høyreklikk på bakgrunnen, velg «formater bakgrunn», «bilde ... · arkivering er så vanskelig...

Høyreklikk på bakgrunnen, velg «Formater bakgrunn», «Bilde…» og velg et annet bilde som bakgrunn

Dette går ikke opp

Espen Sjøvoll

September 2018

Det er ingen nyhet at Arkivverket bryr seg om arkiv

Men arkiv i seg selv er ikke målet. Arkivet er et middel for noe vi tror flere synes er viktige.

Det handler om å ta vare på data, dokumenter og beslutninger, så

Vi kan finne igjen og gjenbruke tidligere arbeid. Det handler om å være effektivog unngå dobbeltarbeid

Vi i ettertid kan bevise hva som har skjedd. Det handler om rettsikkerhet, etterrettelighet og demokrati

Ettertiden kan bygge på våre erfaringer Det handler om forskningog det handler om kulturarv

Allerede i mars 2017 fortalte Riksrevisjonen i sin rapport at...

Departementene arkiverer ikke nok

Det er ikke sånn at de ikke arkiverer noen ting. De arkiverer rundt en halv million dokumenter i året.

Men det var også tydelig at mye glipperSærlig e-post og dokumenter i fagsystemer

Riksrevisjonen pekte på disse årsakene:

Dagens krav til hva som skal arkiveres, er ikke tilpasset dagens informasjonsmengder

“Når man knapt rekker å lese all e-post som strømmer inn, sier det seg selv at det ikke alltid vil være mulig med en fullstendig vurdering av hva som er arkivverdig og ikke.

Respondent, Riksrevisjonen

1

Hver enkelt skal arkivere. Arkiveringsfunksjonen er desentralisert til hver enkelt saksbehandler og leder

2

Saks- og arkivsystemene er lite brukervennlige, har dårlig søkefunksjon, er tunge å bruke og har ulogiske veivalg.

“«Dere spør om det skjer saksbehandling i andre systemer uten at prosessen og resultatet blir arkivert. Det gjør det selvsagt.

Grunnen til det er ikke mangel på respekt for loven, men så manglende brukervennlighet i saks-/arkivsystemene at det blir nærmest umulig å oppfylle lovens krav og samtidig levere godt på korte frister til våre foresatte.

Respondent, Riksrevisjonen

3

Arkivverdig materiale produseres overalt. Det er et mangfold av plattformer, og manglende eller svake integrasjoner mellom disse og arkivsystemet

4

Hva skal til for at statlige saksbehandlere arkiverer og journalfører det de skal?

For å forstå brukernes behov, har Arkivverket våren 2018 gjort et tjenestedesignprosjekt med departementene som målgruppe

Det ble tydelig at det er en dynamikk mellom

Krav Hindringer Insentiver

Vi forventet noe i denne retningen


§ Arkivlova§ Offentleglova

• Mangel på kunnskap

• Kultur og holdning• Nye medier• Tungvinte

systemer

• Demokrati og kulturarv

• Finne igjen ting

Men oppdaget dette


Hva er det som kreves?


Vi har veldig mange ting med korte frister, og høye ambisjoner om at ting skal gå fort. Kanskje i en annen tid var det enklere å forholde seg til slike krav. Nå er det så mange kanaler hvor informasjonen flyter.

- Arkivleder 3

“MengdeAlt arkivverdig skal arkiveres, og det er mye som faller inn under definisjonen av arkivverdig

§ Arkivlova med forskrift “De må vurdere de tre kriteriene, og det må man gjøre for hver enkelt e-post. Det var kanskje greit da man fikk 10 brev, men ikke med 200 e-poster.

- Arkivleder 2

I vår digitale tid med nye verktøy og høy effektivitet, produserer vi enorme mengder med informasjon, dokumentasjon og kjappe avklaringer.


Det er vanskelig å vite hvilke eposter som skal arkiveres. Det er ingen klare svar. Det er opp til en selv.

- Leder, 43

“

Arkiv er mye skjønn og jus. Og jus er mye skjønn

- Arkivleder 1

“Tid og kunnskap Skjønnsbaserte kriterier, i en tid med nye medier, nye formater og uklare sjangre, gjør vurderingene tid- og kunnskapskrevende. § Arkivlova med forskrift

Hva hvis noen legger ved en lenke i et brev, med mer informasjon? Eller sender åpent brev på blogg? Hva arkiverer vi da?

– Leder, 46

“


§ Offentleglova

Hvis du gjør feil vil det ende i Kongen i statsråd. Man vil jo ikke bli tatt for å gjøre noe feil.

- Rådgiver, 31

“Tid og kunnskap I tillegg kommer vurderingen om informasjonen skal være tilgjengelig for offentligheten.


Jobb-mail er personlig og arbeidsgiver har ikke automatisk tilgang.

“§ Personopplysningsforskriften

Når folk slutter, mister vi også tilgang til mailboksen deres. Da har vi ikke lenger mulighet for å dokumentere hva de har gjort og ikke gjort på vegne av departementet.

- Arkivleder 2

Hva er det som hindrer?


Systemene er vanskelig å lære, og når du har lært dem er de fortsatt lite intuitive å bruke

Framgangsmåtene er ulogiske og det er lett å gjøre feil

Systemene er trege, og operasjoner krever mange klikk

Det er vanskelig å finne igjen dokumenter, også dokumenter du har laget og arkivert selv

Godkjenningsløkker og samarbeid trekkes fram som ekstra utfordrende og unødvendig tidkrevende

De må vurdere de tre kriteriene, og det må man gjøre for hver enkelt e-post. Det var kanskje greit da man fikk 10 brev, men ikke med 200 e-poster.

- Arkivleder, 50

Arkivering er så vanskelig fordi systemet er så jævlig dårlig. Det er helt utrolig at vi har den løsningen.

- Rådgiver, 31

“

[eSak] er ikke spesielt bruker-vennlig. Det er vanskelig å orientere seg, tungvint å skrive, klippe og lime er stress. Man har ikke lyst å bruke det, det er mer «Åh, nå må jeg inn i det».

– Leder, 55

“

Tungvinte verktøy


Alle skal gjøre det selv, uten å bruke tid på det


- Arkivleder, 50

Hva som kommer i veien for arkivering? En telefon, en annen epost, må i et møte. Mange avbrudd i hverdagen. Dersom man ikke flagger eller merker seg ting, så kan det være at man glemmer det.

- Saksbehandler, 59

“Tempoet i arbeidslivet og forventningene til effektivitet har økt. Selv om arkiveringsfunksjonen er desentralisert, er det ikke tydelig hvor mye tid det egentlig er greit å bruke på arkivering. - Har arkivering egentlig lov til å «komme i veien» for de andre arbeidsoppgavene?


Arkivverdig dokumentasjon oppstår utenfor sak- og arkivsystemene, og det er ikke lett å få det inn.


- Arkivleder, 50

Vi har fått en knapp i Outlook så vi kan journalføre eposter. Det er ikke sååå vanskelig, men det er sikkert greit å ha bruksanvisning første gangen

- Tett på statsråden, 56

“

Det hender at en sak jobbes med i flere måneder i Sharepoint, og så ser vi at noe må journalføres. Da må vi ta en runde og begynne å legge inn.

- Leder, 55

“


Arkiveringsrutinene er lite tilpasset ustrukturerte prosesser

Tidligere tenkte vi at det er de som

jobber med arkiv, og mindre på at

det er dokumentasjonsforvaltning.

Vi er der litt fortsatt, men det er i

endring. Vi snakker mer og mer om

prosess.

- Leder, 43

“De som jobber etter tydelige prosesser synes det er lettere å vite når og hva de skal arkivere.


Ønsket om å slippe innsyn kan i ytterste konsekvens føre til at man ikke arkiverer, eller sørger for at det ikke finnes noe å arkivere.


- Arkivleder, 50

Hvorfor skrev man ikke referat?

Det er ganske komplekst. Jeg er ikke i tvil om at man ganske bevisst lot være å tegne det ned for å unngå å få innsyn i den skriftlige dokumentasjonen som finnes.

- Arkivleder 3

“


Det er store kulturforskjeller mellom departementene. Noen legger sin ære i arkivering, noen ser på det som et nødvendig onde og noen steder kan man si rett ut at man ikke gidder.


- Arkivleder, 50

Det er mer fokus på arkivering her enn i forrige departement jeg var i. Her merker man det fordi det tas opp av lederne med jevne mellomrom. Når man starter får man vite det i samtale med leder og det nevnes på avdelingsmøter at det er viktig.

- Leder, 46

“

Hva er insentivene?

Hva er insentivene?

Hovedinsentivet for arkivering burde vært å finne igjen dokumenter. Men selv om noe er arkivert, er det i dag ikke nødvendigvis lett å finne igjen.

“

Er det egentlig felles hukommelse hvis ingen kan finne det igjen?

Søkemodulen i [eSak] er ikke god. Man treffer dårlig uansett om man vet hvor innholdet er. Det er enklere å søke etter saksbehandler.

- Førstekonsulent, 30

“Når det er hundre saker som heter «Statsbudsjett 2019» er det mye å se gjennom. Men det er så oversiktlig som det kan bli i [eSak]

- Saksbehandler, 29

“Jeg bruker arkivet hele tiden, men jeg har aldri fått til søkefunksjonen i [eSak]

- Leder, 55

Hva er insentivene?

For noen saksbehandlere er det viktig å kunne dokumentere hvilke råd de ga, i fall de ikke blir fulgt.

“Arkiv er viktig for integriteten til saksbehandler. Vi er her for å gi faglige råd. Av og til liker ikke politikerne å få de rådene, men det er viktig å dokumentere at de er gitt.

- Leder, 55


§ Alt arkivverdig skal arkiveres, og mengdene er større enn noensinne

§ Skjønnsbaserte kriterier gir tid-krevende vurderinger

§ Jobb-mail er privat

Alle skal gjøre det selv uten å bruke tid på det

Innsynsskrekk

Kultur

Lite tilpasset ustrukturerte prosesser

Tungvinte verktøy

Mange plattformer, bl.a..Sharepoint

Ryggdekning

Finne igjen ting

Det går bare ikke opp

Være effektiv og produktiv på jobb, med sine egentlige arbeidsoppgaver

Store mengder arkivverdig materialeTidkrevende vurdering hver gangTidkrevende verktøy

En veldig tidkrevende oppgave

++

=

Eksemplifisert ved e-posttrafikk i Utenriksdepartementet

7 millioner e-poster per måned

2 435 ansatte totalt

8 500 e-poster månedlig per ansatt

143 e-poster daglig per ansatt

Eksempel på tid brukt

140 e-poster per ansatt per dag

15 sek å vurdere hver e-post 35 min per ansatt per dag

Hvis 20 % er arkivverdig og det tar 2 min å arkivere hver e-post 56 min per ansatt per dag

Det kan ta 91 min per ansatt per dag å vurdere og arkivere e-post






Innsynsskrekk

Kultur


Tungvinte verktøy


Ryggdekning

Finne igjen ting

Noen skiller seg ut






Innsynsskrekk

Kultur


Tungvinte verktøy


Ryggdekning

Finne igjen ting

Noen skiller seg ut…

Fire rammebetingelser det til sammen er umulig å levere på

• § Alt arkivverdig skal arkiveres• § Mye kan være arkivverdig• Vår tids enorme informasjonsmengder

Store mengder data

Tidkrevende hver gang

Alle skal gjøre det uten å bruke tid på det

Tungvinte verktøy

• § Skjønnsbaserte kriterier gir tidkrevende vurderinger

• § Tilleggsvurdering: er dette offentlig?

• Trege, arbeidskrevende arkivsystemer• Dårlige integrasjoner fra andre systemer

• Bør helst ikke ta tid fra andre oppgaver• Hektisk arbeidshverdag

Vi er i gang med noen tiltak



Tungvinte verktøy

§ Ny arkivlov kan kanskje redusere omfanget?

§ Ny arkivlov kan kanskje redusere vurderingstiden?

• Evaluering av NOARK• Definere tjenestegrensesnitt for NOARK • Ny Metode for identifisering av

dokumentasjonsbehov

Store mengder data

Men vi trenger nye og større tanker



Tungvinte verktøy

Store mengder data

Men vi må tenke større



Tungvinte verktøy

Hva om ikke alle skal gjøre det selv?

Store mengder data




Tungvinte verktøy

Hva om arbeidsgiver bestemmer hvor mye tid hver

ansatt skal bruke på arkivering?

Store mengder data




Tungvinte verktøy

Hva om det var lett å arkivere fra hvilket som helst system?

Store mengder data




Tungvinte verktøy

Hva om man kunne få arkiveringsassistent?

Store mengder data




Tungvinte verktøy

Hva om bare staten arkiverte dokumentene mellom stat og

kommune?

Store mengder data




Tungvinte verktøy

Hva om alle nye systemer til stat og kommune var rettet mot å minimere manuell arkivering?

Store mengder data




Tungvinte verktøy

Kan vi ikke bare ta vare på alt? Må vi vurdere?

Store mengder data




Tungvinte verktøy

Burde vi sett på anskaffelses-regelverket?

Store mengder data




Tungvinte verktøy

Hva hvis jobb-mail tilhørte arbeidsgiver?

Store mengder data




Tungvinte verktøy

Hva ville skjedd om vi ikke hadde NOARK?

Store mengder data




Tungvinte verktøy

Hva om vi produserte mindre informasjon?

Store mengder data




Tungvinte verktøy

Kan vi tenke nytt rundt hvordan man opererer store

datamengder?

Store mengder data




Tungvinte verktøy

Hva om vi basert på ord og mottaker, og kunne foreslå hvilke

e-poster som skulle arkiveres?

Store mengder data

Denne floken kan ikke Arkivverket løse alene

- Vi må samarbeide om løsninger

Høyreklikk på bakgrunnen, velg «Formater bakgrunn», «Bilde…» og velg et annet bilde som bakgrunn

Spørsmål?

[email protected]

Mob: 98411632

høyreklikk på bakgrunnen, velg «formater bakgrunn», «bilde ... · arkivering er så vanskelig...

Documents