Hva er en offentlig anskaffelse?Hva må gjøres?

Unni Bjerregaard MoeRådgiver Omstillingsenheten

"Kommuneforretning"

Forretningsdrift

Kommunalbasisorganisasjon

Adm.

KF

Fra forvaltning til forretning i kommunen – en anskaffelse er..

Etater

KF som drivernæring

Stiftelse

AS Kommunalt/interkommunalt

Selskap IKS

Komm/interkommsamarbeidPrivat

aktør

§.l.o.off.ansk

Må man anbudsutsette oppgaver?

• Fullmakt Politisk vedtaksorgan

• Barns beste går foran konkurranse

Ingen pliktig kunngjøring i Doffin

Nasjonal kunngjøring

i Doffin

EØS-kunngjøring

Kr 0,-

Kr 500.000

Kr 1,7/43,5 mill

Loa og foa del I og del III Over EØS terskelverdi

Loa og foa del I og del IIunder EØS terskelverdi og alle uprioriterte tjenester

Loa og foa del I Alminnelige regler

FORSKRIFT om offentlige anskaffelser -hvilken del regulerer hva ?

TERSKELVERDIER:

Hva gjør vi i anbudsprosesser?

H.TV

Politikere

Seksjon

Administrasjon

Fagforening

HVO

H.A. § 1- 4-2 Konkurranseutsetting

• A) Arbeidstakerorganisasjonene eller forhandlingssammenslutningene skal være representert i administrative ad-hoc grupper som utreder mulig konkurranseutsetting

• B) Før vedtak om å konkurranseutsette en eller flere tjenester, skal den enkelte arbeidstakerorganisasjon / forhandlingsamenslutning gis anledning til å uttale seg skriftlig for besluttende organ.

• C) Det vises til lov om off. anskaffelse og ILO konvensjon nr. 94.

Planlegging av anskaffelsen

•Behovsverifikasjon•Markedsundersøkelse •Spesifikasjoner

Gjennomføring av anskaffelse

•Konkurransebetingelser•Leverandørvalg•Kontrakt/bestilling

Oppfølging av anskaffelse •Kontraktsoppfølging

•Produkt og anleggs oppfølging

BehovsverifikasjonMarkedsundersøkelse Spesifikasjoner

Forberedelsesfasen Vurdering av de aktuelle tjenestene mht. bruk av konkurranseuts.

Beskrivelse avtjenesteområdet,dagens kostnad ogkvalitet. UtformeBesluttningsgrunnlaget

Informasjon til tillitsvalgte om aktuell tjeneste – område og prosess

Informasjon til de tillitsvalgte etter HA § 3-§4 og §1-4-1 omorganiseringer

Utredningsfase

§ 1-4-2 Ad –hoc- grupperPartsammensatt arbeide? for å lage situasjonsbeskrivelse av tjenesteområdet og vurdere forhold til restkommunen

Grunnleggende opplæring i konkurranseutsetting, regelverk, anskaffelsesteori, ansattes rettigheter ved virksomhetsoverdragelse

Vurderes mot Eierskapsmelding og tilknytting til rest kommunen

Utredningsfase forts.

Situasjonsbeskrivelse Konkretisering/Prioritering av tjenesteområde som skal konkurranseutsettes

Informasjon til tv, partsutvalg,Politiske utvalg,ansatte, brukere

Utarbeide spesifikasjon

Konkurransegrunnlag

Tilbudsutforming

Forhandlinger

Organisatorisk tilpassning

Politisk behandling

Etablering av anskaffelseskomité?

Konkurransegrunnlag og Kravspesifikasjon

• Behov for å presisere hva vi ønsker å kjøpe

• Behov for å gi potensielle tilbydere informasjon om hvordan vi vil opptre i tiden frem til kontraktsinngåelse, dvs. vilkårene for konkurransen

• Kravspesifikasjon? – mer utfyllende

forts. konkurransegrunnlagetKonkurransegrunnlaget skal inneholde alle de nødvendige

opplysninger til å utarbeide et fullverdig tilbud• Hva etterspørres (hva skal anskaffes og formålet)?• Hvem er brukerne, hvor lenge• Hvilke kontraktsbestemmelser gjelder?• Hva slags konkurranse (anbud eller forhandling)?• Stilles det krav til leverandørens kompetanse mv?• Når skal tilbudet innleveres?• Hvordan vil kommunen evaluere tilbudene?• Hvor lenge skal de vedstå seg tilbudet sitt?

• Det som fremgår av konkurransegrunnlaget må ikke stride imot det som er kunngjort!!

Eksempel på kravspesifikasjon

Kravspesifikasjon forts…

KvalifikasjonsgrunnlagetDel av tilbudsbestemmelsene :• Regler for hvilke krav det stilles til leverandørene

for deltakelse • Tydelige krav

- får den informasjonen vi vil ha- sikrer gode leverandører- Forutberegnelighet

• Kvalifikasjonskravene skal i hovedtrekk angis i kunngjøringen

- suppleres eller utdypes i kvalifikasjonsgrunnlaget

Anskaffelsesfase

Valg av modell Behovsverifikasjon, skille bestiller utfører, etablere kontroll og oppfølgingssystemer

Skille bestiller - utfører

Dyktiggjøre bestiller enhet

Dyktiggjøre utfører enhetInformasjon

vedrørende en eventuell virksomhetsoverdragelseInternbud?

Utskilling av tjeneste.

Gjennomføring

Anskaffelsesfase forts.

SpesifikasjonKonkurransegrunnlagTilbudsutformingforhandlinger

Informasjon/drøfting til Tv og ansatte vedrørende valg av leverandør

Informasjon til brukerne

Evaluering av tilbudForhandlingerKontraksrettKontraktsutforming

Valg av leverandør

Krav til leverandøren, foa. §§ 8-4 og 17-4

• Hvorfor stille krav til leverandøren?For å sikre oss at han er egnet og har evne til å gjennomføre / oppfylle eventuelle kontraktsforpliktelse

• Kravene som stilles skal stå i forhold til den ytelse som skal leveres

• Hva slags krav kan man stille til leverandøren?Konkret vurdering, men må ha betydning for den ytelse som skal leveres.

Eksempel: Krav: God gjennomføringsevne.

Som krav til dokumentasjon kan det fremlegges eks.- Oversikt over samlede personalressurser- Beskrivelse av leverandørens tekniske personell eller tekniske

enheter leverandøren disponerer over- Oversikt over total maskinpark/verktøy/materiell- Metoder for kvalitetssikring- Oversikt over leverandørens gjennomsnittlige arbeidsstyrke- Attester eller vitnesbyrd om utdannelse og yrkespraksis for

leverandøren foretakets administrative ledelse med mer- Angivelse av relevante miljøledelsestiltak leverandøren vil

anvende ved utførelsen av kontrakten

Eksempel:

Tekniske og faglige kvalifikasjoner skal særlig baseres på kriterier som faglig kompetanse, effektivitet, erfaring og pålitelighet

Krav: Erfaring fra tilsvarende oppdrag. Som bevis kan det fremlegges, eks.

- oversikt over relevante oppdrag utført de siste fem år (b/a)

- liste over viktigste leveranser/utførte tjenester de siste 3 år

- Referanser fra kunder

Anskaffelsesfase

Drift

KontraktsinngåelseKontrakts – administrasjonKontroll og oppfølging

Nødvendig informasjon til partsutvalg og ansatte og TV vedrørende kontraktsinnhold

Kontroll og oppfølgingKontrakts - administrasjon

Drifts fase….

PlanleggingBehovsverifikasjon Markedsundersøk.Spesifikasjoner

BehovetMarkedetSpesifikasjonKontraktens verdiKonkurranse- form

Gjennomføringav konkurransenKonkurransebetingelser

leverandørvalg kontrakt/bestilling

OppfølgingKontraktsoppfølging

Produkt og anleggsoppfølging

Anskaffelsesprosessen i et nøtteskall

Kunngjøring Konkurransegrunnlag

Saksbehandling

Kvalifikasjon-spørsmålet

Tildelings-spørsmålet

Valg avleverandør

Tillitsvalgte kan legge mange føringer her

Utfordring - Kontroll av anskaffelsen

• Ressurskrevende

• Krav på innsyn ofte mangelfullt i kontrakten

«Aleris Omsorg vant anbudet på Ravnanger på pris. De ble vurdert å ha det laveste kvalitetsnivået på tjenestene.»ASKØYVÆRINGEN, 8.3.2011

ILO 94 og Forskrift om lønns og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter

Krav om arbeidsklausuler i offentlige kontrakter som sikrer lønns og arbeidsvilkår -Rett til gjeldene landsomfattende tariffavtale-Arb.tid, overtid, turnustillegg, ulempet, dekning, reise,kost,losji – som følger tariffavt.

Reell påvirkning avhenger av partenes representanter

• Kommunelovens §25 Administrasjonsutvalg

• § 26 andre nemder • Tariffavtalen • HA møter • Medbestemmelse• Deltagelse i prosessen

Hvem kan bidra?Fagforeningen/HTV

• Tidlig Inn!!• Politikk • Juss • Sørge for medbestemmelse /medvirkning

og tilgang til informasjon (Aml/HA)• Få oversikt over situasjonen• Delegere oppgaver og ansvar• Opplæring• Påvirkning på Konkurransegrunnlaget • Prosess internt

• Aktivisere: • Medlemmene• Politikerne• Media • Innbyggerne

• Plass til alle – nok å gjøre• Viktig å gjøre mye ut av det og ha tett

dialog

Seksjonene• Medansvar for det yrkesfaglige i

prosessen• Kravspesifikasjoner • Kartlegge hva slag oppgaver gjør

ansatte nå• Kompetansekrav• Ledelses krav• Bemanningskrav • Kvalitetskrav / standarder • Skjulte oppgaver?• Belyse de faglige utfordringene ved

konkurranseutsettingen.• Bidra i informasjonsarbeidet

Husk vernetjenesten