implementaciÓn de la calidad
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A) DE CONCEPTUALIZACIÓN
a) Escriba tres definiciones de sistema de gestión de la calidad, haciendo
constar la respectiva bibliografía. Luego formule una definición propia.
Es el medio que las organizaciones utilizan para poner en práctica el
enfoque de Gestión de la Calidad que la dirección ha adoptado. La
definición e implantación de un SGC según el enfoque de aseguramiento de
la calidad se basa en las directrices establecidas por los modelos
normativos para la Gestión de la Calidad.
http://www.emagister.com/curso-modelos-normativos-gestion-calidad/
concepto-sistema-gestion-calidad-sgc
Sistema de Gestión de la calidad, sirve para establecer políticas y los
objetivos y para lograr dichos objetivos.
Guía para una gestión basada en procesos
son un conjunto de normas y estándares internacionales que se
interrelacionan entre sí, para hacer cumplir los requisitos de calidad que una
empresa requiere para satisfacer los requerimientos acordados con sus
clientes a través de una mejora continua, de una manera ordenada y
sistemática.
http://www.sistemasycalidadtotal.com/calidad-total/sistemas-de-
gestion-de-la-calidad-%E2%94%82-historia-y-definicion/
Los sistemas de Gestión de una organización son un conjunto de
elementos interrelacionados de una empresa que administran de forma
ordenada y sistemática la calidad de sus productos o servicios para
alcanzar la satisfacción del cliente.
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b) ¿En qué consiste las hojas de registro, diagrama de Pareto, lluvia de
ideas y diagrama de causa y efecto? Presente sus respuestas en un
organizador gráfico.
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H o j a d e R e g i s t r o
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Diagrama de Pareto
Decidir que problemas se
van a investigar diseñar una tabla para conteos de
datos
calcular los totales
elaborar una tabla con las listas de items los totales
individuales,acum,comp % y % acum.
Organizar los items
Dibujar los ejes
Construir el diagrama de
barras
Dibujar la curva a celerada
Lluvia de ideas
Definición del probema
Generación de ideas
revisión de las ideas expuestasAnálisis y selección
Ordenamiento de las ideas.
c) Diseñar un organizador gráfico con las etapas de implementación de
un sistema de gestión de la calidad.
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Diagrama Causa - Efecto
A partir de la identificación de causa
mediante la lista sistemática de causa
d) Prepare una síntesis de la norma ISO 9001:2000 referente a
“satisfacción de los clientes”, el compromiso con los clientes y los
procesos relacionados con los clientes.
1. Enfoque al cliente: Las organizaciones dependen de sus clientes y por lo
tanto deberían comprender las necesidades actuales y futuras de los
clientes, satisfacer los requisitos de los clientes y esforzarse en exceder las
expectativas de los clientes.
2. Liderazgo: Los líderes establecen la unidad de propósito y la orientación de
la organización, ellos deberán crear y mantener un ambiente interno, en el
cual el personal pueda llegar a involucrarse totalmente en el logro de los
objetivos de la organización.
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Análisis de la Operatividad de la empresa tomando como referencia el modelo de gestión elegido
Diagnóstico
Dosumentar el sistema de calidad, mediante manuales, e instrumentos donde se detallan la manera de realizar todas las tareas d nuestros sistemas
Elaboración de documentación
Poner en práctica el desarrollo en la documentación, generando una serie de registros que evidencian que el sistema está implantado.
Implantación
Análisis objetivo de la idoneidad de nuestro sistema
Evaluación / verificación
3. Participación del personal: El personal, a todos los niveles, es la esencia
de una organización y su total compromiso posibilita que sus habilidades
sean usadas para el beneficio de la organización.
4. Enfoque basado en proceso: Un resultado deseado se alcanza más
eficientemente cuando las actividades y los recursos relacionados se
gestionan como un proceso.
5. Enfoque del sistema para la gestión: Identificar, entender y gestionar los
procesos interrelacionados como un sistema, contribuye a la eficacia y
eficiencia d una organización en el logro de sus objetivos.
6. Mejora continua: La mejora continua del desempeño global de la
organización debería ser un objeto permanente de ésta.
7. Enfoque basado en hechos para la toma de decisión: Las decisiones
eficaces se basan en el análisis de los datos y la información.
8. Relaciones mutuamente beneficiosas con el proveedor: Una
organización y su sistema radica en que la organización debe desglosar
totalidad de sus actividades a fin de poder estudiar cada una de ellas con
objeto de mejorarlas, determinar su secuencia y relaciones y desarrollar
métodos para que sean eficaces.
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e) Hacer un resumen sobre los requerimientos generales de las normas
UNE-EN-ISO 9001:2000
La organización debe establecer debe establecer, documentar,
implementar y mantener un Sistema De Gestión De Calidad y mejorar
continuamente se eficacia.
La adopción de un Sistema de Gestión de Calidad debería ser una decisión
estratégica de la organización y su diseño, documentación, e
implementación deberían responder a las características, objetivos y
necesidades de dicha organización. Las etapas lógicas que esto supone
incluye.
Fijar las necesidades y expectativas de los clientes;
Establecer la política y objetivos de la calidad de la organización;
Instituir los procesos y las responsabilidades necesarias para el logro
de los objetivos de la calidad;
Estipular y proporcionar los recursos necesarios para el logro de los
objetivos de la calidad;
Establecer los métodos para medir la eficacia de cada proceso y
Aplicar las medidas correspondientes.
Determinar los medios para prevenir No conformidades y eliminar
causas, y;
Establecer y aplicar un proceso para la mejora continua del SSG.
En relación con los procesos ISO 9001:2000 establece que la organización
debe:
Identificar correctamente cómo se ordenan y se interrelacionan los
procesos necesarios para el SSG.
Determinar los criterios y métodos necesarios para asegurar de que
la operación y el control de estos procesos sean eficaces.
Asegurar la disponibilidad de recursos e información necesarios para
apoyar la operación y el seguimiento de los procesos.
Realiza el seguimiento, la medición y el análisis de estos procesos;
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Implementar la acción necesaria para lograr los resultados
planificados y la mejora continua de estos procesos.
Para cumplir con estos requisitos se debe cerciorar de que las actividades
correspondientes han sido incorporadas al SGC. Además, es recomendable
que los procesos del SGC estén definidos documentalmente (por ejemplo
diagrama de flujos, fichas de proceso, etc.) y tener métodos apropiados (por
ejemplo indicadores) que permitan hacer su seguimiento y medición.
Debería entenderse que el SGC ha de incluir como mínimo los procesos de
prestación de los servicios, salvo exclusiones permitidas.
Proceso de planificación;
Proceso relacionado con el cliente;
Proceso de diseño y desarrollo;
Proceso de compras;
Proceso de prestación del servicio;
Proceso de control de los dispositivos de seguimiento y medición.
También es conveniente identificar otros procesos como:
Revisión por la dirección.
Auditorías internas.
Acción correctiva y preventiva.
Seguimiento de la satisfacción del cliente.
Análisis de datos, etc.
Otro requisito importante de la norma es que cuando la organización
contrate externamente (o subcontrate) cualquier proceso que afecte a la
calidad de los servicios prestados, será necesario determinar cómo se
ejercerá el control sobre esa actividad (la organización seguirá siendo
responsable de garantizar que se suministre lo que su cliente le haya
solicitado).
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B) DE COMPRESIÓN
a) Escriba las diferencias entre los modelos de sistemas de gestión de la
calidad. Además indique ¿qué modelo de sistema de gestión se está
aplicando en la empresa en la que usted trabaja o conoce?
Las normas ISO 9000 son un conjunto de normas y directrices
internacionales para la Gestión de la Calidad, se centran en el Sistema
de Gestión de la Calidad. Son tres:
ISO 9000.- Sistema de Gestión de la Calidad: Concepto y Vocabulario.
ISO 9001.- Sistema de Gestión de la Calidad: Requisitos.
ISO 9004.- Sistema de Gestión de la Calidad: Guía para llevar a cabo la
mejora.
La Gestión de la Calidad Total. (TQM Total Quality Management) es un
conjunto de técnicas y consejos valiosos para un cambio cultural y para
los que no existen normas.
El Modelo EFQM es un modelo de excelencia, estructurado en dos
grandes bloques: los agentes (lo que la organización hace) y los
resultados (lo que la organización logra).
La empresa con la que me identifico es con BANANEISA S.A. esta
empresa Bananera tiene por modelo aplicado la EFQM, pues siempre se
encuentra haciendo mejoras dependiendo de los resultados obtenidos
mes a mes.
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b) En la empresa que usted trabaja o conoce se está cumpliendo con los
requerimientos generales de la norma UNE-EN-ISO 9001:2000. ¿por
qué?
Se está tratando de introducir de manera eficaz las normas ISO que
corresponden a la actividad que ellos realizan, a mi parecer tienen mucho
empeño y ligado a su capacidad propia, como se puede medir por su
rentabilidad, su organización interna, su alineación con las demandas del
mercado, etc.
Se puede observar que esta empresa tiene un alto nivel de competitividad y
madurez en el uso de herramientas y modelos de gestión.
c) Realice un micro ensayo sobre el tema: auditoría de la calidad en las
empresas.
Definición de Auditoría de Calidad.
Las normas ISO 9000:2000 definen una auditoría de calidad como “El
proceso sistemático, independiente y documentado, para obtener evidencia
y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el alcance al que
se cumplen los criterios de auditoría.
El objeto de la auditoría es evaluar la suficiencia y efectividad de las
disposiciones de calidad de una organización mediante la recolección y uso
de evidencias objetivas, e identificar y registrar las instancias de No
cumplimiento con las disposiciones de calidad e indicar, donde sea posible,
las razones.
Propósitos.
Normalmente se realizan las auditorías de la calidad para los siguientes
propósitos.
Determinar la conformidad o la No conformidad del Sistema de
Calidad con los requisitos especificados.
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Determinar la efectividad del Sistema en el cumplimiento de
objetivos.
Identificar el potencial para el mejoramiento de calidad.
Cumplir los requisitos regulatorios.
Obtener la certificación (registro) del sistema de calidad.
Proceso De La Auditoría De Calidad.
El proceso de control es llevado a cabo por un Auditor externo, ya que es
importante que los resultados de la Auditoría sean completamente
objetivos.
La razón de tener la Auditoría de Calidad en una empresa, es para que
puedan trabajar con mayor cuidado los procesos productivos o de servicios
que dan a sus clientes, con mayor eficiencia y alta calidad pueden llegar a
ser mejores. Las reglas de la Auditoría de la Calidad, sirven a las empresas
para que trabajen de una manera ordenada y llevar a cabo las metas que
cada empresa se traza.
Auditorías de Calidad: Inspección.
Durante el proceso de auditoría el auditor revisa las actividades de control
de calidad de manera independiente observando los controles realizados en
cada una de las etapas de proceso, confirmando que el personal de calidad
dirija su trabajo a cumplir con las especificaciones del cliente.
La auditoría está centrada en los siguientes puntos:
Verificación de la existencia de un departamento de control de
calidad estructurado
Revisión del organigrama del departamento de control de calidad
Revisión de la distribución del personal de CC al interior del área de
proceso
Presencia de material adecuado (equipos, etc) para la realización de
las operaciones de control de calidad;
Inspección de los equipos y materiales usados
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Confirmación de los programas de mantención aplicados
Verificación de los registros de mantenimiento de los equipos de
medición y ensayo
Presencia de personal capacitado para ejecutar operaciones de
control de calidad;
Revisión de los CV del personal de CC
Entrevistas al personal de control de calidad
Determinación de los criterios de calidad aplicados
Verificación de conocimiento técnico
Evaluación por medio de talleres de control de calidad
Verificación de la presencia de manuales, procedimientos y registros
que demuestren un seguimiento de las operaciones de control de
calidad;
Revisión de los manuales, procedimientos y formatos diseñados
Confirmación de que los mismos sirven para el fin propuesto
Observación de las actividades en proceso;
Inspección de instalaciones
Inspección de equipos y materiales
Inspección en la materia prima e insumos
Observación de procesos de selección
Clasificación
Uniformidad
Pesado
Empaque
CC en producto terminado
Revisión de registros de quejas;
Estudio del sistema de control de reclamos/ quejas aplicado
Análisis de las acciones tomadas en caso de presentarse reclamos/
quejas
Verificación de las acciones correctivas tomadas
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C) DE ASIMILACIÓN.
a) Realice en la institución que usted trabaja o en la que tiene algún tipo
de relación, un Plan de Gestión de la Calidad.
Diagnóstico.-
Actualmente, la informalidad del sector laboral agrícola ocasiona grandes
pérdidas económicas al no contar con personal debidamente capacitado y
entrenado que realice las labores agrícolas pertinentes. En el caso de la
compañía Agrícola Ganadera Bananeisa S.A., se han tomado las medidas
necesarias con respecto al personal fijo (trabajadores de campo y corte) a
los cuales se procura dar una capacitación y entrenamiento constantes con
respecto al desenvolvimiento de sus labores diarias; no así con el personal
eventual que trabaja en el proceso de empaque.
Cuando se contrata un personal eventual para el proceso de empaque, se
procede con la capacitación respectiva, periodo durante el cual, el
trabajador no está en capacidad de rendir al 100% de sus habilidades,
debido a la falta de experiencia. Sin embargo, al ser personal eventual,
estos trabajadores capacitados no suelen regresar a trabajar en la hacienda
pues han salido en búsqueda de lugares donde puedan ganar más con los
conocimientos adquiridos, convirtiéndose esta situación en un círculo
vicioso de trabajadores inexpertos al mando del proceso de empaque.
La problemática surge en el momento en que estos trabajadores inexpertos
cogen la fruta recién cortada y la procesan de mala manera, pues no
conocen bien la manipulación correcta o las medidas o los pesos
necesarios para armar las cajas de fruta, no estando en capacidad real de
armar cajas de fruta Premium, las cuales son el objetivo de la compañía; y
si a esto sumamos el hecho de que en algunos casos, cuando se realiza el
muestreo en el puerto, si alguna caja Premium no se encuentra en óptimas
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condiciones, el pallet entero de 48 cajas es Rechazado y no cancelado por
el cliente.
Elaboración de la Documentación.-
Se propone recolectar, sistematizar y analizar la información relacionada
con los procesos que se desarrollan en la etapa productiva de corte y
empaque de banano de calidad de exportación PREMIUM que realiza la
Compañía Agrícola Ganadera BANANEISA S.A, con el objeto de
estandarizarlos, mejorarlos y promover una mejora continua, para poder
lograr este objetivo se necesitará enmarcar la producción en las Normas de
certificación GLOBALGAP y las NORMAS ISO 9001 – 2008 (objetivo #
5.4.1 Objetivos de la calidad, y objetivo 7.1 Planificación de la realización de
un Producto).
Implementación del Sistema de Calidad.-
Después de haber planteado el problema con sus variables e indicadores,
se procederá a explicar las posibles falencias que tiene la empresa en la
producción de Banano Premium, para ello se ordenará, sistematizará, y
estructurará el conocimiento que se tiene para así poder lograr las metas
planteadas.
A continuación se detallarán las hipótesis correspondientes al problema.
Existen falencias dentro de los procesos del área de producción en corte
y empaque que afectan el aprovechamiento de la fruta cosechada
La manipulación indebida que sucede en el proceso de corte y los
posibles errores que se cometen en la medición de los dedos (plátano).
El poco cuidado que tienen en la apilación de cajas en la etapa de
paletizaje.
Mejorar los procesos que se desarrollan en la etapa productiva de corte y
empaque de banano de calidad de exportación PREMIUM que realiza la
Compañía Agrícola Ganadera BANANEISA S.A, promoviendo una mejora
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continua en el marco de las Normas de certificación GLOBALGAP y las
NORMAS ISO 9001 – 2008 (objetivo # 5.4.1 Objetivos de la calidad, y
objetivo 7.1 Planificación de la realización de un Producto)
Para el análisis de la hipótesis indicada en lo anterior se ha identificado las
siguientes variables.
Las variables Independientes.
Mejoramiento de la calidad de Banano en la Agrícola Ganadera
BANANEISA S.A.
Indicadores.
Mejorar el desempeño en la producción.
Logística y comercialización de productos.
Obtener más cajas de Banano Premium para la venta
Variable dependiente.
Fortalecimiento de la producción e incrementar los ingresos de la Compañía
Agrícola Ganadera BANANEISA S.A.
Indicadores
Volumen de productos de Banano Premium
Tipo de empresa a quién se vende el producto.
Evolución del Sistema de la Calidad.-
Alcance y limitaciones
El presente Diseño de un Modelo de gestión por procesos tiene como
objeto de investigación la etapa de empaque de cajas de banano de la
compañía Agrícola Ganadera Bananeisa S.A., empezando en el momento
que la fruta llega a la empacadora hasta su salida, convertida en cajas de
banano.
Dentro de los diferentes tipos de cajas de banano existentes se trabajará
con las cajas de exportación tipo PREMIUM (PR-1110, PR-1120 y Bajella) y
las cajas de aprovechamiento (Singles y 22XU).
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El presente diseño de gestión por procesos estará enmarcado en el
cumplimiento de las normas Global Gap, e ISO 9001:2008, dentro de las
secciones que atañen al proceso operativo de empaque.
Este proyecto servirá como base para una mejor gestión de la
productividad, describiendo los procesos necesarios para satisfacer lo
demandado, enfocándose en la mano de obra como fuerza laboral que
activamente desarrolla los procesos operativos de empaque (incluye
personal antiguo, nuevo y aprendices) para una mayor producción de cajas
de banano PREMIUM y menor obtención de cajas de banano de
Aprovechamiento.
Auditoría Permitida.-
Global Gap, e ISO 9001:2008
b) En la institución en la que usted trabaja o en la que tiene algún tipo de
relación formule la planeación de una Auditoría de la Calidad.
1. Introducción.-
La planificación de la auditoría comprende el desarrollo de una estrategia
global para su administración, al igual que el establecimiento de un enfoque
apropiado sobre la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos
de auditoría que deben aplicarse. El planeamiento también permitirá que el
equipo de auditoría pueda hacer uso apropiado del potencial humano
disponible.
El proceso de la planificación permite al auditor identificar las áreas más
importantes y los problemas potenciales del examen, evaluar el nivel de
riesgo y programar la obtención de la evidencia necesaria para examinar los
distintos componentes de la entidad auditada. El auditor planifica para
determinar de manera efectiva y eficiente la forma de obtener los datos
necesarios e informar acerca de la gestión de la entidad, la naturaleza y
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alcance de la planificación puede variar según el tamaño de la entidad, el
volumen de sus operaciones, la experiencia del auditor y el nivel
organizacional.
Organizaciones de todo tipo pueden tener la necesidad de demostrar su
responsabilidad con el Sistema de Gestión de Calidad (SGC) y la pr{actica
asociada de auditoría de calidad se ha tornado como una forma de
satisfacer esta necesidad. La intención de estos sistemas es la ayuda a una
organización a establecer y mejorar sus políticas, objetivos, estándares y
otros requerimientos de calidad.
Hasta el momento la serie de estándares en este campo de la auditoria de
calidad incluye:
La norma 9000: 2000
La 9001:2000
ISO 9001:1994.etc. UNE – EN 30011 – 1:1993 Auditorías
UNE-ENE-30011-3:1993 Auditores
UNE – ENE 30011 – 3:1993 Gestión de Auditorías
2. Definiciones.-
Existen varias formas de clasificar las auditorias: del Sistema de Calidad,
del Proceso, del Producto, que a su vez pueden ser Internas o Externas y
también pueden ser De Adecuación o De Cumplimiento.
Auditorias del Sistema de Calidad
Las auditorias del Sistema de Calidad de una empresa son una actividad
que se realiza para comprobar, mediante el examen y la evaluación de
evidencias objetivas, que el Sistema de Calidad es adecuada y ha sido
desarrollada, documentada y efectivamente implantada de acuerdo con los
requisitos especificados.
Auditoria de Calidad del proceso
La auditoria de Calidad del proceso consiste en el examen sistemático e
independiente de los elementos de un proceso para determinar si las
actividades y los resultados relativos a la Calidad satisfacen a las
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disposiciones previamente establecidas y si estas disposiciones se llevan a
cabo efectivamente y son aptas para alcanzar los objetivos.
Auditoria de Calidad del Producto
La auditoria de Calidad del producto consiste en la estimación cuantitativa
del cumplimiento de las características requeridas en el producto.
Auditorías Internas
Es importante para la empresa comprobar la efectividad de su Sistema de
Calidad, siendo la propia empresa quien investiga sus propios sistemas,
procedimientos y actividades para cerciorarse que son adecuados y que se
cumplen.
Proporcionan información de si sus políticas están siendo cumplidas, de si
los sistemas son tan eficientes y efectivos como deberían ser y si se precisa
algún cambio. Pueden establecer una línea de comunicación por toda la
compañía y convertirla en un gran elemento motivador.
Auditoría externa
Es la auditoria desarrollada por una empresa sobre sus propios
suministradores o subcontratistas, o que realiza un cliente sobre ella.
Auditorias por Tercera Parte
Es la auditoría externa efectuada por un organismo independiente de las
partes, que verifica la efectividad del Sistema de Calidad y el cumplimiento
de las normas internacionales de Calidad (ISO).
Tiene varias ventajas, ya que al estar hecha por alguien independiente y
con credibilidad, es probable que los clientes decidan no efectuar otras
auditorias, con el consiguiente ahorro económico y de tiempo para ambas
partes (cliente y suministrador).
Auditoria de Adecuación
Es también conocida como auditoria del Sistema o auditoria de dirección.
Es una labor de despacho, que determina si el Sistema de Calidad
documentado mediante el Manual de Calidad, sus procedimientos
asociados, instrucciones de trabajo y registros, cumplen adecuadamente
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con los requisitos de una Norma, y si proporciona evidencias objetivas de
que el sistema ha sido diseñado para ello.
Auditoria de Cumplimiento
Es la auditoria por la cual se trata de determinar el nivel de implantación del
Sistema de Calidad.
3. Actividades previas al trabajo de la empresa.-
3.1 Objetivos de la auditoría
Establecer los objetivos de la auditoría de calidad en la planificación de
calidad de la organización hay que incluir las auditorías de calidad como
instrumentos de gestión.
Con su empleo se debe perseguir el objetivo de poder reconocer a tiempo
las desviaciones respecto a las especificaciones establecidas y poder
aplicar las medidas apropiadas. Antes de comenzar a realizar una
determinada auditoría hay que establecer qué desea lograrse con ella. Los
objetivos concretos perseguidos ayudarán a establecer el tipo de auditoría
más adecuado, además de su campo y profundidad.
Recoger información sobre las entidades objetivo de la auditoría. Ésta
recogida de información es más importante cuando se trata de auditorías
externas, ya que con ello se logra que el equipo auditor tome contacto con
la filosofía y metas de la empresa, sus productos y procesos, la
organización de la empresa, las tareas concretas y funcionamiento del área
objeto de la auditoría, relaciones con clientes externos e internos y con los
proveedores.
3.2 Equipo Auditor.-
Cuando la auditoría se considera viable, se debería seleccionar un equipo
auditor teniendo en cuenta la competencia necesaria para lograr los
objetivos de la auditoría. Cuando hay un solo auditor, éste debería
desempeñar todas las tareas aplicables al líder del equipo auditor.
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En el momento de decidir el tamaño y la composición del equipo auditor, se
debería considerar lo siguiente:
Los objetivos, el alcance, los criterios y la duración estimada de la auditoría;
Si la auditoría es una auditoría combinada o conjunta;
La competencia global del equipo auditor necesaria para conseguir los
objetivos de la auditoría;
a) Los requisitos legales, reglamentarios, contractuales y de
acreditación/certificación, según sea aplicable;
b) La necesidad de asegurarse de la independencia del equipo auditor con
respecto a las actividades a auditar y de evitar conflictos de intereses;
c) La capacidad de los miembros del equipo auditor para interactuar
eficazmente con el auditado y trabajar conjuntamente; y
d) El idioma de la auditoría y la comprensión de las características sociales
y culturales particulares del auditado.
Estos aspectos pueden tratarse bien a través de las habilidades propias del
auditor o a través del apoyo de un experto técnico.
El proceso de asegurar la competencia global del equipo auditor debería
incluir los siguientes pasos:
a. La identificación de los conocimientos y habilidades necesarias para
alcanzar los objetivos de la auditoría; y
b. La selección de los miembros del equipo auditor de tal manera que todo
el conocimiento y las habilidades necesarios estén presentes en el
equipo auditor.
Si el conocimiento y habilidades necesarios no se encuentran cubiertos en
su totalidad por los auditores del equipo auditor, se pueden satisfacer
incluyendo expertos técnicos. Los expertos técnicos deberían actuar bajo la
dirección de un auditor.
Los auditores en formación pueden incluirse en el equipo auditor, pero no
deberían auditar sin una dirección u orientación.
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Tanto el cliente de la auditoría como el auditado pueden requerir la
sustitución de miembros en particular del equipo auditor con argumentos
razonables basados en los principios de la auditoría.
Ejemplos de argumentos razonables incluyen situaciones de conflicto de
intereses (tales como que un miembro del equipo auditor sea un antiguo
empleado del auditado, o que le haya prestado servicios de consultoría) y
un comportamiento previo no ético. Estos argumentos deberían
comunicarse al líder del equipo auditor y a aquéllos con la responsabilidad
asignada para la gestión del programa de auditoría, quienes deberían
resolver el tema con el cliente de la auditoría y el auditado antes de tomar
alguna decisión sobre la sustitución de los miembros del equipo auditor.
3.3 Auditor Líder
Aquéllos a los que se ha asignado la responsabilidad de gestionar el
programa de auditoría deberían designar un líder del equipo auditor para
cada auditoría específica.
Cuando se realiza una auditoría conjunta, es importante alcanzar un
acuerdo entre las organizaciones auditoras antes del comienzo de la
auditoría sobre las responsabilidades específicas de cada organización,
particularmente en relación con la autoridad del líder del equipo designado
para la auditoría.
3.4 Auditor
Las responsabilidades y actividades del auditor deben cubrir.
a) Planear y desarrollar las tareas asignadas, objetiva, efectiva y
eficientemente.
b) Recopilar y analizar las evidencias de auditoría relevante y suficiente
para determinar los resultados de la auditoría.
c) Preparar los documentos de trabajo.
d) Documentar los resultados individuales de la auditoría.
e) La redacción del informe de auditoría.
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Como está normalizado, a cada miembro del equipo auditor se le debe
asignar tareas específicas o actividades por auditar. Estas designaciones
deben ser realizadas por el auditor líder, en consulta con los miembros del
equipo auditor correspondiente.
Responsabilidad del cliente y auditad:
Las responsabilidades deben cumplir:
a) Definir los objetivos de la auditoría;
b) Proveer los recursos a las autoridades apropiadas para conducir la
auditoría;
c) Aprobar el plan de la auditoría;
d) Recibir el informe de la auditoría y determinar su distribución,
e) Informar a los empleados de los objetivos y alcance de la auditoría,
cuando sea necesario;
f) Designar personal responsable y competente para acompañar a los
miembros del equipo auditor, para actuar como guías dentro de la
empresa y para asegurar que los auditores estén al tanto de los
requerimientos de salud, seguridad y otros que sean apropiados; y,
g) Proveer el acceso a las instalaciones, personal, información y registros
relevantes a solitud de los auditores.
3.5 Alcances de la auditoría y criterios.
El alcance de la auditoría describe la extensión y los límites de la auditoría,
tales como ubicación, unidades de la organización, actividades y procesos
que van a ser auditados, así como el período de tiempo cubierto por la
auditoría.
Los criterios de auditoría se utilizan como una referencia frente a la cual se
determina la conformidad, y pueden incluir políticas, procedimientos,
normas, leyes y reglamentos, requisitos del sistema de gestión, requisitos
contractuales o códigos de conducta de los sectores industriales o de
negocio aplicables.
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El cliente de la auditoría debería definir los objetivos de la auditoría. El
alcance y los criterios de auditoría deberían definirse entre el cliente de la
auditoría y el líder del equipo auditor, de acuerdo con los procedimientos del
programa de auditoría. Cualquier cambio de los objetivos, del alcance o de
los criterios de auditoría debería acordarse por las mismas partes.
Cuando se va a realizar una auditoría combinada, es importante que el líder
del equipo auditor se asegure que los objetivos, el alcance y los criterios de
auditoría sean apropiados a la naturaleza de la auditoría combinada.
3.6 Plan de auditorías
Para iniciar una auditoría o examen especial que conste en la planificación
general o definida a base de una solicitud calificada como imprevista, el jefe
de la unidad operativa emitirá la "orden de trabajo" autorizando su
ejecución, la cual contendrá:
a. Objetivo general de la auditoría.
b. Alcance de la auditoría.
c. Nómina del personal que inicialmente integra el equipo.
d. Tiempo estimado para la ejecución.
e. Instrucciones específicas para la ejecución (Determinará sí se elaboran la
planificación preliminar y específica o una sola que incluya las dos fases).
4. Actividad a realizar en el lugar de auditoría.
4.1 Reunión inicial.
El auditor líder debe iniciar la auditoria con una reunión de apertura. En esta
reunión se debe contar con la presencia del Director General y del
Representante de la Dirección. En esta reunión el auditor líder debe
confirmar el alcance y el plan de la auditoría a realizarse.
Se debería realizar una reunión de apertura con la dirección del auditado o,
cuando sea apropiado, con aquellos responsables para las funciones o
procesos que se van a auditar. El propósito de una reunión de apertura es:
a) confirmar el plan de auditoría,
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(9) http://www.colpos.mx/cordoba/varios/Auditor%EDa%20Interna.pdf
b) proporcionar un breve resumen de cómo se llevarán a cabo las
actividades de auditoría,
c) confirmar los canales de comunicación, y
d) proporcionar al auditado la oportunidad de realizar preguntas.
4.2 Recopilación y verificación de la información.
Durante la auditoría, debería recopilarse mediante un muestreo apropiado y
verificarse, la información pertinente para los objetivos, el alcance y los
criterios de la misma, incluyendo la información relacionada con las
interrelaciones entre funciones, actividades y procesos. Sólo la información
que es verificable puede constituir evidencia de la auditoría.
La evidencia de la auditoría debería ser registrada. La evidencia de la
auditoría se basa en muestras de la información disponible. Por tanto, hay
un cierto grado de incertidumbre en la auditoría, y aquéllos que actúan
sobre las conclusiones de la auditoría deberían ser conscientes de esta
incertidumbre. Los métodos para recopilar información incluyen:
Entrevistas
Observación de actividades y
Revisión de documentos
4.3 Comunicación durante el proceso de la auditoría.
Dependiendo del alcance y de la complejidad de la auditoría, puede ser
necesario llegar a acuerdos formales para la comunicación entre el equipo
auditor y con el auditado durante la auditoría.
Los miembros del equipo auditor deberían consultarse periódicamente para
intercambiar información, evaluar el progreso de la auditoría y reasignar las
tareas entre los miembros del equipo auditor según sea necesario.
Durante la auditoría, el líder del equipo auditor debería comunicar
periódicamente los progresos de la auditoria y cualquier inquietud al
auditado y, cuando sea apropiado, al cliente de la auditoría. Las evidencias
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recopiladas durante la auditoría que sugieren un riesgo inmediato y
significativo (por ejemplo: para la seguridad, el medio ambiente o la calidad)
deberían comunicarse sin demora al auditado y, si es apropiado, al cliente
de la auditoría.
Cualquier inquietud relacionada con un aspecto externo al alcance de la
auditoría debería registrarse y notificarse al líder del equipo auditor, para su
posible comunicación al cliente de la auditoría y al auditado.
Cuando las evidencias disponibles de la auditoría indican que los objetivos
de la misma no son alcanzables, el líder del equipo auditor debería informar
de las razones al cliente de la auditoría y al auditado para determinar las
acciones apropiadas. Estas acciones pueden incluir la reconfirmación o la
modificación del plan de auditoría, cambios en los objetivos de la auditoría o
en su alcance, o la terminación de la auditoría.
Cualquier necesidad de cambios en el alcance de la auditoría que pueda
evidenciarse a medida que las actividades de auditoría in situ progresan,
debería revisarse con el cliente de la auditoría y aprobarse por él y, cuando
sea apropiado, por el auditado.
4.4 Resultados de la auditoría
La evidencia de la auditoría debería ser evaluada frente a los criterios de
auditoría para generar los hallazgos de la auditoría. Los hallazgos de la
auditoría pueden indicar tanto conformidad como no conformidad con los
criterios de auditoría. Cuando los objetivos de la auditoría así lo
especifiquen, los hallazgos de la auditoría pueden identificar una
oportunidad para la mejora.
El equipo auditor debería reunirse cuando sea necesario para revisar los
hallazgos de la auditoría en etapas adecuadas durante la misma.
La conformidad con el criterio de auditoría debería resumirse para indicar
las ubicaciones, las funciones o los procesos que fueron auditados. Si
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estuviera incluido en el plan de auditoría, se deberían registrar los hallazgos
de la auditoría individuales de conformidad y sus evidencias de apoyo.
Las no conformidades y las evidencias de la auditoría que las apoyan
deberían registrarse. Las no conformidades pueden clasificarse. Éstas
deberían revisarse con el auditado, para obtener el reconocimiento de que
la evidencia de la auditoría es exacta y que las no conformidades se han
comprendido. Se debería realizar todo el esfuerzo posible para resolver
cualquier opinión divergente relativa a las evidencias y/o los hallazgos de la
auditoría, y deberían registrarse los puntos en los que no haya acuerdo.
4.5 Reunión final.
Toda auditoría ha de realizarse para obtener una nota final que sirva,
aunque solo sea comparativamente, para medir la evolución, tanto de la
implementación del sistema, como de la calidad del producto. Lo que se
pretende es la obtención de una valoración totalmente objetiva por lo que el
sistema de valoración ha de ser consensuado, y además, experimentado
durante cierto tiempo, para poder fijar las señales de alerta, índices de
ponderación, etc.
5. Actividades posteriores al trabajo en la empresa.
5.1 Evaluación de los resultados de la auditoría.
Toda auditoría ha de realizarse para obtener una nota final que sirva,
aunque solo sea comparativamente, para medir la evolución, tanto de la
implementación del sistema, como de la calidad del producto. Lo que se
pretende es la obtención de una valoración totalmente objetiva por lo que el
sistema de valoración ha de ser consensuado, y además, experimentado
durante cierto tiempo, para poder fijar las señales de alerta, índices de
ponderación, etc.
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5.2 Redacción de informe y propuesta de medidas correctoras
Si se considera necesario, con expresión de su grado de urgencia. Una vez
valorada la auditoría y antes de la redacción del informe final y propuesta
de las medidas correctoras, es conveniente la reunión con el director o
responsable máximo afectado por la auditoría para que sea el primer
informado y pueda incluso colaborar en la propuesta de medidas
correctoras así como en la decisión sobre la urgencia de las mismas, pues
es conveniente que tanto el informe de la auditoría como la propuesta de
medidas correctoras, lo asuma como algo propio, entre otras cosas porque
a veces, podrá ejercer más presión sobre la Gerencia que el propio auditor,
sobre todo si alguna de las medidas propuestas corresponden o requieren
inversiones.
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