hugin pos ofis kullanım kılavuzu - lunabilisim.com.tr · ekran ve kullanım olarak Ürün...

1

HUGIN POS Ofis Kullanım Kılavuzu

Hugin Ofis Yönetim Yazılımı Kullanım Kılavuzu

HUGIN OFIS ® KULLANIM KLAVUZU

1

İçindekiler İçindekiler ................................................................................................................................... 1

1. HUGIN OFİS

.................................................................................................................................................... 2 1-1. Hugin Ofis Yönetim Hakkında .................................................................................................. 2

1-2. Açılış Menüsü .......................................................................................................................... 3

1-3. Ayarlar Menüsü ....................................................................................................................... 4

3.HUGIN POS

.................................................................................................................................................... 5 3-1 Ürünler ..................................................................................................................................... 5

3-2 Müşteriler ................................................................................................................................. 7

3-3 Kasiyerler .................................................................................................................................. 8

3-4 Döviz Kurları ............................................................................................................................. 8

3-5 Diplomatik ................................................................................................................................ 9

3-6 Program .................................................................................................................................... 9

3-6.1 Genel ...................................................................................................................................... 9

3-6.2 Parametre............................................................................................................................. 10

3-6.3 Logo ...................................................................................................................................... 12

3-6.4 Etiketler ................................................................................................................................ 13

3-6.5 Kredi Kartları ........................................................................................................................ 14

3-6.6 Departmanlar ....................................................................................................................... 15

3-6.7 Barkod .................................................................................................................................. 16

3-6.8 Fatura ................................................................................................................................... 17

3-6.9 Yetkiler ................................................................................................................................. 18

3-6.10 Program.DAT ...................................................................................................................... 19

3-7 Promosyon ............................................................................................................................. 20

3-8 Transferler .............................................................................................................................. 23

3-9 Raporlar .................................................................................................................................. 26

3-10 Stoklar .................................................................................................................................. 27

3-11 Belge Bulma .......................................................................................................................... 29


2

1. HUGIN OFİS

1-1. Hugin Ofis Yönetim Hakkında

Hugin Ofis, mağaza ofis işlemlerinin takip edildiği arka ofis programıdır. Ürün tanımları, kasiyer tanımları, mağaza reyon, müşteri tanımları bu uygulama ile yapılır. Satış, KDV, kasiyer ve diğer raporlar için kasalardan gönderilen bilgiler değerlendirilerek ilgili veritabanı dosyaları oluşturulur.


3

1-2. Açılış Menüsü

Program açıldığında karşımıza çıkan ana menüdür. Menünün sol tarafında dört farklı alt kategori bulunmaktadır: Hugin Pos, Ayarlar ve Hakkında menüleri.

Arka ofis fonskiyonlarının tümü Hugin POS başlığı altında toplanmıştır.


4

1-3. Ayarlar Menüsü

Ayarlar menüsü, arka ofis dosyalarının bulunduğu dosya yollarını derlemek amaçlıdır.

1.3.1 Data Yolu: Ürün.dat, Cari.dat ve Kasiyer.dat gibi data dosyalarının bulunduğu dizindir.

1-3.2 Program Yolu: Program.dat dosyasının bulunduğu dizindir.

1-3.3 Mesaj Yolu: Önofis programları ile haberleşmede kullanılan Mesaj.XXX dosyalarının bulunduğu dizindir.

1-3.4 Hareket Yolu: Önofis programlarının hareketlerini yazdıkları dizindir.

1-3.5 Rapor Yolu: Rapor alımlarında, ön ofis programlarının rapor metinlerini aktardıkları dizindir.

1-3.6 Güncelleme Yolu: Önofis exe versiyon değişikliklerinde, önofislere yeni pos.exe dosyası yollamak amaçlı kullanılır.


5

3.HUGIN POS

Bu bölümde dokuz farklı menü listesi gelmektedir. Sırasıyla:

3-1 Ürünler

URUN.dat dosyasında ekli olan ürünlerin listesine ulaşılır. Listede varolan herhangi bir ürün satırına tıklayak daha önce eklenmiş olan bir ürün güncellenebilir.


6

Yeni Kayıt ekranı Ürün bilgisi değiştirme ekranı

Eğer liste boş ise ekranın alt kısmında bulunan “Yeni Kayıt” tuşuna tıklayarak yeni kayıt girebilirsiniz. Listedeki bir ürünü silmek için, silmek istediğiniz satırı seçip ekranın alt kısmındaki “Sil” tuşunu tıklayarak seçilen ürünü silebilirsiniz.

Ekranın alt kısmında, Excel ve Word simgesini taşıyan tuşları kullanarak listedeki ürünleri ilgili dosya formatına transfer edilebilir.


7

3-2 Müşteriler

Ekran ve kullanım olarak ürünler menüsü ile aynı olup CARI.dat dosyasındaki müşterilerin listesini gösterir. Bu değerler, önofiste müşteri seçildiğinde Fatura, İrsaliye gibi belge türlerinde bastırılır ve ayrıca otomatik promosyon indirimi ve puan biriktirme amaçlı kullanılabilir.

Yeni müşteri kaydı eklemek, müşteri kaydı silmek ve varolan kayıtları değiştirme işlemleri Ürün menüsündeki işlemler gibi yapılır.


8

3-3 Kasiyerler

Ekran ve kullanım olarak Ürün menüsü ile aynı olup Kasiyer.dat dosyanıdaki kasiyerlerin güncellenmesi ve dosyaya yeni Kasiyer eklemek için kullanılır.

Kasiyerin işlem yapabilmesi için “Aktif” sekmesi değeri “1” olmalıdır. Son iki sütundaki değerler, kasiyerin ürüne ve AraToplama yapabileceği maksimum yüzde veya tutar indirimini belirler

3-4 Döviz Kurları

Ekran ve kullanım olarak Ürünler menüsü ile aynı olup Dovizkur.dat dosyasındaki dövizlerin güncellenmesi ve bu dosyaya yeni doviz ekleme işlemi için kullanılır.


9

3-5 Diplomatik

Ekran ve kullanım olarak Müşteri / Cari menüsü ile aynı olup Diplomat.dat dosyasındaki diplomat bilgilerinin güncellenmesi ve yeni diplomat ekleme işlemi için kullanılır. Bu bilgiler, önofis işlemi sırasında, belge türü Diplomatik Satış olduğu takdirde müşteri bilgisi yerine geçer.

3-6 Program

Program.dat dosyasında bulunan verilerin güncellenmesi ve bu dosyaya yeni veri ekleme işlemi için kullanılır. On faklı alt menüden oluşmaktadır. Sırasıyla:

3-6.1 Genel

Program.dat dosyasında bulunan “Fiş Limiti” tutarı , ” Kasa Açılış” ve “Kasa Kapanış” mesajları güncellenir veya yeni veri olarak Program.dat dosyasına eklenir.


10

3-6.2 Parametre

Program.dat dosyasında bulunan tanımlı parametrelerin gücellenmesi işlemini yapar. Onbir farklı parametre bulunmaktadır. P0....P10.


11

Bu ekrandaki “Belge sonu barkod basımı” opsiyonu aktif hale getirildiğinde, mali değeri olan

satış fişlerinin sonunda belgeyi tanımlayan bir barkod basılmaktadır. Bu barkod sayesinde,

Belge menüsünden fiş ile ilgili kasa hareketleri kontrol edilebilir, EKÜ Okuma cıhazından

fişin kopyası hızlıca bulunabilir.


12

3-6.3 Logo

Fiş üzerinde firma veya market bilgilerini göstermek icin gerekli veriler bu alandan girilir.


13

3-6.4 Etiketler

Program.dat dosyasında bulunan tanımlı etiket tuşlarını güncellemek veya yeni etiket bilgisi eklemek için kullanılır. Program.dat dosyasındaki etiket tuşları E harfi ile başlar ve daha sonra her etiket tuşu için gerekli ürün kodu ile devam eder. Örneğin: E01=000001,000019 birinci etiket tuşunda tanımlı ürün kodlarını gösterir.


14

3-6.5 Kredi Kartları

Program.dat dosyasındaki tanımlı kredi kartı isimlerini güncellenebilir veya yeni kredi bilgisi tanımlanır. Örneğin: K01=M.C. birinci etiket tuşuna tanımlı kredi kartı ismini gösterir. K02=BONUS ikinci etket tuşunda tanımlı kredi kartı ismini gösterir. K04’ten sonar gelen etiketler, KREDİ menüsü sayesinde kullanılır.


15

3-6.6 Departmanlar

Program.dat dosyanında bulunan 99 farklı departman ve 8 farklı kdv bilgisini güncellemek için kullanılır. Bu ekranda departman ismi ve departmana ait KDV oranı bilgisi tanımlanır. Not: Departman bilgilerini güncelledikten sonra önofise göndermek için, kasalarda son Z raporundan itibaren işlem yapılmamış olmalıdır.


16

3-6.7 Barkod

Program.dat dosyasında tanımlı özel barkodları güncellemek için kullanılır. Üç farklı özel barkod tanımı yapılır. Sırasıyla Gramajlı Barkod, Adetli Barkod ve Tutarlı Barkodlar ve bu barkodlar Program.dat dosyasında BG “gramajlı barkod”, BT “tutarlı barkod” ve BA “adetli barkod” simgeleri ile saklanır.

Barkod Gram programı

BG = NNKL NNKL …. NNKL

NN:.. çizgi kodunun iki hanesi K: kod kısmının hane adedi olarak uzunluğu L: gram kısmının hane adedi olarak uzunluğu *291234501250 2912345 kodu türünden 01.250 gr.

Barkod Tutar programı

BT = NNKL NNKL … NNKL

NN: çizgi kodunun iki hanesi K: kod kısmının hane adedi olarak uzunluğu L: tutar kısmının hane adedi olarak uzunluğu * 2812345000100000 2912345 kodu türünden 100.000 TL…. gibi

Barkod Adet programı

BA = NNKL NNKL … NNKL

NN: çizgi kodunun iki hanesi K: kod kısmının hane adedi olarak uzunluğu L: adet kısmının hane adedi olarak uzunluğu * 291234510 2912345 kodu türünden 10 adet (birim olarak) … gibi


17

3-6.8 Fatura

Program.dat dosyasında tanımlı fatura koordinatlarını güncellemek için kullanılır. S1 koordinat grubu fatura başlığının farklı öğelerinin kağıt üzerinde hangi noktalara basılacağını tanımlar. S2 koordinatları ise belge içerisindeki satış/iptal/indirim gibi işlem satırlarının koordinatlarını tanımlar.


18

3-6.9 Yetkiler

Program.dat dosyasında tanımlı kasiyer yetkilerini güncellemek için kullanılır. Yetkilere ait bilgiler bu ekranda görünür. Dört farklı yetki seviyesi vardır. Operator,Supervisor,X,Z. Örnegin ekrandaki belge iptali icin gerekli yetkiyi X tanımlarsanız, Kasiyerin bir belgeyi iptal etmesi icin en az X yetkisine sahip olması gerekir. Kasiyer yetkilerini 3.3’teki kasiyer menüsünden yönetebilirsiniz. Yetki seviyeleri alt seviyeleri kapsar (O < S < X < Z)


19

3-6.10 Program.DAT

Bu bölümde Program.dat dosyasının içeriği gösterilir.


20

3-7 Promosyon

4 Promosyon türü vardır. Ürüne, reyona, müşteriye ve belge toplamına göre promosyon uygulanabilir. Ürün ve reyon promosyonları, her satış kalemine ayrı ayrı, müşteri ve belge toplamı promosyonları ise belgeye, bir tek kere uygulanır.

Toplam promosyon indirimi ödeme tuşuna basıldığında önofis tarafından hesaplanarak kasiyere gösterilir ve ödeme onaylandığında otomatik olarak uygulanır. Parçalı ödemelerde, bu işlem ilk ödemede gerçekleşir. Promosyon uygularken, her satış kalemi için ürün veya reyon promosyonlarından bir adet ve ayrıca belge için de müşteri ve belge toplamı promosyonlarından bir adet seçilir ve belgeye uygulanır. Yani bir belge için uygulanabilecek maksimum promosyon sayısı, belgedeki satış adedi +1 dir. Promosyon tanımları sayesinde aratoplama veya ürüne yüzde ya da tutar indirimi uygulamak dışında kayıtlı müşterilere puan uygulaması da yapılabilir.

Promosyonlar, satış belgelerine sadece ilk ödemenin kasiyer tarafından onaylanmasının hemen ardından ve aşağıda listelenen 3 şekilde etki edebilirler:

1) Aratoplam indirimi / artırımı 2) Departman toplamına indirim / artırım 3) Belgeye bilgi notu yazma (## ile başlar)


21

Örnek 1: Yandaki promosyon kuralı (Kod T1) 1 Temmuz – 31 Aralık 2007 arasında, toplam değeri 20YTL ve üzeri olan tüm satışlar için geçerlidir. Belge aratoplamına 5YTL veya toplamın %3ü kadar (hangi değer daha yüksekse) indirim uygulanır.


22

Örnek 2: Bu ürün promosyonu (promosyon kodu U2), 1 Ocak 2003– 31 Aralık 2010 arasında tanımlı müşteriler tarafından 11114 PLU nolu ürün alımında uygulanır. Miktara bakılmaksızın ürünün birim fiyatına %4 veya alınan her dört ürün başına 31 Ykr (hangi değer daha yüksekse) indirim yapılır. Ayrıca, bu üründen belge içerisinde alınan her 4 adet için, belgede bulunan 1 adet 1 plu nolu ürüne de %100 indirim uygulanır. İndirimlerin yanısıra müşteriye 10 puan ve 5 artı puan verilir.

Yandaki örnekte tanımlı bir müşteri tarafından 8 adet yumurta (PLU No 11114) alınmış, dolayısı ile U1 kodlu promosyon kuralına 2 kere hak kazanılmıştır. Yani müşteri 62 (31 x 2) ykr yumurta tutar indirimi ve iki adet (4 YTL) bedava Nescafe kazanmıştır. Fişte tek Nescafe olduğundan, bu hak iskontoya 2YTL indirim olarak yansımıştır. Müşteri kayıtlı olduğu için kartından bulunan %7 standart müşteri indirimine hak kazanmış olsa da U1 promosyonunun değeri daha yüksek olduğundan M promosyonu fişe yansıtılmamıştır. Değerlendirilen promosyon kodları (U2 ve M) ve ayrıca müşterinin puan kazancı belgede not olarak belirtilmiştir.


23

3-8 Transferler

Transfer ekranı, 3.1 – 3.7’de tanımlanan tüm konfigürasyon bilgilerinin önofislere

yollanması ve önofislerden bilgi ve rapor çekilmesi için tasarlanmıştır. Bu ekrandan aynı

anda tüm kasalara işlem yapılabilir.

Dosya Transferleri

Bu liste altında beş farklı transfer listesi bulunmaktadır. Yeni Program, Ürün Dosyası, Müşteri/Diplomat Dosyası, Kasiyer Dosyası ve Döviz Kurları.


24

Yeni Program

Program.dat dosyasının secili kasalara gonderme işlemini yapar. Not: Eğer program menusunden departman isim veya KDV oranı değişikliği yapımış ise Z raporu alınması gerektiği uyarısı yapılır.

Ürün Dosyası

Urun.dat dosyasının seçili kasalara gönderilmesi işlemini yapar.

Müşteri/Diplomat Dosyası

Cari.dat ve Diplomat.dat dosyasının seçili kasalara göderilmesi işlemini yapar.

Kasiyer Dosyası

Kasiyer.dat dosyasının secili kasalara gönderilmesi işlemini yapar.

Döviz Kurları

DovizKur.dat dosyasının secili kasalara gönderilmesi işlemini yapar.

Kasa Raporları

Liste altındaki raporların alinmasi islemi icin gerekli komutları secili kasalara gönderilmesi işlemini yapar. Beş farklı rapor bulunmaktadır. Bu raporlardan Z Raporu ve Ödeme Raporu secili kasalar tarafından hem FPU’dan alınır hemde ön offis programı içindeki Rapor klasörü altında dosya olarak saklanır. Fakat Mali Bellek Raporu(Z) , Mali


25

Bellek Raporu(Tarih) ve X Raporu secili kasalar tarafından sadece dosya olarak alınır. Yani FPU’dan herhangi bir rapor çıktısı gelmez.

Kasa Hareketleri

Önofislerden hareket dosyalarını çekmeye yarar. Arka ofisteki dosyalara zarar gelmesi durumunda backup teşkil eden önofis hareket dosyaları, Hugin Ofis sayesinde kolaylıkla önofislerden çekilebilir.


26

3-9 Raporlar

Önofisten alınan tüm raporlar bu bölümde görüntülenir.


27

3-10 Stoklar

Stok giriş ve takibi bu ekran ile yapılır. Arka Ofis Hareket dosyalarını kontrol ederek barkod numarası girilen ürünün en son satış yapılan tarih bilgileri ve toplam bilgileri görüntülenir. “Hareket Dosyasından Yeni Satışları Çek” butonu tıklandığında ürünün o ana kadar bütün hareketleri yorumlanarak güncel stok bilgisi ekranda görüntülenir.


28

Satış entegrasyonu yapıldığında, ya satış hareketleri ve stok bilgisi güncellenir, ya da yukarıda görülen uyarı mesajı ekrana gelir.


29

3-11 Belge Bulma

Ana ekran “BELGE” butonu ile belge bulma ekranı açılır. Belgenin sonunda barkod girilerek veya barkod okuyucudan okutularak ilgili belge (fiş, fatura..) hareketi ekrana getirilir. Bu ekrandan o belgenin içindeki satışlar, iptaller, indirimler, arttırımlar veya diğer işlemler incelenebilir.

hugin pos ofis kullanım kılavuzu - lunabilisim.com.tr · ekran ve kullanım olarak Ürün...

Documents