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Objetivo:Facilitar el proceso de empalme, tanto al mandatario saliente y sus secretarios/jefes de libre nombramiento y remoción como al mandatario entrante y su nuevo equipo de trabajo, poniendo a disposición una serie de herramientas estandarizadas que le facilitarán el desarrollo de las sesiones de trabajo.

Debe realizar las siguientes acciones para que su Empalme sea Efectivo y Transparente

elmandatario

actual

Con base en el Informe de gestión que cada dependencia elaboró y en el Informe de Gestión general de la Administración se deben organizar los siguientes aspectos:

01 Prepare su cronograma interno para organizar el empalme. Está actividad requiere compromiso y liderazgo por parte del mandatario y el equipo designado para llevar acabo el Empalme. Ver formato 1

02 Cite a Consejo de Gobierno y discuta el cronograma para el proceso de Empalme de manera que todos estén comprometidos con el proceso.

03 Construcción del cronograma de trabajo para hacer el empalme con el mandatario electo y su equipo. Este cronograma debe presentar las fechas en que cada dependencia o tema va a realizar la sesión de empalme y una fecha para el empalme del mandatario saliente con el entrante. Ver propuesta de cronograma. Ver formato 2

04 Remita una carta al nuevo mandatario con la invitación a realizar el Empalme y el cronograma propuesto por parte de la administración saliente para realizar el proceso de empalme; sin embargo tenga en cuenta que este puede ser objeto de cambios cuando se converse con el nuevo mandatario y su equipo de trabajo. Ver propuesta de carta. Ver formato 3

05 Elabore una agenda para las sesiones de Empalme. La primera sesión será para la presentación formal de los participantes en el proceso de empalme y la revisión del cronograma de trabajo a realizar. Ver propuesta de agendas. Ver formato 4 (incluye 3 propuestas)

06 Prepare una lista de chequeo con los aspectos esenciales de cada dependencia. Esta recomendación puede ayudar a ambos equipos puesto que permite un diálogo más fluido frente a insumos concre-tos. Ver formato 5. Considere estas como un referente para elaborar sus propias listas de chequeo.

07 Realice la presentación con los aspectos claves (logros, dificultades y acciones pendientes de realizar), tanto general del mandatario salien-te como de cada tema o dependencia en la que se vaya a realizar el proceso de empalme. Ver propuesta presentación. Ver formato 6

09 Estructura de Acta para cierre de sesión de empalme. El Acta debe ir firmada por las dos partes, incluso por Control Interno cuando sea participe de las sesiones. Por cada dependencia o tema que se haya realizado el proceso de empalme se debe tener un acta de empalme y entrega de insumos y cierre de la gestión y un Acta general para el mandatario. Ver formato 8

08 En cada sesión realice apuntes de los temas tratados con el respec-tivo listado de asistentes y firmas. Ver Apuntes mesas técnicas de trabajo. Ver formato 7

10 Invite a otras entidades al empalme y si hay un asesor de otro nivel de gobierno que esté apoyando la entidad territorial se recomienda que sea parte del Empalme; donde el DNP tiene apoyo, estos deben ser parte de las sesiones.

11 Invite a Control interno como garante en este proceso.

Realice acto formal de entrega del informe de gestión y acta admi-nistrativa. Ver formato 8

Remita el informe de gestión a las entidades pertinentes. Recuerde que los insumos son los documentos que se elaboraron para el Informe de Gestión y que deben ser remitidos a la Procuraduría General de la Nación y a las respectivas contralorías.

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Debe organizarse para hacer el Empalme, por ello se recomienda que tenga en cuenta los

siguientes aspectos:

elmandatarioentrante

01 Organice su equipo de trabajo considerando los posibles asesores que lo acompañarán en la administración a partir del 2020. Impor-tante que tenga en cuenta que estos directivos deben conocer de los temas que van a liderar.

02 Responda la carta del mandatario saliente de manera formal, revise el cronograma y si es necesario proponga ajustes y agende a su equipo. Ver propuesta de Carta. Ver formato 9

03 Establezca compromisos con su equipo y planteé recomendaciones para recibir al equipo saliente.

04 Revise las listas de chequeo y corrobore contra la información que le entrega la administración saliente.

05 Entregue las opiniones o conceptos por escrito. Ver Formato para emitir concepto o recomendaciones. Ver formato 10

06 Firme las actas y listas de asistencia y si no la pasan solicite que lo hagan porque esto es parte de la evidencia que se debe analizar posterior a la entrega del informe de gestión del mandatario y sus directivos salientes.

07 Pida siempre una copia del Acta y de los documentos de Empalme para usted y su equipo.

Finalmente, recuerde que todo el material puede ser consultado en el Portal Territorial: http://portalterritorial.dnp.gov.co/AdmForo/NMandatariosTempGS