implementación de una base de datos de registros civiles en el archivo general de la nación....
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Lic. Félix Alberto Atúncar QuispeDirector de Archivos Públicos
La información es el insumo principal de las organizaciones. En cualquier actividad productiva en la que estemos inmersos, día a día debemos tomar decisiones que indicarán el rumbo de nuestra empresa, ya sea hacia el éxito o al fracaso. Pero para tomar una decisión lo más acertada posible es necesario basarnos en información de calidad.
“Para que la información sea considerada de calidad debe ser:
Exacta - estar libre de errores,
Oportuna - estar en el momento que se le requiere y ,
Relevante - estar completa contestando las preguntas del ¿qué?, ¿porqué?, ¿cuando?, ¿donde?, ¿quién?, ¿cómo?, etc.” (M.A. Gutierrez Oliva)
Estableciendo un adecuado sistema de gestión documental que permita llegar a buen puerto el manejo de la información organizacional y soportar a la creciente preocupación que sienten las organizaciones para asegurar la evidencia y trazabilidad (proceso) de su actividad a través de los documentos.
Cárdenas (2011).
Eficiencia: cumplimiento de los objetivos.
Eficacia: manejo correcto de los recursos.
Actualmente es imprescindible la automatización de los archivos, por su crecimiento y por la necesidad de su recuperación. Por tanto, es necesario el uso de la tecnología aplicada a los archivos para estar al alcance de las necesidades actuales de las organizaciones.
Asimismo, para un acceso adecuado de la información se debe aplicar las normas internacionales de descripción archivística (ISAD(g), ISAAR, ISDF).
Ampliar el acceso. Preservación y conservación. Reducción de costos. Optimización del espacio físico. Transformación de los servicios*. Reducción del tiempo de recuperación de la
información; por tanto, de los procesos. Uso de las TIC’s y acercamiento del Estado a los
ciudadanos.
*Gonzáles, celso (2007)
*Gonzáles, celso (2007)
Toma de imágenes por parte del personal de Family Search.
Tipos de caramas usadas en AGN:Cámaras Marca Red Lake 11 MP 2006 a 2009 (Por el momento no está en uso).Cámaras Marca Illunis 16 MP 2009 a 2011 (En Uso).Cámaras Marca Illunis 29MP 2012 a 2015 (En Uso).Cámaras Marca Illunis 50 MP 2011 a 2013(En Uso).Cámaras Nikon D800 2015 a actualmente en uso.CPU Mini Torre Marca SHUTTLE.
Cámaras diseñadas para Family Search. Las bases son diseñadas en sus propios talleres.
Resolución +600 DPI Captura de Fotos en escala de Grises Nikon Captura de imágenes en escala de Grises y Colores Tamaño de almacenamiento de imagen de 16 a 50 MB Estándares de Control de calidad propios (auditoría).
(Respetando los Estándares Internacionales) Promedio de captura de operador dependiendo del tipo de
registros en promedio de 1500 registros a 4000 diarios Captura de registros con libro abierto sin cortar los lomos de los
registros. Migración continua y almacenamiento de la información. Donación entregadas en Discos duros entre 500GB a 2 TB. El AGN procesa las imágenes en la Base de Datos Sistema de
Registros Civiles.
La descripción archivística es un proceso técnico que consiste en establecer los caracteres externos e internos del documento y registrarlos en un instrumento de descripción (inventarios, guía, índice, etc.).
Control intelectual de la documentación. Acceso rápido y atención oportuna de la información. El Archivo General de la Nación cuenta con un aplicativo
informático diseñado por la Oficina de Informática denominado “Sistema de Registros Civiles” (software libre), cuya funcionalidad principal es el registro de las actas, pero también permite la recuperación de la información mediante las búsquedas generales y detalladas, así como el control de la producción como también la auditoría (control de calidad).
La DAP del AGN cuenta con 5 técnicos en archivo que registran la información en el sistema.
Producción diaria de 600 y 12000 actas mensuales actas por técnico. Es decir, se registran entre 60,000 y 90,000 actas mensuales aproximadamente en el AGN.
La última actividad del proceso es realizar la indexación de las imágenes y los registros de la actas para ser incorporadas en la Base de Datos Sistema de Registros Civiles.
El servicio archivístico es la razón de ser todo archivo, el último proceso que otorga valor público al trabajo técnico archivístico.
La implementación del Sistema de Registros Civiles en el AGN ha permitido reducir nuestros procedimiento de expedición de actas de RR.CC de dos horas a 10 minutos, aproximadamente.
Módulo de atenciónal público.
Accedemos a la base de Datos introduciendo nuestro ID y contraseña.
A continuación el Sistema nos da la bienvenida; para posteriormente realizar la búsqueda solicitada.
En la siguiente ventana nos dirigimos a la pestaña BUSQUEDAS y damos clic en DETALLES.
Contando con la información brindada previamente por el ciudadano, elegimos la Sub Serie a la que corresponde el Acta de Registro Civil.
En este caso usaremos como ejemplo la Serie Documental Nacimientos/Sub Serie “Población”.
A continuación filtramos el año y los apellidos.Como ejemplo ingresamos solo el primer apellido, y los resultados son los siguientes
Luego de encontrar el “Acta de Nacimiento” solicitada, damos clic en el botón “IMPRIMIR”, para obtener la imagen de esta.
Teniendo en cuenta el N° de Libro y Folio correspondientes, los cuales son plasmados al momento de elaborar la certificación del documento, así como también, la Ubicación Topográfica del Libro, que nos indica en que zona especifica del repositorio se conserva este.
Una vez realizado todo el procedimiento, podemos visualizar el documento solicitado el cual esta listo para su impresión y posterior expedición.
“La historia es producto de la experiencia humana, pero sin archivos no tendríamos cómo recordarla.” (FAAQ)