INFORMATIKA

EKONOMIST

PRVO NASTAVNO PISMO

OBRADA TEKSTA – NAPREDNI WORD

2. razred

Tekst uredila: prof. MAJA AKALOVIĆ

Zagreb, 2012.

Sadržaj

1. OBRADA TEKSTA – NAPREDNI WORD .............................................................................

1.1 Oblikovanje dokumenta ...................................................................................................

1.1.1 Oblikovanje teksta .....................................................................................................

1.1.2 Oblikovanje odlomka .................................................................................................

1.1.3 Tabulatori ..................................................................................................................

1.1.4 Obrubi i sjenčanja .....................................................................................................

1.1.5 Stvaranje popisa .......................................................................................................

1.1.6 Oblikovanje stranice ..................................................................................................

1.1.7 Promjena margina, orijentacije i veličine stranice ......................................................

1.1.8 Pisanje teksta u stupcima .........................................................................................

1.1.9 Umetanje prijeloma stranice ......................................................................................

1.1.10 Pozadina stranice ....................................................................................................

1.1.11 Zaglavlje i podnožje ................................................................................................

1.1.12 Umetanje simbola i jednadžbi .................................................................................

1.1.13 Tekstni okviri, ukrasni tekst i inicijali ........................................................................

1.2 Cirkularna pisma ..............................................................................................................

1.2.1 Cirkularna pisma i povezivanje podataka ..................................................................

1.2.2 Koraci izrade cirkularnih pisama ...............................................................................

1.3 Reference ........................................................................................................................

1.4 Napredni poslovi ..............................................................................................................

1.4.1 Pripreme prije ispisa ..................................................................................................

1.4.2 Provjera pravopisa ....................................................................................................

1.4.3 Pretpregled dokumenta prije ispisa i ispis dokumenta ...............................................

Literatura za produbljivanje znanja ..........................................................................................................

1. OBRADA TEKSTA – NAPREDNI WORD

1.1 Oblikovanje dokumenta

Dokument oblikujemo sa ciljem isticanja pojedinih dijelova i davanja profesionalnog izgleda dokumentu. Za uređivanje teksta koriste se naredbe za uređivanje pisma (font), odlomaka ili cijelog dokumenta.

1.1.1 Oblikovanje teksta

Kod izrade dokumenta na tekst koji unosimo primjenjuje se font i veličina fonta koja je zadana predloškom na temelju kojeg kreiramo dokument. To je uglavnom predložak Normal.dotm.

slika 1.1-1 Grupa Font na kartici Polazno

Najbrži način oblikovanja fonta jest preko gumba u grupi Font na kartici Polazno (Home) i preko Male alatne trake (Mini Toolbar). Mala alatna traka pojavljuje se kad označimo tekst i pokažemo na njega ili kad na odabrani tekst kliknemo desnom tipkom miša. Na traci su smještene naredbe koje često koristimo.

slika 1.1-2 Mala alatna traka (engl. Mini Toolbar)

Font možemo oblikovati i pomoću naredbi iz dijaloškog okvira Font koji otvaramo klikom na Pokretač dijaloškog okvira (Dialog Box Launcher). Pokretač dijaloškog okvira je mala dijagonalna strelica koja se nalazi u donjem desnom kutu grupe Font. Dijaloški okvir Font sadrži dvije kartice: Font i Razmak među znakovima (Character Spacing). Karticom Font određujemo vrstu, stil, veličinu i boju teksta, stil i boju podcrtavanja te posebne efekte. Karticom Razmak među znakovima osim razmaka određujemo širinu i položaj znakova.

slika 1.1-3 Dijaloški okvir Font

Prenositelj oblikovanja: Program omogućuje i prenošenje (kopiranje) oblikovanja nekog teksta i nekih oblikovanja grafike s jednom mjesta na drugo.

Označimo oblikovani tekst i odaberemo Alat za crtanje oblika (Format Painter). Pokazivač

miša promjeni oblik u oblike četke i nakon toga označimo tekst na koji želimo oblikovanje prenijeti.

1.1.2 Oblikovanje odlomka

Naredbe za oblikovanje odlomka odabiremo na traci ili ih odabiremo iz dijaloškog okvira. Dijaloški okvir pokrećemo klikom na Pokretač dijaloškog okvira (Dialog Box Launcher) u grupi Odlomak (Paragraph).

slika1.1-4 Naredbe za oblikovanje odlomka na vrpci

Kod oblikovanja odlomka možemo govoriti o dva pristupa:

• oblikovanju strukture što obuhvaća određivanje poravnanja, uvlaka, tabulatora• oblikovanju izgleda kojim djelujemo na izgled teksta tako da odlomku određujemo

obrube i sjenčanja, popisima dodajemo grafičke ili numeričke oznake.

Poravnanje

Poravnavanje odlomka podrazumijeva poravnanje teksta odlomka između lijeve i desne margine dokumenta. Postoje četiri vrste odlomka:

PORAVNANJE ZNAČENJE

Poravnaj tekst lijevo (Align Left) poravnavanje uz lijevu marginu

Sredina (Center) centrira tekst između margina

Poravnaj tekst desno (Align Right) poravnanje uz desnu marginu

Poravnaj obostrano (Justify) poravnanje s lijevom i desnom marginom

Trenutno poravnanje je ono koje je na vrpci prikazano drugom bojom.

Uvlake odlomka

Neki od načina kako možemo uvući odlomak su:

• pomoću dijaloškog okvira Odlomak (Paragraph)pomoću gumba Povećaj uvlaku (Increase Indent) (odlomak se pomakne za jedan pomak

tabulatora udesno) i Smanji uvlaku (Decrease Indent) (pomak ulijevo)

pomoću ravnala i miša

• tipkom TAB tekst će biti uvučen od lijevog ruba za 1,25 cm.

Razmak između redova i između odlomka

Po unaprijed zadanom, u dokumentu je određen jednostruki prored, to jest razmak između redaka. No taj prored možemo odrediti i drugačije. Da bismo promijenili prored, kliknemo

gumb Prored (Line spacing) na kartici Polazno (Home) , a zatim odaberemo odgovarajući broj.

1.1.3 Tabulatori

Tabulatori omogućuju lako postavljanje željenih poravnanja teksta u stupcima, ali i postavljanje uvlaka odlomaka.

Kad pritisnemo tipku tabulatora (Tab), pokazivač se pomakne za zadani pomak tabulatora udesno. Zadani pomaci tabulatora (graničnici tabulatora) postavljeni su na 1.25 cm.

Razlikujemo 4 vrste graničnika tabulatora:

Postavljanje tabulatora pomoću dijaloškog okvira

Za postavljanje i uklanjanje tabulatora koristimo dijaloški okvir Tabulatori (Tabs). Dijaloški okvir Tabulatori (Tabs) otvaramo unutar dijaloškog okvira Odlomak (Paragraph) klikom na gumb ; (kartica Polazno – grupa Odlomak – dijaloški okvir Odlomak – gumb Tabulatori).

Da bismo u dijaloškom okviru Tabulatori (Tabs) postavili tabulatore različitih vrijednosti, moramo postaviti točku unosa u odlomak u kojem ćemo ih postaviti.

Tabulatore definiramo u odgovarajućim poljima unutar dijaloškog okvira:

• Pomak tabulatora (Tab stop position) – upisujemo vrijednost na koju želimo postaviti tabulator.

• Poravnanje (Alignment)

• Vodeći znakovi (Leader) – prazninu lijevo od tabulatora možemo ispuniti nekim od vodećih znakova

• Postavi (Set) – postavljamo zadane vrijednosti prije definirane.

slika 1.1-5 Postavljanje tabulatora različitih vrijednosti

Postavljanje tabulatora pomoću miša i ravnala

Tabulatore možemo postaviti koristeći ravnalo, gumb tabulatora i miš.

Gumb tabulatora pokazuje poravnanje tabulatora i svakim klikom na gumb poravnanje se promijeni.

slika 1.1-6 Primjer tabulatora

Kad izaberemo poravnanje, kliknemo lijevom tipkom miša na donju polovicu ravnala na ono mjesto gdje želimo postaviti tabulator. Na izabranom mjestu pojavi se oznaka poravnanja tabulatora. Zatim izaberemo poravnanje za sljedeći tabulator pa postavimo i njega na isti način.

1.1.4 Obrubi i sjenčanja

slika 1.1-7 Gumbi sjenčanje i obrubi

Da bismo odlomak posebno naglasili, možemo mu obojiti pozadinu i obrubiti ga. To postižemo naredbama u grupi Odlomak (Paragraph). Naredbom Sjenčanje (Shading) otvara se paleta različitih boja. Klikom na određenu boju odlomak ili dio odlomka koji smo označili bit će osjenčan.

slika 1.1-8 Sjenčanje

Obrube određujemo naredbom Obrubi (Borders).

slika 1.1-9 Određivanje obruba

Odabirom naredbe Obrubi i sjenčanje (Borders and Shading) otvara istoimeni dijaloški okvir koji sadrži 3 kartice: Obrubi (Bordes), Obrub stranice (Page Border) i Sjenčanje

(Shading).

slika 1.1-10 Obrubi i sjenčanje u dijaloškom okviru

Karticom Obrubi (Borders) određujemo način obruba, biramo vrstu (stil) obruba kao i boju izabranog stila obruba.

slika 1.1-11 Kartica obrubi

Karticom Obrub stranice (Page Border) možemo obrubiti čitavu stranicu na način kao i odlomak, a time da u polje Efekt (Art) možemo izabrati grafički oblik kojim će se obrubiti stranica.

slika 1.1-12 Kartica Obrub stranice

Karticom Sjenčanje (Shading) određujemo pozadinu odlomka bojom ili uzorkom.

slika 1.1-13 Kartica Sjenčanje

1.1.5 Stvaranje popisa

Kod izrade popisa u dokumentu koristimo numeričke i grafičke oznake. Naredbe za stvaranje nalaze se na kartici Polazno (Home) u grupi Odlomak (Paragraph). U stvaranju popisa koristimo grafičke i numeričke oznake.

slika 1.1-14 Grafičke i numeričke oznake

Odabir grafičke oznake:

Odabir numeričke oznake:

Kreiranje popisa prilikom unosa teksta.

Prije unosa odaberemo oznaku numeracije i nakon toga pišemo tekst. Nakon upisa prve stavke iz popisa tipkom Enter prelazimo i novi red i Word automatski dodaje i sljedeću oznaku numeracije.

Želimo li prekinuti automatsko numeriranje, dva puta pritisnemo tipku Enter.

Pretvaranje napisanog teksta u numerirani popis.

Ukoliko napisani tekst želimo pretvoriti u numerirani popis, označimo tekst koji želimo numerirati i odabiremo željenu grafičku ili numeričku oznaku.

Želimo li odabrati grafičku ili numeričku oznaku koju nemamo ponuđenu, odabiremo iz padajućeg popisa naredbu Definicija nove grafičke oznake (Define New Bullet) / Definicija novih oblika broja (Define New Number Format). Nova grafička oznaka može biti simbol, slika ili font.

1.1.6 Oblikovanje stranice

Naredbe kojima određujemo oblik jedne stranice odnosno cijelog dokumenta na papiru nalaze se na kartici Izgled stranice (Page Layout) u grupama Postavljanje stranice (Page Setup) i Pozadina stranice (Page Background).

1.1.7 Promjena margina, orijentacije i veličine stranice

Margina je prazan prostor između ruba stranice i teksta.

Određivanje margina pomoću ravnala i miša

Da bismo promijenili lijevu marginu, postavimo pokazivač miša uz lijevi rub ravnala, pritisnemo lijevu tipku miša i povučemo marginu u željenom smjeru.

Na isti način mijenjamo i ostale margine.

Određivanje margina pomoću naredbe Margine (Margins)

Odabirom naredbe Margine (Margins) dobijemo prikaz i popis standardnih margina.

Klikom na jednu od ponuđenih postavki margine će biti postavljene prema zadanoj vrijednosti koju taj standard određuje. Ukoliko želimo odrediti veličinu margina unosom odgovarajućih vrijednosti, odaberemo naredbu Prilagođene margine (Custom Margins). Otvara se dijaloški okvir Postavljanje stranice (Page Setup) u kojem unosimo vrijednosti margina.

slika 1.1-15 Određivanje margina

Orijentacija i veličina papira

Naredbom Orijentacija (Orientation) određujemo položaj stranice, odnosno biramo hoće li stranica biti postavljena uspravno – Portret (Portration) ili položeno – Pejzaž (Landscape).

slika 1.1-16 Orijentacija stranice

Veličinu stranice (papira) određujemo naredbom veličina (Size) ili na drugoj kartici dijaloškog okvira Postavljanje stranice (Page Setup) → Papir (Paper).

slika 1.1-17 Određivanje veličine papira

1.1.8 Pisanje teksta u stupcima

Tekst u dokumentu možemo podijeliti u dva ili više stupaca

Tekst oblikujemo u stupce naredbom Stupci (Columns) na kartici Izgled stranice (Page Layout) u grupi Postavljanje stranice (Page Setup). Tekst možemo u stupce oblikovati tako da najprije napišemo tekst, a zatim odaberemo naredbu ili odmah na početku pisanja odredimo broj stupaca i nakon toga prepišemo tekst.

Ukoliko već napisan tekst preuređujemo u stupce, označimo ga, kliknemo na naredbu Stupci (Columns) i iz padajućeg popisa odaberemo broj stupca. Želimo li više stupaca i proizvoljno odrediti njihovu širinu, iz padajućeg popisa odabrat ćemo naredbu Više stupaca (More Columns).

slika 1.1-18 Odabir broja stupaca pomoću dijaloškog okvira i pomoću gumba Stupci

1.1.9 Umetanje prijeloma stranice

Kad stranicu ispunimo tekstom, Word sam prelazi na novu stranicu, to jest, umeće prekid. Ponekad sami želimo odrediti prekid stranice bez da je ona ispunjena tekstom. Postavimo točku unosa na mjesto gdje želimo prekinuti stranicu. Odaberemo naredbu Prekidi (Breaks) na kartici Izgled stranice (Page Layout) u grupi Postavljanje stranice (Page Setup). Otvori se padajući popis i odaberemo naredbu Stranica (Page).

Osim prijeloma stranice unutar iste naredbe možemo odrediti prijelom stupaca, prelamanje teksta i prijelom odjeljka (odjeljak ili sekcija je manji dokument unutar dokumenta koji ima svoje postavke stranice).

slika 1.1-19 Prijelom stranice

1.1.10 Pozadina stranice

Pozadinu stranice možemo dodatno uljepšati tako da joj dodamo vodeni žig ili boju.

Vodeni žig je efekt u pozadini stranice koji može biti grafika ili tekst diskretno prikazan u svjetlijoj nijansi. Dodajemo ga naredbom Vodeni žig (Watermark) iz grupe Pozadina stranice (Page Background) na kartici Izgled stranice (Page Layout). U istoj grupi nalazi se i naredba Boja stranice (Page Color).

Vodeni žig

Klikom na naredbu Vodeni žig (Watermark) pojavljuje se galerija vodenih oznaka iz koje možemo klikom odabrati željenu.

Ukoliko želimo kao vodeni žig dodati neki drugi tekst ili sliku tada odabiremo naredbu Prilagođeni vodeni žig (Custom Watermark).

slika 1.1-20 Primjer vodenog žiga

Otvara se dijaloški okvir Ispisani vodeni žig (Printed

Watermark) u kojem možemo odabrati kao oznaku neku sliku ili tekst. Kao vodeni žig tekst može biti već unaprijed zadan ili upišemo novi tekst.

slika 1.1-21 Dodavanje vodenog žiga

Boja stranice

Dodatni efekt izgledu stranice daje boja pozadine koju određujemo naredbom Boja stranice (Page Color). Kliknemo na boju koju želimo dodati. Naredbom Efekti ispune (Fill Effects). možemo kao pozadinu odrediti kombinaciju više boja, dodati teksturu, uzorak ili sliku. Dobro je znati da je boja pozadine vidljiva samo na zaslonu, ali ne i na papiru kada dokument ispišemo.

slika 1.1-22 Naredba Boja stranice

1.1.11 Zaglavlje i podnožje

slika 1.1-23 Zaglavlje i Podnožje na kartici Umetni

Zaglavlje i podnožje su prazni prostori na vrhu (zaglavlje) i dnu stranice (podnožje) u koje možemo umetnuti tekst, grafiku, logo tvrtke, broj stranice, datum i vrijeme, što se ispisuje zajedno s dokumentom.

Grupa naredbi Zaglavlje i podnožje (Header & Footer) nalazi se na kartici Umetni (Insert). Odabirom naredbe Zaglavlje (Header) ili Podnožje (Footer) dobijemo prikaz već unaprijed definiranih i oblikovanih zaglavlja/podnožja.

slika 1.1-24 Unaprijed definirani stilovi Zaglavlja

Klikom na jedno od ponuđenih zaglavlja/podnožja naći ćemo se u zaglavlju/podnožju u koje tada unosimo tekst. Možemo primijeniti da je nakon toga ostatak dokumenata svjetlije boje i nije dostupan.

Nakon toga na vrpci se pojavljuje kartica Dizajn (Design) ispod Alata zaglavlja i podnožja (Header & Footer Tools). Kartica nam omogućuje, osim unosa teksta, umetanje datuma, vremena, slika i isječaka crteža.

slika 1.1-25 Alati za uređivanje zaglavlja/podnožja

U dokumentu sadržaj zaglavlja/podnožja može biti isti na svakoj stranici, a može biti različit za parne i neparne stranice. To omogućuje naredbe u grupi Mogućnosti (Options)

Brojevi stranica

Stranice numeriramo naredbom Broj stranice (Page Number) na kartici Umetni (Insert), grupa Zaglavlje i podnožje (Header & Footer).

Odabiremo mjesto gdje ćemo smjestiti broj – na vrh, dno ili unutar margine stranice. Izabiremo jedan od ponuđenih oblika. Broj stranice ne mora biti samo broj, to može biti i slovo.

slika 1.1-26 Brojevi stranica

Želimo li odrediti drugačiji oblik stranice, odaberemo naredbu Oblikovanja brojeva stranica (Format Page Numbers). U dijaloškom okviru Oblik broja stranice (Page Number Format) odaberemo željeni oblik numeriranja.

slika 1.1-27 Dijaloški okvir Odabir broja stranice

1.1.12 Umetanje simbola i jednadžbi

U radu s tekstom često postoji potreba za simbolima kojih nema na tipkovnici. Tada pomaže naredba Simbol (Symbol) na kartici Umetni (Insert). Klikom na nju dobivamo prikaz 20 najčešće korištenih simbola.

slika 1.1-28 Najčešće korišteni simboli

Ukoliko među njima nema onog simbola koji nam treba, odaberemo naredbu Više simbola (More Symbols). Otvara se dijaloški okvir Simbol (Symbol). Dijaloški okvir Simbol (Symbol) ima 2 kartice: Simboli (Symbols) i Posebni znakovi (Special Characters). Na kartici Simboli (Symbols) nalaze se simboli dostupni u nekom od izabranih fontova, a svaki font sadrži drugačije simboli.

slika 1.1-29 Kartica Simbol

Kartica Posebni znakovi (Special Characters) prikazuje 20 najčešće korištenih posebnih znakova kao što je znak za autorsko pravo, registrirani zaštitni znak i slično.

Jednadžbe

Klikom na naredbu Jednadžba (Equation) na kartici Umetni (Insert) otvara se lista već unaprijed oblikovanih jednadžbi. Odabirom jedne od njih jednadžba će biti prikazana u dokumentu kao zasebna struktura. Tu jednadžbu možemo mijenjati ili prihvatimo unaprijed kreiranu.

slika 1.1-30 Simboli i strukture na kartici Dizajn

Klikom na simbol naredbe jednadžbi otvara se prostor u dokumentu u koji upisujemo jednadžbu. Istovremeno na vrpci se pojavljuje kartica Dizajn (Design) ispod Alata jednadžbe (Equation Tools). Ovisno o tome o kakvoj se jednadžbi radi, na kartici Dizajn (Design) odabiremo simbole i strukture (razlomak, korijen, integral, zagrada i drugo).

1.1.13 Tekstni okviri, ukrasni tekst i inicijali

Neki od alata kojima možemo poboljšati izgled dokumenta su tekstni ikviri, ukrasni tekst i inicijali. Navedeni alati nalaze se na kartici Umetni (Insert) u grupi Tekst (Text).

Tekstni okviri

Želimo li sadržaj dokumenata istaknuti okvirom, koristimo tekstne okvire. Odabiremo ih na kartici Umetni (Insert) – Tekstni okvir (Text Box). Pred nama je galerija tekstnih okvira koji sadrže već definirana oblikovanja.

Klikom na jedan od ponuđenih u galeriji umećemo ih u dokument.

Upišemo tekst. Prema potrebi okvire možemo povećati, smanjiti ili premjestiti koristeći hvataljke na rubu okvira.

slika 1.1-31 Tekstni okvir

Nakon što se tekstni okvir pojavi u dokumentu, na vrpci se pojavi kartica Oblik (Format) iznad Alata za tekstni okvir (Text Box Tools). Kartica sadrži niz naredbi kojima možemo oblikovati tekstni okvir (promijeniti okvire, boje okvira i ispune, promijeniti oblik, dodati sjenu i drugo).

Osim na ovakav način tekstni okvir možemo dodijeliti i već napisanom tekstu. Označimo tekst koji želimo smjestiti u tekstni okvir i unutar naredbe Tekstni okvir (Text Box) odaberemo naredbu Nacrtaj tekstni okvir (Draw Text Box).

Ukrasni tekst

Ukrasni tekst, to jest, WordArt umećemo u dokument klikom na istoimeni gumb na kartici Umetni (Insert).

Odabirom naredbe pojavljuje se cijeli niz stilova. Odaberemo željeni stil, a nakon toga upisujemo tekst.

Nakon potvrde unosa ukrasni tekst pojavi se u dokumentu na mjestu pokazivača, a u prozoru dokumenta pojave se i WordArt alati uz karticu Oblik (Format).

slika 1.1-32 Galerija stilova

Alatna traka WordArt (WordArt Tools) pruža mnogo dodatnih mogućnosti za oblikovanje. Tako možemo promijeniti stil i oblik ukrasne riječi, boju ispune i obruba, dodati sjenu s 3D efektima, odrediti način prelamanja i slično.

Inicijal

Inicijal predstavlja povećano prvo slovo u odlomku. Određujemo ga naredbom Inicijal (Drop Cap) na kartici Umetanje (Insert).

Kliknemo odlomak gdje želimo inicijal, odaberemo istoimenu naredbu, a zatim izaberemo željeni stil inicijala. Dodatnim mogućnostima određujemo vrstu fonta i visinu inicijala.

1.2 Cirkularna pisma

Cirkularno ili skupno pismo složen je dokument kojim se služimo prilikom izrade istih dokumenata (na primjer, obavijesti, pohvalnice, diplome, zahvalnice) u kojima se mijenja samo dio dokumenta (na primjer, primatelj).

1.2.1 Cirkularna pisma i povezivanje podataka

Word može automatski povezivati i kombinirati tekst jednog dokumenta s imenima i adresama iz drugog dokumenta te tako kreirati osobno naslovljene dopise ili pisma.

Povezivanje podataka vrlo je praktična mogućnost rukovanja podacima. Najčešće se koristi za izradu cirkularnih pisama, ispis poštanskih naljepnica i omotnica, a može se koristiti i za izradu kataloga, ispis narudžbenica i slično.

Cirkularna ili skupna pisma koristimo kada želimo napraviti niz istih dokumenata, s time da

svaki dokument sadrži neke jedinstvene elemente. Na primjer, kada šaljemo neki dopis velikom broju primatelja, u svakom će se pismu pojavljivati isti tekst, ali će biti različite adrese, pozdravna poruka ili neki drugi podatak o primatelju. Korištenjem cirkularnih pisama skraćuje se vrijeme pisanja i mogućnost pogrešaka prilikom prijepisa.

Za izradu cirkularnog pisma potrebno je pripremiti dva dokumenta:

1. glavni dokument

2. izvor podataka

slika 1.2-1 Dokumenti – Izvor podataka i Glavni dokument

Te dokumente možemo pripremiti ranije, a mogu se kreirati i tijekom same izrade cirkularnih pisama.

Glavni dokument je dokument napravljen u Wordu čiji sadržaj želimo poslati većem broju primatelja kao na primjer neka obavijet, poziv, dopis i slično. On izgleda kao i svaki drugi dokument i možemo ga kreirati i oblikovati prema želji. Jedina razlika je u tome što Word zna da je on namijenjen povezivanju s podacima iz izvora podataka.

slika 1.2-2 Glavni dokument

Izvor podataka je dokument koji sadrži promjenjive podatke iz cirkularnog pisma (najčešće

su to podaci o primateljima pisama – ime, prezime, adresa i tako dalje). Izvor podataka možemo kreirati u Wordu u obliku tablice, a može se koristiti i neki postojeći dokument koji sadrži bazu podataka, kao što je radni list Microsoft Excela, popis kontakata iz Microsoft Outlooka i slično.

slika 1.2-3 Izvor podataka

Bez obzira na to u kojem programu kreiramo izvor podataka, tablica koja predstavlja izvor podataka mora imati zaglavlje u kojem se nalaze imena svih stupaca. Ispod zaglavlja popunjavaju se podaci tablice tako da svaki redak u tablici predstavlja jednu osobu, a stupci predstavljaju pojedine karakteristike osoba (njihovo ime, prezime, adresu, grad, dob i tako dalje).

slika 1.2-4 Tablica podataka

1.2.2 Koraci izrade cirkularnih pisama

Povezivanje podataka i kreiranje cirkularnih pisama radi se pomoću opcija s kartice Skupna pisma (Mailings). Na njoj treba kliknuti na gumb Pokreni cirkularna pisma (Start Mail Merge) i odabrati opciju Postupni čarobnjak za skupna pisma (Step by Step Mail Merge Wizard). Na desnoj strani prozora otvara se okno zadatka koje nas vodi kroz šest koraka izrade. Koraci su opisani u nastavku lekcije.

slika 1.2-5 Pokretanje čarobnjaka za cirkularna pisma

1. korak: Odabir vrste dokumenta

Prvi korak u izradi je odabrati vrstu dokumenta koji će se izrađivati. Želimo li kreirati cirkularno pismo, između ponuđenih opcija treba odabrati opciju Pisma (Letters). Nakon odabira vrste dokumenta potrebno je kliknuti na opciju Sljedeće: Polazni dokument (Next: Starting document). Opcije se prelazak na sljedeći korak postoje u oknu svakog koraka osim zadnjeg, a međusobno se razlikuju u nazivu jer iza riječi „Sljedeće“ piše naziv sljedećeg koraka.

slika 1.2-6 Prvi korak izrade cirkularnog pisma

2. korak: Odabir polaznog dokumenta

U drugom koraku potrebno je odabrati polazni, odnosno glavni dokument. Postoji nekoliko opcija, ovisno o tome postoji li dokument koji će se koristiti kao glavni dokument i je li on otvoren:

• Koristi trenutni dokument (Use the current document) – ako je glavni dokument već otvoren

• Započni s predloškom (Start from a template) – služi za izradu dokumenta ako on uopće nije prethodno pripremljen

• Započni s postojećim dokumentom (Start from existing document)– dokument je

kreiran i spremljen na računalu, ali nije otvoren

Od drugog koraka nadalje u oknu zadatka nalazi se i opcija za povratak na prethodni korak (u ovom koraku to je opcija Prethodno: Odabir vrste dokumenta (Previous: Select document type)). Opcije za povratak na prethodni korak se međusobno razlikuju u nazivu jer iza riječi „Prethodno“ piše naziv prethodnog koraka.

slika 1.2-7 Drugi korak izrade cirkularnog pisma

3. korak: Odabir izvora podataka

Nakon što se odredi glavni dokument, potrebno je odrediti i izvor podataka. To mogu biti kontakti iz Outlooka ili neki već postojeći dokument koji sadrži podatke o primateljima. Dakle, ako baza već postoji, izabrat ćemo opciju Koristite postojeći popis (Start from Existing Document) te klikom na gumb Pregledaj (Browse) odabrati datoteke s postojećim popisom. Ako ne postoji izvor podataka, on se može kreirati u dijaloškom okviru Novi popis adresa (New Address List), koji se otvara izaberemo li opciju Utipkajte novi popis (Type a new list) i kliknemo na gumb Stvori (Create). Nakon što smo unijeli podatke, klikom na gumb U redu (OK) potvrđujemo unos podataka i otvaramo novi dijaloški okvir Spremanje popisa adresa (Save Address List) kojim se odabire mjesto na koje ćemo spremiti podatke i pod kojim imenom. Klikom na gumb Spremi (Save) spremamo popis čime se automatski otvara dijaloški okvir Primatelji cirkularnih pisama (Mail Merge Recipients) u kojemu možemo razvrstati i filtrirati podatke, potražiti duplikate, provjeriti adrese i ažurirati podatke.

slika 1.2-8 Treći korak izrade cirkularnog pisma

4. korak: Umetanje polja u dokument

U četvrtom koraku u dokument se umeću polja koja će prikazivati određene podatke o primateljima. Mogu se dodati neki specifični podaci kao što su adresni blok ili pozdravni redak ili se može kliknuti na opciju Dodatne stavke (More items) i tako otvoriti dijaloški okvir s popisom svih podataka o primateljima. U tom popisu treba izabrati koji podaci će se prikazati u pismima.

slika 1.2-9 Četvrti korak izrade cirkularnog pisma

5. korak: Pretplegled pisma

Prije završetka izrade potrebno je pregledati kako će glavni dokument izgledati nakon spajanja s podacima o primateljima. To je omogućeno u ovom koraku – vidi se prikaz svakog pojedinog pisma, pri čemu su na mjestima umetnutih polja prikazani stvarni podaci o primateljima. Između pisama može se prelaziti pomoću gumba s dvostrukim strelicama.

Želimo li sada preskočiti nekog primatelja i za njega ne ispisati obavijest, nakon odabira primatelja kliknut ćemo na gumb Isključi ovog primatelja (Exclude this recepient). Klikom na gumb Uredi popis primatelja (Edit recepient list) možemo mijenjati i uređivati popis primatelja.

slika 1.2-10 Peti korak izrade cirkularnog pisma

6. korak: Odabir vrste spajanja

U zadnjem je koraku potrebno odabrati vrstu spajanja:

• spajanje tijekom ispisa – opcija Ispiši (Print)

• spajanje u novom dokumentu – opcija Uređivanje pojedinačnih pisama (Edit individual letters)

Prva opcija automatski ispisuje cirkularna pisma na papir, a druga otvara cirkularna pisma u novom dokumentu. U tom dokumentu nalazit će se onoliko pisama koliko je primatelja, s time da će svako pismo, osim dijelova koji su zajednički svim pismima, imati i podatke specifične za pojedinog primatelja.

slika 1.2-11 Šesti korak izrade cirkularnog pisma

1.3 Reference

Tijekom pisanja seminarskog rada ili kojeg drugog dokumenta sigurno ćete se u nekom trenutku upitati: kako umetnuti fusnotu, opis slike, navod, sadržaj ili možda bibliografiju. Najjednostavniji odgovor bi bio uz pomoć kartice Reference (References).

Fusnota je riječ koja označuje bilješku, napomenu stavljenu na dno stranice teksta. Ona objašnjava ili upućuje na dodatno objašnjenje o dijelu teksta uz koji je postavljena. Naredbom Reference → Fusnote (Footnotes) → Umetni fusnotu (Insert Footnote) fusnota se dodaje u dokument.

Naredba Umetni krajnju bilješku (Insert Endnote) umeće napomenu vezanu za tekst kao i fusnota, ali se napomena smješta na kraj dokumenta.

U dijaloškom okviru Fusnota i krajnja bilješka (Footnote and Endnote) uređujemo mjesto na koje se smješta fusnota (dno stranice ili ispod teksta) te oblik broja kojim se fusnota označuje, broj kojim počinjemo numeriranje te način numeriranja. Sve odabrane prilagodbe mogu se primijeniti na cijeli dokument ili na označeni dio.

slika 1.3-1 Dijaloški okvir Fusnota i krajnja bilješka

Uvijek kada u tekstu pišemo citat, potrebno ga je označiti kao i autora te izvor. Unutar grupe Citati i bibliografija (Citations & Bibliography) nalazi se naredba Umetni citat (Insert Citation) kojim se može dodati novi izvor, rezervirano mjesto ili pretražiti biblioteke.

Odabirom gumba Bibliografija (Bibliography) otvara se galerija ugrađenih uređenih bibliografija koje se mogu dodatno uređivati.

Naredbom Reference → Opisi (Captions) → Umetanje opisa slike (Insert Caption) možemo imenovati sliku ili tablicu.

Tablica sadržaja sadrži popis naslova i podnaslova koji se u dokumentu nalaze. Uobičajeno je da se nalazi na početku seminarskih i diplomskih radova. Umeće se naredbom Reference → Tablica sadržaja (Table of Contents) → Tablica sadržaja (Table of Contents). Prije nego umetnemo tablicu sadržaja, potrebno je definirati razine naslova. To se može učiniti na ranije opisani način uz pomoć grupe Polazno (Home) → Stilovi (Styles). Odabirom naredbe Tablica

sadržaja otvara se galerija s ponuđenim stilovima. Klikom na stil tablica sadržaja umeće se na mjesto na kojemu se nalazi pokazivač miša, a u noj se prema zadanim postavkama prikazuju tri razine naslova. Po potrebi svaka tako umetnuta tablica sadržaja može se uvijek dodatno urediti.

Naredbom Umetanje tablice sadržaja (Insert Table of Contents), koja se nalazi ispod galerije, poziva se dijaloški okvir Tablica sadržaja u kojem se može isključiti prikazivanje brojeva stranica ili desno poravnanje brojeva stranica te urediti izgled vodeće crte, razine naslova koje će biti prikazane u tablici kao i oblik tablice.

Gumb Reference → Tablica sadržaja → Dodaj tekst (Add Text) označuje trenutačni odlomak kao novi unos u tablicu sadržaja, a gumb Reference → Tablica sadržaja → Ažuriranje tablice (Update Table) ažurira promjene nastale u tablici sadržaja (brojevi stranica ili cijela tablica) uzrokovane promjenama u broju stranica ili u redoslijedu sadržaja u dokumentu.

1.4 Napredni poslovi

Prije nego što dokument ispišemo na papir, potrebno je izvršiti određene pripreme, kao na primjer provjeriti pravopisnu ispravnost sadržaja dokumenta te provjeriti oblikovanja i postavke stranice.

1.4.1 Pripreme prije ispisa

Tijekom kreiranja nekog dokumenta važno je voditi brigu o sadržaju dokumenta, ali i o njegovom izgledu. Prije nego što dokument pošaljemo na ispis, dobro je još jednom pregledati njegov sadržaj i izgled. Možda upravo banalne pravopisne pogreške, kao na primjer pogreške učinjene zbog nepoznavanja pravila pisanja slova č i ć, mogu ostaviti loš dojam na onoga tko čita Vaš dokument.

Isto tako, oblikovani dokument zasigurno će ostaviti bolji dojam od onoga na kojem nisu primijenjene Word-ove mogućnosti uređivanja i oblikovanja.

Pripreme koje je potrebno obaviti prije ispisa dokumenta:

1. provjeriti pravopis

2. pregledati i podesiti postavke stranice:

• podešavanje veličine stranice

• postavljanje orijentacije ispisa

• podešavanje margina

• pretpregled dokumenta prije ispisa

1.4.2 Provjera pravopisa

Prema zadanim postavkama, program Word automatski provjerava pravopis i gramatiku za vrijeme upisa teksta na onom jeziku koji je postavljen u dokumentu. Pritom Word uspoređuje napisanu riječ s riječima iz ugrađenog rječnika i ukazuje na razlike (potencijalne pravopisne probleme Word podcrtava crvenom valovitom crtom, a gramatičke probleme zelenom valovitom crtom). Osim automatske provjere pravopisa prilikom unosa teksta, pravopis možemo provjeriti i nakon što je dokument završen. To se radi pomoću gumba Pravopis i gramatika (Spelling&Grammar) s kartice Pregled (Review).

1.4.3 Pretpregled dokumenta prije ispisa i ispis dokumenta

Prije ispisa uvijek je dobro pogledati kako će dokument izgledati na papiru. Naredbu za pretpregled ispisa pokrećemo tako da kliknemo na gumb Office i postavimo pokazivač miša na naredbu Ispiši (Print), a zatim kliknemo Pregled prije ispisa (Print Preview).

slika 1.4-1 Ispis dokumenta

U pregledu ispisa pokazivač miša ima oblik povećala i omogućuje povećanje ili smanjivanje

dijela dokumenta radi lakše čitljivosti. Gumb Zumiranje (Zoom) omogućuje određivanje koji postotak od stvarne veličine stranice želimo stranicu vidjeti. Pregled ispisa zatvaramo pomoću gumba Zatvori pregled prije ispisa (Close Print Preview) ili pritiskom na tipku Esc.

Kad želimo ispisati dokument, kliknemo na gumb Office i postavimo se na naredbu Ispiši (Print). Možemo vidjeti da na raspolaganju za ispis stoje dvije naredbe:

• Ispiši (Print)• Brzi ispis (Quick Print) – u ovom slučaju dokument će se ispisati u jednom primjerku.

Odabirom naredbe Ispiši (Print) otvara se dijaloški okvir Ispis (Print). U dijaloškom okviru možemo podesiti nekoliko opcija:

1. odabrati neki drugi pisač i svojstva pisača2. odrediti koje će se stranice ispisati (sve, trenutna ili pojedine stranice)3. upisati broj kopija4. odrediti što želimo ispisati (dokument, svojstva dokumenta, popis obilježja i

dr.)

slika 1.4-2 Opcije dijaloškog okvira Ispis

Literatura za produbljivanje znanja

Marković, B.; Pasanović, B., 2010. Informatika 1, udžbenik s multimedijskim sadržajem za 1. razred ekonomskih škola, Zagreb, Neodidacta

Marković, B.; Pasanović, B., 2010. Informatika 1, radna bilježnica za 1. razred ekonomskih škola, Zagreb, Neodidacta

Stjepanek, N.; Antolović, M.; Šokac, D.; Valkovac, D., 2007. Informatika 1, udžbenik informatike za 1. razred srednje ekonomske škole, Zagreb, Školska knjiga

Grundler, D.; Šutalo, S., 2008. Računalstvo, udžbenik za 1. i 2. razred četverogodišnjih strukovnih škola, Školska knjiga

Grundler, D.; Blagojević, L., 2008. Informatika 1, udžbenik informatike za 1. razred općih, jezičnih i klasičnih gimnazija, Školska knjiga

Gvozdanović, T.; Ikica, Z.; Kos, I.; Milijaš, Lj.; Milijaš, N.; Srnec, T.; Sekulić-Štivčević, G.; Zvonarek, Lj., 2009. Informatika za gimnazije, udžbenik s DVD-om za 1. i 2. razred te izbornu nastavu informatike općih, jezičnih i klasičnih gimnazija, Varaždin, Pro-mil

Galešev, V.; Kralj, L.; Sokol, G.; Soldo, Z.; Kovač, D., 2006. Informatika i računalstvo, multimedijski udžbenik informatike i računalstva za srednje škole i gimnazije, Zagreb, Sysprint

Brođanac, P., 2006. Informatika 1, udžbenik za prirodoslovno-matematičke gimnazije, Školska knjiga

Linardić, J.; Sudarević, D.; Šokac, D., 2010. WWW Informatika, udžbenik informatike s cd-om za gimnazije, Profil