hva vil dette bety for kommunene - difi · 2020-01-02 · nøkkeltall pr. dato: ehos - hva vil...

1

HVA VIL DETTE BETY FOR KOMMUNENE ?

EHOS Elektronisk handel i offentlig sektor

EHOS - Hva vil dette bety for kommunene ? 2

Prosjekt i Trondheim kommune (TK)

Prosjektstøtte fra Difi, fordelt over 3 år.

Digitalisering av hele verdikjeden:

Fra bestilling av varer/tjenester (e-Handel)

Til betaling av varer/tjenester (e-Faktura)

Kommuner i samhandling

Rådgivende overfor kommunene

Nøkkeltall pr. dato:


Innkjøp pr.år E-Handel Papir E-Faktura

2’ mill. nok 15% ˜ 100% ˜ 0%

220’ ordrer 25%

#Levid 40 stk 6500 4

Reduserte kostnader 10mill

Antall enheter = 227 (Bevilgningssted)

Antall innkjøpere på e-handel = 1300


Måltall i Trondheim kommune

EHOS -> 2010 2011 2012

E-handel 15-20% 25% 50%

E-Faktura 50% 80% 100%

#Levid 40 stk 2000 stk ˜4

Antall enheter = 227 (Bevilgningssted)

Antall innkjøpere på e-handel = 1300

Organisering og forutsetninger;

Forankring i ledelsen

Utviklet egen anskaffelsesstrategi

Lojalitet hos innkjøpere

Ansvarliggjøring av enhetsledere

Opplæring i bruk e-handel

Samhandlingsavtale med leverandørene

Ordreutveksling via omforent standard


Plussfaktorer med e-Handel

Gode innkjøpsavtaler og forhandlingsgrunnlag

Effektive arbeidsprosesser

Forbedret logistikk og søkbarhet på ordre

Smalere produktsortiment

Redusert ukurans og feil ved bestilling - internkontroll

Redusert antall leverandører

Bedre økonomistyring i hele verdikjeden

Prisreduksjon kjøp allerede oppnådd, ca. 25%

Kostnadsreduksjon så langt er 10 mill pr. år



Ny e-handelsplattform fra 01.07.2010

EHP II og testing foregår i regi av DIFI.

e-Handel og Fakturaflyt er to systemer

Ordretransaksjon kan ikke matches

Kontostreng må kunne utarbeides ved bestilling

GLN må inngå i ordre etter hvert

E-Handel status

Fra bestilling til betaling –Felt/Info:


FELT/INFO Beskrivende

Org.Nr Både leverandør og Kunde

Vår ref Bestillers nummer og navn

Deres ref Arkiv-nr

Ordrenr Bestillingsnummer

TK.Org Bankkonto, KID og Referanse (TK.org kode)

Art 3 siffer (kostra) + interne

Funksjon 3 siffer (kostra) + interne

Prosjekt Internt

Mva Flere satser varelinjer

Beløp Varelinjer, en eller flere aggregert

Kommunikasjon av Felt/info

Felt/Info XML

XML Mottakssentral (DB-DB, FTP, MAIL)

XML-fil ERP (Agresso, SAP, Visma)

E-Faktura på flyt:

Sentralt fakturamottak (unngås når TK.Org)

Lokalt fakturamottak (Bestiller/attestasjon)

Godkjennere (Kontroll, Kontering, mva, beløp,++)

Anvisere (Kontroll kontering)


ERP - Fakturaflyt

Gevinstmuligheter

Unngå sentral fordeling

Unngå konteringspåføring

Matche beløp/mva

Øke omløpshastighet

Miljøgevinster

Behandlingskostnader - Produksjonsfaktorer


Gevinster – noen tall

Tidsstudier viser:

Behandling i snitt pr. faktura, ca. 8 min/faktura

Produksjonsfaktorer (lønn) = 30 kr/faktura

Produksjonsfaktorer (papir/porto,++) = 25

kr/faktura


E-Faktura – nye behov?


Behov: Investering Drift p.a.

Infrastruktur 100’ 10’

Tjenestekjøp 100’ 20’

Transkostnad pr. faktura - 2-10kr

Controlling pr. faktura - 1 kr

Uklart om pris og realisering:

- B2B (gjøre i samarbeid med leverandør (Store)

- B2C (Små og mellomstore)

- Offentlige tjenester forvaltet av Difi (Portal for små).

E-Faktura utfordringer: Statlige føringer og lovpålegg

Intern etablering av prosjekt for overgang til e-Faktura

ERP-systemer ikke tilrettelagt for mottak, fakturaflyt

Konkurranse aktører, kommersielle & offentlige

ID og authentisering, pålogging B2B, B2C.

Organisatoriske avklaringer ad.

revisjonskrav/internkontroll ?

Valgets kvaler om når & med hvem?

Kompetanse på kost/nytte i egen organisasjon ?

Veiledere fra det offentlige er på gang

Løsning for alle ? EHOS - Hva vil dette bety for kommunene ? 14

Muligheter

EHOS/Difi har en omforent kravspesifikasjon

EHOS samarbeid mellom kommuner, rådgivende.

www.samhandling.difi.no (kommer: www.ehos.difi.no)

Ivaretar verdikjeden fra e-Handel og e-Faktura

Løsninger etableres for alle via portaler

Optiske arkiver / vedleggsoppslag hos leverandør

Åpne arkitekturer blant aktørene ”SOA”.

Utveksling av betalingsløsninger (bankkort, inn-/ut-betlinger)

… og ikke minst store besparelser og mer interessant arbeid


http://www.samhandling.difi.no/

Noen betraktninger/spørsmål: Faktura match mot ordre, slipper å ha manuell behandling

av faktura. Forutsetter e-fakturaflyt i ERP.

Forvaltning av felles adresseregister leverandører og

kunder, premiss for suksess ved aktivisering?

Avtaleforhold med ERP-leverandør, banker m.fl. Hva med

varighet ?

Håndtering av vedlegg til faktura ?

E2b-format, vil disse kunne benyttes fremtidig?

Norstella, meldingstjenester og grensesnitt

Altinn vil komme 1.6.2011 som aksesspunkt, hva før det?


Hva trenger vi ikke tenke på nå?

Graden av oppfølging av St.mld. 36

Visjoner utover dagens realiteter

Manglende åpenhet og samhandling

mellom ERP & meldingssentraler

Kommunikasjonssperrer for mottak av

filer fra leverandører (FTP, Mail, med

mer)


Oppsummering:


Anskaffelsesstrategi – Innkjøp Regnskap

Gevinstrealisering av digital fornying av verdikjeden,

fra bestilling til betaling.

Intern forankring - prosessutfordringer, lojalitet

Investering i tid, omstilling, infrastruktur, organisasjon

E-handel Ordrebestilling - felter & informasjon

Samhandling med leverandører – katalogoppslag ajour

Meldingsutveksling av filer, formater og kanaler - åpen

Mottak i ERP – Fakturaflyt (fordeling, kontering, betaling)

Realiteter og deFacto i dag, løsning også fremover?

Hva gør vi nu, lille du ? Spørmål ?

Kan usannheter bli til sannheter ?

Viktig å være realistisk når man går om bord,

” …. Det er mange skjær å gå på fortsatt….”

” …… Jeg har vært på mange allerede……..”

Takk for meg. [email protected]


hva vil dette bety for kommunene - difi · 2020-01-02 · nøkkeltall pr. dato: ehos - hva vil...

Documents