i piani di miglioramento prato

Premiamo i risultati

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Comune di Prato

Processo di dematerializzazione interna

“Dematerializzazione”


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Dematerializzare

L’eliminazione della carta grazie alla digitalizzazione dei documenti consente di aumentare l’efficienza dell’organizzazione, annullare i tempi di comunicazione nell’Ente e tra gli Enti

La carta è vincolata allo spazio fisico, mentre l’informazione digitale è facilmente condivisibile e può essere acceduta ovunque e in ogni momento.

Oltre che a risparmi economici, la dematerializzazione permette di migliorare e velocizzare i servizi e di poterli erogare in un qualunque punto del territorio lontano dalla sede dell’archivio cartaceo ed anche da Internet, in modalità self service.

perché?


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Progetto “FULL DIGITAL” stipula protocollo d’intesa per la dematerializzazione tra 24 Enti del territorio firmato il 15 Ottobre 2009

Progetto “DACIA” per la dematerializzazione di alcuni archivi cartacei interni: Cimiteri, Dichiarazioni inizio attività, Invalidi civili

Sostituzione delle fotocopiatrici con apparecchi “multifunzione” per la digitalizzazione dei documenti: 82 stampanti sostituite

Sostituzione delle apparecchiature fax con i fax virtuali: 120 apparecchi fax disinstallati

Digitalizzazione e archiviazione ottica sostitutiva fatture: 19.871

Dematerializzazione procedure interne:richieste ferie, richieste global service, richieste CED, richieste magazzino, buoni d’ordine

Riduzione documentazione anagrafica (da 106.113 a 83.325)

Distribuzione badge per la firma “leggera” e chiavi per la firma “forte” (1087 badge e 23 business key)

Azioni intraprese:


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I risultati raggiunti


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Prato Area Full Digital:

Stipula di un Protocollo d’intesa per la semplificazione e la dematerializzazione delle procedure amministrative tra 24 Enti della

provincia di Prato

per

• Ridurre il numero dei certificati anagrafici e velocizzare le procedure amministrative.

• Favorire l’uso di e-mail, PEC e SMS nel rapporto fra la P.A. e il cittadino.

• Assicurare le scambio automatico dei dati fra gli enti e diminuire i tempi di comunicazione tra gli enti.

• Rendere interoperabili le banche dati delle P.A. per rendere unica la PA davanti a cittadini e imprese.

• Non richiedere ai cittadini e alle imprese dati già in possesso delle amministrazioni pubbliche.


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•P.E.C.

•Cooperazione applicativa

•Firma elettronica

Firmato Protocollo d’Intesa con 24 Enti del territorio


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Gli accordi con gli Enti del territorio hanno portato ad una diminuzione della domanda di certificazione

La documentazione anagrafica è passata da 106.113 documenti del 2008 a 83.325 nel 2009

Anno 2008

Anno 2009

“Decertificazione”


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Risparmio carta

Il consumo si è abbassato da una spesa relativa all’anno 2007 di € 38.496 ad € 23.718 nell’anno 2009

Anno 2007

Anno 2009


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Progetto DACIA

Digitalizzazione Archivi Cartacei Interni all’Amministrazione: i fascicoli si trasformano in immagini pdf raggiungibili da qualunque posto di lavoro

Fascicoli invalidi civili

Fascicoli contratti cimiteriali

Fascicoli pratiche commercio

Fascicoli del personale

Concessioni Edilizie

Internet


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Dematerializzazione fascicoli “invalidi civili”: 1303 fascicoli con 2.652 documenti

Dematerializzazione pratiche “agibilità” e “abitabilità”: 5.050 pratiche

Dematerializzazione denuncie edilizie art.26: 7.608 pratiche

Dematerializzazione concessioni cimiteriali: 32.7760 concessioni

Dematerializzazione contratti, convenzioni, ecc..: 12.041 atti

Dematerializzazione fatture: 19.871 fatture

Progetto DACIA: un po’ di numeri…


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Consegnati 1087 badge con “firma leggera”

Consegnate 30 business key con “firma forte”

Introduzione della Firma Digitale

Determinazioni firmate elettronicamente


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Sostituzione delle fotocopiatrici con “multifunzione”:

Non più fotocopie ma solo copie digitali


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Abbiamo installato nel centralino telefonico il fax virtuale per:

•Intercettare i fax in arrivo trasformandoli in e-mail da inviare alla casella corrispondente

•Inviare dalla e-mail personale del dipendente un qualunque documento ad un qualunque fax

Eliminazione dei fax


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Installate 92 multifunzione(scanner + stampante)

Disinstallate 160 stampanti

Disinstallati 120 FAX


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Digitalizzazione e archiviazione ottica sostitutiva delle fatture

=> =>}Sono state digitalizzate e archiviate otticamente 19.871 fatture che, entrate digitali nel sistema, elaborate automaticamente, hanno richiesto un semplice “ok” per la loro liquidazione.

Si valuta di aver risparmiato 1 ora di lavoro amministrativo per ogni documento digitalizzato per un totale di circa 20.000 ore pari al lavoro di circa 12 impiegati


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Dematerializzazione richieste interne

Richieste al global Service

Richieste ferie

Richieste al magazzino


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I fattori di successo


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L’alto grado di informatizzazione del Comune: tutti i dipendenti (nessuno escluso) è dotato di PC collegato alla rete internet e intranet, possiede una casella di posta elettronica, usa strumenti office da anni e svolge il proprio lavoro usando procedure informatizzate ad hoc

Essere partiti dal basso: sostituire le fotocopiatrici con apparecchi in grado di fare la copia digitale, eliminare stampanti da scrivania a vantaggio di stampanti da corridoio, eliminare i fax, sono azioni che hanno dato una spinta verso il documento digitale maggiore di ogni altra opera di convincimento

La familiarità con strumenti di rilevamento della presenza automatici installati in tutti gli uffici (oltre 100) fin dal lontano 1993 ha permesso, con facilità, di sostituire il badge magnetico con il badge con chip, contenente la firma elettronica, da usare anche per l’accesso alla rete

Una costante opera di formazione sia in aula che nel posto di lavoro al fine di calare i nuovi strumenti nella realtà lavorativa specifica e risolvere fin da subito i dubbi e le titubanze


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Le criticità incontrate


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Le risorse economiche da destinare al ricambio tecnologico: tutti i 1500 posti di lavoro devono essere allineati alla stessa versione del sw di base e dotati degli stessi strumenti

Le risorse umane da dedicare all’addestramento ed assistenza degli utenti: dedicare personale qualificato all’addestramento “on site” ha richiesto l’impegno di risorse preziose che sono state distratte da altri importanti progetti

Dematerializzare non significa incidere su questo o quel servizio ma sull’intera struttura, sul modo di lavorare di ogni singolo posto di lavoro; ciò ha evidenziato due importanti criticità:


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Per informazioni

Gabriella [email protected]

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