İç denetim finansal kontrol ve...

İç Denetim Finansal Kontrol ve Bütçeleme

İBRAHİM SENEM

TaxAuditingYMM İç Denetim Ve Bütçeleme Bölüm Başkanı

İç Denetim Nedir?

• Şirketiniz kısa sürede çok hızlı büyüdü ve mali işler süreçlerinizdekikontroller ve raporlamalar ikinci plana bırakıldıysa finansal risklerinizinarttığını düşünüyor ve dolayısıyla şirketinizin geleceğine ilişkin kaygıduyuyor olabilirsiniz.

• Şirketinizin artan bir şekilde farklı iş alanlarina girmeye veya yenicoğrafyalarda iş yapmaya başlaması, özellikle finansal süreçlerinbelirlenen standartlarda yürütüldüğünden ve raporlamaların doğruluğukonusunda güvence gerektirecektir.

• Bu durumda mali işler konusunda gözünüz kulağınız olacak, mevcutdurumda işlerin kontrollü yürütüldüğü konusunda size güvence verecekve bilgi birikimi ile size gerekli zamanlarda danışmanlık yapacak birekibe – iç denetime ihtiyacınız olacaktır.

İç Denetimin Konumu

RolRollleer ve Sorumluluklarr ve Sorumluluklar

HİSSEDARLAR & PAYDAŞLAR

YÖNETİM KURULU DENETİM KOMİTESİ

İçDenetim

YÖNETİM

&

ORGANİZASYON

D

I

Ş

D

E

N

E

T

İ

M

Danışmanlık

Danışmanlık

Güvence

Güvence

Kurumsal Yönetim ve İç Denetim

• Yeni Türk Ticaret Kanunu (TTK) gibi kurumsal yönetimi vurgulayan kanunve düzenlemeler ile iç denetimin gerekliliği giderek artmaktadır.

• TTK da Kurumsal Yönetimden menfaat sahiplerini de gözeten, şeffaf veanılan ilkeler bağlamında yönetimi, iç denetimi ve dış denetimi anlıyor.

• TTK (Md.375) Yönetim Kurulunun devredemeyeceği görevler arasında;«Muhasebe, finans denetimi ve şirketin yönetiminin gerektirdiği ölçüde,finansal planlama için gerekli düzenin kurulması)» sayılmıştır.

• TTK Md.66 - (2) Yönetim kurulu, işlerin gidişini izlemek, kendisinesunulacak konularda rapor hazırlamak, kararlarını uygulatmak veya içdenetim amacıyla içlerinde yönetim kurulu üyelerinin de bulunabileceğikomiteler ve komisyonlar kurabilir.

Kurumsal Yönetim ve İç Denetim

• Sermaye Piyasası Kurumu (SPK) Kurumsal Yönetim İlkelerine göre;Yönetim kurulu, başta pay sahipleri olmak üzere şirketin menfaatsahiplerini etkileyebilecek olan şirketin karşı karşıya kalabileceğirisklerin etkilerini en aza indirebilecek bir risk yönetim ve içkontrol mekanizması oluşturur ve bunun sağlıklı olarak işlemesiiçin gerekli önlemleri alır.

• Denetimden sorumlu komite, şirketin muhasebe sisteminin,finansal bilgilerin kamuya açıklanmasının, bağımsız denetiminin veşirketin iç kontrol sisteminin işleyişinin ve etkinliğinin gözetiminiyapar.

İç Denetim Organizasyonu

• İç denetim faaliyetleri şirket içerisinde şekillendirilecek bir organizasyontarafından veya outsource hizmet alımı yoluyla yürütülebilir.

• Birçok şirket için iç denetim sürecinin tamamının devredilmesi, yüksekperformans gösteren bir iç denetim faaliyeti ortaya çıkarma konusundaçok etkili bir yaklaşımdır.

• Mali işler konusundaki İç denetim faaliyetinin tamamen dış kaynak ileyürütülmesi maliyet ve bağımsız değerleme avantajı sağlamaktadır.

• İç Denetim bağımsız doğrulama yapar. Bütün mali işler süreçleri,fonksiyonlarını, kontrol ve raporlama faaliyetlerini dikkate alırlar.

İç Denetim ve Rolleri

• İç denetim, yönetimin yeterli düzeyde tasarlanmış ve etkin birşekilde gerçekleştirilen bir İç kontrol sistemlerine (işletmedüzeyinde ve işlem düzeyinde kontroller) sahip olup olmadığınıdoğrulamada önemli rol oynar.

• Yönetim öncelikle oluşturduğu süreçlerle iç kontrollerideğerlendirir. İç denetçi bağımsız olarak yönetimin sonuçlarınıngeçerliliğini denetler.

• “ İç denetim gün geçtikçe kendinden beklentilerin ve talep edilenhizmetlerin arttığı stratejik bilgi mesleğidir”.

İç Denetim Hizmetlerinin Kapsamı

• Paydasların beklentileri dogrultusunda, iç denetim biriminin organizasyonel yapıdaki yerinin belirlenmesi,

• Denetim komitesinin olusturulması ve iç denetim biriminin üst yönetim ile raporlama iliskisinin kurulması,

• Iç denetim metodolojisinin ve kullanılacak standart dokümanların (çalışma kagıtları, rapor, vb hazırlanması,

• Iç denetim risk degerlendirmesi ve denetim planının olusturulması,

• Hem sirket yönetimi hem de iç denetim ekibine egitimlerinverilmesi,

İç Denetim ve Finansal Kontrol İlişkisi

• Günümüz iş dünyasında, şirketin durumu ne olursa olsun (halka açık veyakapalı, patron veya aile şirketi gibi) sağlıklı çalışan bir finansal kontrolsisteminin varlığı süreklilik ve büyüme için vazgeçilmez bir unsurolmuştur.

• İç denetim finansal kontrol sistemlerinin varlığı ve sağlıklı şekilde çalışıpçalışmadığı konusunda şirket yöneticilerine güvence sağlar, bu kapsamdaİkisi arasındaki başlıca farklar:

• Finansal Kontrol devamlı bir faaliyettir, denetim ise belirlenen periyotta yapılır.• Kontrol eş anlı olarak yürütülür ve süreçlerin içerisnde yer aldığı için sistem

olarak değerlendirilir, denetim ise geçmişe dönüktür.• Kontrolde işletmeden bağımsız olmak gerekmez, iç denetimde bağımsızlık

şarttır.

Mali İşlerin Temel Fonksiyonları

• Şirketlerde Mali işler bölümlerinin yerine getirdiği temel işlevler üç anagrupta toplanabilir:• Operasyonel işlemler (kayıt tutma vb. işlemler),

• Mevzuat takibi ve vergi uzmanlığı gerektiren işlemler,

• Karar destek işlemleri (bütçe, yönetim raporlaması, planlama vb. işlemler)

• Etkin ve verimli yatırımların yapılmamasından dolayı ilk iki temel işlevidahi sağlıklı yerine getiremeyen mali işler bölümleri, eksik kontrolsistemleri ve raporlama konusunda yitirdikleri güven nedeniyleşirketlerin karar destek mekanizmalarında varlık gösterememiştir.

• Karar destek mekanizmasının sağlıklı çalışmasını engelleyen diğer önemlifaktör ise, şirketlerin gerekli teknolojik altyapıya yönelmemeleridir.

Finansal Kontrollerde Mevcut Durum

Yapılan değerlendirmelerde halka kapalı şirketlerde mevcut finansal kontrollereilişkin çok önemli zaaflar tespit edilmekte ve bu zaaflar şirketleri ciddi risklerlekarşı karşıya bırakmaktadır

1. Kontrollerin genellikle formal olarak tanımlanmamasından dolayı mevcutkontroller organizasyon genelinde bilinmemekte ve dolayısıyla tasarlandığıgibi işlememektedir.

2. Sağlıklı çalıştığı düşünülen bir çok kontrol ve süreç, gerçekte ya kısmençalışmakta veya hiç çalışmamakta yada hiç mevcut olmadığı görülmektedir.

3. Görevlerin ayrılığı konsepti çoğu halka kapalı şirkete, patron ve aileşirketlerine yabancı bir kavram olup, bazı şirketlerde ise varlıkları korumaadına kısmen de olsa temel unsurları uygulanmaktadır. Çoğu zaman bu sorunşirketlerde suistimal riskini arttıran bir faktör olarak karşımıza çıkmaktadır.


4. Etkin bir finansal kontrol sisteminde uygulanan kontrolün (entegreçalışan sistem ve süreçlerinde desteği ile) hata ve suistimali"oluşmadan önce” ortaya çıkarması beklenirken, Türkiye’dekiuygulamalarda kontroller genellikle hata veya suistimali "meydanageldikten sonra” ortaya çıkaracak şekilde ve kişiye bağımlı olaraktasarlanmaktadır.

5. Çoğu zaman finansal raporlama üzerindeki kontroller resmiyet vedisiplinden uzak manüel yöntemlerle uygulanmaktadır.

6. Çalışanlar çoğunlukla sorumlu oldukları işi anlamamakta vesorgulamamaktadır.

7. Oluşan hataların önemli bir kısmının operasyonel birimler ile mali işlerve idari birimler arasındaki iletişim eksikliğinden kaynaklandığıgörülmektedir.


8. Uygulanan kontroller ağırlıklı olarak kişiye bağımlıdır ve çalışanlaryaptıkları işlemler ile ilgili yetersiz dokümantayon yapmaktadır.Dokümantasyonun yetersiz olması durumu personel devir hızının yüksekolması ile birleşince, kurumsal hafıza yerleşmemekte ve süreçlerde çokciddi sıkıntılar oluşmaktadır.

9. Raporlama ve analizlerde spreadsheet uygulamaları hızla artmakta,ancak bu spreadsheetler üzerinde uygulanması gereken kontroller yahiç uygulanmamakta yada çok sınırlı seviyede uygulanmaktadır.Uygulamalarda spreadsheetlarden kaynaklanan bir çok hata vesuistimalin olduğu görülürken, spreadsheetlere ilişkin yapılmasıgereken kontrollerin çalışanlar tarafından önemsenmediğigözlemlenmektedir.


10. Yönetimdeki aile üyelerinin ve patronların çoğu zaman farkındaolmadan yaptıkları kural dışı ve etik olmayan işlem ve hareketler,şirket çalışanları üzerinde "rol model” oluşturmakta ve iç kontrollerinetkin uygulanması noktasında yıkıcı bir tesir oluşturmaktadır.

11. Yönetimdeki aile üyeleri ve patronlar, hızla büyüyen operasyonlarçerçevesinde "rutin olmayan” önemli operasyonel işlemleryapabilmektedir. Ancak çoğu kez bu işlemlerin finansal raporlama vemevzuata uygunluk perspektiflerinden incelenmediği ve işlemgerçekleştikten sonra şirketin çok önemli risklerle karşı karşıya kaldığıgözlemlenmektedir.

12. Mevcut politika ve prosedürlere ilişkin şirket genelindeki iletişim eksikveya etkin değildir.


13.Kontrollerin etkin çalışmamasından dolayı bir çok hata vesuistimal engellenememektedir.

14.Şirket sahipleri ve yöneticilerinin işi yönetmek için gereksinimduydukları finansal durum ve performans, nakit akımlar, finansalanalizler ve temel performans kriterleri gibi unsurları içerenyönetim raporlaması çoğu zaman bulunmamakta veya çok temelunsurlarını taşıyan ancak yetersiz raporlama metodlarıuygulanmaktadır.

15.Kontrol ortamının etkisi ile "hesap verme ve şeffalık kültürü”şirket sahipleri de dahil çalışanlarda gelişmemiştir.


16.Şirket içi birimler arasında ve üçüncü taraflarla "mutabakatkültürü”nün yerleşmediği gözlemlenmektedir. Bu çok temel birkontrol olmakla birlikte, sağlıklı uygulanmadığı için hata vesuistimal riskini oldukça arttırmaktadır.

17.Varlık, süreçler ve IT konularında önemli güvenlik eksikleribulunmaktadır.

18.Şirketlerde sistemin (kültürün de verdiği etki ile) ağırlıklı olarakgüvene dayandığı, kurumsallaşmanın temeli olan "kontrol”uygulamalarının yetersiz bir seviyede gerçekleştiğigörülmektedir.

Finansal Kontrol Sistemi Tasarım ve Uygulama

• Şirketler Finansal Kontrol sistemlerini, risk odaklı bir yaklaşımla ,stateji ve hedeflerini de dikkate alarak, kişiye bağlı olmayacakşekilde , teknolojik imkanları en üst düzeyde kullanaraktasarlanmalı ve formal (yazılı) hale getirmelidir.

• Mali işler yönetmeliğinin hazırlanması, muhasebe kayıtlama vesınıflandırma kontrolleri, raporlama sistemleri (bütçeleme, nakitakış, finansal tablo analizleri, Yönetim raporları) finansal kontrolsistemlerinin ana bileşenlerini oluşturur.

• Etkin bir finansal kontrol sisteminde uygulanan kontrolün (entegreçalışan sistem ve süreçlerinde desteği ile) hata ve suistimali"oluşmadan önce” ortaya çıkarması beklenir.

Finansal Kontrolde Bilgi Teknolojileri (CAATs)

• Finansal kontrollerde Bilgisayar destekli denetim teknikleri (ComputerAsisted Auditing Technics- CAATs) kullanmak, kontrollerde elle yapılmasıimkansız olan ya da çok uzun süre alan görevleri gerçekleştirme olanağıvermektedir.

• Bilgisayarlar; verilerin sınıflandırılması, aranması, eşlenmesi yanındaçeşitli testler ve matematik işlemleri için de en yetkin araçlardır.

• Şirketlerin Finansal Kontrol Sistemlerini, kullandıkları finansal sistem ileentegre olacak şekilde tasarlayıp, uygulamaya almaları finansal kontrolve raporlamada etkinliği en üst düzeye taşıyacaktır.

CAATs Uygulama Alanları

• CAATs tasarımlarının temel amacı şirketlerin mali ve iş yönetimi yazılımlarından eldeedilen verileri alarak, standart hale gelmiş, kolay uyarlanabilen, hazır senaryolardangeçirerek denetlenmesini sağlamaktır. CAATs uygulama alanlarında;

Muhasebe İşlemleri Denetimi kapsamında; Kasa, Banka, Alınan Verilen Çek Senet, Menkul Kıymet veProtestolu Çek Senet Hesapları gibi ana başlıklar yer almaktadır.

Alışlar Denetimi kapsamında; Satıcı ve Verilen Depozito ve Teminat Hesapları yer almaktadır.

Müşteri ve Satışlar Denetimi kapsamında; Müşteri, Satış, Alınan Depozito ve Teminat ve Alınan SiparişAvansları Hesapları yer almaktadır.

Masraflar Denetimi kapsamında; Peşin Ödenen Giderler ve Masraflar Hesapları yer almaktadır.

Mali Analiz uygulaması kapsamında; Bilanço, Gelir tablosu, Net işletme Sermayesi ve Finansal rasyoanalizleri yer almaktadır.

CAATs Tasarımı

• CAATs tasarımı, firmaların farklılık gösteren ihtiyaçlarını gözönündebulundurarak parametrik ve kolay uyarlanabilir şekilde geliştirilir.

• Uyarlama çalışması firmanın veri kaynakları, ihtiyaçları, proje ekibi vebütçe olanakları çerçevesinde kolay uygulanabilir bir metodoloji ileyapılır.

• Ayrıca firma ihtiyaçlarına paralel olarak, istendiğinde, CAATs sonuçlarınınotomotik olarak yönetime mail aracılığıyla ulaştırılması sağlanır.

Finansal Bilgi ve Bütçeleme

• Bilgiyi kısaca verilerin işlenmesi sonucu oluşmuş karar araçları olarak tanımlayabiliriz.

• Bilgi sisteminin temelini, veri sınıflandırması ve kaydetme aşamaları oluşturur.

• Verilerin kontrolu ve özetlenmesi ile bilgi, bir karar destek aracı olarak ortaya çıkar,

• Finansal bilgi, elde edilmesi bir sistem gerektiren, geçmiş (kontrol) veya gelecek(planlama) ile ilgili olan ve para ile ifade edilen bilgilerdir.

• Bu kapsamda muhasebe, kontrol ve ölçme geçmiş ile ilgili,

• Bütçe ise yönetim fonksiyonlarından planlama ile ilgili olup gelecek ile ilgilidir.

• Bütçe, para ile ölçülebilen vektörel (bir yönü olan) değer hareketidir. Hedefe varmak içinizlenecek bir yol haritasıdır.

• Kapsadığı zamana göre bütçeler, 3 aydan az (taktik), 1 yıllık stratejik ve 5 yıllık vizyonelbütçeler olarak tanımlanabilir.

Bütçeleme

• Finansal Bilgilendirme kasamında bütçelenebilecek faaliyetler;

• Yatırım faaliyetleri,

• Nakit hareket faaliyetleri,

• Karlılık faaliyetleri,

• Mali yapı

• Satış ve tedarik (maddi, mali, beşeri) faaliyetlerinin bütçelenmesitemelde yukarıdaki bütçelemelerde kullanılan alt planlamalardır.

Bütçeleme Çalışmaları

• Bütçeleme ve planlama şirketin kurum kültürü haline getirilmeldir. Bütçelemeçalışmalarında örgütsel etkileşim söz konusudr.

• Şirketin tüm çalışanları, şirketin stratejik bütçesi ile uyumlu planlama yapabilir durumdaolmalıdır.

• Bütçeleme çalışmaları yapılırken, alınmış kararlar (Ulusal, sektörel veya kurumsal), piyasakoşulları ve beklentiler ile geçmiş yıl tecrübeleri göz önünde bulundurulmalıdır.

• Bütçeleme yapısı, anlaşılır, karşılaştırılabilir, matriks yapılı, sınıflandırmada önemlilikgöztilmiş ve zamanla ilişkilendirilmiş olmalıdır.

• Bütçeleme şirketin, faaliyet, ürün, müşteri ve satıcı yapısının tanınması ve gruplandırmasıçalışmaları ile başlar,

• Satış ve üretim faaliyetlerinin miktarsal olarak bütçelenmesi, parasal değerlere geçişteana verileri oluşturur.

Bütçelemenin Sistematikleştirilmesi

• Bütçelemede sistematikleştirilmesi gereken faaliyetler;

• Satış ve Hizmet üretim faaliyetleri,

• Tedarik faaliyetleri,

• Nakit hareketler ( Tahsilat, Tediye, Yatırım)

• Bütçeleme sistematiği;

• Söz konusu faaliyetlerinin bütçelenmesinde yetki ve sorumlulukların belirlenmesi

• Sözkonusu faaliyetlerin detaylı bir şekilde bütçelenmesi (hedef tayin etme)

• Sözkonusu faaliyetlerin gerçekleşen değerlerinin kontrol edilmesinden oluşur.

• Bütçeleme sistematiğinin işlerliğinde;

• Üst yönetimin Desteği, isteği ve kararı,

• Sorumlu birimlerin oluşturulması,

• Peryodik bütçe planlama ve kontrol toplantıları elzemdir.

Bütçelemede Tahminleme

• İlk kez bütçe çalışması yapacak şirketin, şirketin geçmişteki performasından eminolmadığı sürece sıfır tabanlı (geçmiş verileri dikkate almayan) bütçe çalışması yapmasıyerinde olur.

• Her bütçe çalışmasında, rakiplerin ve sektörün verileri analiz edilmeli,

• Dışsal sayısal veriler (kurlardaki değişim, ekonomik göstergeler) değerlendirilmelidir.

• Günümüz teknolojilerinde geçmiş verileri kullanılarak yapılan istatistikseltahminlemelerde trend analizi (regresyon hattı, parabolik trend, hareketli ortalamalar)sıklıkla kullanılmaktadır.

• Bütçelemede gerek tahminleme ve gerekse kıyaslama (bütçe-gerçekleşen) süreçlerindedoğrudan veri erişimi ve işleme özelliği olan bütçe sistemleri kurmak önem taşımaktadır.

•

Teşekkürler

İç denetim finansal kontrol ve...

Documents