In form The Staff Newsletter for Shropshire Community Health NHS Trust

November 2011 

Introduction from the Chief Executive — Developing Solid Foundations As we approach the end of 2011, it’s incredible to think that we have been running as a new Trust for nearly six months. In that time we 

have already achieved a lot and con‐tinue to provide Shropshire people with great community services.  To make sure we are ready to meet the challenges of the future, and are focussed on the needs of our com‐munities, we have been working with local patients, public and other key stakeholders to develop our pri‐orities as a Trust.  Last week we held a special strategy day where nearly 100 people came to work with us on our priorities and 

to help make sure we’re focused on the important things from our differ‐ent perspectives.  Staff representatives, patient and public representatives, partners from the local councils, voluntary organizations, other local NHS pro‐viders, the police and other special‐ist interest groups all worked hard together to come up with some im‐portant thoughts and outcomes that will help us develop our plans.  The initial feedback from the day was amazingly positive, with people saying there was a real spirit of part‐nership. Naturally we will need a few weeks to digest all the feedback and outcomes of the day. We are developing a report which will help inform our work— once this is avail‐able, everyone will have access to it, 

and I would encourage you to take a look at it once complete.  We will also have a more compre‐hensive write‐up of the day in the December edition of Inform, but before both of those are out, I wanted to say thank you to every‐one who took part in the day, and to everyone who helped make it hap‐pen.   Having discussions like this with our partners is essential to make sure that we can combine our efforts with them to get the best for the people we care for.  More on page 8.  

Jo Chambers, Chief Executive 

The day things got ‘embarrassing’ 

Last month, Channel 4’s flagship health pro‐gramme ‘Embarrassing Bodies’ came to Bridgnorth Hospital. See page 3 to find out what it was all about. 

With winter just around the corner, the Infection Prevention and Con‐trol Team has been out and about promoting their good work, and four successful ‘Hand Hygiene on the Move’ sessions were held at Shropshire’s Community Hospitals with over 100 people visiting the stand. The team promoted the importance of hand hygiene in all healthcare environments to staff, patients and visitors alike.  The road show included the most up‐to‐date advice and support avail‐able to healthcare professionals, plus everyone had the opportunity to make sure that their hand hygiene technique is as effective as pos‐sible by using the ultra‐violet light box.  Any frontline staff who need advice and support over IPC issues should call 01743 277671.  

Infection prevention and control during Winter 

Everyone who attended the Hand Hygiene Roadshows signed a ‘hand’ and helped create the above display. 

The Team also concocted a little competition for visitors to the display stand—get the answer right and get your name put in the draw for a bag of hand‐care goodies.  The Qs and As are below—along with the lucky winners! Q1. Name two famous bacteriologists  A1. Robert Koch and Louis Pasteur  Q2. Who wrote the poem ‘These are the Hands’ and for what celebration was it written? A2.  Michael Rosen for the 60th anniversary of the NHS.  

The winners were:  Sue Hillidge ‐ X‐ray Department at Bridgnorth Community 

Hospital   Nicky Brown ‐ Phlebotomy at Whitchurch Community Hospi‐

tal   Beverley Davies ‐ OPD at Ludlow Community Hospital   Kathy Nicholson ‐ Bishops Castle Community Hospital 

Pictured above (from l to r): Harun Shama Hotel Services Manager at Bridgnorth Community Hospital checks his hand washing technique; Sister Karen Meal at Whitchurch Community Hospital using the ultra violet glow box; Sister Debbie Heideman entering the competition at Ludlow Community Hospital; Staff Nurse Karen Jones Evans at Bishop Castle Community Hospital signing a ‘hand’  

Remember: 

Informative advice: Shropshire’s Tissue Viability Service on National TV 

It’s not everyday you get a call from one of the UK’s favourite health programmes on TV and asked to help out with a very specialist case.   Well that’s what happened to the Trust’s Tissue Viability Nurse Specialist, Joy Tickle, when producers of Channel 4’s Embarrassing Bodies  called her  for her expert help and opinion.   After a  few quick calls between  Joy,  the programme producers and  the Trust’s Communications Man‐ager a date was set as to when a TV crew would make their way to Bridgnorth Hospi‐tal to do some filming for their next series. 

Pictured above (middle) is Joy Tickle, Tissue Viability Nurse Specialist with the camera crew from Embar‐rassing Bodies. 

The day of filming involved a patient, who had a very specific long‐standing issue, having a consultation with Joy Tickle, Tissue Viability Nurse Specialist. This involved an assessment and dressing of the wound and specialist advice was given regarding its long term man‐agement.     Future appointments were made for the patient who is now on the Tissue Viability Caseload and we are pleased to report that the wound is healing.   We can’t give you too many details—as that would spoil the show for whoever wanted to watch it!  But the programme will be shown as part of the new series of Embarrassing Bodies and will be shown Jan/Feb 2012. So keep an eye out! 

So what is Tissue Viability?  Sometimes things such as illness, infection, poor circulation, in‐adequate nutrition and some medications can delay the healing of a wound.  The Tissue Viability Service is a nurse led service which provides specialist advice and care to patients with, or are at risk of devel‐oping wounds.  Patients may have a wound that is taking a long time to heal, such as a surgical wound, leg ulcer or pressure ul‐cer.  Their doctor or nurse will have asked the specialist Tissue Viability team to look at their wound and set out a treatment plan to try and help the wound heal as quickly as possible.  It is therefore essential when we see a patient that we carry out a thorough assessment of the wound and also of the patient’s general health and wellbeing.  By making such an assessment we can identify any problems that might be delaying the healing of the wound. 

If you regularly work with patients and public that are at particular risk of catching flu...like pregnant women...then you need to get your flu jab now.  It’s the best way you can protect them.  You should also be making sure they contact their GP for their own flu jab. 

Involving: getting your views: improving our organisation 

NHS Staff Survey 2011 The NHS Staff Survey is recognised an important way of ensuring that the views of staff working  in the NHS inform  local  improve‐ments and  input  in to  local and national assessments of quality, safety, and delivery of the NHS Constitution. For you, it is an im‐portant way  for you  to  let us know what’s going well and what could be improved within the Trust.  The final posting deadline is only a few weeks away.  

Your views are very important so don’t miss your chance to get them across by completing your survey now and sending it back ,in good time. 

The Trust has approved a new policy for PSEUDONYMISATION which is a very long word but one which describes a simple concept.  Pseudonymisation is a method which disguises the identity of patients by creating a pseudonym for each patient identifiable data item. This allows any work that requires analysis of services with patients to be carried out for ‘secondary use’ without identifying the patient.  The job of pseudonymising the data is undertaken in Informatics.   Most of the business carried out by the Trust uses data for a ‘Primary Use’, relating to the direct care of a patient, which can include administrative functions like booking appointments or clinical audit.  In these circumstances the rules relating to Pseudonymisation do not apply.  However if you complete a task such as service redesign, planning or some financial functions it shouldn’t be nec‐essary to see the name of the patient to carry out the task.  This is a ‘Secondary Use’ of the data and you should always use a pseudonymised data set.  Even under the ‘Secondary Use’ you may in exceptional circumstances need to identify patients in which case please request a form from Informatics on pseudonymisation@telfordpct.nhs.uk and if appropriate the authorisation will be given by the Caldicott Guardian.   If you are confused by the difference between a Secondary or Primary use or have any queries relating to this proc‐ess please contact Chris Berry, Senior Information Services Manager chris.berry@shropcom.nhs.uk 

Introducing: Pseudonymisation 

Invaluable members of staff Two Trust members of staff working at HMP YOI Stoke Heath were presented with Commen‐dation Awards on 5 October 2011 by Luke Sarjeant, the Ministry of Justice Deputy Director of Custody, at a full staff meeting in the prison.  Tina  Scott,  Team  Leader,  and  Sally Wood,  Staff  Nurse,  along with Prison Service colleagues, carried out emergency  first aid on  a member of  staff who  suffered  a  cardiac  arrest whilst  at work.  The  staff member  involved  is  now  recovering  at  home following a stay in the Princess Royal Hospital, Telford.  Katrina Wainwright, Head of Health for Shropshire Prisons and CSMT  said,  "We are very proud of  the professionalism  shown by Tina and Sally during this incident and pleased with the posi‐tive outcome they achieved. They are a credit to the team at Stoke Heath, and we are pleased that their actions have been recognised by the Prison Service." 

Did you know? The tenth Annual ‘Hot Shots’ Awards Ceremony to celebrate the successes of Telford & Wrekin’s children and young people in care will be held on Tuesday 22nd November 2011 at The Place in Oakengates.  

They will be celebrating awards under the categories of Personal Achievement, Education, Making Changes, Being Involved, Thinking of Others and Recreation.  There will also be a Special Award for out‐standing achievement and a “Best Shot” Award. Want to know more? Then contact amanda.farrington@telford.gov.uk. 

Remain Vigilant  The CQC has let Trusts in the Midlands and East SHA Cluster know that they have been made aware of a couple of instances in the area (Lincolnshire and Northamptonshire) where hospitals have been con‐tacted by bogus inspectors trying to gain access to the hospital.  Trust staff should always remain vigilant and ensure that ID is checked thoroughly before any such person is allowed access to hospital premises. If in doubt—ask to see their ID and ask for an office number to call and also make your line manager aware. 

New Inter Agency Child Protection Procedures for Safeguarding Children  The West Mercia Consortium Procedures Manual for Inter‐Agency Child Protection Procedures has been updated.  If you need access to these procedures, you can access them by clicking this link: http://www.proceduresonline.com/west%20mercia%20consortium/   When you log on to the website, you will be able to access a Quick Guide to what has changed.  

Innovation: Microsoft Lync Virtual Meetings 

It is now possible to hold meetings, from various equipped locations across the Trust, by way of new software called Microsoft Lync.  The IT Department has already installed cameras and network ca‐bles in several meeting rooms along with a technical checklist for setup.  The IT Training Team is now running a series of courses for those people who are likely to be involved in organising, facili‐tating and managing virtual meetings.  The training covers: 

  Preparation Attendees & Locations Roles & Rules Invitations Room Bookings Equipment Agenda and Files 

  

  Check In Timing Check In Visual & Audio Check 

  

  Facilitator and Chair Person Recap and Summarise Check Understanding Question & Confirm Manage Delegates Note Taking Presentations & Documents 

  

  Close your Virtual Meeting Summarise Agree any follow up tasks and clearly state who will be responsible Save any whiteboard notes and other documents Make sure that the meeting is closed on line 

Training will also address the following Frequently Asked Questions and more:  Where will we have access to Lync?   Who will ‘manage’ the meeting/software?    Can files be shared prior to the meeting?   What are the general rules of virtual meetings?  How will delegates contribute – verbally or instant messages?   Who will take minutes and how?  What about Information Governance / sensitive information issues?  Are cameras available where necessary and who will be responsible for these?  How are delegates setup with appropriate roles e.g. presenter/attendee?  Is any other equipment needed or necessary? 

For more information and future training course dates, please contact: Kitty Briggs Business Administration Assistant, Learning & Development Team; OD and Workforce Director‐ate, Shropshire Community Health NHS Trust   Tel: 01743 276670. Email: kitty.briggs@shropcom.nhs.uk  Address: IT Training Centre, Mercian House, Oxon Business Park, Shrewsbury, SY3 5AL. 

The Health Improvement Team is holding a High Five photogra‐phy competition to get young people and their families think‐ing about the High Five message and focusing on the little things in life.  High Five for a happier life is all about connecting with other people; being active by doing more exercise; taking notice of the world around you; keep learning by taking 

up a new hobby or skill and giving to others.  So if you know of a budding young photographer, get them thinking about what the High Five ways means to them and get snapping – you never know, they might win a prize!  The competition is open to anyone aged 21 or below from Telford and Wrekin and we will be dividing the entrants into three age categories: under 8’s, 9‐15’s and 16‐21’s, with prizes for each category.  Please do not forget to get a consent form filled for anyone pictured in the photos.  If anyone has any queries about the competition or about High Five please do not hesitate to contact Louise at high.five@shropcom.nhs.uk 

Involving or communities: High Five Young Photographer’s Competition 

Christmas and New Year Pay Arrangements   

Due to the closure over the Christmas and New Year period of the computer bureau used 

by the Payroll Service, December 2011 salaries will be paid on Thursday 22nd December.  This means that deadlines for payroll changes are earlier than usual.  In order to ensure inclusion in De‐cembers pay please note that:  

all change forms, new starter and termination forms must be with OD and Workforce by Thursday 1st December 

  all timesheets, overtime and travelling expenses claims must be with Payroll Services by Monday 

5th December 

Staff Mobile Phones—what’s changing?  There are two models of mobile phones now available for staff within the Trust; a basic “Talk & Text”  model (the Nokia C1‐02), and for those staff that require access to e‐mail and Office attachments the smart‐phone that is available is the Orange “Barcelona”.   Any member of staff who thinks they need a mobile phone, should, in the first instance speak with their line manager.  Please note that the Trust will not be purchasing Apple iPhones or iPads for staff as there is currently no de‐fined business need for these devices. 

Involving patients, partners and staff  

Whilst a more detailed ‘write up’ of the Trust’ strategy event will be included in December’s edition of Inform, it’s worth pointing out the success of the day and the relevance it has for us all.  

The day consisted of a range of views and participants sharing their ideas, thoughts and aspi‐rations for community health services in Shropshire.  Nowhere was this more obvious than when everyone was asked to tell their groups what made them sad, mad and glad about com‐munity health services.  The day allowed for people who knew lots about us and our work and those that didn’t know as much to come together and help us to work out our organisational priorities for the future.  

As well as the usual group work and feedback, there was also a ‘graphic facilitator’ at the event who worked to capture the main points of the day in a series of large drawings.  Some of the examples of her work can be seen on this page…  We’re currently working on developing the full report of the day, and once that’s ready we’ll make it available for everyone to read. 

From page 1 

Training and Appraisal is changing …  

The OD and Workforce Team is pleased to announce that work is underway to stream‐line the way that you book your training and also to in‐troduce a new, simplified ap‐praisal system for staff from the throughout the whole organisation.   

From March 2012 the national funding for e‐KSF will be with‐drawn by the Department of Health, this means that from this date the e‐KSF system will no longer be available for use by staff employed by Shropshire Community Health NHS Trust.  So that we can help you to man‐age your appraisal data and give you time to download your per‐sonal information, the system will be closed to staff from early Janu‐ary for training bookings and en‐tering new appraisal information.    

During January, February and March 2012 you will then have the opportunity to take what you need from the system, before it is finally withdrawn completely on the last day of March 2012.  After this date access will be closed down completely.  A completely new electronic self service system will be launched as part of ESR self‐service from June 2012 – and in the meantime a new, simplified appraisal proc‐ess and paperwork and a new training booking process will be put in place.  More details to fol‐low soon.   

Into Winter: Department of Health Cold Weather Plan 

2011 Cold Weather Plan  The Department of Health has recently issued this year’s Cold Weather Plan, which includes the infor‐mation card to the left for NHS Staff.  This information is par‐ticularly useful for staff that work out in the com‐munity, in patients’ homes.  If the weather gets very cold, like last year, we will be alerted to the different levels.  It would be useful to keep a copy of the attached ‘card’ somewhere close to hand in case you need to refer to it. It also contains some useful information should you need to help advise patients.  The full Cold Weather Plan can be found at the web address on the bot‐tom of the card. 

Into Winter: ShropshireHeatsavers Launched 

Inform is produced by the Communications Team.  If you have any ideas for features or you would like to promote you and your team’s success—then simply email: communications@shropcom.nhs.uk with any ideas that you may have.  The newsletter is produced on a monthly basis. 

Fuel poverty and affordable warmth has hit the head‐

lines and rightly so. Many people, particularly those in 

later  life, have  to choose between heating or eating 

and the cost to the NHS soars each winter. £6 million 

per year could be saved by preventing hospital admis‐

sions due  to diseases exacerbated by cold conditions 

in the home. 

 

If you have patients you are worried about due to the above are you:‐ 

 

Unsure who to refer to when patients present in fuel poverty? 

Unable to find a resolution for the old and/or cold patients? 

Need to refer quickly and easily but don’t know how? 

Would like acknowledgement and feedback after referral? 

Would like to know possible options/outcomes following referral? 

 

Well ShropshireHeatSavers has been developed by Shropshire County PCT Public Health to enable you  to  refer  easily,  quickly  and  safely  through  a  secure,  dedicated HeatSavers  link  to  Shropshire Council’s  Housing,  Health  and Wellbeing  Team  by  using  criteria  on  a  simple  Affordable Warmth Checklist.  As long as your patient has given permission they will be contacted and assessed for the level of as‐sistance that can be given and you will be notified of the outcomes of your referral. Any patient of whatever income level can be helped. You won’t be asked to do any sort of energy efficiency check of the home as it is sufficient for you to recognise the signs of habitual cold in the home and identify who is at risk.  It’s  an  uncomplicated  and  very  effective way  of  ensuring we  know who  needs  help  and  support when the cold bites. Team managers will be provided with Affordable Warmth Checklists cards for all staff to carry with them on visits. Please contact Karin Dawson, Programme Manager for Health  in Later Life for more information and help.  Karin Dawson, Public Health Directorate, Oak Lodge, William Farr House Site 01743 277622  (ext 2555 if on internal phones) or email: karin.dawson@shropshirepct.nhs.uk 

The Government recently  launched a call to public sec‐tor workers to tell them how they can do things simpler, cheaper  or  quicker,  in  order  to make  public  services better.  If  you  want  to  take  part,  visit  this  link: www.cabinetoffice.gov.uk/tellushow 

Tell them how...