iii congreso de fiscalización sobre rendición de cuentas transferencia del control previo la...

III Congreso de Fiscalización sobre Rendición de Cuentas

Transferencia del Control Previo la Experiencia Venezolana

CONFERENCIA

4-5 de octubre de 2011Arq. Marcelo Cartaya

Panamá, Cuidad de Panamá

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ANTECEDENTES Y MARCO LEGAL

Marco Constitucional

• Poder ejecutivo

• Poder Legislativo

• Poder Judicial

CRBV 2001• Poder

Electoral

• Poder ciudadano

Marco Constitucional• Ministerio Público

• Defensoría del Pueblo

• Contraloría General de la Republica

Poder Ciudadano

Marco Constitucional

CGR Rectoría del SNCF

Controlexterno

Contestados

ContMunicip

CGR

ControlInterno

UAI

SUNAI

Competencias CGR• Control Previo de

Gastos• Control Previo de

pagos• Registro y control de

empleados públicos• Centralización de

cuentas• Balance de la

Hacienda Pública• Habilitación de libros

• Potestad Auditora

• Potestad Investigativa

• Determinación de sanciones administrativas

• Potestad asesora

Transferencia de Competencias

• Control Previo de Gastos• Control Previo de pagos• Registro y control de empleados

públicos• Centralización de cuentas• Balance de la Hacienda Pública• Habilitación de libros


Objetivos• Cumplir con lo establecido en la LOCGR• Transferir a la administración activa

funciones que le son propias y el control de calidad de sus procesos

• Facilitar nuevo enfoque auditor de la función contralora


En dos fases• 1ª fase:1ª fase: Transferencia de la CGR a los

OCF de la administración – Ley Orgánica de la CGR, año 1995

• 2ª fase:2ª fase: Transferencia de los OCF a la administración activa– Ley Orgánica de la CGR y SNCF, año 2001

TRANSFERENCIA DEL CONTROL PREVIO PLANTEAMIENTO 1ra fasePLANTEAMIENTO 1ra fase

El control previo será ejercicio por los órganos de control interno de los entes de la administración pública

La CGR realizará el Control Previo hasta el 31/12/96

OCIs: aplicación de los artículos 21 y 23 relacionado con el control previo de gastos y pagos a partir del 01/01/97

LOCGRDiciembre 1995

• VERIFICAR, ANTES DE LA CELEBRACION DE LOS ACTOS QUE IMPLIQUEN COMPROMISOS FINANCIEROS PARA LA REPUBLICA O DE LA EJECUCION DE PAGOS CORRESPONDIENTES:

– QUE EL GASTO Y PAGO ESTEN CORRECTAMENTE IMPUTADOS

– QUE EXISTA DISPONIBILIDAD PRESUPUESTARIA– QUE SE DEN LAS GARANTIAS NECESARIAS– QUE LOS PRECIOS SEAN JUSTOS Y RAZONABLES– QUE SE APLIQUE LA LEY DE LICITACIONES Y OTRAS

DISPOCISIONES LEGALES Y REGLAMENTARIAS– QUE LOS PAGOS REALIZADOS CORRESPONDAN A

GASTOS EFECTUADOS Y COMPROBADOS, ASI COMO A CREDITOS PROPIOS DE SUS TITULARES

TRANSFERENCIA DEL CONTROL PREVIO PLANTEAMIENTO 1ª fase

Extremos Extremos del control del control previoprevio

Extremos Extremos del control del control previoprevio

TRANSFERENCIA DEL CONTROL PREVIO PLANTEAMIENTO 2da fasePLANTEAMIENTO 2da fase

LOCGRSNC establece: Artículo 125. “Los órganos de control

fiscal externo señalado en los numerales 2 al 4 del artículo 43 de esta ley, se abstendrán de practicar actividades de control previo cuando se aseguren previa evaluación, que el sistema de control interno del respectivo ente territorial garantiza el cumplimiento de los requisitos señalados en él artículos 38 de esta Ley”.


LOAFSP, en su artículo 190 establece:

“Las unidades de control interno de los órganos de control interno de los organismos del poder ejecutivo y de los entes de la administración nacional descentralizada enumerados en el articulo 6 de esta Ley, deberán reestructurarse como órganos de auditoría interna dentro del lapso previsto en el artículo 187 y las funciones de control interno serán integradas a los procesos y resignadas a los órganos administrativos competentes”

En su artículo 187 prevé como fecha de la reestructuración el 31de diciembre de 2002


LOCGRSNCF establece:

Artículo 38. “El sistema de control interno que se implante en los entes y organismos,… deberá garantizar que antes de proceder a la adquisición de bienes o servicios, o a la elaboración de otros contratos que impliquen compromisos financieros, los responsables se aseguren del cumplimiento de los requisitos siguientes…”


LOCGRSNCF establece:

Artículo 39. “Los gerentes, jefes, jefas o autoridades administrativas de cada departamento, sección o cuadro organizativo específico deberán ejercer vigilancia sobre el cumplimiento de las normas constitucionales y legales, de los planes y políticas, así como de los instrumentos de control interno a que se refiere el artículo 35 de esta Ley, sobre las operaciones y actividades realizadas por las unidades administrativas y servidores de las mismas, bajo su directa supervisión.…”

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EL PROCESO DE LATRANSFERENCIA

CRITERIOS° Que la transferencia no origine

daños en el patrimonio publico

• Suficiencia y eficacia de las dependencias receptoras.

• Mejoramiento y estandarización de los procesos a transferir.

• Garantía de información confiable y oportuna a través de sistemas de información.

• Implementación consorciada.• Cumplimiento de los extremos

previstos en el control previo

° Que la transferencia no origine daños en el patrimonio publico

• Suficiencia y eficacia de las

dependencias receptoras.• Mejoramiento y

estandarización de los procesos a transferir.

• Garantía de información confiable y oportuna a través de sistemas de información.

• Implementación consorciada.• Cumplimiento de los extremos

previstos en el control previo

INTERPRETACION DE CONTROL PREVIOINTERPRETACION DE CONTROL PREVIO TAMIZ

– EVITA:• SOBREPRECIOS.• MALVERSACIÓN DE FONDOS.• CONTRATAR SIN GARANTÍAS SUFICIENTES PARA LA

REPÚBLICA.• INCUMPLIMIENTO DE LEGALIDAD EN ADQUISICIONES DE

COMPROMISOS FINANCIEROS.• SOBREGIROS PRESUPUESTARIOS.• PAGOS INDEBIDOS.

CONTROL DE CALIDAD– PERMITE:

• DETECTAR FALLAS EN LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS (AGRUPANDO MOTIVOS DE OBJECIÓN)

• FORMULAR RECOMENDACIONES QUE INTRODUZCAN MEJORAS EN DICHOS PROCESOS.

GENERADOR DE INFORMACION CONFIABLE Y OPORTUNA– PERMITE:

• DETECTAR DESVIACIONES EN EL CUMPLIMIENTO DE OBJETIVOS Y METAS.

TRANSFERENCIA DEL CONTROL PREVIO PROCESOPROCESO

SITUACION ACTUAL

SITUACION DE

TRANSICION

SITUACION DESEADA

DESCONGELAMIENTO RECONGELAMIENTO

(DOLOR) (CURA)

EQUILIBRIO INICIAL

VALLE DE DESESPERACION

NUEVO EQUILIBRIO

EVALUACIÓN

DEBILIDADES

FORTALEZAS

OPORTUNIDADES

AMENAZAS

CGR

ADMON

METODOLOGIAMETODOLOGIA

DEFINICIÓN DE ESTRATEGIA

PROCESOS MEJORADOS Y

ESTANDARIZADOS

INFORMACION DE LAS DEPENDENCIAS INVOLUCRADAS

DIAGNÓSTICO

POSIBLES ESTRATEGIAS

CRITERIOS PARA LA

TRANSFERENCIA DE COMPETENCIA

• PLAN DE ACCION– ACTIVIDADES– ESTRATEGIAS– TACTICAS

INCIDENCIASINCIDENCIASINTERNASINTERNAS

INCIDENCIASINCIDENCIASEXTERNASEXTERNAS

METODOLOGIAMETODOLOGIA

DIAGNÓSTICO

Requerimientos mínimos• Legales

– Reglamento interno• Organizativos

– Manuales de procedimientos• Recursos

– Humanos– Infraestructura– Tecnología– sistemas

TRANSFERENCIA DEL CONTROL PREVIO LINEAMIENTOS PARA LOS ORGANOSLINEAMIENTOS PARA LOS ORGANOS

DE CONTROL INTERNODE CONTROL INTERNO

1.Existencia prevista en instrumento jurídico adecuado (Reglamentos Orgánico e Interno)

2. Estructuralmente adscrito al órgano que ejerza la máxima autoridad del organismo (Ministro)



3. Competencias prescritas en el instrumento normativo adecuado (Reglamento Interno)

4. Reglamento interno refleje las competencias que le atribuyen los artículos 21, 23 y 126 de la LOCGR.



5. Dotado de personal en cantidad y perfil para el ejercicio de las funciones atribuidas al OCI, de acuerdo al volumen y tipo de tramitaciones

6. Mecanismos adecuados para garantizar el control integral de la contabilidad del presupuesto de gastos del ente.



7. Sistemas y procedimientos apropiados para garantizar respuesta oportuna a asuntos sometidos e información confiable para la evaluación de la gestión del ente.

8. Dotado de espacio físico adecuado para su funcionamiento.



9. Normas de personal para regular la relación de empleo publico del auditor interno, con disposiciones relativas a su designación 10. Procedimientos de personal para garantizar al auditor interno administrar con eficiencia y eficacia el recurso humano

TRANSFERENCIA DEL CONTROL PREVIO FASESFASES

TRANSFERENCIA DEL CONTROL PREVIO FASESFASES

• Fase 1: Acuerdo y estrategia• Fase 2: Diagnóstico • Fase 3: Plan de transferencia• Fase 4: Transferencia• Fase 5: Seguimiento

Sit

uac

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actu

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Sit

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a

29

FASE 1ACUERDO Y ESTRATEGIA

TRANSFERENCIA DEL CONTROL PREVIO FASE 1: ACUERDO Y ESTRATEGIAFASE 1: ACUERDO Y ESTRATEGIA

Reuniones o jornadas de trabajo• Acordar y definir competencias• Definir procesos• Acordar y definir líderes del ente que

transfiere y del que recibe la competencia

• Establecer compromisos• Acordar fases de la transferencia


Definir procesos• Misión y objetivos• Insumos o entradas• Proveedores• Actividades o tareas del proceso• Producto• Valor agregado• Destinatario, cliente o usuario


Acordar y definir equipos con líderes del ente que transfiere y el que recibe

• Responsable por parte del ente que transfiere

• Responsable por parte del ente que recibe

• Equipo interdisciplinario e inter organización

33

FASE 2DIAGNÓSTICO

TRANSFERENCIA DEL CONTROL PREVIO

FASE 2:FASE 2: DIAGNÓSTICODIAGNÓSTICO

Fase 2-1: Recopilación de información– Factores internos– Factores del entorno– De la experiencia del control previo

• Tipificar problemas y fallas recurrentes• Evaluar causas de los mismos


FASE 2:FASE 2: DIAGNÓSTICODIAGNÓSTICO Recopilación de información • Del ente que recibe la competencia

– Factores internos– Factores del entorno que inciden en la

toma de decisiones del ente

• Del ente que transfiere la competencia– Conocimiento en control previo – Sistemas/normas/instrumentos– Experiencia en el ejercicio del Control

Previo

2.- PROCESOS

FACTORES INTERNOS

3.- ESTRUCTURA

1.- GENTE

4.- CULTURA5.- SISTEMAS

INFORMACION Y ANALISIS DE LAS DEPENDENCIAS RECEPTORAS

ENTORNO DE LAORGANIZACION

2.- CLIENTES1.- SOCIAL

8.- CONDICIONES ECONOMICAS

7.- POLITICA 6.- SUMINISTROS

5.- AGENTES REGULADORES

4.- COMPETIDORES3.- APOYO FINANCIERO

9.- MERCADO LABORAL

10.- CIENCIA -TECNOLOGIA



FASE 2:FASE 2: DIAGNÓSTICODIAGNÓSTICO

Fase 2-2: Análisis e interpretación de la información

– Análisis DOFA y plan de estrategias– Evaluación de fallas - análisis de causas– Determinación de competencias y

responsables


• ESTRUCTURA ORGANIZATIVA • PROCESOS SUBSTANTIVOS• SISTEMA DE CONTROL INTERNO• RECURSOS HUMANOS• TECNOLOGIA• CONOCIMIENTOS• RECURSOS ECONOMICOS• CULTURA

DIAGNOSTICO

INFORMACION DE LAS DEPENDENCIAS

RECEPTORAS

Situación de RecepciónINSTITUCIONES RECEPTORAS

AMEJORES

CONDICIONES

BCONDICIONES MEJORABLES

CCONDICIONES

CRÍTICAS

41

FASE 3PLAN DE

TRANSFERENCIA


FASE 3: PLAN DE TRANSFERENCIAFASE 3: PLAN DE TRANSFERENCIA

Evaluar porqués y tomar medidas programando acciones para la transición:– Que mejorar– Acción para mejorar– Quien– Cuando– Cómo

ANALISIS ESTRATEGICO G

EN

TE

ESCENARIOS ESTRATEGIAS Y TACTICASS

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AS

ANALISIS ESTRATEGICO P

RO

CE

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SESCENARIOS ESTRATEGIAS Y TACTICAS

ES

TR

UC

TU

RA

ANALISIS ESTRATEGICO C

UL

TU

RA

ESCENARIOS ESTRATEGIAS Y TACTICAS

ANALISIS ESTRATEGICO

GENTE

SISTEMAS

CLIENTES

REGULACIONES

POLITICAS NACIONALES

POLITICAS ORGANIZACIONALES

LEYES YREGLAMENTOS

CONDICIONESECONOMICASAPOYOFINANCIERO

MERCADOLABORAL

TECNOLOGIA

CULTURAORGANIZACIONAL

FUERZAS IMPULSORAS FUERZAS RESTRICTIVAS

CONTROL INTERNO : ESTRUCTURA 1.-AMBIENTE DE CONTROL:

2.- ENFOQUE DIRECTIVO 3.- REGISTRO DE INFORMACION

5.- PLANIFICACION Y CONTROL

6.- ORGANO DE CONTROL INTERNO

4.-PROCEDIMIENTOS DE CONTROL SISTEMAS DE CONTROL

ACTITUD DE LADIRECTIVA:

INTERELACION DELOS CONTROLES

FLUJO INFORMACIONAL NIVEL OPERATIVO

PARTICIPACION DE OPERATIVOS EN LA PLANIFICACION

RAPIDEZ RESPUESTAAL NIVEL OPERATIVO

CLIMA ORGANIZACIONAL DE CONTROL

DELEGACION DECOMPETENCIAS

RELACION CON LAAUDITORIA INTERNA

DISTRIBUCION DE CARGAS DE TRABAJO

PROPORCION DESUPERVISORES

POLITICASCONTABLES

SISTEMAS CONTABLES

VOLUMEN DEREGISTROS

TECNOLOGIAINFORMATICA

GENERACION DEALERTAS

ESTABLECIMIENTODE PERIODOS

CALIDAD DE LOSREPORTES

CLARIDAD NORMASY PROCEDIMIENTOS

DOCUMENTOS DERESPALDO

SEGREGACION DE FUNCIONES DE CONTROL

DOCUMENTACION DE LAS ACTUACIONES DE CONTROL

DISPOSITIVOS DE SEGURIDAD

ESTUDIOS YDIAGNOSTICOS

FLEXIBILIDAD EN LA ORGANIZACION

SISTEMAS DE INFORMACION

INFORMES DEAUDITORIA

SOLICITUDES DEAUDITORIA

SEGUIMIENTO A PLANES OBJETIVOS O METAS

CLARIDAD EN NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

AGILIDAD SISTEMA DE AUTORIZACIONES:

PLANES YPRESUPUESTOS

FORMULACION DERECOMENDACIONES

INFORMACION ALNIVEL DIRECTIVO

CONFIABILIDAD DE LA INFORMACION

PLANIFICACIONINTERNA

INTERACCION CONPLANIFICACION

DEFINICION DEMISION Y OBJETIVOS

CLARIDAD DE METAS

GENTE INFORMADADE PLANIFICACION

CONTROL AVANCESPOR OBJETIVOS

CLIMA LABORAL

VINCULACIÓN CON ELCIRCUITO PRODUCTIVO

SISTEMA DE INDICADORES

ACCESO INFORMACIONESTADISTICA

ESPIRITU DE CONTROLINTERNO

FLUJO INFORMACIONDEL NIVEL OPERATIVO

A

B

C

D

A

B

C

D

E

F

G

H

I

J

K INFRAESTRUCTURANORMATIVIDAD

CAPACIDAD DEL PERSONAL

MEDIDAS CORRECTIVAS

REGISTRO SIMULTANEO


FASE 3: PLAN DE TRANSFERENCIAFASE 3: PLAN DE TRANSFERENCIA• Que mejorar

– Según las causas de las fallas evaluadas• Acción para mejorar

– Estrategia de acuerdo al DOFA realizado• Quien

– Definir responsable de la acción• Cuando

– Definir el lapso para ejecutar la acción programada• Cómo

– Definir estrategias y tácticas para lograr las mejoras previstas: cursos, manuales, modificaciones legales…

ANALISIS ESTRATEGICO

UNIDAD DE ANALISIS : ________________________________________________________

ALCANCE:_____________________________________________________________________

CODIGO DE ACTUACION:______________________ELABORADO POR: ____________________________FECHA: ______________________________________

CONTROL DE GESTION C

A.4

.01

FO

RT

AL

EZ

AS

DE

BIL

IDA

DE

S

OPORTUNIDADES AMENAZAS

50

FASE 4TRANSFERENCIA


FASE 4: TRANSFERENCIA

• Acuerdo de fecha de la transferencia, con los requisitos mínimos para transferir

• Programar acciones o mejoras pendientes por realizar

• Resolución para transferir• Ejecución de acciones pendientes

52


FASE 3: PLAN DE TRANSFERENCIAFASE 3: PLAN DE TRANSFERENCIA

Implementación de la transferencia

INSTITUCIONES RECEPTORAS

AMEJORES

CONDICIONES


CCONDICIONES

CRÍTICAS

01-07-96

A

B

C

Acciones

FASE 3: PLAN DE TRANSFERENCIA POSIBLES ACCIONES (antes del 01-07)POSIBLES ACCIONES (antes del 01-07)• TALLERES O CURSOS CON LAS DEPENDENCIAS

RECEPTORAS• RASTREO Y REDISEÑO DE PROCESOS DE LA

DEPENDENCIA RECEPTORA• EVALUACION DE LOS SISTEMAS DEL ENTE

RECEPTOR• ELABORACIÓN DE MANUALES• TRANSFERENCIA DE DOCUMENTACION Y

TECNOLOGIA• ADAPTACIONES ESTRUCTURALES O

NORMATIVA

• TALLERES O CURSOS CON LAS DEPENDENCIAS RECEPTORAS

• RASTREO Y REDISEÑO DE PROCESOS DE LA DEPENDENCIA RECEPTORA

• EVALUACION DE LOS SISTEMAS DEL ENTE RECEPTOR

• ELABORACIÓN DE MANUALES• TRANSFERENCIA DE DOCUMENTACION Y

TECNOLOGIA• ADAPTACIONES ESTRUCTURALES O

NORMATIVA



AMEJORES

CONDICIONES


CCONDICIONES

CRÍTICAS

01-07-96 01-01-97

APruebas

piloto

B

C

Pruebas piloto

Acciones Piloto

FASE 4: TRANSFERENCIA POSIBLES ACCIONES PENDIENTES (piloto)POSIBLES ACCIONES PENDIENTES (piloto)

• CAPACITACIÓN• VERIFICACIÓN DE PROCESOS• VERIFICACIÓN DE ACCIONES CORRECTIVAS• PRUEVA Y VALIDACIÓN DE LOS SISTEMAS DEL ENTE• ASISTENCIA TECNICA• ADAPTACIÓN DE MANUALES• TRANSFERENCIA DE DOCUMENTACION Y

TECNOLOGIA• COMISIONES DE SERVICIO• EQUIPOS INTERINSTITUCIONALES• MEDICIONES DE EFECTIVIDAD Y CALIDAD• ASISTENCIA TECNICA• COMISIONES DE SERVICIO• PASANTIAS

• CAPACITACIÓN• VERIFICACIÓN DE PROCESOS• VERIFICACIÓN DE ACCIONES CORRECTIVAS• PRUEVA Y VALIDACIÓN DE LOS SISTEMAS DEL ENTE• ASISTENCIA TECNICA• ADAPTACIÓN DE MANUALES• TRANSFERENCIA DE DOCUMENTACION Y

TECNOLOGIA• COMISIONES DE SERVICIO• EQUIPOS INTERINSTITUCIONALES• MEDICIONES DE EFECTIVIDAD Y CALIDAD• ASISTENCIA TECNICA• COMISIONES DE SERVICIO• PASANTIAS



AMEJORES

CONDICIONES


CCONDICIONES

CRÍTICAS

01-07-96 01-01-97

APruebas

piloto

B

C

Pruebas piloto

seguimiento

seguimiento

seguimiento

Acciones Piloto Seguim.

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FASE 5SEGUIMIENTO


FASE 5: SEGUIMIENTOFASE 5: SEGUIMIENTO

• Control posterior al ejercicio del Control Previo al gasto y al pago

• Seguimiento a las acciones pendientes a la fecha de la transferencia

ACCIONES PENDIENTESACCIONES PENDIENTESEnte receptorEnte receptor

ACCIONES PENDIENTESACCIONES PENDIENTESEnte contralorEnte contralor


RESULTADOSRESULTADOS

• Difusión del nuevo sistema propuesto por la CGR

• Asesoría técnica y jurídica a 23 entes– Estructura organizativa– Procedimientos– Recursos humanos y tecnológicos– infraestructura


RESULTADOSRESULTADOS

• Adiestramiento y capacitación a 608 funcionarios

• Pasantías de 110 funcionarios de 18 ministerios en la CGR

• Evaluaciones de 21 órganos de control interno de la administración central

Gracias

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