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IDEA 2002

GUÍA DEL USUARIO

II

IDEA es marca registrada de CaseWare International Inc.

Copyright 2002

CaseWare International Inc.

145 King Street East, Suite 200

Toronto, Ontario, Canadá

M5C 2Y8

Impreso y encuadernado en Canadá.

PPRRÓÓLLOOGGOO En Abril del 2000, CaseWare International Inc., líder mundial en desarrollo de herramientas para contadores y auditores, adquirió los derechos de IDEA – Interactive Data Analysis Software – al Instituto de Contadores Públicos de Canadá (CICA - Canadian Institute of Chartered Accountants). De inmediato CaseWare estableció una fuerte política de expansión creando un nuevo departamento a cargo del desarrollo, control de calidad y soporte técnico de IDEA. Al mismo tiempo, CaseWare impulsó fehacientemente la distribución del producto incrementando y fortaleciendo la presencia de IDEA alrededor del mundo.

La versión 2002 de IDEA es la primera versión de IDEA desarrollada íntegramente por CaseWare International Inc. Su nombre contiene el año de la versión, lo que demuestra nuestra intención de lanzar una nueva versión cada año. IDEA 2002 enriquece significativamente sus funciones y características manteniendo al mismo tiempo la facilidad de uso del reconocido entorno de IDEA. Las encuestas demuestran que los usuarios han colocado a IDEA, dentro de su categoría, en los puestos más altos en cuanto a facilidad de uso, requerimientos de entrenamiento inicial y satisfacción global. Nosotros intentamos mantener fuertemente esta posición escuchando a nuestros usuarios y fomentando en forma continua la funcionalidad de análisis de datos.

Durante el último año, hemos mejorado notoriamente nuestro sitio Web por lo que recomendamos que visiten www.caseware-idea.com. También hemos realzado nuestra imagen de marca a través de un nuevo aspecto gráfico para la familia de productos CaseWare, para reflejar mejor nuestro compromiso en brindar productos de calidad, con precios competitivos y funcionalidad líder en el mercado.

Quienes hacemos IDEA deseamos que pueda disfrutar y aprovechar IDEA 2002. Para mantener nuestro compromiso de continuar mejorando agradeceremos nos haga llegar cualquier comentario que posea acerca de la presente versión o sugerencias para futuras versiones.

Bob Cuthbertson

Jefe de Operaciones

CaseWare IDEA Inc.

PPRREEFFAACCIIOO

IDEA brinda a los auditores, contadores, y profesionales en sistemas y finanzas, la posibilidad de leer, visualizar, analizar, manipular, muestrear o extraer archivos de datos de casi cualquier origen, mainframe, servidor o PC, incluyendo archivos de reportes impresos. IDEA le permitirá realzar y extender el alcance de su trabajo proporcionándole funciones exclusivas y características no disponibles en otros software.

IDEA (originalmente el acrónimo de Interactive Data Extraction and Analysis) combina su poderosa funcionalidad con la facilidad de uso que otorga el entorno Windows.

Esta versátil herramienta le permite formular cualquier tipo de interrogación de archivos y otras funcionalidades tales como:

• documentar el plan de trabajo y progreso en una Lista de Tareas.

• importar datos de un amplio rango de tipos de archivo.

• crear diferentes vistas de los datos y reportes.

• formular análisis específicos de los datos como el cálculo de estadísticas diversas, detección de omisiones, detección de duplicados, sumarizaciones y anticuación de fechas.

• realizar pruebas de excepción de elementos no usuales o inconsistentes usando criterios simples y complejos. IDEA contiene más de 80 funciones entre sus funciones aritméticas, de texto, criterio de datos y novedosas funciones financieras.

• efectuar diversidad de cálculos.

VI IDEA 2002 - GUIA DEL USUARIO

• seleccionar muestras usando técnicas sistemáticas, aleatorias, de atributos o de unidades monetarias.

• unir y comparar diferentes archivos de datos.

• crear tablas pivot para análisis multidimensional.

• generar automáticamente un completo historial documentando los análisis realizados.

• crear o grabar macros a través de IDEAScript, la herramienta de programación compatible con VBA.

PREFACIO VII

CÓMO ESTA ORGANIZADO ESTE LIBRO

Para obtener información acerca de cómo instalar y desinstalar IDEA y los requerimientos necesarios del sistema diríjase a la “Guía Inicial” que se entrega junto con el correspondiente CD-ROM de IDEA.

Esta Guía del Usuario comienza con las instrucciones básicas para poder iniciar IDEA y proporciona un panorama general acerca de los cuatro módulos que componen IDEA. Esta guía concentra su atención principalmente sobre el módulo IDEA, comenzando por la sección “Qué hay en la pantalla de IDEA”, siguiendo luego con las “Ventanas y Barras de Herramientas de IDEA” con una breve descripción de las diferentes ventanas utilizadas por el software. Si desea obtener información acerca de los otros tres módulos (RDE, DataImport de IDEA, e IDEAScript) puede acceder a ellos en formato Adobe Acrobat a través de la Ayuda en línea disponible con el software. El CD-ROM de IDEA incluye también la presente guía en Adobe Acrobat.

En la sección 4 se encuentra disponible un Tutorial de Iniciación con sus correspondientes archivos de datos. Este tutorial proporciona información acerca de la importación de archivos de datos, la realización de determinadas pruebas de auditoria, la creación de reportes, la revisión del historial del archivo y detalles para el mantenimiento del trabajo. El mismo no cubre la totalidad de las funciones de IDEA pero es recomendable a modo de introducción antes de concurrir a un curso de entrenamiento en IDEA. Contacte a su distribuidor local para obtener información acerca de las fechas de los cursos disponibles en su región o consulte nuestro sitio Web www.caseware-idea.com . Los Apéndices contienen información referente al Mantenimiento del Trabajo y una lista con más de 80 funciones para realizar operaciones aritméticas, de manejo de fechas, búsquedas de texto, cálculos de estadísticas, funciones financieras y mucho más…

VIII IDEA 2002 - GUIA DEL USUARIO

CCOONNTTEENNIIDDOO PRÓLOGO.......................................................................................................................................... III

PREFACIO...........................................................................................................................................V

CÓMO ESTA ORGANIZADO ESTE LIBRO ...............................................................................................VII

CONTENIDO.......................................................................................................................................IX

IDEA - INFORMACIÓN GENERAL .....................................................................................................1

1.1 LOS MÓDULOS ........................................................................................................................1 1.2 INICIANDO IDEA ......................................................................................................................2 2.1 PANTALLA DE IDEA SIN ARCHIVOS IMPORTADOS O ABIERTOS ....................................................3 2.2 PANTALLA DE IDEA CON BASES DE DATOS ABIERTAS ................................................................4

VENTANAS Y BARRAS DE HERRAMIENTAS DE IDEA...................................................................5

3.1 VENTANA DE BASE DE DATOS ..................................................................................................5 3.1.1 Ventana de Base de Datos con Vista de Base de Datos Activa ....................................7 3.1.2 Ventana de Base de Datos con la Vista del Historial Activa ..........................................8 3.1.3 Ventana de Base de Datos con la Vista Estadísticas de campo ...................................9 3.1.4 Ventana de Base de Datos con Vista de Resultados Activa........................................11 3.1.5 Barra de Herramientas de la Ventana de Base de Datos............................................13

3.2 VENTANA MACRO ..................................................................................................................16 3.2.1. Barra de Herramientas de la Ventana de Macro ..............................................................17

3.3 EXPLORADOR DE ARCHIVOS...................................................................................................18 3.3.1. Barra de Herramientas del Explorador de Archivos..........................................................18

TUTORIAL DE INICIACIÓN ..............................................................................................................21

1. INTRODUCCIÓN .........................................................................................................................21 2. ACCEDIENDO A IDEA ................................................................................................................23 3. SELECCIÓN DE UNA CARPETA DE TRABAJO E INGRESO DE INFORMACIÓN DEL CLIENTE ................24 4. IMPORTACIÓN DEL ARCHIVO MAESTRO DE CLIENTES ..................................................................27 5. QUÉ HAY EN LA PANTALLA DE IDEA...........................................................................................35 6. FORMATEANDO LOS DATOS .......................................................................................................36 7. ESTADÍSTICAS DE CAMPO..........................................................................................................41 8. MUESTREO ALEATORIO DE REGISTROS......................................................................................44 9. EXTRACCIÓN DE REGISTROS .....................................................................................................46 10. IMPORTACIÓN DE LA BASE DE DATOS DETALLE DE VENTAS ........................................................52

Acceso al Asistente de Importación............................................................................................53 Selección del archivo a importar .................................................................................................53

X IDEA 2002 - GUIA DEL USUARIO

Asistente de Importación - Tipo de Archivo ................................................................................55 ASCII de longitud fija - Especificar Longitud de Registro ...........................................................56 Asistente de Importación – Especificar Delineadores de Campo...............................................57 Asistente de Importación - Detalles de Campo..........................................................................59 Asistente de Importación – Especificar Nombre de Archivo IDEA .............................................61

11. SUMARIZACIÓN DE CAMPOS ...................................................................................................65 12. ESTRATIFICACIÓN NUMÉRICA DE UN ARCHIVO.........................................................................67 13. TABLA PIVOT.........................................................................................................................87 14. UNIÓN DE BASES DE DATOS...................................................................................................94 15. REVISIÓN DEL HISTORIAL.......................................................................................................99 16. VISUALIZACIÓN DE REGISTROS.............................................................................................103 17. MANEJO DE CAMPOS ...........................................................................................................107 18. EXTRACCIÓN DE REGISTROS................................................................................................111 19. IDENTIFICACIÓN DE FACTURAS DUPLICADAS .........................................................................113 20. IDENTIFICACIÓN DE OMISIONES EN LA SECUENCIA DE NÚMERO DE FACTURAS.......................115 21. EXTRACCIÓN POR VALOR CLAVE ..........................................................................................118 22. EXTRACCIÓN DE REGISTROS UTILIZANDO LAS @FUNCIONES ................................................122 23. DISEÑO DE UN REPORTE......................................................................................................126 24. VISTA PREVIA E IMPRESIÓN DE UN REPORTE ........................................................................140 25. IMPORTACIÓN DE UN ARCHIVO DE REPORTE IMPRESO...........................................................144 26. UTILIZACIÓN DE LA LISTA DE TAREAS ...................................................................................159 27. USO DEL SISTEMA DE AYUDA ...............................................................................................163 28. ELIMINACIÓN DE BASES DE DATOS .......................................................................................165

MANTENIMIENTO DEL TRABAJO ................................................................................................167

COPIAS DE SEGURIDAD/RESTAURAR ARCHIVOS DE DATOS...............................................................167 ELIMINAR BASES DE DATOS ............................................................................................................169 ELIMINAR OTROS ARCHIVOS ...........................................................................................................169 COPIAR ARCHIVOS DE DATOS .........................................................................................................169 MOVER ARCHIVOS DE DATOS..........................................................................................................170 ACTUALIZAR EL EXPLORADOR DE ARCHIVOS ....................................................................................171

@FUNCIONES.................................................................................................................................173

INDICE..........................................................................................................................................179

CONTENTS XI

SECCIÓN UNO

IIDDEEAA -- IInnffoorrmmaacciióónn GGeenneerraall

1.1 LOS MÓDULOS

El Software IDEA contiene cuatro módulos:

• IDEA - El módulo para la importación de datos, análisis y realización de pruebas de auditoria. Utilizando el Asistente de Importación incluido en este módulo, se pueden importar datos provenientes de diferentes orígenes tales como Access, Excel, vía ODBC, archivos delimitados ASCII y otros. Los restantes tres módulos pueden ser accedidos desde el módulo IDEA.

• RDE – El Editor de Definición de Registro para el diseño de datos complejos previo a la importación dentro del módulo IDEA. RDE contiene una serie de herramientas útiles para el análisis de archivos de datos y la definición de registros para IDEA.

• DataImport de IDEA – Usado para la importación de Archivos de Reportes Impresos. Su acceso es a través del Asistente de Importación que se encuentra en el módulo IDEA. En la sección 4 se proporciona un ejemplo relativo a su uso.

• IDEAScript – La herramienta de programación compatible con VBA que extiende el poderío de IDEA permitiendo generar y guardar macros.

2 IDEA 2002 - GUIA DEL USUARIO

Los cuatro módulos poseen una extensa y detallada ayuda en línea. El sistema de ayuda en línea de IDEA ha sido desarrollado como HTML, la Ayuda incluye paso por paso una descripción detallada de las diferentes funciones. Para obtener información adicional existe también la posibilidad de acceder mediante links a páginas de IDEA en la Web, tales como Consejos y Sugerencias, Preguntas más Frecuentes (PRF o FAQ), y Soporte Técnico.

1.2 INICIANDO IDEA

Se accede al módulo IDEA seleccionando Inicio - Programas - IDEA - IDEA .

Una vez que se carga IDEA, debe establecerse la carpeta de trabajo, pudiendo entonces importarse los correspondientes archivos de datos.

Pueden realizarse luego análisis y pruebas sobre estas bases de datos.

Diríjase al Tutorial de Iniciación de la Sección 4 para obtener información más detallada acerca de estos pasos.

SECCIÓN DOS

QUÉ HAY EN LA PANTALLA DE IDEA

2.1 PANTALLA DE IDEA SIN ARCHIVOS IMPORTADOS O ABIERTOS


2.2 PANTALLA DE IDEA CON BASES DE DATOS ABIERTAS

Opciones de Menú

Barra de Operaciones

Herramientas Base de Datos

Ventana de Base de Datos con solapas

Cantidad de registros Espacio

DisponibleAyuda en pantalla

Explorador de Archivos

Herramientas Explorador de Archivos

Lista de Tareas

SECCIÓN TRES

VVeennttaannaass yy BBaarrrraass ddee HHeerrrraammiieennttaass ddee IIDDEEAA

IDEA usa dos ventanas principales, éstas son la Ventana de Base de Datos y la Ventana de Macro. Esta sección describe sus características y funcionalidades.

3.1 VENTANA DE BASE DE DATOS

La Ventana de Base de Datos es una ventana tipo MDI que permite al usuario ver los campos contenidos en una base de datos. Cada base de datos es abierta en una Ventana de Base de Datos distinta.

Existen diversas vistas asociadas con la Ventana de Base de Datos a las que se accede a través de las solapas de vista que se encuentran a lo largo de la parte inferior de dicha ventana. Para cada base de datos se encuentran disponibles las siguientes solapas:

• Base de Datos

• Historial

• Estadísticas de Campo


Para examinar los resultados de las pruebas que crean informes de salida se crean las siguientes Vistas de Resultados:

• Detección de Omisiones Numéricas

• Detección de Omisiones de Fechas

• Detección de Omisiones de Caracter

• Estratificación Numérica

• Estratificación de Fechas

• Estratificación de Caracter

• Estratificación por Campo Clave

• Sumarización Rápida (opcional)

• Sumarización por Campo Clave (opcional)

• Antigüedad

• Generación de Números Aleatorios

• Tabla Pivot

• MUM Puntual

• Evaluación MUM

• Análisis de la Ley de Benford

• Gráficos

Todas las Vistas de Resultados se guardan automáticamente con la base de datos, sin embargo pueden ser eliminadas si se lo desea. La descripción de la Vista de Resultados también puede editarse para darle una definición más significativa.

SECCION TRES – VENTANAS Y BARRAS DE HERRAMIENTAS DE IDEA 7

3.1.1 Ventana de Base de Datos con Vista de Base de Datos Activa

La Vista de la Base de Datos tiene la apariencia de una hoja de cálculos donde los nombres de los campos son los títulos de las columnas y los números de registro son los números de las filas.

Limitaciones de Base de Datos:

32,167 campos (columnas)

2.1 Billones registros (filas) dependiendo del sistema operativo

1.8 Exabytes tamaño de archivo

Si bien pueden abrirse múltiples bases de datos a la vez, cada una de ellas se abre en una Ventana de Base de Datos distinta y se muestra el nombre de la base de datos activa en la barra de título de IDEA.

Todas las columnas (campos) se pueden cambiar de tamaño. Haciendo doble click en los separadores de campo se puede ajustar el ancho de los mismos. Alternativamente el ancho del campo se puede modificar moviendo los separadores de nombre de campo, haciendo click y arrastrándolos hacia el ancho deseado. Este ajuste modifica la información del ancho de campo en la vista y consecuentemente en un reporte a ser impreso.

La cantidad de registros que contiene la base de datos, así como el espacio disponible en disco de la carpeta de trabajo, se muestran en la barra de estado en la base de la Ventana de Aplicación.


3.1.2 Ventana de Base de Datos con la Vista del Historial Activa

A continuación se muestra la Vista del Historial de la Ventana de Base de Datos. Esta vista muestra el historial de todas las operaciones realizadas en el archivo. La información del Historial es acumulativa, es decir, se van agregando sucesivamente las distintas pruebas realizadas sobre las base de datos. Haciendo click en las cruces, cada sección se expande mostrando los detalles de las pruebas. Puede copiarse, inclusive, el código de IDEAScript a una Ventana de Macro para volver a ejecutar la(s) prueba(s) en cuestión.

Ventana de Base de Datos con la Vista del Historial activa


Pueden añadirse notas al Historial, por ejemplo, para incluir un programa de auditoria, para explicar una prueba o para indicar problemas ocurridos.

Los auditores deberían imprimir y revisar el Historial al final de su trabajo y archivarlo como prueba de la auditoria.

3.1.3 Ventana de Base de Datos con la Vista Estadísticas de campo

A continuación se muestra la Vista Estadísticas de Campo de la Ventana de Base de Datos:


Ventana de Base de Datos con Vista de Estadísticas de Campo activa

Las estadísticas de campo proporcionan información útil sobre los campos numéricos y de fecha existentes en la base de datos.

Las estadísticas numéricas tales como la media, el valor máximo, el valor mínimo, los valores totales, son de suma utilidad para conciliar con el archivo original a los efectos de comprobar la correcta importación del archivo de datos, así como para comprender el rango de valores de los datos.


Las Estadísticas de Fecha tales como la fecha más temprana y la fecha más tardía, permiten corroborar que los datos importados pertenezcan al período a auditar.

Antes de poder visualizar las Estadísticas de campo, éstas deben ser generadas. Dicha generación puede realizarse durante la importación del archivo o en forma posterior a la importación haciendo click en la solapa Estadísticas de campo.

Las Estadísticas de campo pueden imprimirse, guardarse o recalcularse. En algunas estadísticas se habilita una función de acceso en detalle que permite visualizar, imprimir o guardar los registros relacionados.

Las Estadísticas de cualquier campo también pueden visualizarse en la parte superior de la Base de Datos utilizando la opción Ver - Estadísticas de campo.

3.1.4 Ventana de Base de Datos con Vista de Resultados Activa

A continuación se observa la Vista de Resultado Estratificación Numérica.


Cada Vista de Resultado contiene una barra de herramientas con opciones útiles, dependiendo del tipo de prueba efectuada, para imprimir la Vista, exportar el resultado a un archivo, graficar los resultados u observar los registros en detalle.

Barra de HerramientasVista de Resultado


3.1.5 Barra de Herramientas de la Ventana de Base de Datos

Las barras de herramientas de Operaciones y Base de Datos se encuentran disponibles cuando la Ventana de Base de Datos está activa. Ambas son flotantes y modificables. Se encuentran disponibles también las barras de herramientas adicionales para cada opción. Todas pueden ser personalizadas seleccionando:

VER – Personalizar Barra de Herramientas

3.1.5.1 Barra de Herramientas de Operaciones

La barra de herramientas de Operaciones contiene una serie de botones que proporcionan un rápido acceso a las funciones más frecuentemente utilizadas.


Barra de Herramientas de Operaciones Predeterminada

Asistente de Importación

Extracciones Directas

Conector Visual

Muestreo Aleatorio de Registros

Cerrar Base de Datos Activa

Indices

Cortar

Ordenar

Copiar

Detección de Clave Duplicada

Pegar

Detección de Omisiones Numéricas

Volver a Ejecutar Tarea

Sumarización por Campo Clave

Crear Reporte Tabla Pivot

Imprimir

Estratificación Numérica

Imprimir Vista Previa

Unir Bases de Datos

Explorador de Archivos

Manejo de Campos

Lista de Tareas

Graficar Datos

Configuración de Columna

Grabar Macro


Símbolo de Moneda

Nueva Macro

Separador de Miles

Ayuda

3.1.5.2 Barra de Herramientas de Base de Datos

La Barra de Herramientas de Base de Datos se utiliza para operar con los datos mostrados en la Vista de la Base de Datos .

Barra de Herramientas de Base de Datos Predeterminada

Hay tres opciones principales:

OPCIONES OPERACIÓN

Criterios de Presentación Se utiliza para mostrar sólo los registros que satisfacen una condición dada, por ejemplo IMPORTE > 1000.

Indices Disponibles Se utiliza para seleccionar una secuencia predefinida para mostrar los registros de la base de datos, por ejemplo ordenados por fecha.

Establecer Total de Control

Se utiliza para mostrar el total de un campo numérico seleccionado.


3.2 VENTANA MACRO

IDEA incluye una herramienta desarrollada para extender la funcionalidad de IDEA denominada IDEAScripts. Los IDEAScripts pueden ser grabados, escritos desde cero, o una combinación de ambos. El código de IDEAScript se genera o se escribe en la Ventana de Macro. Esta ventana cuenta con una barra de herramientas con las opciones más comúnmente usadas como así también con funciones de asistencia para la escritura, edición y depuración de IDEAScripts.

Ventana de Macro de IDEA


3.2.1. Barra de Herramientas de la Ventana de Macro

Cuando se abre una Ventana de Macro aparece una nueva barra de herramientas para la asistencia en la creación de scripts.

Barra de Herramientas de la Ventana de Macro

Nuevo Script Borrar Todos los Marcadores

Abrir Script Insertar/Eliminar Punto de Corte

Guardar Eliminar Todos los Puntos de Corte

Deshacer Explorador de Lenguaje

Rehacer Editor de Diálogo

Buscar Ejecutar Script

Buscar siguiente Detener Corrección

Reemplazar Entrar

Insertar/Eliminar marcador Saltar

Siguiente marcador Mirar

Marcador previo


3.3 EXPLORADOR DE ARCHIVOS

La Ventana del Explorador de Archivos podrá ser visualizada u ocultada haciendo

click en el botón Explorador de Archivos de la barra de herramientas de Operaciones. Esta función permite visualizar todos los archivos existentes en una Carpeta de Trabajo (o carpeta de cliente) ya sea en forma de árbol u ordenados. A través de las opciones disponibles en esta ventana, se puede abrir, renombrar, eliminar o marcar una base de datos así como unir o agregar otra base de datos.

3.3.1. Barra de Herramientas del Explorador de Archivos

La barra de Herramientas del Explorador de Archivos es usada para el manejo de los archivos que se encuentran en una Carpeta de Trabajo.

La Barra de Herramientas del Explorador de Archivos

Abrir archivo(s) seleccionado(s) Unir Bases de Datos

Cambiar la carpeta de trabajo activa Agregar archivo(s) seleccionado(s) con

la base de datos activa

Actualizar la lista de Archivos Añadir/Eliminar marca


Eliminar archivo(s) y/o carpeta(s) seleccionado/a(s) Cambiar vista de árbol

Cambiar nombre del archivo seleccionado Crear nueva carpeta en la carpeta de

trabajo

SECCIÓN CUATRO

TTuuttoorriiaall ddee IInniicciiaacciióónn

1. INTRODUCCIÓN

Esta sección contiene un Tutorial de Iniciación para comenzar a utilizar IDEA. Este tutorial le enseñará a cargar el software, establecer una carpeta de trabajo, importar archivos de diferentes formatos, realizar una serie de pruebas, crear reportes, revisar el historial del archivo y a mantener el trabajo realizado.

Recomendamos a todos los usuarios, ya sean principiantes, o a quienes actualicen el software desde versiones anteriores a completar este tutorial, dado que los orientará acerca de cómo utilizar IDEA en una auditoria o investigación. Se puede obtener mayor información acerca del uso del software visitando la Sección de Soporte de IDEA en la red a través de la Ayuda en línea, o asistiendo a los respectivos cursos de entrenamiento.

Cada sección contiene un objetivo a alcanzar. Los ejercicios establecidos en este tutorial deben completarse en forma secuencial, puesto que existen determinadas pruebas que se llevan a cabo sobre la base de resultados obtenidos en ejercicios anteriores.


Advertencia:

La barra de Operaciones de IDEA puede ser personalizada por el usuario. Este Tutorial de Iniciación, en cuanto a sus instrucciones y pantallas, utiliza la barra de Operaciones establecida por defecto.

NOTA

Este Tutorial de Iniciación no cubre todas las funcionalidades disponibles en IDEA. El tutorial proporciona una introducción a los nuevos usuarios y a quienes actualizan el software desde versiones anteriores.

SECCION CUATRO – TUTORIAL DE INICIACION 23

2. ACCEDIENDO A IDEA

Desde el Menú INICIO seleccione: Programas - IDEA - IDEA

Puede acceder también haciendo doble click en el ícono de IDEA disponible en su escritorio. Luego que se cargue IDEA, haga click en el botón Maximizar de la ventana de IDEA si es necesario.

El Explorador de Archivos de IDEA (o Navegador) le mostrará una lista con archivos de datos de ejemplo previamente importados listos para analizar.

Le recomendamos que en primer lugar, siga el tutorial que se inicia a continuación, no obstante podrá utilizar los archivos incluidos en el mismo para realizar pruebas adicionales posteriores.


3. SELECCIÓN DE UNA CARPETA DE TRABAJO E INGRESO DE INFORMACIÓN DEL CLIENTE

OBJETIVO:

Para facilitar el mantenimiento del trabajo, se recomienda utilizar una carpeta de trabajo distinta para cada auditoria o investigación. Toda la información referente a la auditoria, incluyendo los archivos de datos, ecuaciones, vistas y definiciones de registros se almacena en la carpeta de trabajo.

Este ejercicio le explicará como establecer una carpeta de trabajo e ingresar información del cliente que será luego impresa en todos los reportes.

1. Para establecer la carpeta de trabajo seleccione la siguiente opción:

Archivo – Establecer Carpeta de Trabajo

O haga click en el botón Cambiar la carpeta de trabajo activa de la barra de herramientas del Explorador de Archivos.

Aparecerá el cuadro de diálogo Buscar carpeta.


2. Seleccione la siguiente carpeta:

C:\Archivos de Programa\IDEA\Tutorial

NOTAS

Se asume que IDEA ha sido instalado en la carpeta establecida por defecto en el disco C. De no ser así, seleccione la carpeta correspondiente.

Haciendo click en el botón Crear nueva carpeta en la carpeta de trabajo

de la barra de herramientas del Explorador de Archivos se agrega una subcarpeta dentro de la carpeta de trabajo activa.

3. Haga click en el botón Aceptar.


4. En el cuadro de diálogo Propiedades de Cliente ingrese lo siguiente:

Nombre de Cliente: Tutorial

Período: 1 Ene 2001 – 31 Dic 2001


Tutorial se convertirá en la carpeta de trabajo, cerrándose así la carpeta de trabajo de Ejemplos, u otra existente.

El Explorador de Archivos aparecerá ahora vacío.

NOTA

Una vez establecida la carpeta de trabajo permanecerá activa hasta que se modifique.


4. IMPORTACIÓN DEL ARCHIVO MAESTRO DE CLIENTES

OBJETIVOS:

· Importar una hoja de cáculo Microsoft Excel.

· Generar estadísticas para los campos numéricos y de fecha existentes en la base de datos.

1. Posicionándose sobre el primer botón de la barra de Operaciones observe el mensaje en fondo amarillo Asistente de Importación.

Haga click en este botón.

2. Aparecerá el cuadro de diálogo Asistente de Importación.

Elija un archivo de datos a importar haciendo click en el botón Seleccionar

Archivo y luego seleccione el siguiente archivo:

C:\Archivos de Programa\IDEA\Tutorial\Clientes.xls


Haga click en el botón Abrir.

3. Observe los 5 diferentes métodos de importación. Acepte el método establecido por defecto, en este caso Archivos nuevos y formatos estándar de PC.


Haga click en el botón Siguiente.

4. Se visualizará la ventana Asistente de Importación – Tipo de Archivo con la opción Microsoft Excel correctamente seleccionada.



NOTA

No es posible obtener una vista previa de las hojas de MS Excel utilizando el Asistente de Importación.


5. El Asistente de Importación le mostrará una lista de todas las hojas de cálculo y tablas definidas dentro del archivo seleccionado. Seleccione Maestro de Clientes$.


NOTA

Se pueden importar múltiples hojas de cálculo y/o tablas de una sola vez. Cada hoja de cálculo o tabla será importada a una base de datos diferente.


6. Se visualizará el cuadro de diálogo Cambiar la longitud de los campos de caracter advirtiendo que todos los campos tipo caracter serán importados con una longitud de 255 caracteres a menos que se modifique. Puede ser que ésta no sea la longitud del campo deseada, en ese caso marque la opción Determinar la longitud máxima de campo y acepte el valor de 10000 registros establecido por defecto.



7. En su paso final el Asistente de Importación le pedirá que confirme o modifique las opciones de importación de la base de datos.

• Observe que la opción Generar estadísticas de campo se encuentra activa. Esto es recomendable a los efectos de conciliar los datos con el archivo original. Se explicará en detalle Estadísticas de Campo en la Sección 7.

• Ingrese como nombre de la base de datos: Base de Datos Maestro de Clientes

NOTAS

La opción Importar los datos se encuentra seleccionada por defecto, dado que no es posible enlazar una hoja de cálculo MS Excel.

La opción Guardar Definición se encuentra grisada dado que no se utilizan ni requieren definiciones de registro en la importación de archivos MS Excel.


Haga click en el botón Finalizar. Se importará la Base de Datos Maestro de Clientes y se seleccionará como la base de datos activa.


5. QUÉ HAY EN LA PANTALLA DE IDEA

OBJETIVO:

Examinar la Base de Datos Maestro de Clientes y familiarizarse con los contenidos de la pantalla de IDEA.

Los datos aparecen en la Ventana de Base de Datos.

Maximice la Ventana de Base de Datos.

Observe lo siguiente:


• Las opciones del menú de la Base de Datos.

• La barra de herramientas de Operaciones. Esta es una barra flotante, transformable y personalizable que contiene botones de acceso rápido a las funciones más frecuentemente utilizadas.

• La barra de herramientas de Base de Datos contiene la opción criterio, índice y total de control. Es también flotante, transformable y personalizable.

• El Explorador de Archivos en la parte izquierda de la pantalla. Se muestran en él todas las bases de datos de IDEA que contiene la carpeta de trabajo. Se puede expandir para ver la fecha de la última modificación, la cantidad de registros, y el tamaño del archivo.

• La barra de herramientas del Explorador de Archivos en la parte superior del Explorador de Archivos con acceso a las opciones del Administrador de Archivos.

Muévase por los datos usando los botones de desplazamiento o la barra situada en la parte derecha de la ventana, hasta llegar al final del archivo. Observe que al moverse por la barra de desplazamiento se van mostrando los números de registros correspondientes. También puede moverse de izquierda a derecha utilizando la barra horizontal situada en la base de la Ventana de Base de Datos.

En la barra de estado, situada en la parte inferior derecha de la pantalla, podrá observar la cantidad de registros con los que cuenta la base de datos activa (341) así como el espacio disponible en disco de la carpeta de trabajo (787.63MB).

Si quiere ampliar la vista de la base de datos puede ocultar la Lista de Tareas situada en la parte inferior de la Ventana de IDEA haciendo click en el botón Lista

de Tareas de la barra de herramientas de Operaciones.

6. FORMATEANDO LOS DATOS


OBJETIVOS:

Cambiar el formato de las columnas de datos.

Secuenciar (indexar) los registros en la Ventana de Base de Datos.

Asegúrese que la Base de Datos Maestro de Clientes se encuentre activa.

1. Ajuste y optimice el ancho de los campos:

El ancho de las columnas es ajustado de acuerdo al encabezado de la columna o a las características de los datos. No obstante, los anchos de columna pueden ajustarse a su gusto.

Posicione el cursor en el separador de campo de los dos primeros campos. Haga click en el separador y reduzca el ancho del mismo ajustando el ancho del campo NUM_CLIENTE de acuerdo a los datos.

Posicione el cursor sobre el primer campo y observe la sugerencia mostrando el nombre completo del campo NUM_CLIENTE. Esto sucede si IDEA no muestra un elemento completo.

Optimice el ancho del campo NUM_CLIENTE para ver el nombre completo y sus datos haciendo doble click en el separador de campo.

2. Secuencie los registros:

IDEA proporciona dos opciones para secuenciar los registros: ordenar e indexar. Se puede hacer una indexación “rápida” haciendo doble click en el encabezado de una columna para secuenciar el campo en orden ascendente. Haciendo click una segunda vez el campo se secuenciará en orden descendente.

Secuencie el campo LIM_CREDITO (la última columna en la vista) en orden ascendente haciendo doble click en el encabezado. Observe como se muestra lo realizado en el cuadro Indices Disponibles de la barra de herramientas de la Base de Datos.


Vuelva a la secuencia original de registros seleccionando Sin Indice en la lista desplegable de Indices Disponibles.

3. Cambie la configuración de las columnas:

Haga click en el botón derecho del mouse sobre la Ventana de Base de Datos para acceder a una lista de opciones comunmente usadas.

Seleccione Configuración de Columna

Seleccione el campo NUM_CLIENTE y realice los siguientes cambios:

Fuente: seleccione Negrita

Color de Texto: cambie a Azul

Color de Fondo: cambie a Gris Claro

Seleccione el campo LIM_CREDITO y realice los siguientes cambios:


Conf. de Campo: Use el Símbolo de Moneda

Use el Separador de miles

Color de Texto: Cambie a Rojo

Color de Fondo: Cambie a Gris Claro


5. Reordene los campos moviendo el campo LIM_CREDITO detrás del campo NUM_CLIENTE:


• Haga click en el encabezado de la columna LIM_CREDITO para seleccionarla y mantenga apretador el botón del mouse hasta que aparezca el ícono de arrastrar.

• Arrastre la columna a continuación del campo NUM_CLIENTE. Observe que la línea roja indica la posición de arrastre.

NOTA

Una vez que se cambia la vista, la configuración se guarda con la base de datos y permanecerá activa a menos que se modifique o se restablezca.

6. Restablezca la vista seleccionando las siguientes opciones de menú:

Ver – Vistas - Restaurar

Se retorna a la vista previa a la modificación.


7. ESTADÍSTICAS DE CAMPO

OBJETIVO:

Ver las estadísticas de campo para los campos numéricos en la Base de Datos Maestro de Clientes.

Los valores estadísticos serán utilizados para:

• conciliar totales

• obtener una comprensión general de los rangos de valores de la base de datos

• resaltar potenciales errores/áreas de debilidad para análisis posteriores

1. Haga click en la solapa Estadísticas de Campo en la parte inferior de la Ventana de Base de Datos.

Se muestran las Estadísticas para el campo LIM_CREDITO, único campo numérico existente en la base de datos.

NOTAS

Las estadísticas de campo se generaron instantáneamente al importar la base de datos.

Si la base de datos contuviese algún campo fecha, se generarán las estadísticas de fecha tales como la fecha más temprana y la fecha más tardía.


2. Verifique los Resultados de las Estadísticas de Campo para el campo LIM_CREDITO. Observe en particular lo siguiente:

# Registros 341

# de Elems. Cero 0

Valor Medio 62,475.07

Valor Mínimo 2,000.00

Valor Máximo 3,901,000


3. Si esta conectado a una impresora, puede imprimir las estadísticas de campo

haciendo click en el botón Imprimir de la barra de herramientas de Estadísticas de Campo, o alternativamente, en la barra de herramientas de Operaciones.

4. Vea el registro que posee el Valor Máximo haciendo click en el botón de Análisis Detallado a la izquierda del campo.

A través del botón Análisis Detallado se visualizará el registro al que corresponde un valor estadístico seleccionado, pudiéndose éste extraer o imprimir.

5. Haga click en la solapa de Base de Datos en la parte inferior de la Ventana de Base de Datos para regresar a la vista original.


8. MUESTREO ALEATORIO DE REGISTROS

OBJETIVO:

Seleccionar una muestra de elementos para analizar.

1. Haga click en el botón Muestreo Aleatorio de Registros de la barra de herramientas de Operaciones.

Se visualizará el cuadro de diálogo Muestreo Aleatorio de Registros.

2. Ingrese 10 como número de registros a seleccionar.

3. Deje la semilla aleatoria proporcionada por IDEA. La semilla se utiliza para iniciar el algoritmo para el cálculo de números aleatorios. Si es necesario ampliar una muestra ingresando la misma semilla pero con un tamaño de muestra mayor, se producirá la misma muestra original pero con el agregado de los ítems adicionales requeridos.

4. Seleccione el rango de registros para el que se extraerá la muestra. El primer y el último registro (1 y 341) se mostrarán como los números de registro iniciales y finales a seleccionar. Acepte esta opción.

5. Ahora ingrese la Semilla aleatoria: 30024.

6. No permita registros duplicados, es decir, deje la correspondiente opción sin marcar.


7. Ingrese como Nombre de Archivo: Muestra de Clientes.

8. Haga click en el botón Campos y observe que todos los campos de la Base de Datos Maestro de Clientes están seleccionados por lo que se extraerán a la base de datos Muestra de Clientes. Haga click en el botón Aceptar para aceptar todos los campos.

9. Haga click en el botón Aceptar del cuadro de diálogo Muestreo Aleatorio de Registros para realizar la extracción de la muestra.


10. Observe que a la base de datos resultante se le ha agregado al final un campo adicional, el cual contiene el correspondiente número de registro en la base de datos original.

11. Observe que esta base de datos se muestra en el Explorador de Archivos como una base de datos hija de la Base de Datos Maestro de Clientes. Agrande el tamaño del Explorador de Archivos para obtener todos los detalles del archivo tal como se muestra a continuación.

Achique el tamaño del Explorador de Archivos sólo para mostrar los nombres de los archivos.

12. Cierre la base de datos de muestra haciendo click el botón Cerrar Ventana

en la Ventana de Base de Datos (NO sobre el botón Cerrar situado arriba). Puede también cerrar la base de datos haciendo click en el botón Cerrar

Base de Datos Activa en la barra de herramientas de Operaciones.

La Base de Datos Maestro de Clientes pasará a ser la base de datos activa.

9. EXTRACCIÓN DE REGISTROS


OBJETIVO:

Extraer clientes con límites elevados de crédito.

Asegúrese que la Base de Datos Maestro de Clientes se encuentre activa.

1. Haga click en el botón Extracciones Directas de la barra de herramientas de Operaciones.

2. Aparecerá el cuadro de diálogo Extraer a Archivo(s). Desplácese a la primera celda en el área de definición de extracción e ingrese en Nombre de Archivo: Límites de Crédito Elevados.

3. Para formular la respectiva ecuación haga click en el botón Criterios de

Presentación .

Se visualizará el Editor de Ecuaciones que se utilizará para construir la ecuación necesaria.

4. Ingrese la expresión: LIM_CREDITO >= 30000 de la siguiente manera:

• Localice el nombre de campo LIM_CREDITO en la lista de campos disponibles y observe que su tipo, longitud y número de decimales son mostrados en el área de información en la base del Editor de Ecuaciones.

• Haga doble-click en el nombre de campo para seleccionarlo (o presione la tecla enter).

• Comenzará a escribirse la ecuación en el Area de Ecuaciones.


• Haga click en el botón Mayor o igual a .

• Tipee 30000 (no ingrese formatos como puntos o $).

• Una vez construida la ecuación, compruebe su sintaxis haciendo click en el

botón Validar ecuación . Si se ha producido un error de sintaxis corrija la expresión y vuelva a comprobar la sintaxis.

La ecuación debe ser idéntica a la de esta pantalla.

5. Haga click en el botón Validar y salir .


6. Haga click en el botón Aceptar para realizar la extracción.

7. Se visualizará la base de datos resultante Límites de Crédito Elevados con 61 clientes


8. Cierre la base de datos haciendo click en el botón Cerrar Base de Datos Activa

de la barra de herramientas de Operaciones.

Puede también cerrar la base de datos haciendo click en el botón Cerrar Ventana

en la Ventana de Base de Datos.

9. Cierre también la Base de Datos Maestro de Clientes.


Ha completado la primera fase del tutorial. En esta fase hemos:

• Importado una hoja de cálculo de MS Excel.

• Dado formato a las columnas de datos.

• Calculado las estadísticas de campo.

• Seleccionado una muestra aleatoria.

• Realizado la extracción de elementos excepcionales.


10. IMPORTACIÓN DE LA BASE DE DATOS DETALLE DE VENTAS

OBJETIVOS:

El archivo Detalle de Ventas se encuentra en formato conocido como ASCII de longitud fija.

Es necesario, previo a la importación, definir su formato en IDEA. El Asistente de Importación lo guiará a través de diferentes pasos para definir e importar el archivo para su análisis.

Este ejercicio le mostrará como:

• acceder al Asistente de Importación

• crear una definición para un archivo ASCII de longitud fija

• guardar esta definición

• importar la base de datos a IDEA

• seleccionar un campo numérico como total de control de la base de datos.

Se proporciona el siguiente archivo ASCII de longitud fija como uno de los archivos del tutorial:

VENTAS.TXT Base de Datos Detalle de Ventas


Acceso al Asistente de Importación

Acceda al Asistente de Importación haciendo click en el botón Asistente de

Importación de la barra de herramientas de Operaciones.

Selección del archivo a importar

Aparecerá la primera ventana del Asistente de Importación.

Seleccione el archivo de datos a importar haciendo click en el botón Buscar . Seleccione el archivo Ventas.txt de la carpeta de trabajo C:\Archivos de Programa\IDEA\Tutorial



El cuadro de diálogo le solicita que seleccione el método para importar los datos. Seleccione la opción: Archivos nuevos y formatos estándar de PC.



Asistente de Importación - Tipo de Archivo

Una vez que el archivo de datos haya sido seleccionado, el Asistente de Importación intentará determinar el tipo de archivo de datos. Se mostrará la siguiente pantalla:

En este caso el formato ASCII de longitud fija se identifica correctamente.

Haga click en el botón Siguiente para continuar.


ASCII de longitud fija - Especificar Longitud de Registro

Este paso se utiliza para identificar la longitud correcta de cada registro que en este caso es de 43 bytes (caracteres). Esto incluye los delimitadores de registro que pueden verse al desplazarse hacia la derecha a las posiciones 42 y 43. IDEA excluirá esto de la importación en forma automática.

Examine la vista preliminar del archivo en la parte inferior del cuadro de diálogo, desplazándose por los registros y asegurándose que las columnas de datos (campos) estén alineadas.



Asistente de Importación – Especificar Delineadores de Campo

Este paso se utiliza para identificar la posición de cada campo en los registros. El Asistente de Importación insertará líneas para conseguir un mejor ajuste basándose en el patrón de datos de los registros.

Se pueden agregar, mover o eliminar líneas de la siguiente manera:

CREAR línea de campo - haciendo click en la posición deseada

ELIMINAR línea de campo - haciendo doble click en la línea de campo

MOVER línea de campo - seleccionando la línea de campo y arrastrándola


NOTA

Posicione el cursor sobre los datos para ver el número de columna correspondiente.

Es útil obtener una definición de registro para archivos de este tipo. Modifique las posiciones de los delineadores de campo de acuerdo a la siguiente definición.

Campo Tipo Inicio Long. Dec Máscara Descripción

NUM_FACT N 1 7 Número de Factura

FECHA_TRANS D 8 8 AAAAMMDD Fecha de transacción

TIPO_PAGO C 16 4 Tipo de Pago

VENDEDOR N 20 3 Código Vendedor

NUM_CLIENTE N 23 6 Número de Cliente

COD_PROD C 29 2 Código de Producto

MONTO N 31 11 2 Monto

NOTA

En la definición anterior, el tipo de campo “C” significa caracter, “N” significa numérico y“F” significa fecha.



Asistente de Importación - Detalles de Campo

Esto paso se utiliza para definir los nombres de cada campo y sus detalles o atributos, así como también para identificar aquellos campos o áreas que no se desean importar.

Identifique cada campo, conciliando su selección con el diseño de registro tal como se detalla a continuación:


1. Seleccione el campo en el área de datos. Se marcará en color celeste.

2. Ingrese el Nombre de Campo

3. Si lo desea puede agregar la Descripción del campo (es opcional).

4. Acepte o cambie el Tipo de campo. Observe que en la sección Ejemplo Convertido se proporciona el valor convertido del primer registro de acuerdo al tipo de campo seleccionado. En caso de no ser el correcto, haga click en el botón de lista en el cuadro de texto Tipo, y seleccione el tipo de campo apropiado.

5. Pulse aceptar, corrija o agregue información adicional al tipo de campo.

Campo Numérico Número de decimales

Campo Fecha Ingrese una máscara de fecha que describa su formato en el archivo Ventas.txt, por ejemplo AAAAMMDD

Continúe definiendo cada campo realizando el mismo procedimiento.

NOTA

Si no desea importar alguno de los campos active la opción “No importar este campo”.

6. Haga click en el botón Siguiente para continuar.


Asistente de Importación – Especificar Nombre de Archivo IDEA

El paso final consiste en especificar las opciones de importación, guardar la definición de registro creada usando el Asistente de Importación (para volver a utilizarla en futuras auditorias) y especificar el nombre del archivo resultante.

Para especificar las opciones de importación:

1. Acepte la opción Importar la base de datos (preferible a enlace). Utilizando la opción importar, IDEA se ejecutará de manera más rápida que si enlaza el archivo.

2. Active la opción Generar estadísticas de Campo. Estas se utilizarán para la conciliación.

3. IDEA guardará automáticamente en la carpeta de trabajo la definición de registro utilizada con el nombre Ventas.rdf. Posteriormente, de ser necesario, podrá utilizar esta definición para importar archivos de datos de similares características, o para realizarle alguna modificación.

4. Coloque como Nombre de la base de datos: Detalle de Ventas


Haga click en el botón Finalizar una vez que haya terminado.

Los datos serán importados en la carpeta de trabajo, y serán visualizados en la Ventana de Base de Datos.

5. Maximice la Ventana de Base de Datos.

6. Haga click en el botón Establecer Total de Control de la barra de herramientas de la Base de Datos.


Se mostrará una lista con los campos numéricos de la base de datos. Seleccione el campo MONTO.

El total de control 6.406.119,08 aparecerá en el cuadro de texto total de control. Los auditores deberían conciliar este monto contra el total de ventas del período antes de comenzar con las correspondientes pruebas de auditoria.


Base de Datos Detalle de Ventas


11. SUMARIZACIÓN DE CAMPOS

OBJETIVO:

Sumarizar las Ventas por cliente para generar una lista con los saldos pendientes de pago.

Esta prueba permitirá también identificar el número de transacciones realizadas por cada cliente.

Asegúrese que Detalle de Ventas sea la base de datos activa.

1. Seleccione la opción Sumarizar Campos del menú:

ANALISIS – Sumarización de Campo - Rápida...

2. Seleccione e ingrese lo siguiente:

Campo de Sumarización: NUM_CLIENTE

Campos para totalizar: MONTO

Haga click en el botón Campos y observe que no hay ningún campo seleccionado Esto limita la información innecesaria a incluir en el archivo de sumarización.

Haga click en el botón Aceptar para volver al cuadro de diálogo Sumarización de Campo Rápida (Sin índice).


Hay dos tipos de salida para la sumarización:

• Crear Base de Datos de Sumarización

• Crear Resultado de Sumarización

Utilice la opción crear Base de Datos de Sumarización pues será necesaria para unirla posteriormente a la Base de Datos Maestro de Clientes.

La opción Crear Resultado de Sumarización muestra el resultado en una Vista de Resultados en la base de datos Detalle de Ventas. Esta opción no será seleccionada en este ejercicio.

Observe que, como en la mayoría de las pruebas en IDEA, se puede aplicar un criterio a la prueba como ser por ejemplo sumarizar las transacciones sólo para un período determinado. Como ocurre con otras pruebas en las que se puede aplicar un criterio, si éste ya fue aplicado utilizando la opción Criterios de Presentación de la barra de herramientas de la Base de Datos, la ecuación correspondiente se visualizará en el cuadro de texto Criterio dentro del cuadro de diálogo. No obstante, puede crearse un nuevo criterio o modificar uno existente a través del Editor de Ecuaciones del cuadro de texto criterio.

Ingrese como nombre de Archivo: Transacciones Totalizadas.


Haga click en el botón Aceptar.

3. Observe en la base de datos resultante los siguientes campos:

NUM_CLIENTE - lista todos los números de cliente

NUM_DE_REGS - cantidad de registros (transacciones) para cada cliente

MONTO - total de transacciones para cada cliente

Observe también la cantidad de registros en la barra de estado.

Base de Datos Transacciones Totalizadas

12. ESTRATIFICACIÓN NUMÉRICA DE UN ARCHIVO


OBJETIVO: Estratificar los saldos de ventas para obtener un perfil de la cantidad y los valores de las transacciones en cada banda.

Asegúrese que Transacciones Totalizadas sea la base de datos activa.

1. Calcule las estadísticas para el campo MONTO para determinar el valor mínimo y el valor máximo de la población.

Seleccione la solapa Estadísticas de campo en la Ventana de base de datos

Haga click en SI para calcular las estadísticas.

Valor Mínimo 0,00

Valor Máximo: 3.656.762,47

2. Seleccione la solapa Base de Datos en la Ventana de Base de Datos.

Puede también visualizar cualquiera de las estadísticas de campo para los campos numéricos y de fecha en la parte superior de la Ventana de Base de Datos de la siguiente forma:

Posicionado sobre la Ventana de Base de Datos haga click en el botón derecho del mouse y seleccione la opción Estadísticas de campo…


Seleccione Valor neto, Valor mínimo y Valor máximo de la lista de estadísticas disponibles.



Observe que se muestran las estadísticas seleccionadas en la parte superior de la Ventana de Base de Datos.

Ajuste los anchos de las columnas, incluyendo la columna Número de Registro/Nombre de Estadística, para ver los nombres y los valores de las estadísticas en forma completa. Mueva el curso a través de las filas y observe que las estadísticas obtenidas permanecen fijas.


3. Haga click en el botón Estratificación Numérica de la barra de herramientas de Operaciones.

Aparecerá el cuadro de diálogo Estratificación Numérica.


4. Seleccione MONTO como Campo para Estratificar.

Para especificar las bandas de estratificación siga los pasos detallados a continuación:

• Modifique el Incremento a 5.000,00

• Haga click en el cuadro de texto Límite Superior de la primer fila y observe que ha cambiado a 5.000,00

• Haga click en la segunda fila del área de hoja de cálculo. Esto colocará automáticamente las cantidades 5.000,00 a 10.000,00

• Seleccione las siguientes 3 filas del área de hoja de cálculo. Esto debe llevar el rango hasta 25.000,00

• Haga click en el cuadro de Incremento nuevamente, y modifique el incremento a 25.000,00

• Seleccione las siguientes 7 filas del área de hoja de cálculo, es decir hasta la fila 12.



Se crea la solapa Estratificación Numérica en la parte inferior de la Ventana de Base de Datos y se muestra el informe de estratificación para el campo MONTO.

5. Haga click en el botón Imprimir vista previa de la barra de herramientas situada en la Vista de Resultado de Estratificación Numérica. Ajuste el acercamiento para apreciar mejor el informe (por ejemplo al 100%).


Vista Preliminar del Informe de Estratificación Numérica

Si esta conectado a una impresora, puede imprimir el informe haciendo click en el

botón Imprimir de la barra de herramientas de la Vista Previa.

6. Vuelva a la vista de resultados haciendo click en el botón Restaurar vista de

resultados .


7. Observe que hay 219 transacciones en la banda que va de >= 0 a < 5,000.00. Haga doble click sobre esta banda para observar los registros correspondientes.

Observe que estas �ransacciones pueden ser guardadas en una base de datos en IDEA o pueden imprimirse.

Haga click en el botón Hecho para retornar a la Vista de resultado.

8. Posiciónese con el cursor sobre cada botón de la barra de herramientas de la Vista de Resultados y vea sus funciones descriptas en los respectivos mensajes. Observe que los resultados pueden ser exportados a un archivo con un amplio rango de formatos, o adjuntarse a un mail.


9. Grafique los resultados haciendo click en el botón Ver el gráfico del resultado

.

10. Se proporciona una barra de gráficos la cual puede personalizarse utilizando las opciones de gráficos.

Modifique el campo EJE Y reemplazando # Registros por MONTO.

11. Dentro del menú GALERIA seleccione cada tipo de gráfico para ver las opciones disponibles. Elija finalmente la opción gráfico de barras.


12. Para especificar el Título del Gráfico:

• Seleccione las siguientes opciones en la barra de herramientas de gráficos:

VER – Propiedades

• Elija la solapa General.

• Ingrese como título Saldo de Ventas.


• Haga click en el botón Aceptar.

13. Para especificar el EJE Y y las Etiquetas:

• Seleccione las siguientes opciones de la barra de herramientas de gráfico:

VER – Propiedades

• Elija la solapa Ejes.

• Asegúrese que este seleccionado el Eje Y.

• Marque la opción Mostrar rejilla.

• Haga click en el botón Detalles.


• Seleccione la solapa Escala y cambie la Unidad de Escala a 1000.00.


. Seleccione la solapa Etiquetas e ingrese el título Saldo $ (miles).

• Haga click en el botón Aceptar del cuadro de diálogo Propiedades de Eje Y.

• Haga click en el botón Aceptar del cuadro de diálogo Propiedades de Gráfico

14. Para especificar el EJE X y las Etiquetas:

• Seleccione las siguientes opciones en la barra de herramientas de gráficos:

VER – Propiedades

• Elija la solapa Ejes.

• Seleccione el Eje X.


• Marque la opción Mostrar rejilla.

• Haga click en el botón Detalles.

• Seleccione la solapa Etiquetas e ingrese el título Estrato.


• Haga click en el botón Aceptar del cuadro de diálogo Propiedades de Eje X.

• Haga click en el botón Aceptar del cuadro de diálogo Propiedades de Gráfico.

15. Para modificar las Fuentes del Título y las Etiquetas:

Cambie la fuente del título del Gráfico seleccionando EDITAR – Fuentes – Título superior, pudiendo elegir así la fuente, estilo, tamaño y color que desee.


Cambie la fuente del título del Eje Y, seleccionando Editar – Fuentes – Título Izquierda pudiendo elegir así la fuente, estilo, tamaño y color que desee.

Cambie la fuente del título del Eje X, seleccionando Editar – Fuentes – Título inferior pudiendo así elegir la fuente, estilo, tamaño y color que desee.

16. Para guardar el gráfico seleccione en la barra de herramientas de Gráfico:

ARCHIVO – Guardar Gráfico

Guarde el gráfico en la carpeta \Archivos de Programa\IDEA\Tutorial.

Ingrese como nombre del gráfico Estratificación Numérica del Saldo de Ventas

Observe los diferentes tipos de gráficos que pueden guardarse (incluyendo una plantilla de gráficos para aplicar la configuración a gráficos futuros). Utilice la opción Archivos de Gráfico.


Haga click en el botón Guardar. Se guardará el gráfico en la carpeta de trabajo.

17. Seleccione en el gráfico la barra correspondiente al Estrato 6, observe que su color se oscurece y sus valores para x e y (número de estrato y saldo) aparecen en una mensaje con fondo amarillo.

Haga doble click sobre la barra para obtener los registros que pertenecen al estrato seleccionado.


Haga click en el botón Hecho.

18. Cambie la solapa de vista de resultado Estratificación numérica haciendo doble click sobre la misma e ingrese como nombre Perfil Saldo de Ventas.

NOTA

El cambio en la solapa de vista de resultados se guardará en el Historial.


19. Vuelva a la vista del resultado de la estratificación haciendo click en el botón Ver la

rejilla de resultado de la barra de herramientas de Vista de Resultados.

20. Vuelva a la Vista de la Base de Datos Transacciones Totalizadas.

21. Posicionando el cursor sobre la Vista de la Base de Datos haga click en el botón derecho del mouse y seleccione la opción Estadísticas de campo, luego haga click en Quitar Todo y finalmente haga click en el botón Aceptar.


13. TABLA PIVOT

OBJETIVO:

Obtener un perfil del archivo Detalle de Ventas en formato tabla.

Esta función permite al usuario crear múltiple sumarizaciones en una tabla calculando los totales, el promedio o la cantidad de registros.

1. Asegúrese que la base de Datos Detalle de Ventas sea la base de datos activa.

2. Haga click en el botón Tabla Pívot de la barra de herramientas de Operaciones.

Aparecerá en pantalla el constructor para la Tabla Pivot.


3. Marque el campo TIPO_PAGO y llévelo con el mouse al área titulada como Colocar Campos de Fila Aquí.

Marque el campo COD_PROD y llévelo con el mouse al área titulada como Colocar Campos de Columna Aquí.

Marque el campo MONTO y llévelo con el mouse al área titulada como Colocar Elementos de Datos Aquí.


De esta manera se obtiene un perfil de la base de datos Detalle de Ventas por Tipo de Pago y Código de Producto con los totales (MONTO) correspondientes a cada combinación.

Aparecen también en las columnas los totales por fila. Para ocultar los Totales o para revertir el orden en que aparecen los Códigos de Producto, haga click en el botón derecho del mouse sobre una de los códigos de producto. Marque y desmarque las diferentes opciones y observe los cambios en la tabla.


4. Puede modificar la tabla actual para calcular la cantidad de registros por cada combinación haciendo click en el botón derecho del mouse sobre cualquiera de los números de la tabla, aparecerá entonces el siguiente cuadro de diálogo:

Seleccione Cantidad y haga click en Aceptar.


5. Utilizando la barra de desplazamiento inferior podrá observar que las cuatro ventas pertenecientes al código de producto “02” fueron pagadas con AMEX (American Express). Podrá observar esto en detalle haciendo doble click en la celda correspondiente o, marcando la celda y luego haciendo click en el botón Mostrar

los registros asociados con los datos seleccionados .


Haga click en el botón Hecho.

6. La Tabla Pivot de IDEA permite a los usuarios tener numerosos campos en una fila, columna, o área de datos. Acceda al cuadro de diálogo Campos haciendo

click en el botón Mostrar Campos . Agregue el campo VENDEDOR en el área de columnas ubicándolo a la izquierda del campo COD_PROD.

A continuación veremos sólo las ventas para los códigos de producto “02” y “04”, pero tomando como eje principal al campo Vendedor.

Haga click en la lista desplegable del campo COD_PROD y seleccione sólo los códigos de producto “02” y “04”.


Observe que puede comprimir o expandir los detalles de cada vendedor haciendo click sobre los símbolos – o + ubicados al lado de cada número de vendedor. Para comprimir todo, haga click en el botón derecho del mouse sobre el campo VENDEDOR en el área Columna y seleccione la opción Retraer todo.


14. UNIÓN DE BASES DE DATOS

OBJETIVO:

Con el fin de probar si los límites de crédito han sido excedidos es necesario unir la Base de Datos Maestro de Clientes, que contiene los límites de crédito, con la de Transacciones Totalizadas que contiene los saldos de venta.

Esta prueba identificará también clientes que no poseen saldos y transacciones para las cuales no existe un registro en el Maestro de Clientes.

1. Asegúrese que la base de datos Transacciones Totalizadas sea la base de datos activa.

La clave en común a través de la cual se van a unir las bases de datos, es el campo Número de Cliente . El tipo de datos que contenga este campo clave debe ser el mismo para cada base de datos, pudiendo variar su longitud. En la Sección 10 se ha importado la base de datos Detalle de Ventas definiendo en aquella oportunidad al campo Número de Cliente como numérico, sin embargo, este campo ha sido definido como campo caracter en la Base de Datos Maestro de Clientes.

2. Haga click en el botón Manejo de Campos de la barra de herramientas de Operaciones o haga doble click en cualquiera de los datos. Aparecerá el cuadro de diálogo Manejo de Campos.

3. Para el campo NUM_CLIENTE despliegue la lista en tipos de datos y seleccione Caracter. Observe que aparecerá un asterisco junto con el nuevo tipo de dato seleccionado. IDEA conservará el tipo de datos original y, cuando posteriormente sea revertido el asterisco desaparecerá.



4. En el Explorador de Archivos marque la Base de Datos Maestro de Clientes haciendo un solo click.

5. Haga click en el botón Unir Base de Datos de la barra de herramientas del Explorador de Archivos.

Aparecerá el cuadro de diálogo Unir Bases de Datos con los nombres y cantidad de registros correspondientes a cada base de datos.

Haga click en el botón Campos tanto para la base de datos primaria como para la secundaria y observe que se han seleccionado todos los campos de ambas bases para la base de datos resultante. Podrá mantener esta selección o elegir solamente aquellos campos que considere necesarios.

6. Ingrese como nombre en Archivo: Saldos de Clientes.


7. Especifique el campo clave para la unión haciendo click en el botón Coincidencia. Aparecerá el cuadro de diálogo Campos Clave de Coincidencia.

Haga click en el cuadro de texto Campos Primarios y seleccione NUM_CLIENTE de la lista de campos disponibles. En el cuadro de texto Orden acepte la opción Ascendente establecida por defecto.

Haga click en el cuadro de texto Campos Secundarios y seleccione NUM_CLIENTE de la lista de campos disponibles.


8. Existen 5 opciones para unir bases de datos, seleccione la opción:

Todos los registros en ambos archivos.

El cuadro de diálogo Unir Bases de Datos aparecerá tal como se describe en la siguiente pantalla:


9. Haga click en botón Aceptar para unir las bases de datos seleccionadas.

Aparecerá la base de datos resultante.


15. REVISIÓN DEL HISTORIAL

OBJETIVO:

IDEA mantiene un registro de todas las acciones realizadas en una base de datos, comenzando con la importación de la misma.

El objetivo de este ejercicio es ver el historial del archivo que conserva IDEA con el fin de verificar las tareas realizadas.

1. Vea el historial de la base de datos recientemente obtenida, haciendo click en la solapa Historial en la parte inferior de la Ventana de Base de Datos.


Expanda y lea cada sección del historial observando cada operación.

En la última sección podrá observar los detalles acerca de cómo se unieron las bases de datos.

Observe lo siguiente:

Cantidad de Registros: 344 Es decir, ventas a clientes.

Registros del Primario no coincidentes:

3 Es decir, ventas a clientes no incluidos en la Base de Datos Maestro de Clientes.

Registros del Secundario no coincidentes:

41 Es decir, clientes sin ventas en el período.

2. Expanda la sección código IDEAScript del historial de la unión de base de datos. Esto puede ser útil para volver a ejecutar o automatizar las pruebas realizadas.

Comprima el historial para la prueba Unir Base de Datos.

3. Añada una nota al historial seleccionando las siguientes opciones de menú:


EDITAR - Insertar Nota

Ingrese a continuación:

Título: Ventas no autorizadas

Nota: Existen 3 ventas a clientes no autorizados.


Si desea imprimir el historial haga click en el botón Imprimir de la barra de herramientas de Operaciones.

Acepte la opción Imprimir todo.

Haga click en Aceptar dentro del cuadro de diálogo Imprimir Como.


Regrese a la vista de la base de datos haciendo click en la solapa Base de Datos en la parte inferior de la Ventana de Base de Datos.


16. VISUALIZACIÓN DE REGISTROS

OBJETIVO:

Buscar todos los registros no coincidentes o aquellos sujetos a una condición en particular.

Compruebe que la base de datos Saldos de Clientes se encuentre activa.

1. Localice el registro 9 en donde el campo NUM_CLIENTE se encuentra en blanco (venta realizada a un cliente no incluido en la Base de Datos Maestro de Clientes).

2. Posicionado en el registro en blanco haga click en el botón derecho del mouse y seleccione la opción Desplegar todos los registros que contengan “”:


Se aplica el criterio NUM_CLIENTE1 = “” a la base de datos, el cual aparecerá en el cuadro de texto Criterios de Presentación de la barra de herramientas de Base de Datos.


Observe que hay 3 registros que cumplen con la condición, mostrándose 3/344 como cantidad de registros en la barra de estado.

3. Regrese a la vista de la Base de Datos Saldos de Clientes haciendo click en el

botón Eliminar Criterios de la barra de herramientas de Base de Datos.

4. Repita el proceso para identificar todos los clientes sin ventas en el período, es decir aplique el criterio NUM_CLIENTE = ””.

Debería haber 41 registros.


Borre el criterio volviendo a ver todos los registros de la base de datos Saldos de Clientes.


17. Manejo de Campos

OBJETIVOS:

Realizar cálculos utilizando IDEA. En este ejercicio se incrementarán los límites de crédito para cada cliente.

Agregar un campo virtual (calculado) para calcular el nuevo límite de crédito y determinar luego los clientes que han excedido dicho límite.

Compruebe que la base de datos Saldos de Clientes se encuentre activa.

1. Agregue un campo Virtual (o calculado) haciendo click en el botón Manejo de

Campos de la barra de herramientas de Operaciones.

NOTA

Puede acceder también al cuadro de diálogo Manejo de Campos haciendo doble click en la Ventana de Base de Datos.

Aparecerá el cuadro de diálogo Manejo de Campos mostrando las definiciones de campo.

2. Haga click en el botón Agregar e ingrese lo siguiente:


Nombre de Campo: NUEVO_LIMITE

Tipo de Campo: Numérico Virtual

Longitud de Campo No se detalla la longitud en los campos numéricos virtuales

Decimales: 2

Descripción: Límite de crédito actualizado

3. Haga click en el cuadro Parámetros para acceder al Editor de Ecuaciones e ingrese la siguiente ecuación: LIM_CREDITO * 1.1


Haga click en el botón Validar y salir , regresando al cuadro de diálogo Manejo de Campos.

4. Haga click en el botón Aceptar para agregar el campo NUEVO_LIMITE.

Observe que el nuevo campo se ha agregado al final, siendo el último campo en la vista de la base de datos.

El color de los campos Virtuales esta determinado por el color establecido en la solapa Configuración de Rejilla del cuadro de diálogo Opciones, al cual se accede desde el menú Ver.


18. EXTRACCIÓN DE REGISTROS

OBJETIVO:

Realizar una extracción con el fin de identificar los clientes que han excedido el nuevo límite de crédito.

Compruebe la que la base de datos Saldos de Clientes se encuentre activa.

1. Haga click el botón Extracciones Directas de la barra de herramientas de Operaciones.

2. Ingrese en Nombre de Archivo: Clientes con nuevo límite de crédito excedido.

3. Haga click en el botón Editor de Ecuaciones e ingrese la siguiente ecuación:

MONTO > NUEVO_LIMITE


4. Haga click en el botón Validar y salir volviendo al cuadro de diálogo Extraer a Archivo(s).


Observe la base de datos resultante de 4 registros en donde existen 3 ventas a clientes no autorizados.

6. Cierre todas las bases de datos seleccionando las siguientes opciones de menú:

VENTANA – Cerrar Todo


19. IDENTIFICACIÓN DE FACTURAS DUPLICADAS

OBJETIVO:

Verificar la validez de las facturas, obteniendo los números de aquellas facturas que se encuentren duplicadas.

Seleccione la base de datos Detalle de Ventas como la base de datos activa y maximice la Ventana de Base de Datos.

1. Haga click en el botón Detección de Clave Duplicada de la barra de herramientas de Operaciones.

2. Acepte la opción Salida de Registros Duplicados.

3. Ingrese como nombre en Archivo: Facturas Duplicadas.


4. Haga click en el botón Clave. Aparecerá el cuadro de diálogo Definir Clave.

Haga click en la lista desplegable de Campos y seleccione NUM_FACT. Deje como orden Ascendente.

5. Haga click en el botón Aceptar para regresar al cuadro de diálogo anterior.

6. Haga click en el botón Aceptar para ejecutar la prueba.

Observe la base de datos resultante de 4 transacciones con 2 pares de facturas duplicadas que deberían ser investigadas.

7. Cierre la base de datos Facturas Duplicadas.


20. IDENTIFICACIÓN DE OMISIONES EN LA SECUENCIA DE NÚMERO DE FACTURAS

OBJETIVO:

Realizar una prueba de omisiones en la secuencia de número de facturas para comprobar que no existan faltantes.

1. Abra la base de datos Detalle de Ventas y haga click en el botón Detección de

Omisiones Numéricas de la barra de herramientas de Operaciones.

2. Seleccione como Campo a usar: NUM_FACT.

3. Acepte la opción Todo para ejecutar la prueba sobre la totalidad de los números de factura.

4. Acepte como Incremento de Omisión 1 para verificar todos los números faltantes.


5. Haga click en el botón Aceptar para ejecutar la prueba.

6. Se mostrará el resultado en la solapa Detección Omisiones Numéricas.

7. Renombre la solapa de resultados haciendo doble click sobre ella, e ingrese como nombre Números de Facturas Faltantes.

8. Haga click en el botón Imprimir Vista Previa de la Vista de Resultados.


9. Para volver a la pantalla anterior haga click en el botón Restablecer Vista de

Resultados .

10. Vuelva a la Vista de los datos seleccionando la solapa Base de Datos en la parte inferior de la Ventana de Base de Datos.


21. EXTRACCIÓN POR VALOR CLAVE

OBJETIVO:

Seleccionar aquellos registros que respondan a un valor clave determinado y extraerlos a un archivo separado.

Se extraerán todas las ventas de los códigos de producto “05” y “06” en las que se utilizó como medio de pago la tarjeta VISA.

Abra la base de datos Detalle de Ventas.

1. Seleccione DATOS – Extracciones – Extracción por Valor Clave

2. Haga click en el botón Definir Clave y elija los campos TIPO_PAGO y COD_PROD, ambos en orden ascendente. Haga click en Aceptar.


A continuación se listan en la parte inferior del cuadro de diálogo todos los valores para TIPO_PAGO \ COD_PROD.

3. Haga click en el botón Borrar Todo, y marque los pagos hechos con VISA para los productos “05” y “06”.


Puede también, llegado el caso, agregar algún criterio. Dado que nuestro objetivo es extraer todas las ventas pagadas con VISA para dos códigos de producto dejaremos sin completar esta opción.

4. Haga click en Aceptar para realizar la extracción. Observe que aparecen dos nuevos archivos en el Explorador de Archivos. IDEA ha realizado la extracción en forma separada para cada clave.

5. Cierre todas las bases de datos seleccionando las siguientes opciones de menú:

VENTANA – Cerrar Todo


6. Seleccionando los nombres de las nuevas bases de datos, haga click en el botón derecho del mouse y elija la opción Cambiar Nombre. Ingrese los siguientes:

Pagos con VISA para código de producto 05, y Pagos con VISA para código de producto 06.

Puede utilizar esta función para dividir una base de datos extensa en pequeñas bases de datos, por ejemplo si su compañía posee varias sucursales puede utilizar la Extracción por Valor Clave para generar un archivo por cada sucursal. IDEA generará, por defecto, tantos archivos como cantidad de sucursales existan.


22. EXTRACCIÓN DE REGISTROS UTILIZANDO LAS @FUNCIONES

OBJETIVO:

Realizar una prueba de excepción más avanzada, identificando todas las transacciones realizadas un día domingo.

El Editor de Ecuaciones ofrece más de 80 @funciones para analizar los datos. Este ejercicio le mostrará cómo utilizar una @función simple y cómo obtener ayuda para utilizar todas las @Funciones.

Asegúrese que la base de datos Detalle de Ventas se encuentra activa.

1. Haga click en el botón Extracciones Directas de la barra de herramientas de Operaciones. Aparecerá el cuadro de diálogo Extraer a Archivo(s).

2. Ingrese en Nombre de Archivo: Transacciones en Domingo.

3. Para crear un criterio haga click en el botón Editor de Ecuaciones .

4. Haga click en el botón Ayuda del Editor de Ecuaciones

Seleccione la opción @Funciones.

Elija las funciones de Fecha y Hora. Se mostrará una lista con las @Funciones correspondientes junto con una breve descripción de cada una. Seleccione la función Día de Semana, @Dow(), y lea la pantalla de ayuda.


Cierre la ventana de ayuda del Editor de Ecuaciones.

5. En el Editor de Ecuaciones haga click en el botón de lista de Funciones para desplegar la lista de categorías de funciones. Seleccione Fecha / Hora.

Se mostrarán la lista de las @Funciones de fecha y hora por orden alfabético. Localice y seleccione la función DOW(). Observe la ayuda que se proporciona en el cuadro de información.


Haga doble click en la función e ingrese la expresión:

@dow(FECHA_TRANS) = 1

Compruebe la sintaxis de la ecuación y corríjala si es necesario.

6. Haga click en el botón Validar y salir



Observe la base de datos resultante y su historial.

Existe 1 transacción por $23,780.25.

8. Cierre la base de datos Transacciones de Domingo.


23. DISEÑO DE UN REPORTE

OBJETIVO:

Elegir y dar formato a los datos visualizados e imprimirlos.

La vista de la base de datos puede modificarse ya sea para verla en pantalla o para imprimirla. Una vista se puede guardar y aplicar a otra base de datos compatible como es el caso de una base de datos hija con su base madre. La última vista siempre se guarda como “última vista” y permanecerá activa hasta que se modifique. Se pueden establecer opciones adicionales para la impresión que se guardarán con la configuración de la vista.

Pueden modificarse / especificarse en una vista las siguientes configuraciones:

• Los campos visibles, incluyendo su orden.

• La fuente para cada campo / columna, incluyendo el tamaño.

• La alineación de los datos dentro de las columnas.

• Los formatos numéricos, incluyendo el Símbolo de Moneda, separador de miles y formato negativo.

• Los Formatos de Fecha.

• El ancho de las columnas.

• El color de texto y de fondo.


Pueden especificarse para la impresión las siguientes configuraciones adicionales:

• Encabezamientos y pies de páginas de reportes, junto con sus fuentes y alineaciones asociadas.

• La secuencia de registros.

• Encabezamientos de campos, subtotales, totales, y formatos numéricos.

• Incluir en forma opcional los números de registros.

• Los anchos de las columnas.

• Los márgenes de impresión.

• La orientación de página.

Este ejercicio le mostrará como modificar la vista de su base de datos tanto para verla en pantalla como para imprimirla.

1. Seleccione la base de datos Detalle de Ventas.

2. Visualización de los campos en el siguiente orden:

NUM_CLIENTE, FECHA_TRANS, TIPO_PAGO, MONTO

El orden de los campos puede ser modificado haciendo click en el nombre del campo para seleccionar toda la columna, luego haciendo un segundo click y manteniendo apretado el botón del mouse hasta que aparezca el ícono de arrastrar, pudiendo así desplazar la columna a la posición deseada. La posición activa se mostrará con una línea roja.


Para ocultar los campos de la vista:

• Seleccione el o los campos a ocultar.

• Haga click en el botón derecho del mouse.

• Seleccione la opción Ocultar Campos.

Oculte los campos NUM_FACT, VENDEDOR Y COD_PROD.

3. Para modificar la configuración de columna de cada campo:

• Haga click en el nombre del campo a modificar para marcar la columna.

• Haga click en el botón derecho del mouse y seleccione la opción Configuración de Columna.

Puede acceder también a esta opción mediante el botón Configuración de

Columna de la barra de herramientas de Operaciones.


Modifique la configuración tal como se detalla a continuación:

NUM_CLIENTE Alineación - Izquierda

Fuente - Negrita

Color del Texto - Azul

Color de Fondo – Gris claro


A continuación seleccione:

FECHA_TRANS Alineación - Izquierda

Fuente - Normal

Formato de Fecha – seleccione el formato apropiado para su país.

TIPO_PAGO Alineación - Izquierda


MONTO Alineación - Derecha

Utilice símbolo de moneda

Utilice separador de miles

Formato negativo - (1.00)

Color del texto - Rojo

Cuando todas las configuraciones de columna se hayan cambiado haga click en el botón Aceptar.

Ajuste, si es necesario, los anchos de las columnas para ver sus nombres completos.


4. Para guardar la Configuración de la Vista:

Seleccione las siguientes opciones de menú:

VER - Vista - Guardar Vista

Guarde la vista como Detalle de Ventas en la carpeta de trabajo.

Observe que el archivo tendrá una extensión.vw2

Haga click en el botón Guardar para guardar la configuración y retornar a la Ventana de Base de Datos.

5. Configuración de Página:

Seleccione las siguientes opciones de menú:

ARCHIVO - Imprimir – Configuración de Página…

Ajuste la configuración seleccionando la orientación y los márgenes apropiados.


NOTA

Las configuraciones de página son globales y se aplicarán cada vez que se imprima una base de datos a menos que se modifiquen.

6. Cree un reporte usando la configuración de vista seleccionando:

ARCHIVO – Imprimir – Crear Reporte…

Puede acceder también a esta función haciendo click en el botón Crear Reporte

de la barra de herramientas de Operaciones.


Asistente de Reportes

Se visualiza el primer paso del Asistente de Reportes. Acepte las opciones establecidas por defecto y marque la opción Permitir encabezados ocupar múltiples líneas.



Asistente de Reportes – Encabezados

Modifique los encabezados del reporte tal como se detalla a continuación:

Nombre de Campo Encabezado

NUM_CLIENTE NUMERO DE CLIENTE

FECHA_TRANS FECHA TRANSACCION

TIPO_PAGO TIPO DE PAGO

MONTO MONTO



Asistente de Reportes – Definir cortes

Este paso se utiliza para definir, si lo desea, donde se requieren los cortes de control (para los subtotales en el reporte).

. Ordene los registros de la base de datos de la siguiente manera:

NUM_CLIENTE Orden Ascendente

FECHA_TRANS Orden Descendente

• En la primera fila del área de índices selecciones el campo NUM_CLIENTE con dirección Ascendente.

• Para seleccionar el segundo campo, haga click en la segunda fila y seleccione FECHA_TRANS a través del botón de lista de Campos. Elija como dirección Descendente tal como se muestra a continuación:



NOTAS

Los registros se mostrarán de acuerdo al índice especificado.

La descripción del índice se mostrará en el cuadro de Índices Disponibles de la Barra de Herramientas de la Base de Datos una vez completado el reporte.

Asistente de Reportes – Cortes de Reporte

Para crear un corte de totalización por cada NUM_CLIENTE en el campo MONTO, complete las opciones tal como se detalla a continuación:



Asistente de Reportes – Sumas Totales

Cree los totales para el campo MONTO y utilice como fuente la opción negrita.


Asistente de Reportes – Encabezado / Pie de Página

Marque la opción Imprimir Página Cubierta e ingrese lo siguiente:

Título: Detalle de Ventas

Comentarios: Ordenado por Número de cliente y Fecha de transacción

Preparado por: Ingrese su nombre o sus iniciales

Encabezado: Ingrese el nombre de su compañía


Fecha / Hora: Deje los valores establecidos por defecto, a menos que posea alguna preferencia determinada.

Haga click en el botón Finalizar.

NOTAS

Las opciones seleccionadas / modificadas afectarán la vista a imprimir.

El nombre ingresado en “Preparado por” será mostrado en los reportes que seaccedan a través de la vista previa en la Vista de Resultados.


24. VISTA PREVIA E IMPRESIÓN DE UN REPORTE

OBJETIVO:

Revisar los reportes antes de la impresión para asegurarse que están en las condiciones deseadas.

1. Una vez que haya creado el reporte usando el Asistente de Reportes, se le preguntará si desea acceder a la Vista Preliminar del Reporte creado. Haga click en el botón Sí.

Puede acceder también a la Vista Preliminar haciendo click en el botón Imprimir

Vista Previa de la barra de herramientas de Operaciones.

2. Vea el reporte, cambiando entre una sola página y dos páginas.

3. Utilice el botón de acercamiento para ver el reporte detalladamente. (Hay dos niveles de acercamiento)


4. Controle que todas las configuraciones, incluyendo los anchos de los campos, sean correctas. Ajuste la configuración si es necesario.

NOTAS

Si desea imprimir la vista, haga click en el botón Imprimir de la Ventana Vista Previa.

Todas las configuraciones seleccionadas para el reporte (cortes de reporte, encabezados de campos totales información página cubierta) son


encabezados de campos, totales, información página cubierta) son guardadas con la vista. Cada vez que cree un reporte, se debe guardar la vista para conservar los parámetros del reporte.

5. Cierre la Ventana de Vista Previa.

6. Guarde la vista de la base de datos seleccionando:

VER - Vistas - Guardar Vista

Guarde la vista en la carpeta de trabajo establecida por defecto con el nombre Detalle de Ventas y Reporte.vw2, reemplazando el archivo existente.

7. Cierre la base de datos Detalle de Ventas.


25. IMPORTACIÓN DE UN ARCHIVO DE REPORTE IMPRESO

OBJETIVO:

Importar un archivo de reporte impreso utilizando el módulo DataImport de IDEA.

1. Haga click en el botón Asistente de Importación de la barra de herramientas de Operaciones.

2. Aparecerá el cuadro de diálogo Asistente de Importación.

Seleccione un archivo de datos a importar haciendo click en el botón Seleccionar

Archivo y luego busque el archivo impreso situado en:

C:\Archivos de Programa\IDEA\Tutorial\Inversiones.prn



3. Observe los 5 métodos de importación. Marque la opción Importar un archivo de reporte impreso.



4. Asistente de Importación – Especificar Nombre de Archivo de IDEA

Acepte la opción Generar estadísticas de campo

Ingrese como nombre de la base de datos: Inversiones

Haga click en el botón Finalizar.

Espere mientras se carga DataImport de IDEA.


5. DataImport de IDEA

El reporte se mostrará de acuerdo a la siguiente pantalla. Observe que el formato del reporte incluye:

• Títulos de Reporte

• Encabezados con información del inversor

• Transacciones del inversor


Se importará del reporte lo siguiente:

Información de Encabezado:

• Cuenta del Inversor

• Nombre del Inversor

• Dirección del Inversor

• Representante

• Oficina

• Número de Teléfono Información de Transacciones:

• Inversión

• Fecha de Vencimiento

• Valor

• Interés

DEFINICIÓN INFORMACIÓN DE ENCABEZADO:

• Primero debe establecer el punto de referencia de encabezado para cada detalle del inversor.

• Marque el texto Cuenta:

• Haga click en el botón derecho del mouse y seleccione la opción Definir Punto de Referencia de Cadena de Coincidencia

• Acepte el texto del punto de referencia haciendo click en Aceptar en el cuadro de diálogo Definir Punto de Referencia.


Se marcará Cuenta cada vez que aparezca. Este es el comienzo para los detalles del inversor.

Definición del número de cuenta: Los campos en el bloque de encabezado son definidos como Etiquetas de

Línea.

Marque el primer número de cuenta: 0604

Haga click en el botón derecho del mouse y seleccione Definir Etiqueta de Línea

Elija Texto (Carácter / Etiqueta) como Tipo de Campo

Ingrese como nombre de campo: CUENTA



Definición del nombre del inversor:

• Los campos en el bloque de encabezado son definidos como Etiquetas de Líneas.

• Marque el primer nombre: John Coles (incluyendo todos los espacios hasta la dirección).

• Haga click en el botón derecho del mouse y seleccione Definir Etiqueta de Línea.

• Elija Secuencia de Nombre (Nombre, Apellidos) como Tipo de Campo.

• Marque la opción Mayúsculas.

• Especifique la Configuración de Salida tal como se ve en la siguiente pantalla:



Definición de la dirección del inversor:

• Los campos dentro del bloque de encabezados son definidos como Etiquetas de Línea.

• Marque la primer dirección tomando en cuenta que el campo dirección tiene una longitud de 50 caracteres (verifique esto con el cuadro de texto Ancho debajo de la barra de menú).

• Haga click en el botón derecho del mouse y seleccione Definir Etiquetas de Línea.

• Elija Texto (Carácter / Etiqueta) como Tipo de Campo.


• Ingrese como nombre de campo: DIRECCION



Defina los siguientes campos de encabezado:

• REP. (Representante)

• OFICINA

• TELEFONO

DEFINICIÓN DE INFORMACIÓN DE LAS TRANSACCIONES (COLUMNAS):

Habiendo definido los encabezados, ahora definiremos las columnas de datos (transacciones) asociadas a cada encabezado.

Definición de la columna de Inversión:

• Los detalles de las transacciones son definidos como columnas.

• Marque la primer inversión: Alphatex (defina el ancho del campo con 14 caracteres).

• Haga click en el botón derecho del mouse y seleccione Definir Columna.

• Elija Texto (Carácter / Etiqueta) como Tipo de Campo.


• Ingrese como nombre de campo: INVERSION



Definición de la columna Fecha de Vencimiento:

• Marque la primera fecha: 23 JUL 2002 (sin marcan ningún espacio adicional).


• Elija Fecha (Día-mes-año) como Tipo de Campo.

• Ingrese como nombre de campo: FECHA_VTO

• Haga click en botón Aceptar.

Definición de la columna de valores:

• Marque el primer valor: 234,020 (usando como referencia para definir el ancho del campo la línea situada debajo de Valor).



• Acepte Numérico como Tipo de Campo.

• Ingrese como nombre de campo: VALOR


Definición de la columna Interés:

• Marque el primer interés: 7.62 (usando como referencia para definir el ancho del campo la línea situada debajo de Interés).


• Acepte Numérico como Tipo de Campo.

• Ingrese como nombre de campo: INTERES


ESPECIFICACIÓN DE LAS FILAS Habiendo definido las columnas, necesitamos identificar que líneas o filas se

requieren.

Definición de una Característica de Inclusión

Todos los datos están definidos y los detalles de formato también se encuentran seleccionados. El siguiente paso consiste en elegir una Característica de Inclusión (elemento o patrón) en cada línea de detalle requerida. Utilizaremos el patrón fecha para este caso en particular.

• Marque la primera fecha 23 JUL 2002.

• Haga click en el botón derecho del mouse y seleccione Incluir Línea.

• Utilizando los botones de patrones de coincidencia, reemplace la fecha que aparece en el cuadro de texto por ^^ !!! ^^^^



Observe que se han marcado solamente los datos definidos.


IMPORTACION DE LOS DATOS A IDEA

Para importar los datos a IDEA, haga click en el botón Importar a IDEA de la barra de herramientas de Operaciones.


PARA GUARDAR LA MÁSCARA: Guarde la máscara (definición de los datos) en la carpeta de trabajo:

C:\Archivos de Programa\IDEA\Tutorial

Acepte como nombre de la máscara: Inversion.msk

Haga click en el botón Guardar.

Acepte Importar los datos a IDEA.

Se importarán los datos a IDEA y se mostrarán en la Ventana de Base de Datos.


Seleccione el campo VALOR en el cuadro de texto Total de Control. Debe aparecer el valor 948.035.

Base de Datos Inversiones


26. UTILIZACIÓN DE LA LISTA DE TAREAS

OBJETIVO:

Utilizar la función Lista de Tareas para administrar el trabajo en IDEA.

La lista de tareas es una función que puede ser de suma utilidad teniéndola abierta debajo de la Ventana de Base de Datos. Esto le ayudará a organizar y administrar sus tareas y proyectos.

La Lista de Tareas contiene las siguientes características:

• Le permite realizar el seguimiento de numerosos aspectos de su trabajo tales como fechas de vencimiento, estado del proyecto, prioridades y porcentaje de avance. Pueden agregarse campos desde una lista predeterminada, también pueden eliminarse o moverse y ajustarse en tamaño para crear una lista a su medida.

• En ambientes en Red, puede accederse a la lista de tareas y compartirla con múltiples usuarios al mismo tiempo actualizándose con la frecuencia que se desee establecer.

• La lista con todas las tareas puede ser impresa para su distribución o para su uso personal.

• La lista con las diferentes tareas corresponde específicamente a la Carpeta de Trabajo (cliente) y puede estar disponible para todos los usuarios que trabajen en esa carpeta. En esto difiere de las Notas, las cuales pueden ser ingresadas desde el Historial perteneciendo específicamente a la base de datos y no a la carpeta de trabajo.


1. La ventana de Lista de tareas puede moverse, estacionarse, esconderse y mostrarse de acuerdo a sus preferencias. En primer lugar asegúrese de ver la lista

de tareas haciendo click en el botón Lista de Tareas de la barra de herramientas de Operaciones o seleccionando el ítem del Menú VER – Lista de Tareas - Mostrar.

2. Para personalizar la lista de campos, posicionado sobre la ventana Lista de Tareas, haga click en el botón derecho del mouse y seleccione la opción Campos a desplegar. O desde el menú de IDEA seleccione VER - Lista de Tareas - Campos a desplegar…

Dentro del cuadro de diálogo Campos a Desplegar, agregue los campos: Fecha Vencimiento, Fecha de Terminación, Fecha de Inicio, Prioridad, Status, Tarea de Equipo y Porcentaje Terminado.


Haga click en el botón Aceptar para regresar a la Lista de Tareas.

3. Mueva el campo de Prioridad haciendo click sobre el encabezado y arrastrándolo a la izquierda del campo Fecha Vencimiento. Aparecerá una flecha roja, suelte el encabezado en el lugar requerido.

4. Agregue un nuevo ítem haciendo click en el campo o haciendo click en el botón derecho del mouse y seleccionando la opción Añadir Nuevo Elemento.

Ingrese la siguiente información:

• ID de Usuario: No lo modifique

• Notas: “Compare los saldos de fin de ejercicio con los saldos del año anterior”


• Prioridad: Media

• Fecha Vencimiento: 31 Diciembre 2002

• Fecha Terminación: No la modifique

• Fecha de Inicio: 1 Enero 2002

• Status: En curso

• Tarea de Equipo : Si (haga click en la X dentro del cuadro)

• Porcentaje : 44

Ajuste el ancho de los campos para poder visualizar la información haciendo doble click sobre los separadores de los encabezados de campos.


27. USO DEL SISTEMA DE AYUDA

OBJETIVO:

Acceder al sistema de ayuda y obtener ayuda en una prueba en particular.

1. Haga click en el botón Ayuda de la barra de herramientas de Operaciones.

2. Seleccione la solapa de Contenidos en el Navegador de Ayuda a la izquierda de la Ventana de Ayuda.

3. El sistema de ayuda esta proporcionado como un número de “libros”. Cada “libro” debe ser expandido para visualizar sus temas de ayuda (o libros suplementarios). Haga click en el Libro Menues de IDEA para acceder a las opciones de menú.

Seleccione el menú DATOS seguido Extracciones - Extracciones Directas.

Lea el texto de ayuda acerca de Extracciones Directas.

4. Observe la barra de herramientas de Ayuda en la parte superior de la Ventana de Ayuda.


5. Seleccione Paso a Paso en la barra de herramientas de Ayuda. Seleccione cada paso y vea sus detalles.

Puede también acceder a los Consejos y Ejemplos de extracciones haciendo click en el ícono correspondiente en la barra de herramientas de la Ayuda de Extracciones.

6. Cierre la Ventana de Ayuda para salir del sistema de ayuda.


28. ELIMINACIÓN DE BASES DE DATOS

OBJETIVO:

Eliminar bases de datos innecesarias para liberar espacio en disco.

Una vez que las bases de datos no van a ser utilizadas pueden eliminarse. Existen opciones tanto para eliminar la base de datos activa como las bases de datos seleccionadas.

Para eliminar la base de datos activa, en este caso Inversiones:

• Seleccione las siguientes opciones de menú: ARCHIVO – Eliminar Base de Datos Activa

• Confirme la eliminación.

Para eliminar bases de datos seleccionadas: • Asegúrese que todas las bases de datos están cerradas. • Expanda todos los nodos del Explorador de Archivos para visualizar todos

los archivos.. • Seleccione los archivos a eliminar. • Haga click en el botón Eliminar Archivo(s)y/o carpeta(s) seleccionado/a(s)

de la barra de herramientas del Explorador de Archivos.

Confirme la eliminación.


NOTA

Antes de eliminar las bases de datos, los auditores deben considerar la posibilidad de hacer copias de seguridad necesarias como evidencia del trabajo. Se deberían hacer copias también de las vistas, ecuaciones, definiciones de registros y reportes. Ver Apéndice A para obtener información al respecto.

APÉNDICE A:

MMaanntteenniimmiieennttoo ddeell TTrraabbaajjoo

Como ocurre con todos los sistemas informáticos, el mantenimiento del trabajo (incluyendo las copias de seguridad y la eliminación de archivos no deseados) es de suma importancia al trabajar con IDEA.

COPIAS DE SEGURIDAD/RESTAURAR ARCHIVOS DE DATOS

Se deben realizar copias de seguridad por diversas razones tales como transferir archivos a otras computadoras; guardar datos relevantes o por restricciones de espacio en el disco.

IDEA utiliza un solo archivo compuesto con extensión.IMD donde almacena toda la información asociada al archivo, como las bases de datos, el esquema, el historial, las notas, los índices, los reportes, etc.

Cada uno de estos archivos será guardados en la Carpeta de Trabajo, junto con la Lista de Tareas asociada tal como se ha especificado desde el menú ARCHIVO. Sin embargo no serán guardados dentro del archivo .IMD los archivos de vistas, ecuaciones, definiciones de archivos y cualquier archivo de texto creado.


Los archivos se guardarán de la siguiente manera:

ARCHIVO CARPETA NOMBRE

Datos y archivos relacionados

Carpeta de Trabajo Nombre de archivo.imd

Lista de Tareas Carpeta de Trabajo NotasDB.mdb

Vistas Especificada en la creación

Nombre de vista.vw2

Ecuaciones Especificada en la creación

Nombre ecuación.eqx

Definiciones de Registro

Carpeta de Trabajo o especificada en la creación

Nombre de archivo.rdf

Máscaras de reporte impreso

Especificada en la creación

Nombre de archivo.msk

Información del Cliente

Carpeta de Trabajo client.inf

Código fuente de IDEAScript

Especificada en la creación

Nombre script.iss

Utilizando el Administrador de Archivos de Windows, el Explorador u otra aplicación similar podrá realizar las copias de seguridad de los archivos deseados.

Consejo: Utilice aplicaciones de compresión tales como WinZIP, PKZIP o LHA antes de realizar la copia de seguridad para reducir el tamaño de los archivos.

APENDICE A: MANTENIMIENTO DEL TRABAJO 169

ELIMINAR BASES DE DATOS

Diríjase al punto 28 del Tutorial de la Sección 4 de este manual para obtener información acerca de cómo eliminar bases de datos activas o seleccionadas.

Si desea utilizar la papelera de reciclaje al eliminar archivos, asegúrese que se ha marcado esta opción en el cuadro de diálogo Opciones del menú VER.

ELIMINAR OTROS ARCHIVOS

Utilice Windows o NT Explorer para eliminar otros archivos tales como definiciones de registro, vistas, ecuaciones, máscaras, etc.

COPIAR ARCHIVOS DE DATOS

Para copiar una o más bases de datos a otra carpeta de cliente:

• seleccione la o las bases de datos a copiar


• posicionado sobre el Explorador de Archivos haga click en el botón derecho del mouse

• seleccione Copiar A…

• elija la carpeta de destino

• haga click en el botón Aceptar.

MOVER ARCHIVOS DE DATOS

Para mover una o más bases de datos a otra carpeta de cliente:

• seleccione la o las bases de datos a mover

• posicionado sobre el Explorador de Archivos haga click en el botón derecho del mouse

• seleccione Mover A…

• elija la carpeta de destino

• haga click en el botón Aceptar.

APENDICE A: MANTENIMIENTO DEL TRABAJO 171

ACTUALIZAR EL EXPLORADOR DE ARCHIVOS

Para actualizar el Explorador de Archivos de IDEA seleccione

VER – Actualizar Explorador

O pulse la tecla F5.

O haga click en el botón Actualizar la lista de archivos del Explorador de Archivos.

APÉNDICE B:

@@FFUUNNCCIIOONNEESS

IDEA proporciona más de 80 Funciones para ejecutar operaciones tales como aritmética de fechas, búsqueda de texto, cálculos financieros y estadísticos.

Se accede a estas @Funciones a través del Editor de Ecuaciones. Al seleccionar una función se proporciona una ayuda rápida que incluye la sintaxis, una breve descripción y un ejemplo de uso de la función seleccionada. Por otro lado se proporciona una ayuda detallada en el Sistema de Ayuda del Editor de Ecuaciones.

A continuación se proporciona la lista de @funciones con una breve descripción de cada una:

• Una expresión numérica hace referencia a un número o a una ecuación que resulta luego de la evaluación en un número.

• Una cadena es una serie de caracteres como un nombre o una dirección.


@ABS obtiene el valor absoluto de una expresión numérica

@AGE calcula la cantidad de días entre dos fechas especificadas

@ASCII proporciona el código ASCII de un caracter

@BETWEEN determina si una expresión numérica se encuentra en un rango específico

@BIT identifica el valor de un bit

@BITAND oculta bits no deseados

@BITOR agrega bits extra

@CHR proporciona el caracter equivalente a un código ASCII especificado

@COMPARENOCASE compara expresiones sin tener en cuenta mayúsculas / minúsculas

@COMPIF determina si un registro satisface un criterio múltiple

@CTOD convierte fecha tipo caracter a Formato de Fecha de IDEA

@CURFORM convierte un valor numérico a texto con formato

@CURVAL convierte un campo formateado de caracter a un campo numérico

@DATE devuelve la fecha actual

@DAY devuelve el día de una fecha

@DAYSTOD convierte un número de días desde el 1 de Enero de 1900 a formato fecha

@DB calcula el saldo periódico de depreciación decreciente para un período específico

@DDB calcula el saldo de la depreciación doble decreciente

@DELETE borra un número determinado de caracteres de una cadena

@DOW devuelve el día de la semana

@DTOC convierte formato fecha a caracter

APENDICE B: FUNCIONES@ 175

@DTODAYS obtiene la cantidad de días que hay entre el 1 Ene 1900 y una fecha especificada

@DTOJ convierte la fecha a formato Juliana

@EXP calcula el valor exponencial de una expresión numérica

@FINDONEOF encuentra la posición del primer caracter coincidente en dos cadenas

@FV calcula el valor futuro de una inversión

@GETAT devuelve el caracter que aparece en una posición numérica especificada

@IF permite optar por dos resultados en base a la evaluación de una condición

@INSERT inserta una cadena dentro de una cadena existente

@INT devuelve la porción entera de un valor número

@IPMT calcula el interés pagado para un período dado

@IRR calcula la tasa interna de retorno

@ISBLANK comprueba si un campo caracter contiene blancos

@ISIN devuelve la posición inicial de una cadena dentro de otra cadena (tiene cuenta mayúsculas / minúsculas)

@ISINI devuelve la posición inicial de una cadena dentro de otra cadena (no tiene en cuenta mayúsculas / minúsculas)

@JTOD convierte fechas julianas al Formato de Fecha de IDEA

@LEFT devuelve la cantidad de caracteres especificada en una cadena contando desde la izquierda

@LEN devuelve la longitud de una cadena, incluyendo los espacios del final

@LIST determina si un criterio se cumple por alguna expresión en una lista de valores

@LOG calcula logaritmos naturales

@LOG10 calcula logaritmos en base 10

@LOWER convierte todos los caracteres de una cadena a minúsculas


@LTRIM quita los espacios iniciales de una cadena

@MATCH determina si una expresión cumple un criterio en una lista de valores

@MAX devuelve el valor máximo de dos expresiones numéricas

@MID extrae una porción de texto desde una cadena

@MIN devuelve el valor mínimo de dos expresiones numéricas

@MIRR calcula variaciones en la tasa interna de retorno

@MONTH devuelve el mes en una expresión tipo fecha

@NOMATCH determina si una expresión no cumple ningún criterio en una lista de valores

@NPV calcula el valor actual neto de una inversión

@NTOD convierte una expresión numérica en formato de fecha IDEA

@PMT calcula la cuota del préstamo

@PPMT devuelve el capital original de un préstamo

@PRECNO devuelve el número de registro físico

@PROPER convierte a mayúsculas la primer letra de cada palabra en una cadena

@PV devuelve el valor actual de una inversión

@RANDOM genera números aleatorios

@RATE calcula el porcentaje de interés de una inversión o préstamo

@RECNO devuelve el número de registro lógico (sensible a índices)

@REGEXPR compara expresiones de caracter utilizando un complejo conjunto de reglas

@REMOVE elimina todas las ocurrencias de un caracter específico

@REPEAT repite el primer caracter de una cadena un número determinado de veces

@REPLACE reemplaza una cadena o subcadena con otra

@REVERSE invierte el orden de caracteres en una cadena

@RIGHT devuelve la cantidad de caracteres especificada en una cadena t d d d l d h

APENDICE B: FUNCIONES@ 177

contando desde la derecha

@ROUND redondea valores numéricos

@SEED genera la semilla de número aleatorio

@SLN devuelve la depreciación lineal de un activo

@SOUNDEX devuelve el código de sonido para una palabra

@SOUNDSLIKE determina si dos palabras son fonéticamente iguales

@SPACESTOONE elimina espacios en blanco dejando solo un espacio entre palabras en una cadena

@SPANEXCLUDING devuelve los caracteres que aparecen antes de cualquier otro juego de caracteres especificados en una cadena

@SPANINCLUDING devuelve los caracteres al comienzo de una cadena que coinciden con cualquier caracter en otra cadena especificada

@SQRT calcula la raíz cuadrada

@STR convierte expresiones numéricas en cadena de caracteres

@STRATUM agrupa registros por intervalos

@STRIP quita toda la puntuación y los espacios en una cadena

@SYD devuelve la suma de años de depreciación lineal en un activo

@TIME devuelve la hora actual

@TRIM elimina los espacios del final

@UPPER convierte todos los caracteres de una cadena a mayúsculas

@VAL convierte una expresión tipo caracter a numérica

@YEAR devuelve el año en una fecha

INDICE A ABS.........................................................................................................................174

Accessing IDEA........................................................................................................23

Add a note ..............................................................................................................100

AGE ........................................................................................................................174

Append a Virtual .....................................................................................................107

ASCII ......................................................................................................................174

ASCII Fixed Length...................................................................................................56

ASCII fixed length file ...............................................................................................52

B Backup....................................................................................................................167

Bar chart ...................................................................................................................76

BETWEEN..............................................................................................................174

BIT ..........................................................................................................................174

BITAND ..................................................................................................................174

BITOR.....................................................................................................................174

C Chart Properties .......................................................................................................80

Chart Title .................................................................................................................77

Child database..........................................................................................................46

CHR........................................................................................................................174

Client Information .....................................................................................................24

Close window............................................................................................................46

Colour of Virtual fields ............................................................................................109


Column settings........................................................................................................38

Column widths ..........................................................................................................37

Columns widths ........................................................................................................70

COMPARENOCASE ..............................................................................................174

COMPIF..................................................................................................................174

Control Amount Total................................................................................................15

Control total ..............................................................................................................62

Copy Data Files ......................................................................................................169

Create Report .........................................................................................................133

CTOD .....................................................................................................................174

CURFORM .............................................................................................................174

Currency Symbol ....................................................................................................126

CURVAL .................................................................................................................174

Customize Toolbar ...................................................................................................13

D Database toolbar ................................................................................................15, 36

Database Window ................................................................................................5, 35

DataImport for IDEA ...............................................................................................147

DATE ......................................................................................................................174

Date and Time functions.........................................................................................122

DAY ........................................................................................................................174

Day of Week ...........................................................................................................122

DAYSTOD ..............................................................................................................174

DB...........................................................................................................................174

DDB ........................................................................................................................174

Define key...............................................................................................................114

DELETE..................................................................................................................174

INDICE 181

Delete Databases ...................................................................................................165

Deleting Data Files .................................................................................................169

Deleting Other Files ................................................................................................169

Direct Extractions .....................................................................................................47

Display Criteria .................................................................................................15, 104

DOW.......................................................................................................................174

DTOC .....................................................................................................................174

DTODAYS ..............................................................................................................175

DTOJ ......................................................................................................................175

Duplicate key detection...........................................................................................113

Duplicates ...............................................................................................................113

E Equation Editor...............................................................................................47, 111

Validate equation ..................................................................................................48

EXP.........................................................................................................................175

Extraction........................................................................................................111, 122

Direct Extraction..................................................................................................111

Direct Extractions..................................................................................................46

Key value Extraction ...........................................................................................118

F Field Manipulation...................................................................................................107

Field Manipulation dialog ..........................................................................................94

Field Statistics.................................................................................................9, 41, 68

Field Statistics toolbar...............................................................................................43

Field Summarization ..............................................................................................65

Fields to Display .....................................................................................................160


Fields to summarize .................................................................................................65

File Explorer......................................................................................................36, 171

File Explorer toolbar..................................................................................................36

Finding Records .....................................................................................................103

FINDONEOF ..........................................................................................................175

Fonts.........................................................................................................................82

Functions ........................................................................................................122, 173

FV ...........................................................................................................................175

G Gallery menu ............................................................................................................76

Gaps Detection.......................................................................................................115

GETAT....................................................................................................................175

Getting Started..........................................................................................................21

H Help ........................................................................................................................122

Help System ...........................................................................................................163

Hide Fields..............................................................................................................128

History Log................................................................................................................99

Housekeeping.........................................................................................................167

I IDEAScript

IDEAScript Code.................................................................................................100

IF 175

Import

DataImport for IDEA............................................................................................146

Date Mask.............................................................................................................60

INDICE 183

Field Delineators ...................................................................................................57

Field Details ..........................................................................................................59

File Type ...............................................................................................................55

Fixed length ASCII ................................................................................................55

Generate Field Statistics.......................................................................................33

Import a Print Report File....................................................................................144

Import ASCII Fixed Length -Example ...................................................................52

Import Assistant ....................................................................................................27

Position of each field.............................................................................................57

Save Record Definition as ....................................................................................33

Save the Mask ....................................................................................................157

Specify IDEA Filename .........................................................................................61

Import Assistant..................................................................................................53, 55

Importation................................................................................................................27

Increment..................................................................................................................72

Index

Available Indices ...................................................................................................15

Index - tutorial .......................................................................................................37

INSERT ..................................................................................................................175

INT..........................................................................................................................175

IPMT .......................................................................................................................175

IRR..........................................................................................................................175

ISBLANK.................................................................................................................175

ISIN.........................................................................................................................175

ISINI........................................................................................................................175

J Join


Join options...........................................................................................................96

Match ....................................................................................................................96

Primary Fields .......................................................................................................96

Secondary Fields ..................................................................................................96

Join Databases.........................................................................................................94

JTOD ......................................................................................................................175

K Key..........................................................................................................................114

Key Value Extraction ..............................................................................................118

L Labels .................................................................................................................79, 80

LEFT.......................................................................................................................175

LEN.........................................................................................................................175

LIST ........................................................................................................................175

Log............................................................................................................................99

LOG ........................................................................................................................175

LOG10 ....................................................................................................................175

LOWER ..................................................................................................................175

LTRIM.....................................................................................................................176

M Macro

Macro Window toolbar ..........................................................................................17

Macro Window..........................................................................................................16

Manage tasks and projects.....................................................................................159

MATCH...................................................................................................................176

INDICE 185

Match Key Fields ......................................................................................................96

MAX........................................................................................................................176

Maximum value ........................................................................................................69

MID .........................................................................................................................176

MIN .........................................................................................................................176

Minimum value .........................................................................................................69

MIRR.......................................................................................................................176

MONTH ..................................................................................................................176

Move Data Files......................................................................................................170

N Net value...................................................................................................................69

New Working Folder.................................................................................................25

NOMATCH .............................................................................................................176

Note ........................................................................................................................101

NPV ........................................................................................................................176

NTOD .....................................................................................................................176

Numeric gap detection............................................................................................115

Numeric stratification ................................................................................................71

Numeric Stratification Results ..................................................................................73

O Operations toolbar ..............................................................................................13, 36

Output Duplicate Records ......................................................................................113

P Page Setup.............................................................................................................132

Pivot Table


Drop Column Fields ..............................................................................................88

Drop Data Items....................................................................................................88

Hide Footer ...........................................................................................................89

Pivot Table................................................................................................................87

Column and Row Totals........................................................................................89

Drop Row Fields....................................................................................................88

Fields dialog ..........................................................................................................92

Pivot Table builder ....................................................................................................87

PMT ........................................................................................................................176

PPMT......................................................................................................................176

PRECNO ................................................................................................................176

Print Preview ...........................................................................................73, 116, 140

Printing a Report.....................................................................................................140

Profile database........................................................................................................87

PROPER.................................................................................................................176

PV...........................................................................................................................176

Q Quick Summarization.............................................................................................65

R RANDOM................................................................................................................176

Random Record Sampling .......................................................................................44

RATE ......................................................................................................................176

RECNO...................................................................................................................176

Record Extraction .............................................................................46, 111, 118, 122

REGEXPR ..............................................................................................................176

REMOVE ................................................................................................................176

INDICE 187

Re-order the fields ....................................................................................................39

REPEAT .................................................................................................................176

REPLACE...............................................................................................................176

Report .....................................................................................................................126

Visible fields ........................................................................................................126

Reports

Allow headings to span multiple lines .................................................................134

Define Breaks .....................................................................................................136

Grand Totals .......................................................................................................138

Header/Footer.....................................................................................................138

Print Cover Page.................................................................................................138

Print Preview.......................................................................................................140

Report Assistant..................................................................................................135

Report Breaks .....................................................................................................137

Report headings..................................................................................................135

Reset the view ..........................................................................................................40

Result graph .............................................................................................................76

Results View.............................................................................................................11

REVERSE...............................................................................................................176

RIGHT ....................................................................................................................176

ROUND ..................................................................................................................177

S Save the chart...........................................................................................................83

Save the definition ....................................................................................................52

Scale.........................................................................................................................79

Screen ........................................................................................................................3

SEED......................................................................................................................177


Sequence the records ..............................................................................................37

SLN.........................................................................................................................177

SOUNDEX..............................................................................................................177

SOUNDSLIKE.........................................................................................................177

SPANEXCLUDING.................................................................................................177

SPANINCLUDING ..................................................................................................177

Specify Field Delineators ..........................................................................................57

SQRT......................................................................................................................177

Starting IDEA..............................................................................................................1

STR ........................................................................................................................177

Stratification..............................................................................................................67

Stratification bands ...................................................................................................72

Stratification report ...................................................................................................73

STRATUM ..............................................................................................................177

STRIP .....................................................................................................................177

Summarization..........................................................................................................65

Summarization Field.................................................................................................65

SYD ........................................................................................................................177

T Thousands Separator .............................................................................................126

TIME .......................................................................................................................177

To-do List................................................................................................................159

To–do List

Fields to Display..................................................................................................160

Toolbars......................................................................................................................5

TRIM.......................................................................................................................177

Tutorial......................................................................................................................21

INDICE 189

U Unindexed Field Summarization...............................................................................65

UPPER ...................................................................................................................177

Upper Limit ...............................................................................................................72

V VAL.........................................................................................................................177

View

Hide fields ...........................................................................................................128

Modify the column settings .................................................................................128

Save the view......................................................................................................132

Save view............................................................................................................142

W Windows.....................................................................................................................5

Working Folder .........................................................................................................24

X X-Axis .......................................................................................................................80

Y Y-Axis .......................................................................................................................78

YEAR......................................................................................................................177

idea 2002 guÍa del usuario - mi sitio de auditoría,...

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