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Ministerio de Justicia y Derechos Humanos

DESARROLLO DEL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS - MAPRO DEL MINJUS

Propuesta de Alternativas de Rediseño de Procesos

Área: VMJ/Comisión Oficial de Extradiciones y Traslado de Condenados

Setiembre, 2014

Versión '1

t



Rediseño y MAPRO - To Be de VMJ.COETC / Comisión Oficial de Extradiciones y Traslado de Condenados

TABLA DE VERSIONES DEL DOCUMENTO

VERSiÓN FECHA PERSONA QUE· PERSONA QUE

, , ELABORA REVISA

Carlos Lavalle, OGTII

V1 230/09/2014 Emanuel Lung,

Frezia Ssisi ORA Villavicencio Ríos,

COETC

Pág.2

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Rediseño y MAPRO - To Be de VMJ.COETC I Comisión Oficial de Extradiciones y Traslado de Condenados

Contenido

1 Oportunidades de Mejora Identificadas en la Unidad Organizacional .................. 6

2 Cambios Propuestos a los Procesos y Procedimientos AS IS y su Beneficio ............ 8

3 Listado de Procesos y Procedimientos Rediseñados (MAPRO To-Be) ...••.•............. 9

4 Mapa de Macro procesos Rediseñado - NivelO ............................................ 1 O

5 Diagramas de Procesos Rediseñados - Nivel 1 ............................................. 11

6 Diagrama de Interacción entre los distintos Procesos Rediseñados .••.........•...•... 12

7 Ficha de Caracterización de Procesos .................•........•.........•.........•....... 13

7.1 VMJ.COETC.P01 - Proceso de Planificación Operativa ...........••.......•..••..... 13

7.2 VMJ.COETC.P02 - Proceso de Evaluación y Decisión de Extradición o Traslado para Casos Reguláres y Complejos .....•••..................................................... 15

7.3 VMJ.DGDOJ.P07 - Proceso de Gestión de Documentación .......................... 18

8 Diagrama de Sub Procesos Rediseñados - Nivel 2 ........•..••...........•................ 21

9 Ficha de Caracterización de Sub Procesos Rediseñados ...........................•..... 22

9.1 VMJ.DGDOJ.P07.1 - Sub Proceso de Comunicación Documentaria Interna ...... 22

10 Procedimientos Rediseñados (ANSI, BPMN, ASME, Instructivos) para Actividades y Tareas ................................................................................................. 24

10 .. 1.1 VMJ.DGDOJ.P02 - Proceso de Evaluación y Decisión de Extradición o Traslado para Casos Regulares y Complejos ............................................................. 24

10.1.1 Diagrama de Flujo de Actividades (ANSI) ..................................... 24

10.1.2 Diagrama de Flujo de Actividades (BPMN v2.0) .............................. 26

10.1.3

10.1.4

10.1.5

10.1.6

10.1.7

Tablas ASMES para Actividades ....................................•............ 27

Diagrama de Flujo de Tareas (ANSI) ................••......................... 29

Diagrama de Flujo de Tareas (BPMN v2.0) .................................... 31

Instructivo para las Tareas ...................................................... 32

Tablas ASMES para Tareas ...........................................•........... 38

11 Plan de Implementación de Nuevos Procesos a Corto, Mediano y Largo Plazo ...... .40

12 Cronograma Sugerido de Implementación del Rediseño .......•......................... 41

13 Plan de gestión de cambios (identificación de riesgos) ................................. .42

13.1 Personas Autorizadas para solicitar cambios al Cronograma .............••..... 42

13.2 Personas Autorizadas para aprobar cambios al Cronograma ................... .42

13.3 Procedimiento de la Gestión de Cambio al Cronograma .........•.........•.... .42

13.4 Criterios para determinar Desviaciones Significativas en los Plazos .......... .42

13.5 Matriz de Riesgos del Proyecto ..................•.................................. .43

13.6 Anexo 1: Formato de Acta de Reunión del Comité ..............•................ 44

13.7 Anexo 2: Formato de Solicitud de Cambios .....................................•• .45

14 Fi mas ...•.....••....................................•........................................... 46



Rediseño y MAPRO - To Be de VMJ.COETC / Comisión Oficial de Extradiciones y Traslado de Condenados

Glosario

1. VMJ: Despacho Viceministerial de Justicia.

2. DCJI: Dirección de Cooperación Judicial Internacional.

3. COETC: Comisión Oficial de Extradiciones y Traslado de Condenados.

4. MAPRO: Manual de Procesos y Procedimientos.

5. MAPRO AS-IS: Manual de Procesos y Procedimientos de la situación actual.

6. MAPRO TO-BE: Manual de Procesos y Procedimientos con propuesta de rediseño de procesos en base al MAPRO AS-IS.

7. SGD: Sistema de Gestión Documentaria, que reemplazará al SISTRA.

8. ANSI: American National Standar Institute, lenguaje de diagramación simple usado para la representación de Procesos.

9. ASME: American Society of Mechanical Engineers, tabla que representa los recursos utilizados para el análisis de procesos y procedimientos, que permite listar y caracterizar detalladamente cada una de las tareas y actividades que conforman un procedimiento administrativo.

10. BPMN 2.0: Business Process Model Notation, lenguaje de diagramación compleja usado para la representación de Procesos.

A.A ola G.



Rediseño y MAPRO - To Be de VMJ.COETC I Comisión Oficial de Extradiciones y Traslado de Condenados

Introducción

El Ministerio de Justicia y Derechos Humanos (MINJUS), al igual que todas las instituciones del gobierno, tiene como marco de acción los lineamientos de transformación para la modernización del Estado, y se encuentra en un proceso de reforma interna con la finalidad de orientar su gestión hacia la transparencia y el servicio al ciudadano, buscando obtener mayores niveles de eficiencia y calidad en la prestación de sus servicios. En este sentido, para este año y entre otras cosas, el MINJUS viene orientando sus acciones hacia el diseño e implantación de un modelo de gestión por procesos bajo un enfoque integrado.

El presente trabajo tiene como finalidad diseñar la mejor alternativa de mejora de procesos del MINJUS y la elaboración de su correspondiente Manual de Procesos y Procedimientos - MAPRO propuesto (rediseñado).

El objetivo de la optimización y/o rediseño busca identificar oportunidades de mejora en la ejecución de los procesos/procedimientos, e identificar además, las actividades en las que se pueda aplicar las tecnologías de información para una futura automatización de los procesos.

Los componentes del esfuerzo realizado para la elaboración del MAPRO institucional son principalmente tres:

1. Sensibilización, capacitación y transferencia de conocimientos metodológicos y aspectos técnicos referidos a una gestión por procesos.

2. Mapeo, diagnóstico y caracterización de los procesos - MAPRO AS IS. 3. Rediseño y/u optimización de los procesos - MAPRO TO BE.

Este documento contempla una Propuesta de Alternativas de Rediseño de Procesos de la Unidad Organizacional evaluada del MINJUS.

El presente documento contiene, entre otros, los siguientes elementos:

• Oportunidades de Mejora Identificadas en la Unidad Organizacional. • Cambios Propuestos a los Procesos y Procedimientos AS IS y su Beneficio. • Listado de procesos y procedimientos rediseñados (MAPRO To-Be). • Mapa de Macro procesos Rediseñado - NivelO. • Diagrama de Interacción entre los distintos Procesos Rediseñados. • Diagramas de Procesos Rediseñados - Nivel 1. • Ficha de Caracterización de Procesos Rediseñados. • Diagrama de Sub Procesos Rediseñados - Nivel 2. • Ficha de Caracterización de Sub Procesos Rediseñados. • Procedimientos Rediseñados (ANSI, BPMN, ASME, Instructivos) para Activiaades y

Tareas. • Plan de Implementación de nuevos procesos a corto, mediano y largo plazo. • Cronograma Sugerido de Implementación del Rediseño. • Plan de Gestión de Cambios (Identificación de Riesgos).

- -- - - -- - -- - - -- - -- ~-Rediseño y MAPRO - To Be de VMJ.COETC / Comisión Oficial de Extradiciones y Traslado de Condenados

1 Oportunidades de Mejora Identificadas en la Unidad Organizacional


Las Oportunidades de Mejora identificadas en la Comisión Oficial de Extradiciones y Traslado de Condenados (COETC) para eL rediseño de procesos son las siguientes:

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Hallazgos r~levados en el As-Is

Para algunos procesos estratégicos y de soporte, existe la oportunidad de estandarízarlos con los de otras Unidades Organizacionales que realizan los mismos procesos estratégicos y de soporte, como es el caso de Formulación del POI y Seguimiento del POI

El actual sistema informático de Gestión I Documentaría (SISTRA) con el que cuenta la I Vi ~OETC, les permite realizar el seguimiento del ~'='de"= rámite documentarío tanto en mensajería ~:~¡o. omo en mesa de partes, más no les permite ~~C:~9~~~~ :tdjuntar documentos digitales, de manera que

A. Artola G. éstos puedan fluir de manera electrónica.

Exceso en el uso de papel.

Oportunidades de Mejora .'

Renombrar y caracterizar los procesos estratégicos y de soporte comunes entre las diferentes Direcciones Generales, a fin de establecer una forma de trabajo homogénea que propicie la eficiencia operativa.

Implementar el nuevo Sistema de Gestión Documentaría (SGD) que permita adjuntar documentos electrónicos y que ellos fluyan hacia el interior del MINJUS sin la necesidad del envio de documentos físicos (excepto para casos especiales, como los confidenciales), se ahorrará tiempo y papel cambiando el procedimiento de envío y recepción de documentos a forma electrónica. Asimismo dicho sistema debe contemplar la firma electrónica a fin de otorgar seguridad a dichos documentos.

Si la recepción y envío de documentos entre las Unidades Organizacionales fuera digitalizado se reduciría el uso de papel

Si las Unidades Organizacionales del MINJUS uniformizaran sus procesos de traslado de documentos se reducirían el uso de

Proceso de mejora en

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Pág. 6

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- - - - - - - - - - - - - - -Rediseño y MAPRO - To Be de VMJ.COETC I Comisión Oficial de Extradiciones y Traslado de Condenados

Hallazgos relevados en el As-Is

La Comisión Oficial de Extradiciones y Traslado de Condenados no cuenta con una Secretaria Técnica establecida en el ROF (Reglamento de Organización y Funciones) como lo cuentan otras comisiones y consejos en el Ministerio de Justicia y Derechos Humanos.

La Dirección de Cooperación Judicial Internacional (DCJI) es la Oficina que realiza las funciones de Secretaria Técnica debido a que

Oportunidades de Mejora

cuadernos de cargos, fotocopias de documentos, impresiones y reimpresiones.

Se recomienda que las funciones como Secretaria Técnica estén plasmadas en el Reglamento de Organización y Funciones (ROF) de la Dirección de Cooperación Judicial Internacional, de manera que se evidencia el soporte que realiza la DCJI a la COETe.

- - ~-Ministerio de Justicia y Derechos Humanos

Proceso de mejora en

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A.A olaG

Pág. 7

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Rediseño y MAPRO - To Be de VMJ.COETC I Comisión Oficial de Extradiciones y Traslado de Condenados , ,

2 Cambios Propuestos a los Procesos y Procedimientos AS IS y su Beneficio


A continuación se describe el listado de procesos y procedimientos actuales (MAPRO As-Is) señalando sus oportunidades de mejora y/u oportunidades de automatización, las soluciones a aplicar y los beneficios a adquirir.

~ Macro-Proceso

Planificadón Operativa

Evaluadón y Dedsión de Extradidón o Traslado

Seguimiento

Proceso

Planificadón de Actividades

Evaluadón y Decisión de Extradidón o Traslado para Casos Regulares

SubProceso

Procedi miento

Evaluadón y Dedsión de Extradidón o Traslado para Casos Regulares

Oportunidad de mejora y/u Oportunidad de Automatización , lb

Existe la oportunidad de estandarizar este proceso para todas las Unidades Organizadonales que realizan la Formuladón de la Planificadón Operativa Institudonal.

Estos procesos se realizan a través del flujo de documentos físicos entre los miembros del Comisión (Minjus), lo cual es susceptible de ser mejorado y

I----------+------t------------l optimizado a través del flujo digital de

Evaluadón y Decisión de Extradidón o Traslado para Casos Complejos

Seguimiento de informes a ser emitidos por la COITC

-

Evaluación y Dedsión de Extr:adidón o Traslado para Casos Complejos

Seguimiento de informes a ser emitidos por la Comisión

documentos.

Ambos procesos procedimiento, diferenda en la del Caso.

Este proceso

realizan el mismo presentándose la

casuística y relevanda

corresponde a la elaboradón de Informes que realiza la Direcdón de Cooperadón Judicial Internadonal.

Solución

Crear un proceso estándar para Organizadonales que realizan la Planificadón Operativa Institudonal.

todas las Unidades Formuladón de la

•

Se recomienda implementar el Sistema de Gestión Documentaria (SGD) que permitirá adjuntar documentos digitales y que ellos fluyan hada el interior del MINJUS y de • la COETC sin la necesidad del envío de documentos físicos.

Se ha estandarizado los pasos de ambos tipos de casos en un • solo procedimiento dado que realizan las mismas tareas para la firma del Informe Técnico por parte de los miembros de la COITe.

En el proceso de soporte tendremos a la Comunicadón Documentaria Interna, proceso estándar para todas las Unidades Organizadonales que interactúan entre sí a través del flujo documentario electrónico.

Este proceso deberá utilizar el nuevo Sistema de Gestión Documentaria (SGD) que permita adjuntar documentos electrónicos y que ellos fluyan hada el interior del MINJUS sin la necesidad del envío de documentos físicos.

•

•

Beneficio

Establecer formas de trabajo homogéneas permite evitar errores y propida la efidenda operativa.

Ahorro de tiempo, papel y dinero, reemplazando los documentos físicos por documentos electrónicos. Mayor control del flujo documentario a través del SGD.

Ahorro de tiempo, papel y dinero, reemplazando los documentos físicos por documentos electrónicos. Mayor control del flujo documentario a través del SGD.

I I

IBDO

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Diagnóstico y MAPRO - AS 15 de VMJ.COETC/Comisión Oficial de Extradiciones y Traslado de Condenados

3 Listado de Procesos y Procedimientos Rediseñados (MAPRO To-Be)

El presente cuadro describe la estructura de procesos rediseñada propuesta. Contiene los macro procesos de la Comisión Oficial de Extradiciones y Traslado de Condenados, los procesos y sub procesos que los componen, así como sus procedimientos.

., , Macro-Proceso Proceso Sub- Proceso Procedi miento

: ..

VMJ.COETC.P01 SG.OGPP.OP.P05.1

Planificación Formulación de la

Formulación del Plan Planificación -

Estratégica Operativa

Operativo

Institucional Institucional

VMJ.COETC.P02 VMJ.COETC.P02

Evaluación y Evaluación y

Evaluación y Decisión Decisión de

Decisión de de Extradición o Extradición o -

Extradición o Traslado para Casos

Traslado para Casos Traslado

Regulares y Regulares y

Complejos Complejos

VMJ.COETC.P03 VMJ.COETC.P03.1

SG. OGA. OADA. P04 Gestión

Gestión de Comunicación

Comunicación Administrativa

Documentación Documentaria

Documentaria Interna Interna


1800 Ministerio de Justicia y Derechos Humanos

Diagnóstico y MAPRO - AS IS de VMJ.COETC/Comisión Oficial de Extradiciones y Traslado de Condenados

4 Mapa de Macro procesos Rediseñado - NivelO Los mapas de Macro Procesos y Procesos, han sido divididos en 3 grupos claramente diferenciados en función al rol que desempeñan. Los Macro Procesos Estratégicos o de Dirección son los destinados a establecer y controlar las metas de la Unidad Organizacional, proporcionando además las directrices a los demás procesos. Los Macro Procesos Misionales son aquellos que sustentan la razón de ser de la Unidad Organizacional y corresponden a los procesos operativos de la Unidad Organizacional. Finalmente los Macro Procesos de Soporte, Apoyo y Administración que son procesos que no están ligados directamente a la misión de la Unidad Organizacional, pero que resultan necesarios para que los procesos misionales y estratégicos puedan cumplir sus objetivos.

Mapa de Macro Procesos Rediseñado de la Comisión Oficial de Extradiciones y Traslado de Condenados

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Macro Procesos Estratégicos o de ;:Pl~nffjcacióñ :Esttatégica Dirección

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I I Macro Procesos de Soporte, Apoyo, G~stión Administrativa Evaluación. ".

. , Fuente: ORA/ElaboraclOn Propia

A.Artol G.

t


1800 Ministerio de Justicia y Derechos Humanos


5 Diagramas de Procesos Rediseñados - Nivel 1

Bajando al Nivel de Procesos, tenemos el siguiente Mapa:

Mapa de Procesos Rediseñado de la Comisión Oficial de Extradiciones y Traslado de Condenados

'Formulación de la Planificación Operativa Institucional

Evaluación y Decisión de Extréldición o Traslado para,Ca~"ºs . Regulares y ComplejO's .

I .---Fuente: ORA/Elaboración Propia

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I 1800

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6 Diagrama de Interacción entre los distintos Procesos Rediseñados


En el presente Diagrama de Interacción se representan los actores que interactúan en los procesos de la Comisión Oficial de Extradiciones y Traslado de Condenados. Las interacciones de cada proceso se encuentran representadas por un color distinto de modo que permita su identificación, mientras que el texto que acompaña a cada flecha del Diagrama, hace referencia a los documentos que viajan en cada proceso.

Cuarto Ent regable

~ OGPP

l' l'

Poder Judicial -

Diagrama de Interacción de la Comisión Oficial de Extradiciones y Traslado de Condenados

01 - Información Registrada

01 - Plan Estratégico Institucional (PEI)

01- Oficio Múltiple solicitando la programación de actividades y su respectivo presupuesto

I

...

~------------~~~~ Unidades ,,!.

Organizacionales del MINJUS

Comisión Oficial de Extradiciones y Traslado de Condenados (COETC)

02 - Expediente

5 o ~

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§ 2 E ~ ."

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N o

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N o

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'" Dirección de Cooperación Judicial '-------~ Internacional

Fuente: ORA/Elaboración Propia

Leyenda:

• 01 - Formulación de la Planificación Operativa

Instituciona l

• 02 - Evaluación y Decisión de Extradición o Traslado para Casos Regulares y Complejos

• 03 - Gestión de Documentación

- ~o- - - - - - - - - - - - - - ..,,-Ministerio de Justicia y Derechos Humanos


7 Ficha de Caracterización de Procesos

7.1 VMJ.COETC. PO 1 - Proceso de Planificación Operativa


FICHA DE PROCESO

VMJ.COETC.P01 Nombre del Proceso: Formulación de la Planificación Operativa Institucional

Presidente de la Comisión Oficial de Extradiciones y Traslado de Condenados.

El objetivo de este proceso es alinear las estrategias de la Comisión Oficial de Extradiciones y Traslado de Condenados a los objetivos estratégicos del MINJUS, así como planificar la operación de la COETC, en función al PEI (Plan Estratégico Institucional).

Recursos Humanos: Presidente de la COETC y Abogado de la DCJI.

Recursos Informáticos: Herramientas Ofimáticas, Sistema de Planificación y Programación - SPP y Sistema de Gestión Documentaria - SGD.

• Resolución Ministerial N. o 0048-2008-JUS, que aprueba la Directiva para la formulación y evaluación del Plan Operativo Institucional del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos.

• Decreto Supremo N. o 016-2006-JUS, que aprueba normas referidas al comportamiento judicial y gubernamental en materia de extradiciones y traslado de condenados y sus modificatorias, Decreto Supremo N. o 010-2008-JUS y Decreto Supremo N. o 007-2009-JUS.

Plan Estratégico Institucional aprobado.

Oficio Múltiple solicitando la programación de actividades y su respectivo presupuesto.

Pág. 13

- -

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-

A.

~o- - - - - - - - - - - - - - Ministerio de Justicia 'Y Derechos Humanos


Proceso

Oficina General de Planeamiento y Presupuesto (OGPP)

Alineamiento del POI al Plan Estratégico Institucional.

Nombre del indicador: "Cumplimiento de Plazo".

Fórmula del Indicador: "Plazo de tiempo empleado en la formulación del POI", dividido por "Plazo de tiempo asignado por la Oficina de Planeamiento para la presentación del POI", expresado en porcentaje.

Frecuencia de medición recomendada: Anual.

Desde la recepción del Oficio Múltiple Solicitando la Programación del Presupuesto con sus Actividades mediante SGD, hasta el envio del Oficio comunicando el registro de la información solicitada a la OGGP.

Que la falta de presupuesto coloque en riesgo el cumplimiento de los objetivos planificados.

Que se tracen metas u objetivos que no se puedan cumplir.

:Prdceso ..

Plan Estratégico Institucional - PEI

Oficio Múltiple solicitando la programación de actividades y su respectivo presupuesto

: .. ') : ~ ... Sub Procesol Procedimiento,

El procedimiento que corresponde a la ejecución del Proceso es "SG.OGPP.OP.P05.1 -

Procedimiento de Formulación de.1 Plan Operativo Institucional", señalado en el MAPRO de la Oficina

de Planeamiento de la OGPP.

El Actor denominado "Unidad Organizacional" en dicho procedimiento, es el que representa a la

COETC.

Salidas del Proceso

Información Registrada

'. C!lentes ,(lel Proceso

Oficina General de Planeamiento y Presupuesto (OGPP)

Pág. 14

- -

i

- ~o- - - - ------ - - .-,g-Ministerio de Justicia y Derechos Humanos - -


7.2 VMJ.COETC.P02 - Proceso de Evaluación y Decisión de Extradición o Traslado para Casos Regulares y Complejos


FICHA DE PROCESO

VMJ.COETC.P02 Nombre del Proceso:

Evaluación y Decisión de Extradición o Traslado para Casos Regulares y Complejos


Recursos Humanos: Miembros de la COETC y Abogado de la DCJI.

Recursos Informáticos: Herramientas Ofimáticas y SGD.

• Ley N .• 27840, Ley de Asilo, Ley N .• 27891, Ley del Refugiado.

• Decreto Legislativo N.· 295, Código Civil. Principio de Reciprocidad. Artículo 2102.

• Decreto Legislativo N. • 635, Código Penal. Artículos 2 y 3.

• Decreto Legislativo N.· 957, Nuevo Código Procesal Penal. Libro Séptimo: "La Cooperación Judicial Internacional". Artículos 508,509,510,511, numeral 1, literales a), j), k), numeral 2.

• Decreto Supremo W 119-2003-RE, que aprueba el Reglamento de la Ley N. • 27891, Ley del Refugiado.

• Decreto Supremo W 092-2005-RE, que aprueba el Reglamento de la Ley N .• 27840, Ley de Asilo.

• Decreto Supremo N.o 016-2006-JUS, Normas referidas al comportamiento judicial y gubernamental en materia de extradiciones y traslado de condenados y sus modificatorias, Decreto Supremo N.· 010-2008-JUS y Decreto Supremo N .• 007-2009-JUS Artículos 28, literales a, b, c ,d ,e ,f, g, he i, 29 Y 30.

~ Pág. 15

- -

- ~o- - - - - - - - - - - - - - ,,-Ministerio de Justicia y Derechos Humanos


Proyecto de Informe Técnico.

Expediente (Cuaderno de Extradición).

Revisión del Proyecto de Informe.

Nombre del indicador: "Evolución de Casos de la COETC".

Fórmula del Indicador: "Cantidad de Casos recibidos en el presente mes", dividido por "Cantidad de Casos recibidos durante el mismo mes en el año anterior", expresado en porcentaje.

Frecuencia de medición recomendada: Mensual.

Nombre del indicador: "Variación de cantidad de Casos de la COETC".

Fórmula del Indicador: "Cantidad de Casos recibidos en el mes en curso", dividido por "Cantidad de Casos recibidos en el mes en anterior", expresado en porcentaje.


Nombre del indicador: "Cantidad de Casos de la COETC por tipo (Extradiciones Activa y Pasiva, Traslado de Condenados Activo y Pasivo)".

Fórmula del Indicador: "Cantidad de Casos recibidos por tipo", dividido por "Cantidad Total de Casos recibidos", expresado en porcentaje.


Desde la recepción del Proyecto de Informe (elaborado por la Dirección de Cooperación Judicial Internacional) y el Cuaderno de Extradición, hasta el envío del Informe Técnico firmado por la Comisión Oficial de Extradiciones y Traslado de Condenados a la Dirección de Cooperación Judicial Internacional.

Que se acumulen los documentos y no haya una atención oportuna de documentos.

Que no se logre efectuar una reunión de la Comisión Oficinal de Extradiciones y Traslado de Condenados para analizar la solicitud.

- -

- ~o- - - - - - - - - - - - - -~-Ministeño de Justicia y Derechos Humanos

Diagnóstico y MAPRO - AS lS de VMJ.COETC/Comisión Oficial de Extradiciones y Traslado de Condenados

Proveedores del Entradas. del Proceso Sub procesos/ Procedimientós Salidas del Proceso Clientes del Proceso

Proceso "1::- •• ~ .

:. l.

Informe Técnico firmado Proyecto de Informe

VMJ.COETC.P02 -por la Comisión Oficial de

Dirección de accediendo o denegando

Procedimiento de Evaluación y Extradiciones y Traslado de Dirección de

Cooperación Judicial el pedido de extradición

Decisión de Extradición o Condenados accediendo o Cooperación

Internacional pasiva/activa o el traslado

Traslado para Casos Regulares y denegando el pedido de Judicial

. pasivo/activo del Complejos

extradición pasiva/activa o Internacional condenado el traslado pasivo/ activo

del condenado

1" ~~~~I~~ OF~ E RACIOIMUl.\aON

INA OI!NERAl DE ~9~J¡~~O y

A Artola G.

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Pág. 17

- -

- ~o- - - - - - - - - - - - - - -n-Ministerio de Justicia y Derechos Humanos


7.3


VMJ. DGDOJ. P07 - Proceso de Gestión de Documentación

FICHA DE PROCESO

I

VMJ.COETC.P03 Nombre del Proceso: Gestión de Documentación I


Los objetivos de este proceso es enviar documentación física o electrónica hacia otra Unidad Organizacional del MINJUS, ya sea que ésta se encuentre dentro de la sede central del MINJUS o fuera de ella.

Recursos Humanos: Presidente de la COETC y Abogado de la DCJI.

Recursos Informáticos: Sistema de Gestión Documentaria - SGD.

Resolución de Secretaría General N° 0065-2012-JUS, que aprueba la Directiva N° 003-2012-JUS/OGA -Normas y Procedimientos que regulan el Trámite Documentario en el Ministerio de Justicia y Derechos Humanos.

• Ley N° 25323, Ley del Sistema Nacional de Archivos y sus modificatorias

• Decreto Supremo N. o 008- 92- JUS, Reglamento del Archivo General de la Nación y sus modificatorias. Artículo 6, literal c), artículos 34, 35, 36, 37, 38 Y 39.

• Resolución de Secretaría General W 0065-2012-PCM, Directiva W 003-2012-JUS/OGA "Normas y Procedimientos que regulan el Trámite Documentario en el Ministerio de Justicia y Derechos Humanos.

• Resolución Jefatural N° 073-85-AGN-J, que trata sobre las Normas Generales del Sistema Nacional de Archivo.

S.N.A.01, Administración de Archivos

S.N.A.02, Organización de Documentos

Pág. 18

- -

,

- ~o- - - - - - - - - - - - - - ..,.-Ministerio de Justicia y Derechos Humanos


S.N.A.03, Descripción Documental

S.N.A.04, Selección Documental

S.N.A.05, Conservación de Documentos

S.N.A.06, Servicios Archivísticos

• Resolución Jefatural W 173-AGN-J

• Directiva Na 004-86-AGN-DGAI, Normas para la Formulación del Programa de Control de Documentos para los Archivos Administrativos del Sector Público Nacional.

• Directiva N° 005-86-AGN-DGAI, Normas para la Transferencia de Documentos en los Archivos Administrativos del Sector Público Nacional.

• Directiva N° 006-86-AGN-DGAI, Normas para la Eliminación de los Documentos en los Archivos Administrativos en el Sector Público Nacional.

Documentación (Oficios, Solicitudes, Informes, otros).

Registro de documentación saliente y entrante vía Sistema de Gestión Documentaria - SGD.

Nombre del Indicador: "Evolución de Documentación Enviada".

Fórmula del Indicador: "Cantidad de Documentos Enviados en el mes", dividido por "Cantidad de Documentos Enviados en el mismo mes del año anterior", expresado en porcentaje.


Desde el ingreso de la documentación hasta su derivación a la Unidad Orgánica correspondiente.

Que se incumplan los plazos debido a la dependencia de la información de otras entidades, áreqs y/o direcciones para la entrega de información.

Pág. 19

- -

- ~o- - - - - - - - - - - - - -Diagnóstico y MAPRO - AS IS de VMJ.COETC/Comisión Oficial de Extradiciones y Traslado de Condenados

Proveedores del Entradas del Proceso SLib Proceso / Procedir:nientó Salidas del Proceso

Proceso ¡

Documentación (Oficios, VMJ.COETC.P03.1 - Sub Proceso de

Documentación (Oficios, COETC Solicitudes, Informes,

Comunicación Documentaria Interna Solicitudes, Informes,

otros) otros) derivada


Clientes del' Proceso

,

Unidades Organizacionales del MINJUS

Pág. 20

- -

- ~o- - - - - - - - ------Diagnóstico y MAPRO - AS IS de VMJ.COETC/Comisión Oficial de Extradiciones y Traslado de Condenados

8 Diagrama de Sub Procesos Rediseñados - Nivel 2

El Mapa a nivel de Sub Procesos es el siguiente:

n- --Ministerio de Justicia y Derechos Humanos

Mapa de Sub Procesos Rediseñado de la Comisión Oficial de Extradiciones y Traslado de Condenados

Formulación de la Planificación Operativa Institudona,l(p)

'Evaluáción y Decisión de Extradición ó Tr,aslado para Casos :Regulares y Complejos(p)· .

Leyenda: (p): Representa a los Procesos (sp): Representa a los Sub Procesos

" .,,'


Pág. 21

- fmQ- -- - - - - - - - -- - "-Ministerio de Justicia y Derechos Humanos -


9 Ficha de Caracterización de Sub Procesos Rediseñados

9.1 VMJ.DGDOJ.P07.1 - Sub Proceso de Comunicación Documentaria Interna


FICHA DE SUB PROCESO

VMJ.COETC.P03.1 Nombre del Sub Proceso: Comunicación Documentaria Interna


El objetivo de este sub proceso es enviar documentación el~ctrónica hacia otra Unidad Organizacional del MINJUS, ya sea que ésta se encuentre dentro de la sede central del MINJUS o fuera de ella. El procedimiento de este sub proceso se ha diseñado de manera estándar para todas las Unidades Organizacionales del MINJUS, dicho procedimiento estándar pertenece a la Oficina de Administración Documentaria y Archivo, el cual es: SG.OGA.OADA.P04 - Comunicación Documentaria Interna:

Recursos Humanos: Presidente de la Comisión y Abogado de la Dirección de Cooperación Judicial Internacional.

Recursos informáticos: Sistema de Gestión Documentaria - SGD.

Resolución de Secretaría General N° 0065-2012-JUS - Directiva N° 003-2012-JUS/OGA - Normas y Procedimientos que regulan el Trámite Documentario en el Ministerio de Justicia y Derechos Humanos.

Documentación (Oficios, Solicitudes, Informes, otros).

Sistema de Gestión Documentaria - SGD, se encuentre operativo.

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- -

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~o- - - - - - - - - - - - - - ,,-Ministerio de Justicia y Derechos Humanos


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. ,,!~J""'~" y -

OFI¿' DE RACIOII<UZ.\CIÓ CINA GENERAL

D$ PR~~~¡raO

. Artola G.

Proveedores del Proceso

COETC

Registro de documentos vía Sistema de Gestión Documentaria - SGD.

Se recomienda la implementación dellndicador,"lncremento de Documentación Enviada".

Fórmula del Indicador: "Cantidad de Documentos Enviados en el mes en curso", dividido por "Cantidad de Documentos Enviados en el mes en anterior", expresado en porcentaje.


Desde el ingreso de la documentación hasta su derivación a la Unidad Orgánica correspondiente.

Que haya inoperatividad en el sistema.

Entradas del Proceso'

Documentación (Oficios, Solicitudes, Informes, otros)

Procedimientos

SG.OGA.OADA.P04 - Procedimiento de Comunicación Documentaria Interna

Salidas del Proceso

Documentación (Oficios, Solicitudes, Informes, otros) derivada

. . Clientes 'del Pro;céso'

Unidades Organizacionales del MINJUS

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- -

- ~- - - - - - - - - - -Diagnóstico y MAPRO - AS IS de VMJ.COETC/Comisión Oficial de Extradiciones y Traslado de Condenados

- - - ,,-Ministerio de Justicia y Derechos Humanos

10 Procedimientos Rediseñados (ANSI, BPMN, ASME, Instructivos) para Actividades y Tareas

10.1.1 VMJ.DGDOJ.P02 - Proceso de Evaluación y Decisión de Extradición o Traslado para Casos Regulares y Complejos 10.1.1 Diagrama de Flujo de Actividades (ANSI)

VMJ.COETC.P02 • Evaluación y Dedsión de Extradición o Traslado para Casos Regulares y Complejos

Nwel: Actlvldades

Pág. 24

- -

- ~- - - - - - - - - - -Diagnóstico y MAPRO - AS [S de VMJ.COEfC/Comisión Oficial de Extradiciones y Traslado de Condenados

VMJ.COETC.P02 • Evaluación y Dedsión de Extradición o Traslado para Casos Regulares y Complejos

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Envfar InforrneTécn!coy Expediente e los

miembros de la CDEre del MInI~odeRo"""",,

etterloresen dlital

LIe\lll" c:abo reurlfón con lasm!erri>ros de la

CCE1'C

- - -Nivel: Actividades

Redblr ... c:aneary derMIr lnfarmetéaiCD

lItnu!doporllls miembro. de la CDm a

laDCJ

Entre¡¡arlnforme Téaicoflrmado .... Ia. mIembro. de la CDm a

SecretlrloTécnlco


Pág. 25

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10.1.2 Diagrama de Flujo de Actividades (BPMN v2.0)

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SGO

SGD

_1n1_Té"""r flcpedlontoalo'ml_de

le COElC óttMinlsttrto de Ro.CIOn .. __ ... dIgbI

SGO

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D


Pág. 26

- fJmQ- - - - - - - - - - - - -Diagnóstico y MAPRO - AS lS de VMJ.COETC/Comisión Oficial de Extradiciones y Traslado de Condenados

10.1.3 Tablas ASMES para Actividades VMI.COETC.P02· Evaluación y Decisión de Extradición o Traslado para Casos Regulares y Complejos

Costos Directos Identificables Identificador de Recursos

Personal Servicia

Directo Recursos Identificables Olracto Recursos no Identificables Operación Revisión

Identificable

.. ~ ";' ]'

TIempo Z

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t l5 l!! Paso Actividad Área 8 ~ o { S:. ~ ~

a (minutos)

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3! o ~ ~ ~ :

3! 3!

1 Ir a SG.OGA.OADA.P03· Recepción Documentarla OADA

2 Gestionar Solicitudes de Extradición y Traslado de Condenados y

DClI 120 Proyección de Informe Técnica

x

3 Recibir y revisar Proyecto de Informe Técnica de la DClI eOETe 122 1 x x x x

SI existen observaciones continuar, casa contrario, iral paso 8 eOETe 1

4 Derivar Proyecto de Informe Técnico con observaciones a la DClI

eOETe mediante SGD

2 1 x x x x

S Recibir Proyecto de Informe Técnico con observaciones mediante SGD DClI 2 x x x x

6 levantar observaciones de Proyecto de Informe Técnico DClI 15 x x x x

7 Derivar Proyecto de Informe Técnico corregido mediante SGD. Ir al

DClI 2 paso3

x x x x

8 Derivar Proyecto de Informe Técnico a Presidente de la eOETe

COETC mediante SGD

2 1 x x x x

9 Recibir y revisar Proyecto de Informe Técnico eoETC 122 1 x x x x

SI existen observaciones continuar, caso contraria, Ir al paso 11 eOETC 1

10 Coordinar las observaciones can el Secratarlo Técnico eOETe 30 1 x

11 Firmar digitalmente Proyecto Informe Técnico COETe 2 1 x x x x

12 Cargar y derivar Proyecto de Informe Técnico a Secretario Técnica

eOETe mediante SGO " 1 x x x x

13 Recibir y derivar Proyecto de Informe Técnico al Segundo Miembro

eOETe " 1 mediante SGD x x x x

14 Recibir y revisar Proyecta de Informe Técnica eOETe 122 1 x x x x SI esta de acuerdo continuar con la siguiente condiclonal, caso contrario Ir al paso 18 eOETe 1

SI existen observaciones continuar, casa contrario, Ir al paso 17 eOETe 1

15 Coordinar observadones can Secretario técnica eOETe 30 1 x

-TIpo de actividad

Traslada

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TIpo devalar

Espera Archivo

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- ~- - - - - - - - - - -Diagnóstico y MAPRO - AS 15 de VMJ.COETC/Comisión Oficial de Extradiciones y Traslado de Condenados

VMJ.eoETC.P02· Evaluación y Decisión de Extradición o Traslado para Casos Regulares y Complejos


Personal Servicio

Directo Recursos Identificables Directo Recursos no Identlllcables

Identificable

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~ -;o ]' TIempo Z

liI 'ji'

~ l ~ Paso Actividad Área B ~ i { I! ,"

(minutos) ~ ~ 1! ~ .¡ o a ~ !

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~ ~ :. 3: 3:

16 levantar observaciones de Proyecto de Informe Técnico coere 20 1 x x

11 Flrmardlgitalmente Proyecto Informe Técnico. Ir al paso 20 coere 4 1 x x

18 emitir Voto discrepante en digital coerc 5 1 x x

19 Anexar Voto al Proyecto de Informe Técnico en digital eoere 10 1 x x

20 Cargar y derivar Proyecto de Informe Técnico a Secretario Técnico

eoere mediante SGD

3 1 x x

21 Recibir ydescargar Proyecto de Informe Técnico mediante SGD coere 2 1 x x

22 Enviar Informe Técnico y Expediente a los miembros de la eoerc del

COETC Ministerio de Reaelones Exteriores en digital

60 1 x x

23 Esperarel Proyecto de Informe Técnico eoere 1

SI no llegó Informe TécnIco continuar, caso contrario, Ir al paso 2S eoere 1

24 Reiterar mediante correo electrónico el envIo del Proyecto de Informe

eoere Técnico. Iral DUO 23

5 1 x x

25 Recibir e Imprimir Proyecto de Informe Técnico COETC 8 1 8 1 x x x x x

26 Esperar reunión con los miembros de la coere según lo establecido coere 1

27 llevar a cabo reunión con los miembros de la COETC coerc 180 1

28 Firmar Informe Tecnlco coerc 5 1 x x

29 Entregar Informe Técnico firmado por los mIembros de la eOElCa

eOEle 2 1 Secretario TécnIco

30 Recibir, escanear y derivar Informe técnico firmado por los miembros

COElC 19 1 de la COElCa la DCJI. FIn x x

- - -TIpo de actividad

Operación Revisión Traslado Espera

~

O Q .tí D O -¡

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Archivo

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- ftmQ- - - - - - - - - - -Diagnóstico y MAPRO - AS IS de VMJ.COETC/Comisión Oficial de Extradiciones y Traslado de Condenados

10.1.4 Diagrama de Flujo de Tareas (ANSI)

VMJ.COETC.P02 - Evaluación y Dedsión de Extradición o Traslado para Casos Regulares y Complejos

~ O

o e

- - -Nivel: Tareas


Pág 29

- -

- ~- - - - - - - - - - - - - - ,,-Ministerio de Justicia y Derechos Humanos


VMJ.COETC,P02 - Evaluación y Decisión de Extradición o Traslado para Casos Regulares y Complejos

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Revfsarpl'\)\IeCtode InfclmteTécnfcoy

Expediente

Rec!blrY detcergar Pr..,..,ctode Informe

Técmco mediante !'GD

Recibir ydescarpr

r5 PrcyeclJlde Informe

Técnleomedlante 5GD

sao ~

enviar Inf ... me Técmeoy Expediente atoo

miembros de la COET' del MlnIsterlode lleacfanes

ExterioNSendlsltal

¿l'stade aCllel'dcl

1

~Ex!sten _",----.. Ftrmardltttatmente

cI".mu:1ates? - • ...-p PrO)'llCto Informe Técmeo

• i CoordlnarobseMefanes H L .... ntarGb1OMlClcnes eonSec:retarloTécnleo de Prao¡ec:tode Infclmte

Técnlco

Nivel: Tareas

CMprydert./ar ~ ~=a~nr: SGO

Técnlcomedlante !'GD

I Em!tlr~~=--"ante )------------------+1 ~~;:!!=

¿Ue¡6lnfcrmcil

r Refterarmedfante

correoelectninicoel enviodelP~ctode

InfclmteTétnico

1 Pr~~!:e 1

~ EspnrreunlÓr1con too miembros de la COETC sesím lo establecido

fin

EO+--DerlvarlnfcrmeTétnlco

SGD a la DC:JI paruu etewcl6n. en flslco y

- ml!d!anteSGD

(3r-- Escanearycarsar SCiD Informe T étnico firmado

enSGD

Rec!blrlnfclmtetécnfco firmado por too

miembros de fa COET'

L!evaracaboreunlén ~ Entrcprlnforme eonlo.mlemb .... dela ¡.-.-. FtrmarlnformeTecnico InformeTétnlco Técnlconrmadop..-los ~

CCETC miembros de la COETe: a SecretarfoT4cnfco

Pág. 30

- -

I IBDO



10.1.5 Diagrama de Flujo de Tareas (BPMN v2.0)

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Pág. 31

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- ~- - - - - - - - - - - - - - Ministerio de Justicia y Derechos Humanos

Diagnóstico y MAPRO - AS IS de VMJ.COETCIComisión Oficial de Extradiciones y Traslado de Condenados

1

2

3

10.1.6 Instructivo las Tareas VMJ.COETC.P02 - Evaluación y Decisión de Extradición o Traslado para Casos Regulares y Complejos

OADA

DCJI

COETC Secretario Técnico

Ir a SG.OGA.OADA.P03 -Recepción Documentaría Gestionar Solicitudes de Extradición y Traslado de Condenados y Proyección de Informe Técnico

Expediente

Ir a SG.OGA.OADA.P03 -Recepción Documentarla Gestionar Solicitudes de Extradición y Traslado de Condenados y Proyección de Informe Técnico Recibir y descargar

Proyecto de Informe Proyecto de Informe Recibir y revisar Técnico y Expediente Técnico de la DCJI

Proyecto de Informe Técnico y Expediente

120

2

t----+----+------~ Proyecto de Informe mediante SGD Técnico de la DCJ I 1----------+-:R::-e-v-=-is-a-r-::::'P-ro-y-e-c-to---:----1I-------+----l


4

5

6



DCJI

Si existen observaciones continuar, caso contrarlo, ir al paso 9 Derivar Proyecto de Informe Técnico con observaciones a la DCJI mediante SGD Recibir Proyecto de Informe Técnico con observaciones

Proyecto e Informe Técnico con observaciones

Informe Técnico y

Si existen observaciones continuar, caso contrario, ir al paso 9 Derivar Proyecto e Informe Técnico con observaciones a la DCJI mediante SGD Recibir Proyecto de Informe Técnico con observaciones

Proyecto de Informe Técnico con observaciones

120

2

2

Pág. 32

- -

t

- ~- - - - - - - - - - - - - -Diagnóstico y MAPRO - AS 15 de VMJ.COETC/Comisión Oficial de Extradiciones y Traslado de Condenados

VMJ.eOETe.P02 - Evaluación y Decisión de Extradición o Traslado para Casos Regulares y Complejos

mediante SG D mediante SGD

Levantar Levantar

7 observaciones de observaciones de Proyecto de Informe Proyecto de Informe

DeJI

Técnico Técnico Derivar Proyecto de Derivar Proyecto de Proyecto de Informe Técnico Informe Técnico Informe corregido mediante corregido mediante Técnico con

8 DeJI


15

2

SGD. Ir al 3 SGD. Ir al 3 observaciones

9

10

11

12

eOETe Secretario Técnico

eOETe Presidente

eOETe Presidente

eOETe Presidente

eOETe Presidente

Derivar Proyecto de Informe Técnico a Presidente de la ca ETC mediante SGD

Recibir y revisar Proyecto de Informe Técnico Proyecto de Informe

Técnico

Si existen observaciones continuar, caso contrario, ir al paso 13

inar las observaciones con el Secretario Técnico

Derivar Proyecto Informe Técnico a Proyecto de Presidente de la Informe 2 eOETe mediante Técnico SGD Recibir y escargar Proyecto de Informe

2 Técnico mediante SGD Revisar Proyecto

120 Informe Técnico Si existen observaciones continuar, caso contrario, ir al paso 13 Coordinar observaciones con el 30 Secretario Técnico

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- -

- ~- - - - - - - - - - - - - -Diagnóstico y MAPRO - AS IS de VMJ.COETC/Comisión Oficial de Extradiciones y Traslado de Condenados

VMJ.COETC.P02 - Evaluación y Decisión de Extradición o Traslado para Casos Regulares y Complejos

Firmar digitalmente Firmar digitalmente Proyecto de Informe 13 COETC Presidente Proyecto Informe Proyecto Informe Técnico

Técnico Técnico firmado Cargar y derivar Cargar y derivar Proyecto de Proyecto de Informe Proyecto de Informe

14 COETC Presidente Técnico a Secretario Técnico a Secretario Informe

Técnico mediante Técnico mediante Técnico

SGD SGD firmado

Recibir y derivar Recibir y derivar Proyecto de Secretario Proyecto de Informe Proyecto de Informe Informe 15 COETC Técnico Técnico al Segundo Técnico al Segundo Técnico Miembro mediante Miembro mediante

SGD SGD firmado

Segundo b1r y descargar

16 COETC Miembro del Proyecto de Informe Proyecto de Informe

MINJUS Recibir y revisar Técnico firmado Técnico mediante Proyecto de Informe SGD

ndo Técnico Revisar Proyecto de 17 COETC Miembro del Informe Técnico y

MINJUS iente Si esta de Si esta de acuerdo

Segundo continuar con la continuar con la

COETC Miembro del siguiente siguiente

MINJUS condicional, caso condicional, caso contrario, ir al paso contrario, ir al paso 21 21

Segundo Si existen Si existen COETC Miembro del observaciones observaciones

MINJUS continuar caso continuar caso


2

3

3

2

120

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- -

\

- ~- - - - - - - - - - - - - -Diagnóstico y MAPRO - AS lS de VMJ.COETC/Comisión Oficial de Extradiciones y Traslado de Condenados

18

19

20

21

22

23

24


COETC Miembro del MINJUS

Segundo COETC Miembro del

MINJUS


MINJUS


MINJUS Segundo

COETC Miembro del MINJUS


MINJUS


contrario, ir al paso 20

Coordinar observaciones con Secretario Técnico Levantar observaciones de Proyecto de Informe Técnico Firmar digitalmente Proyecto Informe Técnico. Ir al paso 23 Emitir Voto discrepante en

tal Anexar Voto al Proyecto de Informe Técnico en ital Cargar y derivar Proyecto de informe Técnico a Secretario Técnico mediante SGD Recibir y descargar Proyecto de Informe Proyecto de Informe Técnico mediante Técnico SGD

contrario, ir al paso 20

Coordinar observaciones con Secretario Técnico Levantar observaciones de Proyecto de Informe Técnico Firmar digitalmente Proyecto Informe Técnico. Ir al paso 23 Emitir Voto discrepante en

tal Anexar Voto al Proyecto de Informe Técnico en di l Cargar y derivar Proyecto de informe Técnico a Secretario Técnico mediante SGD Recibir y escargar Proyecto de Informe Técnico mediante SGD

Proyecto de Informe Técnico firmado

Proyecto de Informe Técnico


30

20

4

5

10

3

2

Pág. 35

- -

t

- IIIIQ- - - - - - -- - -- - - -Diagnóstico y MAPRO - AS 15 de VMJ.COETC/Comisión Oficial de Extradiciones y Traslado de Condenados

25

26

27

28







Enviar Informe Técnico y Expediente a los miembros de la COETC del Ministerio de Reaciones Exteriores en di tal

Esperar el Proyecto de Informe Técnico

Si no llegó I arme Técnico continuar, caso contrario, ir al

28 Reiterar morl1 ':1nt·o

correo electrónico el envio del Proyecto de Informe Técnico. Ir al 26

Enviar Informe Técnico y Expediente a los miembros de la COETC del Ministerio de Reaciones Exteriores en ital

Esperar el Proyecto de Informe Técnico

Si no l Informe Técnico continuar, caso contrario, ir al

28 Reiterar mediante correo electrónico el envio del Proyecto de Informe Técnico. Ir al 26 Reci ir y escargar Proyecto de Informe

Recibir e imprimir Técnico mediante

Proyecto de Informe Técnico y Expediente


60

5

3

t----+----+---------4 Proyecto de Informe correo electrónico Técnico r-----------------1---------------~P~r----t~d~-+----~


Imprimir Proyecto oyec o e 29

30 COETC Secretario Técnico

Esperar reun n con los miembros de la COETC según lo establecido

de Informe Técnico Informe Técnico

Esperar con los miembros de la COETC según lo establecido

5

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- -

- ~- - - - - - - - - - - - - -Diagnóstico y MAPRO - AS 15 de VMJ.COETC/Comisión Oficial de Extradiciones y Traslado de Condenados


31 COETC Presidente

32

33

34

COETC Presidente

COETC Presidente


Llevar a cabo reunión con los miembros de la COETC Firmar Informe Tecnico Entregar Informe Técnico firmado por los miembros de la COETC a Secretario Técnico

)-----+----+----------1 Recibir, escanear y derivar Informe técnico firmado por

j------t----t----------J los miembros de la


35

36 COETC Secretario Técnico

COETC a la DCJI. Fin

Informe Técnico

Llevar a cabo reunión con los miembros de la COETC Firmar Informe Tecnico Entregar Informe Técnico firmado por los miembros de la COETC a Secretario Técnico Recibir 1"+"""""';" técnico firmado por los miembros de la COETC Escanear y cargar I nforme Técnico fi rmado en SG D Derivar Informe Técnico a la DCJ 1 para su elevación, en fisico y mediante SGD. Fin

Informe Técnico

Informe Técnico

Informe Técnico

.N-Ministerio de Justicia y Derechos Humanos

180

5

2

2

15

2

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- -

- ~- - - - - - - - - - - - -Diagnóstico y MAPRO - AS IS de VMJ.COETC/Comisión Oficial de Extradiciones y Traslado de Condenados

10.1.7 Tablas ASMES para Tareas VMJ.COETC.P02 - Evaluacl6n y Decisl6n de extradición o Traslado para Casos Regulares y Complejos


Personal Servicio

Directo Recursos identificables Directo Recursos no Identificables Operac:lón Revisión

Identificable

~ o; I TIempo Z

le "j¡j'

~ ~ ~ Paso Tarea kea 8 :il ] ~ I! .'" (minutos) '5 ~ ~ ~ lO lO ~ ~ i o lA ~ ~ B lo; e "t:

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1 Ir a SG.0GA.0ADA.P03 • Recepción Documentarla OADA

2 GestlonarSolicltudes de extradición yTraslado de Condenados y Proyección de Informe Técnico

DCJI 120 x

3 Recibir y descargar Proyecto de Informe Técnico de la DCJI mediante

SGD COETC 2 1 x x x x

4 Revisar Proyecto de Informe Técnico y Expediente COErC 120 1 x

Si existen observaciones continuar, caso contrario, Ir al paso 9 COETC 1

5 Derivar Proyecto de Informe Técnico con observaciones a la CCJI mediante SGD

COETC 2 1 x x x x

6 Recibir Proyecto de Informe Técnico con observaciones mediante SGD DCJI 2 x x x x

7 levantar observaciones de Proyecto de Informe Técnico DCJI 15 x x x x

8 Derivar Proyecto de Informe Técnico corregido mediante SGD.lr al pas03

DCJI 2 x x x x

9 Derivar Proyecto de Informe Técnico a Presidente de la COErC

COETC mediante SGD

2 1 x x x x

10 Reclbirydescargar Proyecto de Informe Técnico mediante SGD COETC 2 1 x x x x

11 Revisar Proyecto de Informe Técnico COErC 120 1 x

SI existen observaciones continuar, caso contrario, ir al paso 13 COErC 1

12 Coordinar las observaciones con el Secretario Técnico COETC 30 1 x 13 Firmar digitalmente Proyecto Informe Técnico COETC 2 1 x x x x

14 Cargar y derivar Proyecto de Informe Técnico a Secretario técnico

COEre mediante SGD 3 1 x x x x

15 Reclblry derivar Proyecto de Informe Técnico al Se¡undo Miembro

COETC 3 1 mediante SGD x x x x

16 Recibir y descargar Proyecto de Informe Técnico mediante SGD COErC 2 1 x x x x

17 Revisar Proyecto de Informe Técnico y expediente COETe 120 1 x SI esta de acuerdo continuar con la siguiente condicional, caso contrario Ir al paso 21 COETe 1

A.A. ola G.

-TIpo de actividad

Traslado

Q


TIpo de valor

Espera Archivo

1 ~ ~ 8

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x

x

x

x

x

x

x

Pág. 38

- -

- ftmQ- - - - - - - - - - -Diagnóstico y MAPRO - AS IS de VMJ.COETC/Comisión Oficial de Extradiciones y Traslado de Condenados

VMJ.COETC.P02· Evaluación y DecisIón de ExtradIcIón o Traslado para Casos Regulares y Complejos


Personal Servicio

Directo Recursos Identlllcables Directo Recursos no Identificables

Identificable

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Si existen observaciones continuar, caso contrario, Ir al paso 20 COETC 1

18 Coordinar observaciones con Secretario Técnico corre 30 1

19 Levantar observaciones de Proyecto de Informe Técnico COETC 20 1 x x

20 Firmar digitalmente Proyecto Informe Técnico. Ir al paso 23 corre 4 1 x x

21 Emitir Voto discrepante en digital corre S 1 x x

22 Anexa r Voto al Proyecto de Informe Técnico en digitai COETC 10 1 x x

23 Cargar y derivar Proyecto de informe Técnico a Secretario Técnico mediante SGD

COETC 3 1 x x

24 Reciblry descargar Proyecto de Informe Técnico mediante SGD corre 2 1 x x

25 enviar Informe Técnico y Expediente a los miembros de la COETCdel Ministerio de Reaelones Exteriores en digital

corre 60 1 x x

26 Esperar el Proyecto de Informe Técnico corre 1

SI no llegó Informe Técnico continuar, caso contrario, Ir al paso 28 corre 1

27 Reiterar mediante correo electrónico el envfo del Proyecto de Informe corre 5 1 Técnico. Ir al oaso 26 x x

28 Reclblry descargar Proyecto de Informe Técnico mediante correo corre 3 electrónico 1 x x

29 Imprimir Provecto de Informe Técnico corre S 1 8 1 x x x x x

30 Esperar reunión con los miembros de la COETC según lo establecido COETC 1

31 Llevar a cabo reunión con los miembros de la COETe corre 180 1

32 Firmar Informe Tecnlco COETC S 1 x x

33 Entregar Informe Técnico firmado por los miembros de la corre a

COETe 2 Secretario Técnico 1

34 Recibir Informe técnico firmado por los miembros de la COETC corre 2 1

3S Escanear V cargar Informe Técnico firmado en SGD COETC 15 1 x x

36 Derivar informe Técnico a ia DCJI para su elevación, en flsico y COETC 2 1 mediante SGD. Rn x x

- - -Tipo de actividad

Operación Revisión Traslado Espera

~ l! O D Q D -¡¡

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Tipo de valor

Archivo

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- ~- - - - - - - - - - -Diagnóstico y MAPRO - AS 15 de VMJ.COETC/Comisión Oficial de Extradiciones y Traslado de Condenados

- - - -Ministerio de Justicia y Derechos Humanos

11 Plan de Implementación de Nuevos Procesos a Corto, Mediano y Largo Plazo Las medidas a implementar, las planificaremos obedeciendo un orden de prioridad, el cuál será determinado en función al nivel de urgencia e importancia de cada uno de los propios procesos rediseñados.

A continuación se detaLLa la matriz de priorización establecida en conjunto con la Comisión Oficial de Extradiciones y Traslado de Condenados

Plan de Imp lementaci6n

Prioridad 3:

Prioridad 6: Prioridad 4:


Prioridad 1:

VMJ.COETC.P02 Evaluación y Decisión de Extradición o Traslado para Casos Regulares y Complejos

Prioridad 2:

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D;agnóstico y MAPRO - AS 15 de VMJ.COETC/Comisión Oficial de Extradiciones y Traslado de Condenados

12 Cronograma Sugerido de Implementación del Rediseño Para mantener un adecuado control de la implementación de los cambios, es necesario manejar un cronograma, el cual permita gestionar las fechas de inicio, plazos, personas responsables y dependencias para cada mejora. Esto también permite identificar Las actividades finalizadas. A continuación se presenta un ejemplo de cronograma a utilizar:

~ ~ ". ",. ",.

'Ji" 'Ji"

".

Cronograma Sugerido Fin

,:-: Constrooclon del Sistema 90dfas lun 26/05/14 vle 26/00/14 Diseñar el Sistema SGD 15dias lun 26/05/14 vie 13/06/14 Desarollar el Sistema SGD 45dias lun 16/06/14 vie 15/08/14 Validar Sistema 15 días lun 18/08/14 vie 05/09/14 Prueba Piloto del Sistema SGD 15dras tun 08/09/14 vie 26/09/14

;;; Implementadon del Sistema SGD 10dias lun 29/09/14 vle 10/10/14

VMJ.COETC.P02 Evaluación y Decisión de Extradición 10dras lun 29/09/14 vie 10/10/14 o Traslado para casos Regulares y Complejos

VMJ.COETC.P03 Gestión de Documentación 10dias lun 29/09/14 vie 10/10/14


., ..

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13 Plan de gestión de cambios (identificación de riesgos)

13.1 Personas Autorizadas para solicitar cambios al Cronograma

Tanto el Coordinador responsable del Proyecto por parte de la Comisión Oficial de Extradiciones y Traslado de Condenados del MINJUS, así como el Jefe de Proyecto de OGTI, serán las personas autorizadas para solicitar cambios al cronograma del proyecto, dicha solicitud será evaluada por el Comité de Gestión del Proyecto antes de proceder con los cambios.

13.2 Personas Autorizadas para aprobar cambios al Cronograma

La aprobación de cambios o ajustes a los cronogramas, serán aprobadas por el Comité de Gestión del Proyecto, previa evaluación y análisis siguiendo el Procedimiento de la Gestión de Cambio al Cronograma.

13.3 Procedimiento de la Gestión de Cambio al Cronograma

Los cambios al cronograma serán evaluados por el Comité de Gestión del Proyecto, quienes analizarán la viabilidad, requerimientos previos necesarios y los impactos de dichos cambios.

Para cualquier cambio en el cronograma se utilizará el formato de Solicitud de Cambios mostrado en Anexo 2.

Las decisiones acordadas serán plasmadas en el Formato de Acta de Reunión del Comité mostrada en el Anexo 1.

13.4 Criterios para determinar Desviaciones Significativas en los Plazos

El control del cronograma se realizará en las reuniones del Comité de Gestión del Proyecto, y en dichas reuniones se analizarán de manera preventiva las potenciales desviaciones de los plazos con respecto a la linea base del proyecto.

El gráfico correspondiente a la Ruta Critica o CPM (Critical Path Method - Método del Camino Critico), será el principal indicador de alarma sobre desviaciones significativas. Cuando dichas desviaciones se avizoren o evidencien, el Comité de Gestión del Proyecto deberá analizar las causas y establecer planes correctivos de manera inmediata.

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- ~o- - - - - - - - - - - - - - Ministerio de Justicia y Derechos Humanos


13.5 Matriz de Riesgos del Proyecto

i ¡

Esta matriz muestra el riesgo en si, el tipo de riesgo (clasificación por la fuente del riesgo), las posibles consecuencias con la ocurrencia del mismo, el grado de criticidad (bajo, moderado, critico), la estrategia a seguir (mitigar, postergar, evitar, otros), las acciones a seguir en caso de ocurrencia, y el responsable de tomar acción ante la eventualidad. En el siguiente cuadro se muestra una matriz base como referencia:

Matriz de Riesgo -- -- --~- -- -- -- - ----- ---- --~ -- --- -- ~---- -- ---------- - -- ------- -" - - - - -- -~- --- ------ -- - --

Tipo de Riesgo Riesgo Consecuencia Grado crítico Estrategia Acciones a seguir Responsable - -~- -~ -- . - " ~ -- --- - -- - -- -- - - - -- -- -- - - -- --- - - - ---

Funcionalidades incompletas en el Sesiones de revisión y definición del alcance funcional

Diseño desarrollo del nuevo Sistema de Retraso del

Alto Mitigar del Sistema de Gestión Documentarla - SGD

COETC I OGTI Gestión Documentaria - SGD

proyecto (Construcción de un Documento de Especificación Funcional y Técnica del Sistema)

Observaciones de programación Retraso del

Sesiones de revisión del cumplimIento del alcance Diseño significativas (errores o fallas del Moderado Mitigar funcional del nuevo Sistema PRESOJ (Control del COETC¡OGTI

sistema) en el nuevo sistema SGD proyecto

Alcance I Aseguramiento de calidad)

Pérdida de información por falla en Retraso del

Disponer de un plan de copias de seguridad de la Flsico los equipos informáticos de los Alto Evitar información OGTI

equipos del proyecto proyecto

Mantenimiento preventivo de equipos

Cambios en las Leyes y/o Ajustar el alcance del Proyecto utilizando: Control de

Polltlco y Entorno Normatlvidad que afecten el alcance Retraso del

Moderado Mitigar Alcance del Proyecto.

del proyecto proyecto Ajustar el Plan de TrabajO (de ser necesario) COETC/OGTI

Ajustar el Cronograma de Trabajo (de ser necesario)

Social Ausencia del personal debido a Retraso del

Moderado imponderables externos al proyecto proyecto Postergar Postergar la actividad COETC I OGTI!ORA

Ausencia del personal del Proyecto Retraso del Social por cambios en la Agenda de Moderado Postergar Postergar la actividad COETC I OGTl/ORA

reuniones proyecto

Incentivar la frecuencia de reuniones en las instancias Falta de coordinación entre el Social Retraso del de mayor nivel Equipo de Trabajo de ORA y OGTI proyecto

Bajo Mitigar Sesiones de Inducción que promuevan el trabajo en ORA/OGTI

Equipo . , Fuente. ORA/Elaboraclon Propla

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I IBOO




13.6 Anexo 1: Formato de Acta de Reunión del Comité

ACTA DE REUNiÓN DEL COMITÉ TECNICO DEL PROYECTO - No. X

FECHA dd/mm/aaaa

hh:mm

hh:mm

< ......... Apellidos y Nombres ..... >, < ... Puesto .... >

AGENDA

1. . .. .

2. . ... .

3 .... .

DESARROLLO DE LA REUNiÓN

1 .... .

2 ..... .

3 .... .

ACUERDOS

1 ...•.

2 .....•

3 .....

<Nombre Participante>

<Puesto>


<Puesto>


<Puesto>


<Puesto>

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I IBDO


Ministerio de Justicia Y Derechos Humanos


1. 2. 3.

13.7 Anexo 2: Formato de Solicitud de Cambios SOLICITUD DE CAMBIO - "Servicio de Consultoría para ......... "

Prioridad (Alta, Media, Baja)

Fecha de Entrega Estimada de implementación del Cambio:

Fecha de Entrega Real de Implementación del cambio:

• Descripción del impacto respecto al Alcance.

• Descripción del impacto respecto al tiempo.

• Descripción del impacto respecto al costo.

Aprobación del Cambio Fecha de Revisión: DD I MM I AAAA Personal participante en la reunión de Revisión del Alcance Nombre: Cargo: _________ _ Nombre: Cargo: __________ _

Propuestas de Cambios Aprobados:

Sustento de Cambios no Aprobados 1. 2.

Firmas de los involucrados

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- ~o- - - - - - - - - - - - - -Diagnóstico y MAPRO - AS IS de VMJ.COETC/Comisión Oficial de Extradiciones y Traslado de Condenados

14 Firmas En señal de conformidad con el presente documento se suscriben las siguientes firmas:

Director/Jefe/Responsable del Área Usuaria:

Nombres y Apellidos Firma y Sello

Ministerio de Justicia y DdrecllOi Humanos

Profesionales del Área Usuaria que brindaron información especializada para la elaboración del MAPRO T

Nombres y Apellidos FH"-ma-y 110

Jefe/Responsables de la Validación Técnica del MAPRO To-Be:

Jefe/Pro cionalización - ORA

~~~_IOm~~O D' de la Oficina de Racionalización de la t'lMíJat\flétiié_liim\'l~~.D>del Jefe

---Ministerio de Justicia y Derechos HlJmanos

Lu'blle &1""hOA; A./J¡ Nombres, Apellidos, Firma del prof~TI Nombres, Apellidos, Firma del Profesional ORA

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i ministerio de justicia y derechos humanossistemas3.minjus.gob.pe/mapro/comision-oficial-de... ·...

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