HUR ANVÄNDER VI GTD FÖR ATT FÅ SAKER

GJORT!PatrikHallberg

VEM ÄR JAG? – PATRIK HALLBERG

AGENDA

Fokusera

Strukturera

Prioritera & Planera

Minimera avbrott

Revidera

Stegvis implementation av metodiken / checklista

KÄNNER DU IGEN DIG?

Avbrott

Stress

Telefon

SMS

E-post

Möten

VÄGEN TILL BESTÅENDE EFFEKTIVITET

Fokusera

Strukturera

Prioritera & Planera

Minimera avbrott

Revidera

FOKUSERA

Hantera informationsflödet

o Ta kontroll över hur ofta du läser eller kontrollerar ny e-post

o Processa informationen först

o Välj rätt kommunikationskanal

Gör en sak i taget

o Använd en uppgiftslista

o Prioritera uppgifterna

o Utnyttja den naturliga ställtiden mellan uppgifterna

Minska avbrotten från dina egna tankar

o Töm huvudet regelbundet

o Ha alltid möjligheten att fånga upp nya tankar, idéer och uppgifter

ATT ANVÄNDA EN UPPGIFTSLISTADin lista över saker att göra

Vanligaste felet är att man blandar äpplen och päron (uppgifter med helt olika komplexitet och tidsåtgång)

Tips:

Uppgifter som tar lång tid > 20 min att slutföra bör delas upp eller planeras in i kalendern

Använd en kategori för dina privata aktiviteter så får du även kontroll och överblick på det som skall göras utanför arbetet

Kategorisera utifrån den aktivitet som skall utföras eller var den skall utföras: ringa, vid datorn, på jobb, hemma, ärenden etc och jobba med nästa aktivitet

ÖVNING – TÖM HUVUDET

STRUKTURERA

GÖR NU!Saker som går blixtfort att göra – som tar < 2 min

UPPGIFTERDe aktiviteter som du skall utföra

PROJEKTKomplexa aktiviteter behövs brytas ner i

delar = Uppgifter

FÖLJ UPPDu väntar på svar från andra eller följer

upp det du delegerat

FRAMTIDSaker du kanske ska göra men inte

bestämt dig att göra ännu

ARKIVArkivering av saker du vill kunna hitta

igen

KALENDERSådant som händer en specifik tidpunkt

PAPPERSKORGDet du inte behöver spara och sådant som varken är viktigt eller bråttom

ÖVNING – SÄTT ETT PROJEKT I RULLNINGo Välj ett projekt (som du kanske drar dig för att göra)

o Fundera över önskat resultat

o Om du hade 5-10 minuter för att påbörja detta, vad skulle du göra då?

o Sätt detta steg på din uppgiftslista!

o Sätt ”projektet” på din projektlista!

PRIORITERA OCH PLANERA

80/20 regeln (Paretoprincipen)

Vilfredo Pareto

Italiensk sociolog/ekonom (1848-1923)

Empirisk regel

20% av orsakerna står för 80% av verkan

Många användningsområden

Identifiera och fokusera på de 20% av dina Kunder, Uppgifter, Säljaktiviteter, Rapporter mm som ger 80% av resultatet

VAD ÄR EGENTLIGEN VIKTIGAST?

ProjektRapporterDagliga

aktiviteterViktiga problem

Kriser (Brandsläckning)

Förebyggande åtgärder

Nya möjligheter / Utveckling

Återhämtning, Hälsa

Bygga relationerPlanering

Oviktiga samtal, e-mail

Vissa mötenVissa rapporterAndras mindre

problem

Surfa på internetSociala medier

Irrelevant omvärldsbevakni

ngVissa e-mail

Vissa samtal/diskussio

ner

Ej bråttomBråttom

Viktigt

Ej viktigt

1 2

43

FOKUSERA PÅ KVADRANT 2

o Minska fokus på kvadrant 3 och 4 genom att fråga dig själv när du skall välja mellan olika uppgifter: Vilka uppgifter ger bäst resultat på 2-3 månaders sikt?

o Lär dig säga ”nej” till sådant som är mindre viktigt och ”ja” till det viktigaste. Det är omöjligt att göra precis allt – du måste välja vad du skall säga ”nej” till och vad du skall säga ”ja” till.

o Definiera tydligt vad som finns i din (eller organisationens) kvadrant 2 för att kunna organisera och planera ditt arbete därefter.

DAG-/VECKOPLANERING

o Kontext – Gruppera uppgifter som kräver en viss plats eller visst hjälpmedel t ex vid datorn, telefonsamtal som skall ringas, ärenden du måste göra, information att läsa mm

o Tid – Hur komplexa uppgifter hinner du starta upp innan nästa möte?

o Energi – När under dagen har du mest energi? Då ska du ta tag i dina svåraste uppgifter! Ha en lista med enklare aktiviteter redo för tillfällen då du har låg energi.

LÅNGSIKTIG PLANERING

Hur vill du att din kalender skall se ut?

o Vilka kritiska delar och viktiga projekt behöver du planera in?

o När vill du ha din egen blockerade arbetstid?

o När ska du planera in arbete för kvadrant-2-aktiviteter?

Planeringshorisont

Ditt liv, 3-5 år, 1-2 år, Dina viktigaste områden, Dina projekt, Dina aktiviteter

ÖVNING – VÄSSA DITT MAPPSYSTEMo Rensao Släng mappar du ej använder

o Organiserao Mappar som används veckovis under Inkorgeno Övriga mappar läggs under rotnivå i en historikmapp

o Sorterao Sortera med hjälp av siffror 1 Ekonomi, 2 Sälj, 3 Personal osvo Referenssystem A-E, F-K, L-P, Q-Ö

MINIMERA AVBROTT

De viktigaste åtgärderna du kan vidta för att eliminera och minska avbrott är att:

oTa bort notifikation och ljud vid ny e-post i dator och mobiltelefon.

oArbeta offline för att kunna arbeta med e-post ostört.

oSäg ”nej” (tidigt, tydligt, artigt) om du bedömer att du behöver prioritera annat.

oBalansera din tillgänglighet mot din önskade produktivitet och servicenivå.

oBoka 45 minutersmöten istället för 60 minutersmöten.

oAnvänd olika typer av mötesformer för olika situationer.

E-POST

oStäng av e-postnotifikation samt ljud vid ny e-post.

oArbeta offline – bestäm själv när du ska hämta e-post

oAutomatiska e-postregler för vissa avsändare, CC, ärenden mm

o”Out of Office Autoreply” (meddela din situation)

oAnvänd CC sparsamt. Skicka bara e-post till de som absolut är berörda

oAnvänd alltid en relevant rubrik i ditt e-postmeddelande för att underlätta för mottagaren

oUnderlätta för mottagarens prioritering genom att tala om när du behöver/önskar svar

oAvregistrera dig från nyhetsbrev du inte läser

MÖTEN

oAnvänd en mötespolicy, t ex respektera varandra genom att komma i tid, stänga av mobiltelefonen

oTacka nej om du inte bedömer mötet som helt relevant för dig

oBjud endast in deltagare som verkligen krävs och som skall bidra till mötet

oAnvänd 45-minutersmöten eller andra tidsramar mindre än 60 minuter

oProva stående möten eller promenadmöten

oHåll korta beslutsfattande möten och därefter retrospektiva möten i efterhand – vad gjorde vi bra, vad kan bli bättre?

oKräv ordförande, tidsplan och tydlig agenda för alla möten.

oLägg in agenda, syfte och dokument direkt i kallelsen för att minimera e-post

TELEFON

oStäng av telefon och hänvisa till din situation i mobilsvaret

oStyr kommunikationen dit du vill ha den i ditt mobilsvar, t ex 1) e-post 2) sms 3) mobilsvar

oHa alltid en uppdaterad kontaktlista för att se vem som ringer

oInstruera växelpersonal i vilka samtal som skall kopplas fram

oStyr samtal från säljare till en eftermiddag i månaden

KOLLEGOR/CHEFER/MEDARBETARE/BESÖK/ÖVRIGToSäg ifrån om du bedömer att du bör prioritera annat just nu

oBe om möjligt personen återkomma senare så att inte du har ”bollen” att återkomma

oBe personen skicka e-post istället så blir det lättare för dig att prioritera

oStyr vissa frågor eller viss verksamhet till bestämda tider

oUtbilda medarbetare, ge mer ansvar och delegera beslutsrätt

oKom överens om sätt att signalera när ni behöver arbeta ostört utan avbrott

oLåt en person ta hand om alla oanmälda kunder under en dag. Rotera uppgiften mellan kollegorna

oJobba aktivt med status i chattprogram

REVIDERAo Veckorevidering – din nyckel till att skapa och behålla rätt fokus, kontroll och frihet från stress

o Arbetar du normala kontorstider passar det oftast bäst att göra veckorevideringen efter lunch på fredagar

o Då minns du sannolikt fortfarande veckans händelser väl och om det är någon du behöver nå för att stämma av ett sista ärende hinner du det innan helgen

o Det är också en skön avslutning på arbetsveckan att tömma huvudet från jobbtankar, processa den sista informationen och uppdatera dina listor inför nästa vecka

o Då kan du ta helgledigt med en härlig semesterkänsla i kroppen

o Sätt av 1-2 timmar för att hinna klart allt

HUR GÖR MAN?

1. ”Töm” huvudet från tankar och mentala kom-ihåg

2. Samla in all oprocessad information som e-post, vanlig post, lösa papper, anteckningar och post-it lappar. Processa det genom blixtsnabba beslut om var i din struktur det hör hemma.

3. Gå igenom din framtidslista. Är det något där du vill påbörja till veckan som kommer? Flytta det i så fall till projektlistan eller uppgiftslistan.

4. Gå igenom din projektlista. Vilka projekt ska du färdigställa och arbeta vidare med under veckan? Se till att lägga in nästa steg för dessa projekt i din uppgiftslista.

HUR GÖR MAN?

5. Gå igenom din följ upp-lista, det vill säga alla saker där du väntar på svar från kollegor, chefen, underställda, leverantörer, kunder etc. Vissa saker kan du säkert ta bort, där personen återkommit eller problemet är löst och vissa saker får du flytta från följ upp-listan till din uppgiftslista, t ex för att påminna en kund att skicka information.

6. Gå igenom din planering för kommande vecka. Se till att den är realistisk och ta hänsyn till att det garanterat kommer dyka upp oväntade saker. Reflektera också över dina viktigaste (kvadrant 2) målsättningar de närmaste månaderna och vad som är dina viktigaste aktiviteter för att nå dessa mål. Planera in tid för dessa aktiviteter 3-5 veckor framåt i kalendern och sätt in dessa aktiviteter i din uppgifts-/projektlista

Glöm inte bort att veckorevideringen är ditt bästa sätt att alltid ta dig upp till ytan när det känns som att du skall drunkna i arbete

MÅNADSREVIDERA – ETT SÄTT ATT ALLTID UTVECKLASo Sätt av tid varje månad för att arbeta med ständiga förbättringar

o Reflektera över hur ditt arbetssätt fungerar och prova nya sätt att ytterligare öka din effektivitet

o Kanske finns det delar i processer och rutiner som kan förbättras?

o Sätt att kommunicera med kollegor som kan optimeras?

o E-postregler eller arkiveringsrutiner som behöver uppdateras eller kanske nya kategorier i din uppgiftslista?

o Revidera även dina långsiktiga mål kvartalsvis för att säkerställa att du gör rätt saker

STEGVIS IMPLEMENTATION AV METODIKEN / CHECKLISTA - STEG 1

Stäng av all notifikation i dator och mobiltelefon för ny e-post

Ta kontroll över informationsflödet, t ex hur ofta du kontrollerar/läser ny e-post

Processa all information enligt en tydlig struktur så inget kan ”falla mellan stolarna”

”Töm” regelbundet huvudet för att få bättre fokus. Ha möjlighet att alltid kunna fånga upp idéer.

Arbeta enligt principen ”tom inkorg”

Samla allt som skall göras i uppgiftslistan i e-postklienten för att få en bra överblick

Prioritera och strukturera uppgiftslistan för att bättre fokusera på det som ger mest resultat

Förbättra din balans mellan fördefinierat arbete, händelsestyrt arbete och planering av arbete

STEGVIS IMPLEMENTATION AV METODIKEN / CHECKLISTA - STEG 2

Koppla om möjligt uppgiftslistan till din mobiltelefon

Bryt ner projekt i mindre delar för att lättare komma igång med dem och slutföra dem i tid

Säg ”JA” till det som är viktigt och ”NEJ” till det som inte är viktigt och inte ger resultat

Planera på kort sikt utifrån kontext, tid, energi

Planera långsiktigt genom att i god tid bestämma kalenderns innehåll

När du planerar långsiktigt – ta hänsyn till dina projekt, din egen blockerade arbetstid samt kvadrat 2-aktiviteter

Reflektera kontinuerligt över vilka olika typer av avbrott som kan elimineras och minimeras

STEGVIS IMPLEMENTATION AV METODIKEN / CHECKLISTA - STEG 3

Balansera tillgänglighet mot önskad produktivitet och servicenivå

Reflektera kontinuerligt över hur dina dagar/veckor blir jämfört med hur du vill att de skall se ut

Upprätthåll en tydlig mapp och arkivstruktur för att lätt kunna arkivera/hitta e-post och papper

Genomför en veckorevidering varje arbetsvecka för att alltid återfå överblick och kontroll

Genomför en månadsrevidering varje månad/kvartal för att arbeta med ständiga förbättringar

TACK OCH NU FRÅGOR

DE BÄSTA LÄNKARNA FÖR ATT KOMMA IGÅNG MED GTD 43 Folders: Getting Started with GTD

Black Belt Productivity: A GTD Primer

What’s the Next Action: 21 links to start with GTD

Wired: A guide to GTD

Davidco’s Lisa Peak: 10 beginner behaviors

Steve Lawson: GTD overview

Mine Zone: Getting Things Done

Davidco: Advanced GTD Workflow Diagram (pdf)

Lifehack: Ask the Readers: Getting Started with GTD