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1 III Jornada de Gerencia de proyectos de TI “Estrategias para implementar proyectos de Gestión de documentos electrónicos” Marzo de 2005 Administración y Gestión Problemática actual Seguridad Reemplazo del soporte en comunicaciones formales y oficiales: Papel: Políticas, estándares y procedimientos CVD, Archivísticos. Electrónico: Cada dependencia (si lo hace) específica sus propias políticas. El valor que la información tiene: Ó no se ha identificado O no se aplicaron los tratamientos y políticas archivísticas por estar ahora en otro tipo de soporte. Disponibilidad en el tiempo •De la información. •Garantía permanente de los pilares de seguridad: Integridad, Confidencialidad, Disponibilidad, Autenticación, Controles de acceso, No-Repudiación, Observancia

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  • 1

    III Jornada de Gerencia de proyectos de TI

    Estrategias para implementar proyectos de Gestin de documentos electrnicos

    Marzo de 2005

    Administraciny

    Gestin

    Problemtica actual

    Seguridad

    Reemplazo del soporte en comunicaciones formales y oficiales:

    Papel: Polticas, estndares y procedimientos CVD, Archivsticos.

    Electrnico: Cada dependencia (si lo hace) especfica sus propias polticas.

    El valor que la informacin tiene: no se ha identificado O no se aplicaron los tratamientos y polticas archivsticas

    por estar ahora en otro tipo de soporte.

    Disponibilidad en el tiempoDe la informacin.Garanta permanente de los pilares de seguridad: Integridad, Confidencialidad, Disponibilidad, Autenticacin, Controles de acceso, No-Repudiacin, Observancia

  • 2

    Generacin oRecepcin

    Distribucin o Publicacin

    SeguimientoRecuperacin o

    Consulta

    Administracin y Gestin

    Disposicin Final

    Problemtica actual

    SeguridadDisponibilidad en el Tiempo.

    Generacin oRecepcin

    Problemtica actual

    No se sabe que, ni cuanto, ni cuando: No se aplican los conceptos de numeracin, radicacin o registro, indizacin, tipologas documentales definidas y catalogadas en la TRD.

    Imagen Corporativa: Se pierde en muchos de los archivos generados.

    Poltica de descripcin archivstica de los archivos electrnicos, con un estndar de descripcin: Ej: Destinatario y/o Remitente: Se pierde este concepto puesto que muchos de los archivos no contienen esta informacin, ni tienen un documento de presentacin del mismo.

    Seguridad: Informacin que generalmente no est ni firmada ni encriptada.

    Distribucin o Publicacin

    Problemtica actual

    Control respecto a lo que se distribuye y/o publica: Cualquier empleado puede remitir archivos hacia el exterior en representacin de la organizacin, sin tener el perfil o la firma autorizada.Mayor riesgo en la no reserva de la informacin: Generacin desde el sistema de informacin confidencial y mayor cantidad de informacin.

    Seguimiento: Dado que no existen los procedimientos en la recepcin o generacin de los mismos, este proceso no se puede realizar.

    Vinculacin : No se tiene definido como se conforma un expediente que contenga informacin mixta (electrnica vs. Fsica) lo que imposibilita conocer la totalidad del trmite.

  • 3

    Recuperacin oConsulta

    Problemtica actual

    Acceso a la Informacin: No existe unicidad de criterios en cuanto a: Clasificacin, Ubicacin (PC, Servidor, medios), nombres de archivo, estructuras estndares, etc.

    Tradicin del Documento (Originales de archivo): No se tiene una poltica de conservacin ni de lo generado por la organizacin ni de lo recibido, de tal manera, que se conserve el documento que permita a futuro dar aval de originalidad.

    Redundancia y no claridad sobre la versin final oficial

    Disposicin Final

    Problemtica actual

    No se garantiza su Conservacin y recuperacin: Existe informacin electrnica almacenada sin definicin de sus polticas archivsticas. Vulnerabilidad de los medios, y del cambio tecnolgico en HW y del SW.

    Transferencias: Etapas de archivo, datos de los sistemas de informacin y medios de almacenamiento (mayor capacidad, menor costo y off-line)

    Evaluacin y Eliminacin : Descarte de informacin electrnica.

    Seguridad: Garantizar los pilares de seguridad. A partir de informacin electrnica, garantizar la reconstruccin de los procesos.

    Problemtica Crecimiento anual del Volumen de Informacin. La Informacin no se encuentra cuando se necesita (dispersa, no catalogada y

    sin estndares de conservacin asociados.) Dificultad en la recuperacin de la Informacin Vital e Histrica Costos

    Copias - Fotocopias Archivos Paralelos Almacenamiento

    Control y Seguimiento Medicin de Gestin: Estadsticas Altos costos operativos: Consulta, traslado, impresin, fotocopias,

    almacenamiento, recurso humano. Acceso no restringido para la Informacin Privada No existen planes de contingencia para evitar la perdida de informacin

  • 4

    Problemtica

    Demasiadas soluciones en el mercado y Correspondan a las necesidades del presente y con visin al futuro?

    Como adoptar el cambio de la cultura del papel a la electrnica,garantizando informacin organizada?. Los Cambios generan Impacto en toda la Organizacin

    Como no sacrificar Calidad, Seguridad y Control? Como proyectar modelos de Gestin Eficiente?. Revisin de Mtodos y

    Procedimientos.

    Hacia donde Mirar a Mediano y Largo Plazo ?

    Soporte Papel? Microfilmacin y/o Microfichas.? Digitalizacin: Archivos de Imgenes Document Imaging (DI).

    ? Tcnicas de escaneo: OCR, ICR, MCR, BCR.

    Soporte Electrnico? Archivos de ofimtica - Document Management (EDM)? Reportes o Listados Computer Output to Laser Disk (COLD)? Flujo controlado de documentos Workflow (BPM)? Administracin de Contenido (ECIM CM) (Internet - Intranet - Extranet)? Administracin de Registros (ERM)? Archivos transmitidos va Fax Fax Server (FS)? Archivos transmitidos va correo electrnico Plataformas de mensajer E-

    Mail Archiving.

  • 5

    Que es?

    Documento:Se puede definir como aquel contenido integrado en un archivo informtico, mediante un programa de computador; este contenido es generado, transferido, comunicado o archivado en medios electrnicos (magnticos u pticos) y permite una representacin material para reproducir las decisiones, voluntades, exigencias, polticas, requerimientos, etc., cuyo contenido es materializado a travs de la tecnologa (software y hardware) que acta como traductora y permite que dichos documentos sean percibidos y comprendidos por el hombre, ya sea que permita visualizarlosdirectamente sobre el hardware o reproducir en papel la informacin.

    Registro:Informacin creada, recibida y mantenida como evidencia. Producida y conservada por una organizacin o persona acorde con sus obligaciones legales o las transacciones propias de su negocio.ISO 15489-11 Information and Documentation-RecordsManagement-Part 1/ISO, Geneva, 2001.

    Informacin almacenada sobre un medio tangible y que de manera intencional se retiene dentro de la organizacin ya sea para que sirva como evidencia de las actuaciones de la administracin, o porque tiene un valor legal, contable, histrico, etc.

  • 6

    MANEJO DE LA INFORMACIN

    Bases de Datos

    No estructurada(Cualquier Soporte)

    Documentos (soporte papel o electrnico)Fuentes:

    Correo electrnicoDocumentos de Ofimtica

    Reportes o listados

    Informacin

    Conocimiento

    Estructurada

    Unidades de InformacinTecnologa

    Tratamiento UNIFICADOde la Informacin

    ArchivosBases de Datos

    InformacinNo estructurada

    (Cualquier Soporte)

    Documentos (soporte papel o electrnico)Fuentes:

    Correo electrnicoDocumentos de Ofimtica

    Reportes o listados

    USUARIOS

    InformacinEstructurada

    Transferencia - Conservacin - Disposicin Final

    Manejo TOTAL de la Informacin

    Proceso y Metodologa

    Conocimiento de la Gente

    Datos, Informacin y DocumentosElectrnicos

    PublicarInformacin

    gilSegura

    ConfiableOportuna

    CompartidaReutilizadaConservada

    Adoptando mejores prcticas para que se conviertan en los

    estndares de trabajo

    Flujo de Informacin

  • 7

    Generacin

    Distribucin

    Seguimiento

    Recuperacin

    Almacenamiento

    Manejo SEGURO de la Informacin

    Independiente de la fuente

    Independiente de la

    Etapa

    SEGURIDAD - PKI

    Continuidad del Negocio(Backups Areas de

    Tecnologa)

    Conservacin de Datos del Negocio

    (reas de Documentacin y/o archivo)

    Respaldo de la Informacin

    PKI

    Administrar la Informacin

    Taba de Retencin y Polticas Documentales - TRD

    SEGURIDAD

    CONSERVACIN

    GESTIN

    Archivo GeneralFsico

    SoporteFirma

    Controles de acceso

    GeneracinDistribucinSeguimiento

    Recuperacin

    FISICO

    Archivo GeneralElectrnico

    Medios SegurosPKI

    Perfiles

    GeneracinDistribucinSeguimiento

    Recuperacin

    ELECTRONICO

    Programa de Gestin Documental: Estandarizacin formas y formularios, Procesos para gestionar la Correspondencia, Implementacin del sistema archivstico y Centros de Archivo (infraestructura), Sistemas de Recuperacin de Informacin.

  • 8

    Documentos Electrnicos

    Centralizacin Normativa

    Manual de Procesos y

    Procedimientos

    Tabla de Retencin Documental

    eInformacin

    Anlisis Documentales

    Descentralizacin Operativa

    Servicios de archivo

    Aplicacin y ejecucin de polticas

    documentales

    Sistema de Informacin de

    archivo

    Programa de Gestin de Informacin

    Conjunto de actividades administrativas y tcnicas, tendientes al eficiente, eficaz y efectivo manejo y organizacin de la informacin producida y recibida desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su consulta, conservacin y utilizacin.

  • 9

    Componentes

    Organizacin Procesos

    Tecnologa

    Seguridad

    Legal, Jurdico y Normativo

    Componentes de un Sistema de Gestin de Documentos Electrnicos

    Organizacin

    Procesos

    Tecnologa

    Cultura Organizacional: Personas de la organizacin.Polticas, Normas, Programas de Gestin y Operacin

    Documentos, Soportes, Presentacin, Indicadores, Modelo de Gestin, Circulacin y flujo de los documentos, Almacenamiento, Recuperacin, Acceso, Disponibilidad.

    Arquitectura de la Red, Sistema Operativo, Plataforma de correo, Integracin, Estrategias de implementacin.

  • 10

    Seguridad de la Informacin

    Integridad Disponibilidad

    Confidencialidad

    Prevenir accesosno autorizados

    (lectura, impresin)

    Prevenir modificacin(escritura, eliminacin)

    Portabilidad

    Autenticidad

    Garantizar vigencia en los medios electrnicos

    SW y HW

    procedimiento que autentique los procedimientos

    de generaci n de la informaci n; su conservacin temporal cuando fuere necesario, yalmacenamiento definitivo

    Prevenir denegacin del servicio para las partes autorizadas

    El originador en todo el ciclo

    NO modificacin en el trnsito

    NO modificacinen almacenamiento

    Seguridades Mnimasde los Documentos

    Rastreo

  • 11

    Implantar una Disposicin de informacin electrnica, implica llevar a cabo todo un cambio de CULTURA y lograr una apertura mental que permita de alguna manera replantear el estilo de trabajo actual.

    Cambio CulturalGenerar un cambio paulatino que permita gestionar, controlar y administrar el programa de gestin documental tanto para informacin estructurada como no estructurada.

    Lograr que los usuarios reconozcan e identifiquen los diferentescomponentes y su importancia dentro de un sistema de archivo; de tal manera que mediante un esquema sistmico el archivo maneje la informacin independientemente del medio en el que resida.

    Credibilidad: Archivo UNICA fuente de consulta confiable y oportuna- para acceder informacin independientemente del medio en el que resida.

    Una vez iniciado e implementado el cambio, as como establecido el alcance de los proyectos se debe propender por lograr una verdadera Administracin del Conocimiento

    Cambio de Cultura

    El ambiente organizacionalEl ambiente de controlLas metas y objetivos organizacionalesEl entorno legislativoReuniones de sensibilizacin con la reas

    Reingeniera (rediseo de procesos)Outsourcing (externalizacin)Benchmarking (mejores prcticas)

    Conformar un equipo interdisciplinario que facilite el proceso de cambio

    Generador o Dueo de la informacinCustodio de la informacinUsuario de la informacin

    Plataforma Bsica: SMBD, Red, Mensajeria, Intranet, Extranet, Internet,

    Herramientas de G.D.: COLD, DMS, WMS, CIM, RM, etc.

  • 12

    A la luz de los procesos de negocio se debe reconocer la importancia de los aspectos inherentes a la conservacin y custodia de la informacin durante su ciclo vital.

    A la luz de los procesos archivsticos garantizar la futura y gil recuperacin de la informacin:

    Inf. en el sistema, conservacin realizada, legalizacin de los procesos y remisin total tanto de medios como de los documentos.

    Participacin -desde el punto de vista de conservacin de la informacin- en las etapas claves de los desarrollos de sistemas de informacin corporativos.

    Procesos

    ProcesosMisin: Que la diferencia de las dems y define lo que hace y para que lo hace.

    Visin: Que le garantiza movilidad en el tiempo para llegar hasta su cumplimiento. Tiempo, acciones claras.

    Objetivos Generales y especficos que garanticen en el tiempo la cercana a la visin.

    Estrategias que permitan el logro de los objetivos.

    Divisin de funciones: OrganigramaFunciones especficas

  • 13

    ProcesosProcesos: entradas, transformaciones, salidasSecuencia ordenada de tareas, actividades, tiempos, operaciones, transacciones,

    Proc

    esos

    del

    Neg

    ocio

    Personas involucradas en un proceso

    Indi

    vidu

    os

    Gru

    po e

    n la

    mis

    ma

    depe

    nden

    cia

    Gru

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    iplin

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    s

    Indi

    vidu

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    izac

    in

    Gru

    pos

    inte

    r-Em

    pres

    aria

    les

    Mercadeo

    Ventas

    Manufactura

    Financiero

    CO

    MPL

    EJI

    DA

    D D

    EL

    PR

    OC

    ESO

    LO ESTRUCTURADO DEL PROCESO

    Colaborativo Administrativo

    Produccin Ad-Hoc

    Infraestructura Tecnolgica

    Computadores

    Software de ofimtica

    Sistemas Manejadores de Bases de Datos

    Plataforma de Mensajera

    Intranet

    Internet

    Sistemas Operativos de RED

    Aplicaciones Corporativas

    Aplicaciones de Automatizacin de oficinas

  • 14

    Infraestructura Tecnolgica

    Computadores

    Software de ofimtica

    Sistemas Manejadores de Bases de Datos

    Plataforma de Mensajera

    Intranet

    Internet

    Sistemas Operativos de RED

    Aplicaciones Corporativas

    Aplicaciones de Automatizacin de oficinas

    Estandarizar el Almacenamiento

    Estandarizar la creacin de Docs.

    Flujo Electrnico de Documentos

    Incorporar Docs. Externos

    Almacenamiento y Recuperacin

    Automatizacin en el Diligenciamiento

    Automatizacin en la Catalogacin

    Sistema Paralelo

    Seguridades y Controles

    Intr

    anet

    Imgenes Admin. de

    imgenes y/o

    Docs

    Servidor de Fax

    COLD

    Workflow

    Cantidad de informacin que almacena Ms econmicoMayor Volumen

    Demora en elAcceso

    MemoriaRAM

    Disco Magntico

    Arreglo de Discos

    Disco ptico, CD- Rom

    Rocola de Discos

    Cinta magntica

    Rocola de Cintas

    Discos o Cintas en estantera

    On - Line

    Near - Line

    Off - Line

    Microsegundos

    Milisegundos

    Dcimas desegundo

    segundos

    Minutos

    Medios Auxiliares de Almacenamiento

    Imagen tomada del libro intranets, empresa y gestin documental, Mariano Siminiani, McGraw Hill pg.66

  • 15

    Crear / Recibir GestionarPublicar

    o distribuirArchivar

    (retencin) Consultar

    Records Management

    Document Management

    Sistema Referencial de ArchivoCarpetas y Procesos

    COLD

    Imgenes

    Workflow / BPM

    Content Management

    ArchivalManagement

    Sis.Inf.

    ACCESO

    GESTION CONSERVACION

    En las organizaciones se deben desarrollar proyectos que involucren la interdisciplinaridad de las ciencias de la informacin, de los entes de control y el uso de las tecnologas, como apoyo al almacenamiento, bsqueda, consulta y recuperacin de informacin electrnica que servir para la toma de decisiones empresariales.

  • 16

    Las empresas deben propender por la definicin de polticas y la implementacin de actividades que conllevan a obtener una real administracin de la informacin, mediante la gestin, control y administracin de sus sistemas manejando y mejorando el grado de absorcin tecnolgica de la organizacin.

    El disponer de una determinada tecnologa, no es indicio suficiente de desarrollo o de beneficios para una organizacin, si no se encuentra adecuada al medio, posibilidades y objetivos de la misma, con lo que la cultura organizacional ser un factor determinante en la obtencin de dichos beneficios.