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IG Kleingemeinden GR
Schlanker und schneller:
Der papierlose Gemeindevorstand
Emil Müller, Gemeindepräsident Zernez
Samstag, 2. November 2019
Inhalt / Themen
1. Geschäftsverwaltung (GEVER)
2. Behördenlösung (BL)
3. Gemeinde-Webseite / Digitales Informations-System
4. Crossiety – der digitale Dorfplatz
5. Fragen und Diskussion
Schlanker und schneller: Der papierlose Gemeindevorstand
Zernez in kurzen Worten
Im Zentrum des Engadins
Fusion der Gemeinden Zernez/Brail, Susch und Lavin per 01.01.2015
Fraktionen Brail, Zernez, Susch und Lavin
1560 Einwohner
344 km2, flächenmässig eine der grössten Gemeinden der Schweiz
Rätoromanisch ist die Hauptsprache
Das Tor zum schweizerischen Nationalpark
Schlanker und schneller: Der papierlose Gemeindevorstand
Neuorganisation mit Gemeindefusion im 2015
Übergang zum Geschäftsleitungsmodell
Einführung der Software zur Geschäftsverwaltung und des
Behördenlösungs-Moduls
Entscheid zum Aufbau einer neuen Gemeinde-Webseite
und dem Wechsel der analogen «schwarzen Bretter» in
den Fraktionen zum «digitalen Informations-System» DIS
Im 2018 Entscheid zur Einführung von Crossiety
Schlanker und schneller: Der papierlose Gemeindevorstand
Geschäftsverwaltung (GEVER)
Hauptanwendungen: EWK, Fibu, Debi, Kredi, Gebühren,
Adressen, usw. von der Firma Dialog Verwaltungs-Data AG,
seit 2008
Einführung von GEVER und Behördenlösung im Januar
2015, Firma Dialog Verwaltungs-Data AG, als Pilotkunde
GEVER = Anwendung für die Mitarbeiter (inkl. GL)
Module: Geschäfte, Sitzungen, Aufgaben, Baugesuche,
Behördenverzeichnis, Registraturplan und andere
Schlanker und schneller: Der papierlose Gemeindevorstand
GEVER - Übersicht
Schlanker und schneller: Der papierlose Gemeindevorstand
GEVER - Sitzungen
Schlanker und schneller: Der papierlose Gemeindevorstand
GEVER - Geschäfte
Schlanker und schneller: Der papierlose Gemeindevorstand
Der Weg eines Traktandums, Bsp. Bauverwaltung
Bauverwaltung: Aufbereitung Traktandum mit Botschaft und
Akten, alles digital z.Hd. Baukommission BK
Behandlung in BK inkl. Protokollierung im GEVER
Kopie des Traktandums für Geschäftsleitung GL wird
«weitergereicht»
Behandlung in GL inkl. Protokollierung
Kopie des Traktandums für Gemeindevorstand GeVo wird
«weitergereicht»
Protokollierung + ev. Kopie für Gemeindeversammlung
Schlanker und schneller: Der papierlose Gemeindevorstand
Behördenlösung (BL)
BL = Webbasierte Anwendung für die Behördenmitglieder
Loginverfahren mit Zwei Faktor Authentifizierung
Benutzergruppen:
Gemeindevorstand GeVo
Geschäftsleitung GL
Geschäftsprüfungskommission GPK
Schulrat
Planungskommissionen
Baukommission
Schlanker und schneller: Der papierlose Gemeindevorstand
Behördenlösung (BL)
Zugriff mittels Browser (Google Chrome, Firefox, Safari)
Zugriff mittels PC, Mac, Tablet, Smartfon
Zugriff 24 Std. / 7 Tage
Studium der Akten zu hause: Botschaft, elektronische Akten
Abstimmungen: Zustimmung, Diskussion, Enthaltung, Ablehnung
Erfassung von öffentlichen Stellungnahmen und/oder
vertraulichen (persönlichen) Notizen
Möglichkeit von internen Vernehmlassungen für eine gewählte
Dauer inkl. Möglichkeit von Texterfassungen
(Gesetzesrevisionen, Planungsrevisionen etc.)
Schlanker und schneller: Der papierlose Gemeindevorstand
Behördenlösung - Startbildschirm
Schlanker und schneller: Der papierlose Gemeindevorstand
Behördenlösung – aktive Sitzungen
Schlanker und schneller: Der papierlose Gemeindevorstand
Schlanker und schneller: Der papierlose Gemeindevorstand
Vorteile von GEVER und BL
(Fast) papierlose Sitzungen (Traktandenliste)
Botschaft wird jeweils zu Beginn einmal von jener Person
verfasst, welche vertiefte Projekt-/Sachkenntnisse besitzt,
nicht vom Protokollführer
Saubere Protokollierung und Nachvollziehbarkeit (Historie)
Akten in elektronischer Form und immer verfügbar (mit
Rechtevergaben Stufengerechtigkeit sichergestellt)
Aktenstudium zu jeder Tages- und Nachtzeit
Effizientere und schnellere Sitzungen
An Sitzungen können Mitglieder mit Tablet/Laptop arbeiten
Schlanker und schneller: Der papierlose Gemeindevorstand
Neue Gemeinde-Webseite und DIS
Idee des Wechsels von den «schwarzen Brettern» zum «digitalen Informations-System» DIS
DIS = sehr abgespeckte Version der Webseite
Vier Monitore, pro Fraktion ein DIS (jederzeit erweiterbar)
Ziel: nur eine Publikation für Webseite und DIS(Schnelligkeit, Effizienz, Aufwandminderung)
DIS: unterdessen im Responsive Design, d.h. auch für Tablets und Smartphones
www.zernez.ch dis.zernez.ch
Schlanker und schneller: Der papierlose Gemeindevorstand
Vorteile des DIS
Publikation inkl. Start- und Stopfunktionen vom Büro aus
Niemand muss mehr Wege fahren, um auszuhängen
DIS funktioniert nach anfänglichen Kinderkrankheiten jetzt
zuverlässig
Projekt ist vollständig von unserer Gemeinde realisiert worden
Schlanker und schneller: Der papierlose Gemeindevorstand
Crossiety – der digitale Dorfplatz
Entscheid zur Einführung Ende 2018 durch GeVo
Vorstellung an der Präsidentenkonferenz der Dorfvereine
und –Clubs im Januar 2019
Vorstellung an den GeVo, die GL und die Mitarbeiter
Workshop mit Vereins-Verantwortlichen im Februar 2019
Go live am 15. März 2019
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Crossiety – der digitale Dorfplatz
Aktuelle Nutzerzahlen (Stand 29.10.2019)
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Crossiety – der digitale Dorfplatz
Auch eine Art «schwarzes Brett», für die Bevölkerung
Kommunikationsmedium v.a. innerhalb der Vereine
Sehr praktische Funktion zur Publikation der Termine, z.B.
Probenabende (einer erfasst für alle)
Automatische Synchronisation der Termine mit dem
eigenen Kalender auf dem Smartphone oder Tablet
Auch die Gemeinde nutzt Crossiety zur Information an die
Bevölkerung. Verschiedene Gruppen, u.a. Notfall-Gruppe
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Zum selber nachlesen oder sich informieren
www.zernez.ch
dis.zernez.ch
www.dialog.ch
www.crossiety.ch
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Die Gemeinde Zernez
Innovativ
Offen gegenüber dem digitalen Fortschritt
Manchmal auch Versuchskaninchen
Es macht Spass und spart Papier
Die Gemeinde Zernez ist ONLINE
Schlanker und schneller: Der papierlose Gemeindevorstand
Fragen und Diskussion
Allgemeine Diskussion
Kontakt für Rückfragen technischer Natur:
R. Felix, ICT-Verantwortlicher,
[email protected], 081 851 44 01
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Herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!