HUẤN LUYỆN AN NINH PHÒNG CHỐNG KHỦNG BỐ (C-TPAT)

Tháng 08 năm 2015

CÔNG TY CP VINATEX ĐÀ NẴNG

◊ GIỚI THIỆU SƠ LƯỢC:• Hải quan Mỹ xây dựng chương trình hợp tác chống khủng bố giữa

cơ quan Hải quan và các nhà nhập khẩu kể từ sau sự kiện 11/9, gọi tắt là C-TPAT.

• C-TPAT viết tắt của Customs-Trade Partnership Against Terrorism).Những lợi ích khi tham gia chương trình an ninh C-TPAT:+ Trách nhiệm xã hội: Tham gia vào cuộc chiến chống khủng bố, đảm bảo thương mại quốc tế thông suốt.+ Giảm thiểu việc mất mát hàng hóa: Tăng cường các biện pháp an ninh góp phần làm giảm việc mất mát hàng hóa.+ Lợi thế cạnh tranh: Tuân thủ theo các yêu cầu về an ninh chống khủng bố của các khách hàng, các nhà nhập khẩu lớn.+ Ưu tiên kiểm tra: Giảm thời gian kiểm tra hàng hóa tại cửa khẩu.Đối tượng tham gia chương trình an ninh C-TPAT:- Nhà nhập khẩu, nhà cung cấp (Vinatex Đà Nẵng – Nhà máy may Thanh Sơn tham gia chương trình này từ năm 2008)- Các nhà môi giới- Các nhà vận chuyển (hàng không, đường biển, đường tàu hỏa).

Các tiêu chuẩn về an ninh bao gồm các nội dung sau:1. Quản lý nhập xưởng (Physical Access Control)2. Thiết bị an ninh (Physical Security)3. Qui định về quản lý an ninh (Procedural Security)4. An ninh về nhà thầu (Contractor Security)5. An ninh về con người (Personnel Security)6. Nhận biết và đào tạo (Awareness & Training)7. An ninh mạng công nghệ thông tin (Information Technology Security)8. An ninh về hệ thống vận chuyển và vận tải (Export Logistic Security)9. Minh bạch trong chuỗi cung ứng(Transparency in Supply Chain)

1. QUẢN LÝ SỰ RA / VÀO CÔNG TY

• Tất cả công nhân, khách hàng ra vào Công ty đều phải đeo thẻ:

Nhóm người Màu thẻ Dây đeoCông nhân đóng gói Xanh ĐỏCông nhân khác Xanh Xanh

Khách hàng Hồng Xanh

• Kiểm tra tất cả hành lý, vật dụng, hàng hóa của công nhân hoặc khách hàng khi mang vào Công ty.

• Lập sổ ghi chép khách ra vào Công ty (họ tên khách, thời gian đến, thời gian đi, người cần gặp, lý do gặp). Trước khi vào Công ty, khách phải xuất trình giấy tờ chứng minh có hình. Bảo vệ liên hệ phòng Tổ chức Hành chính để xác minh khách hàng có được phép vào Công ty.

• Sau khi hoàn tất công việc, khách hàng phải trả lại thẻ cho bảo vệ trước khi rời khỏi Công ty. Trong quá trình khách hàng có mặt trong Công ty thì phải có mặt của cán bộ có thẩm quyền đi cùng.

• Đối với xe ra vào Công ty, bảo vệ phải lưu lại số xe, tên tài xế/phụ xe và thời gian ra vào, đồng thời phải kiểm tra vật hoặc hàng trong xe và các giấy tờ xuất nhập có liên quan.

• Khu vực ra vào dành riêng cho người có phận sự như kho hàng, kho chứa vật liệu, khu đóng gói, khu đóng hàng và những khu sản xuất độc lập khác… Trường hợp đặc biệt khi khách hàng muốn đi vào những khu vực này thì phải được sự đồng ý của Lãnh đạo Công ty và phải có nhân viên có thẩm quyền đi cùng.

• Nếu phát hiện khách hàng hoặc người lạ mặt đi vào Công ty khi chưa qua kiểm soát của bảo vệ phải giữ họ lại để tìm hiểu sự việc và thông báo với bộ phận hữu quan để xác minh vấn đề. Nếu do sơ suất chưa thực hiện thủ tục kiểm soát thì phải làm bổ sung, nếu do đối phương cố ý vào Công ty không có lý do chính đáng thì phải áp giải họ ra khỏi phạm vi Công ty ngay.

• Công nhân đã nghỉ việc không được phép ra vào Công ty. Tất cả những vật dụng được Công ty trang bị (chìa khóa, thẻ đeo, đồng phục…) đều phải trả lại cho đơn vị quản lý trực tiếp hoặc phòng Tổ chức Hành chính khi nghỉ việc.

• Phải kiểm tra tất cả thư từ và bưu phẩm trước khi chuyển giao cho người hoặc bộ phận hữu quan.

Công ty đã xây dựng hệ thống tường rào với chiều cao 2.4m bao quanh khuôn viên Công ty để ngăn chặn và chống lại sự xâm nhập phi pháp từ bên ngoài. An ninh khuôn viên nhà xưởng bao gồm:

• Hàng rào, cửa sổ và cổng ra vào đều được trang bị ổ khóa thích hợp.• Nhân viên bảo vệ túc trực 24/24 giờ theo 3 ca.• Đèn chiếu sáng được lắp đặt bên trong và bên ngoài các nhà xưởng

sản xuất tại các khu vực của Công ty, khối văn phòng Công ty (Bao gồm khu đóng hàng, kho thành phẩm, kho NPL và bãi đậu xe).

• Lắp đặt điện thoại tại các khu vực làm việc và tổ bảo vệ để thuận tiện cho việc liên lạc.

2. THIẾT BỊ AN NINH:

• Khu vực đóng gói và kho chỉ dành cho nhân viên có thẩm quyền được phép ra vào.

• Công ty phân cách bãi đậu xe theo các khu vực dành riêng cho: Xe của công nhân, xe chở khách, xe chở hàng… và mỗi khu vực có biển báo để theo dõi, giám sát.

• Camera được lắp đặt tại các khu vực cần thiết, cụ thể: khu vực giữa hàng rào khu dân cư và phía sau kho, khu vực giữa các xí nghiệp sản xuất và mặt trước khu kho, khu vực giữa các xí nghiệp sản xuất và nhà ăn. Màn hình quan sát được đặt tại tổ bảo vệ (cổng chính).

• Hệ thống camera hoạt động 24/24 giờ và được quan sát bởi bảo vệ. Dữ liệu được lưu giữ ít nhất trong thời gian 1 tháng.

3. TRÌNH TỰ BẢO VỆ AN NINH:

Tiêu chuẩn quản lý hàng hóa nhập xuất Công ty bao gồm ngăn chặn hành vi nhập vào hoặc trao đổi hàng hóa phi pháp trong Công ty. Quản lý an ninh gồm những biện pháp sau:

Tách biệt khu vực đóng gói với khu vực sản xuất. Tách biệt kho thành phẩm với kho hàng khác. Chỉ có người thẩm

quyền mới được phép ra vào khu vực nhà kho. Nếu phát hiện trường hợp khác thường (như chèn vật lạ vào chung

với hàng hóa để đóng gói) thì tổ trưởng kho thành phẩm phải báo ngay cho nhân viên bảo vệ để lập biên bản sự việc, sau đó tách biệt vật và người khả nghi ra khỏi khu vực đó để tiến hành điều tra.

Thủ kho thành phẩm, nhân viên bảo vệ, nhân viên XNK phòng KHKD là những người giám sát quá trình đóng hàng vào container. Quá trình đóng hàng vào container phải kiểm tra số lượng thực xuất so với Packing List nhằm tránh hàng hóa bất hợp pháp lẫn lộn vào bên trong.

Sau khi hoàn tất thủ tục xuất hàng ra khỏi Công ty, nhân viên XNK phòng KHKD áp tải xe hoặc xe chở container chở hàng hóa đến cảng xuất làm thủ tục kiểm hóa xuất hàng mới xong trách nhiệm.

Tất cả hàng hóa xuất kho hoặc nhập kho đều phải có phiếu xuất hoặc nhập kho với đầy đủ chữ ký theo qui định.

Qui trình giám định/kiểm tra tình trạng container và Antoàn niêm phong Container:1. Nhân viên phòng XNK phòng KHKD nhận được booking từ hãng tàu,

sau đó sắp xếp xe tải/container và thông báo đến Công ty thời gian container đến và hoàn tất thủ tục hải quan.

2. Khi xe container vào trong Công ty, nhân viên bảo vệ phải ghi lại những thông tin sau:- Ngày giờ container vào Công ty, nơi xuất container:- Giấy tờ chứng minh và bằng lái xe của tài xế, phụ xe tên đơn vị, số điện thoại và số xe.- Container và niêm phong có nguyên vẹn không, mã số của container có đúng với thông tin liệt kê trên vận đơn không.

3.Khi nhân được container, nhân viên XNK phòng KHKD phải kiểm tra vệ sinh bên trong container để xác định container phải trong tình trạng tốt. Tiêu chuẩn kiểm tra container trước khi đóng hàng gồm 7 điểm sau:

+ Vách trước+ Vách trái+ Vách phải+ Nền sàn container+ Trần container+ Cửa bên trong và bên ngoài+ Phía ngoài / Rầm

Trường hợp container trong tình trạng không tốt cần thông báo đến nhà vận chuyển hoặc hãng tàu để thay đổi container khác nhanh chóng để tránh ảnh hưởng đến lịch xuất hàng.

4. Niêm phong Container:- Seal niêm phong của container rất quan trọng và phải phù hợp với tiêu

chuẩn về chiều cao và an toàn kỹ thuật của PAS ISO 17712. Ngoài ra, nhân viên XNK giám sát Seal niêm phong để xác định các vấn đề sau:

+ Niêm phong trong tình trạng tốt. + Đã niêm phong container ổn thỏa.+ Không thể loại bỏ niêm phong bằng tay.

- Sau khi kiểm tra và xác định việc niêm phong xe chở hàng đã được thực hiện hoàn chỉnh, thì phải sử dụng loại khóa đạt tiêu chuẩn về chiều cao và an toàn kỹ thuật để khóa lại.- Mã số niêm phong chỉ được cung cấp cho những chứng từ hữu quan (ví dụ như là vận đơn).

5. Trách nhiệm của bộ phận xuất nhập khẩu:- Sau khi nhận được chứng từ đóng hàng container từ bộ phận đóng hàng, nhân viên XNK phải kiểm chứng từ giờ đến và giờ đi của container và lưu trữ chứng từ (chứng từ đóng hàng hoặc bốc dỡ hàng phải được lưu trữ ít nhất 1 năm).- Phòng KHKD phải lập sổ theo dõi số lượng Seal niêm phong còn tồn và đã sử dụng (Nếu có).

6. Qui định về trình báo sự cố hàng thiếu và thừa:- Trong quá trình đóng hàng hoặc bốc dỡ hàng nếu phát hiện số lượng hàng thực tế nhiều hoặc ít hơn so với Trưởng đơn vị liên quan hoặc người có trách nhiệm được phân công, sau đó báo cho các bộ phận có liên quan tiến hành kiểm tra. Nếu do sai sót trong việc lập chứng từ hoặc do nguyên nhân sai sót khác thì Trưởng các bộ phận liên quan phải nhanh chóng quyết định phương pháp xử lý thỏa đáng.- Nếu tình trạng nghiêm trọng, phải lập tức ngưng lại quá trình đóng hàng hoặc bốc dỡ hàng cho đến khi sự việc được giải quyết sáng tỏ mới tiếp tục.

4. AN NINH NHÀ THẦU PHỤ

- Đối với nhà thầu phụ (dịch vụ vận chuyển nội địa), Công ty yêu cầu nhà thầu phụ áp dụng chương trình an ninh C-TPAT và kiểm soát an ninh ở đơn vị mình và cam kết tuân thủ chương trình này khi làm việc với Công ty. - Khi nhân viên của nhà thầu phụ (dịch vụ bảo vệ) làm việc thường xuyên tại nhà máy, xí nghiệp trực thuộc Công ty, những nhân viên này sẽ được huấn luyện và phải tuân thủ tất cả các yêu cầu về an ninh mà Công ty đang áp dụng và phải thực hiện kiểm tra lý lịch do chính quyền địa phương xác nhận (chứng nhận hạnh kiểm) 01 năm/lần.- Định kỳ hằng năm Công ty sẽ tiến hành đánh giá nhà thầu phụ (dịch vụ vận chuyển nội địa) để đảm bảo sự tuân thủ về an ninh.- Bên cạnh chương trình an ninh chống khủng bố trên Công ty còn có hồ sơ đánh giá lựa chọn nhà thầu phụ bao gồm những nội dung khái quát về tiểu sử của nhà thầu như (tên công ty, ngành nghề kinh doanh, địa chỉ, điện thoại, năm thành lập, khách hàng chính, năng lực tài chính, uy tín, sự cạnh tranh…).

QUẢN LÝ HÀNG HÓA GIAO ĐƠN VỊ NGOÀI GIA CÔNG:

Công ty phải áp dụng quy trình quản lý của hệ thống C-TPAT để quản lý hàng hóa các đơn vị ngoài gia công.

Khi giao nhận hàng hóa với đơn vị gia công ngoài thì cả hai bên đều tiến hành thủ tục kiểm tra và lập chứng từ giao nhận theo qui trình cụ thể như sau:

- Trường hợp giao hàng:Tổ trưởng kho kiểm tra đối chiếu số lượng cùng với người nhận có giám sát của bảo vệ.+ Hàng phải được kiểm tra cẩn thận về mã hàng, số PO, màu, size, số lượng… bảo vệ khu vực có trách nhiệm giám sát quá trình xếp hàng lên xe.+ Bảo vệ sẽ ghi chi tiết vào phiếu mang hàng ra cổng, trường hợp số hàng vượt quá số lượng đã được Trưởng phòng KHKD phê duyệt, bảo vệ sẽ tạm thời giữ xe lại và báo ngay cho Trưởng phòng KHKD.+ Sau khi được phê duyệt: hàng sẽ được đóng trên xe tải, khóa và niêm seal cẩn thận (nếu có) và chuyển đến cho các đơn vị gia công.

- Trường hợp nhận hàng:a) Tại các cổng bảo vệ:+ Làm thủ tục đăng ký nhập như quy định hướng dẫn an ninh tại cổng.b) Tại khu vực nhận hàng: + Hàng sẽ được bốc dỡ xuống bởi công nhân.+ Tổ trưởng kho & người áp tải hàng sẽ kiểm tra lại hàng hóa theo mã hàng, số PO, màu, size… theo list hàng có bảo vệ giám sát.+ Bảo vệ sẽ ghi chi tiết vào sổ theo dõi, trường hợp số lượng hàng nhỏ hơn số lượng hàng ghi trên phiếu, bảo vệ và người áp tải hàng sẽ cùng nhau tìm hiểu lý do & giải quyết vấn đề cụ thể, rõ ràng bởi các bên có liên quan. Bảo vệ sẽ ghi nhận tình hình trên và báo cáo ngay cho Trưởng phòng KHKD.Đối với hàng hóa giao đơn vị ngoài gia công, Công ty cử nhân viên kỹ thuật đến đơn vị gia công để kiểm tra quá trình sản xuất sản phẩm của Công ty.

5. AN NINH CON NGƯỜI:Khi tuyển dụng công nhân, Công ty sẽ tiến hành phỏng vấn và chọn lọc, đồng thời định kỳ kiểm tra về lý lịch và hồ sơ của người xin việc. Xác minh tính xác thực của hồ sơ xin việc, Công ty không tuyển dụng lao động dưới 18 tuổi. Phòng TCHC (hoặc bộ phận chuyên môn được ủy quyền) sẽ tập hợp và lưu giữ giấy tờ để chứng minh về tuổi tác và lý lịch của người xin việc. Phòng TCHC (hoặc bộ phận chuyên môn được ủy quyền) tiến hành phòng vấn trước khi tuyển dụng và xác minh lý lịch của người lao động, yêu cầu họ cung cấp giấy tờ để chứng minh họ không phải là đối tượng có tiền án. Công ty cấp phát thẻ đeo có hình cho người được tuyển dụng, người lao động phải đeo thẻ trong khu vực Công ty và phải hoàn trả thẻ cho Công ty khi nghỉ việc. Công ty khuyến khích công nhân thông báo bảo vệ hoặc hội đồng C-TPAT về những trường hợp khác thường trong Công ty.

6. HUẤN LUYỆN VÀ ĐÀO TẠO

- Xây dựng chương trình đào tạo nhận thức về an ninh chống khủng bố (Qui trình nhận thức an ninh công ty).+ Phát hiện người lạ hay người có nghi ngờ vào trong bộ phận của mình.+ Phát hiện người có khả nghi không có trách nhiệm qua lại ở khu vực lên xuống hàng.+ Thấy bất kỳ khách lạ nào đi trong xưởng mà không có người của công ty đi cùng hướng dẫn.+ Phát hiện hàng hóa không rõ xuất xứ nằm trong khu vực nhà máy.+ Nhân viên bộ phận khác không được tự tiện đi vào bộ phận của mình.

- Cung cấp chương trình đào tạo đầu vào cho công nhân tuyển mới, đào tạo định kỳ hằng năm chính sách an ninh Công ty.

- Khuyến khích công nhân phát hiện và báo cáo những nguy cơ về an ninh thông qua đường dây nóng, hòm thư góp ý, và các chính sách khen thưởng động viên khác;

- Thông báo, phổ biến rộng rãi các chính sách về an ninh qua bảng tin, loa phát thanh công cộng trong nhà máy.

7. AN NINH CÔNG NGHỆ THÔNG TIN:

Bộ phận IT phải lập tức xóa bỏ tài khoản, địa chỉ email và mật mã của nhân viên khi họ nghỉ việc.

Bộ phận IT nên định kỳ kiểm tra nội bộ về hệ thống vi tính. Định kỳ thay đổi mật khẩu của máy tính 3 tháng/lần. Bộ phận IT phải kiểm tra máy chủ mỗi ngày và ít nhất mỗi tháng phải

thực hiện lưu chép tài liệu (backup). Chỉ có trưởng bộ phận IT và Tổng Giám Đốc có quyền vào hệ thống

máy chủ. Bộ phận IT phải định kỳ kiểm tra hệ thống vi tính để xác định hệ

thống an ninh vi tính vận hành trong điều kiện bình thường. Luôn có sẵn chương trình cập nhật mới nhất và có khả năng chống lại tất cả hành động xâm nhập sửa lén thông tin gây tổn thất thông tin kinh doanh.

Bất kỳ nhân viên nào có hành vi xâm phạm hệ thống vi tính đều phải chịu hình thức kỷ luật xứng đáng, sẽ trình báo người vi phạm với Tổng giám đốc Công ty và lưu lại hồ sơ vi phạm.

Tất cả hành vi vi phạm đều phải báo cáo với Trưởng đơn vị liên quan, Tổng giám đốc Công ty và có thể giao cho công an xử lý.

Bộ phận IT phải tổ chức tập huấn nhân viên về an ninh hệ thống vi tính.

8. AN NINH VẬN CHUYỂN

Hoạt động sản xuất kinh doanh chính của Công ty là xuất khẩu hàng hóa do đó các nhà vận chuyển hàng xuất khẩu (hãng tàu) đều do khách hàng chỉ định nên Công ty không thể thực hiện đánh giá an ninh đối với các nhà vận chuyển này. Công ty chỉ áp dụng và đánh giá chương trình an ninh chống khủng bố với những nhà vận chuyển trong nước.

9. MINH BẠCH TRONG CHUỖI CUNG ỨNG:

Công ty cung cấp hàng hóa xuất khẩu theo đơn đặt hàng (PO), mã hàng theo đúng yêu cầu của khách hàng, không có bất cứ một mặt hàng nào khác ngoài đơn đặt hàng. Công ty cam kết không có bất cứ hoạt động nào liên quan đến hoạt động buôn người và nô lệ.

CÁM ƠN!