hướng dẫn sử dụng thư Điện tử vast-mail

Hệ thống thư điện tử VAST – MAIL Portal/HDSD-02

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNGHỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ VAST-MAIL

Thuộc dự ánXÂY DỰNG HỆ THỐNG PHẦN MỀM CỔNG THÔNG TIN ĐIỆN TỬ

CỦA VIỆN KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT NAM

- Cơ quan chủ trì : Viện Khoa học và Công nghệ Việt Nam

- Chủ nhiệm dự án : TS. Phạm Hồng Quang

- Đơn vị thực hiện : Trung tâm Tin học

- Địa điểm thực hiện: Số 18 Hoàng Quốc Việt, Cầu Giấy, Hà Nội

- Thời gian thực hiện: 2010 - 2012

CƠ QUAN CHỦ TRÌ

VIỆN KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT NAM

CƠ QUAN TƯ VẤN VÀ THỰC HIỆN

TRUNG TÂM TIN HỌC

Mã số: Portal/HDSD-02Ban hành lần 1 ngày 15/10/2011

Soạn thảo Kiểm tra Phê duyệt

Họ tên Nguyễn Thị Hoan Tạ Tuấn Anh Phạm Hồng Quang

Chức danh Nhân viên Trưởng phòng Giám đốc

Chữ ký

Hà Nội, 2012

1

Trung tâm Tin học – Viện Khoa học và Công nghệ Việt Nam

TÓM TẮT NỘI DUNG SỬA ĐỔILần

ban hànhNgày

ban hànhMục

sửa đổiNội dung sửa đổi

2


CÁC THUẬT NGỮ VÀ TỪ VIẾT TẮT

- HĐH: Hệ điều hành

- CNTT: Công nghệ thông tin

- CSDL: Cơ sở dư liệu

- KHCNVN: Khoa học và Công nghệ Việt Nam

- VAST-MAIL: Hệ thống thư điện tử VAST-MAIL

3


MỤC LỤC

I. MỞ ĐẦU........................................................................................................................6

II. HƯỚNG DẪN CÀI ĐẶT VÀ CẤU HÌNH EMAIL VAST........................................6

II.1. Yêu cầu.......................................................................................................................6

II.2. Cài đặt.........................................................................................................................6

1. Cài HĐH: Centos 5.4..........................................................................................6

2. Cài các gói cần thiết............................................................................................6

3. Cài – cấu hình Email Server:..............................................................................8

II.3. Đăng nhập hệ thống:.................................................................................................8

II.4. Tài liệu tham khảo.....................................................................................................8

III. TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG WEBMAIL CLIENT....................................9

III.1. Giới thiệu về hệ thống Webmail Client.....................................................................9

III.2. Tính năng cơ bản.......................................................................................................9

1. Đăng nhập...........................................................................................................9

2. Tính năng gửi/nhận mail (Mail)........................................................................11

3. Tạo một Email mới...........................................................................................11

4. Nhận Email.......................................................................................................12

5. Đọc Email.........................................................................................................13

III.3. Tùy chọn (Preferences)............................................................................................14

1. Thay đổi mật khẩu.............................................................................................14

2. Thay đổi giao diện (Theme)..............................................................................16

3. Thay đổi ngôn ngữ (Language).........................................................................17

4. Cấu hình nhiều tài khoản thư (Add External Account).....................................19

5. Forward Email...................................................................................................23

6. Tự động gửi email thông báo đã nhận được thư – “Send auto reply message” 24

7. Mail Filter........................................................................................................25

III.4. Một số tính năng cơ bản thông dụng......................................................................25

1. Lịch (Calendar).................................................................................................25

2. Sổ địa chỉ (Address Books)...............................................................................27

3. Tính năng tổ chức tài liệu (Briefcase)...............................................................28

4. Tính năng lọc SPAM (Junk).............................................................................30

4


5. Tính năng Tasks................................................................................................30

III.5. Tính năng nâng cao.................................................................................................31

1. Chức năng nhập/xuất dữ liệu (Import/Export)..................................................31

2. Một số chức năng ứng dụng cho Folder............................................................35

IV. HƯỚNG DẪN CẤU HÌNH EMAIL MAIL CLIENT..............................................37

IV.1. Hướng dẫn cấu hình email Mail.vast.vn vào Outlook Express (Windows XP)....37

IV.2. Hướng dẫn cấu hình email Mail.vast.vn vào Evolution (Linux)...........................42

V. HƯỚNG DẪN QUẢN TRỊ VAST - MAIL...............................................................47

V.1. ĐĂNG NHẬP...........................................................................................................47

V.2. QUẢN TRỊ................................................................................................................49

1. Chức năng “Tìm kiếm” (Searches)...................................................................49

2. Quản lý tài khoản (Accouts).............................................................................51

3. Tài khoản...........................................................................................................52

4. Quản lý bí danh (Alias).....................................................................................58

5. Quản lý lớp dịch vụ “COS” (Class of Service )...............................................60

6. Quản lý domain (@domain)..............................................................................62

7. Thiết lập máy chủ (Server Settings)..................................................................64

8. Cấu hình chung (Global Settings).....................................................................68

VI. HƯỚNG DẪN CÀI ĐẶT VÀ SỬ DỤNG ZIMBRA DESKTOP............................69

VI.1. Giới thiệu..................................................................................................................69

VI.2. Cài đặt.......................................................................................................................69

VI.3. Cài đặt Zimba Desktop.............................................................................................70

1. Cài đặt Zimbra Desktop cho HĐH Linux.........................................................70

2. Cài đặt Zimbra Desktop cho HĐH Windows XP.............................................70

VI.4. Sử dụng.....................................................................................................................74

1. Zimbra Desktop.................................................................................................74

2. Cấu hình............................................................................................................74

3. Thêm tài khoản..................................................................................................79

VI.5. Bảng so sánh giữa Zimbra Desktop - Microsoft Outlook - Mozilla Thunderbird.80

5


I. MỞ ĐẦU

Ngày nay, với sự phát triển nhanh của phương tiện thông tin đại chúng, hệ thống mail đã trở thành một phần không thể thiếu trong việc trao đổi thông tin. Để đáp ứng được nhu cầu trên, Trung tâm Tin học đã đưa vào triển khai một hệ thống mail mới với đầy đủ tính năng như: khả năng lọc spam (thư rác), quét virus tốt, đảm bảo an toàn dữ liệu của mail, cho phép lưu trữ danh sách liên hệ (Address Book), lập lịch làm việc (Calendar), khả năng chat nội bộ, tổ chức và lưu trữ document, khả năng tìm kiếm thư nhanh,… Đặc biệt, hệ thống mail mới này có giao diện rất thân thiện (so sánh như Microsoft Outlook) giúp người sử dụng nhanh chóng làm quen. Có thể nói đây là một bộ tích hợp tất cả các tính năng đáp ứng đầy đủ các nhu cầu của người sử dụng.

II. HƯỚNG DẪN CÀI ĐẶT VÀ CẤU HÌNH EMAIL VAST

II.1. Yêu cầu

OS: Centos 5.4

Cấu hình network: đặt static.

DNS Server: BIND

Gỡ cài đặt sendmail (để gửi/ nhận mail trong Zimbra)

Webmin (tạo record)

Zimbra x.x.x.rpm

II.2. Cài đặt

1. Cài HĐH: Centos 5.4

2. Cài các gói cần thiết

Cài Bind: có 2 cách

II. Cách 1: Application → Add/Remove → Server → DNS Server

II. Cách 2: Qua dòng lệnh: yum install bind bind-chroot bind-libs bind-utils

Tắt dịch vụ

* Gỡ Sendmail: 2 cách

Cách 1: Application → Add/Remove → Server → Sendmail

Cách 2: Qua dòng lệnh: yum remove sendmail

* Tắt dịch vụ: (warning: không cần thiết khi đã remove sendmail & sử dụng ipv6)

chkconfig sendmail off

chkconfig ip6tables off

chkconfig iptables off

6


Cài các gói:

1. # yum install libtool-ltdl

2. # yum install sysstat

3. # yum install zlib-devel gcc glibc bzip2 bzip2-devel gmp-devel curl

Cấu hình network:

1. Vào terminal, dùng lệnh ifconfig để lấy ip & Subnet mask; lệnh route -n để lấy Gateway.

2. System → Administrator → Network:

1. Nhấp đúp vào card mạng.

2. Chọn static

3. Nhập địa chỉ ip

4. Nhập Subnet mask.

5. Nhập Gateway address

→ OK → Activate card mạng

→ Khởi động lại mạng: # /etc/init.d/network restart

Cài Webmin: (Download & install)

Download: tải webmin tại http://webmin.com

Install: cài đặt tự động (nhấp đúp vào file *.rpm)

Truy cập vào webmin theo cấu trúc http://<ip>:10000 hoặc http://localhost:10000 → đăng nhập vào Webmin với user & passwd của máy (Example: user: root & passwd của root) →tạo DNS

Chạy webmin → vào SERVER → BIND DNS SERVER → nhấn vào Create Primary Configuration File... (nếu có) → để cấu hình & tạo zone (A record) & mx record

Thay đổi cấu hình trong 2 file:

/etc/resole.conf (thêm vào dòng nameserver <ip – vừa đặt static – hoặc để localhost> và để lên trên cùng). → SAVE

/etc/hosts (thêm or chỉnh dòng theo cấu trúc: ip hostname name (<ip> <FQHN> <HN>) )

(kiểm tra hostname dùng lệnh: # hostname) → để thay hostname dùng lệnh: # hostname <tên hostname cần thay đổi>. → SAVE

Kiểm tra record (A & MX): qua dòng lệnh (2 cách):

nslookup <domain>

7

http://localhost:10000/

http://webmin.com/


dig mx <domain>

Chạy lệnh

1. # /etc/init.d/named start

2. # chkconfig named on

3. # /etc/default/sysstat → # /etc/init.d/sysstat start

Kiểm tra mx : # host -t mx ciid.vn

3. Cài – cấu hình Email Server:

1. Trước tiên, download Zimbra tại http://www.zimbra.com/downloads/os-downloads.html

(http://files2.zimbra.com/downloads/6.0.10_GA/zcs-6.0.10_GA_2692.RHEL5.20101215171125.tgz)

2. Giải nén Zimbra vừa download về. (chuột phải Extract here or cd / vào thư mục chứa file vừa download (cd /root/Desktop) dùng lệnh “tar xzvf zcs” … để giải nén... )

3. Sau đó, cd / vào thư mục chứa Zimbra vừa giải nén. (cd /root/Desktop/zcs rồi nhấn phím tab... )

4. Chạy lệnh : ./install.sh –platform-override

5. Khởi động Zimbra sau mỗi lần reboot hoặc có sự thay đổi nào đó... :

# /etc/init.d/zimbra start/stop/restart

II.3. Đăng nhập hệ thống:

1) Truy cập đường link: http://mail.ciid.vn

II.4. Tài liệu tham khảo

- Zimbra: http://www.zimbra.com

- Webmin: http://www.webmin.com/

- CentOS: http://www.centos.com

- Zimbra tiếng Việt: http://wiki.zimbra.com

- Zimbra Tài liệu: http://www.zimbra.com/community/documentation.html

- http://www.youtube.com/watch?v=b-hQ-JYWexQ

- http://www.youtube.com/watch?v=Pqxd46k-5pE

- http://www.howtoforge.com/zimbra-collaboration-suite-open-source- edition-on-centos

- http://www.zimbra.com/docs/ne/4.5.10/single_server_install/fg

8

http://www.zimbra.com/docs/ne/4.5.10/single_server_install/fg

http://www.howtoforge.com/zimbra-collaboration-suite-open-source-edition-on-centos

http://www.howtoforge.com/zimbra-collaboration-suite-open-source-edition-on-centos

http://www.youtube.com/watch?v=Pqxd46k-5pE

http://www.youtube.com/watch?v=b-hQ-JYWexQ

http://www.zimbra.com/community/documentation.html

http://wiki.zimbra.com/

http://www.centos.com/

http://www.webmin.com/

http://www.zimbra.com/

http://ciid.vn/

http://files2.zimbra.com/downloads/6.0.10_GA/zcs-6.0.10_GA_2692.RHEL5.20101215171125.tgz

http://files2.zimbra.com/downloads/6.0.10_GA/zcs-6.0.10_GA_2692.RHEL5.20101215171125.tgz

http://www.zimbra.com/downloads/os-downloads.html

http://www.zimbra.com/downloads/os-downloads.html


III. TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG WEBMAIL CLIENT

III.1. Giới thiệu về hệ thống Webmail Client

Ngày nay, với sự phát triển nhanh của phương tiện thông tin đại chúng, hệ thống mail đã trở thành một phần không thể thiếu trong việc trao đổi thông tin. Để đáp ứng được nhu cầu trên, Trung tâm Tin học đã đưa vào triển khai một hệ thống mail mới với đầy đủ tính năng như: khả năng lọc spam (thư rác), quét virus tốt, đảm bảo an toàn dữ liệu của mail, cho phép lưu trữ danh sách liên hệ (Address Book), lập lịch làm việc (Calendar), khả năng chat nội bộ, tổ chức và lưu trữ document, khả năng tìm kiếm thư nhanh,… Đặc biệt, hệ thống mail mới này có giao diện rất thân thiện (so sánh như Microsoft Outlook) giúp người sử dụng nhanh chóng làm quen. Có thể nói đây là một bộ tích hợp tất cả các tính năng đáp ứng đầy đủ các nhu cầu của người sử dụng.

III.2. Tính năng cơ bản

1. Đăng nhập

Đăng nhập vào trang Webmail Client

1. Mở trình duyệt web (chẳng hạn Mozilla Firefox 3.6 ), gõ địa chỉ Webmail Client: http://mail.vast.vn. Màn hình đăng nhập Webmail

9

http://mail.vast.vn/


2. Đăng nhập với Tên và Mật khẩu của người dùng:

3. Giao diện chính trang http://mail.vast.vn sau khi đăng nhập

10

http://zimbra.vast.vn/


2. Tính năng gửi/nhận mail (Mail)

Mặc định khi đăng nhập vào hệ thống mail http://mail.vast.vn, hệ thống măc định đưa đến tab Mail. Panel bên trái chứa các Folder phục vụ cho việc lưu trữ mail, nhận mail về… bao gồm: Inbox, Sent, Drafts, Junk, Trash…

3. Tạo một Email mới

Trên thanh công cụ, có các button để phục vụ cho nhu cầu gửi nhận mail, bao gồm:

1. Nhấn vào View Chọn By Conversation hoặc By Message để nhóm các thư theo cuộc hội thoại (Conversation) hoặc theo từng thư. Đây là tính năng rất hay của hệ thống mail Mail. Điều này giúp cho chúng ta dễ dàng theo dõi cuộc hội thoại với những user khác.

2. Chọn Button New Message để tạo một mail mới.

3. Nhập thông tin trước khi gửi mail:

1) From: Chọn điạ chỉ Email gửi đi (nếu sử dụng cấu hình nhiều địa chỉ email)

2) To: Địa chỉ mail của người nhận

3) Cc: Gửi Cc mail thêm cho người nhận.

4) Subject: Tên chủ đề

5) Nội dung: Soạn thảo nội dung thư trong Text field

11



6) File đính kèm: nếu có nhiều hơn 1 file đính kèm, thì chọn nhấn Button Add Attachment Browser Chọn tập tin cần gửi

7) Nhấn Send để tiến hành gửi mail

8) Sau khi gửi mail thành công sẽ có thông báo “Thư đã được gửi” (Message Sent).

4. Nhận Email

1. Chọn Button Get Mail để nhận mail

2. Chú ý: mặc định sau 5 phút hệ thống sẽ tự động nhận mail về. Người dùng có thể chỉnh thời gian nhận mail trong tab Preferences Mail

12


3. Ngoài ra còn một số Button khác như: Xóa thư, di chuyển thư vào Folder nào đó, in thư, Reply hoặc Forward thư, đánh dấu thư là Junk (Spam)…

5. Đọc Email

1. Đọc thư ở cửa sổ xem trước: clich chuột vào mail cần đọc…

2. Đọc thư với màn hình rộng…

13


3. Chú ý:

Trường hợp người dùng nhận được nhiều thư trên cùng một nội dung công việc (cùng một Task)…

Click chuột vào dấu mũi tên, để nhìn thấy thư và đọc thư….

III.3. Tùy chọn (Preferences)

1. Thay đổi mật khẩu

Ngay sau lần đầu tiên đăng nhập. Hệ thống yêu cầu người dùng thay đổi mật khẩu để giúp hệ thống bảo mât hơn. Cách đổi mật khẩu như sau:

1. Nhấn vào tab Preferences ở thanh công cụ toolbar:

14


2. Nhấn vào Change Password

3. Một hộp thoại (cửa sổ) mới xuất hiện, nhập vào mật khẩu cũ và mật khẩu mới muốn thay đổi vào sau đó nhấn Change Password.

4. Sau khi thay đổi mật khẩu thành công, một hộp thoại xuất hiện thống báo “Mật khẩu đã được thay đổi”, và yêu cầu đóng hộp thoại đó lại.

15


2. Thay đổi giao diện (Theme)

Người quản trị sẽ đặt giao diện mặc định cho tất cả người dùng. Nhưng, mỗi tài khoản người dùng cũng có khả năng thay đổi giao diện riêng cho mình.

Cách thay đổi giao diện:

1. Nhấn vào tab Preferences ở thanh công cụ toolbar:

16


2. Nhấn vào Theme để lựa chọn trong danh sách giao diện (Theme) sẽ được thay đổi

3. Danh sách Theme cho người dùng lựa chọn

4. Sau đó, nhấn SAVE để lưu các cấu hình đã lựa chọn

3. Thay đổi ngôn ngữ (Language)

Cũng như phần giao diện người dùng. Người quản trị sẽ đặt ngôn ngữ mặc định cho tất cả người dùng chung. Nhưng, mỗi tài khoản người dùng cũng có khả năng tùy chọn thay đổi ngôn ngữ.

Cách thay đổi ngôn ngữ (Language)

17


1. Nhấn vào tab Preferences ở thanh công cụ toolbar

2. Nhấn vào Language để lựa chọn ngôn ngữ

3. Danh sách ngôn ngữ cho người dùng lựa chọn

18


4. Sau đó, nhấn vào SAVE để lưu thay đổi

4. Cấu hình nhiều tài khoản thư (Add External Account)

Hệ thống cho phép thêm nhiều tài khoản Email khác nhau từ các Server Mail khác nhau. Người dùng chỉ cần đăng nhập một lần (single sign-on) là có thể soạn thảo, tạo gửi email theo các tài khoản khác nhau. Mỗi một tài khoản người dùng có thể cấu hình thêm nhiều tài khoản bên ngoài.

Cách cấu hình nhiều tài khoản Email:

Nhấn vào Preferences vào Account Nhấn vào Add External Account

Tùy theo nhu cầu sử dụng của người dùng mà có nhu cầu cấu hình tài khoản bên ngoài vào http://mail.vast.vn một trong ba cách sau:

a) Cấu hình thêm tài khoản Google (Gmail)

1) Email Address: Tài khoản Email trên Google (Ví dụ: [email protected])

2) Account Name: Tên định danh của tài khoản (dùng để phân biệt giữa các tài khoản email khác; mặc định thư tải về vào Folder này – ví dụ: Gmail)

3) Account type: Chọn IMAP hoặc POP3

4) Username of Account: Tài khoản Email trên Google (Ví dụ: [email protected])

19



5) Email Server: Địa chỉ Server (nếu chọn IMAP sẽ là: imap.gmail.com; nếu chọn POP sẽ là pop.gmail.com)

6) Password: Mật khẩu của tài khoản email (nhấn vào “Show password” để kiểm tra)

7) Advanced Settings: Đánh dấu chọn Change Imap port (Chú ý: dùng cổng IMAP là 993; POP3 là 995) và Use an enctypted connection (SSL) when accessing this server

Nhấn vào Test Settings: để kiểm tra cấu hình

8) Download messages to: Chọn Folder để tải thư về (mặc định thư được tải về trong Folder tên tài khoản định danh “Account Name”)

Delete messages on the server after downloading them: Nếu chọn mục này, thư sẽ bị xóa trên máy chủ sau khi tải về (mặc định không chọn)

9) Messages sent from this account have the following settings: Mục này thiết lập các thông điệp được gửi trong tài khoản (Ví dụ: Tên, số điện thoại, cơ quan làm việc….)

10)Nhấn SAVE để lưu cấu hình.

11)Sau khi cấu hình thành công sẽ có thông báo sau:

20


12) Chú ý trong cấu hình tài khoản Google (Gmail):

Sau khi cấu hình tài khoản Google, trong quá trình sử dụng nếu người dùng nhận được thông báo sau, thì hãy nhấn OK để bỏ qua và vẫn sử dụng Email bình thường.

b) Cấu hình thêm tài khoản VAST (http://webmail.vast.ac.vn)

1. Email Address: Tài khoản Email trên VAST (Ví dụ: [email protected])

2. Account Name: Tên định danh của tài khoản (dùng để phân biệt giữa các tài khoản email khác; mặc định thư tải về vào Folder này – ví dụ: VAST)

3. Account type: Chọn IMAP hoặc POP3

4. Username of Account: Tài khoản Email trên VAST (Ví dụ: [email protected])

5. Email Server: Địa chỉ Server (webmail.vast.ac.vn)

6. Password: Mật khẩu của tài khoản email (Check vào Show password để kiểm tra)

7. Advanced Settings: Để mặc định (Chú ý: không chọn Change Imap port và Use an enctypted connection (SSL) when accessing this server)


8. Download messages to: Chọn Folder để tải thư về (mặc định thư được tải về trong Folder tên tài khoản định danh “Account Name”)


9. Messages sent from this account have the following settings: Mục này thiết lập các thông điệp được gửi trong tài khoản (Ví dụ: Tên, số điện thoại, cơ quan làm việc….)

21

http://webmail.vast.ac.vn/


10. Nhấn SAVE để lưu cấu hình

11. Sau khi cấu hình thành công sẽ có thông báo sau:

c) Cấu hình tài khoản Yahoo (http://mail.yahoo.com)

1. Email Address: Tài khoản Email trên YAHOO (Ví dụ: [email protected])

2. Account Name: Tên định danh của tài khoản (dùng để phân biệt giữa các tài khoản email khác; mặc định thư tải về vào Folder này – ví dụ: YAHOO)

3. Account type: Chọn IMAP hoặc POP3

4. Username of Account: Tài khoản Email trên YAHOO (Ví dụ: [email protected])

5. Email Server: Địa chỉ Server (nếu chọn POP sẽ là: pop.mail.yahoo.com; nếu chọn IMAP sẽ là imap.mail.yahoo.com)

6. Password: Mật khẩu của tài khoản email (Check vào Show password để kiểm tra)

7. Advanced Settings: : Đánh dấu chọn Change Imap port (Chú ý: dùng cổng IMAP là 993; POP3 là 995) và Use an enctypted connection (SSL) when accessing this server


8. Download messages to: Chọn Folder để tải thư về (mặc định thư được tải về trong Folder tên tài khoản định danh “Account Name”)


22

http://mail.yahoo.com/


9. Messages sent from this account have the following settings: Mục này thiết lập các thông điệp được gửi trong tài khoản (Ví dụ: Tên, số điện thoại, cơ quan làm việc….)

10. Nhấn SAVE để lưu cấu hình

11. Sau khi cấu hình thành công sẽ có thông báo sau:

5. Forward Email

Để Forward email sang tài khoản thư khác, thực hiện các bước sau:

1. Vào Prefercences

2. Nhấn vào Tab Mail

3. Điền địa chỉ Email cần Forward đến tại Forward a copy to

4. Nhấn SAVE để lưu lại cấu hình

23


6. Tự động gửi email thông báo đã nhận được thư – “Send auto reply message”

Cài đặt chế độ tự động gửi email thông báo đã nhận được thư.

1. Bước 1: vào Preferences

2. Bước 2: chọn tab Mail

3. Bước 3: tích vào “Send auto reply message”

4. Bước 4: Viết nội dung thư gửi đi vào cửa sổ bên dưới

5. Bước 5: Nhấn Save để lưu cấu hình.

24


7. Mail Filter

Mail Filter cho phép người dùng tạo ra các filter cho mailbox

Cách tạo Filter: Vào Preferences chọn Filter chọn New Filter nhập tên và thông tin cho Filter OK

III.4. Một số tính năng cơ bản thông dụng

1. Lịch (Calendar)

Calendar cho phép người sử dụng tạo, xóa, sửa lịch của mình và có thể chia sẻ cho người khác, đồng thời người dùng có thể dễ dàng tổ chức họp, mời họp hay lịch cá

nhân bằng cách nhấp đúp vào thời gian bắt đầu, một khung thoại sẽ hiện ra chọn

25


More Detail để tùy chỉnh

Trong bảng Detail, người dùng có thể nhập vào các chi tiết của cuộc họp như: tên cuộc họp, địa điểm, thời gian họp, thành phần tham dự…

Đặc biệt trong phần Mark as có hai tùy chọn Public và Private, nếu chọn Private thì người khác sẽ không biết được nội dung làm việc của người chủ Calendar trong khoảng thời gian đó (thậm chí có chia sẻ cũng không thấy được), ngược lại nếu bỏ chọn Private thì những ai được chia sẻ đều có thể nhìn thấy được trong khoảng thời gian đó.

26


Sau khi hoàn thành việc điều chỉnh, người dùng có thể kết thúc bằng cách nhấn nút SAVE để lưư lại lịch họp

2. Sổ địa chỉ (Address Books)

Address Book là công cụ dùng để lưu lại địa chỉ email của người dùng khác…. Chọn tab Address Book để xem danh sách các địa chỉ liên hệ. Address Book của hệ thống được phân loại theo thứ tự ABC, do đó rất dễ dàng cho việc quản lý. Mặc định, khi bạn gửi mail cho người nào đó, địa chỉ mail của người này sẽ tự động được thêm vào Emailed Contacts.

Để tạo mới một sổ địa chỉ, nhấn vào Address Books Contact NEW

Một khung thoại mới hiện lên, nhập các thông tin địa chỉ tài khoản cần thêm vào đó.

27


Ngoài ra, Address Books còn có một số tính năng như: Edit, Delete, Move Contact… bạn có thể sử dụng tùy theo yêu cầu.

Hơn nữa, hệ thống Address Books còn cho phép quản lý contact theo Group. Vào NEW chọn NEW Contact Group Gõ tên của Group thêm các user vào Group:

3. Tính năng tổ chức tài liệu (Briefcase)

Với tính năng này, hệ thống cho phép người sử dụng có thể lưu trữ các tập tin document như: file .doc, .xls….để có thể truy xuất bất cứ đâu thông qua giao diện webmail

28


Ở tab Briefcase, người dùng có thể tạo nhiều Briefcase mới bằng cách chọn New Briefcase chọn tên cho Briefcase nhấn SAVE hoặc SAVE & Close

Upload tài liệu lên hệ thống Webmail: chọn Upload File chọn tập tin đính cần upload OK

Chia sẻ Briefcase

Nhấp chuột phải trên thư mục cần chia sẻ chọn Share folder. Sau đó chọn phân quyền truy cập trên thư mục đó

- Internal users or groups : nhóm và người dùng nội bộ

- Extenal Guest (view only) : cho khách bên ngoài chỉ có quyền xem

- Public : Cho tất cả quyền được xem mà không cần phải đăng nhập

29


4. Tính năng lọc SPAM (Junk)

Để tiến hành training spam mail cho mailbox của mình, người sử dụng cần đăng nhập vào Webmail của hệ thống.

Cụ thể, đối với các mail là spam nhưng hệ thống hiểu là không phải spam thì người dùng cần click vào mail này và nhấn button Junk.

Đối với các mail không phải là spam nhưng hệ thống hiểu là spam thì người dùng cần vào Junk folder (task pane bên trái), click chọn mail cần training và nhấn button Not Junk.

Hệ thống mail sẽ được lập lịch để training toàn bộ các mail này..

5. Tính năng Tasks

Tính năng Tasks cho phép người dùng lập ra các tác vụ công việc, dễ dàng theo dõi tiến độ công việc cũng như việc quản lý công việc một cách dễ dàng.

Tạo một Tasks mới, nhấn vào tab Tasks New Tasks nhập thông tin Subject, Location, ngày bắt đầu và kết thúc…. Sau khi hoàn thành, nhấn SAVE để lưu lại.

30


III.5. Tính năng nâng cao

1. Chức năng nhập/xuất dữ liệu (Import/Export)

Chức năng này cho phép người dùng nhập/xuất dữ liệu vào Webmail từ Outlook, Thunderbird, Google, hoặc từ các chương trình khác…một cách dễ dàng và nhanh chóng

a) Chức năng xuất dữ liệu (Export)

Để xuất dữ liệu, người dùng vào Preferences nhấn vào Import/Export

1. Export Calendar (iCal)

Người dùng cần Export lịch ở dạng chuẩn .ics (mặc định hệ thống sẽ lưu lại ở dạng .ics)

Nhấn vào Prefercense chọn tab Import/Export

Nhấn vào Source để liệt kê danh sách

Nhấn OK nhấn Export để bắt đầu.

Một khung thoại xuất hiện, yêu cầu người dùng chọn lưu hoặc mở skhi công việc export hoàn tất

31


2. Export sổ địa chỉ từ Outlook Express vào hệ thống webmail

Mở Outlook Express chọn File Export Address Book…

Màn hình Export Address Book xuất hiện chọ chuẩn file để export là: Text File (Comma Separated Values)

32


Chọn Export chọn Browse đặt tên cho file được export và chọn đường dẫn lưu chọn Next chọn các thuộc tính cần export Finish.

b) Chức năng nhập dữ liệu (Import)

Để nhập dữ liệu, người dùng vào Preferences nhấn vào Import/Export

1. Import Calendars (iCal)

Người dùng có thể import lịch được lưu ở dạng đuôi .ics

33


Nhấn Browse, để xác định vị trí file import .ics

Chọn thư mục để import danh sách lịch:

Sau đó, nhấn OK để bắt đầu Import

Chú ý: tùy thuộc vào kích thước file .ics, import có thể mất một vài phút

Thông báo Import thành công

2. Import sổ địa chỉ (Address Book) từ Outlook

Khi chuyển từ mail cũ sang mail mới, người dùng gặp phải vấn đề sổ địa chỉ bị rỗng, chức năng Import của hệ thống giúp người dùng sao chép sổ địa chỉ từ mail cũ sang mail mới một cách dễ dàng.

Chọn tab Prefercenes chọn Import/Export nhấn Browse để chỉ tới đường dẫn file Address Book (vừa Export trên). Sau đó, nhấn Import

34


Thông báo Import thành công

Tính năng này giúp người dùng tiết kiệm tối đa thời gian phải gõ địa chỉ người nhận, thuận tiện hơn trong quá trình gửi mail (mỗi khi gửi mail, người dùng chỉ cần gõ ký tự đầu, hệ thống sẽ tự động hiển thị các địa chỉ mail từ sổ địa chỉ)

2. Một số chức năng ứng dụng cho Folder

1. Email được tổ chức theo folder, sử dụng kéo & thả để chuyển giữa các folder. Ví dụ: kéo một email mới từ Inbox sang 1 folder con tên Work

2. Có thể tạo mới folder bất kỳ lúc nào bằng cách nhấn vào nút “New Folder” phía trên Inbox.

35


Hoặc nhấn chuột phải trên folder, thậm chí có thể chia sẻ folder cho bất kỳ ai trong nội mạng:

3. Trong cửa sổ Share Properties, có thể gán quyền chỉ đọc (view only) hoặc toàn quyền (full access) cho từng người:

4. Ngoài ra, trong Mail, tag có thể được dùng để đánh nhãn tương tự như label trong Google App, nhưng với tính năng vượt trội cho phép kéo thả email để đánh nhãn cho email đó.

Cách thức tạo mới

36


Và đặt tên

Để đánh nhãn một email, giờ đây với Mail, đơn giản chỉ là kéo email đó và thả vào tag đã có sẵn:

Một email có thế được đánh nhiều nhãn khác nhau, & được phân biệt với nhau bằng màu sắc:

IV. HƯỚNG DẪN CẤU HÌNH EMAIL MAIL CLIENT

IV.1. Hướng dẫn cấu hình email Mail.vast.vn vào Outlook Express (Windows XP)

37


1. Mở Outlook hoặc Outlook Express

2. Nhấn vào Tools, chọn Accounts…

3. Nhấn vào Add, chọn Mail…

4. Nhập tên trong ô Display name, sau đó nhấn Next.

5. Nhập địa chỉ email trong Mail.vast.vn vào ô Email address (ví dụ: [email protected]), sau đó nhấn Next.

38

mailto:[email protected]


6. Nhập mail.vast.vn vào ô Incomeing mail (có thể chọn IMAP); Nhập smtp.gmail.com trong mục Outgoing mail (smtp) server. Sau đó, nhấn Next.

7. Nhập địa chỉ email trong ô Account name. Nhập mật khẩu trong ô Password. Sau đó, nhấn Next.

39


8. Nhấn Finish.

9. Chọn tài khoản mail.vast.vn nhấn Properties.

40


10. Nhấn vào Tab Advanced.

11. Điền vào các thông tin sau:

Outgoing mail cổng: 465.

Đánh dấu “This server requires a secure connection (SSL) Incoming mail (POP3)”, chọn cổng 995 (IMAP cổng 993)

5. Đánh dấu “This server requires a secure connection (SSL)”

6. Đánh dấu “Leave a copy of messages on server” để không xóa thư khỏi server.

12. Chọn Tab Server đánh dấu “My server requires authentication”. Sau đó, nhấn Apply OK.

41


IV.2. Hướng dẫn cấu hình email Mail.vast.vn vào Evolution (Linux)

1. Mở Evolution Mail

2. Nhấn vào Edit, chọn Prefercences

3. Nhấn vào Add…

42


Ghi chú: trong trường hợp Evolution Mail chưa được cấu hình địa chỉ Email nào:

Vào Application Office Evolution nhấn Forward

Nhấn Forward tiếp

43


4. Full Name là tên tài khoản (ví dụ: hoannt). Email Address là địa chỉ Email (ví dụ: [email protected]). Nhấn Forward…

5. Nhập các thông tin sau:

Server Type: Chọn IMAP (hoặc POP).

Server: mail.vast.vn.

44



Username: địa chỉ email (ví dụ: [email protected]. )

Use Secure Connection: chọn SSL encryption

Check vào Remember password

Nhấn Forward

6. Nhấn Forward…

7. Nhập các thông tin sau:

Server Type: SMTP.

45



Server: mail.vast.vn.

Check vào Server requires authentication

Use Secure Connection: chọn SSL encryption

Username: địa chỉ email (ví dụ: [email protected]. )

Check vào Remember password

Nhấn Forward

8. Nhập địa chỉ email trong ô Name (ví dụ: [email protected]. ). Nhấn Forward…

9. Nhấn Apply để lưu lại các thiết lập.

46




V. HƯỚNG DẪN QUẢN TRỊ VAST - MAIL

Hệ thống Mail VAST- Zimbra là một sản phẩm Mail Server mã nguồn mở với giao diện Web based dựa trên công nghệ Ajax

Mail VAST có sản phẩm lõi là ZimbraCollaboration Suite (ZCS). Mail VAST mang đến độ linh hoạt cao, được xây dựng trên mô hình cấu trúc của hệ thống Email và lịch làm việc, đồng thời sử dụng công nghệ mã nguồn mở có chứng nhận, nên dễ dàng bảo trì và quản lý.

V.1. ĐĂNG NHẬP

Đăng nhập vào trang quản trị Mail.vast.vn

1. Mở trình duyệt web (chẳng hạn Mozilla Firefox 3.6 ), gõ địa chỉ Mail Admin: https://Mail.vast.vn:7071/MailAdmin/ hoặc https://10.15.2.12:7071/MailAdmin/

2. Sau khi nhập địa chỉ vào trình duyệt sẽ hiện ra trang xác nhận chứng thực trang quản trị Mail, nhấn vào I Understand the Risks Add Exception… Get Certificate Confirm Cercurity Exception để xác nhận.

47


3. Sau khi xác nhận chứng thực, cửa sổ đăng nhập sẽ xuất hiện, nhập vào:

48


o Username: Admin

o Password: password của admin

4. Giao diện chính trang quản trị sau khi Login:

V.2. QUẢN TRỊ

1. Chức năng “Tìm kiếm” (Searches)

Chức năng tìm kiếm trong trang quản trị Mail rất nhanh chóng và dễ dàng với những chức năng tìm kiếm phong phú, như sau:

1. Thanh tìm kiếm cung cấp nhiều lựa chọn tìm kiếm:

Tìm kiếm

Trợ giúp tìm kiếm

Tìm kiếm nâng cao

49


2. Các lĩnh vực tìm kiếm được sử dụng để nhanh chóng tìm thấy các tài khoản cụ thể như:

Tài khoản: tài khoản chưa kích hoạt, tài khoản đã kích hoạt…

Danh sách

Bí danh

Tên miền

.…

Hay tìm kiếm theo tất cả các đối tượng.

3. Chức năng tìm kiếm nâng cao: cho phép bạn tạo một truy vấn phức tạp để tìm kiếm.

4. Nhấn vào các chức năng tìm kiếm để xem chi tiết, bao gồm.:

50


Tìm kiếm theo thuộc tính cơ bản: họ, tên, một phần tên, hay bất cứ thông tin nào…

Tìm kiếm theo loại đối tượng: Tài khoản, bí danh…

Tìm kiếm theo tên miền ( @domain): tìm kiếm theo tên miền

Tìm kiếm theo server (dành cho quản trị nhiều server): tìm kiếm theo máy chủ.

Tìm kiếm cho lần đăng nhập cuối trong phạm vi ngày hoặc tài khoản.

Chức năng tìm kiếm thông minh.

3. Chức năng lưu thông tin tìm kiếm.

Khi người quản trị tạo một truy vấn trong tìm kiếm hoặc tìm kiếm nâng cao, người quản trị có thể lưu tìm kiếm

Nhấp vào biểu tượng ổ đĩa nhỏ sau khi tìm kiếm để lưu thông tin.

4. Tìm kiếm COS (Class of Service): Khi người quản trị nhập tên ,địa chỉ hay tình trang của tài khoản để tìm kiếm, COS sẽ tự dộng liệt kê nếu nó không phải là mặc định.

2. Quản lý tài khoản (Accouts)

Quản lý tài khoản: Manage Accounts

51


3. Tài khoản

Tài khoản: Accounts:

Chức năng chính trrong mục tài khoản, gồm:

6. Quản lý tên, danh sách, tình trạng tất cả các tài khoản.

52


7. Tạo tài khoản người dùng mới:

Cách tạo tài khoản mới, nhấn vào New:

Thiết lập các thông số cho tài khoản người dùng: tên tài khoản, mật khẩu…

53


Thông báo tài khoản đã được tạo

8. Các thiết lập thông tin cơ bản khác: người quản trị có thể thay đổi thông tin cho người dùng, chỉnh sửa, xóa…

54


9. Quản lý người dùng theo tình trạng tài khoản người dùng: đang kích hoạt, chưa kích hoạt, số lần đăng nhập, mô tả chức năng tài khoản người dùng…

10. Thay đổi thiết lập các tùy chọn đối với tài khoản người dùng: chọn một trong 2 cách sau:

1) Click chuột vào “Edit” trên thanh Toolbar:

55


2) Hoặc chuột phải vào tài khoản cần thay đổi, sau đó chọn “Edit”.

11. Thay đổi mật khẩu.Chọn một trong 2 cách sau:

1) Click chuột vào “Edit” trên thanh Toolbar.

56


2) Chọn tài khoản cần thay đổi mật khẩu, nhấn chuột phải:

3) Sau khi thay đổi mật khẩu thành công, trang Mail Admin sẽ tự động đăng xuất và thống báo “Phiên làm việc đã kết thúc (Your Session Has Expired) sau đó, người quản trị phải đăng nhập lai với mật khẩu mới.

57


4. Quản lý bí danh (Alias)

Tài khoản bí danh là một địa chỉ email mà hướng tất cả thư vào một tài khoản xác định. Một tài khoản chính có thể có một hoặc nhiều tài khoản bí danh. Từ cửa sổ quản lý bí danh, tất cả các bí danh cấu hình được hiển thị trong cửa sổ này:

13. Tạo mới tài khoản bí danh: tạo mới tài khoản bí danh trên tài khoản bí danh hay tài khoản người dùng thực: Nhấn vào NEW, và nhập vào tên tài khoản bí danh mới.

58


14. Từ tài khoản bí danh người quản trị có thể xem các thông tin của tài khoản chính, chỉnh sửa, hay xóa các bí danh…

15. Ngoài ra, người quản trị còn có thể xem và di chuyển các tài khoản bí danh này sang tài khoản khác:

59


5. Quản lý lớp dịch vụ “COS” (Class of Service )

Lớp dịch vụ COS quản lý tất cả các dịch vụ của hệ thống, xác định những thuộc tính mặc định của tài khoản, trong đó các tính năng được kích họat hoặc không kích hoạt. COS kiểm soát các tính năng định mức hộp thư, thời hạn tin nhắn…

60


2) Thiết Lập thông tin chung (General Information)

3) Thiết lập các tính năng (Features).

4) Thiết lập ưu tiên (Preferences)

5) Thiết lập giao diện (Themes)

6) Kích họat/ bỏ kích họat tính năng Zimlets

7) Thiết lập cụm máy chủ (Server Pool)

8) Thiết lập cấp cao (Advanced)

4. COS mặc định (default): các thiết lập mặc định tự động sinh ra trong quá trình cài đặt hệ thống Mail.

5. Người quản trị có thể thay đổi bất kỳ tất cả các mặc định COS để thiết lập thuộc tính cho Email người dùng. Và, người quản trị có thể tạo mới, chỉnh sửa, xóa các COS. (Lưu ý: khi người quản trị xóa COS thì tài khoản thiết lập sẽ được gán COS mặc định).

61


6. Quản lý domain (@domain)

Quản lý một hay nhiều Domain:

1. Cho phép người quản trị theo dõi tình trạng domain, thiết lập múi giờ hoạt động, thay đổi giao diện cho domain hay tạo bí danh cho domain, thiết lập chứng thực…

2. Cho phép người quản trị quản lý số lượng domain, tạo mới, chỉnh sửa, khóa, kích hoạt, tạm ngưng, xóa hay tạo bí danh cho domain…

62


3. Tạo mới một Domain:

Nhấn chuột vào NEW Nhập vào tên domain, tên máy chủ..

Nhập tên Domain, tên máy chủ và những thông tin chính cần thiết:

63


4. Chỉnh sửa, xóa, tạo bí danh cho domain..: chuột phải vào domain cần thay đổi hay sử dụng thanh toolbar…

7. Thiết lập máy chủ (Server Settings)

Trong mục này, người quản trị có thể thay đổi các thiết lập dựa vào nhu cầu sử dụng Email của người dùng.

64


Các thông tin chung bao gồm:

Hiển thị tên máy chủ

Mô tả

Tên máy chủ

LMTP (Local Mail Transfer Protocol) : LMTP thông tin bao gồm: tên quảng cáo, địa chỉ ràng buộc, số lượng các chủ đề có thể cùng lúc với quá trình nhập nguồn dữ liệu (mặc định để 20 chủ đề)

Thiết lập thư mục rỗng (Purge): Các máy chủ quản lý việc tẩy xóa email. Mục này giúp người quản trị thiết lập thời gian nghỉ ngơi cho máy chủ khi hộp thư email được tẩy xóa (thời gian mặc định là 1 phút).

1. Dịch vụ (Services): Danh sách các dịch vụ được kích hoạt (Enalbled services)

65


2. Message Transfer Agent (MTA): Là một chương trình vận chuyển Email giữa các máy

Kích hoạt các loại chứng thực cho máy chủ.

Thiết lập tên máy chủ Webmail MTA

Các thiết lập MTA khác….

Kích hoạt tìm kiếm DNS (nếu cần thiết)

3. Kích hoạt POP/ IMAP và cổng cho máy chủ. (Lưu ý: nếu POP/ IMAP proxy được kích hoạt, người quản trị phải chắc chắn cấu hình cổng chính xác)

Kích hoạt IMAP:

66


Kích hoạt POP:

4. Thẻ Volume: Quản lý số luợng lưu trữ trong hộp thư trên máy chủ . Tại đây, người quản trị có thể ấu hình chỉ số và số lượng tin nhắn. Mỗi hộp thư được gán một chỉ số nhất định Khi khối lượng tin nhắn lưư trữ trong hộp thư bị đầy. người quản trị có thể tạo ra một chỉ số mới thay cho chỉ số hiện tại.

67


8. Cấu hình chung (Global Settings)

1. GAL (Global Address List): là danh sách của tất cả người sử dụng trong hệ thống. GAL được cấu hình trên cơ sở mỗi Domain. Thiết lập chế dộ cho mỗi GAL để xác định nơi thực hiện tìm kiếm GAL.

2. Cấu hình chung, thực hiện các công việc sau:

Tại mục cấu hình chung, người quản trị thiết lập mặc định các qui tắc cho kết quả tìm kiếm GAL.

Chấp nhận tập tin đính kèm.

Kích họat MTA

Kích hoạt POP

Kích hoạt IMAP

Cấu hình chống thư rác và chống Virus

Những thiết lập cho cá nhân được sử dụng mặc định khi COS không được thiết lập

68


VI. HƯỚNG DẪN CÀI ĐẶT VÀ SỬ DỤNG ZIMBRA DESKTOP

VI.1. Giới thiệu

Zimbra Desktop có giao diện không khác gì so với giao diện web. Hơn nữa, tính năng nổi trội của Zimbra Desktop là khả năng hoạt động offline, điều này sẽ giúp người dùng vẫn có thể lưu trữ và xử lý dữ liệu ngay cả khi không có kết nối Internet rồi đồng bộ hóa các tương tác đã thực hiện ngay khi có kết nối trở lại. Zimbra Desktop không chỉ hỗ trợ riêng biệt cho Zimbra, Yahoo Mail mà còn bổ sung các dịch vụ email khác như AOL hay Gmail vì các dịch vụ này cũng hỗ trợ IMAP hay POP.

Zimbra Desktop có khả năng cạnh tranh với các trình email client khác tương tự như Microsoft Outlook hay Mozilla Thunderbird. (Tham khảo “Bảng so sánh giữa Zimbra Desktop - Microsoft Outlook - Mozilla Thunderbird)

VI.2. Cài đặt

Download gói cài đặt

1. Download gói cài đặt Linux tại: http://files2.zimbra.com/downloads/zdesktop/10659/zdesktop_2_0_1_b10659_linux_i686.tgz

69

http://files2.zimbra.com/downloads/zdesktop/10659/zdesktop_2_0_1_b10659_linux_i686.tgz

http://files2.zimbra.com/downloads/zdesktop/10659/zdesktop_2_0_1_b10659_linux_i686.tgz


2. Giải nén gói cài đặt vừa tải về (*.tar.gz): sử dụng một trong 2 cách sau:

Dùng Terminal: lệnh # tar xzvf … (gói cần giải nén)

Chuột phải vào gói cần giải nén chọn Extract here

VI.3. Cài đặt Zimba Desktop

1. Cài đặt Zimbra Desktop cho HĐH Linux

1. Mở Terminal, cd đến thư mục (gói cài đặt) vừa giải nén,

ví dụ: gói cài đặt vừa giải nén để tại Desktop:

cd /home/hoannt/Desktop/zdesktop_2_0_1_b10659_linux_i686/

2. Cài đặt:

Chạy lệnh: ./install.pl

Sau khi chạy lệnh “./install.pl”, hệ thống sẽ thông báo chạy lệnh cho người dung sử dụng (chú ý: thông báo ở bên dưới cùng).

Chạy tiếp lệnh: /opt/zimbra/zdesktop/linux/user-install.pl

3. Hoàn tất việc cài đặt. Sử dụng Zimbra Desktop.

2. Cài đặt Zimbra Desktop cho HĐH Windows XP

1. Sau khi download, gói Zimbra có dạng như sau:

70


2. Cài đặt:

Nhấp đúp vào gói cài đặt vừa download:

Nhấn vào NEXT

Chọn “I accept the terms in the license Agreement”, rồi nhấn NEXT

71


Chọn đường dẫn cài đặt, nhấn NEXT

Nhấn INSTALL để bắt đầu cài đặt

Quá trình cài đặt bắt đầu…

72


Quá trình cài đặt kết thúc, nhấn FINISH

Zimbra Desktop đang khởi tạo, nhấn OK để đồng ý

73


3. Hoàn tất việc cài đặt. Sử dụng Zimbra Desktop.

VI.4. Sử dụng

1. Zimbra Desktop

Sau khi cài đặt xong, tại màn hình Desktop sẽ xuất hiện biểu tượng Zimbra Desktop

2. Cấu hình

1. Nhấp đúp vào biểu tượng Zimbra Desktop ngoài màn hình Desktop

2. Nhấn Add New Account

74


3. Chọn loại hình tài khoản…

4. Giao diện chính của Zimbra Desktop, khi chưa cấu hình tài khoản:

5. Cấu hình tài khoản

Cấu hình tài khoản Zimbra.vast.vn

Account Name: Tên tài khoản Email (ví dụ: Nguyen Hoan)

Your Full Name: Tên đầy đủ của tài khoản (ví dụ: Nguyen Hoan)

75


Account type: Chọn IMAP hoặc POP3

Email Address: địa chỉ email (ví dụ: [email protected] )

User Name: Tài khoản Email Ví dụ: [email protected] )

Incoming Server: Địa chỉ Server (zimbra.vast.vn ). Chọn “SSL”

(Chú ý: nếu chọn IMAP, cổng: 993; nếu chọn POP cổng là: 995)

SMTP Server: zimbra.vast.vn. Cổng: 465

(Chú ý: đánh dấu chọn “Use SSL enctyption when sending mail” và “Username and password enctypted to send mail”

1. User Name: Tài khoản Email Ví dụ: [email protected] )

2. Password: Mật khẩu của tài khoản email

3. Name: Tên tài khoản Email (ví dụ: Nguyen Hoan)

4. Email Address: địa chỉ email (ví dụ: [email protected])

Nhấn vào “Validate and Save” để lưu lại cấu hình

6. Nhấn vào Launch Desktop để vào trang giao diện & sử dụng mail

76








7. Zimbra Desktop đang tải…

8. Giao diện chính trang Zimbra Desktop sau khi cấu hình:

9. Sau khi cấu hình, người dùng có thể chỉnh sửa, xóa hay thiết lập lại tài khoản email

Vào Setup

77


Chọn Edit để chỉnh sửa, Delete để xóa tài khoản…

3. Thêm tài khoản

1. Để thêm tài khoản khác, vào Setup (ở góc bên phải màn hình)

2. Chọn ADD NEW ACCOUNT:

78


3. Sau đó, thiết lập các thông tin như trên.

VI.5. Bảng so sánh giữa Zimbra Desktop - Microsoft Outlook - Mozilla Thunderbird

Zimbra Desktop Outlook Thunderbird

Cross Platform Windows, Mac OS, Linux

Windows Only Windows, Mac OS, Linux and more

Cost Free Commercial License

Free

Open Source 100% No 100%

Support Enterprise Collaboration Server

Zimbra Collaboration Suite

Microsoft Exchange Server

No

Identical UI as Enterprise Collaboration Server Web UI

Yes No No

Integrated Calendar

Yes Yes Via Lightning extension, not production quality

Corporate Address Book

Yes Yes No

Documents, Tasks and Briefcase

Yes Tasks only No

79


Groupware Sharing and Delegation

Yes Yes No

Yahoo! Mail Support

Yes No Via WebMail extension, not production quality

Yahoo! Address Book Support

Yes No No

Yahoo! Calendar Support

Yes No No

Gmail Mail Support

Yes Yes Yes

Google Address Book Support

Yes No No

Google Calendar Support

Yes No No

Windows Live Mail Support

Yes Yes Via WebMail extension, not production quality

Windows Live Address Book Support

Yes Yes No

POP3 Support Yes Yes Yes

IMAP4 Support Yes Yes Yes

Email Address Auto Complete

Yes Yes Only previously mailed contacts

Drag and Drop from Desktop

Yes No No

Support Tagging All Data Types

Yes No No

Conversation View Across

Yes No No

80


Folders

Usable When Offline

Yes Yes Yes

Seamless Online/Offline Transition

Yes Yes No

Access All Data Offline

Yes Does not download all data by default

Does not download all data by default

Manage Multi-GB Mailboxes

Yes Slow Slow

Search across Multi-GB Data

Index based, fast Limited and slow Limited and slow

New Mail Notification

Yes Limited Limited

Themes and Colors

Yes No Yes

Auto Update Yes Yes Yes

Extensibility Zimlets Plugins Extensions



Windows Only Windows, Mac OS, Linux and more


Free





No

Identical UI as Enterprise

Yes No No

81


Collaboration Server Web UI

Integrated Calendar



Yes Yes No


Yes Tasks only No


Yes Yes No

Yahoo! Mail Support



Yes No No


Yes No No

Gmail Mail Support

Yes Yes Yes


Yes No No


Yes No No




Yes Yes No


82






Yes No No


Yes No No

Conversation View Across Folders

Yes No No

Usable When Offline

Yes Yes Yes


Yes Yes No





Yes Slow Slow



New Mail Notification

Yes Limited Limited

Themes and Colors

Yes No Yes





Windows Only Windows, Mac OS, Linux and

83


more


Free





No

Identical UI as Enterprise Collaboration Server Web UI

Yes No No

Integrated Calendar



Yes Yes No


Yes Tasks only No


Yes Yes No

Yahoo! Mail Support



Yes No No


Yes No No

Gmail Mail Support

Yes Yes Yes


Yes No No

84



Yes No No




Yes Yes No






Yes No No


Yes No No

Conversation View Across Folders

Yes No No

Usable When Offline

Yes Yes Yes


Yes Yes No





Yes Slow Slow



New Mail Yes Limited Limited

85


Notification

Themes and Colors

Yes No Yes



86