hospital duchess of kent sandakan, sabah garis … · contoh: kursus bermula 15 ogos 2017 dan...
TRANSCRIPT
GARIS PANDUAN TUNTUTAN PERJALANAN MENJALANKAN TUGAS RASMI / BERKURSUS HDOK 2018
1
HOSPITAL DUCHESS OF KENT SANDAKAN, SABAH
GARIS PANDUAN TUNTUTAN PERJALANAN MENJALANKAN
TUGAS RASMI / BERKURSUS
1. TUJUAN
Garis Panduan ini dikeluarkan sebagai rujukan mengenai tuntutan perjalanan
kepada semua pegawai dan kakitangan Hospital Duchess of Kent Sandakan, Sabah.
Objektif utama pengeluaran garis panduan ini adalah agar teguran audit yang
merupakan kesalahan-kesalahan berulang ke atas sesuatu permohonan tuntutan
perjalanan bulanan dapat diminimakan, mengurangkan waktu pemprosesan baucar
bayaran akibat proses kuiri dan secara langsung dapat mempercepat proses
pembayaran tuntutan perjalanan bulanan kepada pegawai yang menuntut.
2. FORMAT BORANG TUNTUTAN PERJALANAN
2.1 Borang tuntutan perjalanan hendaklah diisi menggunakan borang di
dalam sistem HRMIS (Sistem Pengurusan Maklumat Sumber Manusia);
Modul Pengurusan Saraan, Faedah dan Ganjaran > Pengurusan Tuntutan dan Pendahuluan Diri >Tuntutan > Permohonan Baru.
2.2 Manakala bagi pegawai lantikan baharu yang belum mempunyai capaian ke
dalam sistem HRMIS atau bagi pegawai yang mempunyai masalah sistem
HRMIS, adalah dibenarkan untuk menggunakan borang manual dalam
bentuk excel yang boleh dimuat turun daripada laman sesawang
http://hdok.moh.gov.my/v8/?q=muaturun. 2.3 Tuntutan perjalanan bagi bulan yang sama hendaklah dimasukkan ke dalam
satu (1) borang tuntutan perjalanan sahaja.
3. TARIKH PENGHANTARAN BORANG TUNTUTAN
Borang tuntutan yang telah lengkap berserta dokumen sokongan hendaklah dihantar ke Unit Akaun, Aras 3, Bangunan Klinik Pakar pada 5 haribulan pada bulan berikutnya.
Contoh: Tuntutan Perjalanan bagi bulan Mac 2018, hendaklah dihantar selewat-lewatnya pada 5hb April 2018.
GARIS PANDUAN TUNTUTAN PERJALANAN MENJALANKAN TUGAS RASMI / BERKURSUS HDOK 2018
2
3.1 Kelewatan Penghantaran Borang Tuntutan Perjalanan
3.1.1 Borang tuntutan yang dihantar selepas 5hb hendaklah disertakan
dengan surat tunjuk sebab kelewatan.
3.1.2 Bagi borang tuntutan yang dihantar selepas 10hb adalah tertakluk
kepada Arahan Perbendaharaan (AP) 100 (a) di mana kelulusan
adalah atas pertimbangan daripada Pengarah Jabatan Kesihatan
Negeri.
3.2 Asas Kelulusan Pengecualian/Kelonggaran Syarat AP100(a)
BIL PERIHAL
3.2.1
Pegawai terlibat dalam sesuatu kursus jangka masa panjang yang melangkau 10 hari bulan berikutnya daripada tarikh terakhir aktiviti tuntutan bulan sebelumnya, dan disahkan oleh Pengarah Hospital. Surat pembuktian kursus perlu dilampirkan. Contoh: Kursus bermula 15 Ogos 2017 dan berakhir 11 September 2017. Tuntutan bagi aktiviti bulan Ogos 2017 boleh dibuat bersekali dengan tuntutan bulan September 2017 dan tidak melewati 10 Oktober 2017. Pengecualian ini hanya dibenarkan untuk kes kelewatan satu bulan sahaja.
3.2.2
Pegawai mempunyai komitmen bertugas rasmi di luar pejabat (outstation) yang melangkau 10 hari bulan pada bulan berikutnya).
Contoh: Arahan kerja di luar pejabat pada 20 Ogos 2017 sehingga 11 September 2017. Tuntutan bagi aktiviti bulan Ogos 2017 boleh dibuat bersekali dengan tuntutan bulan September 2017 dan tidak melewati 10 Oktober 2017. Pengecualian ini hanya dibenarkan untuk kes kelewatan satu bulan sahaja. Perkara ini memerlukan surat arahan bertugas rasmi dan pengesahan daripada Pengarah Hospital. Contoh cop pengesahan:
3.2.3
Pegawai yang cuti sakit berpanjangan dan dibuktikan dengan sijil sakit daripada Pegawai Perubatan. Kaedah kelulusan pengecualian adalah sama seperti di Perenggan 3.2.1 dan 3.2.2.
3.2.4
Tuntutan dua (2) kali dalam bulan yang sama melibatkan bil-bil telefon atau bil-bil kad kredit sahaja (yang sampai kepada pegawai hanya selepas 10hb).
‘saya mengesahkan bahawa pegawai mempunyai komitmen bertugas rasmi di luar pejabat mulai______________________(tarikh) hingga ________________ (tarikh)”.
GARIS PANDUAN TUNTUTAN PERJALANAN MENJALANKAN TUGAS RASMI / BERKURSUS HDOK 2018
3
BIL PERIHAL
3.2.5
Pegawai Perubatan yang terlibat dengan kerja-kerja kecemasan/ darurat/ bencana alam dalam tempoh masa yang lama dan disahkan oleh Pengarah Hospital seperti contoh di perenggan 3.2.2. Surat arahan tugas tersebut perlu dilampirkan. Kaedah kelulusan pengecualian adalah sama seperti di Perenggan 3.2.1 dan 3.2.2.
3.2.6
Beban tugas yang terlalu banyak sehingga menyebabkan kelewatan mengemukakan tuntutan perjalanan. Perkara ini memerlukan pengesahan Pengarah Hospital seperti contoh di perenggan 3.2.2 dan pembuktian jadual kerja yang padat. Kaedah kelulusan pengecualian adalah sama seperti di Perenggan 3.2.1 dan 3.2.2.
3.2.7
Pegawai yang terlibat dengan kerja-kerja ad hoc/ kecemasan yang diarahkan dari semasa ke semasa dan disahkan oleh Pengarah Hospital seperti contoh di perenggan 3.2.2. Surat arahan tugas tersebut perlu dilampirkan. Kaedah kelulusan pengecualian adalah sama seperti di Perenggan 3.2.1 dan 3.2.2.
3.3 Asas Penolakan Pengecualian/Kelonggaran Syarat AP100(a)
PERIHAL
3.3.1
Faktor kecuaian/ kelalaian/ terlupa/ tiada pengetahuan pegawai sendiri mengemukakan penyata tuntutan perjalanan selewat-lewatnya pada 5hb;
3.3.2
Dokumen yang dilampirkan tidak lengkap seperti:
a) tiada surat tunjuk sebab kelewatan menghantar penyata tuntutan perjalanan melebihi 10 hb;
b) tiada dokumen berkaitan dengan punca kelewatan; c) tiada lampiran penyata tuntutan perjalanan; d) tiada pengesahan Ketua Jabatan terhadap semua dokumen yang
berkaitan; e) tiada salinan penyata tuntutan perjalanan pegawai yang lengkap; dan f) tiada catatan bulan permohonan tuntutan pada muka hadapan
borang tuntutan
3.3.3
Permohonan yang tidak mematuhi perenggan 3.2.1 hingga 3.2.7.
3.3.4
Alasan-alasan lain yang tidak munasabah dan disyorkan untuk ditolak oleh Akauntan Hospital.
GARIS PANDUAN TUNTUTAN PERJALANAN MENJALANKAN TUGAS RASMI / BERKURSUS HDOK 2018
4
4. DOKUMEN SOKONGAN
Bagi tujuan tuntutan, dokumen-dokumen berikut hendaklah disertakan (yang
berkaitan sahaja) :-
BIL DOKUMEN PERIHAL
4.1
Borang Tuntutan
Borang tuntutan lengkap diisi dan ditandatangan oleh penuntut dan Ketua Jabatan/ Unit.
4.2
Surat arahan tugas rasmi / berkursus
Surat Arahan / Surat Panggilan Menghadiri Mesyuarat / Persidangan / Kursus / Seminar / Bengkel / Mengiringi atau menghantar Pesakit / Surat Pengesahan Doktor (Rawatan Susulan). *Salinan dokumen hendaklah disahkan benar oleh Ketua Jabatan/ Unit.
4.3
Borang kebenaran bertugas di luar pejabat. (Unit Latihan, Bahagian Pengurusan)
Kelulusan Pengarah/ Timbalan Pengarah Hospital. Sekiranya tiada borang kebenaran, kos perjalanan adalah atas tanggungan pegawai sendiri.
4.4
Borang Permohonan mengikuti Kursus Luaran (Unit Latihan , Bahagian Pengurusan)
Sekiranya tiada borang kebenaran, kos perjalanan adalah atas tanggungan pegawai sendiri.
4.5
Tentatif/ jadual aturcara program
Rujukan penyemak tuntutan perjalanan di Unit Akaun sekiranya kemudahan makan / tempat penginapan tidak disediakan oleh Kerajaan atau Penganjur.
4.6
Surat Tawaran Perlantikan SPA/ Kontrak KKM / Surat penempatan (JKNS) / Surat Induksi (Program Transformasi Minda) & Penyata Akaun Bank
Salinan dokumen bagi pegawai lantikan baharu / bertukar masuk ke HDOK. *Salinan dokumen hendaklah disahkan benar oleh Ketua Jabatan/ Unit.
4.7
Salinan asal resit/ bil/ invois/ salinan penyata kad kredit / salinan penyata TouchNGo
Resit asal yuran, tuntutan tambang pengangkutan awam (teksi/bas/kapal terbang/kereta api), resit minyak petrol/diesel dan resit sewa hotel. *Resit hendaklah ditandatangani oleh pegawai yang menuntut.
4.8
Lain-lain dokumen yang berkaitan
Salinan kad pendaftaran kenderaan / salinan buku log kenderaan jabatan bagi pemandu/ surat tunjuk sebab kelewatan.
GARIS PANDUAN TUNTUTAN PERJALANAN MENJALANKAN TUGAS RASMI / BERKURSUS HDOK 2018
5
5. KADAR TUNTUTAN ELAUN MAKAN, SEWA HOTEL DAN ELAUN LOJING
(RUJUKAN 1PP WP 1.4 DAN WP 1.10)
5.1 Bertugas Rasmi/ Berkursus di Semenanjung Malaysia
5.2 Bertugas Rasmi/ Berkursus di Sabah, Sarawak dan Labuan
KATEGORI
TUGAS RASMI KURSUS
MAKAN HOTEL LOJING MAKAN HOTEL LOJING
RM RM RM RM RM RM
GRED UTAMA / KHAS 'A' > 165.00
Sebenar (Standard Suite) 85.00 120.00
Bilik Biasa 85.00
GRED UTAMA / KHAS 'B' & 'C' 130.00
Sebenar (Bilik
Superior) 80.00 120.00 Bilik Biasa 80.00
GRED 53 - 56 115.00 Sebenar
(Bilik Biasa) 75.00 90.00 Bilik Biasa 75.00
GRED 45 - 52 80.00 270.00 70.00 80.00 160.00 70.00
GRED 41 - 44 65.00 250.00 60.00 65.00 140.00 60.00
GRED 27 - 40 55.00 230.00 50.00 55.00 100.00 40.00
GRED 17 - 26 55.00 210.00 45.00 55.00 100.00 40.00
GRED 16 < 50.00 190.00 40.00 50.00 80.00 35.00
KATEGORI
TUGAS RASMI KURSUS
MAKAN HOTEL LOJING MAKAN HOTEL LOJING
RM RM RM RM RM RM
GRED UTAMA / KHAS 'A' > 115.00
Sebenar (Standard Suite) 80.00 90.00
Bilik Biasa 80.00
GRED UTAMA / KHAS 'B' & 'C' 100.00
Sebenar (Bilik
Superior) 75.00 90.00 Bilik Biasa 75.00
GRED 53 - 56 85.00 Sebenar
(Bilik Biasa) 70.00 70.00 Bilik Biasa 70.00
GRED 45 - 52 60.00 240.00 60.00 60.00 145.00 60.00
GRED 41 - 44 45.00 220.00 55.00 45.00 130.00 55.00
GRED 27 - 40 40.00 200.00 45.00 40.00 80.00 35.00
GRED 17 - 26 40.00 180.00 40.00 40.00 80.00 35.00
GRED 16 < 35.00 160.00 35.00 35.00 65.00 30.0
GARIS PANDUAN TUNTUTAN PERJALANAN MENJALANKAN TUGAS RASMI / BERKURSUS HDOK 2018
6
6. TAFSIRAN
6.1 Ibu Pejabat
Bermakna tempat biasa seseorang pegawai itu melaporkan diri untuk
bertugas dalam lingkungan jarak pentadbiran berikut:
a) 25 km – boleh dihubungi oleh jalanraya;
b) 16 km – boleh dihubungi oleh jalan tanah yang boleh dilalui kenderaan
bermotor; dan
c) 8 km - boleh dihubungi oleh jalan basikal atau sungai
*Pegawai layak menuntut tuntutan perjalanan menjalankan tugas
rasmi/ berkursus sekiranya jarak tempat tersebut di luar lingkungan ibu
pejabat.
6.2 Pegawai
Bermakna seseorang pegawai di dalam Perkhidmatan Awam Kerajaan
Persekutuan dan Perkhidmatan Awam Kerajaan Negeri termasuk yang
dilantik secara tetap dan sementara.
6.3 Tugas Rasmi
Bermakna tugas yang berkaitan dengan tugas pejabat selain daripada
menghadiri kursus yang dibenarkan.
6.4 Kursus
Bermakna sebarang kursus atau latihan yang berupa akademik atau praktik,
lawatan sambil belajar, seminar dan bengkel, yang bercorak latihan.
6.5 Penganjur
Bermakna badan yang membiayai sebahagian besar perbelanjaan kursus.
6.6 Pusat Pengajian
Bermakna tempat yang sebahagian besar sesuatu kursus itu dijalankan dan
bagi tempoh kursus itu, Pusat Pengajian adalah ditakrifkan sebagai Ibu
Pejabat.
GARIS PANDUAN TUNTUTAN PERJALANAN MENJALANKAN TUGAS RASMI / BERKURSUS HDOK 2018
7
7. ELAUN MAKAN
7.1 Seseorang pegawai yang menjalankan tugas rasmi/ berkursus di luar Ibu
Pejabatnya bagi tempoh 24 jam atau lebih yang dikira mulai dari waktu
bertolak adalah layak menuntut Elaun Makan mengikut kadar seperti di
perkara 5.1 dan 5.2.
7.2 Elaun Makan tidak boleh dibayar untuk masa bertugas/berkursus yang
melebihi tiga (3) bulan terus-menerus termasuk hari kelepasan am dan
mingguan.
7.3 Elaun Makan tidak layak dituntut jika kemudahan makan disediakan oleh
Kerajaan atau Penganjur. Sekiranya sebahagian daripada kemudahan makan
disediakan, pegawai hanya layak menuntut bahagian makan yang tidak
disediakan tertakluk kepada kadar seperti berikut:
7.4 Unit Akaun berhak untuk memotong tuntutan elaun makan pegawai
sekiranya tentatif/ jadual program tidak disertakan dan sekiranya
peruntukan semasa jabatan tidak mencukupi.
7.5 Sarapan pagi yang disediakan bersama dengan sewa hotel (complimentary breakfast) tidak dianggap sebagai kemudahan makan yang disediakan
penganjur dan pegawai layak untuk menuntut 20% daripada elaun makan.
7.6 Sarapan pagi yang dibayar/ tambahan kepada sewa hotel yang mempunyai
caj bayaran berasingan daripada sewa bilik adalah termasuk dalam definisi
kemudahan makan yang disediakan penganjur.
7.7 Pegawai yang tidak mengambil kemudahan makan yang disediakan oleh
penganjur atas apa alasan sekali pun tidak boleh menuntut elaun makan
yang tidak diambil tersebut.
7.8 Bagi pegawai yang beragama Islam, elaun makan pada bulan puasa
(Ramadhan) adalah seperti berikut:
Makan Tengah Hari (40% elaun
Makan)
Berbuka puasa = Makan Malam (40% Elaun
Makan)
Bersahur = Sarapan pagi (20% Elaun
Makan)
Makan Tengah Hari tidak boleh dituntut (40% elaun Makan)
GARIS PANDUAN TUNTUTAN PERJALANAN MENJALANKAN TUGAS RASMI / BERKURSUS HDOK 2018
8
8. ELAUN HARIAN
8.1 Seseorang pegawai yang menjalankan tugas rasmi/berkursus di luar Ibu
Pejabatnya bagi tempoh melebihi lapan (8) jam tetapi kurang dari 24 jam
adalah layak menuntut Elaun Harian mengikut kadar separuh (½) daripada
kelayakan Elaun Makannya.
8.2 Pengiraan elaun harian mestilah melebihi 8 jam iaitu 8 jam dan 1 minit.
8.3 Pegawai tidak boleh menuntut elaun makan dan elaun harian pada hari
yang sama.
9. BAYARAN SEWA HOTEL / ELAUN LOJING
9.1 Seseorang pegawai yang menjalankan tugas rasmi / berkursus di luar Ibu
Pejabatnya dan perlu menginap layak menuntut Bayaran Sewa Hotel (yang
disokong dengan resit tertakluk kepada had maksimum kelayakan) / Elaun
Lojing mengikut kadar seperti di perkara 5.1 dan 5.2.
9.2 Tuntutan Bayaran Sewa Hotel bagi pegawai-pegawai hendaklah berpatutan
dan munasabah. Bagi penginapan di homestay/ resort / hotel tidak beresit atau kesahihan resit meragukan, tuntutan pegawai tidak akan dibayar.
9.3 Bayaran Sewa Hotel tidak boleh dibayar untuk masa bertugas/berkursus
yang melebihi tiga (3) bulan terus-menerus termasuk hari kelepasan am dan
mingguan.
GARIS PANDUAN TUNTUTAN PERJALANAN MENJALANKAN TUGAS RASMI / BERKURSUS HDOK 2018
9
9.4 Seseorang pegawai layak menuntut bayaran perkhidmatan dan cukai
perkhidmatan yang wajib ke atas sewa hotel sebagai tambahan kepada
maksimum kelayakannya.
Contoh: Kadar kelayakan sewa hotel Pegawai untuk sehari adalah
RM160.00. Sewa bilik yang diduduki pegawai adalah RM180.00. Caj Bayaran
Perkhidmatan (10% daripada RM180) adalah RM18.00 dan caj GST (6%
daripada RM180) adalah RM10.80 seperti yang tertera dalam resit.
Pegawai hanya layak menuntut maksimum kelayakan sewa hotel RM160.00
+ caj bayaran perkhidmatan RM18.00 + GST RM10.80 = RM188.80 dan
bukan RM208.80.
9.5 Seseorang pegawai tidak layak menuntut Bayaran Sewa Hotel atau Elaun
Lojing jika tempat penginapan disediakan oleh Kerajaan atau Penganjur.
9.6 Menginap bermaksud pegawai perlu bermalam semasa bertugas
rasmi/berkursus. Tuntutan sewa hotel siang tanpa bermalam tidak
dibenarkan termasuklah tuntutan caj kelewatan daftar keluar hotel (late check out charges). Pegawai perlu merancang perjalanan dan daftar keluar
terlebih dahulu sebelum melaksanakan urusan rasmi yang dijangka tamat
pada hari yang berkenaan.
Contoh: Pegawai sepatutnya mendaftar keluar pada pukul 12 tengah hari
tetapi menangguhkan pendaftaran keluarnya sehingga pukul 6 petang
dengan kadar caj bayaran penalti RM40.00. Pegawai ini tidak boleh
menuntut bayaran sewa hotel tersebut kerana tidak menginap bermalam.
9.7 Jika dua orang pegawai berkongsi bilik hotel, borang tuntutan pegawai
yang membuat tuntutan hendaklah disertakan dengan surat pengesahan
daripada pegawai yang berkongsi bilik . Minit pengesahan berkongsi bilik
daripada kedua-dua pegawai perlu dinyatakan di dalam resit/invois hotel.
9.8 Pegawai layak menuntut kadar sewa hotel yang disokong dengan resit /
Elaun Lojing mengikut kadar bertugas rasmi bagi tempoh sehari sebelum
kursus.
GARIS PANDUAN TUNTUTAN PERJALANAN MENJALANKAN TUGAS RASMI / BERKURSUS HDOK 2018
10
10. ELAUN PERJALANAN KENDERAAN (MILEAGE)
10.1 Seseorang pegawai tidak layak menuntut elaun perjalanan kenderaan
menggunakan kenderaan sendiri melainkan dalam keadaan seperti
berikut:- a) Jarak di antara kedua-dua tempat adalah kurang dari 240km dan tiada
perkhidmatan kapal terbang atau kereta api bagi tempat untuk
menjalankan tugas rasmi / berkursus. Contoh: Sandakan ke Tongod
atau Sandakan ke Lahad Datu.
b) Pegawai perlu singgah di beberapa tempat sepanjang perjalanan
untuk menjalankan tugas rasmi. Contoh: Lawatan pakar ke Hospital
Likas tetapi perlu singgah di Hospital Beluran.
c) Apabila didapati mustahak dan terpaksa bagi seseorang pegawai
untuk berkenderaan sendiri. Contoh: membawa barang/ peralatan.
Pegawai perlu menyenaraikan barang/peralatan yang hendak dibawa.
d) Apabila seseorang pegawai mustahak dan membawa pegawai lain
sebagai penumpang ketika menjalankan tugas rasmi/berkursus di
lokasi yang sama.
10.2 Bagi peruntukan 10.1 (a – d) di atas, kelulusan menggunakan kenderaan
sendiri daripada Pengarah Hospital / Timbalan Pengarah Hospital
hendaklah diminitkan pada Borang kebenaran bertugas di luar pejabat yang
dikeluarkan oleh Unit Latihan, Bahagian Pengurusan sebelum pegawai
menggunakan kenderaan sendiri bertugas rasmi / berkursus.
10.3 Tuntutan elaun perjalanan kenderaan daripada rumah ke lapangan terbang
(atau sebaliknya), dari lojing ke tempat tugas rasmi/ kursus (atau sebaliknya)
menggunakan kenderaan milik keluarga dan dari rumah ke Ibu Pejabat
(atau sebaliknya) untuk menjalankan kerja lebih masa tidak akan dibayar
sama sekali.
10.4 Pegawai hendaklah menyatakan nama pegawai yang dibawa dan surat
pengesahan daripada pegawai yang dibawa tersebut bahawa beliau tidak
akan membuat tuntutan perjalanan kenderaan berasingan.
10.5 Kenderaan sendiri bermaksud kenderaan hakmilik pegawai sendiri atau
hakmilik suami/ isteri/ anak bagi yang telah berkeluarga atau hakmilik ibu/
bapa bagi pegawai yang masih bujang. Salinan kad pendaftaran kenderaan
yang telah disahkan ketua jabatan/ unit hendaklah dilampirkan bersama
borang tuntutan elaun perjalanan.
10.6 Unit Akaun berhak untuk menolak dan tidak membayar tuntutan elaun
perjalanan kenderaan pegawai sekiranya tiada kelulusan awal daripada
Pengarah Hospital / Timbalan Pengarah sebelum pegawai berkenaan
membawa kenderaan sendiri bertugas rasmi / berkursus.
GARIS PANDUAN TUNTUTAN PERJALANAN MENJALANKAN TUGAS RASMI / BERKURSUS HDOK 2018
11
10.7 Pegawai adalah disarankan menggunakan perkhidmatan kapal terbang
berbanding kenderaan sendiri kerana kos pembelian tiket kapal terbang
terutamanya ke daerah Kota Kinabalu dan Tawau adalah lebih
menguntungkan kerajaan tambahan pula masa perjalanan dapat
disingkatkan.
10.8 Bagi pegawai yang mendapat kelulusan menggunakan kenderaan sendiri,
kelayakan kelas tuntutan hitungan batu adalah mengikut gaji pokok
pegawai (tidak termasuk elaun kecuali elaun memangku) dan sukatan
silinder kenderaan (c.c) seperti berikut:-
10.9 Jarak perjalanan (KM) dari tempat menginap hotel/ lojing ke tempat
bertugas rasmi/berkursus dan sebaliknya boleh dituntut sekiranya
mendapat kelulusan seperti di perkara 10.1 (maksimum jarak 25km sehala).
GARIS PANDUAN TUNTUTAN PERJALANAN MENJALANKAN TUGAS RASMI / BERKURSUS HDOK 2018
12
10.10 Perkiraan jarak perjalanan (KM) adalah merujuk kepada kadar seperti pada
perisian Google Maps sebagai perbandingan / penentuan jumlah KM yang
boleh dituntut oleh pegawai atau kadar mana yang lebih terendah daripada
tuntutan pegawai.
10.11 Pembayaran elaun perjalanan kenderaan adalah tertakluk kepada amaun
yang lebih menjimatkan berbanding kos Tambang Gantian pada perkara
11.2 dan bergantung kepada kedudukan peruntukan semasa jabatan. Unit
Akaun berhak menentukan sama ada pegawai layak menuntut elaun
perjalanan kenderaan atau Tambang Gantian.
11. TAMBANG GANTIAN
11.1 Seseorang pegawai yang menggunakan kenderaan sendiri untuk bertugas
di satu tempat sahaja yang jaraknya melebihi 240 km daripada Ibu
Pejabatnya dan terdapat perkhidmatan terus kapal terbang atau kereta api
layak menuntut Tambang Gantian tertakluk kepada perkara 10.2.
11.2 Pegawai hendaklah menyatakan di dalam borang tuntutan bahawa beliau
menuntut Tambang Gantian. Syarat tuntutan Tambang Gantian adalah
seperti berikut:-
a) Pegawai hendaklah menggunakan kenderaan persendirian.
b) Kadar tuntutan Tambang Gantian adalah bersamaan dengan harga
tambang lazim bagi kapal terbang atau kereta api.
Penetapan kadar Tambang Gantian bagi Hospital Duchess of Kent
Sandakan, Sabah adalah seperti berikut:-
Lokasi antara dua tempat Tambang Gantian
sehala (RM)
Sandakan – Kota Kinabalu ( dan Sebaliknya) 80.00 Sandakan – Tawau ( dan Sebaliknya) 60.00
Kuala Lumpur – negeri lain di Semenanjung ( dan Sebaliknya)
50.00
c) Tambang Gantian hanya layak dituntut sekiranya ia lebih menjimatkan
kerajaan berbanding tuntutan perjalanan menggunakan kenderaan
sendiri bagi menggalakkan perbelanjaan berhemat.
12. TAMBANG PENGANGKUTAN AWAM
12.1 Seseorang pegawai yang tidak menggunakan kenderaan sendiri atau
kenderaan yang disediakan oleh Kerajaan atau Penganjur bagi menjalankan
tugas rasmi/berkursus di luar Ibu Pejabatnya, adalah layak menuntut
Tambang Pengangkutan Awam mengikut mana yang lebih murah dan yang
sepatutnya dinaiki tertakluk kepada syarat seperti berikut:
GARIS PANDUAN TUNTUTAN PERJALANAN MENJALANKAN TUGAS RASMI / BERKURSUS HDOK 2018
13
a) Tambang pengangkutan awam seperti teksi/bas/motobot hendaklah
disokong dengan resit yang sah. Tuntutan pengangkutan awam tanpa
resit adalah tidak dibenarkan.
b) Tuntutan tambang teksi dari lapangan terbang WAJIB disertakan
dengan resit.
c) Resit teksi yang diragui kesahihannya oleh Unit Akaun tidak akan
dibayar.
d) Tuntutan perjalanan menggunakan kereta sewa adalah tidak
dibenarkan kerana penggunaan pengangkutan awam adalah lebih
menjimatkan.
e) Tuntutan tambang teksi bagi perjalanan teksi jarak jauh (100km dan ke
atas) adalah berdasarkan tambang satu (1) tempat duduk sahaja.
Contoh: Pegawai menaiki teksi daripada KLIA2 ke Melaka dengan
tambang teksi RM180.00 sehala. Pegawai hanya layak menuntut
RM45.00 sahaja (RM180.00 ÷ 4).
f) Kelayakan kereta api/ kapal laut/ jenis pengangkutan lain dalam
kategori ini adalah:-
Gred Kelas
27 dan ke atas Satu
26 dan ke bawah Dua
g) Bagi semua perjalanan udara rasmi sama ada dalam negara atau ke luar
negara, pegawai sendiri boleh juga membeli tiket terus daripada
syarikat penerbangan atau syarikat/agensi pelancongan berkenaan
sama ada secara atas talian (on-line), melalui kaunter, secara tunai atau
dengan menggunakan kad kredit dengan syarat perjalanan diluluskan
oleh Pengarah/ Timbalan Pengarah Hospital dan semasa tuntutan
perjalanan dibuat, salinan resit dikemukakan untuk mengesahkan
pembelian tiket. Kelayakan kelas tempat duduk penerbangan
pegawai adalah seperti berikut:-
Penerbangan Domestik Penerbangan Antarabangsa
Gred Kelas Gred Kelas
53 dan ke atas
Perniagaan
Utama / Khas A dan ke atas
Satu
Utama/ Khas B dan C
Perniagaan
52 dan ke bawah
Ekonomi 54 dan ke bawah Ekonomi
h) Kos yang boleh dituntut oleh pegawai apabila membeli tiket sendiri
tanpa menggunakan Waran Penerbangan Udara Awam Kerajaan
adalah harga tiket penerbangan, surcaj bahan api, cukai lapangan
terbang, KLIA2 fees, Goods and Services Tax (GST), bagasi dengan had
GARIS PANDUAN TUNTUTAN PERJALANAN MENJALANKAN TUGAS RASMI / BERKURSUS HDOK 2018
14
maksimum (AirAsia – 15kg & MAS – 30kg), insurans dan processing fee. Manakala kos tambahan yang lain seperti pemilihan tempat
duduk, pembelian makan/ minum, caj bagasi berlebihan dan lain-lain
adalah tidak boleh dituntut.
i) Kos tambahan menukar tarikh atau masa penerbangan adalah tidak
boleh dituntut melainkan atas sebab urusan rasmi yang mendesak dan
memerlukan pegawai menukar tarikh atau masa penerbangan.
j) Pegawai perlu membeli tiket penerbangan terus (direct flight) dan bukan penerbangan yang mempunyai persinggahan (by-sector flight). Contoh: Pegawai diarahkan menghadiri mesyuarat di Kuala Lumpur.
Pegawai telah membeli tiket dari Sandakan (SDK) ke Kota Kinabalu
(BKI) dan seterusnya dari Kota Kinabalu (BKI) ke Kuala Lumpur (KUL).
Kos tiket yang layak dituntut hanyalah kos tiket dari Kota Kinabalu (BKI)
ke Kuala Lumpur (KUL), manakala bagi tiket Sandakan (SDK) ke Kota
Kinabalu (BKI) adalah atas tanggungan pegawai sendiri.
13. BELANJA PELBAGAI
13.1 Seseorang pegawai yang menjalankan tugas rasmi/ berkursus di luar Ibu
Pejabatnya adalah layak menuntut Belanja Pelbagai seperti berikut:
a) Bayaran telefon, telegram, bayaran pos dan bayaran faks atas urusan
rasmi dengan kadar tidak melebih RM50.00 (sekiranya ada).
b) Belanja dobi yang disokong dengan resit apabila pegawai menginap di
luar Ibu Pejabat tidak kurang dari tiga (3) malam berturut-turut dengan
kadar maksima RM50.00 bagi sesuatu perjalanan. Pegawai yang
berkursus TIDAK LAYAK menuntut perbelanjaan dobi.
c) Bayaran Cukai Lapangan Terbang yang disokong dengan resit.
d) Bayaran Excess Baggage untuk barang-barang rasmi (bukan barangan
peribadi pegawai) yang disokong dengan resit.
e) Bayaran letak kereta, tol dan tambang feri yang disokong dengan resit
dengan kadar maksima RM50.00 bagi tuntutan bulanan perjalanan.
f) Kadar tukaran wang asing adalah merujuk kepada jadual FOREX yang
dikeluarkan oleh Jabatan Akauntan Negara Malaysia.
14. TAMBANG PERJALANAN BAGI PENEMPATAN LANTIKAN PERTAMA
14.1 Seseorang pegawai yang baru pertama kali dilantik ke dalam Perkhidmatan
Kerajaan layak membuat tuntutan perjalanan terhad kepada Tambang
Pengangkutan Awam/ tiket kapal terbang dari tempat kediaman ke mana-
mana tempat yang diarahkan untuk melapor diri/ berkursus/ menghadiri
taklimat dan sebagainya sehingga ke Pejabat yang diarahkan bertugas
secara tetap.
GARIS PANDUAN TUNTUTAN PERJALANAN MENJALANKAN TUGAS RASMI / BERKURSUS HDOK 2018
15
15. TUNTUTAN PERJALANAN DATANG KE PEJABAT SELEPAS WAKTU PEJABAT
BAGI TUJUAN MELAKUKAN KERJA LEBIH MASA
15.1 Seseorang pegawai tidak dibenarkan membuat tuntutan perjalanan bagi
perjalanan dari rumah ke pejabat atau sebaliknya bagi tujuan melakukan
kerja lebih masa.
16. PENDAHULUAN DIRI
16.1 Tiada kemudahan pendahuluan diri disediakan oleh Hospital Duchess
of Kent Sandakan, Sabah bagi tujuan tuntutan perjalanan pegawai. Semua
kos perjalanan ditanggung dahulu oleh pegawai dan dituntut kemudian
tujuan bayaran balik.
17. TUNTUTAN PERJALANAN PENCERAMAH/ TETAMU/ PAKAR JEMPUTAN
17.1 Tuntutan hanya boleh dilakukan sekiranya ada dinyatakan di dalam surat
jemputan bahawa tuntutan perjalanan ditanggung oleh Hospital Duchess
of Kent Sandakan, Sabah.
17.2 Urusetia dari jabatan/unit hendaklah sentiasa peka akan tarikh
penghantaran tuntutan perjalanan pada 5hb setiap bulan dan kelewatan
tertakluk kepada pembayaran di bawah AP100(a).
18. TUNTUTAN PERJALANAN PEGAWAI DI LUAR JADUAL WAKTU BEKERJA BIASA
BAGI TUJUAN MEMBAWA DAN MENGIRINGI PESAKIT
18.1 Bagi Pemandu / Jururawat / Pegawai Perubatan dan Penolong Pegawai
Perubatan yang dikehendaki membawa dan mengiringi pesakit untuk
mendapatkan rawatan lanjutan dan bagi kes-kes kecemasan ke Kota
Kinabalu, penetapan elaun yang layak dituntut adalah 1 hari Elaun Makan
dan 1 hari Bayaran Sewa Hotel/ Elaun Lojing sahaja. Kenderaan ambulan
atau kenderaan jabatan yang digunakan untuk menghantar pesakit adalah
sangat diperlukan dan perlu kembali ke hospital dengan kadar segera.
18.2 Sekiranya kakitangan (kecuali pemandu) yang mengiringi pesakit diarahkan
untuk mengiringi pesakit di luar syif, kakitangan berkenaan hanya boleh
membuat salah satu tuntutan sahaja sama ada tuntutan perjalanan atau
bayaran elaun lebih masa maksimum sehingga 8 jam.
19. TUNTUTAN PERJALANAN PEGAWAI YANG MENJALANI LATIHAN
SANGKUTAN ( CLINICAL ATTACHMENT) DI HOSPITAL KERAJAAN
19.1 Seseorang pegawai yang diluluskan untuk menjalani latihan sangkutan di
hospital lain adalah layak membuat tuntutan perjalanan terhad kepada
Tambang Pengangkutan Awam/ tiket kapal terbang dari ibu pejabat ke
GARIS PANDUAN TUNTUTAN PERJALANAN MENJALANKAN TUGAS RASMI / BERKURSUS HDOK 2018
16
hospital latihan sangkutan (pergi dan balik) serta elaun lojing/ bayaran sewa
hotel sehari sebelum latihan bermula dan sehari selepas latihan tamat.
20. TUNTUTAN PERTUKARAN / ELAUN PERPINDAHAN
20.1 Tuntutan elaun pertukaran dan elaun perpindahan adalah merujuk kepada
1PP WP 1.2.
20.2 Tuntutan pertukaran masuk ke HDOK Sandakan bagi pegawai yang
berkelayakan hendaklah dihantar ke Unit Akaun dalam tempoh satu (1)
tahun dari tarkikh pegawai melaksanakan pertukaran tersebut.
20.3 Tuntutan elaun perpindahan rumah bagi pegawai yang berkelayakan
hendaklah dikemukakan kepada Pengarah Hospital melalui Unit
Perkhidmatan, Bahagian Pengurusan di dalam tempoh tidak lewat daripada
3 (tiga) bulan selepas tarikh perpindahan rumah dilakukan.
21. PEMAKAIAN DAN KUATKUASA
21.1 Garis panduan ini adalah rujukan dan kawalan dalaman yang ditetapkan
oleh Seksyen Kewangan dan Perakaunan Hospital Duchess of Kent
Sandakan, Sabah untuk memastikan tuntutan perjalanan yang dikemukakan
oleh pegawai adalah teratur, munasabah dan berpatutan.
21.2 Garis panduan ini adalah selaras dengan peraturan-peraturan yang sedang
berkuatkuasa dan selari dengan hasrat kerajaan untuk mengelakkan
pembaziran serta mengoptimumkan perbelanjaan berikutan peruntukan
yang semakin terhad.
21.3 Pengecualian-pengecualian lain daripada perkara-perkara yang tersenarai
di dalam Garis Panduan ini adalah tertakluk kepada peraturan-peraturan
kewangan semasa serta adalah di atas pertimbangan Pengarah Hospital.
21.4 Peringatan kepada mana-mana pegawai yang mengemukakan tuntutan
palsu adalah melanggar tatakelakuan di bawah Peraturan 4(2)(f) dan (g)
[P.U.(A) 395/1993] iaitu seseorang pegawai tidak boleh tidak jujur atau tidak
amanah dan tidak bertanggungjawab. Pegawai yang disabitkan kesalahan
boleh dikenakan tindakan tatatertib sehingga dijatuhkan hukuman buang
kerja.
21.5 Arahan ini adalah berkuatkuasa mulai tuntutan perjalanan bulan APRIL
2018.