Guilherme MeloJuliana ChemiteLorena GomesPaula HipolitoRaoni Meira GrabrielZeli Rosa

Projeto: Implantação de PMO

em

liSARB

Diamond Projects S.A

Diamond Project - Prospecto

A Diamond Project é uma empresa com a Excelência na implantação de PMO – Project Management Office e gerenciamento de portfolio de projetos, e atua há 20 anos no mercado nacional.

Reconhecida pela revista Exame, como a melhor empresa nessa categoria no ano de 2011, possui vasta conhecimento e experiência na implementação de gerenciamento de portfolio de projetos em empresa de grande porte.

A Diamond possui uma equipe altamente qualificada de profissionais, domínio das técnicas de gerenciamento de portfolio, programas e projetos e tecnologias que juntas potencializam o sucesso de cada investimento. Nosso índice de sucesso nos projetos gerenciados é de 90%, frente uma média nacional de R$ 55%.

Principais Clientes

Como uma das melhores empresas em gerenciamento de portfolio, programas e projetos, segue abaixo alguns dos nossos cliente:

Diamond Project – Estrutura Organizacional

Guilherme Melo - Diretor Presidente

Juliana Chemite – Diretora Comercial

Lorena Gomes – Diretora de Comunicação

Raoni Meira Grabriel – Diretor Operacional

Zeli Rosa – Diretora Financeira

Paula Moraes Hipolito – Diretora de Projetos

Objetivo

Essa proposta tem como objetivo apresentar um plano de gerenciamento de portfolio, baseado nos objetivos apresentados pelo Planejamento Estratégico de Lisarb.

Adicionalmente será apresentado o processo de implantação de PMO.

Projetos Identificados

Baseado nos objetivos fornecidos pela equipe do Planejamento Estratégico do Lisarb foram identificados os seguintes projetos:

ITEM OBJETIVO ESTRATÉGICO PROJETOS IDENTIFICADOS

1 Aliança por um Lisarb mais Justo 1.1 - Speed Justiça

2.1 - Todos por um e um por todos2.2 - Alegria agora de depois de amanhã

3.1 - Eduque + Ação3.2 - Futuro é agora

4.1 - Time is Money

4.2 - Planejar para construir

4.3 - Carbonex

4.4 - A nascente de cada um

4.5 - Sustentex

4.6 - Preserve e Ação4.7 - Carona amiga

5.2 - Soldado do Futuro5.3 - Drogas to fora

Política Cidadã baseada em Princípios e Valores2

3Eduação para a sociedade do conhecimento

Economia para uma sociedade sustentável4

Protenção Social5

Projetos Identificados

ITEM OBJETIVO ESTRATÉGICO PROJETOS IDENTIFICADOS

6.1 - Coração Valente

6.2 - Mente sã coração São

6.3 - Vida saudável, vida mais longa

6.4 - Melhor Idade

6.5 - Fada do Dente

6.6 - Hospital Modelo

6.7 - Sem buracos

6.8 - Estrada Tranquila

6.9 - Casa para Todos

6.10 - Esgoto para Todos

6.11 - Comida para Todos6.12 - Trator amigo

7.1 - Arco-iris

7.2 - Face sem Idade7.3 - Vá ao teatro

8 Política externa para o Seculo 21 8.1 - Conheça o Mundo

9 Combate a Corrupção 9.1 - Sol Quadrado9.2 - Honestidade Agora e Sempre

Qualidade de vida e segurança para todos os

Lisarbeanos6

Cultura e fortalecimento da diversidade7

Categorização dos Projetos Identificados

As categorias dos projetos foram criadas para abrigar projetos semelhantes e de mesma natureza e área de investimento. Dessa forma os projetos serão destinados aos Ministérios competentes, com o objetivo de utilizar sua expertise na execução dos mesmos.

As categorias identificadas foram: Saúde – abrange os projetos focados no atendimento a saúde e bens

estar da população em todas as faixas etárias.

Educação e Cultura – projetos que promovam a melhoria na qualidade da educação básica até graduação. Além disso integra projetos que ofereçam a população o acesso a atividades culturais.

Infraestrutura – esta categoria abrangerá projetos de vultuosos de infraestrutura, como melhoria de estradas, saneamento básico e moradias.

Categorização dos Projetos Identificados

Segurança – projetos que assegurem a população uma justiça mais rápida e eficaz, bem como programa de base que promovam a conscientização desde cedo de valores como honestidade e justiça.

Sustentabilidade – projetos para uma sociedade sustentável.

Alimento – abrigará projetos para aumentar a produção de alimentos e garantido comida na mesa de todos os cidadãos lisarbeanos.

Categorização dos Projetos Identificados

SAÚDE

• Drogas to fora• Coração Valente• Mente sã coração

são• Vida saudável,

vida mais longa• Melhor Idade• Fada do Dente• Hospital Modelo

EDUCAÇÃO / CULTURA

• Eduque + Ação• Vá ao teatro• Alegria agora de

depois de amanhã• Conheça o Mundo• Face sem Idade

INFRAESTRUTURA

• Sem buracos• Planejar para

construir• Estrada Tranquila• Casa para Todos• Time is Money• Esgoto para Todos

SEGURANÇA

• Speed Justiça• Soldado do Futuro• Sol Quadrado• Honestidade

Agora e Sempre• Todos por um e

um por todos• Futuro é agora

SUSTENTABI-LIDADE

• Carbonex• A nascente de

cada um• Sustentex• Preserve e Ação• Carona amiga• Arco-iris

ALIMENTO

• Trator amigo• Comida para

Todos

CATEGORIA

Processo de Avaliação

CRITÉRIOS PESOS

Impacto (Qualitativo) 25%

Abrangência na população 25%

Complexidade 18%

Tempo 10%

Risco do Projeto 10%

Custo do Projeto 10%

Integração entre Projetos 2%

Impacto – A nota será diretamente proporcional ao impacto causado pelo projeto na população atingida.

Abrangência – A nota será diretamente proporcional à porcentagem da população que será abrangida pelo projeto.

Complexidade – A nota será inversamente proporcional à complexidade do projeto.

Tempo – A nota será inversamente proporcional ao tempo de duração do projeto.

Risco – A nota será inversamente proporcional ao risco do projeto.

Custo – A nota será inversamente proporcional ao custo do projeto.

Integração – A nota será diretamente proporcional à integração do projeto com outros projetos.

Processo de Seleção

PROJETOS ÁREA DA SAÚDE

Processo de Seleção

PROJETOS ÁREA DA EDUCAÇÃO / CULTURA

Processo de Seleção

PROJETOS ÁREA DA INFRAESTRUTURA

Processo de Seleção

PROJETOS ÁREA DA SEGURANÇA

Processo de Seleção

PROJETOS ÁREA DA SUSTENTABILIDADE

Processo de Seleção

PROJETOS ÁREA DA ALIMENTAÇÃO

Priorização

1 Sustentabilidade Projeto 5 – Carona Amiga NOTA 9,26

2 Educação Projeto 1 – Eduque + Ação NOTA 8,2

3 Educação Projeto 5 – Face sem Idade NOTA 7,86

4 Saúde Projeto 4 – Vida Saudável, Vida mais Longa NOTA 7,6

5 Sustentabilidade Projeto 4 – Preserve e Ação NOTA7,5

6 Infra Projeto 3 – Estrada Tranquila NOTA 7,34

7 Educação Projeto 2 – Vá ao Teatro NOTA 7,1

8 Segurança Projeto 3 – Sol Quadrado NOTA 6,94

9 Infra Projeto 4 – Casa para todos NOTA 6,91

10 Sustentabilidade Projeto 1 – Carbonex NOTA 6,74

Priorização

11 Segurança Projeto 1 – Speed Justiça NOTA 6,7

12 Segurança Projeto 5 – Todos Por Um e Um por Todos NOTA 6,64

13 Saúde Projeto 3 – Mente Sã Coração São NOTA 6,2

14 Saúde Projeto 5 – Melhor Idade NOTA 6,2

15 Infra Projeto 6 – Esgoto para Todos NOTA 6,18

16 Alimentação Projeto 2 – Comida para Todos NOTA 6,56

17 Alimentação Projeto 1 – Trator Amigo NOTA 6,38

18 Saúde Projeto 7 – Hospital Modelo NOTA 6,08

Balanceamento do Portfolio

Anos

Categorias

Saúde

Educaçã

o

Infra

estru

tura

Segura

nça

Susten

tabili

dade

Alimen

taçã

o

Legenda

Abrangência Alta

Abrangência Média

Abrangência Baixa

Custo Médio Baixo – de R$ 301 a R$ 500Mil

Custo Alto – acima de R$ 2 milhões

Custo Médio – de R$ 501 a R$ 2milhões

Custo Baixo – até R$ 300Mil

CRITÉRIO DE PONTUAÇÃO ADOTADO PELOS ADMINISTRADORES DO LISARB QUANDO RESPONDERAM A CADA UMA DAS QUESTÕES:

O Questão sem marcação (não aplicável)1 Quase nunca (aplicável para até 10 % dos projetos)2 Às vezes (aplicável para de 10% a 50% dos projetos)3 50% das ocasiões (aplicável para 50% dos projetos)4 A maioria das ocasiões (aplicável para mais de 50% e menos de 80% dos projetos)5 Em quase todas as ocasiões (aplicável para mais de 80% dos projetos)

ASPECTOS DO GERENCIAMENTO DE PROJETOS AVALIAÇÃO

1. Os projetos têm seus respectivos planos de gerenciamento (1) (2) (3) (4) (5)

2. São aplicadas as boas práticas de gerenciamento da tríplice restrição de projetos (escopo, tempo, custos), bem como de qualidade, com base no PMI

(1) (2) (3) (4) (5)

3.Os projetos têm gerentes e equipes com pelo menos 70 horas/ano de treinamento nas práticas de GP

(1) (2) (3) (4) (5)

4. Os projetos seguem uma metodologia formal / unificada de gerenciamento de projetos (1) (2) (3) (4) (5)

5. O gerente de projetos participa desde a fase de “originação” do projeto (ex.: desde a avaliação da oportunidade)

(1) (2) (3) (4) (5)

Nível de Maturidade LISARB – Pesquisa de Maturidade em Gerenciamento de Projetos

ASPECTOS DO GERENCIAMENTO DE PROJETOS AVALIAÇÃO

6. Um plano é desenvolvido para cada projeto pelo gerente e pelo time (1) (2) (3) (4) (5)

7. Os projetos são monitorados / controlados através de revisões periódicas de seu plano (1) (2) (3) (4) (5)

8. Os projetos têm um patrocinador ciente de suas responsabilidades (1) (2) (3) (4) (5)

9. Os projetos têm suporte de um grupo experiente nas práticas de GP (um PMO formalmente estabelecido ou não)

(1) (2) (3) (4) (5)

10. Os projetos são monitorados por um sistema integrado de controle (1) (2) (3) (4) (5)

11. Os projetos são suportados por uma estrutura de governança (formalmente estabelecida ou não) (1) (2) (3) (4) (5)

12. Os projetos têm um WBS (1) (2) (3) (4) (5)13. A WBS é usada como base para a geração das estimativas do projeto (tempo, custos, riscos, etc.) (1) (2) (3) (4) (5)

14. Os projetos são formalmente aprovados através de um Project Charter ou documento equivalente (1) (2) (3) (4) (5)

15. Os projetos têm uma declaração de escopo, ou documento equivalente, aprovado pelo cliente (1) (2) (3) (4) (5)

16. Os projetos tem um controle de mudanças formalmente adotado (1) (2) (3) (4) (5)

17. Os cronogramas são gerados a partir da WBS (1) (2) (3) (4) (5)

18. Os projetos são suportados por software de planejamento e controle de atividades e alocação de recursos (ex.: MS Project)

(1) (2) (3) (4) (5)

19. A linha de base original de tempo só é alterada em caso de mudanças severas aprovadas pelo cliente (1) (2) (3) (4) (5)

20. As estimativas de custos são planejadas pelo gerente do projeto e sua equipe (e não por outro departamento ou mesmo PMO)

(1) (2) (3) (4) (5)

Nível de Maturidade LISARB – Pesquisa de Maturidade em Gerenciamento de Projetos

ASPECTOS DO GERENCIAMENTO DE PROJETOS AVALIAÇÃO

21. Reservas gerenciais e de contingencia são utilizadas nas estimativas de tempo e custos, e representadas, respectivamente, no cronograma e no orçamento

(1) (2) (3) (4) (5)

22. Os projetos têm controle de performance de tempo e de custos baseado nas técnicas de Earned Value (1) (2) (3) (4) (5)

23.As alterações nas linhas de base do projeto são aprovadas por um comitê de controle do projeto (1) (2) (3) (4) (5)

24. Os projetos têm um plano de qualidade específico (1) (2) (3) (4) (5)

25. Os projetos são suportados por procedimentos de garantia da qualidade (1) (2) (3) (4) (5)

26. Os projetos são suportados por técnicas de controle da qualidade (1) (2) (3) (4) (5)

27. Os projetos têm uma matriz de responsabilidade (1) (2) (3) (4) (5)

28. Reuniões de revisão / acompanhamento são feitas periodicamente com o cliente (1) (2) (3) (4) (5)

29. As reuniões de projetos são documentadas em atas (1) (2) (3) (4) (5)

30. Os projetos têm um organograma com pontos focais de atendimento / contato com o cliente (1) (2) (3) (4) (5)

31. Os projetos têm procedimentos de identificação de riscos (ameaças e oportunidade) (1) (2) (3) (4) (5)

32. Os projetos têm procedimentos de qualificação e/ou quantificação dos riscos (ameaças e oportunidades) (1) (2) (3) (4) (5)

33. Os projetos têm seus riscos (ameaças e oportunidades) revisados periodicamente. (1) (2) (3) (4) (5)

34. Os projetos com fornecedores externos à organização responsável pelo projeto têm um plano de contratações (1) (2) (3) (4) (5)

35. Os fornecedores externos à organização responsável pelo projeto são periodicamente avaliados (1) (2) (3) (4) (5)

Nível de Maturidade LISARB – Pesquisa de Maturidade em Gerenciamento de Projetos

ASPECTOS DO GERENCIAMENTO DE PROJETOS AVALIAÇÃO

36. Os projetos têm gerentes e equipes com pelo menos 35 horas/ano de treinamento nas práticas de soft skills em GP (comunicação, negociação, gestão de conflitos, técnicas de apresentação, etc.)

(1) (2) (3) (4) (5)

37. Os gerentes de projeto são periodicamente avaliados ao menos por seus superiores hierárquicos (1) (2) (3) (4) (5)

38. Os gerentes de projeto demonstram ter experiência suficiente para exercer suas funções (1) (2) (3) (4) (5)

39. Os gerentes de projeto possuem a autoridade suficiente para exercer suas funções (1) (2) (3) (4) (5)

40. Os projetos têm apoio de uma base de conhecimento de práticas de gerenciamento de projetos (1) (2) (3) (4) (5)

Total de pontos: 69 Classificação do nível de maturidade: Nível 2

Acima de 160 pontos : Nível 5

Entre 121 e 160 pontos: Nível 4

Entre 81 e 120 pontos: Nível 3

Entre 41 e 80 pontos: Nível 2

Entre 10 e 41 pontos: Nível 1

Nível de Maturidade LISARB – Pesquisa de Maturidade em Gerenciamento de Projetos

Verifica-se a necessidade de implantação de um PMO, uma unidade organizacional para centralizar e coordenar o gerenciamento de projetos (programas e portfólios) de LISARB. Os benefícios da implantação desse PMO segue abaixo:

Centro de suporte a projetos

Disseminador da metodologia de gerenciamento de projetos oferecendo

direcionamento, orientação e treinamentos aos gerentes de projetos

Responsável pela garantia de qualidade dos projetos alinhando todos eles

ao planejamento estratégico de LISARB

Aumenta a performance e rentabilidade dos projetos

Nível de Maturidade LISARB – Pesquisa de Maturidade em Gerenciamento de Projetos

PMO Nível 3PMO Estratégico – Presidente de LISARB e ministros

PMO Nível 2PMO com objetivo de otimizar recursosPara os diferentes projetos – Governos Estaduais

PMO Nível 1PMO com objetivos específicos de projetos e/ou programas individuais – Prefeitos e Secretarias

Nível Hierárquico

Nível Hierárquico

O nível hierárquico adotado foi o PMO Nível 3, visando atingir o país como um todo e garantindo que os objetivos estratégicos serão alcançados.

Lisarb

Estado A Estado B Estado C Estado D PMO Nível 3

Município E Município F Município G PMO Nível 2

Projeto H Projeto I PMO Nível 1

Foco adotado será no PMO 3 porque: Maior nível hierárquico. A implementação deve partir dos maiores níveis

hierárquicos para obter maior eficiência. Possuirá maior poder de influencia e disseminação do conhecimento

adquirido e das metodologias de gerenciamento de projetos

Implantação do RESOURCE MANAGEMENT porque:

Conhecimento em gerenciamento de projetos / nível de maturidade baixo

Oferecer treinamentos Desenvolver os recursos para melhor disseminar as metodologias e

melhores práticas

PMO Foco

MÉTODOS E PROCEDIMENTOS porque:

Organização possui baixo nível de maturidade em GP

PMO implementado no maior nível hierárquico do governo.

Para garantir maior eficiência do processo de implementação e

gerenciamento.

Com esta função será capaz de desenvolver, implementar e

manter as metodologias de gerenciamento de projetos,

sistemas de comunicação e reporte.

Aprofundará em gerencia de stakeholders (bom para o governo

que todos os stakeholders estejam satisfeitos – reeleição)

Gerencia de mudanças e dos processo de ciclo de vida dos

projetos (4 anos)

Incorporação das melhores práticas

PMO Função

TORRE DE CONTROLE porque:

Como apresenta baixa maturidade o processo de estabelecimento de

padrões. Guiará os PMO dos níveis hierárquicos abaixo para o

seguimento da metodologia.

É o modelo que mais oferece apoio e controle ao desenvolvimento de

projetos

Nesse primeiro momento de implantação é necessário que o PMO 3

treine (passe instruções de voo, pouso e decolagem) e monitore o

desempenho para garantir maior eficiência do processo e minimizar os

riscos (acidentes).

PMO Modelo

LISARB Presidente (1) Ministros (13) Governos Estaduais (24) Prefeituras (578) Secretarias (19)

Equipe Diamond Diretor de Projetos (1) Gerente de Projeto (1 para cada 3 projetos) Analistas de Projetos (2 para cada projeto) Assistentes de Projetos (4 para cada projeto) Engenheiros Junior (1 para cada projeto) Engenheiros Plenos (2 para cada projeto) Engenheiros Sênior (3 para cada projeto)

Profissionais Envolvidos

Equipe Diamond (continuação) Diretor Comercial (1) Gerente Comercial (1 para cada 3 projetos) Analistas Comerciais (2 para cada projeto) Assistentes Comerciais (5 para cada projeto) Diretor Financeiro (1 para cada projeto) Gerente Financeiro (1 para cada 3 projetos) Analistas Financeiro (2 para cada projeto) Assistentes Financeiro (3 para cada projeto) Diretor de Comunicação (1) Gerente de Comunicação (1) Analistas de Comunicação (5) Designer (3) Operadores (500) Diretor de RH (1) Gerente de RH (1) Analistas de RH (3) Assistentes de RH (5)

Profissionais Envolvidos

Etapas de Implementação

Indicadores de Sucesso200 pontos

Atributos relacionados a Resultados 100

pontos

Atributos relacionados a

Pessoas 100 pontos

Escopo esperado 10 pontos

Dentro do prazo 35 pontos

Dentro do orçamento 35 pontos

Qualidade esperada 20 pontos

Satisfação da população 40 pontos

Impacto na popularidade do presidente 40 pontos

Satisfação da equipe de Projetos 20 pontos

Métricas de Sucesso

Comprometimento do governo

Estabelecer objetivos alinhados com as estratégias do governo

Responsabilidades dos stakeholders bem definidas

Manter foco nas metas

Executar projetos conforme prioridade

Ter infraestrutura, recursos e equipamentos dedicados

Uma boa comunicação e divulgação das atividades programadas e

resultados atingidos.

Fatores Críticos de Sucesso