INFORMATIZACIJA POSLOVANJA

pred. mr. sc. Tatjana Listeš, dipl. inž.tatjana.listes@oss.unist.hr

Tatjana Listeš

Materijali:

Skripta:Klasić K.:

” Informatizacija poslovanja” , Veleučilište u Splitu, Zagreb, svibanj, 2002.

Predavanja:http://moodle.oss.unist.hr/

3.UPRAVLJANJE DOKUMENTIMA

3.1. Vrste dokumenata

3.2. Evidentiranje i pohranjivanje dokumenata

3.3. Zakonski rokovi čuvanja dokumenata

Tradicionalno, medij dokumenta je bio papir.Dokument predstavlja skup podataka u dvodimenzionalnoj formi, najčešće u na jednom ili više listova papira, služi za evidenciju podataka o nekom području, predmetu, događaju i transakciji.

3.1. Vrste dokumenata

Vrste dokumenata su:

• formulari - dokumenti s uređenom formom,

• pisma ili dopisi - dokumenti slobodnog sadržaja,

• nacrti – dokumenti koji uključuju tehničke crteže,

• evidencije – popisi dokumenata po nekom kriteriju,

• knjige i časopisi.

Tipovi dokumenata su:

• poslovni dokumenti - u pravilu različiti za različita

poslovna područja,

• privatni dokumenti

Poslovni dokumenti :

• knjigovodstveni (ulazni i izlazni računi, virman),

• pravni (ponuda, ugovor),

• informatički (projektna, programska i korisnička

dokumentacija),

• trgovački (teretnica, carinska deklaracija itd.).

Privatni dokumenti :

• osobna iskaznica

• putovnica

• vozačka dozvola

• radna knjižica

• životopis itd.

Radni životopis je privatni dokument koji se koristi u

poslovne svrhe, koji je standardiziran.

Preporuku kako napisati dobar životopis i kako taj dokument

treba izgledati dao je Hrvatski zavod za zapošljavanje

(www.hzz.hr).

Pravila pri pisanju životopisa moraju zadovoljavati sljedeće uvjete:

• dug do stranicu, dvije ,

• pregledan, čitljiv i uočljiv,

• važnije dijelove treba istaknuti,

• redoslijed informacija prilagoditi situaciji,

• voditi računa o stilu pisanja, gramatici i stilskoj jasnoći.

Sadržaj životopisa :

• osobni podaci (ime i prezime, adresa, telefonski broj,

mobitel, e-mail),

• podaci o školovanju (podaci o školskoj odnosno

fakultetskoj naobrazbi, završenim tečajevima stranih

jezika, ljetnim školama i seminarima),

• nagrade i priznanja koje je pošiljatelj dobio za vrijeme

prethodnog radnog staža ili školovanja,

• radno iskustvo pri čemu treba prikazati sve poslove kojima

se pošiljatelj bavio i to naziv radnog mjesta i organizaciju,

• interesi i aktivnosti koji se odnose na opće interese

pošiljatelja, čime se bavi u slobodno vrijeme i slično,

• preporuke - 2-5 imena bivših poslodavaca ili nastavnika

koji mogu posvjedočiti o radnim kvalitetama pošiljaoca.

http://www.hzz.hr/docslike/Primjer%20europass.pdf

Dokumenti se evidentiraju i pohranjuju u:

• pisanoj formi u registratorima,

• elektroničkoj formi u bazama podataka.

Način organizacije evidentiranja i pohranjivanja

dokumenata ovisi o količini i važnosti dokumenata, kao i o

organizaciji poslovnog sustava, pa se stoga evidencija

dokumenata može voditi na jednom višem ili više nižih

hijerarhijskih razina organizacije (u jednom uredu ili u više

njih).

Može se organizirati centralna biblioteka dokumenata za

cijelu organizaciju i/ili više manjih biblioteka dokumenata

po pojedinim organizacijskim razinama ili čak za poneke

organizacijske jedinice.

3.2. Evidentiranje i pohranjivanje dokumenata

Osnovni format informatički registriranog dokumenta je

datoteka.

Datoteka predstavlja skup podataka odnosno znakova ili

bajtova.

Datoteka može biti:

• tekstualna ili neformatirana,

• formatirana odnosno tablica baze podataka, ili

• složena, koja može sadržavati i grafičke i tonske zapise.

Kada se prvi put dokument evidentira u uredu on dobije

svoj identifikacijski broj (ključ, šifru) koji ga prati kroz

cijelo razdoblje postojanja, a ostaje zabilježen i kasnije.

Pod pojmom transakcije s dokumentima odnosno

upravljanja s dokumentima podrazumijevaju se poslovni

procesi kojima se dokument stvara, seli se, umnožava se,

briše, mijenja ili pretražuje, prikazuje ili arhivira

(pohranjuje). U tu svrhu koristi se dokumentacijski sustav.

Dokumentacijski informacijski sustav mora uz praćenje

dokumenata u materijalnoj formi omogućiti i transformaciju

formata dokumenata. Tako u transakcije s dokumentima

spadaju i snimanje na mikrofilm, skeniranje itd.

U dokumentacijskom informacijskom sustavu poželjno

je zbog lakšeg snalaženja izraditi rječnik dokumenata. Na

taj način može se locirati svaki pojedini dokument i pratiti

njegov status.

Jedinstvena klasifikacija dokumenata u uredskom

informacijskom sustavu opsežan je posao jer se:

• u organizaciji koristi velika količina različitih

dokumenata,

• status dokumenata dinamički se mijenja,

• mijenja se format, medij (primjerice papir u datoteku na

računalu ili CD-u i obrnuto) kao i lokacija dokumenta.

Jedinstvene klasifikacijske atribute čini skup atributa

koji na univerzalan način opisuju sve vrste dokumenata. To

znači da se svi dokumenti mogu opisati s nekoliko

osnovnih podataka.

PRIMJER: Entitet DOKUMENT

Entitet DOKUMENT sadrži sljedeće podatke:

• tip dokumenta,

• naziv dokumenta,

• oznaka dokumenta,

• verzija,

• autor,

• tajnost,

• format,

• medij,

• količina,

• datum unosa,

• operater.

Specifične klasifikacijske atribute čini skup obilježja značajnih za točno određenu vrstu dokumenta. Često su specifični klasifikacijski atributi propisani zakonom.

PRIMJER: RAČUN R1

Entitet RAČUN R1 sadrži sljedeće podatke:

• mjesto izdavanja,

• broj računa,

• nadnevak izdavanja,

• naziv tvrtke prodavatelja (dobara ili usluga),

• matični broj ili JMBG prodavatelja,

• adresa sjedišta prodavatelja,

• naziv tvrtke kupca (dobara ili usluga),

• matični broj ili JMBG kupca,

• adresa sjedišta kupca,

• količina isporučene robe ili obavljenih usluga,

• vrsta isporučene robe ili obavljenih usluga,

• nadnevak isporuke dobara ili obavljenih usluga,

• iznos naknade (cijene) isporučenih dobara ili obavljenih usluga,

• iznos poreza,

• zbrojeni iznos naknade i poreza,

• oznaka R1.

U dokumentacijskom informacijskom sustavu

dokumenti se moraju čuvati sukladno zakonski određenim

rokovima čuvanja pojedinih dokumenata.

Dokumenti se pohranjuju u pismohranu (arhivi).

Dokumenti u papirnatom obliku čuvaju se u arhivama u

registratorima. U dokumentacijskom informacijskom

sustavu arhiva je prostor rezerviran za pohranjivanje

dokumenata na disku računala i na mediju koji služi kao

sigurnosna kopija podataka.

Smještaj dokumenata mora biti opisan dodatnim

podacima vezanim za vlasništvo dokumenta i ovlaštenje

(autorizaciju) pristupa.

3.3. Zakonski rokovi čuvanja dokumenata

PRIMJER: KNJIGOVODSTVENA DOKUMENTACIJA

Prema Zakonu o računovodstvu (NN 90/92) posebnim

člancima određen je način postupanja s dokumentima

(ispravama) u knjigovodstvu.II. PRIKUPLJANJE, OBRADA PODATAKA I KNJIGOVODSTVENE

ISPRAVE Članak 2.

(1) Unos svih podataka u poslovne knjige poduzetnika utemeljuje se na urednim i vjerodostojnim knjigovodstvenim ispravama. (2) Knjigovodstvena isprava jest pisani dokaz o nastaloj poslovnoj promjeni, a služi kao podloga za unošenje podataka u poslovne knjige i nadzor nad obavljanjem poslovnog zahvata. (3) Za primaran unos podataka elektroničkom obradom podataka obvezatna je knjigovodstvena isprava iz stavka (1) ovoga članka.

Članak 3.

(1) Knjigovodstvena isprava sastavlja se na mjestu i u

vrijeme nastanka poslovnog događaja, osim onih

isprava koje se sastavljaju u računovodstvu.

(2) Sadržaj knjigovodstvene isprave mora biti takav da

nedvojbeno i istinito predstavlja poslovnu promjenu i da

obuhvaća sve podatke potrebne za unos u poslovne

knjige.

(3) Knjigovodstvena isprava sastavlja se u jednom

primjerku ili u više primjeraka

(4) Otprema knjigovodstvene isprave sastavljene u jednom

primjerku dopuštena je ako su podaci iz takve isprave

pohranjeni na način da su u svako vrijeme dostupni.

(5) Izvorna isprava može se sastaviti i napisati

elektroničkim računalom, pisaćim strojem i ručno.

(6) Valjanom podlogom unosa podataka smatra se isprava

dobivena telekomunikacijskim putem pod uvjetom da

odašiljatelj uredno odloži i čuva izvorne isprave.

(7) Kao knjigovodstveni temelj za obradu podataka mogu

se rabiti podaci primljeni na odgovarajućem nositelju

elektroničke obrade podataka.

(8) Fotokopije izvornih isprava mogu se rabiti kao podloga

za obradu podataka pod uvjetom da je na njima

navedena naznaka mjesta čuvanja izvorne isprave,

razlog uporabe fotokopije, te potpis odgovorne osobe.

Članak 4.

(1)Poduzetnik je odgovoran za sastavljanje knjigovodstvenih isprava. Zakonski predstavnik poduzetnika ili osobe na koje je prenesena ovlast potpisom na ispravi jamče da je ona istinita i da realno pokazuje poslovne promjene.

Članak 5.

(1) Prije unosa u poslovne knjige knjigovodstvena isprava mora se kontrolirati.

(2) Kontrolu obavljaju osobe, imenovane za kontrolu istinitosti svake pojedine vrste knjigovodstvenih isprava.

(3) Knjigovodstvena isprava koja je kontrolirana mora biti takva da neutralna stručna osoba koja nije sudjelovala u poslovnoj promjeni može iz isprave nedvojbeno zaključiti i bez ikakvih sumnji saznati prirodu obavljene poslovne promjene.

Članak 6.

(1)Knjigovodstvene isprave čuvaju se u obliku izvornika,

na nositelju automatizirane obrade, nositelju

mikrografske obrade ili na drugi prikladan način.

Knjigovodstvene isprave čuvaju se u ovim rokovima:

- trajno se čuvaju isplatne liste ili analitička evidencija plaća

i nadnica ako osiguravaju bitne podatke o zaposlenom.

- pet godina čuvaju se isprave na temelju kojih su podaci

uneseni u poslovne knjige.

- tri godine čuvaju se isprave platnog prometa u ovlaštenim

financijskim institucijama.

- dvije godine čuvaju se prodajni blokovi i kontrolni blokovi,

pomoćni obračuni i slične isprave.