Hyöty järjestelmään sisään

järjestelmässä sisällä järjestelmästä ulos

Markku I. NurminenSilja Symphony

7.9.2004

SYTYKE 25 v.

Taustaa

• LABORIS: Turun yliopiston tietojärjestelmälaboratorio (1993)

• Tietojärjestelmätutkimusta vuodesta 1985• Ydinosaamisalueita

– Tietojärjestelmien hyötykäyttö: lukuisia arviointiprojekteja

– Tietojärjestelmien käyttöönotto– Tietojärjestelmien käytettävyys

Hyvä tuuri

• Tietotyöprojektin (1985-1989, Suomen Akatemia) loppuarvioinnissa kuultu lausunto:

• Tutkijoilla oli hirveän hyvä tuuri, kun onnistuivat löytämään niin heikkolaatuisen järjestelmän, että siitä löytyi niin paljon kriittistä sanottavaa

• Hyvä tuuri on jatkunut siitä lähtien lähes katkeamatta

• Kaikilla on hyötykäytön ongelmia, useimmilla todella merkittäviä

Muita ääniä

• Cap Gemini Ernst Young selvitys syksyllä 2003– Suomalaiset käyttäjät käyttävät tietotekniikan kanssa

mähjäämiseen 5 – 20 (8) prosenttia työajasta– Laborikselle tämä ei ole yllätys

• Tietojärjestelmätieteen tutkijayhteisö– Pyrkii siirtymään teknisestä tulkinnasta

organisatorisesti ja sosiaalisesti painottuneeseen– Liittyy uuden identiteetin etsintään tieteenalalla – IS Core debate

Hyöty tietojärjestelmässä

• Tätä hyötyä ei ole ellei sitä joku hyödynnä• Muutoin se on hyötypotentiaalia• Hyödyn havaitseminen on vaikeata, hyödyn

puuttuminen on helpompi huomata• Hyödyn ulossaamisen konsti on paljon

huonommin tunnettu kuin sen sisään ahtamisen• Kuitenkin ulos saaminen on tärkeämpi, koska jos

se jää puuttumaan, on sisään laittamisen investointi mennyt hukkaan

Hyötypotentiaalin nelikenttä

Hyöty-potentiaali

Saadaan Ulos

Ei saada ulos

On sisällä Tavoite toteutuu

Käytön ja käyttöönoton

epäonnistuminen

Ei ole sisällä

Yllätys Suunnittelun tai toteutuksen

epäonnistuminen

Tarttis tehrä jottai

• Opetellaan tekemään hyödyn ulosottoa tehokkaammin tai taitavammin– Laboriksen piirissä on koulutettu 15 vuoden ajan

maistereita, joilla on tällaista osaamista– Työmarkkinoilla ei ole työpaikkoja, joiden kautta he

voisivat muuttaa tilannetta– ATK-yrityksessa ura alkaa kumminkin ohjelman

koodauksella– Viiden vuoden kuluttua voi päästä toisenluonteisiin

työtehtäviin (jos on osoittautunut hyväksi ohjelmoimaan)

Hyväksikäyttävät organisaatiot• Ei ole juurikaan hyötykäyttöön painottuneita

työpaikkoja– Onko mikrotukihenkilö ainoa työnimike?

• Usein konsultti on ainoa hyötykäytöstä kiinnostunut– Vain käyttöönoton aikana, lähtee pois kun alkaa oppia

organisaation toimintaa– Kohtuullisesti säännösteltävissä oleva mutta kallis

resurssi– Konsultoinnin osuus projektien kustannuksista ollut

nousussa (ERP)

Tilanne ei ole kohentunut• Miten oli ennen?

– Käyttäjien osallistuminen järjestelmien kehittämiseen tarjosi platformin hyötykäyttönäkökohtien esillä pitämiseen

• Osallistumisen tavoitteet– Asenne myönteisemmäksi, muutosvastarinta

lievemmäksi– Järjestelmän laatu paremmaksi, äänetön tieto

mukaan prosessiin– Demokraattinen oikeus vaikuttaa omaan

työtilanteeseen

Ulkoistaminen

• Järjestelmän suunnittelee ja toteuttaa asiantuntijajoukko, jolla ei (enää) ole sisäpuolista näkemystä tai tuntumaa organisaation liiketoimintaan

• Kustannusten ja aikataulujen saaminen hallintaan (toteutuiko?) tapahtuu usein ”laadun” ja hyötykäytettävyyden kustannuksella

Valmisohjelmistot

• Pitkälle tuotteistettu – usein sellofaaniin kääritty

• Suunnittelija ei tunne tulevia käyttäjiä• Käyttäjäorganisaatioita on (toivottavasti)

suuri määrä• Räätälöintimahdollisuus on usein

olematon• Käyttäjien osallistuminen on looginen ja

käytännöllinen mahdottomuus

Johtopäätös

• Hyödyn ulosottamista ei pidetä kovin tärkeänä tai aliarvioidaan sen vaatimaa työmäärää, kestoa ja kustannusta– Laboriksen kokemukset vahvistavat tätä

• Miten tämä on mahdollista?– Taustalla on käsitys tietojärjestelmästä ja sen

luonteesta, joka on väärin painottunut

Tietojärjestelmäkäsitys

• Irmeli Sinkkosen aforismi:

Käyttäjän työtä ei ole

tietojärjestelmän käyttäminen

Tietojärjestelmä työn tekemisen välineenä

• Järjestelmä ei ole yhteistyön osapuoli• Tehtäviä ei voida jakaa käyttäjien ja

järjestelmän suoritettaviksi– Koska järjestelmä ei kelpaa toimijaksi

• Käyttäjän työn tarkoitus on jotain muuta, jotain enemmän

• Tietotekninen väline sulautuu toimintaprosessien osaksi

Työrooli ja representaatio

• Mistä tiedetään mitä kenenkin kuuluu tehdä töissään?

• Jaetaan prosessit työroolien kesken• Jaetaan roolit työntekijöiden kesken• Roolien ja roolinhaltijoiden lukumäärät• Samalla jaetaan myös tietojärjestelmä-tehtävät• Kaikista järjestelmistä ei näe ainakaan selvästi,

millaisia työnjaon ratkaisuja niissä on ajateltu

Järjestelmä ja vastuualueet

• Voidaanko kaikille järjestelmän osille osoittaa vastuuhenkilöt tai –roolit

• Jos ei voida, kuka vastaa lopuista, ATK-päällikkökö?

• Voidaanko järjestelmä jakaa osajärjestelmiksi vai onko se pidettävä jakamattomana?

• Kuka vastaa järjestelmätoiminnoista ja kuka vastaa sen tiedoista?

Integroidun järjestelmän sosiaalinen tulkinta

• Suuri osa organisaation koordinoinnista tapahtuu järjestelmän välittämänä

• Yksi kirjoittaa tietokantaan, toinen lukee tämän tiedon: syntyy kommunikaatiosuhde

• Sosiaalinen tulkinta tarkoittaa tässä, että että nämä koordinointirakenteet avataan ja tehdään havainnollisiksi

Käyttöönotto ja käyttö

• Käyttöönotossa luodaan järjestelmästä tällainen sosiaalinen tulkinta

• Jokainen käyttäjä joutuu tuottamaan itsellensä tällaisen tulkinnan, muut eivät voi tehdä sitä hänen puolestaan

• Järjestelmätehtävät on sulautettava vastuualueen prosesseihin

Hyötykäytön paradokseja

• Hyötykäyttöä on vaikea havaita mutta sen puuttuminen huutaa kovalla äänellä

• Uskomattoman monet asiat voivat mennä pieleen ja aiheuttaa hyötykäyttöongelman– Vaikea tutkittava, vrt. onnettomuustutkimus

• Ongelma lasketaan ongelmaksi vain jos sille voidaan esittää ratkaisu tai lievennys

• Ratkaisuesitykset voivat olla keskenään ristiriidassa

LABORIS: liikesalaisuus

• Esitetään ensin organisaatioyksikön toiminta riippumattomana tietoteknisistä ratkaisuista

• Samalla määritellään toiminnan tavoitteet ja sen onnistumisen kriteerit.– Ne ovat samat!

• Sitten arvioidaan, miten hyvin käytössä oleva järjestelmä palvelee tätä toimintaa ja sen tavoitteita

Inessiivi – elatiivi – illatiivi• Aikajärjestys

– Sisään – sisällä – sisältä (ulosotto)• Tärkeysjärjestys

– Sisältä – sisällä – sisään– Päinvastainen

• Käyttäjäluokittelu– Input-käyttäjät ja output-käyttäjät– Raportointia ja valvontaa– Kuka huolehtii hyödyn sisälläpitämisestä?

• Hyödyn jakaminen tasaisemmin

Uudet ammattikuvat

• Käyttöönottaja• Hyödyn ulosottomies• Prosessinsulauttaja• Hyötykäyttöasiamies• Rooliohjaaja• Työnjakovirittäjä• Vierihoitaja• Osaamisvyöryttäjä

Kysyntä ja tarjonta

• Miten saadaan aikaan riittävä synnintunto?– Pitää myös tietää, mikä on mennyt pieleen ja mitä

sille voidaan tehdä– Korjaavat ja ennaltaehkäisevät toimenpiteet– Miten tämä johtaa kysyntään ja miten se järjestetään?

• Miten tuotetaan tarvittavia osaajia?– Turun yliopistolla on resepti– Tuotteistamista tarvitaan yhteistyössä markkinoiden

kanssa