Humanet HR Information Center v 10 Descripción

Qué es?

Humanet HR Information Center es un Portal WEB de Servicios de RRHH hacia el personal bajo el modelo de Autogestión.

Beneficios?

Mejora la interacción del Departamento de RRHH con los empleados ofreciendo servicios de información y comunicación.

Mejora el desempeño de la gestión del Departamento de RRHH.

Mejora el desempeño de los equipos de trabajo.

Mejora el clima laboral.

Cómo?

Agiliza la gestión de trámites.

Permite al empleado consultar y actualizar su información.

Mejora la gestión de cada jefe responsable al conocer KPI’s de su personal a cargo.

Habilita nuevos canales de comunicación directa de RRHH hacia el empleado.

Incluye mecanismos de control de actividades y evaluación directa de ellas.

Permite generar iniciativas de trabajo y proyectos de RRHH controlando sus resultados.

Habilita a RRHH la difusión inmediata de información al personal.

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Humanet HR Information Center v.10 Descripción

Características:

Modelos de uso: La aplicación tiene 2 formas de ser instalada, PRIVATE CLOUD o INTRANET.

En el primer modelo PRIVATE CLOUD el sistema está hospedado en la nube con una base de datos y una aplicación privada con la posibilidad de personalización y comunicaciones encriptadas con seguridad.

A través de un conector en Open HR se sincroniza la información requerida entre la base de datos propia y la base de datos privada en la nube (solo la informacion que se requiere), la información de toda la gestión del sitio se queda en la nube privada. Se utilizan para ello certificados de seguridad que envía la información encriptada. Las comunicaciones entre el usuario (empleado) y el sitio es por medio del protócolo con seguridad Https. El modelo comercial es SaaS(Software as a Service), se paga una renta mensual por el uso de la aplicación.

En el modelo de INTRANET el sistema se instala en un servidor específico del cliente y los usuarios (empleados) solo pueden acceder al sitio por medio de la intranet, se usa el motor de base de datos donde reside la informacion del sistema Open HR para almacenar la información generada por el sistema. El modelo comercial es SaaS (Software as a Service) se seleccionan las Apps que requiere la organización y se paga la licencia por el volumen de usuarios.

Auto administrado: La generación de cuentas de usuario contempla un modelo autoadministrado de vanguardia donde es el propio empleado el que activa y administra su cuenta y contraseña de acceso al sitio por medio de una cuenta de correo.

Plataformas: El sistema ofrece la maxima portabilidad en su funcionamiento, soporta todos los navegadores comerciales, funciona tanto en PC´s , Mac´s, tablets y celulares inteligentes, reconociendo el tipo de navegador y respondiendo en consecuencia al modelo de navegacion (es responsivo).

Personalizado: Por medio de los servicios de consultoría ofrecemos personalizar e integrar al sistema por medio de las Apps a la intranet que ya esté en operación.

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Humanet HR Information Center v.10 Descripción

Servicios que ofrece: Servicios de Comunicación Interna.

Sistema de Gestión Documental.

Consulta de Información:

Mi información.

Mi personal a cargo.

Información Empresarial.

Centro de Mensajes y agenda.

Interacción con RRHH.

Colaboración.

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Humanet HR Information Center v.10 Detalle de los Servicios

¡Resuelve de manera expedita la comunicación interna de RRHH hacia el personal!

SERVICIOS DE COMUNICACIÓN INTERNA

Sistema interactivo de emisión de comunicados al personal el cual los recibe y visualiza en un modelo de revista interactiva FlipBoard. Los tipos de comunicados soportados son:

• Noticias. • Comunicado Oficial. • Eventos. • Encuestas. • Invitación a cursos y eventos. • Colaboraciones. • Experiencias. • Felicitaciones.

Permite incorporar elementos multimedia en los comunicados (fotos, videos, audio). El receptor puede dar retroalimentación sobre los comunicados, ejemplo:

• Me gusta. • Me doy por enterado. • No me gusta. • Leído. • Votarla.

o SI, de acuerdo. o NO, en desacuerdo.

• Neutro. • Contestar encuesta. • Indicar si se asiste o tal vez no.

Medios de distribución de los comunicados:

• El portal Humanet HR IC sección de comunicación interna y página principal. • Email oficial del empleado. • Centro de Mensajes personales de Humanet HR IC. • Twitter. • Facebook.

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Se ha desarrollado un modelo de visualización de los comunicados tipo revista que nos permite ver la información de una manera fácil, cómoda y divertida, permitiendo distinguir la fuente emisora y el tipo de comunicado. Contempla un tablero de control que lleva las estadísticas sobre los comunicados emitidos, registrando las acciones sobre cada uno de ellos como; leído, recibido, de acuerdo o desacuerdo, me gusta, no me gusta. Y así monitorear el impacto sobre el personal de los comunicados emitidos.

SERVICIOS DE COMUNICACIÓN INTERNA

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¡Asegura la información accesible a los colaboradores en una Bóveda Digital!

SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL:

Sistema de distribución y publicación de documentos para el personal de la empresa.

La informacion de póliticas, procedimientos, formatos, reglamento interno, manuales y todo documento que RRHH debe hacer llegar a cada empleado se distribuye por medio de este módulo.

Se definen Categorias en los cuales se clasificarán cada documento que se distribuya.

Se definen Listas de Distribución que permite que el documento solo pueda ser visto por el o los empleados que les corresponden.

Cuando se emite un nuevo documento, el centro de mensajes le avisa al empleado que tiene un nuevo documento que puede revisar.

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SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL:

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¡Gestión inteligente de la información del personal!

CONSULTA DE INFORMACIÓN:

MI INFORMACIÓN:

El módulo de consulta de Mi Información provee de diversos servicios de consulta de la información del empleado que reside en la base de datos de Open HR.

Consulta Integral, provee en una vista la información mas importante del empleado.

Las secciones son:

• Datos Personales. • Datos Operativos de Nómina. • Contrato. • Ubicación Física. • Seguridad Social. • Historial Académico. • Historial Médico. • Experiencia Laboral. • Cursos de Capacitación recibidos. • Vacaciones. • Evaluaciones. • Registro de asistencia. • Activo fijo en custodia. • Expediente digital, se visualizan los documentos digitales que tiene RRHH

Estas secciones son configurables por el administrador de RRHH.

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Timeline:

Provee la consulta de la información relevante del empleado presentada en una línea del tiempo.

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Mis Cursos:

Mediante está funcionalidad el empleado puede ver los cursos ya tomados, a los que está actualmente inscrito y el programa de capacitación que le falta cursar y pueda inscribirse a los cursos ya programados.

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Mis Vacacaciones:

Permite consultar directamente el kárdex individual de vacaciones, visualizando el saldo pendiente de vacaciones y las próximas vacaciones programadas.

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Mis Recibos de pago:

Esta función presenta la información directa del último recibo de pago y permite realizar consultas históricas de recibos.

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Mi registro de asistencia:

Permite al empleado realizar su registro de asistencia de entradas y salidas regulares e irregualres especificando el motivo de ello desde su computadora personal, en su sitio de trabajo o desde su móvil en cualquier recinto de la empresa o en otras localidades por motivo de capacitación, trámites o visitas a clientes.

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Mis funciones:

Esta consulta permite conocer al empleado las funciones y lo que se espera de su puesto.

Mis Beneficios:

Esta consulta permite al empleado conocer todos los beneficios que la empresa otorga a sus empleados de manera directa o indirecta por medio de terceros. Estas publicaciones las realiza el personal de RRHH por medio de la aplicación de administración del portal.

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Mis tareas por realizar:

La aplicación de iniciativas de RRHH permite establecer un calendario de actividades y tareas a realizar por parte del personal involucrado en estas iniciativas, estas tareas son asignadas a los empleados y se consultan mediante esta función.

Mis evaluaciones:

Cada tarea asignada una vez que es terminada permite que el emisor de la tarea la evalúe , por medio de esta funcionalidad se permite consultar las evaluaciones recibidas.

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Mis constancias de Ingresos:

Esta consulta presenta una lista de las constancias percepciones anuales y retención de impuestos de la cual se toma información para la declaración anual individual. Se selecciona el periodo anual y se descarga la constancia.

Mis Torneos:

Permite consultar los torneos en los que estoy inscrito o en los cuales participe en el pasado.

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¡Información inmediata de su personal a cargo hacia los Directores y Gerentes!

CONSULTA DE INFORMACIÓN:

Mi Personal a Cargo:

Esta App permite a un colaborador consultar la información de su personal a cargo, presenta un tablero de control con la información sumaria de todos los colaboradores a cargo.

Estos indicadores son: • Número de empleados a cargo. • % de vacaciones pendientes de disfrutar. • Número de ausencias en el año. • % de Rotación Anual. • Edad promedio. • Distribución porcentual de hombres y mujeres. • Número de contratos por vencer. • Número de meses promedio desde el último incremento salarial. • Horas de capacitación impartidas en el año. • Calificación promedio de Competencias. • Calificación promedio de las Evaluaciones del personal. • Calificación promedio de la última Evaluación de Objetivos. Estos indicadores reflejan la información considerando el personal a cargo, ya sea de la línea directa de reporte o de todo el personal debajo de mi posición.

Al hacer clic sobre el indicador de Empleados, despliega Mi Organigrama con los nombres y puestos de los empleados que reportan al usuario, hasta 2 niveles abajo. Al seleccionar el empleado a consultar, presenta la pantalla de consulta de su información.

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Al hacer clic sobre cualquier otro indicador en el panel, lleva a una sección en la misma página donde se muestra información detallada del indicador.

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Mi Personal a Cargo Vacaciones, presenta una línea en el tiempo de 2 meses donde se muestran los días ya autorizados al personal para disfrutar vacaciones.

Ausentismo, se presenta en forma gráfica el año actual y los últimos 3 años del total de faltas e incapacidades de Mi personal, así como una relación de los empleados con mayor ausentismo.

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Rotación anual, se presenta un gráfico con el valor de la rotación anualizada del año en curso y del año anterior, así como una relación de altas y bajas de los últimos 12 meses.

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Edad, presenta la edad promedio, la edad menor y mayor de mis colaboradores.

Capacitación, se presenta el No. de cursos, No. de horas y No. de personas capacitadas por año, actual y 3 años anteriores. Una relación de los cursos impartidos en el año y el plan anual de capacitación para Mi Personal.

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Crecimiento, presenta una relación de Mi Personal con el tiempo en su puesto actual y el Número de meses desde su último incremento salarial.

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Competencias, se presenta de forma gráfica la evaluación promedio de las competencias de mi Personal y una relación de los empleados con su última evaluación.

Relación de contratos por vencer de Mi Personal.

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Objetivos por cumplir, detalle por cada colaborador de sus objetivos anuales y su último avance.

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Servicios de información al personal

CONSULTA DE INFORMACIÓN:

Información Empresarial:

Esta App permite al colaborador consultar la información de la empresa, como directorio de empleados, proveedores de beneficios, instalaciones, posiciones de trabajo vacantes.

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Información Empresarial:

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¡Comunica automáticamente las Apps con los colaboradores!

Centro de Mensajes y Agenda:

Esta App es el medio por el cual las Apps y funciones del sistema avisan e interactúan directamente por el colaborador. Cada App que requiere agendar un evento ya confirmado por el empleado como un curso se genera esta actividad en la agenda, cada App que requiere avisa al empleado de una situación, utiliza el centro de mensajes para ello.

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¡Agiliza y controla los servicios de RRHH hacia el personal!

Interacción con RRHH:

El propósito de este grupo de Apps es permitir al usuario interactuar con el departamento de Recursos Humanos de manera digital. Los servicios que ofrece son:

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Interaccón con RRHH

Actualización de mi Expediente:

La funcionalidad de esta App es la actualización de los datos del personal, usando para ello al propio personal el cual registrará su información.

Esta actualización se realiza mediante CAMPAÑAS DE ACTUALIZACIÓN.

RRHH da de alta la Campaña de Actualización de datos, la cual tiene una fecha inicial y final, se establecen el Conjunto de Datos que se requieren actualizar. Al definir este conjunto de datos también se especifica si se requiere o no una validación previa a su actualización por parte de RRHH (instancia de autorización) y si se requiere o no un documento digitalizado que el empleado deba subir para comprobar la veracidad de los datos ingresados.

Una vez definida la campaña, se comunica al personal involucrado (lista de distribución) mediante el Módulo de Comunicación interna, el objetivo de la campaña para que el empleado proceda a realizar su actualización.

El empleado procede a hacer la actualización de su información subiendo en caso necesario la información digitalizada que da soporte a los datos capturados.

RRHH procede a verificar la actualización y autorizar o denegar la actualización realizada por el empleado en caso negativo el sistema informa al empleado mediante un correo para que corrija su actualización.

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Solicitud de Cartas:

Facilita al usuario iniciar en linea la gestión de la solictud de Cartas de Constancias. El sistema permite elaborar cartas de constancias de trabajo, el área de RRHH por medio de está App lleva el control de las solicitudes y su atención.

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Reserva de salas:

Por medio de esta App el sistema ofrece un sistema de inventario de salas de juntas y su disponibilidad. Controla las peticiones, cancelaciones y puede emitir un comunicado vía un email a los participantes por medio de listas de distribución colocando el evento en la App agenda del colaborador.

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Buzón de Sugerencias:

Da la facilidad al usuario de realizar sugerencias en linea directamente al Área de RRHH, cuenta con un tablero de control de toda la gestión y seguimiento de sugerencias por cada categoria establecida.

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Aclaración de incidencias de nómina: Esta App da la facilidad al colaborador de generar una solicitud electrónica de aclaración de incidencias de pago de nómina. El responsable de RRHH de esta función recibe y realiza su aclaración se lleva un panel de control del número de solicitudes recibidas y su status.

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Tienda:

Esta App permite a la Organización tener su propa tienda virtual de productos internos con la marca de la compañía realizando el pago con descuento vía nómina en autómatico a través de Open HR. Puede ser utilizada para cobrar productos o servicios al personal generando la incidencia en uno o varios periodos y controlando el saldo en automático. Se genera una relación de pagos a proveedores en caso de que aplique.

Objetos Perdidos:

El registro de extravío o hallado de objetos perdidos se puede realizar de manera expedita por medio de esta App incluida en el portal, el área de seguridad tiene su propio login para llevar esta gestión y los empleados pueden realizar las consultas de esta información.

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Responsabilidad Social:

Ser una Empresa Socialmente Responsable requiere la colaboración de cada uno de los integrates de la empresa, el área de RRHH genera los proyectos y solicita el VOLUNTARIADO por medio de esta App que permite al empleado conocer los diversos proyectos y sumarse a ellos. Una vez integrado el sistema envía solicitudes de acción a cada colaborador en las fechas definidas por el proyecto.

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Huella de Carbono:

La medición de la huella de carbono ocasionada por el desplazamiento de los colaboradores de su casa a su centro de trabajo se mide en emision Toneladas anuales de emisión de CO2. Esta App permite que cada colaborador registre el modelo de transporte que utiliza para ello y el sistema calcula la aportacion de CO2 de cada colaborador y genera graficas mensuales de estas cifras, de esta manera la empresa puede realizar acciones pendientes a disminuir esta cifra.

Seguridad:

Por medio de esta App se pueden reportar eventos de seguridad que le pueden suceder a algún empleado (robos o fallas de seguridad) o que observa que puede generar unar situacion crítica. El personal de seguridad tiene su cuenta para acceder al tablero de control de esta App y dar seguimiento.

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Comedor:

Si la empresa cuenta con un sistema de comedor interno, por medio de esta App se pueden realizar las publicaciones de todo lo realacionado a este servicio para su consulta por parte del personal. Menús, horario de servicio, contenido nutrimental, tips de una buena alimentación.

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¡Promueve la colaboración y el bienestar de los empleados!

Colaboración:

Este conjunto de Apps dan la facilidad para que los empleados colaboren entre ellos, con el propósito de mejorar su calidad de vida, permiten organizar sus viajes casa-oficina-casa mediante el CARPOOL, también permite intercambiar bienes y servicios mediante el TABLERO DE ANUNCIOS.

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Obtiene estadisticas del número de viajes ahorrados por medio del Carpool

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Vacaciones Web

El módulo de vacaciones en el portal Humanet HR 10, permite la autogestión de solicitud y autorización de los planes de vacaciones solicitados por los colaboradores. A través de correos electrónicos que genera el sistema de forma automática, se notifica si su solicitud fue autorizada o rechazada.

Cuando un colaborador quiere solicitar vacaciones, registra la solicitud en el módulo Solicitud de Vacaciones. El sistema guarda la solicitud y queda disponible para que el jefe inmediato autorice o rechace la petición ingresando al portal, el sistema enviará el correo al empleado indicando que sus vacaciones fueron autorizadas o rechazadas, en el caso de ser autorizadas los días serán descontados del saldo de vacaciones para actualización del kárdex.

La política de vacaciones para operar el sistema respecto a días hábiles, festivos, prescripción de vacaciones, se configura en el sistema OPEN HR.

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El sistema cuenta con consultas para el colaborador, para el jefe inmediato y el administrador de Recursos Humanos para la gestión de vacaciones y consulta de datos importantes relativos a las vacaciones.

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Control de Asistencia

Permite llevar una administración controlada y automatizada de entradas y salidas de personal. Facilita el proceso de incidencias de personal (faltas, retardos, vacaciones, incapacidades, permisos y pago de horas extras) al tener toda la información concentrada y claramente identificada. Es una herramienta de medición para tomar decisiones en cuanto a promociones, ascenso, becas, concesión de beneficios o cambios laterales.

Además, los registros de asistencia, son un indicador que ayuda a medir el rendimiento de los colaboradores y garantizar que las operaciones reales coincidan con las operaciones planeadas.

Esta herramienta es de gran utilidad en distintos niveles; para los empleados de forma individual que pueden consultar su histórico de asistencia, para empleados que tienen personal a cargo, pueden consultar los registros de incidencias de sus colaboradores y Recursos Humanos puede generar indicadores estadísticos y ejecutar el proceso de incidencias de manera automatizada.

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Consulta de Asistencia Mi Personal

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Justificación de Asistencia

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Dashboard de Asistencia de Empleados

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Control de Asistencia

Esta herramienta facilita a Recursos Humanos la creación de una base de datos de postulantes para el alta de un colaborador o para futuras elecciones de personal, a través de la captura directa por parte del solicitante desde cualquier ubicación física. Para la gestión de las Solicitudes de empleo se cuenta con 3 sub módulos:

Registro de vacantes Dashboard de solicitudes Configuración de documentos

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Dashboard de Solicitudes

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Configuración de Documentos

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