hogar y atención domiciliaria & comunitaria

Consejo Nacional de la Persona Adulta Mayor Tel.: (506) 2223-8283 Ext.130. Fax: (506) 2223-9281 / 2221-8191 www.conapam.go.cr / [email protected]

DIRECCIÓN DE AUDITORÍA INTERNA

San José, Costa Rica. Bº González Lahman. Del Ministerio de Ambiente y Energía. 100 metros norte. Apartado: 639-2010 Zapote

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AUD.I.006-2015

Informe sobre la evaluación y verificación del cumplimiento de los convenios suscritos

entre el CONAPAM y la Asociación Hogar para Ancianos de San Ramón,

asociado con las modalidades:

Hogar y Atención Domiciliaria & Comunitaria.

Año 2014

1. INTRODUCCION

1.1 Origen del estudio

El estudio al que se refiere el presente informe se efectuó en cumplimiento del Plan Anual de

Trabajo de la Auditoría Interna del año 2015, y en atención a lo dispuesto en el artículo N°22,

inciso a) de la Ley General de Control Interno, N°8292.

1.2 Objetivo general

Evaluar el Control Interno asociado con la aprobación, suscripción y cumplimiento de convenios

de cooperación con sujetos privados, respecto a los recursos transferidos a dichas organizaciones

para las modalidades: Hogar y Atención Domiciliaria & Comunitaria (Red de Cuido).

1.3 Objetivos específicos

a. Fiscalizar el cumplimiento de la normativa técnica, legal y administrativa en el manejo de

los fondos transferidos por el CONAPAM.

b. Evaluar la suficiencia, validez y el cumplimiento de los controles establecidos para la

formulación, aprobación y giro de recursos.

c. Evaluar el cumplimiento de los derechos fundamentales de los adultos mayores de contar

con un lugar digno y apto para residir, garantizándoles entornos seguros y adaptables;




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d. Evaluar el cumplimiento de los derechos de los residentes o usuarios de establecimientos

privados, según el artículo 5 de la Ley 7935, ley Integral para la Persona Adulta Mayor.

1.4 Alcance del estudio

Este estudio se centra en la evaluación de la administración y ejecución de los recursos

transferidos por el CONAPAM a la Asociación Hogar para Ancianos de San Ramón,

provenientes de las leyes 8783, Reforma ley de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares, N.º

5662, y la ley 7972, ley de cigarrillos y licores, para la atención de los programas tanto en la

modalidad Hogar, como el de atención domiciliaria y comunitaria: Red de Cuido.

El estudio abarca el periodo comprendido entre el 1° de enero y el 31 de diciembre del 2014,

debiendo extenderse en los casos en que se consideró necesario, sea hacia el año 2013 como

hacia el primer trimestre del 2015.

1.5 Metodología

Dicho estudio se realizó por medio de la evaluación de los procedimientos, trámites y

documentación relacionada con el tema, así mismo se realizaron consultas y entrevistas para

aquellos aspectos sobre los cuales no se tuvo prueba documental, utilizando las técnicas, prácticas

e instrumentos de Auditoría necesarias, así como la normativa técnica aplicable.

1.6. Declaración de cumplimiento

Esta auditoría fue realizada de conformidad con las Normas Generales de Auditoría para el

Sector Público, dictadas por la Contraloría General de la República, considerando además el

cumplimiento de la Ley 7935 que da origen a la función del CONAPAM y por ende a todas sus

unidades organizacionales. Además se consideró de manera especial el cumplimiento de la Ley

7972 y la Ley 8783 que dan origen a los fondos administrados por el CONAPAM, y la ley 9188 ,

Ley de Fortalecimiento del Consejo Nacional de la Persona Adulta Mayor (CONAPAM).




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2. RESULTADOS

PRIMERA PARTE: Evaluación de la atención y cuido en la modalidad Hogar

2.1 Entrevista a la coordinadora del Hogar

De conformidad con el Programa de Auditoría definido para la evaluación del control interno

aplicado al programa de atención y cuido en la modalidad Hogar, se procedió a realizar la

entrevista a la coordinadora del Hogar para Ancianos de San Ramón, la señora Cristina Zamora

Porras, quien entre otras cosas indicó lo siguiente:

Señaló que han recibido algún tipo de supervisión por parte de la Contraloría General de

la República a quien deben presentarle el presupuesto cada año.

Que las liquidaciones por los recursos económicos concedidos por el CONAPAM, se

entregan cada año, y por los recursos económicos concedidos por la Junta de Protección

Social de San José se hace cada seis meses.

Que la atención que reciben las Personas Adultas Mayores institucionalizadas en el

Hogar, son alimentación y atención médica, sea proveniente directamente de la C.C.S.S. o

de origen privado.

Que han recibido capacitación por parte del CONAPAM en cuanto a los Convenios que

suscriben con esta entidad; además señala que la señora Surayé Solano funge como enlace

entre el Hogar y el CONAPAM, y por parte de ella han recibido algunas sugerencias de

buenas prácticas, como se puede observar en algunas de las actas de la Red de Cuido. No

obstante, la señora Zamora Porras indica que existe la necesidad de ser capacitados en los

nuevos Convenios del periodo 2015.

Que respecto a las posibles remuneraciones de los miembros de Junta Directiva del

Hogar, la señora Zamora Porras señala que todos trabajan ad honorem.

Que puesto que en los meses de enero y febrero las organizaciones no reciben recursos

por parte del CONAPAM, les han indicado que manejen una reserva suficiente para

cubrir esos meses, sin afectar las necesidades de los beneficiarios del programa.




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Señaló además, que para diferenciar el origen de los fondos y poder realizar las

liquidaciones respectivas, manejan cuentas separadas tanto para los recursos provenientes

de la Junta de Protección Social de San José como para el manejo de los recursos propios,

y los provenientes del CONAPAM de las diferentes leyes fuente; y una cuenta aparte para

manejar el 10% de las pensiones, diferenciando además, las cuentas de la Red de Cuido.

Finalmente señaló que hace al menos dos años fue la última vez que el Hogar fue visitado

por funcionarios de la Unidad de Fiscalización del CONAPAM, y un año por la Unidad

de Gestión Social de este mismo Consejo.

2.2 Revisión de libros de Actas de Asamblea y Junta Directiva del Hogar

Actas de Asamblea

Se determinó que la última Asamblea General se realizó mediante sesión ordinaria número 47,

efectuada el dieciocho de octubre del 2014, con una asistencia de 20 asociados. En dicha reunión

se reeligió de forma unánime a la Junta Directiva, según consta en actas.

Actas de Junta Directiva

En la revisión del libro Actas de Junta Directiva se seleccionaron algunas actas al azar y se

observó que en los acuerdos no se indica el resultado de la votación (unánime, parcial, etc.) o si

existe algún voto en contra. Se utilizan términos como “se acuerda aprobar… se acuerda

reintegrar… se acuerda cancelar…”, etcétera, pero no se indica el alcance de esa “votación”.

Además según el testimonio de algunos funcionarios del Hogar que fueron entrevistados, todas

las órdenes o decisiones que se le indican al personal se atribuyen a acuerdos de Junta Directiva

que nunca se evidencian ni se comunican. A manera de ejemplo: en el acta de la Sesión Ordinaria

n° 956 del 9/12/2013, se indica en el acuerdo cuarto: “se acuerda establecer como política

realizar la toma de inventario físico de activos una vez al año en el mes de setiembre y para ello

se asigna a la señora Cristina Zamora Porras, administradora del Hogar de ancianos”. Sin

embargo, al respecto no se determinó la comunicación formal del acuerdo.




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Cuando se revisó la existencia de manuales y procedimientos se determinó la existencia de

comunicados respecto a la aprobación de algunos de ellos, en los cuales se indica la sesión de

Junta Directiva en la cual fueron revisados dichos documentos, pero al igual que en el ejemplo

anterior, no se evidencia el acuerdo como tal.

La falta de conocimiento o de capacitación en cuanto a la redacción de actas puede ser la causa

principal de esta inconsistencia que conlleva a que en las actas de Junta Directiva no quedan

consignadas las diferencias de criterio que puedan tener los miembros de Junta en los diferentes

temas que se discuten en cada sesión.

Una práctica prudente en cuanto a la redacción de actas de Junta Directiva es la indicada en, los

artículos 56 y 57, incisos 1 de la Ley General de Administración Pública, en lo que corresponda.

“Artículo 56-

1. De cada sesión se levantará una acta, que contendrá la indicación de las personas

asistentes, así como las circunstancias de lugar y tiempo en que se ha celebrado, los puntos

principales de la deliberación, la forma y resultado de la votación y el contenido de los

acuerdos...”

“Artículo 57-

1. Los miembros del órgano colegiado podrán hacer constar en el acta su voto contrario al

acuerdo adoptado y los motivos que lo justifiquen, quedando en tal caso exentos de las

responsabilidades que, en su caso, pudieren derivarse de los acuerdos…”

2.3 Contratos

Se observó un documento que se denomina “Contrato de prestación de servicios Asociación

Hogar para Ancianos de San Ramón”, el objeto de este documento es definir el alcance y

limitaciones del hospedaje y atenciones del adulto mayor en el Hogar. Según nos indicó la señora

Cristina Zamora, este documento lo firma cada uno de los adultos mayores residentes.




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2.4 Reglamentos y Procedimientos de la OBS

Dentro de los manuales, reglamentos y procedimientos se identificaron los siguientes:

Menús de alimentación semanal (5 semanas). Está vigente; en la práctica recibe

modificaciones según indicaron las encargadas de cocina, los cuales no constan por escrito.

Manual de puestos, que incluye el papel de cada miembro de Junta Directiva, el puesto del

administrador y la secretaria, así como de los diez tipos de puestos restantes.

Manual de procedimientos de Control Interno que abarca temas como la emisión de

cheques, transferencias electrónicas, pago de planillas, compra de bienes y servicios,

liquidaciones de recursos, reglamento para el pago por medio de cheque y transferencia,

reglamento para contratación administrativa, reglamento de inversión y títulos valores.

Algunos de estos reglamentos fueron aprobados en sesiones de Junta Directiva n°884 y 886

del 28/02/2011 y 28/03/2011 respectivamente.

Reglamento de admisión y permanencia de las PAM. Fue modificado según sesión n°826

del 10/11/2008.

Reglamento de voluntariado, fue aprobado en sesión n°838 del 11/03/2009 y se encuentra

vigente, aunque algunos funcionarios han indicado que últimamente se ha restringido mucho

este tipo de servicio a la Institución.

Reglamento de uso de vehículos, fue aprobado en sesión n°884 del 28/02/2011 y se

encuentra vigente.

Control de donaciones, el último registro que se observó el día de la visita de la auditoría

fue el día 28/03/2015.

Reglamento Interno de Trabajo, en la práctica se han dado algunos cambios en las

condiciones laborales de los funcionarios pero que no han sido reflejados en el Reglamento

Interno de Trabajo que se encuentra aprobado, es decir no se ha realizado una actualización

de éste. Al respecto, en las entrevistas realizadas al personal, algunos de ellos expresaron

los cambios que se han dado en materia de vacaciones, debido a que anteriormente y como lo




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estipula el Reglamento Interno de Trabajo, el derecho de las vacaciones se regía de la

siguiente forma:

o Si un funcionario tiene cinco años y cincuenta semanas de laborar en el Hogar, la

persona tiene derecho a tres semanas de vacaciones.

o Si un funcionario tiene diez años y cincuenta semanas de laborar en el Hogar, la

persona tiene derecho a un mes calendario.

No obstante, la Junta Directiva del Hogar le propuso al personal cambiar dichas condiciones

de las vacaciones y los funcionarios estuvieron anuentes al cambio y firmaron un acuerdo,

dejando las vacaciones de la siguiente forma:

o Los funcionarios que tenían derecho a un mes calendario de vacaciones ahora quedan

con un tope máximo de tres semanas.

o Los funcionarios de nuevo ingreso tienen derecho a 2 semanas de vacaciones, máximo.

Este cambio se implementó en el año 2008. Pero el Reglamento Interno de Trabajo no ha

sido modificado desde entonces, contraviniendo lo dispuesto en el artículo 67 del Código de

Trabajo.

El Código de Trabajo, en sus artículos números 153, 154 y 155, regula el derecho de las

vacaciones indicando lo siguiente:

“Sección II. De las vacaciones anuales

Artículo 153. Todo trabajador tiene derecho a vacaciones anuales remuneradas, cuyo

mínimum se fija en dos semanas por cada cincuenta semanas de labores continuas, al

servicio de un mismo patrono.

En caso de terminación del contrato de trabajo antes de cumplir el período de las cincuenta

semanas, el trabajador tendrá derecho, como mínimum, a un día de vacaciones por cada

mes trabajado, que le será pagado al momento de retiro de su trabajo.

No interrumpirán la continuidad del trabajo las licencias sin goce de salario, los descansos

otorgados por el presente Código, sus Reglamentos y sus leyes conexas, las enfermedades




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justificadas, la prórroga o renovación inmediata del contrato de trabajo, ni ninguna otra

causa análoga que no termine con éste.

Artículo 154. El trabajador tendrá derecho a vacaciones aun cuando su contrato no lo exija

trabajar todas las horas de la jornada ordinaria ni todos los días de la semana.

Artículo 155. El patrono señalará la época en que el trabajador gozará de sus vacaciones,

pero deberá hacerlo dentro de las quince semanas posteriores al día en que se cumplan las

cincuenta de servicio continuo, tratando de que no se altere la buena marcha de su empresa,

industria o negocio, ni la efectividad del descanso.

Además, en su artículo 67 señala lo siguiente relacionado con el reglamento interno de trabajo:

“Artículo 67. Todo reglamento de trabajo debe ser aprobado previamente por la Oficina

Legal del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social; será puesto en conocimiento de los

trabajadores con quince días de anticipación a la fecha en que comenzará a regir; se

imprimirá en caracteres fácilmente legibles y se tendrá constantemente colocado, por lo

menos, en dos de los sitios más visibles del lugar de trabajo.

Las disposiciones anteriores se observarán también para toda modificación o derogatoria

que haga el patrono del reglamento de trabajo”.

Por lo anterior, se incurre en una violación de los derechos laborales de los funcionarios, al no

haber oficializado el cambio de las vacaciones en el Reglamento Interno de Trabajo, aunque estos

funcionarios hayan firmado el acuerdo, lo cual los faculta para reclamar las vacaciones no

disfrutadas desde el momento en que se firmó el acuerdo hasta la fecha, de ahí la importancia de

que la actualización del Reglamento Interno se realice lo antes posible.




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2.5 Entrevistas al Personal

De acuerdo con información proporcionada por algunos funcionarios del Hogar se destacan una

serie de irregularidades en cuanto al manejo del personal. Por ejemplo: En algunas áreas se

considera que las cargas laborales son muy pesadas, hay recargo de funciones, mucha rotación de

personal, generando malas relaciones laborales por los altos niveles de estrés que tiene el

personal. También se indicó que falta personal en algunas áreas y falta capacitación en otras para

dar un mejor cuido a los adultos mayores, sin embargo tampoco se incentiva al personal para que

estudie por su propia iniciativa.

Entre otros temas también se menciona que solamente hay una persona para que cubra las

incapacidades de los demás compañeros y en ocasiones es insuficiente.

En cuanto a las horas extra, existe la política de no pagar horas extra después de laborar 12 horas

seguidas, aunque a veces se requiera por la atención de alguna emergencia en el área de

enfermería.

Se ha hecho palpable la necesidad de contratar una nutricionista que vigile la alimentación de los

adultos mayores principalmente en los casos en que exista alguna enfermedad que requiere

cuidados especiales, así como de un especialista en terapia del lenguaje que ayude a algunas

PAM que lo están requiriendo.

Otra de las observaciones es que hay limitaciones para ejercer un voluntariado y no hay un

programa definido para la realización de actividades recreativas para los adultos mayores.

La falta de una comunicación adecuada entre la Administración y el resto del personal ha

suscitado disconformidad del personal, lo cual debe ser solventado en aras de informar clara y

oportunamente las decisiones tomadas por la Junta Directiva. A su vez, se denota poca apertura

de parte de la Junta Directiva en recibir sugerencias del personal para mejorar la calidad de vida

de los empleados y en general el clima organizacional del Hogar.




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2.6 Revisión de Expedientes de los adultos mayores institucionalizados

Expedientes Administrativos

Se definió una muestra de 22 expedientes administrativos para revisar y de dicha revisión se

desprende lo siguiente:

Algunos expedientes presentan la “Guía de Recolección de datos” incompleta, sin firma o

del todo inexistente.

Las certificaciones de pensión que contienen estos expedientes están desactualizadas en

su mayoría. La señora Cristina Zamora Porras, indica que esta situación se da porque

antes las certificaciones las daba la oficina de la CCSS en San Ramón y ahora deben

solicitarlas en otro lugar y no siempre disponen del tiempo.

No existe control de salidas y regreso de las PAM, aunque en algunos expedientes se

visualiza una “boleta suelta” de autorización de salidas. Al respecto Cristina Zamora

indica que la mayoría de las PAM no salen del Hogar.

De la revisión se desprende que la Administración carece de un espacio de tiempo dentro de

su rutina de tareas para la actualización y mantenimiento de los expedientes.

Esta desactualización en los expedientes podría llevar a una pérdida de información relevante

y actualizada que justifique la necesidad de subsidio de las personas adultas mayores usuarias

de los programas que ejecuta el Hogar. Además de que éste sirve de guía a los entes

fiscalizadores para definir cuál es la atención y cuido más adecuados para las PAM.

Hay que recordar también el compromiso asumido por el Hogar de San Ramón en cuanto al

cumplimiento de los convenios suscritos entre ellos y el CONAPAM, a saber, el convenio

No. 035-2014 y el convenio No. 165-2014, los cuales en su cláusula segunda, inciso h),

punto 1, indica lo siguiente:

“h.- Los hogares y albergues para personas adultas mayores deberán llevar un expediente

administrativo y uno clínico actualizado de las personas adultas mayores usuarias de sus programas,

que contengan al menos:




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1. Expediente administrativo: Ficha de presentación de la persona adulta mayor, solicitud de

ingreso, fotocopia de la cédula de identidad, residencia o pasaporte y en caso de ser indocumentado

señalarlo en la correspondiente ficha, valoración psico-social o estudio social, documento firmado

.firmará la persona que la ingresa, donde se dan por enterados del Reglamento de Ingreso y

Permanencia de la persona adulta mayor en la organización destinataria, control de entradas y

salidas de las personas adultas mayores de las instalaciones de la organización destinataria, control

mensual de entrega del 10% (diez por ciento) de pensión a la persona adulta mayor (art. 5 inciso g)

Ley No. 7935), control de entrega de aguinaldo y constancia vigente del monto de la pensión que

recibe la persona adulta mayor”.

Expedientes Clínicos

Se definió una muestra de 22 expedientes clínicos para revisar, y de dicha revisión se desprende

lo siguiente:

Todos los expedientes revisados contenían suficiente documentación que constituye el

historial de salud de cada adulto mayor. Se pudo observar entre otros documentos,

Epicrisis, órdenes y resultados de análisis clínicos, hoja de citas, etcétera. La mayoría de

expedientes archivan muchos documentos históricos.

2.7 Entrevistas a las personas adultas mayores institucionalizadas

Para evaluar el cumplimiento del Artículo 1°, Incisos a) y f), de La Ley 7935 Ley Integral para la

Persona Adulta Mayor, se aplicó una entrevista a una muestra de 15 beneficiarios

institucionalizados en el Hogar para Ancianos de San Ramón y se obtuvo la siguiente

información:

Los problemas de salud que señalan los

adultos mayores entrevistados son: presión

alta, piedras en la vesícula, problemas

cardíacos, alteraciones nerviosas, problemas

de espalda, problemas de audición,

problemas al caminar, problemas de

movilidad en los pies, hernias y Algunos PAM disfrutan su tiempo con juegos de estrategia.




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problemas de circulación. Otros ven afectada su salud por

secuelas de derrame cerebral, quebraduras viejas y amputación

de extremidades inferiores o superiores.

La mayoría de los entrevistados señalan haber recibido

atención médica en los últimos tres meses, y algunos de ellos

han permanecido algunos días en la enfermería del Hogar.

A excepción de dos adultos mayores entrevistados que indican

que no los necesitan, todos los demás reciben sus

medicamentos puntualmente.

La mayoría señala estar conforme con su alimentación, la que

han calificado de buena y regular. Casi todos los entrevistados

pueden comer de todo. Algunos señalan que comen poco

porque no les da mucho apetito. Algunos señalan que comen fruta, carnes y café.

El trato recibido por parte de los funcionarios de la Institución es bueno, aunque a veces

andan de mal humor, señalan algunos adultos mayores. También

algunos de ellos señalan problemas de robos de algunas

pertenencias.

Ninguno de ellos señala maltratos o abusos del personal, o han

sido testigo de algún hecho de estos, aunque alguno de ellos

insistió en algunos robos de pertenencias entre los mismos

compañeros de cuarto.

Se observó que la mayor parte del tiempo los adultos mayores

pasan su tiempo sentados, algunos conversando, otros tomando

el sol y otros compartiendo con compañeros, pero no realizan

actividades ni terapias grupales, que fomenten los buenos

hábitos de mantenimiento de la salud, los estilos de vida

saludables y el autocuidado.

Don Bernardo Montero.

Doña Joaquina Chavarría.




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Diez de los adultos mayores entrevistados cuentan con familiares que les visitan, el resto no.

Uno de los entrevistados recibe el aporte económico de los hijos para permanecer en el

Hogar, y en apariencia ninguno otro recibe algún aporte económico o en especie, de acuerdo

a las respuestas brindadas por las PAM entrevistadas.

De la muestra indicada, todos han recibido puntualmente el 10% correspondiente a las

pensiones de cada uno, y en su momento han recibido el aguinaldo. Cabe aclarar que las

PAM entrevistadas confirman la devolución de los dineros, no así el cálculo de los dineros

recibidos.

Tres de los entrevistados señalaron tener una casa habitada y cedida a algún familiar.

2.8 Recorrido por las instalaciones del Hogar (fotografías)

La Asociación Hogar para Ancianos de San Ramón cuenta con rotulación suficiente de las áreas

donde permanecen los adultos mayores, zonificación del Hogar, extintores contra incendio,

agarraderas y barandas en áreas principales como pasillos, cuartos y baños; se observó un sistema

de monitoreo de emergencias para los pabellones de hombres y mujeres, el cual se monitorea

desde la enfermería.

A continuación una muestra de lo observado:

Sala de Terapia Física, en la cual se atienden a los adultos mayores y se les hace valoraciones periódicas.

Actualmente se encuentra a cargo de la Licenciada Viviana Rodríguez Chávez.




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Comedor de los adultos mayores. Las mesas que no tienen sillas son

para los PAM que utilizan silla de ruedas.

Cocina y bodega de alimentos en el comedor de los adultos mayores.




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Ropero y área de lavandería, planchado y clasificación de ropa.

Las zonas de seguridad y las zonas peligrosas están bien rotuladas, identificadas y resguardadas.




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La enfermería se encuentra debidamente equipada y tiene capacidad en infraestructura para la atención de no

menos de diez pacientes consecutivamente, aunque no así en personal.




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2.9 Revisión de Pensiones

La información sobre el monto de pensión de cada adulto mayor es recibida por medio de planilla

R.N.C.(Régimen No Contributivo) e I.V.M. (Invalidez, Vejez y Muerte) la cual es enviada por la

C.C.S.S. mensualmente. En el caso de dos adultos mayores que reciben pensión de otros

regímenes, a saber, uno del Magisterio Nacional el Sr. Francisco Cubero Villalobos y el otro del

Ministerio de Hacienda, el señor Juan Diego Barrantes Paniagua, es el tesorero de la Junta

Directiva del Hogar quien se encarga de trasladarlas a la cuenta de recursos propios y presenta la

información de la cuenta con el monto que les depositaron por pensión; en base a este monto se

calcula el 10% para su devolución. Esta información debe actualizarse cada vez que el monto de

la pensión sube, no obstante, durante la revisión se observó que en varios casos esta información

no se mantiene actualizada, por lo que, al momento de realizar los cálculos de devolución de

pensión se hace con el monto del mes anterior, generando pequeñas diferencias en contra de los

adultos mayores, las cuales al final del año sumaron un total de ¢69.100,46, tal y como se

muestra en el Cuadro n°1 mostrado más adelante.

Cuando un adulto mayor fallece el familiar es quien cobra el fondo de mutualidad, por lo tanto

inmediatamente la C.C.S.S. suspende la pensión; aunque cuando la C.C.S.S. envía la planilla con

los cambios mensuales siempre reporta ya sea el fallecimiento o el egreso de la PAM; si el adulto

mayor fallece y acaban de depositar la pensión, el Hogar hace la devolución a la C.C.S.S.

directamente, ya que el Hogar no puede dejarse el dinero y tampoco puede entregarlo a algún

familiar, esto se corroboró mediante la revisión del proceso de devolución de las pensiones del

RNC (¢75.000 a la fecha).




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Cuadro n° 1

Fuente: Análisis de Auditoría Interna Conapam 2015.

2.10 Revisión de ingresos y egresos durante el año 2014

2.10.1 Revisión de Ingresos

Los recursos otorgados al Hogar para ancianos de San Ramón provienen de las leyes 7972, Ley

de Cigarrillos y Licores, y 8783, Ley de FODESAF. Tanto para el año 2014 como para el año

2015 se suscribieron convenios para la modalidad Hogar y Centros Diurnos, y convenios en la

modalidad de atención domiciliar y comunitaria, Red de Cuido.

En la modalidad de Hogar se suscribieron los convenios 035-2014, por un monto de ¢79.418.592

con recursos de la Ley 8783 y el 165-2014 por un monto de ¢29.026.368 con recursos de la Ley

7972, ambos para cubrir Necesidades Básicas. Para el año 2015 se suscribieron los convenios

Fecha de Fecha de

Albergado Ingreso Fallecimiento Calculado Otorgado Diferencia

1 Alfaro Alfaro Claudia 11/03/2004 16/03/2015 I.V.M 1.641.653,35 164.165,34 151.500,00 12.665,34

2 Alvarado Ramírez Ana María 27/01/2011 I.V.M 1.149.157,35 114.915,74 109.200,00 5.715,73

3 Barrantes Paniagua Juan Diego 03/02/2014 Hacienda 3.124.000,00 312.400,00 312.400,00 0,00

4 Cubero Villalobos Francisco 17/01/2013 Magisterio 1.261.000,00 126.100,00 126.100,00 0,00

5 Guzmán Salas Odalia 01/07/2010 I.V.M 1.641.653,35 164.165,34 156.000,00 8.165,34

6 Huertas González Mario 02/10/2014 I.V.M 1.259.430,00 125.943,00 108.000,00 17.943,00

7 Méndez Arias José Francisco 15/06/2006 I.V.M 1.641.653,35 164.165,34 156.000,00 8.165,34

8 Mora Cartín Rafael Ángel I.V.M 1.617.653,35 161.765,34 153.600,00 8.165,34

9 Ramírez Vindas María del Carmen 31/03/2012 Magisterio 3.016.775,32 301.677,53 301.600,00 77,53

10 Solano Madríz Dinorah (ingreso 16/05/2014) 16/05/2014 I.V.M 756.375,20 75.637,52 75.600,00 37,52

11 Ureña Rodríguez Ramona Carmen Soledad 29/09/2011 I.V.M 1.617.653,35 161.765,34 153.600,00 8.165,34

TOTALES 18.727.004,62 69.100,46

Observaciones:

Se determinaron diferencias durante todo el período 2014.

PENSIÓN + AGUINALDO ACUMULADOS

Monto Pensión

Correspondiente

10% de Pensión

Análisis devolución del 10% de la pensión correspondiente a las PAM. Año 2014

Hogar para Ancianos de San Ramón

Análisis de cumplimiento

Devolución 10% pensionesa los beneficiarios

Año 2014

Régimen

Pensión




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035-2015 por un monto de ¢65.809.680 con recursos de la Ley 8783 y el 161-2015 por un monto

de ¢31.745.556 con recursos de la Ley 7972, ambos para la modalidad de atención Hogar. La

información se resume en el siguiente Cuadro n°2:

Cuadro n° 2

Detalle de la fuente de financiamiento 2014-2015

Convenio (Ley) 2014 2015

035-2014 (LEY 8783 ) ¢79.418.592 -

035-2015 (LEY 8783 ) - ¢65.809.680

165-2014 (LEY 7972 ) ¢29.026.368 -

161-2015 (LEY 7972) - ¢31.745.556

Total Presupuesto ¢108.444.960 ¢97.555.236

Fuente: Copia de convenios, U.F.O.

De los convenios suscritos en el año 2014, el Hogar recibió ¢67.721.280 provenientes de la Ley

8783 y ¢26.506.718 provenientes de la Ley 7972, para un total de ¢94.227.998.

Durante el período 2014 el Hogar, incurrió en gastos que sumaron un total de ¢39.363.562

pagados con recursos provenientes de la ley 8783, los cuales representaron un 58% del total del

dinero recibido en el mismo periodo. Asimismo, para el mismo período, se incurrió en gastos que

sumaron un total de ¢19.409.833 con recursos provenientes de la ley 7972, que representaron un

73% del total del dinero recibido en el mismo periodo.

Se observa que en la liquidación de los fondos provenientes de la Ley No. 8783, al 31 de

diciembre de 2013 se muestra un saldo de ¢44.851.689. Al finalizar el año 2014 ese monto

aumentó a la suma de ¢74.758.266. Considerando que los gastos totales para el periodo 2014

pagados con estos fondos, solamente fueron de ¢39.363.562, es claro que los gastos para el 2015

estaban cubiertos con el superávit que tenía el Hogar, aun así durante el periodo 2015 se le ha

girado a este hogar por medio de la Ley No.8783, un monto de ¢36.906.780 a julio de 2015 de un

presupuesto de ¢65.809.680, es decir, que esta OBS para este año cuenta con un presupuesto de

más de 139 millones de colones provenientes de esta ley y sus gastos podrían ser de poco más de

40 millones, por lo que su superávit continuará creciendo.




20

De igual forma, en el Cuadro n° 3, se observa un superávit con los fondos provenientes de la

Ley 7972 al 31 de diciembre de 2013 por un monto de ¢2.787.711 y al finalizar el año 2014, este

monto se incrementó a ¢9.915.092. Para el año 2015, obsérvese Cuadro n° 4, se tiene un

presupuesto de ¢31.745.556 más el remanente del 2014, la Organización cuenta con poco más de

¢41 millones de colones y si se considera que sus gastos en el año 2014 fueron de

¢19.409.833,23, se puede decir que se le está entregando el doble del dinero requerido por ellos

para cubrir sus necesidades.

La aprobación de los superávit del 2013 y 2014 se dio por parte de la Junta Directiva del Hogar

en la Sesión Ordinaria No. 959, del 13 de enero del 2014 y en la Sesión Ordinaria No. 993, del 12

de enero de 2015.

Cuadro n° 3

Estado de Ingresos y egresos 2014

Ley 8783

Egresos Ingresos Total

Saldo al 31/12/2013 ¢44.851.690

Total Depósitos recibidos en 2014 ¢67.721.280

Saldo al 31/12/2014

¢112.572.970

Menos Gastos -¢39.363.562

Más Intereses ganados/saldos

bancarios

¢1.548.859

Remanente 2014 Ley 8783 ¢74.758.267

Ley 7972


Saldo al 31/12/2013 ¢2.787.711


Saldo al 31/12/2014

¢29.294.429


Más Intereses ganados/saldos

bancarios

¢3.0495,65

Remanente 2014 Ley 7279 ¢9.915.092

TOTAL REMANENTE (ambas leyes) ¢84.673.358

Fuente: Informe de Liquidación 2014, U.F.O.




21

Cuadro n° 4

Presupuesto para el Año 2015

Origen Presupuesto Depósitos recibidos a

Julio 2015

Ley 8783 65.809.680,00 36.906.780,00

Ley 7972 31.745.556,00 17.803.251,00

TOTAL 97.555.236,00 54.710.031,00

Fuente: Presupuesto 2015

Durante el año 2014 los gastos pagados con recursos de la ley 8783, representaron un 58% del

total del dinero recibido en el mismo periodo, mientras que los gastos pagados con los recursos

de la ley 7972 representaron un 73% del dinero recibido en ese año.

El remanente del 2014 de ¢84 millones de colones incluyendo los remanentes del 2013 en ambas

leyes representa un 90% de los fondos recibidos en el año 2014, es decir que si para el año 2015,

el Hogar recibe la misma cantidad que en el año anterior, estaría casi duplicando sus fondos,

aunque en la realidad su necesidad de recursos sea menor.

La causa de que existan remanentes de fondos puede estar en que, en el CONAPAM no se lleva

un control de los sobrantes que están teniendo las OBS al finalizar cada año y de esta manera

poder determinar las necesidades reales de fondos que tienen para el siguiente periodo. Aunque

en la Ley 7935 Ley Integral de la Persona Adulta Mayor se indica en su artículo 35, incisos f) y

g), que dentro de las funciones del CONAPAM se encuentran las siguientes:

“(…) f) Conocer las evaluaciones sobre el desarrollo administrativo y técnico de los

programas y servicios de atención a las personas adultas mayores, ejecutados por las

instituciones con los aportes económicos del Estado, y velar porque estos recursos se

empleen conforme a su destino.

g) Determinar los criterios técnicos para distribuir los recursos económicos públicos

destinados a los programas y servicios para las personas adultas mayores...”.

Por lo anterior, es de suma importancia que se realice el análisis necesario para que se dejen de

entregar fondos a OBS que realmente no lo necesitan, según la cantidad de beneficiarios que

están supliendo, y se apoyen otras organizaciones que tienen mayor número de beneficiarios y

que si están ejecutando todos los fondos entregados en beneficio de los Adultos Mayores.




22

A manera de ejemplo, se realizó el siguiente ejercicio en donde se muestra el monto que puede

subsidiar el CONAPAM a cada beneficiario y el monto real del subsidio en este Hogar durante el

periodo 2014, en donde el costo de estancia de una persona en un Hogar era de ¢414.554,06

colones por mes, sin embargo, el subsidio máximo que podía otorgar el CONAPAM era de

¢153.912 con la ley 8783 y ¢50.393, para un total de ¢204.305, lo que representaba un 49% del

total del costo de estancia de una persona, financiado con ambas leyes.

Partiendo del supuesto de que la cantidad de institucionalizados que califican para el subsidio se

haya mantenido estable durante todo el periodo, así como la cantidad de personas cuyas

pensiones están por encima del monto establecido por el INEC para calificar a una persona en

pobreza o pobreza extrema, se tiene el siguiente resultado:

Costo Estancia 2014 ¢414.554,06

Monto máximo aportado por

CONAPAM

¢204.305,00 Representa un 49% del Costo

Estancia

Total Ingresos recibidos en 2014 ¢94.227.998

Cantidad de personas estimadas 34

Monto de subsidio entregado por

mes por persona

¢230.951 Representa un 56% del total

del Costo Estancia.

Es decir, el CONAPAM subsidió hasta el 56% del costo estancia, cuando en

realidad debió aportar solamente el 49% del total.

2.10.2 Revisión de Egresos

Durante la revisión de los gastos cubiertos con recursos provenientes de la ley 8783 se

determinó que hubo una importante variación entre el total de gastos de un mes con respecto

a otro, principalmente entre los meses de febrero, marzo, abril y mayo, por compra de

productos como leche y carnes; y en los meses de julio, octubre, noviembre, y diciembre, por

la compra de productos como verduras, fármacos, pañales y ropa. En los meses donde el

gasto fue mayor se debió a las compras extraordinarias de artículos que se utilizarían por un

plazo más largo, es decir, no eran compras recurrentes.




23

SEGUNDA PARTE: Evaluación de la atención y cuido en la modalidad Atención

domiciliaria & comunitaria => Red de Cuido.

2.11 Entrevista a la coordinadora de la Red de Cuido

De conformidad con el Programa de Auditoría definido para la evaluación de la atención y cuido

en la modalidad de Atención Domiciliaria & Comunitaria (Red de Cuido), se entrevistó a la

coordinadora del programa que lidera la Asociación Hogar para Ancianos de San Ramón Mayra

Villalobos Fonseca, que además ejerce la presidencia de la Junta Directiva del Hogar, así

constatado en el Acta de Asamblea Ordinaria número 47, del día 18 de octubre del 2014, folio

#145. De dicha entrevista se extrae lo siguiente:

La señora Villalobos Fonseca señaló que conoce el origen de los fondos que le otorga el

CONAPAM, indicó que actualmente no se han vuelto a recibir fondos provenientes de la

Ley de Cigarrillos y Licores, ley 7972; sin embargo la auditoría determinó que existe el

Convenio n°269-2015 suscrito con el CONAPAM, con fondos provenientes de dicha Ley,

para la modalidad: Red de Cuido.

Agregó además que la Auditoría del CONAPAM hizo una revisión en el año 2012 y en el

año 2013 fueron visitados por funcionarios de la Unidad de Fiscalización Operativa y

finalmente, el 16 de mayo 2014 los visitó Surayé Solano, trabajadora Social de la Unidad

de Gestión Social de CONAPAM.

Al momento de la entrevista la señora Villalobos Fonseca no tenía disponibles los

nombres de los miembros del Comité Interinstitucional de apoyo a la Red de Cuido, por lo

cual se le solicitó a la administradora del Hogar emitir un comunicado detallando la

integración de dicha Comisión. De la nota se extrae que el Comité de la Red de Cuido está

integrado por:

Mayra Villalobos Fonseca como representante del Hogar para Ancianos de San Ramón.

José Luis Araya Araya, representante de la comunidad, tesorero de la Junta Directiva del

Hogar.

Sandra Salazar Murillo, representando al Ministerio de Salud.




24

Martín Santamaría Porras, como representante de la Municipalidad de San Ramón, asistió

hasta el 15 de marzo 2013 y por enfermedad fue sustituido por Hellen Morera Valverde,

quien asistió hasta 18 de agosto 2014

Milagro Leitón Castro, representante del IMAS, asistió hasta el 14 de marzo 2014, no ha

vuelto.

Digna Pérez Vásquez, representante del área de salud, asistió hasta agosto 2013.

Rafael María Rojas Vásquez, representante de la comunidad de San Juan de San Ramón,

actual vicepresidente de la Junta Directiva del Hogar.

Luis Guillermo Jiménez Rojas, representante de la comunidad de Santiago de San Ramón,

recién inició el 17 de abril 2015.

Comité de Apoyo de San Isidro de Peñas Blancas dirigido por la Intendencia local e

integrado por Eida Vargas Quirós, Laura Vargas León, Rocío Trejos Santamaría y Rossy

Campos Cruz. Este Comité inicio a partir del 19/04/2013.

Según señaló la señora Mayra Villalobos, el Comité se reúne una vez al mes, y la

trabajadora social presenta todos los posibles casos y se toma la decisión de aceptar o no

las nuevas ayudas.

Señaló que las ayudas que se dan a través de la Red de Cuido, son sillas de ruedas y de

baño, camas (las cuales se devuelven por fallecimiento), electrodomésticos, bordones,

anteojos, gas, alimentación, pañales, medicamentos. Las respectivas listas de los

beneficiarios del programa se envían mensualmente al CONAPAM.

Respecto a las capacitaciones recibidas, la última fue en Grecia en febrero del 2014; antes

de esta han participado de capacitaciones en el Hospital Blanco Cervantes y en el Estadio

Nacional; señala que no requieren de capacitación en algún tema específico, que cuando

tienen dudas llaman al CONAPAM para saber cómo hacer las cosas; no obstante de estas

consultas no queda ninguna evidencia de respaldo.

Para financiar los meses de enero y febrero, señaló doña Mayra que dejan un remanente,

en este caso del año 2014.




25

2.12 Revisión de libros de Actas del Comité de Red de Cuido

Se determinó que en las primeras actas del Comité, se tomaron las primeras decisiones de

asignación de subsidios en alimentación: 38 diarios, según acta n°1 del 24 de enero 2012.

En el Acta n°16 del 8 de agosto 2012, se observa la intervención de la Licda. Surayé Solano por

conflictos internos de la red, donde dos miembros del comité tomaron la decisión de suspender la

entrega de beneficios en el mes de julio de ese año. En apariencia el asunto se rectificó y se

subsanó el error. En este caso, se destaca la importancia del seguimiento a las comisiones de las

redes de cuido por parte del CONAPAM, en aras de la optimización de los recursos y alcance de

los programas de apoyo.

Durante la revisión de este libro de actas se observaron las mismas deficiencias en cuanto a la

redacción de los acuerdos, tal y como se indicó en el apartado 2.2. de este informe.

2.13 Contratos

Se revisaron los archivos para determinar los contratos más recientes y se identificó un “Contrato

por Servicios Profesionales a Destajo entre el Hogar y una Trabajadora Social”, a la luz del

“Convenio 282-2014 CONAPAM – Asociación Hogar para Ancianos de San Ramón en

modalidad Red de Cuido” el mismo fue suscrito por la señora Noelia Salas Morera, Trabajadora

Social y doña Mayra Villalobos, presidenta del Hogar, el día 15 de noviembre 2014; por un plazo

de seis meses prorrogable por otros periodos iguales según convenio entre las partes. El objeto

del convenio es la realización de encuestas a adultos mayores y llenar el documento “Anexo 6”

denominado “Guía de recolección de datos para la caracterización de la persona adulta mayor

e identificación de necesidades de atención integral”, con el fin de incluir a los adultos mayores

en Programa de Atención Domiciliar (Red de Cuido).

Como se observa en el párrafo anterior, este contrato especifica que la función de la señora Salas

Morera es incluir nuevos adultos mayores al Programa de Red de Cuido y no se menciona

ninguna función de monitoreo a los adultos mayores que ya se encuentran dentro del Programa,

con el fin de verificar y actualizar su situación de vida y corroborar aspectos tales como:




26

-si la ayuda que reciben es suficiente

-si requieren alguna ayuda adicional a la alimentación

-si su condición económica se mantiene o ha mejorado o disminuido.

Este tema quedó evidenciado cuando se realizaron las visitas a algunos de los adultos mayores

beneficiarios del Programa de Red de Cuido y ellos expresaron sus necesidades actuales (Ver

apartado 2.16. de este informe).

Este tipo de revisiones periódicas son necesarias y de suma importancia para evaluar la eficiencia

del programa y el cumplimiento del convenio firmado entre el Hogar y el CONAPAM y

determinar si se les está dando una ayuda integral a los Adultos Mayores en pobreza y pobreza

extrema.

Cabe mencionar que en el convenio No. 282-2014, suscrito entre el CONAPAM y el Hogar de

San Ramón, para el Programa de Red de Cuido, se indica en la Cláusula Segunda, inciso h),

puntos 9) y 13) lo siguiente:

“(…) h) Serán responsabilidades de la Comisión:

9) Utilizar los instrumentos definidos por el CONAPAM y completarlos

adecuadamente.

13) Procurar la atención integral de las personas adultas mayores”.

Por lo tanto, es responsabilidad del Comité ejercer el seguimiento respectivo a todos los

beneficiarios del Programa de Red de Cuido.

Además, en la Circular CONAPAM-DE-6-C-2014, con fecha de 20 de noviembre de 2014 se le

indicó a las OBS, la aplicación del documento denominado “Guía de recolección de datos para

la caracterización de la población adulta mayor”.

En ese mismo documento se incluye una sección llamada “Hoja de Seguimiento”, la cual debe ser

llenada cada vez que se hace un seguimiento a los beneficiarios del Programa por parte del

Comité de la Red de Cuido. No obstante, esta directriz comienza a regir a partir del 1 de enero del

2015.




27

2.14 Revisión de Expedientes

Se definió una muestra de 26 expedientes de los beneficiarios de la red de cuido, y de dicha

revisión se desprende lo siguiente:

No todos los expedientes contienen el formulario “Consentimiento Informado” el cual

contempla el compromiso que adquiere el programa de la Red de Cuido con la ayuda a

otorgarle al beneficiario, así como el compromiso que adquiere el beneficiario respecto a

la ayuda recibida. Además en este documento se define un representante de la PAM en

caso de incapacidad del adulto mayor.

No todos los expedientes incluyen copia del acta del Comité de la Red de Cuido en la cual

consta el acuerdo de brindar la ayuda.

En otros expedientes consta la “Guía de Recolección de datos”.

No en todos los expedientes se visualizan estudios socioeconómicos especiales, como en

el caso del expediente de doña Emilce Bonilla Núñez que tiene un informe de

conclusiones y observaciones de la Trabajadora Social, licenciada Noelia Salas M.

Se observó en el expediente de la señora Ana Lía Salas Salas una consulta registral donde

a su nombre tiene una propiedad de 1182 metros cuadrados, y se le dio un refrigerador y

ayuda para la instalación eléctrica de su casa.

De los adultos mayores beneficiarios que fueron entrevistados, solamente se observaron

ocho casos que cuentan con ingresos adicionales por medio de algún miembro de su

familia con que habita, adicional a la pensión que reciben, excepto el caso de doña

Vicenta Medina González que no tiene pensión.

Se observó en el expediente de don Miguel Vega Vargas, el pago de un recibo de agua y

un aparente recibo por servicios de electricidad por ¢10.000 colones por el uso de un

bombillo y un televisor; el mismo cobrado por una persona particular.




28

2.15 Revisión de ingresos y egresos durante el año 2014

2.15.1 Revisión de Ingresos

Se suscribió el convenio 282-2014, por un monto de ¢165.375.000,00 con recursos de la Ley

8783 y para el año 2015 el convenio 269-2015 también por un monto de ¢165.375.000,00 con

recursos de la Ley 8783, ambos para la modalidad de atención domiciliar y comunitaria, Red de

Cuido. Esta información se resume en el siguiente Cuadro n°5:

Cuadro n° 5

Detalle de la fuente de financiamiento 2014-2015

Convenio (Ley) 2014 2015

282-2014 (LEY 8783 ) ¢165.375.000 -

269-2015 (LEY 8783 ) - ¢165.375.000

Total Presupuesto ¢165.375.000 ¢165.375.000

Fuente: Copia de convenios, U.F.O.

Durante el período 2014, se incurrió en gastos que sumaron un total de ¢116.843.235,70 con

recursos provenientes de la ley 8783.

En la liquidación de los fondos provenientes de la Ley No. 8783, al 31 de diciembre de 2013 se

observa un saldo de ¢87.250.352,41 y al 31 de diciembre de 2014 ese monto aumentó a la suma

de ¢165.782.116,41. Considerando que los gastos totales para el periodo 2014 pagados con estos

fondos, fueron de ¢116.843.235,70, es claro que los gastos para el 2015 estaban cubiertos con el

superávit que tenía el Programa de Red de Cuido, aun así durante el periodo 2015 se le ha girado

a este hogar por medio de la Ley No.8783, un monto de ¢96.468.750 a julio de 2015 de un

presupuesto de ¢165.375.000 (Cuadro n° 6), es decir, que esta OBS para este año cuenta con un

presupuesto de más de ¢331 millones de colones y sus gastos podrían ser de ¢150 millones

aproximadamente, por lo que su superávit continuará creciendo.




29

Para el año 2014, se recibieron ¢195.374.999 y ¢2.000.000 con recursos provenientes de las leyes

8783 y 7972 respectivamente, para un total de ¢197.374.999,70.

De igual forma, en el Cuadro n° 6, se observa un superávit con los fondos provenientes de la

Ley 7972 al 31 de diciembre de 2013 por un monto de ¢5.109.513,82 y al finalizar el año 2014,

este monto se mantuvo muy similar, fue de ¢5.370.395,32. Para el año 2015 no se han

presupuestado fondos de esta Ley para el programa de Red de Cuido, por lo tanto, la

Organización podrá utilizar esos fondos de la manera en que lo considere conveniente y si se

observa que sus gastos en el año 2014 fueron de ¢1.739.118, tiene suficientes recursos para

enfrentar sus necesidades.

La aprobación de los superávit del 2013 y 2014 se dio por parte de la Junta Directiva del Hogar

en la Sesión Ordinaria No. 959, del 13 de enero del 2014 y en la Sesión Ordinaria No. 993, del 12

de enero de 2015.

Cuadro n° 6

Estado de Ingresos y egresos 2014

Ley 8783


Saldo al 31/12/2013 ¢87.250.352


Saldo al 31/12/2014

¢282.625.351


Remanente 2014 Ley 8783 ¢165.782.115

Ley 7972


Saldo al 31/12/2013 ¢5.109.514


Saldo al 31/12/2014

¢7.109.514


Remanente 2014 Ley 7279 ¢5.370.396

TOTAL REMANENTE (ambas leyes) ¢171.152.511

Fuente: Informe de Liquidación 2014, U.F.O.




30

Cuadro n° 7

Presupuesto para el Año 2015

Origen Presupuesto Depósitos recibidos a

Julio 2015

Ley 8783 165.375.000,00 96.468.750,00

Ley 7972 0,00 0,00

TOTAL 165.375.000,00 96.468.750,00

Fuente: Presupuesto 2015

2.15.2 Revisión de Egresos

Durante el año 2014, los gastos del programa administrado por la Asociación, pagados con

fondos de la Ley 8783, apenas ascendieron a un 60% del total del dinero recibido en el mismo

periodo y los gastos pagados con fondos de la Ley 7972, ascendieron a un 87% del total del

dinero recibido en el mismo periodo.

Se determinó una importante variación entre el total de gastos de un mes con respecto a otro,

principalmente entre los meses de febrero, marzo, abril y mayo, por compra de productos como

comestibles, pañales y ayudas técnicas, al igual que en los meses de julio, octubre, noviembre, y

diciembre. En los meses donde el gasto fue mayor se debió a las compras extraordinarias de

artículos que no son compras recurrentes.

Revisión de cheques emitidos Ley 8783, Fodesaf

En la revisión de cheques 2013 y 2014, se determinaron dos condiciones:

a) Facturación de productos cuyo inventario para despacho es insuficiente

b) Error humano en el ingreso de productos durante el proceso de facturación

La primera situación fue determinada en la revisión de cheques del 2013, no así en el 2014:

el proceso normal es que el Hogar realiza la solicitud de pedido al Almacén Santa Ana S.A

(Céd.J.3-101-231448), si en el Almacén al momento de despachar las mercancías se percatan

que falta inventario para cubrir el pedido se solicita el faltante a Supermercados Molina S.A.




31

(Céd.J.3-101-278802), y así se cumple con lo solicitado por el Hogar; ambos comercios

pertenecen al mismo dueño. Esto justifica la existencia de facturas aisladas de productos.

La segunda situación fue determinada en la revisión de cheques del 2014: durante el proceso

de facturación se registran productos que no corresponden al pedido realizado por el Hogar,

para enmendar el error se procede a realizar Notas de Crédito a favor del Hogar; en esta

revisión se determinaron al menos cuatro notas de crédito.

En consulta realizada a la señora Cristina Zamora Porras, administradora del Hogar y

encargada de compras para la Red de Cuido, indica que el proveedor podría cometer un error

humano en el ingreso de alguna línea de producto a la hora de facturar, por lo cual se

efectúan Notas de Crédito; o bien, cuando se incluye alguna línea de producto solicitada pero

que no pudo ser suplida por inexistencias. Según indicó, por eso ella revisa con detalle cada

facturación, antes de emitir el cheque correspondiente.

Se observó compra de combustible en cuya factura no indicaba el número de placa del

vehículo. En consulta realizada a la señora Cristina Zamora Porras, indica que ya se está en

práctica solicitar la inclusión de la placa del vehículo al que corresponde la factura. Esto fue

verificado en facturaciones recientes por combustibles.

En esta revisión también se observó que se realizaron pagos con fondos de la ley 8783 por

concepto de horas laborales a la señora Cristina Zamora, en jornada posterior al horario de

8am a 4pm, según control de marcas de entradas y salidas, debido a que la señora Zamora

además de ser la Administradora del Hogar, realiza labores para la Red de Cuido fuera de su

horario normal. Las labores que desempeña y los pagos respectivos se respaldan con el

acuerdo número 4 de la Sesión Ordinaria número 948 del día nueve de setiembre 2013, de la

Junta Directiva del Hogar.

Revisión de cheques emitidos Ley 7972, Cigarrillos y Licores

Al igual que las compras realizadas con fondos de la Ley de Fodesaf, en una de las compras

realizadas con fondos de la Ley 7972 también se determinó el problema de facturación de




32

productos cuyo inventario para despacho era insuficiente, lo cual se subsanó con la emisión

de una Nota de Crédito a favor del Hogar.

En noviembre 2014 se determinó la compra de artículos para una actividad social (un bingo)

con recursos de la ley 7972, justificado por un oficio del Hogar, sin embargo la factura que

respalda el gasto no cumple con las características que exige Tributación Directa.

2.16 Entrevistas a las personas adultas mayores beneficiarias de la Red de Cuido

Como parte del desarrollo del estudio que nos ocupa, se escogió una muestra al azar de 20

adultos mayores a visitar, de los cuales únicamente se obtuvieron las entrevistas de 16 de ellos, y

se extrae la siguiente información:

A los entrevistados se les consultó cómo se enteraron del programa de la red de cuido, 7

adultos mayores indicaron que los visitaron del Hogar, en algunos casos mencionaron a

doña Mayra Villalobos; 2 adultos mayores indicaron que fue a través de una visita de la

trabajadora social; 2 adultos mayores se enteraron del programa por recomendación de

alguien, y el resto fueron ellos mismos o un representante a anotarlos a la lista de espera

del Hogar.

Posterior a la inclusión en el programa de subsidios, 7 adultos mayores aseguraron que

fueron visitados por algún funcionario del Hogar, el 56% restante indicó que no habían

sido visitados.

La mayoría de los entrevistados tienen de dos a tres años de recibir el subsidio, y 5 casos

tienen de 1 a 6 meses de recibir dicha ayuda alimentaria.

De 16 adultos mayores entrevistados, únicamente dos aseguraron no compartir el

beneficio recibido con algún familiar u otra persona, ya que vivían solos. Los demás

indicaron compartir el beneficio con alguno de sus hijos(as) y sus parejas, con los nietos,

bisnietos y algún otro familiar o con el cuidador.

Respecto a los problemas de salud que indican tener los beneficiarios entrevistados son:

pacientes en recuperación de trombosis, presión alta, diabetes, debilidad cardíaca,




33

divertículos, asma, retención de líquidos, problemas de la vista, cáncer de piel, quebradura

de caderas, epilepsia, depresión, deficiencias gastrointestinales, vértigo, cáncer de hígado,

problemas de rodillas, problemas de columna vertebral, quebradura de pie, úlceras en la

piel, dolor de huesos, alergias, colesterol y dolencias.

Los adultos mayores aseguran haber sido valorados por un médico en los últimos tres

meses, ya sea en el hospital o en el Ebais; además han recibido sus medicamentos y/o

tratamientos para sus padecimientos. Algunos medicamentos los suministra la CCSS, en

su mayoría, los otros necesarios para cada paciente son adquiridos con fondos del

programa de la red.

Únicamente cuatro de los beneficiarios entrevistados indicaron que requieren algún

equipo médico como bordón; silla de baño y agarraderas para la ducha; una silla de baño;

un bidé y silla de ruedas; respectivamente.

Todos los beneficiarios entrevistados indicaron que el trato recibido por los funcionarios

que le han atendido en el programa de la red ha sido muy bueno; sin embargo a ninguno

le han ofrecido ninguna ayuda adicional a la alimentaria que ya reciben.

Al finalizar la entrevista, algunos beneficiarios agregaron algunos comentarios tales

como: “la pensión a veces no resulta suficiente”; “el diario que le daban al principio se lo

han ido mermando”; “le sería de mucha ayuda un refrigerador”; “le gustaría poner cielo

raso a su casa porque el polvo le molesta mucho”; “requiere un cuarto con baño especial”;

“no le volvieron a dar una leche especial que incluía el diario”.

2.17 Fotografías

Algunos de los adultos mayores que fueron visitados son los siguientes:

Don Margario Navarro, es vecino de Barrio Alfaro, San Ramón, 50 metros S

del Súper Guillén, vive solo, tiene una pensión de ¢80.000 pero únicamente

recibe el 50% porque el resto se lo da a un hijo menor de edad; no tiene servicio




34

de electricidad, porque le cobran ¢20.000 de forma ilegal, debido a que en ese lugar no llegan los

servicios del ICE y además la pensión no le alcanza. Recibe un subsidio alimentario.

Doña Fecunda Fonseca, es vecina de San Juan,

Bajo Tejares, casa C4. Vive con la hija, el yerno y su

nieta, con quienes comparte el beneficio. Su casa se

observa en muy buen estado. Recibe subsidio

alimentario.

Doña Marta Lidia Cortés González, es

nicaragüense residente, vecina de Bajo Tejar, frente

a la Pulpería Santa Marta, vive con la hija y dos

nietas, con quienes comparte el beneficio

alimentario que recibe. Requiere de una cama, gas

para cocinar y una lavadora. La vivienda se observa

en buen estado.

Doña Zoraida Varela Castro, es vecina de San

Juan de San Ramón, 800, E del Hogar de

Ancianos. Casa D-10. Vive con su hijo Juan Rafael

quien cuida carros en el centro. Una hija colabora

cuidándola durante el día; requiere de una silla de

baño y agarraderas para el baño. Solamente recibe

subsidio de alimentación.

Doña María Arias Jiménez, es vecina de Valle Escondido, San

Juan de San Ramón, casa C14. Vive sola en un ranchito que ella

misma costeó con su pensión, que se encuentra en lo que era el




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patio de la casa de la hija adoptiva

y que poco a poco ha ido

acondicionando. En un espacio

menor a 25m2 tiene la cocina el

baño y su cama para dormir. Únicamente recibe subsidio de alimentación, y le serviría mucho

una silla de baño.

En el centro de San Ramón, 25m N de la Pulpería

la Puerta del Sol, se realizó una visita a la casa de

doña María Ulate Bolaños, sin embargo no fue

posible conocer a la señora ya que se encontraba

encamada en su dormitorio con problemas

gastrointestinales. Ella vive con su hija Maribel

Mejía Ulate (quien nos atendió), el yerno, su nieta

y tres bisnietos, con quienes comparte el beneficio

de alimentación que aporta la red de cuido. Viven

en una casa propia en excelente estado de

conservación; no requieren de ningún equipo

médico o ayuda adicional según indicó su hija.

Doña Aurora Arrieta, es vecina de Urbanización

Bajo Tejares, casa 11B; vive con su nieto de 22

años en una casa con piso de cemento y sin cielo

raso. Ella padece de asma y en ocasiones sufre

crisis respiratorias y le ponen mascarilla. Recibe

ayuda alimentaria.




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Doña Graciela Ugalde Pérez, tiene 94 años, es vecina de San Juan,

Valle Escondido, por la Casa Pastoral; vive con una hija, cinco nietos

y una bisnieta. Se encuentra encamada por su estado de salud

deteriorado por un cáncer de hígado. Recibe un subsidio en

alimentación. Requiere de un bidé y una silla de ruedas, indicó la

necesidad de un cuarto con un baño especial.

Don Luis Ángel Alfaro tiene 68 años, vive en San Juan, Valle

Escondido, 800 m E de la Casa Pastoral y recibe subsidio en

alimentación hace dos años, indica que simplemente llegaron de

repente con el diario. Vive solo y tiene un hijo que lo visita todos los

días y lo acompaña a comer. El estado de la vivienda es deteriorado,

indicó que le gustaría ponerle cielo raso porque le molesta mucho el

polvo.

Doña María Dominga Gutiérrez Ríos tiene 67 años, es vecina de

Barrio tejares, 100m S del Taller Villalobos, señala que nunca la han

visitado, recibe un diario hace cinco meses. Vive con un nieto de 21

años en un ranchito que es prestado, con

piso chorreado en cemento y muy

deteriorado; es un agregado a la casa del

hijo que vive a la par con su esposa, sus

tres hijos y otro en camino. Ella le paga

¢20mil colones por uso de agua y luz.




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Doña Esperanza Hernández Fernández, tiene 78

años, es vecina de Bajo Tejares, 800m E del Hogar

para Ancianos de San Ramón. La visitaron una

única vez del Hogar, recibe alimentación desde

hace más de un año. Vive sola. En la planta alta

vive una hija que es la que le retira el diario en el

Hogar.

Doña Rosalía Mata Arias, tiene 82 años, es vecina de Bajo Tejares,

casa número F-27 y vive con un hijo. Su casa está en regular estado y

fue adquirida con un bono de vivienda. Recibe subsidio de

alimentación hace un año aproximadamente y lo comparte con el hijo.

Doña Margarita Vega Ugalde tiene 79 años, es vecina de Bajo Tejares, casa

número C-3, recibe el subsidio de alimentación hace cinco o seis meses, vive

con un hijo en una casa en regular estado.

Doña María Magdalena Cordero Pérez, tiene 88

años, es vecina de San Juan, 125 metros SW del

Llamarón, vive con tres hijos, uno es pensionado y los

otros dos trabajan; la hija fue la que se enteró y fue la

trabajadora social

quien la visitó, recibe

un diario de alimentos hace un mes, sin embargo ella expresó que

si había alguien que lo requiriera más podrían reasignarlo ya que

ella podía. El estado de la vivienda luce regular.




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3. CONCLUSIONES

3.1 La existencia de superávits en los años 2013 y 2014, de los fondos entregados al Hogar de

San Ramón tanto para el Programa de Necesidades Básicas como el de Red de Cuido, evidencia

la falta de un control adecuado que le permita al CONAPAM conocer las necesidades

económicas reales de cada OBS, antes de presupuestar los fondos que se les va a entregar el año

siguiente, resultando en una entrega de fondos que la OBS realmente no necesita y dejando de

apoyar otras organizaciones que tienen mayor número de beneficiarios y que sí están ejecutando

todos los fondos entregados en beneficio de los Adultos Mayores.

3.2 Tanto las actas de Junta Directiva del Hogar como las del Comité de la Red de Cuido,

carecen de claridad a la hora de expresar los acuerdos adoptados, ya que no consta el voto

unánime o parcial según corresponda, con las aclaraciones pertinentes del porqué se abstienen de

emitir un voto.

3.3 La Asociación Hogar para Ancianos de San Ramón tiene normativa interna suficiente en

cada aspecto administrativo, a través de manuales de procedimientos y reglamentos, sin embargo,

se encuentra pendiente la actualización del Reglamento Interno de Trabajo con la correspondiente

aprobación del Ministerio de Trabajo, debido a los cambios acordados por la Junta Directiva del

Hogar en cuanto al período de vacaciones y horas extra de sus funcionarios.

3.4 Mediante la entrevista realizada a una muestra de funcionarios, elegidos al azar, se percibió

descontento por la falta de comunicación con la administración, sobre todo cuando se trata de

órdenes y restricciones apoyadas en acuerdos de Junta Directiva que no les ha sido comunicadas

formalmente. Entre los aspectos mencionados se encuentran:

a) La elevada carga laboral en algunas áreas de vital importancia para el Hogar como la

enfermería, la cocina y cuido de adultos mayores lo cual incrementa el estado de estrés

entre los funcionarios, la disconformidad y la baja en la calidad de los servicios.




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b) Se percibe una falta de autonomía de la Administración para la toma de decisiones e

iniciativas, ya que hasta ahora no se realizan acciones sin antes recibir las indicaciones

por parte de la Junta Directiva.

3.5 Existen debilidades respecto a la información que debe estar en los expedientes

administrativos, en cuanto a datos socioeconómicos de las PAM e información específica tal

como las certificaciones de pensión y el control de entradas y salidas de la Institución, por parte

de los adultos mayores; debido a que los expedientes no se actualizan periódicamente. Esta

situación se da tanto en los expedientes de los adultos mayores del Hogar como los del programa

Red de Cuido y provoca pérdida de información relevante y actualizada que justifique la

necesidad de subsidio de las personas adultas mayores usuarias de los programas que ejecuta el

Hogar, que además sirve de guía para determinar una adecuada atención y cuido de las PAM por

parte de los entes fiscalizadores.

3.6 Por medio de las entrevistas realizadas a las personas adultas mayores institucionalizadas se

determinó el acceso que ellos tienen a los servicios de salud y a sus medicamentos, tanto dentro

como fuera del Hogar. Además se tuvo conocimiento de algunas actividades que realizan durante

su permanencia en el Hogar, las cuales en apariencia no son suficientes en cuanto a salud

ocupacional y terapia física, pues no se conoció ningún programa al respecto. Durante los días

que permaneció la Auditoría en las instalaciones del Hogar, la mayoría de los adultos mayores se

observaban sentados, algunos conversando, otros tomando el sol y otros compartiendo con

compañeros, pero no realizaban actividades organizadas y en conjunto.

3.7 Existen debilidades en cuanto a la base de cálculo de la devolución del 10% de las

pensiones de los adultos mayores, ya que en algunos casos se toma como base certificaciones de

pensiones no actualizadas y/o se hacen redondeos que no corresponden dando como resultado

pagos de menos a los adultos mayores, tanto en la devolución de la pensión como del aguinaldo.

3.8 En la revisión de las compras para los subsidios que otorga la Red de Cuido, se determinó

el riesgo de pagar productos o servicios no recibidos ni solicitados por la administración del




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Hogar de Ancianos de San Ramón, por errores humanos determinados en la facturación general

de productos. En este sentido resulta de vital importancia la revisión de lo facturado versus lo

recibido.

3.9 Se carece de un seguimiento oportuno a las PAM beneficiarias del Programa de Red de

Cuido tanto de la trabajadora social como por parte de los miembros del Comité de la Red que

permita verificar si se mantiene la necesidad del subsidio o beneficio que ya se otorga, sino

también para determinar otras necesidades que puedan tener los adultos mayores que conviertan

esa ayuda en una ayuda integral.

4. RECOMENDACIONES

A LA JUNTA RECTORA DEL CONAPAM

4.1 Girar las instrucciones que correspondan y disponer las medidas que estime pertinentes,

con el propósito de que las recomendaciones que se detallan a continuación sean

debidamente implementadas, estableciendo el plazo de cumplimiento de conformidad con

lo que establece el artículo No.37 de la Ley General de Control Interno, Ley 8292, que a

continuación se transcribe, con el propósito de fortalecer los sistemas de control interno y

atender de manera apropiada las responsabilidades establecidas en esta Ley.

“Artículo 37.- Informes dirigidos al jerarca. Cuando el informe de auditoría esté

dirigido al jerarca, este deberá ordenar al titular subordinado que corresponda, en

un plazo improrrogable de treinta días hábiles contados a partir de la fecha de

recibido el informe, la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de tales

recomendaciones, dentro del plazo indicado deberá ordenar las soluciones alternas

que motivadamente disponga; todo ello tendrá que comunicarlo debidamente a la

auditoría interna y al titular subordinado correspondiente”.




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A LA DIRECCION EJECUTIVA

4.2 Comunicar a la Asociación Hogar para Ancianos de San Ramón el resultado y

recomendaciones del presente informe, sin perjuicio de una fiscalización posterior.

4.3 Realizar un monitoreo de la ejecución de los recursos entregados a las Organizaciones de

Bienestar Social y/o Municipalidades, y en el momento en que se realice el presupuesto

para el siguiente período, analizar las necesidades reales de cada una con el fin de hacer

una distribución de los recursos más equitativa y que cubra mejor las necesidades de más

adultos mayores.

A LA JUNTA DIRECTIVA DE LA ASOC. HOGAR PARA ANCIANOS DE SAN RAMÓN

4.4 Plasmar por escrito el alcance de cada acuerdo y sus limitaciones, si las hubiese, tanto en

la preparación de las actas de Junta Directiva del Hogar como del Comité de la Red de

Cuido, indicando si existe voto en contra, en cuyo caso debe estar indicado el nombre de

los miembros que se oponen; tal y como lo establece el artículo No. 10 del Reglamento

para la conformación y los procedimientos bajo los cuales operarán los Comités de Apoyo

a los programas del CONAPAM, publicada en la Gaceta No. 185 del día 23 del setiembre

de 2015. Además, debe constar en el acuerdo el medio por el cual deberá divulgarse el

mismo, cuando éste deba ser de conocimiento de una o varias instancias del Hogar.

4.5 Se sugiere gestionar ante el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social el aval de las

modificaciones realizadas al Reglamento Interno de Trabajo, a la luz del artículo n° 67 del

Código de Trabajo, incluyendo el tema relacionado a las vacaciones, bajo el marco de

legalidad que corresponde.

4.6 Ejecutar las acciones que correspondan y dejar constancia de ello, en procura de abrir un

diálogo entre la administración del Hogar y los funcionarios, incluyendo los

colaboradores de la Red de Cuido, con el fin de suscitar una mejor comunicación y

esclarecer los puntos de vista percibidos en el análisis de las entrevistas realizadas por esta

Auditoría, con el fin primordial de garantizar un mejor servicio de atención a la población




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adulta mayor que atiende el Hogar a través de sus programas financiados con recursos

públicos.

4.7 Valorar la posibilidad de adquirir un recurso adicional para cumplir con el deber legal

dispuesto en los Convenios suscritos por la Asociación Hogar para Ancianos de San

Ramón, respecto al mantenimiento y actualización de los expedientes de los adultos

mayores institucionalizados y de los beneficiarios de la Red de Cuido cuando

corresponda; prestando especial atención a aquellos documentos que respalden la

condición socioeconómica de cada beneficiario de los programas que administra el Hogar

con recursos provenientes de los convenios suscritos con el Conapam.

4.8 Analizar la posibilidad de contratar al menos medio tiempo un especialista en recreación

que prepare un programa de actividades grupales para los adultos mayores que les permita

mejorar y mantener su actividad durante el día. Asimismo, buscar grupos de apoyo

voluntario para que realicen actividades adicionales con los Adultos Mayores, en procura

de su salud mental y física.

4.9 Mantener actualizadas las certificaciones de pensión del régimen de retiro al que

corresponde cada adulto mayor y actualizar los aumentos que determine la Junta Directiva

de la CCSS respecto a los regímenes de IVM y RNC.

4.10 Continuar con la práctica de revisar cada factura y las líneas de productos que contiene,

respecto a la lista de productos solicitados por el Hogar, con el fin de minimizar el riesgo

de efectuar pagos no correspondientes. De todo el proceso de compras se debe dejar

evidencia para fiscalizaciones posteriores.

4.11 Preparar un plan de visitas, ya sea de la trabajadora social o de los miembros del Comité

de la Red de Cuido, con el fin de que en un periodo no mayor a un año realicen al menos

una visita de seguimiento a cada Adulto Mayor beneficiario de la Red de Cuido, para

conocer su condición y situación de vida actuales, con el fin de determinar si el subsidio

que están recibiendo es el que corresponde o se debe hacer alguna modificación.




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El presente informe fue presentado en su versión preliminar a la Administración del Consejo

Nacional de la Persona Adulta Mayor, estando presentes la Dirección Ejecutiva, la Dirección

Técnica y la Unidad de Fiscalización Operativa, conforme el acta de conferencia final extendida

el día jueves 10 de setiembre a las 7:30 horas, no existiendo cambios ni comentarios que adjuntar

a dicho informe.

Lic. Adrián Montoya Arias

Colaborador Auditoría

Licda. Kattia Alfaro Espinoza

Auditora General

Agosto, 2015

Versión 01/11/2015

Original

Firmado Licda. Kattia Alfaro Espinoza Original

Firmado Lic. Adrián Montoya Arias

hogar y atención domiciliaria & comunitaria

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