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CONTROL INTERNO DE LA EMPRESA REPUESTOS FREDY E INVERSIONES E.I.R.L
AO DE LA PROMOCION DE LA INDUSTRIA RESPONSABLE Y DEL COMPROMISO CLIMATICO
UNIVERSIDAD SAN PEDRO
FACULTAD DE CIENCIAS CONTABLES Y ADMINISTRACION
ESCUELA PROFESIONAL DE CONTABILIDAD
AUDITORIA I
MG.CPC. HIDALGO MEJIA JAVIER
AUDITORIA CONTROL INTERNO EMPRESA REPUESTOS FREDY E INVERSIONES E.I.R.L.
ALUMNO:
LUGO DE LA CRUZ PERCY
QUITO ROJAS ROMER ELY
CICLO VIII
HUARAZ, ANCASH PERU
2015
INTRODUCCIN:
La preocupacin que existe sobre las empresas privadas es el manejo del control interno, ltimamente se ha podido ver gran cantidad de grandes y medianas empresas que de la noche a la maana ya no lo eran. Algunas empresas quebradas, otras en reestructuracin y otras declaradas como insolventes. Frente a estos hechos las interrogantes que nos planteamos es si acaso los hechos mencionados no son previsibles, si los estados financieros no son un parmetro de medicin o es que el patrimonio se puede observar y desaparecer de la noche a la maana y las empresas pueden decir hasta aqu llegamos; y adems, dnde quedan las auditoras externas con dict- menes limpios o salvedades. Cuando uno analiza esta problemtica se piensa en la importancia que tiene el control interno a efectos de que pueda permitir que la empresa subsista y desarrolle. Como ejemplo tenemos las quiebras del Banco de la Repblica, Banco Nuevo Mundo, los grandes consorcios de empresas papeleras, empresas constructoras, etc. Los que pagan por la deficiencia de control no son los accionistas porque generalmente ellos ya recuperaron su capital, quienes llevan la peor parte son los trabajadores y el Estado, porque las empresas al quebrar, tambin se llevan los tributos del IGV y la renta. Ahora vamos a definir lo que es El Control Interno. se tiene como funcin primordial evaluar en forma independiente la eficiencia, eficacia, economa y equidad de las operaciones contables financieras, administrativas, de gestin de otra naturaleza de la entidad. Es un proceso que lleva a cabo la gerencia de una organizacin y que debe estar diseado para dar una seguridad razonable, en relacin con el logro de los objetivos previamente establecidos en los siguientes aspectos bsicos:
Efectividad y eficiencia de las operaciones. Confiabilidad de los reportes financieros. Cumplimiento de leyes, normas y regulaciones aplicables.
OBJETIVOS
A. OBJETIVO GENERAL:
Determinar el estado actual del Sistema de Control Interno de la Empresa Repuestos Fredy e Inversiones E.I.R.L, a fin de conocer el nivel de desarrollo y organizacin de la entidad, los elementos de control, las deficiencias, los ajustes y modificaciones, los componentes y normas que deban implementarse, estimacin de recursos y lineamientos que permitan analizar el Sistema de Control Interno de la entidad.
B. OBJETIVOS ESPECFICOS:
Establecer los lineamientos generales y especficos para el anlisis del Sistema de Control Interno de la Empresa repuestos Fredy e Inversiones E.I.R.L.
Determinar la existencia de controles internos establecidos en el Gobierno Regional de Ancash, tomando como referencia los componentes del control interno representados por el ambiente de control, evaluacin de riesgos, actividades de control gerencial, informacin y comunicacin y supervisin.
Evaluar los controles establecidos a nivel de procesos, actividades y tareas, priorizadas o crticas de la organizacin, siguiendo las polticas establecidas por la Empresa Repuestos Fredy e Inversiones E.I.R.L.
Determinar las debilidades, fortalezas y riesgos de los procesos y procedimientos del control interno aplicado en cada unidad orgnica de la Empresa Repuestos Fredy e Inversiones E.I.R.L, emitiendo las recomendaciones correspondientes.
ALCANCE:
El proceso de anlisis y evaluacin del Sistema de Control Interno se llevar a cabo de manera general en la empresa Repuestos Fredy e Inversiones E.I.R.L.
CAPITULO I
CONTROL INTERNO
Desde el punto de vista del ciclo gerencial y de sus funciones, el control se define como la medicin y correccin del desempeo a fin de garantizar que se han cumplido los objetivos de la entidad y los planes ideados para alcanzarlos
El control como funcin de la administracin consiste en Vigilar el desempeo actual, compararlo con una norma y emprender las acciones que hicieran falta.
Segn las Normas de Control Interno, el concepto de control abarca lo siguiente:
El Control Interno es un proceso integral efectuado por el titular, funcionarios y servidores de una entidad, diseado para enfrentar los riesgos y para asegurar que se alcancen los siguientes objetivos gerenciales:
Promover la eficiencia, eficacia, transparencia y economa en las operaciones de la entidad, as como en la calidad de los servicios pblicos que presta.
Cuidar y resguardar los recursos y bienes de la entidad contra cualquier forma de prdida, deterioro, uso indebido de los mismos y actos ilegales, as como contra todo hecho irregular o situacin que pudiera afectarlos.
Cumplir con la normatividad aplicable a la entidad y a sus operaciones.
Garantizar la confiabilidad y oportunidad de la informacin.
Fomentar e impulsar la prctica de valores institucionales.
Promover que los funcionarios o servidores pblicos cumplan con rendir cuentas sobre la misin u objetivo que les haya sido encargado, as como sobre los fondos y bienes pblicos que les hayan sido asignados
CAPITULO II
CONOCIMIENTO GENERAL DE LA EMPRESA REPUESTOS FREDY E INVERSIONES E.I.R.L:
2.1. Misin Institucional del Gobierno Regional de Ancash:
La empresa no cuenta con una misin establecida.
2.2. Visin Institucional del Gobierno Regional de Ancash:
La empresa no cuenta con una Visn.
2.3. Lineamientos de Polticas y Objetivos Estratgicos institucionales:
La empresa no cuenta con lineamientos polticos y objetivos estratgicos.
2.4. Objetivos Estratgicos Institucionales:
No cuenta con Objetivos Estratgicos.
2.5. Funciones Institucionales:
Planificar, organizar, dirigir, ejecutar y controlar los recursos financieros, bienes, activos y capacidades humanas, necesarios para la gestin regional, con arreglo a los sistemas administrativos nacionales vigentes.
Organizar el Rgimen interno de la Empresa
Cuidar de la Contabilidad y formular las cuentas y el balance
CAPITULO III
ANALISIS DEL CONTROL INTERNO EN EL GOBIERNO REGIONAL DE ANCASH EN BASE A LOS CINCO COMPONENTES DEL CONTROL
3.1. AMBIENTE DE CONTROL:
a. FILOSOFA DE DIRECCIN: Es la actitud ejemplar que deben mantener el gerente de la empresa, fomentado el respeto y apoyo al control, actuando siempre con transparencia y buscando el logro de los objetivos de cada rea que involucrado.
EVIDENCIAS DE CUMPLIMIENTO:
No se cuenta con registro alguno.
EVIDENCIAS DE INCUMPLIMIENTO:
No se fomenta el trabajo en equipo.
Los trabajos se ejecutan a lo que dispone la gerencia.
b. INTEGRIDAD Y VALORES TICOS: La empresa Repuestos Fredy e Inversiones E.I.R.L debe distinguirse por el cumplimiento de principios y valores ticos, as como la sancin oportuna de faltas y delitos cometidos contra la entidad.
EVIDENCIAS DE CUMPLIMIENTO:
Sin consideraciones.
EVIDENCIAS DE INCUMPLIMIENTO:
AL no existir un cdigo de tica solo se orientan sus acciones en base a sus propios cdigos de conducta.
No se realizan informes peridicos sobre el seguimiento eficiente de procesos, administrativos y reportes del rea ventas.
No hay registros de mecanismo que protejan a los trabajadores.
c. ADMINISTRACIN ESTRATGICA: Se refiere al hecho que la empresa debe orientarse en funcin a los objetivos determinados en un plan estratgico, el mismo que debe ejecutarse a travs de planes operativos.
EVIDENCIAS DE CUMPLIMIENTO:
No se encuentran documentacin a ceca de la administracin estratgica.
EVIDENCIAS DE INCUMPLIMIENTO:
Al no contar con la implementacin de estrategias objetivos misin o u estatuto de la empresa no se pueden cumplir los objetivos.
d. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL: Es la estructura de la empresa Repuestos Fredy e Inversiones E.I.R.L y los documentos normativos de gestin, que deben de mantener coherencia con respecto a la realidad y a la misin institucional, pudindose adaptar a los cambios y arreglos que contribuyan al logro de los objetivos institucionales.
EVIDENCIAS DE CUMPLIMIENTO:
No cuenta con esta documentacin.
EVIDENCIAS DE INCUMPLIMIENTO.
Al no contar con esta documentacin no se hizo el anlisis FODA; no se conoce especficamente las fortalezas debilidad oportunidades y amenazas de la empresa solo emprico.
e. ADMINISTRACIN DE RECURSOS HUMANOS: Considerando que las personas son el recurso ms importante de la empresa Repuestos Fredy e Inversiones E.I.R.L, la gestin debe adoptar acciones para asegurar su desarrollo profesional y la vocacin de servicio hacia los clientes internos y externos.
EVIDENCIAS DE CUMPLIMIENTO:
No cuenta con alguna documentacin
EVIDENCIAS DE INCUMPLIMIENTO:
El personal se encuentra desmotivado y poco comprometido con los propsitos de la Empresa.
No cuentan con los procedimientos documentados para la contratacin y evaluacin del desempeo del personal.
f. COMPETENCIA PROFESIONAL: La Gestin de la Empresa Repuestos Fredy e Inversiones E.I.R.L debe establecer los perfiles de competencia profesional de cada cargo o puesto de la empresa, considerando la formacin profesional necesaria, la experiencia y la capacidad para tomar decisiones, entre otros factores.
EVIDENCIAS DE CUMPLIMIENTO:
No se elabor el MOF.
EVIDENCIAS DE INCUMPLIMIENTO:
Se han contratado personal con un perfil que no se ajusta a las necesidades de la empresa,
g. ASIGNACIN DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD: Se debe establecer claramente el nivel y lmites de autoridad y responsabilidad que le corresponde a cada integrante de la empresa.
EVIDENCIAS DE CUMPLIMIENTO:
No cuenta con manual de funciones.
EVIDENCIAS DE INCUMPLIMIENTO:
No se comunica a los integrantes su nivel de autoridad, sus funciones y responsabilidades, as como el nivel inmediato superior de quien dependen.
No se tiene definido las responsabilidades de los integrantes ante la evidencia de alguna deficiencia o acto ilegal.
3.2. EVALUACIN DE RIESGOS:
a. PLANEAMIENTO DE LA ADMINISTRACIN DE RIESGOS: Es la necesidad de elaborar un plan para conocer los riesgos que podran afectar la gestin, valorndolo adecuadamente y adoptando acciones preventivas para minimizar posibles efectos
EVIDENCIAS DE CUMPLIMIENTO:
No cuentan con un plan para conocer riesgos
EVIDENCIAS DE INCUMPLIMIENTO:
No realizan el anlisis FODA, como instrumento de diagnstico de la empresa y no hay la participacin del personal.
No hay valoracin de riesgos identificados tales como estratgicos, operativos, financieros, de cumplimiento y de tecnologas; ni el nivel de impacto de cada uno de ellos.
3.3. ACTIVIDADES DE CONTROL:
a. PROCEDIMIENTOS DE AUTORIZACIN Y APROBACIN: Se trata de establecer y asignar por escrito la responsabilidad para autorizar y aprobar las tareas, actividades o procesos propios de la gestin de la empresa.
EVIDENCIAS DE CUMPLIMIENTO:
No se cuenta con MOF Y EL ROF.
EVIDENCIAS DE INCUMPLIMIENTO:
Hay desordenes y errores en la ejecucin de tareas y actividades dentro de los procesos de la Empresa.
Las tareas y/o actividades se realizan de manera informal, con rdenes sin documentacin, creando desconfianza en las acciones.
b. SEGREGACIN DE FUNCIONES: Consiste en distribuir funciones entre el personal, logrando que las etapas claves de los procesos o tareas no se concentren en una sola persona.
EVIDENCIAS DE CUMPLIMIENTO:
No se cuenta con documentacin alguna.
EVIDENCIAS DE INCUMPLIMIENTO:
El desconocimiento de reglamentos pueden generar fraudes contra la empresa, por falta de controles.
No se da una correcta delegacin de funciones, evitando que un solo persona centralice varias funciones.
c. CONTROLES SOBRE EL ACCESO A LOS RECURSOS O ARCHIVOS: Los recursos o archivos de valor deben ser debidamente custodiados, limitndose su acceso a personal autorizado y estableciendo controles para su custodia.
EVIDENCIAS DE CUMPLIMIENTO:
No se cuenta con documentacin alguna .
EVIDENCIAS DE INCUMPLIMIENTO:
Los archivos y bienes de la entidad se exponen a riesgos de perdida.
d. REDENCIN DE CUENTAS: Es la obligacin que tiene toda autoridad, funcionario o servidor pblico, de dar informacin oportuna y veraz sobre su gestin, tanto en trmino de ejecucin presupuestal como del logro de los objetivos institucionales.
EVIDENCIAS DE CUMPLIMIENTO:
Cuenta con el seguimiento externo con un contador.
EVIDENCIAS DE INCUMPLIMIENTO:
Informan las cuentas pero no con la informacin relevante del desempeo de la gestin.
No se brinda informacin de sus movimientos solo para fines de declaraciones mensuales y anuales.
e. DOCUMENTACIN DE PROCESOS, ACTIVIDADES Y TAREAS: Es deber de todo integrante de la empresa, generar, ordenar, preservar y presentar la documentacin de todas las tareas, actividades o procesos ejecutados durante su gestin.
EVIDENCIAS DE CUMPLIMIENTO:
No cuenta con documentacin alguna.
EVIDENCIAS DE INCUMPLIMIENTO:
Se pierde evidencia material para la verificacin de las acciones realizadas.
Se genera prdida de tiempo en la bsqueda de informacin y respaldo para acciones de controles posteriores.
Se tiende la informalidad, se realizan autorizaciones verbales sin documentos que evidencien las transacciones.
3.4. INFORMACIN Y COMUNICACIN:
EVIDENCIAS DE CUMPLIMIENTO:
No cuneta con la documentacin o informacin adecuada.
EVIDENCIAS DE INCUMPLIMIENTO:
No existen sistemas de controles mucho menos sistemas informticos y a las tecnologas de informacin y comunicaciones.
No se regula adecuadamente los procedimientos de comunicacin interna, ocasionando usar medios informales y/o de acuerdo a criterios del personal.
A pesar que las ineficiencias son detectadas no se corrigen a tiempo.
No se cuenta con reas de archivos debidamente implementadas para la conservacin de toda la documentacin importante, es decir se pierden evidencias materiales, y esto causa que no se puedan verificar las acciones realizadas.
3.5. SUPERVISIN: Los procesos y operaciones de la Empresa Repuestos Fredy e Inversiones E.I.R.L. deben ser monitoreados para poder adoptar acciones preventivas oportunas que aseguren su idoneidad y calidad
EVIDENCIAS DE CUMPLIMIENTO:
No cuenta con Supervisin.
EVIDENCIAS DE INCUMPLIMIENTO:
No se monitorea la ejecucin de presupuestos, la ejecucin del plan estratgico, el plan anual, entre otros proceso a travs de registros peridicos.
La gerencia no llevan un registro de las debilidades y deficiencias detectadas a fin de adoptar acciones correctivas.
CAPITULO IV
MARCO TEORICO, LEYES Y NORMATIVAS:
El Control Interno en las empresas privadas, su concepto, principios, tcnicas y metodologas. Entre las principales normas se encuentran:
Instituto Norteamericano de Contadores Pblicos. Estudio y Evaluacin del Control Interno por el Auditor.
Mirtha Luz Tizza Ballenas. Normas Tcnicas de Control Interno para Abastecimientos Escuela Nacional de Control.
Sistema de Control Interno de una Pyme. Informativo Caballero Bustamante Revista de Asesora Especializada
Auditora. Normas Tcnicas, Control Interno, Planificacin del Trabajo, Objeto y Procedimientos. Tomo I. Edicin 1996 Didctica Multimedia S. A.
Informe especial. La Auditora como instrumento de Control Informativo Caballero Bustamante. Tomo II. Edicin 1999. 6. Segunda Norma: Control Interno Evaluacin del Control Interno Informativo Caballero Bustamante. Tomo I, Edicin 1998.
Sistema de Contabilidad y de control Interno Consultas y Soluciones. Informativo Caballero Bustamante. Tomo II. Edicin 1997.
El Informe del Auditor Independiente Responsabilidad de la Gerencia La Gestin Empresarial y su Relacin con el Control Interno. Informativo Caballero Bustamante. Tomo I. Edicin 1997.
Jess Mara Pea Bermdez. Control, auditora y revisora fiscal. Incluye contralora y tica profesional.
Samuel Alberto Mantilla B. Control Interno de los Nuevos Instrumentos Financieros.
Abraham Perdomo Moreno. Fundamentos de Control Interno.
Ley 728
LEY COSO
Cdigo Tributario
Ley del Impuesto a la Renta
Ley del IGV.
Escritura pblica de constitucin
Ley general de sociedades
Leyes en materia comercial
Principios de contabilidad generalmente aceptados
NIC'S NIIFS y sus respectivas interpretaciones
Manual de polticas y procedimientos contables
Cdigo de tica.
CAPITULO V
CONCLUSIONES
Considerando la importancia del control Interno en el manejo empresarial y el conocimiento de las personas para conseguir la optimizacin en los resultados del manejo de las operaciones es necesario:
Se determina que no se da una ponderacin adecuada al plan operativo y al presupuesto, siendo que el plan operativo es la herramienta principal y el presupuesto su consecuencia, por lo cual se requiere de un proceso de capacitacin, induccin y sensibilizacin, para que el pensamiento gire alrededor de la planificacin estratgica vinculada al presupuesto que permita la ejecucin de las actividades y proyectos programados.
Las observaciones; nos muestran un panorama de carencias, tanto en recursos presupuestales, falencias de infraestructura, Ausencia de Gestin, etc.
Definir el rol que juega el Control Interno dentro de la empresa.
La capacitacin del personal para que no vulneren las normas de Control Interno.
Mantener siempre una adecuada delimitacin de funciones a travs de un organigrama funcional y que guarde coherencia con el Manual de Funciones.
Que el flujograma de los documentos vaya en relacin al proyecto de desarrollo empresarial y el cumplimiento de las metas y objetivos.
RECOMENDACIONES
Se recomienda que la empresa establece su misin y visin.
Crear unas lineamientos de polticas de tica, polticas contables mejor el estatuto de la empresa
Al no estar correctamente diseados los objetivos del Plan Estratgico trae como consecuencia la distorsin del avance en el logro de los objetivos estratgicos, por lo que se recomienda la aprobacin y ejecucin de eventos de actualizacin sobre planificacin estratgica, en cada una de las instancias administrativas y de ser posible en forma sectorizada.
Es necesario Crear un organigrama , crear MOF, ROF, conocer, crear hacer un anlisis FODA
CAPITULO VI
ANEXOS
Robbins/Coulter
Aprobadas mediante Resolucin de Contralora General N320-2006-CG publicado el 03.11.2006. Definicin incorporada por INTOSAI en el marco de l XVIII INCOSAI realizado el ao 2004 en Budapest.