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Hoja de producto IBlogistic. La solución de Ibermática para el sector del Transporte y la Logística.

IBlogistic para Microsoft Dynamics NAV. Entorno y características.

IBlogistic es una solución desarrollada por Ibermática, que aporta la funcionalidad específica para la

gestión de las empresas dedicadas a la logística del transporte por carretera y el control de

almacenes.

IBlogistic está construido sobre la lógica de negocio estándar del ERP Microsoft Dynamics NAV,

aprovechando toda la funcionalidad que aporta esta solución, e integrándose con ella, formando un

único sistema de gestión.

IBlogistic utiliza todo el potencial tecnológico aportado por Microsoft en su solución estándar y hereda

por tanto las señas de identidad y características de Microsoft Dynamics NAV, tales como:

Su sencillez de uso gracias a la utilización de una operativa familiar

Una completa funcionalidad, que contempla todas las áreas de negocio posibles en el

entorno de gestión de una PYME y que puede ser configurada en función de las

características específicas de cada negocio.

La rapidez en su despliegue gracias a herramientas específicas que facilitan su

implementación.

La productividad de su entorno de trabajo, orientado a las tareas que desempeñan las

personas en las organizaciones, (lo que se denomina RTC o Cliente Orientado a los Roles de

las personas)

Su enorme Flexibilidad o adaptabilidad, gracias a su código fuente abierto (modificable), y a

sus herramientas de Diseño y Desarrollo, que permiten plantear cualquier personalización

adicional o adaptación de la funcionalidad estándar a un uso específico de la misma.

Su capacidad de integración. Microsoft Dynamics NAV está integrado con otros programas

tales como sistemas operativos (Windows), herramientas de productividad personal (Office),

gestor de bases de datos (SQL), sistemas de comunicaciones (Skype), etc. Pero además

incorpora Servicios Web y protocolos específicos que le permiten integrarse con otras

herramientas específicas, lo que resulta muy importante para el desarrollo de la gestión en el

sector del Transporte y la Logística.

Y su accesibilidad, otra característica muy importante para este sector, ya que permite que

el sistema de gestión pueda estar disponible con independencia de la ubicación de la persona

que lo necesita, o del dispositivo de que disponga para ello (Ordenador fijo, portátil, Tablet o

incluso Smartphone).

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Objetivos de la solución.

Entre los principales objetivos de esta solución destacamos:

La integración de todos los procesos en un único sistema de gestión, utilizando por tanto una

lógica de negocio común.

Reutilizar la información generada por cada área de gestión, en la filosofía de “dato único”,

reduciendo así el trabajo necesario para la imputación de datos en el sistema y por tanto

minorando la posibilidad de cometer errores.

Cubrir la funcionalidad específica para la Gestión de operaciones logísticas, de transporte por

carretera y almacenamiento.

Ofrecer a la Dirección de la compañía un sistema de Control y Seguimiento desde una

perspectiva Económico-Financiera.

Esquema funcional del proceso de gestión del transporte.

El proceso para la gestión del trasporte en IBlogistic se ha ideado para simplificar las operaciones

más habituales, y conseguir que los operadores de tráfico dispongan de toda la información

necesaria en una única pantalla, con enlaces rápidos a los detalles de un dato básico.

El circuito funcional comienza cuando un cliente solicita un servicio de transporte, que genera en el

sistema un Pedido u Orden de Carga.







Elementos del transporte, flota, recursos y órdenes de carga.

Para dar de alta una orden de carga necesitaremos:

Los datos del Cliente que solicita el pedido. El sistema guarda un maestro de clientes con

datos específicos para el sector del transporte, así como los datos generales, contactos,

envío, facturación, y estadísticas de operaciones históricas realizadas.

Una o varias direcciones de Carga y de Descarga (el sistema contempla la posibilidad de

realizar cargas y descargas múltiples, y está integrado con sistemas de cartografía digital

(Google maps o Bing maps), para representar gráficamente las direcciones, capturar las

coordenadas cartográficas y calcular las distancias kilométricas.

Determinar el tipo de vehículo a utilizar (Plataforma, Cisterna, Bañera, Porta-vehículos,

Frigoríficos, Porta-contenedores, Cuellos de cisne…), así como las características que lo

definen (configurables).

Determinar el Tipo de Transporte a realizar (a carga completa, a carga fraccionada o

grupaje, distribución capilar, cross-docking…).

También necesitamos definir el producto o productos a transportar, así como la cantidad,

que puede ir expresada en distintas unidades de medidas (kilos, litros, unidades…). El

sistema contempla tanto la codificación y descripción genérica de los productos, como la

identificación específica de cada uno de ellos. Por ejemplo mediante números de serie, o en

el caso de transportar vehículos, los números de chasis, bastidor, matrículas, etc., de forma

que después vamos a disponer de trazabilidad para conocer en qué pedido y en qué

camiones ha sido transportado un determinado producto.

La Tarifa del transporte va asociada no solo a la distancia entre el punto de origen y destino

de la mercancía, sino también al tipo de transporte realizado y al tipo de vehículo utilizado. El

sistema permite disponer de varias tarifas distintas, tanto genéricas como por cliente.

Además, cada tarifa puede contener distintos conceptos de ingresos: no solo el precio del

transporte, sino también otros servicios o suplementos adicionales como pueden ser:

Aduanas, Peajes, Paralizaciones, Seguros, suplementos de carga y descarga, etc… Todo ello

es configurable en la Tarifa.

Las órdenes de carga o pedidos se pueden introducir en el sistema por diferentes métodos:

De forma manual

Como copia de cualquier otro pedido anterior

Utilizando plantillas de pedido predefinidas para aquellas órdenes de carga que se repitan

habitualmente. Esto permite agilizar la creación del pedido en el sistema.

Utilizando Modelos de transporte asociados al cliente. Los Modelos recogen todos los

orígenes y destinos de los pedidos que se van realizando para un cliente determinado, de

forma que en cualquier momento puedo recuperar un modelo de transporte ya realizado para







un cliente concreto y reutilizarlo para realizar automáticamente una nueva orden de carga,

simplemente cambiando las fechas y las referencias.

El sistema también permite importar los pedidos desde ficheros en distintos formatos,

(EDI, ASCII, TXT, XLS…)

Hay que tener en cuenta que gracias a la accesibilidad que aporta la plataforma, también

podemos utilizar opcionalmente un acceso Web a través de una Intranet o Extranet

Corporativa, para que los usuarios, o incluso directamente nuestros clientes, puedan

introducir pedidos en el sistema.

Descomposición de la orden de carga (envíos y tramos).

Una vez introducidos los pedidos en el sistema, se generan los correspondientes Envíos y Tramos,

en función de la Logística de transporte a aplicar.

Básicamente los Envíos y Tramos constituyen el desglose de un pedido en sus correspondientes

Desenganches (cambio de cabeza tractora y conductor), Transbordos (descarga y carga de

mercancía en otro camión o semirremolque); en función de la logística del transporte que se haya

definido, los elementos de flota que intervienen (cabezas tractoras, conductores, semirremolques,

camiones…), y los tiempos de conducción de los transportistas.

En estos Envíos, el sistema ha de contemplar todos los movimientos de recogida y entrega de

mercancía en el orden adecuado, así como los cambios que pudieran producirse.

Planificación del operador de tráfico.

El siguiente elemento es el módulo de Planificación. En este módulo aparecen todos los envíos

pendientes de gestionar y en curso, así como los medios: vehículos y elementos de trasporte

disponibles con su ubicación, con objeto de asignar los recursos necesarios para realizar el

transporte. El Objetivo de éste módulo es la optimización de los envíos por parte de los

responsables de gestionar el tráfico del transporte para reducir al máximo los kilómetros en vacío.

Para realizar esta optimización necesitamos información sobre la flota disponible para realizar los

transportes y su ubicación: cabezas tractoras, camiones, remolques o semi-remolques de distintos

tipos, conductores y servicios de subcontratación disponibles). El sistema permite combinar los

elementos de la flota de forma independiente, o bien establecer Equipos de transporte: (Conductor

+ Tractor) o (Conductor + Tractor + semiremolque).

Gestión de viajes.

El resultado del proceso anterior de planificación será el conjunto de viajes necesarios para

gestionar los envíos previstos.

Estos viajes ya tendrán asignado un equipo concreto de transporte que llevará asociado una tarifa

(en función del kilometraje y del tipo de elemento de transporte utilizado), así como opcionalmente

unos gastos adicionales.







Integración con la facturación y la gestión financiera.

A partir de la información de las órdenes de carga o pedidos (donde hemos definido la tarifa a

aplicar), el sistema obtendrá la facturación de la venta de estos servicios, es decir, los ingresos. El

sistema contempla varias formas de facturación tanto de un solo pedido, de forma parcial o completa,

como agrupando varios pedidos por cliente, etc.

Paralelamente, partiendo de la información de los viajes (elementos de coste), el sistema obtendrá

los costes de los servicios propios, y la facturación de compras de los servicios subcontratados.

Todo ello es gestionado por la funcionalidad estándar del sistema de gestión Microsoft Dynamics

NAV, que se encarga de realizar el registro de dichas facturas por diferentes métodos, así como su

contabilización (asiento contable), y la gestión y seguimiento de cobros y pagos (cartera).

IBlogistic aporta al sistema de gestión de forma automática la información necesaria para analizar

las operaciones a nivel de márgenes con un desglose por cualquiera de los elementos que

intervienen en el circuito y los centros de coste o beneficio que hayamos definido en el sistema

(Dimensiones analíticas).

Menú Role Center de IBlogistic







Módulos de IBlogistic.

IBlogistic no sólo da respuesta a la gestión del transporte por carretera; también incluye funcionalidad

adicional para la gestión de almacenes y otras funciones e integraciones complementarias, muy

interesantes para a este sector.

El Starter Pack de IBlogistic se compone de tres módulos principales e indivisibles de la solución:

Configuración de elementos de transporte, flotas y recursos.

Gestión de Pedidos de transporte (órdenes de carga).

Módulo de Planificación del transporte para operadores de tráfico.

A los que opcionalmente se pueden añadir los siguientes módulos adicionales:

Módulo para la gestión de ofertas de transporte.

Módulo de integraciones con sistemas de Geolocalización.

Gestión de Almacenes logísticos.

Gestión de Talleres.

Gestión de Surtidores.

Gestión de Incidencias y Calidad.

Todo ello integrado con la Gestión económico-financiera del estándar de Microsoft Dynamics NAV.

Veamos las principales características de cada uno de ellos.







Starter Pack.

Se compone de los siguientes módulos:

Módulo de Configuración de elementos de Transporte, flotas y recursos.

Este módulo de IBlogistic permite configurar y mantener toda la información necesaria que será

utilizada por el resto de módulos de gestión:

Información sobre los Clientes. El sistema guarda un maestro datos específicos para el

sector del transporte, así como datos generales, contactos, envío, facturación, y estadísticas

de operaciones históricas realizadas.

Direcciones de Carga y de Descarga, integrado con sistemas de cartografía digital (Google

maps o Bing maps), para representar gráficamente las direcciones, capturar las coordenadas

cartográficas y calcular las distancias kilométricas.

Pantalla de Direcciones

Medios de transporte (flota y recursos) disponibles, así como su tipología y características:

o Camiones

o Cabezas tractoras

o Remolques y semi-remolques por tipo (plataforma de lona, plataformas mixtas, furgón

rígido, frigos, porta-contenedores y porta-vehículos, cisternas, bañeras y basculantes,

cuellos de cisne y góndolas, vehículos para transporte especial, etc.).







Para cada elemento, el sistema permite configurar todas las características que lo definen.

Ficha de vehículo (camión)

Proveedores, autónomos y subcontratistas. Forman parte de los recursos de transporte.

Tipos de Transporte, a carga completa, a carga fraccionada o grupaje, distribución capilar,

cross-docking, etc.

Productos a transportar. Codificación y descripción genérica de productos, o identificación

específica de cada uno de ellos.

Tarifas de transporte, asociada no solo a la distancia entre el punto de origen y destino de la

mercancía, sino también al tipo de transporte realizado y al tipo de vehículo utilizado.

Módulo de Gestión de pedidos (órdenes de carga).

El módulo de gestión de pedidos permite generar y operar con las órdenes de carga para uno o

varios orígenes y destinos, utilizando distintos medios, y para cualquier tipología de transporte (carga

completa carga fraccionada o grupaje, distribución capilar, Cross-Docking, transportes técnicos,

gestión mediante transitarios, gestión mediante corresponsales, etc.

El módulo aplica la logística definida en función del origen, destino y tipo de transporte necesario, y

permite descomponer la orden de carga en los distintos envíos y tramos a gestionar.







Los envíos y tramos constituyen el desglose de un pedido en sus correspondientes Desenganches y

Transbordos. En estos envíos, el sistema ha de contemplar todos los movimientos de recogida y

entrega de mercancía en el orden adecuado, así como los cambios que pudieran producirse.

Toda esta información es enviada al módulo de Planificación para su gestión por parte de los

operadores de tráfico.

Orden de carga







Módulo de Planificación del transporte.

Este módulo contempla todas las operaciones a realizar por los operadores de tráfico con objeto de

obtener la máxima optimización en la planificación de los envíos, y persiguiendo la premisa de “cero

kilómetros en vacío”.

El módulo ofrece al operador de tráfico una pantalla donde puede ver por un lado todos los envíos

pendientes o en curso (ya planificados), y por otro, todos los recursos de flota disponible, (incluyendo

posibles recursos de sub-contratación); con objeto de asignar los trabajos y ajustar la planificación,

generando los viajes necesarios para gestionar estos envíos.

El operador de tráfico puede realizar fácilmente la asignación de los trabajos, generando los viajes.

Esta pantalla constituye el centro de control desde donde es posible conocer las ubicaciones de los

medios disponibles, las incidencias informadas, y el estado del servicio.

Pantalla de planificación

El módulo de Planificación permite realizar todos los cambios y ajustes necesarios en tiempo real,

tales como incluir desenganches o descargas en un pedido de transporte, realizar cambios de ruta y

tramos, etc. Y puede recibir información también en tiempo real directamente desde el ordenador de

a bordo del camión o desde el smatphone del conductor.







El módulo gestiona la facturación de servicios de transporte (Ingresos), en función de los envíos

realizados. Paralelamente, partiendo de la información de los viajes, el sistema obtendrá los costes

de los servicios propios, y la facturación de compras de los servicios subcontratados.

Todo ello es gestionado por la funcionalidad estándar del sistema de gestión Microsoft Dynamics

NAV, que se encarga de realizar el registro de dichas facturas por diferentes métodos, así como su

contabilización (asiento contable), y la gestión y seguimiento de cobros y pagos (cartera).

IBlogistic aporta al sistema de gestión de forma automática la información necesaria para analizar las

operaciones a nivel de márgenes con un desglose por cualquiera de los elementos que intervienen

en el circuito y los centros de coste o beneficio que hayamos definido en el sistema (Dimensiones

analíticas).

Facturación e ingresos







Módulos adicionales.

Sobre el Starter Pack se pueden añadir de forma opcional los siguientes módulos adicionales:

Gestión de Ofertas de transporte.

Módulo opcional que permite gestionar ofertas de servicios de transporte, realizando las siguientes

funciones básicas:

Creación de ofertas incluyendo propuesta económica (tarifas de servicios)

Control de versiones de oferta, aceptación y rechazo con motivos tabulados

Conversión de la oferta en contrato en firme, (pedido de servicios) con la tarifa para el cliente

Relación de pedidos por clientes con la tarifa aplicada en cada caso.

IBlogistic recoge las condiciones de estos pedidos de prestación de servicios en las fichas de

clientes, para ser utilizadas posteriormente en la facturación de los servicios prestados (los

Ingresos), en función de los envíos realizados.

Control y seguimiento económico de pedidos de servicios (consultas).

Módulo opcional de Integraciones con Geolocalización.

La tecnología GPS y la utilización de un proveedor de sistemas de geolocalización permite gestionar

información en ruta muy interesante para el control del servicio en tiempo real. IBlogistic está

integrado con los sistemas de geolocalización GesInFlot de Técnicas de ingeniería (TDI),

http://www.tecnicasdeingenieria.com/, y con Transics de WABCO, http://www.transics.com/es/.

Con este módulo es posible integrar y gestionar desde IBlogistic, información acerca de:

Geoposicionamiento de vehículos. El vehículo envía su posición GPS que es mostrada en

tiempo real en la pantalla de Planificación como información adicional para los operadores de

tráfico. El sistema permite mostrar la posición del vehículo en un sistema de cartografía digital

como Bing maps, Google maps o similar. A partir de esta información se pueden calcular de

forma automática los kilómetros recorridos, los kilómetros restantes y la hora prevista de

llegada al punto de descarga.

Mensajería integrada. Permite intercambiar mensajes genéricos entre el sistema de gestión

y el ordenador de a bordo del vehículo o Smartphone del conductor, de forma bidireccional.

Comunicación de viajes y actividades. Permite enviar la información de un viaje desde el

sistema de gestión directamente al ordenador de a bordo del vehículo asignado. Así mismo,

este módulo permite la confirmación de las actividades de carga y descarga por parte del

conductor. Los datos llegan directamente al sistema IBlogistic y se actualizan en la pantalla

de Planificación.



http://www.tecnicasdeingenieria.com/

http://www.transics.com/es/





Información de Tacógrafos. Mediante una librería (DLL) específica suministrada por el

proveedor del sistema de geolocalización, IBlogistic es capaz de obtener los tiempos de

conducción de cada transportista, y con esta información elaborar consultas de horas

conducidas por periodo (día, semana, mes…), así como determinar la disponibilidad para

realizar un determinado viaje en función de las horas restantes del conductor.

Comunicación de Incidencias. Esta comunicación automatiza la apertura de una incidencia

en el sistema de gestión permitiendo al conductor informar de cualquier irregularidad

producida durante el servicio, tales como pinchazos o averías que puedan ocasionar retrasos,

rotura de un pallet, mercancía dañada durante el transporte o descarga, etc. El sistema

permite incluir fotografías en los datos de la incidencia, que serán almacenadas en la gestión

documental de sistema, asociadas a la incidencia.

Control de alarmas. Es un módulo que permite la integración de señales de alarma

procedentes de los vehículos en el sistema de gestión IBlogistic. Por ejemplo para la

detección del aumento de temperatura en un frigo, la apertura de portones en el remolque, el

nivel de combustible en la tractora, los pinchazos de ruedas, etc. Este módulo está

condicionado a la existencia de una señal comunicada por parte del proveedor del sistema de

geolocalización, que permita su tratamiento en el sistema de gestión de IBlogistic.

Módulo opcional de Gestión de almacenes logísticos.

Mediante este módulo, IBLogistic puede tratar a cada unidad de transporte (camión, remolque o

semirremolque) como un almacén; para ello se habilita un código en la ficha de cada vehículo que

relaciona éste con un determinado almacén. Así mismo, es posible seleccionar los productos sobre

los que deseamos realizar el control de existencias.

Cualquier operación de carga o descarga que se realiza durante el servicio de transporte llevará

implícito automáticamente el movimiento de transferencia entre los almacenes correspondientes.

Además de esto, la gestión de almacenes logísticos se integra con la funcionalidad estándar del

módulo de Gestión de almacenes de Microsoft Dynamics NAV, que nos permitirá:

La gestión y clasificación de los productos

La definición de los centros de almacenamiento con sus características y su estructura

organizativa (en pasillos, estantes, alturas...), así como opcionalmente la capacidad de cada

ubicación y asignación de ubicaciones a clientes.

El establecimiento de políticas de reposición de productos, planificación, comercio exterior y

seguimiento de productos.

La gestión de todos los movimientos de entrada y salida de mercancías, así como los

movimientos entre almacenes y ubicaciones







Las operaciones de recepción, almacenaje, picking, agrupaciones o kitting, gestión de la

expedición y carga.

El control de la trazabilidad de las referencias por número de serie o lote

El control de caducidades de las referencias

Y todas las operaciones de control de existencias

o Inventario permanente

o Recuento físico

o Valoración de inventario

Así mismo, el sistema de gestión puede contemplar opcionalmente de ser necesario:

La utilización de dispositivos inalámbricos de radiofrecuencia como soporte para realizar las

operaciones antes mencionadas

La conexión con básculas en las ubicaciones de recepción y expedición

El uso de dispositivos de captura de datos, como lectores de código de barra, o chips RFID…

Y la integración con otros Sistemas expertos para la Gestión de Almacenes (SGA), con objeto

de cubrir requerimientos avanzados en la gestión de almacenamiento caótico, almacenaje

automatizado o control desatendido de ubicaciones.

Módulo opcional de Gestión de Talleres.

Este módulo permite realizar el mantenimiento de los distintos vehículos y elementos que componen

la flota propia. Básicamente incluye la siguiente funcionalidad:

La Gestión del Almacén de Repuestos

La Planificación de operaciones de mantenimiento preventivo (revisiones)

La Gestión de operaciones correctivas (reparaciones)

El Control de las órdenes de trabajo generadas

La Asignación de técnicos o mecánicos para su realización

La Imputación de consumos sobre la Orden de trabajo (materiales, tiempos de mano de obra

y otros gastos)

Proporciona la información necesaria para la liquidación de las operaciones

La re-facturación o repercusión de facturas de talleres externos a transportistas

El control y seguimiento económico de los talleres.







Capítulo especial merece el control de neumáticos de la flota de vehículos. El sistema permite

controlar la sustitución de los neumáticos, los cambios de posición, las operaciones de recauchutado

y rayado, etc.

Módulo opcional de Gestión de Surtidores.

Este módulo gestiona los surtidores de combustible bien sean propios o ajenos. Proporcional la

siguiente funcionalidad:

Una ficha por cada surtidor con los datos identificativos del mismo y las estadísticas

acumuladas de consumos.

Un diario de movimientos que permite gestionar los consumos

Para los surtidores propios, el diario de movimientos puede gestionar también las

reposiciones o entrada de combustible.

La importación opcional de ficheros de movimientos en el sistema, procedentes del propio

surtidor (previo ajuste a los formatos de origen)

Las consultas de consumos por surtidor, vehículo, periodo, y su valoración

Para los surtidores propios, las consultas de existencias y valoración de combustible por

surtidor.

Módulo opcional de Gestión de incidencias y calidad.

Permite gestionar todas las incidencias que se puedan producir durante el servicio de transporte.

Para ello el módulo incluye:

La tabulación de incidencias y posibles soluciones codificadas

La introducción de incidencias de transporte asociadas a una orden de carga / viaje,

transportista y medio (camión, remolque o tractora)

La posibilidad de adjuntar documentos y fotografías a las incidencias.

Si se ha contratado la opción de “Comunicación de incidencias” del módulo de Integración

con sistemas geolocalización, la introducción de la incidencia se podrá realizar de forma

remota por el propio conductor, a través del terminal correspondiente.

Asignación de responsable de seguimiento y/o solución a las incidencias.

Seguimiento de la incidencia (estado, fecha y hora): Comunicada, Detenida, Asignada, en

Proceso, Solucionada, Cerrada, Cancelada) con introducción de observaciones.

Consulta de incidencias por cliente, transportista, medio, estado y tiempo de solución.



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