implementasi manajemen perbekalan kantor di upt ... · implementasi manajemen perbekalan kantor di...
TRANSCRIPT
i
IMPLEMENTASI MANAJEMEN PERBEKALAN KANTOR DI UPT
PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SEBELAS MARET DALAM
PENINGKATAN PELAYANAN KEPADA PENGGUNA
SKRIPSI
Oleh:
TONY FATUROHMAN
K7412174
PROGRAM STUDI PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN
FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
2017
ii
iii
ANALISIS MANAJEMEN PERBEKALAN KANTOR DI UPT
PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SEBELAS MARET DALAM
PENINGKATAN PELAYANAN KEPADA PENGGUNA
Oleh:
TONY FATUROHMAN
K7412174
Skripsi
diajukan untuk memenuhi salah satu persyaratan mendapatkan gelar
Sarjana Pendidikan Program Studi Pendidikan Administrasi Perkantoran
FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
2017
iv
v
vi
ABSTRAK
Tony Faturohman. K7412174. IMPLEMENTASI MANAJEMEN
PERBEKALAN KANTOR DI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS
SEBELAS MARET DALAM PENINGKATAN PELAYANAN KEPADA
PENGGUNA. Skripsi. Surakarta: Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan
Universitas Sebelas Maret Surakarta, Juli 2017.
Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui (1) Pengelolaan perbekalan
kantor UPT Perpustakaan Universitas Sebelas Maret (2) Peningkatan pelayanan
kepada pengguna melalui optimalisasi perbekalan kantor UPT Perpustakaan
Universitas Sebelas Maret (3) Kendala dalam pengelolaan perbekalan kantor (4)
Upaya untuk mengatasi kendala dalam pengelolaan perbekalan kantor.
Penelitian ini menggunakan metode penelitian kualitatif dengan
menggunakan jenis penelitian studi kasus. Data yang digunakan merupakan data
primer dan data sekunder. Sumber-sumber yang digunakan untuk memperoleh
data didapat dari informan, dokumen, tempat dan lokasi. Pengambilan sampel
dilakukan dengan teknik Purposive Sampling kemudian dilanjutkan dengan teknik
Snowball Sampling. Pengumpulan data dilakukan dengan teknik interview,
analisis dokumen dan observasi. Uji validitas data menggunakan triangulasi
sumber dan tiangulasi metode. Sedangkan teknik analisis data yang digunakan
adalah dengan analisis interaktif.
Hasil penelitian ini (1) Pengelolaan perbekalan kantor UPT Perpustakaan
Universitas Sebelas Maret dilakukan dengan (a) Perencanaan untuk menentukan
kebutuhan barang (b) Pengadaan yang dilakukan oleh UPT ULP dan UPT BMN
selaku pelaksana pengadaan seluruh UPT yang ada di Universitas Sebelas Maret
(c) Inventarisasi dilakukan oleh petugas SIMAK BMN karena seluruh barang
merupakan adalah barang milik Negara (d) pemeliharaan dilakukan secara sehari-
hari dan berskala (e) Pengiriman barang dilakukan dengan perjalanan darat (f)
Penyimpanan hanya untuk alat-alat tulis kantor (g) Penghapusan dilakukan
dengan cara lelang (h) Pengendalian dilakukan dengan membuat kartu
pengendalian barang. (2) Peningkatan pelayanan kepada pengguna melalui
optimalisasi perbekalan kantor dengan menyediakan fasilitas berbentuk barang
dan ruangan. (3) Kendala dalam pengelolaan perbekalan kantor yaitu; (a)
Kurangnya anggaran (b) Kurangnya kesadaran pengguna dalam memelihara
maupun merawat barang (c) Kurangnya kompetensi petugas (4) Upaya mengatasi
kendala dalam pengelolaan perbekalan kantor dengan beberapa cara yaitu; (a)
Memprioritaskan kebutuhan barang yang lebih penting (b) Meningkatkan
komunikasi dengan pengguna (c) Memberikan pelatihan kepada SDM terkait.
Kata kunci : implementasi manajemen perbekalan, peningkatan pelayanan kepada
pengguna
vii
ABSTRACTS
Tony Faturohman. K7412174. OFFICE SUPPLIES MANAGEMENT IN
LIBRARY OF UNIVERSITAS SEBELAS MARET IN IMPROVING THE
SERVICE FOR LIBRARY VISITORS. Thesis. Surakarta: Faculty of Teacher
Training and Educaion Universitas Sebelas Maret Surakarta.
This research objectives are to discover (1) office supplies management in
the library of Univ. 11 Maret (2) The service improvement for users through
optimization of office supplies in the library of Univ. 11 Maret (3) obstacles in
office supplies management (4) problem-solving of obstacles in office supplies
management.
This study uses qualitative research and the type of the research aims case
study. The used data were primary data and secondary data. The data collected are
from informants, documents, place and loaction. The used sampling was
Purposive Sampling and followed by Snowball Sampling technique. Interview,
document analysis, and observation are done to collect the data. Source
triangulation and triangulation method are used to test validity of the data. The
techniques used in testing the validity data of the analysis interactive.
Based on the result, it can be concluded (1) Office supplies management in
Library of UNS is done by (a) planning on choosing the needs of the library (b)
the supplying is done by UPT ULP and UPT BMN as the organizers of supplying
in all UPTs in Universitas Sebelas Maret (c) inventory is done by SIMAK BMN
officials because all items are owned by state (d) continuously maintaining the
properties (e) using landline delivery (f) storing office stationery only (g) auction
for abolishment of the supplies (h) using properties control card to maintain the
control. (2) The service improvement for users through optimization of office
supplies by providing the facilities such as items and rooms. (3) There obstacles
found in office supplies management are; (a) low in budgets (b) lack of awareness
of the visitors in using the facilities (c) lack of competency of the librarians. (4)
problem-solving of obstacles met in office supplies management are (a)
prioritizing important supplies (b) improving the communication with the visitors
(c) giving training for related human resource.
Keywords : implementation of supplies management, service improvement for
visitors
viii
MOTTO
Terkadang orang tidak mengetahui kita berjuang untuk lebih baik, yang mereka
ketahui hanya dari luarnya. Lakukanlah yang terbaik buktikan sebaliknya.
(Tony Faturohman)
Sembunyikanlah kebaikanmu sebagaimana engkau menyembunyikan
keburukanmu.
(Al Ghazali)
Sesungguhnya Allah bersama orang-orang yang sabar.
(Al-Baqarah:153)
Niat adalah ukuran dalam menilai benarnya suatu perbuatan, oleh karenanya,
ketika niatnya benar, maka perbuatan itu benar, dan jika niatnya buruk, maka
perbuatan itu buruk.
(Imam An Nawawi)
Tiada makanan yang lebih baik daripada hasil usaha tangan sendiri.
(HR.Bukhari)
Hendaklah kamu tetap berbuat baik kepada orang yang berbuat jelek kepadamu.
(Lukman Hakim)
ix
PERSEMBAHAN
Skripsi ini saya persembahkan untuk:
Bapak dan Ibu
“Doa dan restumu yang tak pernah putus demi kebaikan anakmu, kerja keras yang
tiada hentinya serta pengorbanan yang tak terbatas dan kasih sayang yang sangat
dalam. Suatu kebanggaan menjadi anak yang dapat membahagiakan orang tua
seperti kalian.”
Keluarga
“Keluargaku, terima kasih atas dukungan yang selalu kalian berikan. Semangat
dan perhatian yang selalu kalian ingatkan membuat diriku tetap bersemangat
biarpun jauh dari kalian.”
Mega Ria Sagita,
“Terima kasih atas nasehat dan dukungan yang kamu berikan”
Almamater tercinta Universitas Sebelas Maret Surakarta
x
KATA PENGANTAR
Puji syukur ke hadirat Allah Subhannahu Wata’ala atas segala nikmat-Nya yaitu
nikmat sehat, nikmat ilmu, nikmat mudah dan nikmat lancar. Atas segala nikmat
tersebut, akhirnya peneliti dapat menyelesaikan skripsi dengan judul “ANALISIS
MANAJEMEN PERBEKALAN KANTOR DI UPT PERPUSTAKAAN
UNIVERSITAS SEBELAS MARET DALAM PENINGKATAN
PELAYANAN KEPADA PENGGUNA”.
Skripsi ini disusun sebagai salah satu persyaratan kelulusan untuk mendapatkan
gelar Sarjana Pendidikan di Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas
Sebelas Maret khususnya pada Program Studi Pendidikan Adminstrasi
Perkantoran. Di dalam penyusunan skripsi ini tentunya banyak pihak yang telah
berkontribusi sehingga memperlancar peneliti dalam menyelesaikan penulisan
skripsi ini. Oleh karena itu, peneliti dengan segenap hati mengucapkan terima
kasih kepada pihak-pihak yang telah membantu memperlancar dalam penyusunan
skripsi, yaitu sebagai berikut:
1. Prof. Dr. Joko Nurkamto, M.Pd., Dekan Fakultas Keguruan dan Ilmu
Pendidikan Universitas Sebelas Maret Surakarta atas izin yang diberikan.
2. Dr. Hery Sawiji, M.Pd, selaku Ketua Program Studi Pendidikan Administrasi
Perkantoran atas izin dan semangat yang selalu diberikan kepada penulis
dalam penyusunan skripsi.
3. Dr. Djoko Santoso T.H., M.Pd, selaku Dosen Pembimbing I yang selalu sabar
memberikan bimbingan dan motivasi dalam penyusunan skripsi.
4. Dr. Tri Murwaningsih, M.Si selaku Dosen Pembimbing II yang selalu sabar
memberikan arahan, bimbingan dan motivasi dalam penyusunan skripsi.
5. Dr. Muhammad Rohmadi, S.S., M. Hum Kepala UPT Perpustakaan
Universitas Sebelas Maret yang telah memberikan kesempatan dan tempat
dalampengambilan data penelitian.
6. Sugeng Widaryatno, S.IP Kepala Sub Bagian Tata Usaha UPT Perpustakaan
Universitas Sebelas Maret yang telah memberikan bimbingan dan bantuan
dalam penelitian.
xi
xii
DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN JUDUL ................................................................................ i
HALAMAN PERNYATAAN ................................................................... ii
HALAMAN PENGAJUAN ...................................................................... iii
HALAMAN PERSETUJUAN .................................................................. iv
HALAMAN PENGESAHAN ................................................................... v
HALAMAN ABSTRAK ........................................................................... vi
HALAMAN ABSTRAC ........................................................................... vii
HALAMAN MOTTO ............................................................................... viii
HALAMAN PERSEMBAHAN ............................................................... ix
KATA PENGANTAR ................................................................................ x
DAFTAR ISI ............................................................................................ xii
DAFTAR GAMBAR ................................................................................ xiv
DAFTAR BAGAN .................................................................................... xv
DAFTAR LAMPIRAN ............................................................................. xvi
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah ................................................... 1
B. Rumusan Masalah ............................................................ 5
C. Tujuan Penelitian .............................................................. 5
D. Manfaat Penelitian ............................................................ 5
BAB II KAJIAN PUSTAKA
xiii
A. Kajian Pustaka .................................................................. 7
1. Tinjauan Tentang Manajemen Perbekalan ................... 7
a. Manajemen ............................................................... 7
b. Perbekalan ................................................................ 12
c. Manajemen Perbekalan Kantor ................................ 16
2. Tinjauan Tentang Pelayanan ........................................ 28
B. Kerangka Berpikir ............................................................ 32
BAB III METODOLOGI PENELITIAN
A. Jenis Penelitian ................................................................. 34
B. Lokasi Penelitian dan Waktu Penelitian ........................... 34
C. Metode dan Pendekatan Penelitian ................................... 35
D. Sumber Data ...................................................................... 36
E. Teknik Pengambilan Data ................................................ 37
F. Teknik Pengumpulan Data ............................................... 38
G. Validasi Data .................................................................... 39
H. Teknik Analisis Data ........................................................ 40
I. Prosedur Penelitian ............................................................ 41
BAB IV PEMBAHASAN
A. Hasil Penelitian ................................................................. 43
1. Deskripsi Lokasi Penelitian .......................................... 44
2. Deskripsi Data .............................................................. 48
B. Pembahasan ....................................................................... 78
BAB V SIMPULAN, IMPLIKASI DAN SARAN
A. Simpulan ........................................................................... 95
B. Implikasi ............................................................................ 98
C. Saran .................................................................................. 98
DAFTAR PUSTAKA ............................................................................... 100
LAMPIRAN ............................................................................................. 103
xiv
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Skema Model Analisis Interaktif .............................................................. 41
xv
DAFTAR BAGAN
Halaman
Kerangka Berfikir...................................................................................... 32
Prosedur Penelitian ................................................................................... 42
xvi
DAFTAR LAMPIRAN
Halaman
Lampiran 1: Catatan Penelitian ................................................................ 103
Lampiran 2: Tabel Waktu Penelitian ......................................................... 125
Lampiran 3: Tabel Daftar Inventaris ......................................................... 126
Lampiran 4: Foto Kegiatan ....................................................................... 130
Lampiran 5: Surat Keterangan Telah Melakukan Penelitian .................... 141
Lampiran 6: Surat Ijin Penelitian .............................................................. 142
Lampiran 7: Surat Permohonan Ijin Penelitian ......................................... 143
Lampiran 8: Surat Ijin Menyusun Skripsi ................................................. 144
Lampiran 9: Surat Permohonan Ijin Penelitian ......................................... 145
Lampiran 10: Surat Permohonan Ijin Menyusun Skripsi .......................... 146
Lampiran 11: Surat Permohonan Ijin Penelitian ....................................... 147