i. phÒng tỔ chỨc hÀnh chÍnh ĐiỀu kiỆn thỰc thời gian thực

1

I. PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH

TT DANH MỤC CÔNG VIỆC

TRÌNH TỰ THỰC HIỆN ĐIỀU KIỆN THỰC

HIỆN (Tài liệu, hồ sơ,...)

Thời gian thực hiện ĐƠN VỊ PHỐI HỢP

1 Xử lý văn bản đến

1. Nhận văn bản đến, ghi số, vào sổ. Trường hợp văn bản tiếng nước ngoài: Chuyển đến Phòng KHCN - ĐN dịch

- Văn bản đến, văn bản dịch của Phòng KH - CN (nếu có)

Phòng KHCN - ĐN

2. Trình Ban Giám đốc cho ý kiến giải quyết - Văn bản đến, văn bản dịch (nếu có)

3. Scan lưu vào phần mềm văn bản theo phê duyệt của BGĐ và gửi cho các đơn vị hay cá nhân trong thời gian quy định

- Văn bản đến, văn bản dịch (nếu có)

Các đơn vị, cá nhân

4. Trưởng các đơn vị chuyển văn bản đến các cá nhân có trách nhiệm giải quyết.

- Văn bản đến, văn bản dịch (nếu có)

Trưởng các đơn vị

5. Lưu văn bản gốc - Văn bản đến, văn bản dịch (nếu có)

Các đơn vị tự lưu văn bản có liên quan đến đơn vị

6. Theo dõi tiến độ thực hiện của các đơn vị, báo cáo Ban giám đốc.

2 Xử lý văn bản đi

1. Tiếp nhận dự thảo do các đơn vị soạn thảo - Dự thảo văn bản đi Trưởng đơn vị

2. Kiểm tra về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản.

3. Trình Ban Giám đốc ký văn bản - Văn bản đi Đơn vị dự thảo trình ký để giải trình (nếu có)

4. Đăng ký văn bản đi (Lấy số, đóng dấu) - Văn bản đi

5. Phát hành văn bản - Văn bản đi

6. Lưu văn bản đi. Các đơn vị lưu văn bản

do đơn vị mình phát hành

2





3 Bố trí nhà công vụ

1. Nhận đơn (theo mẫu) của CB - GV - CNV - MẫuTCHC. 1 Người có nhu cầu mượn nhà

2. Lập Tờ trình Ban Giám đốc phê duyệt, soạn thảo “Hợp đồng mượn nhà công vụ”. - Mẫu TCHC. 2

2. Bố trí nhà cho CB - GV - CNV (nếu được BGĐ đồng ý).

3. Bàn giao nhà. Biên bản bàn giao

4. Nhận lại nhà công vụ khi thời gian cho mượn kết thúc hoặc khi nhà Trường cần thu hồi.

Biên bản bàn giao

4 Bồi thường bảo hiểm tai nạn

1. Nhận các chứng từ (Giấy vào viện, đơn thuốc, X quang ) liên quan đến tại nạn của CB, CNV, Giảng viên

Chứng từ

CB, CNV, GV

2. Làm các thủ tục cần thiết và chuyển hồ sơ cho đơn vị chi trả bảo hiểm. BH tai nạn

3. Theo dõi việc đơn vị chi trả bảo hiểm chuyển tiền bảo hiểm cho người được bảo hiểm tai nạn.

5

Bố trí nhà khách (Đối với CBGV từ Hà nội vào giảng dạy, công tác)

1. Tiếp nhận yêu cầu của CBGV qua số ĐT của Văn thư (028. 38966798; 028.37305776) trong giờ hành chính về thời gian CBGV đến lưu trú tại Phân hiệu.

CBGV

2. Bàn giao chìa khóa phòng từ cán bộ quản lý nhà khách hoặc tại phòng trực Bảo vệ khu Văn phòng nếu tới Phân hiệu ngoài giờ hành chính cho CBGV

-

3. Bàn giao cho CBGV đầy đủ vật dụng theo - Mẫu TCHC. 4 -

3





danh mục trong nhà khách (có biên bản kèm theo).

4. CB quản lý nhà khách nhận bàn giao theo biên bản khi CBGV hết thời gian lưu trú. Biên bản bàn giao -

6

Cho thuê phòng ở nhà khách (Phòng dịch vụ)

1. Nhận bản Đăng ký thuê phòng (theo mẫu) của người có nhu cầu - Mẫu TCHC. 5 Người có nhu cầu

2. Tính kinh phí và bố trí phòng. Phòng TC-KT

3. Chuyển bản Đăng ký và Phiếu thu tiền của Phòng TCKT cho CB quản lý nhà khách để được bố trí.

4. CB quản lý nhà khách bàn giao chìa khóa phòng (hoặc tại phòng trực Bảo vệ khu Văn phòng nếu tới Phân hiệu ngoài giờ HC); thu CMND của khách.

Giấy chứng minh hoặc giấy tờ tuỳ thân khác

5. Bàn giao đầy đủ trang thiết bị của phòng khách Biên bản bàn giao

6. CB quản lý nhà khách nhận bàn giao trang thiết bị, chìa khóa và trả lại CMND khi hết thời gian mượn.

Biên bản bàn giao

7 Bố trí phòng họp

1. Nhận Giấy đề nghị bố trí phòng họp của đơn vị có nhu cầu - Mẫu TCCH. 6 Đơn vị có nhu cầu

2. Ghi ý kiến tham mưu trình Ban Giám đốc phê duyệt.

3. Bố trí phòng họp (nếu được phê duyệt) hoặc thông báo lại cho đơn vị có nhu cầu (nếu không được phê duyệt).

4. Bàn giao phòng họp. Biên bản bàn giao Đơn vị có nhu cầu

4





5. Nhận bàn giao lại phòng họp sau khi cuộc họp kết thúc Biên bản bàn giao Đơn vị có nhu cầu

8 Tuyển dụng viên chức

1. Tổng hợp nhu cầu tuyển dụng

- Khối lượng giảng dạy - Tình hình nhân lực các BM - Đề xuất của các BM Mẫu TCHC 10

2. Xác định chỉ tiêu cần tuyển - Chiến lược phát triển Phân hiệu - Mẫu TCHC. 9

3. Làm Tờ trình BGĐ ký trình Hiệu trưởng phê duyệt chỉ tiêu

- Tờ trình tuyển giảng viên

4. Ra thông báo tuyển dụng, đăng báo - TBáo tuyển dụng của Phân hiệu - Đăng báo Tuổi trẻ

Nhận hồ sơ trong 20 ngày làm việc

Ban biên tập website

5. Nhận hồ sơ và sơ tuyển - Hồ sơ xét tuyển theo quy định: Mẫu TCHC 12, 13

Người dự tuyển

6. Nhận HS đăng ký xét tuyển; tổng hợp những HS hợp lệ báo cáo BGĐ. - Mẫu TCCH. 15 2 ngày

7. Thành lập Hội đồng tuyển dụng (HĐTD) và Bộ phận giúp việc cho HĐTD:

- Quyết định thành lập HĐTD - Thông báo gửi cho các Bộ môn (Hà nội) - Hồ sơ xét tuyển

8. Ra đề thi - Các đề thi Các đơn vị

5





9. Tổ chức thi hoặc xét tuyển

10. Báo cáo kết quả thi hoặc xét tuyển, trình Hiệu trưởng phê duyệt - Mẫu TCCH. 16, 17

11. Giải quyết đơn khiếu nại, phúc khảo Đơn khiếu nại, đơn xin phúc khảo

12. Thông báo kết quả trúng tuyển: - Thông báo kết quả

13. Ký hợp đồng tuyển dụng: - Hợp đồng tuyển dụng

9 Tuyển dụng nhân viên

1. Tổng hợp nhu cầu tuyển dụng: - Tờ trình đề nghị bổ sung nhân sự của các đơn vị

Trưởng đơn vị

2. Xác định chỉ tiêu cần tuyển, trình BGH phê duyệt chỉ tiêu - Mẫu TCHC. 9

3. Ra thông báo tuyển dụng - Thông báo tuyển dụng Ban biên tập website

4. Nhận hồ sơ và sơ tuyển, tổng hợp các HS đủ điều kiện xét tuyển báo cáo BGĐ

Người dự tuyển

5. Thành lập Hội đồng tuyển dụng (HĐTD) và các Tiểu ban giúp việc HĐ

- Quyết định thành lập hội đồng xét tuyển - Hồ sơ xét tuyển

6. Tổ chức thi hoặc xét tuyển - HĐTD

7. Tổng hợp kết quả thi hoặc xét tuyển, trình GĐ phê duyệt, thông báo kết quả thi hoặc xét tuyển:

- Mẫu TCCH. 16, 17

HĐTD

8. Giải quyết đơn khiếu nại, phúc khảo - Đơn khiếu nại, đơn xin phúc khảo

HĐTD

9. Thông báo kết quả trúng tuyển - Danh sách trúng tuyển

10. Ký hợp đồng lao động - Hợp đồng lao động

6





10

Làm thẻ cho CB - GV - CNV (Làm mới cho người chưa có thẻ hoặc làm lại cho người thay đổi chức danh, có thẻ bị mất, hỏng)

1. Ra thông báo làm thẻ. Thông báo 1 ngày

2. Nhận danh sách đăng ký làm thẻ do các đơn vị nộp Bản đăng ký (Theo mẫu)

10 ngày

Trưởng đơn vị

3. Tổ chức chụp hình cho người đăng ký làm thẻ theo lịch của Phòng TCHC. P. CTCT&SV

4. Tập hợp danh sách, nhận hình từ Phòng CTCT&SV và chuyển in thẻ P. CTCT&SV

5. Trả thẻ cho các cá nhân. P. TCHC

11 Tập huấn nghiệp vụ PCCC

1. Đội trưởng đội PCCC làm kế hoạch trình BGĐ phê duyệt

2. Liên hệ với đội cảnh sát PCCC Quận 9 để thống nhất thời gian địa điểm và dụng cụ để tập huấn.

PCCC Quận 9

3. Làm thông báo gửi các thành viên trong đội PCCC và nhân viên phòng ban liên quan về thời gian và địa điểm tập huấn

4. Phối hợp với đội cảnh sát PCCC Quận 9 tổ chức tập huấn đúng thời gian đã quy định. PCCC Quận 9

5. Họp rút kinh nghiệm buổi tập huấn

12 Tổ chức chữa cháy - cứu hộ

1. Thực hiện đúng tiêu lệnh PCCC, báo thông tin cho Đội trưởng đội PCCC; Gọi 114 báo cháy hoặc thực hiện báo cháy trên thiết bị đã lắp, ngắt cầu dao điện, … báo cáo BGĐ

PCCC

2. Huy động lực lượng sẵn có sử dụng bình chữa cháy, vòi bơm nước khống chế đám cháy.

PCCC

7





3. Tổ chức cứu người và di chuyển tài sản ra khỏi đám cháy. PCCC

4. Hướng dẫn xe chữa cháy của cảnh sát PCCC lấy nước từ bể nước có sẵn của trường và các trụ nước công cộng.

PCCC

5. Phối hợp với lực lượng cảnh sát PCCC dập tắt đám cháy. PCCC

13 Giải quyết cho thôi việc

1. Nhận đơn xin thôi việc

- Đơn xin thôi việc (có ý kiến của lãnh đạo đơn vị);

Người xin thôi việc

2. Xem xét, kiểm tra hồ sơ; đề xuất ý kiến tham mưu, trình Giám đốc thành lập Hội đồng đền bù chi phí đào tạo (nếu có)

- Báo cáo quá trình công tác của người xin thôi việc

3. Trình Hiệu trưởng phê duyệt thông qua phòng TCCB.

- Báo cáo kết quả chi phí đền bù (nếu có) - Quyết định thành lập HĐ tính đền bù chi phí đào tạo.

Phòng TCCB (HN)

4. Nhận hồ sơ xác nhận đã hoàn tất thủ tục đền bù, phiếu thanh toán tài sản

- Người xin thôi việc thực hiện đền bù chi phí đào tạo (nếu có)

Các đơn vị liên quan

5. Xem xét, kiểm tra hồ sơ; đề xuất ý kiến tham mưu, trình Giám đốc, trình Hiệu trưởng phê duyệt thông qua phòng TCCB.

- Tờ trình giải quyết cho thôi việc. - Hồ sơ xin thôi việc theo quy định. - QĐ cho thôi việc.

Phòng TCCB (HN)

6. Làm thủ tục giảm bảo hiểm

8





14

Giải quyết kéo dài công tác đối với cán bộ đến tuổi nghỉ hưu

1.Thông báo kéo dài thời gian làm việc đối với giảng viên - Thông báo Đơn vị liên quan

2.Nhận hồ sơ kéo dài thời gian làm việc

- Đơn xin kéo dài - Giấy khám sức khỏe - Thư mời - Bản đánh giá quá trình công tác. - Biên bản họp Bộ môn , Khoa

Viên chức đến tuổi nghỉ hưu Đơn vị liên quan

3.Xem xét, kiểm tra hồ sơ; đề xuất ý kiến tham mưu, trình Giám đốc, trình Hiệu trưởng phê duyệt thông qua phòng TCCB.

- Hồ sơ xin kéo dài thời gian công tác - Tờ trình về việc xin kéo dài thời gian công tác

4.Trình Hiệu trưởng phê duyệt thông qua phòng TCCB.

- Hồ sơ xin kéo dài thời gian công tác - Quyết định kéo dài thời gian công tác

Phòng TCCB (HN)

15 Giải quyết chuyển công tác

1. Nhận hồ sơ xin chuyển công tác.

- Đơn xin chuyển công tác (có ý kiến của lãnh đạo đơn vị); - Công văn đồng ý tiếp nhận của cơ quan chuyển đến.

Người xin chuyển công tác và đơn vị quản lý.

2. Xem xét, kiểm tra hồ sơ; đề xuất ý kiến tham mưu, trình Giám đốc, trình Hiệu trưởng phê duyệt thông qua phòng TCCB.

- Tờ trình giải quyết cho chuyển công tác

Phòng TCCB (HN)

3. Làm các thủ tục cho chuyển công tác, nhận -

9





Giấy thanh toán tài sản.

4. Soạn thảo QĐ chuyển công tác trình Hiệu trưởng ký.

- Hồ sơ xin chuyển công tác theo quy định

- QĐ cho chuyển công tác

5. Làm thủ tục giảm bảo hiểm, chuyển hồ sơ.

- Hồ sơ cá nhân;

- Báo giảm với Bảo hiểm xã hội.

16

Chuyển ngạch, chức danh nghề nghiệp (chuyển loại) viên chức

1. Thông báo kế hoạch triển khai công tác xét chuyển ngạch (chức danh nghề nghiệp) viên chức.

- Tờ trình cho chuyển ngạch, chuyển loại viên chức có ý kiến phê duyệt của Hiệu trưởng.

2. Nhận hồ sơ xin chuyển ngạch (chức danh nghề nghiệp) viên chức.

- Đơn xin chuyển ngạch (chuyển loại) viên chức (Mẫu -TCCB);

- Bản sao văn bằng, chứng chỉ phù hợp với tiêu chuẩn ngạch bậc;

- Tờ trình đề nghị chuyển ngạch (chức danh nghề nghiệp) viên chức của đơn vị;

- Các giấy tờ ưu tiên (nếu có).

Các đơn vị và cá nhân có yêu cầu.

10





3. Xem xét, kiểm tra hồ sơ; đề xuất ý kiến tham mưu cho Giám đốc, Hiệu trưởng.

4. Soạn thảo QĐ thành lập Hội đồng chuyển ngạch (chức danh nghề nghiệp) viên chức.

- Hồ sơ xin chuyển ngạch, chuyển loại theo quy định;

- Danh sách Hội đồng có ý kiến phê duyệt của Hiệu trưởng.

- Quyết định thành lập HĐ

5. Tổ chức xét duyệt hồ sơ. - Hồ sơ xin chuyển ngạch, chuyển loại theo quy định

Hội đồng xét chuyển ngạch, chuyển loại viên chức

6. Trình Hiệu trưởng ký thông qua kết quả xét duyệt của HĐ và ký QĐ chuyển ngạch, chuyển loại viên chức.

- Biên bản và kết quả xét duyệt của Hội đồng;

- Hồ sơ theo quy định.

7. Thông báo kết quả chuyển ngạch (chức danh nghề nghiệp) viên chức.

- QĐ chuyển ngạch, (chức danh nghề nghiệp) viên chức.

17

Thi nâng hạng (ngạch) giảng viên chính, giảng viên cao cấp

1. Thông báo kế hoạch thi nâng ngạch GVC, GVCC.

Văn bản hướng dẫn của Bộ GD&ĐT.

2. Nhận và kiểm tra hồ sơ theo kế hoạch. Kế hoạch thi nâng ngạch GVC, GVCC của Trường.

Người xin dự thi nâng ngạch

3. Soạn thảo công văn gửi Bộ GD&ĐT trình Hiệu trưởng ký. - Hồ sơ dự thi nâng ngạch

11





theo yêu cầu của Bộ GD&ĐT;

- Danh sách dự thi nâng ngạch.

- CV gửi Bộ GD-ĐT

4. Thực hiện Kế hoạch của Bộ GD&ĐT.

Kế hoạch thi nâng ngạch GVC, GVCC của Bộ GD&ĐT.

18

Xét duyệt cử CB-GV đi dự thi, dự tuyển sau đại học trong và ngoài nước

1. Nhận hồ sơ xin dự thi, dự tuyển.

- Đơn xin dự thi, dự tuyển sau đại học (có ý kiến của đơn vị quản lý về điều kiện cần và ngành dự thi);

- Bản đăng ký dự thi, dự tuyển

- Tờ trình của đơn vị quản lý trực tiếp (nói rõ về kế hoạch nhân sự, phát triển của bộ môn);

- Các giấy tờ khác theo yêu cầu của cơ sở đào tạo.

2. Xem xét, kiểm tra hồ sơ; đề xuất ý kiến tham mưu cho Hiệu trưởng .

- Tờ trình Người xin dự thi, dự

tuyển

12





3. Soạn thảo công văn gửi Bộ GD&ĐT trình Hiệu trưởng ký (nếu đi học nước ngoài).

- Hồ sơ xin dự thi, dự tuyển theo quy định

- CV gửi Bộ GD-ĐT

4. Trả hồ sơ cho đương sự - Hồ sơ xin dự thi, dự tuyển.

19

Xét duyệt cử đi học nước ngoài hoặc trong nước

1. Nhận hồ sơ xin đi học ở nước ngoài hoặc trong nước.

- Đơn xin đi học có sự đồng ý của thủ trưởng đơn vị, Khoa, Viện; - Bản đăng ký đi học nước ngoài hoặc trong nước - Quyết định (thông báo) trúng tuyển; - Bản cam kết (Mẫu ...- TCHC); - Sơ yếu lý lịch (Mẫu...- TCHC); - Phiếu thanh toán tài sản đối với hồ sơ đi học nước ngoài. - Các giấy tờ khác theo yêu cầu của cơ sở đào tạo.

Người xin đi học ở nước ngoài hoặc trong nước

2. Xem xét, kiểm tra hồ sơ; đề xuất ý kiến tham mưu cho Ban Giám đốc, Hiệu trưởng. - Tờ trình

3. Soạn thảo quyết định trình Hiệu trưởng ký.

- Hồ sơ xin đi học theo quy định - QĐ cho đi học

Phòng TCCB (HN)

13





4. Thông báo kết quả và trả hồ sơ cho đương sự.

- Quyết định cử đi học; - Hồ sơ xin đi học.

20 Gia hạn thời gian học tập

1. Nhận hồ sơ xin gia hạn thời gian học tập.

- Đơn xin gia hạn có sự đồng ý của thủ trưởng đơn vị, Khoa, Viện; - Bản sao quyết định cử đi học; - Báo cáo tình hình kết quả học tập, công tác có xác nhận của Sứ quán (Cơ sở đào tạo); - Bản cam kết - Thư đồng ý gia hạn của cơ sở đào tạo kèm bản dịch công chứng (đối với trường hợp học ở nước ngoài).

Người xin gia hạn thời gian học tập.

2. Xem xét, kiểm tra hồ sơ; đề xuất ý kiến tham mưu cho Ban Giám đôc, Hiệu trưởng. - Tờ trình

3. Soạn thảo quyết định trình Hiệu trưởng ký. - Hồ sơ xin gia hạn theo quy định

Phòng TCCB (HN)

4. Thông báo kết quả và chuyển QĐ cho đương sự.

- QĐ gia hạn thời gian học tập.

21 Tiếp nhận lại cán bộ sau khi kết thúc khóa

1. Nhận hồ sơ đề nghị tiếp nhận lại cán bộ.

- Đơn xin tiếp nhận công tác có sự đồng ý của thủ trưởng đơn vị, Khoa, Viện; - Bản sao văn bằng, chứng

Người xin trở lại Trường tiếp tục công tác.

14





học chỉ (có dịch, công chứng nếu đi học nước ngoài); - Quyết định cử đi học.

2. Xem xét, kiểm tra hồ sơ; đề xuất ý kiến tham mưu cho Hiệu trưởng. - Tờ trình

3. Soạn thảo quyết định trình Hiệu trưởng ký. - Hồ sơ tiếp nhận cán bộ theo quy định - Quyết định tiếp nhận CB

Phòng TCCB (HN)

4. Thông báo kết quả và chuyển QĐ cho đương sự QĐ tiếp nhận cán bộ.

22

Mở lớp đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ

1. Đề xuất kế hoạch mở lớp đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ, trình Giám đốc phê duyệt.

1. Kế hoạch bồi dưỡng đội ngũ 2. Khi xuất hiện nhu cầu.

2. Thông báo kế hoạch tổ chức. Tờ trình về việc mở bồi dưỡng nghiệp vụ có ý kiến phê duyệt của Hiệu trưởng

3. Nhận danh sách đăng ký từ các đơn vị.

4. Soạn thảo hợp đồng, trình Giám đốc ký. - Hợp đồng mở lớp Đối tác thực hiện việc

giảng dạy nghiệp vụ

5. Tổ chức thực hiện theo kế hoạch. Kế hoạch mở lớp bồi dưỡng nghiệp vụ

6. Thanh quyết toán hợp đồng với Cơ sở đào tạo

Hồ sơ thanh quyết toán theo quy định

Phòng Tài chính Kế toán

23 Nâng bậc lương thường xuyên

1. Thông báo công tác xét nâng bậc lương thường xuyên và trước thời hạn (nếu có)

- Kế hoạch công tác tháng, năm của Phân hiệu.

Các đơn vị trực thuộc Trường

15





và trước thời hạn

2. Tổng hợp kiểm tra, lập danh sách viên chức, người lao động đủ điều kiện trình Hội đồng lương của Trường tại Phân hiệu xét duyệt.

3. Hội đồng lương của Trường tổ chức họp xét nâng lương.

- Biên bản họp xét đề nghị nâng bậc lương của đơn vị - Hồ sơ xét nâng lương

Theo QĐ HĐ lương

4. Thông báo kết quả xét duyệt trên Phần mềm quản lý văn bản, hoặc Văn phòng điện tử.

- Kết quả xét nâng lương

Ban biên tập website

5. Nhận các ý kiến phản hồi về kết quả xét duyệt, trình Hội đồng lương. - Các ý kiến phản hồi

6. Bổ sung, chỉnh sửa theo kết luận của HĐ lương.

7. Soạn thảo QĐ trình Hiệu trưởng ký theo phân cấp

- Biên bản và kết quả xét nâng lương của Hội đồng lương; - QĐ nâng lương.

Phòng TCCB (HN)

24

Chế độ khen thưởng cho CB-GV đạt thành tích cao và hoàn thành khóa học đúng hạn

1. Nhận hồ sơ đề nghị khen thưởng.

- Đơn đề nghị - Báo cáo kết quả học tập; - Bản sao công chứng văn bằng, chứng chỉ; - Quyết định cử đi học.

Cá nhân

2. Xem xét, kiểm tra hồ sơ; xác định mức tiền được khen thưởng trình Giám đốc phê duyệt

Tờ trình

Phòng Tài chính Kế toán

3. Trả kết quả

16





25 Trợ cấp học phí cho CB-GV được cử đi học

1. Nhận hồ sơ xin trợ cấp học phí.

- Đơn đề nghị - Quyết định cử đi học; - Biên lai thu học phí.

Người được cử đi học

2 Xem xét, kiểm tra hồ sơ; xác định mức tiền học phí được hỗ trợ trình Ban Giám đốc phê duyệt

Tờ trình Phòng TCKT

Phòng Đào tạo

3. Trả kết quả

26 Giải quyết chế độ hưu trí

1. Thông báo kế hoạch sắp xếp nghỉ hưu cho viên chức hàng năm. Thông báo của Trường.

2. Soạn thảo QĐ nghỉ hưu trình Hiệu trưởng ký.

- QĐ cho CB-VC nghỉ hưu

Đơn vị có CB-VC nghỉ hưu

3. Nhận hồ sơ xin giải quyết chế độ hưu trí.

- Quyết định nghỉ việc hưởng chế độ hưu trí hoặc văn bản chấm dứt hợp đồng lao động hưởng chế độ hưu trí;

- Sổ BHXH

- Biên bản giám định mức suy giảm khả năng lao động của Hội đồng giám định y khoa (nếu có)

Người xin giải quyết chế độ hưu trí.

4. Xem xét, kiểm tra hồ sơ; lập phiếu giải quyết hưởng chế độ hưu trí

Hồ sơ BHXH

17





5. Gửi công văn, hồ sơ cho cơ quan BHXH.

6. Nhận kết quả từ cơ quan BHXH và thông báo cho đương sự biết.

27 Giải quyết chế độ độc hại

1. Nhận Tờ trình đề nghị giải quyết chế độ độc hại từ các đơn vị.

Tờ trình đề nghị hưởng chế độ độc hại có ý kiến

của đơn vị phụ trách

Các đơn vị và cá nhân xin hưởng chế độ độc hại.

2. Xem xét hồ sơ, kiểm tra, đánh giá mức độ độc hại, đề xuất áp dụng mức phụ cấp.

- Kết quả đánh giá mức độ độc hại

- Các VB của Nhà nước liên quan

Phòng TC-KT

3. Trình Hiệu trưởng duyệt chế độ phụ cấp

Tờ trình-

4. Thông báo kết quả cho các đơn vị liên quan.

Thông báo

28 Giải quyết chế

độ tử tuất 1. Nhận hồ sơ xin hưởng chế độ tử tuất.

- Giấy chứng tử, giấy báo tử hoặc quyết định của Tòa án tuyên bố đã chết;

- Bản kê khai hoàn cảnh gia đình (Mẫu 09A HSB);

- Biên bản điều tra tai nạn lao động, bệnh án điều trị, bệnh nghề nghiệp;

- Bản sao khai sinh của người xin hưởng chế độ tử tuất.

- Phiếu xác nhận thời gian

Người đại diện cho người được hưởng chế độ tử tuất

18





tham gia BHXH; - Sổ BHXH.

2. Xem xét, kiểm tra hồ sơ.

3. Lập và gửi hồ sơ ra cơ quan BHXH Hồ sơ và CV đề nghị

4. Nhận kết quả từ cơ quan BHXH và thông báo cho người được hưởng chế độ tử tuất.

29 Giải quyết chế độ thai sản

1. Nhận hồ sơ xin hưởng chế độ thai sản.

- Đơn xin nghỉ thai sản

- Bản sao giấy khai sinh của con;


3. Lập và gửi hồ sơ gửi cơ quan BHXH Hồ sơ và CV đề nghị

4. Nhận kết quả từ BHXH quận và thông báo cho người được hưởng chế độ thai sản.

Người xin hưởng chế độ

thai sản (hoặc người đại diện)

30 Giải quyết chế độ ốm, đau

1. Nhận hồ sơ xin hưởng chế độ ốm, đau. cho người được hưởng chế độ ốm, đau.

- Giấy vào viện, ra viện các chứng từ gốc liên quan

Người xin được hưởng chế độ ốm, đau (người đại diện)


3. Lập và gửi hồ sơ ra BHXH Quận 9

4. Nhận kết quả từ BHXH quận và thông báo

31 Giải quyết chế 1. Nhận hồ sơ xin hưởng chế độ tai nạn lao - Biên bản điều tra tai nạn Người xin hưởng chế độ

19





độ tai nạn lao động

động.

lao động; - Giấy ra viện; - Biên bản giám định y

khoa;

tai nạn lao động (người đại diện)


3. Lập và gửi hồ sơ cơ quan BHXH . Hồ sơ và CV đề nghị

4. Nhận kết quả từ cơ quan BHXH và thông báo cho người được hưởng chế độ tai nạn lao động.

32

Cấp Sổ BHXH cho người lao động

1. Nhận hồ sơ xin cấp sổ BHXH.

- Tờ khai tham gia BHXH, BHYT và BHTN (mẫu TK01);

Người xin cấp sổ


3. Lập và gửi danh sách ra cơ quan BHXH Hồ sơ và CV đề nghị

4. Nhận kết quả từ cơ quan BHXH và thông báo cho người tham gia BHXH.

33

Chốt sổ cho người lao động thôi việc hoặc

chuyển công tác

1. Nhận hồ sơ từ người tham gia BHXH.

- Quyết định thôi việc (chuyển công tác);

- Sổ BHXH.

Người thôi việc hoặc chuyển công tác


3. Lập và gửi danh sách ra cơ quan BHXH Hồ sơ và CV đề nghị

4. Nhận kết quả từ cơ quan BHXH và thông báo cho người tham gia BHXH.

20





34 Giải quyết chế độ nghỉ phép

1. Nhận Đơn xin nghỉ phép.

- Đơn xin nghỉ phép (Mẫu ...-TCHC), có ý kiến đồng ý của thủ trưởng đơn vị.

Người xin nghỉ phép

2. Xem xét, xác định thời gian nghỉ theo các quy định hiện hành; trình Ban Giám đốc duyệt

VB quy định hiện hành về chế độ nghỉ phép

3. Thông báo cho CB-VC về việc nghỉ phép (nếu không được duyệt)

.

35

Điều động cán bộ

(tham gia tuyển sinh, tham dự tập huấn,...)

1. Nhận Tờ trình về việc điều động cán bộ.

- Tờ trình của các đơn vị có ý kiến phê duyệt của BGĐ

Các đơn vị có yêu cầu

2. Trao đổi với lãnh đạo đơn vị có cán bộ được điều động.

3. Soạn thảo quyết định trình Hiệu trưởng ký. QĐ điều động

4. Chuyển QĐ cho các đơn vị đề nghị

36 Xác nhận hồ sơ

1. Nhận hồ sơ, lý lịch viên chức đề nghị xin xác nhận.

- Hồ sơ xin, lý lịch xác nhận

Cá nhân có yêu cầu

2. Xem xét, kiểm tra, đối chiếu với hồ sơ gốc.

3. Ký xác nhận và trả hồ sơ cho đương sự.

37 Giải quyết cho cán bộ đi công

1. Nhận hồ sơ xin đi công tác nước ngoài.

- Đơn xin đi công tác nước ngoài có sự đồng ý

Phòng KHCN-Đối ngoại

21





tác nước ngoài của thủ trưởng đơn vị, Ban Giám đốc và có ý kiến phê duyệt của BGH;

- Kế hoạch đi công tác nước ngoài

- Thư mời của tổ chức nước ngoài được dịch công chứng (03 bản)

3. Soạn thảo quyết định (công văn) trình Hiệu trưởng ký.

4. Chuyển quyết định (công văn) cho đương sự.

5. Nhận báo cáo kết quả sau khi kết thúc chuyến công tác

38

Giải quyết cho cán bộ đi nước ngoài về việc riêng

1. Nhận hồ sơ xin đi nước ngoài về việc riêng.

- Đơn xin đi ra nước ngoài có sự đồng ý của thủ trưởng đơn vị, Ban Giám đốc và có ý kiến phê duyệt của Ban giám hiệu;

- Thư mời của tổ chức, cá nhân ở nước ngoài được dịch công chứng (02 bản). (nếu có)

- Người xin đi nước ngoài về việc riêng.

- Phòng KHCN-ĐN

22






3. Soạn thảo quyết định trình Hiệu trưởng ký. QĐ cho đi nước ngoài

4. Chuyển quyết định cho đương sự.

39

Giải quyết cho cán bộ đi làm chuyên gia ở nước ngoài

1. Nhận hồ sơ xin đi làm chuyên gia ở nước ngoài.

- Đơn xin đi làm chuyên gia ở nước ngoài có sự đồng ý của thủ trưởng đơn vị, Ban Giám đốc và có ý kiến phê duyệt của Ban giám hiệu;

- Thư mời (thông báo) của tổ chức nước ngoài;

- Bản cam kết thực hiện nghĩa vụ đối với Nhà trường;

- Phiếu thanh toán tài sản.

Người xin đi làm chuyên gia ở nước ngoài.


3. Soạn thảo quyết định trình Hiệu trưởng ký.

4. Chuyển quyết định cho đương sự.

40 Xét kỷ luật cán bộ, viên chức

1. Lập hồ sơ đề nghị xử lý kỷ luật cán bộ.

- Bản kiểm điểm của người vi phạm kỷ luật;

- Biên bản họp kiểm điểm

Các đơn vị, cá nhân có liên quan

23





người vi phạm kỷ luật của đơn vị;

- Trích ngang sơ yếu lý lịch của người vi phạm kỷ luật;

- Các tài liệu, hồ sơ có liên quan đến việc xử lý kỷ luật.

2. Trình và xin ý kiến chỉ đạo của BGH Tờ trình

3. Xác minh hồ sơ.

- Vật chứng;

- Biên bản lời khai nhân chứng;

- Tường trình sự việc của cá nhân, tập thể.

Các đơn vị có liên quan

4. Trình Hiệu trưởng ký QĐ thành lập Hội đồng kỷ luật cán bộ.

- Hồ sơ đề nghị xử lý kỷ luật cán bộ;

- Kết quả xác minh hồ sơ.

5. Tổ chức xét kỷ luật cán bộ. - Hội đồng kỷ luật cán bộ

6. Soạn thảo QĐ trình Hiệu trưởng ký theo phân cấp.

- Hồ sơ đề nghị xử lý kỷ luật cán bộ;

- Kết quả xác minh hồ sơ;

- Biên bản và kết luận của

24





HĐ kỷ luật cán bộ.

7. Công bố quyết định kỷ luật và lưu hồ sơ cán bộ.

- QĐ kỷ luật cán bộ

41

Cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường

1. CB – GV có nhu cầu đăng ký - Online, trực tiếp Người có nhu cầu

2. Điền các thông tin vào mẫu và gửi -Online, trực tiếp

3. Tiếp nhận thông tin, hẹn ngày trả -Online, trực tiếp 1 Ngày

4. Trình ký cấp có thẩm quyền

5. Đóng dấu và trả lại cho CB – GV có nhu cầu

42 Đăng ký lịch tuần

1. Trưởng, phó các đơn vị đăng ký hạn cuối vào 17h chiều thứ 5 hằng tuần

Online, mail, trực tiếp

2. Tiếp nhận thông tin, phản hồi nếu không sắp xếp được lịch

Online, mail, trực tiếp

3. Lên lịch tuần, trình BGĐ phê duyệt Online, mail, trực tiếp

4. Đưa lên website Phân hiệu

25

II. PHÒNG CÔNG TÁC CHÍNH TRỊ VÀ SINH VIÊN




Thời gian thực hiện ĐƠN VỊ PHỐI

HỢP

1

Cấp giấy

Xác nhận

sinh viên,

Xác nhận

vay vốn tín

dụng, Ưu

đãi giáo dục.

1. Sinh viên truy cập trang web utc2.edu.vn. Tài khoản đăng nhập dịch vụ sinh viên.

2. Sinh viên Chọn dịch vụ công trực tuyến. Website và dịch vụ Công trực tuyến vận hành tốt

3. Sinh viên dùng tài khoản dịch vụ công trực tuyến của sinh viên đăng nhập, chọn loại dịch vụ công "Xác nhận sinh viên, Xác nhận vay vốn, Ưu đãi giáo dục".

Website và dịch vụ Công trực tuyến vận hành tốt

4. Phòng CTCT&SV in Xác nhận sinh viên, Xác nhận vay vốn, Ưu đãi giáo dục; phân loại theo khóa, thực hiện cấp cho sinh viên.

Theo danh sách sinh viên đăng ký trên dịch vụ công trực tuyến

2

Đánh giá nhiệm vụ Cố vấn học tập (CVHT).

1. Phòng CTCT&SV ra thông báo đánh giá CVHT.

Các quy định, hướng dẫn của Nhà trường về đánh giá CVHT

2. Sinh viên đánh giá CVHT, CVHT tự đánh giá trên Dịch vụ công trực tuyến.

Hệ thống đánh CVHT vận hành tốt.

26





HỢP

3. Phòng CTCT&SV tổng hợp kết quả đánh giá CVHT, báo cáo Hội đồng CVHT Phân hiệu. Ra quyết định công nhận HTNV.

Đầy đủ tài liệu, bảng thống kê, quy định hướng dẫn của Nhà trường, báo cáo tổng hợp các đơn vị…

Phòng Đào tạo, Khảo thí, TCHC, TC - KT

3

Công tác tuyên truyền, Ban biên tập Website

1. Chụp hình, viết bài. Sự kiện tổ chức tốt, số liệu chính xác.

Tất cả các đơn vị liên quan đến sự kiện

2. Biên tập, đưa tin. Hình ảnh, chất liệu cho bài viết

Tất cả các đơn vị liên quan đến sự kiện

3. Tiếp nhận phản hồi, chỉnh sửa tin bài phù hợp.

Phản hồi của độc giả, các tài liệu, số liệu liên quan đến tin bài

Tất cả các đơn vị

4

Công tác thi đua khen thưởng kỷ luật sinh viên

Khen thưởng: 1. Lập danh sách các sinh viên được đề nghị khen thưởng. 2. Họp Hội đồng khen thưởng và kỷ luật sinh viên; ra quyết định khen

thưởng sinh viên.

Văn bản, quyết định công nhận SV đạt giải, Quy định của Nhà trường liên quan đến hạng mục được công nhận, biên bản họp Hội đồng Khen thưởng kỷ luật SV.

Tất cả các đơn vị liên quan

27





HỢP

Kỷ Luật: 1. Tiếp nhận danh sách các sinh viên vi phạm kỷ luật từ các đơn vị. 2. Họp Hội đồng khen thưởng kỷ luật sinh viên; ra quyết định kỷ luật

sinh viên.

Biên bản, Quy định của Nhà trường và Bộ GD&ĐT liên quan đến hành vi vi phạm, biên bản họp Hội đồng Khen thưởng kỷ luật sinh viên.

Tất cả các đơn vị liên quan

5 Cấp lại mật khẩu email sinh viên

1. Sinh viên đến Phòng CTCT&SV đề nghị cấp lại mật khẩu email sinh viên.

SV mang theo thẻ sinh viên; dữ liệu trên tài khoản Email

2. Phòng CTCT&SV kiểm tra thông tin trên phần mềm quản lý email, thay đổi mật khẩu email và thông báo cho sinh viên mật khẩu mới.

Website và Dịch vụ Công trực tuyến hoạt động tốt

6 Làm lại thẻ

sinh viên

1. Sinh viên đăng ký Dịch vụ công trực tuyến làm lại thẻ sinh viên; mang photo CMND/ CCCD đến Phòng CTCT&SV để làm thủ tục hồ sơ làm lại đồng thời nhận thẻ tạm sinh viên.

Sinh viên chuẩn bị sẵn photo CMND/CCCD

2. Phòng CTCT&SV làm thủ tục hồ sơ làm lại thẻ sinh viên; phát thẻ tạm thời sinh viên và hẹn ngày trả thẻ sinh viên.

Kiểm tra, chuẩn bị sẵn thẻ tạm sinh viên theo đăng ký.

3. Tổng hợp danh sách và file hình gửi ngân hàng phát hành lại thẻ cho sinh viên.

4. Nhận thẻ từ ngân hàng. Ngân hàng Vietinbank

5. Trả thẻ cho sinh viên.

28





HỢP

6. Nộp các giấy tờ biểu mẫu có chữ ký của sinh viên cho ngân hàng

kích hoạt thẻ.

7

Làm Bảo

hiểm y tế

1. Soạn thông báo thu BHYT

2. Tổng hợp danh sách sinh viên tham gia BHYT. Danh sách thông tin sinh viên tham gia BHYT.

3. Trình ký các biểu mẫu BHYT.

4. Nộp danh sách, thống kê cho BHXH quận 9 Bảo hiểm xã hội Quận 9

5. Nhận thẻ BHYT. 6. Phát thẻ BHYT cho sinh viên.

8 Làm Bảo hiểm tai nạn

1. Soạn thông báo thu BHTN

2. Tổng hợp danh sách sinh viên tham gia BHTN. Danh sách thông tin sinh viên tham gia BHTN.

3. Trình ký hợp đồng BHTN công ty BH Bưu Điện Công ty BH Bưu Điện

4. Nộp hợp đồng cho công ty BH Bưu Điện BHTN Công ty BH Bưu Điện

5. Phát thẻ BHTN cho sinh viên.

9

Đánh giá Rèn luyện sinh viên (RLSV)

1. Phòng CTCT&SV ra thông báo, kế hoạch đánh giá RLSV

Chuẩn bị dữ liệu hệ thống đánh giá RLSV trên Dịch vụ công trực tuyến.

Các Khoa/ Bộ môn

29





HỢP

2. Sinh viên tự đánh giá RLSV; Lớp, Khoa/ Bộ môn đánh giá RLSV cho các sinh viên.

Hệ thống đánh giá RLSV trên Dịch vụ công trực tuyến vận hành tốt.

3. Tổng hợp, thống kê đánh giá RLSV toàn trường; đăng Website bản dự kiến điểm RLSV để sinh viên ý kiến.

4. Họp Hội đồng đánh giá kết quả RLSV công nhận điểm RLSV.

5. Ra Quyết định công nhận và đăng Web thông báo.

10 Quản lý lễ phục tốt nghiệp

1. Nhận danh sách sinh viên thuê lễ phục.

Lễ phục, Quy định liên quan, danh sách sinh viên thuê, lễ phục giặt sạch.

2. Bàn giao theo danh sách đăng ký, nhận tiền thuê và tiền cọc.

3. Thu hổi lễ phục sau lễ, kiểm tra lễ phục, trả tiền cọc.

11

Rút hồ sơ SV khi có quyết định thôi học hoặc xin nghỉ học

1. Sinh viên đến Phòng CTCT&SV nộp đơn rút hồ sơ sinh viên. Quyết định thôi học 2. Phòng CTCT&SV kiểm tra thông tin sinh viên trên phần mềm quản

lý.

3. Phòng CTCT&SV đưa đơn và hướng dẫn sinh viên thực hiện các bước.

4. Sau khi hoàn thành các thủ tục sinh viên mang đơn và các giấy tờ liên quan lên Phòng CTCT&SV.

5. Cán bộ Phòng CTCT&SV kiểm tra và cho sinh viên ký xác nhận sau đó trả hồ sơ (những giấy tờ bản chính cho sinh viên)

6. Cán bộ Phòng CTCT&SV nhập thông tin rút hồ sơ sinh viên vào hệ thống quản lý sinh viên.

12 Công tác 1. Nhận thông báo, nghiên cứu quy định áp dụng cho Phân hiệu -Thông báo đăng ký

30





HỢP

Thi đua – Khen thưởng GVCBCNV

2. Soạn thảo thông báo đăng ký danh hiệu thi đua cho toàn Phân hiệu

3. Nhận hồ sơ đăng ký từng đơn vị, hướng dẫn thực hiện đăng ký đúng

quy định hiện hành

4. Lập danh sách đăng ký toàn Phân hiệu gửi Nhà trường

5. Theo dõi công tác Thi đua – Khen thưởng trong năm

6. Thông báo tổ chức họp bình xét danh hiệu thi đua cuối năm học

7. Nhận hồ sơ biên bản của các đơn vị gửi lên

8. Tham gia tổ chức họp hội đồng Phân hiệu, lập biên bản, hồ sơ, thống

kê gửi Nhà trường xem xét thông qua

9. Soạn thảo quyết định công nhận danh hiệu Lao động tiên tiến, hoàn

thiện các hồ sơ khen thưởng trình cấp cao hơn, tham mưu phương án

đón nhận các danh hiệu phần thưởng cao quý của các đơn vị cá nhân

đạt được nhằm động viên kịp thời GVCBCNV hoàn thành xuất sắc

nhiệm vụ.

thi đua của Nhà

trường vào đầu năm

học (Tháng 10);

-Danh sách

GVCBCNV Phân

hiệu;

-Danh sách đăng ký

danh hiệu thi đua

của từng đơn vị;

-Biên bản họp bình

xét cuối năm…

13 Công tác tổ chức hỗ trợ thi Olympic

1. Nhận thông báo, kế hoạch từ các đơn vị gửi về, nghiên cứu quy định

áp dụng cho Phân hiệu

2. Soạn thảo kế hoạch tổ chức thi cấp Trường cho toàn Phân hiệu;

3. Hỗ trợ các đơn vị tổ chức thi cấp trường;

4. Hỗ trợ các đơn vị tham dự giải toàn quốc;

5. Theo dõi công tác kết quả các đội thi;

6. Soạn thảo quyết định khen thưởng những SV đạt thành tích, hoàn

-Thông báo đăng ký

của các hiệp hội: Cơ

học, Vật Lý, Toán

học …;

-Kế hoạch của từng

Bộ môn tổ chức cho

SV tham dự;

31





HỢP

thiện các hồ sơ thanh toán cho GV ôn tập cho sinh viên. -Quyết định đạt giải

của các hiệp hội;

14

Quản lý Diễn đàn nghe sinh viên nói

1. Nhận câu hỏi từ diễn đàn, cập nhật nhiều lượt trong ngày và tất cả

các ngày trong tuần;

2. Đối chiếu văn bản quy định, hoặc gửi đơn vị liên quan hỗ trợ trả lời;

3. Soạn thảo câu trả lời đăng tải lên diễn đàn;

4. Trả lời các bình luận, tin nhắn đến diễn đàn;

5. Theo dõi các thông tin nổi bật, từ tất cả các cơ quan truyền thông

báo chí, sự kiện của Nhà trường, đăng tải trên trang làm phong phú

thông tin, góp phần xây dựng thương hiệu Nhà trường.

-Thông tin, câu hỏi

của sinh viên gửi về

diễn đàn

15 Công tác tổ chức sự kiện

1. Nhận thông báo, nghiên cứu lập kế hoạch triển khai;

2. Tổ chức họp, phân công nhiệm vụ;

3. Phối hợp các đơn vị tổ chức sự kiện;

4. Tổ chức sự kiện;

5. Viết bài đăng tin sự kiện;

6. Thực hiện các công tác hậu cần.

-Thông báo, kế

hoạch của Nhà

trường

16

Công tác kiểm tra bằng tốt nghiệp sinh viên (bản chính)

1. Thông báo thu bằng tốt nghiệp.

2. Nhận bằng tốt nghiệp của sinh viên.

3. Nhập dữ liệu thông tin bằng tốt nghiệp của sinh viên.

4. Thanh tra, kiểm tra bằng tốt nghiệp.

5. Trả lại bằng tốt nghiệp của sinh viên.

Bản chính Bằng tốt

nghiệp (Cấp 3, Đại

học, Cao đẳng)

Ban Thanh tra

32





HỢP

17

Công tác thực hiện chế độ chính sách

1. Thông báo chế độ chính sách.

2. Nhận hồ sơ chính sách sinh viên nộp.

3. Kiểm tra và ra thông báo sinh viên được hưởng chế độ chính sách

(dự kiến).

4. Ra quyết định danh sách sinh viên được hưởng chế độ chính sách.

5. Cán bộ phòng nhập thông tin sinh viên được miễn giảm học phí vào

phần mềm TMS

Theo quy chế, nghị

định hiện hành

Phòng CTCT&SV (Hà Nội)

33

III. PHÒNG ĐÀO TẠO


TRÌNH TỰ THỰC HIỆN ĐIỀU KIỆN THỰC HIỆN

(Tài liệu, hồ sơ,...) ĐƠN VỊ

PHỐI HỢP

1 Thanh toán giảng dạy cho GV cơ hữu tại phân hiệu

1. Nhận bản kê khai khối lượng giảng dạy của GV (theo mẫu), có xác nhận khối lượng giảng dạy bộ phận kế hoạch

Mẫu ĐT. 1, Mẫu KT. 1, Mẫu ĐT. 9 GV các BM

2. Làm thủ tục thanh toán cho GV Phòng TCKT

3. Điều chỉnh sai sót (nếu có)

4. Chuyển hồ sơ cho Phòng TC-KT để thực hiện chi trả cho GV (Qua Tài khoản cá nhân) Phòng TCKT

2 Thanh toán giảng dạy cho GV được điều động từ HN vào GD

1. Nhận bản kê khai khối lượng giảng dạy của GV (theo mẫu), có xác nhận khối lượng giảng dạy bộ phận kế hoạch

- Giấy phân công giảng dạy của Bộ môn, giấy xác nhận nộp điểm thành phần, đề thi (cao học) - Mẫu ĐT. 1, Mẫu KT. 1

2. Làm thủ tục thanh toán cho GV, ký xác nhận giấy đi đường và phiếu phân công giảng dạy, Phòng TCKT,

TCHC

3. Điều chỉnh sai sót (nếu có)

4. Chuyển hồ sơ cho Phòng TCKT để thực hiện chi trả cho GV (Thanh toán trực tiếp) Phòng TCKT

3 Ký hợp đồng giảng dạy với GV thỉnh giảng

1. Kiểm tra bằng cấp và trình độ của giảng viên thỉnh giảng - Văn bằng, chứng chỉ của GV thỉnh giảng

GV thỉnh giảng

2. Soạn Hợp đồng giảng dạy (theo mẫu) và mời Giảng viên thỉnh giảng ký. - Hợp đồng GD -

3. Giao đề cương giảng dạy cho GV thỉnh giảng; Phổ biến các quy định giảng dạy, tổ chức thi, đánh giá điểm thành phần, ra đề thi v.v...;

- Đề cương GD - Quy chế, quy định của Trường, Phân hiệu

Bộ môn

34




PHỐI HỢP

4. Theo dõi, kiểm tra quá trình GD của GV thỉnh giảng Ban Thanh tra, SV

5. Nhận xác nhận nộp bảng điểm thành phần do GV thỉnh giảng thực hiện khi kết thúc giảng dạy Bảng điểm Phòng

KT&ĐBCL

6. Thanh toán và quyết toán hợp đồng Biên bản thanh lý HĐ Phòng TCKT

4 Nhập học cho học viên cao học khóa mới

1. In giấy báo trúng tuyển trình lãnh đạo ký và gửi cho học viên Phòng khảo thí

và ĐBCL

2. Nhập học cho học viên

Phòng TCKT

3. Nhập hồ sơ học viên vào hệ thống quản lý

4. Lập danh sách học viên chuyển phòng đào tạo sau đại học ra quyết định công nhận học viên Phòng đào tạo

sau ĐH

5 Bố trí phòng bảo vệ đề tài, luận văn, luận án TN

1. Nhận Giấy đăng ký sử dụng phòng của đại diện lớp SV hoặc HVCH, NCS

Mẫu do CB điều độ cung cấp hoặc trên www. utc2.edu.vn

SV, HVCH, NCS

2. Bố trí phòng theo đề nghị của SV, HVCH, NCS - Giấy bố trí phòng

Phòng TCHC

3. Thông báo lịch sử dụng phòng cho Tổ BV – Phòng nước GV Tổ BV, Phòng

nước GV

4. Bàn giao phòng cho người sử dụng SV, HVCH, NCS, Phòng nước GV

5. Nhận lại phòng do SV, HVCH, NCS trả SV, HVCH, NCS, Phòng nước GV

6 Cấp bảng điểm theo nhu cầu của SV

1. Nhận đơn đề nghị của SV, lệ phí xin cấp bảng điểm theo mẫu hoặc đăng ký cấp bảng điểm qua phần mềm (đóng lệ phí khi đến nhận bảng điểm)

- Mẫu đơn do Phòng ĐT cung cấp hoặc trên www.uct2.edu.vn, online

SV, Phòng TCKT

http://www.uct2.edu.vn/


35




PHỐI HỢP

2. Làm bảng điểm cho SV và đóng dấu - Bảng điểm Phòng TCHC

3. Trả bảng điểm cho SV theo lịch hẹn

7 Cấp lại mật khẩu trên hệ thống thu tiền tự động

1. Nhận đơn đề nghị của sinh viên và cấp lại mật khẩu - Mẫu đơn được cung cấp hoặc trên www.uct2.edu.vn

2. Cấp mật khẩu cho sinh viên theo lịch

8 Lập kế hoạch học tập và Thời khóa biểu

1. Xây dựng Dự thảo kế hoạch học tập - Chỉ tiêu TS - Kế hoạch năm học

2. Tổng hợp khối lượng GD của các BM Bảng tổng hợp KLGD Các BM

3. Tổ chức lấy ý kiến tại Phân hiệu và các BM tại HN Ý kiến góp ý Các BM

4. Điều chỉnh kế hoạch theo ý kiến đóng góp hoặc xin ý kiến Nhà trường nếu không điều chỉnh được

5. Gửi KHHT về Phòng ĐTĐH (Hà Nội) để trình BGH phê duyệt. Dự thảo KHHT P. ĐTĐH

6. Gửi yêu cầu báo giảng HKI cho các BM Yêu cầu báo giảng Các BM

7. Kiểm tra, rà soát các báo giảng, báo cáo cấp trên các báo giảng bất hợp lý (dồn giờ, số giờ giảng lớn…)

Tổng hợp báo giảng Báo cáo về báo giảng bất hợp lý

8. Tiến hành điều chỉnh kế hoạch và phản hồi với các BM Các BM

9. Lập thời khóa biểu TKB Các BM

10. Công bố thời khóa biểu đến các đơn vị liên quan và sinh viên Khoa, BM, SV

9 Lập lịch thi

1. Lập lịch thi cho các hệ theo quy định

2. Bố trí phòng thi theo lịch thi

3. Công bố lịch thi cho các đơn vị liên quan và sinh viên Khoa, BM và SV


36




PHỐI HỢP

4. Chuyển lịch thi và danh sách thi cho Phòng KT & ĐBCL tổ chức thi Phòng KT &

ĐBCL

10 Cấp Giấy chứng nhận bảo vệ TN tạm thời

1. Tiếp nhận đăng ký xin cấp Giấy CN bảo vệ TN tạm thời - QĐ công nhận tốt nghiệp

2. Làm Giấy chứng nhận bảo vệ TN tạm thời

3. Trả Giấy chứng nhận bảo vệ TN tạm thời cho SV

11 Xét công nhận TN lần đầu và cấp bằng

1. Lập Danh sách SV đủ điều kiện tốt nghiệp

- Danh sách xét TN, - Bảng điểm tổng hợp các SV được xét TN, - Các hồ sơ khác có liên quan.

Phòng TCKT

2. Chuyển hồ sơ TN cho các đơn vị liên quan, Hội đồng xét TN -nt- Các đơn vị liên quan, HĐ xét TN

3. Dự thảo QĐ công nhận TN, trình BGĐ ký Biên bản họp HĐ xét TN Dự thảo quyết định

4. Công bố danh sách SV đủ điều kiện tốt nghiệp Danh sách TTTT – TV; TCKT

5. In và cấp bằng Quyết định công nhận TN

6. Lưu trữ thông tin sổ bằng Sổ bằng

12 Xét công nhận TN bổ sung và cấp bằng

1. Nhận đơn đề nghị xét công nhận TN bổ sung của SV, ảnh SV và xét tốt nghiệp Mẫu đơn trên www.utc2.edu.vn TTTT -TV

TCKT

2. Chuyển hồ sơ TN cho các đơn vị liên quan, Hội đồng xét TN - nt -

Các đơn vị liên quan, HĐ xét TN

3. Dự thảo QĐ công nhận TN, trình BGĐ ký Biên bản họp HĐ xét TN Quyết định

4. Cấp bằng TN cho SV theo thời gian quy định

37




PHỐI HỢP

5. Lưu trữ thông tin sổ bằng - Sổ bằng

13 Chuyển hệ sinh viên

1. Ra thông báo chuyển hệ

2. Nhận đơn xin chuyển hệ của sinh viên Sinh viên

3. Lập danh sách trình Ban Giám đốc

4. Ra quyết định chuyển hệ

14 Đón SV hệ VLVH, liên thông, bằng 2, HVCH khóa mới nhập học

1. Tiếp nhận hồ sơ nhập học của SV Giấy báo nhập học Hồ sơ cần thiết Biên lai nộp học phí kỳ thứ nhất

Phòng TCKT

2. Nhận giấy đăng ký chuyên ngành của SV

3. Xếp lớp cho SV

15 Thành lập lớp trong Tuyển sinh hệ VLVH, liên thông, bằng 2

1. Đánh mã và đưa sinh viên vào hệ thống phần mềm Quyết định trúng tuyển Phòng KT & ĐBCL

2. Làm quyết định thành lập lớp và trình Phòng Giám hiệu ký. Quyết định thành lập lớp Phòng CTSV

16 Thành lập lớp trong Tuyển sinh hệ sinh hệ chính quy

1. Đánh mã và đưa sinh viên vào hệ thống phần mềm Quyết định trúng tuyển Phòng KT & ĐBCL

2. Làm quyết định thành lập lớp và trình Ban Giám hiệu ký. Quyết định thành lập lớp Phòng CTSV

17 Tổ chức học lại (VLVH, LT, B2)

1. Thông báo lịch đăng ký cho sinh viên trên trang web của Trường tại www.utc2.edu.vn Thông báo TCKT

2. Cho SV đăng ký học lại trên mạng - Online TCKT

3. Sắp xếp lịch học cho các môn đã được đăng ký và thông báo cho sinh viên trên trang web của Trường Lịch học

4. Làm lịch thi và xuất danh sách thi và gửi Phòng KT & ĐBCL Lịch thi, Danh sách thi Phòng KT &

ĐBCL

18 Tổ chức thi lại hệ VLVH 1. Xử lý điểm thi lần 1 để lập kế hoạch đăng ký thi lại và lên lịch thi lại cho sinh viên. Bảng điểm Phòng KT &

ĐBCL

http://www.utc2.edu.vn/

38




PHỐI HỢP

2. Thông báo về việc đăng ký thi lại sẽ được đưa lên trang web của Trường Thông báo TCKT

3. Cho SV đăng ký thi lại qua website TCKT

4. Sắp xếp lịch thi lại cho các môn đã được đăng ký và thông báo cho sinh viên trên trang web của Trường Lịch thi TCKT,

KT&ĐBCLĐT

5. In danh sách thi lại và lịch thi lại, gửi Phòng KT & ĐBCL Danh sách thi Phòng KT&ĐBCLĐT

19 Thay đổi giờ giảng đối với GV

1. Nhận giấy báo thay đổi giờ giảng của GV kèm theo thuyết minh lý do thay đổi Giấy báo GV

2. Lãnh đạo Phòng ĐT kiểm tra và duyệt cho thay đổi giờ giảng

3. Bố trí phòng học theo kế hoạch thay đổi giờ giảng đã được duyệt

4. Chuyển kết quả phê duyệt thay đổi giờ giảng cho Ban Thanh tra, Giảng viên liên quan. Ban Thanh tra,

GV

20 Xét học bổng sinh khuyến khích học tập viên hệ chính quy

1. Ra thông báo tiêu chí, mức học bổng. Phòng TCKT, phòng CTCT&SV

2. Lập danh sách sinh viên đủ điều kiện về điểm học tập, điểm rèn luyện dự kiến gửi sinh viên kiểm tra

Danh sách tổng hợp điểm học tập, điểm rèn luyện, loại học bổng

CTCT&SV

3. Liên hệ phòng TCKT để biết kinh phí cấp theo quỹ học bổng, xử lý lên phương án chọn sinh viên được cấp trình lãnh đạo xét duyệt

TCKT

4. Soạn quyết định, danh sách đính kèm trình BGĐ ký TCKT

21 Xét cảnh báo học tập, thôi học sinh viên hệ chính quy;

1. Ra thông báo

2. Tính điểm, xét sinh viên bị cảnh báo học tập, tạm ngưng, KT&ĐBCL

39




PHỐI HỢP Xét tạm ngưng, thôi học cho sinh viên hệ Vừa làm vừa học

thôi học

3. Công bố danh sách dự kiến để sinh viên có ý kiến thắc mắc Danh sách SV

4. Làm quyết định cảnh báo học tập, thôi học, tạm ngưng.

5. Gửi quyết định cho các bên liên quan (địa phương của sinh viên, gia đình, bộ môn …) Quyết định Phòng CTCT

& SV

22 Xét giao đồ án tốt nghiệp (ĐATN) cho sinh viên

1. Thông báo giao đồ án tốt nghiệp và học phí làm ĐATN

2. Sinh viên đăng ký làm ĐATN (đăng ký trên website đăng ký học phần hoặc nộp đơn cho Phòng Đào tạo)

3. Lập danh sách sinh viên đủ điều kiện nhận ĐATN

4. Sinh viên đóng học phí

5. Làm quyết định giao ĐATN

6. Gửi quyết định cho các bên liên quan Quyết định

23 Xác minh văn bằng, chứng chỉ

1. Tiếp nhận công văn xác minh văn bằng Công văn đến

2. Kiểm tra kỹ thông tin cần xác minh, đối chiếu với sổ bằng, thông tin trong hệ thống

QĐ tốt nghiệp, QĐ cấp chứng chỉ, sổ bằng – chứng chỉ

3. Làm công văn trình Lãnh đạo ký và gửi về đơn vị cần xác minh Công văn trả lời

24 Cấp lạị phó bản tốt nghiệp, giấy chứng nhận chứng chỉ GDTC, QP

1. Tiếp nhận đơn xin cấp lại Đơn SV

2. Kiểm tra kỹ thông tin, đối chiếu sổ bằng, thông tin trong hệ thống Quyết định tốt nghiệp, sổ bằng

3. Trình Lãnh đạo ký Phó bản, giấy chứng nhận

25 Quy trình tổ chức bảo vệ Tốt nghiệp (Phân hiệu ra quyết định)

1. Nhận đơn đề xuất thành lập hội đồng từ Bộ môn. Mẫu ĐT.12 (kèm theo) Bộ môn

2. Ra quyết định thành lập hội đồng (trình Ban giám đốc phê Quyết định, danh sách hội động Bộ môn, Hội đồng, Phòng

40




PHỐI HỢP duyệt). kèm theo (Mẫu ĐT.13) TCHC, Phòng

TBQT

3. Bố trí phòng bảo vệ tốt nghiệp và gửi thông báo về Bộ môn và Phòng Thiết bị quản trị.

Lịch bảo vệ tốt nghiệp của Bộ môn

Bộ môn, Phòng TBQT, Phòng TCHC

Quy trình tổ chức bảo vệ Tốt nghiệp (Hà Nội ra quyết định)

1. Nhận quyết định thành lập hội đồng từ Bộ môn. Quyết định thành lập hội đồng Bộ môn, Phòng TCHC

2. Bố trí phòng bảo vệ tốt nghiệp và gửi thông báo về Bộ môn và Phòng Thiết bị quản trị.

Lịch bảo vệ tốt nghiệp của Bộ môn

Bộ môn, Phòng TBQT, Phòng TCHC

26 Quy trình xét và cấp chứng chỉ GDQP,GDTC và tiếng Anh B1

1. Thông báo đóng lệ phí cấp chứng chỉ GDQP, GDTC, tiếng Anh B1; nhận danh sách sinh viên đăng ký các lớp Đơn SV

2. Tiếp nhận danh sách sinh viên đủ điều kiện được cấp chứng chỉ GDQP, GDTC, Tiếng Anh B1 từ bộ phận quản lý điểm Danh sách file exel

3. Kiểm tra, chỉnh sửa và in danh sách sinh viên đạt chứng chỉ theo mẫu quy định Danh sách bản giấy

4. Soạn thảo quyết định cấp chứng chỉ và trình ký Quyết định bản giấy

27 Quyết định thực tập tốt nghiệp, thực tập kỹ thuật

1.Tiếp nhận Quyết định thực tập do giảng viên làm theo mẫu Mẫu Quyết định thực tập

Bộ môn 2.Kiểm tra Quyết định và trình lãnh đạo ký

3.Trả quyết định cho giảng viên Bộ môn

28 Xét bảo vệ tốt nghiệp lần đầu

1. Tính điểm, Lập Danh sách SV đủ điều kiện bảo vệ đồ án tốt nghiệp - Danh sách xét bảo vệ ĐATN

2. Ra quyết định bảo vệ ĐATN

3. Gửi quyết định đến các đơn vị liên quan

29 Xét bảo vệ tốt nghiệp cho 1. Nhận đơn xin bảo vệ đồ án tốt nghiệp của sinh viên trước Mẫu đơn trên www.utc2.edu.vn

41




PHỐI HỢP sinh viên bảo lưu đồ án tốt nghiệp

thời điểm bảo vệ ĐATN ít nhất 2 tuần.

2. Kiểm tra danh sách bảo lưu ĐATN ở học kỳ trước, lập danh sách sinh viên đủ điều kiện bảo vệ ĐATN - Danh sách xét bảo vệ ĐATN

3. Ra quyết định bảo vệ ĐATN

4. Gửi quyết định đến các đơn vị liên quan

29

Xét bảo lưu đồ án tốt nghiệp cho sinh viên không đủ điều kiện bảo vệ

1. Nhận danh sách sinh viên được đề xuất bảo lưu ĐATN hợp lệ từ bộ môn.

Mẫu danh sách www.utc2.edu.vn

Bộ môn liên quan

2. Phòng đào tạo kiểm tra danh sách sinh viên đủ điều kiện bảo lưu ĐATN - Danh sách bảo lưu ĐATN Phòng Tài

chính kế toán

3. Gửi danh sách sinh viên đủ điều kiện bảo lưu ĐATN cho các bộ phận liên quan.

42

IV. PHÒNG THIẾT BỊ QUẢN TRỊ

TT DANH MỤC CÔNG VIỆC TRÌNH TỰ THỰC HIỆN ĐIỀU KIỆN THỰC HIỆN

(Tài liệu, hồ sơ,...) ĐƠN VỊ PHỐI HỢP

1 Mua sắm trang thiết bị

1. Nhận Tờ trình đề nghị mua sắm của các đơn vị Mẫu TB. 1 Các đơn vị 2. Đề xuất ý kiến tham mưu và trình Ban Giám đốc kèm theo biểu mẫu lý lịch tài sản có giá trị khấu hao từ phần mềm TMS (nếu là mua sắm thay thế)

3. Làm các thủ tục mua sắm (Báo giá, Hợp đồng, trình ký BGĐ hợp đồng

Hợp đồng Đơn vị cung cấp

4. Triển khai mua sắm (triển khai hợp đồng, tạm ứng, mua hàng hóa, lắp đặt)

Đơn vị cung cấp

5. Nghiệm thu, bàn giao cho đơn vị sử dụng, nghiệm thu Biên bản nghiệm thu, bàn giao Các đơn vị 6. Nhập dữ liệu vào phầm mềm QLTS Phòng TBQT

7. Làm thủ tục thanh toán,quyết toán Thanh lý HĐ, chứng từ liên quan

Phòng TC-KT

2 Sửa chữa lớn công trình

1. Nhận Tờ trình đề nghị sửa chữa lớn của các đơn vị - Mẫu TB. 2 2. Đề xuất ý kiến tham mưu và trình Ban Giám đốc hoặc báo cáo xin ý kiến BGH

Báo cáo, Tờ trình

3. Làm các thủ tục chuẩn bị cho sửa chữa lớn trình BGĐ phê duyệt (Hợp đồng thuê tư vấn lập báo cáo kinh tế kỹ thuật, thẩm tra, phê duyệt báo cáo kinh tế kỹ thuật, làm thủ tục chọn nhà thầu thi công, chuẩn bị hợp đồng thi công...)

HĐ, Báo cáo KT - KT Đơn vị tư vấn, thi công

4. Làm thủ tục Thuê tư vấn giám sát Tư vấn Giám sát 5. Triển khai thi công Hồ sơ thi công Đơn vị thi công 6. Nghiệm thu và bàn giao cho đơn vị sử dung Biên bản nghiệm thu, bàn giao Đơn vị sử dụng

7. Làm thủ tục thanh, quyết toán công trình Thanh lý HĐ, chứng từ liên quan

Phòng TC-KT

3 Sửa chữa nhỏ 1. Nhận phiếu đề nghị sửa chữa của các đơn vị - Mẫu TB. 2

43



thiết bị 2. Đề xuất ý kiến tham mưu và trình Ban Giám đốc 3. Làm các thủ tục mua sắm vật tư sửa chữa, thay thế 4. Triển khai việc sửa chữa hoặc thuê thợ sửa chữa 5. Bàn giao cho đơn vị sử dụng, nghiệm thu Biên bản nghiệm thu Đơn vị sử dụng 6.Nhập dữ liệu vào phần mềm QLTS Hồ sơ kỹ thuật Phòng TBQT 7. Làm thủ tục thanh toán - Các hóa đơn, chứng từ Phòng TC-KT

4

Cấp vật tư có sẵn trong kho

1. Định kỳ mua vật tư, nhập kho (nhập dữ liệu vào phần mềm QLTS

Phòng TBQT và Phòng TC-KT

2. Nhận phiếu đề nghị của các đơn vị - Mẫu TB. 3 Các đơn vị 3. Kiểm tra, lập phiếu đề nghị xuất kho chuyển cho Phòng TC-KT

Phiếu đề nghị Phòng TC-KT

4. Nhận phiếu xuất kho do Phòng Tài chính kế toán chuyển

Phiếu xuất kho Phòng TC-KT

5. Xuất hàng, vào sổ (có ký nhận của người nhận hàng) Sổ theo dõi Đơn vị sử dụng

5 Mua, cấp mới vật tư thông thường

1. Nhận phiếu đề nghị của các đơn vị - Mẫu TB. 4 Các đơn vị 2. Đề xuất ý kiến tham mưu và trình Ban Giám đốc duyệt 3. TBQT làm các thủ tục mua sắm (tạm ứng, mua hàng) Phòng TC-KT 4. Làm thủ tục nhập kho, xuất vật tư (nhập dữ liệu vào phần mềm QLTS)

Phiếu nhập, phiếu xuất kho Đơn vị sử dụng

5. Làm thủ tục thanh toán - Các hóa đơn, chứng từ Phòng TC-KT

6 Kiểm kê tài sản cuối năm

1. Soạn thông báo và lịch kiểm kê trình BGĐ phê duyệt Thông báo Ban TCHC 2. Nhận bản tự kiểm kê tài sản của các đơn vị - Mẫu TB. 5 Các đơn vị 3. Kiểm tra và dán phiếu kiểm kê tài sản Phòng TC-KT, các đơn vị 4. Thống kê, lập sổ Tài sản từ phần mềm QLTS Sổ Tài sản Phòng TC-KT 5. Nhận kết quả tính giá trị và khấu hao tài sản do Phòng Phòng TC-KT

44



TC-KT xác định 6. In và trình BGĐ phê duyệt sổ Tài sản. Sổ Tài sản Phòng TBQT

7 Xử lý thông tin báo hư hỏng TB

1. Tiếp nhận thông tin báo hư hỏng thiết bị Đơn vị sử dụng 2. Cử nhân viên hoặc thợ đến kiểm tra, sửa chữa

(nếu hư hỏng thông thường) hoặc báo lại cho trưởng phòng TBQT (nếu hư hỏng nặng)

Đơn vị sử dụng + Phòng TBQT

3. Đơn vị sử dụng thiết bị làm tờ trình đề nghị sửa chữa, thay thế

Tờ trình Đơn vị sử dụng

4. Phòng TBQT tham mưu cho Ban GĐ phương án sửa chữa, thay thế

5. Làm các thủ tục sửa chữa, mua sắm (Báo giá, Hợp đồng…)

Hợp đồng

6. Triển khai sửa chữa, mua sắm, lắp đặt (triển khai hợp đồng, tạm ứng, mua hàng hóa)

Phòng TC-KT

7. Nghiệm thu, bàn giao cho đơn vị sử dụng Biên bản nghiệm thu, bàn giao Đơn vị sử dụng 8. Nhập dữ liệu vào phần mềm QLTS Phòng TBQT 9. Làm thủ tục thanh toán, thanh lý hợp đồng - Các hóa đơn, chứng từ Phòng TC-KT

8 Hỗ trợ các đơn vị tổ chức sự kiện trong trường.

1. Lập phiếu đề nghị hỗ trợ tổ chức các sự kiện Theo mẫu TB 07 Đơn vị chủ trì tổ chức 2. Trao đổi, thống nhất nội dung, công việc cần phối

hợp với Phòng TBQT

Đơn vị chủ trì tổ chức + Phòng TBQT

3. Trình ban Giám đốc phê duyệt Đơn vị chủ trì tổ chức 4. Tổ chức thực hiện hay thuê người thực hiện, giám

sát, nghiệm thu công việc. Hợp đồng hay phiếu giao việc Phòng TBQT

5. Thanh toán kinh phí thuê mướn Hợp đồng hay phiếu giao việc Phòng TBQT + Phòng TCKT

45

V. BAN QUẢN LÝ KTX

TT DANH MỤC CÔNG VIỆC TRÌNH TỰ THỰC HIỆN

ĐIỀU KIỆN THỰC HIỆN

(Tài liệu, hồ sơ,...)

ĐƠN VỊ PHỐI HỢP

THỜI GIAN THỰC HIỆN

NGƯỜI THỰC HIỆN

1

Tiếp nhận SV ở nội trú đầu mỗi năm học

1. Thông báo đăng ký nội trú và mở đợt đăng ký trên mạng

Thông báo SV

2. Tiếp nhận đăng ký của SV qua mạng Theo thông báo 3. Duyệt danh sách đăng ký Theo thông báo Trưởng ban 4. Sinh viên xem danh sách được duyệt; tiến hành nộp tiền online, chọn chỗ.

Theo thông báo

5. Ký hợp đồng nội trú với SV đã nộp tiền, chọn chỗ.

SV Theo thông báo Trang,

Phó Trưởng ban

6. Xuất danh sách để quản lý và gửi cho các nơi có liên quan

Các đơn vị liên

quan

7 ngày sau khi kết thúc đợt ký hợp đồng

Trang

2

Tiếp nhận SV ở nội trú sau đợt đầu mỗi năm học

1. Sinh viên liên hệ BQL KTX hoặc lên trang web của Phân hiệu để xem số chỗ ở còn trống.

Số liệu chỗ ở còn trống

SV

2. SV đăng ký online

3. Duyệt danh sách đăng ký 2 ngày làm việc sau khi đăng ký.

Trưởng ban

4. Sinh viên xem danh sách được duyệt; tiến hành nộp tiền online, chọn chỗ.

SV

5. Ký hợp đồng nội trú với SV đã nộp tiền; .

SV Ngay khi có danh sách đóng tiền

6. Cập nhật danh sách chỗ ở sinh viên. Trang

3 Cho SV thôi ở KTX

1. Nhận đơn và kèm các giấy tờ liên quan của SV

- Mẫu KTX. 1 - Giấy tờ liên quan

SV

46







(Chỉ giải quyết các trường hợp bất khả kháng như: tạm dùng/ thôi học, bệnh truyền nhiễm,…)

2. Xem xét đơn và cho ý kiến vào đơn của sinh viên

2 ngày sau khi nhận đơn.

Trưởng Ban KTX

3. Chuyển hồ sơ cho Phòng TCKT cho SV rút lại tiền nội trú

Phòng TCKT

4. Ban quản lý KTX kiểm tra trang thiết bị đã cấp cho SV. Trả tiền thế chân và xóa tên SV trong danh sách nội trú

4

Sửa các trang thiết

bị được nhà trường bố trí trong phòng ở

1. SV báo hư hỏng cho KTX tại phòng 10 – khu KTX 7 tầng.

Ghi vào sổ thông tin SV

2. Sửa theo thông báo của SV; SV ký nghiệm thu.

SV 2 ngày làm việc sau khi SV báo.

3. Nếu không có vật tư tại chỗ, KTX sẽ trình Phòng TBQT cung cấp.

Phòng TBQT 2 ngày làm việc sau khi SV báo.

4. Nhận vật tư sửa chữa, thay thế từ Phòng TBQT; tiến hành sửa.

1 ngày làm việc, sau khi nhận vật tư từ TBQT

5. Nghiệm thu các hạng mục được sửa chữa

5 An ninh trật tự khẩn cấp

1. Báo cho bảo vệ KTX (gặp trực tiếp hoặc gọi vào số 096.6464.002 để báo)

2. Đến địa điểm xãy ra sự việc Tối đa 10 phút, sau khi nhận tin báo

3. Giải quyết sự việc 6 Xác nhận là 1. SV nộp đơn cho KTX tại phòng 10 – Theo mẫu đơn của

47







sinh viên nội trú

khu KTX 7 tầng đơn vị chức năng (công ty, công an,…)

Trang

2. Kiểm tra thông tin và ký xác nhận Trưởng Ban KTX 3. Chuyển lên phòng TCHC lấy dấu TCHC

4. Trả đơn cho SV tại nơi SV nộp đơn Trong 1 buổi làm việc

Trang

7

Sinh viên đăng ký ở lại KTX trong dịp Tết Nguyên đán

1. Thông báo để sinh viên đăng ký Thông báo Trưởng Ban KTX 2. Nhận đơn đăng ký của sinh viên - Mẫu KTX. 2 SV 3. Lập danh sách sinh viên ở lại trong dịp Tết, báo cáo Ban Giám đốc

4. Tổ chức, bố trí chỗ ở cho SV

8

Sinh viên trực trong dịp nghỉ Tết Nguyên đán

1. Lên kế hoạch và trình Ban Giám đốc phê duyệt

- Bản kế hoạch Trưởng Ban KTX

2. Thông báo cho sinh viên đăng ký trực Thông báo 3. Nhận đơn đăng ký trực của SV theo mẫu

- Mẫu KTX. 3 SV

4. Duyệt đơn đăng ký trực của SV Trưởng Ban KTX 5. Thông báo lịch trực cho sinh viên SV trực Trưởng Ban KTX 6. Làm thủ tục thanh toán tiền cho sinh viên sau khi kết thúc ca trực cuối cùng.

- Các hoá đơn, chứng từ

Phòng TCKT Trang

48

VI. PHÒNG KHẢO THÍ VÀ ĐẢM BẢO CHẤT LƯỢNG




1 Tiếp nhận bảng điểm thành phần

1. Giảng viên thực hiện đánh giá, công bố điểm quá trình cho sinh viên theo đúng quy định của Nhà trường

- Danh sách lớp theo thời khóa biểu GV, BM, P. Đào Tạo

2. Giảng viên nhập điểm quá trình vào hệ thống quản lý điểm của Phân hiệu theo đúng quy định của Nhà trường

- P. Đào tạo phân quyền nhập điểm GV, BM, P. Đào Tạo

3. Giảng viên nộp bảng điểm chi tiết cho Phòng KT&ĐBCLĐT (chậm nhất là 3 ngày làm việc trước ngày thi kết thúc học phần)

- Bảng điểm thành phần chi tiết GV, BM, P. Đào Tạo

4. Phòng KT&ĐBCLĐT xác nhận việc nộp điểm bản điểm quá trình chi tiết cho giảng viên

Giấy xác nhận nộp bảng điểm thành phần (theo mẫu) GV, BM, P. Đào Tạo

2 Phân công cán bộ coi thi (CBCT)

1. Phòng gửi yêu cầu cung cấp CBCT: Số lượng , thời gian, địa điểm theo mẫu - Lịch thi Các BM

2. Nhận danh sách CBCT lần thứ 1 và các thay đổi đột xuất từ các BM - Kết quả từ bước 1 Các BM

3. Phân công cán bộ coi thi - Kết quả từ bước 1 và bước 2 CBCT và BM

3 Công tác coi thi kết thúc học phần

1. CBCT được BM điều động có mặt tại Phòng KT&ĐBCLĐT đúng thời gian quy định - DS CBCT từ các BM CBCT, BM

2. Phòng KT&CBCT thực hiện giao nhận túi đựng bài thi, danh sách thi, túi đề thi đã được chuẩn bị

- Túi giám thị: biên bản mở đề, biên bản xử lý SV-GV vi phạm quy chế, quy chế thi kết thúc học phần

CBCT, BM

2. CBCT bàn giao túi bài thi, túi đề thi, túi giám thị cho Phòng KT&CBCT theo đúng quy định

- Túi bài thi đã niêm phong - Túi đề thi đúng số lượng - Túi giám thị

CBCT, BM

4

Gửi – nhận túi bài để chấm thi

1. Ghi sổ giao nhận bài thi - Túi bài thi GV, BM

2. Giao bài thi cho các Bộ môn: - Bài thi chấm tại Phân Hiệu: thông báo cho Trưởng BM

- Túi bài thi - Sổ bàn giao

GV, BM Phòng KT&ĐBCLĐT (Hà

49




(hoặc đại diện BM) tại Phân Hiệu về việc có túi bài thi. - Bài thi chấm tại Hà Nội: gửi túi bài thi cho Bộ môn thông qua Phòng KT&ĐBCLĐT (Hà Nội).

Nội)

3. Tiếp nhận bảng điểm, bài thi từ BM sau khi chấm (các túi bài chấm tại PH)

- Bảng điểm - Bài thi - Sổ bàn giao

GV, BM Phòng KT&ĐBCLĐT (Hà Nội)

4. Chuyển bảng điểm cho Phòng Đào tạo - Bảng điểm - Biên bản bàn giao

P. Đào tạo

5. Lưu trữ bài thi, điểm thi - Bảng điểm - Bài thi - Quy định lưu bài thi

5

Thanh toán kinh phí chấm thi kết thúc học phần, BTL, TKMH

1. Các BM gửi bảng điểm, danh sách sv thực hiện BTL&TKMH

- Bảng điểm - Danh sách SV - Sổ bàn giao

GV, BM

2. Lập bảng kê thanh toán kinh phí chấm thi kết thúc học phần, BTL&TKMH theo tháng - Sổ bàn giao

3. Trình ký bảng kê thanh toán - Bảng kê thanh toán Phòng TCKT

4. Chuyển 01 bảng kê thanh toán đã được duyệt cho Phòng Tài chính kế toán, thực hiện lưu 01 bảng kê thanh toán tại Phòng KT&ĐBCLĐT

- Bảng kê thanh toán Phòng TCKT

6 Thanh toán kinh phí coi thi KTHP

1. Lập bảng kê thanh toán tiền coi thi theo tháng - Sổ bàn giao túi bài thi - Danh sách phân công CBCT

GV, BM

2. Trình ký bảng kê thanh toán - Bảng kê thanh toán Phòng TCKT

3. Chuyển 01 bảng kê thanh toán đã được duyệt cho Phòng Tài chính kế toán, thực hiện lưu 01 bảng kê thanh toán tại Phòng KT&ĐBCLĐT

- Bảng kê thanh toán Phòng TCKT

50




7

Xem lại bài thi kết thúc học phần

1. Sinh viên làm đơn xin được xem lại bài thi (không quá 7 ngày kề từ lúc điểm thi được cập nhật vào hệ thống)

Đơn xem xét lại bài thi (theo mẫu) với phần phải giải trình bài làm cần kiểm tra và chịu hoàn toàn trách nhiệm về giải trình này trước Nhà trường

Sinh viên

2. Sinh viên nộp đơn cho Trưởng Phòng KT&ĐBCLĐT Đơn xem xét lại bài thi Sinh viên 3. Trưởng Phòng KT&ĐBCLĐT xem xét tiếp nhận đơn và hẹn ngày thông báo kết quả đến sinh viên (nếu đơn được tiếp nhận)

Đơn xem xét lại bài thi Sinh viên

4. Phòng KT&ĐBCLĐT báo cáo đến Ban Giám đốc Đơn xem xét lại bài thi 5. Phòng KT&ĐBCLĐT phối hợp với các Bộ môn tổ chức xem lại bài thi (nếu được Ban Giám đốc đồng ý cho xem xét lại bài thi)

Đơn xem xét lại bài thi GV, BM

6. Nếu Ban Giám đốc đồng ý cho xem xét lại bài thi, Các Bộ môn 7. Thông báo kết quả cho sinh viên. Thực hiện việc sửa điểm theo quy trình “Sửa điểm” (nếu có).

8 Sửa điểm quá trình và thi KTHP

1. Giảng viên làm đề nghị sửa điểm, có ý kiến của Trưởng bộ môn về việc sửa điểm.

- Đơn đề nghị sửa điểm (theo mẫu) GV, Bộ môn, Phòng ĐT

2. Phòng KT&ĐBCLĐT/Phòng Đào tạo làm đề nghị sửa điểm và trình Ban Giám đốc

- Đơn đề nghị sửa điểm đã được BM và Phòng KT&ĐBCLĐT chấp nhận

3. Ban Giám đốc xem xét và quyết định việc sửa điểm - Đề nghị sửa điểm của Phòng KT&ĐBCLĐT/Phòng Đào tạo

4. Phòng KT&ĐBCLĐT thực hiện mở chốt (nếu điểm đã chốt); Phòng Đào tạo thực hiện sửa điểm; KT&ĐBCLĐT thực hiện kiểm tra điểm sửa và chốt điểm

- Đề nghị sửa điểm đã được Ban GĐ duyệt GV, Bộ môn, Phòng ĐT

9 Nộp đề thi và đáp án

1. Trưởng/Phó Bộ môn hoặc giảng viên (được Trưởng bộ môn ủy quyền) thực hiện việc bàn giao đề thi và đáp án cho Phòng KT&ĐBCLĐT

- Túi đề, đáp án đã được BM duyệt GV, Bộ môn

2. Đáp án/đề thi được cho vào túi niêm phong và có chữ - Phòng KT&ĐBCLĐT kiểm GV, Bộ môn, P.

51




ký giáp lai của người bàn giao tra KT&ĐBCLĐT

3. Lập biên bản bàn giao - Biên bản bàn giao (theo mẫu) GV, Bộ môn, P. KT&ĐBCLĐT

52

VII. PHÒNG TÀI CHÍNH KẾ TOÁN




PHỐI HỢP

1 Thu học phí qua mạng (thu Online)

1. Nhận Thông báo thời gian thu học phí do phòng Đào Tạo gửi Thông báo Phòng ĐT

2. Tạo năm thu học phí, Tạo đợt thu học phí và Cấu hình thời gian tương ứng trên phần mềm Fbank và Viettel Pay Thông báo

Phòng ĐT, Fbank, Viettel

Pay

3. SV nộp học phí qua phần mềm theo đúng quy định; SV

4. Hàng ngày, in bảng kê thu tiền trên mạng, đối chiếu với số tiền thu cuả ngân hàng, nếu chênh lệch báo cho NH và Công ty Đất Việt hoặc Viettel Pay để xử lý

Bảng kê thu tiền, giấy báo có của Ngân hàng

Ngân Hàng, Công ty Đất

Việt, Viettel Pay

5. Định kỳ, lập danh sách SV thiếu học phí, chặn học phí và gửi DS cho Phòng ĐT để xử lý theo quy định. Phòng ĐT

2 Thu học phí trực tiếp

1. Nhận đơn xin nộp học phí đã được Phòng Đào tạo duyệt Phòng ĐT

2. Thu tiền và xuất hóa đơn.

3 Thanh toán công tác phí

1.Tiếp nhận hồ sơ đề nghị thanh toán

Công văn triệu tập, Chủ trương giao nhiệm vụ được duyệt, Giấy đi đường có chữ ký và dấu của nơi đi đến, Vé

tàu xe, thẻ lên tàu bay, Hóa đơn chứng từ liên quan

Phòng TCHC, Người thanh

toán

2. Trưởng Phòng TCKT kiểm tra và ký lên đề nghị thanh toán Người thanh toán

3. Người thanh toán trình BGĐ ký duyệt hồ sơ thanh toán Người thanh toán

4. Kế toán thanh toán viết Phiếu chi Phiếu chi Người thanh toán

5. Thủ quỹ kiểm tra phiếu chi, chi tiền cho người nhận. Phiếu chi Người thanh toán

53

4 Thanh toán các đề tài NCKH

- Giấy đề nghị chi tiền có lãnh đạo P. KHCN ký - Lãnh đạo P. TCKT ký duyệt chi. - Giám đốc duyệt chi. - Viết phiếu chi hoặc chuyển khoản

-QĐ giao đề tài -Biên bản nghiệm thu. -Bản nhận xét đánh giá đề tài -Bản dự toán kinh phí thực hiện -Các hợp đồng thuê khoán chuyên môn (nếu có) - Thanh lý hợp đồng,giấy biên nhận - Bản xác nhận khối lượng của chủ nhiệm đề tài -Kinh phí nghiệm thu đề tài cấp cơ sở, cấp Bộ … (có danh sách kèm theo) - Bản kê mua vật tư, VPP (có hóa đơn, thủ tục kèm theo). -Bản quyết toán KP thực hiện đề tài - Biên bản giao nhận nộp đề tài với TT thư viện

P. KHCN ĐN TT. TT thư viện

5 Thanh toán mua vật tư, VPP và thanh toán mua sắm khác

1. Tiếp nhận hồ sơ thanh toán của các đơn vị Giấy đề nghi thanh toán, Tờ trình

duyệt chủ trương mua sắm, hóa đơn chứng từ

Phòng TBQT, người thanh

toán

2. Trưởng Phòng TCKT kiểm tra và ký lên đề nghị thanh toán

3. Người thanh toán trình BGĐ ký duyệt hồ sơ thanh toán

4. Kế toán thanh toán viết chứng từ chi tiền Phiếu chi/ Ủy nhiệm chi

5. Chi trả tiền trực tiếp hoặc chuyển vào tài khoản người nhận Phiếu chi/ Ủy nhiệm chi Người nhận tiền

6 Thanh toán cải tạo, sửa chữa nhỏ

1. Tạm ứng kinh phí (nếu cần) Tờ trình tạm ứng được phê duyệt Các đơn vị, phòng TBQT

2. Nhận hồ sơ thanh toán từ các đơn vị Tờ trình, QĐ duyệt chủ trương của

BGĐ, Dự toán được duyệt, QĐ đầu tư, QĐ chỉ định đơn vị thực hiện, bảo

Phòng TBQT

54

lãnh thực hiện hợp đồng, HĐ, Nghiệm thu thanh lý HĐ, Hóa đơn tài chính và

các chứng từ hợp lệ



5. Kế toán thanh toán lập chứng từ thanh toán chuyển khoản KB Ủy nhiệm chi

6. Trưởng Phòng TCKT kiểm tra chứng từ chuyển tiền ký số xác nhận và chuyển hồ sơ trình BGĐ ký số phê duyệt

Ủy nhiệm chi

7. Kế toán thanh toán gửi HS thanh toán được phê duyệt qua Kho bạc thanh toán

Ủy nhiệm chi

7 Thanh toán mua sắm thiết bị

1. Nhận hồ sơ thanh toán từ các đơn vị

Tờ trình, QĐ duyệt chủ trương của BGĐ, Dự toán được duyệt, QĐ đầu tư,

QĐ chỉ định đơn vị thực hiện, bảo lãnh thực hiện hợp đồng, HĐ, Nghiệm thu thanh lý HĐ, Hóa đơn tài chính và

các chứng từ hợp lệ

Phòng TBQT



4. Kế toán thanh toán lập chứng từ chuyển khoản KB Ủy nhiệm chi

5. Trưởng Phòng TCKT kiểm tra chứng từ chuyển tiền ký số xác nhận và chuyển hồ sơ trình BGĐ ký số phê duyệt

Ủy nhiệm chi

6. Kế toán thanh toán gửi HS thanh toán được phê duyệt qua Kho bạc thanh toán

Ủy nhiệm chi

8 Chi kinh phí dự án 1. Kế toán thanh toán tiếp nhận hồ sơ từ phòng TBQT Danh mục vốn năm được phê duyệt, báo cáo KT-KTh, QĐ đầu tư của cấp

Phòng TBQT

55

đầu tư xây dựng, mua sắm thiết bị

có thẩm quyền

2.Tạm ứng theo điều khoản hợp đồng

HĐ, Bảo lãnh thực hiện HĐ, bảo lãnh tạm ứng, vốn tạm ứng được thu hồi qua các lần TTKL hoàn thành ( bắt

đầu thu hồi từ lần TT đầu tiên và thu hồi hết đến khi TTKL hoàn thành đạt

80% GTHĐ)

3.Thanh toán sau khi công việc được nghiệm thu và có đầy đủ hồ sơ

Bản xác định giá trị khối lượng công việc hoàn thành (Mẫu 08b-

NĐ11/2020), Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư, Giấy đề nghị tạm ứng vốn đầu tư, Giấy rút vốn đầu tư, Chứng từ

chuyển tiền

9

Thanh toán học bổng, TCXH, hỗ trợ chi phí học tập, trả học phí diện miễn, giảm

1.Nhận Thông báo Thanh toán học bổng, TCXH, hỗ trợ chi phí học tập, trả học phí từ phòng ĐT và phòng CTCTSV Thông Báo Phòng ĐT,

Phòng CTCTSV

2.Kiểm tra số tiền và tình trạng đóng học phí của sinh viên được nhận học bổng, TCXH, Hỗ trợ CPHT Phần mềm Fbank, Viettel Pay

3. Lập Danh sách UNC trình Trưởng Phòng và Ban Giám Đốc phê duyệt

4.Chi trả tiền trực tiếp hoặc chuyển vào tài khoản người nhận.

10

Thanh toán tiền giảng dạy và các khoản liên quan đến GD (của GV Hà Nội và GV mời giảng)

1. Nhận giấy tờ thanh toán (GV Hà Nội) và hợp đồng + thanh lý HĐ mời giảng từ Phòng ĐT chuyển sang (sau khí có chữ ký của người lập bảng, người nhận tiền và lãnh đạo P đào tạo)

Bảng thanh toán GD Phòng ĐT

2. Kiểm tra bảng thanh toán, hợp đồng và thanh lý giảng dạy Bảng thanh toán GD

3. Kế toán thanh toán tính thêm các khoản thanh toán khác có liên quan (tiền đi lại 2 đầu; tiền lưu trú) và lập phiếu thanh toán

Phiếu thanh toán

56

4. Trưởng Phòng TCKT kiểm tra và ký duyệt vào bảng thanh toán và phiếu thanh toán (bảng thanh toán sẽ chuyển lại P. Đào tạo để trình ký ban Giám đốc)

Bảng thanh toán giảng dạy, phiếu thanh toán P. Đào tạo

5. Chi trả tiền trực tiếp hoặc chuyển vào tài khoản người nhận Phiếu chi, Giấy chuyển tiền Người nhận tiền

11 Thanh toán tiền giảng dạy (GV Phân hiệu)

- Nhận bảng thanh toán giảng dạy từ P. Đào tạo chuyển qua (sau khi có chữ ký của người lập bảng, người nhận tiền và lãnh đạo P. Đào tạo)

- Kiểm tra bảng thanh toán - Lãnh đạo P TCKT ký duyệt (bảng này sẽ trả lại P. Đào tạo

để trình ký Ban giám đốc) - Nhận bảng thanh toán P. Đào tạo đã trình ký Ban giám

đốc - Chi trả tiền (Chuyển khoản)

Bảng thanh toán giảng dạy P. Đào tạo

Người nhận tiền

12 Chi tạm ứng

1. Nhận giấy đề nghị tạm ứng, ghi đầy đủ nội dung theo quy định; Giấy tạm ứng (Mẫu C42 - HD) Người tạm ứng

2. Người tạm ứng lấy chữ ký của Trưởng các đơn vị, Trưởng Phòng TCKT và ký duyệt của BGĐ; Người tạm ứng

3. Kế toán thanh toán viết phiếu chi; Phiếu chi

4. Thủ quỹ kiểm tra phiếu chi, chi tiền cho người nhận. Phiếu chi Người nhận tiền

13 Chi lương (qua tài khoản ATM)

1. Kế toán thanh toán kiểm tra thông báo, quyết định, biến động thâm niên, tăng hệ số lương, bảng điểm tính thu nhập tăng thêm hàng tháng và tính lại bảng thanh toán tiền lương hàng tháng do Phòng TCHC lập;

Bảng thanh toán tiền lương, các quyết định, thông báo, bảng điểm tính thu

nhập tăng thêm hàng tháng Phòng TCHC

2. Kế toán thanh toán kiểm tra số tài khoản và lập danh sách chuyển qua tài khoản ATM cho từng GV, CB, NV và lập Ủy Nhiệm Chi trình Trưởng Phòng TCKT ký, đồng thời cũng làm thanh toán tiền lương qua Kho Bạc để trình ký số

Danh sách chuyển tiền,Ủy Nhiệm Chi, Chứng từ Kho Bạc

3. Trình BGĐ ký duyệt bảng thanh toán tiền lương, danh Bảng thanh toán tiền lương, Danh sách

57

sách chuyển tiền, Ủy Nhiệm Chi, ký số chi lương qua Kho Bạc

chuyển tiền, Ủy Nhiệm Chi

4. Gửi lệnh thanh toán ở dịch vụ công trên kho bạc, sau đó gửi file Danh sách thanh toán tiền lương qua mail cho ngân hàng và chuyển Ủy Nhiệm chi đến ngân hàng.

Danh sách chuyển tiền,Ủy Nhiệm Chi Ngân hàng, Kho bạc

14 Cấp hóa đơn bán hàng

1. Nhận Giấy đề nghị cấp hóa đơn bán hàng Mẫu TCKT.2 Người mua hàng

2. Kiểm tra và in hóa đơn; Danh sách nộp HP Hóa đơn bán hàng

3. Trả Hóa đơn theo lịch hẹn. Hóa đơn bán hàng Người mua hàng

58

VIII. PHÒNG KHOA HỌC CÔNG NGHỆ - ĐỐI NGOẠI



(Tài liệu, hồ sơ,…) ĐƠN VỊ PHỐI HỢP

1

Đăng ký và xét duyệt đề xuất đề

tài KHCN cấp Bộ

1. Tiếp nhận thông báo của Bộ và của Trường về đăng ký đề xuất đề tài NCKH cấp Bộ

Thông báo P.KHCN

2. Thông báo đăng ký đề xuất đề tài KHCN cấp Bộ đến các cá nhân, tập thể thuộc các đơn vị của Phân hiệu

Thông báo Các cá nhân, tập thể

3. Khoa/Bộ môn trực thuộc PH tiếp nhận đăng ký từ các cá nhân và tổ chức, họp đơn vị để thông qua và gửi danh sách tổng hợp về phòng KHCN&ĐN (Dự kiến: 02 tuần làm việc kể từ ngày có thông báo đăng ký đề xuất của phòng KHCN&ĐN)

Thuyết minh Danh mục đề xuất

Các Khoa, BM trực thuộc Phân hiệu

4. Phòng KHCN&ĐN tổng hợp, rà soát và trình Hội đồng Phân hiệu xét duyệt danh mục đề xuất đề tài đăng ký sơ bộ (Dự kiến: 02 tuần làm việc kể từ thời hạn nộp danh mục đề tài của các đơn vị)

Danh mục đề xuất Hội đồng Phân hiệu

5. Phòng KHCN&ĐN gửi phòng KHCN (Hà Nội) kết quả xét duyệt của Phân hiệu bao gồm: Danh mục đề tài, Biên bản họp hội đồng và các đề xuất đề tài

Danh mục đề xuất Biên bản họp hội đồng

Đề xuất đề tài P. KHCN

6. Thường trực Hội đồng KH&ĐT Trường họp xét duyệt

7. Hiệu trưởng ra quyết định phê duyệt Danh mục đề xuất trên cơ sở kết quả xét duyệt của Thường trực Hội đồng KH&ĐT Trường

Quyết định P.KHCN

8. Trình Bộ GD&ĐT (thông qua phòng KHCN) danh mục đề xuất đăng ký

Danh mục đề xuất P. KHCN

9. Hướng dẫn triển khai thuyết minh đề tài đã đăng ký, trình Hội đồng Phân hiệu thông qua

Thuyết minh đề tài Các cá nhân, tập thể

10. Thường trực Hội đồng KH&ĐT Trường xem xét và phê duyệt đề Báo cáo đề cương Các cá nhân, tập thể

59

tài KHCN cấp Bộ thông qua báo cáo đề cương đăng ký của chủ nhiệm đề tài NCKH Trường

11. Tiếp nhận Quyết định phê duyệt của Bộ Quyết định P. KHCN

12. Ký kết hợp đồng triển khai thực hiện đề tài NCKH với các chủ nhiệm đề tài

Hợp đồng P.KHCN

Các chủ nhiệm đề tài

13. Kiểm tra tiến độ thực hiện (định kỳ 6 tháng và 1 năm) Biên bản kiểm tra

Báo cáo của chủ nhiệm đề tài P.KHCN

Các chủ nhiệm đề tài

14. Đánh giá nghiệm thu cấp cơ sở

- Báo cáo tổng kết; Báo cáo tóm tắt; Sản phẩm, tài liệu

theo thuyết minh đề tài; Hợp đồng thực hiện.

- Biên bản nghiệm thu

P.KHCN Các chủ nhiệm đề tài

15. Đánh giá nghiệm thu cấp Bộ

- Báo cáo tổng kết; Báo cáo tóm tắt; Sản phẩm, tài liệu

theo thuyết minh đề tài; Hợp đồng thực hiện

- Biên bản nghiệm thu - Thông tin kết quả nghiên

cứu của đề tài (tiếng Việt và tiếng Anh)

- Báo cáo quyết toán tài chính của đề tài

- Biên bản kiểm tra tình hình thực hiện đề tài

- Quyết định thành lập và biên bản họp Hội đồng đánh giá

cấp cơ sở

P.KHCN Các chủ nhiệm đề tài

60

16. Thanh toán, quyết toán đề tài P.KHCN

17. Thanh lý đề tài KHCN cấp Bộ (Nếu thuộc 1 trong 4 trường hợp theo quyết định 1942/QĐ-ĐHGTVT ngày 12/10/2017)

P.KHCN

18. CNĐT nộp 01 cuốn báo cáo tổng kết đề tài được trình bày theo quy định về Trung tâm TT-TV

Báo cáo tổng kết của đề tài Trung tâm TTTV

2

Đăng ký và xét duyệt đề tài NCKH cấp

Trường

1. Tiếp nhận thông báo của Trường về đăng ký đề tài NCKH cấp Trường (Dự kiến tháng 1 hàng năm)

Thông báo P. KHCN

2. Thông báo đăng ký đề tài NCKH cấp Trường đến các cá nhân, tập thể thuộc các đơn vị của Phân hiệu (Dự kiến tháng 1 hàng năm)

Thông báo Các cá nhân, tập thể

3. Các cá nhân nhập dữ liệu đăng ký đề tài trên Văn phòng điện tử (VPĐT), thực hiện Thuyết minh theo mẫu, nộp cho Khoa/Bộ môn trực thuộc Phân hiệu (Dự kiến: 02 tuần làm việc kể từ ngày có thông báo đăng ký đề tài NCKH cấp Trường của phòng KHCN&ĐN)

Thuyết minh Các Khoa, BM trực thuộc

Phân hiệu Các cá nhân, tập thể

4. Khoa/Bộ môn trực thuộc PH tiếp nhận đăng ký từ các cá nhân và tổ chức, họp đơn vị để thông qua và gửi danh sách tổng hợp về phòng KHCN&ĐN (Dự kiến: 02 tuần làm việc kể từ thời hạn đăng ký cá nhân trên VPĐT)

Các Khoa, BM trực thuộc

Phân hiệu

5. Phòng KHCN&ĐN Tổng hợp, rà soát và trình Hội đồng Phân hiệu xét duyệt đề tài đăng (Dự kiến: 02 tuần làm việc kể từ thời hạn nộp danh mục đề tài của các đơn vị)

Danh mục đề tài Hội đồng Phân hiệu

6. Phòng KHCN&ĐN gửi phòng KHCN kết quả xét duyệt của Phân hiệu bao gồm: Danh mục đề tài, Biên bản họp hội đồng, Thuyết minh đăng ký đề tài.

Danh mục đề tài Biên bản họp hội đồng

P. KHCN

7. Thường trực Hội đồng KH&ĐT Trường họp xét duyệt

8. Thông báo kết quả xét duyệt tới các chủ nhiệm đề tài Thông báo P.KHCN

9. Các chủ nhiệm đề tài chỉnh sửa đề tài của mình trên VPĐT theo kết Chủ nhiệm đề tài

61

quả xét duyệt (Thời gian chỉnh sửa dự kiến: 05 ngày làm việc)

10. Phòng KHCN&ĐN thực hiện duyệt các đề tài sau chỉnh sửa trên VPĐT, thực hiện tạo mã đề tài sau khi duyệt toàn bộ các đề tài của Phân hiệu, in Danh mục đề tài

11. Các chủ nhiệm đề tài hoàn thiện và in Thuyết minh theo kết quả đã duyệt, nộp cho Khoa/Bộ môn trực thuộc Phân hiệu 01 bản gốc Thuyết minh

Thuyết minh đề tài Các Khoa, BM trực thuộc

Phân hiệu Chủ nhiệm đề tài

12. Khoa/ Bộ môn trực thuộc Phân hiệu nộp Danh mục đề tài và Thuyết minh về phòng KHCN&ĐN. Thời hạn để các đơn vị nộp Danh mục đề tài và Thuyết minh đề tài về phòng KHCN&ĐN là 10 ngày tính từ khi có kết quả xét duyệt của Thường trực Hội đồng KH&ĐT Trường

Danh mục đề tài Thuyết minh đề tài

Các Khoa, BM trực thuộc Phân hiệu

13. Phòng KHCN&ĐN rà soát Danh mục đề tài, Thuyết minh đề tài theo kết quả xét duyệt của Thường trực Hội đồng KH&ĐT Trường, trình Ban Giám đốc Phân hiệu ký đồng thời gửi Danh mục đề tài ra HN để đưa vào Quyết định giao đề tài

Danh mục đề tài Thuyết minh đề tài

Ban Giám đốc P.KHCN

14. Kiểm tra tiến độ thực hiện (06 tháng/lần) Báo cáo tiến độ thực hiện đề

tài của chủ nhiệm đề tài Chủ nhiệm đề tài

15. Nghiệm thu đề tài (Sớm nhất là sau 06 tháng kể từ ngày bắt đầu thực hiện đề tài theo Thuyết minh được duyệt): thủ tục nghiệm thu theo Thông báo số 612/TB-ĐHGTVT ngày 30/7/2019

Hồ sơ nghiệm thu Chủ nhiệm đề tài

16. Quyết toán, thanh lý đề tài: thủ tục quyết toán, thanh lý đề tài theo Thông báo số 612/TB-ĐHGTVT ngày 30/7/2019

Hồ sơ quyết toán, thanh lý P.KHCN

P. Tài chính-Kế toán

18. CNĐT nộp 01 cuốn báo cáo tổng kết đề tài được trình bày theo quy định về Trung tâm TT-TV

Báo cáo tổng kết Trung tâm TTTV

62

3 Đăng ký & xét

duyệt đề tài NCKHSV

1. Nhận thông báo của trường về đăng ký đề tài NCKHSV (tháng 8 hàng năm)

Thông báo P.KHCN

2. Thông báo đến Khoa, Bộ môn trực thuộc Phân hiệu hiệu Thông báo Khoa, Bộ môn trực thuộc

Phân hiệu

3. Khoa, Bộ môn trực thuộc Phân hiệu tiếp nhận đăng ký từ các cá nhân, tổ chức, họp đơn vị để thông qua và gửi danh mục đề tài NCKH SV về Phòng KHCN&ĐN (Dự kiến: 02 tuần làm việc kể từ ngày có thông báo đăng ký của phòng KHCN&ĐN)

Danh mục đề tài Khoa, Bộ môn trực thuộc

Phân hiệu

4. Phòng KHCN&ĐN tổng hợp trình Hội đồng Phân hiệu xét duyệt danh mục đề tài đăng ký (Dự kiến: 02 tuần làm việc kể từ thời hạn nộp danh mục đề tài của các đơn vị)

Danh mục đề tài Hội đồng Phân hiệu

5. Hướng dẫn chỉnh sửa theo ý kiến của Hội đồng KH ĐT (nếu có) (Dự kiến 01 tuần làm việc kể từ ngày có kết quả xét duyệt của Hội đồng Phân hiệu)

Ý kiến HĐ Phân hiệu Khoa, Bộ môn trực thuộc

Phân hiệu Sinh viên

6. Gửi trình Ban Giám Hiệu thông qua phòng KHCN danh mục đề tài đăng ký đã được thông qua

Danh mục đề tài P.KHCN

7. Thông báo nội dung quyết định đến các đơn vị và các chủ nhiệm đề tài

Quyết định Các đơn vị, Sinh viên

8. Kiểm tra tiến độ thực hiện (6 tháng/lần) Báo cáo của chủ nhiệm đề tài

9. Nghiệm thu đề tài ở các tiểu ban vào đầu tháng 4 năm sau Biên bản nghiệm thu HĐ nghiệm thu

10. Tổ chức Hội nghị tổng kết NCKHSV vào cuối tháng 4 năm sau Kế hoạch tổ chức Các đơn vị

11. Phòng KHCN&ĐN chuyển báo cáo tổng kết của từng đề tài về Trung tâm TTTV sau khi tổ chức nghiệm thu

Trung tâm TTTV

1. Tiếp nhận bản tự kê khai lý lịch khoa học và minh chứng các công Bản khai các minh chứng GV

63

4

Xác nhận lý lịch

khoa học của giáo viên

tình khoa học của GV

2. Kiểm tra và ký tắt xác nhận phần KHCN (nếu hồ sơ đầy đủ) hoặc phản hồi với giảng viên để nộp bổ sung (nếu hồ sơ không đầy đủ) (Thời gian thực hiện dự kiến: 01 ngày làm việc kể từ lúc nhận hồ sơ của giảng viên)

Các minh chứng Cá nhân

3. Chuyển lý lịch khoa học sang Phòng TCHC để trình BGĐ ký. Đóng dấu và trả lại cho GV

Lý lịch khoa học Phòng TCHC

5 Chuyên đề cấp bộ

môn của giảng viên

1. Thông báo đăng ký chuyên đề đến các đơn vị trong Phân hiệu (đầu mỗi năm học)

Thông báo

2. Khoa, Bộ môn trực thuộc Phân hiệu tiếp nhận đăng ký từ các cá nhân trước ngày 5 hàng tháng, họp đơn vị để thông qua và gửi danh sách tổng hợp cùng thuyết minh về Phòng KHCN&ĐN trước ngày 15 hàng tháng.

Đăng ký chuyên đề cấp BM, Danh mục đăng ký chuyên đề

cấp BM, Biên bản họp Cá nhân, tập thể

3. Phòng KHCN&ĐN gửi kết quả thẩm định cho Khoa/BM trực thuộc Phân hiệu thực hiện trước ngày 25 hàng tháng

Bản tổng hợp Khoa/Bộ môn trực thuộc

Phân hiệu

4. Giảng viên thực hiện báo cáo chuyên đề trước ngày 20/05 hàng năm và thường xuyên báo cáo tiến độ thực hiện cho Khoa/BM, Phòng KHCN&ĐN trước ngày 20 hàng tháng

Báo cáo của chuyên đề Cá nhân

6

Tổ chức Hội thảo, báo cáo

chuyên đề (gọi chung là Hội

thảo)

1. Lập tờ trình báo cáo xin chủ trương tổ chức Hội thảo, trình BGĐ phê duyệt

Tờ trình

2. Liên hệ với các đơn vị đối tác để nắm đầy đủ các thông tin của Hội thảo

Đơn vị đối tác

3. Làm thông báo (hoặc gửi thư mời nếu có) gửi các đơn vị có liên quan về việc tổ chức Hội thảo

Thông báo, thư mời Đơn vị đối tác

4. Lập kế hoạch phân công phục vụ tổ chức Hội thảo trình BGĐ phê duyệt, chuyển Phòng TCHC gửi các đơn vị

Kế hoạch Các đơn vị liên quan

Phòng TCHC

64

5. Kiểm tra công tác chuẩn bị Hội thảo Các đơn vị liên quan

Phòng TCHC

6. Tổ chức Hội thảo

7. Tổng kết, quyết toán Phòng TCKT

7

Tổng hợp khối lượng hoạt động

khoa học của giảng viên

1. Phòng KHCN&ĐN ra thông báo, gửi về các Khoa, Bộ môn trực thuộc Phân hiệu (tháng 5 hàng năm).

Thông báo Khoa, Bộ môn trực thuộc

Phân hiệu

2. Giảng viên nộp kê khai cá nhân kèm minh chứng về Bộ môn trực thuộc Khoa, Bộ môn trực thuộc Phân hiệu (đầu tháng 6 hàng năm).

Tờ khai cá nhân Khoa, Bộ môn trực thuộc Phân hiệu, Các giảng viên

3. Trưởng Khoa, Bộ môn trực thuộc Phân hiệu rà soát, tổng hợp, nộp về Phòng KHCN&ĐN.

Bảng tổng hợp

4. Phòng KHCN&ĐN rà soát, tổng hợp, Báo cáo Ban giám đốc kết quả Bảng tổng hợp

5. Phòng KHCN&ĐN công bố kết quả tổng hợp đến các đơn vị (cuối tháng 6 hàng năm).

Bảng tổng hợp

8 Đón tiếp đoàn ra, đoàn vào (trong nước và quốc tế)

1. Chuẩn bị thư mời Thư mời Phòng KHCN&ĐN

2. Làm việc với các cơ quan chức năng

3. Lên kế hoạch đón tiếp Phòng KHCN&ĐN phối

hợp với các đơn vị

4. Tổ chức đón tiếp. Phòng KHCN&ĐN phối

hợp với các đơn vị

9 Các hoạt động khác

1. Cập nhật thông tin, thông báo về hợp tác quốc tế trên website PH

2. Dịch thuật

3. Công tác đối ngoại với các đối tác của trường,...

65

IX. BAN THANH TRA




1

Kiểm tra các đơn vị trong Phân hiệu theo kế hoạch năm

1. Ban hành quyết định thành lập Tổ kiểm tra. Mẫu số 01-TTr Phòng TCHC

2. Xây dựng đề cương yêu cầu đối tượng kiểm tra báo cáo và ra thông báo về thời gian tiến hành kiểm tra.

Mẫu số 02-TTr; 03-TTr; 04-TTr Đơn vị kiểm tra

3. Tiến hành buổi làm việc chính thức theo thông báo đã gửi cho đối tượng kiểm tra. Mẫu số 05-TTr Đơn vị kiểm tra

4. Soạn báo cáo kết quả kiểm tra của Tổ kiểm tra gửi BGĐ, theo dõi Kết luận của BGĐ (nếu có). Mẫu số 06-TTr

2

Kiểm tra công tác chấp hành quy định về giờ giấc giảng dạy của giảng viên

1. Tiến hành lọc TKB theo ngày, theo tiết, theo thời gian bắt đầu và kết thúc môn học

TKB các lớp (file mềm)

2. Tiến hành đi kiểm tra các lớp học theo TKB TKB các lớp (file cứng)

3. Tiến hành kiểm tra lại giấy báo đổi giờ hoặc liên hệ với P.Đào tạo, giảng viên nếu phát hiện bất thường; ghi chú các trường hợp báo nghỉ đột xuất và báo cáo Trưởng ban

Mẫu ĐT.12 Phòng ĐT

4. Soạn thảo báo cáo tổng hợp trình Trưởng ban duyệt và gửi cho BGĐ hàng tuần Báo cáo hàng ngày

5. Trường hợp có GV vi phạm các quy định về giảng dạy sẽ gửi email thông báo cho trưởng Bộ môn đồng thời tập hợp các lỗi vi phạm gửi P. TCHC để có căn cứ xét TNTT theo 3P

Danh sách GV vi phạm các quy định về giảng dạy Phòng TCHC

3. Kiểm tra công tác thay đổi giờ giảng của giảng viên

1. Giảng viên có nhu cầu thay đổi giờ giảng tiến hành điền đầy đủ thông tin theo mẫu. Mẫu ĐT.12

2. Giảng viên tiến hành trình Trưởng Bộ môn ký duyệt và nộp trực tiếp cho chuyên viên P. Đào tạo. Bộ môn

3. Phòng Đào tạo thực hiện công tác xét duyệt và chuyển giấy thay đổi giờ giảng của giảng viên cho Ban Thanh tra

Gửi qua email/zalo Phòng ĐT

66




qua email/zalo.

4. Chuyên viên Ban Thanh tra tiếp nhận, thực hiện ghi chú và kiểm tra theo lịch thay đổi giờ giảng của giảng viên.

4

Tham gia công tác thanh tra giám sát kỳ thi tuyển sinh các hệ; công tác kiểm tra đầu vào tiếng Anh các khóa

1. Căn cứ vào quyết định thành lập hội đồng, Trưởng BTT sẽ cử thành viên tham gia công tác thanh tra giám sát theo yêu cầu của Phòng KT&ĐBCL, Phòng TCHC.

Các quyết định thành lập hội đồng.

Phòng KT&ĐBCL, Phòng TCHC

2. Tiến hành tham gia thanh tra giám sát theo quyết định Các quyết định thành lập hội đồng. Theo quyết định

3. Ký vào biên bản của hội đồng sau khi kết thúc Biên bản của hội đồng Theo quyết định

5 Kiểm tra công tác vệ sinh trong toàn Phân hiệu

1. Ban thanh tra lên lịch kiểm tra định kỳ trong từng tháng

2. Liên hệ và phối hợp với Phòng TCHC, Phòng TBQT, Ban QL KTX tiến hành kiểm tra công tác vệ sinh các khu vực trong Phân hiệu theo thời gian đã liên hệ

Phòng TCHC, Phòng TBQT, Ban QLKTX

3. Tiến hành soạn thảo biên bản và gửi về Phòng TCHC Mẫu biên bản kiểm tra Phòng TCHC, Phòng TBQT, Ban QLKTX

6

Kiểm tra việc thực hiện quy định, quy chế về khối lượng giảng dạy

1. Căn cứ thông báo việc của P. Đào tạo về việc nộp sổ theo dõi giảng dạy sau khi kết thúc học phần Phòng ĐT

2. Nhận sổ theo dõi giảng dạy từ Phòng ĐT

Sổ theo dõi giảng dạy

Phòng ĐT

3. Tiến hành kiểm tra và soạn báo cáo kết quả kiểm tra

- Sổ theo dõi giảng dạy - Kế hoạch giảng dạy chi tiết (do Phòng ĐT cung cấp) - Báo cáo kết quả kiểm tra

Phòng ĐT

4. Gửi báo cáo cho Ban Giám đốc Báo cáo kết quả kiểm tra Phòng ĐT

67




5. Chuyển sổ theo dõi giảng dạy cho Phòng Đào tạo Sổ theo dõi giảng dạy Phòng ĐT

7

Thực hiện hoặc tham gia công tác thanh kiểm tra đột xuất khi có yêu cầu

1. Tiếp nhận yêu cầu từ lãnh đạo Phân hiệu hoặc Nhà trường

Thông qua văn bản hoặc điện thoại

2. Trưởng BTT tiến hành phân công thành viên thực hiện hoặc trực tiếp tham gia giải quyết sự vụ

Thông qua email hoặc điện thoại

3. Thực hiện hoặc tham gia công tác giải quyết sự vụ theo yêu cầu

Theo yêu cầu của Phân hiệu hoặc Nhà trường Các đơn vị theo yêu cầu

4. Lập báo cáo hoặc xác nhận vào biên bản sau khi giải quyết xong sự vụ Báo cáo hoặc Biên bản sự vụ Các đơn vị theo yêu cầu

68

X. TRUNG TÂM ĐÀO TẠO THỰC HÀNH




1

Mở lớp ngắn hạn theo chương trình phê duyệt của Nhà trường

1. Ra thông báo chiêu sinh - Mẫu ĐTTH. 1

2. Tiếp nhận học viên

3. Liên hệ, ký hợp đồng & bố trí giảng viên giảng dạy - Mẫu ĐTTH. 4

4. Lập lịch học, nội dung chương trình, cung cấp tài liệu cho học viên

5. Làm QĐ thành lập lớp - Mẫu ĐTTH. 2

6. Khai giảng lớp học

7. Quản lý và phục vụ lớp học

8. Phát, nhận phiếu góp ý giảng viên - Mẫu ĐTTH. 11

9. Tổ chức thi cuối khóa học

10. Làm quyết định hoàn thành khóa học - Mẫu ĐTTH. 3

11. Thanh lý hợp đồng GV và chi trả các chi phí khóa học - Mẫu ĐTTH. 5

12. In giấy chứng nhận và trình ký

13. Phát giấy chứng nhận và lưu sổ gốc Sổ lưu

2 Mở lớp đào tạo theo đơn đặt hàng

1. Tiếp nhận nhu cầu đào tạo CV Đơn vị đặt hàng

2. Lập bảng báo giá

3. Thương thảo hợp đồng & Ký kết hợp đồng với đơn vị - Mẫu ĐTTH. 9

4. Nhận danh sách, lên lịch học, nội dung chương trình

5. Mời Giảng viên, soạn thảo hợp đồng, ký kết hợp đồng và liên hệ nơi nghỉ của Giảng viên (nếu có trong HĐ) - Mẫu ĐTTH. 4

6. Làm quyết định thành lập lớp. - Mẫu ĐTTH. 2

69




7. Khai giảng lớp học

8. Quản lý và phục vụ lớp học (điểm danh, kiểm tra lại thông tin của học viên trong danh sách)

9. Phát, nhận phiếu góp ý giảng viên - Mẫu ĐTTH. 11

10. Tổ chức kiểm tra cuối khóa và bế mạc

11. Nhận kết quả kiểm tra, đối chiếu với bài thi và công bố kết quả

12. Làm quyết định hoàn thành khóa học - Mẫu ĐTTH. 3

13. Thanh lý hợp đồng với công ty và chi trả các chi phí khóa học - Mẫu ĐTTH. 10

14 Thanh lý hợp đồng với GV - Mẫu ĐTTH. 5

15. In giấy chứng nhận và trình ký

16. Phát giấy chứng nhận và lưu sổ gốc

3 Tổ chức giảng dạy Tin học - Thực hành

1. Nhận đăng ký đơn vị (cá nhân) đăng ký lịch giảng và yêu cầu cung cấp vật tư, thiết bị phục vụ thí nghiệm - Mẫu ĐTTH. 6

2. Bàn giao phòng thí nghiệm cho giảng viên và cung cấp vật tư trước buổi thực tập - Mẫu ĐTTH. 7

3. Trung tâm theo dõi quá trình giảng dạy

4. Nhận bàn giao phòng thí nghiệm và vật tư (nếu không sử dụng hết) từ GV sau khi kết thúc buổi thực tập cuối cùng - Mẫu ĐTTH. 7

5. Xác nhận khối lượng cho GV để làm thủ tục thanh toán - Mẫu ĐTTH. 8

4. Quản lý, sử dụng thiết bị thí nghiệm

1. Nhận bàn giao và lắp đặt Thiết bị và hồ sơ kèm theo Đơn vị cung cấp

2. Xác định mã số nhận dạng và lập hồ sơ thiết bị Hồ sơ TB, phần mềm QLVB

3. Đưa vào danh mục thiết bị và tổ chức hướng dẫn sử Tài liệu hướng dẫn SD

70




dụng thiết bị

4. Thiết bị cần hiệu chuẩn, kiểm tra/bảo trì (nếu có) Đơn vị chuyên môn

5. Đưa vào kế hoạch hiệu chuẩn, kiểm tra, bảo trì Kế hoạch

6. Tiến hành hiệu chuẩn, kiểm tra, bảo trì thiết bị theo kế hoạch

7. Đánh giá thiết bị sau khi hiệu chuẩn, bảo trì Đơn vị chuyên môn

8. Sử dụng, theo dõi sử dụng thiết bị Sổ quản lý thiết bị

9. Lưu hồ sơ – theo dỏi phần mềm quản lý tài sản

71

XI. TRUNG TÂM THÔNG TIN - THƯ VIỆN




1 Kiểm soát bạn đọc vào phòng đọc Thư viện

1. Sinh viên, học viên cao học xuất trình thẻ sinh viên/học viên (thẻ bạn đọc) tại quầy thủ thư

Bạn đọc phải có thẻ sinh viên, thẻ học viên do Nhà trường cấp, hoặc thẻ thư viện do thư viện cấp

Phòng CTCT&SV, Phòng TCHC

2. Thủ thư kiểm tra tính hợp lệ của thẻ, nhận thẻ bạn đọc và nhập thông tin vào phần mềm theo dõi lượt bạn đọc.

Thẻ hợp lệ là thẻ còn trong thời hạn sử dụng. Sinh viên, học viên thuộc các khóa đã tốt nghiệp không được sử dụng thẻ để vào phòng đọc thư viện

Phòng Đào tạo, Phòng CTCT&SV

3. Thủ thư giao chìa khóa tủ để đồ để người đọc cất đồ dùng cá nhân.

Mỗi sinh viên tự chịu trách nhiệm bảo quản, giữ chìa khóa tủ để đồ của mình. Chỉ mang vào phòng đọc máy tính laptop, vở/tập, giấy trắng, bút viết và các đồ dùng học tập cơ bản.

4. Bạn đọc tự do sử dụng bàn học, chỗ ngồi, sách tham khảo theo nhu cầu. Có thể sử dụng máy tính để tra cứu vị trí tài liệu cần đọc hoặc hỏi trực tiếp Thủ thư để được hướng dẫn.

Để sách/tài liệu vào vị trí quy định sau khi đọc xong

5. Khi ra về, bạn đọc phải để toàn bộ sách, vở, tài liệu lên quầy thủ thư để kiểm tra.

Không được mang sách, tài liệu của Thư viên ra khỏi phòng đòng khi chưa làm thủ tục mượn.

6. Bạn đọc tới tủ gửi đồ lấy túi xách, đồ dùng cá nhân; khóa tủ và bàn giao chìa khóa tủ cho Thủ thư

Khóa cửa tủ sau khi lấy đồ xong

7. Thủ thư nhận chìa khóa và trả thẻ bạn đọc

1. Trình thẻ bạn đọc cho thủ thư và làm thủ tục vào Phòng đọc.

2. Bạn đọc tự tra cứu tài liệu cần mượn tại máy tra cứu

http://thuvien.utc2.edu.vn/


72




2

Mượn tài liệu về nhà tại phòng đọc

trên địa chỉ website http://thuvien.utc2.edu.vn /opac để tìm nhan đề và vị trí tài liệu trên giá 3. Bạn đọc tự vào kho lấy sách từ giá sách của Kho đọc, trường hợp không tìm thấy sách trên giá thì liên hệ Thủ thư để được hỗ trợ.

4. Mang sách tới quầy thủ thư để làm thủ tục mượn Thời gian mượn là 30 ngày kể từ ngày mượn

5. Thủ thư phòng đọc thực hiện nhập thông tin mượn sách vào phần mềm quản lý hoặc sổ theo dõi mượn trả

3 Mượn sách/giáo trình tại Kho mượn

1. Thư viện ra thông báo về việc phục vụ mượn giáo trình/bài giảng đầu mỗi học kỳ (Thời gian, địa điểm, thời hạn mượn)

Dựa trên kế hoạch hoặc TKB học tập Phòng Đào tạo

2. Sinh viên tra cứu, tìm kiếm các đầu giáo trình/bài giảng cần mượn tại địa chỉ website http://thuvien.utc2.edu.vn/opac trước khi mượn

3. Sinh viên tới Kho mượn giáo trình, trình thẻ sinh viên và liệt kê các giáo trình/bài giảng cần mượn

4. Thủ thư Kho mượn kiểm tra tính hợp lệ của thẻ, lấy sách trong kho, nhập thông tin mượn sách ứng với thẻ sinh viên vào phần mềm quản lý

5. Sinh viên kiểm tra, xác nhận tình trạng hư hỏng, rách (nếu có) của giáo trình và báo với Thủ thư trước khi nhận sách mượn mang về.

6. Sinh viên nhận lại thẻ sinh viên, nhận sách từ thủ thư mang về để sử dụng trong học kỳ hiện tại.

Thời gian mượn: HK 1: 15/06-14/12 cùng năm HK 2: 15/12-14/6 năm kế tiếp

4 Trả sách, giáo trình, tài liệu

1. Bạn đọc căn cứ thời hạn mượn theo thông báo hoặc quy định,chủ động mang sách, tài liệu đã mượn trả cho thư viện



73




1. 2. Bạn đọc trình thẻ, sách cho thủ thư phòng đọc

3. Thủ thư thực hiện kiểm tra tình trạng (hư hỏng, viết vẽ,…) của tài liệu

Nếu tài liệu bị hư hỏng sẽ bị xử lý theo quy định.

4. Thực hiện nghiệp vụ trả tài liệu trên phần mềm quản lý: quét thẻ bạn đọc, quét ĐKCB tài liệu trả. Tài liệu quá hạn hoặc làm mất sẽ xử lý theo nội quy, quy định của Nhà trường.

*Thời hạn trả tài liệu Kho mượn HK 1: 14/3 năm kế tiếp HK 2: 14/9 năm kế tiếp *Thời hạn trả tài liệu Kho Đọc Ngày thứ 45 kể từ ngày mượn

5. Trả lại thẻ bạn đọc

5 Mượn sách, tài liệu đọc tại chỗ

1. Bạn đọc làm thủ tục vào phòng đọc tại quầy Thủ thư theo quy trình kiểm soát vào/ra của Thư viện

2. Khi có nhu cầu đọc sách, bạn đọc sử dụng máy tính tại phòng đọc để tra cứu.

3. Bạn đọc tự vào kho tự tìm tài liệu trực tiếp trên giá hoặc yêu cầu cán bộ thư viện hỗ trợ ; lấy tài liệu trên kệ, mang ra quầy thủ thư làm thủ tục mượn đọc tài chỗ.

4. Thủ thư thực hiện nghiệp vụ cho mượn đọc tại chỗ.

5. Sau khi đọc xong, bạn đọc mang sách lại quầy làm thủ tục trả sách đọc tại chỗ

6. Thủ thư Kho đọc thực hiện nghiệp vụ trả tài liệu, kiểm tra và sắp xếp lên giá, kệ lại theo vị trí quy định

6

Cấp thẻ bạn đọc – Áp dụng cho cán bộ, giảng viên trong trường

1. Đối với giảng viên, nhân viên trong trường, khi có nhu cầu mượn sách (lần đầu), Thư viện sẽ cấp thẻ bạn đọc mã “GV” hoặc “CB”

2. Trình thẻ chức danh và cung cấp các thông tin liên quan (họ tên,đơn vị, email, điện thoại, điạ chỉ liên lạc) cho thủ thư để thực hiện nhập thông tin trên hệ thống

Kèm theo thẻ chức danh của GV, CBNV

74




quản lý bạn đọc.

3. Bàn giao mã thẻ bạn đọc cho người xin cấp.

4. Bạn đọc sử dụng thẻ khi vào/ra, mượn/trả tài liệu thư viện

7

Cấp thẻ bạn đọc vãng lai – Áp dụng đối với những trường hợp không phải sinh viên, học viên, cán bộ nhân viên trong trường

1. Bạn đọc vãng lai có nhu cầu vào thư viện học tập nghiên cứu phải có đơn đề nghị cấp thẻ bạn đọc nộp cho Thư viện

Kèm theo giấy giới thiệu của cơ quan quản lý, CMND, thẻ căn cước công dân.

2. GĐ Thư viện trình Ban Giám đốc Phân hiệu xem xét phê duyệt

3. Tạo thẻ bạn đọc với nhóm đối tượng “Vãng lai” và cấp cho người đề nghị (nếu được Ban GĐ Phân hiệu phê duyệt)

Bạn đọc cung cấp ảnh 4x6, email, địa chỉ, điện thoại liên lạc

4. Bạn đọc sử dụng thẻ được cấp để ra/vào thư viện. Chỉ được đọc, tham khảo tài liệu ngay tại thư viện.

Thẻ bạn đọc có thời hạn tối đa 01 năm kẻ từ ngày cấp

8

Tiếp nhận luận văn cao học - đối với các học viên cao học tại Phân hiệu

1. Học viên cao học nộp 02 cuốn luận văn (kèm 02 đĩa CD) tốt nghiệp sau khi đã được chỉnh sửa theo ý kiến của hội đồng bảo vệ luận văn cao học

2. Thủ thư Phòng đọc thực hiện kiểm tra hình thức luận văn, nội dung đĩa CD kèm theo

Luận văn đã được Phòng ĐT Phân hiệu xác nhận đủ điều kiện nộp

3. Ghi giấy biên nhận đã nộp luận văn cho Thư viện, ký xác nhận, sau đó giao cho người nộp.

4. Ghi thông tin luận văn nhận vào "Sổ theo dõi tiếp nhận luận văn cao học"

5. Học viên cao học ký xác nhận vào sổ theo dõi nộp luận văn

6. Bàn giao luận văn cho Phòng nghiệp vụ xử lý nghiệp vụ 01 bản, 01 bản (in +đĩa CD) chuyển ra Thư viện Trường tại Hà Nội.

75




9

Tiếp nhận luận văn cao học - đối với các học viên thuộc Hà Nội quản lý

1. Các học viên cao học do Hà Nội quản lý sẽ nộp luận văn tốt nghiệp tại Hà nội; Trung tâm Thông thin - Thư viện Phân hiệu sẽ nhận File mềm (12 trang đầu của luận văn) để tiến hành mô tả biểu ghi, lưu trữ và số hóa.

2. Thủ thư kho "luận văn cao học và đề tài KHCN" thực hiện kiểm tra File từ đơn vị bàn giao

3. Thực hiện phân loại, làm nghiệp vụ theo quy định

10

Xác nhận công nợ đối với sinh viên thôi học, cán bộ giảng viên nghỉ việc, chuyển công tác

1. Bạn đọc trình thẻ bạn đọc cho thủ thư Kho mượn Giấy xác nhận theo mẫu của

phòng TCHC hoặc phòng CTCT&SV

2. Thủ thư thực hiện kiểm tra tình trạng mượn/trả trên phần mềm quản lý và các sổ theo dõi mượn/trả hiện có

3. Xác nhận tình trạng mượn/trả của bạn đọc tại thời điểm kiểm tra.

4. Ký xác nhận công nợ 5. Trả giấy xác nhận công nợ cho bạn đọc 6. Tiến hành khóa thẻ bạn đọc đối với bạn đọc đã hoàn

thành thủ tục trả sách cho TV.

11 Mua bổ sung sách/tài liệu tham khảo

1. Căn cứ vào kế hoạch năm học, TKB mỗi học kỳ, đề xuất bổ sung tài liệu của Giảng viên, nhu cầu thực tế của sinh viên

2. Lập danh mục bổ sung bao gồm các thông tin về nhan đề, số lượng, đơn giá,… trình lãnh đạo Phân hiệu duyệt.

4. Căn cứ số lượng đã được duyệt, đặt hàng từ các NXB hoặc thực hiện ký hợp đồng mua/bán sách đối với các nhà NXB

5. Tiếp nhận, kiểm kê sách do các NXB chuyển về 6. Xử lý nghiệp vụ sách mới (Thực hiện phân loại,

đóng dấu, dán mã vạch, nhập máy, dán nhãn và xếp giá đối với sách mới)

7. Làm thủ tục thanh toán với phòng Tài chính – Kế

76




toán

Xử lý nghiệp vụ tài liệu mới

1. Tài liệu mới nhận về tiến hành kiểm kê

12

2. Đóng dấu Thư viện tại trang bìa và trang 17 3. Nhóm tài liệu theo nội dung, in Nhãn ĐKCB, dán

nhãn ĐKCB cho tài liệu, dập số ĐKCB

4. Tiến hành phân loại tài liệu theo nội dung, chuyên ngành, gán chỉ số Phân loại cho tài liệu

5. Nhập biểu ghi tài liệu vào phần mềm quản lý 6. In nhãn xếp giá, dán nhãn xếp giá cho tài liệu 7. Kiểm nhận mở khóa cho tài liệu 8. Xếp tài liệu vào kho, tiến hành phục vụ bạn đọc

mượn trả

13 Xử lý đĩa CD luận án, luận văn và ĐTNCKH

1. Kiểm tra nội dung trong đĩa CD có bị lỗi Font 2. Dán nhãn ĐKCB cho đĩa CD 3. Copy nội dung đĩa CD lưu vào ổ cứng di động 4. Đẩy nội dung đĩa CD lên CSDL số, gắn vào biểu

ghi biên mục tương ứng

5. Sắp xếp đĩa CD theo từng lĩnh vực đào tạo để lưu trữ

14 Xử lý bạn đọc không hoàn trả sách

1. Căn cứ thời hạn mượn/trả theo thông báo, Thủ thư lập danh sách bạn đọc trả trễ hạn mỗi kỳ thông báo trên website Trường và Thư viện

2. Đối với các trường hợp trễ hạn sau hai lần thông báo đăng website trở lên , Thư viện lập danh sách gửi về Phòng CTCT&SV.

3. Thực hiện khóa thẻ bạn đọc đối với những trường hợp trễ hạn sau hai lần đăng thông báo, không cho mượn sách đối với các HK tiếp theo nếu chưa hoàn trả sách của HK trước.

15 Kiểm kê kho 1. Đóng kho 2. Tạo kỳ kiểm kê 3. Quét mã ĐKCB của toàn bộ tài liệu trong kho vào

77




File Excel 4. Đổ File Excel các mã ĐKCB vào phần mềm quản

lý Libol

5. Xuất danh sách kiểm kê.

i. phÒng tỔ chỨc hÀnh chÍnh ĐiỀu kiỆn thỰc thời gian thực

Documents