Using  Google  Apps  

31  March  2011   1  Interna/onal  Crisis  Group  –  Using  Google  Apps  

Our  Business  

•  (field)  analysis  &  research  •  policy  prescrip/on  •  (high-­‐level)  advocacy  

31  March  2011   Interna/onal  Crisis  Group  –  Using  Google  Apps   2  

Our  History  

•  Founded  in  1995  •  2001:  First  IT  Professional  Hired  

31  March  2011   Interna/onal  Crisis  Group  –  Using  Google  Apps   3  

Our  Structure  

•  Very  Decentralized  •  +/-­‐  140  Staff  Members  in  50  Loca/ons  •  Presence  (1-­‐4  staff)  to  Office  (8-­‐30  staff)  

31  March  2011   Interna/onal  Crisis  Group  –  Using  Google  Apps   4  

Our  Opera7ons  &  Presence  

31  March  2011   Interna/onal  Crisis  Group  –  Using  Google  Apps   5  

Our  Business  Cont’d  

•  INFORMATION  

•  Technology?  •  Infrastructure  

–  LAN  in  Offices  

–  Internet  Connec/on  in  small  offices  

–  Cellphones  &  Satphones  •  So]ware  

–  Standard  Office  So]ware  

– Mul/media  Applica/ons    –  Email  

–  Collabora/on  &  Conferencing  Tools  

31  March  2011   Interna/onal  Crisis  Group  –  Using  Google  Apps   6  

Our  Past  Email  Solu7on  

•  Microso]  Exchange  

•  Server  •  Storage  

31  March  2011   Interna/onal  Crisis  Group  –  Using  Google  Apps   7  

Our  Past  Email  Solu7on  

•  Microso]  Exchange  

•  Server  •  Storage  +  Backup  •  Uninterrupted  Power  Supply  •  (Backup  Server)  •  Opera/ng  System  +  Updates,  Patches  

•  Security  •  Support  (24/7)  -­‐  worldwide  •  …  

31  March  2011   Interna/onal  Crisis  Group  –  Using  Google  Apps   8  

Enter  Google  Apps  

•  Already  using  Google  Sites  •  Migrated  to  Gmail  •  Gapps  Extras:  – Google  Docs  (office)  – Google  Talk  (collabora/on)  – Google  Reader  &  Alerts  (produc/vity)  –   and  much  more  …  

31  March  2011   Interna/onal  Crisis  Group  –  Using  Google  Apps   9  

Staff  Perspec7ve  

•  Staff  &  End-­‐users  – For,  Against  or  Indifferent  – Change  is  Difficult  

31  March  2011   Interna/onal  Crisis  Group  –  Using  Google  Apps   10  

Staff  Perspec7ve  

•  Staff  &  End-­‐users  – For,  Against  or  Indifferent  – Change  is  Difficult  

•  IT  &  Support  Staff  – For  or  Against  – Change  is  Difficult  

– Old  vs.  New  

31  March  2011   Interna/onal  Crisis  Group  –  Using  Google  Apps   11  

Opportuni7es  

•  The  Good  News  – Outsourcing  security,  reliability,  availability,  …  – Google  has  huge  resources  (we  don’t)  – Outsourcing  accessibility  worldwide  (mobility)  

– Low  TCO  

•  Google  Apps  is  much  more  then  Email  

31  March  2011   Interna/onal  Crisis  Group  –  Using  Google  Apps   12  

Concerns  

•  Data  Integrity  and  Security  •  ‘Loss  of  Control’  •  Legal  Aspects  of      Cloud  Compu/ng  

31  March  2011   Interna/onal  Crisis  Group  –  Using  Google  Apps   13  

Lessons  Learned  

•  Migra/on  and  Transi/on  was  SMOOTH  

•  It’s  all  about  Training  – People  are  used  to  what  they  are  used  to  – Change  is  Difficult  – Google’s  Email  Approach  

31  March  2011   Interna/onal  Crisis  Group  –  Using  Google  Apps   14  

Recommenda7ons  

•  invest  in  TRAINING  •  perform  a  comparison  of  func/onality  •  perform  business  process  assessment  

•  Don’t  rush  it  (we  had  to)  •  Understand  your  User    

31  March  2011   Interna/onal  Crisis  Group  –  Using  Google  Apps   15  

Perspec7ves  

•  Room  for  Improvement  

– Calendar  -­‐  Sites  – Contact  Management  

•  A]er  Gmail  

– Consider  Google  Docs  for  Office  – Collabora/on  through  Google  – Google  Reader  and  Alerts  (beta)  – Google  App  Engine  – …  and  much  more  integra/on  

31  March  2011   Interna/onal  Crisis  Group  –  Using  Google  Apps   16  

Ques7ons  ?  

•  Thanks  for  listening!  

31  March  2011   Interna/onal  Crisis  Group  –  Using  Google  Apps   17