ict boek - fod financiën€¦ · web viewla relation entre le service d’encadrement ict et ses...

document.doc Aangepaste versie na stuurgroep 25/04/2003

ICT Boek - Annex Coperfin2 – BPR Stafdiensten

Aangepaste versie na stuurgroep 25 april 2003

1


Inhoudstafel1. INLEIDING.......................................................................................................................................................................................................................................................................6

1.1. DIT DOCUMENT.............................................................................................................................................................................................................................................................61.2. SCOPE...........................................................................................................................................................................................................................................................................81.3. AANPAK........................................................................................................................................................................................................................................................................9

2. ICT TO BE ARCHITECTUUR.....................................................................................................................................................................................................................................14

2.1. INLEIDING...................................................................................................................................................................................................................................................................142.2. UITGANGSPUNTEN......................................................................................................................................................................................................................................................152.3. HET COPERFIN1 “APPLICATION FRAMEWORK” ALS BASIS........................................................................................................................................................................................182.4. PROCES/APPLICATIE MATRIX.....................................................................................................................................................................................................................................212.5. OPBOUW VAN DE TO-BE ARCHITECTUUR..................................................................................................................................................................................................................222.6. OVERZICHT VAN DE APPLICATIES...............................................................................................................................................................................................................................24

2.6.1. Inleiding..............................................................................................................................................................................................................................................................242.6.1.1. Strategische Planning & Performantie Management.................................................................................................................................................................................................................. 242.6.1.2. Geïntegreerde back-office m.b.v. ERP-systemen....................................................................................................................................................................................................................... 252.6.1.3. Front-Office applicaties met integratie naar het ERP-systeem...................................................................................................................................................................................................27

2.6.2. Strategische Planning.........................................................................................................................................................................................................................................282.6.2.1. HR Planning................................................................................................................................................................................................................................................................................ 302.6.2.2. Financiële Planning..................................................................................................................................................................................................................................................................... 312.6.2.3. Supply Chain Planning................................................................................................................................................................................................................................................................ 312.6.2.4. Program Portfolio Planning......................................................................................................................................................................................................................................................... 312.6.2.5. Trend Analyse............................................................................................................................................................................................................................................................................. 32

2.6.3. Beheer FOD Financiën.......................................................................................................................................................................................................................................332.6.3.1. MIS/EIS....................................................................................................................................................................................................................................................................................... 332.6.3.2. HR Management (ERP).............................................................................................................................................................................................................................................................. 342.6.3.3. Financiële modules (ERP)........................................................................................................................................................................................................................................................... 362.6.3.4. Supply Chain Management (ERP).............................................................................................................................................................................................................................................. 38

2


2.6.3.5. Facility Management (ERP)........................................................................................................................................................................................................................................................ 392.6.3.6. Asset Management (beheer van vaste activa)............................................................................................................................................................................................................................. 392.6.3.7. Fleet management....................................................................................................................................................................................................................................................................... 40

2.6.4. Aankoop- en contractenbeheer...........................................................................................................................................................................................................................422.6.5. CRM & Customer Support..................................................................................................................................................................................................................................462.6.6. Leerapplicaties....................................................................................................................................................................................................................................................482.6.7. Work Management..............................................................................................................................................................................................................................................51

2.6.7.1. Tijdsregistratie............................................................................................................................................................................................................................................................................. 512.6.7.2. Scheduling & Resource Management......................................................................................................................................................................................................................................... 512.6.7.3. Document en content management............................................................................................................................................................................................................................................. 522.6.7.4. Dossierbeheer.............................................................................................................................................................................................................................................................................. 542.6.7.5. Programma- & Projectmanagement............................................................................................................................................................................................................................................ 55

2.6.8. Knowledge Management.....................................................................................................................................................................................................................................562.6.8.1. Marktplaats voor kennis.............................................................................................................................................................................................................................................................. 572.6.8.2. Kennisdatabanken....................................................................................................................................................................................................................................................................... 582.6.8.3. Vertaalsoftware........................................................................................................................................................................................................................................................................... 582.6.8.4. Zoekmotor................................................................................................................................................................................................................................................................................... 582.6.8.5. Library Management System (Infotheek)................................................................................................................................................................................................................................... 592.6.8.6. Legistieke kennissystemen.......................................................................................................................................................................................................................................................... 592.6.8.7. Kennissystemen bij automatisering van Business Processen...................................................................................................................................................................................................... 61

2.7. OVERZICHT VAN DE TO-BE APPLICATIEARCHITECTUUR...........................................................................................................................................................................................642.7.1. Financieel-Logistieke modules van ERP in de schoot van het FedCom-initiatief..............................................................................................................................................662.7.2. ERP voor Human Resources door samenwerking met de FOD P&O................................................................................................................................................................672.7.3. e-Learning applicaties........................................................................................................................................................................................................................................672.7.4. Planning van Resources......................................................................................................................................................................................................................................672.7.5. Informatie- en kennisbeheer................................................................................................................................................................................................................................672.7.6. Strategische planning, analyse & rapportering..................................................................................................................................................................................................672.7.7. CRM & Customer Support..................................................................................................................................................................................................................................682.7.8. Projectmatige werking........................................................................................................................................................................................................................................682.7.9. Beheer van identiteiten........................................................................................................................................................................................................................................68

3


3. ICT BEHOEFTEN EN AS-IS-SITUATIE PER BPR..................................................................................................................................................................................................69

3.1. INLEIDING...................................................................................................................................................................................................................................................................693.2. GENERIEKE PROCESSEN..............................................................................................................................................................................................................................................70

3.2.1. ICT-behoeften......................................................................................................................................................................................................................................................703.3. BPR STAFDIENST FEO (FUNCTIONELE EXPERTISE EN ONDERSTEUNING).................................................................................................................................................................71

3.3.1. ICT-behoeften......................................................................................................................................................................................................................................................713.3.2. As Is situatie........................................................................................................................................................................................................................................................73

3.4. BPR STAFDIENST S&L (SECRETARIAAT EN LOGISTIEK)...........................................................................................................................................................................................743.4.1. ICT-behoeften......................................................................................................................................................................................................................................................743.4.2. As Is situatie........................................................................................................................................................................................................................................................77

3.5. BPR STAFDIENST S&D (STUDIE EN DOCUMENTATIE)...............................................................................................................................................................................................793.5.1. ICT-behoeften......................................................................................................................................................................................................................................................793.5.2. As Is situatie........................................................................................................................................................................................................................................................82

3.6. BPR STAFDIENST B&B (BUDGET EN BEHEERSCONTROLE).......................................................................................................................................................................................853.6.1. ICT-behoeften......................................................................................................................................................................................................................................................853.6.2. As Is situatie........................................................................................................................................................................................................................................................86

3.7. BPR STAFDIENST P&O (PERSONEEL & ORGANISATIE).............................................................................................................................................................................................883.7.1. ICT-behoeften......................................................................................................................................................................................................................................................883.7.2. As Is situatie........................................................................................................................................................................................................................................................92

3.8. BPR STAFDIENST ICT................................................................................................................................................................................................................................................943.8.1. ICT-behoeften......................................................................................................................................................................................................................................................94

3.9. BPR STAFDIENST PMO (PROGRAM MANAGEMENT OFFICE).....................................................................................................................................................................................963.9.1. ICT-behoeften......................................................................................................................................................................................................................................................963.9.2. As Is situatie........................................................................................................................................................................................................................................................97

4. APPENDIX......................................................................................................................................................................................................................................................................98

4.1. APPENDIX A – OVERZICHT VAN DE FIGUREN............................................................................................................................................................................................................984.2. APPENDIX B – COPERFIN2 PROCESMODEL...............................................................................................................................................................................................................1004.3. APPENDIX C – APPLICATIONS FRAMEWORK FOD FINANCIËN................................................................................................................................................................................101

4


4.4. APPENDIX D – MATRIX PROCES/APPLICATIECATEGORIE........................................................................................................................................................................................1024.5. APPENDIX E – METHODOLOGIE................................................................................................................................................................................................................................1034.6. APPENDIX F – STRATEGISCHE EN OPERATIONELE PRINCIPES VAN DE ICT STAFDIENST........................................................................................................................................106

4.6.1. Strategische principes.......................................................................................................................................................................................................................................1064.6.2. Operationele Principes.....................................................................................................................................................................................................................................108

4.7. APPENDIX G – LEIDENDE PRINCIPES BIJ DE INFORMATIE ARCHITECTUUR..............................................................................................................................................................1164.8. APPENDIX H – ICT FRAMEWORK.............................................................................................................................................................................................................................118

4.8.1. Netcentric Enterprise Architecture Framework................................................................................................................................................................................................1184.8.2. Framework voor de Informatie Architectuur....................................................................................................................................................................................................1204.8.3. Framework voor de Delivery Vehicle Architectuur..........................................................................................................................................................................................1204.8.4. Framework voor de Applicatie Architectuur....................................................................................................................................................................................................120

4.8.4.1. Applicaties in het Framework................................................................................................................................................................................................................................................... 1204.8.4.2. Framework van de bedrijfstoepassingen voor de FOD Financiën............................................................................................................................................................................................120

4.9. Appendix I – Glossarium.........................................................................................................................................................................................................................................122

5


1. Inleiding

1.1. Dit documentDit document vormt een annex op het ICT Boek (Coperfin1 – Juli 2002) en beschrijft de bestaande en gewenste applicatiearchitectuur voor de BPR’s van de Stafdiensten1 van de FOD Financiën (zoals vastgelegd in de scope van het Coperfin2 project), met bijzondere aandacht voor het ondersteunen van de To Be processen van de Stafdiensten van de FOD Financiën.Het beoogt om gebruikt te worden als leidraad en informatiebron bij het opstellen van Coperfin projectdefinities.Het resultaat is een verzameling van interpretaties en vertalingen naar een toekomstige architectuur door verschillende medewerkers uit de Stafdiensten, hun ICT vertegenwoordigers en de ICT Stafdienst, bijgestaan door de externe consultants. Het vormt de input voor de – te plannen – “delivery fase” voor Coperfin:

1 Elke vermelding in dit document naar de ‘Stafdiensten’ is beperkt tot de BPR’s van de Stafdiensten die in scope zijn van het Coperfin2 project. Deze informatie is m.a.w. niet toe te passen op de overige Stafdiensten van de FOD Financiën.

Figuur 1 : ICT Boek als onderdeel van de Business Architectuur in de gevolgde BIM methodologie

Naast dit naslagwerk worden ook de inputbestanden (die alle detailinformatie bevat per activiteitenblok) opgeleverd zodat alle verzamelde informatie beschikbaar blijft.In hoofdstuk 2 wordt de overkoepelende applicatiearchitectuur schematisch voorgesteld en toegelicht.Het beschrijft op welke manier de applicaties van de Stafdiensten kunnen worden ingepast in het geheel van toepassingen binnen de context van de FOD Financiën en in een bredere context (vb. het

6


Federale ICT-landschap). Er wordt bijzondere aandacht geschonken aan de manier waarop informatie en functionaliteit wordt uitgewisseld tussen de verschillende bedrijfstoepassingen.

De input voor elke Stafdienst, ingezameld door de werkgroepen met het oog op het opbouwen van een applicatiearchitectuur, m.n. de ICT-behoeften per Stafdienst (TO-BE) en de beschrijving van de bestaande situatie qua ICT (AS-IS), wordt in hoofdstuk verwerkt.

In de appendices van dit document is achtergrondinformatie opgenomen die nuttig kan zijn om voorafgaande stappen te kunnen plaatsen t.o.v. dit resultaat. We verwijzen verder naar het ICT-boek van Coperfin1, vooral wat betreft de hoofdstukken rond de informatie architectuur en de ICT infrastructuur (Delivery Vehicle Architectuur).

7


1.2. ScopeDit document beschrijft de applicatiearchitectuur voor de volgende BPR’s van Stafdiensten van de FOD Financiën:

1. BPR Personeel & organisatie2. BPR ICT3. BPR Program Management Office4. BPR Budget- en beheerscontrole5. BPR Secretariaat & logistiek6. BPR Studie & documentatie7. BPR Functionele expertise & ondersteuning

Het inventariseren van de behoeften op het vlak van ICT applicaties maakt deel uit van de BPR Coperfin2 en baseert zich hierbij op de volgende procesgroepen2:

1. Beheer klanten2. Make and Operate ICT3. Budget en Boekhouding4. Personeels- en Organisatieontwikkeling5. Secretariaat en Logistiek6. Expertise en Ondersteuning7. Preventie en bescherming op het werk

2 Zie ook Appendix B – Coperfin2 Procesmodel op pagina 102

8. Info en Kennisbeheer9. Communicatie10. Management van Coperfin11. Programma Management12. Project Management13. Monitoring

De studie beperkt zich tot de bepaling van de functionaliteiten van de applicaties die nodig zijn voor de uitvoering van de processen van deze Stafdiensten.Bij het formuleren van de TO-BE behoeften werd de inspanning bewust beperkt tot het invullen van een Proces/Applicatie matrix.Er wordt immers verwezen naar het Coperfin1 ICT Boek en de toekomstige analyse en design fases voor wat betreft de stappen “subject area data/process” matrix en “user type/proces” matrix.De Proces/Applicatie matrix is vooral waardevol om de volledigheid te controleren van de applicaties die een Stafdienst nodig heeft en laat ook zien of werd nagegaan welke automatizering kan worden gebruikt bij de vermelde processen. Bovendien wijst het op potentiële conflicten (één proces komt voor in verschillende applicaties vb.) binnen een BPR of tussen de BPR’s.De beschrijving van de AS-IS situatie toetst de inzetbaarheid van applicaties die vandaag de dag in gebruik zijn aan de processen van Coperfin2. Er werd geopteerd om geen diepgaande analyse uit te voeren van de bestaande situatie en dit vooral wegens het feit dat er een algemene consensus is dat dit weinig toegevoegde waarde zou opleveren bij de uitwerking van het realisatieplan.

8


Met betrekking tot de informatie architectuur en de ICT infrastructuur (delivery vehicle architectuur), wordt – gezien de belangrijke synergieën tussen de processen van de Stafdiensten en de overige administraties – verwezen naar het ICT Boek van Coperfin1. Deze architecturen kunnen meer in detail worden uitgewerkt bij het uitwerken van de programma’s en projecten (we verwijzen hierbij naar het realisatieplan voor Coperfin2).

1.3. AanpakDe Stafdiensten van de FOD Financiën die deel uitmaken van de Coperfin2 BPR volgen een gemeenschappelijke methodologie om tot een geïntegreerd resultaat te komen voor de Stafdiensten:

Ontwerp & voorbereiding

Real

isat

iepl

anRe

alis

atie

plan

Principes

FASE 1

Stra

tegi

sche

pri

ncip

esSt

rate

gisc

he p

rinc

ipes

Ope

rati

onel

e pr

inci

pes

Ope

rati

onel

e pr

inci

pes

Principes

FASE 1

Stra

tegi

sche

pri

ncip

esSt

rate

gisc

he p

rinc

ipes

Ope

rati

onel

e pr

inci

pes

Ope

rati

onel

e pr

inci

pes

FASE 2

VTE’sVTE’s

ICT BehoeftenICT Behoeften

Infrastructuur behoeftenInfrastructuur behoeften

ProcessenProcessen

Analyse As-I s gradenAnalyse As-I s graden

Traject LoopbaanTraject Loopbaan

Roll-outFASE 3

Fasering ProcessenFasering Processen

Fasering UitstroomFasering Uitstroom

Fasering OpleidingFasering OpleidingFasering RekruteringFasering Rekrutering

Fasering InfrastructuurFasering Infrastructuur

- Organisationele prioritisering - Meerjaren implementatie

Traject OrganisatieTraject Organisatie

Traject FunctieTraject Functie

Principes

FASE 1

Stra

tegi

sche

pri

ncip

esSt

rate

gisc

he p

rinc

ipes

Ope

rati

onel

e pr

inci

pes

Ope

rati

onel

e pr

inci

pes

Figuur 2 : Aanpak Coperfin2

9


In de onderstaande figuur wordt de aanpak voorgesteld om de ICT behoeften te definiëren en te formaliseren in een applicatiearchitectuur.

Stap 4: Analyse van

functionaliteiten in ICT boek

Stap 4: Analyse van


Stap 1: Presentatie ICT model


Stap 2: Inventarisatiefunctionele behoeften


Stap 3: Invullen

ICT template naar benodigde functionaliteiten

Stap 3: Invullen


Stap 5: Vertalen naar programma’s

voor realisatieplan


voor realisatieplan

RealisatieplanI CT behoeften

Figuur 3: Aanpak voor de inventarisatie van ICT behoeften

De verschillende stappen in de aanpak van Coperfin2 worden hier verder uiteengezet.


Stap 4: Analyse van


Stap 4: Analyse van






Stap 3: Invullen


Stap 3: Invullen



voor realisatieplan


voor realisatieplan

RealisatieplanICT behoeften

Figuur 4 : Stap 1 bij de inventarisatie van ICT behoeftenTijdens de eerste stap worden de resultaten uit het ICT-boek verduidelijkt aan de BPR-werkgroepen. Het is belangrijk om inzicht te hebben in de resultaten van Coperfin1, omdat de ICT architectuur die is beschreven als resultaat van Coperfin1 verder zal worden aangevuld in functie van de stafdiensten. Daarbij wordt gebruik gemaakt van het “Revenue Applications Framework”3 dat wordt geïntroduceerd in het ICT-boek en dat verder wordt beschreven in sectie 2.3 (Het Coperfin1“Application Framework” als basis). De template die gebruikt wordt voor het inventariseren van de functionele behoeften is gebaseerd op dit Revenue Applications Framework.

3 Copyright Accenture, 2003, Alle rechten voorbehouden 10


Stap 2: Inventarisatie functionele behoeften

Stap 4: Analyse van


Stap 4: Analyse van






Stap 3: Invullen


Stap 3: Invullen



voor realisatieplan


voor realisatieplan


Figuur 5 : Stap 2 bij de inventarisatie van ICT behoeftenBinnen elke BPR werkgroep wordt een ICT vertegenwoordiger aangeduid, die belast is met de inventarisatie van de functionele behoeften.Elke ICT-verantwoordelijke heeft, samen met de projectleiders, de functionele behoeften gedefinieerd. Deze inventarisatie gebeurt op het niveau van processen of activiteitenblokken (waar meer detail nodig is). Daarnaast wordt er nagegaan in welke mate de huidige applicaties de To Be processen ondersteunen.

Stap 3: Invullen van de ICT template

Stap 4: Analyse van


Stap 4: Analyse van






Stap 3: I nvullen


Stap 3: I nvullen



voor realisatieplan


voor realisatieplan

RealisatieplanICT behoeften

Figuur 6 : Stap 3 bij de inventarisatie van ICT behoeftenVoor elke stafdienst worden de functionele behoeften geformaliseerd door middel van het invullen van een vooraf gedefinieerde template. De gebruikte template is uitgewerkt op basis van het “Revenue Applications Framework”:

Work management Kennisbeheer Planning applicaties Beheer applicaties Contractenbeheer Leerapplicaties

11


Bij het invullen van de template wordt er ruim aandacht gegeven aan het toevoegen en uitwerken van functionaliteiten in de applicatiecategorieën.Bij het invullen van de template wordt de belangrijkheid van de functionaliteit voor een bepaald proces (activiteitenblok) aangegeven door een numeriek waarde .

Proces 1 <naam>

1 1 21 2

22 1

1 11 1 1 1

Tijdsbeheer & MiddelenbeheerWorkflow

… … …

Pla

n m

eetin

gs, c

onfe

rent

ies,

enz

. tus

sen

vers

chill

ende

sle

utel

figur

en.

Voe

r aut

omat

isch

e ta

ken

uit

Activiteitenblok 5 <naam>








Stu

ur ta

ken

en u

itzon

derin

gen,

met

ee

rbie

digi

ng v

an d

e ta

kenv

olgo

rde

Ond

erho

ud g

ebeu

rteni

s- e

n he

rinne

rings

lijst

en v

oor u

itzon

derin

gen

Toew

ijzin

g, o

pnie

uw to

ewijz

en e

n na

gaan

va

n w

erk

Bep

alin

g / U

pdat

e m

ogel

ijkhe

den

/ va

ardi

ghed

en v

an m

idde

len

Bev

raag

bes

taan

de m

idde

len

Bep

alen

van

de

nodi

ge e

lem

ente

n vo

or d

e af

wer

king

van

een

opd

rach

t

Mon

itor d

e vo

orui

tgan

g va

n ee

n pr

ojec

t

Pla

n m

anue

el w

erk

Aan

duid

en d

at h

et p

roce

s m

oet d

oorg

aan

door

een

and

ere

dien

st /

pers

oon.

Cre

ëer g

edee

lde

kale

nder

s

Cre

ëer t

aken

lijst

en

Pla

n au

tom

atis

che

take

n

Bep

alin

g / U

pdat

e va

n de

bes

chik

baar

heid

va

n m

idde

len

Gelieve per proces aan te duiden welke functionaliteiten van toepassing zijnDe gele kolommen dienen om bijkomende functionaliteiten toe te voegenIndien een functionaliteit zeer belangrijk is, duid aan met het cijfer 2.Indien een functionaliteit minder belangrijk is, duid aan met het cijfer 1.Indien een functionaliteit niet van belang is, dient u niets in te vullen.

Figuur 7 : Gebruik van ICT Template bij stap 3 (illustratief)

Daarnaast gebeurt ook een inventarisatie van de As Is, waarbij de bestaande applicatie en functionaliteiten worden bekeken ten overstaan van de To Be processen.

Stap 4: Analyse van functionaliteiten in het ICT-boek

Stap 4: Analyse van


Stap 4: Analyse van






Stap 3: Invullen


Stap 3: Invullen



voor realisatieplan


voor realisatieplan


Figuur 8 : Stap 4 bij de inventarisatie van ICT behoeftenDe functionaliteiten, die door middel van de templates zijn geïnventariseerd en opgeleverd door elk van de werkgroepen, werden geanalyseerd en geconsolideerd tot de uniforme applicatiesarchitectuur die verder wordt besproken in dit document (zie hoofdstuk 2)De geïndentificeerde As Is omgeving wordt gebruikt om een kloofanalyse te maken, die zal worden gebruikt bij het uitwerken van een realisatieplan.

12


Stap 5: Vertalen naar programma’s voor realisatieplan

Stap 4: Analyse van


Stap 4: Analyse van






Stap 3: Invullen


Stap 3: Invullen



voor realisatieplan


voor realisatieplan


Figuur 9 : Oplevering van een Realisatieplan (Stap 5)

Een realisatieplan wordt uitgewerkt waarbij, op basis van de resultaten van Coperfin1, Federale initiatieven, de uitgetekende applicatiearchitectuur, de operationele en leidende principes, de processen, enz. een stappenplan voor realisatie wordt voorgesteld.Het realisatieplan geeft hierbij een overzicht van de fases, timing en opsplitsing in programma’s en projecten om de To Be ICT-architectuur voor de Stafdiensten te kunnen implementeren binnen de FOD Financiën.

13


2. ICT TO BE Architectuur

2.1. Inleiding

Dit hoofdstuk wil de gewenste applicatiearchitectuur voor de Stafdiensten van de FOD Financiën vastleggen. In dit hoofdstuk zetten we het « horizontaal beeld » neer van de To Be architectuur: het geeft het overkoepelend beeld van de applicaties die door de Stafdiensten (al of niet gemeenschappelijk) zullen worden gebruikt bij de uitvoering van hun processen. Ter informatie worden de uitgangspunten voor de informatiearchitectuur kort verduidelijkt.Bij het uittekenen van de applicatiearchitectuur worden de verbanden tussen de architectuurcomponenten en de BPR-processen beschreven. Voor elke type van applicatie wordt in dit hoofdstuk een omschrijving gegeven van de belangrijkste componenten die ertoe behoren. We baseren ons hier vooral op de input van de ICT Template ,op de resultaten uit Coperfin1 en enkele relevante resultaten uit Federale studies of projecten. Indien relevant, wordt in dit hoofdstuk eveneens – per BPR – de unieke kenmerken of speciale aandachtspunten vermeld die zullen moeten worden meegenomen bij het ontwerp en de realisatie van de applicatie.

14


2.2. UitgangspuntenBij het uittekenen van de architectuur voor de Stafdiensten zijn we vertrokken van de volgende uitgangspunten die van belang kunnen zijn bij het afwegen van mogelijke opties en invullingen:

Eén ICT-architectuur voor de FOD Financiën Identieke ICT-fundamenten De business processen van de Stafdiensten zijn vrij generiek “Buy vs Build” Integratie is een sleutelelement Streven naar een maximale synergie Integratie binnen de FOD Financiën “Back-office” en “Front-office” applicaties

1. Eén ICT-architectuur voor de FOD FinanciënDe applicatiearchitectuur voor de Stafdiensten kan niet los worden gezien van de applicatiearchitectuur uit Coperfin1. Beide baseren zich op het Revenu Applications Framework en zullen uiteraard synchroon (niet serieel) moeten worden uitgebouwd.Het behoort niet tot de scope van deze opdracht om beide architecturen ook te integreren.

2. Identieke ICT-fundamentenNiet alleen kunnen we stellen dat dezelfde ICT fundamenten (zie Realisatieplan Coperfin1) ook gelden voor de BPR’s van de Stafdiensten, maar ook zullen de hier voorgestelde applicaties voor hun realisatie afhankelijk zijn van deze ICT fundamenten. Hun uitvoering ervan zal dus moeten gealigneerd worden met het realisatieplan voor Coperfin2.

3. De Business Processen van de Stafdiensten zijn vrij generiek

De business processen van de Stafdiensten zijn – over het algemeen – niet uniek aan de FOD Financiën.De processen zijn m.a.w. meer generiek van aard en toepasbaar in verschillende organisaties en sectoren.

4. “Buy vs Build”In lijn met de “ICT Leidende Principes” en gezien het generieke karakter van de processen, zal dit document verwijzen naar applicaties die typisch in de vorm van ‘packages’ beschikbaar zijn op de markt. Met behulp van customisatie kunnen deze oplossingen dan verder worden aangepast aan de specifieke manier van werken (processen).Gezien de grote nood aan integratie, is het wenselijk om zoveel mogelijk ‘geïntegreerd’ te werken. Dit vertaalt zich in het vooropstellen van geïntegreerde oplossingen (vb. ERP), in plaats van een verticale nec plus ultra oplossing.Ter illustratie, een gelijkaardige afweging vinden we terug in het Management Plan van de DG eHR (FOD P&O):

15


Approche développement interne ou solution clef-sur-porte? Chacune de ces solutions a des avantages et des inconvénients.

Les progiciels maison répondent aux besoins de la société et lui appartiennent à 100%techniquement. Ils sont par ailleurs adaptés en fonction de l’évolution du savoir-faire de l’organisation. Malheureusement, l’élaboration de toutes pièces d’un tel progiciel est une entreprise complexe et onéreuse limitée par les frontières des connaissances de l’entreprise. Par ailleurs, leur durée de déploiement est généralement très longue...

Qu’en est-il des progiciels standard? L ’achat d’un progiciel ERP (Entreprise ResourcePlanning), permet une synergie totale entre les données et les processus d’entreprise. Autre élément non négligeable, il est rapidement disponible, ainsi que ses mises à jour générales puisque la maintenance est réalisée par le fournisseur (un élément positif en termes de continuité). Dans tous les cas, l’ERP permet une information de gestion cohérente et une stratégie générale non équivoque. La partie RH de ces logiciels bénéficie en outre d’une mise au point de plus en plus fine par les éditeurs tels que SAP, PeopleSoft et Oracle. Ce faisant, l’eHR est de plus en plus intégrée et devient, dans le même temps, plus conviviale pour les «utilisateurs normaux» que sont les managers. Bien sûr, ces progiciels ne répondent pas à 100% aux exigences propres d’un client. Ils doivent être paramétrés en fonction des caractéristiques de l ’organisation. Ce type de progiciel a aussi un prix... et la dépendance vis-à-vis de tiers augmente.

5. Integratie is een sleutelelement Er is een sterke integratie nodig tussen de applicaties

voor de Stafdiensten en de applicaties voor de lijnadministraties (Coperfin1). Het is wenselijk om zoveel mogelijk synergie na te streven bij de implementatie van oplossingen.Dit betekent ook dat er – in overleg – samen moet gezocht worden naar het beste product voor gemeenschappelijke noden.

Net zoals bij de lijndiensten merken we op dat er bij de Stafdiensten ook heel wat nood is aan samenwerking en integratie met andere overheden en instellingen (de voorbeelden zijn legio: FOD B&B, FOD P&O, FOD Economie, Selor, Gewesten, EU, OESO, enz.).

We merken op dat er sterke afhankelijkheden bestaan tussen de processen van de verschillende Stafdiensten.

Bovendien stellen we vast dat er vrij veel gelijkenissen voorkomen in de behoeften op het vlak van het type van applicatie (vb. kennisbeheer).

Er is in elk geval een algemene behoefte waar te nemen om te werken op basis van een geïntegreerde data architectuur (vb. beheer resources).

6. Streven naar een maximale synergie Het generieke karakter van de processen en de behoeften voor

integratie stimuleren het nagaan van opportuniteiten om synergie te realiseren tussen de Stafdiensten of in een Federale context.

Initiatieven in dit verband ontstaan typisch bij de ‘authentieke bron’ van de business processen (vb. FOD P&O, FOD B&B, …), of ontstaan uit een ‘precedent’ bij een andere FOD.

Naast de de technische bouwstenen (FEDMAN, UME, …), kan het realiseren van ‘applicatie bouwstenen’ in een Federaal verband zeker voor de Stafdiensten toegevoegde waarde leveren.

16


7. Integratie binnen de FOD FinanciënBovenstaande integratie Federaal per domein moet uiteraard in overeenstemming worden gebracht met de noden qua integratie in de FOD Financiën.FEDICT kan hier als ‘architect’ en intermediair meewerken om dit evenwicht te helpen realiseren voor de FOD Financiën.

8. Back-office & Front-office applicatiesOok de Stafdiensten zullen moeten worden uitgerust met back-office en front-office applicaties.Geïntegreerde back-office systemen staan in voor de (transactionele) verwerking van de sleutelprocessen en worden uitsluitend gebruikt door de ambtenaren van de FOD Financiën.Hierbij is het gebruik van een back-office applicatie niet beperkt tot één Stafdienst, maar wordt informatie en functionaliteit gedeeld tussen de verschillende Stafdiensten en lijnadministraties. Front-office applicaties bij de Stafdiensten richten zich vooral tot hun belangrijkste klanten: de ambtenaar, maar uiteraard ook de entiteiten van de FOD Financiën, andere overheden en instanties en toch in zekere zin de burger (vb. Infotheek, ICT elementen in het Contact Center, enz.).Deze applicaties moeten zorgen voor – al of niet rechtstreekse – dienstverlening via één of andere interactie en hierbij gegevens of functionaliteit van de FOD ter beschikking te stellen (vb. FAQ, Employee Self-Service).

Er zal uiteraard worden gestreefd naar een zo goed mogelijke integratie en een zo klein mogelijke redundantie tussen de front- en back-office applicaties.

17


2.3. Het Coperfin1 “Application Framework” als basis

Bij de uitwerking van de applicatiearchitectuurapplicatiearchitectuur voor Coperfin1 werd uitgegaan van Accenture’s Revenue Application Framework. Dit framework was de basis voor de uitdrukking van de behoeften in termen van To Be applicaties.Het model werd verder aangepast en uitgebreid volgens de noden en wensen van de FOD Financiën. Het resultaat is het “Coperfin1 Application Framework”.

Figuur 10 : Het Coperfin1 Application FrameworkDoor het feit dat Coperfin1 zich beperkte tot de operationele diensten, werden er processen behandeld waaruit applicatie-behoeften komen in een aantal specifieke categorieën van het framework, m.n.:

Core Processing CRM & Customer Support Product & Service Marketing Channel Management Work Management Intelligence, Risk & Knowledge Management

Dit was een evidentie omdat al gauw bleek dat de processen achter de overige applicatie-categorieën zich typisch en vooral situeren in de Stafdiensten (alsook bepaalde managementprocessen) en dus deel zouden uitmaken van de BPR Coperfin2.Op basis van deze observatie en de intermediaire resultaten van het procesboek van Coperfin2, werd geopteerd om een ICT Template (d.i. een proces/applicatie matrix) aan te reiken aan de BPR werkgroepen van de Stafdiensten die hun keuzes oriënteren naar een gelimiteerde lijst van applicatie-categorieën:

Strategic Planning: Applicaties voor strategische planning bieden ondersteuning bij het ontwikkelen van de planning van de bedrijfsvoering en het bepalen van de strategie van de FOD Financiën.

18

Intelligence, Risk & Knowledge Management

Work Management

StrategicPlanning

ManagingFOD Finance

Procurement &Contract Management

Core ProcessingChannelManagement

CRM & Customer Support

Product & Service Marketing

Understand Customer NeedsRetain Compliant Customers

Contact Center

ProactiveInitiatives

Marketing Marketing Support New Products& Services

Learning Applications

Registration

Correspondence

Returns & Liability

Payment Processing

Debt Management

Audit

Client Accounting

Financial Accounting

Customs

Patrimony Documents

GIS

ManageCustomerChannelsManage

CustomerEffectiveness

Manage 3rd

Party Channels

CaseManagement Workflow

Document & Content Management

Scheduling &Resource

Management

DecisionSupport

Data(Intelligence)

Collection

Analysis Engine

Develop Customer Insight RiskAssessment Knowledgebase

Translation

Rulebase


Deze applicaties worden gebruikt in functie van de sturing van het bedrijf door het topmanangement van de FOD Financiën, meer bepaald voor het uitwerken van de planning op middellange en lange termijn.Toepassingen in deze categorie rond strategische planning zijn vb. toepassingen voor trend- & policy-analyse, balanced score card, financiële planning, HR-planning, enz.

Managing FOD Finance: In deze categorie worden toepassingen samengenomen die zich laten kenmerken door het feit dat deze applicaties gericht zijn op de ondersteuning van het beheer van de FOD Financiën als onderneming.. Enerzijds zijn er de applicaties die instaan voor het beheer van de financiële boekhouding, financiële controle, facturatie, klanten en logistiek.Daarnaast behoren de applicaties voor het beheer van het personeel tot de subcategorie Human Resource Management. Concreet bieden de functionaliteiten mogelijkheden naar de ondersteuning van de stafdienst P&O, via bijvoorbeeld personeelsregistratie, opvolging van vakantiedagen, competentiemanagement, enz.Tot slotte worden toepassingen aangereikt die gericht zijn op de analyse en rapportage van gegevens (voor het maken van grafieken, rapporten, verslagen, analyses en het opvolgen van performantieindicatoren met behulp van Executive Information Systems en MIS (Management Information Systems) en dit in het

kader van de bedrijfsvoering van de FOD Financiën als onderneming..We onderscheiden in deze categorie volgende toepassingen: Human Resource Management, Financial Management, MIS/EIS, Facility Management, Asset Management en Supply Chain Management.

Procurement & Contract Management: Procurement en Contract Management verzamelt een aantal applicaties die ondersteuning bieden bij de bedrijfsvoering van de FOD Financiën, meer bepaald m.b.t. de processen van aankoop en het beheer van kontrakten.

CRM & Customer Support: Gezien het feit dat deze categorie reeds uitgebreid aan bod kwam tijdens het Coperfin1 project, verwijzen we hierbij naar het ICT Boek (Coperfin1).

Learning Applications:

19


Leerapplicaties ondersteunen de FOD Financiën in het opbouwen van de nodige competenties (vb. kennis, vaardigheden en gedrag). De applicaties bestaan uit een simulatietool waarmee rollenspelen en andere interactieve oefeningen kunnen ondersteund worden. Verder biedt het een basis voor e-learning, waarbij gepersonaliseerde training kan aangeboden worden inclusief evaluatie, coaching, …We onderscheiden initieel volgende subcategorieën: Simulatie, Opleiding en Referentie

Work Management: Work management applicaties laten toe dat middelen (projecten, dossiers of “cases”, personeel, facilities, enz.) efficiënt en effectief worden ingezet en opgevolgd. In deze categorie onderscheiden we vooral “case management”, “workflow management” , “tijds- en middelenbeheer” en “documentbeheer”4.

Intelligence, Risk & Knowledge Management :We verwijzen voor de beschrijving van deze categorie ook naar het ICT Boek (Coperfin1).

4 Bij deze categorie wordt wel eens verwezen naar functionaliteiten die typisch ook ingebouwd zijn in andere applicaties (vb. workflow of documentbeheer).

Samengevat kunnen we stellen dat de volgende applicatiecategorieën (ingekleurde zones) normaliter in aanmerking komen voor de ICT behoeften voor de BPR’s van de Stafdiensten:

20


Managing Contracts

Work Management


ChannelManagement




Planning ApplicationsFinancial PlanningTrend Analysis HR Planning


Managing ApplicationsManaging Applications

Managing ContractsManaging Contracts

CRM & Customer SupportCRM & Customer Support Core Processing

Planning Applications

Figuur 11 : Applicatie-categorieën voor de Stafdiensten

2.4. Proces/Applicatie Matrix

Op basis van de input uit de ICT Templates van de Stafdiensten, werd het “Coperfin1 Applications Framework” verder aangepast zodat het als werkinstrument kan worden gebruikt waarop de belangrijkste bedrijfsapplicaties voorkomen die in de FOD Financiën zullen worden gebruikt.De BPR werkgroepen hebben dit uitgevoerd op basis van een matrix (ICT Template) die het verband legt tussen de business processen en de functionaliteit in een bepaald type van applicatie: de proces/applicatie matrix.Doordat de werkwijze bovendien de Stafdiensten vrij liet om deze input aan te passen aan hun specifieke business processen en dus extra functionaliteit toe te voegen bij een applicatie (of zelfs gewoon een bijkomend applicatie-type toe te voegen), krijgen we een correct beeld te zien van de gewenste applicaties per stafdienst.

21


Proces 1 <naam>

1 1 21 2

22 1

1 11 1 1 1

Tijdsbeheer & MiddelenbeheerWorkflow

… … …

Pla

n m

eetin

gs, c

onfe

rent

ies,

enz

. tus

sen

vers

chill

ende

sle

utel

figur

en.

Voe

r aut

omat

isch

e ta

ken

uit









Stu

ur ta

ken

en u

itzon

derin

gen,

met

ee

rbie

digi

ng v

an d

e ta

kenv

olgo

rde

Ond

erho

ud g

ebeu

rteni

s- e

n he

rinne

rings

lijst

en v

oor u

itzon

derin

gen

Toew

ijzin

g, o

pnie

uw to

ewijz

en e

n na

gaan

va

n w

erk

Bep

alin

g / U

pdat

e m

ogel

ijkhe

den

/ va

ardi

ghed

en v

an m

idde

len

Bev

raag

bes

taan

de m

idde

len

Bep

alen

van

de

nodi

ge e

lem

ente

n vo

or d

e af

wer

king

van

een

opd

rach

t

Mon

itor d

e vo

orui

tgan

g va

n ee

n pr

ojec

t

Pla

n m

anue

el w

erk

Aan

duid

en d

at h

et p

roce

s m

oet d

oorg

aan

door

een

and

ere

dien

st /

pers

oon.

Cre

ëer g

edee

lde

kale

nder

s

Cre

ëer t

aken

lijst

en

Pla

n au

tom

atis

che

take

n

Bep

alin

g / U

pdat

e va

n de

bes

chik

baar

heid

va

n m

idde

len

Gelieve per proces aan te duiden welke functionaliteiten van toepassing zijnDe gele kolommen dienen om bijkomende functionaliteiten toe te voegenIndien een functionaliteit zeer belangrijk is, duid aan met het cijfer 2.Indien een functionaliteit minder belangrijk is, duid aan met het cijfer 1.Indien een functionaliteit niet van belang is, dient u niets in te vullen.

Figuur 12 : Proces/Applicatie matrix

22


2.5. Opbouw van de TO-BE architectuurHet opbouwen van een logische applicatiearchitectuur voor de Stafdiensten van de FOD Financiën is een proces waarbij gezocht wordt naar verbanden, patronen, afhankelijkheden en tegenstrijdigheden op het vlak van de processen, gegevens, structuur van de organisatie en type van gebruikers.Het resultaat is een patroon, een architectuur die het inzetten van bepaalde technologie (applicaties) moet verantwoorden om zo de gewenste business architectuur voor de Stafdiensten (het geheel van resultaten uit de Coperfin2 BPR) te kunnen realiseren.De methode die hierbij typisch wordt gevolgd bestaat uit de volgende stappen:

Figuur 13 : Methodologie bij de opbouw van een applicatie architectuur

Op basis van: de eenduidige definitie van de voorgestelde applicaties, de relaties tussen de applicaties (hoe communiceren ze

onderling ?), de bepaling van de distributie van gegevens en modules in de

applicaties, het (eventueel) gebruik van een componentenarchitectuur voor

de applicaties, een subject area data model, een subjact area data/proces matrix, een proces/applicatie matrix, een overzicht van de user types,

kan men dan een voorstel opbouwen voor een applicatiearchitectuur die in staat moet zijn om alle aspecten van de Coperfin2 business architectuur te ondersteunen die te maken hebben met technologie (applicaties).Hoe meer gegevens hierover worden verzameld, hoe groter de zekerheid zal zijn dat de voorgestelde architectuur overeen zal stemmen met de behoeften.Doordat de aanpak van Coperfin2 uitnodigde tot een zeer pragmatische aanpak, werd ook gebruik gemaakt van ‘best practices’ om de applicatiearchitectuur samen te stellen.

23


Op basis van de iteraties die voorzien zijn met de BPR werkgroepen moeten we in staat zijn met deze annex op het ICT Boek een consensus te bereiken in verband met het na te streven doel voor de applicaties van de Stafdiensten.Qua integratie van deze architectuur met de voorgestelde architectuur in het ICT Boek (Coperfin1) worden een aantal aandachtspunten aangereikt, maar dit wordt niet formeel meegenomen.

24


2.6. Overzicht van de applicaties2.6.1. Inleiding

2.6.1.1. Strategische Planning & Performantie ManagementOm het management van de Financiën in staat te stellen te begrijpen, te reageren en vooruit te zien (strategische planning) moet financiële, operationele en externe informatie op een efficiënte manier worden georganiseerd en geanalyseerd zodat inzichten ontstaan in de bedrijfsvoering, het beleid en de context.Men zegt wel eens dat beleid een proces is dat uit 4 stappen bestaat:

observatie, oriëntatie, besluitvorming, aktie.

De snelheid waarmee men deze 4 stappen kan doorlopen kan de efficiënte van het beleid drastisch beïnvloeden.Ook een aantal Stafdiensten (P&O, B&B, S&D, PMO, ICT,…) staan in voor het informeren van het management inzake ‘business insight’ en strategische planning. Het zijn inderdaad de Stafdiensten die de applicatiecategorieën ‘Strategische Planning’ en ‘Managing FOD Finance’ invullen voor de FOD Financiën.Uit benchmarks blijkt duidelijk dat het plannen en budgetteren niet alleen een zeer tijdsintensieve en dure aangelegenheid is5, maar in veel

5 FERF – The Buttonwood Group LLP: een gemiddeld bedrijf spendeert jaarlijks ongeveer $1.000 per werknemer om een operationeel plan te produceren.

gevallen wordt er bovendien te weinig gepland vanuit de strategie. Inderdaad, men stelt al te vaak vast in ondernemingen dat er enorm veel tijd en geld wordt besteed aan departementele budgettering, terwijl het strategisch kader niet is ingevuld.Het gevolg is dat men gauw in een spiraal terechtkomt van:

distantiëring van cijfergegevens en analyses die op departemeneel niveau worden gehanteerd (“That’s not my number”),

tijdrovende aktiviteiten om managementrapporten op elkaar af te stemmen, te integreren en te formatteren, in plaats van resultaten te analyseren en aktieplannen uit te werken,

minder samengewerking tussen de administraties om gemeenschappelijke doelstellingen te kunnen realiseren,

overrompeling van het management met gegevens in plaats van informatie waarop ze hun beleid kunnen afstemmen.

Ondernemingen daarentegen waar de strategie de planning aanstuurt6

blijken in de praktijk ook efficiënter te werken.Zij die dus wél uitgerust zijn met een effectief planning proces, ervaren dat tastbare en substantiële resultaten kunnen worden geboekt:

een vooruitziend beleid (inspelen op de uitdagingen van de toekomst: wat kunnen we nu ondernemen om klaar te zijn voor morgen ?),

een betere controle over de kosten, hogere operationele performantie,

6 Het proces waarbij de nadruk ligt op het verfijnen van de strategische richting en het belang van ‘ownership’. 25


verbeterde transparantie en inzicht in business materies, een betere inning en invordering.

Dit objectief realiseren betekent dat de strategie, operationele planning, performantie management en rapportage op elkaar moet worden afgestemd, zodat deze verschillende elementen elkaar kunnen versterken.Wellicht de grootste uitdaging ligt in het creëren van een top-down architectuur die ondersteuning biedt aan een betere besluitvorming op alle hiërarchische niveaus en in alle lagen van de organisatie:

Verticale integratie om het management het inzicht te bezorgen dat ze nodig hebben om de performantie van hun administraties te optimaliseren doorheen de organisatorische hiërarchie:

o N-1, N-2, N-3, Stafdiensteno Inzichten volgens geografie

Horizontale integratie om één enkel, consistent beeld te creëren over kernelementen, vb:

o Fiscale / niet-fiscale inkomsteno Klanten (al of niet gesegmenteerd)o Leveranciers

N

B&I Pat.Doc.

Thesaurie

N-2 N-2 N-2 N-2

N-3 N-3 N-3 N-3 N-3 N-3 N-3 N-3

Vert

ical

eIn

tegr

atie

Horizontale Integratie

Figuur 14 : Creëren van ‘Business Insight’ in de FOD Financiën

Voor de Stafdiensten is hier een bijzondere taak weggelegd om dit objectief mee te helpen realiseren.

26


2.6.1.2. Geïntegreerde back-office m.b.v. ERP-systemenDe inventarisatie van de ICT behoeften van de Stafdiensten en een paar recente Federale initiatieven (FEDCOM, eHR), leiden ons tot de conclusie dat het wenselijk is om ook voor de Stafdiensten te streven naar een zo groot mogelijke integratie in brede, geïntegreerde ICT systemen.Om die reden stellen we dan ook voor om de keuze te oriënteren op ‘package’-oplossingen, zoals vb. een Enterprise Resource Planning (ERP) platform:

Een ERP pakket kan een geïntegreerde oplossing vormen voor de verschillende processen van de Stafdiensten binnen de FOD Financiën in het kader van het efficiënt beheren van de financiële operaties, boekhouding, human resources, logistiek en ondersteuning van de Stafdiensten.

ERP maakt het maakt het mogelijk om de business processen en technologie van de Stafdiensten te integreren.Daarbij zijn de oplossingen tevens schaalbaar en aanpasbaar aan de evolutie van de business processen en de technologie, wat ook een stapsgewijze implementatie mogelijk maakt.

ERP systemen bevatten typisch modules of componenten, die elk een groepering zijn van een aantal transacties binnen bedrijfsprocessen, en die samen een optimaal beheer van de middelen binnen de organisatie ondersteunen.Voor elk specifiek domein (applicatiesubcategorie) is er een aparte module. Daarbij wordt de efficiëntie en interoperabiliteit gegarandeerd door de integratie van de verschillende modules.

Dit hoeft niet per se te betekenen dat alle applicaties in deze categorieën op één enkel ERP-platform moet worden geschoeid. Uit benchmarks7 blijkt immers dat amper 17% van de bedrijven meer dan 50% van hun business applicaties in één enkele ERP omgeving heeft en amper 36% heeft 25%-50% van hun functionaliteit in één ERP systeem. Gezien de integratiemogelijkheden die momenteel bestaan tussen de belangrijkste ERP-oplossingen in de markt (via standaardisatie), laat dit de FOD Financiën toe om haar keuze zo mogelijk en gewenst te oriënteren naar een best-of-breed ERP-architectuur.

Met behulp van de input in de ICT template kunnen we een aantal toepassingen identificeren die in aanmerking komen om deel uit te maken van ERP systemen (of minstens in aanmerking komen voor een sterke integratie met een ERP omgeving):

Financiële Planning Financieel Management HR Planning Human Capital Management Supply Chain Management Beheer Leveranciers Beheer Aankopen Beheer Kontracten Facility Management (gebouwen) Asset Management (in het kader van Fleet Management)

7 Bron: Hackett 2002 Book of Numbers 27


2.6.1.3. Front-Office applicaties met integratie naar het ERP-systeem

In deze fase beschikken we over te weinig gegevens om te kunnen beoordelen welke specifieke front-office applicaties zouden moeten worden voorzien om de processen van de Stafdiensten zo efficiënt mogelijk in te richten.Eens de nodige gegevens beschikbaar zijn m.b.t. de gebruikers, mobiliteit en de gewenste interacties, kan worden vastgelegd welke front-office applicaties kunnen worden ingevoerd.We gaan ervan uit dat er een aantal processen bij S&L, B&B, ICT, P&O en S&D zullen leiden tot de implementatie van specifiek front-office applicaties (vb. ‘service’-tool voor werkorders, Employee Self Service (ESS), inventarisatie via barcodes, enz.) in functie van het optimaliseren van de effectiviteit en efficiëntie van de dienstverlening.Het spreekt voor zich dat het dan zeer wenselijk is dat dergelijke toepassingen naadloos worden geïntegreerd met de de voorgestelde back-office systemen.

28


2.6.2. Strategische Planning


Work Management

StrategicPlanning

ManagingFOD Finance






Contact Center Support Center



Learning ApplicationsSimulation Education Reference

Registration

Correspondence

Returns & Liability

Payment Processing

Debt Management

Audit

Client Accounting


Customs

Patrimony Documents

GIS



Manage 3rd

Party Channels

Program &Project

Management




Management

TimeReporting

DecisionSupport

Data(Intelligence)

Collection

Analysis Engine


Translation

Rulebase

Contract Negotiation

Human ResourceManagement

Supplier Relationship Management

FinancialManagement

Human ResourcePlanning

FinancialPlanning

Contract Management

EIS

MIS

LibraryManagement

KnowledgeExchange

SoftwareDevelopment

Knowledgebase

Facility Management

Asset Management

Trend & PolicyAnalysis

BalancedScoreCard

Supply ChainManagement

Program PortfolioPlanning

Supply ChainPlanning

Figuur 15 : Situering van Strategische Planning in het Applications Framework van de FOD Financiën

Applicaties voor strategische planning concentreren zich op de lange-termijn visie en bepalen welke stappen er moeten worden ondernomen om de strategische doelstellingen te bereiken. Dergelijke applicaties gaan verder dan de analytische toepassingen (zoals MIS, EIS, enz.), die Business Performance Measurement mogelijk

maken, maar waarin het element ‘strategische planning’ typisch ontbreekt om te komen tot Business Performance Management.

Alhoewel de managementprocessen voor de strategische planning van de FOD Financiën niet worden uitgetekend door de Coperfin2 BPR, toch hebben de Stafdiensten nood aan bepaalde toepassingen voor strategische planning voor de uitvoering van een aantal van hun processen.In deze applicatiecategorie zullen dus wellicht een paar bijkomende toepassingen moeten worden toegevoegd die helpen om het management een geconsolideerd inzicht te bezorgen over de FOD Financiën (Balanced Scorecard, Dashboards, enz.), geörienteerd op de verschillende aspecten van een BSC:

Budget Portfolio Performantie Klanten Risico’s Aligneren van doelstellingen

Zoals reeds vermeld in de inleiding van dit hoofdstuk (zie 2.6.1.1), is het van groot belang dat strategische planning niet ‘bottom-up’ wordt ingvoerd (separaat in elke dimensie van de BSC) , maar wel ‘top-down’ wordt ontworpen, zoniet dan leidt dit gewoonlijk tot het volgende resultaat (illustratief):

29


Figuur 16 : Strategische planning in departementele silo’s

De gevolgen zijn legio: tijdsintensieve, arbeidsintensieve en foutgevoelige repititieve taken die niet altijd leiden tot bevredigende resultaten.Daarentegen, uit ‘best practices’ van grote ondernemingen en overheden leren we dat het beste inzicht in de FOD Financiën wordt gebouwd op basis van de behoeften van de management processen (top-down aanpak):

Informatiebronnen

Management Processen

Informatiebeheer

Toegang & Presentatievan Informatie

Technische Architectuur

PerformantieMetingen

DirectieComité

SummaryFOD

Financiën

P&O Payroll -Competenties

ProjectenPerformantie

Metingen

ExterneGegevens

Pat.Doc.

Klanten Verkoop-cijfers

UitgavenProduct-gegevens

D&AInkomsten

OperationeelDW

ExterneGegevens

KMO

OperationeelDW

Inkomsten

B&B

Uitgaven

PMO

30


Figuur 17 : Top-down benaderingvan strategische planning

Dit pleit in elk geval voor het uitbreiden van het Coperfin1 principe (cfr. ‘Data Architectuur’ en ‘Enig Dossier’ in het Coperfin1 ICT Boek) om één gemeenschappelijk data-model te hanteren binnen de FOD Financiën, inclusief de Stafdiensten.Het uitvoeren van dit principe laat zich immers vlug terugbetalen via de ondersteuning van het management proces ‘Strategische Planning’ m.b.v. een geïntegreerde benadering:

Figuur 18 : Geïntegreerde strategische planning via een geïntegreerde data architectuur

De 360°-inzichten die zo ontstaan zorgen dan voor tastbare voordelen op alle niveaus van de FOD Financiën (management, departementen, gebruikers, klanten, enz.).

2.6.2.1. HR PlanningEen toepassing voor personeelsplanning zal volgende functionaliteit bieden:

Het beantwoordt kritische vragen gerelateerd aan sleutelvaardigheden (zoals vb. hoe je personeel beantwoordt aan je vaardighedenbehoeften, en welke vaardigheden zullen tegemoet komen aan je organisationele strategie)

Het beheer van de volledige personeelsinzet (en personeelsprofielen)

Het beheer van de wervingsreserve Een succession planning tool

Verder moet het ook ondersteuning bieden bij de strategische planning van opleidingen en competentiebeheer (competentiemetingen, loopbaanexamens).Daarnaast biedt een dergelijke software mogelijkheden om een projectie te maken m.b.t. personeelszaken over een langere periode (typisch drie- tot vijf jaar).

GemeenschappelijkData Model

Summary FOD FinanciënOperationeel DW

UitgavenExterne gegevens

KlantenTax Policy

ProductgegevensVerkoopcijfers

Payroll & Competenties

GO

PMO

KMOPat.Doc. D&A

B&B

DirectieComité

P&O S&D

31


‘What-if’ modellering berekent tenslotte de impact op HR-aangelegenheden en dit via verschillende scenario’s.

2.6.2.2. Financiële PlanningFinanciële planning zal de strategie van de FOD Financiën vertalen in een financiële planning (voor het proces ‘Begroting’), waarbij typisch volgende functionaliteit voorkomt:

Efficiënte financiële consolidatie en rapportage Geïntegreerde budgettering, planning en vooruitzichten Ondersteuning voor het planningsproces en cycli van planning.

Het moet de FOD Financiën in staat stellen een jaarlijks budget voor werkmiddelen te genereren (zijnde een overzicht met alle geschatte inkomsten die de FOD Financiën verwacht te zullen ontvangen, samen met een lijst met de bedragen van alle geschatte kosten en uitgaven die zullen voorkomen uit het dagelijkse functioneren van de FOD). Daarnaast biedt een dergelijke software mogelijkheden om een projectie te maken van verwachte inkomsten en uitgaven over drie- tot vijf jaar. What-if modellering moet de impact meten op basis van verschillende scenario’s.

2.6.2.3. Supply Chain PlanningSupply Chain Planning biedt ondersteuning voor strategische planning, besluitvorming en optimalisering in het domein van vraag en aanbod.Het biedt inzichten om vb. de voorraad te kunnen minimaliseren, zonder de dienstverlening naar de burger te hypothekeren.

Gewenste functionaliteit: Demand planning behandelt complexe voorspellingen rond de

vraagzijde, inclusief de budgettaire aspecten. Supply planning biedt mogelijkheden een geïntegreerd plan te

ontwikkelen om leveringen te optimaliseren (vb. qua aankoop, verwerking, distributie en transport).

Lifecycle management creëert inzichten m.b.t. planning en vooruitzichten van de levensloop van produkten (vb. het plannen van in- en uitfaseren van produkten).

Daarnaast biedt een dergelijke software mogelijkheden om een projectie te maken over langere periodes, terwijl ‘What-if’ modellering de impact berekent en dit aan de hand van verschillende scenario’s.

2.6.2.4. Program Portfolio PlanningHet succes van een onderneming hangt niet af van één project, maar van elk project en een project is maar een success indien ze de waarde levert die het beoogde.Het plannen en beheren van de totale projectenportefeuille voor de FOD Financiën is dan ook een belangrijk element in de strategische planning van de FOD en wordt vooral bij de PMO Stafdiensten uitgevoerd en opgevolgd.Eén van de belangrijkste uitdagingen hierbij vormt het aligneren van de doelstellingen van de vraagzijde (de ‘business’) met het aanbod (ICT, P&O en andere stafdiensten).Een goede synchronisatie stelt het management van de FOD immers in staat om een onderbouwde strategie uit te werken, de budgettering

32


correct op te stellen en de waarde te meten die de projecten opleveren in de business. Om het management in staat te stellen hun veelvoud van programma’s en projecten in perspectief te bekijken t.o.v. de te verwachten resultaten en gebruikte middelen, en ze te beheren en te controleren, dan zal dit moeten worden ondersteund door een toepassing die meer te bieden heeft dan de klassieke project management tools.Een project portfolio planning tool (ook soms aangeduid als Enterprise Project Management tools) moeten hier de juiste ondersteuning bieden.Een dergelijke toepassing mikt ondermeer op volgende doelstellingen:

Het opvolgen en beheren van de kosten en baten van programma’s en projecten;

Het toewijzen van de juiste middelen aan het juiste programma en project;

Het gebruiken van de kostenelementen uit de analytische boekhouding in het beheer van programma’s en projecten;

Het herhaalbaar maken van succesvolle projecten door hergebruik van ‘best practices’ in het plannen, organiseren en meten van projecten en programma’s;

Het continu kunnen opvolgen en evalueren van de performantie van de initiatieven t.o.v. de gewenste doelstellingen.

Enz.

2.6.2.5. Trend AnalyseIn een dergelijke toepassing worden representatieve historische gegevens worden gebruikt om patronen te detecteren en deze patronen te extrapoleren naar huidige en toekomstige resultaten toe.Deze trends worden dan als element meegenomen in de strategische planning van de FOD Financiën.

33


2.6.3. Beheer FOD Financiën

Figuur 19 : Situering van ‘Beheer FOD Financiën’ in het Applications Framework van de FOD Financiën

2.6.3.1. MIS/EISIn de operationele business applicaties van de FOD Financiën (zoals in het systeem voor geïntegreerde verwerking, ERP, e.a.) wordt elke transactie verwerkt volgens de ‘business rules’ van het systeem.

Aanpassingen aan de werkmethodes vergt een aanpassing aan de parametrisatie van het systeem.Monitoring van de operationele taken gebeurt hier om een status te krijgen van de actuele verwerkingen, waarvan de resultaten kunnen worden vergeleken met doelstellingen die vooraf werden bepaald.Een analytische omgeving daarentegen (zoals vb. een MIS of EIS systeem) vult een operationeel systeem aan (begint dus daar waar de mogelijkheden van een bedrijfsapplicatie eindigt). Onder deze noemer brengen we dus een aantal analytische applicaties samen die de gebruiker moet bijstaan in het raadplegen en het uitvoeren van analyse op de beschikbare informatie (zowel in de voorgestelde systemen voor de Stafdiensten, als op de operationele systemen die zijn vermeld in het Coperfin1 ICT Boek en op externe informatiebronnen).Deze applicaties helpen de gebruiker bij het raadplegen, analyseren en interpreteren van data door het genereren van profielen, segmentaties, analyses en rapporten.Een analytische applicatie zoals MIS (Management Information Systems) geeft informatie over de processen binnen de FOD Financiën.Door middel van het genereren van rapporten, grafieken en het gebruiken van performantie-indicatoren hebben de gebruikers de mogelijkheid om de processen te evalueren en bij te sturen.MIS-applicaties maken gebruik van informatie met betrekking tot de verschillende diensten en administraties binnen de FOD Financiën en worden gevoed vanuit de operationele data, ERP-modules, data marts of data warehouses.Voor de stafdiensten bieden de MIS-applicaties ondersteuning door rapporten en grafieken te generen over informatie die gebruikt wordt voor het beheren van de FOD Financiën. Daarbij bestaat de mogelijkheid om na te gaan wat de invloed is van bepaalde beslissingen op de performantie en werking van de FOD Financiën, door het aanpassen van parameters.


Work Management

StrategicPlanning

ManagingFOD Finance










Registration

Correspondence

Returns & Liability

Payment Processing

Debt Management

Audit

Client Accounting


Customs

Patrimony Documents

GIS



Manage 3rd

Party Channels

Program &Project

Management




Management

TimeReporting

DecisionSupport

Data(Intelligence)

Collection

Analysis Engine


Translation

Rulebase




FinancialManagement


FinancialPlanning

Contract Management

EIS

MIS

LibraryManagement

KnowledgeExchange

SoftwareDevelopment

Knowledgebase

Facility Management

Asset Management


BalancedScoreCard




34


EIS-applicaties (Executive Information Systems) omvatten dezelfde functionaliteiten als MIS-applicaties, waarbij de rapportering op een hoger (minder gedetailleerd) niveau gebeurt.Andere analytische toepassingen kunnen binnen ditzelfde kader worden toegevoegd, zoals bv. om kwantitatieve economische analyses uit te voeren (Stafdienst S&D).In het kader van de bestaande Federale initiatieven (FEDCOM, eHR) is het niet ondenkbaar dat ook hier specifieke hulpmiddelen en ‘best practices’ worden aangereikt via de horizontale FOD’s.Bestaande initiatieven bij de FOD Financiën (vb. performantiemeting) zullen dan bij gelegenheid moeten worden geplaatst ten opzichte van deze nieuwe realiteit.

2.6.3.2. HR Management (ERP)Een HRM-module van een ERP-pakket kan best omschreven worden als een applicatie die toelaat om de processen en verrichtingen in verband met Human Resources te automatiseren. Op die manier kan de efficiëntie en effectiviteit ervan verhoogd worden. Ook kan dergelijke applicatie een omgeving creëren waarin de aandacht van de HR-medewerkers verlegd kan worden van de louter administratieve taken naar activiteiten met meer toegevoegde waarde:

Gèreles fournisseurs, les budgets et les softwaresHR

Traiteles transactions relatives aux collaborateursainsi queleursdemandes

Développeet fournit des programmesaméliorant la capacitéde l’organisation à attirer, développer et retenir les talents

supérieurs

Aligneles activitéset programmesHR avec la direction stratégiqueet les besoins

de l’organisation

40% ADMINISTRATION

TRANSACTIONS

AMELIORATION DE LA PERFORMANCE

STRATEGIE

30%

25%

5%

% Temps, Effort, Coût

SITUATION ACTUELLE**SITUATION ACTUELLE**

STRATÉGIE

ADMINIS-TRATION

AUGMENTATION DE LA PERFORMANCE

TRANSACTIONS

20%

20%

40%

20%

SITUATION FUTURE**SITUATION FUTURE**

Figuur 20 : De eHR applicatie zal een belangrijke rol spelen in het kader van de transitie naar de nieuwe HR functie

Uit de BPR P&O werd een gedetailleerde lijst van gewenste functionaliteiten ingediend die een beeld schetst voor een geïntegreerd systeem voor het beheer van HR, Opleidingen, Competentiemetingen, Tijdsbeheer, Tijdsregistratie, enz.Deze modules voor Human Resources Management (HRM) kunnen deel uitmaken van een ERP omgeving.De directie eHR van de FOD P&O maakt in haar managementplan een uitgesproken keuze om eHR te implementeren via een module van een (later te bepalen) ERP-pakket.Gezien het nauw overleg met de FOD P&O i.v.m. ondermeer het eHR initiatief, is het ook hier wenselijk dat de architectuur rekening houdt met Federale initiatieven (FOD P&O, Selor,…).

35


Dit is in overeenstemming met het beleid dat vanuit de federale overheid wordt gestuurd. We citeren hieromtrent uit het managementplan van de FOD P&O, directie eHR:« Les projets d’initiative fédérale (ex: mise en œuvre d’un outil HR partagé):Le projet principal actuel vise la mise en œuvre d’un outil de support pour l’automatisation de certains processus liés à l’administration du personnel et à la gestion des ressources humaines (dans un premier temps au sein d’un premier groupe de SPF, étendu par la suite à d’autres SPF ainsi que l’ajout de nouvelles fonctionnalités (ex: gestion de carrière, succession planning,…) et enfin, étendu à d’autres entités telles que les parastataux, la Poste, la SNCB,…) »In het managementplan van de FOD P&O worden hun behoeften als volgt samengevat:

TECHNOLOGIQUE

INFORMA-TIONNELLE

OPERATOIRE

• Approche moderne d’acquisition d’un logiciel paramétrable dans le cadre d’un processus de gestion donné (HR dans ce cas)

STRATEGIQUE

PERSPECTIVESPERSPECTIVES

• Ensemble de modules intégrés les uns aux autres par une base de données commune et qui permettent de gérer les principaux processus d’affaires de l’organisation

• Ensemble de fonctionnalités intégrées au sein d ’un module particulier (HR dans ce cas) et avec d ’autres modules (ex: gestion des coûts de personnel intégré avec le module Financier)

• Système liant toutes les opérations d’une entreprise

• Module liant tous les processus d ’une fonction donnée (HR en ce cas)

• Intégrer et aligner l'organisation tout en standardisant les processus (en lien avec la stratégie) dans le but d'améliorer le fonctionnement et de dégager une valeur ajoutée pour l ’organisation

TECHNOLO-GIQUES

INFORMA-TIONNELLES

OPERATOIRES

STRATEGIQUES

RAISONS D’ACQUISITIONRAISONS D’ACQUISITION• Référentiel unique de données permettant une mise à niveau technologique rapide tout en diminuant les coûts d ’entretien• Améliorer le niveau d’intégration

• qualité de l’information• support à l’entreprise

• Diminuer les inefficacités technologiques• Résoudre la fragmentation de l’information

par des modules intégrés susceptibles d’assurer une collaboration des processus

• Intégrer et aligner l’organisation dans une perspective orientée productivité et résultats

• Standardiser et améliorer les processus

• Améliorer la capacité de croissance• Réalisation de la stratégie d’affaires• L ’effort doit être orienté «Back Office» dans un premier temps - alors que le discours stratégique est «Front Office» -pour revenir au Front Office dans un contexte de Self-Service

Figuur 21 : Context van het eHR initiatief van de FOD P&O

Dergelijke HRM modules kunnen dan typisch voor de volgende functionaliteit ingezet worden:

Personeelsadministratie op basis van centrale gegevens die online beschikbaar zijn

Selectie en recrutering Competentiebeheer, Training en Evaluatie Loopbaanbeheer Loonadministratie en extra voordelen Beheer van de werkuren

Voor elk van deze aspecten kunnen gedetailleerde drill-down rapporten gegenereerd worden.Tegenwoordig voorzien de leveranciers van dergelijke applicaties veel aandacht aan het zelfbedieningsprincipe, waarbij individuele werknemers op een proactieve wijze aangemoedigd worden om informatie online aan te leveren of op te zoeken.

36


2.6.3.3. Financiële modules (ERP)In het kader van de mogelijke implementatie van de financiële modules van een ERP omgeving voor de Federale overheid werd een voorstudie uitgevoerd (FEDCOM).Alhoewel de resultaten uit deze voorstudie niet onmiddellijk de volledige scope zou invullen van de Stafdienst B&B (vb. analytische boekhouding), toch werden belangrijke onderdelen uitgetekend (invoering van de dubbele boekhouding en budgetcontrole):

Uitbouw van een boekhoud-technisch kader en openingsbalans Algemene en budgettaire boekhouding inclusief afsluiting Consolidatie van de rekeningen om te komen tot een globaal

beeld van de financiële toestand van de staat Budgetopmaak en budgetopvolging voor de federale overheid Beheer van de (niet-fiscale) inkomsten vanaf de invoer van het

recht Beheer van de uitgaven (incl. onkostennota’s) Geldbeheer: betalingsverkeer en informatie-uitwisseling met de

financiële dienstverleners Rapportage op basis van de financiële informatie in de

boekhouding:o Verplichte rapportageo Beleidsondersteunende rapportageo Rapportage gericht op controle

o Efficiëntierapportage

Een aandachtspunt bij de invulling van de behoeften voor de Stafdiensten is het vastleggen van de verhouding tussen de financiële modules in:

een ERP omgeving enerzijds (boekhouding, financiële controle, beheer van de uitgaven, enz.), en

een systeem voor geïntegreerde verwerking (Coperfin1) anderzijds.

Om de samenwerking tussen een systeem voor geïntegreerde verwerking voor de FOD Financiën in het ERP systeem voor boekhouding en budgetopvolging (via FEDCOM mogelijk voor het algemeen bestuur van de federale overheid) te bepalen is het wenselijk dat deze relatie gedetailleerd wordt uitgewerkt, waarbij volgende uitgangspunten belangrijk zijn:

Tegemoet komt aan de wensen van de pijlers van de FOD Financiën en B&B,

Maximaal realiseren van de Coperfin processen waarbij de ontvanger alle gedetailleerde informatie heeft m.b.t. de fiscale schulden van belastingplichtigen,

Streven naar een minimale redundantie van functionaliteiten en gegevens op beide systemen,

Streven naar een maximale gebruiksvriendelijkheid (integratie mag geen ongewenste effecten vertonen voor de efficiëntie van de gebruikers van de FOD Financiën).

37


Als we er van uit gaan dat de gedetailleerde opvolging van de individuele transacties van de fiscale ontvangsten per belastingplichtige (op het niveau hulpdagboek) een kerntaak is van de pijler B&I, terwijl de boekhouding en budgetopvolging van de federale overheid de fiscale ontvangsten opvolgt per type belasting, dan is het evident dat:

de opvolging van de fiscale ontvangsten in detail plaats vindt in het Geïntegreerd Systeem voor Belastingen van de FOD Financiën,

het financiële ERP platform via de nodige interfaces wordt voorzien van de nodige gegevens op geaggregeerd niveau per type belasting (op grootboekniveau en geaggregeerd begrotingsniveau)

Anderzijds zou het denkbaar kunnen zijn dat de volledige opvolging van niet-fiscale ontvangsten daarentegen plaats vindt in het ERP-systeem (en dit voor alle betrokken FOD’s).Omdat deze vorderingen nadien toch worden doorgegeven naar Domeinen (binnen de pijler PD van de FOD Financiën), is het gewenst dat Domeinen voor de verdere invordering van deze niet-fiscale rechten dan met het ERP-systeem werkt.Hiernavolgend schema is een voorbeeld dat aantoont hoe de beide platformen elkaar zouden kunnen aanvullen (de integratie zal uiteraard in detail moeten worden geanalyseerd):

Systeem voor geïntegreerde

verwerking (SIV) ERP

Financiële Post

Authentieke bron debiteurengege - vens (KBO/KSZ)

Uniek dossier

Detailopvolging fiscale

inkomsten Totalen bewegingen per G/L - rekening

Reconciliatie fiscale open items

Reconciliatie niet - fiscale open items

Uitgaande betalingen en

bank reconciliatie

Detailopvolging niet - fiscale inkomsten

G/L boekings-

Ontvangsten fiscale

postrekeningen +

niet - fiscale

Ontvangsten alle

Boekhouding op detail - niveau

betalingen

Systeem voor geïntegreerde

verwerking ERP

Financiële Post

Update stamgegevens

Authentieke bronnen

Enig dossier

Detailopvolging fiscale

inkomsten Totalen bewegingen per G/L - rekening

Reconciliatie fiscale open items

Reconciliatie niet - fiscale open items

Uitgaande betalingen en

bank reconciliatie

Detailopvolging niet - fiscale inkomsten

gegevens

Ontvangsten fiscale

+ verwerkte

Uitgaande betalingen

Ontvangsten alle

Betalingsbestand terugbetalingen

Boekhouding op detail - niveau

niet-verwerkte

via resp.

uitbetalingen

postrekeningen

Figuur 22 : Integratie FEDCOM en het Geïntegreerd Systeem voor de verwerking van belastingen

In het kader van de centralisatie van de binnenkomende en uitgaande betalingen door de thesaurie zou het ERP systeem fungeren als exclusieve interface naar de Financiële Post, waarbij alle uitgaande betalingen van de FOD Financiën naar het ERP platform worden getransfereerd en het ERP platform de betalingsgegevens van de Financiële Post die betrekking hebben op fiscale postrekeningen doorgeeft naar het systeem voor geïntegreerde verwerking.Door het consequent implementeren van de principes van de authentieke bron in zowel het systeem voor geïntegreerde verwerking

38


als het ERP systeem kan dan worden vermeden dat stamgegevens moeten worden uitgewisseld tussen beide platformen.Eenzelfde studie zal moeten duidelijk maken op welke wijze de integratie moet worden aangericht bij de pijler Patrimonium Documentatie.Een dergelijke ontwerp voor integratie zal aan bod komen voor elk stuk van de architectuur van de FOD Financiën die een administratie of een FOD overschrijdt (denken we zo vb. ook aan het proces 39 ‘Levering en Distributie’).

Er wordt tijdens de bespreking opgemerkt dat het spoedig verderzetten van het federaal ERP-programma (FEDCOM) van cruciaal belang is voor het naar behoren uitvoeren van de taken van de stafdienst B&B. In dit opzicht zou de stafdienst B&B van de FOD Financiën als pilootimplementatie voor de federale overheid kunnen optreden.

2.6.3.4. Supply Chain Management (ERP)ERP-modules voor Supply Chain Management (SCM) kunnen de Stafdiensten ondersteunen bij het uitvoeren van de logistieke activiteiten.Supply chain management gaat over het optimaal beheer van de logistieke stromen en productiemiddelen. Men onderscheidt voor wat betreft supply chain management onder andere volgende functionele groeperingen binnen dergelijke module:

Materiaalbeheer

o Beheer van de stamgegevens over de artikelen die worden aangekocht, verkocht, gebruikt of verbruikt binnen de organisatie

Logistieko Organisatie en planning van het transport en

verplaatsingen van goederen

Gezien de FOD Financiën geen kernactiviteiten heeft die te maken hebben met ‘productie’ zal, voor wat betreft SCM, een verdere analyse moeten bepalen welke modules moeten worden geïmplementeerd om de Stafdiensten te ondersteunen (vb. in verband met het proces 6: ‘Levering en Distributie’ uit Coperfin1).

Indien deze omgeving het consolidatiepunt wordt voor alle ‘produkten’ (brochures, uittreksels (al of niet tegen betaling), briefwisseling, enz.) die aan burgers worden verzonden (implementatie van Coperfin1 proces39: “Levering en Distributie”8), dan zal de integratie van deze modules met applicaties uit Coperfin1 (vb. het systeem voor geïntegreerde verwerking, CRM-applicaties) van bij het begin moeten worden bestudeerd.

8 Het proces 39 (“Levering en Distributie”) voorziet in 5 aktiviteitenblokken: Ontvangen en evalueren produktaanvraag, Aanmaken produkt, Leveren produkt, Opslag en Aanbestedingen. 39


2.6.3.5. Facility Management (ERP)Facility management software kan de FOD Financiën helpen bij het integraal plannen, realiseren en onderhouden van de huisvesting.Een applicatie voor het ondersteunen van het beheer van de gebouwen en uitrusting heeft typisch volgende functionaliteiten:

Toekennen van kosten voor het beheer aan afdelingen binnen de organisatie, evenredig met de gebruikte fractie

Financiële benchmark van de kosten van de verschillende gebouwen (kost per m2, kost per gebruiker,…)

Facility kalenderbeheer: Genereren van waarschuwingsberichten vóór het verstrijken van lease- of huurcontracten, of hun opties

Globale database met informatie over alle gebouwen en lokalen CAD-plannen en foto’s van de gebouwen geïntegreerd in

dergelijke database, al dan niet met opname van alle netwerken en bekabeling

Lange-termijnplanning van noden op het vlak van gebouwen, en het beheer van verhuizingen (inclusief de voorbereiding van de verhuis van meubels, uitrusting en personeel)

Inventarisbeheer van kantooruitrusting, aan de hand van barcodetechnologie

Planning van het gebruik van ruimte Beheer van noodplannen Inplannen, prioritiseren, opvolgen, documenteren en evalueren

van werkorders

Link van informatie over werkorders naar een contact center; Mogelijkheid tot opvolgen van werkorders op basis van ESS9-

principe (wat als een G2E interactie wordt beschouwd); Werkploegen zorgen voor updates over uitgevoerde opdrachten

via mobiel toestel (vb. PDA).De gegevens over de lokalen en gebouwen zal uiteraard moeten worden gelinkt aan de HR toepassing.Op die manier kan de locatie van een persoon (ambtenaar) accuraat bijgehouden worden (bijvoorbeeld voor noodplanning of bij het plannen van een verhuis).

Op basis van verdere analyse kan de gewenste ICT-functionaliteit voor facility management nauwkeuriger in kaart gebracht worden en kan gekozen worden voor één gespecialiseerde software (met links naar ERP voor onder meer de boekhoudkundige aspecten en het asset management), of voor een module van het ERP-pakket die dergelijke functionaliteit ook in grote mate verzorgt.

2.6.3.6. Asset Management (beheer van vaste activa)Een applicatie, of (ERP)-module, voor het beheer van vaste activa10 (i.e. rollend materieel, informatica-uitrusting, machines en meubilair), en dit zowel op het financiële als op het logistieke vlak, kan de FOD Financiën helpen bij:

9 Employee Self-Service10 gebouwen en verbeteringswerken vallen niet onder verantwoordelijkheid van de FOD Financiën, maar onder de verantwoordelijkheid van de Regie der Gebouwen 40


Het berekenen en boeken van afschrijvingen op basis van gedetailleerde informatie per activum (aanschafwaarde en –datum, afschrijvingsduur,…)

Het toekennen van afschrijvingen aan posten uit de analytische boekhouding

Het localiseren van activa, en het bijhouden van de verantwoordelijke ervoor

De inventarisopname Het registreren van interne transfers van activa

De voorkeur van de werkgroepen B&B en S&L van de FOD Financiën gaat uit naar een toepassing voor zowel het logistieke als het boekhoudkundige beheer van Vaste Activa die integraal deel uitmaakt van het ERP-pakket dat door het Fedcom project wordt bestudeerd.Deze oplossing biedt dan immers het voordeel:

dat alle beschikbare gegevens van nieuw aangekochte activa, automatisch en zonder dubbele invoer van gegevens, beschikbaar komen in een “vaste activa module”;

dat alle berekende afschrijvingen automatisch en zonder dubbele invoer van gegevens, beschikbaar komen in een algemene en analytische boekhouding;

dat de FOD B&B in eenzelfde ERP-toepassing ook een module vaste activa kan aanbieden als logische verbinding tussen een module voor het beheer van de aankopen, en een module voor het beheer van de boekhouding.

dat een geïntegreerde en eenvormige oplossing kan voorgesteld worden, ook voor de andere FOD’s die dergelijke behoefte hebben. Dit vermijdt dat individuele FOD’s afzonderlijke en misschien uiteenlopende oplossingen uitwerken en overlappende investeringen maken.

2.6.3.7. Fleet managementVoor het beheer van het wagenpark van de FOD Financiën kan beroep gedaan worden op een applicatie die hier specifiek voor op de markt gebracht wordt. Eventueel kan de inzet van dergelijke software in een federaal kader (FOD-overkoepelend) gebeuren.Hieronder geven we een overzicht van functionaliteit die dergelijke paketten typisch bieden:

Ondersteuning van zowel personen- als vrachtwagens, lease-, koop- en huurwagens

Koppeling met boekhouding Toekennen van kosten (onderhoud, leasing, verzekering, taksen,

…) aan de afdelingen die gebruik maken van de voertuigen Afstand- en prijsberekenen voor trajecten Opsporen afwijkingen kilometerprijs en verbruik Opvolgen van kosten per type kost, per maand, per voertuig,… Beschikbaarheid opvolgen Kalenderbeheer (technische controle, preventief onderhoud,

aflopen leasecontract,…)

41


GPS plaatsbepaling & datacommunicatie met voertuigen Dienststaten per voertuig of per bestuurder Kwaliteitsgrafieken per bestuurder

Afhankelijk van de noden, kan een functionaliteit zoals die voor het onderhouden van het wagenpark uitgebreid worden naar het machinepark (copieerapparaten, hardware,…) en de uitrusting. In dat licht valt ook het gebruik van een onderhoudsmodule van een ERP-pakket te overwegen.

42


2.6.4. Aankoop- en contractenbeheer

Figuur 23 : Situering van Aankoop- en Contractenbeheer in het Application Framework van de FOD Financiën

Onder deze categorie hebben we 3 modules samengebracht: Supplier Relationship Management

Contract Negotiation Contract Management

Voor het realiseren van aankopen en voor contractonderhandeling en –beheer heeft de FOD Financiën vooral nood aan de volgende functionaliteiten:

Beheer en statusopvolging van afgesloten contracten Analyse van de bestellingen en bestedingen Aankoopbeheer

o Ondersteuning van de flow van aankopen van goederen en diensten, van bestelaanvraag tot ontvangst van de factuur.

o Leveranciersbeheer en de verscheidene stappen in de aankoopprocedure (bestelaanvraag, bestelbon, ontvangst goederen/levering diensten, ontvangst factuur/credit nota) worden hier gemodelleerd.

Beheer leverancierso Leveranciersevaluatie (informatie over contracten uit het

verleden, feed-back van gebruikers, marktinformatie)o Leveranciersboekhoudingo Boekhoudkundig verwerken en voorbereiden van de

betaling van de leveranciersfacturen E-commerce toepassingen (B2B)


Work Management

StrategicPlanning

ManagingFOD Finance










Registration

Correspondence

Returns & Liability

Payment Processing

Debt Management

Audit

Client Accounting


Customs

Patrimony Documents

GIS



Manage 3rd

Party Channels

Program &Project

Management




Management

TimeReporting

DecisionSupport

Data(Intelligence)

Collection

Analysis Engine


Translation

Rulebase




FinancialManagement


FinancialPlanning

Contract Management

EIS

MIS

LibraryManagement

KnowledgeExchange

SoftwareDevelopment

Knowledgebase

Facility Management

Asset Management


BalancedScoreCard




43


Opstellen van een catalogus van materialen die door de ambtenaren besteld kunnen worden (bijvoorbeeld kantoormateriaal)

De hierboven beschreven applicatie moet zeker rekening houden met de specifieke vereisten gesteld door de uitgebreide bepalingen van de aanbestedingsprocedure voor overheidsopdrachten.

In verband met het beheer van kontrakten vermelden we ook dat het beheer van SLA en OLA-kontrakten met interne en/of externe dienstverleners hier zeker niet uit het oog mag worden verloren.

Met betrekking tot het aankoopproces via openbare aanbestedingen, mag een mogelijke integratie met bestaande federale initiatieven niet uit het oog verloren worden (initiatieven opgestart door FOR & ABA11, JEPP).Met het oog op meer transparantie en efficiëntie in het kader van de overheidsopdrachten is JEPP (Joint Electronic Public Procurement) een middel voor de aanbestedende diensten om hun aankondigingsberichten op te maken en deze elektronisch over te maken aan de officiële publicatieorganismen:

het Publicatieblad der Europese Gemeenschappen (PBEG) het Bulletin der Aanbestedingen (BDA).

Tegelijkertijd wordt deze informatie en eventueel de bestekken met de aanverwante documenten op het internet geplaatst (http://www.jepp.be).

11 FOD Overkoepelende Raamcontracten en Aankoopbeleid en Advies zijn 2 diensten binnen de FOD P&O die in 2002 opgericht zijn als opvolgers van het Federaal Aankoopbureau.

Algemene informatie over de aanbestedende diensten en specifieke technische notities kunnen eveneens worden gepubliceerd. De firma’s kunnen zich gratis registreren en een interesseprofiel invullen waardoor JEPP hen automatisch via e-mail zal verwittigen van de nieuwe opportuniteiten die aan de opgegeven criteria beantwoorden. De firma’s die dit wensen worden automatisch op de hoogte gebracht van eventuele errata aan de documenten die zij hebben gedownload. De aanbestedende diensten kunnen JEPP eveneens gebruiken voor de notificatie van de selectie, de uitnodiging tot offerte of de publicatie van documenten (bvb. het verslag van de informatiezitting).Een piramidale architectuur van websites (een nationale gemeenschappelijke portaal, een portaal op niveau publiekrechtelijke persoon en een site op niveau aanbestedende dienst) leidt dit alles in goede banen.

Opmerking bij JEPP: JEPP publiceert enkel de opportuniteiten van de aanbestedende

diensten die zijn aangesloten bij JEPP. JEPP ging op 6 januari 2003 van start met de volgende aangesloten Federale diensten:

FOD Defensie FedICT Regie der Gebouwen FOD Kanselarij van de Eerste Minister.

44


Enkel de berichten die door de wetgeving zijn voorzien bevinden zich op JEPP (zo vb. bevindt een bericht van prospectie zich niet op JEPP).

Voor de niet aangesloten diensten dient u voorlopig de vroegere kanalen PBEG en BDA te blijven gebruiken

Op termijn wil men via JEPP ook de gunning van een opdracht ondersteunen en de indiening van offertes vergemakkelijken.

Meer concreet gaat het over :JEPP Fase 2 : de elektronische aanbiedingen en de bekendmakingen12

E-Bid (voor Electronic Bid) heeft tot doel het indienen van digitale offertes/kandidatuurstellingen in het kader van overheidsopdrachten mogelijk te maken. Twee types van systemen dienen in de plaats te worden gesteld :

o het gecentraliseerd systeem van ontvangst van de offertes/kandidatuurstellingen, dat de offertes/kandidatuurstellingen ontvangt en opslaat voor de uiterste datum van ontvangst. Dit systeem zal uitgebaat worden door een " Trusted Third Party ";

12 We verwijzen hierbij naar het bericht van marktprospectie van het federale projectteam “Public E-Procurement” van de FOD Defensie met het oog op het lanceren van een reeks overheidsopdrachten voor het verwezenlijken van de projecten E-Bid en E-Reg.

o de systemen voor opening van de offertes/kandidatuurstellingen, gedecentraliseerd bij elke aanbestedende overheid.

E-Reg (voor " Electronic Registered Mail ") heeft een drieledig doel :

o enerzijds een systeem van aangetekende elektronische briefwisseling in plaats stellen, dat beantwoordt aan alle vereisten van de wetgeving op de overheidsopdrachten (E-RegOut);

o anderzijds de ontvangen mails registreren en er automatisch de ontvangst van bevestigen zoals vereist in dezelfde wetgeving (E-Regln);

o en uiteindelijk een aanwijzer voor inkomende en uitgaande elektronische briefwisseling installeren (E-Register).

De toepassing E-Reg zou overigens kunnen gebruikt worden in een breder kader dan dat van de overheidsopdrachten, zoals dat van de fiscaliteit of van de sociale zekerheid.Het enig platform E-Bid en E-Reg zal normaal een nationale oplossing zijn, open voor alle Belgische aanbestedende overheden die zouden willen deelnemen.

JEPP Fase 3: Elektronische dossier:

het project E-Cat dat als ambitie heeft een elektronische catalogus ter beschikking te stellen in het kader van de opdrachten met prijslijsten (kadercontracten met bestelbrieven)

45


het project E-Fact dat tot doel heeft het afhandeling- en betalingsproces van de facturen te automatiseren.

46


2.6.5. CRM & Customer Support

Figuur 24 : Situering van CRM & Customer Support in het Applications Framework van de FOD Financiën

De generieke processen zijn geörienteerd op het beheer van de relaties met de klanten en de gebruikers.Dit vertaalt zich concreet in het leveren van diensten, via verschillende kanalen, ter ondersteuning van deze relaties. De ICT behoeften voor

deze processen wijken dan ook weinig af van deze in de lijnadministraties die – in het kader van Coperfin1 – de dienstverlening ondersteunen naar de burger: ook hier is het gebruik van CRM-applicaties opportuun.De applicatiearchitectuur voor deze dienstverlening is opgebouwd uit applicaties om de performantie van de Stafdiensten en de tevredenheid bij de gebruikers en klanten van de Stafdiensten te verhogen.Dit gebeurt door ondersteuning te bieden bij het aantrekken, ontwikkelen en in stand houden van relaties met de klant en gebruiker door het leveren van diensten.De functionele modules van CRM-oplossingen maken het mogelijk om deze relaties te beheren.De applicatiearchitectuur is opgebouwd uit 3 onderdelen:

Interactiekanalen Interacties Analyse & Productontwikkeling

Alhoewel we hier verder integraal kunnen verwijzen naar de beschrijvingen m.b.t. de applicatiearchitectuur voor multikanaal dienstverlening in sectie 3.9.3 van het ICT Boek (Coperfin1), toch is het belangrijk te wijzen op een paar specifieke nuances die van belang zijn bij de invulling van deze ICT behoeften bij de Stafdiensten:

De doelgroepen (gebruikers, klanten) van de Stafdiensten zijn in een aantal gevallen verschillend aan die van de operationele diensten: de klemtoon ligt hier vb. meer op de ondersteuning van de ambtenaar (vb. P&O) dan op de burger.

Voor de implementatie van de processen ‘Klantenbeheer’ en ‘Interne Dienstverleningsmodellen’ is het gewenst dat de CRM-


Work Management

StrategicPlanning

ManagingFOD Finance










Registration

Correspondence

Returns & Liability

Payment Processing

Debt Management

Audit

Client Accounting


Customs

Patrimony Documents

GIS



Manage 3rd

Party Channels

Program &Project

Management




Management

TimeReporting

DecisionSupport

Data(Intelligence)

Collection

Analysis Engine


Translation

Rulebase




FinancialManagement


FinancialPlanning

Contract Management

EIS

MIS

LibraryManagement

KnowledgeExchange

SoftwareDevelopment

Knowledgebase

Facility Management

Asset Management


BalancedScoreCard




47


toepassingen zo worden ontworpen dat ze toelaten om de afspraken m.b.t. dienstverlening (opgenomen in Service Level Agreements) op te volgen.Dit moet toelaten om (al of niet m.b.v. MIS tools) de performantie van de dienstverlening aan te sturen en op te volgen.

Gezien de specificiteit van de dienstverlening door bepaalde Stafdiensten, is het niet uitgesloten dat dit leidt tot de selectie van verschillende ‘software packages’ binnen de schoot van de FOD Financiën. De afweging in hoeverre een ‘one size fits all’-oplossing zin heeft voor de FOD Financiën zal zich typisch baseren op verschillende criteria (doelgroepen, integratie van processen, schaalvoordelen, functionaliteit, ondersteuning, enz.).Zo is het vb. niet ondenkbaar dat de ICT Stafdienst voor de invulling van haar processen, gebruik zal willen maken van een specifieke ICT Help Desk oplossing, waarbij er moet worden voldaan aan specifieke vereisten:

o Conform de gekozen methodologie (vb. ITIL, CMMI)o Maximaal geïntegreerd in een Enterprise Systems

Management omgeving (waarbij vb. de bedrijfsapplicatis of systemen een interactie kunnen aangaan met het ‘CRM’ pakket)

o Gespecialiseerde kennissystemen zijn geïntegreerd (vb. regelgebaseerde scripts)

o Nadruk op het beheer van SLA’s en OLA’s

Bij het ontwerpen van oplossingen om het thema ‘Multikanaal dienstverlening’ (Coperfin1) te kunnen realiseren, zal de FOD Financiën

graag willen nagaan op welke manier de processen 49, 50 en 51 van de Stafdiensten kunnen worden meegenomen en geïntegreerd.

Het is duidelijk dat, gezien de gelijkenissen met de processen bij de lijnadministraties, afhankelijkheden en mogelijkheden voor synergie moeten worden bestudeerd.

48


2.6.6. Leerapplicaties

Figuur 25 : Situering van Leerapplicaties in het Application Framework van de FOD Financiën

Leerapplicaties ondersteunen de FOD Financiën in het opbouwen van de nodige competenties (vb. kennis, vaardigheden en gedrag) voor het uitvoeren van haar kernactiviteiten.

Het introduceert een virtuele campus die toelaat om deelnemers in te schrijven en elke deelnemer te volgen gedurende zijn volledige opleiding en biedt de Stafdienst P&O een aantal functionaliteiten:

Gedetailleerde statistieken omtrent alle deelnemers: bekomen resultaten, tijd nodig om cursus te volgen, wie heeft deelgenomen aan welke cursus, enz.

Resultaten voor elke deelnemer, planning voor volgende cursussen.

Toegangscontroles te organiseren volgens de rol (deelnemer, lesgever, beheerder, enz.)

Uitvoeren van steekproeven bij deelnemers. Opstellen van gepersonaliseerde leertrajecten voor individuele

ambtenaren en op groepsniveau.De applicaties bestaan uit een simulatietool waarmee rollenspellen en andere interactieve oefeningen kunnen ondersteund worden. Ook bij het ontwikkelen van een strategie en dienstverleningsmodellen wordt er gebruikt gemaakt van simulaties om inzichten te genereren in toekomstige behoeften van klanten. Deze simulatietool is een onderdeel van de leerapplicaties.Verder biedt het een basis voor e-learning waarbij gepersonaliseerde training kan aangeboden worden inclusief, evaluatie, coaching, enz.Voor het verspreiden van (nieuw) ontwikkelde leermethodes wordt het proces reglementering en werkprocedures onderbouwd door leerapplicaties. Deze kunnen intern als extern aan de FOD Financiën ter beschikking worden gesteld.


Work Management

StrategicPlanning

ManagingFOD Finance










Registration

Correspondence

Returns & Liability

Payment Processing

Debt Management

Audit

Client Accounting


Customs

Patrimony Documents

GIS



Manage 3rd

Party Channels

Program &Project

Management




Management

TimeReporting

DecisionSupport

Data(Intelligence)

Collection

Analysis Engine


Translation

Rulebase




FinancialManagement


FinancialPlanning

Contract Management

EIS

MIS

LibraryManagement

KnowledgeExchange

SoftwareDevelopment

Knowledgebase

Facility Management

Asset Management


BalancedScoreCard




49


Op basis van de input van ICT Behoeften van de Stafdienst P&O, kunnen we stellen dat de volgende functionaliteit moet kunnen worden aangeboden:

SIMULATIESoftware simulatie Een software pakket dat op een interactieve wijze en

gebaseerd op een onderliggend model een bepaald fenomeen, een omgeving of een ervaring opnieuw aanmaakt of simuleert.

Interactieve oefening

Onder interactieve groepen verstaan we onder meer het opdelen in groepen die brainstormen over een bepaald onderwerp, maar ook het vragen van feedback of ervaringen over een zeker onderwerp aan het publiek.

Rollenspel simulatie

Rollenspel voor groepen en voor individuen.

Kwantitatieve simulatie

De gebruiker kan een zeker aantal input variabelen veranderen. Door te bekijken hoe dit de doelstelling(en) beïnvloedt, kan de gebruiker leren over de interacties tussen de input variabalen en de doelstelling(en), negatieve lussen, positieve lussen, ...

Web simulatie Inclusief online labo's.

OPLEIDING

Evalueer training Voorzie in feedback via mail, verzoek feedback via vragenlijsten, … (Voorzie bijhouding van een calender opdat men bijvoorbeeld een reminder kan sturen naar diegenen die hun feedback nog niet hebben doorgestuurd binnen een bepaalde termijn)

E-learning zowel intranet als internet opleidingen

Gepersonaliseerde training

Aanmaak van gepersonaliseerde pagina's gebaseerd op het gebruikersprofiel. Lijst van reeds afgewerkte trainingen, alsook van trainingen die nog niet beëindigd werden (vb. Persoonlijke portal). Link met het POP voorzien.

Kennisbeheer Opdoen van kennis door het implementeren van sjablonen die kunnen gebruikt worden door een grote groep van content contributors. Stel gebruikersgemeenschappen op.(Bvb. 'Kennis Gele Gids') .

Zoeken van opleidingen

Zoekfunctie die een antwoord geeft aan een medewerker op een opleidingsbehoefte (het systeem geeft weer welke opleidingen beschikbaar zijn om aan een bepaalde behoefte te voldoen)

Virtueel klaslokaal Een opleidingen leeromgeving in een computer overbrengings- communicatie systeem.

Labo's Hands-on activiteiten.

Interactieve cd-rom

Interactieve CBT (waarbij oefeningen direct resultaat weergeven, waarbij de persoon zelf keuze kan maken tussen hoofdstukken, waarbij de snelheid en moeilijkheidsgraad van de cursus aangepast is aan die van de cursist, …)

50


Web cast / multicast

Maak gebruik van het internet om informatie beschikbaar te stellen.

ESS Raadplegen van het totale opleidingsaanbod (Lijsten kunnen dynamisch gecreëerd worden dmv een zoekpagina, die toestaat opleidingen op te sporen op basis van titel, onderwerp, business process area, ...)Raadplegen van specifieke informatie inzake de opleiding (korte beschrijving inhoud, duur, programma, agenda, daa, contactpersonen, opleidingsinstelling, …)Inschrijven voor een opleidingRaadplegen van het trainingscurriculumRaadplegen en updaten van het persoonlijk trainingsverleden

Cockpit: wie/wat/hoe/wanneer/waar/hoeveel

Workflow: sturen van het proces (toekennen opleidingen, resultaten opleidingen, ...)

REFERENTIEVoorzie in aangepaste ondersteuningsdiensten

Voorzie in mailto-links (bijvoorbeeld bevestiging van deelname aan een opleiding aan de cursisten), formulieren, FAQ

Beschikbare middelen

Voorzie in links naar elektronische versies van documenten.

ESS Indienen van een aanvraag (registratie van syndicale vragen met mail-to links)

Indienen van aanvragen

Beheer van de SIPPT gegevens

Mogelijkheid voorzien om vragenlijsten of tevredenheidsenquêtes af te nemen, met mogelijkheid tot al dan niet volledige anonimitiet, waarop men gemakkelijk grafieken en statistieken kan opmaken

Communicatie naar bepaalde doelgroep op individu inzake personeelsbeheer

51


2.6.7. Work ManagementDe categorie “Work management” bevat een aantal applicaties die behulpzaam zijn bij het organiseren en coördineren van activiteiten, tijd en middelen.


Work Management

StrategicPlanning

ManagingFOD Finance










Registration

Correspondence

Returns & Liability

Payment Processing

Debt Management

Audit

Client Accounting


Customs

Patrimony Documents

GIS



Manage 3rd

Party Channels

Program &Project

Management




Management

TimeReporting

DecisionSupport

Data(Intelligence)

Collection

Analysis Engine


Translation

Rulebase




FinancialManagement


FinancialPlanning

Contract Management

EIS

MIS

LibraryManagement

KnowledgeExchange

SoftwareDevelopment

Knowledgebase

Facility Management

Asset Management


BalancedScoreCard




Figuur 26 : Situering van de categorie “Work Management” in het Applications Framework

2.6.7.1. TijdsregistratieVoor het registreren van de tijdsbesteding kan bijvoorbeeld een toepassing met badge en/of prikklok instaan voor het capteren van de gegevens. De gebruikers kunnen verder, bij voorkeur in een self-service mode, voor hen nuttige gegevens opvragen (bijvoorbeeld saldo) en bepaalde kalendergegevens bijwerken (bijvoorbeeld verlofplanning).Uiteraard is het hier wenselijk om synergie na te streven op het vlak van fysieke toegangscontrolesystemen (al of niet op federaal vlak).

2.6.7.2. Scheduling & Resource ManagementVanuit verschillende Stafdiensten wordt de behoefte geformuleerd om resources (mensen, vergaderzalen, parking, projector, enz.) te kunnen plannen en beheren.Ook uit de Coperfin1 BPR kwam deze wens duidelijk naar voor.Een algemene Scheduling & Resource Management oplossing voor de FOD Financiën invoeren beoogt verschillende doelstellingen:

Middelen toewijzen aan taken Beschikbare competenties zoeken Elektronische agenda van medewerkers beschikbaar stellen Optimaliseren van dienstverlening (vb. onthaal, contact center) Opvolgen van tijdsbesteding Enz.

Het is evident dat de invoering van een dergelijk systeem impliceert dat de authentieke bron m.b.t. de elementen ‘tijd’ en ‘scheduling’ zal

52


moeten worden geïnstalleerd voor alle resources (mensen, roerende en onroerende goederen) die men kan/wil delen.Een dergelijke geïntegreerde aanpak zal grote betrokkenheid vereisen van de Stafdiensten P&O en S&L.

2.6.7.3. Document en content managementDocument- en content management systemen ondersteunen de ganse levenscyclus van een document (zowel qua structuur, inhoud als presentatie) en dit van bij de creatie tot en met de archivering. De volgende stappen kunnen iteratief doorlopen worden :

Documenten worden gecreëerd (authoring) Documenten worden gevalideerd en herwerkt (review) Documenten worden formeel & informeel goedgekeurd

(approval cycle) Documenten worden vrijgegeven en gedistribueerd en

verspreid via verschillende kanalen naar een breder publiek (release)

Documenten worden gearchiveerd wanneer hun “gebruik” beneden een bepaald niveau daalt (archival)

Een document en content management systeem zorgt voor een centraal beheer van dit proces. Het dwingt de gebruikers een bepaald (kwaliteits-)proces te volgen. Zo kan het er vb. voor zorgen dat alle documenten en content voldoen aan de standaarden in verband met de stijl en het imago van het bedrijf.

Bovendien maakt ook het hergebruiken van content makkelijk. Zo wordt de creatie van documenten veel eenvoudiger omdat de structuur, componenten (logo, paragrafen, enz.) en de layout kan worden ‘ge-erfd’ van een document van hetzelfde type. Dit verhoogt de dienstverlening naar klanten toe want het geeft een beeld van de professionaliteit van haar diensten.Ook het vertalen van documenten wordt eenvoudiger omdat de vertaler geen nieuwe documenten hoeft te maken: er is maar één algemeen document en in functie van de taal wordt een bepaalde versie van een paragraaf op de juiste plaats in het document geplaatst.De meeste documentmanagement systemen leveren bovendien een aantal specifieke functionaliteiten zoals daar zijn : indexering en zoek-functionaliteit (searching), document beveiliging, workflow, versiebeheer, check-in/check-out functionaliteit, “grafische” opmaak en manipulatie,... .Een belangrijke functionele vereiste is dat het aanmaken en beheren van documenten vanuit een “gedistribueerd-collaboratief” concept moet mogelijk zijn. Dit wil zeggen dat verschillende betrokken medewerkers tegelijkertijd en op een eenvoudige manier moeten kunnen deelnemen in de opmaak, en/of het beheer van een document, onafhankelijk van hun fysische locatie en hun access methode

Aanmaak van documenten. Vanaf het ogenblik dat het document aangemaakt is moeten alle belanghebbenden de inhoud van het document kunnen raadplegen vanuit de specifieke “werkplek”.

53


De auteur kan de rechten (lezen, updaten, verwijderen) van de belanghebbenden op het document zowel in algemene termen als op individueel niveau (profiel) beheren.

Review en Approval van documentenEens het document aangemaakt is gaat het meestal doorheen een iteratieve nazichtsprocedure. Dit geeft aanleiding tot een reeks wijzigingen/commentaren en/of voorstellen tot wijziging/commentaren. Vervolgens gaat het document doorheen een goedkeuringsprocedure (approval).De motivatie van deze beslissing dient gedocumenteerd en aan het document toegevoegd te worden

Een integratie met e-mail en Groupware platform kan bijdragen tot het automatiseren van de initiële distributie van het document, de routing naar de verschillende reviewers en naar de approvers, heen en terug.

Vrijgave en Distributie van documenten Van het ogenblik dat een finale versie goedgekeurd is wordt deze vrijgegeven en verdeeld naar een breed publiek, al dan niet via verschillende kanalen (papier, e-mail, internet,..).Afhankelijk van het verspreidingskanaal kunnen de eigenschappen van hetzelfde finaal document verschillen. Deze specifieke kenmerken worden opgeslagen en kunnen dynamisch aangewend worden (bv in het geval van Web publishing).

Archivering Op het einde van de levencyclus worden documenten gearchiveerd. Het documentmanagementsysteem dient op dat ogenblik een aantal parameters op te slaan zodat gearchiveerde documenten eenvoudig kunnen opgezocht, herbruikt en eventueel gereactiveerd kunnen worden

Voor de Stafdiensten wordt dan ook een EDMS-oplossing vooropgesteld die zeker invulling moet kunnen geven aan de volgende functionaliteiten:

Scannen van documenten Ondersteunen van de aanmaak van documenten door het

centraal beheer van templates (bijvoorbeeld: type-lastenboeken of type-gunningsmededelingen voor S&L) en logo’s met het oog op een uniforme presentatie, hergebruik van bepaalde onderdelen van teksten,…

Opslaan, updaten en vertalen van documenten, met versie13-, status14- en link-management

Workflow management, dat toelaat om documenten automatisch een bepaald proces te laten doorlopen.

o Hierbij wordt een document (dossier) na creatie bijvoorbeeld doorgestuurd naar degene die de tekst moet nazien en valideren, of wordt het elektronisch doorgegeven aan de persoon verantwoordelijk voor de volgende stap in het proces.

13 versiebeheer zorgt ervoor dat een nieuwe versie van een document aangemaakt wordt bij elke wijziging14 statusbeheer houdt de status (bijvoorbeeld kladversie, herziene versie, finale versie,…) van een document bij 54


o Worklfows kunnen ook de efficiëntie van het vertaalproces verhogen

o Hierbij is het mogelijk om prioriteiten toe te kennen aan individuele dossiers, en deze dossiers centraal op te volgen.

Indexeren van en opzoekfunctionaliteit voor documenten Ondersteunen van verschillende distributiekanalen

Voor de FOD Financiën lijkt het ons aangewezen om van bij het begin een globale aanpak te hanteren bij het uittekenen van de oplossingen voor documenten content management.

Immers, naast de transactionele gegevens, is het ‘document’ een kernelement in veel business processen van de FOD Financiën. Integratie met andere bedrijfstoepassingen uit Coperfin1 en Coperfin2 (kennisbeheer, back-office applicaties, dossierbeheer) is dan ook een duidelijke succesfactor omdat het niet alleen toelaat om informatie uit de transactionele systemen te herbruiken, maar ook de ambtenaar toelaat om vb. een transactie uit te voeren en onmiddellijk een juist en gepersonaliseerde brief af te drukken en aan de klant te geven (vb. in een front-office).

2.6.7.4. DossierbeheerOnder dossierbeheer begrijpen we een ‘projectmatige aanpak’ bij de behandeling van dossiers.Een dossier vertegenwoordigt dan een al of niet complex dossier dat door een (eventueel multidisciplineair) team stapsgewijs afgehandeld wordt en dit binnen een vooraf vastgestelde tijdslimiet en budget.

Het kan worden gebruikt voor routinetaken, evenals voor de uitvoering van niet-routine matige activiteiten.Dossiers kunnen verschillende vormen aannemen: uit te voeren controles, af te handelen aankopen, in te vorderen bedragen, op te stellen akten, opstellen van een werkprocedure, ….enz.De volgende standaard stappen zien we typisch verschijnen bij de behandeling van een dossier:

Identificatie & selectie van dossier(s) Opstarten van het dossier & toewijzen van middelen:

Administratief openen van het dossier. het selecteren en toewijzen van middelen – in functie van hun competencies en beschikbaarheden. (cfr. Resource Management & Scheduling)

“Projectmatig” uitvoeren van het dossier Afsluiten van het dossier:

Administratief sluiten van het dossier (eventueel met inbegrip van het capteren van relevante ervaringsgegevens).

Registreren van perfomantie meetresultaten:Meten van de effectiviteit & de efficientie mbt. Dit dossier met het oog op het opbouwen van ervaringsgevens

De hierboven beschreven applicatie moet zeker rekening kunnen houden met de specifieke vereisten gesteld door de uitgebreide bepalingen van de aanbestedingsprocedure voor overheidsopdrachten.

Voor de afhandeling van dossiers rond informatie dat zich situeert binnen één back-office platform (vb. het ERP-systeem), kan overwogen worden om ook het dossierbeheer binnen diezelfde omgeving af te

55


handelen (i.p.v. dure interfaces te voorzien naar een dossierbeheersysteem zonder dat dit intrinsiek waarde zou toevoegen).

In de andere gevallen zal een dossierbeheersysteem een toepassing zijn die zich baseert op een documenten content management omgeving, en gebruik maakt van workflow technologie.

2.6.7.5. Programma- & Projectmanagement

Tools, Tools, TechnologieTechnologie, Training en , Training en KennisoverdrachtKennisoverdracht

Hulpmiddel bijstrategische beslissingen

Projectleiders

Medewerkers

Stuurgroepen

Stafdienst PMO

ProgrammaProgramma’’ss

CoperfinCoperfin

Investeringen, middelen en prioritizering

Geïntegreerde portfoliovan projecten

Beheer van projecten

Programma

Managers

ProjectenProjecten

Doelgroepen Focus

Figuur 27 : Geïntegreerd beheer van projecten binnen de FOD Financiën

Niet alleen voor de realisatie van ICT projecten is een projectmanagement tool een zeer geschikt hulplmiddel.Standaardisatie in het gebruik over de FOD Financiën heen, zal uiteraard een belangrijk effect hebben voor projectconsolidatie, programmamanagement en management rapportering.Programma- en projectmanagement tools bieden typisch volgende functionaliteiten aan:

o Opvolgen van status van een projecto Uitvoeren van projectplanning per deeltaken op niveau

van individuele medewerker o Werkbelasting per medewerker visualisereno Rapporteren van status, estimate to complete,…o Issues & Risico’s voor een project te behereno Scope- en releasemanagement uit te voereno Budgetbeheero Web-interfaceo Boordtabellen

56


57


2.6.8. Knowledge ManagementKnowledge Management verzekert dat de juiste informatie beschikbaar is in een gepast formaat voor de gebruiker op het ogenblik dat hij de kennis nodig heeft, zodat ervaring wordt gedeeld overheen de FOD en bijdrage kan leveren tot consistente beslissingen, verhoging van kennisgraad, enz.De focus bij kennismanagement ligt op de 4 R’s: “getting the right knowledge to the right person at the right time and the right place.”Kennisbeheer is een applicatiecategorie waarbij niet zozeer een document of dossier centraal staat, maar wel de inhoud van documenten, en de waarde ervan voor de organisatie. Omdat deze inhoud vaak een verwoording is van de kennis die in de organisatie beschikbaar is, spreken we van kennisbeheersystemen.De Stafdienst P&O zal zich toeleggen op het inrichten van het proces ‘kennismanagement’ binnen de FOD Financiën. Dit betekent uiteraard ook (en vooral) dat andere stafdiensten en operationele diensten zullen verantwoordelijk zijn voor het invullen van de kennisbronnen.

Kennisbeheer vertaalt zich in diverse types van ICT applicaties. Toegankelijk maken van expertise binnen de organisatie Contactinformatie van medewerkers Doorgedreven zoek-en indexeerfunctionaliteit Ondersteunen van communities15

15 Een community is een “virtuele club” of ondersteuningsgroep waar medewerkers vanuit de volledige organisatie verenigd worden rond een gemeenschappelijke interesse of taak. Leden van zo’n community zijn met elkaar verbonden door een gemeenschappelijk nood om ideeën uit te wisselen, problemen op te lossen en “best practices” op te sporen en te verbeteren.

Verspreiden ‘Best Practices’ (Beste praktijken) en ‘Lessons Learned’ (geleerde lessen)

FAQ (Vaak gestelde vragen) Pro-actieve informatieverspreiding

Op basis van de input in de ICT Template hebben we onder deze noemer een aantal applicaties samengebracht en waarbij ‘kennis’ duidelijk centraal staat:

Marktplaats voor kennis Kennisdatabanken Vertaalsoftware Zoekmotor Library Management System Legistieke kennissystemen Kennissystemen bij automatisering van business processen


Work Management

StrategicPlanning

ManagingFOD Finance










Registration

Correspondence

Returns & Liability

Payment Processing

Debt Management

Audit

Client Accounting


Customs

Patrimony Documents

GIS



Manage 3rd

Party Channels

Program &Project

Management




Management

TimeReporting

DecisionSupport

Data(Intelligence)

Collection

Analysis Engine


Translation

Rulebase




FinancialManagement


FinancialPlanning

Contract Management

EIS

MIS

LibraryManagement

KnowledgeExchange

SoftwareDevelopment

Knowledgebase

Facility Management

Asset Management


BalancedScoreCard




58


Figuur 28 : Situering van Knowledge Management in het Applications Framework

2.6.8.1. Marktplaats voor kennisVirtuele marktplaatsen bieden mogelijkheden om op een interactieve wijze kennis te delen.In dat kader werd door de Federale overheid reeds een initiatief opgestart: eCommunities.

eCommunities zijn samenwerkingverbanden van professionelen en projectgroepen van de Federale administratie, die communiceren, kennis en ervaring delen en samenwerken om een gemeenschappelijk project te verwezenlijken over de grenzen van organisaties heen.De eCommunities hebben hier een gebruiksvriendelijk en beveiligd platform voor uitwisseling en samenwerking ter beschikking.Het gebruik van de Federale toepassing eCommunities op de Federale Portaalsite is één mogelijkheid en leent zich er perfect toe om eigen e-communities op te richten (binnen de Stafdienst, met andere Stafdiensten, gebruiker en klant,….) en netwerken te creëren binnen en buiten de FOD Financiën (vb. met Selor, Fod P&O, …).

e-Community

XX

Experten-database

forum

Geleerde lessen

e-Community

Knowledge Management hulpmiddelen

Figuur 29 : Werking van e-Communities

59


2.6.8.2. KennisdatabankenAangezien ‘kennis’ veelal mbv. “Documenten” gestructureerd wordt is in vele gevallen een integratie met document management oplossing aan te bevelen.Een kennisdatabank kan zich baseren op (vooral) niet-gestructureerde informatie (hedentendage veelal in de vorm van een ‘Portaal’), waarop geavanceerde technieken en interfaces zorgen voor een gebruikerservaring die zo nauw mogelijk aanleunt bij zijn profiel of zijn interesses (intensie-gebaseerde portals, publish/subscribe faciliteiten, enz.).Een andere vorm van kennisdatabanken zijn ‘rulebases’ die – op basis van gestructureerde informatie – de gebruiker m.b.v. een dialoog leiden naar het gewenste resultaat. Dergelijke kennis kan worden ‘gekocht’ m.b.t. bepaalde onderwerpen of in-house worden opgebouwd (zie ook sectie 2.6.8.6)

2.6.8.3. VertaalsoftwareVertaalsoftware kan in het bijzonder toegevoegde waarde leveren in een omgeving waar teksten met vrij hoog gehalte aan vaktaal vertaald wordt.Door inzet van dergelijke software, kan een correcte vertaling van een gespecialiseerd lexicon namelijk vlot beschikbaar gemaakt worden aan al degenen die instaan voor het vertalen.

Functionaliteit die door dergelijke software wordt geboden, omvat:

Computervertalingen als eerste werkversie voor de vertaler Hergebruik van eerder vertaalde stukken tekst

(vertaalgeheugen) Gebruik maken van terminologiedatabank

o Centrale controle op kritische terminologieo Uniforme communicatie, onafhankelijk van de vertaler

Integratie met documentbeheer systemen, en workflow

2.6.8.4. ZoekmotorEen zoekmotor geeft gebruikers de mogelijkheid om op een intuïtieve manier informatie op te zoeken op basis van specifieke criteria en dit op diverse interne en/of externe informatiebronnen die al of niet gestructureerde gegevens bevatten.Dergelijke technologie laat ook toe om automatisch samenvattingen van teksten of boeken te laten genereren, waarbij de samenvatting wordt aangepast aan de context die de gebruiker meegeeft. Een zoekmotor zal wellicht geïmplementeerd worden in verschillende toepassingen bij de FOD Financiën, alleen al door het feit dat deze functionaliteit al gauw mee is voorzien in ‘software packages’.Dit belet niet dat – in het kader van het overkoepelend beheren van verschillende kennissystemen – de FOD Financiën kan overwegen om een overkoepelende zoekmotor te installeren die verbanden zoekt tussen verschillende interne en externe bronnen.

60


2.6.8.5. Library Management System (Infotheek)De dienst Studie en Documentatie stelt haar infotheek ter beschikking aan zowel interne als externe lezers.Voor het ondersteunen van de bibliotheekactiviteiten kan geopteerd worden voor een bibliotheekbeheer-toepassing. Hiervoor bestaan geavanceerde oplossingen in de markt (Library Management Systemen).Een dergelijke toepassing biedt typisch volgende functionele modules:

Reservatie- en Uitleenadministratie (registratie van uitleners, opvolgen van ontleningen, uitsturen van herinneringen …) & uitleenhistoriek

Abonnementenbeheer voor tijdschriften, inclusief elektronische verspreiding

Grondige indexeringsmogelijkheden (vb. korte inhoud, inhoudstafel, enz.)

Onderhoud en terbeschikkingstelling van catalogusinformatie voor boeken en artikels (index, trefwoorden,…)

Bestelsuggesties Opvolgen van bestellingen en van het beschikbare budget (met

een link naar ERP, zodat Secretariaat & Logistiek haar rol binnen het aankoopproces kan opnemen, terwijl de validatie van de factuur door S&D gebeurt)

Het beheer van de infotheek heeft sterke raakvlakken met processen uit andere Stafdiensten (beheer activa, aankoop, enz.).

Het is dan ook wenselijk dat deze toepassing de nodige interfaces heeft naar de ERP oplossing zoals hierboven beschreven. Alleen zo kan worden vermeden dat redundantie van functionaliteit leidt tot redundante gegevens, dubbele aktiviteiten en onnauwkeurige rapporteringen.

Gezien het generieke karakter van de infotheek, is het wenselijk minimaal na te gaan of deze implementatie niet kan samengaan met een ander initiatief binnen een horizontale of verticale FOD en of de infotheek van de FOD Financiën niet kan worden geïntegreerd met andere bibliotheken.

2.6.8.6. Legistieke kennissystemenIn zijn meest elementaire vorm biedt legistieke software algemene ondersteuning bij het legistieke werk (is dus een juridisch kennissysteem), en dit door formele, taalkundige en materiële controles uit te voeren op ontwerp-teksten van wetgeving (voorzover deze geschikt zijn voor verwerking in een computerprogramma):

Taalkundige controle:Hieronder valt iedere controle die gericht is op juist woordgebruik en correcte zinsbouw.Dit betekent dat er controle wordt uitgevoerd op de woordkeuze en de grammatica van de ontwerptekst. Hieronder valt vanzelfsprekend ook de spellingscontrole.

Formele controle:Dit betreft de controle van het formele wetskader waarin de inhoud van de ontwerptekst gevat is.Men controleert hierin of de vorm van de wet voldoet aan de gestelde vereisten: de juiste aanhef, het juiste slot, goede opbouw van het motiverend gedeelte, enz.

61


Materiële inhoudelijke controle:Dit betreft de controle op de consistentie van de inhoud van de wettekst. Deze controle moet nagaan of de tekst zichzelf niet tegenspreekt, of er geen ‘gaten’ of ‘achterpoortjes’ gebleven zijn, of de tijdsuitdrukkingen wel op een juiste manier gebruikt zijn.

Hierbij wordt de wetgeving, werkprocedures, e.d. op artikelniveau in een databank opgeslagen (bij voorkeur in XML of SGML formaat), zodat deze informatie op een intelligente manier kan worden ingezet en beheerd.Maar, legistieke software wordt ook wel “Legal rule-based inferencing” genoemd die dan een kennissysteem is m.b.t. wetgeving die toelaat om toepassingen te ondersteunen die conclusies nemen op basis van specifieke feiten (rules). De software wordt ook al wel eens aangeduid als een regelgebaseerd juridisch kennissysteem.Gezien de grote impact van wetgeving, werkmethodes en regelgeving op het functioneren van de FOD Financiën, is het effect van niet consequent herbruiken van kennis rond wetgeving en werkmethodes gelijk aan:

Hogere kosten (administratief, politiek, inkomsten) Onnauwkeurigheid en een niet-consequent beleid Afhankelijkheid van specialisten (“subject matter experts”) Grote doorlooptijd bij veranderingen

De uitdaging bij de Staf- en operationele diensten bestaat erin om het beleid op vele plaatsen en in verschillende vormen te laten toepassen zonder in te boeten aan kwaliteit. Het is in deze context dat legistieke kennissystemen een substantiële bijdrage zouden kunnen leveren:

Wetgeverformuleert intentie

WETBOEKWETBOEK

Beleids-idee

Beleids-idee

Wetgeving ITtoepassingen

Expertsystemen

Publicaties voorverschillende doelgroepen

WWW.WWW.

Helpapplicaties

OpleidingsProgramma’s

Toepassingin softwareprodukten

A.com

B.com

C.com

A.comA.com

B.comB.com

C.comC.com

S

Dezelfde kennis, hetzelfdeproces van vertaling

voor verschillende doeleinden

Aligneren van de intentie van de wet metalle toepassingsgebieden

Figuur 30 : Vertaling en verspreiding van wetteksten, werkprocedures en regelgeving

62


Qua technologie is legistieke software vergelijkbaar met ‘expert systemen’, maken dus gebruik van databases met ‘business rules’ (rulebases) en beogen een betere integratie tussen:

De analyse en ontwikkeling van het beleid De opmaak van wetteksten Het ontwerpen van werkmethodes, systemen en technieken Decision support

Figuur 31 : Betere integratie tussen het beleid en de administratie m.b.v. legistieke kennissystemen

Bovendien kan het hergebruiken van componenten in het kennissysteem (‘rulebase’) leiden tot een snellere doorlooptijd en lagere kosten voor de ontwikkeling van nieuwe ‘produkten’.

Een dergelijk kennissysteem kan ervoor zorgen dat alle materie m.b.t. wetgeving, interpretatie, commentaar, procedures, enz. eenmalig worden opgenomen in een ‘rulebase’ die dan kan worden ingezet om:

Basiskennis (reglementering, commentaar, instructies, parlementaire vragen, jurisprudentie, studies, ...) rechtstreeks ter beschikking te stellen aan alle ambtenaren van de FOD Financiën

Als expert-module te worden ingezet bij administratieve systemen (vb. aansturing van opvraging bij een aangifte)

Op de gepaste plaats ‘help’-faciliteiten in te bouwen in administratieve systemen

CRM-toepassingen te verrijken met kennissystemen, zodat interacties kunnen worden gestuurd m.b.v. scripts, FAQ, enz. (zonder vb. een contact center te moeten voorzien met personeel met een hoge graad van specialisatie)

Self-service faciliteiten mogelijk te maken Enz.

Indien de FOD Financiën opteert om ‘rulebased inferencing’ technologie in te zetten, dan is er in elk geval afstemming en coördinatie nodig bij het ontwerp van de systemen voor de lijnadministraties (Coperfin1).

2.6.8.7. Kennissystemen bij automatisering van Business Processen

In het kader van de BPR van de ICT Stafdienst werd veel aandacht besteed aan het uittekenen van processen, structuur en organisatie die zich maximaal oriënteren op het ondersteunen van haar klanten en gebruikers.

Beleid

Wetteksten Administratie

63


Eén van haar belangrijkste opdrachten bestaat er in om de administratie bij te staan in het optimaliseren en automatiseren van haar business processen.Dit automatiseringsproces is een complexe en risicovolle onderneming waarbij kennismanagement een sleutelrol vervult. Immers, het brengt mensen samen met een gespecialiseerde kennis in totaal verschillende materies (specifieke businesskennis, technologie, methodologie, etc.) en technieken.Dit leidt gemakkelijk tot ongewenste ‘communicatiestoornissen’ als multidisciplinaire teams samen vorm moet geven aan een bedrijfsapplicatie. De complexiteit van moderne bedrijfstoepassingen is hoog en de slaagkansen van een ontwikkelingstraject zijn nog steeds relatief laag ondanks de indrukwekkende verbeteringen in ontwikkelingsmethodes en technologie.Bij het falen van een project16 kan men met vrij grote zekerheid stellen dat er iets verkeerd is gelopen tijdens de eerste fase van het project.Van bij het begin, en tijdens de realisatie, is weten wat er moet worden ontwikkeld cruciaal om de verwachtingen van iedereen in te lossen.Dit is zo triviaal, maar ondernemingen worden al te vaak geconfronteerd met symptomen die er op wijzen dat er geen concensus werd bereikt over de reële behoeften in de toepassing die moet worden ontwikkeld:

Behoeften van de ‘klant’ wordt niet ingevuld Inefficiënte systeemarchitectuur, moeilijk te onderhouden of te

verbeteren.

16 Benchmarks tonen aan dat de oorzaak van het falen van projecten vaak rechtstreeks te maken heeft met het vastleggen van de behoeften van de gebruikers en de scope.

Scope is “moving target”’: (soms exponentiële) uitbreidingen in budget en planning door het uitbreiden van de verwachtingen en functionele verbeteringen

Deadlines worden niet gehaald; projectresultaat is onduidelijk geworden

Het invoeren van een geïntegreerde oplossing voor kennisbeheer kan een oplossing betekenen om grote efficiëntiewinst te realiseren bij de uitvoering van de processen m.b.t. de ontwikkeling van ICT oplossingen17

en beoogt: Een ‘business model’ succesvol te transformeren in een

applicatie:

Test

Code

Model

Use Cases

Behoeften

CoperfinBusiness

Model

Een effectieve communicatie te realiseren tussen technische en niet-technische mensen (ICT en business), door het gebruik van een intuïtieve gebruikersinterface

17 Processen 55 t/m 59 op het Coperfin procesmodel (zie Appendix B – Coperfin2 Procesmodel op pagina 102) 64


Te kunnen omgaan met een scope die onvermijdelijk kan evolueren

Risico’s te identificeren en te elimineren voor ze het project kunnen beïnvloeden

Hergebruik te stimuleren ‘Best Practices’ toe te passen Integrale kwaliteitszorg toe te passen in elke fase van het project

Het gebruik van een dergelijke tool voor kennismanagement kan – in de context van de FOD Financiën – een bijdrage leveren in de samenwerking tussen de ICT Stafdienst en haar klanten. Immers, het introduceert één kennissysteem dat gemeenschappelijk wordt gebruikt door de applicatie analysten van vb. Particulieren, de gebruikers van Particulieren en ICT specialisten (ICT Stafdienst, externe dienstverleners).

65


2.7. Overzicht van de TO-BE Applicatiearchitectuur Een applicatiearchitectuur is een voorstelling van de verschillende applicaties die binnen een organisatie in gebruik zijn, waarbij de interacties tussen de verschillende applicaties worden aangeduid.Het opbouwen van een logische applicatiearchitectuur voor de Stafdiensten van de FOD Financiën is een proces waarbij gezocht wordt naar verbanden, patronen, afhankelijkheden en tegenstrijdigheden op het vlak van de processen, gegevens, structuur van de organisatie en type van gebruikers.Het resultaat is dus een patroon, een architectuur die het inzetten van bepaalde technologie (applicaties) moet verantwoorden om zo de gewenste business architectuur voor de Stafdiensten (het geheel van resultaten uit de Coperfin2 BPR) te kunnen realiseren.De architectuur die hier beschreven wordt is enkel de applicatiearchitectuur die volgt uit de analyse van de ICT behoeften van de Stafdiensten. Bijgevolg moet deze architectuur gezien worden als een onderdeel van de volledige applicatiearchitectuur voor de FOD Financiën. Om een volledig beeld te krijgen van de applicatiearchitectuur moeten de architectuur voor de applicaties voor de operationele diensten worden samengevoegd met de architectuur die hier wordt beschreven voor de stafdiensten. De applicatiearchitectuur voor de operationele diensten werd beschreven in het ICT-boek.

66


Figuur 32: De To Be Applicatiearchitectuur voor de Stafdiensten 67


De applicaties die vanuit een FOD-overstijgend federaal initiatief aangestuurd worden zijn in de applicatiearchitectuur door gele blokjes aangeduid, en werden in de mate van het mogelijke bovenaan gepositioneerd.

De initiatieven die in het kader van Coperfin 1 gedefinieerd werden zijn lichtblauw ingekleurd, terwijl de Coperfin 2-initiatieven die nu toegevoegd worden door roze blokjes voorgesteld worden.Voor alles wat betreft G2B, G2C, G2E en G2G interacties betreft zal gebruik worden gemaakt van het portaal van de FOD Financiën (CCFF, het CommunicatieCentrum van de Federale Fiscaliteit). Hieronder wordt een korte beschrijving gegeven van de verschillende elementen uit de applicatiearchitectuur en van de voornaamste verbanden ertussen. Voor een gedetailleerde beschrijving van elke component verwijzen we naar het begin van dit hoofdstuk. De volgorde die gevolgd wordt is de volgorde waarin de programma’s in het realisatieboek van Coperfin 2 worden uitgewerkt.

2.7.1. Financieel-Logistieke modules van ERP in de schoot van het FedCom-initiatief

Omwille van de nauwe verbondenheid tussen de financiële en logistieke functionaliteiten, wordt de realisatie ervan binnen eenzelfde ERP-omgeving gezien. Dit kan ook door afzonderlijke applicaties te laten interfacen met dergelijke ERP-toepassing. Een meer uitgebreide analyse moet hiervoor de concrete aanpak bepalen.

We geven hierbij de voornaamste links met andere elementen uit de applicatiearchitectuur:

Voor wat betreft de boeking van (fiscale) inkomsten is er een link met het systeem voor geïntegreerde verwerking.

De informatie over lonen zal vanuit de Thesaurie aangeleverd worden.

De personeelsgegevens zullen gemeenschappelijk gebruikt worden door deze ERP-modules en de ERP-modules voor HR (bijvoorbeeld voor noodplanning, beheer van verhuis,… in een context van facility management).

Voor wat betreft het beheer van Faciliities wordt een implementatie binnen dezelfde ERP-omgeving gesuggereerd18.

Met betrekking tot aankopen en contracten via openbare aanbestedingen kan aangeknoopt worden met JEPP (onder leiding van de FOD Defensie) en initiatieven vanuit de FOD P&O (o.m. diensten ABA & FOR).

De applicatie voor tijdsregistratie levert een belangrijke input voor de analyse van (de kosten per) tijdsbesteding van de ambtenaren.

Ten slotte vormt de ERP-applicatie een belangrijke “leverancier” van informatie voor analyse- en rapporteringsdoeleinden.

18 De informatie over gebouwen is momenteel in een afzonderlijke Oracle-database opgenomen.68


2.7.2. ERP voor Human Resources door samenwerking met de FOD P&O

De Stafdienst P&O van de FOD Financiën wenst zich aan te sluiten bij het initiatief vanuit de FOD P&O rond implementatie van ERP voor HR-aspecten.Hierbij stippen we een paar interacties met andere applicaties aan:

Met de e-Learning applicaties voor wat betreft competentiemanagement, evaluatie & monitoring: vaardigheden en trainingshistoriek per personeelslid

Met de omgeving voor het beheer van identiteiten (waar de vertaalslag wordt voorzien tussen de business-rollen en de implementatie op toepassingsniveau

Met de applicaties voor planning van resources voor wat betreft de (on)beschikbaarheden van individuen in de toekomst, analyse van de tijdsbesteding per groep personeelsleden,…

2.7.3. e-Learning applicatiesBij e-Learning worden ICT-middelen ingezet om de leerervaring te optimaliseren. Dit gebeurt door bijvoorbeeld computergestuurde cursussen aan te bieden, of door virtuele coaching door domeinexperten.e-Learning applicaties maken het mogelijk om virtuele trainingssessies te organiseren, i.e. waarbij het niet belangrijk is vanuit welke fysische locatie de opleiding gevolgd wordt.

2.7.4. Planning van ResourcesIn deze categorie onderscheiden we twee applicaties:Een eerste applicatie staat in voor de registratie van informatie die analyse van de tijdsbesteding toelaat. Het capteren van deze informatie kan (gedeeltelijk) gebeuren door het gebruik van bijvoorbeeld een badge-systeem.Ten tweede is er een applicatie voor het plannen van resources. Het kan hier zowel gaan om de beschikbaarheid/het kalenderbeheer van middelen zoals vergaderzalen, projectoren,… als om de beschikbaarheden van werknemers met een bepaald profiel.

2.7.5. Informatie- en kennisbeheerOp het niveau van applicaties denken we hierbij aan een applicatie voor document management (beheer van de levensloop van een document, normaal gezien door gebruik te maken van workflows) en kennisbeheer (beheer van het gebruik van de kennis die in deze documenten is opgeslagen).Concreet spreken we in verband met kennisbeheer over een zoekmotor, over categorisatiesoftware, … Ook de uitbouw van een aantal specifieke kennisdatabanken en expertsystemen, een beheersysteem voor de infotheek en e-communities ondersteunen het beheer van kennis binnen de FOD Financiën.

69


2.7.6. Strategische planning, analyse & rapporteringVoor de planning op lange termijn is er enerzijds behoefte aan tools voor trend & policy analyse (beleidsondersteunde software: what-if, microsimulaties, macrosimulaties, analytische hulpmiddelen,…). Dergelijke analyses zullen voornamelijk gebruik maken van de gegevens die zijn opgeslagen in het MIS en EIS. Ook externe gegevens zijn hierbij vereist.

Voor de rapportering over de realisatie van doelstellingen van de organisatie wordt een balanced scorecard ontwikkeld.Voor de ondersteuning bij het initiëren van nieuwe veranderingsinitiatieven wordt voorgesteld om gebruik te maken van Program Portfolio Management software.

2.7.7. CRM & Customer SupportIn deze categorie valt software ter ondersteuning van de interacties tussen de Stafdiensten en (interne of externe) klanten.

2.7.8. Projectmatige werkingEnerzijds onderscheiden we hier een applicatie voor het ondersteunen van project-en programmamanagement met een uniforme tool voor de volledige FOD Financiën.

Anderzijds kan het projectmatig werken verhoogd worden door te beschikken over een systeem voor dossierbeheer, met workflow-functionaliteit.

2.7.9. Beheer van identiteitenOnder “beheer van identiteiten”, verstaan we hier het beheer van rechten toegekend aan personen of aan rollen van personen. In eerste instantie (Coperfin 1) lag de focus op de rechten op ICT-vlak. Tijdens Coperfin 2 wordt een initiatief toegevoegd: (toegangs)rechten voor gebouwen en andere facilities van de FOD.

70


3. ICT Behoeften en AS-IS-situatie per BPR

3.1. InleidingHet registreren van de AS-IS situatie toetst de bruikbaarheid van de huidige ICT systemen van de FOD Financiën aan de ICT behoeften van de Coperfin2 business processen voor de Stafdiensten.Het heeft dus niet de intentie om een evaluatie te maken van de kwaliteit, efficiëntie en effectiviteit van de huidige ICT systemen. Het is evenmin een evaluatie van het huidig gebruik van de bestaande applicaties in hun huidige context.Evenmin is het de bedoeling om een volledige inventarisatie te brengen van de huidige situatie. Dit zou weinig zinvol zijn gezien het feit dat de Coperfin2 business processen toch ingrijpende wijzingen laten zien (alsook het effect van Coperfin1 bij de Stafdiensten). Het objectief van het opvragen van de AS-IS situatie is het identificeren van systemen of deelsystemen die mogelijk deel kunnen uitmaken van de toekomstige ICT architectuur. Het maakt de kloof duidelijk tussen de situatie van vandaag enerzijds en anderzijds de behoeften voor de realisatie van Coperfin2 (gebaseerd op de processen, organisatie, strategische principes van de functionele entiteiten en stafdiensten).Voor het structureren van deze bevraging werd gebruik gemaakt van het zelfde framework als bij de beschrijving van de TO-BE applicatiearchitectuur (zie Hoofdstuk 2). Deze benadering verzekert de consistentie en vereenvoudigt de kloofanalyse. Hierbij kan relatief eenvoudig aangeduid worden welke domeinen niet, onvolledig of slechts gedeeltelijk ondersteund worden door de huidige systemen.

71


3.2. Generieke processenVolgende processen zijn generiek in de zin dat ze ondersteunend zijn voor de processen van meerdere staf-en lijndiensten:

Gebruikersondersteuning Klantenbeheer Interne dienstverleningsmodellen Strategie & Planning

3.2.1. ICT-behoeften

Planningapplicatie - TrendanalyseTer ondersteuning van het proces Strategie en Planning is er vraag naar een applicatie die instaat voor trendanalyse, financiële planning en HR Planning.

KlantenbeheerTer ondersteuning van het proces Klantenbeheer is er functionaliteit vereist zoals die van de subcategorieën Contractonderhandeling en Contractbeheer. Dergelijke functionaliteit maakt normaal gezien deel uit van de tools die ingezet worden voor CRM en customer support.

KennisbeheerIn het bijzonder met het oog op ondersteuning van het proces gebruikersondersteuning, is er een behoefte aan software voor kennisbeheer. Ook de andere generieke processen kunnen door een dergelijke applicatie ondersteund worden.

72


3.3. BPR Stafdienst FEO (Functionele Expertise en Ondersteuning)

FEO concentreert zich op de volgende processen: de reglementering; de principiële toepassing van de reglementering (commentaar); de werkmethodes; de opvolging van nieuwe en gewijzigde reglementering,

commentaar en werkmethodes; het beheer en het ter beschikking stellen van de informatie.

3.3.1. ICT-behoeftenPlanningapplicatie - TrendanalyseTer ondersteuning van de processen Werkmethoden en Opvolging is er vraag naar een applicatie die instaat voor trendanalyse.

MIS/EISNagenoeg alle processen van de stafdienst FEO kunnen gebruik maken van de rapporterings-en analysefunctionaliteiten van een MIS-applicatie.Hierbij is in het bijzonder vraag naar datamining- en query-functionaliteit voor de processen Reglementering en Opvolging, en naar

Prestatiemeting & KPI-functionaliteit ter ondersteuning van het proces Opvolging.

KennisbeheerGezien de aard van de activiteiten van de stafdienst FEO, is het belangrijk dat een kennisbeheerapplicatie de processen kan ondersteunen. De toekomstige kennisdatabank dient, op fiscaal vlak, inhoudelijk vooral te worden opgebouwd vanuit het proces “Informatie”. De FEO zal via die weg alle basiskennis (reglementering, commentaar, instructies, parlementaire vragen, jurisprudentie, studies, ...) rechtstreeks ter beschikking stellen aan alle ambtenaren van de FOD Financiën. Het verstrekken van deze informatie zal naar de ambtenaren doelgroepgericht worden opgevat. Daarbij zal gebruik worden gemaakt van aangepaste referentie- en ondersteuningstechnieken (mail-to links, links…) en krachtige zoekrobotten.In het bijzonder vermelden we hier ook een legistieke applicatie. Dergelijke applicatie biedt ondersteuning bij het uitschrijven van reglementering door bijvoorbeeld standaardformuleringen ter beschikking te stellen, maar ook door onderlinge verbanden tussen wetsartikelen te beheren.

Tijdsbeheer en MiddelenbeheerTer ondersteuning van het proces “werkmethodes” is er vraag naar applicaties die projectwerking en middelenbeheer ondersteunen. Het gaat dan vooral om toepassingen die gericht zijn op het plannen en opvolgen van een project en het opsporen en beheren van middelen.

73


Document- en dossierbeheerAlle processen van de stafdienst FEO zullen verder gebruik maken van functionaliteiten van documenten dossierbeheer.

Scannen van documenten (proces Informatie) Opslaan, updaten en vertalen van documenten, met

versiebeheer en link-management Indexeren van en opzoekfunctionaliteit voor documenten Standaarddocumenten Workflow-functionaliteit voor dossierbeheer, met de mogelijkheid

om dossiers op te volgen en om er prioriteiten aan toe te kennen

74


3.3.2. As Is situatieMomenteel wordt het proces Reglementering ondersteund door 3 applicaties, die ook alle in de to be nog kunnen ingezet worden:

o “Budgetcontrole”, een Excel-toepassing die toelaat om de budgettaire impact van wijzigingen van de reglementering in te schatten

o “Fisconet”, de fiscale databank beschikbaar via intranet en internet met gegevens over fiscale regelgeving

o “Databank Vonnissen (bij BBI)”, Access-toepassing

Voor de andere To Be-processen zijn vandaag geen applicaties in gebruik, behalve de klassieke MS Office applicaties.

75


3.4. BPR Stafdienst S&L (Secretariaat en Logistiek)

De stafdienst Secretariaat en Logistiek heeft als missie het plannen, realiseren en integraal beheren van de huisvesting, de aankopen en de logistiek ondersteunende activiteiten en wel zodanig dat kan worden bijgedragen tot een effectieve, efficiënte en flexibele verwezenlijking van de doelen van de organisatie in een veranderende omgeving.

3.4.1. ICT-behoeftenSupply Chain & ContractenbeheerNaast de generieke functionaliteiten voor het ondersteunen van het aankoopproces (beheer informatie over contracten en beheer in-en uitgaande facturen), worden ook volgende functionaliteiten geïdentificeerd:

Leveranciers- en productevaluatie: dergelijke functionaliteit moet toelaten om bij het uitsturen van een bestek rekening te kunnen houden met eerdere ervaringen (onder meer ook klachten) met bepaalde leveranciers en/of producten.

Webpublicatie van lastenboeken e-Ordering: het elektronisch doorvoeren van de bestelling, met

een minimale rol hierbij voor papieren documenten e-Invoicing: idem, voor de facturatie self-service functionaliteit die toelaat om de status van een

bepaalde bestelling/levering op te vragen Contractbeheer

Behandelen van dringende bestellingen Voorraadbeheer, en beheer van teruggezonden goederen

GebouwenbeheerIn het kader van de processen Beheer van gebouwen, Werkorders, en Juridische ondersteuning worden volgende noden aangegeven:

Centrale data over gebouwen en lokalen: o plattegronden van de gebouwen, al dan niet met

situering van kantoren en meubelso eigendomsakten, huurcontracten,…o informatie met betrekking tot afschrijvingen

Beheer van herstellingen en onderhoudswerken Beheer van conciërge en bewakers Beheer van EHBO-teams Beheer van verhuizen (gegroepeerde adreswijzigingen) Databank werkorders, ook met periodieke werkorders Consolidatie van werkorderinformatie

De integratie van dergelijke applicatie met ERP (Facility Management-module) dient geëvalueerd en uitgewerkt te worden.

76


Planning van middelenDe stafdienst S&L is beheerder van de planning van werkmiddelen zoals parkeerplaatsen & vergaderzalen. Vergaderzalen vallen hierbij onder de verantwoordelijkheid van S&L, terwijl P&O instaat voor het inplannen van het gebruik van trainingslokalen. In dit opzicht is er nood aan software voor de uitvoering van deze planning, op basis van een unieke database voor de FOD Financiën.Voor de processen Juridische ondersteuning en Beheer van gebouwen, wordt de nood aan een personeelsplanningsfunctionaliteit aangegeven. Deze moet het beheer van conciërges, bewakers en eerste hulp ondersteunen.

Beheer van vaste activaVoor het ondersteunen van de fysische aspecten van het activabeheer (tegenover de financiële die onder verantwoordelijkheid van de Stafdienst B&B staan) is er nood aan een applicatie die toelaat om voor elk activum volgende gegevens te onderhouden:

Locatie, verantwoordelijke & status Waarde en andere afschrijvingsgegeven Resultaten van de inventarisopname (eventueel ondersteund

door barcode-technologie)

Wagenparkbeheer

Gezien het aantal voertuigen onder beheer van de stafdienst S&L, kan een applicatie voor wagenparkbeheer (periodieke onderhoudsbeurten en technische inspectie, controle op verbruik,…) ingezet worden voor het proces Beheren van vervoersmiddelen.De integratie van dergelijke applicatie met ERP dient geëvalueerd en uitgewerkt te worden.

KennisbeheerIdealiter kan een kennisbeheerapplicatie het proces Onthaal ondersteunen door aan bezoekers niet enkel informatie te verschaffen over parkeerplaats en lokaal, maar ook onder meer volgende informatie:

Contactinformatie met betrekking tot de bezochte persoon19 of zijn afdeling

Informatie over de aanwezigheid (elektronische agenda) van de te bezoeken persoon

Informatie over de activiteit/verantwoordelijkheid van de persoon of zijn afdeling

Antwoorden op FAQ die betrekking hebben op de afdeling/processen in verband met het bezoek

MIS, Workflow en dossierbeheer

19 Er werd tijdens de bespreking opgemerkt dat het beheer van informatie over advocaten momenteel onder verantwoordelijkheid van de stafdienst B&B valt, en dat niet duidelijk is of dit in de toekomst onder verantwoordelijkheid van S&L komt. 77


Binnen het Management InformatieSysteem kan rapportering voorzien worden over de prestatie van verschillende shared services, zoals bijvoorbeeld de vertaaldienst en juridische dienst.

Verder wordt het belang aangegeven van een ondersteuning van de processen door tools met workflow-functionaliteit voor dossierbeheer, en door tools voor documentbeheer. Dit geldt in het bijzonder van de Juridische Dienst binnen de Stafdienst S&L.

VertaalsoftwareTer ondersteuning van de vertaaldienst is het gebruik van professionele vertaalsoftware aangewezen

Lay-out softwareIn de drukkerij is er nood aan lay-out software.

78


3.4.2. As Is situatie

Volgnr.

Nummer Proces en

ActiviteitenblokNaam van deToepassing Korte Beschrijving Bruikbaarheid Coperfin 2

0 proces 83- act. 1 CADNET - KAVMproces 84 - act. 3 CADNET - KAVMproces 84 - act. 4 CADNET - KAVM

Database gebouwen

Database van de gebouwen opgesteld in access. Goede basis om op verder te werken.

( Pierlot, Verbeke ) Inhoud : Integratie van bestaande gegevens op nieuwe databank wordt op dit ogenblik voorzien in Oracle

- overzicht gebouwenpark- technische specificaties gebouwen en andere specifieke eigenschappen- soort van contract- mogelijke contactpersonen

Andere mogelijkheid :- opmaken rapporten en statistieken

Vervoersmiddelen Access-applicatie :( Bardoel ) - onderhoud

- ongevallen- rapporten

Multiterm Trados

Workbench : vertaalgeheugen

4 achats-contrats

VTD ven ( kledingfonds D&A)

Programma (mainframetoepassing) opgemaakt door de dienst automatisering van de D&A voor de opvolging van de aankopen/bestellingen in het kader van het kledingfonds. Hier gebeurt eveneens de opvolging van de fictieve rekeningen die de ambtenaren, voor de aankoop van artikelen toegewezen krijgen.

Moet aangepast worden in functie van de nieuwe organisatievan de stafdiensten.

Bruikbaar voor Coperfin 2

3 81 Vertaaldienst ( De Gols, Mevr. Kempeneers)

Verder gebruik voor Coperfin 2 aangeraden

1 79

2 80

Base de données interne CADNET (A.C.E.D.) répartie en plusieurs modules --> module KAVM : permet la gestion des inventaires des biens patrimoniaux, des listes de fournisseurs et de biens, de l'affectation et le déclassement des biens.

* Ce logiciel peut rester applicable mais doit être complété par un meilleur calcul de la valeur résiduelle et des amortissements des biens.* Ce module devra être intégré au nouveau programme de gestion des commandes et des cahiers de charges : liste de produits existants, liste fournisseurs, affectation des biens, …Les informations déjà disponibles devraient être plus complètes (description des produits, type de produits que le fournisseurs livre,…) Il n'y a pas de liste des contrats actuellement.

79


De drukkerij heeft verder volgende applicaties in gebruik voor het verzorgen van lay-out:

Celebrant Extreme Workflow (gestion des fichiers – Client-Server applicatie)

Faroukh Imposition Publisher (programme d’imposition) Adobe Design Collection 4.0 (In Design – Photoshop – Illustrator

9.0 – Acrobat 4.0) Adobe Streamline 4.0 Adobe ATM Deluxe Quark XPress Passport 4.1 TOAST Titanium 5.0 Adobe Pagemaker 7 Coreldraw 10 PitStop Enfocus (edition fichier PDF – qualité pre-press)

80


3.5. BPR Stafdienst S&D (Studie en Documentatie)

De Studie- en Documentatiedienst: ondersteunt het management van de FOD Financiën bij het

definiëren, opvolgen, beheren en evalueren van de impact van de economische (inclusief de sociaal-economische aspecten), budgettaire, fiscale en financiële politiek

draagt bij tot de vertegenwoordiging van de FOD Financiën bij nationale en internationale instanties die belast zijn met de behandeling van vragen over de economische, budgettaire, fiscale en financiële politiek

verzekert het secretariaat van de Hoge Raad van Financiën stelt aan diensten binnen en buiten de FOD Financiën

documentatie ter beschikking inzake de door haar uitgevoerde studies & onderzoeken

beheert de centrale infotheek van de FOD Financiën


BibliotheekbeheerDe dienst Studie en Documentatie stelt haar infotheek ter beschikking aan zowel interne als externe lezers.

Voor het ondersteunen van de bibliotheekactiviteiten kan een bibliotheekbeheerapplicatie, met interactie naar een ERP-systeem ingezet worden.

Dergelijke applicatie kan typisch hulp bieden bij volgende activiteiten: Reservatie- en Uitleenadministratie (registratie van uitleners,

opvolgen van ontleningen, uitsturen van herinneringen …) & uitleenhistoriek, met self-service functionaliteit (bijvoorbeeld reservaties, opvragen catalogus,…)

Abonnementenbeheer voor tijdschriften, inclusief elektronische verspreiding

Onderhoud en terbeschikkingstelling van catalogusinformatie voor boeken en artikels (index, trefwoorden,…)

Bestelsuggesties Opvolgen van bestellingen en van het beschikbare budget (met

een link naar ERP, zodat Secretariaat & Logistiek haar rol binnen het aankoopproces kan opnemen, terwijl de validatie van de factuur door S&D gebeurt)

Opmerking: Voor wat betreft categorisatie (aanduiden van trefwoorden, opstellen van samenvattingen,…) van (elektronische) publicaties kan een categoriseringssoftware overwogen worden. Dergelijke software is in staat om trefwoorden aan publicaties toe te kennen, samenvattingen op te stellen,… en dit over het algemeen in meerdere talen.Voor een boek kan dit bijvoorbeeld gebeuren na het inscannen van de samenvatting ervan.

81


MIS, EIS en tools voor kwantitatieve economische analyseVoor de processen Kwantitatieve Analyse en Beheer van Data is er nood aan tools met functionaliteiten zoals MIS/EIS-applicaties. De aandacht wordt getrokken op de vraag om met deze tools econometrische berekeningen te kunnen uitvoeren en simulatiemodellen te kunnen opbouwen.

Ook voor een detailanalyse van de data die opgevraagd wordt uit externe databanken (Nationale Bank van België, OESO, EU,…) zijn de statistische functionaliteiten van dergelijke applicaties vereist. Hieruit blijkt dat de klemtoon voor S&D hierbij eerder ligt op de statistische functionaliteit en de mogelijkheid te linken met externe systemen, dan wel op “Enterprise Information”, i.e. informatie die zich zou beperken tot de FOD Financiën.Toegang tot fiscale gegevens – “drill-down”Om haar analyse- en studieopdrachten uit te kunnen voeren is het onontbeerlijk dat S&D, naast onder meer tariefgegevens en gegevens uit bronnen extern aan de FOD Financiën, beschikt over:

Geaggregeerde gegevens omtrent de evolutie van de fiscale ontvangsten (tijdreeksen) met de mogelijkheid naargelang de behoeften meer gedesaggregeerde gegevens te bekomen (desaggregatie naar sector, grootte van de ondernemingen, naar regio,…).

Gedetailleerde gegevens ten behoeve van de micro-simulatiemodellen. Hier gaat het om structuurgegevens met het kleinst mogelijke detail (eerder dan over tijdreeksen). Zo is het noodzakelijk om voor een representatief staal over alle

informatie uit de belastingaangiften te beschikken, op de identiteitsgegevens van de belastingplichtige na.

De vraag naar programmeersoftware dient ook in deze context gesitueerd te worden, en heeft specifiek betrekking op de door S&D ontwikkelde simulatiemodellen van bijvoorbeeld personen- of vennootschapsbelasting.

TrendanalyseVanuit de stafdienst S&D is er vraag naar een tool die het mogelijk maakt om historische gegevens weer te geven. Dit ter ondersteuning van de processen Infotheek (activiteitenblok Opzoeken, consulteren, uitlenen), Beheer van data (Selecteren van data), Kwanitatieve Analyse (Analyseren van de behoeften) en Opmaken Infomap & Nieuwsflash (Input beheren).

Tijd-en middelenbeheerDe stafdienst Studie & Documentatie heeft verder nood aan software om het beheer van tijd en (personeels)middelen te verzorgen. Dergelijke applicatie moet toelaten na te gaan welke personen met welke taken bezig zijn, in hoeverre zij beschikbaar zijn,…

Leerapplicaties

82


De vraag naar opleidingssoftware valt te interpreteren als een aanduiding dat S&D als gebruiker zal optreden van leerapplicaties die door P&O beheerd worden. Inhoudelijk gaat het om training voor een geïntegreerd statistisch pakket, programmeertalen,…

KennisbeheerDe Studie & Documentatiedienst zal voor elk van haar processen, als auteur en gebruiker, gebruik maken van een kennisbeheersysteem. Dit systeem wordt door de stafdienst P&O beheerd.

VertaalsoftwareTer ondersteuning van de vertalingen binnen de Stafdienst S&D wordt de inzet van een vertaalsoftware gevraagd.

83


3.5.2. As Is situatieVandaag worden voornamelijk de volgende programma’s gebruikt:

o Voor bijna elke computergebruiker: Word, Excel en PowerPoint

o Voor een kleiner aantal computergebruikers: Accesso Voor een zeer beperkt aantal computergebruikers: Iode

(econometrisch programma van het Federaal Planbureau) en programmeertalen als Visual Basic, TurboPascal. Een beperkt aantal gebruikers gebruikt ook html, Frontpage en ASP

o Voor de vertaler: het vertaalprogramma Trados

Op S&D gebeurt het regelmatig dat nieuwe toepassingen op vrij korte termijn ontwikkeld moeten worden. Er wordt daarom sterk voor gepleit dat een aantal van deze programma’s behouden kunnen blijven. Zonder Word, Excel, PowerPoint, Access en zonder de programmeertalen kunnen een aantal taken, die tevens in de ToBe-processen zijn opgenomen, niet meer efficiënt worden uitgevoerd.

E-mail en internet worden zeer frequent gebruikt om documenten te ontvangen en te verzenden en om gegevens en andere informatie (documenten) op te vragen. In de huidige toestand wordt ook gebruik gemaakt van html, Frontpage, ftp, enz. voor de opmaak en het toegankelijk stellen van de website Docufin.

Er wordt ook sterk de nadruk gelegd op de noodzakelijke compatibiliteit met de buitenwereld: S&D heeft regelmatig gegevensuitwisselingen met instellingen als de EU, de OESO, het IMF (zowel ontvangen als leveren van gegevens) en de academische wereld. Deze uitwisseling moet ook in de toekomst vlot kunnen gebeuren, wil S&D zijn opdrachten blijven vervullen.

Wat de Infotheek betreft, worden voornamelijk de programma’s Word, Excel, Powerpoint en Access gebruikt, naast het programma Basis voor de catalogus van de Infotheek en het opvolgingssysteem van de uitleningen. Ook hier wordt ervoor gepleit om Word, Excel, Powerpoint en Access te kunnen behouden. Het programma Basis zou een modernere en krachtigere opvolger moeten kunnen krijgen.

Wat de infomap betreft, wordt tot op heden bijna geen gebruik gemaakt van de informatica. Het proces geschiedt manueel, afgezien van enkele informaties die ons via e-mail of via het internet worden overgemaakt.

Hierna volgt een gedetailleerd overzicht van de As Is situatie binnen de Stafdienst Studie & Documentatie.

84


Volgnr. Nummer Proces en

Activiteitenblok

Naam van deToepassing

Korte Beschrijving Bruikbaarheid Coperfin 2

1 1 Access/Excel volgt bestellingen en facturen op per onderwerp, administratie, levering, …

deze functies zouden geïntegreerd kunnen worden in een library management system met link naar ERP

2 1 Access lijst van leveranciers zie hierboven3 1 Basis (gecustomizeerd

door CSC)databank met ontleners, ontleende documenten en data (voor aanzuivering en lijst van "achterblijvers")

zie hierboven

4 1 Excel Geeft de beschikbaarheid van de personeelsleden aan voor de uit te voeren taken

blijft bruikbaar

5 1 Basis maakt "fiches" met kenmerken van boeken, tijdschriften, tijdschriftartikels, aanwinsten, trefwoorden, enz.

deze functies zouden geïntegreerd kunnen worden in een library management system met link naar ERP

6 1 Basis zoekt "fiches" (zie onder 5) op op basis van auteur, titel, trefwoorden en andere kenmerken

zie hierboven

7 1 Basis toont fiches die aan bepaalde criteria beantwoorden en drukt ze eventueel af (zie ook 5 en 6)

zie hierboven

8 2 Excel Verlofregeling personeel zou geïntegreerd kunnen worden in HR-planning9 2 Access/Excel queries op basis van databanken over (fiscale) ontvangsten,

begrotingsgegevens, economische gegevens, enz. Opmaak van statistische tabellen voor interne behoeften en voor publicatie (bv. "conjunctuurnota": enkele tientallen tabellen over economische toestand, overheidsfinanciën, enz.)

zou geïntegreerd kunnen worden in statistisch/econometrisch pakket, maar excel en access zouden "als software" voor andere doeleinden behouden moeten blijven

10 2 Excel grafieken in onder meer de "conjunctuurnota" als vorige regel11a, 11b 2 Access/Excel/Excel-

draaitabelleneerste analyse van trends, afwijkingen, verhoudingen van economische, fiscale en financiële data

als vorige regel

12 2 Access/Excel opslaan van historische data, regelmatige aanvullingen van de databestanden: interne databanken, ameco-databanken (EU), revenue statistics (OESO), nationale rekeningen (INR), regionale begrotingen

als vorige regel

13 3 Excel Verlofregeling personeel zie punt 814 3 Access/Excel zie punt 9, maar queries zijn meer uitgewerkt zou geïntegreerd kunnen worden in statistisch/econometrisch

pakket, maar excel en access zouden "als software" voor andere doeleinden behouden moeten blijven

85


Volgnr. Nummer Proces en

Activiteitenblok

Naam van deToepassing

Korte Beschrijving Bruikbaarheid Coperfin 2

15 3 Excel grafieken in het kader van studies (zie proces 4) als vorige regel16 3 Access/excel/visual basic grondige analyse van bepaalde trends, afwijkingen, verhoudingen

van economische, fiscale en financiële data als vorige regel

17 3 Access/excel/visual basic zie hierboven als vorige regel

18 3 Access/excel/visual basic spreadsheets en zelf ontwikkelde programma's aangaande de invloed van wijzigende hypothesen op de resultaten: overheidsschuld, eigen middelen EU, ontvangsten, uitgaven en financiële relaties federale overheid, sociale zekerheid, gemeenschappen, gewesten, lagere overheden

zou in zekere mate geïntegreerd kunnen worden in statistisch/econometrisch pakket, maar de zelf ontwikkelde toepassingen zouden behouden moeten kunnen blijven om de huidige taken efficiënt en continu te kunnen blijven uitvoeren

19 3 Excel statistische berekeningen (gemiddelde, standaardafwijkingen, scheefheid) over ontvangsten en hun verloop (o.a. bepaling seizoenspatronen)

zou geïntegreerd kunnen worden in statistisch/econometrisch pakket, maar excel en access zouden "als software" voor andere doeleinden behouden moeten blijven

20 3 Iode (econometrisch programma van het Federaal Planbureau)

modellen ter analyse en voor de voorspelling van fiscale ontvangsten (bv. BTW)

als vorige regel

21 3 Excel/visual basic/Access/Turbo Pascal

Ontwikkeling en constante bijwerking van simulatiemodellen over inkomstenbelasting, vennootschapsbelasting (gerealiseerd) en parafiscaliteit (in opbouw)

is absoluut te behouden anders werken deze modellen niet meer

22 3 zie tekst (word document) 23 3 Excel/Access/Visual

Basic/Turbo Pascalmodellen ter analyse en voor de voorspelling van fiscale ontvangsten (zie punt 20) en simulatie (zie punt 21)

is absoluut te behouden anders werken deze modellen niet meer

24 3 Iode (econometrisch programma van het Federaal Planbureau)/Excel

zie punt 20; ook voor analyse en voorspelling andere ontvangsten zou geïntegreerd kunnen worden in statistisch/econometrisch pakket, maar excel en access zouden "als software" voor andere doeleinden behouden moeten blijven

25 4 Excel Verlofregeling personeel zie punt 826 4 Word verzendingslijst voor Hoge Raad van Financiën verzendlijst onder "standaarddocumenten"?27 4 Trados

(vertaalprogramma van gelijknamige firma)

Vertaling rapporten en adviezen Hoge Raad van Financiën en andere publicaties (N/F en Engels)

een vertaalprogramma blijft nuttig

28 4 html/Frontpage/ftp/ Internet / Acrobat Writer

toegankelijk maken van adviezen en verslagen Hoge Raad van Financiën en andere publicaties voor het geïnteresseerde publiek

deze taken zouden normaal door "Communicatie" worden overgenomen? Internet blijft echter belangrijk om gegevens en allerhande documentatie op te halen

29 5 Excel Verlofregeling personeel zie punt 8

86


3.6. BPR Stafdienst B&B (Budget en Beheerscontrole)

De taken van de stafdienst B&B kunnen worden gesitueerd op volgende domeinen:

opstellen en uitvoeren van de begroting voor de FOD Financiën algemene boekhouding analytische boekhouding begrotingsboekhouding financiële rapportering en analyse performantiemeting en monitoring

3.6.1. ICT-behoeftenFinanciële planningVoor het proces Begroting wordt aangegeven dat functionaliteit voor het bepalen van het jaarlijks budget en voor het opstellen van een financieel meerjarenplan vereist is.

Beheerapplicatie: ERP-toepassingTypisch zullen de ICT-noden binnen de categorie Beheerapplicatie geboden worden door een ERP-pakket:

inkomende en uitgaande facturen te beheren en op te volgen

informatie verstrekken over klanten en leveranciers financieel beheer van vaste activa (link met aankooptoepassing

onder beheer van S&L) beheer van geldstromen en bankrekeningen het voeren van de begrotingsboekhouding, de algemene

boekhouding en de analytische boekhouding

Aansluitend bij de functionaliteit voor het voeren van een algemene boekhouding, is er nood aan een applicatie voor het beheer van de vaste activa20. Op die manier is het namelijk mogelijk om afschrijvingen correct te berekenen en te boeken.Voor een zo juist mogelijke toewijzing van afschrijvingen aan projecten, kostenplaatsen, gebouwen, geografische gebieden, organisatorische onderdelen van de FOD Financiën, aan specifieke beleids- of beheerdoelstellingen, is er ook de wens om de afschrijvingen te kunnen toewijzen aan verschillende dimensies in een analytische boekhouding. Hiervoor is een “vaste activa toepassing” nodig die ook analytische dimensies toelaat.

Er wordt tijdens de bespreking opgemerkt dat het spoedig verderzetten van het federaal ERP-programma (FedCom) van cruciaal belang is voor het naar behoren uitvoeren van de taken van de stafdienst B&B. In dit opzicht zou de stafdienst B&B van de FOD Financiën als pilootimplementatie voor de federale overheid kunnen optreden.

20 Aangezien de gebouwen en de verbeteringswerken aan gebouwen onder het beheer vallen van de Regie der Gebouwen, bestaan de vaste activa die onder het beheer van de FOD Financiën vallen, voornamelijk uit rollend materieel, informatica-uitrusting, machines en meubilair. 87


MIS/EISDe processen Prestatiemeting en Financiële rapportering en analyse dienen ondersteund te worden door een MIS/EIS-applicatie.Het belang van een flexibele rapporteringstool (in beheer van de stafdienst) wordt tijdens de bespreking als kritisch onderstreept.Voor performantiemeting is er nood aan een toepassing van het type Balanced Scorecard, die bij voorkeur zo veel mogelijk geïntegreerd is met de ERP oplossing, en die toelaat om de prestaties binnen de FOD Financiën opgevolgd worden vanuit verschillende gezichtspunten, bijvoorbeeld:- op basis van drill down functionaliteiten vanuit niveau N1 naar de onderliggende niveau’s- op basis van performantie indicatoren die binnen elke tak van de FOD op een gemeenschappelijke wijze dienen opgevolgd te worden- op basis van een gebalanceerde set van indicatoren per dienst, administratie, directie,...- op basis van de doelstellingen die werden vooropgesteld in de managementplannen en operationele plannen, ...

KennisbeheerEen kennisbeheerapplicatie zal instaan voor de ondersteuning van de processen Begroting (activiteitenblok Opstellen richtlijnen), Financiële rapportering en analyse (Creëren en verspreiden van financiële rapportering) en Prestatiemeting.

3.6.2. As Is situatieDe Stafdienst B&B beschikt over een SAS-datawarehouse met analytische tools (SAS) voor het uitvoeren van performantiemetingen van de administraties (MIS).

Verder zijn volgende applicaties in gebruik:Databank AUTPers (BISFIN) Het is een boekhoudsysteem waarin de begrotingsmidddelen, de vastleggingen, de ordonnanceringen gedetailleerd door de begrotings- en boekhouddienst worden ingegeven en waarin alle gegevens te allen tijde kunnen geraadpleegd worden door de verschillende gebruikers.Het is een systeem met verschillende functionaliteiten. Bruikbaarheid Coperfin 2: Het toekomstig ERP-systeem zal verschillende functionaliteiten van deze applicatie dienen over te nemen. Databanken OA2

88


Het betreft verschillende databanken in open access2, waarin alle te betalen schuldvorderingen en facturen worden ingediend (o.a. voor de buitengewone rekenplichtigen, evenals de ontvangen geldvoorschotten). Met behulp van deze databanken worden de betalingen verricht en kan de stand van zaken van de rekeningen opgevolgd worden. Deze databanken zijn dus anderzijds ook factuurdatabanken waarmee de klanten en leveranciers onmiddellijk kunnen geïnformeerd worden over de toestand van een factuur. Bruikbaarheid Coperfin 2: Het toekomstig ERP-systeem zal verschillende functionaliteiten van deze applicatie dienen over te nemen.

89


3.7. BPR Stafdienst P&O (Personeel & Organisatie)

De taken van de stafdienst P&O kunnen worden gesitueerd op zes hoofddomeinen:

Rekruteren en Selecteren Inzetten en Verplaatsen Ontwikkelen en Behouden Uitvoeren en Belonen Transitie Kennisbeheer


Content ManagementEen applicatie voor content management moet onder meer:

Zorgen voor organisatie/klassering van informatie: Op een gestructureerde wijze de informatie aanbieden op intranet (bijvoorbeeld met linken per business entiteit, volgens de structuur van de organisatie, actualiteit, …)

Een krachtige zoekfunctionaliteit bieden, op basis van trefwoorden en datum

Workflow bieden voor validatie alvorens een document gepubliceerd wordt

Informatie in de verschillende landstalen aanbieden Up-to-date informatie opvolgen (bijvoorbeeld duidelijk datum en

bron van de informatie vermelden) Mogelijkheid voorzien om gemakkelijk bepaalde interne

informatie extern de FOD beschikbaar te stellen (bijvoorbeeld van 'intranet' naar 'internet')

Geïntegreerd zijn in een inter-FOD aanpak voor content management

Aanmeldingspunt aanbieden voor het bijdragen van kennis De (niet-confidentiële) contactinformatie van alle ambtenaren

ter beschikking stellen (gebouw, dienst, bureau, tel, foto, werkadres) (employee self-service)

Human Resource Planning voor de FOD FinanciënMet betrekking tot HR Planning zijn er ICT-noden voor het vervullen van volgende functionaliteiten:

Inplannen van het personeel, naargelang de profielen Beheer van de wervingsreserve Succession Planning Tool (binnen de organisatie anticiperen op

pensionering/reaffectatie van ambtenaren) Planning van opleidingen

90


Competentiebeheer (plannen van competentiemetingen, loopbaanexamens,…)

Human Resource ManagementVoor wat betreft functionaliteit met betrekking tot HRM, wordt het belang onderstreept van Employee Self-Service. Verder wordt het merendeel van de gevraagde functionaliteit aangeboden door een HR-module van een ERP-pakket.De functionele noden die door een HRM-applicatie opgevangen dienen te worden, zijn:

Recruteringo Ontwikkelen en beschikbaar maken van

jobomschrijvingeno Plaatsen van interne en externe vacature o Ter beschikking stellen van standaard Curriculum Vitae o Schedulen van interviews of andere evenementen o Matchen van personeelsprofielen aan een interne

vacante functie op basis van criteria (technishe en generieke competenties) om te zien wie eventueel in aanmerking komt (met als resultaat een rangschikking)

Workflow : Genereer standaard rapporten (bijvoorbeeld selectierapport, … ), standaard documenten (bijvoorbeeld contracten, besluiten,...), standaard communicatie, brief, procedures, uitnodigingen, ... (geeft uiteindelijk aanleiding tot beslissingsprocedure)

Payrollo Automatische registratie van salaris- en voordelen

deductiegegevenso Export ervan naar een extern loonlijst systeemo Globale waardebepaling van compensatiepakketo Simulatie van wedde, toelagen en vergoedingen in

functie van parameters - zowel op micro als op macro gebied

ESS:

kunnen opvragen en bekomen van loonfiches, attesten,…

Indienen van een aanvraag voor een vergoeding of toelage (bijvoorbeeld fietsvergoeding, onkostenvergoeding, km registratie, ...)

Workflow - genereren van de nodige gegevens voor budgetopvolging

Inzet en transitie Uniek personeelsdossier21

21 Een personeelsdossier bevat: persoonsgegevens (naam, privé adres, telefoonnummer, geboortedatum,…) naam functie, afdeling, werkadres, contactgegevens, diploma, expertisegebied, gevolgde bijkomende interne of externe opleidingen, relevante documenten zoals bijvoorbeeld kopie diploma, getuigschrift goed gedrag en zeden, andere getuigschriften en certificaten, POP, curriculum vitae, informatie of iemand lid is van een bepaald comité of werkgroep, taalkennis, bankgegevens, besluiten en beslissingen, loopbaanincidenten, carrièregegevens, contractgegevens, cumulgegevens, evaluatiedocumenten, tuchtdossier, examengegevens, ... 91


o Zoekfunctie om bepaalde expertise binnen de organisatie te identificeren

o Scanning van alle documenten die deel uitmaken van het uniek elektronisch personeelsdossier (toegang via verschillende sleutels zodat je bijvoorbeeld alle besluiten inzake loopbaanincidenten kan opvragen van bepaalde groep personeelsleden)

ESS:

Aanpassen van bepaalde gegevens uit het persoonlijk dossier (bijvoorbeeld adreswijziging, of toevoeging aan curriculum vitae, ...)

Inzage van het volledige personeelsdossier

Mutatieaanvraag indienen (met directe link naar up-to-date kandidatenregister)

Inschrijven op een interne vacature (workflow voorzien om automatish applicatie naar een database door te sturen)

Keuze carrièrepad indienen

Workflow: Sturen van een standaard communicatie (bijvoorbeeld inzake acceptatie of afwijzing naar de kandidaten en de opdrachtgever op basis van het kandidatenregister)

Competentiemanagement, Evaluatie en Mentoringo Template en documenten inzake individuele evaluatie

ter beschikking stellen met bijsluitende instructies, procedure, informatie, FAQ's,…

o Verslaggeving van de resultaten van de competentiemetingen door Selor (rechtstreeks door Selor op het systeem gezet)

o Automatische link met uniek personeelsdossiero ESS:

Indienen van stageverslagen, evaluatieformulieren voor stagiairen

Mogelijkheid om de evaluatiedocumenten en ontwikkelingsplannen rechtstreeks in het systeem in te vullen door de betrokkenen en door te sturen.

Inschrijven voor een competentiemeting, vergelijkende selectie of andere selectie

Workflow:

opvolgen van de evaluatieprocedure

uitnodigingen versturen, opvolgen van competentiemanagement

Tijdsregistratie en -beheero Link tussen tijdsregistratie en verloningo Indicatoren inzake inzetbaarheid, aanwezigheid,

bezetting, afwezigheid van personeel, ... ESS:

92


indienen van een aanvraag voor afwezigheid/ wijziging van werkregime/ziektebeheer/ loopbaanincidenten/cumul (verlof, educatief verlof, moederschapsverlof,…)

kunnen inkijken van de verlofplanning / agenda van collega's

Workflow: beheer van proces tijdsbeheer (opvolgen loopbaanincidenten, controle geneeskundige dienst, toekenning loopbaanincident, ....)

OpleidingOp het vlak van opleiding kan ICT op meerdere vlakken ondersteuning bieden:

Zoekfunctionaliteit binnen het opleidingsaanbod op basis van een aantal criteria (vaardigheden, doelpubliek, locatie,…)

Mogelijkheid om on-line voor een opleiding te registreren Opleidingssessies faciliteren:

o e-learningo creatie van (interactieve) trainingen op CD-ROMo real-time coaching en begeleiding van cursisten in een

virtueel klaslokaalo inzameling van feed-back vanuit een centraal systeem

Beheer van het individueel opleidingsplan

e-CommunityEen applicatie voor het ondersteunen van werkgroepen met onder meer volgende functionaliteit:

o Vlotte uitwisseling van documenten tussen leden van een werkgroep, of algemener: van een community

o Document–, authorisatie- en versiebeheero Kalenderbeheero Verspreiding van nieuwso Identificeren van experts in een bepaalde materieo Zoekfunctionaliteit

93


3.7.2. As Is situatieDe applicaties die momenteel in gebruik zijn bij P&O zijn te situeren in de subcategorie Human Resources Management en Decision Support. Onderstaande tabel geeft een overzicht van de bestaande applicaties of

functionaliteit (aangeduid met volgnummers; deze worden op volgende bladzijde toegelicht) ter ondersteuning van de processen van de stafdienst P&O.

Inzetten124

3

Tijdsbeheer 3 35

35 6

Beloning en arbeidsvoorwaarden

35

35

35 3 6

Loopbaanontwikkeling 3

Mentoring

Opleiding

Beheer van individuele evaluatie 3 3

Tucht

Welzijn

Gelijke kansen

Sociaal overleg

Transitie 3

Kennismanagement

Human Resource Management

Pen

sioe

nsad

min

istra

tie

Pay

roll

(Inte

rface

met

de

loon

lijst

inte

rface

)

Pay

roll

(Voo

rdel

enad

min

istra

tie)

Rec

rute

ring

func

tiona

litei

ten

(Voe

r aa

nwer

ving

sact

ivite

iten

uit)

Pay

roll

(Per

sone

elsb

elon

inge

n)

Verw

erki

ng v

an C

urric

ulum

Vita

e

Men

torin

g

Tijd

sbeh

eer

Eva

luat

ie

Tijd

sreg

istra

tie

ES

S

Com

pete

ntie

man

agem

ent

Bijh

oude

n un

iek

elec

troni

sch

pers

onee

lsdo

ssie

r

Decision support

Bev

raag

mog

elijk

hede

n

Rap

porte

ringm

ogel

ijkhe

den

Gra

fiekm

ogel

ijkhe

den

Pre

stat

iem

etin

gen

en K

PI (

Key

P

erfo

rman

ce In

dica

tors

)

Gen

eree

r BS

C (B

alan

ced

Sco

re C

ard)

van

pr

esta

tiem

etin

gen

Dat

a m

inin

g (v

oors

pelle

n)

Voer

ana

lyse

uit

Ben

chm

arki

ng

Aan

duid

en d

at h

et p

roce

s m

oet d

oorg

aan

door

een

and

ere

dien

st /

pers

oon.

94


De nummers in de matrix op vorige bladzijde verwijzen naar de applicaties of functionaliteiten die hieronder toegelicht worden.

Volgnr. Nummer Proces en Activiteitenblok

Naam van deToepassing Korte Beschrijving Bruikbaarheid Coperfin 2

1 Proces inzettenTool functiebeschrijvingen

Beheert de functiebeschrijvingen van Deel1 en Deel2, ontwikkeld in het kader van Coperfin2.

Dient zeker en vast geïntegreerd te worden in het toekomstig systeem.

2 Proces inzetten KandidatenregisterEen systeem dat link maakt tussen kandidaten en bijvoorbeeld mutatieposities. Het geeft bijvoorbeeld een rangschikking van potentiële kandidaten die voldoen aan bepaalde criteria.

Principieel en functioneel gezien is de applicatie goed, doch dient geïntegreerd te worden in het toekomstig systeem.

3

Alle processen P&O die informatie opleveren die relevant zijn voor het toekomstig 'uniek geïnformatiseerd personeelsdossier'

Databank AUTPers

Geeft verschillende carrièregegevens weer van de ambtenaar, zoals bijvoorbeeld: loongegevens, anciënniteit, loopbaanonderbreking, individuele evaluatiegegevens, enz. Het betreft voornamelijk gegevens die invloed kunnen hebben op verloning. Het is een systeem met daarin verschillende functionaliteiten, maar ze zijn niet allemaal gelinkt met elkaar, een consistente search of opzoeking is niet echt mogelijk of kan verkeerde resultaten opleveren (niet steeds betrouwbaar dus), de gegevens zijn niet meer up-to-date, dit is bijvoorbeeld gelegen aan het feit dat de huidige gebruikers niet steeds de velden juist invullen en hanteren.

Het toekomstig ERP systeem zal verschillende functionaliteiten van deze applicatie dienen over te nemen. Het uniek personeelsdossier zal onder meer bestaan uit elementen uit deze applicatie, doch zal in de toekomst meer uitgebreider informatie en meer linken dienen te bevatten!

4 Proces inzettenSyteem inzake wervingen (ACCESS databank)

Dit is een Access Databank. Dit systeem geeft bijvoorbeeld weer welke kandidaten 1st gerangschikt zijn voor een bepaalde functie en hoeveel er moeten aangeschreven worden. Deze informatie wordt aangeleverd door bijvoorbeeld Selor.

Een netwerk met Selor met directe link voor dergelijke informatie zal deze functionaliteit moeten opnemen.

5 Proces beloning en arbeidsvoorwaarden

Interface tussen AUTP en CDVU

Geeft voornamelijk de gegevens inzake verloningen door naar CDVU.

Functionaliteit dient behouden te blijven, maar is tot heden niet voldoende geïntegreerd

6 Alle P&O processen EPI en Business Objects "Cockpit-systemen"/Software om statistieken te trekken en analyse te maken.

Functionaliteit dient behouden te blijven, maar is tot heden niet voldoende geïntegreerd en heeft te beperkte mogelijkheden en te beperkte linken met andere applicaties. 95


3.8. BPR Stafdienst ICT

De taken van de stafdienst ICT kunnen worden gesitueerd in vier hoofddomeinen:

Beheer ICT Governance Strategie, Architectuur en Planning Capability Development Service Provision

3.8.1. ICT-behoeftenEr worden een aantal behoeften op vlak van ICT aangehaald die betrekking hebben op het garanderen van consistentie op het vlak van ICT-ontwikkelingen overheen verschillende initiatieven binnen de FOD Financiën:Data dictionary tool In een 'data dictionary' worden de data-objecten of onderdelen van een datamodel eenduidig beschreven. Naar deze beschrijvingen kan worden gerefereerd door al degenen die betrokken zijn bij het ontwikkelen van applicaties.LibraryEen library is een collectie van gelijkaardige objecten (programmatuur in broncode, databestanden, scripts, templates, etc. ) die worden bijgehouden voor occasioneel gebruik en eventueel hergebruik.

RepositoryEen 'repository' is een centrale bewaarplaats waar geaggregeerde data worden opgeslagen.Grafische modellerings toolEen grafische modelleringstool beidt de mogelijkheid aan de hand van formeel gedefinieerde bouwblokken een schematisch model van de functionaliteiten en interacties van een toepassing weer te gevenEen aantal noden hebben betrekking op een gecontroleerde migratie tussen ontwikkelings-, testen productieomgevingOntwikkelomgevingEen ontwikkelomgeving is het platform waarop software wordt gebouwd. Editors en 'code generators' maken deel uit van een ontwikkelingsomgeving.WorkbenchEen "workbench" wordt ingezet om nieuwe applicaties aan doorgedreven tests te onderwerpenCapaciteit toolEen 'capaciteit tool' biedt de mogelijkheid een systeem te evalueren bij verschillende niveaus van 'workload'Deployment toolEen 'deployment tool' vereenvoudigt aanzienlijk het uitrollen en implementeren van nieuwe toepassingen

96


Softwaredistributie toolEen softwaredistributietool laat toe automatisch files, packages, upgrades, patches, etc. te verspreiden. Daarnaast biedt de tool ondersteuning bij onder andere het uitvoeren van scripts en rebooten van servers.Verder zijn er nog een aantal operationele systemen die de exploitatie kunnen ondersteunen:Tracking / workflowEen 'tracking/workflow tool' biedt ondersteuning bij het plannen en monitoren van de uit te voeren taken, de te doorlopen stappen, de te betrekken mensen, de benodigde input/output informatie, etc. van een business procesVersiebeheer toolEen versiebeheer tool biedt ondersteuning bij het beheren van verschillende releases van (modules/onderdelen van) software.Netwerkbeheer toolEen 'netwerkbeheer tool' laat toe controles en metingen op allerlei parameters met betrekkking tot het netwerk op afstand uit te voeren.PC-beheer toolAan de hand van een 'PC beheer tool' kan op afstand nagekeken welke software op een PC is geïnstalleerd en op basis daarvan kan beslist worden eventuele upgrades, nieuwe versies, etc. te installeren en/of andere software te verwijderen.

Impactanalyse toolEen 'impactanalyse tool' geeft ondersteuning bij het in kaart brengen van de geïmpacteerde onderdelen van een systeem bij het aanbrengen van wijzigingen en/of introduceren van nieuwe onderdelenProbleemsimulatie toolDeze tool laat toe een probleem op afstand na te bootsten en te trachten een oplossing te bieden. Hierbij kan eventueel een functionaliteit van schermovername worden voorzien.

97


3.9. BPR Stafdienst PMO (Program Management Office)


LeerapplicatiesVoor het Proces Beheren van het communicatienetwerk, wordt interesse aangegeven voor een tool voor real-time coaching en begeleiding van medewerkers.

KennisbeheerVoor het beheer van de kennis binnen de stafdienst wordt de behoefte aan een Kennisbeheer-applicatie aangegeven.

Tijds- en MiddelenbeheerVoor het toewijzen van taken, en de opvolging ervan wordt de nood weergegeven aan een projectbeheer-toepassing.Hierbij denken we typisch aan onder meer volgende functionaliteiten:

o Status van een project, en zijn deeltaken per medewerker op te volgen en te rapporteren

o Issues & Risico’s voor een project te behereno Scope- en releasemanagement uit te voeren

e-CommunityEen applicatie voor het ondersteunen van werkgroepen met onder meer volgende functionaliteit:

o Vlotte uitwisseling van documenten tussen leden van een werkgroep, of algemener: van een community

o Document–, authorisatie- en versiebeheero Kalenderbeheero Verspreiding van nieuwso Identificeren van experts in een bepaalde materieo Zoekfunctionaliteit

DocumentbeheerAlle processen van de stafdienst PMO zullen verder gebruik maken van functionaliteiten van documenten dossierbeheer.

Scannen van documenten Opslaan, updaten en vertalen van documenten, met

versiebeheer en link-management Indexeren van en opzoekfunctionaliteit voor documenten Standaarddocumenten Workflow-functionaliteit voor dossierbeheer, met de mogelijkheid

om dossiers op te volgen en om er prioriteiten aan toe te kennenResultaten

98


Lay-out softwareHet layout team heeft nood aan een applicatie die documenten in een gepaste layout kan brengen, alsook om de layout van websites te beheren. Voor dit laatste aspect wordt verwezen naar de tools die door ICT geïdentificeerd werden.

3.9.2. As Is situatieDe Stafdienst maakt bij de uitvoering van meerdere processen gebruik van MS Office. Verder maakt de communicatie-afdeling gebruik van specifieke Lay-out-software (InDesign van Adobe).

99


4. Appendix

4.1. Appendix A – Overzicht van de Figuren

Figuur 1 : ICT Boek als onderdeel van de Business Architectuur in de gevolgde BIM methodologie..................................................................................................................................6Figuur 2 : Aanpak Coperfin2..................................................................................................................................................................................................................................................9Figuur 3: Aanpak voor de inventarisatie van ICT behoeften................................................................................................................................................................................................10Figuur 4 : Stap 1 bij de inventarisatie van ICT behoeften....................................................................................................................................................................................................10Figuur 5 : Stap 2 bij de inventarisatie van ICT behoeften....................................................................................................................................................................................................11Figuur 6 : Stap 3 bij de inventarisatie van ICT behoeften....................................................................................................................................................................................................11Figuur 7 : Gebruik van ICT Template bij stap 3 (illustratief)...............................................................................................................................................................................................12Figuur 8 : Stap 4 bij de inventarisatie van ICT behoeften....................................................................................................................................................................................................12Figuur 9 : Oplevering van een Realisatieplan (Stap 5).........................................................................................................................................................................................................13Figuur 10 : Het Coperfin1 Application Framework..............................................................................................................................................................................................................18Figuur 11 : Applicatie-categorieën voor de Stafdiensten......................................................................................................................................................................................................20Figuur 12 : Proces/Applicatie matrix....................................................................................................................................................................................................................................21Figuur 13 : Methodologie bij de opbouw van een applicatie architectuur............................................................................................................................................................................22Figuur 14 : Creëren van ‘Business Insight’ in de FOD Financiën........................................................................................................................................................................................25Figuur 15 : Situering van Strategische Planning in het Applications Framework van de FOD Financiën...........................................................................................................................28Figuur 16 : Strategische planning in departementele silo’s..................................................................................................................................................................................................29Figuur 17 : Top-down benadering van strategische planning...............................................................................................................................................................................................29Figuur 18 : Geïntegreerde strategische planning via een geïntegreerde data architectuur...................................................................................................................................................30Figuur 19 : Situering van ‘Beheer FOD Financiën’ in het Applications Framework van de FOD Financiën......................................................................................................................33Figuur 20 : De eHR applicatie zal een belangrijke rol spelen in het kader van de transitie naar de nieuwe HR functie.....................................................................................................34Figuur 21 : Context van het eHR initiatief van de FOD P&O..............................................................................................................................................................................................35Figuur 22 : Integratie FEDCOM en het Geïntegreerd Systeem voor de verwerking van belastingen..................................................................................................................................37Figuur 23 : Situering van Aankoop- en Contractenbeheer in het Application Framework van de FOD Financiën.............................................................................................................42

100


Figuur 24 : Situering van CRM & Customer Support in het Applications Framework van de FOD Financiën..................................................................................................................46Figuur 25 : Situering van Leerapplicaties in het Application Framework van de FOD Financiën......................................................................................................................................48Figuur 26 : Situering van de categorie “Work Management” in het Applications Framework............................................................................................................................................51Figuur 27 : Geïntegreerd beheer van projecten binnen de FOD Financiën..........................................................................................................................................................................55Figuur 28 : Situering van Knowledge Management in het Applications Framework..........................................................................................................................................................57Figuur 29 : Werking van e-Communities..............................................................................................................................................................................................................................57Figuur 30 : Vertaling en verspreiding van wetteksten, werkprocedures en regelgeving......................................................................................................................................................60Figuur 31 : Betere integratie tussen het beleid en de administratie m.b.v. legistieke kennissystemen.................................................................................................................................61Figuur 32: De To Be Applicatiearchitectuur voor de Stafdiensten.......................................................................................................................................................................................65Figuur 33 : Geïntegreerd Coperfin2 procesmodel..............................................................................................................................................................................................................100Figuur 34 : Applications Framework FOD Financiën (Coperfin1 & Coperfin2)...............................................................................................................................................................101Figuur 35 : Coperfin2 processen per applicatiecategorie....................................................................................................................................................................................................102Figuur 36: ICT-Dimensies van de Blauwdruk....................................................................................................................................................................................................................103Figuur 37: Situering in de Business Integration Methodologie (BIM)...............................................................................................................................................................................105Figuur 38: Netcentic Enterprise Architecture Framework..................................................................................................................................................................................................119Figuur 39: Framework van applicaties voor de FOD Financiën.........................................................................................................................................................................................121

101


4.2. Appendix B – Coperfin2 Procesmodel

Figuur 33 : Geïntegreerd Coperfin2 procesmodel

Business Processen

Proc. spec. verwerkingInning Functionele proc. P.D. Sturende processenFunctionele proc. B&I

94. Analyse du contexte

du changement

96. Diriger et mesurer la

progression du trajet de

changement

97. Planifier le programme

98. Mobiliser le programme

99. Gérer et améliorer le programme

100. Planifier et

gérer le projet

Management par programme Mgt. par projet

62. Begroting

63. Algemene, analytische en

begrotings-boekhouding

Budget- en boekhouding

Secretariaat en Logistiek

79. Beherenvan gebouw

80. Beheren van vervoers-

middelen

81. Uitvoeren van

werkorders

83. Aankoop - contract

84. Aankoop - bestellen

39. Levering endistributie

65. Inzetten

73. Loopbaan-

ontwikkeling

66. Opleiding69. Beloning en arbeids-

voorwaarden67. Transitie 68. Tucht

75. Welzijn74. Gelijke

kansen

Personeels- en organisatieontwikkeling

71. Mentoring72.

Ontwikkelings-cirkels

55. Analyse 56. Design 57. Build 58. Testen59.

Deployment60.

Operations

61. Technical Services

Make and Operate ICT

89. Infotheek

78. Kennis-management

86. Beheer

van data

87. Opmaken

adviezen en verslagen

88. Kwantitatieve analyse

40. Integratieeconomisch

e keten onder-

nemingen

91. Voorbereide

n en uitvoeren

communicatie

82.Onthaal

92. Beherencommunicati

e-netwerk

CommunicatieInfo- en kennisbeheer

Expertise en ondersteuning

42. Commentaar41. Reglemen-tering

45. Extern advies&

medewerking44. Informatie 47. Opvolging43. Werk-

methodes

36. Beheer controle-modellen

35. Strategie enuitwerking

dienstverleningmodellen

37. Beheer invorderings-

modellen

38. Operationele expertise

48. Strategie en Planning

85. Juridische ondersteuning

76. Tijdsbeheer

52. Prestatie-meting

54. Interne controle

53. Prestatie-beheer

64. Financïelerapportering &

analyse

Management de Coperfin

93. (Re)développement plan

réalisation et business

case

49. Klantenbeheer

50. Gebruikers-

ondersteuningBeheer klanten

51. Interne dienstverlenings-

modellen

70. Sociaal overleg

Strategie en

PlanningMonitoringUitvoering

77. Preventie en

Bescherming

Preventie en Beschermingop het werk

90. Opmaken

nieuwsflash en infomap

95. Créer le processus de

suivi et rapportage

Business Processen

Proc. spec. verwerkingProc. spec. verwerkingInning Functionele proc. P.D. Sturende processenFunctionele proc. B&I

94. Analyse du contexte

du changement

96. Diriger et mesurer la

progression du trajet de

changement

97. Planifier le programme

98. Mobiliser le programme

99. Gérer et améliorer le programme

100. Planifier et

gérer le projet

Management par programme Mgt. par projet

62. Begroting

63. Algemene, analytische en

begrotings-boekhouding

Budget- en boekhouding

Secretariaat en Logistiek

79. Beherenvan gebouw

80. Beheren van vervoers-

middelen

81. Uitvoeren van

werkorders

83. Aankoop - contract

84. Aankoop - bestellen

39. Levering endistributie

65. Inzetten

73. Loopbaan-

ontwikkeling

66. Opleiding69. Beloning en arbeids-

voorwaarden67. Transitie 68. Tucht

75. Welzijn74. Gelijke

kansen

Personeels- en organisatieontwikkeling

71. Mentoring72.

Ontwikkelings-cirkels

55. Analyse 56. Design 57. Build 58. Testen59.

Deployment60.

Operations

61. Technical Services

Make and Operate ICT

89. Infotheek

78. Kennis-management

86. Beheer

van data

87. Opmaken

adviezen en verslagen

88. Kwantitatieve analyse

40. Integratieeconomisch

e keten onder-

nemingen

91. Voorbereide

n en uitvoeren

communicatie

82.Onthaal

92. Beherencommunicati

e-netwerk

CommunicatieInfo- en kennisbeheer

Expertise en ondersteuning

42. Commentaar41. Reglemen-tering

45. Extern advies&

medewerking44. Informatie 47. Opvolging43. Werk-

methodes

36. Beheer controle-modellen

35. Strategie enuitwerking

dienstverleningmodellen

37. Beheer invorderings-

modellen

38. Operationele expertise

48. Strategie en Planning

85. Juridische ondersteuning

76. Tijdsbeheer

52. Prestatie-meting

54. Interne controle

53. Prestatie-beheer

64. Financïelerapportering &

analyse

Management de Coperfin

93. (Re)développement plan

réalisation et business

case

49. Klantenbeheer

50. Gebruikers-

ondersteuningBeheer klanten

51. Interne dienstverlenings-

modellen

70. Sociaal overleg

Strategie en

PlanningMonitoringUitvoering

77. Preventie en

Bescherming

Preventie en Beschermingop het werk

90. Opmaken

nieuwsflash en infomap

95. Créer le processus de

suivi et rapportage

102


4.3. Appendix C – Applications Framework FOD Financiën


Work Management

StrategicPlanning

ManagingFOD Finance










Registration

Correspondence

Returns & Liability

Payment Processing

Debt Management

Audit

Client Accounting


Customs

Patrimony Documents

GIS



Manage 3rd

Party Channels

Program &Project

Management




Management

TimeReporting

DecisionSupport

Data(Intelligence)

Collection

Analysis Engine


Translation

Rulebase




FinancialManagement


FinancialPlanning

Contract Management

EIS

MIS

LibraryManagement

KnowledgeExchange

SoftwareDevelopment

Knowledgebase

Facility Management

Asset Management


BalancedScoreCard




103


Figuur 34 : Applications Framework FOD Financiën (Coperfin1 & Coperfin2)

4.4. Appendix D – Matrix Proces/Applicatiecategorie

Managing Contracts

Work Management


ChannelManagement






Managing ApplicationsManaging Applications

Managing ContractsManaging Contracts

CRM & Customer SupportCRM & Customer Support Core Processing

Planning Applications43, 47, 48, 55, 61, 62, 65, 66, 70, 72, 73, 79, 85, 86, 87, 88, 89, 90

41, 43, 44, 45, 47, 49, 52, 54, 62, 63, 64, 65, 67, 69, 71, 72, 73, 74, 75, 76, 79, 83, 84, 86, 88, 89, 90

44, 50, 58, 60, 66, 86, 88, 89, 90

41, 42, 43, 44, 45, 47, 49, 50, 51, 55, 56, 57, 58, 59, 60, 61, 79, 80, 81, 82, 83, 84, 85, 86, 87, 88, 89, 90

41, 42, 43, 44, 45, 47, 50, 52, 55, 56, 57, 58, 59, 60, 62, 64, 78, 79, 80, 81, 82, 83, 84, 85, 86, 87, 88, 89, 90,

49, 50, 51

104


Figuur 35 : Coperfin2 processen per applicatiecategorie

105


4.5. Appendix E – Methodologie

De re-engineering heeft als objectief om een allesomvattend beeld op te stellen van de toekomstige FOD Financiën.Dit gebeurt met behulp van de “Business Integration Methodologie” (BIM)22 die een ‘blauwdruk’ creëert van de toekomstige situatie door het samenbrengen van de verschillende onderdelen die al uitgewerkt zijn en het verder uitschrijven van de elementen die nog zouden ontbreken (zie ook overzicht op pagina 110). Zo wordt een geïntegreerde visie op de toekomstige werking vastgelegd.

De ‘blauwdruk’ is opgebouwd uit de volgende dimensies:

22 TM & copyright Accenture 2003, alle rechten voorbehouden

Figuur 36: ICT-Dimensies van de Blauwdruk23

StrategieElk beeld van de gewenste situatie van een organisatie moet starten met een beschrijving van de bestaansreden ervan. Er moet m.a.w. worden welke waarde men wil toevoegen door deze organisatie een rol te geven.

23 TM & copyright Accenture 2003, alle rechten voorbehouden 106


Er moet beschreven worden wie de doelgroepen zijn,… wat er moet gerealiseerd worden aan “toegevoegde waarde”,…

PerformantieDe verwachte prestaties van de organisatie in de toekomst moet kunnen uitgedrukt worden in zo meetbaar mogelijke streefcijfers. Deze geven een houvast voor de evolutie, voor het onderscheiden van wat belangrijk is en wat niet,…

CultuurDe vereiste normen, mentaliteit, gedrag horende bij de gewenste situatie moet expliciet gemaakt worden.

ProcessenEen beschrijving dient gemaakt te worden van welke activiteiten in welke volgorde dienen doorlopen te worden om de gewenste resultaten op de meest efficiënte manier te halen. Hierbij moet gekeken worden naar de vooropgestelde toegevoegde waarde in de beschreven strategie en doelstellingen.

OrganisatieDe hoofdlijnen van de dagelijkse operaties moeten beschreven worden naar structuur, rollen, verantwoordelijkheden en staffingplan. In eerdere rapporten zijn er al een aantal krijtlijnen uitgetekend.

CompetentieDe vereiste competenties voor de verschillende functies moeten beschreven worden

ApplicatiesAansluitend op de procesbeschrijvingen dient een overzicht gemaakt te worden van de karakteristieken van de software die essentieel zijn voor de realisatie van de gestelde doelen volgens de beschreven manier.

ICT Hardware en platformenNaast de software moet ook gekeken worden naar de hardware en specifieke middelen of uitrusting die nodig zijn om de beschreven activiteiten uit te voeren. Daarbij worden ook de vereisten voor het ICT platform in kaart gebracht

Faciliteiten en infrastructuurTot slot worden ook de vereisten op het vlak van infrastructuur beschreven.

107


EquipmentArchitecture

ApplicationSoftware

ArchitectureDeliveryVehicle

Architecture

108


Figuur 37: Situering in de Business Integration Methodologie (BIM)

109


4.6. Appendix F – Strategische en Operationele Principes van de ICT Stafdienst

4.6.1. Strategische principes

De Stafdienst ICT legt zich toe op 4 kerndomeinenLe service d’encadrement ICT est composé de 4 grands domaines qui lui permettent de gérer et de garantir d’une part la fourniture quotidienne de services ICT opérationnels et d’autre part le développement de nouvelles initiatives et de leur intégration optimale dans les services existants (pour l’explication des éléments, veuillez voir le premier point du document, expliquant le modèle) :IT GovernanceStrategy, Architecture et PlanningService provisionCapability Development

ICT fonctionne en tant que ‘facilitateur’ et ‘fournisseur de services’ pour le SPF Finances

ICT est un Partenaire Commercial interne des différents départements du SPF Finances.La mission de ICT au sein du SPF Finances est double :ICT fonctionne en tant que “facilitateur” pour le business : ICT propose des solutions afin que le SPF Finances soit en mesure d’optimaliser ses processus

ICT joue le rôle de “fournisseur de services”, c’est-à-dire que ICT fournit des services afin de garantir le bon fonctionnement du SPF Finances

Le service d’encadrement ICT et le business travailleront en collaboration

La collaboration entre le service d’encadrement ICT et le business est essentielle pour atteindre les objectifs communs. Les rôles et responsabilités de chacun seront clairement établis. Les structures adéquates seront mises en place afin de faciliter et d’encourager le dialogue et la collaboration.

Dans le cadre des projets de changement, dans l’élaboration et dans le cas de modifications significatives des SLA’s attribués par le Program Management Office, le service d’encadrement ICT mettra en place les structures et processus qui permettront de livrer les services définis endéans les délais fixés et de générer la valeur attendue (IT Governance)

ICT joue – conjointement au Business – un rôle important dans la détermination et la réalisation des objectifs stratégiques du SPF Finances.Dès lors, le Business et ICT sont conjointement responsables de l’alignement et de l’intégration durable entre ICT et le business.Le service d’encadrement ICT veillera, par conséquent, à ce que ses collaborateurs, ses processus et sa technologie soient toujours à même de soutenir les objectifs stratégiques du SPF Finances.

De stafdienst ICT streeft naar maximale synergieën voor overkoepelende ICT projecten

Afin d’assurer une fourniture de services de qualité, le service d’encadrement ICT cherchera à mettre en place des synergies maximales avec ses différents partenaires pour la réalisation des projets ICT horizontaux (tant internes au SPF Finances qu’externes). Plus

110


particulièrement, le service d’encadrement ICT respecte et fait usage des services et des fondements technologiques de Fedict, dans la mesure où cela est possible et pertinent.

Le développement de nouveaux services ICT et l’amélioration de services ICT existants seront organisés sous forme de projet

Tous les Projets ICT sont supportés par le Business et ICT et définis sur la base de plans et d’accords clairs. Les rôles et responsabilités de toutes les parties concernées (ICT, Business,…) seront déterminés préalablement.

Pour chaque initiative ICT, on étudiera les possibilités en termes de ressources et de produits (sourcing), en tenant compte des limites de temps imposées par le plan de réalisation de Coperfin

Ce principe s’applique tant au sourcing de nouveaux projets qu’à celui relatif à la production et la gestion ICT opérationnelle quotidienne.

Le service d’encadrement ICT visera une ré-utilisabilité maximale dans le cadre des développements

Le service d’encadrement ICT vise à des solutions dont les applications sont vastes. Il faut, par exemple, que les connaissances et l’expérience acquises puissent être réutilisables pour le développement de nouvelles solutions ICT au sein du SPF Finances et également par d’autres instances.

A l’inverse, le service d’encadrement ICT devra vérifier si certaines solutions ICT ont déjà été réalisées auprès d’autres instances afin de rechercher la possibilité d’une éventuelle réutilisation.

De ICT stafdienst zal streven naar de optimalisatie van het gebruik van de toegekende middelen (personeel, infrastructuur,…) bij de realisatie van nieuwe projecten en de uitvoering van operationele werkzaamheden

Dans la réalisation des nouveaux projets et dans l’exécution de ses activités opérationnelles, le service d’encadrement ICT visera la réalisation d’économies d’échelle et une cohérence maximale des solutions proposées.

Bij het uitwerken en implementeren van een globaal veiligheidsbeleid zal de stafdienst ICT van de FOD Financiën zich aligneren met de voorschriften op federaal vlak

111


4.6.2. Operationele Principes

Strategische principes Operationele principes1. De Stafdienst ICT legt zich toe op

4 kerndomeinen: IT Governance Strategy, Architecture & Planning Service Provision Capability Development

112


Strategische principes Operationele principes2. ICT fonctionne en tant que ‘facilitateur’ et ‘fournisseur de services’ pour le SPF Finances

In het kader van haar facilitatorrol zal de stafdienst ICT investeren in sleuteltechnologie en –methoden om processen aan te bieden die de business strategieën ondersteunen.

Dans le cadre de son rôle de ‘fournisseur de services’, le service d’encadrement ICT mettra en place les structures et procédures qui permettront d’assurer une disponibilité adéquate de ses services.

Dans le cadre de son rôle de ‘fournisseur de services’, le service d’encadrement ICT s’engagera à respecter des niveaux de services définis conjointement avec le business dans le respect des principes de gouverance ICT (SLA, Service Level Agreement) et traduira ceux-ci en niveaux de services opérationnels (OLA, Operational Level Agreement) là où cela s’avère nécessaire. Dans le cadre de ses activités journalières, le service d’encadrement ICT est responsable de l’entretien et du maintien à jour de ses applications, en collaboration avec le Business.

Le service d’encadrement ICT collaborera activement avec le Business et jouera un rôle de conseiller dans la phase préparatoire de leurs projets.

Le service d’encadrement ICT organisera de manière structurelle sa communication et son image et établira un catalogue de services.

113


Strategische principes Operationele principes3. Le service d’encadrement ICT et le business travailleront en collaboration

Op basis van het strategisch plan dat voor FOD Financiën wordt opgesteld, stelt de Business in samenwerking met de stafdiensten ICT en PMO een operationeel plan op, via een jaarlijks en iteratief proces. Hierbij bepalen de Business en PMO de gewenste functionaliteiten en prioriteiten.

De samenwerking tussen Business en ICT wordt formeel en gepast ingericht. Beide partijen ondersteunen deze samenwerking door gesprekspartners te voorzien die over voldoende kennis en competenties terzake beschikken.

Voor elk nieuw project en significante aanpassing in de SLA’s wordt er op basis van een vaste reeks rubrieken (opportuniteit, risico, kosten, urgentie, etc.) een investeringsdossier opgesteld.

De stafdienst ICT zorgt voor een sensibilisering van de Business en de andere gebruikers via een rapportering van kosten, om zo te komen tot een budgetcultuur en financiële verantwoording van de investeringen.

De business is eigenaar van de gegevens en de business toepassingen en verantwoordelijk voor de juistheid van de gegevens. De stafdienst ICT is hierbij de exclusieve leverancier voor de realisatie en de exploitatie.

114


Strategische principes Operationele principes4. Dans le cadre des projets de changement et des modifications significatives des SLA’s attribués par le Program Management Office, le service d’encadrement ICT mettra en place les structures et processus qui permettront de livrer les services définis endéans les délais fixés et de générer la valeur attendue (IT Governance)

Le service d’encadrement ICT ne réalise que des projets qui ont été approuvés, y inclus des projets initiés par ICT même.

In het kader van de alignering van de business en ICT, zal ICT het Coperfin businessplan realiseren op basis van het voorliggende realisatieplan (incl. budget, timing,…)

De stafdienst ICT engageert zich tot het kostenefficiënt uitvoeren van zijn activiteiten, rekening houdend met de beschikbare middelen.

Le service d’encadrement ICT assure la transparence de ses activités en mettant en place les outils/procédures de suivi nécessaires pour assurer un reporting régulier en termes de budget, délais, etc des projets en cours et des services rendus.

Le service d’encadrement ICT et le Business mettent conjointement en place, aux différents niveaux de l’organisation et au cours des différents stades du cycle de vie d’un service, les structures nécessaires afin d’assurer que les services existants/développés répondent aux besoins du Business.

Un nouveau service ou l’adaptation d’un service existant pourra être considéré comme livré dès que les parties concernées, c'est-à-dire le service d’encadrement et le Business, auront marqué leur accord par rapport et conformément aux clauses du contrat initialement établi.

115


Strategische principes Operationele principes5. De stafdienst ICT streeft naar maximale synergieën voor overkoepelende ICT projecten

Chaque partenaire, interne (le business et les services d’encadrement y compris ICT) et externe (fournisseurs, autres SPF, Fedict, Union Européenne et autres), dispose d’un point de contact unique compétent pour ses relations avec le service d’encadrement ICT.

De stafdienst ICT streeft naar het operationaliseren van de horizontale Coperfin projecten, meer bepaald de thema’s inzake geïntegreerde verwerking, multi-kanaal dienstverlening en bijstand, controle, invordering en informatie.

Le service d’encadrement ICT et Fedict collaboreront activement dans le cadre de la matrice virtuelle.

La relation entre le service d’encadrement ICT et ses partenaires sera formalisée et documentée systématiquement aux différents stades du cycle de celle-ci.

Le service d’encadrement ICT mettra en place un système de mesure de satisfaction du business et lancera des actions correctives si nécessaire.

6. Le développement de nouveaux services ICT et l’amélioration de services ICT existants seront organisés sous forme de projet

Chaque projet est traduit dans un contrat reprenant de manière univoque les rôles et responsabilités de chaque partie concernée, ainsi que les objectifs à atteindre (délai, moyens, ressources, niveaux généraux de service,…).

Chaque projet est attribué à une équipe de projet. La détermination des rôles et des responsabilités du projet sera effectuée en collaboration avec les parties concernées conjointement par l’ICT et le Business, dans le respect des principes de gouvernance ICT.

Les projets lancés au sein du service d’encadrement ICT font appel à une méthodologie de travail standard et à des outils informatiques de gestion de projet.

Le service d’encadrement ICT et le Business assurent conjointement le suivi et le reporting des rôles, responsabilités et engagement formalisés dans le cadre du contrat de projet établi avec le Business

116


Strategische principes Operationele principes7. Pour chaque initiative ICT, on étudiera les possibilités en termes de ressources et de produits (sourcing), en tenant compte des limites de temps imposées par le plan de réalisation de Coperfin

ICT realiseert de projecten volgens de planning, samen opgesteld met de business. Hierbij zal ICT partnerships gebruiken om technologische vaardigheden te verwerven en om kostenefficiënte oplossingen te kunnen aanbieden, zodat implementaties versneld kunnen worden terwijl er kennis opgedaan wordt om in-house support en toekomstige ontwikkeling toe te laten. ICT houdt bijzondere aandacht voor kennisoverdracht, standaarden en continuïteit van de dienstverlening.

Sleuteloperaties, die hoge business value betekenen of gevoelige informatie behandelen, worden nooit in volledige outsourcing behandeld. De transfert van know-how en de bewaking van de kwaliteit dient steeds gewaarborgd, zowel bij outsourcing als bij interne realisaties. De overeenkomst met de geldende wetgeving wordt altijd geanalyseerd.

Om alle controle over projecten en productie te verzekeren levert de FOD Financiën de projectleiders en de productieleiders, bijgestaan door een voldoende begeleiding van interne oorsprong. De vereiste teams worden samengesteld, intern en eventueel extern, in functie van profiel en specialisatie.

Pro-actief beleid voor de competentie en de continue bijscholing van het ICT-personeel. Het beleid inzake sourcing zal, telkens als deze wordt toegepast, gecommuniceerd

worden binnen ICT en de Business.

117


Strategische principes Operationele principes8. Le service d’encadrement ICT visera une ré-utilisabilité maximale dans le cadre des développements

De stafdienst ICT stelt een globale visie op inzake standaarden, ontwikkeling, methodologie, architectuur, gegevens en infrastructuur. Samenwerking met externe partijen zoals Fedict, EU en andere FODs.

De stafdienst ICT zal applicaties ontwikkelen die toelaten dat businesslogica kan gebruikt worden over distributiekanalen en organisationele eenheden heen. De ICT-ontwikkeling wordt optimaal moduleerbaar en herbruikbaar opgevat:

Actieve ondersteuning door middel van een gedocumenteerde centrale ICT-bibliotheek van alle componenten en gegevens (technische en functionele analyse).Gebruik van het principe van de authentieke bronnen voor gegevensopslag en gegevensbenadering.Gebruik van tools, ter ondersteuning van de ontwikkeling, gebaseerd op een globale methodologie. Controle van de kwaliteit via gestandaardiseerde methoden.

118


Strategische principes Operationele principes9. De ICT stafdienst zal streven naar de optimalisatie van het gebruik van de toegekende middelen (personeel, infrastructuur,…) bij de realisatie van nieuwe projecten en de uitvoering van operationele werkzaamheden

Eén departementele ICT-strategie. Een globale visie en concept inzake gestandaardiseerde infrastructuur en gegevensarchitectuur ter ondersteuning van de ICT-toepassingen.

Maximale coherentie tussen de eigen middelen en deze van externe partijen zoals Fedict en de EU.

Uniformisering van de informaticadiensten, de mensen en hun kennis. Ontwikkeling van gemeenschappelijke toepassingen en gebruik van gemeenschappelijke databanken.

Centrale aankoop en beheer van de ICT infrastructuur. Beslissingen inzake uitbreidingen en nieuwe realisaties toetsen aan de standaarden.

Consolidatie rond dataservers en uitbouw van een degelijk backupcentrum en backupstrategie.

Gebruik van gemeenschappelijke tools, uniforme software en werkposten voor ICT-ontwikkelaars. Gebruik van uniforme werkposten, software en toepassingen voor eindgebruikers.

119


10. Bij het uitwerken en implementeren van een globaal veiligheidsbeleid zal de stafdienst ICT van de FOD Financiën zich aligneren met de voorschriften op federaal vlak.

In het kader van het garanderen van de continuïteit van de diensten, zal de stafdienst ICT de nodige maatregelen treffen en de nodige procedures opzetten en testen, teneinde over een volwaardig back-up center te beschikken, alsook de fysieke toegang tot de gebouwen en de lokalen waar de ICT-infrastructuur gehuisvest wordt te beveiligen, in samenwerking met Secretariaat en Logistiek.

De Stafdienst ICT zal de nodige middelen en infrastructuur in plaats stellen om de integriteit en confidentialiteit van de gegevens te garanderen en er tevens over waken dat de reglementering omtrent de bescherming van de persoonlijke en bedrijfsgegevens gerespecteerd wordt voor wat betreft het opslaan en het gebruik van deze gegevens.

Zowel bij het uitwerken van nieuwe toepassingen als voor de bestaande toepassingen zal de business een (voor)studie (laten) uitvoeren die onder andere een risico analyse zal omvatten en waarbij het vereiste veiligheidsniveau voor de betrokken toepassing zal worden vastgelegd. Deze studie zal de verschillende aspecten met betrekking tot security omvatten (wie heeft toegang tot de toepassing en op welke manier, juridische vereisten,…).

De informatie van de business wordt ter beschikking gesteld aan de gebruikers volgens role-based authorisatieregels, bepaald door de business en gelinkt aan het Human Resources Informatie Systeem. Bovendien zorgt de stafdienst ICT dat deze informatie beschikbaar is en voor de controlerapportering hieromtrent.

De stafdienst ICT zal de nodige ondersteuning leveren om de vereisten op het vlak van veiligheid om te zetten in technische oplossingen rekening houdend met het kader van ICT governance en dit voor zowel de nieuwe toepassingen als de bestaande toepassingen.

De stafdienst ICT zal de nodige middelen in plaats stellen om een systeem van intrusion detection op te zetten, een security audit uit te (laten) voeren en de nodige correctieve maatregelen nemen om de “security gap” op een aanvaardbaar niveau te houden of terug te brengen. Deze inspanningen zullen steeds kaderen in, en in overeenstemming zijn met het globaal veiligheidsbeleid.

120

4.7. Appendix G – Leidende principes bij de Informatie Architectuur

We beschrijven kort de algemene principes die het resultaat zijn van de analyse in het kader van Coperfin1, en die onveranderd van toepassing zijn voor de informatiearchitectuur voor de stafdiensten.

Een geïntegreerd data modelDe FOD Financiën evolueert naar een geïntegreerde data architectuur, welke de ruggengraat zal vormen voor alle applicaties en analytische instrumenten.Het is een model dat alle informatie binnen de FOD Financiën en alle linken tussen deze verschillende informatiegroepen of « subject areas » bevat.

Principe van het Enig DossierHet principe van het Enig Dossier (zie ICT Boek – Coperfin1) staat ook bij de Stafdiensten centraal staan in het uittekenen van een geïntegreerd data model (dit wil zeggen dat de informatie gecentraliseerd wordt rond de burger). Hierdoor beschikken de werknemers over alle informatie over de burger, en kunnen ze deze consulteren mits een gepaste rol en toelating tot het model. Het Enig Dossier vormt het zicht op alle gegevens (gebaseerd op een geïntegreerd data model) dat de werknemers van de FOD Financiën kunnen zien.

Bijkomende informatie voor het Enig Dossier Alle informatie wordt automatisch toegevoegd aan het Enig Dossier. Gebaseerd op het geïntegreerd datamodel zal de informatie centraal bewaard worden. Consultatie van het Enig Dossier is mogelijk vanuit verschillende locaties (binnendiensten, buitendiensten, mobiele diensten,…), doordat elke werknemer van de FOD Financiën toegang heeft tot het informatie netwerk, hetzij via een vaste, hetzij via een mobiele verbinding. De zichten op het Enig Dossier kunnen via verschillende methodes mogelijk gemaakt worden, zoals het onmiddellijk toegang hebben tot gegevens, het overbrengen van gegevens van de ene naar de andere omgeving, het linken van applicaties, enzovoort.

Beschikbaarheid/ toelating van informatie Informatie binnen de FOD Financiën wordt toegankelijk gemaakt voor interne en externe gebruikers, naargelang de taak die de gebruiker uitoefent.De toegankelijkheid wordt geformaliseerd door rechten toe te kennen aan de gebruikers van het geïntegreerd data model (vb : manager, toeleveranciers of gebruiker van de informatie)Hierdoor heeft iedereen binnen de FOD Financiën toegang tot alle informatie die zij nodig hebben en waarvoor ze bevoegd zijn.Toelatingen, toegangsrechten en eigenaarschap voor bijzondere elementen van de gegevens worden bepaald in de gedetailleerde uitwerking van het project. Deze elementen worden als sleutelelementen beschouwd van de toegang tot informatie en het principe van het Enig Dossier. Standaardisatie van informatieTeneinde een optimale kwaliteit van de informatie te bekomen worden integriteitstandaarden opgesteld die van applicatie zijn op de verschillende applicaties. Hiervoor wordt een enkele « data dictionnary » opgesteld voor de FOD Financiën waarin alle standaarden beschreven staan. De verantwoordelijkheid voor het up to date houden op Federaal niveau, niveau van het Ministerie, de Administraties en de entiteiten van de data dictionnary ligt bij de ICT verantwoordelijke(n).

Het concept van een authentieke bronDe idee van een authentieke bron sluit aan bij het principe van éénmalig inzameling van informatie uit één enkele bron.De dienst of entiteit die de informatie levert, wordt beschouwd als zijnde de authentieke bron en is de eigenaar van de informatie, met als belangrijkste verantwoordelijkheid het verzekeren dat de ingevoerde informatie correct is, up-to-date is en juist gebruikt wordt. De respectievelijke dienst of entiteit moet ook geraadpleegd worden indien de informatie wijzigt.

Historische informatie

De historiek van informatie wordt waar nodig opgeslagen voor eventuele verdere verwerking. De verdere uitwerking van dit concept zal gebeuren in de design en de ontwerpfase.

Externe informatiebronnenFEDICT, KBO, RR, KSZ en andere gegevensbanken zijn allemaal belangrijke gegevensbronnen voor de FOD Financiën. Linken met deze externe informatiebronnen worden dan ook voorzien.

4.8. Appendix H – ICT Framework

Een framework is een conceptuele structuur die gebruikt wordt om het werk te omschrijven dat moet uitgevoerd worden. Het moet gebruikt worden als een leidraad of als een test op volledigheid van het afgeleverde werk. Het is onmogelijk om rechtstreeks van een framework een ontwikkeling te starten, maar het moet gezien worden als een startpunt voor het begrijpen en ontwikkelen van de applicaties.Architectuur is de wijze of de structuur volgens dewelke hardware en software wordt geconstrueerd. Het definieert hoe een systeem of programma is opgebouwd, hoe de verschillende onderdelen met elkaar interageren, en welke protocollen en interfaces er gebruikt worden voor de communicatie en de samenwerking tussen modules en componenten die het systeem uitmaken (Gartner group) Architectuur handelt over het design en het bouwen van systemen waarbij men vertrekt van eenvoudige bouwstenen en waarbij relatie worden gelegd tussen de componenten. Alle componenten in de blauwdruk – materialen, ruimte, mensen – spelen een rol in het verwezenlijken van de architectuur.Het gebruik van architecturaal denken in IT, bescrhijft het creëren van zekere structuren die kunnen gemaakt worden, en het werk dat wordt georganiseerd en uitgevoerd op een gestructureerde en systematische manier. Het gebruik van architecturale concepten houdt verder in dat er iets herhaalbaars is rond het werk dat wordt uitgevoerd:, architecten kunnen een structuur creëren en dan de componenten of de structuur opnieuw gebruiken wanneer voor analoge problemen.Frameworks worden gebruikt om een beter begrip te ontwikkelen rond de componenten die eventueel moeten gebruikt worden in een architectuur en hoe deze elementen kunnen samen gebracht worden. Startend van de inventaris met componenten en de omschrijving van hun onderlinge relaties zullen systeemingenieurs de nodige componenten selecteren voor hun systeemontwikkeling. De scoop van wat verschillende frameworks adresseren kan verschillen. Daarom is het cruciaal om de scoop van het framework goed te begrijpen om het framework te kunnen gebruiken gedurende de ontwikkelingsfase.Een framework is een conceptuele structuur die gebruikt wordt om het werk te omschrijven dat moet uitgevoerd worden. Het moet gebruikt worden als een leidraad of als een test op volledigheid. Het is onmogelijk om rechtstreeks van een framework een ontwikkeling te starten, maar

het moet gezien worden als een startpunt voor het begrijpen en ontwikkelen van de applicaties.

4.8.1. Netcentric Enterprise Architecture Framework Het Netcentric Enterprise Architecture Framework (NEAF) vertegenwoordigt het framework dat gebruikt wordt om een globaal en logisch overzicht te verkrijgen van de verschillende componenten die een netwerkgeoriënteerde architectuur vormen. Sommige componenten zijn meer bepaald geschikt voor de teams die verantwoordelijk zijn voor de informatiearchitectuur, de applicaties en het Delivery Vehicle en worden verder in detail besproken.Het volgende diagram bevat de verschillende bouwstenen van het « Netcentric Enterprise Architecture Framework (NEAF)24 » (met inbegrip van de elementen die niet aangepakt zullen worden tijdens het CoperFin-project): de bouwstenen van het NEAF kunnen gegroepeerd worden in drie belangrijke domeinen:

Operations Architecture

Development Architecture

Execution Architecture

Figuur 38: Netcentic Enterprise Architecture Framework

Execution Architectuur (Uitvoeringsarchitectuur)


Sommige delen van dit domein worden aangepakt tijdens CoperFin: De applicaties De technische architectuur met verschillende lagen (Delivery

Vehicle) De infrastructuur (Delivery Vehicle) De gegevens zijn niet opgenomen in dit diagram maar maken deel

uit van de uitvoeringsarchitectuur

Development Architectuur (Ontwikkelingarchitectuur)Wordt niet beschreven in het ICT Boek (Coperfin1 & Coperfin2) maar tijdens latere ontwerpfasen van specifieke projecten. Operations ArchitectuurZal niet aangepakt worden tijdens CoperFin maar tijdens latere ontwerpfasen van specifieke projecten. De belangrijkste relatie tussen deze drie architecturen is het feit dat de uitvoeringsarchitectuur in grote mate de voorwaarden inhoudt voor de realisatie van de ontwikkelingsarchitectuur en de architectuur van de operaties. Als er bijvoorbeeld geopteerd wordt voor een gedistribueerde en heterogene uitvoeringsarchitectuur, moeten de ontwikkelings- en operatieomgeving dit weerspiegelen. Om die reden zullen de ontwikkelingsarchitectuur en de architectuur van de operaties later in de loop van het project uitgewerkt worden tijdens een fase die volgt op het CoperFin-project.

4.8.2. Framework voor de Informatie ArchitectuurInformatie m.b.t. het framework voor Informatie Architectuur (Data Architectuur), kan worden gevonden in het ICT Boek (Coperfin1).

4.8.3. Framework voor de Delivery Vehicle ArchitectuurInformatie m.b.t. het framework voor de Delivery Vehicle Architectuur (ICT Infrastructuur), kan worden gevonden in het ICT Boek (Coperfin1).

4.8.4. Framework voor de Applicatie Architectuur

4.8.4.1. Applicaties in het FrameworkDe applicaties voor de FOD Financiën maken integraal deel uit van de NEAF-architectuur. Ze komen meer gedetailleerd aan bod in deze paragraaf.

Dit diagram toont welke plaats de applicaties innemen in het NEAF. Deze paragraaf (Applicaties ) is gestructureerd rond het framework voor de applicaties van de FOD Financiën.

In het kader van CoperFin is dit het enige deel dat onderzocht zal worden door het team van de Applicatiearchitectuur.

4.8.4.2. Framework van de bedrijfstoepassingen voor de FOD Financiën

Dit framework illustreert het type systeem dat typisch gebruikt wordt in belastingsagentschappen. Het volgende detaillevel onder dit niveau, toont de functionaliteit de wordt uitgevoerd door de systemen in elk van de deelgebieden. In een typisch project, zouden sommige taken inhouden dat processen opgestart worden om het type functionaliteit te definiëren dat nodig is voor een agentschap. Dit wordt gevolgd door een analyse van deze functionaliteit om te zien welke gebieden samen horen en daarom kunnen geïntegreerd worden in één toepassing. Tenslotte wordt een applicatie requirement en een applicatiearchitectuur gedefinieerd.

Het ‘Applications Framework for the Revenue Agency’ helpt bij de eerste twee taken, als een “checklist” voor diegenen die de huidige en de

gewenste processen bestuderen. Door een framework voor de types van systemen te geven en de functionaliteiten erachter, worden de deliverables “gekickstart”. Zonder als een beperking te fungeren, helpt het framework het denkproces in het beginstadium van het architectuur design. Tenslotte bevindt zich achter het ‘Applications Framework’ een aantal systemen die reeds gebouwd zijn, en de vereiste functionaliteit leveren. De functionaliteit van deze systemen voedt de functionaliteit opgeslagen in het framework. Terwijl de systemen veranderen en evolueren over de tijd, doet het Framework dat ook.

We wijzen erop dat dit framework de applicaties omvat die typisch gebruikt zullen worden binnen de FOD Financiën maar dat het niet noodzakelijk is dat de FOD elke applicatie gebruikt. In het specifieke geval van de FOD Financiën is het mogelijk dat bepaalde toepassingstypes niet aangewezen zijn.Anderzijds is het in specifieke gevallen mogelijk dat een FOD Financiën nood heeft aan een toepassingstype dat toegevoegd moet worden aan het referentiekader. Het is belangrijk op te merken dat dit deel betrekking heeft op een framework voor de FOD Financiën en niet op een architectuur voor de FOD Financiën. Dit framework kan gebruikt worden als een element dat de mogelijkheid biedt om de toepassingstypes te identificeren die de FOD Financiën zal nodig hebben, alvorens voort te bouwen op basis van courante applicaties , en die nadien te integreren in de applicatiearchitectuur.Het onderstaande diagram25 stelt het framework voor:


Figuur 39: Framework van applicaties voor de FOD Financiën

4.9. Appendix I – Glossarium

Term Korte Verklaring

BIM Business Integration MethodologyBPR Business Process ReengineeringCCFF Centre de Communication de la Fiscalité

FédéraleEDMS Electronic Document Management SoftwareERP Enterprise Resource PlanningFedMAN Fedenet Metropolitan Area NetworkFEDICT FOD « ICT » (Federale OverheidsDienst

Informatie- en Communicatie Technologie)FAQ Frequently Asked QuestionsFOD Federale OverheidsdienstICT Information Communication TechnologyKBO KruispuntBank OndernemingenKPI Key Performance IndicatorKSZ KruispuntBank voor Sociale ZekerheidLAN Local Area NetworkNEAF Netcentric Enterprise Architecture FrameworkOLAP On Line Analytical ProcessingRR RijksRegisterUME Unified Messaging Engine