hvor effektive er vi? - fjernlånsaktivitet i forskningsbibliotekerne

Peter Søndergaard

Hvor effektive er vi? - Fjernlånsaktivitet i

forskningsbibliotekerne

forfatter

26. Maj 2010 – FORFRA på Middelfart Bibliotek Roskilde Universitetsbibliotekwww.rub.ruc.dk

Hvad er effektivitet?

De 8 bud:• Hurtig ekspedition• Fejlfri ekspedition• Billig – stort volume, lille stykpris• Teknologitilpasset• Kendskab til processer og regler• Klausulfrihed på samlinger• Personalets professionalisme og dedikering• Kendskab til og forudseenhed om brugerbehov


Hvad er effektivitet i indlån? – Hvornår er vi effektive?

• Værktøjer til at afgøre og udtrykke effektivitet:

• Formulerede målsætninger (deklarationer) om ind- og udlån

• Servicekvalitet-standard

• Procesindsigt og performancemålinger• Forbedre produktivitet gennem indsigt, lean• Tilbagevendende performancemålinger af processer og

tidsforbrug

• Brugeradfærd og tilfredshed• Tilbagemeldinger og undersøgelser

• Økonomiske indikatorer• Billigst (og de hurtigst) mulige låneveje


Logistikmomenter i hovedtræk i indlånstrafik

Modtagel-se af lånerbe-stilling

Intern be-handling i bestillings-bibliotek

Modtagel-se og klargøring i udlånsbi-bliotek

Transport og sorte-ring i kør-selsord-ningen

Modtagelse og klar-gøring i bestil-lingsbiblio-tek

Afhent-ning i bibliotek. Modtagelse af kopi


Men før man måler, skal man analysere processer – f.eks. indlånsprocesser

Bestilling på mate-riale som ikke ha-ves RUb




Bestilling v bibliotek.dkAutomatisk eller professionelbestilling

Bestilling v webblanket Printes ud i vejledning og slås op i Danbib

Bestilling på sedler, lister, mv. i vejledning og slås op i Danbib

Ønske om indlån opstår under vejledning. Slås op i Danbib

Bestilling opfylder ikke indlånsbetingelser -alternativ v BOB-email

Besked bruger

Remitteres til ejerbib efter statusopsl eller gensøges i Danbib

Lokaliseret materiale bestilles i Danbib fra vejledningen. I lokaliseringsvalget indgår status og viden om hurtigste leveringsbib efter performancemålinger og erfaring.Lokaliserede men ikke bestilbare ønsker går til indlånskontor

Ikke-danbiblokaliseret lægges til indlånskon-tor til lokaliser / bestilling: Libris, Bibsys WorldCat,, BLLD,Subito

Systemgenereret opdatering af lånerstatus med oplysning om bestillingsdato for materiale.

Udlånende biblioteks interne ekspedition:Bestillingsmodtagelse, håndtering, fremfinding/reservation/meddelelse, pakning og forsendelse.

Modtagelse af filer, kopier, bøger v. indlån. Negative svar til ny remittering til anden lokalisering Opdatering af indlånsmodul. Fakturahandling

Videresendelse af kopier til bruger.

Udsendelse af besked til låner om at bog er klar til benyttelse.

Besked bruger om diverse problemer: kilde, interessedato

Fortsatte opdateringer af fjernlånsmodul og af lånerstatus

Intern centerpost eller ekstern post. Frankering på RUC

Udlån.Opdatering af indlåns- og udlånsmodul.Hjemkaldelse/fornyelser.

Fornyelses-anmodning til ejerbiblio-tek

Hjemkaldelse, aflevering, transport til forsendelse i plan 0. Opdat af modul. Pakning, forsendelse, logbog

Ekstern post Kørselsordning.

Bestilling til accession og res Besked bruger: bog

er klar til udlån

Til accessionsvurdering og reservation til låner

1. Modtagelse af låner-bestilling

2. Intern be-handling i bestillings-bibliotek

5. Modtagelse, klargøring, besked

6. Afhentning i bibliotek. Retur efter brug


Eller udlån til andre biblioteker

Biblioteks-ønske om at låne fra RUbs samlinger

Biblioteker selvreserverer i RUb-kat på udlånt materiale

Reservering plus udlåns-kvittering udskrives ved aflevering.

Bibliotek be-stiller v Danbib/Nosp/Libris/Def-lån til forsendelse

Udlånsfunktion tømmer postkasse om morgen.Statistik

Bibliotek sender postbestilling/faxer/emailer/indtelefo-nerer bestilling

OCLC ill-modul

Lægges i vej-ledningsfunktionens dueslag eller telefon omstilles til vejledning eller iu-funktionen. Statistik

Håndteres af indlån. Statistik føres

Bestillinger sorteres i afhentningssteder og checkes på plads samme dag

Bestillinger slås op i Rub-kat. Håndteres af indlån.

Bestillinger slås op i RUb-kat, print vedhæftes og sorteres i afhentningssteder

Opfyldt/udlånt materiale på særl bogvogn i udlånet

Bøger/04 udlånes

Tidsskrifter til ko-piering/printning

Tidsskrift kvikprocedure

Fuldtekst dokumenter

Materialer ej på plads: noteres på bestillinger og bestillinger til vejlednings- eller iu-funktion til katalogcheck

Fremfinding. Faktueringsforlæg. Besked til OCLC-bibliotek. Håndteres af indlån.

Til sortering på forsendelses-hylde i plan 0

Kopiering/skanning/ kuvertering/faxning i plan 0

Print/kuvertering/faxingHvis udlånt, reservation hvis ønskes.

Hvis ej udlånt, til check-igen

Til udlåns-notering/ kopiering/ faxing. Til forsendelse plan 0

Besked til bib om res el ikke- res. Sendes vis bob-mail

Materiale til udlån eller besked til bib efter negativt resultat af check. Sendes via bob-mail

Faktureringsforlæg til sekretariat

Køresedler printes i betjentstuen, materialer pakkes i kørselsordningens kasser.

Materialer pakkes, frankeres på RUC og sendes med postvæsen

Breve frankeres på RUC

3. Modtagelse, fremfinding, udlån og klargøring i udlånsbibliotek

4. Transport og sorte-ring i kørselsord-ningen


Sådan gør man - Intern behandlingstid af indlånsbestillinger RUb

Skema J. Indlån/Intern ekspeditionstid på indlånsbestillinger (Samlet, 2008)

BIB1 BIB2 BIB3 RUb

Antal bestillinger ######## #VÆRDI! 0 326Antal ekspeditionsdage ######## #VÆRDI! 0 233Ekspeditionstid, antal dage gnsn. ######## #VÆRDI! ######## 0,7Ekspeditionstid, median ######## #VÆRDI! 0 0,5

Den interne procestid måles.Tællingen omfatter den dato hvor bestillingen modtages i biblioteket til den dato den videresendes til det långivende bibliotek.NB: I ekspeditionstid antal dage og ekspeditionstid, median er standardværdien af excelformel en divisor på "4", svarende til 4 tælleperioder. Har man 2 tælleperioder er divisor "2". Klik i feltet og se jeres respektive divisor.Bibliotekernes driftsmål

RUb:Fjernlånsbestillinger (= indlån fra andre biblioteker) effektueres senest 2 dage efter modtagelsen. For fjernlånsbestillinger, der modtages over bibliotek.dk/BOB-basen, effektueres bestilling på modtagelsesdag. Succeskriterium: 80 % opfyldelse af driftsmål.Evalueringsgrundlag: Performance statistik.Konklusion: Driftsmål er opfyldt i 2008.


Sådan gør man - Leveringstid for indlånsbestillinger RUb

Skema I: Indlån/ Leveringstid (Samlet, 2008)

BIB1 BIB2 BIB3 RUb

Modtagne enheder Danmark 0 0 0 613Modtagne enheder udlandet 0 0 0 87Ingen differentiering 0 0 0 700

DK-undervejsdage i alt 0 0 0 3217Udland-undervejsdage i alt 0 0 0 607Undervejsdage i alt 0 0 0 3824

Gennemsnitlig leveringstid:Danmark ######## ######## ######## 5,2Udlandet ######## ######## ######## 7,0Ingen differentiering ######## ######## ######## 5,5

Leveringstid, median:Danmark 0,0 0,0 0,0 3,3Udlandet 0,0 0,0 0,0 4,1Ingen differentiering 0,0 0,0 0,0 0,0

Leveringstiden tælles fra den dag bestillingen sendes fra det låntagende bibliotek til den dag materialet (eller besked herom) sendes til låner. Dvs. antal indlånsbestillinger afsendt i tælleugen. Perioden omfatter også genbestillinger vdr. samme indlån.NB: leveringstid, median "Danmark, Udlandet, Ingen differentiering" er standardværdien af excelformel en divisor på "4", svarende til 4 tælleperioder. Har man 2 tælleperioder er divisor 2. Klik i feltet og se jeres respektive divisor.Bibliotekernes driftsmål:

RUb: Gennemsnitlig leveringstid på fjernlån minimeres og billiggøres mest muligt ved deltagelse i forpligtende konsortier og ved at vælge de hurtigste leverandører ved løbende evaluering.Succeskriterium: Der tilstræbes en gennemsnitlig leveringstid inklusiv intern behandlingstid på 7 dage fra danske biblioteker og 8 dage fra udenlandske biblioteker. Der anvendes en prioriteret liste over leverandørbiblioteker. Evalueringsgrundlag: Performance statistik - målet skal være opfyldt i 3 ud 4 årlige målinger.Konklusion: Driftsmål er ....


Turnaround time RUb 1998-2008

Intern behandlingstid, leveringstid og turnaround time

0

2

4

6

8

10

12

14

19

98

19

99

20

00

20

01

20

02

20

03

20

04

20

05

20

06

20

07

20

08

20

09

20

10

Behandlingstid

Leveringstid

Turnaround time


Leveringstid for danske og udenlandske indlån 2009-2010

Leve-rings-dage

Heraf dage for indlandske bestillinger

Heraf dage for udlandske bestillinger

Gennemsnits leveringstid indland

Gennemsnit uden res

2009 - 1

927 797 130 5,7 8,1

2009 - 2

737 646 91 5,0 4,8

2010 - 1

773 648 125 5,5 6,3


Levringsdage for reserverede og ikke-reserverede titler


Leveringstid for reserverede og ikke-reserverede bøger

Tællepe-rioder

Leverings-dage

Heraf dage for ikke-reserverede titler

Heraf dage for reserverede titler

Gennem-snitlig leverings-tid for alle

Gennem-snitlig leverings-tid uden res

2009 - 1 927 438 489 5,9 3,2

2009 - 2 737 426 311 5,0 3,1

2010 - 1 773 441 332 5,6 3,5


Indlånsbestillinger fra RUb jan-april 2010

12Bestilt 125010DetKongeligebibliotek/Bo 49912Bestilt 820010Statsbiblioteket 47512Bestilt 820030SyddanskUniv.bibl.Odense 46712Bestilt 820050AalborgUniversitetsbiblio 19712Bestilt 726500RoskildeBibliotek 18812Bestilt 820120CBSBibliotek-SolbjergP 15712Bestilt 820070DanmarksPædagogiskeBibli 124

12Bestilt OCLC:VEM HartzlerLibrary-ILL.Ea 10112Bestilt 710100KøbenhavnsBiblioteker 8412Bestilt 715700GentofteKommunebibliotek 5612Bestilt 721700HelsingørKommunesBibliot 5612Bestilt BLDSC TheBritishLibraryBoston 5212Bestilt 820060DanmarksTekniskeInformat 4212Bestilt 820110DetBiovidenskabeligeFaku 3412Bestilt 714700FrederiksbergKommunesBib 3312Bestilt 850160DCISMBibliotek 2612Bestilt 820140ASBBiblioteket,Handelshø 2312Bestilt ETHZ ETH-Bibliothek(Zürich) 2012Bestilt 12BayerischeStaatsbibliothe 1912Bestilt 89Universitätsbibl.Hannover 1812Bestilt 38M DeutscheZentralbibliothek 15

12Bestilt KB/BOOKBRI DetKongeligeBibliotek- 1412Bestilt 746100OdenseCentralbibliotek 1412Bestilt 785100AalborgBibliotekerne 1312Bestilt SE:G Göteborgsuniv.bibl.,Cent 1312Bestilt 820150DanmarksKunstbibliotek 1312Bestilt 850660NordiskInst.f.Asienstud 1212Bestilt 763000VejleBibliotek 1212Bestilt 125050Institutlån/Statsbibliotek 12

12Bestilt DPB/BOOKBR DanmarksPædagogiskeBib. 1212Bestilt 850590Kvinfo,Centerf.tværfagli 1012Bestilt 352UniversitätsbibliothekKon 1012Bestilt 21UniversitätsbibliothekTüb 912Bestilt 911038LundsUniv.bibl.,UB1,Fjä 9


Indlånsbestillinger fra RUb jan-april 2009

12Bestilt 820010Statsbiblioteket 48312Bestilt 820030SyddanskUniv.bibl.Odense 44512Bestilt 125010DetKongeligebibliotek/Bo 20812Bestilt 820050AalborgUniversitetsbiblio 20012Bestilt 726500RoskildeBibliotek 18112Bestilt 810013KøbenhavnsUniversitetsbib 13112Bestilt 820120CBSBibliotek-SolbjergP 12112Bestilt 820070DanmarksPædagogiskeBibli 11012Bestilt 820110DetBiovidenskabeligeFaku 9512Bestilt BLDSC TheBritishLibraryBoston 7612Bestilt 710100KøbenhavnsBiblioteker 5212Bestilt 721700HelsingørKommunesBibliot 4612Bestilt 820060DanmarksTekniskeInformat 4012Bestilt 715700GentofteKommunebibliotek 3912Bestilt 714700FrederiksbergKommunesBib 3112Bestilt 850160DCISMBibliotek 2812Bestilt 125050Institutlån/Statsbibliotek 2412Bestilt 820140ASBBiblioteket,Handelshø 2312Bestilt 7Staats-undUniversitätsbi 1912Bestilt 12BayerischeStaatsbibliothe 1912Bestilt 125090DetKongeligeBibliotek.E 1912Bestilt SE:G Göteborgsuniv.bibl.,Cent 1712Bestilt 89Universitätsbibl.Hannover 1612Bestilt 850290Detdanskefilminstitutsb 1512Bestilt 810012Univ.bibl.iKøbenhavn,Am 1412Bestilt ETHZ ETH-Bibliothek(Zürich) 1412Bestilt 820150DanmarksKunstbibliotek 1212Bestilt 900000Luleåuniversitetsbibliote 1212Bestilt 785100AalborgBibliotekerne 1112Bestilt 18Staats-undUniversitätsbi 1112Bestilt 850660NordiskInst.f.Asienstud 1012Bestilt 850590Kvinfo,Centerf.tværfagli 912Bestilt 850650BotaniskCentralbibliotek 912Bestilt 911029JyväskyläUniv.bibl.Fjärr 912Bestilt 911038LundsUniv.bibl.,UB1,Fjä 9


RUb - Indlån af returnabler fra 2009 til maj 2010 - udsnit

Status Biblioteksnavn 2009-maj 2010 Stikprøve Dage Dage snitAfsluttet Statsbiblioteket 1091 47 159 3,4Afsluttet DetKongeligebibliotek/Bo 817 34 122 3,6Afsluttet SyddanskUniv.bibl.Odense 731 18 34 1,9Afsluttet RoskildeBibliotek 619 22 61 2,8Afsluttet AalborgUniversitetsbiblio 543 15 52 3,5Afsluttet CBSBibliotek-SolbjergP 439 13 56 4,3Afsluttet DanmarksPædagogiskeBibli 336 12 38 3,2Afsluttet HelsingørKommunesBibliot 217 11 27 2,5Afsluttet KøbenhavnsBiblioteker 207 6 22 3,7Afsluttet KøbenhavnsUniversitetsbib 181Afsluttet GentofteKommunebibliotek 143Afsluttet FrederiksbergKommunesBib 125Afsluttet DetBiovidenskabeligeFaku 100Afsluttet DCISMBibliotek 96Afsluttet TheBritishLibraryBoston 88Afsluttet DanmarksTekniskeInformat 78Afsluttet ASBBiblioteket,Handelshø 67Afsluttet Institutlån/Statsbibliotek 62Afsluttet DetKongeligeBibliotek.E 60Afsluttet Göteborgsuniv.bibl.,Cent 48Afsluttet Univ.bibl.iKøbenhavn,Am 40Afsluttet DanmarksKunstbibliotek 39Afsluttet SE:Afr/NordiskaAfrikainst 37Afsluttet OdenseCentralbibliotek 35Afsluttet AalborgBibliotekerne 32Afsluttet NordiskInst.f.Asienstud 31Afsluttet KunstakademietsArkitektsk 31Afsluttet VejleBibliotek 29


Hvad kan man gøre for at forbedre tournaround time?

• Interne faktorer der påvirker turnaround time• God arbejdstilrettelæggelse, opdaterede manualer for intern

behandling af bestillinger • Fleksibel organisation som opfanger sæsonudsving• Hurtig klargøring ved modtagelse• Hurtig meddelelsesform til låner• Professionelle og arbejdsdelte medarbejderkompetencer• Bliv selv en fin leverandør af lån til andre biblioteker• Undgå bestilling af reserveret materiale, bestil hellere i udlandet• Vær forudseende i accessionsled, køb semesterlitteratur, dubler

hurtigt• Eksterne faktorer der påvirker turnaround time

• Leverandørbibliotekers mål og procedurer• Kørselsordning• Automatik• Aftaler mellem biblioteker

• Generelle faktorer der påvirker turnaround time• Sæt jer under pres ved at øge de velinformerede låners

forventninger til jeres hurtige leveringstider – performancebaserede deklarationer

• Brug bibliotekssystemet til at måle og skabe gennemsigtighed


ILL og performancemålinger

The never ending storyThe never ending storyto be continued ….to be continued ….

hvor effektive er vi? - fjernlånsaktivitet i forskningsbibliotekerne

Documents