Informativo Institucional de Ingenio Carmelita S.A. Edición No. 5Noviembre de 2018

Boletín ISO 9001

Contacto : 226 04 20 - www.ingeniocarmelita.com - comunicaciones@ingeniocarmelita.comPlanta de producción : Troncal de Occidente, Media Canoa La Virginia Km 23 Tramo 2 - (Yotoco - Riofrío) O�cina Cali: Avenida 3 i Norte # 49N-60 La Flora

EDICIÓN ESPECIAL

ISO 9001 : 2015

Comercial

Higiene y Salud

Sostenibilidad

Competencia y Conciencia

Control Operativo

Satisfacción al cliente

Producto no conforme

Evaluación del desempeño

Selección

Calidad

Capacitación

EdiciónComunicación organizacionalDaniela Montoya González

Comité EditorialFernando Suárez RayoJulián Mauricio MarulandaLuís Miguel HurtadoLuz Elena MedinaWalter Wiliam MontoyaWiliam Gómez MurcíaDanny Luz Castaño

FotografíaComunicación Organizacional Ingenio Carmelita S.A.Daniela Montoya GonzálezColaboradores Ingenio Carmelita S.A.

Diseño GráficoComunicación Organizacional Ingenio Carmelita S.A.Daniela Montoya González

DiagramaciónComunicación Organizacional Ingenio Carmelita S.A.Daniela Montoya González

ImpresorGrafiarteswww.grafiartes.com

Prohibida su comercialización

Distribución gratuita entre los gruposde interés del Ingenio Carmelita S.A.

Nos reservamos el derecho de autorizar la publicación de estos ar�culos en otros medios.

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Sus comentarios y sugerencias sonmuy importantes para nosotros.Agradecemos enviarlas a:comunicaciones@ingeniocarmelita.comTel: 226 04 20 ext. 206

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1. Liderazgo y compromiso con el sistema de gestión calidad2. Bene�cios de la ISO 9001

3. Exigencias del mercado.

4.Planeación de riesgos.

5. Trazando el camino hacia la sostenibilidad.6. Recursos necesarios para la ISO 9001

8. Mejora de todos los procesos.

7. Competencia y conciencia del personal la mejor fortaleza la ISO 9001

10. Servicio al cliente.

13. Mejora Continua de la calidad de los procesos.14. Mantenimiento.

20. Un aliado estratégico en el proceso Iso 9001.

16. Talento humano cali�cado y comprometido.

9. Manejo de azúcar no conforme.

11. Evaluación del desempeño a partir de indicadores.12. Auditorias de valor agregado para la compañía.

Fortalecer el cumplimiento de una polí�ca de op�mización y bajo costo para nuestros procesos.

Construir Marca y recordación en nuestros grupos de interés, con innovación y posicionamiento de nichos del mercado.

Fortalecer la estructura administra�-va del Ingenio que de soporte racional y per�nente para una estrategia de mejores costos en operación, inver-sión y proyectos.

Realizar prác�cas produc�vas que sean responsables con el medio ambiente y las comunidades.

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OBJETIVOS ESTRATÉGICOS INGENIO CARMELITA S.A.

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Editorial

LIDERAZGO Y COMPROMISO CON EL SISTEMA DE GESTIÓN CALIDADPor: Andrés Gil

La Gestión de Calidad es una manera de administrar adoptada por organizaciones competitivas que confían en el cambio orientado hacia el cliente y que persiguen mejoras continuas en sus procesos constantemente.El Ingenio Carmelita concentra todos sus esfuerzos y busca mejorar la calidad de sus productos y sus actividades, por ello se han creado al interior de la organización políticas, normas y procedimientos con �nes a la mejora de resultados y la e�cacia de las acciones tomadas.

Mejorar esa gestión de calidad implica la participación de todos los integrantes de esta compañía y es allí donde la responsabilidad recae en jefes, directores y líderes de esta empresa que deben plani�car, organizar y controlar el desarrollo de esta mejora dentro de los procesos.

Cuando nos referimos a un sistema de gestión de calidad como ISO 9001:2015, signi�ca que día a día trabajaremos arduamente y coordinadamente en equipo es decir, planear, controlar y mejorar aquellos elementos de esta organización que in�uyen en satisfacción del cliente y en el logro de los resultados deseados por la organización. De allí la importancia del principio de liderazgo por parte de la alta dirección, estos deben comprometerse y predicar con el ejemplo a la organización.

Así como los sistemas de gestión de calidad toman como principio al liderazgo, los modelos de excelencia dan gran importancia de éste en las organizaciones (en los modelos EFQM, FUNDIBEQ y Malcolm Baldrige el liderazgo es el primer criterio a valorar) pues estos están relacionados con la calidad, aunque en diferentes niveles y con distintos signi�cados del concepto.

Es de anotar que los diversos sistemas y herramientas, normas y reglamentos, métodos de control y mejora, investigación y evaluación, la calidad (ISO 9000), medio ambiente (ISO 14000) o inocuidad alimentaria (ISO 22000), que requieren considerarse de acuerdo a sus enfoques ubicados en planos distintos a los requisitos técnicos que de�nen estos sistemas de gestión la implementación y el éxito de un sistema de gestión dependerá del liderazgo asumido por los líderes de la organización, pues estos orientarán y comprometerán a toda la empresa, por eso es tan importante que todos los líderes de la compañía generen ideales a partir de la mejora de proceso y los resultados esperados.

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ISO 9001 : 2015Por: Andrés Gil

Para poder demostrar en una organización que todas sus actividades llevan a un objetivo común, son plani�cadas y que consiguen realizar lo que los clientes quieren, se debe implementar, entonces, la ISO 9001:2015, modelo administrativo que basa todos sus intereses y funciones en cumplir las especi�caciones del cliente. Por eso el Ingenio Carmelita, ha decidido dar cumplimiento, tanto a las necesidades del cliente, como a las expectativas que se generan en el mercado del azúcar mediante la certi�cación de esta norma.

La Norma ISO 9001:2015 es un mecanismo reconocido a nivel internacional por muchos países y mercados y la cual su principal fortaleza es centrarse en los procesos y en la satisfacción del cliente y no en procedimientos y es necesario conseguir los objetivos trazados por cada uno de los procesos para llegar a la satisfacción de los requerimientos y especi�caciones de nuestros clientes, ayudando a transmitir compromiso a través de sus acciones, generando reputación en el mercado y conseguir ventajas competitivas que ayudan a la organización a destacarse en el medio. En esta crisis que se presenta en el mercado del azúcar, es de gran ayuda la certi�cación ISO 9001:2015 puesto que nos permite diferenciarnos y poder demostrarles a nuestros clientes porqué somos diferentes y así concluir mucho más fácil porqué escogernos como su aliado de negocio.

Este modelo administrativo, convertido en cultura organizacional, determina el cumplimiento de la estrategia de la empresa a partir de una plani�cación de actividades, pensando en riesgos y los recursos necesarios, generando controles y evaluaciones de lo plani�cado y así conseguir la mejora continua de sus procesos. La nueva versión de la ISO 9001:2015 está centrada en el riesgo y la gestión de las actividades necesarias para que los imprevistos, estratégicos y operativos, no vayan a perjudicar las exigencias del mercado y podamos como organización cumplirlas. Además de esta gestión, la ISO 9001:2015 nos ayuda a vincularnos un poco más con el éxito y la supervivencia, a conseguir equipos de trabajo competitivos enfocados al cumplimiento de los objetivos, a la innovación de los procesos y actividades, a cumplir y satisfacer las necesidades de las partes interesadas, ampliar la imagen del negocio y conseguir nuevos mercados, a pensar en productividad, ahorrando en los recursos y gestionando a través del ciclo PHVA el cumplimiento de nuestros objetivos.

Logremos entonces que la ISO 9001:2015 llegue a nuestra organización, cumplamos con todo lo planeado y gestionemos todas las actividades para alcanzar nuestros objetivos trazados.

La calidad es de todos… ya llega la ISO 9001.

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COmercial

Satisfacer a nuestros clientes, debemos cumplir más del 100% las expectativas y las exigencias del cliente.Obtener nuevos clientes, un Sistema de Gestión de la Calidad ofrece seguridad a los clientes potenciales; la captación de nuevos clientes se da por la imagen que la empresa proyecta al ofrecer bienes de calidad certi�cados.Mejorar los procesos en la organización al seguir los estándares, asegura la optimización de los procesos en la empresa.Diferencia de la competencia, una vez nos certi�quemos nos destacaremos entre y por encima de la competencia y de�nitivamente captaremos mercado, pues la imagen positiva sobre los clientes prevalece.Reducción de costos sin afectar calidad, cobijados en el sistema y asegurando la calidad de los productos, los costos se optimizan al máximo, pues el sistema exige seguimiento preciso a la operación.

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¿Se evidencia el parecido con la cultura de presupuesto dentro de una organización?

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COMPETENCIA Y CONCIENCIA DEL PERSONAL, LA MEJOR FORTALEZA DE LA ISO 9001Por: Luis Miguel Hurtado

Una de las principales fortalezas de las organizaciones está en las personas, quienes a través de su actuar son las que impulsan su desarrollo y permiten alcanzar los objetivos que se plantean, los cuales deben estar orientados hacia el crecimiento y la permanencia en el tiempo.

Para que dicho actuar logre su máximo potencial, es importante y necesario que las personas desarrollen las competencias asociadas a las actividades que realizan y que conscientes de la importancia de su rol dentro de las operaciones de la compañía, entreguen su máximo compromiso y esfuerzo.

En Ingenio Carmelita es evidente el compromiso y participación activa de todos sus colaboradores en el desarrollo de las labores diarias, lo cual, de la mano con los procesos formativos que se adelantan, aportan en gran medida a su sostenibilidad.

La implementación de la ISO 9001 es parte de esos objetivos que se establecen las empresas como un medio para lograr mayores niveles de productividad que permitan asegurar su permanencia en el tiempo, y es por eso que el Ingenio ha tomado la decisión de certi�car sus procesos, como un camino hacia un mejor desempeño de sus operaciones, propendiendo por elevar su competitividad.

En esta nueva etapa se torna muy importante renovar el compromiso de todos y cada uno de los que laboramos en el Ingenio, con la conciencia de que el mejoramiento de la empresa es un mejoramiento para todos.

Por: Carlos Mar�nez

Control operativo

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MEJORA DE TODOS LOS PROCESOS

La certi�cación ISO 9001 nos proporciona una herramienta acertada para estos propósitos.

Tener estandarizados los procesos productivos y con un personal comprometido con su aplicación, mitiga el error de no cumplir con las especi�caciones solicitadas por los clientes. Un producto no conforme que llega al cliente, es la peor publicidad que pueda tener una compañía y pierde credibilidad en el mercado. Además un producto no conforme que tenga efectos sobre la salud puede generar cierre temporal o de�nitivo de la compañía. Para lograr enfrentar una competencia tan agresiva en nuestro medio, la gestión de calidad es una herramienta que nos permite hacerlo de manera de e�ciente.

La certi�cación ISO 9001, analiza cada anomalía del proceso que le permite encontrar la causa raíz del problema, estableciendo un plan de acción y un seguimiento, logrando mayor e�ciencia y con menos nivel de improvisación en su operación. La certi�cación ISO 9001 no depende sólo de su gerente o ejecutivos, es una responsabilidad de todos los trabajadores. La certi�cación nos permitirá tener un orden establecido en los procesos de la fábrica, previniendo el desperdicio de insumos, daño de equipos y evitar los productos no conformes que obligan a los retrocesos de producto terminado. En la situación actual que se encuentra la compañía, la certi�cación es una ayuda vital para salir airosos y salvar nuestro ingenio.

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Manejo de producto

AZÚCAR CONFORMEPor: Alexandra Agredo Mar�nez

Las exigencias del mercado actual nos obligan a producir azúcar de la mejor calidad con los requisitos legales, así como los requerimientos que el cliente exige. Esto implica que debemos trabajar en reducir la cantidad de producto fuera de especi�cación, que en nuestra fábrica está alrededor del 0.43% de la producción total, y que genera reproceso con sus sobrecostos asociados. Entre las diversas causas de reprocesamiento que se encuentran en la elaboración está la falla de equipos, inadecuada manipulación en el estibado, almacenamiento y despacho y las asociadas a causas operativas. La forma de recuperar el azúcar no conforme es mediante disolución y retorno al proceso, pero infortunadamente no se recupera el 100% de este, de ahí viene la importancia de que todos los involucrados estemos atentos y concentrados en cada una de las operaciones, para evitar pérdidas económicas para la compañía por esta causa y futuros reclamos de nuestros clientes. Nuestro compromiso es la satisfacción del cliente y la certi�cación ISO 9001:2015 es un medio para garantizarlo. Nuestra operación además debe garantizar la trazabilidad hasta el cliente �nal, para lo cual contamos con el aplicativo Tracing, un sistema de información que mediante código de barras permite fácilmente identi�car la historia de cada bulto de azúcar.

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TORNEO DE PINPON

EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO A PARTIR DE INDICADORESPor: Napoleón Bernal

El desempeño es la forma en que realizamos nuestro trabajo y para medirlo se utilizan una serie de indicadores que permiten a las empresas analizar de forma oportuna factores tan importantes como nuestra habilidad para desempeñar una función, el liderazgo y la capacidad de trabajo en equipo, que son las piezas fundamentales para el rendimiento y la productividad. Esos indicadores deben ser medidos de forma sencilla y clara, que permitan establecer metas, hacer seguimiento y control oportuno, para exaltar cuando se logren los objetivos y tomar acciones que permitan una mejora en los procesos cuando no se cumpla con lo esperado.

La ISO 9001 se convierte para nuestra empresa en un pilar fundamental para enfrentar los retos del mercado que en buena medida están determinando la supervivencia de la empresa. Esta norma nos va a proporcionar la estructura para la organización de nuestros procesos y procedimientos necesarios para encaminar la empresa hacia una mayor e�ciencia en la producción con mejor calidad y una mejora en la prestación de los servicios a nuestros clientes y proveedores.

Es por esta razón que todo el personal de la empresa debe de estar comprometido con sacar adelante este reto, que será una carta de presentación, que nos permitirá continuar en los mercados e incursionar en otros, lo cual nos aumentará la posibilidad de continuar con viabilidad como empresa y por ende con una tranquilidad frente a nuestra estabilidad laboral y el bienestar de nuestras familias, no se debe ver como si la empresa estuviera estableciendo una estructura de control policiva; por el contrario lo que se está buscando es una forma de detectar nuestras falencias con medidas oportunas y mejora continua en pro de toda la comunidad laboral.

AUDITORIAS DE VALOR AGREGADO PARA LA COMPAÑÍAPor: Luz Elena Medina – Mónica Villaquirán

Auditoria Interna genera valor agregado por ser un ente de control permanente y e�caz dentro de la empresa, actuando en las diferentes áreas del Ingenio Carmelita S.A. y sirviendo de apoyo a la Gerencia General.

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Nuestra prioridad es ayudar a la organización en el cumplimiento de los objetivos propuestos, proporcionando análisis basados en la evaluación permanente del cumplimiento de las normas, procedimientos y controles establecidos; generando acciones correctivas que contribuyan en una mejor utilización de los recursos, seguridad en los procesos y salvaguardar el patrimonio de la compañía, minimizando las posibilidades de fraude lo cual conlleva a incrementar la e�ciencia operativa y optimizar la calidad de la información económica y �nanciera.

Siendo nuestro principal objetivo el fortalecer la cultura y conciencia de auto control en todas las áreas de la organización, logrando con ello un mejoramiento continuo para garantizar la calidad en nuestro producto y la satisfacción del cliente interno y externo.

Para garantizar una operación continua y e�ciente debemos trabajar focalizados en la ISO 9001:2015. Todos comprometidos y uniendo nuestros esfuerzos conseguiremos la certi�cación que nos hará más productivos, e�cientes y competitivos.

MEJORA CONTINUA BASE FUNDAMENTAL DE LA CALIDAD DE LOS PROCESOSPor: Rafael Arteaga

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Uno de los capítulos más importantes que encierra dicha certi�cación es la mejora continua en los procesos.Como su mismo nombre lo indica, mejora hace alarde a ser no bueno sino excelente en lo que uno hace y continuo es que no tiene �n, todos los días el deber ser es excelencia.

Para tener clara esta gestión, en pocas palabras es buscar todos los días la satisfacción del cliente y de todas las partes interesadas clientes externos e internos.

El área de aseguramiento de la calidad es la que está encargada de garantizar el nivel continuo de la calidad del producto o servicio proporcionado por la organización, esto otorga un mayor protagonismo e importancia a la mejora continua.

Para lograr este objetivo es necesario tener claro los pasos a seguir de forma clara y fácil para ser mejores continuamente (excelentes).

Estos pasos se basan en un ciclo que se viene desarrollando ya hace varios años para poder tener un estándar en el aseguramiento y mejora de nuestro proceso.

Este método permite a las empresas una mejora integral de la competitividad y de los productos ofrecidos, facilitando una mayor participación en el mercado, una optimización en los costos y por supuesto una mejor rentabilidad y productividad de la organización.

Familia Carmelita somos todos un solo equipo para lograr esta certi�cación, depende de cada uno de nosotros realizar todos los días estos pasos con el propósito de optener un mejor resultado en nuestro trabajo y así garantizar un bienestar para nuestras familias.

CALIDAD

Con la situación crítica del precio del azúcar a nivel mundial debido a la oferta de este, se hace inmediato que nuestro ingenio sea más competitivo para poder estar en la vanguardia del mercado tanto internacional como nacional y es aquí donde la compañía debe agregar valor a su producto.

Una de las estrategias para dar valor agregado a nuestro producto es la certi�cación de nuestra empresa en la ISO 9001:2015.

Mantenimiento

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TAN IMPORTANTE COMO TENER EL EQUIPO, ES MANTENERLOPor: Walter Montoya

La gestión del Mantenimiento Agrícola es esencial para garantizar la continuidad de la actividad operativa del Ingenio, evitando interrupciones en el proceso del cultivo y cosecha de la caña de azúcar por fallas de la maquinaria y equipos agrícolas. Por lo tanto, la gestión e�caz del área de Mantenimiento Agrícola constituye uno de los elementos importantes para la consecución de la competitividad y productividad de Carmelita en el actual marco económico de competencia global.

La gestión del Mantenimiento Agrícola, es el sistema estructurado para lograr que los equipos alcancen los altos niveles de disponibilidad y con�abilidad que los usuarios Campo y Cosecha requieren en el normal desarrollo de sus actividades productivas sin interrupciones al nivel de calidad deseada, siendo segura su utilización, con el costo razonable de recursos y permitiendo una prolongada vida útil del equipo.

La disponibilidad de maquinaria se re�ere a que cada vez que se requiere de un equipo, este se encuentre plenamente disponible para su uso y se mide según las horas disponibles durante un periodo. La con�abilidad se re�ere a que cuando el equipo se encuentra en operación la probabilidad de falla por imprevistos sea la mínima posible y se mide según las horas usadas en mantenimiento correctivo durante un periodo. Que los costos sean razonables se re�ere a que el costo del mantenimiento requerido sea proporcional con la productividad del equipo y así mismo que justi�quen la relación costos-bene�cios.

El área de Mantenimiento Agrícola tiene la misión dentro de la empresa de generar ahorros y aumentar la productividad de la maquinaria agrícola como resultado de la planeación, ejecución y control del mantenimiento preventivo en forma e�ciente, reduciendo el mantenimiento correctivo que genera pérdidas y disminución de la rentabilidad. Por ello, siendo la maquinaria uno de los activos productivos más importantes que tiene el Ingenio, es igual de importante mantenerlos operativos el mayor tiempo, de forma segura y a costos competitivos.

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UN ALIADO ESTRATÉGICO EN EL PROCESO ISO 9001 : 2015Por: Danny Luz Castaño

Hace algunos años, que una empresa estuviera certi�cada en ISO 9001 signi�caba pertenecer a un club muy exclusivo de compañías con excelentes posibilidades de comercializar sus productos o servicios. Hoy por hoy, en un mundo cada vez más globalizado, donde abundan los competidores, esta certi�cación se torna necesaria para la sostenibilidad del negocio.

La certi�cación ISO 9001 es sinónimo de alta calidad y garantiza, a clientes y consumidores, el acceso a productos que cumplen a cabalidad con unas especi�caciones técnicas y que son fabricados por empresas que cuentan con excelencia en sus procesos.

Mantener la competencia o capacidad de los colaboradores que integran estas compañías es vital para conservar su sello de calidad, para lograrlo el proceso de capacitación se vuelve un aliado estratégico.

Con los avances tecnológicos y frecuentes cambios normativos, se requiere efectuar una formación continua, pertinente y racional a las personas de todas las áreas. Muchas de estas acciones de formación se hacen con la colaboración del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, pero también con un grupo de personas que laboran en la compañía y que tienen amplios conocimientos en diferentes temas y la habilidad para multiplicarlos. Otras tantas se realizan a través de proveedores o instituciones educativas.

Estos procesos de capacitación no tendrían éxito sin el apoyo de los jefes de las diferentes áreas de la compañía y sin el compromiso y la participación activa de sus colaboradores.

La invitación es a que continuemos participando activamente de estas acciones de formación, los cuales contribuyen notablemente a un mejor desempeño, el cual impacta directamente en la calidad y por ende en la sostenibilidad de la empresa.

Capacitación

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Selección

Es importante que como miembros de la familia Carmelita seamos multiplicadores de experiencias y conocimientos, que motivemos a las personas que están interesadas en trabajar con nosotros a que fortalezcan sus competencias, a buscar espacios de formación tanto técnica como comportamental, que permitan generar mayores oportunidades laborales y que aporten a los procesos de calidad, competitividad y sostenibilidad en el que todos estamos comprometidos.