ImasisEventos Bienvenidos a esta guía la cual pretende ilustrar la manera de utilizar este programa Imasis es una marca registrada protegida por las leyes nacionales e internacionales de propiedad intelectual e industrial esta prohibida la reproducción de este material sin la autorización del titular. ImasisEventos es una aplicación que puede ser utilizada por personas o empresas dedicadas a la coordinación de eventos, renta de salones, mobiliario y equipo para eventos. Como primer paso se debe configurar los datos requeridos sobre su negocio en utilerías/parámetros, en este apartado en la pestaña extras podrá agregar el logotipo del negocio y en frases podrá agregar frases que utilizarán al cotizar

En la barra de menú e íconos de acceso rápido encontrará las siguientes opciones:

Archivo Configurar Impresora: Permite establecer el tipo de impresora y sus parámetros Nota importante: si usted establece una impresora como predeterminada las vistas previas que se realicen se mostrarán en base a esta selección, esto significa que si tiene una impresora de tickets preseleccionada la vista previo de los reportes de tamaño carta aparecerá cotada para corregirlo solo seleccione previamente su impresora tamaño carta

Salir: Permite cerrar y salir del programa Editar: (solo cuando exista una ventana activa con información) Cortar: Cortar un texto, esta función se puede realizar también con las teclas Control+X Copiar: Permite copiar al portapapeles un texto también se puede realizar con Control+C Pegar: Pega un texto previamente copiado o cortado, esta función se puede utilizar también con Control+V Catálogos: Los catálogos son la base de información requerida para la operación del programa Artículos/Servicios: Es la lista de servicios y artículos con sus respectivos precios, en este apartado usted puede dar de alta promociones de manera directa Contenidos: Son los elementos que componen un producto o servicio principal por ejemplo un banquete para 100 personas llevará ciertos contenidos ejemplo 10 meseros, 2 valet, etc. Etiquetas: Usted puede etiquetar los productos de sus base de datos que así lo requiera Clientes: Es la base de datos de los Clientes o clientes que compran o contratan sus servicios Ciudades y Estados: Son las entidades en las que habitan los Clientes a los que les prestamos nuestros servicios Horas: Son las horas en que el cliente o prospecto nos contacto Medios: Son los diferentes orígenes por los cuales el Cliente nos contacta ejemplo: Pagina WEB, recomendación, volante, etc. Esta información es de utilidad para dirigir promociones Edades: Son los rangos de edades de nuestros clientes que forman parte de los datos estadísticos Recepcionista: Es la persona que recibió al cliente para atenderlo o atender sus llamadas y permite identificar quien lo atendió

Zonas: Son las zonas de donde nos visita el cliente y permite identificar cuales son las áreas de influencia Giros: Es la actividad del cliente ya sea particular, empresarial y que nos permitirá en un futuro orientar nuestras promociones. Nota: Entre más información se almacene de los clientes se tendrá una oportunidad mayor de brindarle un seguimiento más amplio Oficinas: Si contamos con más de una oficina o punto de venta aquí se clasifican para que podamos tener segmentada nuestra base de datos Tipos de tareas: Son los grupos en los cuales se clasifican las actividades que realizamos ejemplos: cita, cotización, renta, llamada, etc. Artículos: Familias de Artículos: Son los grupos en los cuales se clasifican los servicios o artículos que manejamos, ejemplo: centro de mesa, audio, mobiliario, etc. Familias de Materiales: También llamado contenidos son los grupos de elementos base de nuestros artículos o servicios primarios esta función le permite establecer lo que usted requiere para incluir en un evento Marcas: Son las marcas de los artículos o servicios que manejamos, ejemplos: Herradura, Bacardí, Sonido, etc. Proveedores: Son todos aquellos que nos proporcionan las materias primas en productos y servicios para operar el negocio ejemplo el proveedor de productos de limpieza, la CFE, el proveedor de teléfono, etc. Equipos: Son los equipos que tenemos para apoyo de los eventos ejemplo máquina de humo, brincolines, rocola, mesas, tablones, sillas etc. Empleados: Son nuestros colaboradores los cuales pueden ser permanentes o temporales Operaciones

Pago a proveedores: Es la base de datos de los gastos generales que realizamos a los proveedores y que permiten controlar el flujo de pagos Contenidos: Es la herramienta que permite la integración de los elementos que conforman un artículo o servicio primario Proyectos (cotizaciones) Cotizar: Es la base de cotizaciones que realizaremos a nuestros clientes y que integra los elementos de costo y características Cotizar, primero se debe dar de alta el proyecto en el botón nuevo de la parte superior, posteriormente se llenan los datos requeridos y en esta ventana usted puede dar de alta los productos o servicios y arrastrarlos a la ventana de contenido en esta parte puede anotar la cantidad de partes a incluir

Para agregar los productos solo debe arrastrar y soltar, en esta etapa le preguntará el precio final y la cantidad Impresión, al imprimir se puede enviar a prácticamente cualquier tipo de impresoras o por medio de un driver de PDFcreator el cual es gratuito y se baja de internet se puede enviar por correo por medio de un PDF

Tiene la opción de imprimir la cotización en varios modelos si usted requiere un modelo especial se lo podemos desarrollar (solicite la cotización de este servicio) Abonos

En el apartado de Registro de abonos pagos usted puede llevar el control de los anticipos, abonos y saldos, se recomienda realizarlo de asta forma, en este apartado pulsar nuevo y si el eventos será de 30,000.00 se puede generar un primer registro por -30,000.00 y lo marcamos como pendiente y lo guardamos si existe un anticipo de 5,000.00 registramos este nuevo renglón por los 5,000.00 en positivo de esta forma podremos obtener una impresión de saldos que nos arrojará un saldo de -25,000.00

Reportes Inventario: Permite conocer la cantidad de productos que tenemos en inventario Plantillas de contratos o gestor de documentos: con esta herramienta podemos elaborar varios tipos de documentos personalizados por Cliente como por ejemplo: convenios, acuerdos, contratos, etc.

Gráficas y reportes: En este apartado podemos obtener reportes y gráficas de nuestros clientes y prospectos Utilerías Usuarios / Empleados: Son los empleados o usuarios que pertenecen a la base de datos de empleados y que eventualmente pueden tener acceso al programa Parámetros: Son los datos del negocio como nombre, domicilio, logotipo, etc. Exportar: Este apartado permite al administrador exportar información de los servicios a un archivo de texto el cual puede ser abierto por excel Bitácora: Esta opción permite conocer a los usuarios que accesán con fecha y hora de ingreso y salida Ventana Ventana en cascada permite colocar las ventanas del programa de manera que sen visibles de forma ordenada en cascada Descripción de funciones del programa Manejo de catálogos de información estas indicaciones aplican para todos los catálogos de datos ejemplo Clientes, Proveedores, Artículos, Servicios, etc. Tomaremos como ejemplo la base de datos de Clientes

Para dar de alta un cliente debemos considerar la importancia de la captura de la mayor cantidad de información ya que esto nos permitirá ser más eficientes al brindarle el servicio que el cliente Catálogos / Clientes

En esta ventana encontramos las opciones de nuevo (agregar un cliente) editar (modificar los datos ya existentes) Borrar (eliminar el registro) Nota: si usted borra un registro ya no lo podrá recuperar por ello es muy importante que realice sus procesos de respaldo de forma regular ya que de esta manera puede rescatar algún dato que se haya eliminado por error Para ordenar esta lista de manera diferente a la que se presenta basta con pulsar el encabezado por ejemplo si deseamos ordenas por domicilio solo se deberá pulsar el encabezado en donde aparece la palabra Domicilio y la ventana se mostrará así

Esta función aplica para todas las listas ejemplo: servicios, proveedores, etc. Para crear un registro nuevo o editar los datos solo pulse el botón correspondiente y aparecerá esta ventana

Le recomendamos capturar la mayor cantidad de datos ya que le permitirá atender de mejor manera a su cliente, obviamente si haremos un servicio o entrega a domicilio serán muy importante todos los datos. Los catálogos tienen un buscador con el cual usted podrá realizar búsquedas de los datos requeridos ejemplo si deseo encontrar todos los clientes que en su base de información contengan JOSE y LUIS lo anotaré de esta manera y presiono buscar, si deseo regresar a la información original solo presiono limpiar.

Si el catálogo lleva foto como en el caso de los servicios ésta se seleccionara de la siguiente forma: Nota: solo de pueden asociar fotos en formato jpg (en base de 3 colores) y gif, si usted tiene sus imágenes en otros formatos deberá convertirlas a estos formatos y en base de lienzo cuadrado con resolución sugerida de 300 x 300 pixeles

Para agregar un foto solo se debe acceder a la opción de editar o nuevo según sea el caso y pulsar este botón para que nos despliegue el lugar en donde buscaremos la foto, la ruta en que se encuentra la foto debe ser de máximo 100 caracteres ya que de otra manera no la vinculará: ejemplo de ruta valida c:\fotosservicios\renta.jpg, ruta no valida: c:\archivogeneral\fotosservicios\catalogodeserviciosgenerales\renta.jpg

Alta de un Cliente:

Usted dará de alta al Cliente en este apartado Catalogo/Clientes solo deberá eligir nuevo Cliente o en caso de modificar la información eligirá modificar datos Para programar citas en necesario dar de alta a los Clientes previamente y luego ingresar a programación de tareas / citas Usted puede imprimir un reporte por cada cita solo debe seleccionar la opción reporte en la esquina inferior izquierda

Para elaborar una cotización o nota de venta usted podrá realizarla en Punto de venta / Nota cotización

Deberá elegir la opción nuevo y registrar los datos que se le solicitan para elaborar la cotización para agregar productos o servicio después de que genero el proyecto solo deberá arrastrarlos del lado izquierdo al derecho para que se incluyan en la cotización. Para administrar las citas solo debe acceder al panel En el panel usted podrá programar los eventos que desee ya sea de arrendamiento o de cualquier tipo de aspecto que sea importante recordar Anexo I (uso en varios equipos en red local) Nota: para esta configuración requiere una licencia por equipo Instalación y uso de una aplicación en red !.- Verificar que la red se encuentre adecuadamente constituida se refiere a que se encuentren definidas las unidades de red (es lo recomendable) o en su caso las carpetas se encuentren compartidas y que todos los usuarios tengan derechos de lectura y escritura y se puedan identificar en la red, no se recomienda el uso de sistemas operativos diferentes ya que provocará

dificultad de enlace, lentitud y ruptura de enlace y en ocasiones daño a base de datos

Nota si este paso que vamos a mencionar ya se realizó no se debe volver a realizar ya que se perderá la información capturada y se iniciará una instalación nueva 2.- Instalar el programa completo con sus archivos complementarios en el equipo que se usará como servidor ruta:

3.- En cada uno de los equipos huesped se instalará una de las licencias mencionada como licencia 2 4.- A través de la red buscar el archivos ejecutable que se encuentra en la carpeta indicada en la unidad C del equipo servidor y crear un acceso directo Ejemplo: \\Servidor\ImasisCON\ImasisEventos.exe De esta forma trabaremos todos los equipos en las mismas bases de datos 5.- Accesar al programa en el equipo huésped y en la ventana de password aparecerá un dato que se requiere para activar la licencia este datos es el número de registro ejemplo Registro 414521-0210 este dato debe ser proporcionado vía correo para que se preparen los archivos de licencia

6.- Recibir por correo y colocar en cada equipo los archivos adjuntos en la carpeta señalada y sobreecribir los actuales (nota importante según la configuración y selección de herramientas de su sistema operativo al copiar archivos se presenta la opción de copiar sobreescribiendo o dejando una copia del archivo anterior en este caso no se sobreescribirán los archivos y la aplicación no funcionará) 7.- Verificar que el acceso funciones y se pueda ingresar al programa y observar que los cambios realizados se manifiesten y observen en cada equipo 8.- Configure de forma adecuada su software antivirus y su contrafuego para que no le ocasiones dificultad la operación de sus archivos Nota: Obviamente al operarlo en red si el equipo servidor no se encuentra encendido no funcionará el programa Anexo II (Respaldos) El objetivo de las presentes recomendaciones es el de establecer un proceso de respaldos para evitar afectaciones graves en relación a nuestra información y sistema y establecer una rápida respuesta para restituir nuestras operaciones en caso de ser necesario 1.- Establecer un horario y frecuencia para llevarlo a cabo, se recomienda diario al final de las operaciones ejemplo 19:00 hrs. 2.- Establecer el medio de respaldo, el cual debe ser externo se recomienda un CD o DVD en su defecto puede ser un disco externo NOTA: TODOS LOS EQUIPOS DEBEN ESTAR FUERA DE LOS SISTEMA Y ARCHIVOS A RESPALDAR DURANTE ESTE PROCESO YA QUE DE OTRA MANERA NO SE RESPALDARAN LOS ARCHIVOS UN USO 3.- Determinar las carpetas que se van a respaldar la aplicación ImasisEventos se encuentra en una carpeta llamada ImasisEventos en el equipo servidor esta debe ser respaldada en su totalidad 4.- Los archivos en disco duro de los usuarios no son respaldados por lo que se recomiendo en caso de ser necesario establecer una carpeta en red para que se incluya en el respaldo 5.- Grabar el respaldo en el medio establecido siguiendo los puntos anteriores 6.- Etiquetar el medio con la fecha y la hora ejemplo: si el medio es un CD o DVD en el disco se pueden grabar varios respaldos si este fuera el caso antes de respaldar en el disco se recomienda primero copiar la carpeta (ejemplo) ImasisEventos a otra carpeta y

renombrarla anotando fecha y hora ejemplo ImasisEventos1010091200 lo que significa que fue realizado el 10 de octubre de 2009 a las 12 horas posteriormente “quemar” la carpeta en el disco 7.- Almacenar el respaldo en edificio diferente al lugar de trabajo y en condiciones seguras de clima y evitar un manejo que pueda ocasionar daño físico al medio de respaldo 8.- Almacenar el respaldo por lo menos por un año y posteriormente agruparlo en bloques anuales 9.- Realizar simulacro de recuperación 10.- Auditar el proceso de respaldo por una entidad externa y certificarlo Nota: antes de realizar cualquier tipo de actualización del programa se debe realizar un respaldo total ya que si no se realiza usted puede toda la información de sus bases de datos Imasis es una marca registrada y esta protegida por las leyes nacionales e internacionales de propiedad intelectual e industrial, queda prohibida la reproducción total y parcial de este material Imasis Derechos Reservados Ultima actualización 10 de enero de 2019