ihre buchhaltung auf schiene (3): die 12 fatalsten fehler in der buchhaltung
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Tutorial-Serie
Teil 3:
Die 12 fatalsten Fehler in der Buchhaltung
Bringen Sie Ihre Buchhaltung auf Schiene
Sie erfahren, welche Fehler häufig in der Buchhaltung passieren
Sie lernen, wie Sie diese Fehler vermeiden bzw. beheben können
Ihr Nutzen aus diesem Tutorial
Die Lösung:
• Machen Sie eine Kopie des Ausweises des Leistenden
• Erstellen Sie eine Rechnung, auf der Sie die Rechnungsadresse des Lieferanten anführen – überprüfen Sie, ob es diese Adresse wirklich gibt!
• Machen Sie einen Aktenvermerk:
• Wofür wurde die Leistung bezahlt
• Führen Sie beispielsweise eine Auftrags/Projektnummer an
• Stellen Sie plausibel dar, dass diese Leistung betriebsnotwendig war
FEHLER NUMMER 1: Ich habe keinen Zahlungsbeleg, weil ich eine Leistung bar auf die Hand gezahlt habe
FEHLER NUMMER 2: Ich habe einen Zahlungsbeleg über ein paar Tausend Euro verloren!
Die Lösung:
1) Suchen, nachdenken, wo die Rechnung sein könnte
2) Fordern Sie ein Rechnungsduplikat von Ihrem Lieferanten an
3) Wenn Sie kein Duplikat erhalten, erstellen Sie einen Ersatzbeleg
FEHLER NUMMER 3:
Ich habe etwas von Privat gekauft und keine Rechnung bekommen
Die Lösung:
Dokumentieren Sie den Kauf:
• Speichern/drucken Sie die Anzeige aus
• Speichern/drucken Sie den Schriftverkehr mit dem Anbieter aus bzw. dokumentieren Sie Telefongespräche zur Terminvereinbarung
• Wenn möglich, bitten Sie den Verkäufer bei Übergabe und Bezahlung um einen Vermerk auf Ihren Ausdrucken: Ware übergeben, Betrag von XY € erhalten, Datum und Unterschrift
• Legen Sie Ihren Unterlagen eine Beschreibung/ein Foto des erworbenen Gegenstandes bei
ÜBRIGENS: Den Verkauf gebrauchter Dinge aus Ihrem Privatbesitz müssen Sie
in der Regel nicht versteuern!
Die Lösung:
• Informationen, die auf Ihren Kontoauszügen sichtbar ist, können unvollständig sein
• Rufen Sie bei Ihrer Bank an – diese gibt Ihnen im Normalfall genauere oder weitere Informationen
• Wenn der „Slip“ fehlt, fordern Sie bei Ihrer Bank eine Kopie an
FEHLER NUMMER 4:
Auf meinem Kontoauszug scheint eine Auszahlung auf, aber ich weiß nicht wofür
FEHLER NUMMER 5:
Ich finde die Originalrechnungen zur Kreditkartenabrechnung nicht
Beispiel:
Ein Hotel bucht unter ganz anderem Namen von Ihrem Konto ab
Die Lösung:
ACHTUNG: Die Kreditkartenabrechnung ist kein Beleg!
• Sie brauchen die Originalrechnung!
• Drucken Sie sich Rechnungen z.B. beim Online-Kauf gleich aus und legen Sie diese ab (unter Kreditkartenabrechnungen)
• Dann können Sie anhand der Beträge leichter zuordnen!
Beispiel: Ein Freund hat für Sie mitgekauft, weil er gute Konditionen hat
Die Lösung:
• Sie müssen nachweisen, dass das Wirtschaftsgut in Ihren Betrieb eingegangen ist
• Bitten Sie z.B. Ihren Freund um einen schriftlichen Nachweis darüber, dass er Ihnen den Betrag weiterverrechnet hat.
FEHLER NUMMER 6:
Ich habe eine Eingangsrechnung, aber da steht nicht mein Name drauf
FEHLER NUMMER 7:
Ich habe einen blanken Paragon = Kassablock
Beispiel: Sie haben in einem Lederwarengeschäft eine Aktentasche um 49 € gekauft. Die Rechnung haben Sie nicht kontrolliert.
Die Lösung:
• Denken Sie immer mit, wenn Sie Ausgaben für Ihren Betrieb tätigen und kontrollieren Sie alle Rechnungen sofort!
• Wenn es sich lohnt: Gehen Sie noch einmal in das Geschäft und lassen Sie sich eine korrekte Rechnung ausstellen!
Mein Tipp: In Teil 1 dieser Tutorial-
Serie erfahren Sie, welche Merkmale eine
Rechnung enthalten muss!
FEHLER NUMMER 8:
Plötzlich sind alte Belege aus Vorjahren aufgetaucht…
Beispiel:
Sie finden eine alte Restaurantrechnung in
Ihren Jeans
Die Lösung:
• Finden Sie heraus, ob die Steuererklärung für das entsprechende Jahr bereits eingereicht wurde
Wenn nein: Nehmen Sie die Rechnung noch hinein
Wenn ja: Halten Sie den Beleg in Evidenz – bei einer Rückfrage oder einer Betriebsprüfung kann der Beleg noch vorgelegt und die Ausgabe beansprucht werden.
FEHLER NUMMER 9:
Ich habe verabsäumt, einem Kunden eine Rechnung zu schicken. Jetzt hat er Konkurs angemeldet…
Problem:
• Wenn noch keine Rechnung gelegt wurde: Machen Sie schnell und stellen Sie eine Rechnung aus – mit dem Datum der Lieferung/Leistung
• Wenn eine Rechnung gelegt wurde: Melden Sie sofort Ihre Forderung an.
• Im schlimmsten Fall erhalten Sie kein Geld mehr und müssen den vollen Rechnungsbetrag „abschreiben“
Lösung für die Zukunft:
• Prüfen Sie die Bonität Ihrer Kunden
• Fakturieren Sie zeitnah
• Mahnen Sie offene Forderungen regelmäßig ein
FEHLER NUMMER 10:
Ich habe einen Zahlungsbefehl für eine offene Lieferantenrechnung erhalten
Gründe:
• Sie haben mit Absicht nicht gezahlt
• Sie haben die Rechnung nicht erhalten
• Sie haben die Rechnung übersehen
Die Lösung:
1) Beeinspruchen Sie den Zahlungsbefehl mit kurzer Begründung - Dann wird die Frist verlängert
2) Suchen Sie die Eingangsrechnung und den Lieferschein.
3) Rufen Sie den Lieferanten an.
Die Lösung:
• Fordern Sie einen Ersatzbeleg, der richtig ausgestellt ist - ansonsten steht Ihnen der Vorsteuerabzug nicht zu!
• Wenn Sie noch nicht gezahlt haben, sind Sie im Vorteil. Sie können den Lieferanten unter Druck setzen, Ihnen rasch die falsche Rechnung richtig auszustellen!
• Für die Zukunft: Überprüfen Sie bei Erhalt der Rechnungen, ob diese richtig sind.
FEHLER NUMMER 11:
Auf einer Eingangsrechnung ist keine Umsatzsteuer angeführt und/oder es fehlen die UID-Nummern
Mein Tipp: In Teil 1 dieser Tutorial-
Serie erfahren Sie, welche Merkmale eine
Rechnung enthalten muss!
FEHLER NUMMER 12:
Ich habe ein „Loch“ in der Handkassa
ACHTUNG:
Die Kassa darf NIE einen MINUSSTAND haben
Die Lösung:
• Rechnen Sie nach, wieviel fehlt und machen Sie sich auf die Suche
• Setzen Sie die Regel im Betrieb fest: Bei Entnahmen muss immer ein Beleg mit Betrag, Datum, Namen, Verwendungszweck etc. in die Kassa gelegt werden
• Taucht das Geld nicht wieder auf, können Sie diesen „Schwund“ steuerlich nicht absetzen! Und es können sich Unannehmlichkeiten einstellen.
©Stamp: Vector Open Stock
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