hilda ximena ordoñez bermeo

Tesis de Grado: HXOB

Mejoramiento de los Procesos y Desarrollo de Indicadores de Control en una Compaa de Transporte con el fin de Disminuir sus Costos Operativos

Hilda Ximena Ordoez Bermeo

Pgina NGuayaquil, Ecuador21 de diciembre del 2009

Descripcin GeneralLa empresa donde se elabora el estudio se dedica a transportar mercadera exclusivamente del Grupo Industrial al cual perteneceLos procesos analizados son:Transporte de mercadera de Importacin: Se retira del puerto contenedores y carga suelta de materia prima y/o producto terminado hacia las instalaciones de las empresas del grupo industrial, para este proceso la empresa cuenta con cinco unidades, dos trailers y tres mulas cada una con un chofer asignado.Transporte Local de Producto Terminado: Se transporta el producto en su etapa final desde las bodegas de las empresas del grupo hasta los diferentes clientes, en este proceso se cuenta con dos plataformas, las cuales tienen asignado un chofer cada una y cuentan con tres ayudantes asignados.Pgina NGuayaquil, Ecuador21 de diciembre del 2009

Objetivo GeneralDisminuir costos operativos a travs de la organizacin y control de los procesos involucrados en la transportacin de carga pesada y local.


Metodologia de la Tesis


Anlisis de la Situacin ActualLevantamiento de ProcesosLevantamiento de Actividades por PersonaEstudio de Grupo


Levantamiento de Procesos TRANSPORTE DE CARGA PESADA


Levantamiento de Procesos TRANSPORTE LOCAL


Resultados Levantamiento de Procesos

Transporte Carga PesadaTransporte LocalFalta de Control de las unidades

Ejecucin de Actividades Innecesarias

Falta de Planificacin de Viajes

Tiempos de espera de unidades elevados.Problemas identificados en Levantamiento de ProcesosPgina NGuayaquil, Ecuador21 de diciembre del 2009


Transporte Carga Pesada / Diagrama Causa Efecto



Transporte Local / Diagrama Causa Efecto


Levantamiento de Actividades


Resultados de Levantamiento de Actividades

Horas Laboradas 8 Choferes,3 Ayudantes de choferes,Asistente de transporte, yJefe de transporte

Viajes con estibaViajes sin estibaTotal de viajes87886Pgina NGuayaquil, Ecuador21 de diciembre del 2009

Estudio de Grupo

El estudio de grupo consiste en observar a las personas y el entorno que participan en un proceso durante un da normal de labores; registrando todas las actividades que realizan los colaboradores en intervalos de cinco minutos relacionados entre s y por ltimo, clasificar cada una de las actividades en las siguientes categoras: trabaja, fuera de su lugar y tiempo disponible, lo cual permite obtener un porcentaje por categoras.

1 Chofer del camin 12 Ayudante de chofer camin 13 Chofer del camin 2 y4 Ayudante de chofer camin 2.

Transporte LocalPgina NGuayaquil, Ecuador21 de diciembre del 2009

Anlisis Complementarios

Hora de llegada de unidades a la empresa productora de envases de plstico



Tiempo de espera de unidades para ser cargadas por segunda vez



Tiempo promedio de elaboracin de guas de remisin

Los anlisis complementarios permiten observar que las unidades asignadas a la empresa productora de envases son utilizadas de manera inadecuada, lo cual se corrobora con la informacin recolectada.Pgina NGuayaquil, Ecuador21 de diciembre del 2009

Identificacin de reas de Oportunidad de Mejora

Transporte de carga pesada desde el puerto.rea de oportunidad Descripcin:Accin correctivaPago de almacenaje en el puertoEl jefe de transporte se encarga de ir a las oficinas del banco a pagar los valores por almacenaje en el puerto, lo cual no le corresponde, ya que dicha actividad no tiene relacin con su funcin.Eliminar dicha actividad del proceso y los nuevos encargados de la misma sern los colaboradores de la empresa productora de envases de hojalata.

Planificacin diaria de viajesno se planifica los viajes a realizarse, la empresa de envases de hojalata cuenta con una programacin de arribos de buques al puertoSolicitar al cliente la informacin de los arribos de buques al puerto, se conoce que el tiempo de desaduanizacin es de 5 das laborales. Control tiempos de las unidadesEl jefe de transporte no lleva un control de los tiempos de las unidadesElaborar un formato denominado Reporte de Transporte para Indicadores de Control.Tiempo de recorrido de las unidadesLas unidades realizan a diario el mismo recorrido pero en algunas ocasiones tardan ms tiempo en trasladarse.Elaborar una tabla con los tiempos promedio por recorrido, sta tabla servir de ayuda para controlar que la informacin registrada en el reporte de transporte sea fiable



Transporte Localrea de oportunidad DescripcinAccin correctivaTiempo de trabajo de choferes y ayudantesSe puede observar que los tiempos de para, tanto de las unidades como de los colaboradores es elevado. Estas unidades producen mensualmente valores de facturacin muy variables, los mismos dependen del uso de la empresa productora de envases plsticos. Por esto, ellos son los indicados para encargarse de administrar y dar buen uso a las dos unidades asignadas.

Colocar las unidades en alquiler, para que exista un ingreso constante por estas unidades, en el caso que no se les asigne viajes, ser responsabilidad directa de la empresa productora de envases de plstico, la cual pagar un valor diario por el alquiler, independientemente del uso, esto asegura que las unidades sean utilizadas con la mayor eficacia posible.



GeneralesEliminacin de ayudante de chofer extraAumento de actividades Asistente de TransportePreparacin de reportes mensuales de tiempos de transporte por cada unidad, para controlar los tiempos de las unidades.Elaboracin de planificacin diaria para transportes de carga pesada.Generacin de Indicadores de ControlImplementacin de plan de mantenimiento


Puesta a Punto de ProcesosProceso de transporte de carga pesada desde el puerto

Proceso de transporte local


TRANSPORTE DE CARGA PESADA PROPUESTO


TRANSPORTE LOCAL PROPUESTO


Desarrollo de Indicadores de ControlLo que no se puede medir, no se puede controlar; lo que no se puede controlar, no se puede administrar; lo que no se puede administrar es un caos.

Indicadores de TiempoIndicadores FinancierosIndicadores de Gestin Administrativa


Indicadores de Control

Indicadores de Tiempo

Indicador de Utilizacin de las unidades

El ndice de utilizacin de las unidades se calcula dividiendo el nmero de horas de movilizacin, de espera, de carga/descarga, sin ruta y horas en el taller, cada uno para el total de horas laboradas, lo cual mostrar como se distribuye el tiempo total laborado.



Indicadores de TiempoEficiencia de las unidades

La eficiencia se calcula dividiendo el total de horas trabajadas (horas de movilizacin ms horas de carga/descarga) entre el nmero total de horas laboradas.



Indicadores Financierosndice de facturacin mensual

El ndice de facturacin mensual muestra el valor en dlares que facturan las unidades mensualmente.Los costos de operacin y administrativos de las unidades suman en promedio el valor de $17,600 mensuales $12,300 y $5,300Se defini que el objetivo es obtener un beneficio equivalente al 15% de los costos, por lo tanto la empresa espera facturar en promedio $20,700 al mes



Indicadores de Gestin Administrativa

Indicador cumplimiento a la planificacin

Para calcular el indicador se divide el nmero de viajes realizados entre el nmero de viajes planificados en el mes.


Manual de procedimientos

Es el documento que contiene la descripcin de actividades para cada una de las funciones dentro de la organizacinEstructura organizacionalDescripcin de cargoProcesos propuestosIndicadores de gestinPolticas Generales


Estructura organizacional


Descripcin de cargo


Procesos propuestos


Indicadores de gestinAunque una empresa cuente con magnficos planes, una estructura organizacional adecuada y procesos eficientes, la administracin no podr verificar la situacin real de la organizacin si no existe un mecanismo que registre e informe si los hechos van de acuerdo a los objetivos.UTILIZACION DE UNIDADESResponsable PrincipalJefe Administrativo / Jefe de Transporte ObjetivoMonitorear la distribucin de los tiempos de las unidades.Frecuencia de ElaboracinEl indicador tiene una frecuencia de elaboracin mensualLista de Distribucin y propsitoAsistente Transporte - Jefe de Transporte - Jefe Administrativo - Gerente GeneralInterpretacin de los resultadosEl indicador muestra la distribucin del tiempo de las unidades en porcentaje, los tiempos que se reflejan en el indicador son: tiempo de movilizacin, tiempo de espera innecesaria, tiempo de carga y descarga, tiempo de para en el taller, tiempo sin ruta, cuando la suma de tiempo de movilizacin y de carga y descarga resulta mnimo el 50% las unidades estn siendo utilizadas de manera correcta. Pgina NGuayaquil, Ecuador21 de diciembre del 2009

Indicadores de gestinAcciones CorrectivasLas acciones correctivas que se pueden tomar al momento de detectar que la utilizacin de las unidades sea menor al 50% ser revisar de manera detallada la informacin de los repostes de transporte para localizar la causa raz del problema.Unidad de MedidaPorcentaje de tiempo utilizado en cada actividad.Origen de los datosReportes de Transporte.ClculoSe calcula dividiendo el nmero de horas de movilizacin, espera, carga/descarga, sin ruta y taller, cada uno entre el total de horas laboradas lo cual mostrar como se distribuye el tiempo total laborado.Valores Objetivos:Movilizacin 30%Carga y descarga 20%Frecuencia de clculo de ObjetivosAnualResponsable de establecer ObjetivosJefe TransportePerodo BaseNo aplicaFrecuencia de clculo de Perodo BaseNo aplicaPgina NGuayaquil, Ecuador21 de diciembre del 2009

Polticas Generales


Resultados ObtenidosEliminacin de actividades innecesariasPlanificacin de viajes diariosControl de tiempos de unidades, permite mantener un registro completo del movimiento de las unidades, donde se podr detectar cualquier anomala en los recorridos realizados diariamenteImplantacin de revisin de tiempos de transporte por medio del reporte de tiempos estndar, facilita el control de los tiempos de recorrido registrados en el reporte de transporte.Elaboracin diaria de Indicadores de controlCambio de mtodo de trabajoPgina NGuayaquil, Ecuador21 de diciembre del 2009

Resultados ObtenidosAumento de la facturacin, que del mes de enero a julio del 2008 fue $17,078 a $24,368 que se registra desde agosto a diciembre del ao 2008.Los costos operativos se reducen por medio de la eliminacin de recursos no necesarios para los procesos de $7,180 registrados de enero a julio en promedio a $ 6,600 de agosto a diciembre.Los costos operativos promedio de enero a julio son de $12,300 y de agosto a diciembre se reducen a $10,615 lo que indica que los procesos se vuelven ms eficientes.Pgina NGuayaquil, Ecuador21 de diciembre del 2009

Anlisis Costo - Beneficio

COSTOS DE IMPLEMENTACIONEl costo del proyecto se resume en el pago de los honorarios percibidos por el consultor $1000 al mes incluyendo todos los beneficios de ley.El proyecto tuvo una duracin de seis mesesDos meses en el diagnsticoUn mes en identificacin de mejorasUn mes planteamiento de indicadoresDos meses para dar seguimiento y controlar las mejoras implementadas. Por lo tanto el costo total del proyecto fue de $6000.


Anlisis Costo - Beneficio

Calculo de Beneficios

Por lo tanto si se calcula la diferencia entre los beneficios y costos mensuales obtenemos beneficios mensuales de $7,975 Lo cual proyectado a un ao suma la cantidad de $95,700 en ahorros. Pgina NGuayaquil, Ecuador21 de diciembre del 2009

CONCLUSIONESSe redujeron los costos operativos por medio del mejoramiento en los procesos, organizacin, control de los mismos y aplicacin de indicadores de control.Por medio de la aplicacin de herramientas sencillas de anlisis , se identificaron de manera rpida las deficiencias existentes en los procesosSe implementaron las mejoras propuestas lo cual permiti que los procesos se modifiquen y organicen, logrando mejoras significativas en la facturacin y disminucin de los costos operativos, a corto plazo.Se dise un conjunto de indicadores que controlan cada uno de los procesos analizados lo que permite monitorear el cumplimiento de los objetivos propuestos esto asegura la rpida identificacin de problemas y la ejecucin de acciones correctivas.Se desarroll un manual de procedimientos que contiene las mejoras propuestas adems contiene una descripcin completa de los indicadores de control. Pgina NGuayaquil, Ecuador21 de diciembre del 2009

RECOMENDACIONESSe recomienda aplicar el estudio en todas las secciones de la empresa.Es necesario que el jefe de transporte controle de cerca el cumplimiento de todas las propuestas, ya que si se descuida el control todo regresar a su estado inicial.Buscar la manera de reducir los tiempos de las unidades en el taller por medio de la correcta aplicacin de la propuesta de mantenimiento, presentada en este trabajo


FINMUCHAS GRACIASPgina NGuayaquil, Ecuador21 de diciembre del 2009

hilda ximena ordoñez bermeo

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