Hotel Management Systems d.o.o. Beograd, www.hms.rs , sales@hms.rs

HotelSoft (potpuno centralizovano seftversko rešenje za hotelsko i restoransko poslovanje)

Hotel Management Systems d.o.o. Beograd, www.hms.rs , sales@hms.rs

O Programu:

Hotelsko poslovanje i turizam uopšte predstavljaju jednu od informaciono najzahtevnijih privrednih grana. U samom hotelu postoji veliki broj različitih sadržaja koje treba pokriti informacionim sistemom a pored toga sve to treba povezati u jednu funkcionalnu celinu. Sa takvim polaznim osnovama se i krenulo u izradu informacionog sistema – HotelSoft. Bitno je naglasiti da se ceo sistem kroz svo ovo vreme razvijao, rastao i unapreĎivao kao i svako drugo softversko rešenje. Došli smo do stadijuma da bez neke lažne skromnosti možemo reći da je softverski paket HotelSoft v5 po funkcionalnosti u rangu sa svetski poznatim softverima ovog tipa. Osnovni postulati na kojima je informacioni sistem izgraĎivan su : -Kompletna integrisanost svih delova informacionog sistema u hotelu (mi smo to nazvali integralni informacioni sistem) -Što veća generalnost samog softvera (ne želimo da softver bude ograničenje ili bilo kakav okvir za budući rad, već samo alat koji na jedan sistematski način usmerava poslovanje hotela u pravom smeru) Ova kompletna integrisanost se može istaći kao jedna od osnovnih pozitivnih karakteristika samog informacionog sistema HotelSoft. Prema informacijama kojima mi raspolažemo, malo je softvera koji imaju ovu karakteristiku. Čak i svetski poznati sofverski paketi za hotelsko poslovanje, nema u potpunosti sprovedenu integrisanost celog sistema. Većina ima potpuno nezavisne aplikacije za recepcijsko i restoransko poslovanje. Sa back office aplikacijama se uglavnom povezuju putem uvoza i izvoza podataka i sl. Ono što je ovde omogućeno, a što je dobijeno primenom postulata integrisanosti je kompletno praćenje svih informacija u hotelu u realnom vremenu. Kao primer bih želeo da navedem nekoliko stvari. U svakom trenutku imamo realno stanje zaliha roba u svakom od magacina, u trenutku kada se u restoranu

odkuca sobni račun taj isti račun se pojavljuje i na recepciji kao zaduženje odreĎene sobe, faktura otkucana bilo u restoranu ili na recepciji istog trenutka se nalazi u knjigovodstvenom programu spremna za knjiženje, ulaz robe unet u knjigovodstvu se automatski reflektuje na povećanje zaliha roba na restoranskoj aplikaciji i sl. Drugi postulat nam govori o okvirima koje ovaj sistem ima. Zadatak je bio da ti okviri budu što šire postavljeni kako nebi bili ograničavajući faktor pri radu. Osnovni princip od koga se pošlo pri samom projektovanju je da mi pravimo softver preko koga se ne prodaju ili izdaju sobe nego pravimo softver preko koga se prodaju kapaciteti a meĎu njima mogu biti i sobe. Na taj način smo dobili mogućnost da preko jedinstvenog softverskog alata, a tu mislim na aplikaciju za recepcijsko poslovanje možemo prodavati i druge kapacitete kao što su kongresne sale, sportski tereni, parking i sl. Druga vrsta generalnosti se ogleda u maksimalnom konforu za korisnika pri radu. Tu se ogleda sva složenost informacionog sistema u hotelskom poslovanju. Ugostiteljstvo je delatnost koja sa sobom vodi na hiljade eventualnosti koje se mogu dogoditi u svakodnevnom radu tako da smo mi morali da isprojektujemo takav informacioni sistem koji će da maksimalno pokrije sve te situacije. Kao primer bih na restoranskoj aplikaciji želeo da navedem mogućnost naplate računa za ceo sto, pojedinačnih porudžbina, pojedinačnih stavki ali čak i delova nekih stavki. Znači na taj način smo omogućili da konobar po potrebi 1 coca-colu koja se nalazi na nekoj porudzbini naplati na dva računa i to tako što će jednom gostu izdati račun za pola coca-cole dok će drugom izdati račun za drugu polovinu. Ovo je veoma banalan i nerealan primer ali on najbolje odslikava generalizaciju i manjak ograničenja u aplikacijama. Na recepciji se to ogleda najpre preko mogućnosti da se kapaciteti rezervišu i bez unapred poznatih podataka o gostima, da se svakom tipu sobe može dodeliti bilo koja usluga prenoćišta i sl.

Hotel Management Systems d.o.o. Beograd, www.hms.rs , sales@hms.rs

Recepcija:

- Kompletno recepcijsko poslovanje - Rezervacija raspoloživih kapaciteta - Prijava gostiju - Izdavanje računa: mogućnost automatske evidencije telefonskih i racuna multimedije, naplata minibara, prodaja dodatnih usluga i artikala (keš, virman, ček, kartica...) - Davanje popusta na ceo račun ili na pojedinačnu stavku - Odjava gostiju - Kompletna evidencija gostiju (osnovni podaci, lični podaci, isprave, kontakt, staratelj, napomene, ulasci u zemlju, interesi...) - Mogućnost automatskog unošenja podataka sa elektronskih ličnih karti u bazu gostiju preko čitača elektronskih ličnih karti - Trenutni pregled boravka gostiju u hotelu - Promena kapaciteta - Cenovnik - Evidencija dešavanja u gradu- okolini (koncerti, sportski dogaĎaji…) - Početak i kraj smene - Izveštaji: zauzetost kapaciteta po danima, zauzetost kapaciteta po tipu, slobodni kapaciteti, pregled korišćenih kapaciteta, pregled rezervisanosti kapaciteta, pregled slobodnih soba po tipu, raspoloživost kapaciteta, gosti na boravku, popis usluga,

pregled naplaćenih usluga, žurnal, pansionska ishrana, dnevni pregled, odjavljivanje nenaplaćene rezervacije, telefonski racuni, multimedija, pregled multimedije, organizovani prevoz gostiju, specijalni zahtevi gostiju, pregled depozita - Šifarnici: rezervacija, podataka vezanih za goste, kapaciteta, usluga, predefinisanih ugovora, partnera, agencija... - Alati: poruke gostima, budjenje gostiju, prigovori gostiju, izgubljeno naĎeno, telefonski imenik, poruke recepcije, podsetnik, prtljag - Smeštaj: status kapaciteta, neaktivni kapaciteti, minibar - Administracija: mogucnost definisanja korisnika (recipcionara), dodeljivanje i oduzimanje prava istima, dnevni log programa, telefonske centrale i drugih servisa,podešavanje kasa i fiskalnih štampača - Izdavanje RF kartica za sobe (goste, menadžere, sobarice, tehničku službu itd.) - Evidencija prihoda recepcije - Mogućnost prenosa računa iz restorana na sobu uz naplate istih sa recepcije - Kompletna integracija sa VDA sistemom pametnih soba I multimedijom - Kompletna integracija sa Panasonic I Avaya telefonskim centralama.

Hotel Management Systems d.o.o. Beograd, www.hms.rs , sales@hms.rs

Restoran: HotelSoft Kafe - Kompletno restoransko poslovanje, od porudžbina pa do izdavanja fiskalnih računa, implementirano kroz savremeni korisnički interfejs uz korišćenje touchscreen tehnologije - Rad na principu podele restorana na reone sa stolovima koji njima pripadaju - Grafički i tekstualni prikaz reona, stolova i porudžbina koje su na njima kreirane - Klasifikacija artikala u kategorije prema meniju restorana uz mogućnost korišćenja brzih tastera za artikle koji se najčešće koriste - Evidencija utroška sirovina prema normativima - Mogućnost definisanja menija za odreĎene dane tako da se samo artikli sa tog menija pojavljuju na ekranu pri kreiranju porudžbine - Definisanje specijalnih ponuda sa nekim artiklima kojima može biti dodeljen odreĎeni popust - Štampanje nefiskalnih isečaka za kuhinju i šank na nezavisnim, prostorno dislociranim, štampačima - Deljenje računa pri fakturisanju. Moguće je napraviti jedinstveni račun za sve porudžbine na stolu, za svaku porudžbinu posebno ili za neki od artikala posebno. Čak je moguće i neku stavku podeliti i na taj način naplatiti gostima - Svi načini plaćanja, od gotovine, preko virmanskih računa pa sve do čekova i kreditnih kartica - Definisanje partnera za virmansko plaćanje, sa unapred definisanim rabatima - Davanje popusta na ceo račun ili na pojedinačnu stavku - Evidencija škarta i povraćaja u magacin - VoĎenje smena za svakog konobara sa pregledom pazara koji je ostvario kao i njegovog učinka u smislu prodatih artikala, ostvarenih porudžbina, računa i sl. - Rezervacije stolova - Rad restorana po principu švedskog stola

- Ukoliko je aplikacija deo hotelskog informacionog sistema postoji mogućnost evidencije pansionske ishrane, evidencije gostiju koji dolaze na pansionske obroke kao i prenosa računa iz restorana na sobu odnosno recepciju gde će naknadno biti i naplaćeni - Svi neophodni, zakonski obavezni izveštaji. Od UGP izveštaja pa preko pregleda Razduženja konobara, pa sve do evidencije muzičkog dinara i servisa. - Za komotniji rad konobara, pored unosa šifre, podržani su sistemi prijave na aplikaciju putem RF ili magnetnih kartica, magnetnih dugmića, bar code kartica i sl. - Posebna aplikacija za dodavanje novih artikala, definisanje cena, administraciju korisnika, reona, stolova i sl. HotelSoft Restoran Lite - Sve što sadrži i predhodna verzija programa - VoĎenje zaliha za robu i sirovine - Mogućnost zabrane kreiranja porudžbine ukoliko artikla nema na stanju ili ukoliko artikal poseduje normativ a na stanju nema njegovih sirovina - Evidencija ulaznih računa sa robom i sirovinama - Pregled stanja zaliha - Definisanje minimalnih zaliha i mogućnost da program alarmira konobaru kada mu stanje nekog artikla spadne ispod minimalne zalihe HotelSoft Restoran Full - Povezanost restoranske aplikacije sa knjigovodstvenim informacionim sistemom u realnom vremenu - Kompletna proizvodnja na osnovu normativa i radnih naloga - Mogućnost definisanja više normativa za isti artikal - Kompletno materijalno poslovanje sa mogućnošću definisanja posebnih magacina za svaki reon -

Hotel Management Systems d.o.o. Beograd, www.hms.rs , sales@hms.rs

Evidencija utroška u pansionu i na švedskom stolu preko dokumenata prenosa

- Evidencija škarta preko dokumenata prenosa u magacin škarta

Integracija HotelSoft-a sa MicroMaster sistemom pametnih soba:

Osnovna funkcija integracije ova dva sistema je monitoring, odnosno lakši i jednostavniji uvid osoblja recepcije u podatke koje MicroMaster sistem pametnih soba pruža. Dakle, funkcija ove integracije ne podrazumeva nikakvo upravljanje sistemom već samo njegovo nadgledanje odnosno analizu dobijenih podataka.

Prve promene su vidljive već na osnovnom ekranu. U desnom gornjem uglu se sada nalazi pet indikatorskih lampica od kojih poslednja

predstavlja aktivnost HotelSoft servisa za integraciju sa MicroMaster sistemom. Dakle kada je ta lampica zelene boje to znači da servis radi ako je crvene boje to znači da on iz nekog razloga ne radi. Druga novina je padajući meni koji se nalazi na sredini ekrana i u kome imamo dve opcije : Standardni i Tehnički prikaz. Standardni prikaz, koji je i do sada postojao služi za prikaz hotelskih podataka po sobama. Preko njega se vide aktuelne i buduće rezervacije, nosioci i sl. Tehnički prikaz nam daje podatke dobijene od MicroMaster sistema pametnih soba.

Hotel Management Systems d.o.o. Beograd, www.hms.rs , sales@hms.rs

Tabela koja predstavlja tehničko stanje u hotelu, po sobama, daje nam prikaz svakog od 9 parametara koje MicroMaster sistem nama šalje. Za one sobe u kojima nije ugraĎen MicroMaster sistem neće biti nikakvih podataka. To se najbolje vidi po koloni Temperatura jer svaka soba u kojoj sistem funkcioniše ima neku temperaturu a samo one sobe u kojima ne postoji MicroMaster sistem imaju praznu ovu kolonu. Desno od tabele za prikaz se nalazi legenda koja nam detaljno razjašnjava značenje svakog od simbola.

Ukoliko hotel ne želi da prati neki od navedenih parametara to se može isključiti preko Konfiguracije HotelSofta (Opcija u meniju Administracija) gde se na odeljku za Kartice može pojedinačno uključiti odnosno isključiti svaki od ovih 9 parametara. Ukoliko se odlučite da menjate neke od ovih podataka potrebno je naglasiti da svaka ta promena zahteva isključivanje i ponovno startovanje aplikacije. Duplim klikom na neku od soba sa MicroMaster sistemom dobijamo grafički prikaz samo za tu sobu.

Hotel Management Systems d.o.o. Beograd, www.hms.rs , sales@hms.rs

Na ovom grafičkom prikazu se takoĎe mogu videti svih 9 parametara koje MicroMaster sistem šalje. Najpre, ako postoji prekid u komunikaciji sa sobom, na ekranu će se pojaviti samo simbol prekida komunikacije (znak sa uzvičnikom) i pisaće greška u komunikaciji, ni jedan drugi simbol neće biti prikazan. Ukoliko postoji komunikacija, svi parametri će biti prikazani sledećim slikama.

Ako je uključeno grejanje odnosno klimatizacija, na zidu iznad kreveta će se pojaviti slika klima ureĎaja. Ukoliko je svetlo u sobi uključeno, dve lampe koje se nalaze pored kreveta, biće obojene u žuto. Prisutnost gostiju u sobi predstavljena je sa muškom i ženskom figurom dok je prisutnost

osoblja predstavljena figurom sobarice. Naravno, ako nikoga nema u sobi, ni jedna od ovih figura neće biti prikazana.

U gornjem levom uglu se nalazi termometar sa prikazanom aktuelnom temperaturom. Vrata i prozor su prikazani kao zatvoreni ako su zaista zatvoreni odnosno prikazani su kao otovreni ako su zaista otvoreni. Ako je gost postavio signal za Ne uznemiravaj, to će se pojaviti u formi etikete okačene na vratima. Poslednji parametar je status sobe. Ako je soba očišćena preko cele sobe će biti ispisan OK simbol, odnosno, na neki način će biti udaren pečat u obliku simbola OK na samu sobu.

Hotel Management Systems d.o.o. Beograd, www.hms.rs , sales@hms.rs

PocketPC: Aplikacija za PocketPC računare pruža gotovo sve mogućnosti kao i restoranska aplikacija za Desktop računare. Preko nje se drastično ubrzava rad konobara i postižu se značajna ubrzanja u usluživanju samih gostiju.

Konobar vrši evidenciju porudžbine pred samim gostom i onog trenutka kada je potvrdi ona se I štampa na podešenim nefiskalnim štampačima tako da dok konobar doĎe do šanka piće koje želi da odnese gostu je već spremljeno.

Hotel Management Systems d.o.o. Beograd, www.hms.rs , sales@hms.rs

PocketPC: program za sobarice Uz pomoc PocketPC-a posao za sobarice postaje mnogo brži i jednostavniji, bar kada je u pitanju administrativni deo njihovog posla. Pomoću naše aplikacije i PocketPC-a

sobarica moze brzo i jednostavno da evidentira da li je soba čista ili prljava, da evidentira stanje u Minibaru, da dopuni mini bar, evidentira kvarove itd.

Telefonska centrala:

Usled integracije HotelSofta i telefonskih

centrala svi pozivi iz soba će biti

automatski evidentirani kao zaduženje

gosta. Postoji mogućnost da se gostu

dodeli i poseban broj na koji moze da

prima pozive.

Naplata nastalih zaduženja se obavlja

na nivou sobe, s' tim postoji i mogućnost

podele telefonskih poziva po prijavljenim

gostima. Softver podržava sve vodeće

proizvoĎače telefonskih centrala.

Hotel Management Systems d.o.o. Beograd, www.hms.rs , sales@hms.rs

Back office: Kao Back office HotelSoft koristi gotovo ERP rešenje Pantheon, tako da su samim tim celokupni procesi izmeĎu Front offica I Back offica kompletno automatizovani, čime se gubi potreba za prepisivanjem podataka.

Pantheon™ je ERP sistem, koji pruža celokupnu informacionu podršku preduzećima svih delatnosti. Zajedno sa razvojnim partnerima nudimo široku paletu usluga kako za male samostalne preduzetnike, tako i za velika preduzeća sa meĎunarodnim poslovanjem.

PROIZVODNJA

RAČUNOVODSTVENI SERVISI

TRGOVINA

USLUGE

GRAĐEVINA

JAVNE USTANOVE

Celovita rešenja za sve oblasti poslovanja

Bez obzira na odabranu delatnost Pantheon ujedinjuje sve poslovne procese u preduzeću. Sve opšte funkcije, od planiranja

proizvoda do konačne izrade, preko prodaje i izrade analiza možete da pratite na jednom mestu.

Hotel Management Systems d.o.o. Beograd, www.hms.rs , sales@hms.rs

Hotel Management Systems d.o.o. Beograd

www.hms.rs sales@hms.rs