razonablemente que los vales de caja chica se utilizarán únicamente para

compras urgentes, excepcionales e indispensables, dejando evidencia del análisis efectuado al respecto, en los documentos adjuntos al vale.


12:00:00a.

m. El Jefe de la Unidad de Recursos Financieros está pidiendo una prórroga para el cumplimiento de esta recomendación para el 31 de enero del 2013, debido a que en el instructivo que fue enviado al SICA, se

omitió la siguiente instrucción:"Todo adelanto de Caja Chica que incumpla con uno de los puntos señalados anteriormente será anulado por el Proceso de Tesorería o Proceso Financiero Contable donde está

siendo tramitado, con lo cual la persona funcionaria y la Jefatura de la Unidad Organizativa, deberán realizar nuevamente la confección del vale, corrigiendo la deficiencia presentada, si desean continuar con el

proceso de compra iniciado por esta vía."

58



12:00:00a.

m.

Responsable:

2 Tomar las acciones pertinentes para que sean revisados los lineamientos actuales definidos en el Fondo Rotativos de Trabajo de Caja Chica y Viáticos, con el fin de que las características de urgencia,

excepcionalidad e indispensabilidad no sean solamente evaluadas por quien autoriza el vale de caja chica.


12:00:00a.

m. El Jefe de la Unidad de Recursos Financieros está pidiendo una prórroga para el cumplimiento de esta recomendación para el 31 de enero del 2013, debido a el instructivo donde se incluyó esta recomendación

tenía varias omisiones y de debe de volver a enviar para que sea incluido en el SICA.

2011-51 Productos Perecederos

Recomendación Estado PR Proceso Gestión de Formación y Servicios Tecnológicos Cumplimiento: 28/06/2013

12:00:00a.

m.

Responsable:

1 Establecer los lineamientos y controles efectivos, que normen lo relativo a la definición, modificación, actualización, digitalización en el Sistema de Recursos Materiales (SIREMA) y el respaldo

documental o digital que corresponda, en relación con los recursos didácticos perecederos.

Auditor: Olga Fernández Vargas Ultimo Seguimiento: 17/12/2012

12:00:00a.

m. La Gestora de la Gestión de Formación y Servicios Tecnológicos envía a esta Auditoría el oficio GFST-781-2012 del 11 de diciembre de 2012, como ampliación al oficio GFST-738-2012, solicitando una

prórroga para las recomendaciones 1, 2 y 3, debido a que estas están ligadas al proceso de validación de los instrumentos diseñados e instrumento para el cálculo de los bienes perecederos incluidos en las

LRD, mismo que se estima su completa implementación y automatización, para junio de 2013.


12:00:00a.

m.

Responsable:

2 Establecer en coordinación con el Administrador del SIREMA un mecanismo de control que permita, en el sistema de información, verificar las actualizaciones y modificaciones, aplicadas a las listas

de recursos perecederos, manteniendo el histórico, desde la lista de recursos perecederos original hasta la activa.


12:00:00a.

m. La Gestora de Formación y Servicios Tecnológicos mediante envia a esta Auditoría el oficio GFST-781-2012 del 11 de diciembre de 2012, como ampliación al oficio GFST-738-2012, solicitando una prórroga

para las recomendaciones 1, 2 y 3, debido a que estas están ligadas al proceso de validación de los instrumentos diseñados e instrumento para el cálculo de los bienes perecederos incluidos en las LRD, mismo

que se estima su completa implementación y automatización, para junio de 2013


12:00:00a.

m.

Responsable:

3 Considerar en los lineamientos y controles, el proyecto que está realizando el Núcleo de Industria Alimentaria, en la depuración de las listas de recursos didácticos perecederos, en cuanto al cálculo

razonable de los materiales perecederos necesarios para cada actividad de aprendizaje definida en el diseño del módulo.


12:00:00a.

m. La Gestora de Formación y Servicios Tecnológicos mediante envió a esta Auditoría el oficio GFST-781-2012 del 11 de diciembre de 2012, como ampliación al oficio GFST-738-2012, solicitando una prórroga

para las recomendaciones 1, 2 y 3, debido a que estas están ligadas al proceso de validación de los instrumentos diseñados e instrumento para el cálculo de los bienes perecederos incluidos en las LRD, mismo

que se estima su completa implementación y automatización, para junio de 2013.

59


2:41 p.m.

2011-54 Almacenamiento, custodia y distribución, II URCO

Recomendación Estado PR Proceso Unidad Regional Central Oriental Cumplimiento: 31/10/2013

12:00:00a.

m.

Responsable:

4 Gestionar la exclusión de materiales vencidos o deteriorados que imposibiliten su utilización y custodiarlos en un lugar específico con las medidas de seguridad respectivas hasta que se finalicen los

trámites correspondientes.


12:00:00a.

m. Mediante el oficio URCO-1386-2012 del 10 de diciembre del 2012, de la Unidad Regional Central Oriental, la Jefatura informa sobre el avancen en la atención de la recomendación, al respecto, adjunta los

siguientes documentos: URCO-AR-1042-2012 del 30 de noviembre del 2012, el acta No. 09-2012 de la Comisión de Bienes Regional, el reporte "Comisión de Bienes (SIBI) y el formulario FR URMA 11, que

evidencian lo actuado.


12:00:00a.

m.

Responsable:

5 Trasladar todos los bienes que no tiene rotación al “Almacén de Rescate” del Almacén Central, según lo instruido en los oficios GNSA-0590-2008 y GNSA-0230-2009.


12:00:00a.

m. Mediante el oficio URCO-1386-2012 del 10 de diciembre del 2012, de la Unidad Central Oriental, la Jefatura informa sobre el avance en la atención de la recomendación, al respecto, adjunta el oficio URCO-

AR-1042-2012 del 30 de noviembre del 2012 y el URCO-AR-1043-2012 del 18 de noviembre del 2012, que evidencia lo actuado.


12:00:00a.

m.

Responsable:

7 Investigar las diferencias encontradas en la toma física realizada por esta Auditoría Interna para realizar los ajustes y medidas según correspondan.


12:00:00a.

m. Mediante el oficio URCO-1386-2012 del 10 de diciembre del 2012, de la Unidad Regional Central Oriental, la Jefatura informa sobre las gestiones realizadas para atender la recomendación.


12:00:00a.

m.

Responsable:

8 Ejecutar las pruebas selectivas según lo establece el procedimiento P UCI PAL 03 “Almacenamiento de Bienes” en el punto 6.1.3. y P UCI PPCO 03 “Control de Bienes Institucionales ”.


12:00:00a.

m. Mediante el oficio URCO-1386-2012 del 10 de diciembre del 2012, de la Unidad Central Oriental, la Jefatura informa sobre las acciones realizadas para atender la recomendación, al respecto, adjunta el oficio

URCO-1042-2012 del 30 de noviembre del 2012 y la prueba selectiva realizada el 21 de noviembre del 2012, que evidencian lo actuado.


12:00:00a.

m.

Responsable:

11 Codificar todos los bienes e identificar las cuentas que administra el almacén de forma ordenada y en condiciones que favorezcan la salvaguarda de los bienes en custodia y crear un área específica para

el almacenamiento de equipo.

60



12:00:00a.



12:00:00a.

m.

Responsable:

13 Recodificar los bienes que presentan duplicidad y realizar los ajustes correspondientes en los sistemas (SIREMA-SIBI).


12:00:00a.



12:00:00a.

m.

Responsable:

15 Elaborar e implementar un plan de acción para corregir las deficiencias detectadas en cuanto a las mangueras de la bomba de agua, instalaciones eléctricas, alarmas detectoras de incendio y demarcar las

zonas de seguridad en las instalaciones del Almacén Regional Central Oriental según la normativa técnica.


12:00:00a.

m. Mediante el oficio URCO-1386-2012 del 10 de diciembre del 2012, de la Unidad Regional Central Oriental, la Jefatura informa sobre las acciones realizadas en atención a la recomendación, al respecto, adjunta

los siguientes documentos: "Reporte de bienes para compra", el oficio URCO-1293-2012 del 14 de noviembre del 2012, el oficio URCO-1294-2012 del 14 de noviembre del 2012, el URMA-1850-2012 del 28

de noviembre del 2012, el URMA-1851-2012 del 28 de noviembre del 2012, el URCO-1279-2012 del 12 de noviembre del 2012 y el URMA-1743-2012 del 14 de noviembre del 2012, que evidencian lo

actuado.


12:00:00a.

m.

Responsable:

16 Establecer medidas de seguridad para restringir el acceso a personas no autorizadas a los materiales almacenados fuera de las instalaciones del almacén en las bodegas No.3, 4 y 7.


12:00:00a.



12:00:00a.

m.

Responsable:

27 Depurar la información que consigna el SIREMA y el SIBI, para que muestre el inventario real de las cuentas de equipo.


12:00:00a.

m. Mediante el oficio URCO-1386-2012 del 10 de diciembre del 2012, de la Unidad Regional Central Oriental, la Jefatura informa sobre las gestiones realizadas para atender la recomendación, al respecto, adjunta

el oficio URCO-AR-1034-2012 y URCO-AR-1035-2012 del 27 de noviembre del 2012, que evidencian lo actuado.


12:00:00a.

m.

Responsable:

29 Formalizar el registro de los equipos detallados en el “Traspaso de Bienes” #11905 en el SIBI.

61



12:00:00a.


los oficios: URCO-CB-202-2012 del 4 de diciembre del 2012, el UCI-PAL-760-2012 del 14 de noviembre del 2012 y el URCO-CB-144-2012 del 21 de noviembre del 2012, que evidencian lo actuado.


12:00:00a.

m.

Responsable:

34 Depurar las solicitudes de despacho pendientes de cancelación en el SIREMA y anular las que se encuentren en estado de preparación y vencidas, de acuerdo con lo señalado en el punto 6.5 del

procedimiento P UCI PAL 04 “Despacho de Bienes”.


12:00:00a.



12:00:00a.

m.

Responsable:

36 Localizar los formularios originales faltantes del consecutivo de “Comprobantes de salida” y “Asignación de Activos”, y verificar que cumplan con los requerimientos exigidos y archivarlos según

corresponda.


12:00:00a.


el oficio URCO-AR-1035-2012 del 27 de noviembre del 2012, que evidencian lo actuado.


12:00:00a.

m.

Responsable:

38 Realizar los inventarios a las personas docentes en las fechas de finalización del servicio de capacitación y formación profesional, empleando el formulario “Inventario del Expediente del Instructor” para

posteriormente, ingresarlos en el SIREMA (Comprobante de Entrada por Devolución de Instructores).


12:00:00a.


los oficios: URCO-CB-198-2012, URCO-CB-199-2012, URCO-CB-200-2012 y URCO-CB-201-2012, todos del 4 de diciembre del 2012, que evidencian lo actuado.

2011-56 Contrataciones de los SCFP en UR Huetar Norte

Recomendación Estado PR Proceso Gestión Regional Cumplimiento: 31/01/2013

12:00:00a.

m.

Responsable:

1 Tomar las acciones pertinentes para que los servicios de capacitación y formación profesional que se contraten, se incluyan como meta en el Plan Operativo Institucional Anual.

Auditor: Jeannette Jara Corrales Ultimo Seguimiento: 02/11/2012

12:00:00a.

m.

62


Mediante oficio DGR-610-2012 de fecha 30 de octubre del 2012, el Gestor Regional le informa a la Auditoría Interna que mediante oficio DGR-599-2012 de fecha 29 de octubre del 2012, instruyó a las

Jefaturas de las Unidades Regionales con el fin de: -Incorporar en el PASER de cada año, los SCFP que se tienen contratados. Si el PASER ya estuviera en definitivo o sea esta en ejecución y se contratan SCFP se debe proceder a ajustar el Plan Operativo

Institucional Anual. No se da por cumplida debido esta recomendación porque no se está incluyendo como meta en el POIA.

2011-DAI-05 Actualización de instructivos y procedimientos

Recomendación Estado PR Proceso Auditoría Interna Cumplimiento: 28/02/2013

12:00:00a.

m.

Responsable:

2 Revisar el Manual de Autorización de Libros y una vez aprobado, darlo a conocer a todos aquellos funcionarios y funcionarias que tienen relación con la Autorización de Libros.


12:00:00a.

m. Mediante oficio AI-01259-2012 del 13 de diciembre del 2012, la Auditora Interna solicita una prórroga para el cumplimiento de esta recomendación, debido a que el "Manual de Autorización de Libros de la

Auditoría Interna" esta siendo objeto de revisión. La nueva fecha de cumplimiento será el 28 de febrero del 2013.

2011-DAI-07 Autoevaluación de control interno


12:00:00a.

m.

Responsable:

1 Elaborar un manual de inducción continua para las personas funcionarias de la Auditoría Interna, contemplando un capítulo para los funcionarios de primer ingreso.


12:00:00a.

m. Mediante oficio AI-00341-2012 del 16 de abril del 2012, la Auditora Interna señala que en el Plan Anual de Trabajo para el año 2012 se incorporó la "Revisión y actualización del modelo de inducción continua

para el personal de la Auditoría Interna" y que una vez concluido y aprobado este modelo de inducción se pondrá en ejecución su aplicación.


12:00:00a.

m.

Responsable:

2 Una vez elaborado el manual de inducción, proceder con la aplicación de este.


12:00:00a.

m. Mediante oficio AI-00341-2012 del 16 de abril del 2012, la Auditora Interna señala que en el Plan Anual de Trabajo para el año 2012 se incorporó la "Revisión y actualización del modelo de inducción continua

para el personal de la Auditoría Interna" y que una vez concluido y aprobado este modelo de inducción se pondrá en ejecución su aplicación.

2011-DFOE-EC-

IF-06 Estudio de Tipo Financiero realizado en la Contabilidad

63



12:00:00a.

m.

Responsable:

7 e) Establecer mecanismos de supervisión que garanticen la ejecución de tomas físicas periódicas, las cuales deben realizarse durante todo el año, a fin de abarcar el 100%, tanto del inventario como del

activo fijo, al final de cada período contable. Los resultados obtenidos en el párrafo anterior, deben ser incorporados al auxiliar contable, con el objetivo de presentar razonablemente el saldo de esta

cuenta en los Estados Financieros de la Institución. Esta disposición deberá ser cumplida en un plazo de dieciséis meses calendario, sin embargo se le solicita que semestralmente se informe a este órgano

contralor sobre los avances alcanzados para el cumplimiento de esta disposición. Ver punto 2.1.1.1 inciso d) y 2.1.2 inciso d) de este informe.


12:00:00a.

m. Mediante oficio GNSA-0057-2012 del 14 del febrero de 2012, de la Gestión de Normalización y Servicios de Apoyo, el Gestor indica las gestiones efectuadas para el Plan de Mejoras para la Planificación de

las Compras y Administración de Inventarios 2011-2012, que incluyen el Plan de Aprovisionamiento Institucional, la revisión de existencias antes de revisar las compras institucionales, el establecimiento de

indicadores para la rotación de inventarios, el acomodo y toma física de los inventarios en los almacenes (quedan pendientes 3 almacenes) y el diagnóstico de los bienes con poca rotación, así como la emisión

de criterios técnicos para la exclusión, donación y remate de los mismos, haciendo referencia a los oficios UCI-0390-2011, UCI-0429-2011, UCI-031-2012 y UCI-0479-2011 de la Unidad de Compras

Institucionales, NTM-PGA-518-2011 del Núcleo Tecnología de Materiales y el GSFT-274-2011 de la Gestión de Formación y Servicios Tecnológicos.


12:00:00a.

m.

Responsable:

8 f) Girar en un plazo máximo de quince días, las instrucciones pertinentes a los Almacenes para que se establezcan las acciones necesarias y los mecanismos de supervisión correspondientes, de manera

que los materiales se encuentren debidamente codificados, almacenados, ubicados en un solo lugar y separados de los materiales dañados, con el objetivo de salvaguardar los activos de la Institución. Se

otorga el plazo de dieciséis meses calendario para el establecimiento de las acciones requeridas y mecanismos de supervisión, sin embargo se le solicita que semestralmente se informe a este órgano

contralor sobre los avances alcanzados para el cumplimiento de esta disposición. Ver punto 2.1.2 inciso d) de este informe.


12:00:00a.

m. Mediante oficio GNSA-0057-2012 del 14 del febrero de 2012, de la Gestión de Normalización y Servicios de Apoyo, el Gestor indica las gestiones efectuadas acordes al "Plan de Mejoras para la Planificación

de las Compras y Administración de Inventarios 2011-2012", las cuales, incluyen el Plan de Aprovisionamiento Institucional, la revisión de existencias antes de revisar las compras institucionales, el

establecimiento de indicadores para la rotación de inventarios, el acomodo y toma física de los inventarios en los almacenes (quedan pendientes 3 almacenes) y el diagnóstico de los bienes con poca rotación,

así como la emisión de criterios técnicos para la exclusión, donación y remate de los mismos, haciendo referencia a los oficios UCI-0390-2011, UCI-0429-2011, UCI-031-2012 y UCI-0479-2011 de la Unidad

de Compras Institucionales, NTM-PGA-518-2011 del Núcleo Tecnología de Materiales y el GSFT-274-2011 de la Gestión de Formación y Servicios Tecnológicos.


12:00:00a.

m.

Responsable:

9 g) Realizar un estudio sobre el inventario de lento movimiento y determinar si el mismo se encuentra dañado u obsoleto; de ser así realizar las exclusiones del caso y registrar los ajustes pertinentes en la

cuenta de Inventario del Balance General. Esta disposición deberá ser cumplida en un plazo de dieciséis meses calendario, sin embargo se le solicita que semestralmente se informe a este órgano

contralor sobre los avances alcanzados para el cumplimiento de esta disposición. Ver punto 2.1.2 inciso e) de este informe.


12:00:00a.






64



12:00:00a.

m.

Responsable:

10 h) Efectuar los ajustes correspondientes al auxiliar de forma tal, que se incluya la fecha del último despacho para todos los materiales y con base en ello realizar un análisis de rotación de inventario y

determinar si el mismo se encuentra dañado u obsoleto, de ser así realizar los ajustes pertinentes a la cuenta de Inventario del Balance General. Esta disposición deberá ser cumplida en un plazo de

dieciséis meses calendario, sin embargo se le solicita que semestralmente se informe a este órgano contralor sobre los avances alcanzados para el cumplimiento de esta disposición. Ver punto 2.1.2 inciso

f) de este informe.


12:00:00a.







12:00:00a.

m.

Responsable:

11 i) Girar en un plazo máximo de quince días, las instrucciones necesarias para que el material devolutivo que reingresa al Almacén no afecte el costo ponderado y realizar en un plazo de cuatro meses

calendario los ajustes pertinentes en el Sistema de Recursos Materiales (SIREMA). Ver punto 2.1.2 inciso g) de este informe.


12:00:00a.

m. Mediante GNSA-808-2012 del 14 de diciembre de 2012, de la Gestión de Normalización de Servicios de Apoyo, el Gestor solicita una prórroga para el 31 de marzo de 2013, para cumplir con el ajuste contable

del material devolutivo. Entre las medidas adoptadas, está la creación de un "Plan de Acción", para el manejo de materiales devolutivos, la modificación de los procedimientos de los almacenes y la entrega de boletas de material

devolutivo para su respetiva identificación.


12:00:00a.

m.

Responsable:

33 k) Realizar un análisis de mercado con el objetivo de verificar la razonabilidad de la metodología utilizada en la revaluación de los activos, efectuar las modificaciones que se consideren necesarias a

dicha metodología y, de requerirse, realizar los ajustes respectivos a la cuenta del Balance General. Esta disposición deberá ser cumplida en un plazo de seis meses calendario. Ver punto 2.1.1.3 inciso a)

de este informe.


12:00:00a.

m. Mediante oficio URF-864-2012 del 14 de diciembre de 2012, de la Unidad de Recursos Financieros, la Jefatura solicita una prórroga al 28 de febrero de 2013, dado que se requiere una ampliación del análisis

presentado por el Asesor en materia contable y una explicación detallada sobre los resultados obtenidos.

2012-02 Administración de salarios

Recomendación Estado PR Proceso Unidad de Recursos Humanos Cumplimiento: 28/02/2013

12:00:00a.

m.

Responsable:

65


1 Determinar el origen de las diferencias que muestra el control que aplica el Proceso de Soporte Administrativo, denominado “conciliación de retenciones”, y gestionar los ajustes que correspondan.


12:00:00a.

m. Mediante oficio URH-1279-2012 del 31 de diciembre del 2012, de la Unidad de Recursos Humanos, la Jefatura solicita una prórroga de cuatro meses para cumplir con esta recomendación, esto por cuanto,

se mantienen pendientes de depuración aproximadamente siete cuentas de retenciones, que debido a su complejidad y a los saldos tan elevados que presentan, fue necesario realizar mayores verificaciones.


12:00:00a.

m.

Responsable:

8 Depurar las diferencias y saldos negativos de las subcuentas de retenciones que se muestran en el balance de comprobación. Asimismo, establecer los controles pertinentes para mantener la cuenta

depurada


12:00:00a.

m. Mediante oficio URF-755-2012 del 31 de agosto del 2012, de la Unidad de Recursos Financieros, la Jefatura solicita una prórroga al 31 de marzo del 2012, para cumplir con la recomendación, porque aún

están pendientes siete cuentas que requieren la depuración de diferencias y saldos negativos, según se detalla en el oficio URF-PC-247-2012 del 31 de agosto del 2012, del Proceso de Contabilidad.

2012-03 Control de Bienes, I-URCO


12:00:00a.

m.

Responsable:

14 Actualizar los inventarios de la Unidad Regional Central Oriental, de forma que la información que consignan, sea coincidente con los bienes físicos en custodia de los responsables.


12:00:00a.

m. Mediante oficio URCO-1303-2012 del 15 de noviembre del 2012, de la Unidad Regional Central Oriental, la Jefatura solicita prórroga al 28 de febrero del 2013, lo anterior con base al oficio URCO-CB-197-

2012 del 30 de noviembre del 2012, de la Encargada de Control de Bienes, en donde se indica que se encuentra realizando a tiempo completo una toma física de inventario en el Almacén Regional desdel18 de

junio de este año.


12:00:00a.

m.

Responsable:

31 Realizar un estudio de cargas de trabajo de los encargados de control de bienes asignados a las Unidades Regionales.


12:00:00a.

m. Mediante oficio PDRH-1919-2012 del 26 de noviembre del 2012, del Proceso de Dotación de la Unidad de Recursos Humanos, el Encargado del Proceso solicita una ampliación del plazo al 10 de diciembre

del 2012. Lo anterior, porque el estudio requirió la actualización de datos y nueva validación de la información de los puestos analizados, pero falta el análisis final, recolección de datos y el informe. Considerando lo expuesto y por las actividades y cierre institucional en el mes de diciembre 2012, se concede la prórroga al 31 de enero del 2013.

66


2012-16 Ingresos: Venta de bienes y productos

Recomendación Estado PR Proceso Subgerencia Técnica Cumplimiento: 28/02/2013

12:00:00a.

m.

Responsable:

3 Valorar la conveniencia institucional de que cada centro establezca los días exclusivos para la venta de bienes, y de acuerdo con los resultados obtenidos realizar los cambios pertinentes en el

procedimiento P SGT 02 “Venta de Bienes y Servicios del Instituto Nacional de Aprendizaje”, y gestionar su publicación en el Sistema de Gestión de la Calidad Institucional.


12:00:00a.

m. Mediante oficio SGT-0081-2012 del 7 de diciembre del 2012, de la Subgerencia Técnica, el Subgerente solicita prórroga al 28 de febrero del 2013, lo anterior, porque se requiere más tiempo para la

modificación y publicación del procedimiento.

2012-17 Compra de teléfonos celulares


12:00:00a.

m.

Responsable:

2 Traspasar los teléfonos celulares con el formulario establecido para estos efectos, según lo estipula el artículo #7 del Reglamento de Bienes e Inventario


12:00:00a.

m. Mediante oficio GTIC-313-2012 del 07 de noviembre del 2012, de la Gestión de Tecnologías de Información y Comunicación, el Gestor solicita prórroga al 31 de enero del 2013, debido, a que depende de la

fecha en que la Unidad de Recursos Financieros registre los teléfonos celulares, que está programada para 14 de diciembre del 2012.

Recomendación Estado PR Proceso Unidad de Servicios de Informática y Telemática Cumplimiento: 31/03/2013

12:00:00a.

m.

Responsable:

3 Actualizar el Manual para uso de líneas y teléfonos celulares del Instituto Nacional de Aprendizaje, con la estructura organizacional, aprobada en el acuerdo de Junta Directiva #135-2009-JD y

modificado en acuerdo #009-2010-JD del 03/02/2010.


12:00:00a.

m. Mediante oficio USIT-007-2013 del 21 de enero del 2013, de la Unidad de Servicios de Informática y Telemática, la jefatura solicita prórroga al 31 de marzo del 2013, debido a que la aprobación de las

modificaciones al Manual para uso de líneas y teléfonos celulares, por parte de la Comisión Gerencial de Informática, se mantiene pendiente, hasta que la Junta Directiva apruebe el Reglamento

correspondiente.

2012-18 Diseño de los SFCP-NE


12:00:00a.

m.

Responsable:

2 Realizar un diagnóstico en el Núcleo del Sector Eléctrico, sobre los estudios de Identificación de necesidades en formación profesional que respaldan la oferta del Núcleo y tomar las acciones que

correspondan para que el diseño curricular, responda a las necesidades actuales del mercado laboral.

67



12:00:00a.

m. Mediante oficio GFST-660-2012, del 24 de octubre del 2012, la Gestión de Formación y Servicios Tecnológicos informa a esta Auditoria, que realizó un diagnóstico a tres programas de formación, con mayor

cantidad de personas egresadas en el periodo 2010-2012 según reportes de la UPE. Por lo que se deja en proceso debido a que esta información cumple solo una primera parte, la revisión curricular se hará

posteriormente. Se adjunta, un informe sobre la evaluación realizada a los programas: Electricista instalador residencial y comercial/ELEC2014; Cableado estructurado/ELTT2019; Refrigeración doméstica /ELRA2006. En las recomendaciones, la Gestión de Formación y Servicio Tecnológicos indica al Núcleo lo siguiente: 1- Acatar a partir de enero de 2013, lo establecido en la página 13 de la directriz GFST-311-2012, del 11 de junio del 2012. en la cual se indica: " Las Jefaturas de Núcleo deben asegurar que las personas

docentes que han sido certificadas en las competencias A.1 Determinar demandas de formación profesional, A-2 Diseñar SCFP del INA y A-3 Diseñar materiales didácticos, pertenecientes al programa

"Planificación de los Servicios de Capacitación y Formación Profesional por competencias", sean parte integral del equipo base de trabajo del Núcleo, que realiza labores de investigación, diseño y evaluación

curricular. 2-Facilitar al equipo de trabajo conformado por la GFST los diseños curriculares, programas y planes que conforman parte de la oferta del Núcleo Eléctrico, espacio físico, equipo y el personal docente

necesario para la realización de un Estudio de Evaluación Curricular, que debe coordinarse en el año 2012 y realizarse de acuerdo con el cronograma a entregar por la persona asignada por la GFST para que

coordine el estudio. 3-Presentar un plan para la actualización de los programas y planes de formación incluidos en la oferta del Núcleo Eléctrico.(...), deberá contemplarse en su totalidad la normativa técnica aplicable, incorporada

en el Sistema de Gestión de Calidad, así como los informes de Auditoría Interna #18-2012, #19-2012 y #20-2012. Así mismo,(...) deberá incluirse en este plan al personal de la UDIPE como parte asesora. (...)

una vez aprobado este plan de trabajo por parte de la Gestión, se procederá de inmediato con las etapas propias que el plan a lo interno plantea, por lo cual, debe contemplar las acciones respectivas para efectos

de control de avance.


12:00:00a.

m.

Responsable:

3 Tomar las acciones correspondientes para que se realice en todos los Subsectores del Núcleo del Sector Eléctrico, una revisión curricular completa de los Programas de Formación, y en relación con los

programas de Capacitación y los Módulos Independientes, que estos se diseñen de acuerdo a la necesidad detectada, según lo establece la normativa curricular en lo referente a la oferta específica.


12:00:00a.

m. Según oficio GFST-676-2012, del 5 de noviembre del 2012, la Gestión de Formación y Servicios Tecnológicos , adjunta el Plan de Trabajo para la Investigación: Evaluación curricular de los servicios de

capacitación y formación profesional en el Núcleo Eléctrico, el cual incluye un cronograma de ejecución con el fin de Evaluar Curricularmente la oferta de SCFP del Núcleo, que finalizara en abril 2013.

Recomendación Estado PE Pendiente Núcleo Sector Eléctrico Cumplimiento: 28/02/2013

12:00:00a.

m.

Responsable:

5 Coordinar con la Encargada del Proceso de Planeamiento y Evaluación para que realice una validación de la oferta con todo el personal docente, de los Subsectores de Refrigeración y Aire

Acondicionado, Telecomunicaciones y Telemática y Área de Electrónica, que imparten los servicios de capacitación, y elaborar un plan de acción que contenga acciones de mejora, por medio de la

retroalimentación que puedan generar los docentes; asimismo, el proceso de actualización y modificación de las listas de recursos instruccionales.


12:00:00a.

m. De acuerdo con el oficio GFST-483-2012, la Gestión de Formación y Servicios Tecnológicos, informa a esta Auditoria, el cómo se implantará esta recomendación.

2012-19 Denuncia en servicios de capacitación

68


Recomendación Estado PE Pendiente Gestión de Formación y Servicios Tecnológicos Cumplimiento: 31/01/2013

12:00:00a.

m.

Responsable:

1 Tomar las acciones correspondientes para que se realice en el Núcleo del Sector Eléctrico, una revisión curricular completa de los Programas de Capacitación y Formación Profesional, así como de los

Módulos Certificables de la oferta del Subsector de Electricidad; además, de que se revisen las competencias técnicas de las personas que laboran en el Proceso de Planeamiento y Evaluación y que

actualmente realizan funciones de diseño curricular.

Auditor: Dennis Quesada Morales Ultimo Seguimiento: 16/08/2012

12:00:00a.

m. Cumplimiento articulo 36 informe 19-2012.De acuerdo con el oficio GFST-484-2012, la Gestión de Formación y Servicios Tecnológicos, informa a esta Auditoria, el cómo se implantará esta recomendación.

Recomendación Estado PE Pendiente Núcleo Sector Eléctrico Cumplimiento: 28/02/2013

12:00:00a.

m.

Responsable:

2 Coordinar con la persona Encargada del Proceso de Planeamiento y Evaluación para que realice una validación de la oferta con todo el personal docente del Subsector de Electricidad, que imparte los

servicios de capacitación, y elaborar un plan de acciones de mejora, considerando la retroalimentación que puedan generar las personas docentes; asimismo, el proceso de actualización y modificación de

las listas de recursos instruccionales.


12:00:00a.

m. Cumplimiento articulo 36 informe 19-2012.De acuerdo con el oficio NE-262-2012, la Núcleo Eléctrico, informa a esta Auditoria, el cómo se implantará esta recomendación.

2012-20 Actualización de Recursos Didácticos


12:00:00a.

m.

Responsable:

1 Tomar las acciones pertinentes para que se analice y ajuste el Instructivo, “Diseño de Módulos, Programas y Planes de Formación I GFST 08, de tal manera que las instrucciones relacionadas con el

proceso de actualización de las listas de recursos didácticos sean claras y precisas en los aspectos que señala el hallazgo 2.1.


12:00:00a.

m. Mediante oficio GFST-485-2012 de fecha 13 de agosto del 2012, la Gestora Tecnológica, informa a esta Auditoría que están revisando la normativa que permita operacionalizar el Modelo de Formación

Profesional del INA, en lo referente al Diseño de los SCFP, e indica que dicha recomendación la Gestión la dará por cumplida el 31 de enero del 2013.

Recomendación Estado PR Proceso Núcleo Sector Eléctrico Cumplimiento: 28/02/2013

12:00:00a.

m.

Responsable:

2 Tomar las acciones correspondientes para que se realice un inventario técnico en el Centro Francisco J. Orlich del equipamiento de cada taller y laboratorio de los Subsectores de Electricidad y

Refrigeración, con el fin de determinar el estado general de cada equipo – mobiliario y definir qué módulos se ven limitados en su ejecución. Y que el resultado sirva de insumo para determinar cuáles

de ellos se deben reparar, dar mantenimiento, renovar o excluirlos de los inventarios.


12:00:00a.

m. Mediante oficio NE-263-2012 de fecha 8 de agosto del 2012, el Jefe del Núcleo Eléctrico informa a la Auditoria, que mediante NE-260-2012 del 7 de agosto del 2012, instruyó al Encargado del Proceso de

Gestión Tecnológica del NE, para que realicen un diagnóstico técnico del equipo instalado en los talleres de Electricidad y Refrigeración del Centro Francisco J. Orlich. De igual manera le indica que este

diagnóstico se requiere para el 28 de enero del 2013.

69


2012-21 Revisión de la Implementación de la UAP.


12:00:00a.

m.

Responsable:

1 Definir el ámbito de acción de la Unidad de Administración de Proyectos de tal forma que quede claro el alcance de su gestión y de sus responsabilidades en el ámbito de las TIC´s de la Institución, y se

le otorgue autoridad formal sobre la materia para facilitar el cumplimiento de la normativa vigente y contribuir al logro de los objetivos de la GTIC y por ende la misma Institución, tanto en la Sede

Central Francisco J. Orlich, como en las Unidades Regionales.


12:00:00a.

m. Se recibe el oficio GG-1138-2012, del 13 de noviembre del 2012, en el cual se indica: 1. El 13 de noviembre la Gerencia General, en el oficio GG-1138-2012, cita: “…El día 10 de setiembre se realiza una reunión con la Sra. Patricia Vargas Muñoz, encargada de la UAP, para exponerle la

recomendación No. 1 del informe. 2. La Gerenta General, emite el oficio GG-0910-2012, del 10 de setiembre del 2012, a la señora Patricia Vargas Muñoz, Encargada, Unidad Administración de proyectos. En el mismo le solicita atender la

recomendación No. 1 del Informe de auditoría No. 21-2012. 3. Con Nota UAP-0104-2012, se informa a la Gerencia General sobre la atención a la recomendación. 4. Mediante oficio GG-1097-2012, la gerencia General solicita a la UAP ampliar la información. 5. Mediante oficio UAP-108-2012, se informa a la Gerencia General sobre lo solicitado. 6. La Gerencia General solicita que se le de por cumplida la recomendación No.1. 7. Se recibió aclaración del Gestor de TIC, sobre la jefatura de UAP y la envestidura de la señora Patricia Vargas en la Unidad y él respondió: "Buenos días. Con el fin de aclarar el tema de la “Encargada de la

UAP”, por este medio le indico que en este momento no existe un documento formal que designe a Patricia Vargas Muñoz como jefa de la UAP. Personalmente he asumido el recargo de dicha Unidad, no

obstante, la señora Vargas Muñoz ha estado representándome en diferentes reuniones y hemos coordinado lo pertinente para estar informado de lo acontecido en dichas sesiones. En el caso de los oficios generados por la UAP, le indico que los mismos han sido emitidos con mi firma y en algunos casos con la firma de ambos. Los informes mensuales de gestión son elaborados por Patricia y enviados a la Gestión como lo hace cualquiera de las unidades adscritas a la GTIC. Cualquier duda o consulta adicional con mucho gusto". 8. En relación a este oficio, la auditora encargada del seguimiento, le propone al encargado de proceso una advertencia para la Gerencia General.

2012-22 Revisión de la Implementación de la USST

Recomendación Estado PR Proceso Unidad Soporte a Servicios Tecnológicos Cumplimiento: 31/03/2013

12:00:00a.

m.

Responsable:

1 Elaborar, desarrollar, aprobar y publicar los procedimientos de trabajo relativos a las funciones del personal y la unidad, para mejorar el control interno y a la vez dar cumplimiento de la directriz GTIC-

239-2011.


12:00:00a.

m. Mediante oficio USST-160-2012, con fecha del 25 de Junio del 2012, el jefe de la USST el Lic. Diego González Murillo solicita prorroga en el cumplimiento de la recomendación al 31 de marzo del 2013,

debido a que a nivel de la GTIC se está elaborando una "Ficha de Proceso" en el Sistema de Gestión de la Calidad, y posteriormente a la elaboración de esa ficha se procederá con la creación de procedimientos. Al valorar la justificante aportada y el trabajo que se esta llevando a cabo para el cumplimiento de la recomendación se otorga la ampliación solicitada.

70


2:41 p.m.


12:00:00a.

m.

Responsable:

2 Implementar un programa de trabajo para el desarrollo de los procedimientos de la unidad.


12:00:00a.

m. Mediante oficio USST-160-2012, con fecha del 25 de Junio del 2012, el jefe de la USST el Lic. Diego González Murillo solicita prorroga en el cumplimiento de la recomendación al 31 de marzo del 2013,

debido a que a nivel de la GTIC se está elaborando una "Ficha de Proceso" en el Sistema de Gestión de la Calidad, y posteriormente a la elaboración de esa ficha se procederá con la creación de procedimientos. Al valorar la justificante aportada y el trabajo que se esta llevando a cabo para el cumplimiento de la recomendación se otorga la ampliación solicitada.

2012-23 Patrimonio Histórico, La Casona


12:00:00a.

m.

Responsable:

1 Valorar la reclasificación del registro contable de La Casona Finca La Caja, Patrimonio Histórico, conforme lo establecen las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público.

Auditor: Hannia Rodríguez Arguello Ultimo Seguimiento: 03/10/2012

12:00:00a.

m. Mediante oficio URF-600-2012 del 7 de setiembre de 2012, de la Unidad de Recursos Financieros, la jefatura le remite al Encargado del Proceso de Contabilidad, fotocopia del informe de auditoría No.23-

2012, para que lo analice y ejecute las gestiones correspondientes para el cumplimiento de la recomendación.

2012-24 Infraestructura, seguridad, eficacia y atención de problemas de la red docente.

Recomendación Estado PR Proceso Comisión Gerencial de Informática Cumplimiento: 28/02/2013

12:00:00a.

m.

Responsable:

1 Instruir a las áreas competentes dentro de su área de especialidad, para que se diseñe e implemente en un plazo perentorio, un proyecto de Servicios a los laboratorios de la Red Docente en el que

incluyan procedimientos para la recepción, instalación, operación y mantenimiento de la infraestructura: Hardware, Software y Servicios (SLA’s) de todos y cada uno de los laboratorios que conforman

la red docente del INA. Para la instrucción debe considerarse el contenido del documento “LINEAMIENTOS DE USO DE RECURSOS DE TI EN LA PLATAFORMA DOCENTE DEL INA” en lo

pertinente.


12:00:00a.

m. Se envía oficio dirigido a la Sra. Shirley Benavidez Vindas Gerenta General y Coordinadora de la CGI y al Sr. Gustavo Ramírez de la Peña. Secretario, Comisión Gerencial Informática, aclarando que no se

puede dar por cumplida la recomendación por cuanto no queda claro que exista del proyecto para darla por cumplida. En espera de la respuesta, se le extiende el plazo de cumplimiento al 28 de febrero del

2013.


12:00:00a.

m.

Responsable:

4 Definir un proyecto de implementación para una herramienta de congelado en los laboratorios de la red docente bajo la metodología definida por la UAP.

71



12:00:00a.

m. Mediante oficio USST-205-2012, con fecha del 29 de Noviembre del 2012, el jefe de la USST el Lic. Diego González Murillo solicita prorroga en el cumplimiento de la recomendación al 31 de enero del 2013,

debido a que la compra en estos momentos se encuentra adjudicada, pero se está a la espera de notificar al proveedor para continuar con el trámite correspondiente. Por esa razón, se espera que el software

quede adjudicado este año y su implementación inicie a inicios del 2013. Al valorar la justificante aportada y el trabajo que se está llevando a cabo para el cumplimiento de la recomendación se otorga la ampliación solicitada.


12:00:00a.

m.

Responsable:

5 Valorar la conveniencia (viabilidad) institucional de instalar y poner en funcionamiento el soporte al escritorio de forma remota para red docente. De resultar favorable el análisis proceder a la

implementación.


12:00:00a.

m. Mediante oficio USST-205-2012, con fecha del 29 de Noviembre del 2012, el jefe de la USST el Lic. Diego González Murillo solicita prorroga en el cumplimiento de la recomendación al 31 de enero del 2013,

debido a que al momento se cuenta con un permiso especial por parte del fabricante, el cual autoriza el uso de licencias de prueba estándar de una solución de software de congelamiento, lo que evita que el

sistema operativa de la computadora se deteriore por el uso diario del mismo. Al valorar la justificante aportada y el trabajo que se está llevando a cabo para el cumplimiento de la recomendación se otorga la ampliación solicitada.

2012-25 Registro y control de la información financiera, UR-I

Recomendación Estado PR Proceso Unidad Regional Huetar Atlántica Cumplimiento: 31/01/2013

12:00:00a.

m.

Responsable:

1 Establecer las medidas correctivas para que se custodie en un sobre rotulado y lacrado una copia de la llave de la caja fuerte y la combinación de ésta. (Resultado No. 2.1 c)

Auditor: Milton Hernández Hernández Ultimo Seguimiento: 04/12/2012

12:00:00a.

m. Mediante oficio URHA-1095-2012 del 3 de diciembre del 2012, de la Unidad Regional Huetar Atlántica, la Jefatura solicita una prórroga al 14 de diciembre 2012, porque se va a comprar una caja fuerte, dada

la dificultada de sacar una copia de la llave de la caja actual. Por motivo de cierre institucional se traslada el cumplimiento de la recomendación para el 31 de enero del 2013.


12:00:00a.

m.

Responsable:

4 Valorar la viabilidad en el ámbito Institucional, de adquirir cajas fuertes de modo de apertura digital o sustituir las que sean de sistema mecánico a digital, capacitando al personal atinente para que

realice los cambios de las claves, considerando el costo-beneficio a futuro. (Resultado No. 2.1 g)


12:00:00a.

m. Mediante oficio URF-648-2012 del 01 de octubre del 2012, de la Unidad de Recursos Financieros, la Jefatura gira instrucciones a la Encargada del Proceso de Tesorería para que de cumplimiento a esta

recomendación.


12:00:00a.

m.

Responsable:

72


8 Establecer los controles pertinentes, para que el registro contable correspondiente a las facturas por gasto de combustible, se registren en su totalidad en el mes correspondiente (base de devengo).

(Resultado No. 2.4)


12:00:00a.

m. Mediante oficio URF-647-2012 del 01 de octubre del 2012, de la Unidad de Recursos Financieros, la Jefatura gira instrucciones al Encargado del Proceso de Contabilidad para que de cumplimiento a esta

recomendación.

2012-26 Administración de contratos de seguros y salud ocupacional


12:00:00a.

m.

Responsable:

8 Establecer las medidas correctivas para actualizar los valores de los vehículos, edificaciones y mobiliario según sea viable, ante el ente asegurador.


12:00:00a.

m. Mediante oficio GG-1007-2012 del 04 de octubre del 2012, de la Gerencia General, la Gerenta solicita a la Jefatura de la Unidad de Recursos Materiales las acciones que está llevando acabo para dar

cumplimiento a esta recomendación.


12:00:00a.

m.

Responsable:

9 Establecer las medidas correctivas para identificar las zonas de riesgo aseguradas y detallar las áreas que conforman cada edificio.


12:00:00a.




12:00:00a.

m.

Responsable:

10 Establecer políticas de aseguramiento de los bienes, que defina criterios, parámetros y marco de acción de los distintos niveles organizativos que participan en la administración de las pólizas de los

diferentes contratos de seguros que tiene la Institución.


12:00:00a.



Recomendación Estado PR Proceso Unidad de Recursos Materiales Cumplimiento: 30/04/2013

12:00:00a.

m.

Responsable:

11 Establecer los controles pertinentes y ejercerlos en cuanto a conciliar la información de los vehículos asegurados, con el listado de la flotilla vehicular del INA y la información consignada en los

documentos del ente asegurador

73



12:00:00a.

m. Mediante oficio URMA-PPRT-612-2012 del 11 de diciembre del 2012, de la Unidad de Recursos Materiales, la Jefatura solicita una prorroga al 26 de abril del 2013, para el cumplimiento de esta

recomendación, debido a que aún está en proceso de recolección de la información.


12:00:00a.

m.

Responsable:

12 Establecer y ejecutar las medidas correctivas, en cuanto a llevar inventarios de los bienes asegurados.


12:00:00a.

m. Mediante oficio URM-1517-2012 del 28 de setiembre del 2012, de la Unidad de Recursos Materiales, la Jefatura solicita a la Encargada del Proceso de Prevención de Riesgos del Trabajo ejecutar las

recomendaciones e informar las acciones realizadas.


12:00:00a.

m.

Responsable:

13 Establecer y ejecutar las medidas correctivas para que se utilice el módulo de seguros en el SIBI.


12:00:00a.




12:00:00a.

m.

Responsable:

14 Elaborar los procedimientos que regulen las actividades de seguros y ejecutar las acciones pertinentes para que se publiquen en el Sistema de Calidad Institucional.


12:00:00a.




12:00:00a.

m.

Responsable:

15 Realizar un adecuado análisis de los procesos definidos para el Sistema específico de valoración del riesgo institucional (SEVRI) y proceder según sea necesario para actualizar la información en el

sistema y para valorar apropiadamente los riesgos relacionados con tales procesos.


12:00:00a.




12:00:00a.

m.

Responsable:

17 Realizar un estudio de las funciones de la Unidad de Recursos Materiales y los productos del Proceso de Prevención de Riesgos del Trabajo, para ejecutar los cambios pertinentes, según las competencias

mencionadas en este informe.

74



12:00:00a.

m. Mediante oficio URH-1265-2012 del 19 de octubre del 2012, de la Unidad de Recursos Humanos, la Jefatura adjunta el oficio PDRH-1772-2012 del Proceso de Dotación del16 de octubre del 2012, señalando

el cronograma de trabajo, para atender la recomendación.

2012-27 Entrega de inventarios y ajustes por diferencias


12:00:00a.

m.

Responsable:

2 Analizar y resolver lo pertinente y aplicable sobre los resultados de las diferencias de la toma física de los inventarios.


12:00:00a.

m. Mediante el oficio GG-1008-2012 del 4 de octubre del 2012, de la Gerencia General, la Gerenta establece un plazo a la Comisión de Bienes Institucional, para analizar y recomendar a ese despacho lo referente

a las diferencias de la toma física de los inventarios

Recomendación Estado PR Proceso Unidad de Compras Institucionales Cumplimiento: 28/02/2013

12:00:00a.

m.

Responsable:

7 Establecer las medidas correctivas, que deben implementar las Unidades Regionales, sobre la documentación emitida, para formalizar adecuadamente la entrega de los inventarios realizados.


12:00:00a.

m. Mediante el oficio UCI-544-2012 del 14 de diciembre del 2012, de la Unidad de Compras Institucional, la Jefatura comunica las gestiones a realizadas hasta la fecha, no obstante, solicita prórroga al 28 de

febrero del 2013, para su cumplimiento.

Recomendación Estado PR Proceso Unidad Regional Huetar Atlántica Cumplimiento: 31/01/2013

12:00:00a.

m.

Responsable:

13 Gestionar y descartar según corresponda, las exclusiones de los bienes, que se separaron por obsolescencia o mal estado, posterior a la realización del inventario


12:00:00a.

m. Mediante el oficio URHA-946-2012 del 5 de noviembre del 2012, de la Unidad Regional Huetar Atlántica, la Jefatura comunica las limitantes que imposibilitaron el cumplimiento de esta recomendación, al

respecto adjunta el oficio URHA-CB-109-2012 del 5 de noviembre del 2012, de la Encargada de Control de Bienes Regional que evidencian lo comentado. Adicionalmente, solicita una prórroga al 31 de enero

del 2013, para su finalización.

2012-28 Actualización de recursos didácticos NIG

Recomendación Estado PR Proceso Núcleo Industria Gráfica Cumplimiento: 28/02/2013

12:00:00a.

m.

Responsable:

1 Tomar las acciones respectivas para que presente a la Gestión un plan de acción de cómo supervisar y realizar el proceso de actualización de las Listas de Recursos Didácticos de la oferta formativa

actual.

75



12:00:00a.

m. En cumplimiento del artículo 36 de la Ley General de Control Interno, la Jefatura del Núcleo Industria Gráfica mediante oficio NIGR-0224-2012 del 22 de octubre del 2012, le informa a la Auditoría Interna

como implantará esta recomendación.


12:00:00a.

m.

Responsable:

2 Tomar las acciones correspondientes para que se realice un diagnóstico técnico del equipamiento de cada taller y laboratorio donde se impartan los Servicios de Capacitación y Formación Profesional de

los subsectores de Creación Multimedia, Diseño Gráfico e Impresión y Reproducciones, con el fin de determinar el estado general de cada equipo - mobiliario y definir qué módulos se ven limitados en

su ejecución.


12:00:00a.

m. Mediante oficio NIGR-275-2012 de fecha 10 de diciembre del 2012, la Jefatura del Núcleo Industria Gráfica, solicita una prórroga al 31 de enero del 2013, para el cumplimiento de la recomendación No. 2,

debido a que estuvieron ocupados con las Olimpiadas del Conocimiento.


12:00:00a.

m.

Responsable:

3 Coordinar con la Gestión Regional la emisión de directrices claras y concisas en relación con el proceso para determinar el estado de los equipos y la asignación de responsabilidades para los Núcleos y

los Centros Ejecutores en cuanto a las acciones que deben de tomar para corregir los estados de: equipo obsoleto, dañado, en regular estado, equipo ocioso o faltantes de equipo.


12:00:00a.

m. En cumplimiento del artículo 36 de la Ley General de Control Interno, la Jefatura del Núcleo Industria Gráfica mediante oficio GFST-639-2012 de fecha 17 de setiembre del 2012, le informa a la Auditoría

Interna como implantará esta recomendación.


12:00:00a.

m.

Responsable:

4 Comunicar a la Gestión de Formación y a la Gestión Regional el resultado del diagnóstico, para que estos procedan a comunicar a las respectivas Unidades Ejecutoras, los equipos que se deben

reparar, dar mantenimiento, renovar o excluirlos de los inventarios.


12:00:00a.

m. En cumplimiento del artículo 36 de la Ley General de Control Interno, la Jefatura del Núcleo Industria Gráfica mediante oficio NIGR-0224-2012 del 22 de octubre del 2012, le informa a la Auditoría Interna

como implantará esta recomendación.

2012-29 Diseño de los SFCP NIG

Recomendación Estado PE Pendiente Unidad de Planificación y Evaluación Cumplimiento: 31/01/2013

12:00:00a.

m.

Responsable:

2 Diseñar mecanismos de control efectivos en relación con la información que presentan los Núcleos en el cumplimiento de sus metas, especialmente cuando existen sobre ejecución de metas y que estas

no coinciden con la ejecución presupuestaria.

76



12:00:00a.

m. En cumplimiento del artículo 36 de la Ley General de Control Interno, la Jefatura del Núcleo Industria Gráfica por medio del oficio NIGR-0225-2012, informa a esta Auditoria, cómo se implantará esta

recomendación.

2012-30 Diseño y evaluación de servicios de capacitación en NIG


12:00:00a.

m.

Responsable:

1 Tomar las acciones correspondientes para que se realice en todos los Subsectores del Núcleo de Industria Gráfica, una revisión de trazabilidad de los Programas de Formación, y en relación con los

Programas de Capacitación y los Módulos Independientes, que éstos se diseñen de acuerdo con la necesidad detectada, según lo establece la normativa curricular en lo referente a la oferta específica


12:00:00a.

m. En cumplimiento del artículo 36 de la Ley General de Control Interno, la Gestión de Formación y Servicios Tecnológicos por medio del oficio GFST-640-2012, informa a esta Auditoria, cómo se implantará

esta recomendación.


12:00:00a.

m.

Responsable:

2 Coordinar con la Gestión Regional el análisis y ajuste del Instructivo “Ejecución de SCFP” I GR 05, para que se indique con claridad la forma cómo debe gestionar el Núcleo las situaciones detectadas

en los Informes Finales del SCFP por parte de la persona docente y que afecta el desarrollo de los servicios de capacitación


12:00:00a.

m. En cumplimiento del artículo 36 de la Ley General de Control Interno, la Gestión de Formación y Servicios Tecnológicos por medio del oficio GFST-640-2012, informa a esta Auditoria, cómo se implantará

esta recomendación.

Recomendación Estado PR Proceso Unidad de Planificación y Evaluación Cumplimiento: 28/02/2013

12:00:00a.

m.

Responsable:

3 Coordinar con la Gestora de Formación y Servicios Tecnológicos la revisión de los objetivos, metas e indicadores comentados en el hallazgo 2.1, a fin de que exista congruencia entre estos elementos y

presentan las mejoras ante quien corresponda


12:00:00a.

m.

77


Mediante oficio UPE-423-2012 de fecha 19 de octubre de 2012, la jefa de la Unidad de Planificación y Evaluación informa sobre los acuerdos tomados mediante reunión con la Gestión de Formación y

Servicios Tecnológicos, en cuanto a la revisión integral de los objetivos y metas de los Núcleos una vez revisado el Informe de Auditoria del Núcleo Industria Gráfica. Se adjunta informe de acuerdos en

reunión celebrada el 18 de octubre de 2012. Además, por medio del oficio UPE-508-2012, de fecha 03 de diciembre de 2012, señala lo siguiente: 1- Que para el presente año el indicador de estudios técnicos ya fue separado, siendo que tiene su propio objetivo operativo, el cual es: Desarrollar procesos de investigación que permitan determinar los

requerimientos de bienes y servicios a nivel institucional para la adquisición". 2- La Unidad de Planificación y Evaluación ha creado una ficha para cada uno de los indicadores, que le permita al Jefe de Unidad y sus colaboradores, conocer con precisión como será medido y que contienen

los mismos. 3-Respecto a la meta Evaluaciones que contiene indicadores que no se asocian a dicho objetivo, aún está en proceso de análisis de esta temática. Esta parte de la recomendación si bien fue analizada, no se ha

concluido nada en firme. Por lo anterior está recomendación se mantiene en proceso.


12:00:00a.

m.

Responsable:

4 Coordinar con la Encargada del Proceso de Planeamiento y Evaluación para que considere los criterios de las personas docentes que diseñan y que ejecutan los servicios de capacitación, y elaboren un

plan que contenga acciones de mejora por medio de la retroalimentación que puedan generar las personas docentes


12:00:00a.

m. En cumplimiento del artículo 36, inciso a) de la Ley General de Control Interna, la jefatura del Núcleo Industria Gráfica informa mediante oficio NIGR-0223-2012 del 22 de octubre del 2012 cómo implantará

las recomendaciones del informe.

2012-31 Denuncia sobre contrataciones de servicios en USEVI

Recomendación Estado PE Pendiente Unidad de Compras Institucionales Cumplimiento: 31/01/2013

12:00:00a.

m.

Responsable:

7 Definir los controles necesarios para garantizar que cuando se invoque una causal de excepción de los procedimientos ordinarios de contratación quede debidamente comprobado y documentado en el

expediente la necesidad de utilizar dicha excepción.


12:00:00a.

m. Es necesario indicar que en el momento de la discusión de este informe, la Jefatura de la Unidad de Compras no aceptó esta recomendación debido a que se refiere al mismo tema de los hechos achacados al

Encargado del Proceso de Adquisiciones, y que aceptarla era aceptar los hechos que dicho funcionario estaba rechazando. Se le indicó a dicha funcionaria que debía cumplir con el artículo 136 inciso a), por

lo que emitió el oficio UCI-446-2012, del 18 de octubre del 2012, en donde informa a la Presidencia Ejecutiva de los argumentos utilizados para rechazar esta recomendación y ofrece unas supuesta solución

alterna, sin embargo, en oficio AI-1098-2012, del 6 de noviembre donde se le aclara al Presidente Ejecutivo todo lo señalado en el oficio UCI-446-2012 y se informa que la solución propuesta no es de recibo

por parte de esta Auditoría. Con el fin de aclarar la situación presentada con esta recomendación, el plazo para el cumplimiento se prorroga para el 31 de Enero del 2013.


12:00:00a.

m.

Responsable:

9 Definir los controles necesarios que garanticen que cuando se utilice la modalidad de entrega según demanda, la misma quede debidamente motivada en el expediente y que se tramite apegada al bloque

de legalidad correspondiente.

78



12:00:00a.

m. De acuerdo con el AI-01191-2012, del 28 de noviembre del 20012 emitido por esta Auditoria y dirigido a la Jefa de la Unidad de Compras institucionales, el plazo para el cumplimiento se prórroga para el 31

de enero del 2013


12:00:00a.

m.

Responsable:

10 Definir en la decisión inicial al encargado general del contrato, que será el responsable de velar el debido cumplimiento de la ejecución contractual y garantizar que dicho encargado quedará definido en

el contrato correspondiente.


12:00:00a.

m. De acuerdo con el AI-01191-2012, del 28 de noviembre del 20012 emitido por esta Auditoria y, dirigido a la Jefa de la Unidad de Compras institucionales, el plazo para el cumplimiento se prórroga para el

31 de enero del 2013

2012-32 Evaluación del control interno aplicado para la custodia del efectivo y títulos valores en Tesorería I


12:00:00a.

m.

Responsable:

4 Establecer las medidas correctivas en los procesos de trabajo, la identificación y el nivel de los riesgos incluidos en el SEVRI, asociados al Proceso de Tesorería. (Resultado 2.8)


12:00:00a.

m. Mediante oficio GNSA-731-2012 del 8 de noviembre del 2012, de la Gestión de Normalización y Servicios de Apoyo, el Gestor informa que se ha realizado una nueva valoración de riesgos por parte de la

URF, también que éstos fueron remitidos para su incorporación en el SEVRI y que para el cumplimiento de la recomendación queda pendiente la incorporación de lo específico del Proceso de Tesorería, para

el periodo 2013


12:00:00a.

m.

Responsable:

19 Establecer los controles pertinentes en la custodia y entrega de cheques en cartera, cada vez que el custodio de caja no esté disponible o fuera de la Institución. (Resultado No. 2.2 d)


12:00:00a.

m. Mediante oficio URF-797-2012 del 21de noviembre del 2012, de la Unidad de Recursos Financieros, la Jefatura le solicita a la Encargada de Tesorería a.i., indicar los controles establecidos para la custodia y

entrega de cheques, especialmente en ausencia del custodio de esos documentos, asimismo, en caso de no estar formalizados los controles le solicita presentar una propuesta.


12:00:00a.

m.

Responsable:

20 Establecer medidas correctivas, en cuanto al ingreso físico de personal al Archivo de Gestión del Proceso, fuera de la jornada laboral y en ausencia de la responsable y valorar la reubicación del espacio

físico del mensajero según las funciones asignadas, así como los controles en el uso y custodia de las llaves. (Resultado No. 2.2 e)


12:00:00a.

m.

79


Mediante oficio URF-848-2012 del 7 de diciembre del 2012, de la Unidad de Recursos Financieros, la Jefatura solicita prórroga al 28 de febrero del 2013, lo anterior, porque aún no dispone de un espacio

físico para la reubicación del mensajero.

2012-35 Control presupuestario, UR-II


12:00:00a.

m.

Responsable:

1 Evaluar la efectividad del control para que no se presenten saldos negativos en las cuentas presupuestarias en los sistemas SIREMA y SIF.


12:00:00a.

m. Mediante oficio GNSA-7-2013 del 18 de enero de 2013, de la Gestión de Normalización y Servicios de Apoyo, el Gestor solicita a las jefaturas de las Unidades de Recursos Financieros y de Compras

Institucionales, dar seguimiento a los saldos presupuestarios y mantenerlo informado mensualmente sobre aquellos casos que se presenten.

Recomendación Estado PR Proceso Unidad Regional Central Occidental Cumplimiento: 28/02/2013

12:00:00a.

m.

Responsable:

2 Establecer controles pertinentes para monitorear de forma efectiva el presupuesto de la Unidad Regional.


12:00:00a.

m. Mediante oficio URCOC-016-2013 del 16 de enero de 2013, de la Unidad Regional Central Occidental, la Jefatura Regional remite el plan de medidas preventivas y correctivas que establece la jefatura, para

atender la recomendación.


12:00:00a.

m.

Responsable:

4 Establecer los controles pertinentes para que los gastos se financien de acuerdo con lo dispuesto en el Decreto Nº 34040-H, del Ministerio de Hacienda


12:00:00a.

m. Mediante oficio URF-779-2012 del 9 de noviembre de 2012, de la Unidad de Recursos Financieros, la Jefatura remite un oficio al Encargado del Proceso de Presupuesto, para que analice lo solicitado en la

recomendación antes del 22 de febrero del 2013.

2012-43 Control presupuestario, UR-I


12:00:00a.

m.

Responsable:

1 Analizar la ruta crítica de los Proyectos de Equipamiento didáctico, para plantear una estrategia a futuro que permita pagar la mayoría de las compras en el año que se estimó el presupuesto.


12:00:00a.

m. Mediante oficio PE-0012-2013 del 15 de enero de 2013, de la Presidencia Ejecutiva, el Presidente Ejecutivo solicita a las Unidades de Recursos Financieros, Regional Brunca y a la Subgerencia Administrativa

cumplir con las recomendaciones de la Auditoría Interna y en los plazos solicitados.

80


Recomendación Estado PR Proceso Unidad Regional Brunca Cumplimiento: 30/06/2013

12:00:00a.

m.

Responsable:

2 Establecer los controles pertinentes para monitorear de forma efectiva el presupuesto de la Unidad Regional.


12:00:00a.



Recomendación Estado PR Proceso Unidad Regional Brunca Cumplimiento: 30/06/2013

12:00:00a.

m.

Responsable:

3 Establecer los controles pertinentes para dar seguimiento a las solicitudes de compra que se digitan en el Sistema de Recursos Materiales


12:00:00a.




12:00:00a.

m.

Responsable:

4 Analizar y gestionar ante las unidades competentes, cualquier desviación de los saldos presupuestarios, para asegurar la efectividad de los controles en los Sistemas que interfieren en la ejecución del

presupuesto.


12:00:00a.



2012-44 Evaluación del control interno aplicado para la custodia del efectivo y títulos valores en Tesorería II


12:00:00a.

m.

Responsable:

1 Definir la Unidad Administrativa que se encargará de los cobros no relacionados con el cobro del tributo de la Ley 6868/83, para que ésta a su vez, cobre el pagaré #13-2011, a nombre de Jonathan Sáenz

López por ¢278.500,00, y también gestione la inclusión en el Sistema de Gestión de Calidad, un procedimiento para estos casos.


12:00:00a.

m. Mediante oficio PE-0015-2013 del 15 de enero de 2013, de la Presidencia Ejecutiva, el Presidente instruye a la Subgerencia Administrativa, al Gestor de GNSA y a la Jefatura de la Unidad de Recursos

Financieros, para que cumpla con las disposiciones del Informe Auditoría No. 44-2012 “Evaluación del control interno aplicado para la custodia del efectivo y títulos valores en Tesorería II”, según los plazos

acordados.


12:00:00a.

m.

Responsable:

81


2 Valorar distribuir entre las diferentes unidades de la GNSA, la aprobación de cheques y/o transferencias, de tal forma que el personal de la Unidad de Recursos Financieros, desconcentre la fase de

autorización.


12:00:00a.


Financieros, para que cumpla con las disposiciones del Informe Auditoría No.44-2012 “Evaluación del control interno aplicado para la custodia del efectivo y títulos valores en Tesorería II”, según los plazos

acordados.


12:00:00a.

m.

Responsable:

3 Establecer rangos por monto para la autorización de cheques y transferencias, según sus responsabilidades.


12:00:00a.



acordados.


12:00:00a.

m.

Responsable:

4 Incorporar en el procedimiento pertinente y gestionar su publicación en el Sistema de Gestión de la Calidad, lo siguiente: a. Que los estados de las cuentas de ahorros asignadas a cajeros, se adjunten al “Cierre Diario del Fondo de Caja Chica”. b. Un lineamiento para el traslado y registro de los intereses, generados en las cuentas de ahorros asignadas a cajeros.


12:00:00a.



acordados.


12:00:00a.

m.

Responsable:

5 Establecer medidas correctivas para que la entrega del depósito (efectivo y cheques) al camión remesero, se realice oportunamente de acuerdo con la normativa institucional, y como control, se adjunte a

las remesas las colillas de los depósitos selladas por el banco.


12:00:00a.



acordados.


12:00:00a.

m.

Responsable:

6 Incorporar en el procedimiento pertinente y gestionar su publicación en el Sistema de Gestión de Calidad, un punto que regule la forma y los formularios a utilizar, en el traslado de los comprobantes de

ingreso de caja y el dinero, entre cajeros, custodio y el camión remesero.

82



12:00:00a.



acordados.


12:00:00a.

m.

Responsable:

7 Valorar la modificación del procedimiento actual, en cuanto a que los patronos cancelen directamente en el Proceso de Tesorería y no en el Proceso de Inspección y Cobros, considerando aspectos como:

la atención al cliente, la asignación de responsabilidades al personal y los riesgos de hurto, robo u asalto en el traslado de los valores.


12:00:00a.



acordados.


12:00:00a.

m.

Responsable:

8 Establecer medidas correctivas e incorporar en el procedimiento pertinente y gestionar su publicación en el Sistema de Gestión de Calidad, lo siguiente: a. El traslado del efectivo y otros valores a la Tesorería, se realice el primer día hábil después de recibido el dinero en el Proceso de Inspección y Cobros. b. Las medidas a tomar para mantener la continuidad de servicios, relacionada con la elaboración de Comprobantes de Ingreso de Caja (CIC), cada vez que se presenten inconvenientes con la generación

y/o impresión en los Sistemas de Información Financiera e Inspección y Cobros. c. La asignación de una persona responsable, que controle que el formulario “Cheques originales con copia del CIC enviado a Tesorería”, se complete de forma correcta y oportuna.


12:00:00a.


Financieros, para que cumpla con las disposiciones del Informe Auditoría #44-2012 “Evaluación del control interno aplicado para la custodia del efectivo y títulos valores en Tesorería II”, según los plazos

acordados.


12:00:00a.

m.

Responsable:

9 Establecer en el Proceso de Tesorería y en las Unidades Regionales, e incorporar en el procedimiento pertinente y gestionar su publicación en el Sistema de Gestión de Calidad, además de actualizar los

procedimientos vinculados, los siguientes aspectos: a. La asignación formal del personal responsable de la anulación de los comprobantes de ingreso de caja, tomando en cuenta que no participen en su elaboración, ni en el recibo y/o custodia de los dineros

provenientes de éstos, asegurando el cumplimiento de la normativa. b. La asignación formal y exclusiva de cajeros y el personal de ingresos, para la confección de los comprobantes de ingreso de cajas, estableciendo las “excepciones” en caso de vacaciones, permisos,

tiempos de alimentación, entre otros. c. La actualización inmediata de los permisos de acceso a los Sistemas de Información Financiera e Inspección y Cobros, cada vez que se suscite un cambio o suspensión de labores, en los responsables

de la elaboración y anulación de los comprobantes de ingreso de caja. d. La colocación de un sello de “anulado” y el visto bueno de la jefatura, en los comprobantes de ingreso de caja que se anulen.


12:00:00a.

m.

83


Mediante oficio PE-0015-2013 del 15 de enero de 2013, de la Presidencia Ejecutiva, el Presidente instruye a la Subgerencia Administrativa, al Gestor de GNSA y a la Jefatura de la Unidad de Recursos


acordados.


12:00:00a.

m.

Responsable:

10 Gestionar ante las entidades bancarias, el reconocimiento de intereses sobre los saldos de todas las cuentas corrientes del INA, incluyendo las Unidades Regionales.


12:00:00a.



acordados.


12:00:00a.

m.

Responsable:

11 Gestionar ante las entidades bancarias, la exclusión de las firmas en las cuentas corrientes, de los ex funcionarios y/o personas que no laboran en la Unidad de Recursos Financieros.


12:00:00a.



acordados.


12:00:00a.

m.

Responsable:

12 Valorar el cierre de las cuentas inactivas #100-02-000-615977-6 y la #100-03-000-800033-3 con el Banco Nacional de Costa Rica y realizar los registros contables pertinentes.


12:00:00a.



acordados.


12:00:00a.

m.

Responsable:

13 Establecer medidas correctivas en la aprobación de las transferencias electrónicas realizadas mediante internet, de acuerdo con la normativa.


12:00:00a.



acordados.


12:00:00a.

m.

Responsable:

14 Incorporar en el instructivo pertinente y gestionar su publicación en el Sistema de Gestión de Calidad, referente a la “Retención del impuesto sobre las remesas al exterior”.

84



12:00:00a.



acordados.


12:00:00a.

m.

Responsable:

15 14. Corroborar las transferencias al exterior realizadas por la Institución durante este y otros periodos fiscales vigentes, para determinar en cuáles casos corresponde cancelarle a la Administración

Tributaria el impuesto sobre las remesas, e iniciar el trámite de exoneración para los proveedores a quienes se les aplicó este beneficio, y aplicar posteriormente los créditos fiscales respectivos.


12:00:00a.



acordados.


12:00:00a.

m.

Responsable:

16 15. Recuperar los $270,27 pagados demás por la Institución, a la Fundación Privada ASCAMM y la comisión bancaria por $45,5, que generó la transferencia duplicada.


12:00:00a.



acordados.


12:00:00a.

m.

Responsable:

17 16. Incorporar en el procedimiento pertinente y gestionar su publicación en el Sistema de Gestión de Calidad, el proceso llevado a cabo en la revisión y aprobación de las transferencias internacionales.


12:00:00a.



acordados.


12:00:00a.

m.

Responsable:

18 Realizar los ajustes correspondientes en relación con los cheques sustraídos de la cuenta corriente #210594-8 con el Banco Nacional de Costa Rica.


12:00:00a.

m.

85


Mediante oficio PE-0015-2013 del 15 de enero de 2013, de la Presidencia Ejecutiva, el Presidente instruye a la Subgerencia Administrativa, al Gestor de GNSA y a la Jefatura de la Unidad de Recursos


acordados.


12:00:00a.

m.

Responsable:

19 Establecer las medidas correctivas pertinentes para que en el Proceso de Contabilidad, se confronte las conciliaciones bancarias de garantías con los auxiliares que emite ese Proceso.


12:00:00a.



acordados.


12:00:00a.

m.

Responsable:

20 Analizar y depurar las partidas que no deben aparecer en los auxiliares del Proceso de Contabilidad y mejorar el detalle que se consigna en éstos.


12:00:00a.



acordados.


12:00:00a.

m.

Responsable:

21 Establecer las medidas correctivas para que la información que genera el Proceso de Contabilidad sea confrontada con la del Proceso de Tesorería.


12:00:00a.



acordados.


12:00:00a.

m.

Responsable:

22 Depurar las garantías en efectivo y títulos valores, y ejercer una adecuada supervisión sobre el cumplimiento de los controles establecidos.


12:00:00a.



acordados.


12:00:00a.

m.

Responsable:

23 Gestionar ante la Unidad de Recursos Humanos, la rendición de la caución del funcionario Mario Azofeifa y verificar que no existan otros casos similares.

86



12:00:00a.



acordados.


12:00:00a.

m.

Responsable:

24 Incorporar en el procedimiento pertinente y gestionar su publicación en el Sistema de Gestión de Calidad, el proceso llevado a cabo en la tramitación y administración de los documentos presentados

como garantías de las cauciones.


12:00:00a.



acordados.


12:00:00a.

m.

Responsable:

25 Valorar en coordinación con la Asesoría Legal, la conveniencia de la fecha de pago que se está utilizando en las letras de cambio por concepto de cauciones.


12:00:00a.



acordados.


12:00:00a.

m.

Responsable:

26 Incorporar en el procedimiento pertinente y gestionar su publicación en el Sistema de Gestión de Calidad, un punto que norme y justifique la apertura de cuentas en el Balance de Situación y en el Estado

de Resultados.


12:00:00a.



acordados.


12:00:00a.

m.

Responsable:

27 Depurar y posteriormente eliminar del Balance de Situación, la cuenta #201154900015 “Devoluciones de viáticos al exterior”.


12:00:00a.



acordados.

87



12:00:00a.

m.

Responsable:

28 Establecer medidas correctivas para que los sobrantes se registren como tal, en los cierres de caja diarios.


12:00:00a.



acordados.


12:00:00a.

m.

Responsable:

29 Unificar los criterios e instruir formalmente al personal de la Tesorería y de las Unidades Regionales, en cuanto a la aceptación o no de facturas por hospedaje, a hoteles o similares que no estén inscritos

en Tributación Directa para brindar este servicio, y la forma en que deben presentar las denuncias ante la Administración Tributaria, y gestionar su inclusión en el Sistema de Gestión de Calidad.


12:00:00a.



acordados.


12:00:00a.

m.

Responsable:

30 Valorar el reintegro de los dineros devueltos por las personas funcionarias en las cajas, por solicitud del Proceso de Tesorería o de los Procesos Financieros Contables, en los casos relacionados a

inconsistencias en los servicios de hospedaje por la no inscripción ante Tributación Directa


12:00:00a.



acordados.


12:00:00a.

m.

Responsable:

31 Incorporar en el procedimiento P URF PT 36 “Fondos Rotativos de Trabajo y de Caja Chica y Viáticos” y gestionar su publicación en el Sistema de Gestión de Calidad, un punto que indique que cuando

la liquidación presente inconsistencias, la justificación de parte del funcionario se presente por escrito.


12:00:00a.



acordados.

88


2012-46 Diseño y evaluación de servicios de capacitación NNP


12:00:00a.

m.

Responsable:

1 Establecer claramente en la normativa del SICA, el tratamiento que se debe dar al diseño curricular que procede de normativa establecida nacional e internacional.


12:00:00a.

m. En respuesta al oficio AI-01203-2012, la Gestora de Formación y Servicios Tecnológicos, señala que se aceptan las recomendaciones y reafirma como fecha de cumplimiento 30 de noviembre de 2013.


12:00:00a.

m.

Responsable:

2 Definir en los procedimientos correspondientes del Sistema de Calidad, si al utilizar normativa nacional o internacional procede la elaboración de estudios de necesidades y requerimientos que respalden

la necesidad de crear esa oferta y además como sería el proceso de elaborar y validar los perfiles.


12:00:00a.

m. En respuesta al oficio AI-01203-2012, la Gestora de Formación y Servicios Tecnológicos, señal que se aceptan las recomendaciones y reafirma como fecha de cumplimiento 30 de noviembre de 2013.

Recomendación Estado PE Pendiente Núcleo Náutico Pesquero Cumplimiento: 31/01/2013

12:00:00a.

m.

Responsable:

3 Elaborar un plan de acción que permita controlar de forma eficiente, el cumplimiento de las metas en el POIA y la respectiva vinculación con la ejecución presupuestaria.


12:00:00a.

m. En respuesta al oficio AI-01203-2012, la Gestora de Formación y Servicios Tecnológicos, señal que se aceptan las recomendaciones y reafirma como fecha de cumplimiento 30 de noviembre de 2013


12:00:00a.

m.

Responsable:

4 Tomar las acciones pertinentes para que los documentos que respalden la revisión y validación de perfiles y módulos contengan las aprobaciones, fechas y sellos correspondientes.


12:00:00a.



12:00:00a.

m.

Responsable:

5 Tomar las acciones correspondientes para que eliminen de los programas de formación descritos en el hallazgo 2.2, el nivel de cualificación, a fin de cumplir con lo establecido por la Gestión de

Formación y Servicios Tecnológicos.

89



12:00:00a.



12:00:00a.

m.

Responsable:

6 Tomar las acciones respectivas para que, en la próxima identificación y valoración de riesgos, sea aplicado en forma estricta el procedimiento de Valoración de riesgo establecido en el ámbito

institucional, y además se amplíe el escenario a todos los procesos de trabajo y a la consideración de otros posibles riesgos que podrían estar afectando el logro de los objetivos.


12:00:00a.


2012-DCC-01 Auditoría Externa de Estados Financieros 2010

Recomendación Estado PR Proceso Unidad de Servicio al Usuario Cumplimiento: 31/01/2013

12:00:00a.

m.

Responsable:

11 Implementar una herramienta informática que sirva de control integrado en todas las Direcciones Regionales para la adecuada administración integral del programa de becas a los estudiantes del INA a

nivel nacional, que finalice su análisis y revisión financiera en cumplimiento de la normativa vigente.


12:00:00a.

m. Mediante oficio GNSA-420-2012 del 28 de junio de 2012, de la Gestión de Normalización y Servicios de Apoyo, el Gestor estableció como fecha de cumplimiento el 31 de enero de 2013 y definió como

responsable a la Unidad de Servicio al Usuario.


12:00:00a.

m.

Responsable:

13 Hacer las gestiones pertinentes para que los recibos de dinero se registren en línea al emitirse, como se realiza con el proceso de emisión de los cheques.


12:00:00a.

m. Mediante oficio URF-752-2012 del 30 de octubre de 2012, de la Unidad de Recursos Financieros, la Jefatura indica que en coordinación con funcionarios de la Unidad de Servicios Informáticos y Telemáticos

(USIT), se evaluaron varias opciones que al final no resultaron viables, sin embargo, se están buscando otras opciones, por lo que solicitan una prórroga al 31 de marzo de 2013. En respuesta, mediante oficio AI-01112-2012 del 7 de noviembre de 2012, de la Auditoría Interna, la Subauditora indica que se analizará con funcionarios de la USIT, la razonabilidad de las propuestas citadas

en el oficio URF-752-2012, para valorar sí se requiere extender el plazo de la recomendación y por cuánto tiempo.


12:00:00a.

m.

Responsable:

90


16 En cumplimiento de la normativa contable vigente es necesario que el INA realice tomas físicas de inventario periódicamente estableciendo las políticas necesarias y procedimientos a realizar para dicho

proceso que sirva de base para la determinación de posibles estimaciones por obsolescencia de los artículos que conforman el registro auxiliar en cada Dirección Regional del Instituto. Esta toma física de

inventario serviría de base para un estudio actualizado de todas las líneas o familias del inventario que cuantifique el posible deterioro, lento movimiento y deterioro financiero de esta cuenta y así poder

presentar los inventarios a su valor razonable. También se debe contratar los servicios de auditoría externa antes de determinar el periodo fiscal y así poder aplicar pruebas de auditoría a esta cuenta para

analizar la razonabilidad del saldo de la cuenta.


12:00:00a.

m. Mediante oficio GNSA-469-2012 del 12 de julio de 2012, de la Gestión de Normalización y Servicios de Apoyo, el Gestor indica que mediante el oficio PC-167-2012 del 11 de julio de 2012 del Proceso de

Contabilidad, el Encargado remite la plantilla de seguimiento de las recomendaciones correspondientes al periodo 2010, del Despacho Lara Eduarte S.C. Además, estableció como fecha de cumplimiento el 31

de diciembre de 2012 y definió como responsable a la Unidad de Recursos Financieros.


12:00:00a.

m.

Responsable:

17 En cumplimiento de la normativa contable vigente es necesario que el INA realice avalúos de los bienes inmuebles de forma periódica que sirvan de parámetro de valuación de las actualizaciones por

medio de índices de precios y su bienes inmuebles representen el valor de mercado de estos y así cumplir con lo indicado por la normativa contable vigente. Además de mantener el registro auxiliar

detallado por categoría de bienes muebles e inmuebles conciliado con la contabilidad de forma mensual para que permita validar la integridad y razonabilidad del saldo de la cuenta y estudios periódicos

(anuales) de conciliación sobre la cuenta de Terrenos que evidencie la integridad de las propiedades que presenta el registro auxiliar financiero con respecto a las propiedades según la información del

Registro de la Propiedad.


12:00:00a.

m. Mediante oficio URF-828-2012 del 30 de noviembre de 2012, de la Unidad de Recursos Financieros, la jefatura solicita una prórroga al 14 de diciembre de 2012, debido a que esta recomendación se relaciona

con las emitidas por la Contraloría General de la República y el Despacho Carvajal y Colegiados, por lo que se trabajan de manera integral.

Recomendación Estado PR Proceso Unidad de Servicio al Usuario Cumplimiento: 31/01/2013

12:00:00a.

m.

Responsable:

19 Implementar una herramienta informática que sirva de control integrado en todas las Direcciones Regionales para la adecuada administración integral del programa de becas a los estudiantes del INA a

nivel nacional, que facilite el análisis y revisión financiera en cumplimiento de la normativa vigente. Además, se debe establecer un procedimiento contable que implemente en los asientos contables

(CAD) documentación soporte que respalde la ejecución del gasto por este concepto de forma centralizada en el departamento contable del Instituto.


12:00:00a.

m. Mediante oficio GNSA-469-2012 del 12 de julio de 2012, de la Gestión de Normalización y Servicios de Apoyo, el Gestor indica que mediante el oficio PC-167-2012 del 11 de julio de 2012 del Proceso de

Contabilidad, el Encargado remite la plantilla de seguimiento de las recomendaciones correspondientes al periodo 2010, del Despacho Lara Eduarte S.C. Además, estableció como fecha de cumplimiento el 31

de enero de 2013 y definió como responsable a la Unidad de Servicio al Usuario.

2012-DCC-02 Auditoría Externa de Estados Financieros 2010

Recomendación Estado PE Pendiente Gestión de Tecnologías de la Información y Comunicación Cumplimiento: 30/03/2013

12:00:00a.

m.

Responsable:

1 Incorporar los riesgos específicos que han sido identificados, factores, elementos de valoración de riesgos de TI al sistema de valoración de riesgos (SEVRI)

91



12:00:00a.

m. Mediante oficio GTIC-258-2012, con fecha del 04 de Setiembre del 2012, el Gestor de TIC's el Ing. Gustavo Ramírez de la Peña establece el plazo de cumplimiento de la recomendación para marzo del 2013.


12:00:00a.

m.

Responsable:

2 Aplicar acciones o herramientas para medir y evaluar el compromiso y conocimiento de los funcionarios respecto de la seguridad de la información y las consecuencias que conlleva una inadecuada

gestión de seguridad.


12:00:00a.



12:00:00a.

m.

Responsable:

3 Confeccionar los procedimientos para la administración y formalización de los niveles de servicio acordados.


12:00:00a.


2012-DFOE-EC-

0413 Evaluación del Modelo de continuidad de operaciones en la GTIC

Recomendación Estado PE Pendiente Gerencia General Cumplimiento: 30/11/2012

12:00:00a.

m.

Responsable:

1 4.3. Definir y someter a aprobación de la Junta Directiva una política a nivel institucional sobre la continuidad de negocio con el fin de garantizar razonablemente la continuidad de los servicios que

ofrece en caso de presentarse alguna interrupción. Esta disposición deberá ser cumplida en un plazo máximo de tres meses contados a partir de la recepción del presente informe. Ver párrafo 2.4 de este

informe.


12:00:00a.

m. Recordatorio automático generado por el sistema de seguimiento, acerca del vencimiento de la recomendación 1 del informe DFOE-EC-0413-2012, a Shirley Benavides Vindas responsable del cumplimiento,

por parte de Gerencia General. La recomendación citada tiene fecha de cumplimiento el 30/11/2012 y se encuentra en estado: Pendiente. Notificación enviada a las: 12:18 p.m. del 30/11/2012.


12:00:00a.

m.

Responsable:

92


4 4.6. Girar instrucciones a quien corresponda, para que un plazo de tres meses se realice un análisis sobre conveniencia y posibilidad de reubicar el sitio alterno de procesamiento de datos, en la actual fase

del proyecto, a un lugar diferente de donde actualmente se construye, de tal forma que en caso de desastre exista la posibilidad razonable de recuperar la información y restablecer los servicios. Sobre el

particular, se le solicita remitir a esta Contraloría General, en un plazo de 15 días hábiles a partir de la recepción de este informe, copia de las instrucciones giradas y los responsables de su cumplimiento.

Y en un plazo de cinco meses remitir a este órgano contralor las acciones que se tomarán producto de los resultados de dicho análisis. Ver párrafo 2.60 de este informe.


12:00:00a.

m. Se recibe el oficio GG-1116-2012, del 06 de noviembre del 2012, en donde la Gerencia General "...recomienda reubicar el sitio alterno de procesamiento de datos contratando el servicio de colocación a un

proveedor especializado....". Asimismo, solicita que se le de por cumplida la recomendación 4.6


12:00:00a.

m.

Responsable:

5 4.7. Girar las instrucciones a quién corresponda para realizar un estricto seguimiento del proyecto de implementación del sitio alterno, en el cual se incorpore al menos las actividades de documentación y

aprobación de las funcionalidades esperadas. Se le solicita informar a este órgano contralor, en un plazo de 15 días hábiles, a partir de la recepción de este informe el documento en que coste la orden

girada. Ver del párrafo 2.63 al 2.68 de este informe.


12:00:00a.

m. Se recibe el oficio GG-1275-2012, del 13 de diciembre del 2012, en este oficio, la Gerencia General, indica que a través del oficio GG-078-2012,, ha designado los responsables del cumplimiento de esta

recomendación. También se cita el oficio GTIC-228-2012, donde el Gestor de TI, le solicita a la USIT y a la UAP, un estricto seguimiento a la implementación del sitio alterno. Asimismo en éste oficio la Gerencia indica que con base en lo expuesto, le solicita a la Contraloría General de la República que le dé por cumplida la disposición 4.7


12:00:00a.

m.

Responsable:

6 4.8. Girar instrucciones a quién corresponda, para que se realice un estudio respecto a la necesidad de contar con sistemas de alimentación ininterrumpida (UPS) con capacidad para dar respaldo eléctrico

a los edificios de Docencia, Servicio, Presidencia y Administrativo, ubicados en la sede Central de la Uruca. Sobre el particular, se le solicita remitir a esta Contraloría General, en un plazo de 15 días

hábiles a partir de la recepción de este informe, copia de las instrucciones giradas y los responsables de su cumplimiento y en un plazo de tres meses remitir las acciones que se tomarán producto de los

resultados de dicho estudio. Ver párrafo 2.75 de este informe.


12:00:00a.

m. Se recibe el oficio GG-1118-2012, del 06 de noviembre de 2012, donde solicita que se le den por cumplida la recomendación 4.8.


12:00:00a.

m.

Responsable:

7 4.9. Actualizar el Marco Normativo (Manual de políticas y estándares de seguridad de la información), así como la política sobre continuidad de negocio contenida en dicho Marco, de tal forma que

considere la continuidad de los servicios de TI brindados por la GTIC como un todo, y someterlos a la aprobación de la alta gerencia. Para el cumplimiento de esta disposición se otorga un plazo máximo

de dos meses contados a partir de la recepción de este informe, plazo en el cual deberá remitir a esta Contraloría General la documentación que evidencie su cumplimiento. Ver párrafos 2.7, 2.8 y 2.9.


12:00:00a.

m. Se recibe el oficio GTIC 305-2012, del 01 de noviembre del 2012. En él se indica que mediante el oficio GTIC-291-2012, se da respuesta a la CGR, para el cumplimiento de las recomendaciones 4.9 y 4.10. En atención a este oficio, esta Auditoría interna realizó una revisión del Marco Normativo, publicado en las carpetas públicas del correo Institucional, descubriendo que el mismo sigue desactualizado; por lo

que se pidió vía correo, una ampliación a la información contenida en el oficio citado. En virtud de lo anterior, se recibe correo de la GTIC, el 26 de noviembre del 2012, indicando que el cambio ya se efectuó y así se constató.

93

31/01/2013 Instituto Nacional de Aprendizaje

Auditoría Interna Informe Seguimiento de Recomendaciones


12:00:00a.

m.

Responsable:

8 4.10. Girar las instrucciones a quién corresponda para que se identifiquen las aplicaciones críticas para la prestación de los Servicios de capacitación y formación profesional, bajo la modalidad virtual y

realizar un análisis sobre su incorporación al Plan de Continuidad de las Operaciones de la GTIC. Sobre el particular deberá remitir a esta Contraloría General, en un plazo de 15 días hábiles, a partir de la

recepción de este informe, las instrucciones giradas y en un plazo de dos meses la documentación que evidencie el cumplimiento de esta disposición. Ver párrafo 2.31 de este informe.


12:00:00a.

m. Se recibe el oficio GTIC 305-2012, del 01 de noviembre del 2012. En él se indica que mediante el oficio GTIC-291-2012, se da respuesta a la CGR, para el cumplimiento de las recomendaciones 4.9 y 4.10.


12:00:00a.

m.

Responsable:

13 4.15. Comunicar formalmente la existencia del Plan de Continuidad de las Operaciones de la GTIC a todo el personal involucrado, salvaguardando la seguridad de la información cuando proceda, en

especial al personal de TI, a los miembros de las comisiones de trabajo creadas en éste, así como a Técnicos en Soporte Informático de las Unidades Regionales y demás personal clave para la ejecución

del Plan. Asimismo, deberá definir un calendario para la capacitación periódica de dicho personal. Sobre el particular, se le solicita remitir a esta Contraloría General, en un plazo de 8 días hábiles, copia

de la documentación y en un plazo de 3 meses remitir al órgano contralor copia del Calendario de Capacitación en el cual se evidencia el cumplimiento de esta disposición. Ver del párrafo 2.37 al 2.47 de

este informe.


12:00:00a.

m. Recordatorio automático generado por el sistema de seguimiento, acerca del vencimiento de la recomendación 13 del informe DFOE-EC-0413-2012, a Gustavo Ramirez de la Pena responsable del

cumplimiento, por parte de Gestión de Tecnologías de la Información y Comunicación. La recomendación citada tiene fecha de cumplimiento el 30/11/2012 y se encuentra en estado: Pendiente. Notificación enviada a las: 12:18 p.m. del 30/11/2012.


12:00:00a.

m.

Responsable:

14 4.16. Girar instrucciones a quién corresponda para que se realice un plan con el fin de establecer los controles necesarios para mejorar las condiciones de seguridad física y ambiental de los cuartos de

comunicación y centro de datos principal. Para ello considere lo establecido en el punto 1.4.3. de las Normas técnicas para la gestión y control de las tecnologías de información. Sobre el particular, se le

solicita remitir a esta Contraloría General, en un plazo de 15 días hábiles a partir de la recepción de este informe, copia de las instrucciones giradas y los responsables de su cumplimiento y en un plazo de

tres meses remitir la documentación que evidencia el cumplimiento de esta disposición. Ver del párrafo 2.69 al 2.76 de este informe.


12:00:00a.

m. Recordatorio automático generado por el sistema de seguimiento, acerca del vencimiento de la recomendación 14 del informe DFOE-EC-0413-2012, a Gustavo Ramirez de la Pena responsable del

cumplimiento, por parte de Gestión de Tecnologías de la Información y Comunicación. La recomendación citada tiene fecha de cumplimiento el 30/11/2012 y se encuentra en estado: Pendiente. Notificación enviada a las: 12:18 p.m. del 30/11/2012.

ANEXO #6

DETALLE DE LAS RECOMENDACIONES Y DISPOSICIONES EMITIDAS DURANTE EL 2012 CON INDICACIÓN DE

SU ESTADO DE CUMPLIMIENTO AL 31-12-2012

31/01/2013

95

Anexo #6 DETALLE DE LAS RECOMENDACIONES EMITIDAS

DURANTE EL PERÍODO 2012 CON INDICACIÓN DE SU ESTADO DE CUMPLIMIENTO

No Informe

No Rec

Detalle Unidad Fecha

Cumplimiento Estado

2012-02 1 Determinar el origen de las diferencias que muestra el control que aplica el Proceso de Soporte Administrativo, denominado “conciliación de retenciones”, y gestionar los ajustes que correspondan.

URH 28/02/2013 PR

2012-02 2 Establecer en el Procedimiento P URH PSA 09 “Deducciones de Salario al Personal”, en el punto, 6.10, la forma en cómo se realiza la conciliación de datos (información requerida, tipo de detalle, responsable de elaborarla y remitirla, tramitación de ajuste, seguimiento, entre otros) y sustituir el término “conciliación contable” por “conciliación de datos” y publicarlo en el Sistema de Calidad Institucional.

URH 30/09/2012 CU

2012-02 3 Gestionar la implementación de pistas de auditoría en el Sistema de Recursos Humanos (SIRH), para que toda modificación del libro salarial quede registrada antes de su aprobación, mediante la solicitud respectiva en el “SERVICE DESK” para la Unidad de Servicios de Informática y Telemática.

URH 30/03/2012 CU

2012-02 4 Designar la generación del libro salarial en personas funcionarias específicas y establecer los controles que éstos aplicarán, para garantizar la validez de los datos registrados.

URH 30/03/2012 CU

2012-02 5 Establecer los controles pertinentes en relación con las constancias salariales y el libro salarial en función de la incompatibilidad de funciones en las labores que realiza el personal.

URH 30/03/2012 CU

2012-02 6 Establecer los controles pertinentes para que se aplique el orden establecido de las deducciones en el Sistema de Recursos Humanos “SIRH” y que cualquier variación quede documentada.

URH 30/03/2012 CU

2012-02 7 Verificar los documentos que justifican la orden de pago y la aprobación por personas funcionarias competentes de acuerdo con la naturaleza de la solicitud.

URF 30/04/2012 CU

2012-02 8 Depurar las diferencias y saldos negativos de las subcuentas de retenciones que se muestran en el balance de comprobación. Asimismo, establecer los controles pertinentes para mantener la cuenta depurada

URF 31/03/2013 PR

2012-03 1 Localizar los formularios originales de las “Asignación de Activos” y “Traspaso de Bienes” y custodiarlos según corresponda.

RCO 31/07/2012 CU

96



No Informe

No Rec


Cumplimiento Estado

2012-03 2 Completar los espacios correspondientes a los requerimientos pendientes en los formularios originales de “Asignación de Activos” y “Traspaso de Bienes”.

RCO 31/07/2012 CU

2012-03 3 Recibir y registrar en el Sistema de Bienes e Inventarios (SIBI) los formularios originales de “Asignación de Activos” y “Traspaso de Bienes” que cumplan con los requerimientos exigidos.

RCO 31/07/2012 CU

2012-03 4 Instaurar los controles para que el registro de los “Traspasos de Bienes” y “Asignación de Activos”, sean actualizados en el Sistema de Bienes e Inventarios (SIBI) en el plazo establecido en el procedimiento P UCI PPCO 03 “Control de Bienes Institucionales”, inciso 6.5.

RCO 31/07/2012 CU

2012-03 5 Consignar el sello de recibido en los formularios “Asignación de Activos” y “Traspaso de Bienes" por parte del encargado de control de bienes de forma que se evidencie la fecha de su recibo.

RCO 30/04/2012 CU

2012-03 6 Registrar todos los formularios que no están incorporados en el Sistema de Bienes e Inventarios (SIBI), de forma que se actualice la totalidad de los bienes, según las respectivas ubicaciones.

RCO 31/08/2012 CU

2012-03 7 Aprobar con carácter de firmeza los acuerdos tomados en las actas 1-2009, 2-2009, 3-2009, 1-2010, 2-2010 y 02-2011 de la Comisión de Bienes Regional.

RCO 30/04/2012 CU

2012-03 8 Establecer un control para la revisión de la confección de las actas emitidas por la Comisión de Bienes Regional.

RCO 30/04/2012 CU

2012-03 9 Establecer un control para la ejecución de los acuerdos, dejando evidencia de las gestiones en los expedientes que se mantiene para cada una de las Actas de la Comisión de Bienes Regional.

RCO 30/04/2012 CU

2012-03 10 Excluir del Sistema de Bienes e Inventarios (SIBI) el bien placa patrimonial # AC01-01337, asimismo los siguientes bienes anotados en los acuerdos de las Sesiones #1-2010 del 12 de febrero del 2010, artículo I (retroproyector, placa patrimonial #3-59341), #2-2010 del 18 de marzo del 2010, artículo II, CPU (placa patrimonial #3-59597) y Sesión #04-2011 del 30 de mayo del 2011, en el artículo II juego de boquillas marca GENTEC (placa patrimonial #2-12441), verificando su procedencia según los acuerdos de la Comisión de Bienes Regional.

RCO 30/04/2012 CU

97



No Informe

No Rec


Cumplimiento Estado

2012-03 11 Presentar las denuncias o declaraciones juradas ante las autoridades judiciales en caso de robo o hurto de bienes muebles.

RCO 30/04/2012 CU

2012-03 12 Presentar en el plazo establecido las denuncias por robo o hurto, al Encargado de Control de Bienes Regional y a la Comisión Regional de Bienes para su análisis, resolución y acciones a tomar.

RCO 30/04/2012 CU

2012-03 13 Verificar que los bienes a excluir en el Sistema de Bienes e Inventarios (SIBI), concuerden con los indicados en las respectivas denuncias y los informes emitidos por los responsables de los bienes y persona investigadora del INA .

RCO 30/04/2012 CU

2012-03 14 Actualizar los inventarios de la Unidad Regional Central Oriental, de forma que la información que consignan, sea coincidente con los bienes físicos en custodia de los responsables.

RCO 28/02/2013 PR

2012-03 15 Gestionar ante la Comisión de Bienes Regional, los incumplimientos en la presentación de los inventarios de las dependencias de la Unidad Regional Central Oriental en el plazo otorgado, para los trámites según correspondan.

RCO 31/08/2012 CU

2012-03 16 Establecer un control para el material devolutivo asignado a los responsables de las dependencias de la Unidad Regional Central Oriental.

RCO 31/10/2012 CU

2012-03 17 Realizar una supervisión constante al cronograma de pruebas selectivas de inventarios realizados a los diferentes centros de formación y Unidad Regional.

RCO 31/07/2012 CU

2012-03 18 Revisar la situación del resultado obtenido en la prueba selectiva realizada al Centro de Formación Taller Público de Puriscal el 07 de diciembre del 2010 para lo que proceda.

RCO 31/07/2012 CU

2012-03 19 Indicar en los documentos que respalda las pruebas selectivas, el cálculo aplicado para el establecimiento de la muestra de los bienes a verificar.

RCO 30/04/2012 CU

2012-03 20 Mantener un orden lógico para la elaboración de las actas de “Exclusión de Bienes Muebles” obsoletos o inservibles.

RCO 30/04/2012 CU

2012-03 21 Mantener un control efectivo para el registro de existencias de los bienes almacenados y declarados obsoletos e inservibles en la bodega del Almacén Regional URCO.

RCO 30/04/2012 CU

2012-03 22 Realizar la gestión correspondiente, para la exclusión de los bienes placa patrimonial #3-61305, #3.48555, #3-50274, #3-50285, #3-40586, #3-28929 y #RO-02315, toda vez que proceda.

RCO 31/07/2012 CU

98



No Informe

No Rec


Cumplimiento Estado

2012-03 23 Destruir las placas retiradas de los bienes declarados como obsoletos o inservibles.

RCO 30/04/2012 CU

2012-03 24 Proporcionar a la empresa que presta los servicios de seguridad, la información correspondiente de las personas autorizadas para la salida de bienes y materiales de las instalaciones del Instituto Nacional de Aprendizaje.

RCO 30/04/2012 CU

2012-03 25 Atender los requerimientos solicitados por el Proceso de Dotación de la Unidad de Recursos Humanos mediante oficio, PDRH-1014-2011 del 8 de junio del 2011.

RCO 31/07/2012 CU

2012-03 26 Elaborar en coordinación con la Asesoría Legal, un formulario consecutivo que permita controlar la remisión y atención de las denuncias o declaraciones juradas, por concepto de robo, hurto o sustracción de bienes y publicarlo en el Sistema de Calidad Institucional.

UCI 31/10/2012 CU

2012-03 27 Incorporar en el Sistema de Calidad Institucional, en el procedimiento "P UCI PPCO 03 Control de Bienes Institucionales", los controles para el manejo, inventario y pruebas selectivas de los materiales devolutivos por parte de las Unidades Organizativas.

UCI 31/10/2012 CU

2012-03 28 Incorporar en el Sistema de Calidad Institucional, en el procedimiento "P UCI PPCO 03 Control de Bienes Institucionales", lo relativo, a la re-inclusión de las placas excluidas en el Sistema de Bienes e Inventarios (SIBI).

UCI 31/10/2012 CU

2012-03 29 Incorporar en el Sistema de Calidad Institucional, en el procedimiento “P UCI PPCO 01 Exclusión de Bienes”, la calidad y cantidad de participantes en las actas de exclusión de bienes por motivo de obsolescencia o inservibles.

UCI 31/10/2012 CU

2012-03 30 Incorporar en el Sistema de Calidad Institucional, en el procedimiento “P URMA 01 Supervisión de los servicios de seguridad”, el suministrar a la empresa que preste los servicios de seguridad el registro de las personas autorizadas para la salida de bienes institucionales.

URM 31/03/2012 CU

2012-03 31 Realizar un estudio de cargas de trabajo de los encargados de control de bienes asignados a las Unidades Regionales.

URH 31/01/2013 PR

99



No Informe

No Rec


Cumplimiento Estado

2012-04 1 Tomar las medidas correspondientes para que los responsables del control y de la evaluación puedan informar a los niveles jerárquicos respectivos, los resultados de su trabajo y propongan las opciones para que se tomen las medidas correctivas del caso, como retroalimentación y rendición de cuentas.

SGT 31/05/2012 CU

2012-04 2 Tomar las acciones pertinentes para asesorar a los titulares subordinados, de tal manera que los resultados del proceso de valoración de riesgos, puedan ser insumos para retroalimentar el proceso de planificación, aportando elementos para que el jerarca y los titulares subordinados estén en capacidad de revisar, evaluar y ajustar periódicamente los enunciados y supuestos que sustentan los procesos de planificación estratégica y operativa institucional.

ACII 30/06/2012 CU

2012-04 3 Tomar las acciones correspondientes para que se asesore a los titulares subordinados en la revisión del mecanismo de control existente para dar seguimiento al cumplimiento de medidas para minimizar los riesgos.

ACII 30/06/2012 CU

2012-05 1 Elaborar un plan de acción que permita controlar de forma eficiente, el cumplimiento de las metas programadas en el POIA y la ejecución presupuestaria.

RCH 31/05/2012 CU

2012-05 2 Tomar las acciones pertinentes para que en la próxima evaluación de riesgos, el personal que se asigne para dicha labor cuente con la experiencia suficiente, de tal manera que las medidas que se establezcan disminuyan los riesgos y asimismo se establezcan tiempos más acertados para el cumplimiento de dichas medidas

RCH 31/05/2012 CU

2012-05 3 Tomar las acciones correspondientes para que se documente y se presente ante quien corresponda, los requerimientos y mejoras que necesiten los Sistemas de Información utilizados por la Unidad Regional.

RCH 30/06/2012 CU

2012-05 4 Girar las instrucciones al Centro Regional Polivalente de Liberia, para que presente ante la Auditoría Interna la legalización de las hojas del Libro de Actas que a la fecha está sin sello de auditoría y sin legalizar y proceder posteriormente al cierre del libro.

RCH 30/03/2012 NA

2012-05 5 Justificar ante el Consejo Institucional de Becas, las razones por las que no están los expedientes de los tres estudiantes del Centro Regional Polivalente de Liberia, señalados en el hallazgo 2.2, además, tomar las acciones pertinentes para reponer los expedientes de dichos estudiantes.

RCH 30/03/2012 CU

100



No Informe

No Rec


Cumplimiento Estado

2012-06 1 Elaborar e implementar, en coordinación con la persona Encargada del Centro Regional Polivalente de San Isidro, un Plan de Acción que permita controlar de forma eficientemente, el cumplimiento de las metas programadas en el POIA y la ejecución presupuestaria.

CRPSI 31/03/2012 CU

2012-06 2 Coordinar con el Staff de Planificación Regional con el fin de incorporar al Centro Regional Polivalente de San Isidro en el proyecto denominado Prospección de Necesidades que está liderando la Gerencia General.

GR 29/02/2012 CU

2012-07 1 Elaborar un plan de acción que permita controlar de forma eficientemente, el cumplimiento de las metas programadas en el POIA y la ejecución presupuestaria.

RHA 30/06/2012 CU

2012-07 2 Instruir a Trabajadoras Sociales, con el fin de subsanar los incumplimientos señalados en este informe.

RHA 31/03/2012 CU

2012-08 1 Tomar las medidas necesarias para que todas las solicitudes de despacho sean generadas en el SIREMA y documentar las razones en aquellos casos en que no se genere dicha solicitud.

CNEA 31/03/2012 CU

2012-08 2 Tomar las acciones correspondientes en coordinación con el Área de Registro del Proceso de Servicio al Usuario de la Unidad Regional Central Occidental, para entregar los certificados a las personas participantes con la mayor brevedad posible.

CNEA 30/04/2012 CU

2012-08 3 Coordinar con el Staff de Planificación de la Unidad Regional Occidental, la elaboración de estrategias que respalden la demanda de capacitación que como Centro Nacional Especializado en Autotrónica le corresponde atender.

CNEA 31/05/2012 CU

2012-09 1 Tomar las acciones pertinentes para que se realice la presentación del estudio a las partes involucradas y asigne la responsabilidad del cumplimiento de las recomendaciones y los planes de acción a seguir.

SGT 30/11/2012 CU

2012-14 1 Establecer controles pertinentes para que las unidades involucradas en el proceso de contratación administrativa, justifiquen los atrasos en sus estudios, para que quede documentado en el expediente de contratación del Proceso de Adquisiciones.

GG 30/09/2012 CU

2012-14 2 Establecer mecanismos de comunicación entre la Asesoría Legal y las Unidades Técnicas Especializadas, con el fin de que las observaciones hechas por cada una de las Unidades, puedan ser tomadas en cuenta a la hora de realizar el estudio de las ofertas.

GG 31/10/2012 CU

2012-14 3 Analizar la conveniencia de que un funcionario de rango inferior adjudique un trámite que fue iniciado por la Comisión que corresponda.

GG 30/10/2012 CU

101



No Informe

No Rec


Cumplimiento Estado

2012-14 4 Supervisar que el documento denominado “ruta crítica” sea utilizado según los procedimientos, completado en todos sus espacios y que los datos sean coincidentes con la documentación archivada en el expediente.

UCI 31/07/2012 CU

2012-14 5 Establecer los controles necesarios para que las prórrogas a un trámite de contratación, no sobrepasen el límite establecido.

UCI 31/07/2012 CU

2012-14 6 Designar expresamente en la decisión inicial, a la persona funcionaria que debe supervisar el contrato.

UCI 31/07/2012 CU

2012-14 7 Incluir en el procedimiento P GNSA 01 “Tramites de Licitaciones para compra de bienes” los plazos para la notificación a los proveedores una vez dictado el acto de adjudicación, enviarlo a la Gestión de Calidad y dar seguimiento hasta su publicación.

UCI 30/09/2012 CU

2012-14 8 Evaluar los controles existentes en relación con la entrega de los materiales para los servicios de limpieza y realizar los ajustes correspondientes en el procedimiento P URMA PSG-01 “Supervisión de servicios de limpieza y mantenimiento de zonas verdes” y enviarlo a la Gestión de Calidad para su publicación.

URM 30/09/2012 CU

2012-14 9 Aplicar los procedimientos establecidos para la determinación de la estimación presupuestaria y razonabilidad de precios de las contrataciones.

NIGR 31/07/2012 CU

2012-16 1 Incorporar en el procedimiento “PSGT 02 Venta de Bienes y Servicios del Instituto Nacional de Aprendizaje” entre otros aspectos que se consideren pertinentes:

Un formato estándar para las actas de las Comisiones Locales de Ventas, según lo establecido en la Ley General de la Administración Pública. (Resultado #2.1)

El mantenimiento de los datos de “cantidades disponibles” en el Sistema de Ventas de Productos (SIVEN), por parte de los “encargados de ventas”. (Resultado #2.6)

El manejo de los residuos (perecederos y no perecederos) producto de los Servicios de Capacitación y Formación Profesional, según lo estipulado en la “Ley para la gestión integral de residuos”, #8839. (Resultado #2.8)

SGT 30/11/2012 CU

102



No Informe

No Rec


Cumplimiento Estado

Y gestionar su publicación en el Sistema de Gestión de la Calidad Institucional.

2012-16 2 Establecer los controles pertinentes para que los Centros de Formación que realizan ventas, usen el Sistema de Ventas de Productos (SIVEN).

SGT 30/11/2012 CU

2012-16 3 Valorar la conveniencia institucional de que cada centro establezca los días exclusivos para la venta de bienes, y de acuerdo con los resultados obtenidos realizar los cambios pertinentes en el procedimiento P SGT 02 “Venta de Bienes y Servicios del Instituto Nacional de Aprendizaje”, y gestionar su publicación en el Sistema de Gestión de la Calidad Institucional.

SGT 28/02/2013 PR

2012-16 4 Coordinar con los Centros la depuración de los saldos de los códigos cuyo saldo es cero, lo anterior mediante el “SERVICE DESK”.

SGT 31/10/2012 CU

2012-16 5 Gestionar mediante el “SERVICE –DESK”, la incorporación de un reporte para los “ajustes” a los inventarios que cumpla con los requerimientos necesarios para un adecuado control.

SGT 30/11/2012 CU

2012-16 6 Gestionar la corrección pertinente en el libro de actas de la Comisión Local de Ventas del Centro de Formación Taller Público de Tirrases.

RCO 30/09/2012 CU

2012-16 7 Designar al “encargado de Ventas” del Centro de Formación Taller Público de Tirrases, mediante la Comisión Local de Ventas.

RCO 30/09/2012 CU

2012-16 8 Gestionar mediante el “SERVICE DESK”, el problema de comunicación que se presenta con el Sistema de Ventas de Productos (SIVEN), en el Centro de Formación Taller Público de Tirrases.

RCO 31/08/2012 CU

2012-16 9 Realizar oportunamente los depósitos de dinero de acuerdo con lo establecido en el “Reglamento para la Venta de Bienes y Servicios del Instituto Nacional de Aprendizaje” y el procedimiento “P SGT 02 Venta de Bienes y Servicios del Instituto Nacional de Aprendizaje”, en el Centro Nacional Especializado Granja Modelo.

RCO 31/08/2012 CU

2012-16 10 Gestionar la corrección pertinente en el libro de actas de la Comisión Local de Ventas del Centro de Desarrollo Tecnológico de Industria Alimentaria.

RCOC 31/08/2012 CU

2012-16 11 Designar al “encargado de Ventas” del Centro de Desarrollo Tecnológico de Industria Alimentaria mediante la Comisión Local de Ventas.

RCOC 31/08/2012 CU

2012-16 12 Aplicar las mejoras en el Sistema de Ventas de Productos (SIVEN), de acuerdo con las solicitudes en el “SERVICE DESK”.

USIT 31/01/2013 PE

103



No Informe

No Rec


Cumplimiento Estado

2012-17 1 Regular por escrito las actividades que debe realizar la Unidad de Servicios de Informática y Telemática, de conformidad con sus competencias, cuando se trata de trámites de adquisiciones, así como la comunicación que debe existir con el Proceso de Tesorería, cuando utilice el sistema de pago automático “PAR”, para cancelar el costo de un teléfono celular.

GTIC 31/08/2012 CU

2012-17 2 Traspasar los teléfonos celulares con el formulario establecido para estos efectos, según lo estipula el artículo #7 del Reglamento de Bienes e Inventario.

GTIC 31/01/2013 PR

2012-17 3 Actualizar el Manual para uso de líneas y teléfonos celulares del Instituto Nacional de Aprendizaje, con la estructura organizacional, aprobada en el acuerdo de Junta Directiva #135-2009-JD y modificado en acuerdo #009-2010-JD del 03/02/2010.

USIT 31/01/2013 PE

2012-17 4 Verificar que la entrega de líneas y teléfonos celulares, esté respaldada con el formulario de Autorización de rebajo por planilla, debidamente firmado, tal como lo dispone el artículo #15, inciso f) del Reglamento para Uso de Líneas y Teléfonos Celulares.

USIT 31/10/2012 CU

2012-17 5 Verificar que en los trámites de compra de teléfonos celulares, se deje evidenciada la razonabilidad del precio.

UCI 31/08/2012 CU

2012-17 6 Comunicar, en todos los casos, el acto final del trámite respectivo según el Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, a los oferentes participantes del trámite, según lo dispone el artículo #88 del citado cuerpo normativo, referente al “Plazo para comunicar el acto final” y el procedimiento P GNSA 02 “Trámites de compras directas para la compra de bienes y servicios”, en el punto 6.17

UCI 31/08/2012 CU

2012-17 7 Regular la forma en que serán registrados los teléfonos celulares que fueron adquiridos por medio de los Planes Kolbi, durante el periodo objeto de estudio; así como, los adquiridos posteriormente a través de dichos planes

URF 31/01/2013 CU

2012-18 1 Establecer en la normativa técnica institucional, la conceptualización de los términos "Diseño de módulos", "Actualización de módulos", y "Rediseño de módulos" de manera que haya claridad a la hora de establecer los indicadores para el cumplimiento de metas del POIA.

GFST 30/11/2012 CU

104



No Informe

No Rec


Cumplimiento Estado

2012-18 2 Realizar un diagnóstico en el Núcleo del Sector Eléctrico, sobre los estudios de Identificación de necesidades en formación profesional que respaldan la oferta del Núcleo y tomar las acciones que correspondan para que el diseño curricular, responda a las necesidades actuales del mercado laboral.

GFST 31/01/2013 PR

2012-18 3 Tomar las acciones correspondientes para que se realice en todos los Subsectores del Núcleo del Sector Eléctrico, una revisión curricular completa de los Programas de Formación, y en relación con los programas de Capacitación y los Módulos Independientes, que estos se diseñen de acuerdo a la necesidad detectada, según lo establece la normativa curricular en lo referente a la oferta específica.

GFST 30/04/2013 PR

2012-18 4 Tomar las acciones respectivas para que sean revisadas las competencias técnicas y pedagógicas, de las personas que laboran en el Proceso de Planeamiento y Evaluación y que actualmente realizan funciones de diseño curricular, en estas áreas técnicas.

GFST 30/11/2012 CU

2012-18 5 Coordinar con la Encargada del Proceso de Planeamiento y Evaluación para que realice una validación de la oferta con todo el personal docente, de los Subsectores de Refrigeración y Aire Acondicionado, Telecomunicaciones y Telemática y Área de Electrónica, que imparten los servicios de capacitación, y elaborar un plan de acción que contenga acciones de mejora, por medio de la retroalimentación que puedan generar los docentes; asimismo, el proceso de actualización y modificación de las listas de recursos instruccionales.

NE 28/02/2013 PE

2012-19 1 Tomar las acciones correspondientes para que se realice en el Núcleo del Sector Eléctrico, una revisión curricular completa de los Programas de Capacitación y Formación Profesional, así como de los Módulos Certificables de la oferta del Subsector de Electricidad; además, de que se revisen las competencias técnicas de las personas que laboran en el Proceso de Planeamiento y Evaluación y que actualmente realizan funciones de diseño curricular.

GFST 31/01/2013 PE

105



No Informe

No Rec


Cumplimiento Estado

2012-19 2 Coordinar con la persona Encargada del Proceso de Planeamiento y Evaluación para que realice una validación de la oferta con todo el personal docente del Subsector de Electricidad, que imparte los servicios de capacitación, y elaborar un plan de acciones de mejora, considerando la retroalimentación que puedan generar las personas docentes; asimismo, el proceso de actualización y modificación de las listas de recursos instruccionales.

NE 28/02/2013 PE

2012-19 3 Definir por escrito las actividades de control necesarias para realizar la actualización y modificación de las listas de recursos instruccionales, considerando lo establecido por la Gestión de Formación y Servicios Tecnológicos.

NE 30/11/2012 CU

2012-20 1 Tomar las acciones pertinentes para que se analice y ajuste el Instructivo, “Diseño de Módulos, Programas y Planes de Formación I GFST 08, de tal manera que las instrucciones relacionadas con el proceso de actualización de las listas de recursos didácticos sean claras y precisas en los aspectos que señala el hallazgo 2.1.

GFST 28/02/2013 PR

2012-20 2 Tomar las acciones correspondientes para que se realice un inventario técnico en el Centro Francisco J. Orlich del equipamiento de cada taller y laboratorio de los Subsectores de Electricidad y Refrigeración, con el fin de determinar el estado general de cada equipo – mobiliario y definir qué módulos se ven limitados en su ejecución. Y que el resultado sirva de insumo para determinar cuáles de ellos se deben reparar, dar mantenimiento, renovar o excluirlos de los inventarios.

NE 28/02/2013 PR

2012-21 1 Definir el ámbito de acción de la Unidad de Administración de Proyectos de tal forma que quede claro el alcance de su gestión y de sus responsabilidades en el ámbito de las TIC´s de la Institución, y se le otorgue autoridad formal sobre la materia para facilitar el cumplimiento de la normativa vigente y contribuir al logro de los objetivos de la GTIC y por ende la misma Institución, tanto en la Sede Central Francisco J. Orlich, como en las Unidades Regionales.

GG 30/11/2012 PR

106



No Informe

No Rec


Cumplimiento Estado

2012-21 2 Realizar los trámites correspondientes para lograr la aprobación de los procedimientos correspondientes a la Administración de Proyectos, y realizar su respectiva publicación en el Sistema de Gestión de Calidad de tal forma que se fortalezca el SCI, dándose por cumplida la recomendación en el momento de su publicación.

UAP 30/11/2012 CU

2012-21 3 Tomar las medidas correctivas para reducir la brecha de capacitación entre las funcionarias de la Unidad, de tal forma que cuenten con las competencias que le permitan responder a las necesidades institucionales, en cuanto a mejores prácticas para la administración/Gerencia de proyectos.

UAP 30/08/2012 NA

2012-22 1 Elaborar, desarrollar, aprobar y publicar los procedimientos de trabajo relativos a las funciones del personal y la unidad, para mejorar el control interno y a la vez dar cumplimiento de la directriz GTIC-239-2011.

USST 31/03/2013 PR

2012-22 2 Implementar un programa de trabajo para el desarrollo de los procedimientos de la unidad.

USST 31/03/2013 PR

2012-23 1 Valorar la reclasificación del registro contable de La Casona Finca La Caja, Patrimonio Histórico, conforme lo establecen las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público.

URF 28/02/2013 PR

2012-24 1 Instruir a las áreas competentes dentro de su área de especialidad, para que se diseñe e implemente en un plazo perentorio, un proyecto de Servicios a los laboratorios de la Red Docente en el que incluyan procedimientos para la recepción, instalación, operación y mantenimiento de la infraestructura: Hardware, Software y Servicios (SLA’s) de todos y cada uno de los laboratorios que conforman la red docente del INA. Para la instrucción debe considerarse el contenido del documento “LINEAMIENTOS DE USO DE RECURSOS DE TI EN LA PLATAFORMA DOCENTE DEL INA” en lo pertinente.

CGI 14/12/2012 PE

2012-24 2 Realizar los ajustes pertinentes en el Catálogo de Servicios para que exista inclusión explicita de la red docente en los servicios definidos en éste.

GTIC 31/10/2012 CU

2012-24 3 Divulgar entre los instructores de la Red Docente, el uso del Service Desk para la atención de incidentes y los servicios establecidos en el Catálogo de servicios.

GTIC 30/11/2012 CU

2012-24 4 Definir un proyecto de implementación para una herramienta de congelado en los laboratorios de la red docente bajo la metodología definida por la UAP.

USST 31/01/2013 PR

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No Informe

No Rec


Cumplimiento Estado

2012-24 5 Valorar la conveniencia (viabilidad) institucional de instalar y poner en funcionamiento el soporte al escritorio de forma remota para red docente. De resultar favorable el análisis proceder a la implementación.

USST 31/01/2013 PR

2012-25 1 Establecer las medidas correctivas para que se custodie en un sobre rotulado y lacrado una copia de la llave de la caja fuerte y la combinación de ésta. (Resultado #2.1 c)

RHA 31/01/2013 PR

2012-25 2 Anular los cheques en tesorería cuyos plazos de permanencia superaron el tiempo establecido y realizar los ajustes contables respectivos. (Resultado #2.1 d)

RHA 31/10/2012 CU

2012-25 3 Realizar una valoración de riesgos en cuanto a las medidas de seguridad existentes en el área de cajas y establecer las medidas correctivas. (Resultado #2.1 f)

RHA 31/01/2013 PE

2012-25 4 Valorar la viabilidad en el ámbito Institucional, de adquirir cajas fuertes de modo de apertura digital o sustituir las que sean de sistema mecánico a digital, capacitando al personal atinente para que realice los cambios de las claves, considerando el costo-beneficio a futuro. (Resultado #2.1 g)

URF 30/06/2013 PR

2012-25 5 Actualizar los registros de firmas autorizadas para solicitudes de trámites internos y derechos de autorizaciones en el Sistema de Recursos Materiales (SIREMA). (Resultado #2.2)

RHA 31/10/2012 CU

2012-25 6 Establecer las medidas correctivas en cuanto a que se le estampe el sello de cancelado a las facturas de los vales de caja chica y a la documentación que respalda los comprobantes de cheques y transferencias “Cancelado con cheque número…” o “Cancelado con transferencia número…”; asimismo, los documentos mediante los que se ordena realizar las transferencias bancarias deben llevar las correspondientes firmas de autorización previamente a la realización de éstas. (Resultado #2.3 a)

RHA 31/10/2012 CU

2012-25 7 Establecer los controles pertinentes y ejercerlos en cuanto consignar el nombre de la persona que recibe los bienes y servicios, según el formulario FR URF PT 08 “Recibo de Bienes y Servicios”. (Resultado #2.3 b)

RHA 31/01/2013 CU

2012-25 8 Establecer los controles pertinentes, para que el registro contable correspondiente a las facturas por gasto de combustible, se registren en su totalidad en el mes correspondiente (base de devengo). (Resultado #2.4)

URF 30/06/2013 PR

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No Informe

No Rec


Cumplimiento Estado

2012-26 1 Valorar la viabilidad de dotar de personal profesional las áreas de seguros y salud ocupacional.

PE 30/06/2013 PE

2012-26 2 Conformar las comisiones de salud ocupacional a nivel Institucional.

PE 30/09/2013 PE

2012-26 3 Establecer las medidas correctivas para cumplir con la presentación de informes al Consejo de Salud Ocupacional.

PE 30/04/2013 PE

2012-26 4 Establecer las medidas correctivas para que se apruebe el Plan de Gestión de Riesgos Institucionales.

PE 30/04/2013 PE

2012-26 5 Presentar para aprobación de Junta Directiva el Reglamento para Pago de Incentivo de Peligrosidad y una vez aprobado ejecutar las acciones pertinentes para que se publique en el Sistema de Calidad Institucional.

PE 30/10/2012 CU

2012-26 6 Establecer las medidas correctivas para activar y firmar los convenios que se habían venido gestionando.

PE 30/09/2013 PE

2012-26 7 Elaborar los procedimientos que regulen las actividades en materia de salud ocupacional y ejecutar las acciones pertinentes para que se publiquen en el Sistema de Calidad Institucional.

PE 30/04/2013 PE

2012-26 8 Establecer las medidas correctivas para actualizar los valores de los vehículos, edificaciones y mobiliario según sea viable, ante el ente asegurador.

GG 30/06/2013 PR

2012-26 9 Establecer las medidas correctivas para identificar las zonas de riesgo aseguradas y detallar las áreas que conforman cada edificio.

GG 30/06/2013 PR

2012-26 10 Establecer políticas de aseguramiento de los bienes, que defina criterios, parámetros y marco de acción de los distintos niveles organizativos que participan en la administración de las pólizas de los diferentes contratos de seguros que tiene la Institución.

GG 30/08/2013 PR

2012-26 11 Establecer los controles pertinentes y ejercerlos en cuanto a conciliar la información de los vehículos asegurados, con el listado de la flotilla vehicular del INA y la información consignada en los documentos del ente asegurador

URM 30/04/2013 PR

2012-26 12 Establecer y ejecutar las medidas correctivas, en cuanto a llevar inventarios de los bienes asegurados.

URM 30/04/2013 PR

2012-26 13 Establecer y ejecutar las medidas correctivas para que se utilice el módulo de seguros en el SIBI.

URM 30/04/2013 PR

2012-26 14 Elaborar los procedimientos que regulen las actividades de seguros y ejecutar las acciones pertinentes para que se publiquen en el Sistema de Calidad Institucional.

URM 30/04/2013 PR

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No Informe

No Rec


Cumplimiento Estado

2012-26 15 Realizar un adecuado análisis de los procesos definidos para el Sistema específico de valoración del riesgo institucional (SEVRI) y proceder según sea necesario para actualizar la información en el sistema y para valorar apropiadamente los riesgos relacionados con tales procesos.

URM 28/02/2013 PR

2012-26 16 Analizar la estructura total de la Unidad de Recursos Materiales en relación con sus funciones, procesos y productos, para ejecutar los cambios pertinentes y ajustar la dependencia jerárquica de “una oficina de salud ocupacional”, según la normativa.

UDE 28/02/2013 PE

2012-26 17 Realizar un estudio de las funciones de la Unidad de Recursos Materiales y los productos del Proceso de Prevención de Riesgos del Trabajo, para ejecutar los cambios pertinentes, según las competencias mencionadas en este informe.

URH 30/06/2013 PR

2012-27 1 Presentar para aprobación de Junta Directiva el Reglamento de Bienes e Inventarios del INA y una vez aprobado ejecutar las acciones pertinentes para que se publique en el Sistema de Gestión de la Calidad Institucional.

PE 31/05/2013 PE

2012-27 2 Analizar y resolver lo pertinente y aplicable sobre los resultados de las diferencias de la toma física de los inventarios.

GG 31/03/2013 PR

2012-27 3 Establecer un plan de supervisión, por parte de la Gestión Regional sobre las labores que deben ejecutar las Jefaturas de las Unidades Regionales en cuanto a la administración de los almacenes regionales.

GR 28/02/2013 PE

2012-27 4 Incorporar en los procedimientos respectivos cada una de las actividades y los responsables, para la ejecución de los inventarios (y cualquier toma física) de los almacenes y demás dependencias de la Institución, y gestionar su publicación en el Sistema de Gestión de la Calidad.

UCI 31/01/2013 PE

2012-27 5 Normalizar el uso de los formularios para la toma de inventarios e incorporar los espacios correspondientes para el nombre, apellidos, firma y número de cédula del personal que participa en la toma física y la fecha, y gestionar su publicación en el Sistema Institucional de Gestión de la Calidad.

UCI 31/01/2013 PE

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No Informe

No Rec


Cumplimiento Estado

2012-27 6 Normalizar el documento que se utilizará para realizar la entrega formal a los responsables de los inventarios de los almacenes y demás dependencias institucionales, de forma que, jurídicamente le permita a la Administración, establecer la responsabilidad y exigir la correspondiente rendición de cuentas, y gestionar su publicación en el Sistema de Gestión de la Calidad.

UCI 31/01/2013 PE

2012-27 7 Establecer las medidas correctivas, que deben implementar las Unidades Regionales, sobre la documentación emitida, para formalizar adecuadamente la entrega de los inventarios realizados.

UCI 28/02/2013 PR

2012-27 8 Analizar el Reglamento de Bienes e Inventarios del INA y el Procedimiento “Control de Bienes Institucionales”, para: a. Establecer quién sería la persona competente,

para efectuar la entrega formal de los inventarios institucionales, según corresponda.

b. Resolver la incompatibilidad de funciones de las

Jefaturas Regionales en cuanto a las diferencias en los inventarios, según lo expuesto en este informe.

c. Normalizar razonablemente el plazo otorgado

para presentar las respectivas justificaciones de los faltantes y sobrantes en la toma física.

UCI 31/03/2013 PE

2012-27 9 Establecer un plan de supervisión periódica, por parte de la Unidad de Compras Institucionales, sobre los almacenes regionales, de forma que corrobore el cumplimiento de la normativa técnica, según corresponda.

UCI 31/01/2013 PE

2012-27 10 Realizar la toma del equipo en asignación temporal de los servicios de capacitación y formación profesional (SCFP) e incorporarlos en los sistemas de información: Recursos Materiales (SIREMA) y de Bienes e Inventarios (SIBI), según como lo establece el oficio UCI-0050-2010 del 26 de julio del 2010, “Planeamiento toma física del inventario Unidad Regional Brunca”, anexo #2, “Toma de inventario”.

RPC 31/01/2013 PE

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No Informe

No Rec


Cumplimiento Estado

2012-27 11 Gestionar y descartar según corresponda, las exclusiones de los bienes, que se separaron por obsolescencia o mal estado, posterior a la realización del inventario

RPC 28/02/2013 PE

2012-27 12 Realizar la toma del equipo en asignación temporal de los servicios de capacitación y formación profesional (SCFP) e incorporarlos en los sistemas de información: Recursos Materiales (SIREMA) y de Bienes e Inventarios (SIBI), según como lo establece el oficio UCI-0050-2010 del 26 de julio del 2010, “Planeamiento toma física del inventario Unidad Regional Brunca”, anexo #2, “Toma de inventario”

RHA 31/01/2013 PE


RHA 31/01/2013 PR


RCA 30/06/2013 PE


RCA 31/01/2013 PE


RHN 31/01/2013 PE

2012-27 17 Gestionar y descartar según corresponda, las exclusiones de los bienes, que se separaron por obsolescencia o mal estado, posterior a la realización del inventario.

RHN 31/10/2012 CU

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No Informe

No Rec


Cumplimiento Estado


RB 31/01/2013 CU


RB 31/10/2012 CU

2012-28 1 Tomar las acciones respectivas para que presente a la Gestión un plan de acción de cómo supervisar y realizar el proceso de actualización de las Listas de Recursos Didácticos de la oferta formativa actual.

NIGR 28/02/2013 PR

2012-28 2 Tomar las acciones correspondientes para que se realice un diagnóstico técnico del equipamiento de cada taller y laboratorio donde se impartan los Servicios de Capacitación y Formación Profesional de los subsectores de Creación Multimedia, Diseño Gráfico e Impresión y Reproducciones, con el fin de determinar el estado general de cada equipo - mobiliario y definir qué módulos se ven limitados en su ejecución.

NIGR 31/01/2013 PR

2012-28 3 Coordinar con la Gestión Regional la emisión de directrices claras y concisas en relación con el proceso para determinar el estado de los equipos y la asignación de responsabilidades para los Núcleos y los Centros Ejecutores en cuanto a las acciones que deben de tomar para corregir los estados de: equipo obsoleto, dañado, en regular estado, equipo ocioso o faltantes de equipo.

GFST 30/06/2013 PR

2012-28 4 Comunicar a la Gestión de Formación y a la Gestión Regional el resultado del diagnóstico, para que estos procedan a comunicar a las respectivas Unidades Ejecutoras, los equipos que se deben reparar, dar mantenimiento, renovar o excluirlos de los inventarios.

NIGR 30/08/2013 PR

2012-29 1 Tomar las acciones pertinentes para que los cambios realizados a los valores meta de los planes operativos anuales sean oportunos.

NIGR 30/11/2012 CU

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No Informe

No Rec


Cumplimiento Estado

2012-29 2 Diseñar mecanismos de control efectivos en relación con la información que presentan los Núcleos en el cumplimiento de sus metas, especialmente cuando existen sobre ejecución de metas y que estas no coinciden con la ejecución presupuestaria.

UDE 31/01/2013 PE

2012-30 1 Tomar las acciones correspondientes para que se realice en todos los Subsectores del Núcleo de Industria Gráfica, una revisión de trazabilidad de los Programas de Formación, y en relación con los Programas de Capacitación y los Módulos Independientes, que éstos se diseñen de acuerdo con la necesidad detectada, según lo establece la normativa curricular en lo referente a la oferta específica.

GFST 03/06/2013 PE

2012-30 2 Coordinar con la Gestión Regional el análisis y ajuste del Instructivo “Ejecución de SCFP” I GR 05, para que se indique con claridad la forma cómo debe gestionar el Núcleo las situaciones detectadas en los Informes Finales del SCFP por parte de la persona docente y que afecta el desarrollo de los servicios de capacitación.

GFST 31/01/2013 PE

2012-30 3 Coordinar con la Gestora de Formación y Servicios Tecnológicos la revisión de los objetivos, metas e indicadores comentados en el hallazgo 2.1, a fin de que exista congruencia entre estos elementos y presentan las mejoras ante quien corresponda

UDE 28/02/2013 PR

2012-30 4 Coordinar con la Encargada del Proceso de Planeamiento y Evaluación para que considere los criterios de las personas docentes que diseñan y que ejecutan los servicios de capacitación, y elaboren un plan que contenga acciones de mejora por medio de la retroalimentación que puedan generar las personas docentes

NIGR 30/03/2013 PR

2012-31 1 Definir los controles necesarios que garanticen una revisión del formulario de los recibos de los servicios tramitados por los vales, cada vez que se liquide, con el fin de que el concepto coincida con el concepto de los vales y que contenga los datos requeridos.

URF 30/03/2013 PE

2012-31 2 Definir los controles necesarios que garanticen que el recibido de los bienes y servicios adquiridos por medio de vales de caja chica sean efectivamente los tramitados en el vale correspondiente, dejando evidencia del recibo de los bienes y servicios, y que el formulario esté debidamente firmado por quien corresponda.

USEVI 30/11/2012 CU

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No Informe

No Rec


Cumplimiento Estado

2012-31 3 Definir, para las compras por medio de caja chica, una estrategia por medio de la cual se defina un rol de compras por proveedor con el fin de que no siempre sea el mismo.

USEVI 31/01/2013 PE

2012-31 4 Definir los controles correspondientes con el fin de garantizar que los estudios técnicos de las ofertas será efectuados respetando el bloque de legalidad y lo definido en el cartel.

USEVI 31/01/2013 PE

2012-31 5 Coordinar con la Unidad de Servicios de Informática y Telemática con el fin de dejar claramente establecido en el SIREMA, la persona funcionaria que autoriza el vale.

UCI 30/11/2012 CU

2012-31 6 Definir un plan de acción que garantice el fortalecimiento del control interno en los siguientes aspectos: a. Revisar el registro de proveedores con el fin de

tomar las acciones respectivas sobre empresas con untas directivas en común.

b. Tomar las acciones respectivas para de

garantizar que las agrupaciones en las que se registran las empresas, sean las idóneas.

c. Depurar la información de los proveedores que

contiene el SIREMA, en cuanto a empresas con juntas directivas en común.

d. Cuando se eliminen expedientes dejar evidencia

del motivo de la eliminación.

UCI 28/02/2013 PE

2012-31 7 Definir los controles necesarios para garantizar que cuando se invoque una causal de excepción de los procedimientos ordinarios de contratación quede debidamente comprobado y documentado en el expediente la necesidad de utilizar dicha excepción.

UCI 31/01/2013 PE

2012-31 8 Tomar las acciones pertinentes para que en los expedientes de contratación se archive el documento que garantice la aprobación de la adjudicación de la compra.

UCI 30/11/2012 CU

2012-31 9 Definir los controles necesarios que garanticen que cuando se utilice la modalidad de entrega según demanda, la misma quede debidamente motivada en el expediente y que se tramite apegada al bloque de legalidad correspondiente.

UCI 31/01/2013 PE

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No Informe

No Rec


Cumplimiento Estado

2012-31 10 Definir en la decisión inicial al encargado general del contrato, que será el responsable de velar el debido cumplimiento de la ejecución contractual y garantizar que dicho encargado quedará definido en el contrato correspondiente.

UCI 31/01/2013 PE

2012-32 1 Gestionar la elaboración y publicación en el Sistema de Gestión de Calidad, un procedimiento que contenga los protocolos de seguridad necesarios, las pruebas requeridas para la instalación, uso, controles requeridos, cambio de componentes, administración y mantenimiento de equipos electrónicos de seguridad como alarmas, equipos de “Circuito Cerrado de Televisión”, CCTV; entre otros con la asesoría necesaria de la Gestión de Tecnologías de la Información y Comunicación y la Gestión de Normalización y Servicios de Apoyo, como gestiones competentes. (Resultado #2.4)

SGA 31/03/2013 PE

2012-32 2 Valorar la adquisición de equipos de seguridad idóneos para el Proceso de Tesorería y los Procesos Financieros Contables de las Unidades Regionales. (Resultado #2.4)

SGA 30/04/2013 PE

2012-32 3 Establecer los mecanismos adecuados de comunicación entre las Unidades de Recursos Materiales y Recursos Financieros y remitir el documento “protocolo de uso de una alarma silenciosa” según corresponda. (Resultado #2.4 e)

GNSA 31/01/2013 CU

2012-32 4 Establecer las medidas correctivas en los procesos de trabajo, la identificación y el nivel de los riesgos incluidos en el SEVRI, asociados al Proceso de Tesorería. (Resultado #2.8)

GNSA 31/03/2013 PR

2012-32 5 Dejar evidencia de la supervisión del Encargado del Proceso, en los cierres diarios de cajas y en el traspaso de efectivo entre cajeros. (Resultado #2.1 a)

URF 30/11/2012 CU

2012-32 6 Establecer medidas correctivas para que el Encargado del Proceso gestione la reposición de los faltantes de la caja chica, de acuerdo con lo establecido en el procedimiento P URF PT 36 “Fondos Rotativos de Trabajo de Caja Chica y Viáticos”. (Resultado #2.1 a)

URF 30/11/2012 CU

2012-32 7 Establecer medidas correctivas, para que todos los oficios emitidos por el Proceso de Tesorería, contengan la aprobación del Encargado. (Resultado #2.1 a)

URF 30/11/2012 CU

2012-32 8 Gestionar el reintegro de ¢5.739.620,00 en el fondo de caja chica asignado al custodio y realizar el ajuste contable. (Resultado #2.1 b)

URF 30/11/2012 CU

116



No Informe

No Rec


Cumplimiento Estado

2012-32 9 Normalizar y gestionar su publicación en el SICA, la forma y periodicidad, de cómo el custodio debe liquidar los reportes de movimientos del cierre de caja chica, emitidos diariamente por los cajeros, considerando una rotación adecuada y oportuna del efectivo. (Resultado #2.1 c)

URF 31/03/2013 PE

2012-32 10 Valorar la disminución del fondo asignado a la caja chica, de acuerdo con parámetros de proporcionalidad, razonabilidad, rotación y maximización del efectivo. (Resultado #2.1 d)

URF 30/11/2012 CU

2012-32 11 Normalizar el procedimiento efectuado por los Procesos de Tesorería e Inspección y Cobros, en cuanto al traslado, recepción y registro del efectivo y valores, y uniformar institucionalmente el uso de los reportes y/o formularios utilizados en las cajas. (Resultado #2.1 e)

URF 31/03/2013 PE

2012-32 12 Establecer medidas correctivas en relación con el uso y archivo de la documentación de la caja chica. (Resultado #2.1 f)

URF 30/11/2012 CU

2012-32 13 Asignar formalmente las funciones a la Encargada del Proceso de Tesorería a.i, y del personal responsable del control, registro, uso y/o custodia del efectivo y valores. (Resultado #2.1 g)

URF 31/03/2013 PE

2012-32 14 Normalizar el procedimiento a seguir con los vales de caja chica, que se registran en el Sistema Financiero y que no son retirados por los beneficiarios en un plazo determinado y depurar en el SIF, de forma justificada y mediante evidencia documental, la información de los vales pendientes de liquidar en los que se haya consignado el estado de “Entregado a Beneficiario”, “Registrado” y “Presentado en Caja”. (Resultado #2.1 h)

URF 31/03/2013 PE

2012-32 15 Valorar la permanencia del puesto de “custodio”, considerando entre otros aspectos, las responsabilidades asignadas, la maximización del recurso humano, la efectividad y oportunidad de las actividades en el área de cajas. (Resultado #2.1 i)

URF 31/03/2013 PE

2012-32 16 Establecer dentro del área de exclusión en el Proceso de Tesorería, un espacio apto, seguro y exclusivo para las cajas fuertes y acondicionar fuera del área de cajas, un lugar adecuado y seguro para el archivo de documentos, suministros y otros activos. (Resultado #2.2 a)

URF 30/11/2012 CU

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No Informe

No Rec


Cumplimiento Estado

2012-32 17 Valorar los riesgos y la seguridad que proporcionan las paredes divisorias de las oficinas ubicadas dentro del Proceso de Tesorería que administra efectivo y valores. (Resultado #2.2 b)

URF 30/06/2013 PE

2012-32 18 Establecer medidas correctivas para el ingreso de personas funcionarias no autorizadas al área de exclusión, según el “Protocolo de acceso a las áreas restringidas”. (Resultado #2.2 c)

URF 30/11/2012 CU

2012-32 19 Establecer los controles pertinentes en la custodia y entrega de cheques en cartera, cada vez que el custodio de caja no esté disponible o fuera de la Institución. (Resultado #2.2 d)

URF 31/03/2013 PR

2012-32 20 Establecer medidas correctivas, en cuanto al ingreso físico de personal al Archivo de Gestión del Proceso, fuera de la jornada laboral y en ausencia de la responsable y valorar la reubicación del espacio físico del mensajero según las funciones asignadas, así como los controles en el uso y custodia de las llaves. (Resultado #2.2 e)

URF 28/02/2013 PR

2012-32 21 Corregir el diseño estructural de la puerta de acceso físico al “archivo de gestión del Proceso de Tesorería”. (Resultado #2.2 e)

URF 28/02/2013 PE

2012-32 22 Asignar formalmente a una persona que verifique el uso adecuado de las “hojas de control para el ingreso y salida” de personas al Proceso de Tesorería. (Resultado #2.2 f)

URF 30/11/2012 CU

2012-32 23 Incorporar en el procedimiento pertinente y gestionar su publicación en el Sistema de Gestión de Calidad, al menos los siguientes controles: a. Asignación formal de la persona que resguarda

las llaves de las cajas fuertes en uso. (Resultado #2.3 a)

b. Custodia segura e identificable de los duplicados

de las llaves y las combinaciones de cada una de las cajas fuertes y la de sus gabinetes, además de definir las personas que utilizarán las combinaciones y los controles que ejercerán, donde quede evidencia de lo actuado. (Resultado #2.3 b, c y e)

c. Establecer la periodicidad requerida para el

cambio de las combinaciones de las cajas fuertes y el protocolo aplicable cuando la persona designada cambia por cualquier circunstancia. (Resultado #2.3 c y d)

URF 31/03/2013 PE

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No Informe

No Rec


Cumplimiento Estado

2012-32 24 Establecer los controles formales y pertinentes para la custodia y el mantenimiento de los dispositivos de seguridad, así como el respaldo de la información que genera éstos cuándo aplique y gestionar que se incorpore el equipo de CCTV al sistema de red Institucional de sistemas de información. (Resultado #2.4.)

URF 30/11/2012 CU

2012-32 25 Incorporar en el procedimiento pertinente y gestionar su publicación en el Sistema de Gestión de Calidad, al menos, los siguientes controles: a. Arqueos independientes y sorpresivos al fondo

de caja chica del custodio, cheques en blanco y en cartera, garantías en efectivo, certificados de depósito a plazo y las letras de cambio de cauciones, considerando que el personal designado, a su vez, no custodie, administre, recaude, ni contabilice éstos valores, de manera que no exista incompatibilidad o inconveniencia alguna en el ejercicio del control. (Resultado #2.5 a y b)

b. Designación formal de la persona que debe

arquear el fondo de caja chica y otros valores, ejecutándolo en forma ininterrumpida, consignando la firma de los participantes en cada arqueo y comunicando formalmente el resultado a la Jefatura. (Resultado #2.5 c, d, e y f)

URF 31/03/2013 PE

2012-32 26 Establecer un protocolo de seguridad para situaciones imprevistas, que considere entre otros aspectos, las medidas preventivas y de seguridad, que debe acatar el personal en situaciones imprevistas, como siniestros, asaltos, robos, hurtos u otros similares, para resguardar en primer término la integridad física de las personas, el uso y resguardo de los valores, y la posterior verificación de éstos, por funcionarios ajenos al Proceso, en el sitio donde ocurrieron los hechos. (Resultado #2.5 g)

URF 31/03/2013 PE

2012-32 27 Rotar al personal que custodia el efectivo y valores, de acuerdo con la normativa interna vigente y establecer cuáles serían situaciones excepcionales de manera que no haya ningún despropósito para otras acciones relevantes iniciadas por la Administración. (Resultado #2.5 h)

URF 31/03/2013 PE

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No Informe

No Rec


Cumplimiento Estado

2012-32 28 Incorporar en el procedimiento pertinente y gestionar su publicación en el Sistema de Gestión de Calidad, al menos los siguientes controles: a. El traspaso de los cheques en blanco entre el

personal. (Resultado #2.6 a) b. Las seguridades para la administración y custodia

de los formularios de cheques en blanco y en cartera. (Resultados 2.6 b y 2.7 d)

c. Las seguridades que deben tener las cajas que

contienen los formularios de cheques en blanco. (Resultado #2.6 c)

URF 31/03/2013 PE

2012-32 29 Actualizar el “estado” en el SIF, de todos los cheques en cartera. (Resultado #2.7 a y b)

URF 30/11/2012 CU

2012-32 30 Establecer medidas correctivas para que se anulen en el tiempo establecido, los cheques que sobrepasen el plazo de permanencia en cartera. (Resultado #2.7 c)

URF 30/11/2012 CU

2012-34 1 Establecer los controles pertinentes para que la información de los títulos en cuanto a número y monto, sea coincidente con la del Ministerio de Hacienda. (Resultado #2.1)

URF 30/11/2012 CU

2012-34 2 Tomar las medidas correctivas para respaldar los “Comprobantes auxiliares de Diario” (CAD) con la documentación pertinente. (Resultado #2.2)

URF 30/11/2012 CU

2012-35 1 Evaluar la efectividad del control para que no se presenten saldos negativos en las cuentas presupuestarias en los sistemas SIREMA y SIF.

GNSA 31/03/2013 PE

2012-35 2 Establecer controles pertinentes para monitorear de forma efectiva el presupuesto de la Unidad Regional.

RCOC 28/02/2013 PE

2012-35 3 Establecer las medidas correctivas para que el presupuesto se ajuste a las necesidades reales de la Unidad, así como dar seguimiento a las solicitudes de compra que se digitan en el SIREMA.

RCOC 28/02/2013 PE

2012-35 4 Establecer los controles pertinentes para que los gastos se financien de acuerdo con lo dispuesto en el Decreto Nº 34040-H, del Ministerio de Hacienda

URF 28/02/2013 PR

2012-37 1 Tomar las acciones pertinentes para que las necesidades de capacitación y formación que fundamentan el PASER, cuenten con la documentación de respaldo suficiente, que justifique que dichos servicios responden a necesidades del mercado laboral circunscrito a la Unidad Regional de Heredia.

RH 28/02/2013 PE

120



No Informe

No Rec


Cumplimiento Estado

2012-37 2 Elaborar un plan de acción que permita controlar de forma eficiente, el cumplimiento de las metas en el POIA y la respectiva vinculación con la ejecución presupuestaria.

RH 31/03/2013 PE

2012-37 3 Realizar, de previo a la elaboración del POIA, una revisión eficaz de las cantidades asociadas a las metas a ejecutar, de acuerdo con estudios previos y dejar evidencia de la forma en que se realizó tal asignación o bien si ésta fue solicitada por alguna otra dependencia o jerarquía de la Institución.

RH 31/05/2013 PE

2012-37 4 Tomar las acciones necesarias, para que la identificación y valoración de riesgos conduzca a la eficaz administración de los riesgos detectados en el Sistema Específico de Valoración del Riesgo (SEVRI), con el fin que éstos cumplan con la identificación, evaluación, manejo y control de los acontecimientos o situaciones potenciales que puedan afectar el logro de los objetivos de la organización y que las medidas de control definidas como necesarias a ejecutar, realmente minimicen los riesgos asociados y fortalezcan el SCI de la Unidad Regional de Heredia.

RH 28/02/2013 PE

2012-37 5 Tomar las acciones pertinentes para que sea revisada la normativa establecida en el Procedimiento “Administración y ejecución de los SCFP” (P GR 01) y el Instructivo “Captación de Información sobre Necesidades de SCFP Regional” (I GR 0104), a fin de que elimine la contradicción y la falta de claridad sobre ambos procedimientos.

GR 31/01/2013 PE

2012-38 1 Definir y asignar por escrito las funciones y responsabilidades de cada persona funcionaria que intervengan en el proceso de ejecución contractual de los servicios de capacitación, a efecto de poder precisar las obligaciones, deslindar competencias y facilitar el control y fiscalización. (Resultado #2.1)

RH 31/01/2013 PE

2012-38 2 Tomar las acciones pertinentes para que se regule en el pliego de condiciones de referencia, la ausencia de participantes de acuerdo con lo establecido en el procedimiento Ejecución de Contratos de Servicios de Capacitación y Formación Profesional con entes públicos y privados (P UCI PCSC 01), ediciones 01 y 02.

UCI 30/11/2012 CU

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No Informe

No Rec


Cumplimiento Estado

2012-39 1 Tomar las acciones correspondientes para cumplir con los siguientes aspectos normados:

Respetar el cupo establecido por el Núcleo correspondiente para cada servicio de capacitación.

Elaborar solamente un formulario de Corte para pago de servicios de capacitación contratados, cuando el pliego de condiciones o el contrato señale que el pago está sujeto a la matrícula de corte.

Cumplir con lo estipulado en el Pliego de Condiciones y el Contrato, para efectos de pago.

Cumplir con lo estipulado en el Reglamento de participantes en servicios de capacitación, de acuerdo con los términos de este informe.

RH 28/02/2013 PE

2012-39 2 Coordinar con los Núcleos para que se establezca una instrucción que norme cómo proceder cuando se requiera la inclusión de un cupo en un servicio de capacitación, producto de alumnos matriculados que no se presentan.

GR 31/05/2013 PE

2012-40 1 Restringir a los Núcleos Tecnológicos el acceso a modificar las listas de recursos didácticos en el Sistema de Recursos Materiales (SIREMA), posterior al plazo autorizado, para cumplir con las directrices números SGA-0101-2011 y GFST-082-2011

GFST 30/06/2013 PE

2012-40 2 Incorporar en las listas de recursos didácticos los bienes que la Institución debe dotar a las personas participantes en calidad de uniforme, para que sean considerados en los respectivos planes de aprovisionamiento institucionales.

GFST 30/06/2013 PE

2012-40 3 Analizar y modificar el formulario "FR UCI 01 "Registro de firmas para el trámite de la Unidad de Compras", para que solo las personas autorizadas puedan recibir bienes según las ubicaciones establecidas de manera que se dé a la asignación de bienes la legitimidad y formalidad necesarias para que la Institución tenga opción de ejercer las acciones de recuperación y/o resarcimiento que jurídicamente sean procedentes, según el caso particular, y gestionar la publicación de los citados procedimientos en el Sistema de Gestión de Calidad.

UCI 30/06/2013 PE

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No Informe

No Rec


Cumplimiento Estado

2012-40 4 Establecer medidas de seguridad y de archivo, para los formularios emitidos por el Sistema de Recursos Materiales (SIREMA) e incorporarlas en los procedimientos respectivos y gestionar su publicación en el Sistema de Gestión de Calidad.

UCI 30/06/2013 PE

2012-40 5 Establecer lineamientos sobre los roles y accesos en el Sistema de Recursos Materiales (SIREMA), para que el personal de los almacenes regionales no incurra en labores o funciones incompatibles.

UCI 30/06/2013 PE

2012-40 6 Reportar en el “Service Desk” todos los errores que se detecten en el uso del módulo “Almacenes” en el Sistema de Recursos Materiales (SIREMA), para que se gestione apropiadamente su solución.

RB 31/03/2013 PE

2012-40 7 Entregar materiales y equipos únicamente al personal autorizado (Jefaturas), según los formularios: FR UCI PAL 08 “Registro de firmas para tramite de asignación de activos y Comprobantes de salida de materiales” y FR UCI PPCO 05 “Registro de firmas para asignación de activos y traspaso de bienes”.

RB 31/03/2013 PE

2012-40 8 Actualizar en el formulario FR UCI PPCO 05 “Registro de firmas para asignación de activos y traspaso de bienes” con los datos de la Jefatura de la Unidad Regional para que pueda recibir bienes institucionales en inventario.

RB 31/03/2013 PE

2012-40 9 Anular apropiadamente y emitir nuevamente los formularios “Asignación de Activos” para que sean firmados por el personal autorizado, para que la asignación de bienes se realice con legitimidad y pueda asumirse correctamente el uso y custodia de los bienes entregados.

RB 31/03/2013 PE

2012-40 10 Entregar bienes mediante solicitudes de despacho administrativas, únicamente cuando respondan a necesidades del personal administrativo o la salvedad indicada en el punto 6.4 del Procedimiento P UCI PAD 05 “Despacho de Bienes”.

RB 31/03/2013 PE

2012-40 11 Aplicar el régimen disciplinario previsto en el procedimiento P UCI PAD 05 “Despacho de Bienes”, inciso 6.4 y el artículo #48 del Reglamento Autónomo de Servicios del INA, según corresponda, a las personas funcionarias que incurran en la entrega de solicitudes de despacho administrativas, para atender necesidades de acciones formativas.

RB 31/03/2013 PE

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No Informe

No Rec


Cumplimiento Estado

2012-40 12 Consignar en los formularios: “Comprobantes de Salida” y “Asignación de Activos” (en los tres documentos impresos), el sello de procesado, firma y fecha en que se actualizó la información en el Sistema de Recursos Materiales (SIREMA), de acuerdo con el inciso 6.5 del procedimiento P UCI PAL 04 “Despacho de Bienes”.

RB 31/03/2013 PE

2012-40 13 Completar correctamente los requerimientos exigidos en los formularios que emite el Sistema de Recursos Materiales (SIREMA), y actualizar la información oportunamente, de acuerdo con los procedimientos establecidos.

RB 31/03/2013 PE

2012-40 14 Localizar los formularios originales faltantes del consecutivo de “Comprobantes de salida” y “Asignación de Activos”, y verificar que cumplan con los requerimientos exigidos para archivarlos según corresponda.

RB 31/03/2013 PE

2012-40 15 Entregar materiales y equipo mediante los formularios autorizados: “Comprobante de Salida” y “Asignación de Activos” de acuerdo con el procedimiento P UCI PAD “Despacho de Bienes”, inciso 6.4.

RB 31/03/2013 PE

2012-40 16 Entregar los bienes correspondientes a las solicitudes de despacho al inicio de los Servicios de Capacitación y Formación Profesional, o en un plazo posterior prudencial, en confrontación con la información del Sistema de Recursos Materiales (SIREMA) y aplicar lo dispuesto en el procedimiento P UCI PAL 04 “Despacho de Bienes”.

RB 31/03/2013 PE

2012-40 17 Trasladar, en el plazo establecido los formularios “Asignación de Activos”, al Encargado de Control de Bienes, para su registro en el Sistema de Bienes e Inventarios (SIBI), según el procedimiento P UCI PAL 04 “Despacho de Bienes”.

RB 31/03/2013 PE

2012-40 18 Custodiar los formularios “Asignación de Activos” y “Traspaso de Bienes” en un lugar seguro y de acceso restringido, de forma que se garantice su salvaguarda.

RB 28/02/2013 PE

2012-40 19 Obtener las firmas de los responsables por los bienes entregados en el periodo 2011, en los formularios “Comprobantes de Entrada”, “Comprobantes de Salida y “Asignación de Activos”, y archivarlos según corresponda.

RB 31/03/2013 PE

2012-40 20 Utilizar los sellos y los formularios establecidos en el procedimiento P URM PAD 01 “Recibo de Bienes Muebles por Compra Local, Importaciones y Donaciones.

RB 31/03/2013 PE

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No Informe

No Rec


Cumplimiento Estado

2012-40 21 Realizar los inventarios a las personas docentes en las fechas de finalización del Servicio de Capacitación y Formación Profesional, así como ejecutar los pendientes, utilizando el formulario “Inventario del Expediente del Instructor” y actualizar la información en el Sistema de Recursos Materiales (Comprobante de Entrada por Devolución de Instructores).

RB 31/03/2013 PE

2012-40 22 Eliminar la práctica de entregar bienes sin los formularios autorizados y corregir los casos expuestos en este informe, así como cualquier otro que exista.

RB 31/03/2013 PE

2012-40 23 Analizar la distribución de los roles y accesos en el Sistema de Recursos Materiales (SIREMA), para el personal administrativo del Almacén Regional y el personal de los Centros de Formación, de forma que las funciones incompatibles se separen.

RB 31/03/2013 PE

2012-41 1 Tomar las acciones pertinentes para que en el Reporte de Identificación de Riesgos, la columna de los controles contenga la información congruente con este título y para que sea revisado el procedimiento de pasar en forma automática cualquier acción que se implemente, a un control, aunado a que este proceso tiene que fortalecer el componente de control interno de “Actividades de control”.

ACII 30/08/2013 PE

2012-41 2 Tomar las acciones pertinentes para que en el proceso de análisis de riesgos, se defina como obligación de los responsables, de anotar en algún campo que se defina apropiado para ello, el motivo por el cual se considera, puede ser en el detalle de los controles específicos, que éstos son o no efectivos, con el fin de coadyuvar a una calificación y evaluación más objetiva del riesgo.

ACII 28/02/2013 PE

2012-41 3 Tomar las acciones correspondientes para que en la próxima identificación y valoración de riesgo se detalle en forma específica los controles y se analice y se anote en la documentación, los motivos por los que se considera que éstos son o no efectivos, para que se permita calificar en forma más objetiva el riesgo asociado con el evento identificado.

NTM 28/02/2013 PE

2012-43 1 Analizar la ruta crítica de los Proyectos de Equipamiento didáctico, para plantear una estrategia a futuro que permita pagar la mayoría de las compras en el año que se estimó el presupuesto.

SGA 30/04/2013 PE

2012-43 2 Establecer los controles pertinentes para monitorear de forma efectiva el presupuesto de la Unidad Regional.

RB 30/06/2013 PE

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No Informe

No Rec


Cumplimiento Estado

2012-43 3 Establecer los controles pertinentes para dar seguimiento a las solicitudes de compra que se digitan en el Sistema de Recursos Materiales

RB 30/06/2013 PE

2012-43 4 Analizar y gestionar ante las unidades competentes, cualquier desviación de los saldos presupuestarios, para asegurar la efectividad de los controles en los Sistemas que interfieren en la ejecución del presupuesto.

URF 30/06/2013 PE

2012-44 1 Definir la Unidad Administrativa que se encargará de los cobros no relacionados con el cobro del tributo de la Ley 6868/83, para que ésta a su vez, cobre el pagaré #13-2011, a nombre de Jonathan Sáenz López por ¢278.500,00, y también gestione la inclusión en el Sistema de Gestión de Calidad, un procedimiento para estos casos.

SGA 30/04/2013 PE

2012-44 2 Valorar distribuir entre las diferentes unidades de la GNSA, la aprobación de cheques y/o transferencias, de tal forma que el personal de la Unidad de Recursos Financieros, desconcentre la fase de autorización.

GNSA 31/03/2013 PE

2012-44 3 Establecer rangos por monto para la autorización de cheques y transferencias, según sus responsabilidades.

GNSA 31/03/2013 PE

2012-44 4 Incorporar en el procedimiento pertinente y gestionar su publicación en el Sistema de Gestión de la Calidad, lo siguiente: a. Que los estados de las cuentas de ahorros

asignadas a cajeros, se adjunten al “Cierre Diario del Fondo de Caja Chica”.

b. Un lineamiento para el traslado y registro de los

intereses, generados en las cuentas de ahorros asignadas a cajeros.

URF 31/03/2013 PE

2012-44 5 Establecer medidas correctivas para que la entrega del depósito (efectivo y cheques) al camión remesero, se realice oportunamente de acuerdo con la normativa institucional, y como control, se adjunte a las remesas las colillas de los depósitos selladas por el banco.

URF 31/03/2013 PE

2012-44 6 Incorporar en el procedimiento pertinente y gestionar su publicación en el Sistema de Gestión de Calidad, un punto que regule la forma y los formularios a utilizar, en el traslado de los comprobantes de ingreso de caja y el dinero, entre cajeros, custodio y el camión remesero.

URF 31/03/2013 PE

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No Informe

No Rec


Cumplimiento Estado

2012-44 7 Valorar la modificación del procedimiento actual, en cuanto a que los patronos cancelen directamente en el Proceso de Tesorería y no en el Proceso de Inspección y Cobros, considerando aspectos como: la atención al cliente, la asignación de responsabilidades al personal y los riesgos de hurto, robo u asalto en el traslado de los valores.

URF 31/03/2013 PE

2012-44 8 Establecer medidas correctivas e incorporar en el procedimiento pertinente y gestionar su publicación en el Sistema de Gestión de Calidad, lo siguiente: a. El traslado del efectivo y otros valores a la

Tesorería, se realice el primer día hábil después de recibido el dinero en el Proceso de Inspección y Cobros.

b. Las medidas a tomar para mantener la

continuidad de servicios, relacionada con la elaboración de Comprobantes de Ingreso de Caja (CIC), cada vez que se presenten inconvenientes con la generación y/o impresión en los Sistemas de Información Financiera e Inspección y Cobros.

c. La asignación de una persona responsable, que

controle que el formulario “Cheques originales con copia del CIC enviado a Tesorería”, se complete de forma correcta y oportuna.

URF 31/03/2013 PE

2012-44 9 Establecer en el Proceso de Tesorería y en las Unidades Regionales, e incorporar en el procedimiento pertinente y gestionar su publicación en el Sistema de Gestión de Calidad, además de actualizar los procedimientos vinculados, los siguientes aspectos: a. La asignación formal del personal responsable de

la anulación de los comprobantes de ingreso de caja, tomando en cuenta que no participen en su elaboración, ni en el recibo y/o custodia de los dineros provenientes de éstos, asegurando el cumplimiento de la normativa.

b. La asignación formal y exclusiva de cajeros y el

personal de ingresos, para la confección de los comprobantes de ingreso de cajas, estableciendo las “excepciones” en caso de vacaciones, permisos, tiempos de alimentación, entre otros.

URF 31/03/2013 PE

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No Informe

No Rec


Cumplimiento Estado

c. La actualización inmediata de los permisos de acceso a los Sistemas de Información Financiera e Inspección y Cobros, cada vez que se suscite un cambio o suspensión de labores, en los responsables de la elaboración y anulación de los comprobantes de ingreso de caja.

d. La colocación de un sello de “anulado” y el visto

bueno de la jefatura, en los comprobantes de ingreso de caja que se anulen.

2012-44 10 Gestionar ante las entidades bancarias, el reconocimiento de intereses sobre los saldos de todas las cuentas corrientes del INA, incluyendo las Unidades Regionales.

URF 31/03/2013 PE

2012-44 11 Gestionar ante las entidades bancarias, la exclusión de las firmas en las cuentas corrientes, de los ex funcionarios y/o personas que no laboran en la Unidad de Recursos Financieros.

URF 31/03/2013 PE

2012-44 12 Valorar el cierre de las cuentas inactivas #100-02-000-615977-6 y la #100-03-000-800033-3 con el Banco Nacional de Costa Rica y realizar los registros contables pertinentes.

URF 31/03/2013 PE

2012-44 13 Establecer medidas correctivas en la aprobación de las transferencias electrónicas realizadas mediante internet, de acuerdo con la normativa.

URF 31/03/2013 PE

2012-44 14 Incorporar en el instructivo pertinente y gestionar su publicación en el Sistema de Gestión de Calidad, referente a la “Retención del impuesto sobre las remesas al exterior”.

URF 30/06/2013 PE

2012-44 15 14. Corroborar las transferencias al exterior realizadas por la Institución durante este y otros periodos fiscales vigentes, para determinar en cuáles casos corresponde cancelarle a la Administración Tributaria el impuesto sobre las remesas, e iniciar el trámite de exoneración para los proveedores a quienes se les aplicó este beneficio, y aplicar posteriormente los créditos fiscales respectivos.

URF 30/06/2013 PE

2012-44 16 15. Recuperar los $270,27 pagados demás por la Institución, a la Fundación Privada ASCAMM y la comisión bancaria por $45,5, que generó la transferencia duplicada.

URF 30/06/2013 PE

2012-44 17 16. Incorporar en el procedimiento pertinente y gestionar su publicación en el Sistema de Gestión de Calidad, el proceso llevado a cabo en la revisión y aprobación de las transferencias internacionales.

URF 30/06/2013 PE

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No Informe

No Rec


Cumplimiento Estado

2012-44 18 Realizar los ajustes correspondientes en relación con los cheques sustraídos de la cuenta corriente #210594-8 con el Banco Nacional de Costa Rica.

URF 31/03/2013 PE

2012-44 19 Establecer las medidas correctivas pertinentes para que en el Proceso de Contabilidad, se confronte las conciliaciones bancarias de garantías con los auxiliares que emite ese Proceso.

URF 31/03/2013 PE

2012-44 20 Analizar y depurar las partidas que no deben aparecer en los auxiliares del Proceso de Contabilidad y mejorar el detalle que se consigna en éstos.

URF 31/03/2013 PE

2012-44 21 Establecer las medidas correctivas para que la información que genera el Proceso de Contabilidad sea confrontada con la del Proceso de Tesorería.

URF 31/03/2013 PE

2012-44 22 Depurar las garantías en efectivo y títulos valores, y ejercer una adecuada supervisión sobre el cumplimiento de los controles establecidos.

URF 30/06/2013 PE

2012-44 23 Gestionar ante la Unidad de Recursos Humanos, la rendición de la caución del funcionario Mario Azofeifa y verificar que no existan otros casos similares.

URF 31/03/2013 PE

2012-44 24 Incorporar en el procedimiento pertinente y gestionar su publicación en el Sistema de Gestión de Calidad, el proceso llevado a cabo en la tramitación y administración de los documentos presentados como garantías de las cauciones.

URF 30/06/2013 PE

2012-44 25 Valorar en coordinación con la Asesoría Legal, la conveniencia de la fecha de pago que se está utilizando en las letras de cambio por concepto de cauciones.

URF 31/03/2013 PE

2012-44 26 Incorporar en el procedimiento pertinente y gestionar su publicación en el Sistema de Gestión de Calidad, un punto que norme y justifique la apertura de cuentas en el Balance de Situación y en el Estado de Resultados.

URF 31/03/2013 PE

2012-44 27 Depurar y posteriormente eliminar del Balance de Situación, la cuenta #201154900015 “Devoluciones de viáticos al exterior”.

URF 28/02/2013 PE

2012-44 28 Establecer medidas correctivas para que los sobrantes se registren como tal, en los cierres de caja diarios.

URF 28/02/2013 PE

2012-44 29 Unificar los criterios e instruir formalmente al personal de la Tesorería y de las Unidades Regionales, en cuanto a la aceptación o no de facturas por hospedaje, a hoteles o similares que no estén inscritos en Tributación Directa para brindar este servicio, y la forma en que deben presentar las denuncias ante la Administración Tributaria, y gestionar su inclusión en el Sistema de Gestión de Calidad.

URF 30/06/2013 PE

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No Informe

No Rec


Cumplimiento Estado

2012-44 30 Valorar el reintegro de los dineros devueltos por las personas funcionarias en las cajas, por solicitud del Proceso de Tesorería o de los Procesos Financieros Contables, en los casos relacionados a inconsistencias en los servicios de hospedaje por la no inscripción ante Tributación Directa

URF 30/06/2013 PE

2012-44 31 Incorporar en el procedimiento P URF PT 36 “Fondos Rotativos de Trabajo y de Caja Chica y Viáticos” y gestionar su publicación en el Sistema de Gestión de Calidad, un punto que indique que cuando la liquidación presente inconsistencias, la justificación de parte del funcionario se presente por escrito.

URF 28/02/2013 PE

2012-45 1 Tomar las acciones correspondientes para que se realice un diagnóstico técnico del equipamiento de cada taller, aula y principales paquetes regionales de los SCFP, donde se impartan los SCFP en el Sector Núcleo Náutico Pesquero, en los Subsectores de Navegación, Construcción Naval, Pesca y Acuacultura, Mecánica Naval y Submarinismo, con el fin de determinar el estado general de cada equipo – mobiliario y definir qué módulos se ven limitados en su ejecución.

NNP 30/11/2013 PE

2012-45 2 Comunicar a la Gestión de Formación y Servicios Tecnológicos y a la Gestión Regional el resultado del diagnóstico, para que sean estas gestiones las que decidan y procedan a comunicar a las respectivas Unidades Ejecutoras, los equipos que se deben reparar, dar mantenimiento, renovar o excluirlos de los inventarios.

NNP 31/01/2014 PE

2012-45 3 Tomar las acciones correspondientes para que se realice un diagnóstico de las condiciones de ambiente – iluminación, bodegas (almacenamiento de químicos), en los talleres de: construcción naval y reparación de motores diesel marinos, en el Centro Nacional Especializado Náutico Pesquero y comunicar los a la Gestión de Formación y Servicios Tecnológicos y a la Gestión Regional el resultado del diagnóstico.

URM 30/06/2013 PE

2012-45 4 Realizar inventario de equipo y mobiliario de cada taller y aula del Centro Especializado relacionado con el Subsector de Náutico Pesquero, a fin de determinar el estado de cada, comunicando posteriormente a quien corresponda, las gestiones necesarias para que se proceda a la exclusión, reparación o adquisición de los bienes.

CNENP 31/05/2013 PE

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No Informe

No Rec


Cumplimiento Estado

2012-46 1 Establecer claramente en la normativa del SICA, el tratamiento que se debe dar al diseño curricular que procede de normativa establecida nacional e internacional.

GFST 30/11/2013 PE

2012-46 2 Definir en los procedimientos correspondientes del Sistema de Calidad, si al utilizar normativa nacional o internacional procede la elaboración de estudios de necesidades y requerimientos que respalden la necesidad de crear esa oferta y además como sería el proceso de elaborar y validar los perfiles.

GFST 30/11/2013 PE

2012-46 3 Elaborar un plan de acción que permita controlar de forma eficiente, el cumplimiento de las metas en el POIA y la respectiva vinculación con la ejecución presupuestaria.

NNP 31/01/2013 PE

2012-46 4 Tomar las acciones pertinentes para que los documentos que respalden la revisión y validación de perfiles y módulos contengan las aprobaciones, fechas y sellos correspondientes.

NNP 31/01/2014 PE

2012-46 5 Tomar las acciones correspondientes para que eliminen de los programas de formación descritos en el hallazgo 2.2, el nivel de cualificación, a fin de cumplir con lo establecido por la Gestión de Formación y Servicios Tecnológicos.

NNP 26/02/2013 PE

2012-46 6 Tomar las acciones respectivas para que, en la próxima identificación y valoración de riesgos, sea aplicado en forma estricta el procedimiento de Valoración de riesgo establecido en el ámbito institucional, y además se amplíe el escenario a todos los procesos de trabajo y a la consideración de otros posibles riesgos que podrían estar afectando el logro de los objetivos.

NNP 28/02/2013 PE

2012-47 1 Elaborar un plan de acción que contenga acciones correctivas específicas para lograr una planificación más acertada, y que permita controlar con mayor efectividad, la proyección de las metas en el POIA y la asignación presupuestaria.

RB 30/06/2013 PE

2012-47 2 Tomar las acciones pertinentes para que las necesidades de capacitación y formación que fundamentan el PASER, cuenten con la evidencia suficiente, que justifique que dichos servicios responden a necesidades del mercado laboral circunscrito a la Unidad Regional Brunca.

RB 30/06/2013 PE

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No Informe

No Rec


Cumplimiento Estado

2012-47 3 Tomar las acciones respectivas para que, en la próxima identificación y valoración de riesgos, sea aplicado en forma estricta el procedimiento de Valoración de riesgo establecido en el ámbito institucional, además, se amplíe el escenario a todos los procesos de trabajo y a la consideración de otros posibles riesgos que podrían estar afectando el logro de los objetivos, asimismo que los eventos se relacionen con las causas y que las calificaciones asignadas a los riesgos consideren la efectividad de los controles, a fin de que las medidas que se tomen sean efectivas para mejorar la administración de los riesgos.

RB 30/06/2013 PE

2012-48 1 Establecer lineamientos en cuanto a que se debe entender por “bienes para acondicionar el local”, según el procedimiento P UCI PAL 04 “Despacho de Bienes” y definir cuales instalaciones externas a la Institución estarían sujetas a recibir mejoras y de qué tipo con los materiales de los almacenes.

GG 30/06/2013 PE

2012-48 2 Establecer en coordinación con la Unidad de Recursos Materiales y la Unidad de Compras Institucionales los lineamientos en cuanto a: a. Los electrodomésticos autorizados para uso del

personal que labora en los almacenes institucionales y las medidas de seguridad a observar durante su uso dentro de los almacenes.

b. El tipo y cantidad de extintores que se requieren en los almacenes institucionales y la periodicidad con que deben ser recargados.

GNSA 30/04/2013 PE

2012-48 3 Incorporar en el procedimiento pertinente y gestionar su publicación en el Sistema de Gestión de Calidad en relación con las medidas de seguridad referentes a la custodia de las llaves y las claves de acceso de las alarmas de seguridad a las instalaciones de los almacenes institucionales.

UCI 30/06/2013 PE

2012-48 4 Definir los bienes que son clasificados como “mobiliario” e incorporar en el procedimiento P UCI PPCO 01 “Exclusión de Bienes” y gestionar su publicación en el Sistema de Gestión de Calidad.

UCI 30/06/2013 PE

2012-48 5 Incorporar en los procedimientos según corresponda el uso del “reporte de bienes en mal estado” para los bienes devueltos en los inventarios por las personas docentes, según lo definido en el artículo #23 del Reglamento de Bienes e Inventarios del INA y publicar en el Sistema Institucional de Gestión de Calidad.

UCI 30/06/2013 PE

132



No Informe

No Rec


Cumplimiento Estado

2012-48 6 Incorporar en los procedimientos, según corresponda, la firma de los funcionarios que participan en la entrega, traslado o recibo de bienes institucionales y gestionar su publicación en el Sistema Institucional de Gestión de la Calidad.

UCI 30/06/2013 PE

2012-48 7 Elaborar un croquis con la distribución de las cuentas en las instalaciones del almacén, para conocimiento del personal y demás usuarios según su competencia.

RB 31/05/2013 PE

2012-48 8 Acondicionar un área para el almacenamiento de: equipo, los bienes en mal estado, paquetes alistados (área temporal de bienes), con las medidas de seguridad según corresponda, de forma que se garantice la custodia de los bienes y se restrinja el acceso a personas no autorizadas y acomodar los materiales en cada uno de los respectivos códigos y cuentas.

RB 31/05/2013 PE

2012-48 9 Trasladar al Almacén Central (almacén de rescate) los bienes que no tuvieron rotación durante el 2011, según los indicadores de rotación suministrados por la Gestión de Normalización y Servicios de Apoyo.

RB 31/05/2013 PE

2012-48 10 Revisar los paquetes alistados en el área de almacenamiento temporal antes de autorizar la salida de las instalaciones y verificar que los bienes ingresados por inventarios al personal docente sean coincidentes con los formularios: comprobantes de salida y los inventarios del expediente del instructor según corresponda.

RB 31/05/2013 PE

2012-48 11 Asegurar el área de almacenamiento de bienes pequeños y de cuantía importante, así como restringir el acceso a personas no autorizadas e identificar los bienes según la cuenta y codificación respectiva.

RB 31/05/2013 PE

2012-48 12 Adicionar dispositivos de seguridad como cámaras de video, entre otros, para asegurar la salvaguarda y control de los bienes almacenados, además de implementar un control para el ingreso de personas a las instalaciones y restringir el código de acceso de la alarma de seguridad y las llaves del almacén.

RB 31/03/2013 PE

2012-48 13 Colocar la firma de la Encargada del Almacén Regional en los sellos de seguridad para autorizar el traslado de bienes en: camiones, bolsas, cajones o similares, según el procedimiento P URMA 02 “Seguridad y vigilancia de las instalaciones”, inciso 6.4.

RB 31/03/2013 PE

2012-48 14 Recargar los extintores para uso en las instalaciones del Almacén Regional que se encuentran vencidos y colocarlos en las áreas según su capacitad y tipo de materiales.

RB 31/05/2013 PE

133



No Informe

No Rec


Cumplimiento Estado

2012-48 15 Realizar las fumigaciones de las instalaciones del almacén regional según lo establece el procedimiento P UCI PAL 03 “Almacenamiento de bienes”, inciso 6.2.2.

RB 31/05/2013 PE

2012-48 16 Colocar y acondicionar según corresponda un botiquín para uso del personal que labora en el almacén regional.

RB 31/03/2013 PE

2012-48 17 Corregir las deficiencias relacionadas con el orden y la limpieza de las estanterías, anaqueles, bandejas y pasillos de las instalaciones del almacén regional. (Resultado #2.1.p)

RB 31/03/2013 PE

2012-48 18 Elaborar un plan de supervisión continua sobre las funciones que desempeña la persona Encargada del Almacén Regional con énfasis en la supervisión que ésta ejerce sobre el personal del almacén.

RB 31/03/2013 PE

2012-48 19 Ejecutar las pruebas selectivas según lo establece el procedimiento P UCI PAL 03 “Almacenamiento de Bienes” en el punto 6.1.3 y P UCI PPCO 03 “Control de Bienes Institucionales”.

RB 31/05/2013 PE

2012-48 20 Investigar las diferencias encontradas en la toma física efectuada por esta Auditoría Interna para realizar los ajustes y medidas correctivas según correspondan.

RB 31/03/2013 PE

2012-48 21 Identificar las dos “Pantallas portátiles tipo DALAITE MOD B 1.52 x 1.52 (60 x 60) con la respectiva placa patrimonial para formalizar su registro físico y en los sistemas, según corresponda.

RB 31/03/2013 PE

2012-48 22 Corregir las cuentas que presentan codificación diferente a la establecida en el Clasificador por Objeto del Gasto del Sector Público.

RB 31/03/2013 PE

2012-48 23 Identificar los bienes con costos subvaluados en el Sistema de Recursos Materiales (SIREMA), para realizar las gestiones correspondientes para su actualización o depuración, según sea el caso, en atención al oficio número UCI-475-2011 del 12 de diciembre del 2011.

RB 31/03/2013 PE

2012-DCC-01

1 Mantener estricto control contable sobre las partidas conciliatorias. En las notas de débito se debe incluir la fecha de su registro con el objetivo de identificar la antigüedad de las partidas y su localización oportuna.

GNSA 30/06/2012 CU

2012-DCC-01

2 Incluir en las conciliaciones con la finalidad de tener un mejor control de quién es la persona a la cual se ha emitido el cheque y poder brindar un mejor control.

URF 31/07/2012 CU

134



No Informe

No Rec


Cumplimiento Estado

2012-DCC-01

3 Establecer procedimientos mensuales de control contable para que al revisar las conciliaciones bancarias de las Direcciones Regionales las diferencias sean atendidas en forma oportuna, determinar su naturaleza y registrar los ajustes respectivos, como medida de control contable.

GNSA 30/06/2012 CU

2012-DCC-01

4 Es conveniente como control contable mensual y como sana medida de control interno, una conciliación contable que detalle los intereses devengados y por cobrar sobre las inversiones debidamente conciliadas con el saldo contable y el estado de cuenta remitido por las entidades financieras y así poder determinar las diferencias en forma oportuna.

URF 30/09/2012 CU

2012-DCC-01

5 En cumplimiento de la normativa contable vigente es necesario que el INA realice un estudio actualizado de todas las cuentas por cobrar, que cuantifique el posible deterioro mediante un estudio técnico de antigüedad de saldos paralelo a un estudio del deterioro financiero de estas cuentas que justifiquen los porcentajes utilizados para el cálculo realizado y así poder presentar las cuentas por cobrar a su valor razonable.

GNSA 30/06/2012 CU

2012-DCC-01

6 Revisiones periódicas de las partidas que conforman esta cuenta y así poder determinar la naturaleza de las transacciones y registrar los ajustes correspondientes de manera que la cuenta presente su saldo razonable de conformidad con la normativa contable vigente.

URF 30/06/2012 CU

2012-DCC-01

7 Se recomienda revisiones periódicas de las partidas que conforman esta cuenta, determinar la naturaleza de las transacciones y registrar los ajustes correspondientes para presentar su saldo razonable de conformidad con la normativa contable vigente.

URF 30/06/2012 CU

2012-DCC-01

8 Es conveniente que en estas cuentas con antigüedad superior a un año se analice el nivel de certeza y la recuperabilidad, y que de no ser posible su recuperación se estimen al 100%.

URF 30/06/2012 CU

2012-DCC-01

9 Registrar la provisión correspondiente a la cuenta mencionada con la finalidad de tener un mejor manejo de los dineros disponibles para el INA, y así poder llevar un mejor control sobre los dineros que se presentan en forma de liquidaciones presupuestarias.

URF 31/07/2012 CU

135



No Informe

No Rec


Cumplimiento Estado

2012-DCC-01

10 Es conveniente que los expedientes de adquisiciones de bienes y servicios tengan la documentación que detalle el artículo 61 de la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento relacionada con la contratación y cancelación de los bienes y servicios.

UCI 30/09/2012 CU

2012-DCC-01

11 Implementar una herramienta informática que sirva de control integrado en todas las Direcciones Regionales para la adecuada administración integral del programa de becas a los estudiantes del INA a nivel nacional, que finalice su análisis y revisión financiera en cumplimiento de la normativa vigente.

USU 31/01/2013 PR

2012-DCC-01

12 El registro contable de las transferencias bancarias por becas de los estudiantes debe tener información que permita identificar las cuentas cliente bancarias a las cuales se les transfirió el dinero para su mejor control contable y de presupuesto.

URF 30/06/2012 CU

2012-DCC-01

13 Hacer las gestiones pertinentes para que los recibos de dinero se registren en línea al emitirse, como se realiza con el proceso de emisión de los cheques.

URF 31/03/2013 PR

2012-DCC-01

14 Confeccionar procedimientos que describa los aspectos relacionados con la custodia y control de los formularios de alto riesgo en blanco (sin usar) en cada Dirección Regional de manera que se pueda controlar la consecutividad numérica y la cantidad de documentos pendientes de uso, como medida de control interno.

GNSA 30/06/2012 CU

2012-DCC-01

15 Solicitar una nota aclaratoria a la Administración Tributaria para el cambio respectivo en la portada de cada libro.

GNSA 30/06/2012 CU

2012-DCC-01

16 En cumplimiento de la normativa contable vigente es necesario que el INA realice tomas físicas de inventario periódicamente estableciendo las políticas necesarias y procedimientos a realizar para dicho proceso que sirva de base para la determinación de posibles estimaciones por obsolescencia de los artículos que conforman el registro auxiliar en cada Dirección Regional del Instituto. Esta toma física de inventario serviría de base para un estudio actualizado de todas las líneas o familias del inventario que cuantifique el posible deterioro, lento movimiento y deterioro financiero de esta cuenta y así poder presentar los inventarios a su valor razonable. También se debe contratar los servicios de auditoría externa antes de determinar el periodo fiscal y así poder aplicar pruebas de auditoría a esta cuenta para analizar la razonabilidad del saldo de la cuenta.

URF 30/01/2013 PR

136



No Informe

No Rec


Cumplimiento Estado

2012-DCC-01

17 En cumplimiento de la normativa contable vigente es necesario que el INA realice avalúos de los bienes inmuebles de forma periódica que sirvan de parámetro de valuación de las actualizaciones por medio de índices de precios y su bienes inmuebles representen el valor de mercado de estos y así cumplir con lo indicado por la normativa contable vigente. Además de mantener el registro auxiliar detallado por categoría de bienes muebles e inmuebles conciliado con la contabilidad de forma mensual para que permita validar la integridad y razonabilidad del saldo de la cuenta y estudios periódicos (anuales) de conciliación sobre la cuenta de Terrenos que evidencie la integridad de las propiedades que presenta el registro auxiliar financiero con respecto a las propiedades según la información del Registro de la Propiedad.

URF 31/01/2013 PR

2012-DCC-01

18 El sistema contable que utiliza el INA no genera balances de comprobación mensual en formato Excel, sino que los genera en archivo PDF para luego mediante aplicación de una herramienta electrónica convertirlas a Excel, lo cual puede generar errores de continuidad de saldos en las cuentas contables por no tener el sistema un proceso de validación de saldos finales a saldos iniciales y de identificación de la emisión de la totalidad de las cuentas contables que tuvieron movimiento. Al no estar diseñada la estructura contable para la existencia y control automatizado de todas las cuentas de activo, pasivo, patrimonio, ingresos y gastos, esta situación genera deficiencias de control contable significativas, no permitiendo presentar información financiera adecuada de acuerdo con principios de contabilidad.

URF 30/08/2012 CU

2012-DCC-01

19 Implementar una herramienta informática que sirva de control integrado en todas las Direcciones Regionales para la adecuada administración integral del programa de becas a los estudiantes del INA a nivel nacional, que facilite el análisis y revisión financiera en cumplimiento de la normativa vigente. Además, se debe establecer un procedimiento contable que implemente en los asientos contables (CAD) documentación soporte que respalde la ejecución del gasto por este concepto de forma centralizada en el departamento contable del Instituto.

USU 31/01/2013 PR

137



No Informe

No Rec


Cumplimiento Estado

2012-DCC-01

20 Es conveniente que el INA cuente a la brevedad posible con un sistema de información financiera integrado en todos sus módulos operativos que le permita atender los requerimientos de auditoría de forma oportuna y en cumplimiento de los términos contractuales formalizados con el fin de cumplir satisfactoriamente dichos requerimientos solicitados.

URF 31/08/2012 CU

2012-DCC-02

1 Incorporar los riesgos específicos que han sido identificados, factores, elementos de valoración de riesgos de TI al sistema de valoración de riesgos (SEVRI)

GTIC 30/03/2013 PE

2012-DCC-02

2 Aplicar acciones o herramientas para medir y evaluar el compromiso y conocimiento de los funcionarios respecto de la seguridad de la información y las consecuencias que conlleva una inadecuada gestión de seguridad.

GTIC 30/03/2013 PE

2012-DCC-02

3 Confeccionar los procedimientos para la administración y formalización de los niveles de servicio acordados.

GTIC 30/03/2013 PE

2012-DFOE-

EC-0413

1 4.3. Definir y someter a aprobación de la Junta Directiva una política a nivel institucional sobre la continuidad de negocio con el fin de garantizar razonablemente la continuidad de los servicios que ofrece en caso de presentarse alguna interrupción. Esta disposición deberá ser cumplida en un plazo máximo de tres meses contados a partir de la recepción del presente informe. Ver párrafo 2.4 de este informe.

GG 30/12/2013 PR

2012-DFOE-

EC-0413

2 4.4. Nombrar un equipo multidisciplinario integrado tanto por funcionarios de TI como por otros funcionarios altamente conocedores de los procesos claves de la institución, tanto administrativos como sustantivos. Dicho equipo será el encargado de elaborar y documentar un análisis de impacto de negocio en el cual se incluya como mínimo: los procesos críticos de la institución, una clasificación de los recursos de TI que respaldan esos procesos, tiempos permitidos de interrupción y su impacto y

las prioridades de recuperación. Dicho análisis deberá estar documentado y aprobado, por los niveles superiores, a más tardar el 01 de junio de 2013, fecha en la cual deberá remitir a este órgano contralor la documentación que demuestre el cumplimiento de esta disposición; asimismo se le solicita remitir, en un plazo de 15 días hábiles, contados a partir de la recepción de este informe, las órdenes giradas y la integración del equipo multidisciplinario. Ver párrafos 2.11 y 2.13 de este informe.

GG 31/05/2013 PE

138



No Informe

No Rec


Cumplimiento Estado

2012-DFOE-

EC-0413

3 4.5. Nombrar un equipo multidisciplinario, conformado tanto por funcionarios de TI como por funcionarios de los procesos clave de la institución. Dicho equipo será el encargado de elaborar y documentar un plan de continuidad de negocio a nivel institucional, para los recursos y procesos críticos definidos en el citado análisis de impacto. Dicho plan y un cronograma para su implementación deberán estar documentados y aprobados, por los niveles superiores en un plazo de un año calendario a partir de la recepción de este informe, plazo en el cual deberá remitir a este órgano contralor copia del acuerdo de aprobación del plan y el cronograma antes citados; así como remitir, en un plazo de 15 días hábiles, las órdenes giradas y la integración del equipo multidisciplinario. Ver párrafo 2.24 de este informe.

GG 31/08/2013 PE

2012-DFOE-

EC-0413

4 4.6. Girar instrucciones a quien corresponda, para que un plazo de tres meses se realice un análisis sobre conveniencia y posibilidad de reubicar el sitio alterno de procesamiento de datos, en la actual fase del proyecto, a un lugar diferente de donde actualmente se construye, de tal forma que en caso de desastre exista la posibilidad razonable de recuperar la información y restablecer los servicios. Sobre el particular, se le solicita remitir a esta Contraloría General, en un plazo de 15 días hábiles a partir de la recepción de este informe, copia de las instrucciones giradas y los responsables de su cumplimiento. Y en un plazo de cinco meses remitir a este órgano contralor las acciones que se tomarán producto de los resultados de dicho análisis. Ver párrafo 2.60 de este informe.

GG 28/12/2013 PR

2012-DFOE-

EC-0413

5 4.7. Girar las instrucciones a quién corresponda para realizar un estricto seguimiento del proyecto de implementación del sitio alterno, en el cual se incorpore al menos las actividades de documentación y aprobación de las funcionalidades esperadas. Se le solicita informar a este órgano contralor, en un plazo de 15 días hábiles, a partir de la recepción de este informe el documento en que coste la orden girada. Ver del párrafo 2.63 al 2.68 de este informe.

GG 30/12/2013 PR

139



No Informe

No Rec


Cumplimiento Estado

2012-DFOE-

EC-0413

6 4.8. Girar instrucciones a quién corresponda, para que se realice un estudio respecto a la necesidad de contar con sistemas de alimentación ininterrumpida (UPS) con capacidad para dar respaldo eléctrico a los edificios de Docencia, Servicio, Presidencia y Administrativo, ubicados en la sede Central de la Uruca. Sobre el particular, se le solicita remitir a esta Contraloría General, en un plazo de 15 días hábiles a partir de la recepción de este informe, copia de las instrucciones giradas y los responsables de su cumplimiento y en un plazo de tres meses remitir las acciones que se tomarán producto de los resultados de dicho estudio. Ver párrafo 2.75 de este informe.

GG 30/12/2013 PR

2012-DFOE-

EC-0413

7 4.9. Actualizar el Marco Normativo (Manual de políticas y estándares de seguridad de la información), así como la política sobre continuidad de negocio contenida en dicho Marco, de tal forma que considere la continuidad de los servicios de TI brindados por la GTIC como un todo, y someterlos a la aprobación de la alta gerencia. Para el cumplimiento de esta disposición se otorga un plazo máximo de dos meses contados a partir de la recepción de este informe, plazo en el cual deberá remitir a esta Contraloría General la documentación que evidencie su cumplimiento. Ver párrafos 2.7, 2.8 y 2.9.

GTIC 30/12/2013 PR

2012-DFOE-

EC-0413

8 4.10. Girar las instrucciones a quién corresponda para que se identifiquen las aplicaciones críticas para la prestación de los Servicios de capacitación y formación profesional, bajo la modalidad virtual y realizar un análisis sobre su incorporación al Plan de Continuidad de las Operaciones de la GTIC. Sobre el particular deberá remitir a esta Contraloría General, en un plazo de 15 días hábiles, a partir de la recepción de este informe, las instrucciones giradas y en un plazo de dos meses la documentación que evidencie el cumplimiento de esta disposición. Ver párrafo 2.31 de este informe.

GTIC 30/12/2013 PR

140



No Informe

No Rec


Cumplimiento Estado

2012-DFOE-

EC-0413

9 4.11. Girar las instrucciones necesarias, en un plazo no mayor de 15 días hábiles, para corregir las deficiencias encontradas en el Plan de Continuidad de las Operaciones de la GTIC, a fin de que cumplan con los criterios de calidad de la información definidos en el punto 5.6.1 de las Normas de Control Interno para el sector público N-2-2009-CO-DFOE. Dichas deficiencias deberán corregirse a más tardar el 28 de febrero 2013, fecha en la cual se deberá remitir al órgano contralor la documentación que evidencia el cumplimiento de esta disposición. Ver párrafos 2.48, 2.49 y 2.50 de este informe.

GTIC 28/02/2013 PE

2012-DFOE-

EC-0413

10 4.12. Una vez que se corrijan las deficiencias encontradas en el Plan de Continuidad de las Operaciones de la GTIC (tomando en consideración el párrafo anterior), someterlo a conocimiento tanto de la Gerencia General del INA como a la Comisión Gerencial de Informática a fin de obtener los distintos niveles de aprobación. Se establece como fecha máxima el 31 de marzo de 2013, fecha en la cual deberá remitir la documentación que acredite su cumplimiento. Ver párrafo 2.50 de este informe.

GTIC 31/03/2013 PE

2012-DFOE-

EC-0413

11 4.13. Girar las instrucciones que correspondan para que se defina un calendario para la revisión y ejecución de pruebas

periódicas del Plan de Continuidad de las Operaciones de la GTIC y para establecer los procedimientos de control de cambios que considere pertinentes con el fin de mantenerlo actualizado. Sobre el particular, se le solicita remitir a esta Contraloría General, en un plazo de 15 días hábiles, a partir

de la recepción de este informe, copia de las instrucciones giradas y los responsables de su cumplimiento y en un plazo de seis meses remitir a este órgano contralor las acciones que se tomarán al respecto. Ver párrafo 2.55 y 2.56 de este informe.

GTIC 28/02/2013 PE

2012-DFOE-

EC-0413

12 4.14. Girar instrucciones a quién corresponda para que una vez elaborado el Plan de continuidad a nivel institucional, solicitado en la disposición 4.5 de este informe, se realicen los ajustes pertinentes para alinear el Plan de continuidad de operaciones de GTIC con el Plan a nivel institucional antes citado. Sobre el particular, se le solicita remitir a esta Contraloría General, en un plazo de 15 días hábiles, copia de las instrucciones giradas y los responsables de su cumplimiento y en un plazo de seis meses, a partir de la elaboración del citado Plan institucional, remitir a este órgano contralor las acciones que se tomarán al respecto. Ver párrafo 2.28 de este informe.

GTIC 28/02/2013 PE

141



No Informe

No Rec


Cumplimiento Estado

2012-DFOE-

EC-0413

13 4.15. Comunicar formalmente la existencia del Plan de Continuidad de las Operaciones de la GTIC a todo el personal involucrado, salvaguardando la seguridad de la información cuando proceda, en especial al personal de TI, a los miembros de las comisiones de trabajo creadas en éste, así como a Técnicos en Soporte Informático de las Unidades Regionales y demás personal clave para la ejecución del Plan. Asimismo, deberá definir un calendario para la capacitación periódica de dicho personal. Sobre el particular, se le solicita remitir a esta Contraloría General, en un plazo de 8 días hábiles, copia de la documentación y en un plazo de 3 meses remitir al órgano contralor copia del Calendario de Capacitación en el cual se evidencia el cumplimiento de esta disposición. Ver del párrafo 2.37 al 2.47 de este informe.

GTIC 30/12/2013 PR

2012-DFOE-

EC-0413

14 4.16. Girar instrucciones a quién corresponda para que se realice un plan con el fin de establecer los controles necesarios para mejorar las condiciones de seguridad física y ambiental de los cuartos de comunicación y centro de datos principal. Para ello considere lo establecido en el punto 1.4.3. de las Normas técnicas para la gestión y control de las tecnologías de información. Sobre el particular, se le solicita remitir a esta Contraloría General, en un plazo de 15 días hábiles a partir de la recepción de este informe, copia de las instrucciones giradas y los responsables de su cumplimiento y en un plazo de tres meses remitir la documentación que evidencia el cumplimiento de esta disposición. Ver del párrafo 2.69 al 2.76 de este informe.

GTIC 30/11/2012 PE

142

ANEXO # 7

REPORTE ESTADÍSTICAS DE LOS ESTADOS DE LAS RECOMENDACIONES

EMITIDAS EN INFORMES DE CONTROL INTERNO DEL AÑO 2008 AL 2012

143

ANEXO #7

ESTADÍSTICAS DE LOS ESTADOS DE LAS RECOMENDACIONES EMITIDAS EN INFORMES DE CONTROL INTERNO

DEL AÑO 2008 AL 2012

Año Total Cumplidas Pendientes Proceso Otro Estado

Cantidad % Cantidad % Cantidad % Cantidad %

2008 261 243 93% 0 0% 0 0% 18 7%

2009 258 251 97% 0 0% 0 0% 7 3%

2010 307 302 98% 1 0% 2 1% 2 1%

2011 345 305 88% 3 1% 36 10% 1 0%

2012 310 115 37% 114 37% 79 25% 2 1%

Fuente: Sistema de Información de Fiscalización de Auditoría Interna

144

ANEXO #8

REPORTE ESTADÍSTICAS DE LOS ESTADOS DE LAS RECOMENDACIONES

EMITIDAS EN RELACIONES DE HECHOS DEL AÑO 2008 AL 2012

145

ANEXO #8

ESTADÍSTICAS DE LOS ESTADOS DE LAS RECOMENDACIONES EMITIDAS EN RELACIONES DE HECHOS




2008 5 4 80% 0 0% 0 0% 1 20%

2009 6 6 100% 0 0% 0 0% 0 0%

2010 2 2 100% 0 0% 0 0% 0 0%

2011 3 1 33% 0 0% 2 67% 0 0%

2012 6 0 0% 0 0% 6 100% 0 0%


146

ANEXO #9

REPORTE ESTADÍSTICAS DE LOS ESTADOS DE LAS DISPOSICIONES GIRADAS

POR LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DEL AÑO 2008 AL 2012

147

ANEXO #9

ESTADÍSTICAS DE LOS ESTADOS DE LAS DISPOSICIONES GIRADAS POR LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA




2008 0 0 0% 0 0% 0 0% 0 0%

2009 7 7 100% 0 0% 0 0% 0 0%

2010 15 15 100% 0 0% 0 0% 0 0%

2011 45 39 87% 0 0% 6 13% 0 0%

2012 14 8 57% 0 0% 6 43% 0 0%


148

ANEXO #10

REPORTE ESTADÍSTICAS DE LAS RECOMENDACIONES

GIRADAS POR OTROS ENTES EXTERNOS DEL AÑO 2008 AL 2012

149

ANEXO #10

ESTADÍSTICAS DE LAS RECOMENDACIONES GIRADAS POR OTROS ENTES EXTERNOS




2008 7 6 86% 0 0% 1 14% 0 0%

2009 16 13 81% 0 0% 3 19% 0 0%

2010 18 9 50% 0 0% 4 22% 5 28%

2011 1 1 100% 0 0% 0 0% 0 0%

2012 23 15 65% 3 13% 5 22% 0 0%


150

ANEXO #11

REPORTE CAPACITACIÓN RECIBIDA POR LAS PERSONAS

FUNCIONARIAS DE LA AUDITORÍA INTERNA PERÍODO 2012

151

No NOMBRE DEL CURSO

O ACTIVIDAD PARTICIPANTES

COSTO INCURRIDO

1 Las compras de bienes según demanda

6 funcionarios

840.000,00

2 Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público módulo II

5 funcionarios 405.000,00

3 Base para elaborar carteles según jurisprudencia 2007-2011

3 funcionarios

420.000,00

4 Haciendo eficiente el trabajo de Auditoría Interna-manejo papeles de trabajo

1 funcionario 105.000,00

5 Seminario-taller sobre Estadística Descriptiva con SPSS

1 funcionaria 0,00

6 Elaboración de Informes de Relación de Hechos en las Auditorías Públicas

2 funcionarias

200.000,00

7 Reajuste de precios

1 funcionaria 0,00

8 Administración de servicios de TI según demanda ITIL V3

2 funcionarios

700.000,00

9 La Auditoría y las TI

1 funcionario 0,00

10 Taller sobre técnicas de instrucción 1 funcionario

0,00

11 Los Daños y Perjuicios en la Contratación Administrativa

4 funcionarios

560.000,00

12 Indicadores de fraude


13 Toma de inventarios cíclicos 2 funcionarios

190.000,00

14 Normas Internacionales de Información Financiera, Módulo I

9 funcionarios

720.000,00

15 Como mejorar la técnica de contratación de seguros y coberturas de las pólizas de Seguros

1 funcionario

160.000,00

16 Aplicación efectiva de la Ley de Control Interno en el Sector Público


17 Expresión oral y corporal

Auditora Interna y Subauditora Interna

80.000,00

18 Planeamiento estratégico BALANCED SCORECARD

Subauditora Interna 175.000,00

19 V Congreso Nacional de Gestión y Fiscalización de la Hacienda Pública

Auditora Interna Subauditora Interna

0,00

20 Principios y fundamentos de la Auditoría de Gestión

1 funcionario

0,00

152

No NOMBRE DEL CURSO

O ACTIVIDAD PARTICIPANTES

COSTO INCURRIDO

21 Direccionamiento Estratégico en la Auditoría Interna

Auditora Interna

100.000,00

22 Taller práctico de una auditoría basada en riesgos

3 funcionarios

309.500,00

23 Desarrollo de indicadores para la auditoría interna

Subauditora Interna

0,00

24 Técnicas de redacción eficaz y ortografía

4 funcionarios

409.000,00

25 Normas Internacionales de Información Financiera- Módulo II

9 funcionarios

720.000,00

26 Etiqueta y protocolo

Subauditora Interna 0,00

27 A los 10 años de la Ley General del Control Interno, avances y experiencia

Subauditora Interna 0,00

28 XIII Congreso Auditoría Interna

4 funcionarios incluida la Subauditora Interna

1.107.084,00

29 Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público-Módulo III

4 funcionarios

330.000,00

30 Técnicas de Auditoría Forense


0,00

31 Muestreo estadístico

1 funcionaria

0,00

32 Preparación para presentación examen CISA 2012

3 funcionarios de Tecnologías de Información y Comunicaciones.

1.962.558,00

33 Actualización de ciclo de seminarios sobre actitud y habilidades sociales en el servicio al cliente


0,00

34 Normas internacionales de la información financiera-NIIF Módulo III

4 funcionarios

480.000,00

35 El rol de la actividad de auditoría interna en gobierno, riesgo y control

20 funcionarios

2.222.000,00

36 Normas internacionales de la información financiera-NIIF Módulo IV

6 funcionarios

480.000,00

37 Jurisprudencia en Contratación Administrativa


TOTAL ¢13.989.642,00

153

ANEXO #12

REPORTE EJECUCIÓN FÍSICA DEL PLAN OPERATIVO

ANUAL INSTITUCIONAL

Cuestionario para evaluar el Plan Operativo Institucional Anual 2012

A continuación se plantean varios ítems relacionados con los resultados alcanzados durante el presente año, favor completar en los espacios indicados. La información que nos suministre nos permitirá realizar el informe anual de resultados del POIA 2012, así como atender los requerimientos de información del SIPP (Sistema de Información de Presupuestos Públicos) de la Contraloría General de la República. 1. ¿Cuáles fueron los principales resultados que la unidad alcanzó en el año? Puede mencionar de

acuerdo con los indicadores definidos en el POIA, el tipo de servicios que ofreció, las realizaciones en términos de volúmenes de productos, así como las mejoras en estrategias de trabajo, satisfacción del cliente y el valor agregado al quehacer institucional. (Favor no sobrepasar la media página).

La Auditoría Interna al mes de diciembre del 2012 está cumpliendo con la meta propuesta, ejecutando servicios de auditoría y servicios preventivos en un 100% del nivel propuesto (65%), ya que cuenta con una organización eficaz del trabajo, con instrumentos que guían a las personas funcionarias en su quehacer, con sistemas de información hechos a la medida, que agilizan el trabajo de elaboración de informes y registro de las actividades diarias efectuadas y con controles efectivos. Asimismo, se han realizado esfuerzos para capacitar al personal con la finalidad de comprender la dimensión de nuestra obligación establecida por Ley de agregar valor y contribuir y brindar servicios preventivos a la Institución y mejorar continuamente la calidad de los servicios que ésta brinda.

2. Hubo algún indicador que no se haya alcanzado del todo (0% como resultado)? En caso

positivo, indique en cuál o cuáles y explicar las principales razones para que se diera ese resultado.

N/A Favor indique en caso de que tuviera presupuesto asignado, que sucedió con este. N/A

3. Tomando en consideración el comportamiento general de los resultados alcanzados en el año,

¿indique cuáles fueron los 3 principales factores que facilitaron o permitieron la ejecución de los indicadores y metas de la unidad?

1. Se actualizó la política de fiscalización para el año 2012, lo que contribuyó a contar con elementos suficientes en qué basarse para elaborar el plan estratégico de fiscalización (o su actualización) en el año 2012, de conformidad con los procesos y riesgos asociados en el SEVRI institucional.

2. Se cuenta con recurso humano con nivel profesional apropiado y experiencia en las actividades de la auditoría interna y suficientemente capacitado.

3. Apoyo en el Sistema Computadorizado SIA.

155

4. ¿Cuáles fueron las 3 principales dificultades para alcanzar los indicadores y metas?

1. Gran cantidad de denuncias, más allá de lo planificado, requiriéndose tiempo por encima de las estimaciones, lo que no es posible enmendar porque surgen en forma espontánea y aún cuando se prevé un tiempo de atención, si éstas derivan de informes especiales de relaciones de hechos, consumen tiempo del personal auditor y tiempo de las jefaturas en su revisión. Sobre estas situaciones se están tomando medidas para manejar los aspectos relacionados con la atención de denuncias.

2. El recurso humano con que se cuenta es limitado en el sentido de que por los temas tratados en los estudios especiales de auditoría y en el Proceso de fiscalización sustantivo, se requiere de criterio técnico para elaborar las cédulas y conclusiones en la aplicación de los procedimientos de auditoría, razón por la que ha sido necesario incluso contratar especialistas. Por otro lado, aún cuando las plazas “vacantes” han sido autorizadas por la Autoridad Presupuestaria, el trámite respectivo para llenarlas ha consumido tiempo por trámites ante el Servicio Civil en cambios de atinencias por ejemplo.

3. Aún no se ha elaborado el Plan Estratégico de la Auditoría, lo que dificultó la formulación de la política de fiscalización en forma separada y anticipada, en el 2012, del análisis de estrategia integral de la Auditoría que estaría concluida en el 2013.

5. Señale las principales oportunidades de mejora que su Unidad debe implementar para el año

2013, en materia de planificación y control de metas y presupuesto.

1. Actualizar la definición de metas e indicadores cuando se apruebe el Plan Estratégico de la Auditoría Interna.

2. Revisar trimestralmente el cumplimiento de las metas y la ejecución presupuestaria para tomar medidas correctivas oportunas.

3. Darle un seguimiento más asiduo a los trámites de compra para lograr que se culminen con éxito y así tener una mejor ejecución presupuestaria.

6. En relación con el comportamiento de la ejecución presupuestaria obtenido durante el año,

favor indicar:

6.1. En una escala de 1 a 10, donde 1 es la puntuación más baja y 10 la más alta, califique el desempeño de la unidad en materia de la ejecución presupuestaria __8___

6.2. En comparación a otros años, el comportamiento de la ejecución presupuestaria 2012, fue:

(X) igual ( ) mejor ( ) Inferior

¿Por qué razones lo considera así?

Al comparar con el año anterior, el porcentaje de ejecución presupuestaria es muy similar al de este año y así se ha mantenido en los últimos años.

156

6.3. Indique en cuáles partidas hubo una baja ejecución y porqué?

Las siguientes partidas han tenido una baja ejecución

Partida Justificación

Impresión, encuadernación y otros

No se ejecutó porque hasta el 9 de noviembre del 2012, mediante oficio UCI-PA-4034-2012, el Proceso de Adquisiciones comunicó que se contaba con un contrato para servicios de fotocopiado y empastes.

Transporte dentro del país

En la mayoría de las giras realizadas durante el año 2012, se utilizó transporte institucional.

Mant. Y rep. eq. Cómputo y software

El contenido de esta partida fue una previsión básicamente para mantenimiento correctivo en caso de requerirse, porque en realidad la política de la Auditoría es contar con equipo de no más de tres años de uso.

Útiles, mater. Oficina y cómputo

Esta partida se movió de acuerdo con el consumo (solicitudes) efectuadas dentro del contrato de abastecimiento según demanda con que se cuenta en el ámbito institucional, cuyas facturas no fueron canceladas con presupuesto del 2012 sino que se está cancelando a inicios del presente año por solicitud de Adquisiciones.

Maquinaria y equipo diverso

Esta partida sería utilizada para la adquisición de cámaras fotográficas digitales, pero debido a que en el año 2012 se concluyó la compra del 2011 e ingresaron estos bienes, no fue necesaria su ejecución.

6.4. Explique cómo afectó ese comportamiento el desempeño de las metas?

R/En realidad no ha afectado el desempeño de las metas, porque éstas son de orden más cualitativo que cuantitativo y se refieren al nivel de riesgo asociado a los procesos de la cadena de valor institucional.

157

6.4. Hubo necesidad de aplicar modificaciones presupuestarias durante el año?

( ) No

(X) Sí: Por qué razón las hubo que realizar? (puede marcar más de una opción)

(X) No alcanzó presupuesto previsto

(X) Se desarrollaron actividades no contempladas inicialmente

( ) Aumento en precios

( ) Aumento de clientes por atender

( ) No fue necesario adquirir los bienes y servicios previstos

( ) Se recibió aportes de bienes por parte de otras dependencias

( ) No se presupuestó financiamiento para varias actividades a desarrollarse.

( ) Eliminación de actividades o acciones programadas

(X) Declaración desierta o infructuosa de trámites de compra.

( ) Para atender actividades de prioridad institucional no contempladas inicialmente

( ) Se sobrestimó ( ) o subestimó ( ) la cantidad de presupuesto requerido

(X) Otra: Reclasificación de las licencias de software, de manera tal que formen parte de los Activos Intangibles

7. Adjunto a este cuestionario van dos plantillas en Excel de indicadores y metas del POIA y otra del Plan Estratégico Institucional (evaluación anual).

En la plantilla POIA 2012, favor completar las columnas correspondientes a:

II Semestre (Resultados alcanzados, Cálculo del resultado –usando la fórmula del indicador- y el presupuesto ejecutado para cada indicador.

Anual: Llene las columnas de resultado alcanzado anual acumulado y la del cálculo del resultado final anual.

158

ATENCIÓN: Si su unidad tiene indicadores y metas planteados de manera porcentual, subdivididas por semestre, debe tomar en cuenta que no es lo mismo calcular el resultado del II semestre y el resultado anual. Por ello debe mostrar mediante el cálculo del resultado muy bien los datos y las unidades de medida que está utilizando para dar el resultado.

Si la Unidad tiene metas en términos de porcentaje pero las planteó de manera anual (no por semestre), no tome en consideración la alerta anterior. El cálculo del resultado acumulado lo debe repetir en las columnas de resultados del II semestre y en la columna de Anual.

En la plantilla de metas del Plan Estratégico se incluyen los indicadores que no están incluidos en el POIA, favor seguir las instrucciones incluidas en el encabezado de la misma.

Unidad: Datos de la persona que brinda la información y firma el presente documento: Nombre: Licda. Rita María Mora Bustamante, Auditora Interna Firma: Sello de la unidad

Muchas gracias

159

ANEXO #13

REPORTE EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA DE LA AUDITORÍA INTERNA

PERÍODO 2012

ANEXO #13 INFORME DE EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA

AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2012

Cuenta Detalle Ordinario Modificaciones + - Total presupuesto Girado Mes Girado Acumulado Total Disponible

110000 SERVICIOS

110102 Alquiler de Maquinaria, equipo y Mobi. 1.500.000,00 - 1.500.000,00 0,00 276.345,30 276.345,30 1.223.654,70

110303 Impresión encuadernación y otros 345.000,00 - 345.000,00 0,00 - - 345.000,00

110402 Servicios jurídicos 6 .000.000,00 8.500.000,00 14.500.000,00 862.500,00 7.425.000,00 7.425.000,00 7.075.000,00

110403 Servicios de ingeniería - 1.500.000,00 1.500.000,00 1.500.000,00 1.500.000,00 1.500.000,00 -

110404 Serv. Ciencias econom. Y social 5.000.000,00 - 5.000.000,00 0,00 0,00 - - -

110499 Otros serv. Gestión apoyo 5.000.000,00 - 5.000.000,00 0,00 0,00 - - -

110501 Transporte dentro del país 225.000,00 - 225.000,00 0,00 250,00 250,00 224.750,00

110502 Viáticos dentro del país 6.500.000,00 - 6.500.000,00 8.350,00 1.976.150,00 1.976.150,00 4.523.850,00

110701 Actividades de capacitación 25.000.000,00 - 25.000.000,00 3.122.000,00 13.989.642,00 13.989.642,00 11.010.358,00

110808 Mant. Y rep.eq. Cómputo y software 750.000,00 - 750.000,00 0,00 - - 750.000,00

SUBTOTAL 50.320.000,00 - 50.320.000,00 5.492.850,00 25.167.387,30 25.167.387,30 25.152.612,70

120000 MATERIALES Y SUMINISTROS

120104 Tintas, pinturas y diluyentes 2..300.000,00 - 2.300.000,00 33.285,00 1.699.967,78 1.699.967,78 600.032,22

120402 Repuestos y accesorios 800.000,00 318.000,00 1.118.000,00 - 305.928,00 305.928,00 812.072,00

129901 Útiles, mater. Oficina y cómputo 3.450.000,00 - 3.450.000,00 4.320,00 52.000,00 52.000,00 3.398.000,00

129903 Prod.papel cartón e impresos 2.012.500,00 - 2.012.500,00 26.350,00 719.910,00 719.910,00 1.292.590,00

129904 Textiles y vestuario 1.300.000,00 - 1.300.000,00 304.800,00 304.800,00 304.800,00

995.200,00

SUBTOTAL 9.862.500,00 318.000,00 10.180.500,00 368.755,00 3.082.605,78 3.082.605,78 7.097.894,22

150000 BIENES DURADEROS

150103 Equipo de comunicación 1.450.000,00 421.350,00 1.871.350,00 - 421.350,00 421.350,00 1.450.000,00

150104 Equipo y mobiliario de oficina 5.600.000,00 5.419.955,00 11.019.955,00 3.177.763,72 7.943.041,21 7.943.041,21 3.076.913,79

150105 Equipo y programas de cómputo 31.915.000,00 9.554.376,00 41.469.376,00 512.076,18 3.580.680,18 3.580.680,18 37.888.695,82

150199 Maquinaria y equipo diverso 600.000,00 - 600.000,00 - - - 600.000,00

159903 Bienes intangibles - 3.125.000,00 3.125.000,00 - - - 3.125.000,00

SUBTOTAL 39.565.000,00 18.520.681,00 58.085.681,00 3.689.839,90 11.945.071,39 11.945.071,39 46.140.609,61

TOTAL 99.747.500,00 18.838.681,00 118.586.181,00 9.551.444,90 40.195.064,47 40.195.064,47 78.391.116,53

informe anual de labores - instituto nacional de …€¦ · informar sobre el cumplimiento del...

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