hoe digitaliseer ik mijn post? (canon digitale postverwerking)
DESCRIPTION
Verwerkt u een papieren factuur hetzelfde als een digitale factuur? Ontvangt u dagelijks documenten en post via verschillende kanalen, zowel analoog als digitaal? U als bedrijf of instelling wordt dagelijks geconfronteerd met een grote hoeveelheid (digitale en analoge) inkomende post. De documenten komen vaak binnen via verschillende bronnen zoals e-mail, fax of post. Door de komst van nieuwe bronnen zoals e-mail, SMS, Social Media en Web Content zal de hoeveelheid inkomende documenten de komende jaren explosief toenemen. Met Canon Digitale Postverwerking kunt u al uw binnenkomende post, zowel papier, fax, social media als e-mail op eenvoudige en betrouwbare wijze digitaal vastleggen, beheren en verspreiden. Een poststuk wordt bij binnenkomst in gescand en voorzien van een aantal essentiële kenmerken, zoals een onderwerp, datum, afzendergegevens en een status. Vervolgens wordt het document in digitale vorm gedistribueerd om ze samen met de overige berichten in een uniform proces te verwerken. Uiteraard kan er naderhand nog aanvullende informatie worden vastgelegd en kan bijvoorbeeld de status worden gewijzigd van "behandelen" naar "afgehandeld". Als tijdens de werkzaamheden nieuwe documenten worden geproduceerd, bijvoorbeeld een e-mail met een antwoord op een vraag, kunnen deze op eenvoudige wijze gekoppeld worden aan het in gescande poststuk. Op basis van de inhoud van het document wordt automatisch bepaald wie het verwerkt. Directe registratie en opslag garanderen het direct terugvinden van informatie wanneer dit nodig is. Omdat deze werkzaamheden zijn geautomatiseerd, wordt uw post snel en accuraat verwerkt, ongeacht het volume. Aan het eind van het proces zijn alle documenten automatisch in het digitaal archiefsysteem opgeslagen en blijven zij tot in lengte van dagen beschikbaar voor raadpleging door geautoriseerde gebruikers. Met Canon digitale postverwerking bespaart u kosten, voorkomt u fouten, voldoet u eenvoudig aan de eisen rond informatie opslag en verbetert u de dienstverlening naar uw klanten. Meer informatie: http://www.canon.nl/For_Work/my-business/department/digital-mailroom/index.aspxTRANSCRIPT
CanonSolutionsDigitale Postverwerking
you can
•Postdienst•E-mail •Fax•Koerier
•Sales Director•Finance Manager•HR afdeling•Customer Service• Inkoop•CEO
BedrijfKanalenAfzender
Postverwerking: het overzicht
Het proces perfectioneren Canon's oplossing
Hoe wij hebben geholpen
Return on Investment
•Bestelling klant•Correspondentie•Factuur leverancier•Contract•Verzekeringspolis•HR-brief
Digitale PostverwerkingUitdagingen
ArchiverenActie ontvangerVerspreidenVastleggen & sorterenOntvangen post
Digitale PostverwerkingUitdagingen
Het proces perfectionerenCanon's oplossing
Hoe wij hebben geholpen
Return on Investment
Uitdagingen bij postverwerking
Ontvanger identificeren
Inhoud begrijpen
Post sorteren
Fysieke verspreiding
Traceren
Toegang ontvanger
Lezen
Beantwoorden
Uitwisselen & delegeren
Classificatie veiligheidsniveau
Documenten opslaan
Zoeken & toegang tot post
Meerdere indelingen
Meerdere locaties
Postvoorbereiding
ArchiverenActie ontvangerVerspreidenVastleggen & sorterenOntvangen post
Uitdagingen bij postverwerking
Het proces perfectionerenCanon's oplossing
Hoe wij hebben geholpen
Return on Investment
Digitale PostverwerkingUitdagingen
ArchiverenActie ontvangerVerspreidenVastleggen & sorteren
Ontvangen post
Verschillende documenten•Verschillende typen•Talloze lay-outs
Meerdere locaties•Verschillende bronnen •Zoekgeraakte post
Post sorteren• Tijdrovend • Vertrouwelijkheidskwesties
Oplossing
20%
Slechts
van de organisaties scant meer dan de helft van hun inkomende post"
AIIM, 2012
Uitdagingen bij postverwerking - ontvangen post
Het proces perfectionerenCanon's oplossing
Hoe wij hebben geholpen
Return on Investment
Digitale PostverwerkingUitdagingen
Gegevens vastleggen
Oplossing
ArchiverenActie ontvangerVerspreidenVastleggen & sorteren
Ontvangen post
Uitdagingen bij postverwerking - vastleggen & sorteren
Digitale PostverwerkingUitdagingen
Het proces perfectionerenCanon's oplossing
Hoe wij hebben geholpen
Nr. 1
“Verbeterde zoek- en uitwisselfuncties van documenten is de grootste stimulans om te investeren in scannen en vastleggen van gegevens" AIIM, 2012
Ontvanger identificeren•Ontvanger valideren •Geen lerend systeem
Documenten classificeren•Meerdere documentstructuren •Documenttypen classificeren
Post sorteren•Handmatig gegevens coderen•Handmatig proces
Return on Investment
Fysieke verspreiding•Langere levertijden •Zoekgeraakte post
Traceren• Routeringsfouten •Geen zichtbaarheid of controle
Documenten openen•Onjuiste ontvangers•Geen mobiele toegang
Oplossing
Gegevens vastleggen
ArchiverenActie ontvangerVerspreidenVastleggen & sorteren
Ontvangen post
€ 37k“wordt jaarlijks uitgegeven aan het verzenden van documenten via koerier en fax*”
All Associates Group, 2010
*per € 7,5 milj. inkomsten
Uitdagingen bij postverwerking - verspreiden
Het proces perfectionerenCanon's oplossing
Hoe wij hebben geholpen
Return on Investment
Digitale PostverwerkingUitdagingen
Lezen• Postontvangst bevestigen • Prioriteren Beantwoorden• Vertraagd antwoord• Problemen bij bewerken van documenten
Uitwisselen & delegeren•Geen meldingen of kennisgevingen •Handmatige autorisatieroutering
Oplossing
Gegevens vastleggen
ArchiverenActie ontvangerVerspreidenVastleggen & sorteren
Ontvangen post
50%“van de bedrijven is van mening dat ze productiever zijn met tools die workflow, zoeken, rapportage en geautomatiseerde documentcreatie verbeteren”AIIM, 2012
Uitdagingen bij postverwerking - actie ontvanger
Digital PostverwerkingUitdagingen
Het proces perfectionerenCanon's oplossing
Hoe wij hebben geholpen
Return on Investment
28%
"van de respondenten vindt de toegankelijkheid van bestanden voor medewerkers in hun bedrijf slecht of zeer slecht"AIIM, 2012
Classificatie veiligheidsniveau•Bedrijfsrichtlijnen archiveren •Vertrouwelijkheid van post
Documenten opslaan•Opslagruimte voor papier • Kosten IT-infrastructuur
Zoeken & toegang tot post• Slechte toegankelijkheid •Handmatig zoeken
Oplossing
Gegevens vastleggen
ArchiverenActie ontvangerVerspreidenVastleggen & sorteren
Ontvangen post
Het proces perfectionerenCanon's oplossing
Hoe wij hebben geholpen
Uitdagingen bij postverwerking - archiveren
Return on Investment
Digitale PostverwerkingUitdagingen
ArchiverenActie ontvangerVerspreidenVastleggen & sorteren
Ontvangen post
Het proces perfectioneren – Canon Solutions
Het proces perfectionerenCanon's oplossing
Hoe wij hebben geholpen
Return on Investment
Postgegevensautomatisch geëxtraheerd
Validatie ontvanger
Snelle & nauwkeurige classificatie
Automatische routering post
Melding aan ontvanger
Status-zichtbaarheid
Kennisgeving met 1 klik
Gefilterd & geprioriteerd
Gemakkelijk uitwisselen & bewerken
Selectieve e-Archivering
Digitaal beveiligde opslag
Snel zoeken & ophalen
Gecentraliseerde verwerking
Verschillende locaties & kanalen
Alle documenttypen
Uitdagingen Digital e Postverwerking
ArchiverenActie ontvangerVerspreidenVastleggen & sorteren
Ontvangen post
DIGITALEVERWERKING
Digital Mailroom Solutions – ontvangen post
Uitdagingen Digital e Postverwerking
Het proces perfectionerenCanon's oplossing
Hoe wij hebben geholpen
Gecentraliseerde verwerking
Verschillende locaties & kanalen
Alle document- typen
Return on Investment
Validatie ontvanger
Postgegevens automatisch geëxtraheerd
Snelle & nauwkeurige classificatie
Gegevens vastleggen
ArchiverenActie ontvangerVerspreidenVastleggen & sorteren
Ontvangen post
Ondertekend klantencontract
Brief medewerker
Factuur
Personeelszaken
Financiele afdeling
Inkoopmanager
Digital Mailroom Solutions – vastleggen & sorteren
Het proces perfectionerenCanon's oplossing
Hoe wij hebben geholpen
Return on Investment
Uitdagingen Digital e PostverwerkingUitdagingen Digital e Postverwerking
Automatische routering post
Melding aan ontvanger
Inzicht in status
Gegevens vastleggen
ArchiverenActie ontvangerVerspreidenVastleggen & sorteren
Ontvangen post
Personeelszaken
Financiële afdeling
Inkoopmanager
Digital Mailroom Solutions – verspreiden
Het proces perfectionerenCanon's oplossing
Hoe wij hebben geholpen
Return on Investment
Uitdagingen Digital e Postverwerking
Gegevens vastleggen
ArchiverenActie ontvangerVerspreidenVastleggen & sorteren
Ontvangen post
Digital Mailroom Solutions – actie ontvanger
Customer Service
Ondertekend klantencontract
Uitdagingen Digital e Postverwerking
Het proces perfectionerenCanon's oplossing
Hoe wij hebben geholpen
Kennisgeving met 1 klik
Gefilterd & geprioriteerd
Gemakkelijk uitwisselen & bewerken
DigitalMailroom
Ondertekend klantencontract Digital
Mailroom
Sales Director
Return on Investment
Selectieve e-Archivering
Digitaal beveiligde opslag
Snel zoeken & ophalen
Gegevens vastleggen
ArchiverenActie ontvangerVerspreidenVastleggen & sorteren
Ontvangen post
DIGITALE POST VERWERKING
Uitdagingen Digital Mailroom
Het proces perfectionerenCanon's oplossing
Hoe wij hebben geholpen
Digital Mailroom Solutions – archiveren
Return on Investment
Klein Europees kantoor in accounting en belastingadvies verwerkt groot volume inkomende post van klanten
Oplossing
Gescande post of vastgelegde e-mails
End-to-end-proces geautomatiseerd met rapportage
Document preview door gecertificeerde integratie met DMS
Digitale facturen beveiligd opgeslagen
“Met het digitaliseren van ons inkomende postverwerking hebben we gigantisch veel tijd bespaard, waarvan niet alleen wij profiteren, maar ook onze klanten”
Managing Director
Uitdaging
• 500 inkomende stukken
• Ruim 150 klanten
• Ophalen gearchiveerde post is lastig
• Handmatig post sorteren
Voordelen
Totale besparingen van € 120.000 per jaar
ROI - in 6 maanden ten opzichte van handmatig verwerken en archiveren
½jaar
€
Digitale Postverwerking Uitdagingen
Het proces perfectionerenCanon's oplossing
Hoe wij hebben geholpen
Casestudie ... Hoe Canon heeft geholpen
Return on Investment
Waarom veranderen? – voordelen voor uw hele bedrijf
Digitale PostverwerkingUitdagingen
Het proces perfectionerenCanon's oplossing
Hoe wij hebben geholpen
Return on Investment
• Kortere postsorteertijden
• Minder papieren exemplaren vereist
• Geminimaliseerde archiefruimte
• Snellere postlevertijden
• Gemakkelijker documenten uitwisselen & bewerken
• Sneller post ophalen met mobiele toegang
• Helder proces inzicht
• Alleen relevante post naar gebruikers
• Zoekraken van post gigantisch verminderd
• Post is veiliger met digitale opslag
• Volledig traceerbare workflow
• Geregelde toegang tot vertrouwelijke post
Operationele & verwerkingskosten verminderen
Bedrijfsprocessen & reactievermogen klant verbeteren
Controle over elke processtap verbeteren
Verbeterde beveiliging van documenten voor striktere vertrouwelijkheid
Verlaagde kosten
Beterecontrole
Verbeterdeconformiteit
Verhoogde productiviteit& efficiency
Met Canon het proces perfectioneren
ArchiverenActie ontvangerVerspreidenVastleggen & sorteren
Ontvangen post
Digitale PostverwerkingUitdagingen
Het proces perfectionerenCanon's oplossing
Hoe wij hebben geholpen
Return on Investment
Volgende stappen
1
3
2
Kwalificatie bedrijfsbehoeften
Live demonstratie oplossing
Procesaudit
Volgendestappen
Digitale PostverwerkingUitdagingen
Het proces perfectionerenCanon's oplossing
Hoe wij hebben geholpen
Return on Investment
Wilt u meer informatie ontvangen?
Vraag vrijblijvend een offerte aan!
1
3
2
Maak een afspraak voor een demo
Vraag vrijblijvend een offerte aan
Neem contact met mij op
ArchiverenActie ontvangerVerspreidenVastleggen & sorteren
Ontvangen post
Met Canon het proces perfectioneren
Smaaktnaar meer?
