implantação de pmo em lisarb
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Trabalho de Integração
Alexandre Silva de VargasSandro Rizzon VieiraSusana de Souza da Silva Rodrigues
MBA em Gerenciamento de Projetos – FGV Foz do Iguaçu – GP 05
Apresentação do Projeto
Progressus Consultoria
A Progressus Consultoria é uma empresa especializada em ajudar organizações a atingir resultados desejados de maneira prática e eficaz.
Progressus Consultoria
O nosso foco é dar apoio e orientações necessários para que nossos clientes consigam criar e executar seu planejamento estratégico, de tal forma que tenham condições de progredir naturalmente, sem a necessidade de ajuda constante.
Assim, auxiliamos da melhor maneira possível, orientando e construindo um aprendizado, bem
como ajudando nossos clientes a encontrar o melhor caminho, permitindo uma evolução
constante e sustentável.
Progressus Consultoria
Trabalhamos em três áreas:
� Criação do planejamento estratégico;� Execução do planejamento estratégico, por meio
do Balanced Scorecard;� Gerenciamento de projetos e implantação de
PMO (Project Management Office).
Implantação de PMO em Lisarb
A Progressus Consultoria propõe para Lisarb a implantação de um PMO, também conhecido como escritório de gerenciamento de projetos, de acordo com as necessidades e características dos projetos executados pelo país.
Implantação de PMO em Lisarb
Nossa experiência nesse assunto permitirá que Lisarb tenha um centro de excelência em gerenciamento de projetos, proporcionando uma grande melhora no cumprimento dos seus objetivos estratégicos e, consequentemente, no alcance dos desafios que Lisarb se propôs a enfrentar.
Nível de Maturidade
De acordo com pesquisa efetuada pelo Ministério do Planejamento de Lisarb, a maturidade em gerenciamento de projetos do país está situada no nível 2.Esse nível é caracterizado pelo investimento constante em treinamento e em ferramentas de gerenciamento de projetos, com iniciativas isoladas de padronização de procedimentos.
Nível de Maturidade
A pesquisa de maturidade indica a necessidade de planejamento e controle padronizados.
Por não haver tal padronização, bem como pela falta de uma maior atenção na etapa de planejamento e na utilização das melhores práticas de gerenciamento de projeto, pode-se verificar que Lisarb terá grandes benefícios com a implantação de um PMO.
Benefícios da Implantação do PMO� Melhora no alinhamento com a estratégia do país;� Distribuição balanceada de investimentos para atingir
todos os objetivos estratégicos;� Aumento no nível de maturidade em gerenciamento
de projetos;� Propicia suporte à tomada de decisão;� Maior previsibilidade de resultados dos projetos.
Nível Hierárquico do PMO
O primeiro PMO a ser implantado em Lisarb será de nível 3, ou seja, de nível estratégico, posicionado como um centro de suporte a todos os projetos, com um repositório de padrões e metodologias, coordenando o gerenciamento do portfólio de acordo com a estratégia de Lisarb.
Esse PMO tem um nível de autoridade necessário à seleção, priorização e monitoramento dos projetos.
Nível Hierárquico do PMO
No PMO de nível 3, os gerentes de projeto se reportam diretamente ao PMO, que possui autonomia e responsabilidade pela auditoria de propostas, contratos e projetos, gerência de recursos, análise, desenvolvimento e aperfeiçoamento de sistemas e processos de Lisarb.
Função do PMO
A função adotada no primeiro PMO de Lisarb será relacionada a Métodos e Procedimentos, com o intuito de estabelecer a padronização necessária para o planejamento e controle, pontos que precisam de atenção, conforme detectado na pesquisa de maturidade mencionada anteriormente.
Função do PMO
Assim, o PMO assumirá as seguintes funções:
� Desenvolvimento, implementação e manutenção da metodologia da gerência de projetos;
� Avaliação do uso da metodologia e sua performance;
� Integração da metodologia com o sistema de gerenciamento de projetos;
� Incorporação das melhores práticas.
Modelo do PMO
Pelas características provenientes de um PMO de nível 3, o modelo a ser adotado será o de Torre de Controle.
Dessa forma, será mantido o caráter estratégico e centralizador do PMO.
Modelo do PMO
As atribuições de um modelo de Torre de Controle são as seguintes:� Estabelecer padrões para a gerência de projetos;� Fornecer suporte e reforçar os padrões
definidos, promovendo a melhoria contínua;� Atuar como órgão auditor;� Passar instruções de controle para os projetos
para minimizar desvios.
Modelo do PMO
Como plano de melhoria a ser aplicado a longo prazo, a intenção é que sejam criados outros PMOs, específicos para cada Ministério de Lisarb, atuando como o modelo Estação Meteorológica.
Tais PMOs terão a atribuição de coletar dados dos projetos executados sob sua supervisão para repasse ao PMO central.
Modelo do PMO
Além disso, pretende-se criar um Pool de Recursos, com a finalidade de contratar e desenvolver os profissionais ligados ao gerenciamento de projetos de todos os PMOs de Lisarb.
Esse Pool de Recursos também se reportará ao PMO central.
Métricas do PMO
Com o intuito de demonstrar os resultados do PMO e inferir sobre a relevância do seu trabalho, inicialmente serão utilizadas as seguintes métricas:� Quantidade de projetos trabalhados pelo PMO (mês);� Quantidade de projetos iniciados/concluídos (mês);� Índice de cumprimento de custos;� Pesquisa de satisfação (avaliação geral).
Etapas de Implementação do PMO
O projeto para implementação do PMO foi planejado com o intuito de criar uma unidade organizacional adequada às necessidades e ao porte dos projetos executados por Lisarb.Desenvolvemos as diretrizes de funcionamento, fizemos a previsão de treinamento para a equipe que conduzirá o PMO, definimos a metodologia de gerenciamento de projetos, estabelecemos um plano de melhoria contínua para auxiliar Lisarb a aumentar o seu nível de maturidade, e inserimos o trabalho com projetos pilotos para avaliar o resultado deste
projeto.
Etapas de Implementação do PMO
� Iniciação� Diagnóstico� Sensibilização e Alinhamento� Definição do PMO
� Estruturação� Levantamento de Projetos� Nivelamento da Equipe do PMO� Definição de Modelos e Padrões� Criação de Indicadores� Customização de Processos
� Desenvolvimento� Elaboração de Manual� Plano de Carreira da Equipe do PMO� Melhoria Contínua
� Operação e Consolidação� Projeto Piloto� Implantação SIGP
Início do Gerenciamento do Portfólio de Lisarb
Identificação
Lisarb estabeleceu 9 Objetivos Estratégicos em seu planejamento. A partir desses objetivos, foi realizada uma análise do que será necessário executar por meio de projetos.
Essa análise gerou a lista de projetos apresentada a seguir.
Identificação
� P1 – Desburocratizando� P2 – Justiça para Todos� P3 – Integração Social� P4 – Educando Cidadão� P5 – Politizando� P6 – Ação Transparente� P7 – Bem Estar Sustentável� P8 – Desenvolvimento Sustentável� P9 – Economia Sustentável� P10 – Paz na Terra
Categorização
Para facilitar a avaliação e escolha dos projetos, foram estabelecidas quatro categorias que sintetizam as demandas provenientes dos Objetivos Estratégicos de Lisarb.� Cidadania (P1, P2, P3 e P4)� Desenvolvimento Político (P5 e P6)� Sustentabilidade (P7, P8 e P9)� Política Externa (P10)
Avaliação
Para avaliação e posterior seleção dos projetos, foram definidos critérios que representam pontos relevantes na estratégia de Lisarb:
1. Relevância Estratégica2. Recursos3. Quantidade de Beneficiados4. Risco5. Prazo de Execução
Avaliação
Aos critérios definidos foram atribuídos pesos conforme sua representatividade no planejamento estratégico de Lisarb:
CRITÉRIO PESO
Relevância Estratégica 0,25
Recurso 0,20
Quantidade de Beneficiados 0,35
Risco 0,10
Prazo de Execução 0,10
Avaliação
Critério de atribuição das notas:
CRITÉRIOS PESO NOTA = 0 NOTA = 5 NOTA = 10
1.REL. ESTRATÉGICA 0,25 Até 01 O.E. 02 O.E. Mais de 02 O.E.
2.RECURSOS 0,20 > 15% O.L. De 6 a 14% O.L. Até 5% O.L.
3.QUANT. BENEFICIADOS 0,35 Até 20% P.L. De 21 a 80% P.L. > 80% P.L.
4.RISCOS 0,10 Alto Médio Baixo
5.PRAZO DE EXECUÇÃO 0,10 > 3 anos De 1 a 3 Anos Até 1 ano
O.E. Objetivo EstratégicoO.L. Orçamento de LISARBP.L. População de LISARB
Seleção e Priorização
CRITÉRIOS PESOP1 P2 P3 P4 P5
NOTA MÉDIA NOTA MÉDIA NOTA MÉDIA NOTA MÉDIA NOTA MÉDIA1 0,25 10,00 2,50 5,00 1,25 5,00 1,25 0,00 0,00 0,00 0,002 0,20 0,00 0,00 5,00 1,00 5,00 1,00 5,00 1,00 5,00 1,003 0,35 5,00 1,75 5,00 1,75 5,00 1,75 10,00 3,50 10,00 3,504 0,10 5,00 0,50 10,00 1,00 0,00 0,00 10,00 1,00 5,00 0,505 0,10 5,00 0,50 5,00 0,50 0,00 0,00 5,00 0,50 5,00 0,50
5,25 5,50 4,00 6,00 5,50
CRITÉRIOS PESOP6 P7 P8 P9 P10
NOTA MÉDIA NOTA MÉDIA NOTA MÉDIA NOTA MÉDIA NOTA MÉDIA1 0,25 5,00 1,25 5,00 1,25 10,00 2,50 5,00 1,25 0,00 0,002 0,20 10,00 2,00 10,00 2,00 5,00 1,00 0,00 0,00 5,00 1,003 0,35 5,00 1,75 0,00 0,00 10,00 3,50 10,00 3,50 0,00 0,004 0,10 5,00 0,50 10,00 1,00 5,00 0,50 5,00 0,50 5,00 0,505 0,10 5,00 0,50 10,00 1,00 0,00 0,00 5,00 0,50 0,00 0,00
6,00 5,25 7,50 5,75 1,50
Foram priorizados os projetos com média maior ou igual a 5,50.
Priorização
Lista dos projetos priorizados:
� P2 – Justiça para Todos� P4 – Educando Cidadão� P5 – Politizando� P6 – Ação Transparente� P8 – Desenvolvimento Sustentável� P9 – Economia Sustentável
Balanceamento Inicial
Obj
. Est
raté
gico
s
Categorias
Custo:
Até 5% do orçamento
De 6 a 14%
Acima de 15%
Prazo:
Até 1 ano
De 1 a 3 anos
Acima de 3 anos
Balanceamento Final
Obj
. Est
raté
gico
s
Categorias
Custo:
Até 5% do orçamento
De 6 a 14%
Acima de 15%
Prazo:
Até 1 ano
De 1 a 3 anos
Acima de 3 anos
Considerações sobre o Balanceamento
Diante da análise do primeiro gráfico de bolhas, é possível verificar que alguns objetivos estratégicos não foram contemplados com a indicação de projetos, bem como não foi designado projeto para a categoria Política Externa.
Considerações sobre o BalanceamentoCom o balanceamento, foi realizada uma nova análise da lista de projetos apresentada na fase de Identificação.Dessa forma, mesmo que alguns projetos não tenham atingido a nota mínima estabelecida no momento da seleção e priorização, por haver recursos disponíveis, tais projetos foram reconsiderados.Assim, todos os objetivos estratégicos e as categorias foram contemplados com projetos.
Progressus Consultoria
A Progressus Consultoria quer ser considerada como uma parceira de Lisarb.
Nosso intuito, assim como o de Lisarb, é alinhar o trabalho executado com o planejamento estratégico, gerando valor significativo para todos.