Vis hjælpelinjer som er en hjælp

Højre klik på den aktuelle side og

November 2019

Informationsmøde om årsafslutning 2019

2

Dagsorden

1. Velkomst

2. Tidsplan for årsafslutningen

a) Orientering om tidsplan fra Statens Administration

3. Bevillingsafregning

4. Specifikationer på statsregnskabet

5. Særligt om feriepengeforpligtelsen og restancer

6. Eventuelt

3

Dagsorden punkt 2

Tidsplan for årsafslutning

Lasse Frisgaard Gunnersen

4

Overordnet tidsplan

Regnskab 2018 Regnskab 2019

Periode 12 lukker 14. januar

(9 arbejdsdage)

14. januar

(9 arbejdsdage)

Periode 13.1 lukker 30. januar

(12 arbejdsdage)

30. januar

(12 arbejdsdage)

Periode 13.2 lukker 6. februar

(5 arbejdsdage)

6. februar

(5 arbejdsdage)

Regnskabsgodkendelse 21. februar 21. februar

Årsrapport 15. marts 16. marts

Statsregnskab 15. marts 16. marts

5

Koncept for årsafslutning

Departementerne tilrettelægger årsafslutningsprocessen nærmere

Periode 12

– Alle ”normale” posteringer bør være registreret i periode 12

Periode 13.1

– Væsentlige fejlrettelser

– Transaktioner, som først kan bogføres, efter periode 12 er afsluttet

– Periodiseringsoversigter

– Bevillingsafregningen

Periode 13.2

– Kræver godkendelse af Moderniseringsstyrelsen

– Kun væsentlige forhold

6

Periode 12

Der er følgende centrale tidsterminer for periode 12:

1. december 2019 Periode 12 starter

10. januar 2020 Sidste frist for indsendelse af bilag til SAM

14. januar 2020 Der lukkes for bogføring i periode 12

Opmærksomhedspunkter:

• Al almindelig bogføring bør afsluttes i periode 12

• Regulering af feriepengeforpligtelser (beregning fra SAM foreligger 9. januar)

• SAM udarbejder regnskabserklæring angående periode 12 udsendes fra SAM den

21. januar

7

Periode 13.1

Der er følgende centrale tidsterminer for periode 13.1:

15. januar 2020 Periode 13.1 starter

29. januar 2020 Sidste frist for indsendelse af bilag til SAM (efterposteringer)

30. januar 2020 Der lukkes for bogføring i periode 13.1

Opmærksomhedspunkter:

• Reserver den sidste uge i perioden til bevillingsafregning

• Koordiner tæt med SAM omkring bogføring

• Reserver perioden til bogføring af

1. væsentlige fejlrettelser

2. afregninger der først kan foretages efter periode 12

3. periodiseringsoversigter

4. bevillingsafregning

8

Væsentlige fejlrettelser (periode 13.1)

• I bestemmer selv, hvad I vil betragte som væsentlige fejlrettelser i periode 13.1

• Vi anbefaler, at I fastlægger en praksis for, hvad I vil acceptere som væsentlige fejlerettelser i periode 13.1

• I den forbindelse kan I lade jer inspirere af vores definition på væsentlige fejlrettelser

• Definition: Væsentlige fejlrettelser er poster, der har væsentlig betydning for det samlede økonomiske resultat, og hvor en manglende rettelse vil have reel betydning for, om regnskabet kan betragtes som retvisende

• Eksempler på væsentlige fejlrettelser:

– Fejl, der bevirker, at bevillingsafregningen er forkert

– Fejl, der påvirker opgørelse af lønsumsloft, låneramme og overført overskud

– Fejl, som påvirker et retvisende billede, selvom det ikke har bevillingsmæssige konsekvenser

9

Afregninger der først foretages efter periode 12 er afsluttet (periode 13.1)

Eksempler:

• Eventuel udligning af periodiseret løn, som er bogført i periode 12

• Regulering i relation til regnskabserklæring fra SAM angående periode 12 (regnskabserklæring fra SAM vedrørende periode 12 foreligger 21. januar)

• Regulering af tilskud og refusionsordninger

• Regulering af indtægtsdækket virksomhed, tilskudsfinansierede aktiviteter, intern handel og interne overførsler

10

Periodiseringsoversigter (periode 13.1)

Hvad er en periodiseringsoversigt ?

• Overslag over væsentlige udgifter i det afsluttede kalenderår, som endnu ikke er bogført fx på grund af ikke modtagne regninger (skyldige omkostninger)

Hvad er formålet med periodiseringsoversigter ?

• At sikre en korrekt periodisering

Hvor kan man læse nærmere om periodiseringsoversigter ?

• Oplysninger om registreringskriterier findes på Moderniseringsstyrelsens hjemmeside.

11

Bevillingsafregning (periode 13.1)

• Bevillingsafregning kan først foretages når al anden bogføring er afsluttet

• Vores anbefaling er derfor, at den sidste uge i periode 13.1 forbeholdes til færdiggørelse af bevillingsafregningen

• NB: Kontrollér at primobeholdninger på både det udgiftsbaserede og omkostningsbaserede område er korrekt bogført i regnskabssystemerne allerede inden periode 13 påbegyndes

• Til brug ved check kan tabellerne i SB-systemet benyttes

– Tabel 10151: Bevillingsafregning, udgiftsbaseret

– Tabel 10261: Bevillingsafregning, omkostningsbaseret

12

Periode 13.2

Der er følgende centrale tidsterminer for periode 13.2:

31. januar 2020 Periode 13.2 starter

31. januar 2020 Redegørelse fra departementer om behov for fejlrettelser

6. februar 2020 Sidste frist for indsendelse af bilag til SAM kl. 12.00

6. februar 2020 Der lukkes for bogføring for finansåret 2019

Opmærksomhedspunkter:

• Kun bogføring af væsentlige fejlrettelser, som er godkendt af Moderniseringsstyrelsen

• Den 31. januar departementerne meddele, om der bliver behov for væsentlige fejlrettelser og i givet fald hvilke

• Anmodning om bogføring indsendes via ressortdepartementerne

• Der skal foreligge begrundelse for at der er tale om en væsentlig fejlrettelse

13

Dagsorden punkt 2a

Orientering om årsafslutning hos Statens Administration

Ellen Ninna Hansen

Alex Andersen

14

SAM’s tidsplan for årsafslutning 2019

• Følger principperne fra sidste år

• Tidsplan fremgår af SAM’s hjemmeside og bliver løbende opdateret

15

SAM’s tidsplan med angivelse af ansvarlig

https://statens-adm.dk/regnskab/aarsafslutning-2019/

Tidsplan for årsafslutningen 2019

Start Slut

November 01. nov 31. dec Opret nyt år Vejledning til årsafslutning side 12 SAM Finans

November 01. nov 31. dec Opret nye bilagsnummerserier Vejledning til årsafslutning side 7 SAM Finans

November 01. nov 31. dec Årsafslutningskonti Kontoplan kontrolleres for årsafslutningskonti SAM Finans

December 1. dec 11. dec Udbetalingsmaksimum Husk at tjekke udbetalings- og lønkonti i Business Online SAM support

December 9. dec. Afleveringsfrist 2. lønkørsel i SLS Kunder

December 16. dec Interne fakturaer

Interne fakturaer (til andre statsinstitutioner) sendes således, at fakturaen kan

være godkendt af den modtagne institution, og returneret til SAM senest den

10.01.2020 Kunder

December 9. dec 20. dec Kontrol af anlægsmasse Rapport og yderligere forklaring medsendt Regnskabserklæring periode 9 Kunder/SAM

December 19. dec Betalinger i banken (fakturaer m.v.)

Alle betalinger der ønskes registreret i banken i 2019 skal være SAM i hænde

senest d. 19.12.2018. Seneste forfaldsdato i 2019 er 30.12.2019. Kunder og SAM Kreditor

Ansvarlig

DatoMåned Opgave Bemærkning

16

Kundeportal – rettelse af KONTAKTPERSONER

• Rettelser foretages af institutionerne.

http://sam-kun-web01p.resdmz.dmzroot.dk/Stamdata

17

Årsafslutning 2019 - Kontaktpersoner

• Regnskabskontakt gennem årsafslutningen angives i Kundeportalen

• Gerne flere kontakter - fordelt på flere områder

18

SPØRGESKEMAER TIL REGNSKABSCHEFER

• Udsendes uge 47 til samme personer som modtager invitation til Forum for

Regnskabschefer.

• Svarfrist den 2. december 2019.

• Ved tvivl kontaktes kontaktpersoner i mailen.

19

SPØRGESKEMAER TIL REGNSKABSCHEFER

• Regnskabskontakt hos kunden gennem hele årsafslutningen

• Hvis der er andre kontaktpersoner i forbindelse med årsafslutningen end oplyst i Kundeportalen

angives de her.

• Særlige kontaktpersoner i periode 13.1

• Angiv B-nummer, navn, tlf. nr. samt e-mail, gerne fordelt på fagområder

• Bilagsindsendelse

• Lønindlæsning

• RejsUd – den 10. januar 2020 er sidste dag i RejsUd for godkendelse af

afregninger i 2019.

20

SPØRGESKEMAER TIL REGNSKABSCHEFER

• Kreditor – IndFak

• Bogføringstidspunkt for bilag i IndFak frem til 10. januar 2020.

• Bilag, der indtil den 10.01.2020 skal bogføres i periode 12, SKAL angives med bogføringsdato

30.12.19, ellers bliver fakturaen bogført i periode 01.20.

• Dette gælder også bilag med dato i andre måneder i 2019.

• Ønskes en kortere frist for bogføring af IndFak-bilag, bedes dato for fristen angives.

• Er der ekstraordinært et behov for bogføring af IndFak-bilag i periode 13.1, så

HUSK, at de skal være dateret 31.12.19.

21

SPØRGESKEMAER TIL REGNSKABSCHEFER

• Anlæg

• Angiv datointerval for bogføring af afskrivninger.

• SAM bogfører afskrivninger senest den 14. januar 2020

VIGTIGT!! - alle DDI’er, købsfakturaer samt omposteringer vedrørende anlæg skal være bogført

inden afskrivningskørslen foretages.

22

Regnskabserklæring P12

For periode 12 udarbejdes der en regnskabserklæring i lighed med sidste år

Det betyder, at der er følgende afvigelser i forhold til en normal periode:

• Punkt 2, 3, 6, 7 og 11 udskydes til periode 13

• Punkt 4 og 5: Afstemning af moduler fastholdes i periode 12, mens

kommenteringen af åbne poster, mv. udskydes til periode13

• Punkt 10: Rapporten vedhæftes, mens kommentarer mv. udskydes til periode13

• Løn udarbejder alle punkter.

• Udsendes mandag den 21.01.20 (uge 4)

23

ANLÆG

OBS !

Rapport til kontrol af anlægsmasse er udsendt med regnskabserklæring for P09. Eventuel

manglende skrotninger og aktiveringer, skal være bogført inden udgangen af P11.

• Likviditeten flyttes inden udgangen af januar 2020.

• Der bogføres salgsprovenu af anlæg senest den 27. januar 2020.

• Senest frist for ekstraordinær afskrivningskørsel er den 27. januar 2020.

• SAM foretager en periode afstemning pr. 31.12.19 samt en scratch afstemning.

24

Bevillingsafregning

• Indsendes via DDI senest den 29.01.2020 kl. 12.00

• I bestillingsbeskrivelsen angives:

– P13 Bevillingsafregning 2019 Behandles af Finans

• Send mail eller ring til jeres Finansteam, når DDI’en ligger klar til bogføring.

• Skriv i mailen, at der ikke kommer flere afregninger, hvis det er den

sidste/eneste.

25

ÅRSAFSLUTNING LØN

• Der vil løbende komme opdateringer på vores hjemmeside.

26

Udfordringer ved 2. lønkørsel i januar

Sikring af, at alt der kommer i 1. eller 2. lønkørsel i januar bogføres i nyt år ?

Placeringen i finansår kan i mange tilfælde ikke styres ved indrapportering, så hvis der skal

lukkes skal man bestille specialopsætningen!

Hvorfor vælge denne løsning ?

SAM oplever, at flere kunder får lønposter ind i regnskabet efter, at der er lavet

bevillingsafregning.

Hvordan ?

Specialopsætning i SLS, som kan bestilles via SAM’s serviceportal og det kan ændres fra år til

år.

Bestilles senest den 1. januar 2020.

27

Bemanding mellem jul og nytår

Fredag den 27. december og mandag den 30. december

Telefonerne er åbne – MEN minimumsbemanding

Hastende betalinger, der ønskes gennemført i denne periode - ring og aftal.

28

Telefonåbningstider i januar

Telefonåbningstider i SAM Regnskab i perioden den 2. – 30. januar 2020

• Mandag – torsdag 9.00-15.30

• Fredag 9.00-15.00

• Mandag den 13. januar 9.00-17.00

• Tirsdag den 14. januar 9.00-17.00 (sidste dag for bogføring i periode 12)

• SAM Løn har i hele perioden normale åbningstider

Vi er her for jer !

29

Dagsorden punkt 3

Bevillingsafregningen

Lasse Frisgaard Gunnersen

30

3. Bevillingsafregning 2019

Generel arbejdstilrettelæggelse af bevillingsafregningen

Bevillingsafregningen foretages i 2019 efter samme principper som i 2018

1. Hvad skal foretages inden udgangen af periode 12:

• Kontrol af at videreførelsesbeholdningerne er bogført korrekt

• Sikre at primo beholdninger 2019 svarer til ultimo beholdningerne 2018

2. Hvad skal foretages i periode i periode 13:

• Bogføring af bevillingsafregningen

• Der anvendes forskellige bogføringskonti på omkostningsbaserede og udgiftsbaserede

område

• NB: Udgiftsbaserede driftsbevillinger håndteres særskilt i SB-systemet

31

3. Bevillingsafregning 2019

Generelt om kontoændringer

• Kontoændringer påvirker bevillingsafregningen

• I forbindelse med registrering af kontoændringer i det lokale økonomisystem skal

transaktionsteksten entydigt redegøre for flytningen mellem hovedkonti. Ændringen

skal lette arbejdet med den centrale afstemning af kontoændringer på tværs af

staten

• Likviditetsafregning på det omkostningsbaserede afregnes som udgangspunkt i nyt

år. Dog vil afregning af kontoændringer som følge af ressortflytninger 2019 typisk

være foretaget i efteråret 2019.

Transaktionstekster

Eksempler:

Afgiver institution: Til HK 07.14.01.

Modtager institution: Fra HK 07.17.01.

32

3. Bevillingsafregning 2019

Tidspunkter for dataoverførsel til SKS og SB i periode 13

• Der er i periode 13 tre daglige dataoverførsler

• Bogførte data opdateres i SB-tabellerne tre gange dagligt. Udtræk fra SKS-rapportering

opdateres under natkørsel

Oversigt over tidspunkter for dataoverførsel

Seneste bogføring i Navision Stat 09.00 12.30 20.00

Seneste afvikling via ØDUP invoker 09.30 13.00 22.30

Overførsel til SB-systemet 10.00 13.30 23.30

Postering synlig i SB-systemet 10.30 14.00 00.00

33

3. Bevillingsafregning 2019

DRIFTSBEVILLING OG STATSVIRKSOMHED

• Bogføring af bevillingsafregningen på det omkostningsbaserede område

• Hvad skal bogføres:

– Årets overskud/underskud (74.06 mod 74.03)

– Kontoændringer (74.12 mod 74.06)

– Bortfald (74.13 mod 74.06 eller 73.11 mod 74.03)

– Udbytte (73.50 mod 74.03)

• Bevillingsafregning i statsregnskabet ses i SB-tabel 10261

34

3. Bevillingsafregning 2019

DRIFTSBEVILLING OG STATSVIRKSOMHED

Bogføring af bevillingsafregningen på det omkostningsbaserede område

• Moderniseringsstyrelsen håndterer likviditetsafregningen vedrørende bogførte bortfald af både

årets resultat og bortfald af tidligere års videreførte overskud. Likviditetsafregningen foretages

først i 2020 og skal bogføres

• Institutionerne adviseres af Moderniseringsstyrelsen når bortfaldne midler likviditetsafregnes

• Likviditetsafregning af kontoændringer håndteres i ministerierne.

• Enkelte paragraffer har udgiftsbaserede driftsområder, som håndteres særskilt. Liste over

omfattede hovedkonti findes i Vejledning om bevillingsafregning.

35

3. Bevillingsafregning 2019

RESERVATIONSBEVILLING OG ANDEN BEVILLING

Bogføring af bevillingsafregningen på det udgiftsbaserede område

• I relation til bevillingsafregningen på det udgiftsbaserede område er der i SB-systemets tabel

10151 indarbejdet en registreringskontrol. Registreringskontrollen viser om

bevillingskontrollen er bogført korrekt i regnskabet

• Registreringskontrollen viser differencen mellem den registrerede ultimo saldo på

regnskabskonto 74.90 og saldoen fra linje 19 i SB-tabellen

• Det er vigtigt, at bogføring af bevillingsafregning foretages korrekt, da primobalancen i 2020

ellers bliver forkert

36

Dagsorden punkt 4

Specifikationer til statsregnskabet

Claus Ilg

37

Specifikationer til statsregnskabet

• I statsregnskabets hovedbind udarbejdes en række specifikationer (noter) til

statsregnskabets balance:

1. Fortegnelse over de af ministerierne ydede statsforskrivninger, garantiforpligtelser mv.

pr. 31. december 2019.

2. Forklaring til primokorrektioner vedrørende 2019.

3. Specifikation af udlån og langfristede tilgodehavender pr. 31. december 2019.

4. Specifikation af værdipapirer og kapitalindskud pr. 31. december 2019.

5. Specifikation af anden langfristet gæld pr. 31. december 2019.

38

Specifikationer til statsregnskabet

• Fortegnelse over de af ministerierne ydede statsforskrivninger, garantiforpligtelser

mv. pr. 31. december 2019:

1. Indberetning af oplysninger om garantier og statsforskrivninger foretages i SB-systemet.

2. Indberetning sker efter samme retningslinjer som i regnskabet for 2018.

3. Moderniseringsstyrelsen udsender ultimo november 2019 yderligere information og

vejledning.

39

Specifikationer til statsregnskabet

• Fortegnelse over de af ministerierne ydede statsforskrivninger, garantiforpligtelser

mv. pr. 31. december 2019:

1. Fristen for indberetning af ressortflyttede garantier og statsforskrivninger er fredag den

13. december 2019.

2. Fristen for indberetning af garantier og statsforskrivninger igennem SB-systemet er

fredag den 31. januar 2020.

40

Specifikationer til statsregnskabet

• Forklaring til primokorrektioner:

1. Forklaringer til primokorrektioner udarbejdes af Moderniseringsstyrelsen i starten af

februar måned efter afslutningen af periode 13.

2. Forklaringerne vil herefter successivt blive fremsendt til kommentering.

3. Fristen for indsendelse af kommentarer er fredag den 21. februar 2020.

41

Specifikationer til statsregnskabet

• Specifikation af udlån og langfristede tilgodehavender, værdipapirer og

kapitalindskud og anden langfristet gæld pr. 31. december 2019:

1. Specifikationerne dannes på baggrund af delregnskabsnavn i Statens Koncernsystem.

2. De ministerier, som har registreringer på de omfattede regnskabskonti vil blive kontaktet

særskilt med henblik på, at delregnskabsnavnene m.m. er korrekte.

42

Dagsorden punkt 5

Særligt om feriepengeforpligtelsen og restancer

Erik Hammer

43

Ny ferielov

44

Feriepengeforpligtelsen

2019

•For perioden 1. januar – 31. august optjenes ferie, der skal afvikles i 2020 (16,7 dage). Der er en forpligtelse.

•For perioden 1. september – 31. december optjenes ferie, der vil blive indefrosset (8,3 dage). Der er en forpligtelse.

•Restferie vedrørende indeværende ferieår (2019/20) er en forpligtelse.

•Særlige feriedage optjenes som hidtil og der er en forpligtelse.

•Der er endnu ikke indgået en ny ferieaftale. Beregningsteknisk forventes den hidtidige opgørelse af feriegodtgørelsen på 1,5 pct. fastholdt.

•=> Feriepengeforpligtelsen beregnes som hidtil (hvis omfanget af restferie afviger væsentligt fra gennemsnittet anbefales dog den konkrete beregningsmodel)

2020

• Indefrosne feriedage optjent i perioden 1. september – 31. december 2019 (8,3 dage) forventes at skulle indbetales til fonden (men først i 2021)

•For perioden 1. januar – 31. august optjenes ferie, der indefryses (16,7 dage). Beløbet forventes at skulle indbetales til fonden

•Forpligtelse vedr. indeværende ferieår (2020/21) + overført restferie, som følger den nye ferielov og overføres hen over nytår er en forpligtelse (forventet ~ 5 dage).

•Særlige feriedage optjenes som hidtil, og der er en forpligtelse. Tilsvarende antages at gælde feriegodtgørelsen.

•=> Feriepengeforpligtelsen omfatter restferie (2020/21) plus særlige feriedage og feriegodtgørelse samt værdien af indefrosne feriedage, der indekseres pr. 1 september

2021 -

•Forpligtelse vedrørende indeværende ferieår (2021/22), som følger den nye ferielov og overføres hen over nytår er en forpligtelse (forventet ~ 5 dage).

•Særlige feriedage optjenes som hidtil, og der er en forpligtelse. Tilsvarende antages at gælde feriegodtgørelsen.

•=> Feriepengeforpligtelsen omfatter restferie (2021/22) samt særlige feriedage og feriegodtgørelse.

45

Indbetaling af indefrosne feriedage til feriefonden

• For medarbejdere, der har optjent ferie i perioden 1. september 2019 – 31. august

2020 indefryses den optjente ferie. Bemærk dog mulighed for at medarbejdere som

er ansat i denne periode og er nye på arbejdsmarkedet kan afholde op til 8,3 dage i

sommeren 2020, som dermed ikke indefryses.

• Den indefrosne ferie udgør 25 dage pr. medarbejder, der har været ansat i hele

perioden. For medarbejdere med kortere ansættelse sker opgørelsen i forhold til

længden af ansættelsesperioden.

• Opgørelsen beregnes som 12,5 pct. af den ferieberettigede løn, dvs. svarende til

den opgørelse til fratrådte medarbejdere, der hidtil er indbetalt til Feriekonto.

• Efter 1. september 2020 skal der indberettes afholdte feriedage i indefrysnings-

perioden pr. medarbejder. SLS kan herefter beregne den ferieberettigede løn og

beløbet der skal indefryses.

• De indefrosne feriemidler forventes at skulle indbetales til fonden i 2021.

46

Feriepengeforpligtigelsen 2019

• SAM tilbyder at beregne feriepengeforpligtelsen. Hvis dette ønskes, skal der

udfyldes en formular på vores hjemmeside.

• Denne skal sendes til samraploen@statens-adm.dk senest onsdag den 2.

januar 2020. Beregningerne vil blive udsendt senest den 9. januar 2020.

• Eventuelle differencer skal være bogført senest den 29. januar 2020.

• Eksempel på DDI bestilling:

• I bestillingsbeskrivelsen tilføjes:

– ”Regulering feriepengeforpligtigelse 2019 - Håndteres af Finans”

47

Regnskabsføring af restancer

• Med Finansministeriets regnskabsbekendtgørelse

af 19. februar 2018 blev indført ændrede regler for

regnskabsføring af restancer.

• Moderniseringsstyrelsen meddelte i starten af

januar 2019, at det for en række mindre typer af

tilgodehavender ikke skulle implementeres i

regnskabet for 2018.

• Dette gælder også for regnskabet for 2019, da der

fortsat ikke er fundet en pålidelig afstemnings-

metode mellem registreringerne i Gældsstyrelsens

fordringsregister og de statslige institutioners

regnskab i Navision Stat.

48

Dagsorden punkt 6

Eventuelt

Erik Hammer