Zapytanie ofertowe

Zamawiający - Urząd Komisji Nadzoru Finansowego, zaprasza do składania ofert

na zakup 12-miesięcznego wsparcia technicznego dla uruchomionego u Zamawiającego

oprogramowania ManageEngine ServiceDesk Plus wraz z modułem SelfService.

Informacja o Zamawiającym:

Nazwa: Urząd Komisji Nadzoru Finansowego

Adres: ul. Piękna 20, 00-549 Warszawa

tel.: (+ 48 22) 262 50 00

e-mail: zapytania@knf.gov.pl

NIP: 701-090-21-85

Strona internetowa: www.knf.gov.pl

Tryb udzielenia zamówienia:

Postępowanie o wartości poniżej 30 tys. Euro, prowadzone jest zgodnie z zasadą

konkurencyjności.

Niniejsze Zapytanie nie stanowi zobowiązania Urzędu Komisji Nadzoru Finansowego

do zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.

Przedmiot zamówienia:

1.Przedmiotem Umowy jest zakup 12-miesięcznego wsparcia technicznego dla uruchomionego

u Zamawiającego oprogramowania ManageEngine ServiceDesk Plus wraz z modułem

SelfService.

Szczegółowe wymagania dotyczące przedmiotu zamówienia i warunków jego wykonania

zostały zawarte w Opisie przedmiotu zamówienia stanowiącym załącznik

do niniejszego Zapytania.

Kryterium oceny ofert:

Zamawiający ustala poniższe kryterium wyboru oferty:

• Wszystkie oferty z ceną netto równą lub powyżej progu 30 tyś Euro przeliczonego na

PLN zgodnie z średnim kursem złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę

przeliczania wartości zamówień publicznych określonym na podstawie rozporządzenia

Prezesa Rady Ministrów z dnia 16 grudnia 2019 r. (Dz.U. poz. 2450), zostają odrzucone.

• Wykonawca otrzymuje od 0 do 100 punktów według wzoru:

Lp=100*(min_cena/cena_oferty)

gdzie: min_cena to minimalna cena wskazana w ofertach otrzymanych przez

Zamawiającego w odpowiedzi na niniejsze zaproszenie,

cena_oferty to cena oznaczona przez Wykonawcę

Jako najkorzystniejsza zostaje wybrana oferta z maksymalną liczbą punktów.

Składanie ofert:

Ofertę, w postaci skanu, podpisanego przez osobę upoważnioną, formularza ofertowego

zawartego w Załączniku nr II prosimy przesłać

w terminie do 06.05.2020 r. do godziny 14:00 na adres email: zapytania@knf.gov.pl .

Wymagane przez Zamawiającego dokumenty, o których mowa powyżej powinny być przesłane

w formie pliku pdf zawierającego skan oryginałów podpisanych przez osobę uprawnioną do

reprezentowania Wykonawcy, oryginały w formie papierowej mają zostać dostarczone przed

podpisaniem umowy z wybranym Wykonawcą. Za osoby uprawnione do reprezentowania

Wykonawcy uznaje się osoby upoważnione do reprezentowania przedsiębiorcy, wskazane we

właściwym rejestrze lub ewidencji działalności gospodarczej bądź w stosownym

pełnomocnictwie.

Tomasz Wiśniewski Dyrektor Departamentu Informatyki

/podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym/

Załączniki:

I. Opis przedmiotu zamówienia;

II. Formularz ofertowy;

III. Wzór umowy wraz z załącznikami

Załącznik nr I: Opis Przedmiotu Zamówienia

Opis Przedmiotu Zamówienia na zakup wsparcia dla posiadanego przez Zamawiającego systemu ManageEngine Service Desk Plus wraz z modułem SelfService.

1. Przedmiot zamówienia:

Przedmiotem zamówienia jest zakup na okres 12 miesięcy usługi wsparcia technicznego

obejmującego system ManageEngine ServiceDesk Plus wraz z modułem SelfService, którego

zasady opisane są poniżej. 2. Całe rozwiązanie musi zostać objęte wsparciem producenta zapewniającym dostęp do najnowszych

wersji systemu.

3. Usługi wsparcia producenta oprogramowania, w ramach którego Zamawiający musi mieć

zapewniony dostęp do:

3.1. najnowszych wersji oprogramowania (upgrade, update i ServicePack)

3.2. pomocy technicznej producenta rozwiązania (w języku polskim lub angielskim);

4. Usługi wsparcia technicznego

4.1. Zamawiający musi mieć dostęp do:

4.1.1. portalu pomocy technicznej w języku polskim,

4.1.2. polskiej bazy wiedzy,

4.1.3. telefonicznej pomocy technicznej w języku polskim,

4.1.4. mailowej pomocy technicznej w języku polskim,

4.1.5. zdalnej pomocy technicznej w języku polskim,

4.1.6. obsługi zgłoszeń typu „How to”,

4.1.7. opracowywania nietypowych raportów w ramach systemu.

4.2. Wykonawca zapewni Zamawiającemu możliwość dokonywania zgłoszeń dotyczących

wsparcia do Systemu bezpośrednio do prowadzonego przez Wykonawcę elektronicznego

rejestru zgłoszeń 24 godziny na dobę.

4.3. Wykonawca zapewni telefoniczne i mailowe wsparcie w dni robocze, od godziny 9:00- 17:00.

4.4. Wykonawca dokona potwierdzenia zgłoszenia przez Zamawiającego oraz rejestrację zgłoszenia

w czasie nie dłuższym niż 1 godzina od przekazania przez Zamawiającego zgłoszenia. W

przypadku braku przedmiotowego potwierdzenia przez Wykonawcę zgłoszenie uważa się za

zarejestrowane i przyjęte bez zastrzeżeń po upływie 1 godziny od przekazania zgłoszenia przez

Zamawiającego.

4.5. W przypadku dokonania zgłoszenia po godzinie 17:00 lub w dniu wolnym od pracy terminy

opisane w pkt 4.4 wyżej rozpoczynają swój bieg od godziny 9:00 następnego dnia roboczego.

Wszystkie zgłoszenia serwisowe muszą być rejestrowane i Zamawiający zastrzega sobie prawo do

stałego wglądu do nich. Dotyczy to zarówno zgłoszeń bieżących, jak i historycznych (zamkniętych).

Załącznik nr II

FORMULARZ OFERTOWY- WZÓR

Oferta dla

Urzędu Komisji Nadzoru Finansowego Piękna 20

00-549 Warszawa

W postępowaniu o udzielenie zamówienia w postępowaniu o wartości poniżej 30 tyś Euro, na

„zakup 12-miesięcznego wsparcia technicznego dla uruchomionego u Zamawiającego

oprogramowania ManageEngine ServiceDesk Plus wraz z modułem SelfService”.

Nazwa Wykonawcy*:

......................................................

- zwany w dalszej części oferty

Wykonawcą

Forma organizacyjno – prawna Wykonawcy:

Osoba wyznaczona przez Wykonawcę do kontaktów

z Zamawiającym imię i nazwisko oraz tel.,, e-mail (do

korespondencji elektronicznej, na podany adres będą

wysyłane wszystkie informacje przesyłane drogą

elektroniczną)

Siedziba Wykonawcy:

Kraj i miejscowość

Ulica Nr domu Nr lokalu

Kod pocztowy

Tel.

Fax.

Nr konta bankowego

Strona www.

e-mail

NIP

REGON

Osobą uprawnioną do reprezentacji jest / są …......................................................

(imię i nazwisko) Wzór podpisu i parafy osoby/osób podpisującej ofertę (Wykonawcy lub uprawnionego

do reprezentacji Wykonawcy):

W przypadku wyboru naszej oferty, umowa z naszej strony zostanie podpisana przez:

................................................................................................................................................

(imię i nazwisko)

Czytelnie imię i nazwisko Podpis Parafa

OFEROWANY PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA: Przystępując do postępowania o udzielenie zamówienia w postępowaniu o wartości poniżej 30

tyś Euro, na „Zakup 12-miesięcznego wsparcia technicznego dla uruchomionego u

Zamawiającego oprogramowania ManageEngine ServiceDesk Plus wraz z modułem

SelfService” oferujemy realizację przedmiotu zamówienia na warunkach opisanych w

specyfikacji istotnych warunków zamówienia oraz na warunkach określonych w niniejszej

Ofercie.

CENA OFERTY: Niniejszym oferuję realizację przedmiotu zamówienia:

Opis Netto VAT Brutto

CAŁKOWITA CENA ZA REALIZACJĘ PRZEDMIOTU UMOWY wraz z podatkiem

VAT wynosi: ……………………………………….. zł brutto** (słownie złotych:

………..………………………………………………………........................brutto):

OŚWIADCZENIA: 1) zamówienie zostanie zrealizowane w terminach określonych w OPZ oraz projekcie

Umowy;

2) w cenie naszej Oferty zostały uwzględnione wszystkie koszty wykonania zamówienia;

3) zapoznaliśmy się z treścią OPZ oraz projektem Umowy i nie wnosimy do nich zastrzeżeń

oraz przyjmujemy warunki w nich zawarte;

4) oświadczam, że uzyskałem wszelkie niezbędne informacje do przygotowania i złożenia

Oferty oraz wykonania zamówienia;

5) uważamy się za związanych niniejszą Ofertą na okres 30 dni licząc od dnia złożenia ofert

wskazanym w Zapytaniu ofertowym;

6) akceptujemy warunki płatności określone przez Zamawiającego w Umowie;

7) informuję, że informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów

ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji - które jako takie nie mogą być

udostępnianie innym uczestnikom postępowania - zawarte są na stronach

................................ Do Oferty załączam uzasadnienie zastrzeżenia informacji

stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa;

8) oświadczam, że sposób reprezentacji spółki/konsorcjum dla potrzeb niniejszego

zamówienia jest następujący:

...................................................................................................................................

(wypełniają jedynie Wykonawcy składający wspólną ofertę – spółki cywilne i konsorcja)

9) Informuję/emy, iż prowadzona działalność klasyfikuje się jako:

………………………………………………………………………………………...

( należy podać odpowiednio)

Mikroprzedsiębiorstwo - przedsiębiorstwo, które zatrudnia mniej niż 10 osób i którego roczny obrót lub

roczna suma bilansowa nie przekracza 2 milionów EURO.

Małe przedsiębiorstwo – przedsiębiorstwo, które zatrudnia mniej niż 50 osób i którego roczny obrót lub

roczna suma bilansowa nie przekracza 10 milionów EURO.

Średnie przedsiębiorstwo - przedsiębiorstwo, które nie jest mikroprzedsiębiorstwem ani małym

przedsiębiorstwem

i które zatrudnia mniej niż 250 osób i którego roczny obrót nie przekracza 50 milionów EURO lub roczna

suma bilansowa nie przekracza 43 milionów EURO

Żadna z powyższych klasyfikacji.

10) Oświadczam, że wypełniłem obowiązki informacyjne przewidziane w art. 13 lub art. 14

rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia

2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych

osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy

95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016,

str. 1) wobec osób fizycznych, od których dane osobowe bezpośrednio lub pośrednio

pozyskałem w celu ubiegania się o udzielenie zamówienia publicznego w niniejszym

postępowaniu.

(UWAGA: W przypadku gdy wykonawca nie przekazuje danych osobowych innych niż

bezpośrednio jego dotyczących lub zachodzi wyłączenie stosowania obowiązku

informacyjnego, stosownie do art. 13 ust. 4 lub art. 14 ust. 5 RODO treści niniejszego

oświadczenia wykonawca nie składa np. przez jego wykreślenie).

ZOBOWIĄZANIA W PRZYPADKU PRZYZNANIA ZAMÓWIENIA: 1) zobowiązujemy się do zawarcia Umowy w miejscu i terminie wyznaczonym przez

Zamawiającego;

2) osobą upoważnioną do kontaktów z Zamawiającym w sprawach dotyczących realizacji

umowy jest .....................................................................

e-mail: ………...……........………….………………tel./fax: …………..…..;

PODWYKONAWCY: Oświadczamy, że ***):

a) Przedmiot zamówienia wykonamy siłami własnymi;

b) Powierzymy następującym podwykonawcom realizację następujących części

zamówienia:

Lp. Nazwa (firma)

podwykonawcy

Część (zakres) przedmiotu

zamówienia powierzony

podwykonawcy

SPIS TREŚCI: Integralną część Oferty stanowią następujące dokumenty:

1) .............................................................................................................................................

2) ............................................................................................................................................

Oferta została złożona na .............. kolejno ponumerowanych stronach.

Pouczony o odpowiedzialności karnej (m. in. z art. 297 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. - Kodeks karny

tj. Dz. U. z 2017 r. poz. 2204, z 2018 r. poz. 20, 305, 663.) oświadczam, że oferta oraz załączone do

niej dokumenty opisują stan prawny i faktyczny aktualny na dzień złożenia oferty.

.......................................................................

/Podpis i pieczęć imienna osoby - osób

upoważnionej (ych) do reprezentowania

Wykonawcy/

.........................., dnia ……..........….2019 r.

UWAGA

Wszystkie zmiany już po wypełnieniu oferty powinny być dokonywane poprzez skreślenie

poprzedniej wartości lub wyrażenia oraz wpisanie nowej z parafką osoby upoważnionej do

reprezentowania Wykonawcy. Nie dopuszcza się używania korektora.

*Jeżeli Wykonawcy wspólnie ubiegają się o zamówienie - należy podać pełne nazwy i adresy

wszystkich Wykonaców.

** CENA OFERTY stanowi całkowite wynagrodzenie Wykonawcy, uwzględniające wszystkie

koszty związane z realizacją przedmiotu zamówienia

***Niepotrzebne skreślić. W przypadku nie skreślenia którejś z pozycji i nie wypełnienia tabeli

w pozycji b) lub c) - Zamawiający uzna, odpowiednio, że Wykonawca nie zamierza powierzyć wykonania żadnej części zamówienia podwykonawcom i Wykonawca nie polega na zasobach

podwykonawcy (innego podmiotu) w celu wykazania spełniania warunków udziału

w postępowaniu.

1

Umowa nr ………/2019

Zawarta w dniu ....................... r. w Warszawie pomiędzy:

Urzędem Komisji Nadzoru Finansowego z siedzibą w Warszawie, przy ul. Pięknej 20, 00-549

Warszawa, zwanym dalej „Zamawiającym”, reprezentowanym przez:

………………………………. – …………………………………….. a

......................................... (firma Wykonawcy), z siedzibą w .............................. przy ul.

......................; wpisaną do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego

przez Sąd Rejonowy …….................. pod numerem KRS ……......., posiadający REGON………

i nadany NIP ................, zwaną dalej „Wykonawcą”, reprezentowaną zgodnie z odpisem z rejestru

(lub na podstawie udzielonego pełnomocnictwa) przez:

...................................... - ...................................................

zwanymi dalej z osobna „Stroną” lub łącznie „Stronami”.

§ 1. Przedmiot Umowy

Przedmiotem Umowy jest udzielenie 12-miesięcznego wsparcia technicznego dla uruchomionego

u Zamawiającego oprogramowania ManageEngine ServiceDesk Plus wraz z modułem SelfService

zgodnie z opisem w Załączniku nr 1 do Umowy.

§ 2. Terminy obowiązywania i realizacji Umowy

1. Umowa obowiązuje od dnia jej podpisania do ostatniego dnia świadczenia usług wsparcia.

2. Usługi wsparcia będą świadczone przez okres 12 miesięcy od dnia uruchomienia usługi

rozumianego jako przekazanie przez Wykonawcę klucza licencyjnego usługi AMS.

3. Za termin uruchomienia usługi uznaje się dzień podpisania przez Zamawiającego protokołu

odbioru stanowiącego Załącznik nr 2 do Umowy.

§ 3. Sposób realizacji Umowy

1. Wykonawca oświadcza, że w ramach wparcia, Zamawiający uprawniony jest do korzystania

z usług, co najmniej opisanych w Załączniku nr 1 do Umowy.

2. Wykonawca oświadcza, że jest podmiotem uprawnionym zgodnie z powszechnie

obowiązującymi przepisami prawa do wykonania Przedmiotu Umowy.

3. Wykonawca będzie świadczył usługi wsparcia, o których mowa w § 1 Umowy, drogą mailową

i drogą telefoniczną.

4. W przypadku braku możliwości usunięcia awarii przez konsultacje drogą telefoniczną lub

mailową Wykonawca zobowiązuje się do usunięcia awarii bezpośrednio w siedzibie

Zamawiającego. Zamawiający nie wyraża zgody na realizację zdalnego dostępu Wykonawcy do

swoich systemów. Wykonawca jest zobowiązany do każdorazowego przekazywania drogą

elektroniczną, pod adres wskazany w § 5 ust. 2 Umowy, imienia i nazwiska upoważnionych

2

przez Wykonawcę przedstawicieli wraz z podaniem danych dokumentu tożsamości osoby

upoważnionej (co najmniej numeru oraz serii).

5. Wykonawca zapewni możliwość dokonywania zgłoszeń dotyczących wsparcia Zamawiającemu

bezpośrednio do systemu rejestracji zgłoszeń Wykonawcy, telefonicznie oraz mailowo w dni

robocze, w godzinach: 09:00-17:00. Dokonywanie zgłoszeń drogą elektroniczną będzie

dokonywane 7 dni w tygodniu, 24 godziny na dobę.

6. W przypadku dokonania zgłoszenia po godzinie 17:00 lub w dniu wolnym od pracy terminy

określone w ust. 10 rozpoczynają swój bieg od godziny 09:00 następnego dnia roboczego.

7. Dokonywanie zgłoszeń może być dokonywane w następujący sposób:

1) ścieżka do systemu rejestracji zgłoszeń: ………………………

2) telefonicznie pod numerem ……………

3) za pomocą e-maila pod adresem …………………….

8. Zgłoszenie, wskazane w ust. 7, winno zawierać co najmniej:

1) opis zdarzenia,

2) datę zgłoszenia,

3) wskazanie osoby zgłaszającej,

4) wskazanie nr telefonu, oraz adresu elektronicznej poczty e-mail osoby zgłaszającej.

9. Wykonawca prowadzi rejestr zgłoszeń, dostępny osobom upoważnionym ze strony

Zamawiającego, zawierający co najmniej: datę i godzinę przyjęcia zgłoszenia, aktualny status,

historię obsługi.

10. Wykonawca dokona potwierdzenia zgłoszenia przez Zamawiającego oraz rejestrację zgłoszenia

w czasie nie dłuższym niż 1 godzina od przekazania przez Zamawiającego zgłoszenia.

W przypadku braku przedmiotowego potwierdzenia przez Wykonawcę zgłoszenie uważa się za

zarejestrowane i przyjęte bez zastrzeżeń po upływie 1 godziny od przekazania zgłoszenia przez

Zamawiającego.

11. Usługi objęte przedmiotem Umowy, w tym komunikacja między personelem Wykonawcy

z Zamawiającym, będą świadczone w języku polskim.

§ 4. Obowiązki Wykonawcy

1. Wykonawca zobowiązuję się do:

1) świadczenia usługi wsparcia przez okres 12 miesięcy od dnia uruchomienia usługi, o którym

mowa w § 2 ust. 2,

2) uruchomienia usługi wsparcia nie później niż w ciągu 10 dni roboczych od dnia zawarcia

Umowy,

3) świadczenia usługi zgodnie z warunkami opisanymi w Załączniku nr do Umowy.

2. Wykonawca oświadcza, że posiada konieczną wiedzę, doświadczenie i kwalifikacje, a także

urządzenia i narzędzia, w szczególności informatyczne oraz techniczne, niezbędne do

prawidłowego wykonania Umowy i zobowiązuje się do:

1) dołożenia przy wykonywaniu Umowy staranności wymaganej od profesjonalisty, właściwej

dla przedmiotu Umowy;

2) wykonywania Umowy przy zachowaniu zasad współczesnej wiedzy technicznej i zgodnie

z obowiązującymi, w okresie obowiązywania Umowy, przepisami prawa;

3) zapewnienia współpracy personelu posiadającego wiedzę, doświadczenie i kwalifikacje

niezbędne dla terminowej realizacji przypisanych zadań;

4) udzielenia przedstawicielom Wykonawcy wykonującym przedmiot Umowy stosownych

pełnomocnictw i upoważnień;

5) zapewnienia należytego wykonywania obowiązków przez przedstawicieli Wykonawcy;

3

6) współdziałania z Zamawiającym w toku wykonywania Umowy w zakresie niezbędnym do

jej prawidłowej realizacji.

3. Wykonawca zobowiązuje się do przedkładania Zamawiającemu na jego pisemne żądanie

zgłoszone w każdym czasie obowiązywania Umowy, w terminie przez Strony uzgodnionym,

wszelkich dokumentów, materiałów i informacji w zakresie niezbędnym do dokonania przez

Zamawiającego oceny prawidłowości wykonania Umowy.

4. Osoby upoważnione do kontaktów ze strony Wykonawcy, w zakresie innym, niż wskazany

w ust. 1:

1) [imię i nazwisko], tel. ………………., e-mail: ………………………….

§ 5. Obowiązki Zamawiającego

1. W celu wykonania Umowy, Zamawiający zobowiązuje się do: 1) współdziałania z Wykonawcą w toku wykonywania Umowy;

2) zapewnienia upoważnionemu personelowi Wykonawcy wstępu do miejsc w budynkach

Zamawiającego w zakresie, w jakim jest to niezbędne do wykonywania Umowy, oraz

możliwości pracy w godzinach pracy Zamawiającego, a także w godzinach popołudniowych

i wieczornych po uprzednim uzgodnieniu terminów i okresów pracy oraz zapewnienia

obecności w tym czasie upoważnionego przedstawiciela Zamawiającego;

3) informowania Wykonawcy z odpowiednim wyprzedzeniem o zamiarach wprowadzenia

zmian, mogących mieć wpływ na przebieg prac związanych z realizacją Umowy;

4) zgłoszenia zdarzeń, o których mowa w § 3 ust. 7 Umowy, w następujących sytuacjach:

a) gdy wystąpi potrzeba usunięcia zdarzenia,

b) innych sytuacjach, w których konieczne jest dokonacie zgłoszenia w celu uzyskania

prawidłowej realizacji przedmiotu Umowy (konieczność wystąpienia takiej sytuacji jest

uzgadniana każdorazowo przez Strony);

5) odbioru usług objętych Przedmiotem Umowy, wskazanych w § 1 Umowy, co nastąpi

poprzez podpisanie, przez jedną z osób wskazanych w ust. 2 poniżej, Protokołu Odbioru wg.

wzoru stanowiącego Załącznik nr 2 do Umowy. Potwierdzenie odbioru dokonywane jest

w dwojaki sposób:

a) poprzez podpisanie protokołu bez uwag w przypadku, gdy usługi zlecone w ramach

danego zgłoszenia zostały wykonane zgodnie z treścią zgłoszenia oraz treścią Umowy,

b) poprzez podpisanie protokołu z zastrzeżeniem (z uwagami), gdy usługi zlecone

w ramach danego zgłoszenia nie zostały wykonane zgodnie z treścią zgłoszenia lub

treścią Umowy.

2. Osoby upoważnione do kontaktów ze strony Zamawiającego, w tym do uzgodnień

merytorycznych z Wykonawcą oraz do podpisywania Protokołu Odbioru:

1) [imię i nazwisko] tel. (0 22) ………….., e-mail: ………………………..

lub osoba zastępująca.

3. Osoby upoważnione do dokonywania zgłoszeń, o których mowa w §3 ust. 7 Umowy:

1) [imię i nazwisko] tel. (0 22) ………….., e-mail: ………………………..

2) [imię i nazwisko] tel. (0 22) ………….., e-mail: ………………………..

§ 6. Cena i warunki płatności

1. Cena przedmiotu Umowy za cały okres jej obowiązywania, uwzględniająca wszystkie koszty,

opłaty, w tym wartość należnego podatku od towarów i usług VAT, wynosi: ……………….. zł brutto (słownie: …………………………… złotych …/100).

4

2. Wynagrodzenie, o którym mowa w ust. 1 będzie płatne jednorazowo z góry przelewem w ciągu

30 dni od dostarczenia prawidłowo wystawionej faktury na rachunek bankowy Wykonawcy

……………………… Warunkiem dokonania płatności jest przekazanie wymaganego

certyfikatu wsparcia oraz potwierdzeniu tego faktu poprzez podpisanie przez Zamawiającego

Protokołu Odbioru, którego wzór stanowi Załącznik nr 2 do Umowy.

3. W przypadku zmiany nr rachunku bankowego Wykonawcy, o którym mowa w ust. 2 powyżej,

Wykonawca zobowiązuje się do poinformowania o powyższym fakcie Zamawiającego, przed

wystawieniem faktury, na piśmie z podaniem zmienionego nr rachunku bankowego. Pismo

winno być podpisane przez osobę/y upoważnione do reprezentowania Wykonawcy wskazane

w odpowiednich dokumentach rejestrowanych / pełnomocnictwie.

4. Dane Zamawiającego do faktury:

Urząd Komisji Nadzoru Finansowego

ul. Piękna 20, 00-549 Warszawa

NIP 521-340-29-37.

§ 7. Kary umowne

1. Zamawiający ma prawo obciążyć Wykonawcę karą umowną z tytułu niewykonania lub

nienależytego wykonania Umowy w przypadku, gdy proces uruchomienia dostępu do wsparcia

i aktualizacji systemu Service Desk nastąpi później niż w ciągu 10 dni od dnia podpisania

Umowy, kwotą odpowiadającą 1% wartości wynagrodzenia brutto, o którym mowa w § 6 ust. 1

Umowy, za każdy rozpoczęty dzień opóźnienia.

2. Zamawiającemu przysługuje prawo do naliczenia kary umownej za każdy przypadek opóźnienia

w dostarczeniu (w terminie uzgodnionym przez strony) dokumentów, materiałów i informacji

o których mowa w § 4 ust. 2 w wysokości 0,5% wartości wynagrodzenia brutto o którym mowa

w § 6 ust. 1 Umowy, za każdy rozpoczęty dzień opóźnienia.

3. Niezależnie od kary umownej określonej w ust. 1 powyżej, w przypadku wypowiedzenia przez

Zamawiającego Umowy, z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, Zamawiający ma prawo

obciążyć Wykonawcę karą umowną w wysokości 20% wartości wynagrodzenia brutto, o którym

mowa w § 6 ust. 1 Umowy, za każdy rozpoczęty dzień opóźnienia.

4. W przypadku, gdy Wykonawca ujawni dane i informacje, o których mowa w § 10 Umowy,

Zamawiający naliczy karę umowną w wysokości do 20% wartości wynagrodzenia brutto,

o którym mowa w § 6 ust. 1 Umowy, za każdy przypadek naruszenia.

5. W przypadku naruszenia którejkolwiek z zasad bezpieczeństwa opisanych w § 9 przez

Wykonawcę, Zamawiającemu przysługuje prawo do naliczenia kary umownej w wysokości 20%

wartości wynagrodzenia brutto, o którym mowa w § 6 ust. 1 Umowy, za każde stwierdzone

naruszenie.

6. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną za każdorazowe niedotrzymanie terminu

zwrotu dokumentów, materiałów i nośników w których mowa w § 10 ust 5 i 6 w wysokości

500,00 zł za każdy rozpoczęty dzień opóźnienia.

7. Jeżeli poniesiona przez Zamawiającego szkoda przekracza kwoty należnych kar umownych,

Zamawiający ma prawo dochodzić odszkodowania uzupełniającego na zasadach ogólnych.

8. Wykonawca, jako profesjonalista, nie może w celu ograniczenia swej odpowiedzialności

powoływać się na oświadczenia ani oczekiwania Zamawiającego w dziedzinie technologii

i wiedzy informatycznej, jeżeli nie uprzedził Zamawiającego na piśmie o skutkach złożonych

oświadczeń i wyrażonych oczekiwań. Niezależnie od kary umownej, o której mowa w ust. 1,

Zamawiający zastrzega sobie prawo do żądania od Wykonawcy odszkodowania

przewyższającego wysokość zastrzeżonej kary umownej w przypadku niewykonania lub

nienależytego wykonania Umowy.

5

9. Zapłata kar umownych nie zwalnia Wykonawcy od obowiązku wykonania Umowy.

§ 8. Wypowiedzenie Umowy

1. Zamawiający przysługuje prawo wypowiedzenia Umowy ze skutkiem natychmiastowym:

1) w przypadku, gdy Wykonawca nie przystąpił do prac lub zaniechał ich realizacji, tj. nie

wykonuje Umowy bez uzasadnienia przez okres co najmniej 10 dni roboczych pomimo

dodatkowego wezwania Zamawiającego złożonego na piśmie,

2) w przypadku, gdy Wykonawca nie dostarczył w terminie 20 dni roboczych od zawarcia

Umowy klucza licencyjnego usługi AMS o którym mowa w § 2 ust. 2 Umowy,

3) w przypadku naruszenia postanowień Umowy dotyczących ochrony informacji oraz ochrony

danych osobowych,

4) gdy w stosunku do Wykonawcy:

a) zostanie wszczęte postępowanie upadłościowe,

b) zostanie wszczęte postępowanie naprawcze,

c) sąd odmówi ogłoszenia upadłości z uwagi na niewystarczające aktywa na prowadzenie

upadłości,

d) zostanie wszczęte postępowanie likwidacyjne przedsiębiorstwa Wykonawcy,

5) Wykonawca zawrze z wierzycielami układ powodujący zagrożenie dla realizacji Umowy.

2. Wykonawcy przysługuje prawo wypowiedzenia Umowy, jeżeli Zamawiający pomimo

dodatkowego wezwania nie wywiązuje się z obowiązku zapłaty faktury, wystawionej zgodnie

z § 6 ust. 2 Umowy, w terminie 21 dni od daty dodatkowego wezwania do zapłaty.

3. Wypowiedzenie Umowy należy złożyć drugiej Stronie w formie pisemnej pod rygorem

nieważności z podaniem przyczyn wypowiedzenia.

4. Za dzień wypowiedzenia Umowy ze skutkiem natychmiastowym Strony uznają dzień doręczenia

Wykonawcy wypowiedzenia na piśmie za pośrednictwem poczty lub osobiście na adres

Wykonawcy. W przypadku nie doręczenia przez operatora pocztowego, dniem wypowiedzenia

Umowy jest dzień dostarczenia powtórnej informacji o możliwości odbioru przesyłki (awizo

powtórne).

5. Rozwiązanie Umowy przez Zamawiającego nie zwalnia Wykonawcy z obowiązku zapłaty

naliczonych kar umownych.

§ 9. Zasady bezpieczeństwa

1. Wykonawca zobowiązuje się do niedołączania bez zgody Zamawiającego żadnych urządzeń

własnych Wykonawcy (np. komputerów przenośnych) do środowiska teleinformatycznego

Zamawiającego.

2. Wykonawca zobowiązuje się do uzyskania zgody Zamawiającego na instalację nowego

oprogramowania w środowisku teleinformatycznym Zamawiającego.

3. Wykonawca przyjmuje do wiadomości, że wszelkie prace wykonywane w środowisku

teleinformatycznym Zamawiającego mogą być monitorowane.

4. Wykonawca zobowiązuje się do przekazania Zamawiającemu w ciągu 3 Dni roboczych od dnia

podpisania Umowy podpisane przez wszystkich pracowników oraz osoby trzecie biorące udział

w realizacji Umowy po stronie Wykonawcy, oświadczenia o ochronie informacji, według wzoru,

który określa Załącznik Nr 4 do Umowy.

6

§ 10. Poufność

1. Strony Umowy zobowiązują się, że w okresie obowiązywania Umowy, po jej rozwiązaniu lub

po jej wygaśnięciu wszelkie dane i informacje uzyskane w związku z wykonywaniem Umowy

na temat stanu, organizacji i interesów drugiej Strony nie zostaną ujawnione, udostępnione lub

upublicznione ani w części, ani w całości, o ile nie wynika to z Umowy lub nie służy jej

realizacji.

2. Dane i informacje, o których mowa w ust. 1 powyżej, nie mogą być przekazywane pośrednio

lub bezpośrednio jakiejkolwiek osobie trzeciej. W ramach struktur organizacyjnych Stron,

dostęp do tych informacji posiadać będą jedynie pracownicy i przedstawiciele Stron, których

dostęp do informacji jest uzasadniony ze względu na ich stanowisko służbowe lub udział

w wykonaniu Umowy.

3. Ujawnienie przez którąkolwiek ze Stron jakiejkolwiek informacji poufnej wymagać będzie

każdorazowo pisemnej zgody drugiej Strony, chyba że są to informacje publicznie dostępne,

a ich ujawnienie nie nastąpiło w wyniku naruszenia postanowień Umowy.

4. Obowiązek zachowania poufności nie dotyczy przypadków ujawniania informacji na podstawie

bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa, jak również na żądanie uprawnionych

organów władzy publicznej. Strona niezwłocznie poinformuje drugą Stronę o ujawnieniu

informacji, organie, któremu informacje zostały ujawnione oraz zakresie ich ujawnienia.

Wykonawca zobowiązuje się do przekazania Zamawiającemu kopii dokumentów związanych

z ujawnieniem informacji.

5. Wszelkie materiały i dokumenty, w tym dane osobowe, w których posiadanie Wykonawca

wejdzie w związku z wykonywaniem przedmiotu Umowy, są i pozostaną własnością

Zamawiającego. Wykonawca zwróci je Zamawiającemu nie później niż w momencie

wykonania, rozwiązania lub wygaśnięcia Umowy.

6. Wszystkie dokumenty oraz ich kopie, które zostaną sporządzone przez Wykonawcę w związku

z wykonywaniem Umowy, a także nośniki danych wykorzystane do sporządzenia dokumentów

i ich kopii, zostaną przekazane protokolarnie Zamawiającemu w dniu wypowiedzenia,

rozwiązania lub wygaśnięcia Umowy. Wykonawca może zatrzymać kopie takich dokumentów

za pisemną zgodą Zamawiającego, przy czym nie dotyczy to dokumentów zawierających

wiadomości stanowiące tajemnicę ustawowo chronioną.

7. W związku z udostępnieniem Zamawiającemu przez Wykonawcę danych osobowych osób

wskazanych do kontaktu oraz osób nadzorujących realizację Umowy, Wykonawca zobowiązuje

się do przekazania ww. osobom klauzuli informacyjnej o treści określonej w Załączniku nr 3 do

Umowy.

§ 11. Cesja

Zamawiający nie wyraża zgody na dokonanie cesji wierzytelności wynikających z realizacji Umowy

na rzecz osób trzecich.

§ 12. Zmiany Umowy

1. Zamawiający przewiduje zmiany postanowień zawartej Umowy w stosunku do treści oferty, na

podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy, w wypadku wystąpienia jednej

z następujących okoliczności:

1) w przypadku zmian stanu prawnego, które mają wpływ na treść zawartej Umowy,

7

2) w przypadku zmiany urzędowej stawki VAT przy czym zmianie ulegnie kwota podatku

VAT i kwota brutto wynagrodzenia,

3) w przypadku, gdy nastąpi konieczność wprowadzenia zmian dotyczących terminu realizacji

działań określonych w Umowie, które będą następstwem uzasadnionych, niezawinionych

przez Wykonawcę przerw w realizacji Umowy na skutek: Siły Wyższej lub zmiany składu

Zespołu Zamawiającego. Termin, o którym mowa w § 3 ust. 2 Umowy, może ulec

wydłużeniu z przyczyn, o których mowa powyżej jednak o okres nie dłuższy niż 1 miesiąc.

2. Zmiana osób upoważnionych do kontaktów w sprawie umowy o których mowa w § 4 ust. 4 oraz

§ 5 ust. 3, dokonana przez Stronę delegującą daną osobę, nie wymaga aneksu do Umowy

i powinna zostać zgłoszona w formie pisemnej lub elektronicznej z minimum 3 dniowym

wyprzedzeniem.

3. O ile Umowa nie stanowi inaczej, wszelkie jej zmiany wymagają formy pisemnej w postaci

aneksu, pod rygorem nieważności.

4. Zmiana Umowy nastąpić może z inicjatywy Zamawiającego albo Wykonawcy poprzez

przedstawienie drugiej Stronie propozycji zmian w formie pisemnej, które będą potwierdzać

okoliczności zmian i będą właściwie umotywowane.

§ 13.

Postanowienia końcowe

1. Siła wyższa:

1) Na czas działania siły wyższej obowiązki Strony, która nie jest w stanie wykonać danego

obowiązku, ze względu na działanie siły wyższej, ulegają zawieszeniu.

2) Siłą wyższą jest zdarzenie zewnętrzne, którego wystąpienie jest niezależne od Strony

i któremu Strona nie może zapobiec przy zachowaniu należytej staranności.

3) Strona może powołać się na zaistnienie siły wyższej tylko wtedy, gdy poinformuje ona o tym

pisemnie drugą Stronę w ciągu 3 dni od jej zaistnienia. O ile druga Strona nie wskaże inaczej

na piśmie, Strona która dokonała zawiadomienia będzie kontynuowała wykonywanie swoich

obowiązków wynikających z Umowy w takim zakresie, w jakim jest to możliwe

i praktycznie uzasadnione, jak również podejmie wszelkie działania zmierzające do

wykonania Umowy, których podjęcia nie wstrzymuje siła wyższa.

4) Okoliczności zaistnienia siły wyższej muszą zostać udowodnione przez Stronę, która się na

nie powołuje.

2. W sprawach nieuregulowanych Umową stosuje się przepisy prawa, w szczególności Kodeksu

cywilnego.

3. Strony dołożą starań w celu ugodowego rozwiązania sporów mogących wyniknąć

w trakcie realizacji Umowy. Jeśli polubowne rozwiązanie sporu nie będzie możliwe, spór będzie

rozstrzygany przez sąd miejscowo właściwy dla siedziby Zamawiającego.

4. Strony zobowiązują się do wzajemnego informowania o wszelkich zmianach danych takich, jak

nazwa firmy, adres, numer konta itp. oraz wszelkich innych informacji wywołujących

konsekwencje w sposobie rozliczania się, czy też sposobie realizacji przedmiotu Umowy.

Informacje te winny być przekazywane w formie pisemnej.

5. Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach – jeden dla Wykonawcy

i jeden dla Zamawiającego.

6. Integralna część Umowy stanowią:

1) Załącznik nr 1 – Opis przedmiotu zamówienia

2) Załącznik nr 2 – Wzór protokołu odbioru

3) Załącznik nr 3 – Klauzula informacyjna

4) Załącznik nr 4 – Oświadczenie o ochronie informacji

5) Załącznik nr 5 – Kopia oferty Wykonawcy

8

WYKONAWCA: ZAMAWIAJĄCY:

9

Załącznik nr 1 do Umowy: Opis przedmiotu zamówienia

Opis Przedmiotu Zamówienia na zakup wsparcia dla posiadanego przez Zamawiającego systemu ManageEngine Service Desk Plus wraz z modułem SelfService.

1. Przedmiot zamówienia:

Przedmiotem zamówienia jest zakup na okres 12 miesięcy usługi wsparcia technicznego

obejmującego system ManageEngine ServiceDesk Plus wraz z modułem SelfService, którego

zasady opisane są poniżej. 2. Całe rozwiązanie musi zostać objęte wsparciem producenta zapewniającym dostęp

do najnowszych wersji systemu.

3. Usługi wsparcia producenta oprogramowania, w ramach którego Zamawiający musi mieć

zapewniony dostęp do:

3.1. najnowszych wersji oprogramowania (upgrade, update i ServicePack)

3.2. pomocy technicznej producenta rozwiązania (w języku polskim lub angielskim);

4. Usługi wsparcia technicznego

4.1. Zamawiający musi mieć dostęp do:

4.1.1. portalu pomocy technicznej w języku polskim,

4.1.2. polskiej bazy wiedzy,

4.1.3. telefonicznej pomocy technicznej w języku polskim,

4.1.4. mailowej pomocy technicznej w języku polskim,

4.1.5. zdalnej pomocy technicznej w języku polskim,

4.1.6. obsługi zgłoszeń typu „How to”,

4.1.7. opracowywania nietypowych raportów w ramach systemu.

4.2. Wykonawca zapewni Zamawiającemu możliwość dokonywania zgłoszeń dotyczących

wsparcia do Systemu bezpośrednio do prowadzonego przez Wykonawcę elektronicznego

rejestru zgłoszeń 24 godziny na dobę.

4.3. Wykonawca zapewni telefoniczne i mailowe wsparcie w dni robocze, od godziny 9:00-

17:00.

4.4. Wykonawca dokona potwierdzenia zgłoszenia przez Zamawiającego oraz rejestrację

zgłoszenia w czasie nie dłuższym niż 1 godzina od przekazania przez Zamawiającego

zgłoszenia. W przypadku braku przedmiotowego potwierdzenia przez Wykonawcę

zgłoszenie uważa się za zarejestrowane i przyjęte bez zastrzeżeń po upływie 1 godziny od

przekazania zgłoszenia przez Zamawiającego.

4.5. W przypadku dokonania zgłoszenia po godzinie 17:00 lub w dniu wolnym od pracy terminy

opisane w pkt 4.4 wyżej rozpoczynają swój bieg od godziny 9:00 następnego dnia

roboczego.

4.6. Wszystkie zgłoszenia serwisowe muszą być rejestrowane i Zamawiający zastrzega sobie

prawo do stałego wglądu do nich. Dotyczy to zarówno zgłoszeń bieżących, jak

i historycznych (zamkniętych).

10

Załącznik nr 2 do Umowy: Wzór protokołu odbioru

Warszawa, dnia .......................... r.

PROTOKÓŁ ODBIORU (ostateczny/częściowy)1

Zgodnie z Umową nr

zawartą w dniu ...........................................

Zamówienie nr

z dnia

LP Nazwa Numer

seryjny/klucz/

liczba szt.

Dodatkowe informacje

1

2

Osoby odpowiedzialne za odbiór sprzętu/licencji:

1.

2.

Data, podpis Data, podpis Data, podpis

□ Zamawiający nie wnosi roszczeń z tytułu kar umownych

□ Zamawiający obciąży Wykonawcę kwotą…………….. wynikającą z tytułu kar umownych,

zgodnie z opisem w Załączniku nr … do protokołu.

□ Zamawiający wnosi następujące zastrzeżenia, rekomendując jednocześnie podpisanie

protokołu odbioru:

UWAGI:

ZAMAWIAJĄCY: WYKONAWCA:

11

Załącznik nr 3 do Umowy: Klauzula informacyjna

Klauzula informacyjna dla osób wskazanych przez Wykonawcę w związku z realizacją Umowy

z Urzędem Komisji Nadzoru Finansowego

Zgodnie z art. 14 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia

27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych

osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE

(ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwanego dalej „RODO”, informujemy, że:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Urząd Komisji Nadzoru Finansowego

(„UKNF”) z siedzibą w Warszawie (00-549) przy ul. Pięknej 20. Z administratorem można

się kontaktować pisemnie, kierując korespondencję na adres: ul. Piękna 20, skr. poczt. nr

419, 00-549 Warszawa lub pocztą elektroniczną na adres: knf@knf.gov.pl.

2. Administrator zapewnia kontakt z inspektorem ochrony danych („IOD”) za pośrednictwem

poczty elektronicznej pod adresem: iod@knf.gov.pl lub drogą pocztową na adres

korespondencyjny administratora. Dane IOD znajdują się na stronie internetowej pod

adresem: https://www.knf.gov.pl/o_nas/urzad_komisji/dane_teleadresowe.

3. Administrator będzie przetwarzać pozyskane dane w celu realizacji prawnie uzasadnionego

interesu administratora opisanego w pkt 4 poniżej – przez okres trwania umowy

z Wykonawcą, a następnie do czasu upływu terminów przedawnienia roszczeń lub do

momentu wygaśnięcia obowiązku przechowywania danych wynikającego z przepisów

prawa.

4. Podstawą przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit f) RODO, tj.

prawnie uzasadniony interes administratora, którym jest realizacja przedmiotu umowy, a po

zakończeniu umowy niezbędność do ustalania, dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi

roszczeniami.

5. Pani/Pana dane osobowe administrator pozyskał od Wykonawcy, który wskazał Panią/Pana

jako osoby kontaktowe i osoby nadzorujące.

6. Administrator będzie przetwarzał następujące kategorie danych osobowych: dane

identyfikujące (imię i nazwisko) oraz dane teleadresowe (adres e-mail, numer telefonu).

7. Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych mogą być podmioty upoważnione na podstawie

przepisów prawa.

8. Administrator nie planuje przekazywać Pani/Pana danych osobowych odbiorcom spoza

Europejskiego Obszaru Gospodarczego, czyli do państw trzecich.

9. Ma Pani/Pan prawo: dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia,

ograniczenia przetwarzania, a także prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania

Pani/Pana danych osobowych z przyczyn związanych z Pani/Pana szczególną sytuacją.

10. W przypadku gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy

prawa, przysługuje Pani/Panu prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony

Danych Osobowych.

11. Dane osobowe Pani/Pana nie będą wykorzystywane do podejmowania zautomatyzowanych

decyzji w indywidualnych przypadkach, w tym do profilowania.

12

Załącznik nr 4 do Umowy: Oświadczenie o ochronie informacji

Oświadczenie o ochronie informacji

……………….., dnia ……. / ……… / ……………

1. Ja niżej podpisana/y zobowiązuję się do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji, do

których mam/będę miał/a dostęp w związku z wykonywaniem Umowy

………………………. z dnia ………………………….. r., zarówno w trakcie jej trwania,

jak i po jej zakończeniu lub rozwiązaniu.

2. Zobowiązuję się do ścisłego przestrzegania przepisów prawa i regulacji wewnętrznych

Zamawiającego, które wiążą się z ochroną danych osobowych, tajemnicą przedsiębiorstwa,

infrastrukturą teleinformatyczną Urzędu Komisji Nadzoru Finansowego i innych tajemnic

prawnie chronionych. Nie będę bez upoważnienia wykorzystywał/a pozyskanych informacji

w celach niezwiązanych z wykonywaniem przedmiotowej Umowy niezależnie od formy

przekazania tych informacji i ich źródła.

3. Zobowiązuję się do niekopiowania, niepowielania, nieutrwalania żadnych danych i

informacji uzyskanych podczas realizacji Umowy.

4. Jestem świadoma/y, iż wszelkie moje działania w obszarze dostępu do ww. informacji mogą

być monitorowane przez Zamawiającego i wyrażam na to zgodę.

5. Przyjmuję do wiadomości, iż postępowanie sprzeczne z powyższym oświadczeniem oznacza

naruszenie warunków przedmiotowej Umowy i może być podstawą do jej przedwczesnego

zakończenia i pociągnięcia mnie do odpowiedzialności karnej.

…….…………………………………………

(imię i nazwisko)

……………………………………………….

(podpis czytelny)

13

Załącznik nr 5 do Umowy: Kopia oferty Wykonawcy