informačný seminár pre prijímateľov a projektových partnerov

Informačný seminár pre Prijímateľov a Informačný seminár pre Prijímateľov a

Projektových PartnerovProjektových Partnerov

Operačný program cezhraničnej spolupráce ENPI

Maďarsko-Slovensko-Rumunsko-Ukrajina

2007 - 2013

Košice14. 05. 2014

1. Systém financovania

2. Predkladanie správ

3. Proces predkladania overených správ

4. Oprávnenosť výdavkov

5. Druhy výdavkov – požadovaná dokumentácia,

najčastejšie chyby v predkladaných dokumentoch

6. Verejné obstarávanie

7. Účtovníctvo a archivácia dokumentov

8. Diskusia

ObsahObsah

1. ZÁLOHOVÁ PLATBA (ZP)

1. ZP je na účet Prijímateľa poukázaná spravidla v lehote do 45 dní od podpisu Zmluvy o ENPI. → 80 % schváleného príspevku ENPI, ak dĺžka realizácie projektu

nie je viac ako 12 mesiacov ,

→ 80 % schváleného príspevku ENPI na 1. rok realizácie projektu, ak dĺžka realizácie projektu je viac ako 12 mesiacov

Prijímateľ je povinný bezodkladne od pripísania finančných prostriedkov na projektový účet, resp. podľa dohody s Partnermi previesť Partnerom proporcionálne prostriedky zo zálohovej platby a zároveň výpis z účtu, resp. doklad o prevode týchto prostriedkov predložiť na STS najneskôr do 10 dní od splnenia tejto povinnosti.

Systém financovaniaSystém financovania

2. Zálohová platba

2. ZP je poskytnutá na základe predloženej Žiadosti o platbu na STS

- v prípade, ak je Prijímateľovi v Priebežnej správe zo strany STS (na úrovni projektu) oprávnených minimálne 70 % výdavkov z príspevku ENPI poskytnutého v 1. ZP;

- t.j. ak boli Prijímateľovi / Partnerom národným kontrolórom / audítorom vystavené Správy z overovania výdavkov potvrdzujúce oprávnenosť min. 70 % deklarovaných výdavkov z príspevku ENPI z 1. ZP. V danom prípade je suma 2. ZP vo výške, ktorá je stanovená v bode 4.2 Zmluvy o ENPI.

- V prípade, ak je národným kontrolórom / audítorom v Priebežnej Správe oprávnených menej ako 70 % výdavkov z príspevku ENPI poskytnutého v 1. ZP, výška 2. ZP bude Prijímateľovi vyčíslená STS pri predložení Žiadosti o platbu.


Záverečná platba

je v bode 4.2 Zmluvy o ENPI indikatívne stanovená vo výške 10 %, resp. 20 % (v prípade projektov s dĺžkou realizácie projektu do 12 mesiacov) z príspevku ENPI. Aktuálny zostatok, resp. skutočná výška záverečnej platby bude však počas realizácie projektu vyčíslená na základe aktuálnej výšky schválených oprávnených výdavkov projektu v predchádzajúcich Finančných Správach s ohľadom na maximálnu výšku celkových výdavkov schválených na projekt. Záverečná platba sa vypláca po overení Záverečnej Finančnej Správy formou refundácie.

Celková suma vyplatená na základe všetkých platieb (zálohovej, aj záverečnej) nesmie prekročiť sumu celkových schválených výdavkov projektu stanovenú v bode 3.2 Osobitných podmienok.


Z hľadiska obsahu:

opisná správa – poskytuje informácie o priebehu realizácie projektu, projektových aktivít, napĺňanie časového harmonogramu projektu a i.,

finančná správa – nadväzuje na opisnú správu, poskytuje informácie o finančnej situácii projektu, sumarizuje vynaložené výdavky za dané obdobie, ktoré sú naviazané na realizované aktivity popísané v opisnej správe,

Predkladanie a typy správPredkladanie a typy správ

Z hľadiska finančného manažmentu:

informatívna správa – predkladá sa na STS za každých 6 mesiacov realizácie projektu, informuje STS o priebehu implementácie projektu,

overená správa – predkladá sa na NO po splnení podmienok na predloženie overenej správy s kompletnou podpornou dokumentáciou, následne sa po overení výdavkov a vypracovaní Správ z overovania výdavkov národným orgánom / audítorom predkladá v sprievode Žiadosti o platbu na STS za účelom poskytnutia 2. zálohovej, resp. záverečnej platby,


Z hľadiska zasielateľa správy:

správa na úrovni partnera (partnerská, individuálna) – údaje za jedného Partnera, resp. Prijímateľa,

správa na úrovni projektu (projektová, konsolidovaná) – údaje za celé partnerstvo, všetkých Partnerov aj Prijímateľa,


Z hľadiska monitorovacieho obdobia:

priebežná správa – predkladá sa po vyčerpaní minimálne 70 % oprávnených výdavkov na úrovni projektu z 1. zálohovej platby poskytnutej zo strany STS,

záverečná správa – predkladá sa po ukončení realizácie projektu,


Prijímateľ je povinný v lehote do 3 mesiacov od konca každého 6–mesačného obdobia od začiatku implementácie projektu predkladať Informatívnu správu na STS.

Priebežná Finančná správa sa predkladá aj napriek tomu, že Prijímateľ nežiada o ďalšie finančné prostriedky, vzniknuté výdavky (bez podpornej dokumentácie) teda nepodliehajú kontrole oprávnenosti - verifikácii zo strany národných orgánov / audítorov.

Prijímateľ predkladá na STS nasledovné dokumenty:• Priebežná Opisná Správa na úrovni projektu,• Priebežná Finančná Správa na úrovni projektu,• Predbežný rozpočet (na úrovni projektu),• Očakávané zdroje financovania (na úrovni projektu),• Konsolidovaná finančná informácia,• jednotlivé Priebežné správy na úrovni partnera predložené všetkými

Partnermi projektu.

Proces predkladania informatívnych správProces predkladania informatívnych správ

NA PARTNERSKEJ ÚROVNI:

• POČAS PROJEKTU

Prijímateľ / Partner po ukončení monitorovacieho obdobia, za ktoré bolo na projektovej úrovni vyčerpaných min. 70 % finančných prostriedkov zasiela na kontrolu národnému kontrolórovi / audítorovi nasledovné dokumenty v tlačenej, aj elektronickej podobe v lehote do do 10 dní od konca monitorovacieho obdobia.

Proces predkladania overených správProces predkladania overených správ


• Priebežná opisná správa na úrovni partnera – v počte 1 ks,• Priebežná finančná správa na úrovni partnera – v počte 1 ks,• Zadávacie podmienky pre overenie výdavkov Zmluvy o ENPI –

v počte 1 ks,• Očakávané zdroje financovania – v počte 1 ks,• Predbežný rozpočet – v počte 1 ks,• Rekapitulácia personálnych výdavkov, rekapitulácia výdavkov

rozpočtovej kapitoly 2 – 6, rekapitulácia režijných výdavkov – v počte 1 ks,

• kompletnú podporná dokumentácia k vzniknutým výdavkom v rámci monitorovacieho obdobia (príloha č. 18) – originál, resp. kópia overená štatutárom.

Všetky vyššie uvedené dokumenty je potrebné vyplniť v zmysle Inštrukcií k vypĺňaniu správ (príloha č. 20 Príručky pre Prijímateľa).


Prijímateľ / Partner predkladá po ukončení projektu na kontrolu národnému kontrolórovi / audítorovi nasledovné dokumenty v tlačenej podobe:

•Záverečná opisná správa na úrovni partnera – v počte 1 ks,•Záverečná finančná správa na úrovni partnera – v počte 1 ks, •Zadávacie podmienky pre overenie výdavkov Zmluvy o ENPI – v počte 1ks •Očakávané zdroje financovania – v počte 1 ks•Rekapitulácia personálnych výdavkov, rekapitulácia výdavkov rozpočtovej kapitoly 2 – 6, rekapitulácia režijných výdavkov – v počte 1 ks,•kompletná podporná dokumentácia k vzniknutým výdavkom v rámci monitorovacieho obdobia (príloha č. 18 Záverečnú správu je potrebné predložiť na príslušný NO najneskôr do 10 dní od ukončenia realizácie projektu.


NA PROJEKTOVEJ ÚROVNI:

•POČAS PROJEKTUPrijímateľ na základe svojej Správy z overovania výdavkov a jednotlivých Správ z overovania výdavkov, ktoré obdržal od všetkých Partnerov projektu vypracuje a podľa svojej štátnej príslušnosti predloží národnému kontrolórovi / audítorovi na kontrolu nasledujúce dokumenty:

•Konsolidovanú opisnú správu – v počte 1 ks,•Konsolidovanú finančnú správu – v počte 1 ks,•Konsolidovanú finančnú informáciu – v počte 1 ks,•Očakávané zdroje financovania – v počte 1 ks,•Predbežný rozpočet – v počte 1 ks,•Správy z overovania výdavkov na úrovni partnera všetkých Partnerov a Prijímateľa.


Následne je Prijímateľ povinný po schválení Konsolidovanej priebežnej správy národným orgánom / audítorom a obdržaní Správy z overovania konsolidovanej finančnej správy predložiť na STS nasledujúce dokumenty (v lehote do 3 mesiacov od konca monitorovacieho obdobia):

•Správu z overovania konsolidovanej finančnej správy,•Správy z overovania výdavkov na úrovni partnera všetkých Partnerov a Prijímateľa,•Konsolidovanú opisnú správu , •Priebežné opisné správy na úrovni partnera všetkých Partnerov a Prijímateľa,•Žiadosť o platbu.


• PO UKONČENÍ PROJEKTU

Po ukončení projektu Prijímateľ predloží národnému kontrolórovi / audítorovi na kontrolu nasledujúcich 6 dokumentov:

• Záverečnú konsolidovanú opisnú správu – v počte 1 ks,

• Záverečnú konsolidovanú finančnú správu – v počte 1 ks,

• Konsolidovanú finančnú informáciu – v počte 1 ks,

• Očakávané zdroje financovania – v počte 1 ks,

• Správy z overovania výdavkov na úrovni partnera všetkých

Partnerov a Prijímateľa


Následne je Prijímateľ povinný po schválení Konsolidovanej záverečnej správy národným orgánom a obdržaní Správy z overovania konsolidovanej finančnej správy predložiť na STS nasledujúce dokumenty (v lehote do 3 mesiacov od ukončenia projektu):

•Správu z overovania konsolidovanej finančnej správy,•Správy z overovania výdavkov na úrovni partnera všetkých Partnerov a Prijímateľa,•Záverečnú konsolidovanú opisnú správu•Záverečné opisné správy na úrovni partnera všetkých Partnerov a Prijímateľa,•Žiadosť o platbu (záverečnú).


Všetky vyššie uvedené dokumenty sa predkladajú v anglickom jazyku,

v originálnom vyhotovení, resp. štatutárom overenej kópii príslušnému

NO zodpovednému za vykonanie kontroly.

Dokumenty vypĺňajú v zmysle Inštrukcií k vypĺňaniu správ (príloha č.

20).

Administratívna kontrola výdavkovAdministratívna kontrola výdavkov

Postup kontroly výdavkov na úrovni Partnera

•Národný kontrolór vykoná kontrolu výdavkov v rámci Priebežnej / Záverečnej Správy na úrovni partnera a priloženej podpornej dokumentácie spravidla v lehote do 50 dní od doručenia kompletnej dokumentácie.

•Na základe kontroly účtovných dokladov národný kontrolór vypracuje Správu z overovania výdavkov na úrovni partnera, v ktorom popíše nedostatky v podpornej dokumentácii a deklarovaných výdavkoch .

•Národný kontrolór zasiela Správu z overovania výdavkov so všetkými prílohami v 3 (2 v prípade Prijímateľa) origináloch, Partner projektu 1 originál Správy z overovania výdavkov archivuje a 2 originály bezodkladne postúpi Prijímateľovi.

Administratívna kontrola výdavkov Administratívna kontrola výdavkov

Postup kontroly výdavkov na úrovni projektu• Prijímateľ obdrží Správy z overovania výdavkov od všetkých svojich

Partnerov, vypracuje Konsolidovanú Finančnú Správu a ostatné povinné dokumenty a tieto postúpi lehote do 10 dní národnému kontrolórovi.

• Národný kontrolór vykoná kontrolu Konsolidovanej Finančnej Správy na úrovni spravidla v lehote do 10 dní od doručenia kompletnej dokumentácie.

• Národný kontrolór zasiela Prijímateľovi Správu z overovania konsolidovanej finančnej správy so všetkými prílohami v 2 origináloch, pričom jeden originál Prijímateľ archivuje a 1 originál spolu s ostatnými povinnými dokumentmi zasiela na kontrolu na STS.

• STS uskutoční kontrolu predložených dokumentov a následne zrealizuje 2. zálohovú platbu.

Kontrola na miesteKontrola na mieste

Cieľom kontroly na mieste je:

•overiť reálne (skutočné) dodanie tovarov, vykonanie prác a poskytnutie služieb deklarovaných na účtovných dokladoch a podpornej dokumentácie predložených Prijímateľom / Partnerom spolu s Finančnou Správou,

•overenie, či sú v účtovnom systéme Prijímateľ / Partner zaúčtované všetky skutočnosti, ktoré sa týkajú projektu Prijímateľa / Partnera a sú predmetom účtovníctva,

•overenie prípadných príjmov z realizovaného projektu,

•overenie dodržiavania pravidiel publicity, a pod.

Podporná dokumentáciaPodporná dokumentácia

Pre účely prvostupňovej kontroly sa predkladajú originály dokumentov, resp. štatutárom overené kópie, na ktorých je uvedené „Súhlasí s originálom“, podpis osoby (štatutára) a pečiatka Prijímateľa / Partnera.

V prípade účtovných dokladov vystavených v jazyku inom ako je národný (slovenský), resp. programový (anglický), je nevyhnutné uvedené dokumenty preložiť do národného, resp. programového jazyka a preklad potvrdiť odtlačkom pečiatky a podpisom štatutára Prijímateľa / Partnera.


• Podľa poradia, v akom sú výdavky uvádzané vo formulári Finančnej Správy treba uvedené výdavky zoradiť v šanóne. Doklady budú zoradené podľa jednotlivých rozpočtových kategórii vzostupne, od 1. Personálne výdavky (Human Resource) po 10. Režijné výdavky (Administrative costs).

• Doklad o úhrade treba priradiť vždy ku konkrétnemu výdavku, nie na konci šanónu. Na doklade je potrebné vyznačiť konkrétnu úhradu.

• Ak sa doklad o úhrade týka viacerých výdavkov, ku každému ďalšiemu výdavku treba založiť fotokópiu dokladu o úhrade.

• Predmety preukazujúce splnenie podmienok publicity budú založené ku konkrétnemu výdavku (výnimkou sú atypické predmety, ktoré vzhľadom na ich veľkosť nie je možné umiestniť do šanónu → fotodokumentácia).


Všetky doklady musia obsahovať číslo a názov projektu, názov programu (resp. viacerých programov), z ktorých sa budú výdavky Prijímateľa / Partnera nárokovať.

Pokiaľ si Prijímateľ / Partner nenárokuje 100 % výdavku z predloženého účtovného dokladu, je povinný uviesť % časť sumy výdavkov, resp. kalkulačný vzorec použitý pri výpočte oprávnenej výška výdavku nárokovanej z projektu ENPI (nájomné, výdavky na telekomunikačné služby a pod)

Oprávnenosť výdavkovOprávnenosť výdavkov

Časová oprávnenosť

* výdavky nie sú oprávnené, okrem výdavkov vzťahujúcich sa k záverečnej správe, overovaniu výdavkov a hodnotenia projektu.


Územná oprávnenosťVýdavky sú oprávnené pokiaľ vznikli v rámci oprávneného územia.


Územná oprávnenosť

Krajina Územné jednotky Vzťahujúci sa na Typ oprávnenosti

Maďarsko

Szabolcs-Szatmár-Bereg megye Szabolcs-Szatmár-Bereg región Oprávnené územie

Borsod-Abaúj-Zemplén megye Borsod-Abaúj-Zemplén región

Pridružené územie s plnou účasťou na programe

SlovenskoKošický kraj Košický kraj Oprávnené územie

Prešovský kraj Prešovský kraj Oprávnené územie

Rumunsko

Judetul Maramures Región Maramures Oprávnené územie

Judetul Satu Mare Región Satu Mare Oprávnené územie

Judetul Suceava Región SuceavaPridružené územie

s obmedzenou účasťou na programe2

Ukrajina

Zakarpatska oblast Zakarpatsky región Oprávnené územie

Ivano-Frankivska oblast Ivano-Frankivsky región Oprávnené územie

Chernivetska oblast Chernivetsky regiónPridružené územie

s obmedzenou účasťou na programe2

Pravidlo pôvodu – Rule of originPravidlo pôvodu – Rule of origin

• Všetky tovary, výrobky, nábytok, zariadenie, dopravné prostriedky obstarané Prijímateľom / Partnerom pre účely projektu a materiály použité pri stavebných prácach financované z Programu ENPI musia spĺňať pravidlo pôvodu (pôvod tovaru z krajín EÚ, ENPI krajiny, IPA krajiny, EEA členské krajiny a medzinárodné organizácie).

• V prípade, že je projekt spolufinancovaný zo štátneho rozpočtu, Prijímateľ / Projektový Partner je oprávnený pri obstaraní tovarov, výrobkov, nábytku, zariadenia, dopravných prostriedkov riadiť sa národnými pravidlami o pôvode tovaru a národnosti.

• Uvedené sa týka aj Prijímateľov a Projektových Partnerov z Maďarska a Rumunska, ale Prijímatelia a Projektoví Partneri z Ukrajiny sú povinní pri obstaraní dodržať pravidlo pôvodu.

1. Personálne výdavky1. Personálne výdavky2. Dopravné výdavky2. Dopravné výdavky3. Zariadenia a dodávky3. Zariadenia a dodávky4. Kancelárske výdavky4. Kancelárske výdavky5. Ostatné výdavky (služby)5. Ostatné výdavky (služby)6. Iné výdavky6. Iné výdavky8. Rezerva pre prípad mimoriadnych strát8. Rezerva pre prípad mimoriadnych strát10. Režijné výdavky10. Režijné výdavky

Druhy výdavkov a ich oprávnenosťDruhy výdavkov a ich oprávnenosť

Dopravné výdavky

Zariadenia a dodávky

Kancelárskevýdavky

Ostatnévýdavky

Iné výdavky

Personálne výdavky

OPRÁVNENÉ V RÁMCI ROZPOČTOVEJ POLOŽKY 1. PERSONÁLNE VÝDAVKY

PRACOVNÁ ZMLUVA DOHODA O VYKONANÍ PRÁCE DOHODA O PRACOVNEJ ČINNOSTI DOHODA O BRIGÁDNICKEJ PRÁCI ŠTUDENTOV

PRÍKAZNÁ ZMLUVA MANDÁTNA ZMLUVA ZMLUVA O DIELO

NEOPRÁVNENÉ V RÁMCI ROZPOČTOVEJ POLOŽKY 1. PERSONÁLNE VÝDAVKY

Výdavky nesmú presiahnuť všeobecne akceptovateľnú úroveň miezd na trhu, hodinová mzda by mala zodpovedať

výške bežne vyplácanej mzdy v rámci prebiehajúceho pracovného pomeru

V prípade súbehu viacerých pracovných pomerov zamestnanca pre jedného alebo viacerých zamestnávateľov (PZ a DoVP, DoPČ) je

nevyhnutné brať ohľad na celkovú vyťaženosť zamestnanca, ktorá by nemala v rámci týchto pracovných pomerov presiahnuť 100 %,

t.j. 8 hodín práce denne. Odpracované hodiny nad rámec nie sú oprávnené!

Dopravné výdavky



Ostatnévýdavky

Iné výdavky


Doklady

Rekapitulácia personálnych nákladov

Zmluva (Pracovná zmluva, DoVP, DoPČ,

DoBPŠ)/Vymenovanie do štátnej služby

Pracovný výkaz (timesheet)

Výplatná páska

Doklady o splnení odvodových a daňových

povinností + ich úhrady

Doklad o úhrade miezd (výpis z bankového

účtu alebo VPD)

Iné – platový dekrét, čestné prehlásenie o

vlastníctve bankového účtu, na ktorý je

poukázaná mzda...

Dopravné výdavky

Personálne výdavkynajčastejšie chyby

• odmeny za externé služby na základe Príkaznej, Mandátnej zmluvy, Zmluvy o dielo uvádzané v rámci rozpočtovej položky Personálne výdavky,

• pracovná zmluva, dohoda – neuvedené: - názov projektu, - pracovná náplň na projekte, - pracovné zaradenie, - suma mesačnej resp. hodinovej mzdy, - číslo bankového účtu zamestnanca,• nepredložené pracovné výkazy za všetky ostatné

projekty, na ktorých sa daná osoba podieľala súbežne,

• prekročenie vyťaženosti zamestnanca pri nárokovaní mzdy,

• prekračovanie finančných limitov schválených v rozpočte.

• dohoda o vykonaní práce – porušenie Zákonníka práce nedodržanie max. počtu odpracovaných hodín, deň podpisu dohody je totožný s dňom začatia pracovnej činnosti,

• porušenie § 50 Zákonníka práce – zamestnávateľ môže dohodnúť niekoľko pracovných pomerov s tým istým zamestnancom len na činnosti spočívajúce v prácach iného druhu



Ostatnévýdavky

Iné výdavky

Dopravné výdavky



Ostatnévýdavky

Iné výdavky


OPRÁVNENÉ V RÁMCI ROZPOČTOVEJ POLOŽKY 1. PERSONÁLNE VÝDAVKY sú aj domáce a

zahraničné DIÉTY (1.3)

ubytovanie – pre osoby participujúce na projekte, vzdialenosť od bydliska je väčšia ako 75 km, najviac 3 * hotel,

stravné – zohľadniť bezplatne poskytnuté stravné pri výpočte diét

miestna doprava – v rámci mesta,

nutné vedľajšie výdavky – napr. vreckové, poplatok za parkovné

Zahraničné diéty zahŕňajú:

Základné sadzby stravného pri zahraničných pracovných cestách sú stanovené v § 1 Opatrenia Ministerstva financií

Slovenskej republiky č. 482/2010 Z. z.

Zákon č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách – taktiež upravuje diéty

Dopravné výdavky



Ostatnévýdavky

Iné výdavky

Personálne výdavky Doklady

Cestovný príkaz (kompletne vyplnený, nie len

vyúčtovanie)

Doklad o preprave (cestovný lístok)

Správa zo služobnej cesty

Doklad o ubytovaní a zaplatení ubytovania

Doklad o úhrade diét

Pozvánka, prezenčná listina, program, resp.

zápis zo stretnutia

Dopravné výdavky

Personálne výdavkynajčastejšie chyby

• nesprávne vyplnené cestovné príkazy, chýbajúce dátumy a podpisy zamestnanca vyslaného na pracovnú cestu, pracovníka oprávneného vyslať ho na pracovnú cestu alebo osoby, ktorá upravila vyúčtovanie,

• časový nesúlad uvedených dátumov – dátum povolenia resp. vyslania na pracovnú cestu je neskorší ako začiatok resp. trvanie pracovnej cesty,

• V prípade zahraničných pracovných ciest nie je uvádzaný presný čas prechodu štátnych hraníc zo SR a do SR,

• nesprávne vyúčtovanie pracovnej cesty, dátum vyúčtovania nie je zhodný s dátumom na výdavkovom pokladničnom doklade resp. výpise z účtovných kníh,

• neuvádzanie čísla cestovného príkazu, neúplné údaje o začiatku, účele, mieste a konci cesty; používanie nesprávnej spotreby podľa TP pri výpočte náhrady za spotrebované PHM



Ostatnévýdavky

Iné výdavky

Personálne

• Oprávnené sú tuzemské a zahraničné pracovné cesty spojené s realizáciou projektu (cestovné pre osoby zamestnané na projekte, účastníkov konferencie a pod.)

• Zvoliť najhospodárnejší a najefektívnejší spôsob dopravy

Dopravné výdavky

Práca na základe pracovnej zmluvy, dohôd

Práca externých expertov (príkazná, mandátna

zmluvy, zmluva o dielo)

- cestovné výdavky spadajú do rozpočtovej položky 2. Dopravné výdavky

- dopravné výdavky spadajú do rozpočtovej položky 5. Ostatné náklady a služby a sú zahrnuté v dohodnutej sume

UPOZORNENIE



Ostatnévýdavky

Iné výdavky

Oprávnené výdavky

•výdavky spojené so spôsobom prepravy vlakom, autobusom a pod.

•výdavky za dopravné služby.

Výdavky na prepravu autom sú zaradené do položky 4.1 Výdavky na vozidlo.

Personálne

Dopravné výdavky



Ostatnévýdavky

Iné výdavky

Doklady

Cestovný príkaz (kompletne vyplnený)

Doklad o preprave (cestovný lístok)

Správa zo služobnej cesty

Pozvánka, prezenčná listina, program, resp.

zápis zo stretnutia

V prípade výdavkov na dopravné služby:

Zmluva, resp. objednávka

Faktúra, resp. pokladničný blok

Kniha jázd

Prezenčná listina/zoznam prepravovaných

osôb

Doklad o úhrade

Personálne

Dopravné výdavkynajčastejšie chyby

• nesprávne vyplnené cestovné príkazy, chýbajúce dátumy a podpisy zamestnanca vyslaného na pracovnú cestu, podpisy pracovníka oprávneného vysielať zamestnancov na pracovnú cestu a podpisy osoby, ktorá pripravila vyúčtovanie,

• časový nesúlad uvedených dátumov – dátum povolenia resp. vyslania na pracovnú cestu je neskorší ako začiatok resp. trvanie pracovnej cesty,

• nesprávne vyúčtovanie pracovnej cesty, dátum vyúčtovania nie je zhodný s dátumom na výdavkovom pokladničnom doklade resp. výpise z účtovných kníh,

• používanie nesprávnej spotreby podľa TP pri výpočte náhrady za spotrebované PHM – ak sa jazdilo v meste a aj mimo neho, je potrebné použiť kombinovanú spotrebu, nie aritmetický priemer všetkých troch spotrieb,

• v prípade zahraničných pracovných ciest nie je uvádzaný čas prechodu cez štátne hranice,

• kópie cestovných lístkov nie sú čitateľné,

Iné výdavky

Ostatnévýdavky



Personálne

Zariadenia, dodávky

Nákup alebo prenájom: vozidiel, nábytku, počítačového vybavenia, prístrojov, nástrojov a pod. náhradných dielov, zariadenia pre stroje,

náradia, ostatné

Dopravné výdavky

Oprávnené výdavky


Ostatnévýdavky

Iné výdavky

Zariadenie financované zo zdrojov EÚ a teda nevyhnutné pre účely projektu by nemalo byť zakúpené pred ukončením projektu, ale malo by sa využívať po celú dobu trvania projektu.

Zakúpené zariadenia musia byť označené na viditeľnom mieste identifikátorom, ktorý vypovedá o tom, že zariadenie bolo obstarané z prostriedkov EÚ resp. je financované z prostriedkov programu cezhraničnej spolupráce ENPI HU-SK-RO-UA (napr. nálepkou vlajky EÚ, logom programu, heslom programu a pod).

Personálne

Zariadenia, dodávky

Dopravné výdavky


Ostatnévýdavky

Iné výdavky

Doklady

zmluva, resp. objednávka,

faktúra,

dodací list resp. odovzdávací a preberací

protokol,

doklad o úhrade,

fotodokumentácia (preukázanie dodržania

pravidiel publicity),

poistenie (odporúča sa poistiť zariadenie

nadobudnuté zo zdrojov EÚ),

zaradenie do evidencie majetku (pridelenie

inventárneho čísla).

Zariadenianajčastejšie chyby

• zariadenie financované zo zdrojov EÚ a teda

nevyhnutné pre účely projektu je zakúpené

pred ukončením projektu,

• nedodržanie pravidla pôvodu,

• zakúpené zariadenia nie sú označené na

viditeľnom mieste identifikátorom, ktorý

vypovedá o tom, že zariadenie bolo obstarané

z prostriedkov EÚ (napr. nálepkou vlajky EÚ,

logom programu).


Ostatnévýdavky

Iné výdavky

Dopravné výdavky

Personálne

Kancelárske výdavky

Ostatnévýdavky

Iné výdavky

Dopravné výdavky

Personálne


Oprávnené výdavky v rámci kapitoly 4

výdavky na vozidlo – ide výlučne o cestovné výdavky spojené s prepravou autom,

ostatné - kapitola 2 Cestovné výdavky

prenájom kancelárie spotrebný materiál – kancelárske potreby ostatné služby (telefón, fax, elektrická energia, údržba kancelárie)

UPOZORNENIE

• amortizácia vozidla nie je pri služobnom aute oprávnený výdavok,

• výdavky na audio textové SMS, MMS nie sú oprávnené


Ostatnévýdavky

Iné výdavky

Dopravné výdavky

Personálne


Doklady k PHM

kompletne vyplnený cestovný príkaz

dohoda o použití súkromného automobilu na

služobné účely, ak bolo na tieto účely použité

súkromné vozidlo

záznam o prevádzke motorového vozidla (kniha

jázd)

kópia technického preukazu; s vyznačenou

priemernou spotrebou použitého motorového vozidla

doklad o nákupe pohonných hmôt

správa zo služobnej cesty

prezenčná listina, pozvánka, program, zápis zo

stretnutia a pod,

doklad o úhrade


Ostatnévýdavky

Iné výdavky

Dopravné výdavky

Personálne


Doklady k prenájmu kancelárie

zmluva o prenájme, v ktorej bude uvedený predmet

a účel nájmu v súvislosti s daným projektom, doba

prenájmu, jednotková cena,

kópia listu vlastníctva použiteľného na právne

úkony, z ktorej bude zrejmý majiteľ danej

nehnuteľnosti, resp. súhlas majiteľa k prenájmu danej

nehnuteľnosti (ak bude nehnuteľnosť prenajímať tretia

osoba),

faktúra,

kalkulačný vzorec pre výpočet alikvotnej časti

výdavku v prípade, že kancelária nie je využívaná

výlučne pre účely projektu,

doklad o úhrade,


Ostatnévýdavky

Iné výdavky

Dopravné výdavky

Personálne


Doklady ku kancelárskym a ostatným službám

zmluva, resp. objednávka,

faktúra, resp. pokladničný blok,

dodací list, resp. odovzdávací a preberací protokol,

doklad o úhrade,


Najčastejšie chyby

Ostatnévýdavky

Iné výdavky

Dopravné výdavky

Personálne


Telekomunikačné poplatky: nesprávny výpočet alikvotnej čiastky, neoprávnenými výdavkami sú MMS, volania do súťaží, neuvedené telefónne číslo;

Faktúry nie sú vystavené na prijímateľa; Pri nárokovaní alikvotnej čiastky fakturovanej

sumy nedoložené čestné prehlásenie o použití telefónu výlučne na účely projekty;

Nájomné a energie: nesprávny výpočet alikvotnej čiastky, predkladanie zálohových platieb bez vyúčtovania;

Nedoložená nájomná zmluva uzatvorená na účel projektu, spôsob výpočtu, kalkulácia;

Kancelárske potreby: nepredložená objednávka, dodací list, nákup pred skončením projektu;

Personálne

• pri externých službách musí VP / PP postupovať v súlade so zákonom č. 25/2006 Z. z. o verejnom obstarávaní,

• ceny musia zodpovedať skutočným trhovým cenám a výdavky musia byť vynakladané efektívne a hospodárne !!!

publikácie, štúdie, prieskumy audit, hodnotenie, preklady, tlmočenie, finančné služby, konferencie, semináre, publicita a informovanosť

Dopravné výdavky



Iné výdavky

Ostatné výdavky, služby


riadenie projektu(projektový manažment)

realizácia projektu(štúdie, prieskumy,

projektová dokumentácia)

Personálne

Dopravné výdavky


Iné výdavky



Doklady

objednávka / zmluva

pracovný výkaz

v prípade tlmočníckych a obdobných služieb doložiť

podpísanú prezenčnú listinu účastníkov,

faktúra

dodací list resp. odovzdávajúci a preberací protokol

dodané dielo (štúdia, prieskum, kniha a pod.)

fotodokumentácia preukazujúca uskutočnenie

podujatia a dodržanie pravidiel publicity,

podpísaná prezenčná listina účastníkmi akcií

harmonogram, program akcie s uvedením dátumu a

hodiny „od“ a „do“

faktúra za ubytovanie s menným zoznamom

ubytovaných hostí

Personálne

Dopravné výdavky


Iné výdavky



Doklady

výstupy – štúdie, letáky, brožúry, prezentácie, CD

nosič v prípade audiovizuálnych materiálov resp. DVD

nosič (TV spot, rozhlasový spot)

noviny, časopisy a pod. v prípade inzerovania v

miestnej tlači,

preukázanie dodržania pravidiel publicity v zmysle

Komunikačných pokynov pre projekty,

• príkazná alebo mandátna zmluva - odmeny za poskytnuté externé služby sú nesprávne uvádzané v rámci ľudských zdrojov,

• nedostatočné rozpísanie fakturovanej položky,• nepriložený dodací list, preberací protokol, chýba

dátum prevzatia diela,• komerčná inzercia v publikáciách,• nedodržanie pravidiel publicity,

PRÍKAZNÁ ZMLUVA

MANDÁTNAZMLUVA

ZMLUVA ODIELO

výdavky ako napríklad cestovné, stravné,ubytovanie, telefón a ostatné výdavky, ktoré sú nevyhnutné na

výkon práce sú zahrnuté v dohodnutej sume za poskytnutie služby

UPOZORNENIE

Personálne

Dopravné výdavky


Ostatné výdavky, službyNajčastejšie chyby


Iné výdavky

Personálne

Dopravné výdavky

Vzor správneho rozpisu občerstvenia

uvádzaného na dodacom liste


Iné výdavky



Personálne

Dopravné výdavky


Všetky výdavky, ktoré nie je možné zaradiť do rozpočtovýchkapitol 1 až 5 napr.:

nákup stavieb,

nákup pozemku,

stavebné práce,

• fyzická realizácia nezodpovedá stavu popísanému v správach alebo faktúrach (napr. vyfakturované a neuskutočnené práce),

• rozdiel medzi realizovanými položkami výkazu výmer a fakturovanými alebo zmluvou o dielo,

• nezhotovenie a nepredkladanie fotodokumentácie počas priebehu realizácie investičných činností (fotodokumentácia už zrealizovanej investície nestačí),

• majetok nie je poistený,

- zabezpečiť vzájomný súlad obsahu medzi zúčtovacími dokladmi, súpisom vykonaných prác a výkazom výmer,

- aritmetická presnosť

UPOZORNENIE

Iné výdavky –najčastejšie chyby



Ostatnévýdavky

výdavky vzniknuté z dôvodu nepredvídateľných okolností čerpanie po schválení žiadosti maximálne 5 % z celkového súčtu rozpočtových položiek 1 -6

UPOZORNENIE

Rezerva pre prípadmimoriadnych strát

Administratívnevýdavky

doložiť Rekapituláciu administratívnych výdavkov, výdavky nesmú byť duplicitne deklarované, maximálne 7 % z celkového súčtu rozpočtových položiek 1 -6

Riadi sa podľa zákona č. 25/2006 Z. z. o verejnom obstaraní a o zmene a doplnení niektorých zákonov

Pravidlo Národného orgánu – nad 8 000 € - predložiť 3 ponuky,

Princípy verejného obstarávania:- rovnaké zaobchádzanie,- nediskriminácia uchádzačov /záujemcov/,- transparentnosť,- hospodárnosť a efektívnosť,

VEREJNÉ OBSTARÁVANIEVEREJNÉ OBSTARÁVANIE

Kontrola spolu s Finančnou správou – zákazka s nízkou hodnotou (prieskum trhu)

Kontrola pred uzatvorením zmluvy medzi prijímateľom a dodávateľom – nadlimitné, podlimitné a podprahové zákazky

(do 20 dní pred podpisom Zmluvy o dielo) Podpis zmluvy a odoslanie informácie o uzavretí zmluvy

§23 ods. 1 do 14 dní

VEREJNÉ OBSTARÁVANIE - CHYBYVEREJNÉ OBSTARÁVANIE - CHYBY

rozdelenie zákazky s cieľom vyhnúť sa použitiu postupov pri vyšších finančných limitoch.

(podprahovú zákazku prijímateľ rozdelí na zákazky s nízkou hodnotou)

nesprávne zaokrúhľovanie desatinných čísiel v stavebných rozpočtoch.

prieskum trhu nevyžaduje zriadenie komisie podľa § 40 ods (1) zákona č. 25/2006.

podľa § 40 ods (1) zákona č. 25/2006 členovia komisie musia mať odborné vzdelanie alebo odbornú prax zodpovedajúcu predmetu zákazky. (životopis, prípadne čestné prehlásenie člena komisie).

nesprávny súčin množstva a jednotkovej ceny, uzavretie zmluvy s úspešným uchádzačom/čmi pred šestnástym

dňom odo dňa odoslania oznámenia o výsledku vyhodnotenia ponúk podľa § 44 zákona o verejnom obstarávaní.

Ďakujeme za Vašu pozornosť Ďakujeme za Vašu pozornosť a tešíme sa na spoločnú a tešíme sa na spoločnú

spoluprácuspoluprácu

informačný seminár pre prijímateľov a projektových partnerov

Documents