hrmis - umcms.um.edu.my & events/manual... · perkara muka surat 1 pengenalan hrmis 3 ... - ia...
TRANSCRIPT
1
HRMIS SISTEM MAKLUMAT PENGURUSAN SUMBER MANUSIA (HUMAN RESOURCE MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM)
MANUAL HRMIS 2.0
PENGURUSAN REKOD PERIBADI *Submodul Rekod Peribadi
(Maklumat Keluarga)
SEKSYEN PERJAWATAN & PENGGAJIAN
BAHAGIAN SUMBER MANUSIA ARAS 6, BANGUNAN CANSELERI
UNIVERSITI MALAYA TEL: 03-79677867 FAKS: 79677094
2
ISI KANDUNGAN
BIL. PERKARA MUKA SURAT
1 Pengenalan HRMIS 3
2 Objektif
3 Kaedah Pelaksanaan HRMIS
4 Glosari
5 Langkah-langkah untuk memasuki laman web HRMIS 2.0 4-6
6 Menu utama HRMIS 2.0 7
7 Proses Pengemaskinian Data (Carta Alir) 8
8 Panduan Pengguna Mengemaskini Maklumat Keluarga 9-13
9 Rujukan 14
10 Helpdesk Pentadbir HRMIS 15
3
1. PENGENALAN HRMIS
Apa itu HRMIS?
- Adalah sistem pengurusan sumber manusia yang bersepadu dimudahcarakan oleh
teknologi yang menggabungkan amalan terbaik pengurusan sumber manusia global.
- Ia adalah projek perintis yang dibangunkan di bawah inisiatif Kerajaan Elektronik.
2. OBJEKTIF
- Membantu pengurusan Universiti dan Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA) mendapatkan
data yang berkualiti dan terkini.
- Perancangan tenaga kerja perkhidmatan awam yang berkesan.
- Mengemaskini rekod peribadi secara langkah demi langkah melalui konsep mesra pengguna.
3. KAEDAH PELAKSANAAN
- Maklumat kendiri dimasukkan oleh pemilik kompentensi sendiri dan bertanggungjawab ke
atas sebarang perubahan dan pengemaskinian data dalam HRMIS.
- Sebahagian maklumat pemilik kompetensi dikemaskini oleh pentadbir HRMIS berdasarkan
Sistem Maklumat Bersepadu dan salinan dokumen yang telah disahkan.
4. GLOSARI
KP : Kad Pengenalan
Pemilik Kompetensi : Rekod Peribadi yang mengandungi semua maklumat asas berkaitan dengan peribadi penjawat awam.
Waran Perjawatan : Dokumen yang mengandungi maklumat perjawatan Universiti
yang diluluskan oleh Kementerian Kewangan (MOF) melalui JPA.
4
5. LANGKAH-LANGKAH UNTUK MEMASUKI LAMAN WEB HRMIS 2.0
5.1 Sila layari Portal Rasmi HRMIS di alamat url : http://www.eghrmis.gov.my/ seperti
rajah dibawah
5.2 Untuk mengakses aplikasi HRMIS 2, Sila klik pada Aplikasi HRMIS 2.0
Klik pada
“HRMIS 2.0”
5
5.3 Masukkan maklumat id pengguna dan kata laluan. Mengikut butiran dibawah dan Tekan butang HANTAR.
ID PENGGUNA : No. Kad Pengenalan KATA LALUAN : No. Kad Pengenalan (Bagi yang pertama kali
masuk sahaja)
5.3.1 Skrin setelah selesai log in
6
5.3.2 Sekiranya pengguna bertaraf lantikan kontrak di bawah peruntukan tabung
fakulti atau kolej, mesej berikut akan terpapar seperti rajah dibawah.
5.3.3 Sekiranya kata laluan tidak sah sebanyak 3 kali, sila hubungi pentadbir HRMIS UM
untuk reset Kata Laluan. Sila login semula seperti pengguna baru.
Makluman Mesej akan terpapar seperti berikut
Makluman Mesej akan terpapar seperti berikut
7
6. MENU UTAMA HRMIS
6.1 Peti Simpanan
Kegunaan Peti Simpanan adalah untuk menerima makluman status pengemaskinian
maklumat yang memerlukan pengesahan daripada pentadbir HRMIS.
6.2 Modul-Modul HRMIS yang digunapakai masa kini di Universiti Malaya.
1. Pentadbiran Sistem
2. Pengurusan Komunikasi dan Tatatertib
3. Data Perjawatan
4. Penamatan Perkhidmatan
5. Pengurusan Rekod Peribadi
Segala MAKLUMAN status
kemaskini maklumat akan
diberitahu pada peti simpanan
Modul yang
digunakan di UM
1.
2.
3.
4.
5.
8
7. PROSES PENGEMASKINI DATA - (CARTA ALIR)
SEMAKAN DATA
* Sebarang pengemaskinian maklumat perlu mendapatkan pengesahan daripada Pentadbir HRMIS UM
STAF SEMAK MAKLUMAT DI PORTAL UM
STAF SEMAK DAN/ATAU KEMASKINI
MAKLUMAT DI HRMIS
MULA
TAMAT
STAF HANTAR SALINAN DOKUMEN YANG
DISAHKAN
BSM SAHKAN DATA DI HRMIS
STAF TERIMA MAKLUMAN PENGESAHAN
MELALUI PETI SIMPANAN HRMIS
iHRIS = HRMIS
HRMIS ≠ iHRIS @ Data
tiada dalam iHRIS
BSM INPUT DATA
DI iHRIS
9
8. PANDUAN PENGGUNA MENGEMASKINI MAKLUMAT KELUARGA
8.1 Skrin Utama
8.1.2 Skrin Left Menu.
Langkah 2 Gerakan mouse ke left menu Fungsi
Langkah 1 Klik pada menu Rekod Peribadi
10
8.1.3 Sila pilih Kemaskini Rekod Peribadi.
8.1.4 Skrin Kemaskini Rekod Peribadi akan terpapar seperti rajah dibawah.
Langkah 3 Klik pada menu Kemaskini Rekod Peribadi
Langkah 4 Klik pada tab menu Keluarga
11
8.2 Sub-Menu Maklumat Keluarga
- Keterangan berikut terbahagi kepada 2 bahagian:
8.2.1 Tambah Maklumat Keluarga
8.2.2 Senarai KP/Kad Pengenalan
8.2.1 Maklumat Keluarga
Langkah 5 Klik pada butang Tambah
Langkah 6 Sila pilih hubungan keluarga yang hendak dikemaskini
12
Contoh: Bahagian Tambah Maklumat Keluarga
8.2.2 Kemaskini Kad Pengenalan Ahli Keluarga
Langkah 7 Sila kemaskini maklumat dan pastikan semua maklumat
bertanda * wajib
diisi
Langkah 8 Klik pada butang Tambah
13
Keterangan
- Pilih Jenis KP – BARU
- Sila masukkan No. KP (contoh: 920101146363) dan pastikan kad pengenalan adalah
12 digit.
- Pilih Kategori semasa dan klik butang Teruskan.
8.2.3 Tambah Dokumen Sokongan
*Setiap maklumat yang telah dikemaskini akan disemak dan disahkan oleh Pentadbir HRMIS UM.
Langkah 9 Kemaskini semua jenis maklumat berdasarkan keterangan dibawah dan Klik butang Teruskan
Langkah 10 Klik butang Muat Naik
Langkah 11 Pilih Jenis Dokumen yang hendak dimuat naik dan Klik Teruskan.
Langkah 12 Klik butang Hantar
14
9. RUJUKAN
Buku panduan manual HRMIS 2.0 – Portal Rasmi HRMIS
Buku panduan manual HRMIS – Universiti Sarawak (UNIMAS)
Buku panduan manual HRMIS – Universiti Sultan Idris Shah (UPSI)
Buku panduan manual HRMIS – Universiti Utara Malaysia (UUM)
15
10. HELPDESK PENTADBIR HRMIS UNIVERSITI MALAYA
KETUA HRMIS : PUAN SITI AZLINA BINTI MAKMOR
PEGAWAI HRMIS : CIK ZUNNAJAH BINTI KAMARUDDIN
PENTADBIR HRMIS : ENCIK MOHAMAD ASRAF BIN AHMAD
: CIK NURZIYANA BINTI MOHD YUSOF
: PUAN NOR AZLINA BINTI ISMAIL
NO. TELEFON : 03-79677867/3524
NO. FAKS : 03-79677094
EMEL : [email protected]