hỆthỐng thÔng tin -...

12/12/2010 Giảng viên Vũ Trọng Phong 1

HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ BƢU CHÍNH VIỄN THÔNG

BÀI GIẢNG MÔN

HỆ THỐNG THÔNG TIN

KẾ TOÁN

Giảng viên: TS. VŨ TRỌNG PHONG

Điện thoại/E-mail: 0912099811/ [email protected]

Bộ môn: Kinh tế - Khoa QTKD1

Nội dung chính Chương 1: Tổng quan về hệ thống thông tin kế toán

Chương 2: Cơ sở dữ liệu

Chương 3: Các chu trình kế toán

Chương 4: Kiểm soát nội bộ trong hệ thống thông tin kế toán

Chương 5: Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin kế toán

Chương 6: Thực hiện và vận hành hệ thống thông tin kế toán

CHƢƠNG 1

TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG

THÔNG TIN KẾ TOÁN

CHƢƠNG 1

TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾTOÁN

1. CÁC KHÁI NIỆM VỀ HỆ THỐNG

Hệ thống là một tập hợp các phần tử (các thành phần) có

liên hệ với nhau, hoạt động để hướng tới mục đích chung

theo cách tiếp nhận các yếu tố vào, sinh ra các yếu tố ra

trong một quá trình xử lý có tổ chức.

Ba thành phần cơ bản:

- Các yếu tố đầu vào (Inputs)

- Xử lý, chế biến (Processing)

- Các yếu tố đầu ra (Outputs)

CÁC KHÁI NIỆM VỀ HỆ THỐNG

Hệ thống con bản thân nó cũng là một hệ thống

nhưng là một thành phần của hệ thống khác.

Những hệ thống mà chúng ta xem xét thực chất đều

là các hệ thống con nằm trong một hệ thống khác

đồng thời cũng chứa các hệ thống con khác thực

hiện những phần nhiệm vụ khác nhau của công việc.

6


Cấu trúc của hệ thống, hệ thống thông tin:

Đầu vào Xử lý Đầu Ra

NhËp

d÷ liÖu

Xö lý

d÷ liÖu

Th«ng tin

ra

Nhập dữ liệu

Xử lý dữ liệu

Thông tin ra


Một số khái niệm khác liên quan đến hệ thống như:

- Môi trường mà hệ thống tồn tại (bao gồm môi

trường bên ngoài và bên trong)

- Hệ thống mở, nếu có quan hệ với môi trường

Các yếu tố của một hệ thống

Những yếu tố của một hệ thống bao gồm

Mục đích: lý do mà hệ thống tồn tại và là một tiêu chíđược sử dụng khi đánh giá mức độ thành công của hệthống?

Phạm vi: Phạm vi của hệ thống nhằm xác định những gìnằm trong hệ thống và những gì nằm ngoài hệ thống.

Môi trƣờng: bao gồm tất cả những yếu tố nằm ngoài hệthống

Đầu vào: là những đối tượng và thông tin từ môi trườngbên ngoài hệ thống đưa vào hệ thống.

Đầu ra: là những đối tượng hoặc những thông tin đượcđưa từ hệ thống ra môi trường bên ngoài.

2. HỆ THỐNG THÔNG TIN

Khái niệm

Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống thu thập, xử

lý, lưu trữ và phân phối thông tin để hỗ trợ ra quyết

định, phối hợp hoạt động, và điều khiển các tiến

trình trong tổ chức.

Hệ thống thông tin

Một hệ thống là một thực thể, hay một nơi chứa nhiềuthành phần hay bộ phận có tính tương tác với nhau, vàcố gắng để đạt được một hay một số mục tiêu nào đó.

Một hệ thống thông tin được xem là một bộ các hệ

thống con có mối quan hệ với nhau, cùng thực hiện cáccông việc như thu thập, xử lý, lưu trữ, chuyển đổi vàphân phối thông tin cho việc lập kế hoạch, đưa ra quyếtđịnh, và kiểm soát thông tin.

Hệ thống thông tin giúp doanh nghiệp tạo ra thế cạnhtranh cho chính đơn vị mình.

Hệ thống thông tin kế toán – Mối quan

hệ với kế toán và hệ thống thông tin

HTTTKTKế toán Hệ thống thông

tin


Những hoạt động chủ yếu xảy ra trong một quá trìnhxử lý dữ liệu của một hệ thống thông tin có thể nhómthành những nhóm chính như sau:

Nhập dữ liệu

Xử lý thông tin

Xuất dữ liệu

Lưu trữ thông tin

Thông tin phản hồi


Máy tính và các chương trình là những yếu tố khôngthể thiếu của hệ thống thông tin vi tính, nhưng chỉ bảnthân chúng thôi không thể tạo ra được thông tin màdoanh nghiệp cần. Để tìm hiểu về hệ thống thông tin, ta phải nắm được các vấn đề cần giải quyết, các quytrình thiết kế và triển khai, và cả các quy trình đưa ragiải pháp. Các nhà quản lý hiện đại phải biết phối hợpnhững hiểu biết về máy tính với kiến thức về hệ thốngthông tin.

Phân loại hệ thống thông tin

Phân loại HTTT

- Theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra:

+ Hệ thống xử lý giao dịch

+ Hệ thống thông tin quản lý

+ Hệ thống trợ giúp ra quyết định

+ Hệ thống chuyên gia

+ Hệ thống tăng cường khả năng cạnh tranh.

- Theo nghiệp vụ mà HTTTQL phục vụ: tài chính, nhân lực, marketing, sản xuất kinh doanh, văn phòng…


a/ Hệ xử lý giao dịch (Transaction Processing Systems, TPS)

- Xử lý các giao dịch mà tổ chức thực hiện hoặc với kháchhàng, nhà cung cấp… hoặc với nhân viên của nó.

- Trợ giúp các hoạt động ở mức tác nghiệp như: trả lương, lập đơn đặt hàng, làm hoá đơn, theo dõi khách hàng…

- Các công việc chính: nhận dữ liệu, nhập dữ liệu, lưu dữ liệuvào CSDL, tính toán hoặc thao tác trên dữ liệu và phát sinh cácbáo cáo thống kê.

- Các đặc tính chung: liên kết chặt chẽ với các chuẩn và quytrình chuẩn, thao tác trên dữ liệu chi tiết, diễn tả đúng những gìđã xảy ra, cung cấp một vài thông tin quản lý đơn giản.


b/ HTTT quản lý (Management Information Systems, MIS)

- Trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức ở mức

điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế

hoạch chiến lược.

- Tạo ra các báo cáo cho các nhà quản lý một cách định

kỳ hoặc theo yêu cầu

- Nguồn thông tin: các CSDL được tạo ra bởi các hệ xử

lý giao dịch, các nguồn dữ liệu ngoài tổ chức.

MIS hướng đến hỗ trợ thông tin toàn diện cho tất cả

những ai cần và được phép sử dụng thông tin của tổ chức.

Phân loại hệ thống thông tin Mô hình cấu trúc HTTT quản lý

Hệ TPSbán hàng

Hệ TPSkho vật tƣ

Hệ TPS thu chi

Hồ sơ

yêu cầu

Hồ sơ

sản phẩm

Hồ sơ

chứng từ

Dữ liệubán hàng

Dữ liệu sản phẩm

Dữ liệu thu chi

Phân

tích,

tổng

hợp

th.tin

Báo cáo

Các hệ thống TPS Hệ thống MIS

Truy vấn

c/ Hệ thống trợ giúp ra quyết định (Decision

Support Systems, DSS)

- trợ giúp các hoạt động ra quyết định - là một quy

trình được tạo thành từ ba giai đoạn: Xác định vấn đề,

xây dựng và đánh giá các phương án giải quyết và lựa

chọn một phương án.

- là hệ thống đối thoại có khả năng tiếp cận một

hoặc nhiều CSDL và sử dụng một hoặc nhiều mô hình

để biểu diễn và đánh giá tình hình.


d/ Hệ thống chuyên gia (Expert Support Systems, ESS)

- Nhằm biểu diễn bằng các công cụ tin học những tri thứccủa một chuyên gia về một lĩnh vực nào đó.

- Dùng để phân tích thông tin quan trọng dưới dạng tổngquát :

+ hiệu quả và năng lực của tổ chức

+ thị hiếu của khách hàng

+ các hoạt động của các đối thủ cạnh tranh

+ năng lực của các nhà cung cấp…

- Cung cấp các phương tiện hỗ trợ ra quyết định chiến lượccho những nhà điều hành cấp cao nhất (CEO)


d/ HTTT tăng cƣờng khả năng cạnh tranh(Information System for Competitive Advantage, ISCA)

- Được sử dụng như một trợ giúp chiến lược, cho phéptổ chức thành công trong việc đối đầu với các lực lượngcạnh tranh

- Được thiết kế cho những người sử dụng là nhữngngười ngoài tổ chức: khách hàng, một nhà cung cấp, tổchức khác của cùng ngành...


Theo cách phân loại này, mỗi dạng hệ thống thông tin sẽ được gọi theo tên chức năng nghiệp vụ mà chúng hỗ

trợ trong cả cấp tác nghiệp, cấp chiến thuật và cấpchiến lược. Những ví dụ về hệ thống thông tin dạngnày bao gồm: hệ thống thông tin quản lý bán hàng vàmarketing, hệ thống thông tin quản lư nhân sự, hệ

thống thông tin kế toán tài chính,…

Phân loại hệ thống thông tin Phân loại HTTTQL theo bộ phận nghiệp vụ

Phân biệt giữa dữ liệu và thông tin

- Dữ liệu là những sự kiện hay những gì quan sát

được trong thực tế và chưa hề được biến đổi sửa

chữa cho bất kỳ mục đích nào khác.

- Thông tin cần phải được phân biệt như một sản

phẩm hoàn chỉnh thu được sau quá trình xử lý dữ

liệu

Các loại thông tin trong doanh nghiệp

Các đặc tính của thông tin

Độ tin cậy

Tính đầy đủ

Tính thích hợp và tính dễ hiểu

Tính an toàn

Tính kịp thời

Các dạng thông tin trong doanh nghiệp

Thông tin chiến lƣợc: Thông tin chiến lược có liên

quan tới những chính sách lâu dài của một doanh

nghiệp.

Thông tin chiến thuật: là những thông tin sử dụng

cho những mục tiêu ngắn hạn (một tháng hoặc một

năm) và thường là mối quan tâm của các phòng

ban.

Thông tin điều hành (tác nghiệp): Những thông tin

thường sử dụng cho các công việc ngắn hạn diễn ra

trong vài ngày hoặc vài giờ ở một bộ phận nào đó.

Các nguồn thông tin của doanh nghiệp

Nguồn thông tin bên ngoài:

Khách hàng

Đối thủ cạnh tranh

Doanh nghiệp có liên quan

Doanh nghiệp sẽ cạnh tranh

Các nhà cung cấp

Các tổ chức của chính phủ

Nguồn thông tin trong doanh nghiệp

- Hệ thống sổ sách

- Các báo cáo kinh doanh thường kỳ của doanh nghiệp.

Tùy theo từng loại yêu cầu thông tin khác nhau, ngườita sẽ tiến hành những bước xử lý dữ liệu khác nhau vàdo đó, hình thành những hệ thống thông tin với cácdạng khác nhau, phục vụ cho những mục tiêu đa dạngvà những đặc tả khác nhau về phần cứng và phần mềm, cũng như về người sử dụng và người điều hành.

3.HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

Bản chất hệ thống thông tin kế toán

Từ hoạt động, sản xuất, kinh doanh của doanh

nghiệp, hàng ngày có các nghiệp kinh tế phát sinh.

Các nghiệp vụ này được hệ thống thông tin toán

phân tích, ghi chép và lưu trữ các ghi chép này

(chứng từ, sổ, thẻ, bảng…). Khi người sử dụng có

yêu cầu, hệ thống thông tin các kế toán sẽ từ các ghi

chép đã lưu trữ mà phân tích, tổng hợp và lập các

báo cáo thích hợp cung cấp cho người sử dụng

thông tin.

Bản chất hệ thống thông tin kế toán

Mục tiêu của kế toán là lập ra báo cáo tài chính -phương tiện truyền đạt thông tin kế toán tài chính,trình bày kết quả kinh doanh và tình hình tài chínhcủa doanh nghiệp cho những người quan tâm đến nó,được lập theo định kỳ và theo quy định bắt buộc, gồmcác báo cáo sau:

Bảng cân đối kế toán

Kết quả hoạt động kinh doanh

Báo cáo lưu chuyển tiền tệ

Thuyết minh báo cáo tài chính

Người sử dụng thông tin kế toán Người quản lý doanh nghiệp

Người có lợi ích trực tiếp từ hoạt động của doanh nghiệp

Người có lợi ích gián tiếp từ hoạt động của doanh nghiệp

Yêu cầu đối với kế toán

Phản ánh đầy đủ nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát

sinh vào chứng từ kế toán, sổ kế toán và báo cáo tài

chính

Phản ảnh kịp thời thông tin đúng thời gian quy định

thông tin, số liệu kế toán.

Phản ảnh rõ ràng, dễ hiểu và chính xác thông tin, số

liệu kế toán.

Phản ảnh trung thực trạng, bản chất sự việc, nội

dung và giá trị của nghiệp vụ kinh tế tài chính.

Yêu cầu đối với kế toán

Thông tin, số liệu kế toán phải được phản ánh liên

tục từ khi phát sinh đến khi kết thúc hoạt động kinh

tế - tài chính từ khi thành lập đến khi chấm dứt hoạt

động của đơn vị kế toán, số liệu kế toán phản ánh kỳ

này phải kế tiếp theo số liệu kế toán của kỳ trước.

Phân loại, sắp xếp thông tin số liệu kế toán theo

trình tự, có hệ thống và có thể so sánh được.

Các phƣơng pháp của kế toán

Phương pháp kế toán là cách thức và thủ tục cụ thể

để thực hiện từng nội dung công việc kế toán.

Chứng từ kế toán

Phương pháp chứng minh nghiệp vụ kinh tế phát

sinh và hoàn thành.

Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin

(băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán đối với

chứng từ điện tử) phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài

chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ

kế toán.

Kiểm kê tài sản

Phương pháp xác định số thực có của tài sản tại

thời điểm.

Kiểm kê tài sản là việc cân - đong - đo - đếm số

lượng, xác nhận và đánh giá chất lượng, giá trị của

tài sản - nguồn hình thành tài sản hiện có tại thời

điểm kiểm kê để kiểm tra - đối chiếu với số liệu trong

sổ kế toán.

Tính giá các đối tƣợng kế toán

Tính giá các đối tượng kế toán là một công việc của kế

toán: Biểu hiện bằng giá trị tất cả những tài sản củadoanh nghiệp, theo những nguyên tắc nhất định.

Tính giá thành là một công việc của kế toán, tổng hợpbằng tiền chi phí phát sinh trong kỳ của doanh nghiệp, để xác định chi phí cho từng loại sản phẩm.

Tài khoản

Tài khoản phản ảnh và giám sát một cách thườngxuyên, liên tục và có hệ thống từng đối tượng kếtoán riêng biệt.

Mở tài khoản – sổ kế toán là một công việc của kếtoán: Mỗi đối tượng kế toán riêng biệt được mở mộttài khoản tương ứng.

Tài khoản thực chất là phương pháp lưu trữ thôngtin, mỗi một tài khoản là một đơn vị lưu trữ thông tin về một chỉ tiêu báo cáo. Tài khoản cung cấp số liệucho việc lập báo cáo.

Ghi sổ kép

Phương pháp phản ảnh nghiệp vụ kinh tế phát sinh vàotài khoản.

Ghi sổ kép là một công việc của kế toán: Ghi một nghiệpvụ kinh tế phát sinh vào ít nhất hai tài khoản, theo đúngnội dung kinh tế và mối quan hệ khách quan của các tàikhoản.

Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình hoạt độngsản xuất kinh doanh của doanh nghiệp có nội dung kinhtế nhất định được phản ảnh vào các tài khoản liên quanđã giúp cho việc giám đốc chặt chẽ các hoạt động kinhtế tài chính của doanh nghiệp.

Báo cáo tài chính

Báo cáo tài chính được lập theo chuẩn mực kế toán

và chế độ kế toán, dùng để tổng hợp và thuyết minh

về tình hình kinh tế - tài chính của doanh nghiệp,

nhằm cung cấp thông tin phục vụ yêu cầu quản lý và

điều hành hoạt động của doanh nghiệp.

Lập báo cáo tài chính là một công việc của kế toán:

Tổng hợp số liệu từ các sổ kế toán theo các chỉ tiêu

kinh tế tài sản và tình hình hoạt động sản xuất kinh

doanh của doanh nghiệp trong một thời kỳ nhất định.

Phân loại hệ thống thông tin kế toán

Theo mục tiêu và phƣơng pháp, có hai loại hệ

thống thông tin kế toán

Hệ thống thông tin kế toán tài chính

Hệ thống thông tin kế toán quản trị

Theo sự lƣu trữ và xử lý số liệu

Hệ thống thông tin kế toán thủ công

Hệ thống thông tin kế toán máy tính

Hệ thống thông tin kế toán trên nền máy tính

Phân loại hệ thống thông tin kế toán

Hệ thống kế toán trách nhiệm

Hệ thống dự toán

Hệ thống báo cáo trách nhiệm

- Trung tâm chi phí

- Trung tâm lợi nhuận

- Trung tâm đầu tư

TỔNG QUAN VỀ PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

Các phương pháp phát triển hệ thống

- Phát triển mẫu thử nghiệm

- Phát triển theo các giai đoạn chuẩn mực

Các công cụ kỹ thuật

Lƣu đồ

Lưu đồ chứng từ

Lưu đồ hệ thống

Lưu đồ chương trình

Sơ đồ

Sơ đồ dòng dữ liệu

Sơ đồ hệ thống (sơ đồ cấu trúc)

Sơ đồ quyết định

Bảng quyết định

Câu hỏi ôn tập chƣơng 1

1. Khái niêm của hệ thống, các thành phần của hệthống?

2. Hệ thống thông tin kế toán là gì? Vai trò của hệthống thông tin kế toán trong doanh nghiệp là nhưthế nào?

3. Mục đích của việc phát triển hệ thống. hãy liệt kênhững công việc cần làm trong quá trình phát triểnhệ thống?

4. Điều gì xảy ra khi người sử dụng từ chối chấpnhận một hệ thống thông tin mới? lý giải tại sao?

CHƢƠNG 2

CƠ SỞ DỮ LIỆU

CHƢƠNG 2

CƠ SỞ DỮ LIỆU

1. MỘT SỐ KHÁI NIỆM VỀ CƠ SỞ DỮ LIỆU

Cơ sở dữ liệu là một tập hợp có cấu trúc của các

dữ liệu được lưu trữ có thể thỏa mãn đồng thời

nhiều người sử dụng.

- Với hệ thống kế toán thông thường xử lý thủ công,

dữ liệu được lưu trữ trên giấy và cấu trúc của dữ

liệu chính là các mẫu chứng từ, sổ sách.

- Với hệ thống kế toán dùng máy tính, dữ liệu được

lưu giữ dưới dạng các tệp tin và cấu trúc của dữ liệu

chính là cấu trúc của các tập tin cơ sở dữ liệu.

Tệp và hệ thống tệp dữ liệu ■ Bit: 1 hoặc 0

■ Byte

■ 8 bits (số, ký tự, tín hiệu)

■ Trường/ thuộc tính

■ Nhóm các ký tự được tổ chức nhằm mục đích lưu trữ và xử lý

■ Biểu ghi/ Thực thể

■ Nhóm các trường có liên quan tới nhau

■ Tập DL/ Tập thực thể

■ Một nhóm các biểu ghi có cấu trúc giống nhau

■ Cơ sở dữ liệu (CSDL)

■ Một nhóm các tập dữ liệu có liên quan

Phòng nhân sự

Phòng bán hàng

Phòng kế toán

Hệ thống quản lý CSDL

CSDL

Hồ sơ nhân sự

Hồ sơ khách hàngCSDL bán hàngHàng tồn kho

Hệ thống tài khoản

Phòng nhân sự

Phòng bán hàng

Phòng kế toán

Hồ sơ nhân sự

Hồ sơ khách hàng

CSDL bán hàng

Hàng tồn kho

Hệ thống tài khoản

Hệ thống tệp

Nội dung của một tệp dữ liệu về các khách hàng của một

công ty kinh doanh hàng điện máy.

Số

TT

Tên KH Số điện thoại Địa chỉ Sản phẩm Số tiền Ngày mua

1 Lê Văn Tiến 453456 12 Lê Lợi ĐTDĐ Nokia 2500000 23/6/09

2 Ngô Thanh Lan 678432 34 Đê La Thành Máy giặt LG 6700000 12/4/09

3 Trần Quốc Hinh 342357 61 Lê Văn Lương TV LCD Sony 12500000 01/3/09

MÔ HÌNH CƠ SỞ DỮ LIỆU

Một số khái niệm

- Thực thể (Entity)

- Cá thể (Instance)

- Thuộc tính (Attribute)

- Quan hệ (Relation)


a/ Thực thể - lớp các đối tượng có cùng đặc tínhchung mà người ta muốn quản lý thông tin về nó.

Ví dụ: thực thể “NHÂN VIÊN” dùng để chỉ nhữngngười nhân viên làm việc trong tổ chức, họ có các đặctính chung cần quản lý:

- mã nhân viên,

- tên gọi,

- ngày sinh,

- công việc chuyên môn…

Trong thực tế có rất nhiều loại thực thể khác nhau:

- Thực thể xác thực: mô tả cho các đối tượng hữu

hình

- Thực thể chức năng: mô tả cho mục đích, chức

năng, hoặc nhiệm vụ của con người, thiết bị trong hệ

thống hoặc tổ chức

- Thực thể sự kiện: mô tả cho sự kiện hoặc biến cố

- Thực thể quan hệ: mô tả quan hệ giữa các đối

tượng. Đây là một quan hệ có thêm dữ liệu riêng tạo

thành thực thể.


b/ Cá thể: là một đối tượng cụ thể trong thực thể.

Ví dụ: Nguyễn Văn A là một cá thể của thực thểSinh viên; Tivi Sony là một cá thể của thực thể Hànghóa…

c/ Thuộc tính: là các đặc trưng riêng của tất cả cácđối tượng trong thực thể.

Ví dụ: thực thể Sinh viên có các thuộc tính là Mãsinh viên, Họ và tên sinh viên, Ngày sinh, Địa chỉ,Trường, Khoa, Khóa học, Lớp học… Thực thể Hànghóa có các thuộc tính là Mã hàng hóa, Tên hàng hóa,Đơn vị tính, Đơn giá…


Các loại thuộc tính phổ biến:

- Thuộc tính định danh (hay còn gọi là khóa): là một

hay tổ hợp của một số thuộc tính mà giá trị của nó

được xác định một cách duy nhất đối với mỗi cá thể

của một thực thể.

- Thuộc tính mô tả: để làm rõ tính chất và cung cấp

thông tin về các cá thể của thực thể. Giá trị của các

thuộc tính này có thể trùng nhau với các cá thể khác

nhau. Các thuộc tính mô tả chỉ được xuất hiện trong

một và chỉ một bảng của CSDL mà thôi.


Các loại thuộc tính phổ biến:

- Thuộc tính quan hệ: giá trị của nó cho phép xác định

mối quan hệ giữa cá thể của thực thể này với cá thể

của thực thể kia.

Nó giống với thuộc tính mô tả thông thường trong

bản thân thực thể chứa nó nhưng ở trong một thực

thể khác thì nó là một thuộc tính định danh.

- Thuộc tính lặp: có thể nhận nhiều hơn một giá trị.

- Thuộc tính thứ sinh: giá trị của nó có thể tính toánhoặc suy luận từ các thuộc tính khác.



Số hóa đơn

Mã khách hàng

Mã hàng hóa

Số lượng

Thành tiền

Tổng tiền

Bằng chữ

Ph.thức th.toán

Mã khách hàng

Họ và tên

Địa chỉ

Số tài khoản

Mã số thuế

Mã hàng hóa

Tên hàng hóa

Đơn vị tính

Đơn giá

Thuộc tính định danh

Thuộc tính quan hệ

Thuộc tính mô tả

Th.tính thứ sinh

Thuộc tính lặp

Thực thể

Hóa đơn

Thực thể Khách hàng

Thực thể

Hàng hóa

- Quan hệ một - một

VD: ổ khóa và chìa khóa

- Quan hệ một - nhiều

VD: Khách hàng và đơn đặt hàng

- Quan hệ nhiều - nhiều

VD: sinh viên và môn học

Mô hình khái niệm

Quan hệ Một – Một: Người ta nói thực thể A có

quan hệ 1-1 với thực thể B nếu mỗi cá thể của thực

thể A hoặc là không liên kết hoặc là liên kết với chỉ

một cá thể của thực thể B và ngược lại, mỗi cá thể

của thực thể B hoặc là không liên kết hoặc là liên kết

với chỉ một cá thể của thực thể A.

Mô hình khái niệm

A BRA, B: Hai thực thể

R : Quan hệ 1-1 giữa A&BX, Y có thể có giá trị 0 hoặc 1

X,1

Biểu diễn mối quan hệ 1-1 giữa hai thực thể A&B

Y,1

thể hiện sự liên kết mỗi cá thể của A với mỗi cá thể của B

thể hiện sự liên kếtmỗi cá thể của B vớimỗi cá thể của A

♦ Quan hệ Một – Một:

Ví dụ: Mỗi độc giả tại một thời điểm chỉ được đọc một

quyển sách và mỗi cuốn sách có thể không có ai đọc

hoặc có người đọc thì chỉ có một người đọc mà thôi

Độc giả SáchĐọc0,1 1

Mối quan hệ giữa hai thực thể Đọc giả và Sách

♦ Quan hệ Một – Nhiều (1-N): Người ta nói thực thể

A có quan hệ 1-N với thực thể B nếu mỗi cá thể của

thực thể A liên kết với nhiều cá thể của thực thể B và

mỗi cá thể của thực thể B chỉ liên kết với một cá thể

của thực thể A.

A BR

1

Biểu diễn mối quan hệ 1-N giữa hai thực thể A&B

N

thể hiện sự liên kết một cá thể của A với nhiều cá thể của B

thể hiện sự liên kết một cá thể của B với một cá thể của A

A

B

♦ Quan hệ Một – Nhiều:

Ví dụ: Xét mối quan hệ giữa 2 thực thể Khách hàng và

Hóa đơn. Một khách hàng có thể có nhiều hóa đơn

mua hàng, nhưng trong mỗi hóa đơn chỉ ghi tên của

một khách hàng.

Khách hàng Hóa đơnCó

1

Mối quan hệ giữa hai thực thể Khách hàng và Hóa đơn

N

Khách hàng

Hóa đơn

♦ Quan hệ Nhiều – Nhiều (N-N): Người ta nói thực thể

A có quan hệ N-N với thực thể B nếu mỗi cá thể của thựcthể A liên kết với nhiều cá thể của thực thể B và mỗi cáthể của thực thể B liên kết với nhiều cá thể của thực thể

A.

Khái niệm “nhiều cá thể” ở đây có thể là 0, 1 hay nhiều cáthể.

A BRN N

thể hiện sự liên kết một cá thể của A với nhiều cá thể của B

thể hiện sự liên kếtmột cá thể của B vớinhiều cá thể của A

A

B

Quan hệ Nhiều – Nhiều (N-N):

Ví dụ: Xét mối quan hệ giữa thực thể Sinh viên và thựcthể Môn học. Một sinh viên học nhiều môn học và mỗimôn học có nhiều sinh viên tham gia học tập.

Sinh viên Môn họcHọc

N

Mối quan hệ giữa hai thực thể

Sinh viên và Môn học

N

Sinh

viên

Môn

học

Bậc của quan hệBậc của quan hệ chỉ số lượng thực thể tham gia vàoquan hệ đó.

- Quan hệ bậc 1 là quan hệ của một cá thể với cáccá thể khác thuộc cùng một thực thể.

- Quan hệ bậc 2 là quan hệ giữa 2 thực thể. Đây làquan hệ thường gặp trong thực tế.

- Quan hệ bậc 3 trở lên được gọi quan hệ bậc cao.Người ta đã chứng minh được rằng mọi quan hệ bậccao đều biến đổi được về quan hệ bậc 2.

Trong mỗi bậc quan hệ đều tồn tại các kiểu quanhệ như đã trình bày ở trên.

Bậc của quan hệ

A

Quan hệ bậc 1

R1

X

Y

A B

C

R3N

NN

N

Quan hệ bậc 3A BR2X

Quan hệ bậc 2

Y

Mô hình thực hiện

- Mô hình cơ sở dữ liệu thứ bậc

- Mô hình cơ sở dữ liệu mạng

- Mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ

■ Mô hình cơ sở dữ liệu thứ bậc

Mô hình chính đầu tiên có tính thương mại dành cho một cơ sở dữ liệu lớn.

Cấu trúc cơ bản:

- Nút đầu tiên là nút mẹ

- Nút mẹ có thể nhiều nút con

- Mỗi nút con chỉ có một và duy nhất một nút mẹ

A

F GED

BB

KH LI

Tầng gốc

Tầng con thứ nhất

Tầng con thứ 2

Tầng con thứ 3

Ƣu điểm:

- Đảm bảo tính độc lập của dữ liệu, đó làm tăng tính hiệu quảcủa chương trình xử lý.

- Tạo mối quan hệ chặt chẽ giữa các nút mẹ và nút con và nhờđó đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu từ trên xuống dưới.

- Phù hợp đối với CSDL có quan hệ một – nhiều, các giao dịchsử dụng những mối quan hệ cố định trong thời gian dài. VD:Ngân hàng

- CSDL thiết lập từ đầu là rất lớn, thuận lợi cho việc thiết lậpcác chương trình.

- Trong môi trường dữ liệu này doanh nghiệp có thể áp dụngnhiều ứng dụng.


Nhƣợc điểm:

- Bất kỳ sự thay đổi nào trong cấu trúc CSDL, VD thiếtlập lại các mô đun, đều đòi hỏi thay đổi tất cảchương trình ứng dụng dẫn đến việc thiết kế CSDLtrở nên phức tạp.

- Mối quan hệ dạng nhiều - nhiều thường khó sửdụng mô hình này.

- CSDL thứ bậc phức tạp, khó quản lý, ít linh hoạt

- Người sử dụng phải rất quen thuộc với cơ sở dữliệu


- Cơ bản giống mô hình CSDL thứ bậc, khác biệt lớn nhât là các báocáo có thể thiết lập từ nhiều nguồn tức là có nhiều nút mẹ tới nútcon.

- Sử dụng đối với những dữ liệu có mối quan hệ phức tạp hơn.

- Giúp cho việc thiết lập các chuẩn mực các cơ sở dữ liệu


- Mối quan hệ được gọi là một tập

- Mỗi tập chứa ít nhất hai dạng: một báo cáo chủ giống như nút mẹtrong CSDL thứ bậc, một báo cáo thành phần giống như nút con trong CSDL thứ bậc.

- Báo cáo thành phần có thể xuất hiện trong nhiều tập khác nhau.

Mô hình cơ sở dữ liệu mạng

Ƣu điểm:

- Mối quan hệ nhiều – nhiều có thể biều diễn dễ dàng hơn.

- Linh hoạt trong việc truy cập dữ liệu

- Nâng cao tính bảo toàn dữ liệu do người sử dụng phải khaibáo cáo chủ trước rồi mới tới báo cáo thành phần.

- Đảm bảo tính độc lập của các dữ liệu một cách cao nhất.

Nhƣợc điểm:

- Khó thiết kế và khó sử dụng

- Khó có thể thay đổi trong CSDL. Mô hình này độc lập về dữliệu nhưng không thể tạo ra sự độc lập về cấu trúc.

- Khó trong việc lập trình

- Môi trường truy cập dữ liệu theo một dòng thống nhất


Phòng bán hàng Khách hàng

Đơnđặt hàng

Chi trảSản phẩm

Chuỗi đơnđặt hàng


Mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ


- Hệ thống này có chức năng tương tự hệ CSDL mạng và

thứ bậc ngoài ra còn có thêm chức năng chủ khác cho

phép mô hình này trở nên dễ hiểu và dễ thực hiện hơn.

- CSDL quan hệ được hiểu như một tập hợp các

bảng biểu lưu trữ dữ liệu. Mỗi bảng là một ma trận

gồm các các hàng và các cột giao nhau.

- Các bảng biểu còn được gọi là các mối quan hệ liên

kết với nhau theo một tính chất chung nào đó.

Ƣu điểm - Tăng tính linh hoạt

- Tăng khả năng thực hiện

- Giảm sự lặp lại của thông tin

- Tăng chất lượng thông tin

- Tăng độ an toàn cho thông tin


Nhƣợc điểm

- Yêu cầu hệ điều hành và phần cứng hoàn hảo

- Yêu cầu hệ thống máy tính mạnh, CSDL hoạt

động chậm hơn so với các dạng CSDL khác.


MỐI LIÊN KẾT GIỮA CÁC BẢNG CÓ QUAN HỆ

THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU

Chuyển đổi dữ liệu thành thông tin

Quá trình chuyển đổi dữ liệu thành thôngtin có thể dựa trên các bảng tổng hợp dữliệu, hoặc dựa trên các báo cáo chi tiết,hoặc dựa trên các số liệu thống kê phứctạp từ các dữ liệu sẵn có. Bất cứ sử dụngphương pháp nào thì việc tạo quyết địnhvẫn chính là dựa trên một vài dạng chuyểnđổi dữ liệu.

Chu kỳ phát triển cơ sở dữ liệu

Nghiên cứu ban đầu về cơ sở dữ liệu

Quá trình thiết kế cơ sở dữ liệu

Thực hiện

Kiểm tra và đánh giá

Vận hành cơ sở dữ liệu

Duy trì và phát triển cơ sở dữ liệu

Các yêu cầu đối với các nhà quản trị CSDL

Quản trị dữ liệu

Hoạch định dữ liệu và phương pháp luận

Công nghệ, quản lý và người sử dụng cơ

sở dữ liệu


1. Trình bày khái niệm về cơ sở dữ liệu?

2. Khái niệm tệp và hệ thống tệp dữ liệu?

3. Thế nào là mô hình quan hệ một - một?

4. Thế nào là mô hình quan hệ một – nhiều?

5. Thế nào là mô hình quan hệ nhiều - nhiều?

6. Trình bày chu kỳ phát triển cơ sở dữ liệu?

CHƢƠNG 3

CÁC CHU TRÌNH KẾTOÁN

CHƢƠNG 3

CÁC CHU TRÌNH KẾ TOÁN

1. CHU TRÌNH DOANH THU

Có bốn hoạt động chính trong chu trình doanh thu:

(1) Nhận đơn đặt hàng của khách hàng;

(2) Giao hàng hoá hoặc thực hiện dịch vụ cho khách

hàng;

(3) Yêu cầu khách hàng thanh toán;

(4) Nhận tiền thanh toán.

A. Chứng từ

Đơn đặt hàng của khách hàng (Customer Purchase

Order)

Do người mua lập và gửi cho doanh nghiệp. Các thông

tin yêu cầu phải có trên đơn đặt hàng gồm tên chứng từ,

ngày và số chứng từ (ba yếu tố bắt buộc này sẽ không

được nhắc lại ở các chứng từ khác), thông tin về khách

hàng, thông tin về hàng hoá / dịch vụ yêu cầu gồm: mã

số hàng hoá, tên hàng, quy cách, số lượng (một số đơn

hàng đặc biệt có ghi thêm đơn giá), thời hạn giao hàng,

địa điểm giao hàng cũng như các yêu cầu khác về bảo

hiểm, điều kiện giao nhận… liên quan.

Lệnh bán hàng (Sale Order) Do bộ phận lập lệnh bán trong doanh nghiệp lập, căn cứ

vào đơn hàng của khách hàng. Ngoài các thông tin cần thiếtnhư ở đơn đặt hàng, lệnh bán hàng còn phải ghi thêm sốcủa đơn đặt hàng của khách hàng.

Phiếu đóng gói hàng; Phiếu đóng kiện (Packing List, Picking Slip); Phiếu xuất kho

Các chứng từ này do bộ phận kho lập trên cơ sở lệnh bánhàng đã được phê duyệt. Ngoài các thông tin cần thiết ởlệnh bán hàng, các chứng từ này phải ghi thêm số của lệnhbán.

Phiếu vận chuyển; Phiếu giao hàng (Delivery Slip) Bộ phận giao nhận hàng hoá lập các chứng từ này để kèm

theo hàng hoá đi giao cho khách. Chứng từ này là cơ sở xácnhận khách đã nhận hàng, chấp nhận thanh toán. Cácdoanh nghiệp cũng dùng phiếu xuất kho kiêm vận chuyểnthay cho phiếu giao hàng. Các phiếu này phải ghi số củalệnh bán.

Các hoá đơn vận chuyển (nếu thuê dịch vụ vận chuyển –Bill of Lading)

Hoá đơn bán hàng (Sale Invoice)

Được lập căn cứ trên việc kiểm tra, đối chiếu các chứng từliên quan đến việc bán hàng như đơn đặt hàng của kháchhàng, lệnh bán, phiếu xuất kho, phiếu giao hàng… Hoá đơnxác lập quyền sở hữu đã chuyển giao cho người mua vànghĩa vụ phải thanh toán của người mua cho doanh nghiệpvà cũng là chứng từ để ghi nhận doanh thu và xác địnhnghĩa vụ thuế doanh nghiệp phải nộp cho nhà nước.

Giấy báo thanh toán (Remittance Advice)

Doanh nghiệp cũng dùng giấy báo thanh toán để yêu cầungười mua thực hiện nghĩa vụ thanh toán thay cho việc gửihoá đơn bán hàng. Giấy báo thanh toán sẽ có thêm thôngtin về thời hạn thanh toán.

Biên lai, biên nhận (Sale Receipt)

Thẻ, vé (Card, Ticket)

Là một hình thức đặc biệt khác của chứng từ ghi nhậndoanh thu.

Phiếu thu; Giấy báo có; Uỷ nhiệm thu; Séc thanh toán…

Các chứng từ này ghi nhận việc khách hàng thanh toán chodoanh nghiệp các khoản nợ.

Báo cáo phải thu khách hàng theo thời hạn nợ (Aging Report)

Báo cáo đồng thời là chứng từ làm cơ sở cho nghiệp vụ xáclập các khoản nợ khó đòi. Báo cáo này được mô tả trongphần báo cáo đặc biệt ở bên dưới.

Chứng từ ghi có (Credit Memo); Phiếu định khoản

Phiếu nhập kho (hàng bị trả lại) (Item Receipt)

B. Sổ kế toán ứng dụng

* Chi tiết: tài khoản 131, 511, 333, 155, 156, 157, 111, 112…

* Tổng hợp tài khoản 131, 511, 333, 155, 156, 157, 111, 112

Trong HT xử lý bằng máy tính, không có hình thức sổ

mà các dữ liệu được lưu trữ trong các tập tin/bảng dữ

liệu dưới dạng số (digital). Dạng thức rất khác biệttheo cấu trúc tập tin và phương thức xử lý dữ liệu.

Hệ thống bảng kê báo cáo nghiệp vụ

Báo cáo kế toán tổng hợp các dữ liệu đã được xử lý để

cung cấp cho người sử dụng những thông tin hữu íchtuỳ theo nhu cầu. Thông qua các báo cáo, hệ thốngthông tin kế toán cung cấp thông tin nhằm kiểm soáthệ thống xử lý; kiểm soát các dữ liệu được xử lý vànhững thông tin liên quan phục vụ việc phân tích, lậpkế hoạch, tạo các quyết định điều hành hoạt động.

c. Hệ thống bảng kê báo cáo nghiệp vụ

Bảng kê nghiệp vụ

Báo cáo kiểm soát

Báo cáo đặc biệt

d. Xử lý nghiệp vụ

Trong các hệ thống xử lý thủ công, các nghiệp vụ chủ

yếu trong chu trình doanh thu và qui trình xử lý đượctrình bày sau đây, bao gồm:

Bán chịu

Thu công nợ khách hàng

Bán hàng thu tiền ngay

Hàng bán bị trả lại; Giảm giá hàng bán

Xoá nợ khó đòi

Kiểm soát ứng dụng trong chu trình doanh thu

Kiểm soát hệ thống xử lý thông tin là một trong nhữngnội dung rất quan trọng khi thiết kế hệ thống. Thôngthường các rủi ro liên quan tới hệ thống xử lý bao gồm:

- Rủi ro trong quá trình ghi nhận dữ liệu. Đây là rủi ro dohệ thống ghi nhận dữ liệu không đầy đủ, không chính xáchoặc thậm chí là những dữ liệu không hợp lệ về các sựkiện kinh doanh.

- Rủi ro liên quan tới quá trình xử lý, lưu trữ thông tin nhưcác thông tin không được chuyển đến đúng tập tin lưutrữ hoặc trong quá trình xử lý các mẩu tin của tập tin cóthể tự sao chép hay loại bỏ mà hệ thống không kiểm soátđược.

- Rủi ro liên quan tới báo cáo. Đây là rủi ro liên quan tớiviệc các thông tin không được tổng hợp hay phân loạiđúng, hoặc các báo cáo không được cung cấp đúng thờihạn hay đúng người nhận.

Kiểm soát đầu vào

Mục đích của kiểm soát đầu vào là ngăn ngừa và

phát hiện những sai sót trong quá trình nhập liệu để

đảm bảo dữ liệu được nhập chính xác vào các cơ

sở dữ liệu.

Các thủ tục kiểm soát này được lập trình để kiểm

soát các trường nhập liệu. Phần này sẽ được trình

bày chi tiết ở Chương 4: KIỂM SOÁT NỘI BỘ

TRONG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN.

Kiểm soát xử lý trong chu trình doanh thu

Kiểm soát xử lý có mục đích ngăn ngừa và phát hiện sai

sót của chương trình xử lý. Cũng giống kiểm soát đầu

vào, chương trình kiểm soát xử lý được cài đặt ngay

trong quá trình xử lý nghiệp vụ.

Kiểm soát kết quả xử lý trong chu trình doanh thu

Kiểm soát kết quả có mục đích ngăn ngừa và phát hiện

sai sót trong kết quả xử lý. Việc kiểm soát này được tiến

hành bằng nhóm kiểm soát dữ liệu hoặc bằng các nhân

viên kiểm tra theo từng phạm vi trách nhiệm. Phương

pháp kiểm soát có thể là đọc các sổ sách, báo cáo, rà

soát các nghiệp vụ đã xử lý và có mặt trong kết quả đầu

ra. Vài hệ thống có các chương trình kiểm soát được cài

đặt trong chương trình xử lý nghiệp vụ.

2. CHU TRÌNH CHI PHÍ

Có bốn hoạt động chính trong chu trình chi phí:

(1) Lập đơn đặt hàng đến nhà cung cấp;

(2) Nhận hàng hoá hoặc dịch vụ từ nhà cung cấp;

(3) Xác nhận nghĩa vụ thanh toán;

(4) Thanh toán cho người bán.

Chứng từ

Phiếu yêu cầu hàng hoá / dịch vụ

Đây là chứng từ được lập bởi các bộ phận trong doanhnghiệp khi có nhu cầu về hàng hoá hoặc dịch vụ, baogồm thông tin về mục đích yêu cầu, mã hàng, tên hàng,qui cách, số lượng hàng, yêu cầu về thời gian nhậnhàng… Yêu cầu mua hàng sau khi được sự xét duyệt,chấp thuận của người quản lý bộ phận yêu cầu sẽ đượcchuyển đến bộ phận mua hàng.

Đơn đặt hàng

Căn cứ trên phiếu yêu cầu mua hàng, bộ phận lập đơnđặt hàng sẽ lập đơn đặt hàng và gửi đến nhà cung cấpđã chỉ định hoặc tổ chức đấu thầu trong những trườnghợp đặc biệt. Thông tin trên đơn đặt hàng bao gồm cácthông tin như đã xét trong chu trình doanh thu, ở đây còncó ghi thêm số của phiếu yêu cầu.

Giấy xác nhận đơn hàng (hoặc Lệnh bán hàng) củangười bán

Trong chu trình doanh thu, một liên của lệnh bánhàng từ nhà cung cấp sẽ được gửi cho khách hàng. Mộtsố doanh nghiệp dùng giấy xác nhận đơn hàng thaycho lệnh bán hàng để hồi báo cho 1 đơn đặt hàng đượcchấp thuận.

Phiếu nhập kho; Báo cáo nhận hàng

Báo cáo nhận hàng được bộ phận nhận hàng lập, saukhi kiểm đếm độc lập hàng nhận được sẽ ghi chépchính xác số lượng, chất lượng, qui cách của từng mónhàng thực nhận. Số liệu thực nhập được dung làm căncứ ghi tăng TK hàng tồn kho. Trường hợp hàng giaotay ba hoặc đi thẳng vào sử dụng sẽ lập chứng từ theoqui định của từng doanh nghiệp.

Phiếu vận chuyển; Phiếu giao hàng

Các hoá đơn vận chuyển (Nếu thuê dịch vụ vậnchuyển)

Hoá đơn bán hàng; Giấy báo trả tiền

Chứng từ thanh toán

Bao gồm toàn bộ các chứng từ liên quan đến một hoáđơn, một khoản nợ phải trả cho người cung cấp. Chứngtừ thanh toán rất hữu ích để theo dõi thanh toán chotừng hoá đơn hoặc cho từng thương vụ nhằm quản lýkế hoạch thanh toán theo mục tiêu tài chính củadoanh nghiệp.

Biên lai, biên nhận

Thẻ; Vé

Phiếu chi; Giấy báo nợ; Uỷ nhiệm chi; Séc thanhtoán.

Chứng từ ghi nợ; Phiếu định khoản

Ghi chép các khoản điều chỉnh giảm tài khoản phải trảngười bán trong các nghiệp vụ như trả lại hàng, đượchưởng chiết khấu, giảm giá hàng bán. Kế toán cũng lậpchứng từ ngày làm cơ sở cho các nghiệp vụ điều chỉnhdo ghi sổ sai về khoản nợ phải trả. Chứng từ này ghithông tin về nhà cung cấp, về hàng hoá, số lượng, giáđơn vị, số tiền của hàng trả lại hoặc được chiết khấu, giảm giá.

Phiếu xuất kho (trả lại hàng)

Sổ kế toán ứng dụng

Chi tiết: Tài khoản 331, 133, 156, 111, 112….

Tổng hợp tài khoản 331, 133, 156, 111, 112….

Trong HT xử lý bằng máy tính, dữ liệu ghi chép trong

các tập tin

Hệ thống bảng kê báo cáo nghiệp vụ

Bảng kê nghiệp vụ

Đây là báo cáo liệt kê tất cả các nghiệp vụ phát sinhtrong một kiểu nghiệp vụ nào đó trong suốt một kỳ xử lýnhư 1 tuần, 1 tháng… Ví dụ báo cáo liệu kê tất cả hoáđơn mua hàng; tất cả phiếu nhập kho; Tất cả Debit Memo; Tất cả chứng từ trả tiền, tất cả tiền thanh toán… báo cáo này nhằm kiểm soát xem dữ liệu có được cậpnhật, xử lý chính xác, đầy đủ hay không.


Là báo cáo trong hệ thống xử lý bằng máy tính với mụcđích tổng hợp tất cả các thay đổi trong một tập tin dữliệu, để đảm bảo tất cả dữ liệu đều được cập nhật và xửlý đầy đủ. Tập tin ở đây được hiểu là nơi ghi chép, lưutrữ dữ liệu như sổ nhật ký, sổ chi tiết, sổ cái được ghichép thủ công hoặc tập tin dữ liệu. Ví dụ: báo cáo tổngchi phí mua hàng; hoặc báo cáo tổng Hash nào đó (tổngmẩu tin, tổng mã số hoá đơn, …) trong tập tin xử lý.

Báo cáo đặc biệt

- Báo cáo công nợ phải trả: Liệt kê tất cả nghiệp vụ muahàng, thanh toán với từng người bán, cũng như tổngsố nợ còn phải trả; báo cáo này có tác dụng: Thứ nhất, dùng để đối chiếu với người bán, phát hiện sai sót hoặcgian lận của kế toán. Thứ hai, dùng để hoạch địnhchính sách thanh toán.

- Báo cáo yêu cầu tiền mặt: Đây là báo cáo phân tíchkhoản phải trả đến hạn của từng nhà cung cấp nhằmgiúp bộ phận tài vụ chuẩn bị tiền để thanh toán chonhững khoản phải trả đến hạn.

Xử lý nghiệp vụ

Trong hệ thống xử lý thủ công, các nghiệp vụ muahàng và thanh toán công nợ được mô tả như sau:

Nghiệp vụ mua chịu

Thanh toán nợ phải trả cho người bán

. CHU TRÌNH CHUYỂN ĐỔI Chu trình chuyển đổi thường bao gồm ba hệ thống con:

1. Hệ thống lương: tính toán tiền lương cho nhân viên,

thanh toán lương, và các nghiệp vụ liên quan thu nhập

cá nhân.

2. Hệ thống quản trị hàng tồn kho: tổ chức quản lý dự trữ

hàng tồn kho và việc sử dụng nguyên liệu cho sản xuất…

3. Hệ thống chi phí: quản lý và tập hợp chi phí sản xuất,

tính giá thành sản phẩm và dịch vụ. Đây là hệ thống chỉ

dành riêng cho các doanh nghiệp sản xuất và dịch vụ.

Hệ thống hàng tồn kho

Hệ thống này có hai chức năng chủ yếu là:

- Thực hiện các ghi chép kế toán về tồn kho

- Quản trị hàng tồn kho. Mục đích của việc quảntrị hàng tồn kho là duy trì mức dự trữ tối ưunhằm tối thiểu hoá chi phí đầu tư hàng tồn khomà vẫn đảm bảo sản xuất tiến hành bình thườngđều đặn cho dù có thể sử dụng nguyên vật liệunhiều hơn mức dự tính hoặc thậm chí khi ngườicung cấp chậm trể trong việc giao hàng.

Chi phí hàng tồn kho được phân thành 3 loại:

Chi phí mua hàng gồm chi phí đặt hàng, phí vận

chuyển, giá mua hàng hóa, chi phí nhận hàng…

Chi phí dự trữ gồm tất cả các chi phí bảo quản, dự

trữ như tiền lương nhân viên kho hàng, chi phí khác

liên quan bảo quản như thuê và khấu hao kho hàng,

chi phí bảo hiểm mua hàng trong kho, chi phí dịch vụ

mua ngoài, điện v…v..

Chi phí cơ hội gồm tất cả các chi phí phát sinh do

hàng tồn kho bị thiếu hụt như: lỗ do thiếu hàng bán,

định phí phải gánh chịu cao; lỗ phí cơ hội và chi phí

cơ hội của việc đầu tư hàng tồn kho.

Chứng từ

Các nghiệp vụ mua và bán hàng tồn kho được xử lýtrong chu trình chi phí và doanh thu nên các chứng từliên quan cũng là các chứng từ đã trình bày trong chutrình mua và bán hàng, bao gồm yêu cầu mua hàng, đơnđặt hàng, phiếu nhập kho, báo cáo nhận hàng, lệnh bánhàng… Trường hợp yêu cầu nguyên vật liệu, chứng từsử dụng là Phiếu yêu cầu nguyên vật liệu, thay cho yêucầu mua hàng.

Kế toán hàng tồn kho

Kê khai thường xuyên hay kiểm kê định kỳ.

Thực tế hiện nay các doanh nghiệp sử dụng các phầnmềm hàng tồn kho, sử dụng hệ thống mã vạch hoặcphương pháp ghi dữ liệu thời điểm bán hàng nên đãgiảm thời gian nhập liệu và do đó phương pháp kê khaithường xuyên sử dụng rất phổ biến và hiệu quả.

Báo cáo của hệ thống hàng tồn kho

Giống các hệ thống khác, hệ thống hàng tồn kho cócác báo cáo kiểm soát, báo cáo ghi chép, và báocáo đặc biệt. Hệ thống hàng tồn kho có thể cungcấp bảng kê tình hình nhập xuất tồn kho; Báo cáotham vấn về hàng tồn kho; Báo cáo hàng cần bổsung.v..v…

Sổ sách trong hệ thống hàng tồn kho

Trong phương pháp kê khai thường xuyên doanhnghiệp sử dụng sổ chi tiết hàng tồn kho. Sổ này cóthể đóng thành cuốn hoặc có thể tời rơi, mỗi trangsổ ghi chép một mặt hàng tồn kho, chi tiết từng lầnnhập xuất theo lượng và giá trị.

Ghi chép bằng máy.

Hệ thống kế toán chi phí

Hệ thống kế toán chi phí ghi hai nghiệp vụ

- Tập hợp chi phí nguyên liệu, chi phí phân công, chi

phí sản xuất chung

- Kết chuyển chi phí sản xuất vào giá trị thành phẩm.

Chứng từ

Phiếu yêu cầu nguyên vật liệu, Phiếu xuất kho, Thẻ

thời gian theo công việc, Thẻ thời gian, Phiếu kho

thành phẩm, Bảng phân bổ/kết chuyển, Phiếu/Bảng

tính giá thành.

Báo cáo: Gồm 2 loại chính


Báo cáo chi phí sản xuất

CHU TRÌNH TÀI CHÍNH

Hệ thống ghi nhật ký

Nguồn vốn của doanh nghiệp gồm vốn vay và vốn

chủ sở hữu. Doanh nghiệp nhận tiền từ những

nguồn này và đầu tư vào tài sản. Hệ thống ghi nhật

ký xử lý những nghiệp vụ kế toán nguồn vốn này.

Các nghiệp vụ vốn

Tăng vốn (i) vay ngắn hạn ngân hàng, các tổ chức

tài chính…, hoặc thế chấp để vay trung hạn và dài

hạn. (ii) Phát hành trái phiếu (iii) phát hành cổ phiếu.

Giảm vốn (i) rút vốn (ii) chia cổ tức.

Sổ

Sổ chi tiết vay ngân hàng, sổ chi tiết người giữ trái

phiếu/nợ trái phiếu phải trả; sổ chi tiết cổ phiếu/số cổ

đông. Doanh nghiệp có các cổ phiếu được giao dịch

trên thị trường chứng khoán sẽ thuê ngân hàng giữ

“Số cổ đông” của doanh nghiệp. Ngân hàng thực

hiện dịch vụ này gọi là đại lý chuyển nhượng cổ

phiếu.

Hoạt động kiểm soát Vay ngân hàng Phát hành trái phiếu Phát hành cổ phiếu

Ủy quyền thực hiện nhiệm vụ Phân cấp thực hiện theo giá trị

và thời hạn vay

Ban giám đốc công ty Ban giám đốc công ty thực

hiện

Bảo quản tài sản và sổ sách Đơn vị được ủy thác độc lập

giữ chứng nhận trái phiếu

Đại lý chuyển nhượng giữ các

chứng nhận cổ phiếu

Phân chia trách nhiệm Phân chia giữa người vay

ngân hàng và người ghi chép,

giữ sổ

Sử dụng người ủy thác độc lập Phân chia giữa bộ phận độc lập

giữ sổ và đại lý chuyển

nhượng cổ phiếu. Phân chia

giữa chức năng bảo quản

chứng nhận cổ phiếu chưa phát

hành, chức năng ký các chứng

nhận, và chức năng giữ sổ cổ

đông. Phân chia giữa chức

năng ký check thanh toán cổ

tức và giữ sổ cổ đông.

Chứng từ và sổ sách Việc ủy quyền phải được thực

hiện bằng giấy tờ.

Phải có sự chấp thuận của cấp

cao hơn với các khoản vay lớn

hoặc dài hạn

Ban giám đốc công ty chấp

thuận việc trả lãi. Các chứng

chỉ trái phiếu phải được đánh

số trước

Ban giám đốc công ty chấp

thuận việc trả cổ tức.

Các chứng chỉ cổ phiếu phải

được đánh số trước

Kiểm soát các nghiệp vụ vay và vốn chủ sở hữu

Hệ thống tài sản cố định (TSCĐ)

Mục đích của hệ thống này là thực hiện ghi chépchính xác về tất cả các tài sản cố định gồm cácnghiệp vụ tăng, khấu hao hàng kỳ và lũy kế của tấtcả các tài sản này.

- Tăng tài sản cố định

- Giảm tài sản cố định

- Khẩu hao tài sản cố định

- Hoạt động kiểm soát các nghiệp vụ về tài sản

cố định


1. Trình bày nội dung của chu trình doanh thu?

2. Trình bày nội dung của chu trình chi phí?

3. Trình bày nội dung của chu trình chuyển đổi?

4. Trình bày nội dung của chu trình tài chính?

CHƢƠNG 4

KIỂM SOÁT NỘI BỘ

TRONG HỆ THỐNG


1. CẤU TRÚC KIỂM SOÁT NỘI BỘ

Hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm các chính sách

và các thủ tục thực hiện chính sách được thiết lập

bởi các cấp lãnh đạo và được toàn thể doanh

nghiệp tuân thủ nhằm cung cấp một sự đảm bảo

hợp lý để đạt được ba mục tiêu:

- Báo cáo tài chính đáng tin cậy

- Các luật lệ và quy định hiện có được tuân thủ

- Các hoạt động kiểm soát là hữu hiệu và hiệu quả

Mục đích của các dạng kiểm soát nội bộ

Có hai dạng kiểm soát nội bộ:

Kiểm soát quản lý nhằm đạt các mục tiêu

- Thúc đẩy hiệu quả sản xuất kinh doanh

- Kiểm soát sự tuân thủ của nhân viên với các chính

sách quản lý

Kiểm soát kế toán nhằm đạt các mục tiêu

- Bảo vệ tài sản của doanh nghiệp

- Thẩm định tính chính xác và độ tin cậy của thông

tin kế toán.

Thành phần của hệ thống kiểm soát nội bộ

Môi trƣờng kiểm soát

Môi trường kiểm soát là thành phần nền tảng của hệthống kiểm soát nội bộ, bao gồm các nhân tố sau:

- Triết lý quản lý và phong cách điều hành hoạt động củalãnh đạo doanh nghiệp.

- Cơ cấu tổ chức quản lý của doanh nghiệp

- Trách nhiệm và quyền của nhà quản lý

- Hội đồng quản trị/ban kiểm soát

- Trình độ và phẩm chất của nhân viên

- Chính sách nhân sự

- Tính trung thực và các giá trị đạo đức

Giám sát

Giám sát bao gồm giám sát thường xuyên, thường là ởcác hoạt động có mức độ rủi ro cao và giám sát định kỳcác hoạt động.

Đánh giá rủi ro

Thành phần này gồm các nhân tố:

Nhận dạng các sự kiện trong và ngoài doanh nghiệpcó khả năng ảnh hưởng đến hoạt động đạt được mụctiêu hệ thống.

Đánh giá mức độ ảnh hưởng của các rủi ro đã nhậndạng được lên thông tin kế toán.


Thông tin và truyền thông

Hệ thống ghi nhận, phân loại, phân tích, tổng hợp,

lập báo cáo kế toán, báo cáo tài chính cho người sử

dụng bên trong và bên ngoài doanh nghiệp:

- Hệ thống chứng từ, sổ sách, báo cáo

- Chính sách kế toán


Các hoạt động kiểm soát:

- Phân chia trách nhiệm

- Kiểm soát quá trình xử lý thông tin

- Kiểm soát độc lập sự thực hiện

- Phân tích và soát xét việc thực hiện


Hệ thống thủ công Hệ thống xử lý bằng máy tính

Dấu vết kiểm toán tồn tại lâu dài Dấu vết kiểm toán tồn tại trong thời gian nhất định

Thông tin, dữ liệu dễ dàng đọc được bằng mắt Thông tin, dữ liệu đa số phải đọc trên máy

Các sai sót dễ phát hiện trong quá trình Các sai sót khó phát hiện trong quá trình

Rủi ro, gian lận, phá hủy thấp Rủi ro, gian lận, phá hủy cao

Trách nhiệm cáo cho kế toán viên Có thể làm giảm trách nhiệm của kế toán viên

Các thay đổi đơn giản và dễ dàng Ngược lại

Tính nhất quán thấp Ngược lại

Báo cáo lập lâu hơn, ít thông tin quản trị Ngược lại

Phân biệt hệ thống thủ công và hệ thống

xử lý bằng máy tính

2 KIỂM SOÁT HỆ THỐNG Các dạng kiểm soát bao gồm: Kiểm soát ngăn ngừa, kiểm

soát phát hiện và kiểm soát sửa sai.

Kiểm soát ngăn ngừa nhằm để phòng sai sót và gian lận. Saisót có thể là do không cẩn thận hay có thể do thiếu kiến thức.Sai sót đa phần là không cố ý.

Có hai dạng gian lận thường thấy:

Gian lận quản lý: Người quản lý cấp cao lạm dụng quyền hànhchỉ đạo sai lệch thông tin tài chính như báo cáo doanh thuhoặc báo cáo lợi nhuận cao hơn thực tế nhằm hưởng thêmtiền thưởng cho cá nhân hay làm gia tăng ảo giá trị cổ phiếumà họ đang nắm giữ.

Tham ô – biển thủ: Tài sản của doanh nghiệp bị lấy một cáchbất hợp pháp vì mục đích cá nhân. Tham ô, biển thủ thườngsẽ che đậy bằng cách làm sai lệch các số liệu kế toán.

Kiểm soát phát hiện là kiểm soát tìm ra các sai sót vàgian lận đã xảy ra hoặc đã được thực hiện. Thủ tục đốichiếu các sổ chi tiết và sổ cái giữa bộ phận kế toán chi tiết và bộ phận kế toán tổng hợp; đối chiếu các số chi tiết, sổ nhật ký với sổ phụ ngân hàng; đối chiếu các sổ

chi tiết hàng tồn kho với thẻ kho của thủ kho; các hoạtđộng kiểm kê…là các ví dụ về kiểm soát phát hiện.

Kiểm soát sửa sai là kiểm soát các sai sót và gian lậnđã phát hiện nhằm sữa chữa, giới hạn các ảnh hưởngsai lệch của các sai sót và gian lận này đối với mức độ

chính xác và đáng tin cậy của thông tin kế toán.

Kiểm soát toàn bộ - kiểm soát chung

Kiểm soát toàn bộ - kiểm soát chung - là các thủ

tục, các chính sách được thiết kế có hiệu lực

trên toàn bộ hệ thống. Kiểm soát chung trong hệ

thống thông tin kế toán trên nền máy tính bao

gồm các vấn đề chủ yếu sau đây:

Tổ chức quản lý

Kiểm tra vận hành hệ thống

Kiểm soát phần mềm

Kiểm soát nhập liệu và dữ liệu nhập

Tổ chức quản lý - Trƣởng phòng công nghệ thông tin

- Bộ phận phân tích và thiết kế hệ thống

- Bộ phận lập trình

- Bộ phận vận hành hệ thống

- Bộ phận nhập dữ liệu

- Bộ phận quản lý tài liệu

- Bộ phận kiểm soát dữ liệu và phân phối thông tin:

- Bộ phận quản lý cơ sở dữ liệu

Kiểm soát phát triển và bảo trì hệ thống

ứng dụng

Các thủ tục kiểm soát này thường bao gồm:

- Phải đã được chấp thuận của các cấp quản lý

- Yêu cầu sự tham gia của bộ phận sử dụng và kiểmtoán nội bộ (nếu có) trong việc phát triển hệ thống.

- Hệ thống mới nên được thử nghiệm cho từngchương trình riêng và cho toàn bộ hệ thống. Việcthử nghiệm cần được kiểm tra và chấp thuận củacác bộ phận sử dụng.

- Tài liệu liên quan đến thay đổi hệ thống phải đượctập hợp và lưu trữ hợp lý để tiện cho việc tham khảokhi cần thiết.

Kiểm tra ứng dụng

Kiểm soát ứng dụng là các chính sách, thủ tục thực hiệnchỉ ảnh hưởng đến một hệ thống con, một phần hànhứng dụng cụ thể.

Kiểm soát ứng dụng được thực hiện trên sự phân chiatrách nhiệm và các thủ tục kiểm soát.

- Phân chia trách nhiệm tuân thủ theo các nguyên tắc (i) người ghi chép số sách không kiêm nhiệm việc giữ tàisản, (ii) người ghi số chi tiết phải khác với người ghi sổtổng hợp. Phân chia trách nhiệm cũng tuân theo nguyêntắc không để một người xử lý toàn bộ một chu trìnhnghiệp vụ.

- Các thủ tục kiểm soát được thực hiện trên (i) việc lập, xét duyệt, lưu chuyển, lưu trữ chứng từ, báo cáo kế toán, ghi chép, bảo quản, kiểm tra sổ, thẻ ; …(ii) tiền, hàng tồnkho, tài sản cố định…

3. SỰ AN TOÀN VÀ TRUNG THỰC

CỦA DỮ LIỆU

Các nguyên nhân gây mất an toàn:

Nguồn nội bộ:

- Độc lập

Thông đồng

Nguồn bên ngoài

- Độc lập

- Thông đồng

Các hình thức mất an toàn:

- Phá huỷ

- Luận lý

- Vật lý

- Đánh cắp

- Gian lận

Công nghệ cao trong sự an toàn của dữ liệu

Nhằm ngăn chặn các rủi ro gây mất an toàn dữ liệu,

người ta dùng các kỹ thuật sau:

- Hệ thống đa quản gia

- Hệ thống mật khẩu, nhận dạng

- Hệ thống mã hoá

- Hệ thống tự động phát hiện xâm nhập bất hợp lệ

- Hệ thống lƣu trữ có theo vết mọi thâm nhập hệ

thống và thay đổi hệ thống

Đánh giá sự an toàn và trung thực của dữ liệu

Trách nhiệm của kiểm toán viên/kiểm soát viên nội

bộ.

Xem xét và đánh giá các chính sách, thủ tục của doanh

nghiệp với các thủ tục kiểm soát nội bộ trong hệ thống.

Lập báo cáo vệ hệ thống và xây dựng trình tự kiểm toán.

Các phƣơng pháp xem xét và đánh giá

Phóng vấn

Kiểm tra xuyên suốt

Thử nghiệm kiểm soát

Câu hỏi ôn tập chƣơng 4:

1. Trình bày mục đích của kiểm soát nội bộ?

2. Phân biệt hệ thống kiểm soát thủ công và hệ thống

xử lý bằng máy tính?

3. Trình bày nội dung của công tác kiểm tra ứng dụng

của hệ thống?

4. Phân tích các nguyên nhân gây mất an toàn của

dữ liệu trong hệ thống thông tin kế toán?

CHƢƠNG 5

PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG


PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

Mục đích và sự cần thiết của phân tích hệ thống thông tin kế toán

Mục đích

Xác định bản chất thực sự của vấn đề đang biểu hiện nhờ đó nhà

lãnh đạo sẽ quyết định các phương pháp giải quyết gốc rễ của vấn đề

thay vì xử lý các hiện tượng.

Phân tích hệ thống thông tin kế toán nhằm xác định mục tiêu của hệ

thống xử lý cần đạt được là những mục tiêu nào, phục vụ cho yêu

cầu nào. Mục tiêu của hệ thống con có thoả mãn mục tiêu chung của

hệ thống thông tin kế toán hay không.

Xác định các khả năng tiềm tàng trong hệ thống thông tin kế toán

cũng là một mục tiêu thường thấy trong các cuộc phân tích hệ thống

ở các doanh nghiệp.

Sự cần thiết của phân tích hệ thống

thông tin kế toán

Lãnh đạo doanh nghiệp cảm nhận rằng hệ thống

thông tin kế toán hiện tại của doanh nghiệp không

đạt được mục tiêu, không hoàn tất nhiệm vụ bởi

thông tin mà hệ thống cung cấp không chính xác,

không kịp thời và không đáng tin cậy.

Các yêu cầu mới từ bên ngoài đòi hỏi doanh nghiệp

đáp ứng cũng là một trong những nguyên nhân phổ

biến trong bối cảnh môi trường hoạt động kinh

doanh luôn biến động, luôn tăng trưởng.

Nhiệm vụ Thu nhập đầy đủ các yêu cầu của thông tin đầu ra

mà hệ thống cần cung cấp cho người sử dụng. Các

yêu cầu từ cấp quản lý cao đến cấp quản lý bên

dưới. Yêu cầu của người sử dụng bên trong và bên

ngoài doanh nghiệp có liên quan đến hệ thống. Yêu

cầu của thông tin đầu ra cần thu nhập bao gồm nội

dung cần thông tin, hình thức và phương thức trình

bày và công bố thông tin, đối tượng nhận thông tin,

yêu cầu về kiểm soát thông tin…

Phƣơng pháp luận trong phân tích hệ thống

thông tin

Phương pháp tiếp cận hệ thống

Đi từ phân tích chức năng đến mô hình hoá

Phân tích hệ thống có cấu trúc

12/6/2010 Giảng viên: Vũ Trọng Phong 140

1. Phương pháp tiếp cận hệ thống

Sau khi nghiên cứu tổng thể → nghiên cứu các phân hệ

của môi trường vi mô

Mô hình tổ chức Cơ chế hoạt động

Các nguồn lực Sản phẩm/dịch vụ

Môi trường vi mô


1. Phương pháp tiếp cận hệ thống

Với từng phân hệ, tiếp tục nghiên cứu chi tiết hơn…

Ban Giám đốcVăn phòng

Các Viện

tại Hà Nội

Các Viện tại

t.p HCM

Các đơn vị

ĐTTX

VP đại diện

Các Phòng

chức năng Các trường

Đại học

Các

Công ty

Trung tâm

Thông tin


2. Phương pháp đi từ phân tích chức năng

đến mô hình hóa

Phân tích HTTT phải tiến hành theo một trình tự:

phân tích chức năng của HTTT, phân tích các dòng thông tin

→ mô hình hóa HTTT bằng các mô hình như DFD, mô hình

thông tin ma trận.

Mô hình là một nhóm các ký hiệu gợi nhớ và có ý nghĩa,

liên kết nhau tạo thành lược đồ diễn tả các đặc trưng quan

trọng nhất của đối tượng được mô hình hóa theo một quan

điểm nào đó và bỏ qua các chi tiết không quan trọng.




Ví dụ về mô hình: “Sơ đồ chức năng quản lý tài chính của một tổ

chức”

Quản lý tài chính

Quản lývốn đầu tƣ

Phân bổ

vốn đầu tƣ

Quản lýcác dự án

Lậpkế hoạch

Quản lýngân sách

Kế hoạch dài hạn

Kế hoạch ngắn hạn

Phân bổ

ngân sách

Sử dụngngân sách




Mô hình dựa trên 3 yếu tố cơ bản:

- Nội dung thông tin mà mô hình cần diễn đạt cho người đọc

- Hình thức mang nội dung thông tin đến người đọc

- Kiến thức cần thiết được quy ước trước giữa người đọc và người tạo ra mô hình, để người đọc tiếp thu được trọn vẹn ngữ nghĩa của mô hình.




Mô hình biểu diễn các luồng dữ liệu vào – ra đối với chứcnăng Z

Nguồn ANguồn A Nguồn BNguồn B

Đích NĐích N

Đích MĐích M

Nguồn CNguồn C

Phòng XChuyên

viên YChức năng

Z

Dòng 2Dòng 1

Dòng 3

Dòng 4

Dòng 5


Mô hình có 2 đặc tính quan trọng:

- tính hoàn chỉnh (completeness): các đối tượng (thành phần) liên kết trong mô hình được mô tả đầy đủ.

- tính nhất quán (consistency): không có sự không phù hợp nào còn hiện diện trong mô hình.




3. Phương pháp phân tích hệ thống

có cấu trúc

Nhà phân tích phải dùng một tập hợp các công cụ vàkỹ thuật để mô tả hệ thống.

Một số các mô hình được sử dụng:

- Sơ đồ chức năng kinh doanh (Business FuntionDiagrams – BFD)

- Các sơ đồ luồng dữ liệu (Data Flow Diagrams – DFD)

- Các mô hình dữ liệu (Data Models – DM)

- Ngôn ngữ có cấu trúc (Structured Language – SL)


III. QUY TRÌNH PHÂN TÍCH HTTT

Việc thực hiện phân tích HTTT bao gồm các công đoạn sau đây:

1. Thu thập thông tin về tổ chức, hệ thống quản lý và HTTT

2. Lập sơ đồ chức năng kinh doanh (BFD)

3. Lập sơ đồ luồng dữ liệu (DFD)

4. Lập báo cáo phân tích HTTT


1. Thu thập thông tin cho quá trình phân tích

Là công đoạn đầu tiên trong quá trình phân tích hệ

thống nhằm có được các thông tin liên quan tới mục tiêu đã được đặt ra với độ tin cậy cao và chuẩn xác nhất.

Loại thông tin này có thể chia thành 3 nhóm:

- Các thông tin chung về ngành mà tổ chức đang hoạt động

- Các thông tin về bản thân tổ chức đó

- Các thông tin về các bộ phận có liên quan trực tiếp tới vấn đề



Một số phương pháp thu thập, khảo sát thông tin:

- Nghiên cứu tài liệu về hệ thống

- Quan sát hệ thống (Observational research)

- Phỏng vấn (Interview)

- Sử dụng phiếu điều tra (Questionnaires)

- Hội thảo chuyên đề (Joint Application Design)

- Làm mẫu (Prototyping)



a/ Nghiên cứu tài liệu về hệ thống

- Thường được áp dụng đầu tiên

- Nhằm thu nhận các thông tin tổng quát về cơ cấu tổchức, cơ chế hoạt động, quy trình vận hành thông tin trong hệ thống.

- Kết quả cho ta một cái nhìn tổng thể ban đầu về đối tượng nghiên cứu.



Các thông tin cần nghiên cứu:

♦ Môi trường của HTTT hiện tại:

- Môi trường bên ngoài - Môi trường tổ chức

- Môi trường vật lý - Môi trường kỹ thuật

♦ Các thành phần của hệ thống:

- Hoạt động của hệ thống

- Thông tin vào, thông tin ra

- Quá trình xử lý, cách giao tiếp, trao đổi thông tin

- Quan hệ giữa các phòng ban

- Khối lượng công việc của từng phòng ban



Đề án: ………………………………………………………………………….

BÁO CÁO KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU HỆ THỐNG

Người thực hiện: ………………………………………………………………

Chủ đề nghiên cứu: ……………………………………………………………

Thời gian: ……………………… Địa điểm: …………………………………

Mục tiêu nghiên cứu: ………………………………………………………….

Nội dung nghiên cứu:

- Hoạt động của hệ thống: ……………………………………………….

-Thông tin vào của hệ thống: ……………………………………………-Thông tin ra của hệ thống: ………………………………………………-Quá trình xử lý thông tin: ……………………………………………….-Cơ sở dữ liệu của hệ thống: ……………………………………………..-…

Tóm tắt chung: …………………………………………………………………

Đánh giá tổng quát: …………………………………………………………….

Ngày … tháng … năm …


b/ Quan sát hệ thống

Thường được áp dụng khi phân tích viên hệ thống muốn biết những thông tin không thể thu thập được trong các phương pháp khác.

Nhờ quan sát, chúng ta sẽ biết:

+ nhân viên làm công việc gì, cách thực hiện công việc

+ mức độ hiệu quả của các chuẩn

+ các công cụ hỗ trợ cho các công việc mà người nhân viên thường dùng.



b/ Quan sát hệ thống

Ưu điểm:

- Biết được tính chất của mỗi công việc: phải giải quyết nhiều công việc xử lý tình huống được phát sinh ngẫu nhiên

- Đánh giá được cường độ làm việc thực tế.

Nhược điểm:

- Người bị quan sát thường thay đổi thói quen, cách làm việc…

- Tốn thời gian ngồi quan sát.



c/ Phỏng vấn

Phỏng vấn là một phương pháp thu thập thông tin rất hiệu quả và thông dụng.

Đây là hình thức đối thoại trực tiếp hoặc gián tiếp giữa người phỏng vấn (Interviewer) và người được phỏng vấn (Interviewee) để thu thập thông tin về một vấn đề nào đó.



Những điều lưu ý khi phỏng vấn:- Chú ý lắng nghe, tỏ ra quan tâm đến ý kiến, nét mặt, cử chỉ, dáng điệu của người được phỏng vấn- Thiết lập quan hệ hợp tác, đúng mực trong quá trình phỏng vấn.- Cố gắng hòa mình với tổ chức, tập thể mà chúng ta cần phỏng vấn.- Biết công việc của người được phỏng vấn, đặt các câu hỏi trong phạm vi công việc của họ.- Các câu hỏi cần có ý nghĩa rõ ràng và hướng đến câu trả lời mang thông tin hữu ích. Áp dụng dạng câu hỏi (dạng mở, dạng đóng) một cách linh hoạt, phù hợp với hoàn cảnh phỏng vấn.



Phỏng vấn cá nhân là tiếp xúc với từng người để đặt câu hỏi và tìm thông tin trong câu trả lời.

Ưu điểm:

- Người phân tích viên có cơ hội hỏi thêm

- Biết được thái độ và trách nhiệm của người được phỏng vấn về các vấn đề được hỏi.

Nhược điểm:

- Có thể xuất hiện mâu thuẫn ý kiến giữa những người được phỏng vấn

- Tốn thời gian khi cần phỏng vấn nhiều



Phỏng vấn nhóm là phỏng vấn nhiều người cùng một lúc qua cuộc họp, hội thảo.

Ưu điểm:

- Gia tăng sự trao đổi thảo luận

- Hạn chế quan điểm cá nhân và mâu thuẫn giữa các câu trả lời

- Ít tốn thời gian

Nhược điểm:

- Khó thu xếp cho cuộc phỏng vấn

- Có hạn chế chung của các cuộc họp



d/ Sử dụng phiếu điều tra

Điều tra là phương pháp thông dụng của thống kê học.

Có thể điều tra toàn bộ hoặc điều tra chọn mẫu.

Để phân tích HTTT - phương pháp điều tra chọn mẫu với mẫu thuộc nhiều đối tượng như:

+ cán bộ lãnh đạo trong hệ thống,

+ cán bộ, nhân viên trong bộ máy quản lý,

+ cán bộ tin học trong hệ thống.



Việc thiết kế phiếu điều tra:

- Có vai trò quyết định

- Cần đảm bảo được các yêu cầu sau đây:

+ Thu thập được đầy đủ các thông tin cần thiết

+ Câu hỏi khảo sát phải rõ ràng, dễ hiểu, dễ trả lời

(để dễ thống kê, câu hỏi thường ở dạng đóng)



Phiếu điều tra thường có các phần sau:

- Phần tiêu đề: mô tả mục đích và nguyện vọng được các đối tượng điều tra cộng tác trong việc trả lời các câu hỏi

- Phần định danh đối tượng điều tra: tên, tuổi, giới tính, nghề nghiệp, chức vụ, …

- Phần nội dung các câu hỏi: liệt kê các câu hỏi liên quan đến nội dung thông tin cần thu thập

- Phần kết thúc: bày tỏ lời cảm ơn của người điều tra, họ tên và chức vụ người chủ trì cuộc điều tra.



e/ Phương pháp thảo luận chuyên đề (Joint Application Design)

- Tổ chức các cuộc họp chuyên sâu dạng chuyên đề

- Có sử dụng các phương tiện hỗ trợ hội nghị (nghe, nhìn, trao đổi ý kiến, demo, ghi chú)

- Cấu trúc:

+ Trình tự: đặt vấn đề, thảo luận, chọn giải pháp, kết luận.

+ Vai trò trong hội nghị: người chủ trì, người gợi ý, thư ký.

+ Tham gia: người sử dụng hệ thống (đặt yêu cầu), người phát triển hệ thống (đưa phương án giải quyết), người quản lý (đánh giá khả thi và hiệu quả).



e/ Phương pháp thảo luận chuyên đề (Joint Application Design)

Mục đích: gia tăng các ý kiến thảo luận một cách có kiểm soát để đưa đến giải pháp tốt nhất cho vấn đề cần phải giải quyết.

Ví dụ: để tránh tâm lý ngại phát biểu trái ý với lãnh đạo, JAD đưa ra phương pháp che giấu tên và ý kiến được hiển thị dạng text trên màn chiếu trong cuộc họp.

Những người ở xa vẫn tham gia được qua mạng, hoặc truyền hình. Phương pháp này cho kết quả rất tốt, nhưng chi phí khá tốn kém vì thời gian kéo dài và số lượng người tham dự đông.



f/ Phương pháp làm mẫu (Prototyping)

- Sử dụng mẫu (như chương trình “demo”) → người sử dụng có thể hiểu được cách xử lý các công việc → góp ý để sửa lại “cho đúng”.

- Quá trình này được lặp đi lặp lại nhiều lần, người phát triển hệ thống sẽ hiểu rõ mong muốn của người sử

dụng

→ bản demo ngày càng chi tiết và hướng đến thỏa mãn hoàn toàn mong muốn của người sử dụng.



f/ Phương pháp làm mẫu (Prototyping)

Ưu điểm:

- Giúp cho người phát triển hệ thống hiểu đúng yêu cầu của người sử dụng.

- Giúp cho người sử dụng biết được hệ thống sẽ được xây dựng nên họ sẽ không bị lúng túng khi triển khai áp dụng.

Nhược điểm: Khó thống nhất yêu cầu của nhiều người cùng sử dụng hệ thống.



2. Lập sơ đồ chức năng kinh doanh BFD

(Business Funtion Diagram)Khái niệm: Sơ đồ BFD là mô hình mô tả các chức năng

nghiệp vụ của một tổ chức, các mối quan hệ bên trong vàquan hệ bên ngoài của các chức năng đó.

Sơ đồ BFD - xác định hệ thống làm gì

- không quan tâm hệ thống làm như thế nào

Ý nghĩa của sơ đồ BFD:

- Cho phép xác định các chức năng của một tổ chức

- Cho biết được vị trí của mỗi công việc trong toàn bộ hệthống

- Là cơ sở để xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu và nghiên cứucấu trúc của các chương trình quản lý của hệ thống.


2. Lập sơ đồ chức năng kinh doanh BFDQuy trình xây dựng sơ đồ BDF:

Bước 1: Khảo sát, tìm hiểu các chức năng nghiệp vụ của tổchức

với những thành phần sau:- Tên chức năng - Mô tả chức năng- Đầu vào của chức năng (dữ liệu)- Đầu ra của chức năng (dữ liệu)

Bước 2: Mô tả hoạt động của các chức năng dưới dạng văn bản TextBước 3: Dựa vào văn bản text mô tả các chức năng và vẽ sơ đồBFD



Mỗi bước của quy trình đều xuất phát từ mô hình nghiệp vụ

(mô tả các chức năng một cách tổng quát), sau đó là sơ đồ

phân rã chức năng (mô tả sự phân chia các chức năng thànhcác chức năng nhỏ hơn trong hệ thống theo cấu trúc hìnhcây).

Các nguyên tắc phân rã chức năng:

- “thực chất”: Mỗi chức năng được phân rã phải là một bộ

phận thực sự tham gia thực hiện chức năng đã phân rã nó.

- “đầy đủ”: Việc thực hiện tất cả các chức năng ở mức dướitrực tiếp phải đảm bảo thực hiện được chức năng ở mức trênđã phân rã ra chúng.


Các ký pháp dùng để vẽ sơ đồ BFD:

- Hình chữ nhật có tên bên trong để mô tả một chức năng

- Các đoạn thẳng gấp khúc hình cây mô tả mối liên kết giữa các chức năng Tên chức năng

Tên chức

năng con

Tên chức

năng con

Tên chức

năng con



Ví dụ 1: Phòng tín dụng của Ngân hàng Công thương có nhiệm vụ chính là Cho vay và Thu nợ.

Khi khách hàng đến vay tiền, bộ phận Cho vay phải nhận đơn vay của khách hàng, sau đó duyệt đơn xem có đủ điều kiện cho vay không rồi chuyển sang bộ phận trảlời đơn. Bộ phận trả lời đơn sẽ trả lời khách hàng là từchối hay đáp ứng cho vay, nếu đáp ứng thì cho vay và ghi vào Sổ nợ.

Khi khách hàng đến trả tiền, dựa vào sổ nợ, bộ phận Thu nợ phải xác định kỳ hạn trả cho từng khách hàng. Nếu trả trong hạn thì chuyển sang bộ phận Xử lý trong hạn, nếu ngoài hạn thì chuyển sang bộ phận Xử lý ngoài hạn. Cả hai bộ phận đều phải ghi vào Sổ nợ.



Sơ đồ BDF quản lý tín dụng tại Ngân hàng Công thương: Quản lý tín dụng

2. Thu nợ

2.1. Xác định kỳ hạn

2.2. Xử lý trong hạn

2.3. Xử lý ngoài hạn

2.4. Ghi sổ nợ

1. Cho vay

1.1. Nhận đơn

1.2. Duyệt vay

1.3. Trả lời

1.4. Ghi sổ nợ



Ví dụ 2: Công ty X là một công ty sản xuất – kinh doanh vớimặt hàng chính là hàng điện tử - điện lạnh. Công ty có nhiều cửahàng bán sản phẩm tại các thành phố lớn trong nước.

Để quản lý bán hàng, trước hết Công ty phải Tìm kiếm thịtrường. Sau khi đã tìm được khách hàng, Công ty tổ chức ký kếthợp đồng và cuối cùng là thực hiện việc giao hàng.

Để tìm kiếm thị trường, Công ty phải Quảng cáo sản phẩm, sau đó giới thiệu sản phẩm cho khách hàng.

Trong quá trình ký kết hợp đồng, hai bên cần thỏa thuậnphương thức thanh toán và phương thức giao hàng.

Việc giao hàng sẽ bao gồm vận chuyển hàng đến địa chỉ củakhách hàng và thu tiền của khách hàng.



Sơ đồ BDF quản lý bán hàng của Công ty X

Quản lý bán hàng

Tìm kiếm

thị trường

Quảng cáo

sản phẩm

Giới thiệu

sản phẩm

Ký kết

hợp đồng

Giao hàng

Thỏa thuận PT

thanh toán

Thỏa thuận PT

giao hàng

Vận chuyển

hàng

Thu tiền



3. Lập sơ đồ luồng dữ liệu DFD

(Data Flow Diagram) a/ Khái niệm:Sơ đồ luồng dữ liệu DFD là một mô hình về hệ thống có quan

điểm cân xứng cho cả dữ liệu và tiến trình. Nó chỉ ra cách thông tin được vận chuyển từ một tiến trình

hoặc từ chức năng này sang một tiến trình hoặc chức năng khác; những thông tin nào cần phải có trước khi thực hiện một tiếntrình.

Chức năng quan trọng được mô tả trong DFD: biến đổi thôngtin,cụ thể: - tổ chức lại thông tin

- bổ sung thông tin- tạo ra thông tin mới


a/ Khái niệm

Ưu điểm:

- Biểu đạt DFD là công cụ đơn giản, dễ hiểu.

- Tài liệu DFD là tài liệu phân tích hệ thống đầy đủ, súc tíchvà ngắn gọn, cung cấp cho người sử dụng một cái nhìn tổngthể về hệ thống và cơ chế lưu chuyển thông tin trong hệthống đó.

Nhược điểm:

- Không bao hàm yếu tố thời gian.

- Không xác định được trật tự thực hiện các chức năng.

- Không chỉ ra được yếu tố định lượng đối với dữ liệu; nhữngthông tin là thành phần cơ bản...


3. Lập sơ đồ luồng dữ liệu DFDb/ Các ký pháp của sơ đồ luồng dữ liệu:

Process (xử lý, tiến trình) Là ký hiệu diễn tả cho một

công việc hoặc một hành động thao tác trên dữ liệu.

Khi mô hình hóa - không quan tâm nó được thực hiện

như thế nào.

- Phần trên của ký hiệu xử lý ghi số định danh của xử lý.

Mỗi xử lý có một số định danh duy nhất trong toàn bộ

lược đồ.

- Phần dưới - ghi tên của xử lý - bắt đầu bằng một động

từ, dạng động từ - bổ ngữ và thường trùng với tên đã đặt

cho các chức năng trong sơ đồ BFD.

1.1

Lập bảng chấm công


b/ Các ký pháp của sơ đồ luồng dữ liệu:

Tệp hóa đơn

Data store (kho dữ liệu) Là ký hiệu diễn

tả một phương tiện trừu tượng có chức năng

lưu trữ dữ liệu, tương đương với một quyển

sổ ghi chép, một tập tin, hay một CSDL,…

Phần bên trái của Data store ghi số định

danh của nó, ví dụ: “D1”, “D2”. Phần bên

phải ghi tên của Data store, là một danh từ.

D1



Source / Sink (nguồn phát sinh dữ liệu /

đích tiêu thụ dữ liệu) Là ký hiệu diễn tả cho

một đối tượng phát sinh dữ liệu (source) hoặc

tiêu thụ dữ liệu (sink) bên ngoài hệ thống,

Ví dụ: “nhà cung cấp”, “đại lý”; hoặc có

thể là một con người như “khách hàng”,

“người quản lý”.

Tương tự như Data store, tên của Source/

Sink phải là một danh từ.

Khách hàng



Data flow (luồng dữ liệu) là một ký hiệu diễn

tả cho chiều di chuyển của dòng thông tin (được

chuyển vào hoặc ra khỏi một tiến trình).

Data flow phải có nhãn là một danh từ mô tả

cho nội dung dữ liệu đang chuyển đi, ví dụ: “Đơn

đặt hàng”, “Hóa đơn”.

Những thông tin có trải qua một số thay đổi

thì nên mang tên đã sửa đổi: “Hóa đơn” – “Hóa

đơn đã kiểm tra”.

Data


c/ Một số quy tắc thiết lập sơ đồ luồng dữ liệu:

Quy tắc vẽ DFD:

- Nếu một đối tượng chỉ có outputs, chắc chắn đối tượng đó phải là source. Tương tự, nếu một đối tượng chỉ có inputs, nó phải là sink.

- Một xử lý phải có cả inputs lẫn outputs.

- Một dataflow phải có nhãn và có duy nhất một hướng đểchỉ rõ nơi đi và nơi đến của dữ liệu.

Nếu một nội dung dữ liệu được chuyển đi và nhận về giữa hai đối tượng thì nó phải được vẽ bằng 2 mũi tên (theo 2 hướng ngược nhau).



c/ Một số quy tắc thiết lập sơ đồ luồng dữ liệu

Quy tắc vẽ DFD (tiếp):

- Không có dòng dữ liệu trực tiếp giữa các data store, source, sink. Vì đây là những đối tượng “thụ động”; để di chuyển dữ liệu giữa các đối tượng này cần phải có ít nhất một xử lý của hệ thống.

- Không có dòng dữ liệu rẽ nhánh (hoặc gộp) có nội dung (nhãn) khác nhau. Nội dung dữ liệu ở các nhánh phải giống y như nhau.

- Không có dòng dữ liệu trực tiếp đi từ một xử lý đến chính nó (vì một xử lý không cần gửi dữ liệu cho chính nó).


c/ Một số quy tắc thiết lập sơ đồ luồng dữ liệu:

Quy tắc phân rã các xử lý trong DFD:

- mỗi xử lý được mô tả “từ ngoài vào trong” và “từtổng quát đến chi tiết”.

- Nhiệm vụ của mỗi xử lý là biến đổi các dòng dữ liệu đi vào thành các dòng dữ liệu đi ra.

- Nếu tên gọi của xử lý không thể hiện được nó cần làm gì để biến đổi dữ liệu đi vào thành dữ liệu đi ra, thì xử lý đó cần phải được phân rã thành các xử lý chi tiết hơn để người đọc có thể hiểu được.




Sơ đồ ngữ cảnh(Process 0)

DFD-0(process 1.0, 2.0, …)

DFD-1.0

(process 1.1, 1.2, 1.3,…)

DFD-2.0

(process 2.1, 2.2, …)

Mức 0

Mức 1



♦ Sơ đồ ngữ cảnh: là sơ đồ tổng quát nhất mô tả môi trường mà hệ thống vận hành, chỉ gồm các source, sink và các dòng dữ liệu vào ra.

Mục đích - cho biết giá trị của hệ thống đối với môi trường:

+ Các dòng dữ liệu đi ra ↔ hệ thống cung cấp những gì cho môi trường

+ Các dòng dữ liệu đi vào ↔ hệ thống cần gì từmôi trường, nơi nào (bộ phận nào) cung cấp hoặc sửdụng dữ liệu của hệ thống.

Toàn bộ hệ thống được vẽ bằng một xử lý mang số 0.



0

FoodOrdering

System

CUSTOMER KITCHEN

Cust. Order

Receipt

Food order

RESTAURANTMANAGER

Management reports

Những gì nằm bên ngoài đường ranh giới này chỉ có thể là source hoặc sink

Trong Context Diagram, toàn bộ hệ thống được vẽ

bằng 1 xử lý duy nhất, không có data store.

Sơ đồ ngữ cảnh của hệ thống Food Ordering System



♦ Sơ đồ mức 0 (DFD-0): là sơ đồ phân rã từ sơ đồ ngữ

cảnh

♦ Sơ đồ mức i (DFD-i): là sơ đồ phân rã từ sơ đồ mức i-1

Mỗi một xử lý trong DFD-i có thể được phân rã tiếp và được vẽ bằng một sơ đồ DFD cho xử lý đó ở mức chi tiết hơn.

♦ Sơ đồ ở mức chi tiết nhất là DFD cơ bản (primitiveDFD) của hệ thống. Như vậy, DFD thực sự là một hệ

thống các sơ đồ phân cấp từ tổng quát đến chi tiết.




Xử lý i ở level n

DFD level n+1 cho Xử lý i



Cần chú ý:

- Số định danh của sơ đồ là số của xử lý được phân rã,

ví dụ DFD-1.0 là sơ đồ DFD cho xử lý 1.0 của DFD-0.

- Cần bảo toàn các nội dung dữ liệu vào ra giữa các

mức:

+ không làm mất dữ liệu của DFD mức tổng quát

+ không sinh ra dữ liệu ngoại lai ở mức chi tiết

- Trong trường hợp chia nhỏ dữ liệu, sơ đồ cần bổ sung

thêm từ điển dữ liệu để liên kết dữ liệu tổng hợp với dữ

liệu được chia nhỏ.



Ví dụ:

A

A

B

X

X

Level n

Level

n+1

X

a) Balancing (cân bằng)

A, B

A

B

X

Level n

Level

n+1

b) Splitting (chia nhỏ)


d/ Phương pháp xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu:

Để xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu DFD, người ta dựa vào sơ đồ phân rã chức năng kinh doanh BFD trên nguyên tắc:

- mỗi chức năng tương ứng với một tiến trình,

- mức cao nhất tương ứng với sơ đồ ngữ cảnh,

- các mức tiếp theo tương ứng với sơ đồ mức 0, mức 1…



d/ Phương pháp xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu

Ví dụ: Dựa vào bản mô tả và từ sơ đồ phân rã chức năng “Quản lý tín dụng” (Slide 40), ta vẽ được sơ đồ ngữ

cảnh:

ND trả lời (về

tiền vay, tiền trả)

Tiền trả

Tiền vay

Đơn vayKhách hàng

0

Quản lý tín dụng

Khách hàng



Từ sơ đồ ngữ cảnh → Sơ đồ DFD-0

Nội dung trả lời

Tiền còn nợThông tin đối chiếu

Thông tintiền vay

Tiền trảTiền vayĐơn vay

Khách hàng

1.01.0

Cho vay

Khách hàng

2.0

Thu nợ

2.0

Thu nợ

Khách hàng D1 Sổ nợ

ND trả lời



Xử lý 1.0 →

Sơ đồ DFD-1.0

Hóa đơn tiền vay

Đơn đãkiểm tra

Nội dung trả lời

Tiền vayThông tin tiền vay

Đơn đã duyệt

Đơn vay

Khách hàng

1.11.1

Nhận đơn

1.21.2

Duyệt vay

Khách hàngD1 Sổ nợ

1.31.3

Trả lời

1.41.4

Ghi sổ nợ



Xử lý 2.0 →

Sơ đồ DFD-2.0

Tiền còn nợ

Thông tin đối chiếu

Thông tin nợ

ngoài hạn

Thông tin nợ

trong hạn

Nợ trong hạn

Nợ ngoài hạn

Tiền trả

Khách hàng

2.1

nh

2.1

Xác định kỳ hạn

2.3

lý ngoài

2.3

Xử lý ngoài hạnD1 Sổ nợ

2.42.4

Ghi sổ nợ

2.2

trong h n

2.2

Xử lý trong hạn

ND trả lời



Lưu ý: tùy theo hoạch định của tổ chức cho từng công việc mà mỗi xử lý phải tuân theo một vài quy tắc quản lý nhất định.

Khi mô hình hóa các quy tắc quản lý, tên của các xử lý thường không thể diễn tả được đầy đủ chi tiết xử lý.

Vì vậy, người ta thường sử dụng các phương tiện mô tả bổsung cho các xử lý trong DFD:

- ngôn ngữ có cấu trúc giản lược (Structured language)

- cây quyết định (Decision Tree)

- bảng quyết định (Decision Table)

- từ điển dữ liệu (Data Dictionary).


4. Lập báo cáo phân tích HTTT- Là công đoạn cuối cùng của giai đoạn phân tích hệ thống.

- Các phần chính:

♦ Tiêu đề: Báo cáo tổng hợp của giai đoạn phân tích hệ

thống

♦ Mục lục

♦ Lời giới thiệu

♦ Nội dung báo cáo

♦ Kết luận

♦ Phụ lục


4. Lập báo cáo phân tích HTTT♦ Mục lục:

♦ Lời giới thiệu: Cần nêu bật được mục đích của báo cáo, giới hạn của người viết đối với mục đích đã chọn, phương pháp và cách tiếp cận.

♦ Nội dung báo cáo: Trình bày một cách logic những vấn đềđặt ra và các kết quả thu được.

♦ Kết luận: Trình bày những kết quả quan trọng nhất của quá trình phân tích hệ thống.

♦ Phụ lục: những tài liệu cần thiết đính kèm, những bảng biểu, minh họa, các sơ đồ luồng dữ liệu…


4. Lập báo cáo phân tích HTTTNội dung chính của báo cáo

+ Phương pháp luận phân tích HTTT

+ Phân tích chức năng trong HTTT

+ Sơ đồ chức năng công việc

+ Các kết quả quan sát hệ thống, tổ chức phỏng vấn, điều tra theo bảng câu hỏi…

+ Xác định các dòng thông tin kinh doanh trong hệthống

+ Dòng dữ liệu đầy đủ của hệ thống

THIẾT KẾ HỆ THỐNG Tầm quan trọng của thiết kế hệ thống

Thiết kế hệ thống cung cấp những thông tin chi tiết cho

uỷ ban chỉ đạo để quyết định chấp thuận hay không chấp

nhận hệ thống mới, trước khi chuyển sang giai đoạn

thực hiện hệ thống, trong khi thiết kế, hệ thống có thể

được tiếp tục phát triển hay ngừng lại.

Thiết kế hệ thống cho phép đội dự án có một tổng quan

về cách thức làm việc của hệ thống, việc thiết kế này

càng kỹ cho phép ta càng nhận rõ những vấn đề như

tính không hiệu quả, kém chắc chắn, yếu kiểm soát nội

bộ hoặc những vấn đề khác.

Thiết kế sơ bộ

Trình bày phạm vi hệ thống

Các yêu cầu của hệ thống

- Kế xuất

- Dữ liệu

Phƣơng thức xử lý

Nhập liệu đầu vào

Các chính sách trong doanh nghiệp

Yêu cầu về tài nguyên

Trang bị phần mềm

Trang bị phần cứng

Các nguồn lực kinh tế

Báo cáo cho lãnh đạo của doanh nghiệp

Sau khi hoàn tất giai đoạn thiết kế sơ bộ, hệ thống mớichỉ mới được hình thành ở những đường nét cơ bản. Các kết quả và các đề xuất của đội thiết kế sau khi thiếtkế sơ bộ sẽ được báo cáo lên cho các nhà quản lý trongdoanh nghiệp. Nội dung của báo cáo còn bao gồm toànbộ các tài liệu được lập trong quá trình thiết kế sơ bộ, các chi tiết trong việc phân tích chi phí - lợi nhuận, cácchi tiết về các quy định hay chính sách cần thiết, cáckhó khăn trong phát triển hệ thống và đề nghị nên hay không nên thực hiện công việc tiếp theo. Báo cáo cũngđược gửi cho ban chỉ đạo hệ thống thông tin và các nhàlãnh đạo cao cấp của doanh nghiệp.

Đặc tả chi tiết

Xác định các yêu cầu

- Đặc tả chi tiết các kết xuất

- Đặc tả chi tiết dữ liệu

- Đặc tả chi tiết nhập liệu đầu vào

- Đặc tả chƣơng trình máy tính

- Các thủ tục thủ công

- Giao diện với ngƣời dùng

Đặc tả chi tiết

Lựa chọn trang thiết bị

- Dịch vụ tƣ vấn công nghệ thông tin

- Lựa chọn ngƣời cung cấp

- Tiêu chuẩn đánh giá trang thiết bị

Báo cáo cho lãnh đạo doanh nghiệp

Kết thúc giai đoạn đặc tả chi tiết, đội thiết kế lập báocáo và gửi cho nhà quản lý. Nội dung báo cáo bao gồmmô tả chi tiết về mục tiêu, phạm vi và các thành phầncơ bản của hệ thống. Các tài liệu được thu thập hayđược tạo ra trong giai đoạn đặc tả chi tiết được đínhkèm là minh chứng cho những mô tả trong báo cáo.Các nhà lãnh đạo doanh nghiệp và ban chỉ đạo hệ

thống thông tin xem xét, đánh giá thiết kế hệ thốngmới, đề nghị điều chỉnh hay yêu cầu thực hiện hệ

thống.

Kiểm toán viên và quá trình thiết kế hệ

thống

Xem xét - đánh giá các đặc tả chi tiết

- Báo cáo

- Trình tự xử lý

- Tập tin dữ liệu

- Sự lựa chọn trang thiết bị

Các Module kiểm toán


1. Trình bày mục đích và sự cần thiết của phân tích hệ

thống thông tin kế toán?

2. Trình bày các phương pháp thu thập thông tin?

3. Khái niệm và quy tắc lập sơ đồ chức năng BFD?

4. Khái niệm và quy tắc vẽ sơ đồ luồng dữ liệu DFD?

5. Trình bày các bước tìm kiếm phần mềm phù hợp vớithống thông tin kế toán của doanh nghiệp?

CHƢƠNG 6

THỰC HIỆN VÀ VẬN HÀNHHỆ THỐNG THÔNG TIN

KẾ TOÁN

THỰC HIỆN HỆ THỐNG

Tạo lập hệ thống

- Tạo lập phần cứng

- Tạo lập phần mềm

Huấn luyện

Huấn luyện điều khiển hệ thống: là công việc kháphức tạp đối với các hệ thống lớn, có nhiều trạm làmviệc và cấu hình hệ thống trải dải trong một khônggian rộng. Như hệ thống mạng máy ATM, hệ thốngmạng viễn thông … nối trực tiếp với các phần mềmtheo dõi tài khoản phải thu khách hàng. Hầu hết cáchệ thống thông tin kế toán khác việc huấn luyện hệ

thống là đơn giản vì hệ thống là những máy vi tínhdùng các hệ điều hành thông dụng mà hầu hêt nhữngngười sử dụng là vận hành thành thạo.

Huấn luyện sử dụng phần mềm: Với những kế toánviên được đào tạo tố và nhiều kinh nghiệm, việc tiếpcận một kế toán mới có thể rất dễ dàng, nhưng để vậnhành và thấu hiểu phần mềm kế toán mới không phảilà điều chắc chắn. Điều này cũng dễ hiểu như việc mộtnhân viên kế toán ở môi trường xử lý thủ công chuyểnsang hệ thống xử lý bằng máy tính.

Chuyển đổi hệ thống Phƣơng pháp chuyển đổi

a. Chuyển đổi trực tiếp

b. Chuyển đổi từng phần

c. Chuyển đổi song song

d. Chuyển đổi từng bƣớc thí điểm

Kiểm tra chuyển đổi

Sau khi chuyển đổi hệ thống cũ sang hệ thống mới,việc kiểm tra dữ liệu đã chuyển đổi cần thiết được tiếnhành nhằm đảm bảo mọi dữ liệu, thông tin của hệ

thống cũ đã chuyển đổi hệ thống mới đầy đủ, chính xácvà tương thích. Thông thường người ta sẽ đối chiếubáo cáo mà hệ thống cũ. Tuy nhiên, với những báo cáomới mà hệ thống mới cũ không có, những người kiểmsoát phải chuẩn bị sẵn các báo cáo này để phục vụ côngviệc kiểm tra.

VẬN HÀNH HỆ THỐNG

- Mục tiêu

Việc khai thác và sử dụng một hệ thống mới làmục tiêu đương nhiên của kế toán viên, cũngnhư những người sử dụng gián tiếp khác.Thế nhưng cũng như các hệ thống khác, hệthống thông tin kế toán mới cũng sẽ trở nênkém hiệu quả tỉ lệ thuận với thời gian sử dụnghệ thống. Vì vậy, vận hành hệ thống cũngnhắm đến mục tiêu duy trì hoạt động hiệu quảcủa hệ thống.

Kiểm soát

Kiểm soát thực hiện thủ tục và các thay đổi hệ thống.

Kiểm soát thực hiện thủ tục bao gồm kiểm soát tuânthủ các thủ tục vận hành hệ thống, thực hiện các thaotác nghiệp vụ theo trình tự của chuỗi nghiệp vụ. Ngoàira kiểm soát còn bao gồm các thủ tục nhằm bảo vệ, bảomật và bảo dưỡng hệ thống. Kiểm soát bảo vệ đượcthực hiện nhằm ngăn chặn các rủi ro liên quan đến việchệ thống bị phá huỷ, bị đánh cắp.


1. Trình bày các bước tạo lập phần mềm?

2. Trình bày các phương pháp chuyển đổi hệ thống? ưunhược điểm của từng phương pháp?

3. Trình bày mục tiêu và kiểm soát vận hành hệ thống?

hỆthỐng thÔng tin -...

Documents